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Einführung Stammdaten l Neuanlage und Bearbeitung der Stammdaten aller Datenbereiche (Adressdaten, strukturelle Daten, u.ä.) Leistungen l Leistungserfassung in 1/4 stündlichen Einheiten Zuordnung der Leistung zu l Leistungsarten (Produkten) l Kunden/Projekten Möglichkeit des Aufbaus einer kompletten Projektdokumention bzw. Knowledgedatenbank l durch Leistungsbeschreibung (Verwendung von Textbausteinen möglich) l Manipulation bereits erfaßter Leistungsdaten © Copyright 2011 by WSS weiser software support Gesellschaft m.b.H. - Irrtümer und Änderungen vo...

WSS-KavE Handbuch Version 5

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Deutsches Handbuch zu WSS-KavÉ® Version 5 - Leistungserfassung, Honorarnotenerstellung, Mitarbeiter-, Kunden- und Projektverwaltung, Werkvertrags- und Reisekostenverwaltung und -abrechnung, umfangreiche Standardauswertungen und ReportingZielgruppen: alle Dienstleister wie Steuerberater, Wirtschaftstreuhänder, Wirtschaftsberater, IT-Dienstleister, Finanzberater, Rechtsanwälte u.v.m.Weitere Infos und Bezug bei WSS weiser software support Gesellschaft m.b.H. unter http://wss.at/index.php/de/ueber-uns

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Einführung

Stammdaten l Neuanlage und Bearbeitung der Stammdaten aller Datenbereiche

(Adressdaten, strukturelle Daten, u.ä.)

Leistungen l Leistungserfassung in 1/4 stündlichen

Einheiten

Zuordnung der Leistung zu

l Leistungsarten (Produkten)

l Kunden/Projekten

Möglichkeit des Aufbaus einer kompletten Projektdokumention bzw. Knowledgedatenbank

l durch Leistungsbeschreibung (Verwendung von Textbausteinen möglich)

l Manipulation bereits erfaßter Leistungsdaten

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(z.B. Umbuchung auf andere Kunden/Projekte, Korrektur d Leistungsbeschreibung, u.ä.)

Honorarnoten l Vorbereitung und Erstellung von Honorarnoten auf Basis der eingegebenen Leistungsdaten mittels Billing Wizard (Tool zum Filtern und Manipulieren der einzelnen Leistungszeilen einer Honorarnote)

l freie Honorarnotenerstellung (z.B. für zusätzliche, nicht erfaßte Leistungen)

l Mitverrechnen von Reisekosten laut Reisekostenabrechnung

Mitarbeiter l Überstundenverwaltung

l Planung und Verwaltung der Urlaubstage

Werkvertrag l Anlage v Werkverträgen

l Abrechnung v Werkverträgen

Reisekosten l Anlegen und Verwalten von Reisekostenvorlagen

l Erfassen einzelner Reisekosten mit Hilfe der Reisekostenvorlagen

l Zuordnung der Reisekosten zu Mitarbeitern, Kunden und Projekten

l Verwaltung von Reisekosten-Vorauszahlungen

l Abrechnung von Reisekosten mit Mitarbeitern

l Basis für die Abrechnung von Reisekosten mit Kunden

Fristenliste l Berechnung und Verwaltung der

Fristenlisten

l Quotenerstellung und Verwaltung

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l Verwaltung der Stammdaten von Finanzämtern

2.50.03

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Page 4: WSS-KavE Handbuch Version 5

Stammdaten

l Kunden/Projekte l Produkte l Mitarbeiter l Werkvertragsnehmer l Orte und Länder

Im Programmteil Stammdaten werden alle Stammdaten, die für die ordnungsgemäße Leistungserfassung erforderlich sind, verwaltet.

Dies umfasst die

l Neuanlage l Bearbeitung l Löschung von Stammdaten.

Kunden/Projekte

Abhängig von der späteren Form der Abrechnung und Auswertung wird bei diesen Stammdaten zwischen unterschiedlichen Eintragsarten (Konzern, Unternehmensgruppe, Kunde, Projekt, Subprojekt) unterschieden.

Ein Karteireitersystem strukturiert alle weiteren Informationen zu jedem einzelnen Kunden/Projekt:

l Stammdaten beinhalten Basisinformationen wie Adressdaten, Partnerzuordung, Kosten pro Stunde, u.ä

l Untergeordnete Einträge listen alle anderen Kunden/Projekte auf, die dem aktuellen Kunden/Projekt zugeordnet sind

l WT-Specials für WT-relevante Informationen wie z.B. Vertretungsumfang, Steuernummer, Wirtschaftsjahr o.ä.

l UDF Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei wählbare Informationen zu erfassen.

PRODUKTE © Copyright 2011 by WSS weiser software support Gesellschaft m.b.H. - Irrtümer und Änderungen vo...

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Produkte sind unterschiedliche Leistungsarten, die selbst definiert werden. Jeder Leistungsart wird ein bestimmter Stundensatz zugewiesen, der den Wert dieser Leistung darstellt.

Ein Karteireitersystem strukturiert die Informationen zu jedem einzelnen Produkt:

l Stammdaten beinhalten Basisinformationen wie Bezeichnung, Kosten pro Stunde, o.ä.

l UDF Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei wählbare Informationen zu erfassen.

Mitarbeiter

Ein Karteireitersystem strukturiert die Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter:

l Stammdaten beinhalten Basisinformationen wie SV- Nr., Adressdaten, Stundensatz, Eintritts-/Austrittsdatum, Tätigkeitsbereich, o.ä.

l UDF Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei wählbare Informationen zu erfassen.

Werkvertragsnehmer

Die Stammdaten der Werkvertragsnehmer beinhalten die Adressdaten. Das Anlegen eines Werkvertragsnehmers ist Vorraussetzung für die Erstellung eines Werkvertrages.

Orte und Länder

Mit dem WSS-KavÉ® Kanzleiverwaltungssystem wird eine fertige Tabelle Orte und Länder mitgeliefert, die alle österreichischen Postleitzahlen umfaßt. Weiters sind die Ländercodes der wichtigsten europäischen Staaten enthalten.

Die hier gespeicherten Ortsdaten werden in den Adreßfeldern aller Stammdatenbereiche aufgelistet.

Bei der Eingabe der Adresse in den Stammdaten wird die Übereinstimmung von PLZ und Ort kontrolliert. Es genügt daher dort die PLZ oder den Ort einzugeben, der dazugehörige Ort bzw. die PLZ sowie Telefon- und Faxvorwahl werden dann automatisch in die entsprechenden Felder eingetragen.

Hierarchie der EK- und VK-Stundensätze in den © Copyright 2011 by WSS weiser software support Gesellschaft m.b.H. - Irrtümer und Änderungen vo...

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Stammdaten

Für die Auswertungen und Honorarnotenverrechnung werden als Defaultwerte die EK- und VK-Stundensätze in folgender Hierarchie herangezogen:

1. EK-/VK-Stundensatz aus Stammdaten Produkt 2. EK-/VK-Stundensatz aus Stammdaten Kunde/Projekt 3. EK-/VK-Stundensatz aus Stammdaten Mitarbeiter

Kapitelübersicht

STAMMDATEN

Kunden und Projekte

l Kunden/Projekt-Anlage ¡ Stammdaten ¡ Untergeordnete Einträge ¡ WT-Specials

n Steuernummern eintragen ¡ UDF

l Suche / Bearbeitung l Löschen von Kunden/Projekte l Etikettendruck

¡ Individueller Etikettenausdruck über STAMMDATEN (Kunden/Projekte - Etikettendruck)

¡ Etiketten-Seriendruck über Menü Extra - Etiketten

Mitarbeiter

l Mitarbeiter-Anlage ¡ Stammdaten ¡ UDF

l Suche / Bearbeitung l Löschung

Produkte

l Neuanlage und Bearbeitung ¡ Stammdaten ¡ UDF

Werkvertragsnehmer

l Neuanlage und Bearbeitung l Erstellen eines Werkvertrages

Orte und Länder

l Ändern und Ergänzen

Kunden/Projektstammdaten - Tip: Auslesen d letzten Kundennr

UDF: Anlegen von UDF-Feldern

Kunden / Projekte

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Page 7: WSS-KavE Handbuch Version 5

Neuanlage von Kunden/Projekten

Um welche Art der Eintragung handelt es sich?

(neuer Kunde, neues Projekt, etc.)

Eintragen der unterschiedlichen Kunden/Projekt-Informationen strukturiert mittels Karteireitersystem.

l Stammdaten l Untergeordnete

Einträge l WT-Specials l UDF

Kapitelübersicht

Kunden / Projekte - Stammdaten

beinhalten Basisinformationen wie Adressdaten, Partnerzuordnung, Kosten pro Stunde, u.ä.

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Page 8: WSS-KavE Handbuch Version 5

Informationen zu Felder mit besonderen Funktionen:

l Zuordnung zu PartnerSachbearbeiter

l Adreßetiketten-Druck Suchen von bereits angelegten Kunden / Projekten Löschen von Kunden / Projekten

Zuordnung zu Partner bzw. Sachbearbeiter

Jeder/s Kunde/Projekt wird zwingend einem Geschäftsführer zugeordnet. Wenn zum Zeitpunkt der Anlage der zuständige Geschäftsführer/Sachbearbeiter noch nicht feststeht, ist die Auswahl [KEINER] zulässig.

Diese Zuordnung ist maßgeblich bei der Selektion von Honorarnoten sowie bei diverse Partner-Auswertungen.

Für diese Zuordnung ist das Anlegen von zumindest einem Geschäftsführer (Mitarbeiter mit PARTNERSTATUS JA in den Mitarbeiterstammdaten) notwendig.

Außerdem kann der/das Kunde/Projekt zusätzlich einem Sachbearbeiter zugeordnet sein. Jeder in den Mitarbeiterstammdaten angelegte Mitarbeiter kann hier als Sachbearbeiter ausgewählt werden. Diese Zuordnung ist wiederum Grundlage für sacharbeiterbezogene Auswertungen.

EK/Stunde bzw. VK/Stunde

wird als Vorschlagswert in der Honorarnotenverrechnung verwendet.

Adressetikett-Druck

Die Markierung in diesem Kontrollfeld ist ausschlaggebend für die Aufnahme in die Liste für den generellen Etikettendruck im Menü Extra. Alternativ zum generellen Etikettendruck können an dieser Stelle mittels der Schaltfläche Drucken auch individuell Adreßetiketten ausgedruckt werden.

Wenn ein Klient neu angelegt wurde, ist dieses Kontrollfeld standardmäßig angekreuzt. Bei einem generellen Etikettendruck über das Menü Extra wird nach Bestätigung des erfolgreichen Drucks die Markierung in diesem Feld gelöscht.

Sobald die letzten Adreßetiketten bis auf den Reservebestand verbraucht sind, kann jeder Mitarbeiter dieses Kontrollfeld wieder ankreuzen, damit beim nächsten Etikettendruck wieder neue Etiketten ausgedruckt werden.

Achtung: Eine Änderung des Stundensatzes in den Stammdaten wirkt sich nur auf den Defaultwert der Leistungen aus, die NACH dieser Änderung erfasst werden.

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Durch Klicken auf diese Schaltfläche können Sie für den aktuellen Klienten wahlweise einen Bogen Adreßetiketten, Ordnerrücken für ein bestimmtes Wirtschaftsjahr oder ein Klientenstammblatt ausdrucken.

Diese individuellen Ausdrucke haben keinen Einfluß auf das Kontrollfeld Adreßetiketten.

Details zum Dialog Etiketten - Druck

Suche nach Kunden/Projekt

Buchstabenfilter

Sie haben die Möglichkeit, beim Blättern durch den Klientenstamm die Klientennamen auf einzelne Buchstaben einzuschränken. Klicken Sie dazu den gewünschten Buchstaben an. Das Feld „gefiltert“ zeigt Ihnen dann den Buchstaben an, nachdem gefiltert wird. Blättern Sie anschließend mit der Tasten <Bild> oder über die entsprechende Pfeil-Schaltfläche in der Datensatzanzeige weiter.

Den Filter können Sie über die Schaltfläche „Alle“ wieder aufheben.

Listbox: "Suche:"

Eine weitere Möglichkeit der Klientensuche haben Sie über das Feld „Wählen Sie den zu suchenden Klienten aus“. Mit Hilfe der Listbox können Sie hier den gewünschten Klienten selektieren, wobei Sie wiederum die Möglichkeit haben, mit den ersten Anfangsbuchstaben in der Liste an die gewünschte Stelle zu springen.

Dialog Suchen Stellen Sie den Cursor in das Feld, in dem Sie suchen wollen. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" - "Suchen".

Löschen eines Kunden/Projektes

Wenn Sie einen Klienten löschen wollen, wählen Sie zuerst den betreffenden Klienten aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche .

Im anschließende Dialog werden Sie aufgefordert, das Datum einzugeben, welches als Stichtag für das Ausscheiden des Klienten anzuwenden ist. Ab erfolgter Löschung ist es nicht mehr möglich,

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Untergeordnete Einträge

Leistungen für diesen Klienten zu erfassen. Außerdem scheidet er ab diesem Datum aus sämtlichen Auswertungen aus.

Aufgrund eventuell bestehender Leistungs- und Honorarnotendaten verbleibt der Klient mit dem Status „inaktiv“ in der Datenbank.

Sie können das Löschen eines Klienten rückgängig machen, indem Sie über die Schaltfläche „Gel." nur gelöschte Klienten anschauen und den gewünschten Klienten auswählen.

Über entfernen Sie das Datum der Löschung und gliedern somit den vormals gelöschten Klienten wieder in Ihre aktive Klientendatei ein. Anschließend schalten Sie die Selektion „Gelöschte“ Klienten durch nochmaliges Klicken wieder aus.

Kapitelübersicht

Untergeordnete Einträge

listen alle anderen Kunden/Projekte auf, die dem aktuellen Kunden/Projekt zugeordnet sind

Kapitelübersicht

WT-Specials

für WT-relevante Informationen wie z.B. Vertretungsumfang,

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Steuernummer, Wirtschaftsjahr o.ä.

Informationen zu Felder mit besonderen Funktionen:

Wirtsschaftsjahr von - bis

steuerliche Vertretung - ab

nur für Fristenliste

Steuernummern

Wirtschaftsjahr von - bis

Tragen Sie hier das für den Klienten gültige Wirtschaftsjahr ein. Diese Werte werden auf diversen Etiketten (Ordnerrücken, Stammblatt, u.ä.) angeführt

steuerliche Vertretung - ab

Wenn Sie das Feld „steuerliche Vertretung“ angekreuzt haben, tragen sie hier das Datum ein, ab wann vertreten wird bzw. die Vollmacht Gültigkeit hat. Dieses Datum ist ausschlaggebend für die Aufnahme in die Fristenliste für jedes Finanzamt.

nur für Fristenliste

Wenn für den Klienten kein Tätigkeitsbereich übernommen wurde, und somit keine Leistungserfassung und Honorarabrechnung vorgesehen ist, kreuzen Sie die Option "nur für Fristenliste" an. Der Klient wird somit auch in keiner Auswertung berücksichtigt, sondern lediglich in der Fristenliste mitgeführt.

Steuernummern

Über den Dialog Neu werden die notwendigen Steuernummern angelegt und verwaltet. Die Zuteilung der Steuernummern erfolgt über das zuständige Finanzamt.

Bei Zuständigkeit von mehreren Finanzämtern gibt es die Möglichkeit, auch mehrere Steuernummern einzutragen.

ACHTUNG: Legen Sie immer eine Steuernummer an, wenn der Klient in der Fristenliste aufgenommen werden soll! Ohne Steuernummer kann der Klient nicht auf die Fristenliste aufgenommen werden. Wenn Sie die konkrete Nummer noch nicht wissen, geben Sie "neu" als Steuernummer ein

Bei Zuständigkeit von mehreren Finanzämtern gibt es die Möglichkeit, auch mehrere Steuernummern einzutragen. Steuernummern eintragen

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UDF

Kunden / Projekte - UDF

Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei wählbare Informationen zu erfassen.

Beispiel: Kunden / Projekte sollen Teams zugeordnet werden

Kapitelübersicht

Kunden / Projekte - Etikettendruck

Radiobutton"Adressetikett/Ordnerrücken/Stammblatt"

Wählen Sie zuerst die gewünschte Etikettenform aus. Durch Klicken auf diese Schaltfläche können Sie für den ausgewählten Klienten einen Bogen Adressetiketten, Ordnerrücken für ein bestimmtes Wirtschaftsjahr oder ein Klientenstammblatt ausdrucken.

Kapitelübersicht

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Steuernummern

Dialog: Steuernummer

Jede Steuernummer wird über diesen Dialog angelegt. Sämtliche notwendige Informationen wie zuständiges Finanzamt, Referat sowie das 1.Erklärungsjahr werden hier eingetragen. Freie Beschreibungsfelder bieten die Möglichkeit Zusatzinformationen anzumerken.

Beschreibung

Tragen Sie hier eine Beschreibung der Steuernummer ein. Diese Information ist vor allem bei mehreren Steuernummern hilfreich.

ACHTUNG: Legen Sie immer eine Steuernummer an, wenn der Klient in der Fristenliste aufgenommen werden soll! Ohne Steuernummer kann der Klient nicht auf die Fristenliste aufgenommen werden. Wenn Sie die konkrete Nummer noch nicht wissen, geben Sie "neu" als Steuernummer ein.

1. Erklärungsjahr

Das Eintragen des 1. Erklärungsjahres ist relevant für die Fristenliste und die Quotenberechnung. Wenn keine Eintragung erfolgt, wird der Klient sofort in die Fristenliste aufgenommen. Wenn ein Erklärungsjahr eingetragen ist, wird er ab diesem Veranlagungsjahr in die entsprechende Fristenliste aufgenommen.

Kapitelübersicht

Produkte

Die hier definierten Produktarten können in der Leistungserfassung in der Listbox "Produkt"

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selektiert werden.

Die Produkte stellen die individuell bewertbaren Tätigkeitsbereiche des Unternehmens dar.

Die einzelnen Bereiche müssen sich eindeutig unterscheiden lassen, damit auch die Leistungserfassung durch den Mitarbeiter eindeutig ist.

Außerdem können die einzelnen Tätigkeitsbereiche im Rahmen des Standardreportings ausgewertet werden.

Stammdaten UDF Kapitelübersicht

Produkte Stammdaten

Ankreuzfeld: Produkt = Fehlzeit © Copyright 2011 by WSS weiser software support Gesellschaft m.b.H. - Irrtümer und Änderungen vo...

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UDF

Damit können erfaßte Leistungszeiten, die Fehlzeiten sind, gesondert ausgewertet werden. (z.B. Krankenstand, Behördenweg, o.ä.)

EK/Stunde bzw. VK/Stunde

für ein Produkt kann als Vorschlagwert bei der Honorarnoten angewandt werden.

Achtung: Eine Änderung des Stundensatzes in den Stammdaten wirkt sich defaultmäßig nur auf Leistungen aus, die NACH dieser Änderung erfaßt werden.

UDF

Über individuell definierte UDFs können weiter Informationen zu jedem Produkt erfaßt werden.

Kapitelübersicht

Produkte - UDF

Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei wählbare Informationen zu erfassen.

Beispiel: In den Produkt-Stammdaten soll festgelegt werden, in welchen Tätigkeitsbereich eine Tätigkeit fällt.

Kapitelübersicht

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Mitarbeiterstammdaten

Neuanlage und Bearbeitung von Mitarbeiterstammdaten und UDF Suche nach Mitarbeiter Mitarbeiter löschen

Neuanlage und Bearbeitung von Mitarbeiterstammdaten

Sozialversicherungsnummer

Die Sozialversicherungsnummer muss immer eingegeben werden, da sie den Verknüpfungspunkt mit allen mitarbeiterrelevanten Abrechnungen bildet.

ACHTUNG: Wenn Änderungen in den Stammdaten der Mitarbeiter durchgeführt werden (z.B.: Änderung der Wochenarbeitszeit), so ist zu beachten, dass vor diesen Änderungen sämtliche Monats-Abrechnungen, für die die bisherigen Vereinbarungen gelten, durchzuführen sind.

Persönliche Daten

In diesem Abschnitt wird der vollständige Name des Mitarbeiters, alle Adresskomponenten, Telefon- und Faxnummer sowie Mitarbeiterkürzel angelegt.

Eintrittsdatum

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Geben Sie hier das Eintrittsdatum ein. Das Eintrittsdatum ist für die Berechnung von Urlaubsansprüchen etc. relevant.

Austrittsdatum

Das Eintragen eines Austrittsdatums markiert den Mitarbeiter als gelöscht. Der Mitarbeiter scheidet mit diesem Eintrag von diversen Listboxen aus (z.B. Leistungserfassung, Reisekostenabrechnung u.ä.).

ACHTUNG: Achten Sie bei der Auswahl des Datums darauf, daß auf keinen Fall vor diesem Datum Leistungen des Mitarbeiters in der Leistungserfassung eingegeben werden. Dies ist zwar grundsätzlich programmtechnisch möglich, allerdings führt es bei der Mitarbeiterabrechnung der Überstunden zu einem Zeitüberschneidungsfehler.

Partner

Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn der Mitarbeiter gleichzeitig Partner (Geschäftsführer) ist. Dieses Feld bildet die Grundlage für die an verschiedenen Stellen von WSS-KavE in einer Listbox auszuwählenden Partner und ist bei der Neuanlage von Klienten notwendig, um die Zuständigkeit des Geschäftsführers festzulegen.

Außerdem werden einige Sonderfunktionen für Partner von WSS-KavÈ an dieses Feld geknüpft.

Sachbearbeiter für Fristenliste

Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn der Mitarbeiter auch für das Erstellen und Bearbeiten von Fristenlisten verantwortlich und berechtigt ist. Bei Mitarbeitern, die als Partner eingetragen sind (Feld "Partner" ist angekreuzt) wird auch das Feld "Sachbearbeiter für Fristenlisten" automatisch angekreuzt. Es kann allerdings jederzeit wieder zurückgenommen werden.

Wochenarbeitszeit

Tragen Sie hier die vereinbarte Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters ein. Sie ist Grundlage für die Berechnung der Überstunden in der Mitarbeiterabrechnung.

ACHTUNG: Wenn die vertragliche Grundlage der individuellen Wochenarbeitszeit sich verändert, ist es wesentlich, daß diese Änderung in den Stammdaten eingetragen wird, bevor eine Mitarbeiterabrechnung für das Monat (bzw. die Monate) durchgeführt wird, in dem (denen) diese veränderte Wochenarbeitszeit bereits gilt. Bei einer Mitarbeiterabrechnung wird nämlich die Wochenarbeitszeit für das abgerechnete Monat mitgespeichert und zur Berechnung verwendet, auch wenn diese Mitarbeiterabrechnung gelöscht und wiederholt durchgeführt wird.

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UDF

EK/Stunde bzw. VK/Stunde

Tragen Sie den Mitarbeiterselbstkostensatz / Stunde ein. Dieser Satz wird über die Leistungserfassung als Kostenfaktor an Auswertungen und Expensare weitergegeben.

Tragen Sie den Verkaufspreis-Stundensatz ein. Dieser stellt den Standardverkaufspreis des Mitarbeiters dar. Der Verkaufspreis wird bei der Honorarnotenerstellung als zu verrechnender Stundensatz vorgeschlagen.

UDF Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei wählbare Informationen zu erfassen.

Beispiel:

Mitarbeiter sollen Teams zugeordnet werden.

Suche nach Mitarbeiter

Mit Hilfe der Listbox „Mitarbeitersuche“ können Sie den gewünschten Mitarbeiter selektieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit den ersten Anfangsbuchstaben in der Liste an die gewünschte Stelle zu springen. Wenn Sie die Schaltfläche „Gelöschte“ anklicken, können Sie nur die Mitarbeiter, die bereits ausgeschieden sind, anzeigen.

Mitarbeiter löschen

Wenn Sie einen Mitarbeiter löschen wollen, tragen Sie in das Feld Austrittsdatum das entsprechende Datum ein. Dieser Datensatz wird somit auf „inaktiv“ gesetzt, verbleibt aber für historische Auswertungen in der Datenbank. Wenn Sie die Schaltfläche „Gelöschte“ anklicken, können Sie nur die Mitarbeiter, die bereits ausgeschieden sind, anzeigen.

Kapitelübersicht

Mitarbeiter UDF

Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei

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Page 19: WSS-KavE Handbuch Version 5

wählbare Informationen zu erfassen.

Beispiel: Kunden / Projekte sollen Teams zugeordnet werden

Kapitelübersicht

Sonderfunktionen eines Mitarbeiters mit Partnerstatus JA

Während die Zugriffsrechte auf einzelne Funktionen in WSS-KavÉ® über die Benutzergruppen definiert sind, gibt es im Programm einzelne Abfragen, die auf das Feld "Partner" im Mitarbeiterstammblatt basieren

Mitarbeiterstammdaten, Fristenliste Durch den Eintrag ins Feld "Partner" wird automatisch auch das Feld "Sachbearbeiter für Fristenliste" angekreuzt. Dies hat wiederum Auswirkung auf die Protokollierung im Lebenszyklus der Fristenliste.

Natürlich kann die Markierung im Feld "Sachbearbeiter für Fristenlisten" entfernt werden

Leistungserfassung

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Geschäftsführer / Partner können im Feld "Dauer" die effektive Dauer einer Leistung eingeben, ohne Beginn- und Endzeiten einzutragen.Da für Geschäftsführer / Partner keine Überstundenabrechnung vorgenommen wird, ist es wichtig, daß Leistungen unabhängig von der Tageszeit, zu der sie erbracht wurden, auch in ihrer Gesamtdauer erfasst werden können.

Mitarbeiterabrechnung Eine monatliche Überstundenabrechnung für Mitarbeiter mit dem Status "Partner" laut Mitarbeiterstammblatt ist nicht vorgesehen

Mitarbeiterabrechnung - Überstunden Die Ausbezahlung der Überstunden darf nur nach Unterschrift der Überstundenabrechnung und deren Bestätigung durch einen Partner in der Listbox von WSS-KavÉ® erfolgen.

Das bedeutet, dass in dieser Listbox nur Mitarbeiter aufgeführt werden, die im Mitarbeiterstammblatt das Feld "Partner" angekreuzt haben. Durch die Auswahl eines Partners in diesem Programmteil, setzt er quasi auch für WSS-KavÉ® seine Unterschrift unter die Überstundenabrechnung. Der Originalbeleg, der die händische Unterschrift des Partners tragen sollte, wird für die interne Lohnverrechnung verwendet.

Werkvertrag Bei der Zahlung von Werkverträgen kann nur ein Partner als zuständiger Mitarbeiter selektiert werde

Reisekosten Kontrollfeld [Bestätigt von] In diesem Feld stehen nur Mitarbeiter mit Status "Partner" zur Auswahl.

Fristenliste - Lebenszyklus Fristenliste Im Zuge der Bearbeitung und des Ausdruckens von Fristenlisten wird der Benutzer in einem Dialog aufmerksam gemacht, wenn die Fristenliste noch nicht von allen Sachbearbeitern - in diesem Fall auch Partner - bearbeitet wurde.

Partner sind somit standardmäßig dazu aufgerufen, den aktuellen Stand der Fristenliste zu prüfen, bevor sie endgültig dem Finanzamt übergeben wird.

Auswertungen Die Selektion "Zuordnung von Geschäftsführer" in den Klientenstammdaten weist jedem Klienten einem Partner / Geschäftsführer zu. In verschiedenen Auswertungen kann nach diese Zuordnung selektiert werdenBei den Partnerauswertung können nur Mitarbeiter mit dem Status

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Page 21: WSS-KavE Handbuch Version 5

"Partner" laut Mitarbeiterstammblatt selektiert werdenPartner sind von Auswertungen, denen eine Mitarbeiterabrechnung zugrunde liegt, ausgenommen

Werkvertragsnehmer

Erstellung und Bearbeiten eines Werkvertrages

Neuanlage und Bearbeitung von Werkvertragsnehmerstammdaten

Persönliche Daten

In diesem Abschnitt wird der vollständige Name des Werkvertragsnehmer inklusive korrekte Anrede und Titel, alle Adresskomponenten, Telefon- und Faxnummer sowie ein eventueller Ansprechpartner angelegt.

Die vollständigen Informationen aus diesem Bereich sind Grundlage für das Anlegen von Werkverträgen, für die Adressierung von Dokumenten des Schriftverkehrs aus WSS-KavÉ®, für die Leistungserfassung und Zahlung/Abrechnung von Werkverträgen sowie diversen Auswertungen.

Suche nach Werkvertragsnehmern

Mit Hilfe der Listbox „Werkvertragsnehmersuche“ können Sie den gewünschten Werkvertragsnehmer selektieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit den ersten Anfangsbuchstaben in der Liste an die gewünschte Stelle zu springen.

Werkvertrag zu Werkvertragsnehmer

Mit dem Button Werkvertrag kann sofort zu dem(n) dazugehörige(n)

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Page 22: WSS-KavE Handbuch Version 5

Werkvertrag (Werkverträgen) gewechselt werden. Kapitelübersicht

Orte und Länder

Ort

In der Datenbank Orte sind alle österreichischen Ortschaften mit Postleitzahl und Bundeslandzuordnung bereits angelegt.

Länder

Wenn Sie ein bereits angelegtes Land bearbeiten wollen, wandern Sie in der Datensatzanzeige mit der Pfeil-Schaltfläche -> auf den entsprechenden Datensatz und können dort Ihre Änderungen eintragen.

Wenn Sie ein weiteres Land anlegen wollen, das noch nicht in der Liste enthalten ist, wandern Sie in der Datensatzanzeige mit der Pfeil-Schaltfläche ->| zum letzten Datensatz und schlagen anschließend mit der <Bild> weiter Taste einen neuen Datensatz auf. Tragen Sie das entsprechende Land ein.

Kehren Sie anschließend zur Hauptauswahl zurück, bevor Sie einen neuen Ort anlegen. Das Land, das Sie soeben bearbeiten bzw. neu angelegt haben, wird somit gespeichert.

Suche nach Orten

Mit Hilfe der Listbox „Ortssuche“ können Sie den gewünschten Ort selektieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit den ersten Anfangsbuchstaben in der Liste an die gewünschte Stelle zu springen.

Kapitelübersicht

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Page 23: WSS-KavE Handbuch Version 5

Leistungen

Der Programmteil Leistungen beinhaltet

l die Leistungserfassung l die Leistungsmanipulation

(Verrechnungsstatus ändern, Leistungsumbuchung)

WSS-KavÉ® bietet somit ein umfassendes Werkzeug für folgende Aufgabenroutinen:

l Zeiterfassung l Zuordnung von Leistungen an einzelne Klienten l Bewertung von erbrachten Leistungen nach ihrer Verrechenbarkeit l Grundlage für Honorarnotenerstellung l Grundlage für Mitarbeiter-Überstundenabrechnung l Grundlage für die meisten statistischen Auswertungen

Leistungserfassung

Die Leistungserfassung ist Grundlage für Honorarnotenerstellung, Abrechnung/Zahlung von Werkverträgen, Ermittlung von Über- und Mehrstunden der Mitarbeiter sowie diverse Auswertungen.

Über diesen Programmteil werden sämtliche Tätigkeiten des Tages aufgezeichnet, und den jeweiligen Klienten zugeordnet bzw. als interne Regiestunden geführt. Die vollständigen Aufzeichnungen sind somit auch Basis für jede Produktivitätsauswertung.

Die erfaßten Leistungen können solange beliebig ergänzt, verändert bzw. gelöscht werden, bis entweder eine Mitarbeiterabrechnung durchgeführt wurde, oder bis für eine Leistung eine Honorarnote erstellt wurde.

Die Leistungserfassung sollte - auch aus organisatorischen Gründen - für bzw. von jedem Mitarbeiter täglich durchgeführt und aktuell gehalten werden.

Sollten Änderungen in den Stammdaten der Mitarbeiter durchgeführt werden (z.B. Änderung der Wochenarbeitszeit) so ist zu beachten, daß vor diesen Änderungen, sämtliche Monatsabrechnungen, für die die bisherigen Vereinbarungen gelten, durchzuführen sind.

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Page 24: WSS-KavE Handbuch Version 5

Während dem Erfassen von Leistungen können Eingaben mit <Esc> wieder zurückgesetzt werden. Sobald jedoch eine Schaltfläche gedrückt wird, werden die Eingaben gespeichert.

Kapitelübersicht

LEISTUNGEN

Leistungserfassung

l Erfassen von Leistungen l Bearbeiten von Leistungen l Löschen von Leistungen

Leistungsmanipulation

l Filtern von Leistungen l Gefilterte Leistungen selektieren l Manipulationsart und -weise festlegen

Weitere Möglichkeiten zur Leistungszuordnung (UDF-Tabellen)

Mitarbeiterabrechnung

Leistungserfassung

Leistungserfassung für

Tragen Sie den Tag ein, für den eine Leistungserfassung durchgeführt

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Page 25: WSS-KavE Handbuch Version 5

werden soll. Vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum.

Beginn / Ende / Dauer

Tragen Sie die Beginnzeit der zu erfassenden Tätigkeit ein. Die Zeit muss auf Viertelstunden auf- oder abgerundet werden. Stunden und Minuten werden durch Doppelpunkt getrennt. (z.B. 08:00) Die Zeitspannen, die für einzelne Tätigkeiten eingeben werden, dürfen einander nicht überschneiden.

Mitarbeiter mit dem Sonderstatus "Partner" können die tatsächliche Dauer in Stunden und Minuten (z.B.: 4:30) eingeben, ohne Beginn- oder Endzeiten eingeben zu müssen.

ACHTUNG: Bei Überschneidung mit einem eingetragenen Urlaubstag, müssen Sie diesen zuerst aus der Urlaubsplanung entfernen, bevor Sie Leistungen für diesen Tag erfassen können.

Stellen Sie sicher, dass das Eintrittsdatum des entsprechenden Mitarbeiter vor dem ersten Tag liegt, an dem Leistungen für diesen Mitarbeiter erfasst werden.

kurze Beschreibung der Tätigkeit

Die Leistungsbeschreibung, die in diesem Feld eingetragen wird, scheint später im Expensar zur Honorarnote auf.

Klient

Wählen Sie aus der Listbox den Klienten aus, dem diese Tätigkeit zugeordnet werden soll. Diese Zuordnung ist Basis für die Honorarnotenerstellung und den wichtigsten Produktivitätsauswertungen.

Für Leistungen, die einem INTERNEN Kanzleiprojekt zuzuordnen sind, wählen Sie entweder "Kanzleiname INTERN" oder das entsprechend dafür definierte INTERNE Projekt.

Bemerkungen

Dieses Informationsfeld bezieht sich jeweils auf die aktuell ausgewählte Leistungszeile und ist bietet die Möglichkeit, spezielle Erläuterung zu einer einzelnen Leistungszeile festzuhalten.

Kapitelübersicht

Leistungen bearbeiten Wenn Sie mehrere Leistungen bearbeiten müssen, die von unterschiedlicher Mitarbeiter und innerhalb verschiedener Zeiträume erbracht wurden, gehen Sie in die Leistungsmanipulation.

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Page 26: WSS-KavE Handbuch Version 5

Wenn Sie für 1en bestimmten Mitarbeiter oder Werkvertrag die erfassten Leistungen 1es Tages sehen wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

l Wählen Sie im Programmteil Leistungserfassung den Mitarbeiter / Werkvertrag und den entsprechenden Tag aus. .

l Führen Sie im Menü Extra- Auswertungen die Auswertung „Mitarbeiterleistungen für 1 Tag" selektiv für einen Mitarbeiter durch.

Leistungen können NICHT mehr verändert werden ... :

l ..., wenn diese Leistung bereits im Rahmen einer Honorarnote abgerechnet wurde. Auch wenn diese storniert bzw. gutgeschrieben wird, kann eine abgerechnete Leistung nicht mehr verändert werden.

l ..., wenn bereits eine Mitarbeiterabrechnung, für den Zeitraum erstellt wurde, in den die zu bearbeitende Leistung fällt.

Ist ein Veränderung notwendig, muss zuerst die monatliche Mitarbeiterrechnung für diesen einen Mitarbeiter gelöscht werden, um dann die Korrekturen in der Leistungserfassung durchzuführen

Anschließend muss die Mitarbeiterabrechnung für diesen Mitarbeiter und Monat anschließend noch einmal ausgeführt werden.

Kapitelübersicht

Leistungen löschen Wenn Sie eine ganze Zeile in der Tabelle Leistungserfassung löschen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

l Wählen Sie im Programmteil Leistungserfassung den entsprechenden Mitarbeiter / Werkvertrag und Tag aus.

l Wenn Sie die entsprechende Tabelle am Bildschirm aufgelistet sehen, gehen Sie mit dem Cursor auf die zu löschende Zeile.

l Klicken Sie mit der Maus auf das graue Feld Datensatzmarkierer ganz links in dieser Zeile. Das Feld wird dunkelgrau markiert und ein weißer Anzeigepfeil erscheint.

l Drücken Sie dann die <Entf> Taste. Im anschließenden Dialog werden Sie aufgefordert, die Löschung

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Page 27: WSS-KavE Handbuch Version 5

zu bestätigen oder abzubrechen.

ACHTUNG: Wenn Sie für den selben Zeitraum eine andere Leistung erfassen wollen, müssen Sie zuerst den Programmteil „Leistungserfassung" verlassen und wieder auswählen, da sonst die Fehlermeldung" Ungültige Eingabe: Für diesen Zeitbereich wurde bereits eine Tätigkeit eingeben!" erscheint.

Leistungen können nicht gelöscht werden:

l wenn bereits eine Honorarnote erstellt wurde (auch wenn diese storniert bzw. gutgeschrieben wird)

l wenn bereits eine Mitarbeiterabrechnung, für den Zeitraum erstellt wurde, in den die zu bearbeitende Leistung fällt. Ist ein Veränderung trotzdem notwendig, muss zuerst die monatliche Mitarbeiterrechnung für diesen einen Mitarbeiter gelöscht werden, um dann die Korrekturen in der Leistungserfassung durchzuführen

Anschließend muss die Mitarbeiterabrechnung für diesen Mitarbeiter und Monat anschließend noch einmal ausgeführt werden.

Kapitelübersicht

Anfangssaldo für offene Leistungen Offene Leistungen, die vor dem Ersteinsatz von WSS-KavÉ® für Kunden erbracht wurden, müssen für die Honorarnotenerstellung in WSS-KavÉ® sowie korrekte Klientenauswertungen in WSS-KavÉ® erfasst werden.

Entscheiden Sie zuerst, ob es in Hinblick auf Ihre zukünftigen Statistiken wesentlich ist, dass Leistungen aus Vorperioden nach den Mitarbeitern unterschieden werden können, die sie erbracht haben

Leistungen aus Vorperioden erfassen

Wenn Sie entschieden haben, dass die Leistungen entsprechend den Mitarbeitern, die sie erbracht haben, erfasst werden sollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Erfassen der Leistungen

Wählen Sie ein Datum vor dem Ersteinsatz von WSS-KavE aus und geben Sie alle Leistungen entsprechend Ihrer eigenen Aufzeichnungen "Leistungen aus Vorperioden" ein.

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l Tip: Legen Sie eine neue Produktart "Leistungen aus Vorperioden" an, auf die Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter erfassen.

l Tip: Der besseren Übersicht halber verwenden Sie eine Tagesarbeitszeit von 20:00 Stunden

Beispiel: Ersteinsatz von WSS-KavE 1.4. Für den Klienten "Huber" hat der Mitarbeiter "Hugo Maier" 15 h und der Mitarbeiter "Erich Ernst" 20 h in Vorperioden geleistet.

Mitarbeiter Datum Produkt Beginn Ende Klient

Hugo Maier 1.3. Leistungen aus Vorperioden

0:00 15:00 Huber

Erich Ernst 1.3 0:00 20:00 Huber

...

ACHTUNG: Um das Überstundenkonto der Mitarbeiter nicht zu belasten darf die Mitarbeiterabrechnung für März natürlich nicht durchgeführt werden!Führen Sie diese Schritte für alle zu erfassenden Klientenleistungen durch.

Alle Leistungen auf 1 Werkvertragsnehmer

Wenn Sie entschieden haben, dass alle Leistungen gesamt auf einen Dummy-Werkvertragsnehmer eingetragen werden sollen, führen Sie folgende Schritte aus:

l Anlegen eines Dummy-Werkvertragsnehmer. Nennen Sie den Werkvertragsnehmer z.B. "Offene Leistungen aus Vorperioden"

l Anlegen eines Dummy-Werkvertrag mit der Abrechnungart "Leistung" an.

l Wenn Sie mehrere unterschiedliche Stundensätze schon bei der Erfassung der Leistungen festlegen wollen, müssen Sie für jeden dieser Stundensätze einen eigenen Werkvertrag anlegen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit erst bei der Honorarnotenerstellung die entsprechenden Stundensätze einzugeben.

l Erfassen der Leistungen Wählen Sie den entsprechenden Werkvertrag aus. Wählen Sie ein Datum vor dem Ersteinsatz von WSS-KavE aus und geben Sie alle Leistungen entsprechend Ihrer eigenen Aufzeichnungen "Leistungen aus Vorperioden" ein.

¡ Tip: Legen Sie eine neue Produktart "Leistungen aus Vorperioden" an, auf die Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter erfassen.

¡ Tip: Der besseren Übersicht halber verwenden Sie eine

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Tagesarbeitszeit von 20:00 Stunden.

Damit können Sie die Leistungen aus Vorperioden bei der Erstellung einer Honorarnote am Expensar mitverrechnen.

Beispiel: Ersteinsatz von WSS-KavE 1.4. Für einen Werkvertrag "Offene Leistungen aus Vorperioden" soll für den Klienten "Huber" eine Leistung von 35 h eingegeben werden:

Werkvertrag Datum Produkt Beginn Ende Klient

Offene Leistungen aus Vorperioden

1.3.Leistungen aus Vorperioden

0:00 20:00 Huber

Offene Leistungen aus Vorperioden

2.3 0:00 15:00 Huber

... Führen Sie diese Schritte für alle zu erfassenden Klientenleistungen durch.

HINWEIS: Das Datum der Honorarnote ist ausschlaggebend für die zeitliche Zuordnung der verrechneten Leistungen in den Auswertungen!

Leistungsmanipulation Die von den Mitarbeitern erfassten Leistungen müssen vielfach vor der Erstellung der Honorarnoten korrigiert, vereinheitlicht oder aktualisiert werden.

WSS-KavÉ® bietet dazu die vielfältigen Funktionen der Leistungsmanipulation.

Außerdem wurde damit auch eine Möglichkeit geschaffen, Datenkorrekturen durchzuführen.

Diese Korrekturen sollten nur von versierten Mitarbeitern der Administration durchgeführt werden, die Einblick in deren Auswirkungen haben.

Zur Leistungsmanipulation zählen:

l das Umbuchen von Leistungen auf andere Kunden/Projekte l mehrfache Änderungen des Stundensatzes l Änderungen des Verrechnungsstatus l Änderungen in der Zuordnung des Produktes

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l Änderungen im Text der Leistungsbeschreibung Kapitelübersicht

Leistungen filtern/selektieren/manipulieren

Schritte der Leistungsmanipulation:

l Filter zur Leistungsmanipulation l Manipulationsart und -weise festlegen l Beispiel Hinweis: Einzelne Leistungen können auch durch Überschreibung der Datensätze verändert werden. Gespeichert wird durch Klick auf den Datensatzzeiger bzw. Wechsel auf den nächsten Datensatz.

Filter zur Leistungsmanipulation

Zum Filtern von Leistungen stehen folgende Felder zur Verfügung:

Für die Aktivierung des Filters klicken Sie auf: Für die Deaktivierung des Filters klicken Sie auf:

Select Anzeige (DS)

nicht selektiert (weiß): l nur NICHT selektierte DS

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grau l NICHT selektierte l Selektierte

ausgewählt l nur selektierte DS

Datum

Das Datum Von- Bis ist ein Standard-Selektionskriterium.

Geben Sie das Datum an, in dem die zu manipulierenden Leistungen erfasst wurden.

Beschreibung der Leistung

Soweit in der Leistungsbeschreibung beim Erfassen der Leistungen konsequent mit Bausteinen bzw. Shortcuts gearbeitet wurde, kann hier genau nach diesen Bausteinen /Shortcuts gefiltert werden.

weitere Felder

Produkt, Kunde/Projekt, Werkvertrag, Dauer, Verrechnungsstatus, VK/EK-Stundensatz

Veränderbare Leistungen anzeigen

ist ein weiteres Standard-Selektionskriterium.

Angezeigt werden nur die Leistungen, die auch manipuliert werden können. Das sind solche, die noch nicht Teil einer Honorarnote sind.

Leistungen selektieren

Die Selektion kann auf 2 Arten erfolgen:

l durch einzelnes Anhaken jedes Selekt-Feldes l Ankreuzen von Selektion (nachdem die Filterkriterien eingegeben

wurden)

l Klick auf

Manipulationsart festlegen und durchführen Wählen Sie in der Listbox die Manipulationsart aus und legen Sie den zu aktualisierenden Wert fest.

l Klicken Sie und l bestätigen Sie die Frage, ob sie Aktion auf die ausgewählten

Datensätze angewendet werden soll.

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Page 32: WSS-KavE Handbuch Version 5

Die Aktualisierung wird durchgeführt.

Beispiel:

l Gefiltert wird eine bestimmte Produktgruppe. l Selektiert werden einige Datensätze händisch l Am Beginn der Zeile Leistungsbeschreibung soll ein Kürzel eingefügt

werden:

l Filterkriterien sind Datum und Produkt

l

l die Selektion erfolgt durch Anklicken des Selektionfeldes

l die Manipulationsart wird festgelegt

l und durchgeführt

Nach Bestätigung wird die Manipulation durchgeführt und die Selektion der Datensätze gelöscht.

Kapitelübersicht

Leistungserfassung - UDF

UDF

Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei

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Page 33: WSS-KavE Handbuch Version 5

wählbare Informationen zu erfassen.

Beispiel: Hierarchische und chronologische Zuordnung Die Produkte sollen zusätzlich nach Produktsparten zugeordnet werden. Da außerdem zwischen unterschiedlichen chronologischen Phasen unterschieden werden soll, wird die Tätigkeit jeweils auch einer Phase zugeordnet.

Kapitelübersicht

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Page 34: WSS-KavE Handbuch Version 5

Honorarnoten Der Programmteil Honorarnoten beinhaltet die Honorarnotenerstellung sowie das Honorarnotenarchiv.

l Die Funktionsgruppe Honorarnoten, setzt sich aus den 3 Schritten der Honorarnotenerstellung zusammen.

l Die Funktionsgruppe Archive, beinhaltet

¡ das Honorarnotenarchiv, sowie

¡ die Gutschriftenerstellung, -verwaltung und -archiv.

Kapitelübersicht

Honorarnoten

Honorarnotenerstellung

Vorbereiten/Erstellen

l Honorarnoten anlegen /ändern l Leistungen Ausziffern

Billing Wizard

l FILTER: Leistungen gruppieren und

filtern l Rechenfunktionen

Autorisieren & Drucken HN fertigstellen:

l Reisekosten mitverrechnen l Expensare

¡ Internes Expensar ¡ Externes Expensar

l Honorarnote drucken l Gestalten von Honorarnoten

Leistungsbewertung

l Bewertung von Leistungen l Verrechnen eines zusätzlichen

Deckungsbeitrages l Bewerten von "nicht

verrechenbaren" Leistungen

Archive Honorarnoten Gutschriften

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Page 35: WSS-KavE Handbuch Version 5

l Honorarnote Anzeigen Gutschriften anzeigenl Druckstatus ändern Expensarl Gutschrift erstellen

¡ Gutschriftsmöglichkeiten ¡ Bewertung von (nicht verechenbaren)

Leistungen ¡ Honorarnotenkorrektur

l Gutschrift fertigstellen

Druckstatus ändern

l Honorarnote Löschen Gutschrift löschen

Tips: Honorarnotenkorrektur

Honorarnotenerstellung WSS-KavÉ® unterstützt die Möglichkeit, den Workflow zur Erstellung von Honorarnoten auf unterschiedliche Benutzer(-gruppen) zu verteilen.

l Benutzergruppe 1: Honorarnote vorbereiten Die Honorarnote wird inhaltlich sinnvoll zusammengestellt und die Leistungen entsprechend bewertet (= Ausziffern). In dieser Funktion kann die Honorarnote jedoch nicht endgültig fertiggestellt und ausgedruckt werden.

l Benutzergruppe 2: Honorarnoten erstellen Hier wird die Honorarnote durch einen Benutzer der Benutzergruppe 2 (Gruppe mit höherer Berechtigung) zusammengestellt, Leistungen bewertet und fertiggestellt.

l Benutzergruppe 2: Autorisieren & Drucken Wurde die Honorarnote bereits korrekt vorbereitet, und keine Korrektur notwendig, wird die Honorarnote in dieser Funktionsgruppe fertiggestellt und ausgedruckt.

Während des Zusammenstellens der zu verrechnenden Leistungen kann über eine Schaltfläche ins Honorarnotenarchiv gewechselt werden, um einzelne bereits erstellte Honorarnoten mit der im Moment zu bearbeitenden Honorarnote zu vergleichen.

Kapitelübersicht

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Page 36: WSS-KavE Handbuch Version 5

Honorarnote anlegen/ändern Nach der Selektion eines Kunden/Projektes, kann

l eine neue Honorarnote angelegt werden l eine bestehende Honorarnote (mit Druckstatus NEIN) geändert

werden

Angezeigt wird nach Auswahl eines Kunden/Projekts

l eine Liste der noch nicht verrechneten Leistungen des ausgewählten Kunden/Projekts.

nach Auswahl Kunden/Projekt und Auswahl Honorarnote/Expensar

l eine Liste der Leistungen dieser Honorarnote (=Expensar)

Wenn Sie den Programmteil Honorarnote vorbereiten ausgewählt haben, beenden Sie das Ausziffern der Leistungen mit Zurück

Wenn Sie den Programmteil Honorarnote erstellen ausgewählt haben, setzen Sie die Honorarnotenerstellung nach dem Ausziffern mit einem Klick auf Honorarnote fort.

Wechselt in den Programmteil Honorarnotenarchiv. Hier haben Sie die Möglichkeit, einzelne bereits erstellte Honorarnoten mit der im Moment zu bearbeitenden Honorarnote zu vergleichen.

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Page 37: WSS-KavE Handbuch Version 5

Honorarnote anlegen

Wählen Sie zuerst den/das abzurechnenden Kunden/Projekt aus. Alle zur Abrechnung offenen Leistungen werden aufgelistet.

Wählen Sie: *Neue Honorarnote

Anschließend werden Sie in einem Dialog gefragt, ob Sie eine neue Honorarnote anlegen wollen.

Honorarnote ändern

Wählen Sie zuerst den Kunden/Projekt, anschließend die Honorarnote, die sie ändern möchten.

ACHTUNG: Honorarnoten stehen nur solange zur Änderung zur Verfügung, solange ihr Druckstatus NEIN ist.

Kapitelübersicht

Leistungen ausziffern

Das Ausziffern von Leistungen besteht aus 2 Schritten:

l Selektion der Leistungen l Bewertung der Leistungen

Selektion der Leistungen:

l einzeln l mittels Filter (Billing Wizard)

Bewertung der Leistungen

l einzeln l oder über eine Filterfunktion

(Billing Wizard)

Siehe auch:

Grundsätzliche Informationen zur Leistungsbewertung

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Page 38: WSS-KavE Handbuch Version 5

Erläuterungen zu den "Verrechnen" Feldern

Billing Wizard

Selektion der Leistungen

Leistungen werden zur Verrechnung selektiert, indem eine Stundenanzahl und ein Verrechnungssatz eingetragen werden.

Leistungen

l einzeln l mittels Filter

selektieren.

Leistungen einzeln selektieren

Grundsätzliches zur Navigation:

Bewegen Sie sich innerhalb der Liste mit TAB nach vor bzw Alt TAB zurück.

Wenn Sie eine Zeile überspringen wollen, verwenden Sie die Maus.

Wenn Sie eine bereits selektierte Zeile aus der Selektion entfernen wollen, löschen Sie den Wert in Spalte Stunden und drücken Sie ESC.

Beispiel: Leistungszeile 1 soll verrechnet werden Leistungszeile 2 bleibt stehen für die nächste Honorarnote Leistungszeile 3 bleibt stehen für die nächste Honorarnote Leistungszeile 4 soll verrechnet werden

l Leistungszeile 1: ¡ Klicken Sie mit der Maus in das Feld "SATZ" ¡ mit ALT TAB zurückspringen in das Feld "STUNDEN" - die

vorgeschlagenen Defaultwerte werden damit aktiviert (angezeigt) und können beliebig verändert werden

l Die Leistungszeilen 2 und 3 sollen wunschgemäß nicht verrechnet werden.

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Page 39: WSS-KavE Handbuch Version 5

l Daher Leistungszeile 4: ¡ Klicken Sie mit der Maus in das Feld "SATZ" ¡ mit ALT TAB zurückspringen in das Feld "STUNDEN" - die

vorgeschlagenen Defaultwerte werden damit aktiviert (angezeigt) und können beliebig verändert werden

ACHTUNG: Wenn die Liste nur eine einzige Leistung zur Verrechnung enthält, müssen Sie, um diese Leistung zur Verrechnung zu bringen, nach den Eingaben in Feld „Stunden" und „Satz" den Datensatz speichern.

Tun Sie dies durch das Markieren des Datensatzes durch einen Klick auf den linken grau unterlegten Rand der Zeile (=Datensatzmarkierer).

Leistungen mittels Filter selektieren

Das Filterwerkzeug, mit dem mehrere Leistungen nach bestimmten Kriterien herausgefiltert werden können heißt: Billing Wizard

Leistungsbewertung

Mit der Selektion der Leistungen, die in einer Honorarnote verrechnet werden sollen, werden diese Leistungen auch bewertet - d.h. es wird ein Verkaufswert für diese Leistungen festgelegt.

Dabei können Leistungen

l zur Gänze mit defaultmäßig vorgeschlagenem Stundensatz verrechnet werden

l zur Gänze mit höherem oder niedrigerem Stundensatz verrechnet werden

l nur teilweise verrechnet werden.

In jedem Fall, wirkt sich diese Bewertung auf das Honorarnotenexpensar und damit auch auf die verschiedenen Auswertungen unterschiedlich aus. Siehe dazu

Grundsätzliche Informationen zur Leistungsbewertung

Erläuterungen zu den "Verrechnen" Feldern Arbeitstechnisch kann die Bewertung der Leistungen

l einzeln l oder über eine Filterfunktion (Billing Wizard)

erfolgen.

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Page 40: WSS-KavE Handbuch Version 5

Erläuterungen zu den "Verrechnen" Feldern

Verrechnen - Stunden / Satz

Der hier als Defaultwert vorgeschlagene Stundensatz stammt aus der Leistungserfassung

Zum Zeitpunkt dieser Leistungserfassung wird der jeweilige Stundensatz aus den Stammdaten ermittelt und in der Leistungstabelle festgelegt.

Achtung: Eine Änderung des Stundensatzes in den Stammdaten wirkt sich nur auf den Defaultwert der Leistungen aus, die NACH dieser Änderung erfasst werden.

Die hierarchische Anwendung im Falle, dass mehrere Stundensätze in Frage kommen:

1. Produkt 2. Kunde/Projekt 3. Mitarbeiter

Verrechnungswert

Der Betrag im Feld "Verrechnungswert" entspricht der Nettosumme der Honorarnote (ohne zusätzliche Posten wie Barauslagen, Reisekosten oder dergl.)

+ Summe aller Leistungen + erzieltem Deckungsbeitrag = Verrechnungswert ==================

Erläuterungen zum Feld "Wiedervorlage"

Dieses Feld wird automatisch angekreuzt, wenn sich ein Stundenrest ergibt, also dann wenn der gesamte oder ein Teil der Leistung für die aktuelle Honorarnote (noch) nicht selektiert wurde.

Soweit die Leistung in einer anderen Honorarnote verrechnet werden soll, lassen Sie das Feld angekreuzt.

Wollen Sie diesen Stundenrest als „nicht zu verrechnende Leistung" abschreiben, entfernen Sie die Markierung.

Die Entscheidung, ob eine Leistung nicht mehr verrechenbar ist, können Sie jedoch auch später treffen. Lassen Sie in diesem Fall die Markierung bestehen.

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Page 41: WSS-KavE Handbuch Version 5

Achtung:

l Änderung des Status der Wiedervorlage im Programmteil Honorarnotenerstellung:

¡ Wird eine Leistungszeile im Zuge der Honorarnotenerstellung auf "nicht verrechenbar" gesetzt, so kann - sobald die Honorarnotenerstellung beendet wurde (mit ZURÜCK oder auch durch Klick auf die Honorarnote) - diese Leistung nicht mehr bearbeitet werden (auch nicht in der Leistungsmanipulation!)

l Änderung des Status der Wiedervorlage in Programmteil Leistungsmanipulation:

¡ Wird der Verrechnungsstatus in der Leistungsmanipulation geändert, kann diese auch nachträglich noch in jeder Weise manipuliert werden zB. Umbuchung auf anderen Kunden/Projekt, Änderung des Verrechungsstatus,...

Kapitelübersicht

Billing Wizard Der WSS-KavÉ® Billing Wizard gibt Ihnen die Möglichkeit, bei der Honorarnotenerstellung die Leistungsliste nach unterschiedlichen Kriterien einzuschränken und so standardisierte Berechnungsfunktionen auf eine beliebige Anzahl von Leistungen anzuwenden.

Schritte zum Ausziffern von Honorarnoten unter Verwendung des Billing Wizards:

Definition

Welche Leistungen können in einem Arbeitschritt ausgeziffert werden. Welche gemeinsamen Kriterien erfüllen die einzelnen Leistungszeilen (z.B. Produkt, Mitarbeiter, gemeinsamer Text in Leistungsbeschreibung o.ä.)

HINWEIS:

l Sie können unterschiedliche Filter auf Ihre Leistungsliste anwenden,

l auf jede der gefilterten Leistungslisten die entsprechende Rechenfunktion durchführen,

l und erhalten als Ergebnis ein komplett ausgeziffertes Honorarnotenexpensar

FILTERN

Erläuterungen

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Page 42: WSS-KavE Handbuch Version 5

Beispiele Filter

AUSZIFFERN Erläuterungen

Beispiele Billing Wizard Rechenfunktionen

FILTER: Leistungen gruppieren und filtern

Filtern Sie die zu fakturierende Leistungen nach unterschiedlichen Kriterien:

Einschränkung der auszuziffernden Leistungen auf Leistungen, die: ...

l Datum ...in einem bestimmten Datumszeitraum liegen

l Mitarbeiter ...von einem bestimmten Mitarbeiter erbracht wurden

l Produkt ... einem bestimmten Leistungsprodukt zugeordnet sind

l Beschreibung ... in Ihrer Tätigkeitsbeschreibung bestimmte Begriffe beinhalten

Beispiel: bzw.

Text AND Text Text OR Text

l Dauer ... deren Dauer eine bestimmte Länge (von - bis) betragen

l Satz ... mit einem bestimmten Stundensatz

l nur nicht ausgezifferte

... bis jetzt noch nicht ausgeziffert wurden

für alle übrigen Leistungen

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Page 43: WSS-KavE Handbuch Version 5

Rechenfunktionen

Ziffern Sie Ihre gefilterte Leistungs-Liste individuell unterschiedlich aus:

... ruft den Filter-Assistenten auf

... in allen Felder Stundensatz und Dauer als Defaultwerte übernehmen

... alle Eingaben, der zu verrechnenden Dauer

bzw. Stundensätze, löschen

... für alle Leistungen einen fixen Stundensatz eintragen

... für alle Leistungen einen, durch ein Budget errechneten Stundensatz, eintragen

... für alle Leistungen eine prozentuelle Anpassung des Stundensatzes vornehmen

... für alle Leistungen eine fixe Dauer eintragen

... für alle Leistungen eine Anpassung der Dauer vornehmen

Kapitelübersicht

Leistungsbewertung

Bewertung von Leistungen

Im ersten Schritt der Honorarnotenlegung werden die Leistungen "ausgeziffert". Dabei werden alle jene Leistungen ausgewählt und bewertet, die in der Honorarnote zur Verrechnung kommen sollen.

Die richtige Bewertung dieser Leistungen nach Stundenanzahl und Höhe ihrer Verrechenbarkeit ist Grundlage für aussagekräftige Produktivitätsauswertungen und Erfolgskontrollen im Unternehmen.

l Reduktion des Stundensatzes einer Leistung Die Leistungen scheinen im Expensar zur Honorarnote auf, dem Kunden werden aber kein oder ein geringerer Stundensatz verrechnet. Dies könnte dann der Fall sein, wenn dem Kunden Nachlässe

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Page 44: WSS-KavE Handbuch Version 5

aufgelistet werden sollen. (z.B. Wegzeit, telefonische Auskunft, o.ä.)

Der durchschnittlich verrechnete Stundensatz und der verrechnete VK vermindert sich in den Produktivitätsauswertungen.

l Reduktion der Stundenzahl Die nicht verrechneten Stunden scheinen auch nicht im Expensar auf und gelten weiter als „nicht verrechnet", außer sie werden explizit aus- bzw. umgebucht.

Man sollte sich im Hinblick auf eine aussagekräftige Erfolgskontrolle auf eine grundsätzliche Art der Bewertung in speziellen, immer wiederkehrenden Fällen festlegen.

l Will man alle Stunden in den Auswertungen berücksichtigt haben, und nimmt dafür auch reduzierte Durchschnittswerte in Kauf, dann sollte man mit der Methode Reduktion des Stundensatzes arbeiten. (Stundenanzahl auf 0 setzen)

l Will man die tatsächlich verrechenbaren Stunden und die daraus resultierenden Durchschnittswerte in den Auswertungen als Erfolgskontrolle heranziehen, dann sollte man deren Stundensatz beim "Ausziffern der Leistungen in der Honorarnote" reduzieren bzw. mit 0 ausziffern.

Verrechnen eines zusätzlichen Deckungsbeitrages

Die Honorarnotensumme wird von WSS-KavÉ® auf Grund der bewerteten Leistungen vorgeschlagen. Zusätzlich zu dem Deckungsbeitrag, der bereits im Verkaufs-Stundensatzes eines Mitarbeiters (oder Produktes oder Kunden/Projektes) inkludiert ist, kann beim Erstellen einer Honorarnote auch ein zusätzlicher Deckungsbeitrag erzielt werden. Dies geschieht über den Verrechnungsswert.

Beispiel: Es wurde ein Pauschalbetrag mit dem Kunden vereinbart. Die Summe der bewerteten Leistungen liegt jedoch unterhalb dieser Pauschale.

=> Als Verrechnungswert wird der ursprünglich vereinbarte Pauschalbetrag eingegeben.

Kommt ein Verrechnungswert zur Anwendung, der höher oder niedriger ist als die auswerteten Stunden, wird die Differenz als positiver bzw. negativer Deckungsbeitrag auf dem intern verwendeten Expensar

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Page 45: WSS-KavE Handbuch Version 5

ausgewiesen.

Dieser Deckungsbeitrag wird in den Auswertungen jedoch nur dort ausgewiesen, wo Fakturensummen zur Berechnung herangezogen werden. (z.B. "Kunden/Projekt-Auswertung": durchschnittl. Stundensatz wird aus Fakturenwert ermittelt).

l positiver Deckungsbeitrag => höherer durchschnittlicher Stundensatz als in Detailauswertung

l negativer Deckungsbeitrag => niedrigerer durchschnittlicher Stundensatz als in Detailauswertung

Ein positive oder negative Deckungsbeitrag wirkt sich jedoch nicht auf Auswertungen aus, die zur Berechnung einzelne Leistungssummen heranziehen. (z.B. " Kunden/Projekt Auswertung- Detail": durchschnittl. Stundensatz wird aus dem Stundensatz, der in der Honorarnote verwendet wurde und der verrechneten Stundenanzahl ermittelt).

Bewerten von "nicht verrechenbaren" Leistungen

Im Hinblick auf ein realitätsnahes Kostencontrolling sollte bei der Bewertung und weiteren Behandlung "Nicht verrechneter" bzw. "Nicht verrechenbarer" Leistungen einige Punkte beachtet werden:

l Solange die Leistung den Verrechnungsstatus "nochmal" verrechnet hat, kann sie in den Auswertungen „Nicht verrechnete Leistungen" bzw. „Nicht verrechnete Leistungen für einen Klienten" aufgelistet werden.

l Leistungen, die "Ausgebucht" werden, scheinen in keiner Auswertung auf und Reduzieren auch nicht den ensprechenden durchschnittlich verrechneten Stundensatz bzw. die Stundenanzahl in Auswertungen über erbrachte Leistungen

l Sobald "nicht verrechenbare" Leistungen auf Interne Projekte/Klienten umgebucht werden, sind sie als interner Kostenfaktor auswertbar.

Daraus ergibt sich folgender Entscheidungsbaum:

l Umbuchen der Leistung auf ein Internes Projekt/Klienten bzw. einen anderen

l Ausbuchen der Leistung

während des "Auszifferns der Honorarnote" durch "Auskreuzen"

durch Ändern des Verrechnungsstatus im Programmteil "Verrechnungsstatus

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Page 46: WSS-KavE Handbuch Version 5

Klienten des Feldes "Wiedervorlage"

ändern"

Leistungen, die auf Interne Projekte umgebucht wurden, können über eine Auswertung Interner Projekte aufgelistet werden.

Diese Stunden werden in den Auswertungen nicht berücksichtigt. (Auch die durchschnittlichen Stundensätzen bzw. verrechneten Verkaufswerten in den Auswertungen über erbrachte Leistungen werden dadurch NICHT reduziert)

Leistungsmanipulation Leistungsmanipulation

Kapitelübersicht

Honorarnote fertigstellen

l Adresskopf l Datum l Alternative Rechnungsnummer l Text zur Honorarnote l Aufschlüsselung zur

Honorarnote l Barauslagen

l Reisekosten mitverrechnen l Internes Expensar l Externes Expensar l Honorarnote drucken l Gestaltung von Honorarnoten

Adresskopf

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Page 47: WSS-KavE Handbuch Version 5

Der Adresskopf kommt aus den Stammdaten Kunden/Projekte. Er kann für jede einzelne Honorarnote ohne Auswirkung auf die Stammdaten geändert werden.

Datum

Tragen Sie das Datum der Honorarnote ein, vorgeschlagen wird das Tagesdatum. Dieses Datum ist ausschlaggebend für die zeitliche Zuordnung der Honorarnote in den Produktivitätsauswertungen.

Alternative Rechnungsnummer

Soweit im Layout des Honorarnotenberichts vorgesehen, kann dieses Feld für den Andruck einer anderen als der automatisch vergebenen Nummer verwendet werden.

Text zur Honorarnote

Wählen Sie einen vorgegebenen Textbaustein aus der Listbox, oder tragen Sie einen individuellen Text ein.

Sie können Textbausteine durch Doppelklick auf dieses Feld auch ergänzen und bearbeiten.

Aufschlüsselung zur Honorarnote

Tragen Sie hier eine beliebige Aufschlüsselung zur Honorarnote ein. Sie können z.B. die Leistungsauflistung laut Expensar anführen.

Die Liste enthält 3 Spalten, in die sie z.B. Text, Stundenaufwand und einen daraus resultierenden Verkaufspreis eintragen können. Die Summe der einzelnen Leistungen in der rechten Spalte muß wiederum den Nettobetrag ergeben.

Barauslagen

Tragen Sie etwaige Spesen, die Sie dem Kunden weiterverrechnen wollen, hier ein. In der 2. Spalte können Sie auch einen Text dazu eintragen (z.B. Reisekostennr. o.ä.).

ACHTUNG: Diese Spesen sind unselbständige Nebenleistungen zur Hauptleistung und unterliegen daher der gleichen Besteuerung wie die Hauptleistung.

Expensare

Internes Expensar

Dieses Expensar dient primär als interner Beleg zur Aufschlüsselung der

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Page 48: WSS-KavE Handbuch Version 5

Honorarnote. Angeführt sind sämtliche Leistungen, die beim Erstellen/Vorbereiten der Honorarnote zur Verrechnung ausgewählt wurden. Außerdem wird der zusätzliche Deckungsbeitrag der gesamten Honorarnote angegeben.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, haben Sie die Möglichkeit das dazugehörige Expensar auszudrucken, und daraus eventuell noch einzelne Leistungen als Rechnungszeilen in der Honorarnote aufzulisten.

Die Seitenvorschau zeigt Ihnen die Ansicht des fertigen Expensars.

Externes Expensar

Dieses Expensar ist als Beilage zur Honorarnote für den Kunden gedacht.

Angeführt sind sämtliche Leistungen, die beim Erstellen/Vorbereiten der Honorarnote zur Verrechnung ausgewählt wurden, inklusive Beschreibung und verrechneter Zeit. Aufsummiert werden verrechnete Stunden, Gesamtrechnungsbetrag sowie der daraus resultierende durchschnittlich verrechnete Stundensatz ausgewiesen

Wechseln Sie an dieser Stelle in den Bereich "Leistungen Ausziffern" - entweder um die aktuelle Honorarnote noch einmal zu verändern, oder um eine weitere Honorarnote zu erstellen.

Honorarnote ausdrucken

Wenn Sie dazu berechtigt sind, können Sie die Honorarnote jetzt

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Page 49: WSS-KavE Handbuch Version 5

ausdrucken.

Sobald Sie die Honorarnote ausdrucken, ist die Abrechnung beendet.

Durch die Bestätigung des erfolgreichen Ausdrucks ist der Inhalt der Honorarnote endgültig festgelegt. Eine Änderung kann nur mehr über eine teilweise oder gesamte Gutschrift bzw. Löschung der Honorarnote erfolgen.

Im Dialog werden Sie aufgefordert, den ordnungsgemäßen Ausdruck der Honorarnote zu bestätigen.

Diese Bestätigung bewirkt, daß die Bearbeitung der Honorarnote beendet ist. Eine weitere Korrektur der Honorarnote ist nicht mehr möglich

Kapitelübersicht

Reisekosten mitverrechnen

Reisekostenfilter Mit Hilfe des Reisekostenfilters können Sie die Liste der angezeigten und auswählbaren Reisekosten einschränken.

Status

l (ALLE)

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l Zur Verrechnung bereite RK´s

l Bereits mitverrechneten RK´s

Filter zurücksetzen

Reisekostenliste Kreuzen Sie die Reisekosten an, die Sie mit der Honorarnoten mitverrechnen wollen.Gesamtbetrag aller selektierten Reisekosten

mitverrechnen

Aktion

l Nettobetrag der selektierten Reisekosten zu Barauslagen übernehmen

l Bruttobetrag der selektieren Reisekosten zu Barauslagen übernehmen

l Keine direkte Übernahme von Reisekosten und Schließen des Formulars

ausführen Nach der Übernahme als Barauslage wird die Summe der ausgewählten Reisekosten in der Zeile Barauslagen der Honoarnote angeführt.

Honorarnoten - Gestaltung Grundsätzlich wird eine Honorarnotenvorlage definiert, die den firmenspezifischen Briefformatvorlagen entspricht:

l Einfügen eines belieben Firmenlogos (Bild und/oder Text) als Briefkopf möglich

l Schriftart/-größe wählbar

l alle vorhandenen Felder sind beliebig positionierbar, formatierbar

l Verwendung von Textbausteinen

Für eine individuelle Bearbeitung einzelner Honoranoten kann die mit WSS-KavÉ® erstellte Honorarnote über die Seitenvorschau auch nach MS Word bzw. Excel exportiert und dort weiter formatiert werden.

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Kapitelübersicht

Archive Der Programmteil Archive beinhalten 2 weitere Auswahlmöglichkeiten:

Honorarnoten

Hier können Sie Honorarnoten

l Übersicht anzeigen (alle oder eingeschränkt)

l Detail anzeigen (inkl. Expensar) l Druckstatus ändern l Gutschrift erstellen

Gutschriften

Hier können Sie Gutschriften

l anzeigen (Detail inkl. Expensar) ¡ Druckstatus ändern ¡ Gutschrift löschen

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l Honorarnote löschen

Kapitelübersicht

Honorarnoten - Archive

Defaultmässig wird die Liste aller bisher erstellten Honorarnoten angezeigt.

Durch Auswahl eines bestimmten Kunden/Projekt können Sie diese Liste einschränken.

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Archive: Honorarnoten anzeigen

Die Honorarnote sowie Expensare können ausgedruckt, jedoch nicht verändert werden.

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Kapitelübersicht

Archive: Druckstatus ändern

Der Druckstatus einer Honorarnote soll den tatsächlichen Versand an den Kunden darstellen.

Der Druckstatus wird bei jedem Honorarnotenausdruck festgelegt. Honorarnoten, die den Druckstatus JA haben, können nicht mehr verändert werden. - Die Honorarnote gilt als bereits an den Kunden abgeschickt. Im Honorarnoten Archiv kann der Druckstatus manuell verändert werden:

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Wenn eine nachträgliche Änderungen notwendig ist, wird richtigerweise

l entweder eine Gutschrift erstellt l oder eine Honorarnote gelöscht

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Honorarnote löschen

Wählen Sie mit der Maus die zu löschende Honorarnote aus der Listbox aus, und klicken Sie die Schaltfläche „Löschen".

In einer Dialogbox werden Sie gefragt, ob Sie die ausgewählte Honorarnote wirklich löschen wollen. Wenn Sie diese Frage bestätigen, wird die Honorarnote gelöscht und ein Honorarstorno gedruckt. Dieses Honorarstorno gilt unterschrieben als Beleg für die Buchhaltung.

Das Löschen einer Honorarnote ist unabhängig vom Druckstatus möglich. Allerdings ist es nicht mögliche eine Honorarnote zu löschen, wenn für diese Honorarnote schon eine Gutschrift erstellt wurde.

Durch das Löschen wird gleichzeitig der Status Nochmal verrechnen der Leistungen auf JA gesetzt. D.h. bei der nächsten Honorarnotenerstellung für diesen Klienten scheinen die Leistungen, die mit der stornierten Honorarnote abgerechnet worden waren, wieder zur nochmaligen Verrechnung auf.

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Erstellen einer Gutschrift

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Gutschriftsmöglichkeiten Gutschrift fertigstellen

neuer Satz

Sie können den Stundensatz, der zur Verrechnung gekommen ist, ändern, indem Sie einen anderen Stundensatz eingeben.

storn.

Sie können Einzelleistungen gänzlich stornieren, indem Sie das Feld „storn." ankreuzen. Durch das Storno wird gleichzeitig der Status Nochmal verrechnen der Leistungen auf JA gesetzt. D.h. bei der nächsten Honorarnotenerstellung für diesen Klienten scheinen die Leistungen, die hier storniert wurden, wieder zur Verrechnung auf.

Deckungsbeitrag bzw. neuer Deckungsbeitrag

Tragen Sie hier den neuen Deckungsbeitrag ein, wenn Ihre Gutschrift ausschließlich durch eine Reduktion des Deckungsbeitrages entsteht.

Rechnungsbetrag bzw. Gutschrift

Klicken Sie auf das Feld Rechnungsbetrag bzw. Gutschrift: Die Gutschriftsbetrag wird dann automatisch berechnet und ausgewiesen.

Wenn Sie alle notwendigen Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie diese Schaltfläche. Die Gutschrift wird erstellt.

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Gutschriftsmöglichkeiten

In der Liste werden alle verrechneten Einzelleistungen und der zur Anwendung gekommene Stundensatz (das Expensar) angeführt.

Sie haben grundsätzlich 3 Gutschriftsmöglichkeiten:

l Reduktion des Deckungsbeitrages l Leistungsstorno: Sie können für jede einzelne Leistung entscheiden,

ob Sie sie gänzlich stornieren wollen. l Herabsetzung des Stundensatzes

Allerdings sollte man sich bei der Erstellung einer Gutschrift darauf festlegen, ob der Gutschriftsbetrag über a) eine Änderung des Stundensatzes bzw. Leistungsstorno oder b) einer Reduktion des Deckungsbeitrages erreicht werden soll, und die beiden Methode keinesfalls mischen.

ACHTUNG: Primär sollten Sie einen vorhandenen Deckungsbeitrag kürzen. Ein Leistungsstorno bzw. Stundensatzkürzung beeinflußt auf jeden Fall die Mitarbeiterauswertung negativ. Der Deckungsbeitrag hingegen bildet ohnedies einen zusätzlichen Ertrag über den festgelegten Verkaufssatz der Mitarbeiterleistung.

Siehe auch:

Bewertung von (nicht verechenbaren) Leistungen Honorarnotenkorrektur

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Gutschriftenarchiv

Das Gutschriftenarchiv gibt Ihnen die Möglichkeit, bereits erstellte Gutschriften noch einmal anzuschauen. Gutschriften sind - wie Honorarnoten - Gesellschaftern zugeordnet..

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Sobald die entsprechende Gutschrift selektiert worden ist, kann sie

l ausgedruckt werden

l Druckstatus geändert werden

l gelöscht*) werden

*) soweit Druckstatus auf NEIN siehe auch Gutschrift fertigstellen Kapitelübersicht

Gutschrift anzeigen

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Expensar

Dieses Expensar stellt ein Expensar zur Gutschrift dar, d.h. es listet alle Leistungen auf, bei denen Änderungen vorgenommen wurden und nicht alle Leistungen des ursprünglichen Expensars. Bei einer Gutschrift, die durch Änderung des Deckungsbeitrages entstanden ist, listet das Expensar keine Leistungen auf.

Druckstatus

Der Druckstatus der Gutschrift kann hier verändert werden.

Grundsätzlich gilt der selbe Grundsatz wie beim Druckstatus der Honorarnoten:

Eine Gutschrift, die zum Kunden gesandt worden ist, sollte Druckstatus JA haben.

Löschen

Die Gutschrift kann hier gelöscht werden soweit ihr Druckstatus auf NEIN steht.

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Page 59: WSS-KavE Handbuch Version 5

Mitarbeiter Der Programmteil Mitarbeiter beinhaltet

l die Überstundenabrechnung über ein Überstundenkonto pro Mitarbeiter,

l die Planung und Verwaltung der Urlaubstage über ein Urlaubstagekonto (pro Mitarbeiter),

l Verwaltung der Feiertage.

Überstunden l Berechnung und l Buchen der angefallenen Überstunden auf ein

Überstundenkonto pro Mitarbeiter l Erstellung eines "Auszahlungs"-Beleges für

Lohnverrechnung

Jahresabschluss Abschluss und Übertrag des

l Überstundenkontos l Urlaubstagekontos

(mit Möglichkeit der Wertberichtigung)

Kalender l Verwaltung/Planung der Urlaubstage pro Mitarbeiter

(Urlaubskonto) l Feiertagsverwaltung

Archive

l Manipulationsmöglichkeit der Urlaubstagen-Gutschriften l Anzeige Urlaubskonto pro Mitarbeiter

ACHTUNG: Die grundsätzlichen Angaben über Arbeitstage/Woche, Arbeitszeit pro Tag, Zeitraum für 100%ige Überstunden, Stichtag

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und Höhe des Urlaubsanspruches wird in den Programmstammdaten festgelegt und können von dafür berechtigten Personen verändert werden.

Kapitelübersicht

MITARBEITER

Überstunden Jahresabschluss

Überstunden Berechnen

l Mitarbeiterabrechnung durchführen l Mitarbeiterabrechnung löschen l Ergebnis Mitarbeiterabrechnung

l Allgemeine Info zur Funktion Jahresabschluß

Checkliste für den Jahresabschluss:

l Mitarbeiterabrechnung l Urlaubsplanung

l Information zur WSS-KavÉ®

Überstundenberechnung l Details zu Programmstammdaten:

Einstellungen für Urlaubstage-Gutschriften l Tip: Veränderungen der Stammdaten

Mitarbeiterabrechnung

l Jahresabschluss durchführen l Jahresabschluss löschen l Wertberichtigung d Überstundenkontos l Überstundenkonto nach Jahresabschluß

Überstunden Ausbezahlen Urlaubsplanung

l Jahresabschluss durchführen l Jahresabschluss löschen l Wertberichtigung d Urlaubskontos l Urlaubsauswertung nach Jahresabschluss

Kalender

Urlaubsplanung

l eintragen von Urlaubstagen l offene Urlaubstag l eingetragene Urlaubstage l Urlaubsübersicht

Eintragen eines Anfangssaldos beim Ersteinsatz von WSS-KavÉ®

Feiertage

Archive

Urlaubsgutschriften

l neue Gutschriften erstellen l Gutschriften ändern l Gutschriften löschen

Urlaubskonto

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Überstunden

Berechnung der Überstunden

Überstunden-Ausbezahlen

Die Berechnung der Überstunden erfolgt über ein Überstundenkonto, auf das die Ergebnisse der monatlichen Überstundenberechnungen und Auszahlungen gebucht werden. Die Kontoentwicklung ersieht man in der Auswertung "Überstundenkonto für 1 Mitarbeiter".

Sobald die Überstundenberechnung durchgeführt wurde, kann ein Auszahlungsbeleg gedruckt werden, der als Berechnungsgrundlage in der Lohnverrechnung dient.

Die Überstundenberechnung schließt die Leistungserfassung im WSS-KavÉ® für das berechnete Monat ab.

D.h. nach erfolgter Überstundenberechnung können in der Leistungserfassung für den berechneten Zeitraum keine Änderungen durchgeführt werden. Es können dann auch keine Urlaube und Feiertage eingetragen werden.

HINWEIS: Sollten Änderungen in den Stammdaten der Mitarbeiter durchgeführt werden (z.B. Änderung der Wochenarbeitszeit) so ist zu beachten, dass vor diese Änderungen, sämtliche Monats-Abrechnungen, für die die ursprünglichen Vereinbarungen gelten, durchzuführen sind.

Vorschlag für interne Arbeitsablauf:

l Die monatliche Mitarbeiterabrechnung durch Berechnung der Überstunden wird von einem bestimmten Mitarbeiter der Verwaltung für das entsprechende Monat durchgeführt

l Jeder Mitarbeiter trägt unter dem Punkt "Überstunden-Ausbezahlen" die von ihm gewünschten Stunden zur Ausbezahlung ein und druckt die dazugehörige Überstundenabrechnung aus.

l Soll an der Abrechnung noch etwas geändert werden , so ist dies NUR vor der Bestätigung problemlos möglich.

l Diese Überstundenabrechnung wird dem Partner zur Unterschrift vorgelegt Der Partner prüft und unterschreibt die Überstundenabrechnung und bestätigt sie durch Auswahl seines Namens in der entsprechenden Listbox von WSS-KavÉ®. Die Überstundenabrechnung ist damit abgeschlossen, und kann nicht mehr verändert werden.

Kapitelübersicht

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Überstunden Berechnung

l Mitarbeiterabrechnung durchführen l Mitarbeiterabrechnung löschen

Mitarbeiterabrechnung durchführen

Bei der Berechnung der Überstunden werden die in der Leistungserfassung eingetragenen Zeiten unter Berücksichtigung der Sonn- und Feiertage aufsummiert. Das Ergebnis ist der Ausdruck Mitarbeiterabrechnung, der für jeden Mitarbeiter die Mehrstunden, 50%ige, 100%ige Überstunden sowie den Zeitausgleich auflistet.

Dieser Ausdruck wird vom Mtarbeiter unterschrieben und als Beleg aufbewahrt.

Die Berechnung der Überstunden kann pro Monat für alle Mitarbeiter auf einmal oder für einzelne Mitarbeiter nacheinander durchgeführt werden.

Wochenarbeitszeit der Abrechnungsperiode:Defaultmäßig wird der aktuelle Wert aus den Mitarbeiterstammdaten vorgeschlagen. Sollte jedoch eine davon abweichende Wochenarbeitszeit zur Berechnung herangezogen werden, kann diese hier eingetragen werden. Die Stammdaten bleiben unverändert.

Weiter siehe: Mitarbeiterabrechnung - Ergebnis INFO: Für Details zur Berechnung der Überstunden von Vollzeit-/ und Teilzeitbechäftigte beachten Sie bitte unsere Information zur WSS-KavE Überstundenberechnung

Mitarbeiterabrechnung löschen

Durch Klicken dieser Schaltfläche können Sie die Überstundenberechnung eines einzelnen Mitarbeiters für ein bestimmtes Monat löschen.

Wenn Sie den Mitarbeiter und das Monat selektiert haben, und die Schaltfläche drücken werden Sie in einem

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anschließenden Dialog aufgefordert, die Löschung zu bestätigen. Ein weiterer abschließender Dialog bestätigt die erfolgreiche Löschung.

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Ergebnis Mitarbeiterabrechnung

Mehrstunden Die Spalte Mehrstunden ist nur für Teilzeitbeschäftigte Mitarbeiter relevant. Ausschlaggebend hiervor ist die in den Mitarbeiterstammdaten angegebene Wochenarbeitszeit.

Überstunden Die Spalten 50%ige und 100%ige Überstunden weist die Summe der wöchentlich angefallenen Überstunden ungewichtet aus. (D.h. die Überstunden werden als einzelne Stunden aufsummiert.)

Die Berechnung erfolgt auf Basis der in den Mitarbeiterstammdaten eingetragenen Wochenarbeitszeit sowie in den Programmstammdaten eingetragenen Kanzleiwochenarbeitszeit.

Zeitausgleich Die Spalte Zeitausgleich weist die Summe der wöchentlichen Minusstunden aus.

Gewichtet

gewichtete Überstunden - Zeitausgleich = GEWICHTET

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GEWICHTET > 0 ....... auszahlbare Überstunden GEWICHTET < 0 ....... Zeitausgleichstunden

Ein positives Ergebnis zeigt die auszahlbaren Überstunden. Ein negatives Ergebnis zeigt, daß die Summe der in Anspruch genommenen Zeitausgleichstunden, die in diesem Monat geleisteten, die Überstunden übersteigen.

l Bestätigung der Mitarbeiterabrechnung (einzeln, oder - soweit mehrere Abrechnung gleichzeitig durchgeführt wurden -alle gemeinsam)

l das Ergebnis wird ins Überstundenkonto jedes abgerechneten Mitarbeiters eingetragen.

Mitarbeiterabrechnung wird verworfen und NICHT ins Überstundenkonto eingetragen.

Kapitelübersicht

Überstunden ausbezahlen

Ausbezahlen der Überstunden

l Durch das Anklicken dieser Schaltfläche öffnen Sie das Formular "Überstundenabrechnung". Sobald Sie einen der Mitarbeiter selektieren, werden die offenen Mehrstunden, 50%igen und 100%igen Überstunden angezeigt.

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l Bestimmen Sie, welche Anzahl Sie jeweils abrechnen wollen, drucken Sie das Formular aus und legen Sie die Überstundenabrechnung dem zuständigen Partner/Geschäftsführer zur Unterschrift vor. Ein etwaiger Rest wird auf dem Überstundenkonto des Mitarbeiters weitergeführt.

l Nach Bestätigung der Überstundenabrechnung durch einen Geschäftführer/ Partner kann diese nicht mehr verändert werden.

Kapitelübersicht

Info zur WSS-KavÉ® Überstundenberechnung

INHALT: l Erläuterungen der Überstundenberechnung im WSS-KavÉ®

¡ Info zu WSS-KavE Überstundenberechnung bei "Wochenüberlappungen"

l Beschreibung der Überstundenberechnung im WSS-KavÉ® ¡ Übersicht ¡ Regeln für Vollzeitbeschäftigte ¡ Regeln für Teilzeitbeschäftigte

l Grafische Zusammenfassung ¡ Definition der in WSS-KavE Überstundenberechnung

verwendeten Variablen ¡ Ermittlung der voraussichtlichen 100%igen Überstunden (pro

Tag) ¡ Unterscheidung 50%ige und 100%ige Überstunden

Erläuterungen der Überstundenberechnung im WSS-KavÉ®

Die im österreichischen Arbeitszeitgesetz (AZG) geregelten Begriffe der Normalarbeitszeit und Überstundenarbeit werden in der Überstundenberechnung in WSS-KavÉ® berücksichtigt und können im Bereich der Kanzleistammdaten entsprechend der tatsächlichen Kanzleiarbeitstage so angepasst werden, dass die dabei zu berücksichtigenden Bestimmungen des AZGs nicht verletzt werden.

Sonderregelungen in einzelnen Kollektivvertägen bzw. aus einzelnen OGH-Entscheidungen abgeleitete Regelungen werden im Überstundenberechnungsschema des WSS-KavÉ® nicht berücksichtigt. Selbiges gilt für die unterschiedlichen Formen von Gleitzeitmodellen.

DAHER:

Überprüfen Sie VOR dem Beginn der Leistungserfassung mit WSS-

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KavÉ®, welche die Basisdaten für die Mitarbeiterzeitabrechnung liefert, inwieweit Arbeitszeitmodelle Ihrer Mitarbeiter abweichend vom unten dargestellten Arbeitszeitberechnungsschemas des WSS-KavÉ® gesondert berücksichtigt werden müssen.

Für diese Fälle: besteht die Möglichkeit, die Auswertung "z.B. Mitarbeiterleistungen eines Zeitraumes" in eine MS Excel Tabelle zu übernehmen und entsprechend weiterzubearbeiten.

ACHTUNG: Der Saldo des Überstundenkontos im WSS-KavÉ® je Mitarbeiters kann erst im Rahmen des Jahreswechsels wieder händisch richtiggestellt werden.

Für 90% der Mitarbeiter von Wirtschaftstreuhandkanzleien wird jedoch die im WSS-KavÉ® realisierte Arbeitszeitabrechnung ohne zusätzliche Berechnungsschritte zutreffen.

Info zu WSS-KavE Überstundenberechnung bei "Wochenüberlappungen"

Zu "Wochenüberlappungen" kommt es dann, wenn der Kalender-Monatswechsel in eine Wochenmitte fällt.

Bei Wochenüberlappungen werden zunächst die Überstunden der gesamten Woche zur Berechnung herangezogen. Da die Überstundenberechnung generell wochenweise durchgeführt wird, werden die errechneten Überstunden wie folgt auf beide Monate aufgeteilt:

Vorrausetzung für die Aufteilung der Überstunden ist, dass generell die Kanzleiarbeitszeit in der zu berechnenden Arbeitswoche erreicht bzw. überschritten wurde.

Alle Mehr- und Überstunden werden pro Wochentag dem entsprechenden Monat zugerechnet, sofern für die ganze Woche gerechnet Überstunden anfallen.

Beispiel für Wochenüberlappung

Wochentag Datumvoraussichtl. ÜStd März

voraussichtl. ÜStd April

Montag 29.3.99 0

Dienstag 30.3.99 0

Mittwoch 31.3.99 2

Donnerstag 1.4.99 6

Freitag 2.4.99 -5 (Zeitausgleich)

MA Abrechnung März 2 ÜStd

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Page 67: WSS-KavE Handbuch Version 5

MA Abrechnung April 1 ÜStd

Beschreibung der Überstundenberechnung im WSS-KavÉ®

Allgemeine Definitionen

Kanzleitagesarbeitszeit: die Arbeitszeit jedes Wochentages ist in den Kanzleistammdaten festgelegt

Kanzleiwochenarbeitszeit

ergibt sich aus der Summe der Kanzleitagesarbeitszeit aller Wochentage und sollte der kollektivvertraglichen Regelung entsprechen

Mehrstunden

Als Mehrstunden wird bei Nicht-Vollzeitbeschäftigten jene Stundensumme bezeichnet, die über ihre vertragliche Wochenarbeitzeit hinausgeht und die kollektivvertragliche Normalarbeitszeit nicht überschreitet.

Mehrstunden werden ohne Zuschlag (1:1) berechnet.

Nachtarbeitszeit:

üblicherweise Arbeitszeit zwischen 19:00 und 7:00 Uhr die Grenzen können in den Kanzleistammdaten festgelegt werden

Überstunden

Als Überstunden wird die Anzahl an Stunden bezeichnet, die über die kollektivvertraglich vereinbarte Kanzleiwochenarbeitszeit hinausgeht.

Überstunden werden mit einem Zuschlag zw. 50% und 100% berechnet (=gewichtet).

Vertragliche Wochenarbeitszeit

in den Mitarbeiterstammdaten eingetragene Wochenarbeitszeit für einen Mitarbeiter

voraussichtliche Überstunden pro Tag

geleisteten Tagesarbeitszeit - Kanzleitagesarbeitszeit.

Zeitausgleich

Wenn von einem Mitarbeiter innerhalb einer Woche die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit insgesamt nicht erreicht wird, wird die entsprechende Differenz als Zeitausgleich ausgewiesen.

ZwischensummeHilfswert zur Unterscheidung zwischen 50%igen und 100%igen Überstunden

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Page 68: WSS-KavE Handbuch Version 5

Übersicht

Die grundsätzliche Formel bei der WSS-KavE Stundenberechnung:

Vollbeschäftigter: vertragliche Wochenarbeitszeit

Teilzeitbeschäftigter: vertragl. Wochenarbeitszeit

+ Mehrstunden

Wenn die vertragliche Wochenarbeitszeit kleiner als die Kanzleiwochenarbeitszeit ist, kommen die Regeln für Teilzeitbeschäftigung zum Tragen, sonst die Regeln für Vollzeitbeschäftigung

Legende:VWAZ vertragliche WochenarbeitszeitKWAZ Kanzleiwochenarbeitszeit

Regeln für Vollzeitbeschäftigung Zur Ermittlung der gesamten Überstunden wird die Kanzleiwochenarbeitszeit von der tatsächlich geleisteten Wochenarbeitszeit subtrahiert. Sind die gesamten Überstunden negativ, so ergibt sich ein entsprechender Zeitausgleich. Sonst folgt die Ermittlung der Überstunden nach folgenden Regeln:

l Die voraussichtlichen Überstunden jedes Tages einer Woche ergeben sich aus der Subtraktion der geleisteten Tagesarbeitszeit minus der Kanzleitagesarbeitszeit.

l Danach wird die Arbeitszeit in der Zeit zwischen 19:00 und 7:00 ermittelt. Beträgt diese ´Nachtarbeitszeit´ mehr als 3 Stunden und beträgt die Differenz der geleistete Tagesarbeitszeit minus der Kanzleitagesarbeitszeit 3 Stunden oder mehr, so werden diese als voraussichtliche 100%ige Überstunden gewertet. Die Differenzstunden zu den voraussichtlichen Überstunden eines Tages werden als voraussichtliche 50%ige Überstunden gewertet.

l Danach wird genau die Anzahl der gesamten Überstunden auf Grund dieser voraussichtlichen Überstunden dem Mitarbeiter gutgeschrieben. Dies geschieht so, daß 100%ige Überstunden vorrangig behandelt werden. Bleiben dann noch Stunden über, so werden diese als 50%ige Überstunden gutgeschrieben.

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Page 69: WSS-KavE Handbuch Version 5

1. Schritt: Ermittlung ob Überstunden angefallen sind:

geleistete Wochenarbeitszeit > Kanzleiwochenarbeitszeit?

JA, die gesamten Übertunden ergeben einen positiven Wert:

gesamten Überstunden = geleisteten Wochenarbeitszeit - Kanzleiwochenarbeitszeit Mehrstunden (da Vollzeitbeschäftigter) =0

Regeln zur Ermittlung der voraussichtlichen 100%igen Überstunden pro Tag

NEIN, die gesamten Überstunden ergeben einen negativen Wert, es ergibt sich ein Zeitausgleich.

Zeitausgleich= Kanzleiwochenarbeitszeit - geleistete Wochenarbeitszeit Mehrstunden (da Vollzeitbeschäftigter) = 0

Legende:

gWAZ geleistete Wochearbeitszeit

KWAZ Kanzleiwochenarbeitszeit

gÜStd gesamte Überstunden

2. Schritt: Ermittlung der voraussichtlichen 100%igen pro Tag :

l voraussichtlichen Überstunden pro Tag =

geleisteten Tagesarbeitszeit - Kanzleitagesarbeitszeit

Danach wird die Nachtarbeitszeit ermittelt.

l Beträgt diese ´Nachtarbeitszeit´ mehr als 3 Stunden und beträgt die

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Page 70: WSS-KavE Handbuch Version 5

Differenz der geleistete Tagesarbeitszeit minus der Kanzleitagesarbeitszeit 3 Stunden oder mehr, so werden diese als voraussichtliche 100%ige Überstunden gewertet.

voraussichtliche 100%ige Überstunden / Woche (für weitere Berechnung) = Summe aller voraussichtlichen 100%igen Überstunden

Ermittlung der 50%igen und 100%igen Überstunden pro Woche

Legende:voraus. ÜStd. voraussichtliche ÜberstundengTAZ geleistete TagesarbeitszeitKTAZ Kanzleitagesarbeitszeitvoraus.100 %ige

voraussichtliche 100%ige Überstunden

3. Schritt: Ermittlung der 50%igen und 100%igen Überstunden pro Woche:

Fortsetzung von: JA, die gesamten Überstunden ergeben einen positiven Wert (geleistete Wochenarbeitszeit > Kanzleiwochenarbeitszeit

Es wird eine Zwischensumme ermittelt, die die 100% Überstunden von den 50%igen trennt:

Zwischensumme= gesamte Überstunden - Summe voraus. 100%iger

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Page 71: WSS-KavE Handbuch Version 5

Diese Zwischensumme ergibt einen positiven Wert.

Die Zwischensumme ergibt einen negativen Wert oder 0:

l 50%ige Überstunden = Zwischensumme

l 100% ige Überstunden = Summe voraus. 100% ige

l 100%ige Überstunden = gesamte Überstunden

Legende:gWAZ. geleistete WochenarbeitszeitKWAZ KanzleiwochenarbeitszeitgÜStd gesamte Überstundenvoraus.100 %ige voraussichtliche 100%ige Überstunden50%ige 50%ige Überstunden100%ige 100%ige Überstunden

Regeln für Teilzeitbeschäftigung:

Bei Teilzeitbeschäftigten gilt folgender Grundsatz:

l Jene Stunden, die über Ihre vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit hinausgehen und die Kanzleiwochenarbeitszeit nicht überschreiten, gelten als Mehrstunden. Alle darüber hinaus geleisteten Stunden werden als Überstunden berechnet.

Beispiel: ein Mitarbeiter mit Teilzeitbeschäftigtun (z.B. 20 Wochenstunden) leistet 46 Stunden in einer Woche = 20 Mehrstunden + 6 Überstunden*

* Die Aufteilung 50%ige- 100%ige Überstunden erfolgt wie bei den Vollzeitbeschäftigten

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Page 72: WSS-KavE Handbuch Version 5

l Wenn die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit nicht erreicht wird, wird die Differenz zwischen geleisteter Wochenarbeitszeit und vertraglich vereinbarter Wochenarbeitszeit als Zeitausgleich ausgewiesen.

l Erst nach Überschreitung der kollektivvertraglichen Normalarbeitszeit (diese ist in den Kanzleistammdaten korrekt zu definieren) wird im WSS-KavE allfälliger Überstundenzuschlag (50% bzw. 100%) berücksichtigt.

Voraussetzung die Vertragliche Wochenarbeitszeit ist kleiner als die Kanzleiwochenarbeitszeit

1. Schritt: Ermittlung ob Überstunden angefallen sind:

geleistete Wochenarbeitszeit > Kanzleiwochenarbeitszeit? JA, die geleistete Wochenarbeitszeit ist größer als die Kanzleiwochenarbeitszeit:

gesamten Überstunden = geleisteten Wochenarbeitszeit - Kanzleiwochenarbeitszeit Mehrstunden (da Teilzeitbeschäftigter) = Kanzeleiwochenarbeitszeit vertraglicher Wochenarbeitszeit

Regeln zur Ermittlung der voraussichtlichen 100%igen Überstunden pro Tag

Ermittlung der 50%igen und 100%igen Überstunden pro Woche

NEIN, die geleistete Wochenarbeitszeit ist kleiner als die Kanzleiwochenarbeitszeit:

Ermittlung ob Mehrstunden erreicht oder ein Zeitausgleich in Anspruch genommen wurde

Legende:

gWAZgeleistete Wochenarbeitszeit

KWAZ Kanzleiwochenarbeitszeit

VWAZvertragliche Wochenarbeitszeit

gÜStd gesamte Überstunden

2. Schritt: Ermittlung ob Mehrstunden erreicht oder ein Zeitausgleich in Anspruch genommen wurde

geleistete Wochenarbeitszeit > vertraglicher Wochenarbeitszeit ?

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Page 73: WSS-KavE Handbuch Version 5

Grafische Zusammenfassung

Definition der in WSS-KavE Überstundenberechnung verwendeten Variablen

JA, die vertragliche Wochenarbeitszeit wurde überschritten, es wurden Mehrstunden geleistet

gesamte Überstunden=0

Zeitlausgleich=0

Mehrstunden = geleistete Wochenarbeitszeit - vertraglicher Wochenarbeitszeit

NEIN, die vertragliche Wochenarbeit wurde nicht erreicht, es wurde ein Zeitausgleich in Anspruch genommen.

Zeitausgleich= vertragliche Wochenarbeitszeit - geleistete Wochenarbeitszeit

Legende

gWAZgeleistete Wochenarbeitszeit

VWAZvertragliche Wochenarbeitszeit

gÜStdgesamte Überstunden

Variablenkürzel lt. Grafik

Variable Beschreibung

50%ige 50 %ige Überstunden

100%ige 100 %ige Überstunden

ZWS Zwischensumme

gÜStd gesamte Überstunden= geleistete Wochenarbeitszeit - Kanzleiwochenarbeitszeit

gTAZ geleistete Tagesarbeitszeit

gWAZ geleistete Wochenarbeitszeitvom Mitarbeiter tatsächlich geleistete Arbeitszeit in der abzurechnenden Woche

KTWZ Kanzleitagesarbeitszeit Kanzleitagesarbeitszeit lt. Kanzleistammdaten

KWAZ Kanzleiwochenarbeitszeitergibt sich aus der Summe der Kanzleitagesarbeitszeit aller Wochentage

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Page 74: WSS-KavE Handbuch Version 5

Unterscheidung Überstunden/ Zeitausgleich / Mehrstunden

Nachtarbeitszeitgeleistete Arbeitszeit im Nachtarbeitszeitraum lt. Kanzleistammdaten

voraus.ÜStd. voraussichtliche Überstundengeleisteten Tagesarbeitszeit - Kanzleitagesarbeitszeit.

voraus. 100%ige

voraussichtliche 100%ige Überstunden

wenn die geleistete Tagesarbeitszeit - Kanzleitagesarbeitszeit>=3 wenn Stunden in der Nachtarbeitszeit (z.B. von 19:00 - 7:00) >= 3 dann voraussichtliche 100%ige Überstunden = Stunden in der Nachtarbeitszeit

voraussichtliche 50%ige Überstunden

voraussichtliche Überstunden eines Tages - voraussichtliche 100%ige Überstunden

VWAZvertragliche Wochenarbeitszeit

in den Mitarbeiterstammdaten festgelegte Wochenarbeitszeit

ZWS ZwischensummeHilfswert zur Unterscheidung zwischen 50%igen und 100%igen Überstunden

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Ermittlung der voraussichtlichen 100%igen Überstunden (pro Tag)

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Page 76: WSS-KavE Handbuch Version 5

Unterscheidung 50%ige und 100%ige Überstunden

Eintragen eines Anfangssaldos beim Ersteinsatz von WSS-KavÉ®

Um im WSS-KavÉ® auch auf Daten zugreifen zu können, die aus der Periode vor dem Ersteinsatz von WSS-KavÉ® stammen, müssen diese in saldierter Form angelegt werden.

Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um 2 Datengruppen:

l Leistungs- bzw. Urlaubsdaten für Mitarbeiter, die im Überstunden- bzw. Urlaubskonto als Anfangssaldo angeführt werden sollen

l Leistungsdaten für Klienten, welche noch nicht ausfakturiert wurden (die Honorarnotenerstellung soll bereits über WSS-KavÉ® erfolgen) bzw. Fakturendaten, die in den WSS-KavÉ® Auswertungen Berücksichtigung finden sollen

l Checkliste zum Eintragen eines Anfangssaldos für Übertundenkonto

und Urlaubskonto

l Eintragen eines Anfangssaldo für offene Leistungen, die vor dem Ersteinsatz von

WSS-KavÉ® für Klienten erbracht wurden

Eintragen eines Anfangssaldo für Überstundenkonto und Urlaubskonto

Checkliste zum Eintragen eines Anfangssaldos :

l Anlegen des entsprechenden Mitarbeiters mit seinem richtigen

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Page 77: WSS-KavE Handbuch Version 5

Eintrittsdatum.

l Jahresabschluß Mitarbeiterabrechnung für das Vorjahr durchführen - entsprechenden Anfangssaldo der Überstunden in die Felder

Wertberichtigung per 31.12. eintragen.

l Jahresabschluß Urlaubsplanung für das Vorjahr durchführen - entsprechenden Anfangssaldo des Urlaubes in die Felder

Wertberichtigung per 31.12. eintragen

l Leistungserfassung ab Montag der Woche, in die der 1. des Monats

fällt, in dem WSS-KavÉ® tatsächlich im Einsatz ist.

l monatliche Mitarbeiterabrechnung ab dem Monat durchführen, in

dem WSS-KavÉ® tatsächlich im Einsatz ist

Jahresabschluss l Mitarbeiterabrechnung l Urlaubsplanung l Allgemeine Info zur Funktion

Jahresabschluß

Checkliste für den Jahresabschluss

l Mitarbeiterabrechnung l Urlaubsplanung

Allgemeine Info zur Funktion Jahresabschluß Während des Jahres wird ein Überstunden- bzw. Urlaubskonto geführt.

Zu Jahresbeginn wird das Überstundenkonto - vor Durchführung des Jahresabschlusses des Vorjahres - mit 0 Überstunden eröffnet. Auf dem Urlaubskonto wird der volle ihm zustehenden Urlaubsanspruch ausgewiesen. (laut Kanzleistammblatt /Mitarbeiter)

Der Anfangssaldo für bestehende Überstunden bzw. bereits in Anspruch genommene Urlaubstage wird ebenfalls über den Jahresabschluss eingetragen. Anschließend werden während des ganzen Jahres alle Abrechnungen und Auszahlungen bzw. eingetragenen Urlaube auf dieses Konto gebucht. Der sich daraus ergebende Saldo wird mit dem Jahresabschluss als Anfangssaldo auf das Überstundenkonto bzw.

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Urlaubskonto des neuen Jahres übertragen.

Damit ist das alte Jahr abgeschlossen.

Eine Übersicht über die Mitarbeiterabrechnungen und Überstundenauszahlungen bzw. Urlaubsauswertung des vergangenen Jahres kann ausgedruckt und den Mitarbeitern zur Unterschrift vorgelegt werden. Das Überstundenkonto jedes neuen Jahres ist erst dann aussagekräftig, wenn durch einen Jahresabschluss ein neuer Anfangsaldo festgelegt wurde.

Wird der Jahresabschluss z.B. im Februar durchgeführt, so kann bis dahin kein aussagekräftiges Überstundenkonto ausgedruckt werden. Allerdings ist es sehr wohl möglich in der Zwischenzeit Mitarbeiterrechnungen durchzuführen. z.B. kann die Jännerabrechnung des neuen Jahres schon durchgeführt werden, auch wenn der Jahresabschluss des Vorjahres noch fehlt.

Checkliste für den Jahresabschluß einer Mitarbeiterabrechnung Führen Sie folgende Checkliste für den Jahresabschluß einer Mitarbeiterabrechnung durch:

l Kontrollieren Sie das Überstundenkonto des Mitarbeiters. Siehe Auswertungen "Überstundenkonto für 1 Mitarbeiter

l Kontrollieren Sie auch, ob etwaige Überstunden noch im alten Jahr zur Auszahlung gelangen sollen, und führen Sie in diesem Fall die Auszahlung der Überstunden durch. Ausbezahlen von Überstunden

l Führen Sie den Jahresabschluß für diesen Mitarbeiter durch, und machen Sie eventuelle Korrekturen in der Zeile Wertberichtigungen per 31.12. Jahresabschluß - Mitarbeiter Wertberichtigung

Drucken Sie eine Übersicht über die Mitarbeiterabrechnungen und Überstundenauszahlungen des abgeschlossenen Jahres, und legen Sie diese eventuell dem Mitarbeiter zur Unterschrift vor.

Checkliste für den Jahresabschluss einer Urlaubsplanung Führen Sie folgende Checkliste für den Jahresabschluß einer Urlaubsplanung durch:

l Kontrollieren Sie das Urlaubskonto des Mitarbeiters. Siehe Auswertungen "Urlaubsauswertung für 1 Mitarbeiter

l Führen Sie den Jahresabschluss für diesen Mitarbeiter durch. Siehe Dialog Urlaube Jahresabschluss

l Machen Sie eventuelle Korrekturen in der Zeile Wertberichtigungen per 31.12. Siehe Durchführung Urlaube Jahresabschluss

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Drucken Sie eine Urlaubsauswertung des abgeschlossenen Jahres, und legen Sie diese eventuell dem Mitarbeiter zur Unterschrift vor.

Kapitelübersicht

Jahresabschluß Mitarbeiterabrechnung

l Löschen des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss Mitarbeiter wird für jeden Mitarbeiter einzeln durchgeführt.

Sie können daher einzelne Mitarbeiter bereits abgeschlossen haben, während Sie für anderen noch Korrekturen oder Ergänzungen bearbeiten.

ACHTUNG: Die Durchführung des Jahresabschlusses ist unabhängig vom Status der (Honorarnoten-)Verrechnung der geleisteten Stunden.

Nach dem Klicken dieser Schaltfläche wird der Jahresabschluss für den selektierten Mitarbeiter durchgeführt.

Das Ergebnis ist das Formular Mitarbeiterabrechnung Jahresabschluss in dem Sie noch entsprechende Wertberichtigungen eintragen können.

Jahresabschluß Mitarbeiter löschen

Der Jahresabschluß des ausgewählten Mitarbeiters wird gelöscht.

Müssen Jahresabschlüsse vergangener Jahre neu durchgeführt werden. (z.B. Anfangssaldo war nicht korrekt), muss jeder Jahresabschluss bis dahin beginnend mit dem aktuellen gelöscht werden. Für diesen Fall gehen Sie wie folgt vor:

l Löschen Sie die bereits durchgeführten Jahresabschluss des entsprechenden Mitarbeiters inkl. dem Jahresabschluss, durch den ein falscher Anfangssaldo übernommen wurde.

l Führen Sie diesen Jahresabschluss als ersten durch und geben Sie den richtigen Anfangssaldo ein.

l Führen Sie alle Jahresabschlüsse bis zum aktuellen Jahr durch. Achten Sie auf die richtige Wertberechtigung!

Kapitelübersicht

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Wertberichtigung Mitarbeiterabrechnung

Der Inhalt des Überstundenkontos wird angezeigt. (Ergebnis der monatlichen Mitarbeiterabrechnungen, Auszahlungsbelege)

In der Zeile Wertberichtigung, können Sie den Stand des Überstundenkontos korrigieren: Tragen Sie die notwendigen Wertberichtigungen im Zeitformat hh:mm ein.

Klicken Sie diese Schaltfläche, um den Jahresabschluss durchzuführen und auszudrucken.

Mit der Durchführung des Jahresabschlusses ist das Überstundenkonto für dieses Jahr abgeschlossen. Der aktuelle Stand wird automatisch als Anfangssaldo in das Überstundenkontos des Folgejahres eingetragen.

Überstundenkonto (Jahresabschluß)

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Kapitelübersicht

Jahresabschluss Urlaubsplanung

l Löschen des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluß Urlaubsplanung wird für jeden Mitarbeiter einzeln durchgeführt.

Sie können daher einzelne Mitarbeiter bereits abgeschlossen haben, während Sie für anderen noch Korrekturen oder Ergänzungen bearbeiten.

Nach dem Klicken dieser Schaltfläche wird der Jahresabschluß Urlaubsplanung für den selektierten Mitarbeiter durchgeführt.

Das Ergebnis ist das Formular Urlaube-Jahresabschluß , in

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dem Sie noch entsprechende Wertberichtigungen eintragen können.

Jahresabschluß - Urlaubsplanung löschen

Durch das Klicken auf diese Schaltfläche wird der bereits durchgeführte Jahresabschluß des Urlaubskontos für den entsprechenden Mitarbeiter gelöscht.

Somit kann das Vorjahres-Urlaubskonto des Mitarbeiters noch nachträglich berarbeitet werden

Kapitelübersicht

Wertberichtung Urlaubsplanung

Klicken Sie diese Schaltfläche, um den Jahresabschluß durchzuführen und auszudrucken.

Das Ergebnis des Jahresabschlusses ist der Ausdruck der Urlaubsauswertung (Jahresabschluß), auf dem alle konsumierten Urlaubstage sowie noch offene Urlaubsansprüche, und die Wertberichtung per 31.12. angeführt sind.

Urlaubsauswertung (Jahresabschluß)

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Kapitelübersicht

Kalender Eintragen von Urlaubstagen

Eintragen von Feiertagen

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Kalender

Der Programmteil Kalender ist ein Werkzeug, daß die Verwaltung der Feier- und Urlaubstage im Zusammenhang mit der Leistungserfassung übernimmt.

Die Feiertagsverwaltung kann nur von Mitarbeiter der Benutzergruppe "Partner" oder "Verwaltung" geöffnet und bearbeitet werden. Die Urlaubsplanung kann von jedem Mitarbeiter durchgeführt werden.

Nach Durchführung einer Mitarbeiterabrechung können keine Urlaube und Feiertage mehr für den entsprechenden Zeitraum eingetragen werden. Dazu müssten Sie die Mitarbeiterabrechnung noch einmal löschen.

Tragen Sie daher zu Jahresbeginn alle gesetzlichen Feiertage ein. Anschließend kann jeder Mitarbeiter nach Bekanntgabe und Genehmigung der geplanten Urlaubstage, diese in den KavÉ Kalender eintragen.

Kapitelübersicht

Urlaubsplanung

l Urlaubsübersicht

Die Urlaubsplanung ist einerseits Werkzeug für die Verwaltung des Urlaubskontos jedes Mitarbeiter und liefert gleichzeitig die Grunddaten für eine graphische Übersicht aller eingetragenen Urlaubstage Ihres Unternehmens.

Tragen Sie daher in dieser Dialogbox laufend alle geplanten und

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genehmigten Urlaubstage jedes Mitarbeiters ein.

Das Ergebnis dieser Urlaubsplanung ist eine Urlaubsübersicht, die Ihnen wiederum die Koordination und Planung der Urlaubstermine in Ihrem Unternehmen erleichtert.

Urlaubstage eintragen

Wählen Sie den Mitarbeiter und das Monat, für den Sie einen Urlaub eintragen wollen.

Klicken Sie zuerst auf den Tag, der als Urlaubstag eingetragen werden soll, dann auf diese Schaltfläche.

Das entsprechende Datum wird in einer Liste links vom Monatsplan angeführt. Wenn Sie in der Urlaubsliste ein bestimmtes Datum auswählen und diese Schaltfläche drücken, wird der Eintrag dieses Datums als Urlaub rückgängig gemacht.

ACHTUNG: An Sonntagen ist das Eintragen eines Urlaubes nicht möglich! Samstage können nur dann als Urlaubstage eingetragen werden, wenn in den Kanzleistammdaten eine 6-Tagewoche definiert ist.

offene Urlaubstag

Dieses Feld zeigt Ihnen an, wie viele Urlaubstage dem Mitarbeiter noch zustehen. Die Basisinformation zu diesem Feld stammt aus den Kanzleistammdaten.

Abgezogen werden bereits eingetragene Urlaubstage, hinzugefügt werden nicht beanspruchte Urlaubstage aus Vorjahren, welche durch den Jahresabschluß übernommen wurden.

Urlaubsübersicht

Kapitelübersicht

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Feiertage

Das Eintragen der Feiertage ist auch Voraussetzung für eine korrekte Berechnung der Überstunden.

Außerdem werden Sie dann bei verschiedenen Arbeitsschritten (z.B. Leistungserfassung an einem Feiertag) darauf aufmerksam gemacht, daß es sich um einen gesetzlichen Feiertag handelt.

Feiertage des Jahres

Hier können Sie das Jahr festlegen, für das Sie anschließend die Feiertage eintragen wollen. Vorgeschlagen wird immer das aktuelle Jahr.

Monatsplan Wenn Sie das aktuelle Jahr ausgewählt haben, wird der Monatsplan entsprechend dem Monat des aktuellen Datums automatisch vorgeschlagen. Wenn Sie ein anderes Jahr ausgewählt haben, wird der Monatsplan vom Jänner des ausgewählten Jahres aufgeschlagen. Die Kalenderfunktion in WSS-KavÉ® ermöglicht die richtige Zuordnung der Wochentage, egal welches Jahr ausgewählt wurde. Schlagen Sie durch Klicken dieser Schaltfläche das Monat auf, in dem es Feiertage einzutragen gibt.Klicken Sie entweder direkt auf den Tag im Monatsplan, an dem ein Feiertag eingetragen werden soll, oder springen Sie durch Klicken auf diese Schaltfläche von einem Tag auf den nächsten.

Wenn Sie den Tag ausgewählt haben, der als Feiertag eingetragen werden soll, klicken Sie auf

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diese Schaltfläche. Das entsprechende Datum wird in einer Liste links vom Monatsplan angeführt.

Sie können für den Feiertag auch die entsprechende Bezeichnung eintragen. Klicken Sie dazu auf das Feld "Feiertag". Wenn Sie in der Feiertagsliste ein bestimmtes Datum auswählen und diese Schaltfläche drücken, wird der Eintrag dieses Datums als Feiertag rückgängig gemacht.

Leeres Datumsfeld

Durch Eingabe eines Datums in dieses Feld, ist es ebenfalls möglich, den entsprechenden Kalendertag direkt anzuwählen.

Kapitelübersicht

Urlaubsarchiv

l Urlaubsgutschriften l Urlaubskonto

Im Programmbereich Urlaubsarchiv bietet WSS-KavÉ® die Möglichkeit, die gemäß Programmstammdaten automatisch eingetragenen Urlaubsgutschriften zu ändern.

Die Urlaubsgutschriften können hier

l gelöscht l verändert l neue Gutschriften erstellt

werden. Kapitelübersicht

Urlaubsgutschriften

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Page 88: WSS-KavE Handbuch Version 5

Angezeigt werden alle Urlaubsgutschriften des ausgewählten Jahres.In den Programmstammdaten wird festgelegt, wann (Eintrittsdatum oder Stichtag), wieviele Tage als Urlaubstage gutgeschrieben werden.

Die Gutschrift erfolgt dann automatisch.

Neue Gutschrift

Wählen Sie den Mitarbeiter, auf dessen Urlaubskonto Urlaubstage gutgeschrieben werden sollen, sowie den Zeitpunkt und die Anzahl der Gutschrift.

Gutschrift ändern

Durch Klick auf den Datensatzzeiger (Zeilenkopf) wählen Sie die Gutschrift, die Sie ändern wollen.

Ändern Sie die Anzahl der Tage die gutgeschrieben werden sollen.

Gutschrift löschen

Durch Klick auf den Datensatzzeiger (Zeilenkopf) wählen Sie die Gutschrift, die Sie löschen wollen.

Löschen Sie die gesamte Gutschriftszeile. Kapitelübersicht

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Page 89: WSS-KavE Handbuch Version 5

Urlaubskonto

Der Programmteil Urlaubskonto hat informativen Charakter.

Angezeigt werden die einzelnen Zeilen des Urlaubskontos.

l Anfangssaldo (Urlaubübertrag aus dem Vorjahr) l eingetragenen Urlaube l Urlaubsgutschriften l Wertberichtigungen bei Jahresabschluß

Einen Gesamtüberblick bietet auch die Auswertung "Urlaubsauswertung eines Mitarbeiters".

Kapitelübersicht

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Werkvertrag

Der Programmteil Werkvertrag beschäftigt sich mit

l Neuerstellung, l Bearbeitung l und Abrechnung

von Werkverträgen. Damit Leistungen von Werkvertragsnehmern im WSS-KavÉ® erfasst, und somit in Honorarnoten weiterverrechnet werden können, müssen

l Werkvertragsnehmer-Stammdaten erfaßt l und mind. 1 Werkvertrag pro Werkvertragsnehmer erstellt

werden.

Der Programmteil Werkvertrag umfaßt folgende Aufgabenbereiche:

l Abschluß eines Werkvertrages Voraussetzung für das Anlegen von Werkverträgen ist der Eintrag des Werkvertragsnehmers im Stammdatenteil.

Beim Anlegen und Bearbeiten eines Werkvertrages sind folgende Überlegungen und Entscheidungen zu treffen:

¡ Welche Abrechnungsart kommt zur Anwendung? einmalig, monatlich oder leistungsbezogen

¡ Entspricht der eingetragene Stundensatz im Feld "Einkauf" und "Verkauf" der aktuellen Vereinbarung? In einem bestehenden Werkvertrag, für den im WSS-KavÉ® schon Zahlungen eingetragen wurden, können diese Felder nicht mehr verändert werden. Sollte z.B. ab einen bestimmten Zeitpunkt ein neuer Stundensatz gelten, sollte der alte Werkvertrag beendet und ein neuer Werkvertrag mit einem neuem Stundensatz abgeschlossen werden.

l Erfassung der tatsächlich erbrachten Leistungen ¡ Bei Werkverträgen mit Abrechnungsart "Leistung":

Abrechnung der tatsächlich erbrachten Leistungen l Zahlung des Werkvertrages

Es ist allerdings möglich, dass für einen Werkvertragsnehmer z.B. für verschiedenartige Tätigkeiten mehrere unterschiedliche Werkverträge gleichzeitig gelten. Wichtig ist dann nur, dass bei der Leistungserfassung für die entsprechenden Tätigkeiten jeweils der richtige Werkvertrag ausgewählt wird.

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Kapitelübersicht

WERKVERTRAG

Bearbeiten eines Wervertrages Zahlungen zu einem Werkvertrag

l Neuerstellen ¡ Unterschiedliche Abrechnungsarten

l Bearbeitung l Abrechnung l Beenden

l (Aus-)Zahlung

Werkvertragsnehmer-Stammdaten erfassen

Auswertungen - Werkvertrag

Tip: Veränderung von Stammdaten

Erstellung und Bearbeitung eines Werkvertrages

l Erstellen/Bearbeiten eines Werkvertrages l Beenden eines Werkvertrages

Erstellen/Bearbeiten eines Werkvertrages

Adressdaten Die Adressdaten des Werkvertragsnehmers sind bereits aus den Stammdaten übernommen und werden als Anschrift ausgegeben.

Werkvertragsnummer Die Nummer wird automatisch bei der Erstellung

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Page 92: WSS-KavE Handbuch Version 5

eines Werkvertrages eingetragen.

Ein Teil dieser Nummer wird als Werkvertragskürzel ähnlich dem Mitarbeiterkürzel bei Expensaren zu Honorarnoten und Gutschriften sowie diversen Auswertungen verwendet:

Beispiel: Werkvertragsnummer 0002/96 ergibt als Kürzel 26

Beginn Geben Sie das Beginndatum des Werkvertrages ein.

Ende Sobald der Werkvertrag beendet ist, und hier das entsprechende Datum eingetragen wird, verschwindet er aus diversen Listboxen (z.B. Leistungserfassung).

Wenn das Enddatum bereits bekannt ist, kann es auch bei der Erstellung des Werkvertrages eingeben werden. Der Werkvertrag scheint dann solange in den Listboxen auf, bis das aktuelle Tagesdatum größer dem Enddatum des Werkvertrages ist.

Werkvertragstext Tragen Sie hier den Vertragstext ein. Z.B. Tätigkeitsbereich, Befugnisse o.ä.

Einkauf Tragen Sie den Stundensatz ein, der mit dem Werkvertragsnehmer als Leistungsentschädigung vereinbart wurde.

Umsatzsteuer Wenn Umsatzsteuer abzurechnen ist, tragen Sie hier den USt-Satz ein.

Verkauf Tragen Sie hier den Verkaufspreis für die Leistung des Werkvertragsnehmer ein. Dieser Betrag wird bei Honorarnotenerstellung auf die gleiche Weise zur Anwendung gebracht, wie der Verkaufspreis aus den Mitarbeiterstammdaten.

Auch hier gilt bei Veränderung des Verkaufspreises dieselbe Regelung wie bei der Veränderung von Mitarbeiterstammdaten.

Abrechnungsart abhängig von der Art der Leistung, die der Werkvertragsnehmer zu erbringen hat, kann die Abrechnung nach zu Beginn des Vertragsverhältnisses festgelegten Bedingungen oder leistungsabhängig erfolgen:

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einmalig Kreuzen Sie einmalig an, wenn es sich bei der zu erbringenden Leistung um eine einzige einmalige und für sich abgeschlossen Leistung handelt, deren Stundenaufwand und Stundensatz ("Einkauf") von vornherein festgelegt ist.

Das Risiko, daß für die vollständige Leistung mehr Stunden als vereinbart notwendig werden, trägt der Werkvertragsnehmer.

monatlich Kreuzen Sie monatlich an, wenn der Werkvertragsnehmer regelmäßige Leistungen für die Kanzlei erbringt, wobei die Anzahl der Stunden pro Monat und der Stundensatz ("Einkauf") von vornherein festgelegt ist.

Leistung Die Abrechnungsart "Leistung" bedeutet, daß ein Werkvertragsnehmer genau nach seinen erbrachten Leistungen abgerechnet wird. (Einkaufspreis des Werkvertrages * erbrachte Zeit). Es gibt kein vorher genau festgelegtes Werk, und auch kein vorher festgelegtes Entgelt für diesen Werkvertrag.

Der tatsächliche Stundenaufwand wird im nachhinein über die Leistungserfassung festgestellt und abgerechnet.

Stundenanzahl Dieses Feld beinhaltet die festgelegte und abzurechnende Stundenanzahl.

l Tragen Sie die gesamte Stundenanzahl ein, wenn die Leistung einmalig erbracht wird.

l Tragen Sie die monatliche Stundenanzahl ein, wenn die Leistung monatlich abgerechnet wird.

l Wenn es sich um eine Abrechnung nach Leistung handelt, können Sie keine Stundenanzahl eingeben.

Bemerkung Tragen Sie hier etwaige weitere Informationen und Bemerkungen ein, für die kein spezielles Feld vorgesehen ist.

Werkvertragsdatum Tragen Sie hier das Datum ein, an dem der Werkvertrag abgeschlossen wurde. Vorgeschlagen wird das Tagesdatum.

Offener Betrag

Bei einer einmaligen oder monatlichen Abrechnung ergibt sich der offene Betrag aus der Multiplikation von "Einkauf" (brutto) und

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Page 94: WSS-KavE Handbuch Version 5

"Stundenanzahl" minus bereits geleisteten Zahlungen.

Beispiel:

Werkvertragsbeginn: 1.1.98 aktuelles Datum/Werkvertragsende:(z.B. 6.2.98) .monatliche Stunden: 100 .EK: 250,--

Der Offene Betrag errechnet sich wie folgt: bereits vergangene Tage d. Monats/Tage pro Monat * monatl. Stunden * EK - bereits geleistete Zahlungen + UST

Offener Betrag Jänner 31/31 * 100 * 250 25.000 Offener Betrag Februar 6/28 (gerundet 0,21)* 100 * 250 5.250 - bereits geleistete Zahlungen 0

Offener Betrag netto 30.250

+ UST lt. Werkvertrag 20% UST 6.050

OFFNER BETRAG BRUTTO 36.300

Bei einer Abrechnung nach Leistung ergibt sich ein offener Betrag erst nach Leistungserfassung und erfolgter Abrechnung.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster "Zahlungen" zu öffnen.

Diese Schaltfläche kann nur dann ausgewählt werden, wenn es sich im Werkvertrag um die Abrechnungsart "Leistung" handelt.

l Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster "Abrechnen" zu öffnen.

Beenden eines Werkvertrages

Ein Werkvertrag kann nicht gelöscht, sondern nur beendet werden. Nicht mehr gültige Werkverträge sollten beendet werden.

Soll ein Werkvertrag beendet werden, tragen Sie das entsprechende Datum im Feld Ende ein. Der Werkvertrag scheint ab diesem Datum in keiner Listbox (z.B. Leistungserfassung) mehr auf.

Kapitelübersicht

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Page 95: WSS-KavE Handbuch Version 5

Abrechnung eines Werkvertrages

Allgemeine Info

Für Werkverträge, für die als Abrechnungsart "Leistung" vereinbart wurde, ist der Programmteil "Abrechnen eines Werkvertrages" ein notwendiger Schritt, um tatsächlich erbrachte Leistungen zur Auszahlung zu bringen.

Die Abrechnung ist die Kontrolle und Zahlungsfreigabe durch dafür berechtigte Person.

Die Abrechnung von leistungsbezogenen Werkverträgen macht es dem Auftraggeber möglich, einen Überblick darüber zu haben, welche Leistungen noch zu bezahlen sind. Eine Gesamtliste aller offenen Werkvertragszahlungen finden Sie in den Auswertungen.

Werkvertragsabrechnung

Liste: abzurechnenden Leistungen

Diese Liste enthält alle tatsächlich erbrachten und noch nicht abgerechneten Leistungen.

Informationsfelder Datum, Beschreibung der abzurechnenden Leistung und Dauer stammen aus der Leistungserfassung.

Der angeführte Satz kommt aus dem Feld Einkau

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Page 96: WSS-KavE Handbuch Version 5

Satz im Werkvertrag.

Nettobetrag Der "Nettobetrag" errechnet sich aus Satz * Dauer

Bruttobetrag

Der Bruttobetrag beinhaltet außerdem die entsprechende Umsatzsteuer.

Der Umsatzsteuersatz wird wiederum aus dem Feld Umsatzsteuer aus dem Werkvertrag übernommen.

Abrechnen

Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn Sie die entsprechende Leistung abrechnen und zur Auszahlung bringen wollen.

offener Betrag

Im Feld offener Betrag wird die Summe jener Bruttobeträge ausgewiesen, die bereits zur Abrechnung angekreuzt wurden.

Die Summe umfasst Beträge aus vorherige Abrechnungen, für die aber noch keine "Zahlung" durchgeführt wurde, plus angekreuzte Leistungen aus der aktuellen Abrechnung.

bereits verrechnet zum Nettobetrag

Im 1. Feld "bereits verrechnet" wird die Summe der Nettobeträge, der in dieser Abrechnung angekreuzten Leistungen, angeführt.

bereits verrechnet zum Bruttobetrag

Im 2. Feld "bereits verrechnet" wird die Summe der Bruttobeträge, der in dieser Abrechnung angekreuzten Leistungen, angeführt.

Kapitelübersicht

Zahlungen zu einem Werkvertrag erfassen

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Page 97: WSS-KavE Handbuch Version 5

Info zur Auszahlung eines Werkvertrages

Im Programmteil Zahlungen wird jede Zahlung an den Werkvertragsnehmer, bezogen auf jeden einzelnen Werkvertrag, eingegeben.

Die daraus entstehende Liste gibt Auskunft über die bereits erfolgten Zahlungen an den Werkvertragsnehmer pro Werkvertrag und den noch "offenen Betrag".

Bei Werkverträgen mit Abrechnungsart "Leistung" muss vor der Zahlung eine Abrechnung erfolgen.

Grundsätzlich kann nur der Betrag zur Auszahlung gelangen, der sich als "offener Betrag" im Werkvertrag ergibt.

Sollte aus irgendeinem Grund (z.B. Abgeltung eines nicht vorhersehbaren Stundenmehraufwandes) mehr ausbezahlt werden, ist entweder ein neuer Werkvertrag zu erfassen, oder die Zahlung wird nicht im WSS-KavÉ® erfasst.

. Ein negativer "offener Betrag" wird vom Programm nicht zugelassen!

Sobald eine Zahlung im KavÉ eingetragen wurde, kann der Inhalt des Werkvertrages nicht mehr verändert werden. Die einzige Ausnahme bildet das Feld Ende des Werkvertrages.

Zahlungen zu Werkvertrag erfassen

Liste Eine tabellarische Aufstellung gibt Ihnen eine

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Page 98: WSS-KavE Handbuch Version 5

Zahlungen

Übersicht über die bereits erfolgten Zahlungen.

Tragen Sie eine neue Zahlung in die nächste leere Zeile ein.

Datum Tragen Sie das Zahlungsdatum ein.

Mitarbeiter Wählen Sie aus der Listbox den Mitarbeiter aus, der die Zahlung veranlaßt. Auswählbar sind ausschließlich Mitarbeiter mit dem Status Partner im Mitarbeiterstammblatt.

Nettobetrag Geben Sie den Nettobetrag ein, der zur Auszahlung gelangen soll. Es kann maximal ein Betrag in Höhe des ausgewiesenen "offenen (Netto-)Betrags" eingegeben werden. Wenn ein niedrigerer Betrag eingeben wird, wird die Differenz weiter als offener Betrag geführt.

USt-Satz Der Umsatzsteuersatz wird aus dem Werkvertrag übernommen.

Bruttobetrag Der Bruttobetrag errechnet sich automatisch aus dem Nettobetrag und dem USt-Satz.

offener Betrag Netto / Brutto

Der "offene Betrag" wird im Formular Werkvertrag errechnet und übernommen.

Kapitelübersicht

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Page 99: WSS-KavE Handbuch Version 5

Reisekosten Der Programmteil Reisekosten beinhaltet

l die Erfassung l Verwaltung l und Abrechnung

von Reisespesen, die im Zusammenhang mit Kunden- Projektagenden anfallen.

Erfasst werden

l Kopf der Reisekostenabrechnung (wer, wann, wohin, warum)

l Reise-Abschnitte (zu wem, wann, wohin, warum)

l Reisekosten (Belegsammlung und Erfassung aller entstandenen Kosten)

Es können Vorlagen erstellt werden, die den betriebsinternen Richtlinien entsprechen, und die dann für die Erfassung verwendet werden.

Kapitelübersicht

REISEKOSTEN

Reisekostenabrechnungen

bearbeiten

l 3 Bereiche der Reisekostenabrechnung (Kopf.

Filter, Gliederung) l Kopf neu erstellen / bearbeiten l Abschnitte, Reisekosten erfassen

l Reisebericht drucken

verwalten

Abrechnung mit Mitarbeiter

Reisekostenvorlagen neu/bearbeiten

l Formular zur Neuanlage und Bearbeitung von Reisekostenvorlagen

UDF: Anlegen von UDF-Feldern

Mitverrechnen von Reisekosten in Honorarnoten

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Page 100: WSS-KavE Handbuch Version 5

Reisekostenabrechnung

Das Formular der Reisekostenabrechnung gliedert sich in 3 Bereiche: Reisekostenabrechnung-

l -Kopf l -Filter l -Gliederung

und die Schaltflächen.

Reisekostenabrechnung-Kopf

Angezeigt werden die wichtigsten Informationen zur aktuell angezeigten Reisekostenabrechnung:

l Abrechnungsnummer l Mitarbeiter l Zeitraum

Reisekostenabrechnung-Filter Filter auf bereits erfasster Reisekostenabrechnungen nach:

l Zeitraum l Mitarbeiter l Reisekostennummer l Kunden/Projekt

Durch Klick auf wird der Filter ein- bzw. ausgeschaltenMit dem Datensatzzeiger kann durch die gefilterten Datensätze geblättert werden.

Angezeigt wird der Kopf jeder einzelnen Reisekostenabrechnung.

Reisekostenabrechnung-Gliederung Angezeigt werden:

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Page 101: WSS-KavE Handbuch Version 5

l Informationen aus dem Kopf (Mitarbeiter, Zeitraum, Nummer)

l einzelne Reiseabschnitte l Datum und Ort des Reiseantritts l Datum und Ort des Reiseendes l Datensatzzeiger

Die Hyperlinks zeigen auf den entsprechenden Bereich der Abrechnung.

Schaltflächen

Aktuelle Reisekostenabrechnung

l Drucken l Neu erstellen - leeres Formular für Kopf wird angezeigt l Löschen der Reisekostenabrechnung

Kapitelübersicht

Reisekostenabrechnung erstellen/bearbeiten

Reisekostenabrechnung-Kopf

Neu erstellen Durch Klick auf NEU in der Schaltflächen

Bearbeiten

l Selektion mit Hilfe des Filters und durch Blättern mit Datensatzzeiger

l durch Blättern mit Datensatzzeiger

Speichern des Datensatzes durch Klick auf Datensatzzeiger (Dreieck links oben)

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Page 102: WSS-KavE Handbuch Version 5

Mitarbeiter Selektion aus Listbox

Zweck Info zum Zweck d Reise

l Reiseantritt l Reiseende

l UDF-Felder, soweit zusätzlich aktiviert

l Selektion von Erfassung abgeschlossen, sobald die Erfassung aller Reisekosten zu der aktuellen Reise vollständig ist

Reiseantritt Datum und Ort, von dem aus die Reise gestartet wurde

Reiseende Datum und Ort, an dem die Reise beendet wurde

Bemerkungen zusätzliche Infos zur Reise im Allgemeinen

Erfassung abgeschlossen

Dieses Feld ist ein Filterkriterium in der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen.

Kapitelübersicht

Reisekostenabschnitte

Reisekostenabrechnung - Gliederung

Neu definieren

durch Klick auf Hyperlink

*Neuer Abschnitt

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Page 103: WSS-KavE Handbuch Version 5

Bearbeiten

durch Selektion auf entsprechenden Reiseabschnitt

Reisekostenabschnitt erfassen

Speichern des Datensatzes durch Klick auf Datensatzzeiger (Dreieck links oben)

Kunde/Projekt dem die Kosten dieses Reiseabschnitts zugerechnet werden sollen

Ort Datum/Zeit

an dem die Reisekosten angefallen sind

Zweck kurze Beschreibung des Grundes dieses Reiseabschnitts bzw. der Zurechnung zum aktuellen Kunden/Projekt

Grenzübertritt Informationsfeld, da der Grenzübertritt sich bei der Diätenberechnung von Reisekosten auswirkt und deshalb an dieser Stelle miterfasst wird.

Bemerkungen zusätzliches Informationsfeld

UDF soweit UDF-Felder für den Bereich Reisekostenabschnitt definiert wurden

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Page 104: WSS-KavE Handbuch Version 5

Reisekosten Defaultwert

Beleg Nr Nummer des Belegs laut Beilage zur Reisekostenabrechnung

-

Datum Belegdatum

eingegebenes Datum des

Reiseabschnitts

Anzahl Kosteneinheit (km, Stunde, Geldeinheit, etc.)

1

Vorlage Auswahl der Reisekostenvorlage laut Listbox

lt Vorlage

Bezeichnung Bezeichnung der Reisekostenart kann für jede Datenzeile geändert werden

lt Vorlage

Währung Währung, in der der Beleg ausgestellt wurde

EUR

Wechselkurs Kurs zu dem umgerechnet werden soll. 1

Einzelbetrag Netto

wird errechnet sobald UST-Satz und Einzelbetrag Brutto erfaßt wurden

lt Vorlage

USt lt Vorlage

Einzelbetrag Brutto

wird errechnet sobald UST-Satz und Einzebetrag Netto erfaßt wurden

lt Vorlage

Gesamtbetrag Netto

automatisch berechnet Anzahl x

Einzelbetrag Netto

Gesamtbetrag USt

automatisch berechnet

Anzahl x Einzelbetrag Netto

x USt-Satz

Gesamtbetrag Brutto

automatisch berechnet

Gesamtbetrag Netto +

Gesamtbetrag USt Kapitelübersicht

Reisekosten verwalten

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Page 105: WSS-KavE Handbuch Version 5

Authorisation Soweit üblich können hier abgeschlossen erfaßte Reisekostenabrechnungen durch einen Partner/Geschäftsführer zur Auszahlung authorisiert werden.

Auszahlung mit Mitarbeiter

V - Vorauszahlung

für Vorauszahlungen, die dem Mitarbeiter vor Antritt der Reise gewährt werden.

A - Auszahlung

Betrag, der dem Mitarbeiter ausbezahlt wird.

R - Rückzahlung

Betrag, der dem Mitarbeiter für selbst ausgelegte Kosten rückerstattet wird.

Kapitelübersicht

Reisekostenvorlagen

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Page 106: WSS-KavE Handbuch Version 5

Hier werden alle betriebsüblichen Arten von verrechenbaren Reisekosten festgelegt.

STAMMDATEN

Bezeichnung eindeutige, verständliche Bezeichnung der Art

Bemerkungen Beschreibung, Einschränkungen, Voraussetzung zur Verrechnung o.ä.

Netto-Betrag Einzelbetrag NETTO (z.B. pro Einheit) wird rechnerisch ermittelt, wenn Brutto-Betrag und UST-Satz eingeben werden

UST Um zu verhindern, dass bei gleichen Reisekostenarten unterschiedliche UST-Sätze zur Anwendung kommen, kann hier ein einheitlicher Satz festgelegt werden.

Brutto-Betrag Einzelbetrag BRUTTO wird rechnerisch ermittelt sobald Netto-Betrag und UST-Satz eingegeben wurde

UDF Über User Defined Fields (UDF) gibt es die Möglichkeit zusätzliche, frei wählbare Informationen zu erfassen.

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Reisebericht

Reisekostenabrechnung-Gliederung

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Fristenlisten Der Programmteil Fristenlisten ist ein Werkzeug zur Verwaltung und Organisation von periodisch wiederkehrenden Steuererklärungsfristen.

Er beinhaltet:

l die Fristenlisten-Erstellung l die Quoteneingabe l die Finanzamtsverwaltung

Kapitelübersicht

FRISTENLISTEN

Allgemeines zu Fristenlisten und Quoten

Checkliste zur Erstellung von Fristenlisten

Lebenszyklus von Fristenlisten

Fristenlisten Quoten

Erstellung von Fristenlisten

l Kriterien zur Aufnahme in Fristenlisten

l Fristenlisten erstellen

l Quotenfixierung beim Erstellen der 1.

Fristenliste/Veranlagungsjahr

l Beispiele zu RÜCKMELDUNGEN nach

Fristenlistenerstellung

Bearbeiten von Quoten

l Quotenjahr bestimmen l Quotenstichtage festlegen l Quoten (Prozentwerte) festlegen

Bearbeiten von Fristenlisten

l Fristenliste auswählen l Fristenliste bearbeiten l Fristenliste erweitern l Klient aus Fristenliste löschen

Berechnen von Quoten

l Voraussetzung und Zeitpunkt der

Quotenberechnung l Bemessungsgrundlage l Durchführung der Quotenberechnung l Bericht "Abzugebende Steuererklärungen"

Finanzämter

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l Anlegen/Bearbeiten von Finanzamtsstammdaten l Suchen nach Finanzamtssstammdaten

Allgemeines zu Fristenlisten und Quoten

Allgemeines zu Fristenlisten Der Stichtag für die Einreichung aller Fristenlisten für ein bestimmtes Veranlagungsjahr beim jeweiligen Finanzamt ist der 10. Juni des Folgejahres.

Bis zu diesem Termin müssen alle Fristenlisten

l einmal erstellt l bearbeitet l und die fertigen Fristenlisten anschließend beim Finanzamt

abgegeben werden.

Dazu Rundschreiben Nr. 15/1994 d. Kammer der Wirtschaftstreuhänder:

"Diese je Finanzamt erstellte Liste sollte auch alle allenfalls vor dem Stichtag neu hinzugekommenen oder allenfalls vor dem Stichtag ausgeschiedenen Klienten enthalten, sofern die zustände Veranlagungsleitstelle davon erfahren hat." (Vorliegen einer Vollmacht)

l Ihr Status wird mit dem Einreichen an das Finanzamt "eingefroren". Sie können nur mehr durch Aufnahme eines neuer Klient erweitert werden. Löschungen von Steuernummern sind nicht mehr möglich.

Allgemeines zu Quoten

Beim Aufbau der Datenbank in WSS-KavÉ® müssen die Quoten mit Stichtagen und Quotensätzen einmal angelegt werden.

Zu Beginn jedes folgendem Kalenderjahres wird nur mehr bestätigt, dass die Quoten auch für dieses Kalenderjahr vom Vorjahr zu übernehmen sind.

Eine Änderung/Bearbeitung der Quotenzeiträume und -sätze ist möglich.

Die automatische Quotenberechnung im WSS-KavÉ® sieht vor, dass 30 Tage vor Quote bzw. Abberufung ein Bericht über noch abzugebende bzw. abberufene Steuererklärungen erstellt wird. Die entsprechenden Einstellungen dazu wie auch den definierten Quotenstichtag finden Sie in

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den Kanzleistammdaten.

Die Quotenberechnung kann auch manuell zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden.

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Erstellen von Fristenlisten

Jede Fristenliste wird

l für jedes Finanzamtes 1x

l für ein Veranlagungsjahr 1x ¡ erstellt und

anschließend weiter

¡ bearbeitet.

l Kriterien zur Aufnahme in Fristenlisten

l Fristenlisten erstellen

l Quotenfixierung beim Erstellen der 1.

Fristenliste/Veranlagungsjahr

l Beispiele zu RÜCKMELDUNGEN nach

Fristenlistenerstellung

Fristenlisten bearbeiten

Kriterien zur Aufnahme in Fristenlisten Stammdaten Kunden/Projekte - WT-

SpecialsFolgende Klienten werden beim automatisierten Erstellen einer Fristenliste aufgenommen:

l Übereinstimmung des Finanzamtes im Feld zuständiges "Finanzamt" im Dialog Steuernummer im Klientenstammblatt

l 1. Erklärungsjahr ¡ "NEU" ¡ < (kleiner) ¡ = (gleich)

dem Veranlagungsjahr, für das die Fristenliste erstellt werden soll.^

Fristenliste erstellen

Tragen Sie

l das Veranlagungsjahr

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ein, für das Sie Fristenliste(n) erstellen wollen.

Für jedes Finanzamt kann nur eine Fristenliste erstellt werden. Entscheiden Sie daher beim Erstellen der 1. Fristenliste für das aktuelle Veranlagungsjahr, ob Sie:

l alle Fristenlisten für alle Finanzämter auf einmal l oder einzeln für jedes Finanzamt erstellen.

Erfahrungsgemäß ist es wahrscheinlich übersichtlicher, die Fristenliste für jedes Finanzamt einzeln zu erstellen, da sie so sofort auf Vollständigkeit überprüft werden kann.

Klicken Sie zum Erstellen der entsprechenden Fristenliste diese Schaltfläche.

Quotenfixierung beim Erstellen der 1. Fristenliste/Veranlagungsjahr Beim Erstellen der 1. Fristenliste eines Veranlagungsjahres werden Sie in einem Dialog aufgefordert, die vom Finanzamt vorgegebenen Quoten einzugeben.

Wenn Sie zum 1.Mal eine Fristenliste in WSS-KavE erstellen wollen, müssen Sie zuerst die entsprechenden Quoten anlegen.

Wenn Sie bereits im Vorjahr mit der Fristenlistenverwaltung von WSS-KavE gearbeitet haben, so besteht auch die Möglichkeit die Quoten des Vorjahres automatisch zu übernehmen.

Die Quotentabelle wird angezeigt, und kann entsprechend adaptiert werden.

Wenn Sie die Quotentabelle an dieser Stelle mit "Zurück" schließen, wird (werden) die

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ausgewählte Fristenliste(n) erstellt.

Beispiele zu RÜCKMELDUNGEN nach Fristenlistenerstellung l Sie haben zum ersten Mal für 1996 Fristenlisten erstellt:

l Sie haben bereits zu einem früheren Zeitpunkt eine Fristenlisten für 1996 für ein bestimmtes Finanzamt erstellt:

ACHTUNG:

Wenn Sie ein einzelnes Finanzamt ausgewählt haben, und vorher für das gleiche Veranlagungsjahr schon eine Fristenliste für dieses Finanzamt erstellt wurde, werden Sie in einem Dialog darauf aufmerksam gemacht, und gefragt, ob Sie die bestehende Fristenliste bearbeiten wollen. Wenn Sie das nicht wollen, klicken Sie in diesem Dialogfenster "NEIN", und wählen zum Erstellen einer Fristenliste ein anderes Finanzamt aus.

l Wenn Sie nur eine einzelne Fristenliste erstellt haben, wird diese sofort am Bildschirm zur Bearbeitung angezeigt.

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Bearbeiten von Fristenlisten

Im Programmteil Bearbeiten von Fristenlisten wird der Status der

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einzelnen Fristenlisten bzw Steuererklärungen bearbeitet. D.h. Sobald eine Steuererklärung vom Finanzamt abberufen bzw. an das Finanzamt abgegeben wird, wird ein entsprechender Eintrag gemacht.

l Fristenliste auswählen l Fristenliste bearbeiten l Fristenliste erweitern l Klient aus Fristenlsite löschen

Es ist notwendig diese Aktualisierungen laufend zu ergänzen, damit die einzelnen Fristenlisten ajour sind.

Fristenliste auswählen

Fristenliste für das Jahr

Geben Sie das Jahr der Fristenliste ein, die gerade bearbeitet werden soll (Veranlagungsjahr).

Fristenliste für

Wenn Sie vorhaben, alle bereits erstellten Fristenlisten auf einmal auszudrucken, wählen Sie "alle" durch Klicken des entsprechenden Radiobutton.

Wenn Sie eine bestimmte Fristenliste bearbeiten oder drucken wollen, klicken Sie den Radiobutton "das Finanzamt" an und wählen Sie aus der Listbox das entsprechende Finanzamt.

Fristenliste wurde ...

Dieser Punkt zeigt den Status der jeweiligen Fristenliste an.

Beim Klicken auf wechseln Sie direkt zum Programmteil Erstellen von Fristenlisten.

Wenn Sie eine andere, bereits erstellte Fristenliste bearbeiten wollen, wählen Sie diese einfach im Feld "Fristenliste für" aus.

ACHTUNG: Wenn in den Mitarbeiter Stammdaten

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mehrere Personen als "Sachbearbeiter von Fristenlisten" bestimmt wurden und der Lebenszyklus der Fristenliste noch nicht entsprechend bearbeitet wurde, werden Sie an dieser Stelle darauf aufmerksam gemacht, daß die Fristenliste noch nicht von allen Sachbearbeitern bearbeitet wurde.

Fristenliste bearbeiten Die Fristenliste für ein Finanzamt listet alle Klienten auf, die in den Klientenstammdaten eine Steuernummer für das entsprechenden Veranlagungsjahr angelegt haben:

Tagesdatum Geben Sie das Datum der Fristenliste ein, damit Sie den Stand der Fristenliste auch in Ihren Ausdrucken überprüfen können.

Anmerkungen Geben Sie hier Anmerkungen ein, wie z, B. fertig für Quote Jänner, o.ä.

Erklärung: In bestimmten Fällen, werden bereits fertige Steuererklärungen nicht abgegeben, sondern für einzelne Quotenfristen aufgehoben. In diesem Fall können Sie darüber eine Anmerkung machen.

Abb Hier kreuzen Sie die Klienten an, die vom Finanzamt abberufen werden.

Erfolgt die Abberufung und Abgabe der Steuererklärung vor dem Stichtag 30. September, zählt der Klient nicht für die Quote.

Abg Hier kreuzen Sie die Klienten an, deren Steuererklärungen an das Finanzamt abgegeben wurden.

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In einem weiteren Dialogfenster werden Sie aufgefordert, das Datum der Abgabe einzugeben. Standardmäßig wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.

Das Abgabedatum ist relevant für die Zuordnung zum jeweiligen Quotenzeitraum.

Es werden alle Steuererklärungen eines Klienten, die ein Finanzamt betreffen, gemeinsam abgegeben. Um eine Übersicht über die abzugebenden Steuererklärungen zu bekommen, wäre es sinnvoll, eine Auflistung der Steuererklärungen in den Klientenstammdaten vorzumerken (ev. im Feld Bemerkungen zum Klienten)

Anzahl der vertretenen Fälle

Dieser Eintrag gibt Ihnen die Anzahl aller Klienten an, die vor diesem Finanzamt vertreten werden.

Fristenliste erweitern Beim Klicken auf dieses Schaltfläche erhalten Sie eine Auflistung aller Klienten, für die dieses Finanzamt zuständig ist.

Die diesbezügliche Selektion erfolgt über den Eintrag im Feld zuständiges Finanzamt im Dialog Steuernummer im Klientenstamm.

Hier können Sie den Klienten auswählen, der in der Fristenlisten noch fehlt. (neue Mandate, o.ä,) Durch Auswahl in der Listbox Steuernummern des Finanzamts können auch Klienten anderer Finanzämter angezeigt und falls gewünscht auch aufgenommen werden.

Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn der Status der Fristenliste auf neu erstellt oder bearbeitet gesetzt ist. Soll nach dem Versenden der Fristenliste noch ein Klient aufgenommen werden, muß der Status der Fristenliste entsprechend auf nach Versand geändert von gesetzt werden.

Klient aus Fristenliste löschen Wenn ein Klient nicht mehr in der Fristenliste mitgeführt werden soll (z.B. das Mandat wurde abgegeben), stellen Sie den Cursor in der Liste der Klienten auf den entsprechenden und klicken Sie Schaltfläche Löschen.

In einem anschließenden Dialog werden Sie aufgefordert, die Löschung der Steuernummer aus der Fristenliste zu bestätigen.

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Page 116: WSS-KavE Handbuch Version 5

Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn der Status der Fristenliste auf neu erstellt oder bearbeitet gesetzt ist. Sobald die Fristenliste versandt und der Status entsprechend verändert wurde, kann ein Klient nicht mehr aus der Fristenliste gelöscht werden.

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Bearbeiten von Quoten

Quoten für das Jahr

Geben Sie das Veranlagungsjahr ein. Üblicherweise entspricht das Veranlagungsjahr dem Vorjahr des aktuellen Kalenderjahres.

Tabelle Quoten

Geben Sie in der Liste die entsprechenden Stichtage und Prozentwerte ein.

Anwendungsbeispiel:

Laut Rundschreiben Nr.43 vom 24.9.1992 der Kammer der Wirtschaftstreuhänder gelten folgende fünf Quotenzeiträume (als Beispiel wird das Veranlagungsjahr 1991 angeführt):

31.10.1992 20% 30.11.1992 40% 31.1.1993 60% 28.2.1993 80% 31.3.1993 100%

ACHTUNG: Sollte einer dieser Tage auf einen Sonntag fallen, gilt der Poststempel des folgenden Arbeitstages (Montag). Das Datum ist in diesem Fall entsprechend zu korrigieren.

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Berechnen von Quoten l Voraussetzung und Zeitpunkt der Quotenberechnung l Bemessungsgrundlage l Durchführung der Quotenberechnung l Bericht "Abzugebende Steuererklärungen"

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Voraussetzungen und Zeitpunkt der Quotenberechnung

Für die Quotenberechnung werden nur die Finanzämter herangezogen, für die auch eine Fristenlisten erstellt wurde!

Das Berechnen der Quoten kann manuell ausgewählt werden und wird außerdem automatisch entsprechend den Einstellungen in den Programmstammdaten jeden Tag beim ersten Start von WSS-KavE durchgeführt.

Bemessungsgrundlage für die Berechnung der einzelnen Prozentsätze ist die Anzahl der offenen Fälle je Finanzamt per 30. September.

(Offene Fälle: Alle Steuererklärungen, für die in der Fristenliste das Feld Abg" noch nicht angekreuzt wurde.)

Diese Bemessungsgrundlage wird dynamisch ermittelt. D.h. allfällige Zu- und Abgänge an Fällen nach dem 30. September beeinflussen diese Bemessungsgrundlage rückwirkend. Es gilt also immer der aufrechte Bestand der betreuten Fälle.

Durchführung der Quotenberechnung

Auswahl aus Tabelle Quoten:

Wählen Sie eine laut Systemdatum noch ausständigen Quotenfrist aus.

z.B. Markieren der Zeile 31.1.97

Wenn Sie anklicken, werden die ausgewählten Quoten berechnet und in Form eines Berichtes "Abzugebende Steuererklärungen" angezeigt.

Bericht: Abzugebende Steuererklärungen Das Ergebnis der Quotenberechnung ist ein Bericht über noch Abzugebende Steuererklärungen den Sie ausdrucken können.

In diesem Bericht werden für jedes Finanzamt, für das eine Fristenliste des aktuellen Veranlagungsjahres besteht, die abzugebenden Steuerklärungen per auswählten Quotenstichtag und Quote aufgelistet.

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Nach der Quotenberechnung können Sie in einem weiteren Dialogfenster auswählen, ob dieser Bericht beim nächsten Programmstart am gleichen Tag (z.B. durch einen anderen Benutzer im Netz) noch einmal angezeigt werden soll.

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Lebenszyklus einer Fristenliste

Durch das Anklicken der einzelnen Radiobuttons wird der Status der Fristenliste festgelegt.

Status neu erstellt ist automatisch ausgewählt sobald eine Fristenliste neu erstellt und zum erstenmal zur Bearbeitung aufgerufen wird.

Status bearbeitet von

Während des Zeitraums der Bearbeitung einer Fristenliste bis zu deren Fertigstellung sollte dieser Radiobutton ausgewählt werden. Gleichzeitig sollte aus Gründen der Dokumentation in der darunter liegenden Listbox der Sachbearbeiter, der die Bearbeitung vornimmt, ausgewählt werden.

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Dieser Eintrag wird inkl. Bearbeitungsdatum/zeit intern gespeichert. Dadurch kann im Zuge des Druckens der Fristenliste festgestellt werden, ob die Fristenliste vor dem endgültigen Druck von allen Fristenlistensachbearbeitern bearbeitet wurde. Solange dies nicht der Fall ist, kann zwar die Fristenliste ausgedruckt werden, in einem Dialogfenster kommt jedoch der entsprechende Hinweis.

Damit sollte gewährleistet werden, dass alle Fristenlistensachbearbeiter die Fristenliste vor dem endgültigen Druck zumindest einmal überprüft hat.

Status versandt Nach dem Versenden der Fristenliste an das Finanzamt (=Abgabe) wird der Status der Fristenliste eingefroren. In diesem Status können keine Veränderungen vorgenommen werden. Die beiden Schaltflächen Fristenliste "erweitern" bzw. "löschen" werden inaktiv. Wenn die Fristenliste erweitert werden soll, muß der Status auf "nach Versand geändert von" gesetzt werden.

Löschungen von der Fristenliste sind überhaupt nicht mehr möglich.

Status nach Versand geändert von Wenn abgegebene Fristenlisten nachträglich erweitert werden, muss dies für die Nachvollziehbarkeit der Fristenliste dokumentiert werden.

Wählen Sie daher diesen Radiobutton und den Sachbearbeiter, der die Bearbeitung vornimmt, in der darunter liegenden Listbox aus.

Erst in diesem Status wird die Schaltfläche Fristenliste erweitern wieder aktiv. Das Löschen von Steuernummern aus der Fristenliste ist nicht mehr möglich.

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Checkliste zur Erstellung von Fristenlisten

l Quoteneingabe einmalig beim Aufbau der Datenbank, vorausgesetzt die Quoten des Vorjahrs bleiben dann gültig

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l Erstellen der Fristenlisten

l Abstimmung und Korrektur

im Mai;anhand des vom Finanzamt zugesandten Verzeichnisses

l Versand der Fristenlisten

bis 10.6. an einzelne Finanzämter

l Abberufungen bis August: vorzeitige Abberufungen vom Finanzamt

l Quotenstichtag 30.9.: Verzeichnis vom Finanzamt inkl. der bereits abgegebenen Erklärungen (diese sind von der Quotenberechnung ausgenommen)

l Abstimmung und Korrektur

der Fristenliste im Verlauf der einzelnen Quotenzeiträume (Quotenberechnung automatisch oder händisch)

Kapitelübersicht

Finanzämter - Stammdaten

Finanzamtsnummer Die Finanzamtsnummer ist bei den angelegten Finanzamtsstammdaten bereits enthalten. Sie hat offizielle Bedeutung und sollte daher nur verändert werden, wenn das Finanzministerium eine offizielle Nummernänderung für ein bestimmtes Finanzamt verlautbart.

Bei der Neuanlage von Finanzämtern ist die offizielle Finanzamtsnummer einzuholen und in dieses Feld einzutragen.

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Page 121: WSS-KavE Handbuch Version 5

Bemerkung Tragen Sie hier etwaige Bemerkungen zum Finanzamt ein z.B. Referatszuständigkeiten, Ansprechpartner usw.

Suche nach Finanzamt

Mit Hilfe der Listbox „Finanzamtssuche“ können Sie das gewünschte Finanzamt selektieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit den ersten Anfangsbuchstaben in der Liste an die gewünschte Stelle zu springen.

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Page 122: WSS-KavE Handbuch Version 5

Menü EXTRAS Das Menü EXTRAS beinhaltet

l Sonderfunktionen der Verwaltung l Programmeinstellungen.

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Menü Extra

aktuelle Übersicht Ihres Unternehmens-Output, Grundlagenstatistik für effektiveren Einsatz Ihrer Mitarbeiterresourcen

Auswertungen

Druck von Etiketten-Serien

l Adressetiketten l Ordnerrücken

Etiketten

Passwortgeschützer Zugriffsschutz Kennwort ändern

Sicherheit durch definierte Benutzer / -gruppen

l Benutzeranlage l Benutzer löschen l Kennwort löschen

Benutzerverwaltung

Vertraulichkeit durch explizit zugewiesene Anwendungsrechte Benutzergruppenrechte

UDF - Individuell definierbare Tabellen UDF defined fields

Daten Ihres Unternehmens werden individuell eingegeben Programmstammdaten

Auswertungen

Sämtliche Auswertungen können Sie durch einen einfachen Klick auf

l exportieren und entsprechend weiterbearbeitet werden l oder als einer E-Mail als Dateianhang hinzugefügt werden.

Die Auswertungen sind nach bestimmten Themen gruppiert und können entweder aus der gesamten Liste aller Auswertungen oder eingeschränkt auf Themengruppe ausgewählt werden.

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Page 123: WSS-KavE Handbuch Version 5

Über die KAVEPRIV.mdb können

l die Bezeichnung der Auswertungen verändert l einzelne Auswertungen generell ausgeblendet

werden.

Themenschwerpunkte / Auswertung

Stammdaten

Kunden/Projekt-ListeKunden/Projekte-Liste für ExportKunden/Projekte-StammblattTelefonbuch-FinanzämterTelefonbuch-Kunden/ProjekteTelefonbuch-Mitarbeiter

Knowledgebase

Suche in Leistungen

Controlling

Erbrachte LeistungenErbrachte Leistungen-DetailFehlzeitenauswertungKunden/Projekt-AuswertungKunden/Projekt-Auswertung DetailMitarbeiterauswertungMitarbeiterauswertung DetailPartnerauswertungPartnerauswertung DetailSachbearbeiterauswertungSachbearbeiterauswertung DetailWerkvertragsauswertungWerkvertragsauswertung DetailWV-NehmerauswertungWV-Nehmerauswertung Detail

Erbrachte Leistungen Erbrachte LeistungenErbrachte Leistungen DetailFehlzeitenauswertungLieferscheinMitarbeiter-TagesarbeitzeitenMitarbeiterleistungen eines Zeitraums

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Page 124: WSS-KavE Handbuch Version 5

Suchen in LeistungenWV-Nehmer-TagesarbeitszeitenWV-Nehmerleistungen eines Zeitraumes

Offene Leistungen Nicht verrechnete LeistungenNicht verrechnete Leistungen-DetailNicht verrechnete ReisekostenNicht verrechnete Reisekosten-Detail

Verrechnete Leistungen Kunden/Projekte-AuswertungKunden/Projekte-Auswertung-DetailMitarbeiterauswertungMitarbeiterauswertungs-DetailPartnerauswertungPartnerauswertung-DetailSacharbeiterauswertungSacharbeiterauswertung-DetailWerkvertragsauswertungWerkvertragsauswertungs-DetailWV-NehmerauswertungWV-Nehmerauswertung-Detail

Honorarnoten/Expensare ExpensarlisteExpensarliste für offene Posten

Mitarbeiterabrechnungen FehlzeitenauswertungMitarbeiter-TagesarbeitszeitenNicht bezahlte ReisekostenÜberstundenauswertungÜberstundenauswertung eines MitarbeitersÜberstundenkontoÜberstundenkonto eines Mitarbeiters

Urlaube UrlaubsauswertungUrlaubsauswertung eines MitarbeitersUrlaubsübersicht

Werkverträge Offene Werkvertragszahlungen

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Page 125: WSS-KavE Handbuch Version 5

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

E

Reisekosten Nicht bezahlte ReisekostenNicht verrechnete ReisekostenNicht verrechnete Reisekosten-DetailReisekosten nach Kunden/ProjekteReisekosten nach Kunden/Projekte-DetailReisekosten nach Mitarbeiter

User definied reports

Auswertungen: Ansicht

Erbrachte Leistungen-Detail

nach: • Klienten • Mitarbeiter • Produkte • Werkvertragsnehmer • Werkverträge

detailliert nach: (Auswahl je nach Vorauswahl des darüberliegenden Listfeldes unterschiedlich)

• Klienten • Mitarbeiter • Produkte • Werkvertragsnehmer • Werkverträge

über:• alle • externe • intern

einschränken: (Auswahl je nach Vorauswahl des darüberliegenden Listfeldes unterschiedlich)

• Klienten • Mitarbeiter • Produkte • Werkvertragsnehmer • Werkverträge

Auswahl: (Auswahl je nach Vorauswahl des darüberliegenden Listfeldes unterschiedlich)

• Klienten • Mitarbeiter • Produkte • Werkvertragsnehmer • Werkverträge

Erbrachte Leistungen

nach: • Klienten • Mitarbeiter • Produkte

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Page 126: WSS-KavE Handbuch Version 5

• Werkvertragsnehmer • Werkverträge

über:

• alle • externe • intern

Expensarliste: Summenliste aller erstellen Expensare

Auswahlkriterien: Zeitraum von - bis

EXPENSARLISTE Druckdatumvon bis

Expensarnummer Klient Nettobetrag Partner

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K

Kunden/Projektauswertung Detail

Auswahlkriterien: Zeitraum, Klient

M

Gesamtsumme:

Expensarliste für offene Posten

Diese Liste wird für die OP-Verwaltung im Excel verwendet.

Zum Unterschied von der Auswertung "Expensarliste" ist hier der Klientenname getrennt in Nachname und Vorname aufgelistet, und eine Sortierung nach Klientenname im Excel ist damit problemlos möglich.

Kunden/Projektauswertung

Auswahlkriterien: Zeitraum von - bis

Sortierkrit.: Klienten / Umsatz / durchschnittl. Stdn.Satz

Klientenauswertung Druckdatum von bis sortiert nach: Klienten EK verrechnet VK verrechnet Fakturenwert ø Stdn.Satz

Gesamtsumme:

KLIENTENAUSWERTUNGEN für: Druckdatumvon bis

Mitarbeiter EK verrechnet VK verrechnet verrechnete Stdn. ø Stdn.Satz

Gesamtsumme:

Mitarbeiterauswertung:

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Auswahlkriterien: Zeitraum von - bis

MITARBEITERAUSWERTUNG Druckdatumvon bis

Mitarbeiter EK verrechnet VK verrechnet verrechnete Stdn. ø Stdn.Satz

Gesamtsumme:

Mitarbeiterauswertung Detail:

Auswahlkriterien: Zeitraum, Mitarbeiter

MITARBEITERAUSWERTUNG FÜR: ... Druckdatumvon bis

Klient EK verrechnet VK verrechnet verrechnete Stdn. ø Stdn.Satz

Gesamtsumme:

Mitarbeiterleistungen:

Auswahlkriterien: Zeitraum von - bis

MITARBEITERLEISTUNGEN Druckdatumvon bis

Mitarbeiter geleistete Stdn. EK geleistete Stunden

Summe Mitarbeiter:

Gesamtsumme:

Mitarbeiter-Tagesarbeitszeiten

Auswahlkriterien: Zeitraum, Mitarbeiter

MITARBEITERLEISTUNGEN VON: ... Druckdatum

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N

von bis

Datum geleistete Stdn. EK geleistete Stunden

Gesamtsumme:

Mitarbeiterleistungen eines Zeitraums:

Auswahlkriterien: Zeitraum, Mitarbeiter optional: mit / ohne Bemerkungen

GELEISTETE STUNDEN VON: ... Druckdatumvon bis

Beginn Ende Dauer Produkt Beschreibung der Tätigkeit Klient

Geleistete Stdn. Summe:

Nicht bezahlte Reisekosten:

Auswahlkriterium: Zeitraum von - bis

NICHT BEZAHLTE REISEKOSTEN Druckdatumvon bis

Mitarbeiter

(RK)Nummer.

Reisedatum von/bis

Reisek.-Gesamt Auszahlungen Offener Betrag

Name

Summe für Name: Gesamtsumme:

Nicht verrechnete Leistungen

Nicht verrechnete Leistungen:

Auswahlkriterien: Zeitraum von - bis

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NICHT VERRECHNETE LEISTUNGEN Druckdatumvon bis

Klient nicht verrechnete Stn. EK nicht verrechnet VK nicht verrechnet

Summe Klienten:

Summe Intern: Gesamtsumme:

Nicht verrechnete Leistungen-Detail

Auswahlkriterien: Zeitraum, Klient optional: Untergeordnete Einheiten miteinbeziehen

NICHT VERRECHNETE LEISTUNGEN FÜR 1 KLIENTEN (inkl. EK): Druckdatumvon bis

Datum Leistung Beschreibung Mitarbeiternicht verrechnete Stdn.

EK nicht verrechnet

VK nicht verrechnet

Gesamtsumme:

Nicht verrechnete Reisekosten:

Auswahlkriterien: Zeitraum von - bis

NICHT VERRECHNETE REISEKOSTEN Druckdatumvon bis

Klient Nettobetrag Umsatzsteuer Gesamtbetrag

Summe Klienten:

Gesamtsumme:

Nicht verrechnete Reisekosten-Detail

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O

P

Auswahlkriterien: Zeitraum, Klient

NICHT VERRECHNETE REISEKOSTEN FÜR: Druckdatumvon bis

RK Nummer: Datum Ziel d. Reise Mitarbeiter Nettobetrag USt Gesamt-

betrag

Gesamtsumme:

Offene Werkvertragszahlungen

OFFENE WERKVERTRAGSZAHLUNGEN Druckdatumvon bis

WV WV-Nehmer Datum Beginn Ende Betrag

Gesamtsumme:

Partnerauswertung

Partnerauswertung: Druckdatumvon bis

Partner EK.Mitarbeiter verr.Stdn.Sätze DB-Stdn.Sätze

DB-Expensar Fakturenwerte

Gesamtsumme

Partnerauswertung Detail:

Auswahlkriterien: Zeitraum, Partner

PARTNERAUSWERTUNG für: Name Druckdatumvon bis

DB- DB-

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S

Klient EK.Mitarb. ver.Stdn.Sätze StdnSätze Expensar Fakturenwerte

Gesamtsumme

Sachbearbeiterauswertung:

Auswahlkriterien: Zeitraum

SACHARBEITERAUSWERTUNG Druckdatumvon bis

Sachbearbeiter EK.Mitarbeiter verrechnete Stdn.Sätze

DB-Stdn.Sätze

DB-Expensar Fakturenwerte

Gesamtsumme:

Sachbearbeiterauswertung Detail:

Auswahlkriterien: Zeitraum, Sachbearbeiter

SACHARBEITERAUSWERTUNG FÜR: ... Druckdatumvon bis

Klient EK.Mitarbeiter verrechnete Stdn.Sätze

DB-Stdn.Sätze

DB-Expensar Fakturenwerte

Gesamtsumme:

Suchen in Leistungen

Verwendung von Matchcodes (*)

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Page 133: WSS-KavE Handbuch Version 5

U

Suche in Leistungen nach Druckdatumin den Feldern Leistungstext und Bemerkung: in der Zeit von - bis:i

Weitere Einschränkungen: Klienten:

Mitarbeiter: Produkte

Datum Beginn Ende Dauer Mitarbeiter(Produkt)

Tätigkeitsbeschreibung Kunde/Projekt

Überstundenauswertung:

Auswahlkriterien: Zeitraum von - bis

Berechnung gesamte ÜStdn: ((50%ige *1,5 - Zeitausgl.)/1,5 + 100%ige *2

ÜBERSTUNDENAUSWERTUNG: Druckdatumvon bis

Mitarbeiter Mehrstunden. 50%ige Überstunden

100 %ige Überstunden Zeitausgl. gesamte

Überstunden

Gesamtsumme:

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Überstundenauswertung eines Mitarbeiter:

Auswahlkriterien: Zeitraum, Mitarbeiter

Berechnung gesamte ÜStdn: ((50%ige *1,5 - Zeitausgl.)/1,5 + 100%ige *2

ÜBERSTUNDENAUSWERTUNG FÜR: ... Druckdatum

für die Zeit von

bis

Monat Mehrstunden 50%ige Überstunden

100 %ige Überstunden Zeitausgl. geb.Mehrstdn

geb 50%ig ÜStdn

geb 100% ige ÜStdn

gewichtete Überstdn

Gesamtsumme:

Überstundenkonto:

Berechnung gesamte ÜStdn: ((50%ige *1,5 - Zeitausgl.)/1,5 + 100%ige *2

ÜBERSTUNDENKONTO Druckdatum

Mitarbeiter Mehrstunden 50%ige Überstunden

100 %ige Überstunden

gesamte Überstunden

Gesamtsumme:

Überstundenkonto eines Mitarbeiter:

Auswahlkriterien: Jahr, Mitarbeiter

ÜBERSTUNDENKONTO FÜR: ... Druckdatumfür das Jahr

Art Datum Mehrstunden 50%ige Überstunden

100 %ige Überstunden

gesamte Überstunden

Mitarbeiterabrechnung Auszahlung am

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Page 135: WSS-KavE Handbuch Version 5

Summe geleisteter Überstunden:

Summe ausbezahlter Überstunden:

Stand des Überstundenkontos:

Urlaubsauswertung:

URLAUBSAUSWERTUNG Druckdatum

Mitarbeiter offene Urlaubstage

Gesamtsumme:

Urlaubsauswertung für 1 Mitarbeiter:

Auswahlkriterien: Jahr, Mitarbeiter

URLAUBSAUSWERTUNG FÜR: Franz Muster Druckdatumfür das Jahr

Datum Bemerkung Tage

1. Feb. 96 neuer Urlaubsanspruch

25 Tage

konsumierter Urlaub im Feb. 1996 0 Tage neuer Urlaubsanspruch im

Feb. 1996 25 Tage

15. Juli. 96 Urlaub 15. Juli. 96 Urlaub 15. Juli. 96 Urlaub 15. Juli. 96 Urlaub 15. Juli. 96 Urlaub konsumierter Urlaub im Juli 1996 5 Tage neuer Urlaubsanspruch im Juli

1996 0 Tage

Gesamter konsumierter Urlaub: 5 Tage Gesamter neuer

Urlaubsanspruch 25 Tage

offener Urlaub: 20 Tage

Urlaubsübersicht

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Page 136: WSS-KavE Handbuch Version 5

W

Werkvertragsauswertung

WERKVERTRAGSAUSWERTUNG: Druckdatum: von bis Werkvertrag EK verrechnet VK verrechnet verr.Stdn.Satz ø Stdn.Satz

Gesamtsumme

Werkvertragsauswertung Detail

Auswahlkriterien: Zeitraum, Werkvertrag

WERKVERTRAGSAUSWERTUNG: für (Nr.WV) - Name Druckdatum:

von bis Klient EK verrechnet VK verrechnet verr.Stdn.Satz ø Stdn.Satz

Gesamtsumme

Werkvertragsnehmerauswertung

Werkvertragsnehmerauswertung: Druckdatum: von bis WV-Nehmer EK verrechnet VK verrechnet verr.Stdn.Satz ø Stdn.Satz

Gesamtsumme

Werkvertragsnehmerauswertung Detail

Auswahlkriterien: Zeitraum, WV-Nehmer

Werkvertragsnehmerauswertung für Name: Druckdatum: von bis

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Page 137: WSS-KavE Handbuch Version 5

Klient EK verrechnet VK verrechnet verr.Stdn.Satz ø Stdn.Satz

Gesamtsumme

WV-Nehmer-Tagesarbeitszeiten:

Auswahlkriterien: Zeitraum von - bis

Werkvertragsnehmerleistungen : Druckdatumvon bis WV-Nehmer geleistete Stdn. EK geleistete Stunden

Gesamtsumme

WV-Nehmerleistungen eines Zeitraums

Auswahlkriterien: Zeitraum, WV-Nehmer

WV-Nehmerleistungen eines Zeitraums von: Name Druckdatumin der Zeit von - bis::

Beginn Ende Dauer Produkt Leistungs- beschreibung Klient

Geleistete Stunden:

Etiketten Grundsätzlich gibt es 2 unterschiedliche Etikettformate:

l Adressetiketten: für jeden Klienten wird eine Seite Adressetiketten ausgedruckt *)

l Ordnerrücken auf jeder Seite werden mehrere Klienten ausgedruckt *)

*) Die Gestaltung dieser Etiketten und Ordnerrücken ist in einem Bericht festgelegt, der über eine eigene Datenbank individuell angepasst werden kann.

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Page 138: WSS-KavE Handbuch Version 5

Kapitelübersicht

ETIKETTEN

l Etikettendruck ¡ Individueller Etikettenausdruck über STAMMDATEN

(Kunden/Projekte - Etikettendruck) ¡ Etiketten-Seriendruck über Menü Extra - Etiketten

Adressetiketten

l Auswahl von Kunden/Projekten

l Druck von Etiketten-Serien

Ordnerrücken

l Auswahl von Kunden/Projekten

l Druck von ¡ Allgemeinen Ordnerrücken

¡ Buchhaltung Ordnerrücken

¡ Lohnverrechnung Ordnerrücken

Seriendruck Adressetiketten

In der Klientenliste werden alle Klienten ausgenommen Klienten mit besonderen Klientennummern aufgelistet.

Das Kontrollfeld JA/NEIN stellt den aktuellen Status aus dem Feld Adressetiketten im Klientenstammblatt dar.

Die Stammdaten jedes angekreuzten Kunden/Projekts werden auf 1 Bogen Adressetiketten gedruckt. (Entsprechend der Anzahl der auf dem "Etiketten-Bericht" definierten Etiketten). (Standardmäßig:3 x 7 Stück)

Informationen Adressetiketten Grundsätzlich werden nach Auswahl des Programmpunktes Menü Extra/Etiketten Adressetiketten für alle Klienten ausgedruckt, deren Kontrollfeld "Adressetiketten" in den Klientenstammdaten angekreuzt ist

l Die Auswahl kann außerdem direkt vor dem Druck in der

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Page 139: WSS-KavE Handbuch Version 5

angezeigten Klientenliste durch Ankreuzen bzw. Aufheben des entsprechenden Kontrollfeldes erfolgen.

Durch Klicken dieser Schaltfläche wird der Druckprozess eingeleitet.

In einem Dialog werden Sie aufgefordert, die entsprechende Bogenanzahl Etikettenpapier einzulegen.

In der Seitenvorschau wird Ihnen die Ansicht der fertigen Adressetiketten angezeigt. Klicken Sie auf das Icon Drucker in der Symbolleiste.

In einem weiteren Dialog werden Sie aufgefordert, den erfolgreichen Druck zu bestätigen. Damit wird der Status für den Etikettendruck im Kontrollfeld "Adressetiketten" im Klientenstammblatt für alle ausgedruckten Klienten zurückgesetzt.

d.h. Die Markierung im Kontrollfeld "Adressetiketten" wird aufgehoben

l Sobald die letzten Adressetiketten eines Klienten bis auf den Reservebestand verbraucht sind, kann jeder Mitarbeiter das Kontrollfeld Adressetiketten wieder ankreuzen, damit beim nächsten generellen Etikettendruck wieder neue Etiketten ausgedruckt werden.

Kapitelübersicht

Seriendruck Ordnerrücken Auswahlmöglichkeiten:

Allgemein - Buchhaltung - Lohnverrechnung *)

In der Klientenliste werden alle Klienten ausgenommen Klienten mit besonderen Klientennummern aufgelistet.

*)Die Gestaltung dieser Etiketten und Ordnerrücken ist in einem Bericht festgelegt, der über eine eigene Datenbank individuell angepaßt werden kann.

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Page 140: WSS-KavE Handbuch Version 5

l Die Auswahl kann außerdem direkt vor dem Druck in der angezeigten Klientenliste durch Ankreuzen bzw. Aufheben des entsprechenden Kontrollfeldes erfolgen.

Informationen Ordnerrücken

Durch Klicken dieser Schaltfläche wird der Druckprozeß eingeleitet.

In einem Dialog werden Sie aufgefordert, die entsprechende Bogenanzahl Etikettenpapier einzulegen.

In der Seitenvorschau wird Ihnen die Ansicht der fertigen Adreßetiketten angezeigt. Klicken Sie auf das Icon Drucker in der Symbolleiste.

Kapitelübersicht

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung werden alle Mitarbeiter, die mit WSS-KavÉ® arbeiten sollen, angelegt.

WSS-KavÉ® arbeitet mit 4 verschiedenen Benutzergruppen, die mit unterschiedlichen Rechten und Einschränkungen ausgestattet sind. Durch die Zuweisung der Mitarbeiter zu den einzelnen Benutzergruppen werden somit deren Zugriffsrechte im Programm WSS-KavÉ® geregelt.

Kapitelübersicht

Benutzerverwaltung

Standardeinstellungen Benutzer löschen

Neue Benutzer anlegen Kennwort löschen

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Page 141: WSS-KavE Handbuch Version 5

Neuen Benutzer anlegen Voraussetzung für die Anlage eines WSS-KavÉ® Benutzers:

Der WSS-KavÉ® Benutzer müssen entweder als Mitarbeiter in den

l Mitarbeiterstammdaten oder als l Werkvertragsnehmer in den Stammdaten der Werkvertragsnehmer

angelegt sein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuer Benutzer"

Benutzername

Legen Sie den Benutzernamen so an, wie er sich später im WSS-KavÉ® anmelden soll.

für Mitarbeiter Wählen Sie aus der Listbox den Namen des Mitarbeiter bzw Werkvertragsnehmer aus, der als neuer WSS-KavÉ® Benutzer angelegt werden soll.

verfügbare Gruppen

l Wählen Sie die Gruppen aus, denen der neue WSS-KavÉ® Benutzer zugeordnet werden soll,

l und führen Sie die Zuordnung durch Klick auf den Pfeil durch.

Sie können den Benutzer mehreren Gruppen zuordnen

Es ist sinnvoll, dass ein Mitarbeiter, der mit einer höheren Berechtigungsstufe ausgestattet ist, mehreren Benutzergruppen zuzuweisen. z.B. Ein Mitarbeiter der Verwaltung gehört der Benutzergruppe Verwaltung und Mitarbeiter an.

Durch die Auswahl einer Benutzergruppe im Listfeld "zugeordnet zu" und dem anschließenden Klicken auf diese Schaltfläche wird die Zuordnung des Mitarbeiter aufgehoben.

Führen Sie diese Schritte für alle Mitarbeiter durch, die künftig mit WSS-KavÉ® arbeiten sollen.

Kapitelübersicht

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Page 142: WSS-KavE Handbuch Version 5

Benutzer löschen /

Kennwort löschen

Durch das Klicken auf diese Schaltfläche wird der ausgewählte Benutzer gelöscht. Vor dem endgültigen Löschen muß dieser Arbeitschritt in einem Dialog noch einmal bestätigt werden.

HINWEIS: Benutzer, die nicht mehr im WSS-KavE arbeiten, weil sie z.B. aus der Kanzlei ausgeschieden sind, sollten auch in der Benutzerverwaltung gelöscht werden.

Durch das Klicken auf diese Schaltfläche wird das Kennwort des ausgewählten Benutzer gelöscht.

Dies ist z.B. für den Fall notwendig, wo der Benutzer sein Kennwort vergessen hat.

Soll ein neues Kennwort angelegt werden, ist dies über den Menüpunkt "Kennwort ändern" möglich.

Kapitelübersicht

Standardbenutzer Grundsätzliche sind 2 Standardbenutzer vorgegeben, die je einer Benutzergruppe zugeordnet sind und grundsätzlich auch zum Einstieg ins WSS-KavE® verwendet werden können.

l Administrator Kennwort: Admin Benutzergruppe Administratoren

alle Rechte

l Kanzlei kein Kennwort Benutzergruppe Mitarbeiter

eingeschränkte Rechte

Um den Zugriff auf Daten im WSS-KavÉ® kontrollieren zu können, ist es notwendig, einerseits diese beiden Standardbenutzer mit einem nicht jedem zugänglichen Kennwort und andererseits jeden Mitarbeiter mit einem eigenen Kennwort anzulegen.

Kapitelübersicht

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Page 143: WSS-KavE Handbuch Version 5

Kennwort ändern

Im Menü EXTRAS - "Kennwort ändern" kann von jedem Benutzer selbst ein Kennwort eingetragen werden, das beim Einstieg in WSS-KavÉ® nach dem Feld "Benutzer" eingegeben werden muss.

Das Kennwort kann nur vom jeweiligen Benutzer selbst geändert werden. Zuerst muss das ursprüngliche Kennwort eingeben werden, und anschließend wird das neue Kennwort eingetragen und bestätigt.

Benutzer: Name des Mitarbeiters, der zu diesem Zeitpunkt im WSS-KavÉ® angemeldet ist.

Altes Kennwort: Tragen Sie hier das bisher gültige Kennwort des Benutzers ein.

Neues Kennwort: Tragen Sie hier das Kennwort ein, das von jetzt an für den Benutzer gelten soll

Bestätigen: Tragen Sie hier das neue Kennwort noch einmal ein.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das neue Kennwort in einer internen Tabelle zurückgeschrieben und hat von nun an Gültigkeit für diesen Benutzer.

Kapitelübersicht

Benutzergruppenrechte

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Page 144: WSS-KavE Handbuch Version 5

WSS-KavÉ® bietet die Möglichkeit unterschiedlichen Benutzergruppen Aktionsrechte für jede einzelne Auswertung sowie unterschiedlichen Programmfunktionen zuzuweisen.

Kapitelübersicht

UDF Verwaltung

UDF - User Defined Fields ermöglichen die Erfassung und Auswertung zusätzlichere Informationsfelder in unterschiedlichen Daten-tabellen.

Kunden/Projekte ProdukteLeistungserfassungMitarbeiter Reports

Kunden/Projekte

Beispiel: Kunden/Projekte sollen einem bestimmten Team zugeordnet werden.

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Page 145: WSS-KavE Handbuch Version 5

zusätzliches Feld "Teamzuordnung" wird definiert

mögliche Werte werden in Tabelle "Look-Up Werte" eingetragen

Kunden anlegen

Produkte

Beispiel: In den Produkt-Stammdaten soll festgelegt werden, in welchen Tätigkeitsbereich eine Tätigkeit fällt.

zusätzliches Feld "Tätigkeitsbereich" wird definiert

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Page 146: WSS-KavE Handbuch Version 5

mögliche Werte werden in Tabelle "Look-Up Werte" eingetragen

Produkte anlegen

Leistungserfassung

Beispiel: Hierarchische und chronologische Zuordnung Die Produkte sollen zusätzlich nach Produktsparten zugeordnet werden. Da außerdem zwischen unterschiedlichen chronologischen Phasen unterschieden werden soll, wird die Tätigkeit jeweils auch einer Phase zugeordnet.

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Page 147: WSS-KavE Handbuch Version 5

zusätzliches Feld "Sparten" wird definiert

mögliche Werte werden in Tabelle "Look-Up Werte" eingetragen

zusätzliches Feld "Phasen" wird definiert

mögliche Werte werden in Tabelle "Look-Up Werte" eingetragen

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Page 148: WSS-KavE Handbuch Version 5

Leistungen

Mitarbeiter

Beispiel: Mitarbeiter sollen bestimmten Abteilungen zugeordnet werden

zusätzliches Feld "Abteilung" wird definiert

mögliche Werte werden in Tabelle "Look-Up Werte" eingetragen

Kapitelübersicht

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Page 149: WSS-KavE Handbuch Version 5

UDF Reports

Hinweis zu individuellen Reports

Durch die neuen WSS-KavÉ® UDFs wurde die Möglichkeit geschaffen, Reports nach den unterschiedlichsten Kriterien unter Anwendung verschiedener Gruppierung und Filtermöglichkeiten zu erstellen.

Auf Grund der vielfältigen Möglichkeiten und unterschiedlichen Anforderungen sind standardisierte UDF-Reports nicht zielführend.

Stattdessen werden individuelle UDF-Reports, wie auch andere speziell auf Ihre Anforderungen ausgerichtete Auswertungen, von WSS als Sonderleistung realisiert.

Beispiele für Report s in denen UDFs zum Gruppieren verwendet werden In der Leistungserfassung wurde jede Leistung einer Sparte und einer Phase zugeordnet.

Diese Zuordnung ermöglicht eine Gruppierung nach diesen beiden Kriterien. Leistungen - UDF

Beispiel-Report 11. Gruppierung nach Phase

2. Gruppierung nach Sparte

Phase Sparte Stunden

Erstkontakt Finanzberatung 15:00

Rechtsberatung 10:00

SUMME ERSTKONTAKT 25:00

Laufende Betreuung Accounting 150:00

Steuerberatung 125:00

Rechtsberatung 120:00

Finanzberatung 100:00

SUMME LAUFENDE BETREUUNG

495:00

Einzel-Projekt Rechtsberatung 80:00

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Page 150: WSS-KavE Handbuch Version 5

Finanzberatung 75:00

Steuerberatung 60:00

SUMME EINZEL-PROJEKT 215:00

Beispiel-Report 2

1. Gruppierung nach Kunde

2. Gruppierung nach Phase

3. Gruppierung nach Sparte

Kunde/Projekt Phase Sparte Stunden

TEST - Kunde 1 Erstkontakt Finanzberatung 15:00

Rechtsberatung 10:00

ERSTKONTAKT 25:00

SUMME TEST - Kunde 1 25:00

TEST - Kunde 2 Laufende Betreuung Accounting 125:00

Rechtsberatung 55:00

Finanzberatung 45:00

LAUFENDE BETREUUNG

225:00

Einzel-Projekt Finanzberatung 40:00

EINZEL- PROJEKT 40:00

Erstkontakt Rechtsberatung 30:00

ERSTKONTAKT 30:00

SUMME TEST - Kunde 2 295:00

TEST - Kunde 3 Einzel-Projekt Rechtsberatung 20:00

Finanzberatung 15:00

Steuerberatung 10:00

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Page 151: WSS-KavE Handbuch Version 5

EINZEL-PROJEKT 45:00

SUMME TEST - KUNDE 3 45:00

Programmstammdaten

In den Programmstammdaten können verschiedene allgemeine sowie unternehmensspezifische Einstellungen vorgenommen werden:

Kapitelübersicht

Allgemein

l versch. Infos zu Name und Adresse des Unternehmens l Unternehmenslogos für Bildschirmmasken und gedruckte Reports l automatische Dokumentablagedirectorys aktivieren

¡ Erstanlage der Datenverzeichnisse aller aktiven Kunden/Projekte

Mitarbeiter

l Arbeitstage und Arbeitszeit pro Woche / Tag l Urlaubsanspruch: Anzahl Tage (I: normal, II: bei langer Dienstzeit), Stichtag l Zeitraum, in dem 100%ige Überstunden berechnet werden sollen

Siehe auch: Information zur WSS-KavE Überstundenberechnung

Fristenliste

l Quotenstichtag l Bericht über noch abzugebende Steuererklärungen l Bericht über abberufene Steuererklärungen

allgemeine Programmstammdaten

In den allgemeinen Programmstammdaten Allgemein werden der genaue Firmenwortlaut, die Adresse, Telefon- und FaxNr., die DVR Nummer und der bei der Honorarberechnung gültiger USt-Satz festgelegt.

Auch das Firmenlogo für Bildschirmmasken und Ausdrucke wird hier festgelegt.

Dadurch ist es möglich, auf weißem Standardpapier alle notwendigen

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Page 152: WSS-KavE Handbuch Version 5

Details für ein unternehmenskonformes Firmenschriftstück zu drucken. Für diesen Zweck gibt es die Möglichkeit das Layout der Standard-Berichte für Honorarnote, Gutschrift und Fristenliste etc. nach eigenen Wünschen zu ändern.

Diesbezügliche Anfragen richten Sie bitte an Weiser Software Support.

Logo für Bildschirm und Reports

Importieren Sie das Bitmap Ihres Firmenlogos durch Kopieren über die Zwischenablage.

Hier können Sie Ihr Firmenbriefpapier testweise ausdrucken.

ACHTUNG: Wenn Sie das Logo gerade eingefügt oder verändert haben, müssen Sie für einen aktuellen Testausdruck WSS-KavÉ® beenden und wieder starten.

Kapitelübersicht

Dateiablagedirectory Mit WSS-KavÉ® haben Sie die Möglichkeiten:

l nach dem Festlegen eines "Basisdirectory" ¡ alle Klientendirectorys auf einmal anzulegen

l bei der Anlage eines neuen Kunden/Projekts automatisch auch das entsprechende Daten-Verzeichnis anzulegen

in das sonstige Dokumente und Dateien aus anderen SW-Applikationen abgelegt werde.

Damit können Sie organisatorisch eindeutig festzulegen,

l dass mit der Existenz eines Kunden/Projekts in WSS-KavÉ® l ein eindeutiges Zielverzeichnis für alle diesbezüglich in Arbeit

befindlichen Dateien

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Page 153: WSS-KavE Handbuch Version 5

vorhanden ist.

Automatische Dokumentablage aktivieren

Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, kreuzen Sie das Feld "autom. Dokumentablagedirectorys" an.

Sobald die automatische Dateiablagedirectories aktiviert sind, wird beim Löschen eines Klienten in WSS-KavÉ® automatisch

eine Info-Datei in sein Verzeichnis gestellt,

die Ihnen später das spätere Archivieren inaktiver Klientendaten wesentlich erleichtert.

Als Basisdirectory wird zunächst das Datenverzeichnis von WSS-KavÉ® angeführt.

Klicken Sie auf das Symbol "Ordner öffnen" und suchen Sie den Laufwerksbuchstaben bzw. Hauptverzeichnis, in dem alle Ihre Kunden-/Projektordner liegen sollen.

Wenn Sie das Basisdirectory bestimmt haben, können Sie die Anlage der Verzeichnisse aller aktiven Kunden/Projekte ausführen.Der Verzeichnisname setzt sich zusammen aus Kurzbezeichnung + Kunden-/Projekt-nummer (aus den Stammdaten)

bzw. - wenn die da Feld Kurzbezeichnung LEER ist, aus Name + Kunden-/Projekt-nummer

Kapitelübersicht

Programmstammdaten - Mitarbeiter

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Page 154: WSS-KavE Handbuch Version 5

Die Angaben in Programmteil Programmstammdaten Mitarbeiter sind relevant für die Überstundenberechnung sowie die Urlaubsplanung.

100%ige Überstunden von: - bis:

Sie müssen den Zeitraum angeben, in dem 100 %ige Überstunden zu berechnen sind.

Üblicherweise wird bei einer Arbeitszeit zwischen: 19:00 und 07:00 geprüft, ob 100%ige ÜStd. anfallen.)

neuer Urlaubsanspruch

Für die Berechnung der zustehenden Urlaubstage ist der Entstehungstermin eines neuen Urlaubsanspruches auszuwählen. Dies kann entweder das Eintrittsdatum oder ein kanzleigültiger Stichtag sein.

Urlaubsanspruch I - Urlaubsanspruch II

Die Anzahl der Urlaubstage hängt gesetzlich von der Betriebszugehörigkeit ab. Hier werden zwei Kategorien unterschieden:

Urlaubsanspruch I : (z.B. 25 Tage) Urlaubsanspruch II: (z.B. 30 Tage)

Urlaubsanspruch II ab:

In diesem Feld wird festgelegt, ab wann der Urlaubsanspruch II gültig wird.

Kapitelübersicht

Programmstammdaten - Fristenlisten / Quoten

Im Menüpunkt Kanzleistammdaten Fristenliste/Quoten werden die allgemeinen Einstellungen für automatische Quotenberechnung eingegeben:

Quotenstichtag

Geben Sie den Tag und das

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Page 155: WSS-KavE Handbuch Version 5

Monats des Quotenstichtag ein. z.B. 30. Sept.

Bericht über noch abzugebende Steuererklärungen

Geben Sie den Zeitpunkt ein, an dem eine automatische Quotenberechnung durchgeführt werden soll. Das Produkt dieser Quotenberechnung ist ein Bericht über die noch abzugebenden Steuererklärungen. z.B. 30 Tage vor Quote

Bericht über abberufene Steuererklärungen

Geben Sie den Zeitpunkt ein, an dem ein Bericht über die abberufenen Steuererklärungen automatisch ausgedruckt werden soll. z.B. 30 Tage vor Abberufung

Kapitelübersicht

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Page 156: WSS-KavE Handbuch Version 5

WSS-KavÉ® Werkzeuge für Administratoren

Zusätzlich zu den WSS-KavÉ® Programmodulen enthält das WSS-KavÉ® Vollpaket auch folgende Werkzeuge für Administratoren:

WSS-KavÉ® Administrator

l Allgemeines - Versionsstand feststellen l Programmupdate l Währungsumstellung l Lizenzierung

WSS-KavÉ® Repair

l Infos zum letzen Repair l Datenbank reparieren

Kapitelübersicht

WSS-KavÉ® Werkzeug für Administratoren

Administrator Repair

Allgemeines - Versionsstand prüfen l Allgemeines l Datenbank Reparieren

Programmupdate

Währungsumstellung

Lizenzierung - Teil 1

l Anforderung des Lizenzkeys l Lizenzformular l Lizenzdaten schicken

Lizenzierung - Teil 2

l Aktivieren des Lizenzkeys

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Page 157: WSS-KavE Handbuch Version 5

WSS-KavÉ® Administrator - Allgemeines

WSS-KavE Allgemeines - Versionsstand feststellen Hier finden Sie Ihren derzeit eingesetzten Versionsstand der verschiedenen WSS-KavÉ® Komponenten.

Kapitelübersicht

WSS-KavÉ® Programmupdate

l Klicken Sie auf die Schaltfläche Programmupdate l Sie werden noch einmal aufgefordert die Durchführung

des Programmupdates zu bestätigen. l Wenn Sie das Programmupdate gestartet haben, wird

nach einiger Zeit die Meldung für eine erfolgreiche Durchführung des Updates eingeblendet.

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Page 158: WSS-KavE Handbuch Version 5

Beim 1x Start von WSS-KavE nach einem Programmupdate werden die Datentabellen automatisch neu eingebunden. Dies kann einige Minuten dauern.

Kapitelübersicht

Währungsumstellung

Symbol ändern

Hier haben Sie die Möglichkeit, ein anderes Währungssymbol einzustellen.

EURO - Umstellung

Starten Sie die Währungsumstellung durch Klicken auf diese Schaltfläche

EURO - Umstellung Im Rahmen der Währungsumstellung von ATS auf EURO mussten auch die bereits vorhandenen WSS-KavÉ® Daten von ATS auf EURO umgesellt werden. Dies wurde mittels eine automatisierte Umstellungsprozedur durchgeführt.

Benutzer über Euro-Umstellung informieren

Nach der erfolgten Umstellung wurden eine zeitlang alle WSS-KavÉ® Benutzer bei jedem Start auf die erfolgte Umstellung hingewiesen.

Kapitelübersicht

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Page 159: WSS-KavE Handbuch Version 5

WSS-KavÉ® Lizensierung - Teil 1

Wenn Sie ein bereits installiertes WSS-KavÉ® Demo- bzw. SF Paket erweitern wollen, können Sie einfach per Fax bzw. E-Mail einen entsprechend erweiterten Lizenzkey anfordern:

Sobald Sie von WSS Ihren persönliche Lizenzkey (Kavekeys.mdb) erhalten haben, müssen Sie diesen aktivieren.

l Klicken Sie die Schaltfläche

l Klicken Sie die Schaltfläche

l Durch das Ausfüllen des

Lizenzformular wird eine Datei (WSS-Kave\Daten\Kavekeys.mdb) erstellt. Diese Datei bzw. das ausgefüllte, ausgedruckte Lizenzformular schicken Sie bitte per E-Mail an WSS weiser software support.

Lizenzformular

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Page 160: WSS-KavE Handbuch Version 5

Wie möchten Sie WSS-KavE lizenzieren? Wählen Sie aus der Listbox den zutreffenden Eintrag aus:

Vollversion inklusive Support und Software-PflegevertragFür ein konkretes Angebot und weiteren Informationen zur Vollversion von WSS-KavE inkl. Software-Pflege und Software-Lizenzvertrag werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.

Vollversion ohne Support und ohne Software-Pflegevertrag (SF-Paket)

l Wählen Sie auch das gewünschte SF-Paket aus! Sobald Sie dieses Formular ausgefüllt an WSS geschickt haben, wird Ihnen nach Begleichung der entsprechenden Lizenzgebühr der Lizenzkey entweder per E-Mail oder per Diskette übermittelt.

In welcher Systemumgebung betreiben Sie WSS-KavÉ® Wählen Sie aus der Listbox den zutreffenden Eintrag aus:

Firmendaten Für ein ordnungsgemäße Lizensierung füllen Sie bitte auch Ihre Firmendaten entsprechend aus.

Welches WSS-KavE Programmpaket möchten Sie

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Page 161: WSS-KavE Handbuch Version 5

erwerben? Wählen Sie das entsprechende WSS-KavE Programmpaket aus der Listbox.

Lizenzdaten schicken l Nach Klicken auf die Schaltfläche E-Mail

werden Ihre Angaben in der Datei WSS-Kave\Daten\Kavekeys.mdb gespeichert und eine entsprechende E-Mail vorbereitet.

l Fügen sie die kavekeys.mdb als Anlagen-Datei hinzu und Senden Sie Ihre E-Mail an die bereits angegebene Adresse ([email protected]).

Wir werden uns dann umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.

l Nach Klicken auf die Schaltfläche Fax werden Ihre Angaben in der Datei WSS-Kave\Daten\Kavekeys.mdb gespeichert und ein entsprechendes Fax-Formular vorbereitet.

l Senden Sie das Fax-Formular an die bereits angegebene Telefonnummer.

Wir werden uns dann umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.

Kapitelübersicht

Aktivierung des Lizenzkeys

Aktivieren des von WSS übermittelten Lizenzkeys Sobald Sie von WSS Ihre persönliche Kavekeys.mdb erhalten haben, aktivieren Sie diesen wie folgt:

l Sichern Sie die alte Kavekeys.mdb durch umbenennen (z.B. Kavekeys.md$)

l Kopieren Sie die Kavekeys.mdb, die Sie von WSS erhalten haben in Ihr WSS-KavE Datenverzeichnis: \\WSS-Kave\Daten\

l Importieren Sie den Lizenzkey mit Hilfe des Administrations-Programms

Hinweis:

Wenn Dateien, von einer CD ins WSS-KavE Verzeichnis kopiert

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Page 162: WSS-KavE Handbuch Version 5

wurden, muß danach:

der SCHREIBSCHUTZ der kopierten Datei entfernt werden !!!

(Bei der Erstinstallation von WSS-KavE von CD passiert dies automatisch durch das SETUP Programm!)

Kapitelübersicht

WSS-KavÉ® Repair

Allgemeines

Wenn Sie bereits früher eine WSS-KavE Reparatur durchgeführt haben, sehen Sie hier geanu, wann (Datum, Uhrzeit) diese stattgefunden hat und in welchem Sicherungsverzeichnis die KAVEDATA.MDB vor dieser Reparatur kopiert worden war.Außerdem sehen Sie an dieser Stelle den Datenpfad den WSS-KavE Repair eingebunden hat..

Reparieren

Sollten MS Access bzw. WSS-KavÉ® den Hinweis auf ein defektes Daten- oder Programmfile durch eine Meldung anzeigen, führen Sie ein WSS-KavÉ® Datenbankrepair durch.

ACHTUNG:

Stellen Sie sicher, daß alle anderen Benutzer Ihres Netzwerkes WSS-KavE beendet haben.

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Page 163: WSS-KavE Handbuch Version 5

l

Der gesamte Repair - Prozeß kann - abhängig von der Größe der einzelnen Files - einige Minuten dauern.

Warten Sie auf jeden Fall bis Ihnen eine entsprechende Meldung die Beendigung dieses Prozesses mitteilt.

l Die Reparatur des WSS-KavE Daten und Programmfiles wird durch das Klicken der Schaltfläche Reparieren & Komprimieren gestartet.

l In einem weiteren Dialog werden Sie aufgefordert die Reparatur Ihres Datenfiles zu bestätigen.

l Eine Sicherungskopie Ihres WSS-KavE Datenfiles wird angelegt.

ACHTUNG:

Während des Reparaturvorganges sollte nach Möglichkeit mit keiner anderen Applikation gearbeitet werden, damit WSS-KavÉ® Repair während des gesamten Durchlaufs die Vordergrundapplikation bleibt und alle notwendigen Ressourcen für eine erfolgreiche Reparatur zur Verfügung stehen

Achten Sie bitte außerdem während der Reparatur genau auf alle Meldungen des Programms, weil es bei schwerwiegenden Fehlern unter Umständen zu einem Datenverlust kommen kann. In diesem Fall darf nicht mit der reparierten WSS-KavE Datendatei weitergearbeitet werden, sondern setzen Sie sich unbedingt mit Weiser Software Support in Verbindung

l Die erfolgreiche Reparatur wird Ihnen durch eine Meldung angezeigt.

l Anschließend wird das WSS-KavE Datenfile noch komprimiert.l Als letzter Schritt wird das WSS-KavE Programmfile aktualisiert.

ACHTUNG:

Bitte denken Sie daran, frühere, von WSS-KavE -Repair angelegte Sicherungen Ihres WSS-KavE Datenfiles von Zeit zu Zeit zu löschen, da jede Sicherung Plattenspeicher in der Größe Ihres WSS-KavE Datenfiles am Laufwerk in Anspruch nimmt! Diese Sicherungen befinden sich in Unterverzeichnissen Ihres Datenverzeichnisses ( \WSS-Kave\Daten).

Die während dieses (letzten) Reparaturvorganges angelegte Sicherung Ihres WSS-KavE Datenfiles darf jedoch nicht gelöscht werden! Der Pfad dieser Sicherung ist im Programmteil "Allgemeines" angeführt.

Im Karteireiter Allgemeines sehen Sie anschließend den aktuellen Sicherungsstand.

Kapitelübersicht

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Page 164: WSS-KavE Handbuch Version 5

WSS-KavÉ® Administrator - Allgemeines

WSS-KavE Allgemeines - Versionsstand feststellen Hier finden Sie Ihren derzeit eingesetzten Versionsstand der verschiedenen WSS-KavÉ® Komponenten.

Kapitelübersicht

WSS-KavÉ® Programmupdate

l Klicken Sie auf die Schaltfläche Programmupdate l Sie werden noch einmal aufgefordert die Durchführung

des Programmupdates zu bestätigen. l Wenn Sie das Programmupdate gestartet haben, wird

nach einiger Zeit die Meldung für eine erfolgreiche Durchführung des Updates eingeblendet.

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Page 165: WSS-KavE Handbuch Version 5

Beim 1x Start von WSS-KavE nach einem Programmupdate werden die Datentabellen automatisch neu eingebunden. Dies kann einige Minuten dauern.

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Währungsumstellung

Symbol ändern

Hier haben Sie die Möglichkeit, ein anderes Währungssymbol einzustellen.

EURO - Umstellung

Starten Sie die Währungsumstellung durch Klicken auf diese Schaltfläche

EURO - Umstellung Im Rahmen der Währungsumstellung von ATS auf EURO mussten auch die bereits vorhandenen WSS-KavÉ® Daten von ATS auf EURO umgesellt werden. Dies wurde mittels eine automatisierte Umstellungsprozedur durchgeführt.

Benutzer über Euro-Umstellung informieren

Nach der erfolgten Umstellung wurden eine zeitlang alle WSS-KavÉ® Benutzer bei jedem Start auf die erfolgte Umstellung hingewiesen.

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Page 166: WSS-KavE Handbuch Version 5

WSS-KavÉ® Lizensierung - Teil 1

Wenn Sie ein bereits installiertes WSS-KavÉ® Demo- bzw. SF Paket erweitern wollen, können Sie einfach per Fax bzw. E-Mail einen entsprechend erweiterten Lizenzkey anfordern:

Sobald Sie von WSS Ihren persönliche Lizenzkey (Kavekeys.mdb) erhalten haben, müssen Sie diesen aktivieren.

l Klicken Sie die Schaltfläche

l Klicken Sie die Schaltfläche

l Durch das Ausfüllen des

Lizenzformular wird eine Datei (WSS-Kave\Daten\Kavekeys.mdb) erstellt. Diese Datei bzw. das ausgefüllte, ausgedruckte Lizenzformular schicken Sie bitte per E-Mail an WSS weiser software support.

Lizenzformular

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Page 167: WSS-KavE Handbuch Version 5

Wie möchten Sie WSS-KavE lizenzieren? Wählen Sie aus der Listbox den zutreffenden Eintrag aus:

Vollversion inklusive Support und Software-PflegevertragFür ein konkretes Angebot und weiteren Informationen zur Vollversion von WSS-KavE inkl. Software-Pflege und Software-Lizenzvertrag werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.

Vollversion ohne Support und ohne Software-Pflegevertrag (SF-Paket)

l Wählen Sie auch das gewünschte SF-Paket aus! Sobald Sie dieses Formular ausgefüllt an WSS geschickt haben, wird Ihnen nach Begleichung der entsprechenden Lizenzgebühr der Lizenzkey entweder per E-Mail oder per Diskette übermittelt.

In welcher Systemumgebung betreiben Sie WSS-KavÉ® Wählen Sie aus der Listbox den zutreffenden Eintrag aus:

Firmendaten Für ein ordnungsgemäße Lizensierung füllen Sie bitte auch Ihre Firmendaten entsprechend aus.

Welches WSS-KavE Programmpaket möchten Sie

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erwerben? Wählen Sie das entsprechende WSS-KavE Programmpaket aus der Listbox.

Lizenzdaten schicken l Nach Klicken auf die Schaltfläche E-Mail

werden Ihre Angaben in der Datei WSS-Kave\Daten\Kavekeys.mdb gespeichert und eine entsprechende E-Mail vorbereitet.

l Fügen sie die kavekeys.mdb als Anlagen-Datei hinzu und Senden Sie Ihre E-Mail an die bereits angegebene Adresse ([email protected]).

Wir werden uns dann umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.

l Nach Klicken auf die Schaltfläche Fax werden Ihre Angaben in der Datei WSS-Kave\Daten\Kavekeys.mdb gespeichert und ein entsprechendes Fax-Formular vorbereitet.

l Senden Sie das Fax-Formular an die bereits angegebene Telefonnummer.

Wir werden uns dann umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.

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Aktivierung des Lizenzkeys

Aktivieren des von WSS übermittelten Lizenzkeys Sobald Sie von WSS Ihre persönliche Kavekeys.mdb erhalten haben, aktivieren Sie diesen wie folgt:

l Sichern Sie die alte Kavekeys.mdb durch umbenennen (z.B. Kavekeys.md$)

l Kopieren Sie die Kavekeys.mdb, die Sie von WSS erhalten haben in Ihr WSS-KavE Datenverzeichnis: \\WSS-Kave\Daten\

l Importieren Sie den Lizenzkey mit Hilfe des Administrations-Programms

Hinweis:

Wenn Dateien, von einer CD ins WSS-KavE Verzeichnis kopiert

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wurden, muß danach:

der SCHREIBSCHUTZ der kopierten Datei entfernt werden !!!

(Bei der Erstinstallation von WSS-KavE von CD passiert dies automatisch durch das SETUP Programm!)

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