WROcomp WORD Podstawy - hs. · PDF fileWORD Podstawy MATERIA ... RYSUNEK 7 WIDOK PASKA NARZĘDZI SZYBKI DOSTĘP I WSTĄŻKI Pasek narzędzi Szybki dostęp umożliwiają wygodną pracę

„Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS

Wrocław Sp. z o.o.”

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Nr projektu: WND-POKL.08.01.01-02-094/11

CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA

WROcomp

WORD Podstawy MATERIAŁ DYDAKTYCZNY


Wrocław Sp. z o.o.” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego



Strona 2 z 49

Spis treści:

I. PRZETWARZANIE TEKSTU, POZIOM PODSTAWOWY ...................................................................................... 4

1. PRACA Z DOKUMENTEM .............................................................................................................................. 4

1.1. TWORZENIE NOWEGO DOKUMENTU W OPARCIU O SZABLONY .................................................................................... 4 1.2. ZAPISYWANIE DOKUMENTU JAKO PLIKU INNEGO TYPU: TEKSTOWEGO, RTF, SZABLONU, INNEGO ZALEŻNEGO OD EDYTORA, WE

WCZEŚNIEJSZEJ WERSJI EDYTORA ................................................................................................................................. 6 1.3. PORUSZANIE SIĘ POMIĘDZY OTWARTYMI DOKUMENTAMI .......................................................................................... 7 1.4. USTAWIENIE PODSTAWOWYCH OPCJI/PREFERENCJI DLA APLIKACJI: NAZWA UŻYTKOWNIKA, FOLDER DOMYŚLNY, ZAPISYWANIE

DOKUMENTÓW........................................................................................................................................................ 7 1.5. GRAFICZNY INTERFEJS UŻYTKOWNIKA .................................................................................................................... 9

2. TWORZENIE DOKUMENTU .......................................................................................................................... 10

2.1. ZAMIANA POMIĘDZY TRYBAMI WYŚWIETLANIA WIDOKU DOKUMENTU ........................................................................ 10 2.2. WPROWADZANIE TEKSTU DO DOKUMENTU .......................................................................................................... 11 2.3. WPROWADZANIE SYMBOLI I ZNAKÓW SPECJALNYCH, TAKICH JAK NP. © ® ™ ............................................................... 12 2.4. WYŚWIETLANIE, UKRYWANIE ZNAKÓW FORMATOWANIA: SPACJI, OZNACZEŃ AKAPITÓW, ZNAKÓW RĘCZNEGO PODZIAŁU

WYRAZÓW, TABULATORÓW ..................................................................................................................................... 12 2.5. ZAZNACZANIE POJEDYNCZYCH ZNAKÓW, SŁÓW, LINII, AKAPITÓW, CAŁEGO TEKSTU ........................................................ 13 2.6. UŻYWANIE PROSTEGO WYSZUKIWANIA PODANEGO SŁOWA, FRAZY ............................................................................ 14 2.7. UŻYWANIE PROSTEGO ZASTĘPOWANIA OKREŚLONEGO SŁOWA, FRAZY ........................................................................ 15

3. FORMATOWANIE DOKUMENTU ................................................................................................................. 15

3.1. WSTAWIANIE INDEKSÓW GÓRNYCH I DOLNYCH ..................................................................................................... 15 3.2. ZMIANA KOLORU CZCIONKI ................................................................................................................................ 16 3.3. ZASTOSOWANIE DUŻYCH ZNAKÓW (KAPITALIKI, WERSALIKI) ..................................................................................... 16 3.4. ZASTOSOWANIE AUTOMATYCZNEGO DZIELENIA WYRAZÓW ...................................................................................... 17 3.5. TWORZENIE, ZWIELOKROTNIANIE AKAPITÓW ........................................................................................................ 18 3.6. STOSOWANIE DOBRYCH PRAKTYK W WYRÓWNYWANIU TEKSTU: UŻYCIE WYRÓWNYWANIA, WCIĘĆ, TABULATORÓW ZAMIAST

SPACJI .................................................................................................................................................................. 18 3.7. WCIĘCIA AKAPITU: DO LEWEJ, DO PRAWEJ, WCIĘCIE PIERWSZEGO WIERSZA ................................................................. 19 3.8. WSTAWIANIE, USUWANIE I UŻYCIE TABULATORÓW ................................................................................................ 22 3.9. STOSOWANIE DOBRYCH PRAKTYK W ODDZIELANIU PARAGRAFÓW ODSTĘPAMI ............................................................. 23 3.10. USTAWIANIE ODSTĘPU NAD I POD AKAPITEM. WSTAWIANIE POJEDYNCZEGO, 1,5 LINIOWEGO, O PODWÓJNEJ LINII ODSTĘPU

WEWNĄTRZ AKAPITÓW ........................................................................................................................................... 23 3.11. ZASTOSOWANIE ZNAKÓW WYPUNKTOWANIA, NUMEROWANIA DLA PROSTEJ LISTY JEDNYM POZIOMEM ZAGŁĘBIENIA).

ZMIANA POMIĘDZY RÓŻNYMI STANDARDOWYMI ZNAKAMI WYPUNKTOWANIA, NUMEROWANIA W PROSTEJ LIŚCIE ..................... 24 3.12. ZASTOSOWANIE OBRAMOWANIA WOKÓŁ AKAPITU, CIENIOWANIE/KOLORU TŁA DLA AKAPITU ....................................... 26 3.13. ZASTOSOWANIE ISTNIEJĄCEGO STYLU CZCIONKI DO WYBRANEGO TEKSTU .................................................................. 27 3.14. ZASTOSOWANIE ISTNIEJĄCEGO STYLU AKAPITU DO JEDNEGO LUB WIĘKSZEJ LICZBY AKAPITÓW ....................................... 29

4. TABELE ....................................................................................................................................................... 29

4.1. TWORZENIE TABELI GOTOWEJ DO WPROWADZANIA DANYCH .................................................................................... 29 4.2. WSTAWIANIE, EDYCJA DANYCH W TABELI ............................................................................................................. 31 4.3. ZAZNACZANIE WIERSZY, KOLUMN, KOMÓREK, CAŁEJ TABELI ..................................................................................... 31 4.4. WSTAWIANIE, USUWANIE WIERSZY I KOLUMN....................................................................................................... 32 4.5. FORMATOWANIE TABELI ................................................................................................................................... 32 4.6. ZMIANA SZEROKOŚCI KOLUMN I WYSOKOŚCI WIERSZY ............................................................................................. 33





Strona 3 z 49

4.7. ZMIANA SZEROKOŚCI OBRAMOWANIA KOMÓRKI TABELI, STYLU I KOLORU LINII OBRAMOWANIA ....................................... 34 4.8. WSTAWIANIE OBIEKTU (OBRAZU, RYSUNEK, GRAFIKA, WYKRES) DO OKREŚLONEGO MIEJSCA W DOKUMENCIE .................... 35 4.9. ZMIANA ROZMIARU, USUNIĘCIE OBIEKTU ............................................................................................................. 35

5. KORESPONDENCJA SERYJNA ...................................................................................................................... 37

5.1 PRZYGOTOWANIE ............................................................................................................................................. 37 5.2. OTWARCIE, PRZYGOTOWANIE DOKUMENTU JAKO GŁÓWNEGO DOKUMENTU KORESPONDENCJI SERYJNEJ .......................... 38 5.2. ZAZNACZENIE LISTY ADRESOWEJ (ŹRÓDŁA DANYCH) KORESPONDENCJI SERYJNEJ, RÓWNIEŻ INNEGO TYPU NIŻ DOKUMENT

TEKSTOWY ............................................................................................................................................................ 40 5.3. WSTAWIENIE DANYCH W GŁÓWNYM DOKUMENCIE KORESPONDENCJI SERYJNEJ (LIST, ETYKIETY ADRESOWE) ...................... 42 5.4. ŁĄCZENIE LISTY ADRESOWEJ Z LISTEM, ETYKIETĄ ADRESOWĄ JAKO NOWY PLIK LUB WYDRUK ........................................... 44

6. PRZYGOTOWANIE WYDRUKÓW ................................................................................................................. 46

6.1. DODAWANIE, EDYTOWANIE TEKSTU Z UŻYCIEM STOPEK I NAGŁÓWKÓW...................................................................... 46 6.2. DODAWANIE PÓL TEKSTOWYCH W NAGŁÓWKACH, STOPKACH: DATY, NUMERU STRONY, NAZWY PLIKU ............................. 47 6.3. DRUKOWANIE DOKUMENTU NA ZAINSTALOWANEJ DRUKARCE PRZY UŻYCIU OPCJI WYDRUKU: DRUKUJ CAŁY DOKUMENT,

NIEKTÓRE STRONY, LICZBA KOPII ................................................................................................................................ 48





Strona 4 z 49

I. Przetwarzanie tekstu, poziom podstawowy

Informacje przekazane w tym module zostały opracowane pod kontem edytora tekstu WORD w wersji

2007 wchodzącego w składa pakietu Microsoft Office 2007. Większość informacji będzie przydatna

również podczas korzystania z innych edytorów tekstu. Jednak wszystkie prezentacje oraz rysunki

będą dotyczyły tej konkretnej wersji WORDA.

1. Praca z dokumentem

1.1. Tworzenie nowego dokumentu w oparciu o szablony

Rozpoczęcie pracy z edytorem wiąże się z utworzeniem nowego dokumentu. Dokument ten może

otworzyć się automatycznie, będzie to wtedy czysta kartka lub możemy sami wybrać dla niego

szablon. Szablon to szkielet dokumentu wpływający na jego strukturę, tzn. zamiast czystej kartki

możemy otrzymać tabelę do wypełnienia. Do dyspozycji w WORDzie mamy kilkanaście różnego

rodzaju szablonów dokumentów oraz możliwość utworzenia własnego szablonu. Standardowe

tworzenie nowego dokumentu odbywa się na kilka sposobów:

1. Uruchomienie edytora, uruchamia automatycznie nowy dokument.

2. Jeżeli pracujemy z dowolnym dokumentem używamy skrótu klawiszowego: CTRL+N,

spowoduje to otwarcie nowego okna z nowym dokumentem.

3. Możemy skorzystać z przycisku pakietu Office → Nowy

RYSUNEK 1 TWORZENIE NOWEGO DOKUMENTU





Strona 5 z 49

RYSUNEK 2 WYBÓR SZABLONU DLA NOWEGO DOKUMENTU

Teraz możemy wybrać pusty dokument lub skorzystać z szeregu szablonów, których lista

znajduje się z lewej strony okna. Szablony podzielone są na kategorie, które zawierają kilka

konkretnych propozycji.

RYSUNEK 3 WYBÓR KONKRETNEGO SZABLONU DLA NOWEGO DOKUMENTU





Strona 6 z 49

Po wybraniu odpowiedniego szablonu wybieramy przycisk Pobierz

Możemy to zobaczyć dokładnie na poniższej prezentacji:

1.2. Zapisywanie dokumentu jako pliku innego typu: tekstowego, RTF, szablonu,

innego zależnego od edytora, we wcześniejszej wersji edytora

Zapisując dokument pod wybraną nazwą możemy jeszcze dodatkowo zdecydować o rodzaju tego

dokumentu (o rozszerzeniu zapisanego na dysku pliku). WORD umożliwia nam zapisywanie naszej

pracy w różnej postaci.

W tym celu w trakcie zapisywania dokumentu poniżej pola Nazwa pliku, wybieramy z listy Zapisz

jako typ interesującą nas opcję – odpowiedni typ pliku:

RYSUNEK 4 OKNO ZAPISYWANIA – TYPY PLIKÓW

Mamy do wyboru cała listę różnego rodzaju typów. Domyślnie (automatycznie) edytor proponuje nam

typ: Dokument programu Word, oznacza to plik w formacie WORDa odpowiedni do

wykorzystywanej wersji edytora, czyli w naszym przypadku będzie to WORD 2007 (.docx).

Poniżej omówione zostaną te najważniejsze i najczęściej stosowane typy plików:





Strona 7 z 49

RTF (Rich text format) – jest to tekst sformatowany, przy pomocy tego formatu możemy

przenosić dokumenty pomiędzy systemami.

HTML – strona internetowa, dorabia znaczniki.

Szablon – możemy wykorzystać do tworzenia nowych dokumentów na podstawie tego

właśnie szablonu.

Word 97-2003… – dokument zgodny z odpowiednią wersją edytora

1.3. Poruszanie się pomiędzy otwartymi dokumentami

Wiemy już, że wykorzystując komputer możemy pracować z wieloma aplikacjami (programami) na

raz. Podobnie jest w przypadku edytora, możemy edytować kilka dokumentów jednocześnie. W takim

przypadku zachodzi konieczność poruszania się pomiędzy tymi dokumentami, możemy to zrobić na

dwa sposoby:

przy wykorzystaniu myszki oraz paska zadań, po prostu klikamy na wybranym dokumencie

wykorzystując znany już skrót ALT+TAB (w celu przypomnienia zasady działania tego skrótu

zajrzyj do modułu 2)

Praca z kilkoma dokumentami jest bardzo wygodna i często w praktyce będziesz z niej korzystać.

WORD traktuje każdy otwarty dokument indywidualnie, tzn. zamknięcie okna programu przy użyciu

czerwonego krzyżyka, nie powoduje zamknięcie wszystkich otwartych okien WORDA.

1.4. Ustawienie podstawowych opcji/preferencji dla aplikacji: nazwa

użytkownika, folder domyślny, zapisywanie dokumentów

W tym podrozdziale nauczymy się ustawiać podstawowe opcje edytora, które pomogą nam zwiększyć

komfort pracy oraz dopasować program do konkretnych potrzeb. Zmian tych dokonujemy korzystając

z przycisku pakietu Office w dolnej części → Opcje programu Word oraz odpowiedniej opcji z listy

z lewej strony okna.

Podczas pierwszego uruchomienia WORDa na komputerze wyświetla nam się okienko, gdzie

podajemy inicjały dla nazwy użytkownika tworzącego dokumenty w systemie. Każdy utworzony

dokument posiada w swoich właściwościach nazwę użytkownika, który go stworzył. Nazwę tą można

zmieniać, w tym celu należy korzystając z opcji Popularne, gdzie możemy w części

Personalizowanie kopii pakietu Microsoft Office podać w polu Nazwa użytkownika, nazwę

użytkownika oraz w polu Inicjały jego inicjały. Zmiany zatwierdzamy klikając na przycisk OK.





Strona 8 z 49

RYSUNEK 5 ZMIANA NAZWY UŻYTKOWNIKA W EDYTORZE WORD

Kolejnym parametrem do ustawienia jest folder, w którym domyślnie WORD zapisuje tworzone

dokumenty. Standardowe ustawienie to Moje dokumenty, jednak w razie potrzeby możemy to

zmienić korzystając tym razem z zakładki Lokalizacja plików. Możemy tutaj zadecydować o

ścieżkach dostępu do różnych elementów oraz przede wszystkim do miejsca zapisywania

dokumentów. Odpowiada za to opcja Zapisywanie. Zmiany wprowadzamy przy pomocy przycisku

Przeglądaj, wskazując odpowiednią lokalizację dokumentów. Możemy również ustawić czas

zapisywania autoodzyskiwania, po którym dokument będzie automatycznie zapisywany

(aktualizowany) w celu możliwości odtworzenia go w przypadku awarii. Dodatkowo możemy

zdecydować jaki będzie domyślny typ zapisywanych dokumentów – jest to bardzo przydatna funkcja.

Należy pamiętać o zapisaniu wprowadzonych zmian poprzez kliknięcie przycisku OK.





Strona 9 z 49

RYSUNEK 6 OKNO ZMIANY LOKALIZACJI DOMYŚLNIE ZAPISYWANYCH DOKUMENTÓW

1.5. Graficzny interfejs użytkownika

Microsoft Office posiada bardzo przejrzysty graficzny interfejs użytkownika.

RYSUNEK 7 WIDOK PASKA NARZĘDZI SZYBKI DOSTĘP I WSTĄŻKI

Pasek narzędzi Szybki dostęp umożliwiają wygodną pracę z edytorem. Umieszczone na nich zostały

ikony odpowiadające za określone funkcje edytora. Możemy samodzielnie dostosować pasek do

własnych potrzeb, poprzez dodawanie potrzebnych ikon (dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp –

więcej poleceń)

Wstążka jest zaprojektowana w sposób umożliwiający szybkie znajdowanie poleceń potrzebnych do

wykonania zadania. Polecenia są zorganizowane w grupy logiczne i zgromadzone razem na kartach.





Strona 10 z 49

Każda karta jest związana z danym typem działania (na przykład pisaniem lub określaniem układu

strony). Aby zwiększyć czytelność, niektóre karty są pokazywane tylko wtedy, gdy są potrzebne. Na

przykład karta Narzędzia obrazów jest pokazywana tylko wtedy, gdy jest zaznaczony obraz. Mamy

możliwość minimalizowania wstążki rozwijając przycisk dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp lub

pod prawym przyciskiem myszy- w obu przypadkach wybieramy Minimalizuj Wstążkę. W

analogiczny sposób postępujemy, chcąc przywrócić pełny widok wstążki.

2. Tworzenie dokumentu

2.1. Zamiana pomiędzy trybami wyświetlania widoku dokumentu

Podczas pracy z dokumentem mamy możliwość korzystania z kliku trybów widoku dokumentu.

Każdy z nich ma swoje zastosowania i w wybranych przypadkach jest najwygodniejszy w użyciu.

Należy jednak pamiętać, że korzystanie z wybranego widoku w żaden sposób nie wypływa na wydruk

dokumentu. Jest to jedynie sposób prezentacji jego zawartości podczas pracy.

Zmiany trybów widoku dokonujemy w zakładce Widok lub korzystając z małych ikon umieszczonych

w lewym dolnym rogu okna:

RYSUNEK 8 ZMIANA WIDOKU DOKUMENTU

Standardowo pracujemy w Układzie wydruku, dzięki czemu widzimy paski z linijkami zarówno

pionowymi jaki i poziomymi. Pomagają nam one zorientować się, w którym miejscu kartki się

znajdujemy. Jest to widok zalecany do pracy z dokumentem, umożliwia obserwację zależności

rozmieszczenia poszczególnych elementów na stronie pomiędzy sobą – takich jak: tekst, grafika,

tabele. Dodatkowo umożliwia wygodnie edytowanie nagłówków i stopek, ustawianie marginesów,

pracy z rysunkami oraz kolumnami. W bloku pokazywanie / ukrywanie możemy manipulować

widokiem linijki, siatki dokumentu, planu dokumentu i miniatur.

Poza Układem wydruku, mamy jeszcze dostępne: Odczyt pełnoekranowy, Układ sieci Web,

Konspektu oraz Wersji roboczej, które wykorzystywane są do innych celów.

Układ wydruku to taki uproszczony widok wydruku. Pokazywane jest w nim formatowanie tekstu,

widzimy tutaj granice strony, nagłówki oraz stopki, rysunki, obiekty graficzne.

Widok Układ sieci Web wykorzystywany jest podczas tworzenia strony internetowej. Podczas pracy

w tym widoku tekst dostosowuje się okna poprzez odpowiednie zawijanie, natomiast rysunki oraz

grafiki są rozmieszczone tak w jak w przeglądarce internetowej.

Konspekt pokazuje strukturę dokumentu i możemy ją edytować poprzez kopiowanie, przeciąganie

tekstu. W widoku tym nie widzimy tła, nagłówków i stopek oraz granic strony.

Wersja robocza stosowana jest w celu wyświetlenia na ekranie możliwe dużej ilości tekstu z

podziałem na strony.Edytor w tym trybie usuwa wszystko to co rozprasza uwagę i zajmuje miejsce.





Strona 11 z 49

Opisane powyżej widoki możesz zobaczyć w kolejnej prezentacji:

2.2. Wprowadzanie tekstu do dokumentu

Jak już wiesz, ze wstępu do tego rozdziału, prawidłowe wprowadzanie tekstu do dokumentu jest

sprawą bardzo ważną. Samego wprowadzania tekstu dokonujemy przy pomocy klawiatury, której

obsługę znasz już bardzo dobrze. Należy jednak pamiętać, że niektóre klawisze pełnią specjalne

funkcje i tak:

Pisanie wielkich liter – korzystamy z klawisza CAPS LOCK lub przytrzymujemy wciśnięty

klawisz SHIFT. Różnica w wykorzystaniu tych dwóch metod jest zasadnicza, z pierwszej

(CAPS LOCK) korzystamy, gdy chcemy pisać wielkimi literami ciągle, tzn. od momentu

wciśnięcia tego klawisza do jego ponownego użycia będziemy pisali wielkimi literami.

Natomiast użycie klawisza SHIFT plus wybrana litera powoduje wpisanie jednej konkretnej

wielkiej litery.

Polskie znaki uzyskujemy korzystając z kombinacji klawiszy: prawy (bardzo ważne, że

prawy, lewy ma zupełnie inne zadanie) ALT + litera, np. ALT+z → ż, wyjątkiem tutaj jest

literka ź, która uzyskujemy poprzez ALT+x.

Znaki specjalne umieszczone w górnej części klawiszy wpisujemy przy pomocy klawisza

SHIFT i tak, np. żeby uzyskać ? należy użyć klawisza ze znakiem zapytania w połączeniu z

klawiszem SHIFT, żeby uzyskać znak @ należy użyć klawisza SHIFT w połączeniu z 2, itd.

Inną bardzo ważną sprawą, nie związaną bezpośrednio z samą obsługą klawiatury, jest stosowanie

prawidłowych zasad wprowadzania tekstu. Stosując te zasady będziemy tworzyli dokumenty łatwe do

późniejszej edycji oraz formatowania o zwartej strukturze spełniającej wymagania edycyjne. Podczas

wprowadzania tekstu należy pamiętać o kilku sprawach:

pomiędzy kolejnymi wyrazami używamy jednokrotnej spacji (odstępu)

nigdy nie wolno użyć spacji podwójnie lub wielokrotnie – nie służy ona do rozmieszczania

tekstu na stornie lub tworzenia odstępów pomiędzy literami słowa

jeżeli za wyrazem używamy znaków interpunkcyjnych takich jak: , . : : ! ? zawsze znak taki

doklejamy do wyrazu go poprzedzającego, a dopiero później wstawiamy spację, np. podczas

wymieniania kolorów: czerwony, zielony – nigdy czerwony ,zielony lub czerwony , zielony

jeżeli piszemy blok tekstu nie mieszczący się w jednej linii, nie kończymy go ENTERem,

edytor sam, gdy zabraknie miejsca, przeniesie nas do nowego wiersza

jeżeli chcesz rozpocząć pisanie na nowej stronie użyj znaku podziału strony (CTRL+ENTER

lub z menu Wstaw → Podział i odpowiednio wybrany rodzaj podziału, np. strona)

używaj twardej spacji → ALT+CTRL+SPACJA (w celu trwałego połączenia dwóch

wyrazów, wykorzystywane w celu pozbywania się pojedynczych znaków z końca linii) oraz

miękkiego entera → SHIFT+ENTER (podobne zastosowanie oraz dodatkowo do

zapewnienia ciągłości formatowania w akapicie)

resztę zasad i pojęć związanych z wprowadzaniem tekstu takich jak np. akapit, tabulator,

interlinia poznasz w kolejnych rozdziałach





Strona 12 z 49

2.3. Wprowadzanie symboli i znaków specjalnych, takich jak np. © ® ™

Nierozłączną częścią wprowadzania tekstu do dokumentu jest wykorzystywanie znaków specjalnych

oraz symboli. Ilość klawiszy klawiatury oraz ich kombinacji (łączenie kilku klawiszy na raz) jest

ograniczona i nie jesteśmy w stanie przy jej pomocy wpisać wszystkiego. Z pomocą przychodzi nam

zakładka Wstawianie - Symbole, gdzie zostały zgrupowane wszelkiego rodzaju znaki specjalne, które

możemy używać w tworzonych przez nas dokumentach. Użycie tego narzędzia jest bardzo proste, w

tym celu na wstążce wybieramy pozycję Symbole potem Więcej symboli. Pojawi nam się okno

wstawiania symboli:

RYSUNEK 9 OKNO WSTAWIANIA SYMBOLI

Wybranie symbolu lub znaku specjalnego (po przełączeniu na zakładkę Znaki specjalne) następuje

poprzez kliknięcie go lewym przyciskiem myszki i wybranie przycisku Wstaw. Oczywiście wybrany

symbol pojawi się w naszym dokumencie w miejscu gdzie przed włączeniem tego okna zostawiliśmy

kursor. Symboli, które możemy wstawić jest sporo, dlatego w celu poprawy nawigacji pomiędzy nimi

wprowadzono listy rozwijalne, które segregują je ze względu na wybrane kategorie. Dodatkowo

mamy również listę niedawno używanych symboli.

2.4. Wyświetlanie, ukrywanie znaków formatowania: spacji, oznaczeń akapitów,

znaków ręcznego podziału wyrazów, tabulatorów

Pierwszym narzędziem, które poznamy jest funkcja Pokaż wszystko, służy ona do wyświetlenia

formatu dokumentu, z pokazaniem jego wszystkich części składowych takich jak, użyte spacje, entery,





Strona 13 z 49

utworzone akapity, tabulatory, wprowadzone podziały stron, twarde spacje oraz twarde entery. Tak jak

wskazuje nazwa tej funkcji, po jej włączeniu nic się w dokumencie nie ukryje.

Funkcję tą znajdziemy na Wstążce w Narzędziach głównych – ikona która należy kliknąć lewym

przyciskiem myszki to . Po włączeniu tej funkcji na pierwszy rzut oka wygląd dokumentu stanie

się mniej przejrzysty i na ekranie pojawią się dodatkowe symbole pogarszające czytelność całości. Te

symbole to właśnie odpowiednie znaczniki mówiące nam o tym, jakie znaki zostały użyte podczas

pisania dokumentu. Poniżej wyjaśnimy sobie, co poszczególne symbole oznaczają:

∙ znak spacji

¶ nowy akapit

º twarda spacja (spacja nierozdzielająca)

miękki enter

podział strony

tabulator

2.5. Zaznaczanie pojedynczych znaków, słów, linii, akapitów, całego tekstu

Kolejną bardzo ważną sprawą podczas pracy z tekstem jest możliwość zaznaczania (podświetlania)

wybranych fragmentów tego tekstu w celu jego dalszej edycji. Standardowo podczas pracy z tekstem

wszystko odbywa się w tym miejscu, gdzie znajduje się kursor. Czasami jednak zachodzi potrzeba

zmiany tekstu już napisanego, np. powielenia go lub zmiany jego wyglądu, czyli sformatowania go (o

tym jednak dowiesz się więcej w kolejnym rozdziale). Nie będzie tutaj najlepszym sposobem

napisanie tego tekstu od nowa. Są inne metody, szybsze i skuteczniejsze, w takim przypadku wybrany

fragment tekstu należy zaznaczyć (w module 2 wykorzystywaliśmy już ten mechanizm do wybierania

poszczególnych plików i katalogów w celu np. ich skopiowania). Tutaj czynność ta będzie wyglądała

bardzo podobnie, jednak ze względu na specyfikę edytora będziemy mieli dostępnych więcej

możliwości. Zanim je poznamy należy jeszcze powiedzieć, że w edytorze możemy mieć w danej

chwili dostępny kursor lub zaznaczony obszar. Niesie to za sobą pewne konsekwencje i zmusza do

uważnego operowania klawiaturą oraz myszką podczas wykonywania tej czynności, np. możemy

sobie poprzez nieuwagę usunąć całą zawartość dokumentu. W celu uniknięcia takiej sytuacji,

czynność tą należy przećwiczyć, korzystając z zadań umieszonych w rozdziale 2.3 oraz stosować się

do porad umieszonych poniżej.

Podstawowym narzędziem wykorzystywanym przy zaznaczaniu tekstu jest myszka, jak się jednak

okaże można sobie z tym zadaniem poradzić przy pomocy samej klawiatury. Mamy kilka sposobów

na zaznaczanie tekstu:

1. Ustawiamy się przed słowem które chcemy zaznaczyć, następnie przytrzymując wciśnięty

lewy przycisk myszki, przesuwamy ją do momentu, do którego chcemy zaznaczyć tekst.

2. Podwójne kliknięcie na wybranym słowie lewym przyciskiem myszki zaznacza to słowo.

3. Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszki na marginesie na wysokości linijki

zaznacza tą linijkę tekstu.

4. Podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszki na marginesie na wysokości linijki zaznacza

cały akapit zawierający m.in. tą linijkę.

5. Potrójne kliknięcie lewym przyciskiem myszki na marginesie zaznacza cały dokument.





Strona 14 z 49

6. Zaznaczamy wybrany fragment w dowolny znany nam sposób następnie przytrzymując

CTRL zaznaczamy kolejne fragmenty. Przytrzymanie tego klawisza powoduje zaznaczenie

wybranych dowolnych fragmentów w całym tekście.

Możemy również zaznaczać tekst przy użyciu klawiatury, w tym celu ustawiamy kursor w wybranym

miejscu następnie wciskamy klawisz SHIFT i trzymając go wciśnięty klawiszami strzałek

wskazujemy kierunek zaznaczania tekstu. Korzystając z samej klawiatury mamy ograniczone

możliwości w porównaniu do wykorzystania w tym celu myszki. Jednak czasami wygodniej jest

skorzystać właśnie z klawiatury, szczególnie w przypadku zaznaczania fragmentów tabel oraz

pojedynczych słów.

Poniżej spis przydatnych kombinacji klawiszy wykorzystywanych do zaznaczania tekstu:

CTRL+SHIFT+← lub → – zaznacza wyraz na lewo lub prawo od kursora

SHIFT+↑ – zaznacza jeden wiersz w górę od kursora

SHIFT+↓ – zaznacza jeden wiersz w dół od kursora

CTRL+A – zaznacza cały dokument

ALT+lewy przycisk myszki – pozwala na zaznaczenie wybranego obszaru

2.6. Używanie prostego wyszukiwania podanego słowa, frazy

Kolejnym bardzo przydatnym narzędziem podczas edycji dokumentu jest narzędzie służącego do

wyszukiwania wybranego słowa lub frazy. Narzędzie to nazywa się Znajdź. Znajduje się ono na

Wstążce w bloku Edytowanie → Znajdź. Można je również włączyć wykorzystując skrót klawiszowy

CTRL+F (zapamiętaj ten skrót, jest bardzo przydatny). Po włączeniu tego narzędzia zobaczymy

następujące okno:

RYSUNEK 10 OKNO NARZĘDZIA ZNAJDŹ

Teraz wpisując wybrane słowo lub w frazę w dostępne pole i klikając na przycisk Znajdź w edytor

zaznacza wybrany tekst i przenosi nas w to miejsce. Możemy również wyróżnić wybrane elementy w

całym dokumencie poprzez zaznaczenie opcji Wyróżnienie przy odczycie. Wtedy w wybranej części

dokumentu lub w całym dokumencie szukany tekst zostanie zaznaczony. Mamy jeszcze do dyspozycji





Strona 15 z 49

przycisk Więcej, gdzie ukryte zostały dodatkowe opcje związane z wyszukiwaniem pozwalające

sprecyzować w jaki sposób to wyszukiwanie powinno się odbywać.

2.7. Używanie prostego zastępowania określonego słowa, frazy

Wykorzystując poznane w poprzednim podrozdziale narzędzie możemy w prosty sposób zastępować

określone słowa lub frazy nowymi. Początek jest identyczny jak poprzednio, włączamy narzędzie

Znajdź w jeden ze znanych nam już sposobów, np. poprzez skrót klawiszowy CRTL+F i po

pojawieniu się okna Znajdowania i zamienianie klikamy na zakładkę Zamień. Spowoduje to

pojawienie się dodatkowego pola, gdzie możemy wpisać tekst na który chcemy zamienić tekst

wyszukiwany:

RYSUNEK 11 OKNO NARZĘDZIA ZAMIEŃ

Teraz możemy przy pomocy odpowiednich przycisków zamienić wszystkie wystąpienia danego słowa

bądź frazy – przycisk Zamień wszystko lub zamieniać kolejne znalezione – przycisk Zamień.

Dodatkowo mamy do dyspozycji mamy znany nam już przycisk Więcej.

3. Formatowanie dokumentu

3.1. Wstawianie indeksów górnych i dolnych

Pisany przez nas tekst może znajdować się w indeksie górnym lub dolnym. Dostęp do tej opcji

uzyskujemy, podobnie jak w przypadku omawianych już opcji formatowania, korzystając z okna

Czcionka (klikamy Format → Czcionka lub klikamy prawym przyciskiem myszki i z pojawiającego

się menu wybieramy pozycję Czcionka). Następnie przy pomocy myszki zaznaczamy wybrany

kwadracik – indeks górny lub indeks dolny i potwierdzamy nasz wybór klikając na OK.

RYSUNEK 12 WŁĄCZANIE INDEKSU GÓRNEGO ORAZ DOLNEGO





Strona 16 z 49

Dodatkowo możemy skorzystać z odpowiednich ikon skrótu umieszonych na wstążce indeks górny

, indeks dolny .

3.2. Zmiana koloru czcionki

Kolejnym elementem wchodzącym w pakiet formatowania pisanego tekstu, który możemy zmieniać

jest jego kolor. Podobnie jak w poprzednich przypadkach można to zrobić na dwa sposoby,

wykorzystując ikonę znajdującą się na wstążce w bloku czcionka lub korzystając z okna

Czcionka – wybierając kolor czcionki lub klikamy prawym przyciskiem myszki i z pojawiającego się

menu wybieramy pozycję Czcionka).

RYSUNEK 13 ZMIANA KOLORU CZCIONKI

Po kliknięciu lewym przyciskiem myszki na trójkącik znajdujący się za literą A, rozwinie nam się

okno dostępnych kolorów. Teraz wystarczy kliknąć na wybranym kolorze i już możemy tworzyć tekst

w wybranej barwie.

W przypadku wykorzystanie okno Czcionka należy kliknąć myszką na Automatyczny:

RYSUNEK 14 ZMIANA KOLORU CZCIONKI – FRAGMENT OKNA CZCIONKA

3.3. Zastosowanie dużych znaków (kapitaliki, wersaliki)

Z wielkością pisanego tekstu, mówiąc dokładniej samej czcionki związane są dwa pojęcia, które na

pierwszy rzut oka mogą wydawać się dość niezrozumiałe, czyli kapitaliki oraz wersaliki. Poniżej

definicja jednego i drugiego pojęcia:





Strona 17 z 49

Kapitaliki – jest to niższa wersja wielkich liter (wersalików). Wysokość tych liter jest równa

wysokości najmniejszych małych liter, np. litery a.

Wyraz napisany zwykłą czcionką: Dom → DOM (wyraz napisany kapitalikami)

Wersaliki – to po prostu wielkie litery (drukowane).

Wyraz napisany zwykłą czcionką: Dom → DOM (wyraz napisany wersalikami)

W celu włączenia kapitalików lub wersalików musimy skorzystać z okna Czcionka dostępnego na

wstążce lub klikamy prawym przyciskiem myszki i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję

Czcionka.

RYSUNEK 15 ZMIANA WIELKOŚCI LITER: KAPITALIKI ORAZ WERSALIKI

Opisany efekt dla czcionki – wersaliki ma głównie zastosowanie do tekstu, który wcześniej został

napisany małymi literami. Jeżeli od razu chcemy tekst drukowany, możemy po prostu wcisnąć klawisz

CAPSLOCK i pisać wielkimi literami. Dzięki wersalikom, bez pisania tekstu od nowa, możemy tekst

pisany małymi literami przerobić na tekst pisany wielkimi literami. Ten sam efekt możemy uzyskać

jeszcze w inny sposób, dzięki funkcji zmiany wielkości liter, w tym celu wybieramy ikonę

Zmień wielkość liter, zobaczymy rozwijaną listę z opcjami zmiany wielkości liter.

RYSUNEK 16 ZMIANA WIELKOŚCI LITER

3.4. Zastosowanie automatycznego dzielenia wyrazów

Edytor WORD daje nam również możliwość zdecydowania czy tekst wpisywany przez nas ma być w

zależności od potrzeb zawijany (domyślne ustawienie – gdy wyraz nie mieści się już w danej linii jest

przenoszony do nowej) czy dzielony. Obecnie bardzo rzadko stosuje się dzielenie wyrazów, jest to

związane z tym, że dostępne możliwości formatowania akapitów (takie jak np. justowanie) działają na

tyle skutecznie, że pisany tekst wygląda bardzo estetycznie. Tym nie mniej, zawsze mamy możliwość

skorzystania z funkcji automatycznego dzielnie wyrazów.

W celu włączenia tej funkcji wybieramy zakładkę Układ strony Blok – Ustawianie strony →

Dzielenie wyrazów( Opcje dzielenia wyrazów)





Strona 18 z 49

RYSUNEK 17 NARZĘDZIE AUTOMATYCZNEGO DZIELENIA WYRAZÓW

Jak widać na powyższym rysunku, automatyczne dzielnie wyrazów włączamy poprzez kliknięcie

odpowiedniego kwadracika. Mamy tutaj również dodatkowe ustawienia, pozwalające sprecyzować

kiedy i w jaki sposób to dzielenie ma występować.

3.5. Tworzenie, zwielokrotnianie akapitów

Podstawową sprawą, która musimy sobie wyjaśnić będzie dokładne zdefiniowanie słowa akapit. Z

potocznego języka akapit, to rodzaj wcięcia w teksie. Okazuje się, że w edytorze pojęcie to

definiowane jest zupełnie inaczej. Pisząc dowolny tekst WORD przenosi wyrazy, które nie mieszczą

się w aktualnie wykorzystywanej linii, do kolejnej. Jeżeli chcemy samodzielnie zdecydować o

przejściu do kolejnego wiersza wciskamy klawisz ENTER. Dla WRODa właśnie tekst zakończony

ENTERem jest akapitem. Mówiąc inaczej, jeżeli chcemy sprawdzić ile w tekście zrobiliśmy akapitów

należy policzyć ENTERy. Do tego celu służy nam narzędzie Pokaż wszystko dostępne jako ikona

na wstążce – zakładka –Narzędzia główne. Po włączeniu tej ikony zobaczymy formatowanie

dokument, w tym właśnie ilość użytych ENTERów, która mówi nam o liczbie akapitów w tekście.

Po użyciu narzędzia Pokaż wszystko, jeżeli zobaczymy znak:

Miękki enter – nie oznacza nowego akapitu

¶ Enter – oznacza nowy akapit

Akapit tekstu, podobnie jak każdy inny dowolnie wybrany jego fragment możemy kopiować,

edytować, zmieniać jego format.

3.6. Stosowanie dobrych praktyk w wyrównywaniu tekstu: użycie

wyrównywania, wcięć, tabulatorów zamiast spacji

Pisząc dłuższe teksty bardzo ważne jest przestrzeganie kilku dobrych praktyk, których stosowanie

uchroni nas od popełniania standardowych błędów. Najczęstszym błędem jest nadużywanie klawisza

SPACJI, czyli odstępu (najdłuższy klawisz na klawiaturze). Wiemy już, że użyć tego klawisza

możemy tylko jednokrotnie w celu oddzielenia od siebie dwóch wyrazów. Bardzo często jest on

nadużywany do tworzenia wcięć w tekście, wyrównywania tekstu lub rozmieszczania wyrazów w

wierszu. Do wszystkich tych czynności zostały zaprojektowane specjalne narzędzia, których należy

używać. Zostaną one szczegółowo opisane w kolejnych podrozdziałach:

Wyrównywanie





Strona 19 z 49

Wcięcia

Tabulatory

Które znajdziemy w zakładce Narzędzia główne w bloku Akapit

3.7. Wcięcia akapitu: do lewej, do prawej, wcięcie pierwszego wiersza

Wiemy już, że w celu zmiany wyglądu akapitu należy korzystać z narzędzi specjalnie do tego celu

przeznaczonych, czyli z opcji → Akapit. Po wybraniu tej pozycji zobaczymy okno Akapit, gdzie

możemy zmienić kilka ustawień. Omówiliśmy już cześć Ogólne służąco do wyrównywania tekstu,

teraz przejdziemy do części Wcięcia

RYSUNEK 18 OKNO AKAPIT

Możemy tutaj ustawić kilka parametrów:

Wcięcie pierwszego wiersza lub jego wysunięcie – ustawiamy ten parametr przy pomocy

listy Specjalne. Możemy wybrać opcję Pierwszy wiersz i ustawić odległość w oknie Co –





Strona 20 z 49

dzięki czemu ustawimy wcięcie pierwszego wiersza na wybraną wartość. Możemy również

wybrać opcję Wysunięcie i ustawić odległość w oknie Co – dzięki czemu wysuniemy

pierwszy wiersz o wybraną wartość.

Wcięcie z lewej strony – ustawiamy ten parametr wpisując lub wybierając odpowiednią

wartość w oknie z prawej strony wpisu Od lewej

Wcięcie z prawej strony – ustawiamy ten parametr wpisując lub wybierając odpowiednią

wartość w oknie z prawej strony wpisu Od prawej

Wszystkie wymienione powyżej ustawienia mają swoje odpowiedniki w znacznikach umieszczonych

na górnej linijce określającej szerokość strony oraz wartość ustawionych marginesów. Po

umieszczeniu kursora w dowolnym miejscu wybranego akapitu ustawienia znaczników na tej linijce

odpowiadają ustawieniom wcięć w tym konkretnym akapicie. Można to zobaczyć na kolejnym

rysunku:

RYSUNEK 19 OPIS ZNACZNIKÓW OKREŚLAJĄCYCH USTAWIENIA WCIĘĆ DLA AKAPITU

1 – oznacza wcięcie pierwszego wiersza

2 – oznacza wysunięcie

3 – oznacza wcięcie z lewej

4 – oznacza wcięcie z prawej

Całość opisanych powyżej ustawień na przykładzie konkretnego tekstu można zobaczyć na kolejnym

rysunku:





Strona 21 z 49

RYSUNEK 20 PRZYKŁAD WCIĘĆ W TEKŚCIE

Wcięcie pierwszego wiersza

Wcięcie z prawej

Wcięcie z lewej

Wysunięcie





Strona 22 z 49

3.8. Wstawianie, usuwanie i użycie tabulatorów

Tabulator to miejsce do którego przenosi się kursor po wciśnięciu klawisza TAB. Możemy przy jego

pomocy sformatować tekst i stworzyć np. coś na wzór tabeli, tzn. kilka kolumn tekstu wyrównanego

zgodnie z ustawieniami tabulatora. Mamy klika rodzajów tabulatorów, które możemy wstawić do

tworzonego dokumentu. Rodzaj tabulatora zmieniamy klikając myszką z lewej strony linijki na ikonie

tabulatora . Dostępne tabulatory to:

└ – tabulator lewy

┴ – tabulator środkowy

┘ – tabulator prawy

┴▪ – tabulator dziesiętny

│– tabulator paskowy

Ikona o której mowa, w swoich dwóch ostatnich ustawieniach posiada możliwość zmiany wcięcia oraz

wysunięcia akapitu. W zależności od ustawienia trybu tej ikony, użycie klawisza TAB spowoduje

wstawienie jednego z wymienionych tabulatorów, ustawienie wcięcia lub wysunięcia dla wybranego

akapitu. Zakresem działania wybranego tabulatora jest właśnie dany akapit, czyli każdy kolejny może

mieć zupełnie inaczej ustawione tabulatory.

Wstawienie tabulatora w danym akapicie, po wybraniu tego akapitu poprzez wstawienie kursora w

jego zakres, polega na kliknięciu lewym przyciskiem myszki na wybranym miejscu linijki. W tym

momencie zobaczymy znaczek odpowiadający wstawianemu tabulatorowi.

Mamy jeszcze możliwość precyzyjnego ustawienia oraz zarządzania tabulatorami. W tym celu

wybieramy z menu pozycję Format → Tabulatory:

RYSUNEK 21 OKNO TABULATORY – SZCZEGÓŁOWE USTAWIENIA





Strona 23 z 49

Mamy jeszcze możliwość wybrania wypełnienia pomiędzy dwoma tabulatorami – poprzez wybranie

znaków wiodących.

Zostało nam jeszcze poznanie sposobu na usunięcie tabulatora po jego wstawieniu, jak się okazuje

można to zrobić dwiema metodami:

1. Przy pomocy myszki – przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszki na wybranym

znaczniku tabulatora (w obrębie górnej linijki) przeciągamy go dół linijki. Tym samym

wybrany tabulator znika.

2. Przy pomocy okna Tabulatory – klikamy na wybranym tabulatorze w górnej części tego okna

i wybieramy przycisk Wyczyść lub Wyczyść wszystko – w celu usunięcia wszystkich użytych

tabulatorów w danym akapicie.

3.9. Stosowanie dobrych praktyk w oddzielaniu paragrafów odstępami

Bardzo często podczas pisania większej ilości tekstu dzielimy go na akapity oraz paragrafy (bloki

tekstu oddzielone od siebie). Zazwyczaj to oddzielanie akapitów od siebie wykonujemy przy pomocy

klawisza ENTER. Wiemy już z poprzednich podrozdziałów, że nie jest to właściwa metoda. Musimy

pamiętać, że każde użycie ENTERA powoduje powstanie nowego akapitu – a nie to było naszym

celem.

Stosowanie dobrych praktyk w oddzielaniu akapitów (paragrafów) wymaga od nas ustawienia

odpowiednich odstępów w ustawieniach okna Akapit. Odstępy te podajemy w punktach lub

wierszach. Nie należy do tego celu używać ENTERA.

3.10. Ustawianie odstępu nad i pod akapitem. Wstawianie pojedynczego, 1,5

liniowego, o podwójnej linii odstępu wewnątrz akapitów

Z poprzedniego podrozdziału wiemy już, że do ustawiania odstępów pomiędzy akapitami należy

wykorzystywać odpowiednie ustawienia w oknie Akapit. W dolnej części okna (rysunek 24) Odstępy

mamy dwa możliwe ustawienia Przed i Po:

Przed – ustawiamy ten parametr wpisując lub wybierając odpowiednią wartość w oknie z

prawej strony wpisu Przed

Po – ustawiamy ten parametr wpisując lub wybierając odpowiednią wartość w oknie z prawej

strony wpisu Po

Wpisywane wartości do tych okien podajemy w punktach (domyślne ustawienie) lub wierszach.

Kolejną sprawą jest możliwość ustawienia odpowiednich odstępów wewnątrz akapitów, czyli tzw.

interlinii. Możemy to zrobić na dwa sposoby:

1. Wykorzystując opisywaną przed momentem część Odstępy okna Akapit, mamy listę

rozwijalną Interlinia oraz okienko Co. Jeżeli chcemy ustawić standardowe wielkości możemy

skorzystać z zaproponowanych wartości. W miejscu Co możemy natomiast wpisać dowolną

wybraną przez nas wartość.

2. Wykorzystując odpowiednią ikonę z paska narzędzi Interlinia w bloku Akapit





Strona 24 z 49

Klikając na Więcej zostaniemy przekierowani do okna opisywanego w punkcie 1.

3.11. Zastosowanie znaków wypunktowania, numerowania dla prostej listy

jednym poziomem zagłębienia). Zmiana pomiędzy różnymi standardowymi

znakami wypunktowania, numerowania w prostej liście

Znaki wypunktowania (punktory) to sposób na wyróżnienie fragmentu tekstu na tle jego całości.

Stosujemy takie wyróżnienie najczęściej w momencie wymienieniami dostępnych możliwości.

Wyróżniony wiersz rozpoczyna się wybranym znakiem, są to na ogół kropki, kwadraty, trójkąty, może

to być jednak również dowolnie przez nas wybrany element:

kropka

kwadrat

strzałka

o kółko

ptaszek

inny znak…

Znaki wypunktowania włączamy w poprzez ustawiamy kursora w wybranym miejscu i kliknięcie

lewym przyciskiem myszki na odpowiednią ikonę ze Wstążki – blok Akapit

Drugą możliwością włączenia znaku wypunktowania jest kliknięcie w wybranym miejscu prawym

przyciskiem myszki i wybranie z dostępnego menu pozycji Punktory i numeracja. Różnica pomiędzy

tymi dwoma metodami jest taka, że w pierwszym przypadku zobaczymy od razu domyślny punktor –

np. kropkę, a w drugim okno Punktory i numeracja, gdzie będziemy mogli wybrać poprzez

wskazanie myszką wygląd punktora, który zostanie wstawiony. Oczywiście raz wstawiony punktor

możemy zmieniać na inny. Robimy to właśnie poprzez kliknięcie na nim prawym przyciskiem myszki

i wybranie opcji Punktory i numeracja lub podwójnie lewym przyciskiem myszki. Efektem takiego

działania będzie pojawienia się następującego okna:





Strona 25 z 49

RYSUNEK 22 OKNO PUNKTORY I NUMERACJA

Jeżeli spośród dostępnych znaków nie możemy wybrać nic pasującego do sytuacji, mamy możliwość

wybrania dowolnego znaku oraz określenia jego parametrów jako punktora. Robimy to poprzez

kliknięcie przycisku Definiuj nowy punktor.

Rozwiązaniem zastępczym dla znaków wypunktowania jest stosowanie numerowania w prostej liście.

W takim przypadku zamiast znaków na początku linii będą znajdowały się cyfry w wybranym

formacie (ewentualnie litery):

1. jeden

1) jeden

a. jeden

Drugą możliwością włączenia numerowania jest kliknięcie w wybranym miejscu prawym przyciskiem

myszki i wybranie z dostępnego menu pozycji Punktory i numeracja oraz przejście na drugą zakładkę

– Numerowanie. Różnica pomiędzy tymi dwoma metodami jest taka, że w pierwszym przypadku

zobaczymy od razu domyślny numer – np. cyfrę arabską, a w drugim okno Punktory i numeracja,

gdzie będziemy mogli wybrać poprzez wskazanie myszką rodzaj numeru, który zostanie wstawiony.

Oczywiście raz wstawiony numer możemy zmieniać na inny. Robimy to właśnie poprzez kliknięcie na

nim prawym przyciskiem myszki i wybranie opcji Punktory i numeracja lub podwójnie lewym

przyciskiem myszki.

Podobnie jak w przypadku znaków wypunktowania kliknięcie na przycisku Definiuj nowy format

numeracji da nam możliwość ustawienia zaawansowanych parametrów dla numerowania.





Strona 26 z 49

3.12. Zastosowanie obramowania wokół akapitu, cieniowanie/koloru tła dla

akapitu

Obramowanie i cieniowanie to jeden z efektów dodatkowych, które możemy zastosować dla

pojedynczych wyrazów, fragmentów tekstu lub akapitów. Obramowanie i cieniowanie wyróżnienia

tekst lub jego fragment, dzięki czemu wybrany fragment jest wyraźniejszy, mocniej przyciąga wzrok

odbiorcy. Możliwości kolorystycznych i graficznych stosowanych dla obramowania jest dużo,

natomiast sama czynność jest prosta do wykonania.

W celu utworzenia ramki wokół wybranego tekstu musimy ten tekst zaznaczyć lub jeżeli obramować

chcemy cały akapit – umieścić kursor wewnątrz tego akapitu. Następnie klikamy myszką na ikonę

, a dokładniej na ten mały trójkąt za ikoną:

Teraz wystarczy wybrać rodzaj krawędzi i wybrana ramka pojawi się wokół zaznaczonego tekstu lub

akapitu. Jest to sposób uproszczony – nie mamy tutaj możliwości zmiany grubości oraz koloru linii. W

celu usunięcia ramki – z widocznego powyżej menu wybieramy pozycję brak krawędzi, czyli pusty

kwadrat i ramka znika.

W celu zacieniowania wybranego fragmentu tekstu lub akapitu oraz wprowadzenia ramki

niestandardowej, tzn. o wybranym przez nas kolorze oraz grubości krawędzi musimy użyć specjalnego

narzędzia z menu → Obramowanie i cieniowanie…. Otworzy się okno Obramowanie i cieniowanie

składające się z trzech zakładek:

obramowanie – tutaj możemy ustawić ramkę, wybrać jej kolor, grubość krawędzi oraz rodzaj

krawędzi, które mają być widoczne





Strona 27 z 49

obramowanie strony – podobnie jak powyżej, jednak wszystkie ustawienia dotyczą całej

strony. Możemy zastosować obramowanie dla całej strony w postaci ramki o dowolnym

kolorze lub wybranej grafice

cieniowanie – na tej zakładce wybieramy rodzaj oraz kolor tła w ramce. Możemy również

ustawić stopień przezroczystości dla wybranego koloru

Wszystkie wprowadzane opisywanym oknie ustawienia potwierdzamy klikając na przycisk OK.

Usunięcie wybranego cieniowania oraz ramki jest wykonywane w tym samym oknie, gdzie te

parametry ustawialiśmy, w tym celu należy:

dla ramki – kliknąć na zakładce obramowanie w części Ustawienia – brak

dla tła – kliknąć na zakładce cieniowanie – brak wypełnienia

RYSUNEK 23 OKNO OBRAMOWANIE I CIENIOWANIE – ZAKŁADKA OBRAMOWANIE

3.13. Zastosowanie istniejącego stylu czcionki do wybranego tekstu

Wiemy już, że style pomagają w utrzymaniu jednolitego wyglądu w całym dokumencie oraz

dodatkowo ułatwiają poruszanie się po nim – poprzez możliwość zastosowania automatycznego spisu

treści, wykorzystującego opisywane style.





Strona 28 z 49

Rozróżniamy style znakowe oraz style akapitowe, szczególnie te drugie są istotne podczas tworzenia

nowych dokumentów. Informację o tym jaki styl dla danego fragmentu tekstu został zastosowany

otrzymamy sprawdzając w bloku stylu ( zakładka Narzędzia główne) podświetlona zostanie ikona z

nazwą stylu w raz z dodatkowym symbolem mówiącym o rodzaju stylu: ¶ - styl akapitu, a – styl

znaku:

RYSUNEK 24 OKNO ZMIANY STYLU

Zwykły tekst, który piszemy bez stosowania dodatkowych ustawień odpowiada stylowi Normalny.

Jeżeli chcemy przywrócić wybranemu akapitowi lub fragmentowi tekstu domyślne ustawienia –

klikamy na listę ze stylami i wybieramy Wyczyść formatowanie.

Najczęściej wykorzystywanymi stylami są style nagłówkowe:

Nagłówek 1

Nagłówek 2

Nagłówek 3

Mają one zastosowania do ustalenia poziomów tytułów rozdziałów oraz podrozdziałów w tekście.

Dzięki nim możemy łatwo korzystając z odpowiedniego narzędzia wstawić do dokumentu

automatyczny spis treści, który będzie zawierał dokładnie te informacje, które zostały napisany przy

użyciu omówionych styli nagłówkowych.

Korzystając z pozycji Nowy styl możemy zbudować swój styl będący modyfikacją jakiegoś już

istniejącego. Wszystko to robimy w oknie, które po wybraniu tej pozycji otwiera się.

W celu zastosowania dla wybranego tekstu określonego stylu należy ten tekst zaznaczyć, następnie

wybrać z listy określony styl – np. Nagłówek 1.





Strona 29 z 49

RYSUNEK 25 OKNO ZMIANY I MODYFIKACJI STYLU

3.14. Zastosowanie istniejącego stylu akapitu do jednego lub większej liczby

akapitów

Wybrany przez nas styl możemy wielokrotnie stosować w obrębie jednego dokumentu dla różnych

akapitów. Sama metoda ustawienia wybranego stylu dla akapitu nie różni się niczym od stosowania

styli dla wybranego tekstu.

W celu zastosowania wybranego stylu dla akapitu należy ustawić kursor w obrębie tego akapitu i

wybrać z listy określony styl, np. Nagłówek 2. Jeżeli jednocześnie chcemy ustawić styl dla kilku

akapitów, musimy zaznaczyć te akapity i następnie z listy styli wybrać ten, którego chcemy użyć.

4. Tabele

4.1. Tworzenie tabeli gotowej do wprowadzania danych

Tabelę można wstawić na dwa sposoby: uproszczony oraz zaawansowany. Każda tabela od razu po

utworzeniu jest gotowa do wprowadzania do niej danych. Przed wykorzystaniem jednej z dostępnych

metod należy ustawić kursor w miejscu, gdzie chcemy stworzyć tabelę:

1. Sposób uproszony – można skorzystać z ikony Tabela umieszczonej w zakładce

Wstawianie. Po wciśnięciu tej ikony zobaczymy ramkę zawierającą komórki. Przy pomocy

myszki zaznaczamy wybraną ilość komórek i zwalniamy lewy przycisk. W tym momencie w

dokumencie pojawia się pusta tabela:





Strona 30 z 49

RYSUNEK 26 WSTAWIANIE TABELI METODĄ UPROSZCZONĄ

2. Sposób zaawansowany – korzystamy z odpowiedniego narzędzia umieszonego poniżej ramki

tabelki Wstawianie tabeli.Pojawi się okno

RYSUNEK 27 WSTAWIANIE TABELI METODĄ ZAAWANSOWANĄ

Wszelkie ustawienia potwierdzamy poprzez kliknięcie OK.

Pozwala zapamiętać ostatnio wybrany rozmiar tabeli

Ustawia układ tabeli – domyślnie rozciąga komórki od lewego do prawego marginesu

Tutaj wpisujemy lub wybieramy za pomocą strzałek liczbę wierzy i kolumn naszej tabeli…





Strona 31 z 49

4.2. Wstawianie, edycja danych w tabeli

Wprowadzanie danych w postaci tekstu lub innych obiektów (np. rysunków) do tabeli odbywa się

identycznie, jak wprowadzanie każdego innego tekstu do dokumentu. W celu wpisania danych do

komórek tabeli, klikamy wewnątrz wybranej komórki lewym przyciskiem myszki, aby przenieść tam

kursor i po prostu wpisujemy dane przy pomocy klawiatury. Można oczywiście wypełniać komórki

lub całe wiersze i kolumny wklejając do środka wybrany tekst. Przejście do następnej komórki przy

pomocy myszki odbywa się poprzez kliknięcie na tej nowej, wybranej komórce – co powoduje

przeniesienie kursowa w to miejsce. Alternatywnym sposobem przemieszczania się pomiędzy

komórkami jest wykorzystywanie klawiszy strzałek do przesuwania kursora lub wykorzystanie

klawisza TAB:

TAB – przejdź do kolejnej komórki

SHIFT+TAB – wróć, przejdź do poprzedniej komórki

CTRL+TAB – spowoduje wstawienie tabulatora, czyli zachowanie przypisane klawiszowi

TAB poza tabelą

Musimy tutaj jeszcze powiedzieć, że użycie klawisza ENTER wewnątrz tabeli dla wybranej komórki

nie spowoduje przejścia do następnego wiersza tabeli, tylko utworzy kolejny akapit wewnątrz

komórki, w której ustawiony jest aktualnie kursor. W celu przejścia do wiersza poniżej musimy użyć

klawisza strzałki ↓.

W celu usuwania wpisów (tekstu, grafiki, cyfr) wstawiamy kursor w wybrane miejsce, następnie

korzystamy z standardowych klawiszy kasujących, czyli DELETE lub BACKSPACE. Inna

możliwość to zaznaczenie wybranego fragmentu komórek i wciśniecie klawisza DELETE.

4.3. Zaznaczanie wierszy, kolumn, komórek, całej tabeli

Do zaznaczania wybranych fragmentów tabeli wykorzystujemy znane nam już metody. Można te

zaznaczenia wykonać na kilka sposobów korzystając z myszki lub z klawiatury. W przypadku

wykorzystania myszki:

1. Przytrzymując lewy przycisk myszki zaznaczamy wybrany obszar tabeli i zwalniamy ten

przycisk. Można tak zaznaczyć od jednej komórki do całej tabeli.

2. Umieszczają wskaźnik myszki w odpowiednim miejscu można wykorzystać dodatkowe

funkcje zaznaczania:

zaznaczenie całej kolumny – ustawiamy wskaźnik myszki na górnej krawędzi

kolumny i po zmianie jego wyglądu na klikamy lewym przyciskiem

zaznaczenie wybranej komórki – ustawiamy wskaźnik myszki w górnym lewym rogu

komórki i po zmianie jego wyglądu na klikamy lewym przyciskiem

zaznaczenie całej tabeli – ustawiamy wskaźnik myszki lewym górnym rogu tabeli i

po wyświetlenie w tym miejscu małego kwadratu klikamy na niego lewym

przyciskiem





Strona 32 z 49

W przypadku wykorzystanie klawiatury będzie to kombinacja klawiszy strzałek w połączeniu z

klawiszem SHIFT. Wykorzystywanie klawiatury do podświetlania wybranych komórek tabeli jest

bardzo wygodne, co można zobaczyć na kolejnej prezentacji:

4.4. Wstawianie, usuwanie wierszy i kolumn

Po utworzeniu tabeli możemy ją dowolnie modyfikować, nie tylko jej zawartość, ale również

strukturę. Robimy to poprzez dodawanie (wstawianie) oraz usuwanie wierszy i kolumn. Zarówno

jedną jak i drugą czynność możemy wykonać na klika sposobów. Do stworzonej tabeli można w

prosty sposób dodawać wiersze oraz kolumny Po wstawieniu tabeli uruchomione zostaje Narzędzie

tabel, posiadające dwie dodatkowe zakładki – Projektowanie i Układ

1. Jednym ze sposobów jest wykorzystanie zakładki Układ i wybór odpowiedniej ikony i w

zależności od czynności, która chcemy wykonać – wstawienie kolumny na lewo lub prawo,

wstawienia wiersza powyżej lub poniżej

RYSUNEK 28 WSTAWIANIE WIERSZA LUB KOLUMNY KORZYSTAJĄC Z NARZĘDZI TABEL

2. Można również po zaznaczeniu danego wiersza lub kolumny tabeli skorzystać z menu

podręcznego, klikając na zaznaczonym fragmencie prawym przyciskiem myszki i wybierając

odpowiednią pozycję z menu. W zależności od tego czy zaznaczymy kolumnę czy wiersz, w

podręcznym menu będziemy mieli możliwość wstawienia wiersza lub kolumny.

Kolumny lub wiersze usuwamy w identyczny sposób jak je dodajemy, z tą tylko różnicą, że w celu

usunięcia kolumny lub wiersza po wybraniu właściwej części tabeli (zaznaczanie lub ustawienie

kursora) wybieramy z zakładki Układ Usuń → rozwijana lista z możliwością usunięcia komórki,

kolumny, wiesz lub tabelę. Druga metoda polega na skorzystaniu z podręcznego menu, po kliknięciu

na zaznaczonym fragmencie tabeli prawym przyciskiem myszki wybieramy opcję Usuń.

Dodatkowo możemy komórki w tabeli scalać lub dzielić. W celu scalenia komórek należy wybrane

komórki zaznaczyć, następnie przejść do zakładki Układ (Narzędzia Tabel) blok Scalanie Scal

komórki… lub kliknąć prawym przyciskiem myszki w obrębie zaznaczonych komórek i wybrać

z podręcznego menu opcję Scal komórki.

W celu podzielenia wybranej komórki należy ją zaznaczyć, następnie kliknąć prawym przyciskiem na

tym zaznaczeniu i wybrać z menu podręcznego opcję Podziel komórki. Ten sam efekt uzyskamy

klikając po zaznaczeniu komórki do podziału na pozycję w bloku Scalanie → Podziel komórki. W

wyniku tych działań zobaczymy okno, gdzie podajemy końcową liczbę wierszy i kolumn, następnie

zatwierdzamy nasz wybór klikając na OK.

4.5. Formatowanie tabeli

W poprzednim podrozdziale zajmowaliśmy się tworzeniem tabel, wypełnianiem ich danymi oraz

modyfikowaniem gotowych tabel. Teraz zajmiemy się formatowaniem tabel, czyli ingerencją w ich





Strona 33 z 49

wygląd końcowy oraz zmianą dostępnych właściwości. Poznamy kilka narzędzi ułatwiającą zmianę

wyglądu tabeli, nauczymy się również zmieniać szerokość kolumn i wierszy.

4.6. Zmiana szerokości kolumn i wysokości wierszy

W celu zmiany szerokości wybranych kolumn oraz wierszy musimy skorzystać z właściwości tabeli.

W tym celu w dowolnym miejscu tabeli klikamy prawym przyciskiem myszki i z menu podręcznego

wybieramy pozycję Właściwości tabeli. Teraz w zależności od tego czy chcemy zmieniać szerokość

kolumn (zakładka Kolumna) czy wysokość wierszy (zakładka Wiersz) przechodzimy na odpowiednią

zakładkę w oknie, które nam się otworzyło. Mamy tam dostępne cztery zakładki:

Tabela – można ustawić preferowaną szerokość tabeli, ustawienie tabeli względem

marginesów oraz tabeli względem tekstu

Wiersz – można precyzyjnie wskazać wysokość wiersza.

Kolumna – można określić szerokość kolumny

Komórka – można określić szerokość komórki oraz pionowe wyrównanie zawartości

komórki.

RYSUNEK 29 OKNO WŁAŚCIWOŚCI TABELI





Strona 34 z 49

4.7. Zmiana szerokości obramowania komórki tabeli, stylu i koloru linii

obramowania

Poza możliwością zmiany szerokości kolumn oraz wysokości wierszy mamy możliwość wyboru

grubości, stylu oraz koloru obramowania tabeli. Można tego dokonać kilkoma metodami, od

wykorzystanie gotowych szablonów do indywidualnej zmiany każdej dostępnych w tabeli krawędzi.

Wykorzystamy w tym celu Narzędzia tabel – zakładka Projektowanie :

1. Korzystamy z bloku Style tabel, w tym celu z rozwijanego menu wybieramy interesujący nas

format tabeli klikając myszą

2. Obok listy stylów tabeli mamy dwie ikony Obramowania oraz Cieniowania, wykorzystując

dostępne opcje przerabiamy wygląda tabeli – wykorzystując zakładkę Obramowanie. Drugi

sposób włączenia tego narzędzie to kliknięcie prawym przyciskiem wewnątrz tabeli i wybór z

pojawiającego się menu pozycji Obramowanie i cieniowanie

3. Możemy również skorzystać z bloku Rysowanie obramowań w zakładce Projektowanie.

Wybierając ten wariant otwieramy okno, które pozwoli odpowiednio zmienić obramowania

tabel i wypełnić kolorem i deseniem.

RYSUNEK 30 OBRAMOWANIE I CIENIOWANIE

Z pomocą tego okna możemy zmieniać wygląd krawędzi oraz koloru tła. Dodatkowo możemy

usuwać krawędzie. Nie jest to konieczne, ponieważ każda zmiana wyglądu krawędzi nadpisuje

stary wygląd.





Strona 35 z 49

4.8. Wstawianie obiektu (obrazu, rysunek, grafika, wykres) do określonego

miejsca w dokumencie

W celu wstawienia do tekstu obiektu będącego obrazem, rysunkiem, grafiką ustawiamy kursor w

miejscu, gdzie chcemy wstawić nowy obiekt. Następnie wykorzystujemy pozycję z zakładki

Wstawianie → blok Ilustracje → wybrany rodzaj…

Clipart – jest to obiekt graficzny, coś w rodzaju zdjęcia, przygotowany specjalnie na potrzeby

edytora tekstu WORD. Zajmuje mniej miejsca od zdjęcia i jest na ogół uboższy od niego

graficznie (składa się z mniejszej ilości odcieni). Po wybraniu ikony Obiekt Clipart

zobaczmy po prawej stronie ekranu okno wstawiania clipartów, gdzie przy pomocy dostępnej

wyszukiwarki oraz opcji dostosowujących brany pod uwagę zbiór clipartów oraz rodzaj

wyników, możemy wybrać interesujący nas obrazek. W tym celu należy wpisać nazwę

interesującej nas kategorii obrazów, np. dom i wcisnąć przycisk Przejdź lub klawisz ENTER.

Spowoduje to przeszukanie dostępnych obrazów i w przypadku znalezienia pasujących do

zapytania wyświetlenie ich miniatur w postaci listy. W celu wstawienia takiego obrazka do

dokumentu wystarczy na nim raz kliknąć lewym przyciskiem myszki i obrazek pojawi się w

miejscu pozostawione kursora.

Obraz – jest to opcja pozwalająca wstawić do dokumentu dowolny obraz z pliku, który

posiadamy na dysku twardym naszego komputera. W tym celu wybieramy Obraz → Z

pliku… następnie wskazujemy plik i klikamy na OK.

Kształty – opcja to pozawala na wstawienie gotowych obiektów graficznych dostępnych z

paska autokształtów, są to różnego rodzaju strzałki, elementy schematów blokowych, linie,

itd.

WordArt – to opcja w bliku Tekst, pozwalająca wstawić teksty w postaci graficznej. Użycie

tej opcji uruchamia kreatora napisów, gdzie po wyborze formatu napisu i wpisaniu tekstu

otrzymujemy gotowy graficzny napis.

Wykres – to opcja pozwalająca wstawić wykres będący obiektem EXCELA. Wykres taki

posiada swoją tabelę danych oraz możliwość dostosowywania jego wyglądu do naszych

potrzeb – zgodnie z zasadami tworzenia wykresów w EXCELU.

SmartArt – (Schematy organizacyjny) – to opcja pozwalająca zbudować schemat

organizacyjny przy pomocy specjalnie do tego celu przygotowanego kreatora.

4.9. Zmiana rozmiaru, usunięcie obiektu

Wykorzystywane obiekty po wstawieniu do dokumentu posiadają określony rozmiar, kolor oraz

sposób rozmieszczenia względem otaczającego je tekstu. Wszystkie te parametry możemy zmieniać

przy pomocy właściwych dla obiektu narzędzi. Narzędzie to pojawia się samo po zaznaczeniu

wybranego obrazu





Strona 36 z 49

RYSUNEK 31 PASEK NARZĘDZI OBRAZ

Pozwala na zmianę kolorystyki obrazka, nasycenia braw, jasności, wykadrowanie obiektu, obrócenie,

obramowanie, zmianę jego położenie względem tekstu. Wszystkie te czynności z naciskiem na

najistotniejsze można zobaczyć w kolejnej prezentacji:

Zmianę rozmiaru obiektu możemy wykonać na kilka sposobów, przyjmujemy, że edytowany obiekt

został zaznaczony:

1. Umieszczamy kursor nad uchwytem przeciągania i przytrzymując lewy przycisk myszki

ustawiamy wybrany rozmiar. Po ustawieniu oczekiwanego rozmiaru, zwalniamy przycisk.

Jest to tzw. zmiana na oko, nie możemy precyzyjnie ustawić wymiarów.

2. Po jednokrotnym kliknięciu prawym przyciskiem i wybraniu pozycji Formatuj obraz…,

zobaczymy okno Formatowanie obrazu

RYSUNEK 32 OKNO FORMATUJ OBRAZ

Dostępnych jest sześć zakładek:

Kolor i linie – pozwala zmienić kolor wypełnienia lub ramki.





Strona 37 z 49

Rozmiar – ustalamy rozmiary obrazka, szerokość oraz wysokość, dodatkowo

możemy skorzystać z współczynników proporcji.

Układ – określa położenie obrazka względem tekstu:

Równo z tekstem – obrazek umieszczany jest za kursorem. Obrazek będzie

formatowany razem z akapitem

Ramka – pozwala umieścić obrazek w dowolnym miejscu strony. Tekst

otacza obrazek, a my przytrzymując lewy przycisk na obrazku możemy go

dowolnie przesuwać.

Przyległy – działa podobnie jak ramka.

Za tekstem – umieszcza obrazek w tle strony.

Przed tekstem – obrazek przykrywa tekst.

Obraz – można kompresować obraz oraz ustawiać jego kolor, jasność i kontrast.

Tekst alternatywny – wykorzystywane tylko, gdy obrazek umieszczamy w

Internecie, np. na stornie (wyświetla tekst alternatywny)

Do zmiany rozmiaru służy zakładka Rozmiar. Możemy tutaj precyzyjnie określić

w centymetrach wysokość oraz szerokość obrazka. Należy jednak pamiętać, że domyślnie jest

włączona opcja Zablokuj współczynnik proporcji, która dba o zachowanie oryginalnych

proporcji podczas zmiany rozmiaru obiektu. Wyłączając tą opcję możemy ustawić dowolny

rozmiar. Oczywiście wszystkie zmiany potwierdzamy klikając na OK.

Usunięcie wstawionego obiektu jest bardzo proste, w tym celu wystarczy zaznaczyć obiekt do

usunięcia i wcisnąć klawisz DELETE lub BACKSPACE.

5. Korespondencja seryjna

5.1 Przygotowanie

Korespondencja seryjna to bardzo przydatne i jak się zaraz okaże proste w użyciu narzędzie do

tworzenia serii listów, etykiet adresowych, kopert oraz pism adresowanych do dużej liczby odbiorców.

Podstawowym wymogiem łączenia danych jest wybranie głównego dokumentu i źródła danych.

Dzięki łączeniu danych nie trzeba pisać nowego dokumentu dla każdego odbiorcy. Całość działań

odbywa się przy pomocy kreatora i składa się z sześciu kroków.





Strona 38 z 49

RYSUNEK 33 OGÓLNY SCHEMAT TWORZENIA KORESPONDENCJI SERYJNEJ

5.2. Otwarcie, przygotowanie dokumentu jako głównego dokumentu

korespondencji seryjnej

Jak już wiemy ze wstępu, podstawowym wymogiem łączenia danych jest wybranie głównego

dokumentu i źródła danych:

Źródło danych – jest to plik zawierający informacje wstawiane do dokumentu docelowego

(coś na wzór bazy danych, np. książki adresowej)

Główny dokument – może zawierać tekst oraz grafikę, które pozostają niezmienne dla każdej

wersji dokumentu docelowego

Przygotowanie dokumentu jako głównego dokumentu korespondencji seryjnej sprowadza się do

wybrania tekstu, do którego będziemy wprowadzać pola korespondencji, np. napisanie treści listu,

która będzie taka sama dla wszystkich odbiorców – zmieniał będzie się tylko adres odbiorcy lub inne

wybrane przez na pola.

Cały proces tworzenia korespondencji seryjnej najwygodniej rozpocząć właśnie z dokumentu

głównego. Po otwarcie tego dokumentu wybieramy z zakładki Korespondencja → Listy i dokumenty

Korespondencja seryjna

Źródło danych

Główny dokument

Jan Kowalski

Ul. Willowa 25/3

000-400 Karczew





Strona 39 z 49

wysyłkowe → Rozpocznij korespondencję seryjną… Szczegółowo opisany zostanie Kreator

korespondencji seryjnej.

RYSUNEK 34 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 1 – RODZAJ DOKUMENTU

Krok 2 to wybór dokumentu podstawowego korespondencji, w dole okna kreatora mamy możliwość

powrotu do kroku poprzedniego.





Strona 40 z 49

RYSUNEK 35 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 2 – DOKUMENT GŁÓWNY

5.2. Zaznaczenie listy adresowej (źródła danych) korespondencji seryjnej,

również innego typu niż dokument tekstowy

Kolejnym elementem tworzenia korespondencji seryjnej jest wybór źródła danych (czyli swego

rodzaju bazy danych), z której będą pobierane dane wykorzystywane w końcowym dokumencie.

Źródłem danych może być dowolny plik określonego typu:

Plik WORDA zawierający tabelę o określonej strukturze, tzn. w pierwszym wierszu znajdują

się nagłówki kolumn, w kolejnych rekordy – czyli kompletne dane dla pojedynczego wpisu

Plik EXCELA zawierający tabelę z danymi

Baza danych programu ACCESS

Kontakty z programu Outlook

Wracając do naszego kreatora korespondencji, znajdujemy się w kroku trzecim, gdzie wskażemy

źródło danych. W tym celu możemy skorzystać z istniejącej (wcześniej utworzonej) listy adresowej

będącej plikiem jednego z wymienionych powyżej typów. Zaznaczamy w oknie pozycję Użyj

istniejącej listy, a następnie Przeglądaj w celu wskazania pliku z listą adresową. Jeżeli plik spełnia

wymagania odnośnie źródła danych zobaczymy wszystkie rekordy, które zawiera w postaci okna:

Adresaci korespondencji seryjnej. Przy pomocy tego okna będziemy mogli zdecydować, które

pozycje z dostępnych wykorzystać w naszej korespondencji, a które pominąć. Dodatkowo będzie





Strona 41 z 49

możliwość edytowania dostępnych danych, sprawdzenia ich poprawności. Jeżeli wszystko jest w

porządku, potwierdzamy nasz wybór przy pomocy przycisku OK.

RYSUNEK 36 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 3 – ŹRÓDŁO DANYCH

Po kliknięciu na Przeglądaj i wskazaniu pliku ze źródłem danych, zobaczymy okno Adresaci

korespondencji seryjnej opisane powyżej:





Strona 42 z 49

RYSUNEK 37 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 3 – ŹRÓDŁO DANYCH (WYBRANI ADRESACI)

Gdybyśmy po zatwierdzeniu adresatów chcieli dokonać jeszcze jakiś modyfikacji, musimy skorzystać

z dostępnej od tej chwili opcji Edytuj listę adresatów… Jeżeli wszystko jest w porządku przy pomocy

przycisku Następny przechodzimy do kolejnego kroku.

5.3. Wstawienie danych w głównym dokumencie korespondencji seryjnej (list,

etykiety adresowe)

Kolejnym, czwartym krokiem tworzenia korespondencji seryjnej jest wstawienie pól danych do

dokumentu głównego. Do tej pory dokument zawierał tylko treść stałą dla wszystkich odbiorców,

natomiast w tym momencie wzbogacimy go o pola zmiennie – pobierane ze wskazanego w

poprzednim korku źródła danych. Pola te zależą od źródła, które wskazaliśmy i dostępnych tam

kolumn (słów kluczowych):





Strona 43 z 49

RYSUNEK 38 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 4 – POLA DANYCH

W tym celu klikamy na pozycję Więcej elementów…, dzięki czemu zobaczymy okno Wstawianie

pola korespondencji seryjnej:





Strona 44 z 49

RYSUNEK 39 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 4 – WSTAWIANIE PÓL DANYCH

Przy pomocy tego okna wybieramy pola, które chcemy wstawić do dokument głównego. Przy pomocy

lewego klawisza myszki wybieramy pole które chcemy wstawić i klikamy na przycisk Wstaw. Pole to

pojawi się w dokumencie głównym, w miejscu gdzie stał kursor. Jeżeli chcemy wstawić więcej pól od

razu ponawiamy procedurę, jednak w takim przypadku pola te w dokumencie głównym będą zlepione

z sobą. Oczywiście później przy pomocy ENTERA i SPACJI możemy je pooddzielać od siebie.

Ewentualnie po wstawieniu pierwszego pola klikamy na przycisk Zamknij, co spowoduje zamknięcie

okna. Następnie przenosimy kursor w wybrane miejsce dokumentu i ponownie włączamy okno

wstawiania klikając na Więcej elementów. Zarówno jedna jak i druga metoda jest równie skuteczna,

z której skorzystamy zależy od nas.

5.4. Łączenie listy adresowej z listem, etykietą adresową jako nowy plik lub

wydruk

Przechodzimy do kroku piątego kreatora korespondencji seryjnej, czyli połączenia dokumentu

głównego z konkretnymi danymi ze źródła danych, wykorzystując wybrane w poprzednim kroku pola

danych:





Strona 45 z 49

RYSUNEK 40 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 5 – PRZEJRZYJ LISTY

Można powiedzieć, że jest to taki krok podsumowujący, gdzie możemy zobaczyć już w dokumencie

docelowym, czy wszystkie dane źródłowe których chcieliśmy użyć zostały uwzględnione.

Wykorzystując przyciski przewijania, możemy zobaczyć te dane w miejscu wstawionych pól.

Dodatkowo jest możliwość wykluczenia jakieś pozycji ze scalania, która będzie już ostatnim –

szóstym krokiem procesu. Oprócz tego, poprzez pozycję Edytuj listę adresatów… możemy

wprowadzić ostatnie poprawki w wybranych do scalania danych źródłowych. Jeżeli wszystko się

zgadza przechodzimy do kroku szóstego – Ukończ scalanie:





Strona 46 z 49

RYSUNEK 41 KORESPONDENCJA SERYJNA KROK 6 – KOŃCZENIE SCALANIA

W tym momencie mamy dwie możliwości zakończenia całego procesu tworzenia korespondencji

seryjnej:

1. Drukuj – spowoduje wyświetlenie okna pozwalającego określić zakres wydruku, czy

wszystkie pozycje, czy wybrane. Następnie będziemy mogli wybrać drukarkę, której chcemy

użyć do drukowania całego dokumentu. Wszystko potwierdzamy klikając na OK – co

spowoduje powstanie wydruku.

2. Edytuj poszczególne listy… – spowoduje wyświetlenie okna pozwalającego określić zakres

stworzonego dokumentu, czy wszystkie pozycje, czy wybrane. Następnie otworzy nam się

nowy dokument WORDa zawierający wybrane przez nas rekordy. Dokument taki możemy

zapisać na dysku pod wybraną nazwą i w razie potrzeby wydrukować.

Tym sposobem zakończyliśmy tworzenie dokumentacji seryjnej.

6. Przygotowanie wydruków

6.1. Dodawanie, edytowanie tekstu z użyciem stopek i nagłówków

Kolejnym elementem, który poznamy jest nagłówek i stopka. Jest to specjalna część strony

umieszczona u góry (nagłówek) oraz u dołu (stopka) dokumentu. W celu włączenia nagłówka i stopki

należy wybrać odpowiednią pozycję w zakładce Wstawianie → Nagłówek i stopka…

Z rozwijanej listy możemy wybrać gotowe szablony nagłówków, edytować go i właściwie, według

potrzeby uzupełnić. Analogicznie postępujemy dodając stopkę.





Strona 47 z 49

Nagłówek oraz stopka charakteryzują się tym, że tekst oraz obiekty tam wstawione będą powtarzane

w identycznej postaci na wszystkich stronach (chyba, że korzystając z zaawansowanych ustawień

częściowo to zmienimy – patrz rozdział 6.1.1 zakładka Układ). Wprowadzenie tekstu do nagłówka i

stopki sprowadza się do wstawienia w odpowiednim miejscu kursora i wpisania tekstu z klawiatury

lub wykorzystania funkcji kopiuj – wklej. Oczywiście wpisywany tekst możemy dowolnie

formatować wykorzystując poznane narzędzia.

6.2. Dodawanie pól tekstowych w nagłówkach, stopkach: daty, numeru strony,

nazwy pliku

W poprzednim podrozdziale dowiedzieliśmy jak włączyć nagłówek i stopkę oraz jak wpisać do nich

tekst. Okazuje się, że pola te idealnie nadają się do umieszczenia na nich loga, numeru strony, daty,

nazwy pliku, itd. Tak jak już wspomnieliśmy możemy wykorzystać zwykły tekst – będzie on po

prostu w niezmienionej postaci powtarzany na kolejnych stronach. Edycja nagłówka i stopki pozwala

na uruchomienie dodatkowego narzędzia Narzędzia nagłówka i stopki. Charakteryzuje się on tym, że

w zależności od sytuacja może zmieniać swoją treść – np. numeracja stron, aktualna data, godzina,

obrazka, wielkości itd.

RYSUNEK 42 NARZĘDZIA NAGŁÓWKA I STOPKI

Wyboru formatu dokonujemy poprzez listę rozwijalną u góry okna. Nasz wybór zatwierdzamy

klikając na przycisk OK.





Strona 48 z 49

6.3. Drukowanie dokumentu na zainstalowanej drukarce przy użyciu opcji

wydruku: drukuj cały dokument, niektóre strony, liczba kopii

Ostatnią czynnością, która wykonujemy podczas pracy z dokumentem jest wydrukowanie go na

dostępnej w systemie drukarce. W poprzednich podrozdziałach dowiedzieliśmy się jakie elementy

należy sprawdzić, przed przystąpieniem do drukowanie. W tym momencie zapoznamy się z

ustawieniami związanymi z końcowym wydrukiem.

W celu wydrukowania dokumentu możemy wykorzystać dwie możliwości:

1. Klikamy na ikonę drukuj dostępną na pasku narzędzi Szybki dostęp, co spowoduje

natychmiastowy wydruk całości dokumentu z wykorzystaniem domyślnej drukarki oraz

domyślnych ustawień wydruku (co to oznacza, wiemy z modułu 2). Z opcji tej korzystamy

tylko w przypadku, gdy zależy nam na szybkim wydruku, dostępnym w jednej kopii, bez

zmiany jakichkolwiek ustawień.

2. Mamy również drugą możliwość, wybieramy z paska menu pozycję Plik → Drukuj…

(ewentualnie wykorzystujemy skrót klawiszowy CTRL+P), co spowoduje pojawienie się okna

Drukowanie, gdzie możemy dokonać szeregu ustawień, przed przystąpieniem do drukowania.

Po ustawieniu wszystkich parametrów klikamy OK:

Z listy rozwijalnej Nazwa wybieramy drukarkę przy pomocy której chcemy drukować

– na liście zobaczymy wszystkie dostępne dla danego komputera drukarki, stąd lista ta

będzie wyglądała inaczej na każdym z komputerów.

Dla aktualnie wybranej drukarki mamy przycisk Właściwości, który pozwala na

zmianę ustawień sprzętowych drukarki – ustawienia te zależą od konkretnego modelu

dlatego nie będziemy się nimi szczegółowo zajmować (można tam ustawić m.in.

rodzaj papieru, rodzaj wydruku: kolor czy czarno-biały, jakość wydruku, itd.)

Zakres stron – w tej części okna decydujemy, czy chcemy drukować całość

dokumentu, czy bieżącą stronę (to strona na której zostawiliśmy kursor), czy wybrany

zakres stron, np. 1-4 (oznacza wydruk strony 1,2,3,4) lub 1,4 (oznacza wydruk strony

1 i 4). Wynika z tego, że przy pomocy myślnika podajemy zakres stron, natomiast

wykorzystując przecinek podajemy pojedyncze strony. Oczywiście można te metody

łączyć, np. 1-4, 5-9, 2, 12.

Kopie – możemy wybrać ile kopii chcemy wydrukować, w tym celu wpisujemy

żądaną wartość lub ustawiamy przy pomocy strzałek. Dodatkowo przy pomocy

kwadratu Sortuj, decydujemy w jakiej kolejności będą ułożone kopie – obrazują to

rysunki kartek:

Powiększenie – na jednej kartce papieru możemy wydrukować klika stron, określając

dokładnie ich liczbę przy pomocy listy wyboru Stron na arkusz – pozwala to





Strona 49 z 49

określonych przypadkach oszczędzać papier. Jeżeli natomiast drukujemy na

nietypowej wielkości papieru w stosunku do przygotowanego dokumentu, możemy

skorzystać ze skalowania dzięki liście wyboru Skaluj do rozmiaru papieru. Działa to

podobnie jak powiększanie i pomniejszanie w kserokopiarce – rozwijamy listę i

wybieramy żądany format

RYSUNEK 43 OKNO DRUKOWANIE – DOSTĘPNE OPCJE

Ostatnią możliwością jest wykonanie wydruku do pliku. W tym celu należy zaznaczyć kwadrat

Drukuj do pliku znajdujący się pod przyciskiem Znajdź drukarkę. Jeżeli to zrobimy zamiast na kartkę

nasz wydruk zostanie przekserowany do pliku, którego nazwę i lokalizację musimy wybrać sami.

Documents

WROcomp WORD Podstawy - hs. · PDF fileWORD Podstawy MATERIA ... RYSUNEK 7 WIDOK PASKA NARZĘDZI SZYBKI DOSTĘP I WSTĄŻKI Pasek narzędzi Szybki dostęp umożliwiają wygodną pracę