www.bcn.cat

Regulación necesaria para cumplir la LAECSP (ley 11/2007) en las entidades locales¿Qué aspectos tengo que regular?

¿Cómo lo han hecho otras Administraciones?

Jornadas de Formación sobre la Implantación de la Ley 11/2007. Red de Municipios Digitales de Castilla y León

Palencia, 3 octubre 2008

www.bcn.cat

ADAPTACIÓN NORMATIVA

El proceso de desarrollo de la Administración Electrónica supone la implantación de diferentes sistemas tecnológicos (Registro electrónico, trámites online, página web, etc.), que deben estar normados jurídicamente para asegurar las mismas garantías legales que la tramitación tradicional. Según la LAECSP es necesario que las Entidades Locales normen diferentes aspectos específicos asociados a la misma, unos vinculados al régimen jurídico asociado a la tramitación electrónica y otros asociados a la estructuración de las competencias y los procedimientos relativos a los nuevos servicios puestos a disposición de los usuarios. Las medidas obligatorias que una Entidad Local debe realizar para cumplir la LAECSP en esta área de actuación son las siguientes: • 1. Cumplimiento íntegro de la LOPD.• 2. Regulación de la Sede Electrónica.• 3. Regulación del Registro Electrónico.• 4. Regulación de las comunicaciones electrónicas.• 5. Regulación de las transmisiones de datos entre Administraciones Públicas.• 6. Regulación del órgano competente.

Las medidas opcionales son:• 7. Regulación de las formas de representación.

www.bcn.cat

¿Qué instrumentos jurídicos podemos utilizar para regular estos aspectos? En primer lugar cabe tener en cuenta que diferentes comunidades autónomas han iniciado la elaboración de proyectos de ley de uso de los medios electrónicos en su propio sector público (como es el caso de Cataluña), en base a la disposición final octava de la LAECSP, y ello tendrá repercusiones en las administraciones locales al quedar estas englobadas en su ámbito de aplicación. Desde el punto de vista local, en ste momento es recomendable abordar su regulación en una norma de carácter general como podría ser una Ordenanza Municipal, que regule los aspectos principales del modelo local de administración electrónica y las medidas de cumplimiento necesario y optativo, y que a su vez faculte al Alcalde para dictar las disposiciones de desarrollo y ejecución que sean necesarias.

El Ayuntamiento de Barcelona ha optado por este modelo.

www.bcn.cat

Diversas son las razones que nos hacen decantar por este escenario:

- Tenemos definido el marco jurídico básico estatal.- Tenemos identificados los aspectos a regular necesariamente.- Su elaboración y posterior desarrollo nos obligará a proyectar y planificar adecuadamente.- La corporación tomará conciencia del mapa mental que supone la adaptación a la LAECSP.- Tenemos que tomar decisiones ya para llegar a tiempo al 31.12.2009.

www.bcn.cat

La Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica (ORAE) del Ayuntamiento de Barcelona Aprobada en marzo del 2006, fue pionera en la materia en el estado español.Ahora en proceso de revisión para llevar a cabo su modificación y adaptación a la ley 11/2007. El proceso de revisión ha finalizado y será aprobado el nuevo proyecto normativo previsiblemente el próximo día 15 de octubre por parte de la Comisión de Gobierno. A partir de aquí se dará traslado a los grupos municipales para que hagan sugerencias al texto, se pasará a aprobación inicial por parte de la Comisión del Plenario Municipal competente, se someterá a información pública y finalmente se resolverán alegaciones y se llevará a aprobación definitiva del Plenario del Consejo Municipal previsiblemente en los meses de enero o febrero del 2009.

 Les voy a hablar de modelos normativos incompletos ¡!!

www.bcn.cat

Aspectos NECESARIOS a regular (Medidas obligatorias): CUMPLIMIENTO ÍNTEGRO DE LA LOPD La LAECSP contiene varias referencias directas a la aplicación de la Ley Orgánica de 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal relativas a las relaciones administrativas entre ciudadanos y Administraciones Públicas. Aparece, de forma general, dentro de las finalidades de la Ley y en los Principios generales de la misma, y posteriormente, de forma específica, en diferentes artículos haciendo referencia a la recogida y cesión de datos en el ejercicio del derecho de acceso a los expedientes electrónicos, en la recogida de datos a través de la Sede Electrónica, de los Puntos de Acceso Electrónico y de Servicios de Atención Telefónico, en las cesiones de datos por medio de publicaciones electrónicas de diarios, boletines oficiales, tablones de anuncios o edictos electrónicos, etc. La aplicación de la LAECSP implica el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos por las Administraciones Públicas, y la necesaria implantación de medidas de seguridad que garanticen los derechos de los ciudadanos.

www.bcn.cat

La obligación jurídica nos viene tanto de la LAECSP como de la LOPD y el Reglamento que la desarrolla, y su regulación en el ámbito local puede ser recogida en el marco de la ORAE, pero esta requerirá posterior desarrollo en los aspectos técnicos y de seguridad.

Algunos de los aspectos que la ORAE del Ayuntamiento de Barcelona tienes incorporados:

•Principio de confidencialidad, seguridad y protección de datos•Principio de garantía de protección de los datos de carácter personal•Que únicamente se requiera a los ciudadanos aquellos datos que sean estrictamente necesarios en consideración a la finalidad para la cual se solicitan.•Principio de acceso y disponibilidad limitada (a las restantes administraciones) condicionado al hecho que el interesado haya dado su consentimiento o que norma de rango legal así lo prevea.•El intercambio de datos electrónicos enviados en entornos cerrados de comunicación, será válido conforme a las condiciones que acuerde el Ayuntamiento, las cuales deberán de garantizar la integridad y el no repudio de los datos electrónicos transmitidos.

Para profundizar sobre la materia pueden consultar la Guía Metodológica de aplicación de la LOPD en las Entidades Locales, en la que se explican los pasos que deben seguir los Ayuntamientos y Diputaciones para cumplir la LOPD.

www.bcn.cat

REGULACIóN DE LA SEDE ELECTRóNICA La LAECSP establece que cada Administración Pública debe determinar las condiciones de creación de las sedes electrónicas, por lo que se requiere una norma en el ámbito de las Entidades Locales que defina este supuesto. Por lo tanto, será necesario que cada Entidad Local desarrolle la norma reguladora de la creación de la Sede Electrónica, habiendo de establecer tanto el responsable de la Sede como sus funciones.Además, la LAECSP añade que la regulación de la Sede Electrónica se realizará bajo los principios de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad, garantizándose, en todo caso, medios para la formulación de quejas y sugerencias. Será a través de una norma reguladora (que podría ser norma reglamentaria o acto administrativo) como se determinen las condiciones de su creación, indicando:• Dirección desde dónde será accesible la Sede Electrónica de la Entidad Local.• Titularidad de la Sede Electrónica, sobre la que recaerá la responsabilidad sobre la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios a los que permite acceder desde ella.• Identificación de la Sede, indicando los sistemas de firma electrónica que la Entidad Local empleará para garantizar una comunicación segura con la misma.• Establecimiento de un espacio dentro de la Sede para la formulación de consultas o quejas por vía electrónica. Autores como Julián Valero considera que esta norma reguladora es declarativa (le da efectos de sede electrónica) y no constitutiva.

www.bcn.cat

Regulación por parte del Ayuntamiento de Barcelona y la Generalitat de Cataluña:

Artículo 3 bis. Sede electrónica del Ayuntamiento de Barcelona. La sede electrónica del Ayuntamiento de Barcelona es la dirección electrónica disponible para los ciudadanos la titularidad, gestión y administración de la cual corresponde al Ayuntamiento de Barcelona en el ejercicio de sus competencias. El Ayuntamiento de Barcelona determinará las condiciones de creación y funcionamiento de su sede electrónica, la cual deberá sujetarse a los siguientes principios: Integridad, veracidad y actualización de los contenidos de la sede electrónica. Publicidad oficial. Responsabilidad. Calidad. Seguridad. Disponibilidad. Accesibilidad y usabilidad. Neutralidad tecnológica. Interoperatibidad. La sede electrónica estará disponible para los ciudadanos a través de las redes de telecomunicaciones que determine y haga públicas el Ayuntamiento y, en todo caso, a través del web municipal www.bcn.cat/ajuntament.La sede electrónica del Ayuntamiento de Barcelona utilizará, para identificarse y garantizar una comunicación segura, sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente.

www.bcn.cat

Creación de otras sedes electrónicas.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 3 bis de la presente Ordenanza, los órganos y entidades integrantes de la Administración municipal y definidos en el artículo 2 (ámbito de aplicación subjetivo de la Ordenanza) podrán crear sus propias sedes electrónicas para el ejercicio de sus competencias. Este es un mecanismo que utiliza también la Generalitat de Cataluña en el “Decreto para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos en la Administración de la Generalitat”.

La sede electrónica del Ayuntamiento de Barcelona entrará en funcionamiento cuando se apruebe la disposición que regule su funcionamiento.

www.bcn.cat

REGULACIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO la LAECSP establece en su Artículo 24 la creación de Registros electrónicos, cumpliendo de esta manera el derecho que tienen los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos.En su Artículo 25 establece expresamente la necesidad de generar una disposición para la creación del registro electrónico y su funcionamiento, así como la necesidad de dar publicidad del mismo a través del diario oficial correspondiente (bop). En dicha norma se deberán especificar:

• El órgano responsable de su gestión, la fecha y hora oficial, así como los días declarados como inhábiles .• Condiciones de acceso al Registro: indicando la Sede Electrónica para su acceso y los sistemas de firma electrónica que los usuarios pueden utilizar.• Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, especificando el formato de documentos que admite, la dirección desde dónde se puede acceder al servicio, la referencia a dónde encontrar los procedimientos y trámites que se pueden llevar a cabo.• Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones, haciendo referencia a la generación de justificantes y acuses de recibo necesarios para que la tramitación se haga de forma fehaciente.• Cómputo de plazos, especificando los aspectos relativos a las referencias temporales que se tienen que tener en cuenta en todo trámite en el Registro electrónico.

Además, entre otras informaciones que se pudieran añadir, se pueden especificar los procedimientos y trámites administrativos admisibles a través del Registro electrónico.

www.bcn.cat

Regulación por parte del Ayuntamiento de Barcelona: Artículo 31. Registro telemáticoSe crea el registro telemático del Ayuntamiento de Barcelona. El registro telemático se integrará a todos los efectos en el registro general de la corporación y tendrá carácter voluntario para los administrados, a excepción de los supuestos de utilización obligatoria establecidos por ley o por las normas de creación de futuros procedimientos telemáticos en que se regule la presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones a través del registro referido. El acceso al registro telemático se podrá realizar durante las 24 horas del día, todos los días del año. La fecha de entrada i/o salida se acreditará mediante un servicio de consignación electrónica de fecha y hora. A los efectos de cómputo de plazos, la recepción de documentos en un día inhábil se entenderá efectuada el primer día hábil siguiente. El registro telemático se regirá por la fecha y hora oficial.La presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones al registro telemático tendrá los mismos efectos que la presentación efectuada por el resto de medios admitidos por el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. El registro telemático no admitirá la presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones que no sigan los modelos descritos en el artículo 22 anterior o no cumplan con todos los mecanismos de identificación y acreditación de la voluntad de los ciudadanos que fije el Ayuntamiento de conformidad con las previsiones de la presente Ordenanza. El registro telemático emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación presentados, incluyendo la fecha y la hora de presentación y el número de entrada en el registro.Cuando, por razones técnicas, se pueda prever que el registro no podrá estar operativo, se deberá anunciar a los usuarios con la máxima antelación posible y mientras dure esta situación. El registro telemático del Ayuntamiento de Barcelona entrará en funcionamiento cuando se aprueben las disposiciones que desarrollen las previsiones de la presente ordenanza y el Ayuntamiento de Barcelona haya puesto en marcha los sistemas y tecnologías correspondientes.

www.bcn.cat

Otros modelos de regulación de registros electrónicos o telemáticos son: Registro Telemático de la Administración de la Comunidad de Castilla y León (Orden PAT/136/2005, de 18 de enero).Registro General Electrónico de Navarra. Ley foral 11/2007 i RD 772/1999.Registro Telemático de la Junta de Andalucía, D. 183/2003Registro Telemático de la Universidad de Sevilla (Reglamento 25.05.2006)Registro Telemático de la Junta de Extremadura (Decreto 2/2006)Registro Telemático del Principado de Asturias (Decreto 111/2005)Registro Telemático de Galicia (Decreto 164/2005)Registro Telemático de la Generalitat de Cataluña (Decreto para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos en la Administración de la Generalitat). Aspecto importante a tener en cuenta en el momento de su regulación, indicar o referenciar la vía para determinar los días inhábiles. Aspecto este último que encontramos a faltar en muchos registros telemáticos que están en funcionamiento.

www.bcn.cat

REGULACIÓN DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS La LAECSP en su Artículo 27 regula las comunicaciones electrónicas, estableciendo la libertad de los ciudadanos sobre su manera de comunicarse con las Administraciones Públicas (bien electrónicamente, bien de la forma tradicional).En cuanto a los medios electrónicos concretos que los ciudadanos pueden utilizar para comunicarse con la Entidad Local, la LAECSP encomienda a cada Administración a que especifiquen los que deben emplear para cada supuesto.Los medios a utilizar dependerán del tipo de comunicación que se vaya a establecer y del nivel de desarrollo tecnológico disponible en cada momento.La LAECSP expresa que se deben publicar en el Diario Oficial los medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar en cada supuesto en el ejercicio de su derecho a comunicarse con cada Entidad Local de forma electrónica. Del mismo modo, cada Entidad Local podrá establecer reglamentariamente la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados sean personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por diversas razones de índole técnico o económico tengan garantizado el acceso a los medios electrónicos. Cabe recordar que el ciudadano puede ejercer el derecho de variar el medio de relación.

www.bcn.cat

Regulación por parte del Ayuntamiento de Barcelona: “Se reconoce el derecho a relacionarse con la Administración municipal a través de medios electrónicos, presentar documentos, realizar trámites y procedimientos y, en general, ejercer los derechos y las facultades que les reconoce el ordenamiento jurídico administrativo, con total validez y seguridad excepto en los casos en los que una norma con rango de ley establezca o infiera la utilización de un medio no electrónico”. “El Ayuntamiento de Barcelona garantiza el ejercicio del derecho a relacionarse con la Administración por medios electrónicos y del resto de los derechos reconocidos en el artículo 4 de la presente Ordenanza en relación a los trámites y procedimientos la tramitación de los cuales se haga por medios electrónicos”. “En el marco de la legislación vigente y de los principios de la presente Ordenanza, por medio de Decreto de Alcaldia, se podrán determinar los supuestos y condiciones en los que resultará obligatorio comunicarse con la Administración municipal a través de medios electrónicos, cuando los interesados sean personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razones de capacidad económica o técnica, dedicación profesional o otros motivos acreditados, tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos adecuados”. “El Ayuntamiento de Barcelona pondrá a disposición de los interesados los correspondientes modelos o sistemas electrónicos de solicitudes, que deberán ser accesibles sin más restricciones que las derivadas de la utilización de los estándares de interoperabilidad enunciados en la presente Ordenanza. Para aquellos trámites y procedimientos para los cuales no se haya establecido un modelo o sistema electrónico de solicitud específico, el Ayuntamiento de Barcelona se obliga expresamente a poner a disposición de los interesados un modelo o sistema electrónico de solicitud genérico”.

www.bcn.cat

REGULACIÓN DE LAS TRANSMISIONES DE DATOS ENTRE ADMINISTRACIONES

Las Entidades Locales deben facilitar el acceso a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico, articulando un sistema de intercambio de información por medios electrónicos que evite a los ciudadanos la necesidad de aportar datos y documentos que ya poseen otras Administraciones. Cada Entidad Local deberá hacer públicas las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para que el resto de Administraciones puedan tener acceso a dichos datos, garantizando la seguridad, integridad y disponibilidad. Los protocolos y criterios técnicos para la solicitud y recepción de las transmisiones de datos serán los establecidos en cada caso por la Administración, así como la identificación de los datos susceptibles a esa transmisión de los que es titular. En el punto segundo del Artículo 9 se establece que la disponibilidad de los datos intercambiados se limitará a los que las Administraciones Públicas requieran, y solamente para aquellos cuya tramitación de procedimientos sea de su competencia. Por lo tanto, cada Entidad Local deberá estudiar las competencias sobre las que puede ejercer sus funciones en el marco de un procedimiento administrativo y, por lo tanto sobre las que tiene derecho a la solicitud de datos de los ciudadanos. La Entidad u órgano tramitador del expediente recabará el consentimiento de la persona titular de los datos con carácter previo a su petición al órgano o entidad cedente, no debiendo solicitar la transmisión de datos si la persona no ha autorizado su realización, siempre que tal requisito sea exigible de acuerdo con la LOPD.

www.bcn.cat

Regulación por parte del Ayuntamiento de Barcelona: El Ayuntamiento de Barcelona ha abordado su regulación en la ORAE dejando algunos aspectos pendientes de posterior desarrollo; “La Administración municipal deberá facilitar el acceso a las otras administraciones públicas, a los datos de que disponga de los interesados y que estén en soporte electrónico, especificando las condiciones, los protocolos y los criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a los datos mencionados con las máximas garantías de seguridad e integridad.La disponibilidad de los datos mencionados se limitará estrictamente a los que las disposiciones públicas requieran, en el ejercicio de sus funciones, para la tramitación y la resolución de los procedimientos que sean de su competencia. El acceso a los datos mencionados estará condicionado al hecho que el interesado haya dado su consentimiento o que una norma con rango legal así lo prevea”.  

www.bcn.cat

REGULACIÓN DEL ÓRGANO COMPETENTE La Ley obliga, en los casos que se realice automatización de los procedimientos (mediante un gestor de expedientes u otra herramienta), a la regulación y la creación del órgano u órganos que instrumentará este proceso y en su caso la auditoría de los sistemas de información y de su código fuente que realicen la actuación administrativa automatizada. Aquellas Entidades Locales que realicen la tramitación automatizada completa de sus procedimientos quedan obligadas a:

Definir y estructurar el órgano competente asociado a la automatización y auditoría de los sistemas de información.

Hacer públicas las características de las aplicaciones o programas tecnológicos antes de su utilización. Se deberá garantizar: • El control de tiempo y plazos, la identificación de los órganos responsables, la tramitación ordenada de los expedientes y facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos. (Artículo 36.1)• Las comunicaciones a través de medios electrónicos serán válidas siempre que exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas, del contenido integro de las comunicaciones y se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de las mismas. (Artículo 27.3)

A llevar a cabo labores de mantenimiento, conservación y supervisión de los programas.

Definir y estructurar el órgano que será considerado responsable a efectos de impugnación de un procedimiento tramitado electrónicamente en su totalidad. Según la LAECSP, este órgano puede ser el mismo que tramita y resuelva o se puede establecer que la competencia en términos jurídicos sea diferente.

La regulación del órgano competente de las actuaciones administrativas automatizadas no se ha abordado en la ORAE del Ayuntamiento de Barcelona, se ha dejado para su desarrollo posterior por decreto de alcaldía.

www.bcn.cat

REGULACIÓN DE LAS FORMAS DE REPRESENTACIÓN Uno de los objetivo de la LAECSP es intentar asegurar que la brecha digital tenga el menor grado de afectación sobre la sociedad posible.En este sentido, la nueva legislación ofrece, gracias a la técnica de la representación, unas garantías que, como recoge la LAECSP en su Artículo 23, permitirán a los ciudadanos ser representados por determinadas personas físicas o jurídicas autorizadas y, habilitadas para ello por las propias Administraciones Públicas, para la realización de determinadas transacciones electrónicas en su nombre. “Las Administraciones pueden habilitar a determinadas personas, tanto físicas como jurídicas, para actuar como representantes de los interesados en las transacciones electrónicas”.  Se debe contemplar esta opción de representación por parte de un tercero como un valor añadido que ofrece la Administración a sus ciudadanos, siendo labor de la propia Entidad Local, en el caso de que considere oportuno ofrecer esta herramienta a sus administrados y regular el modo en el que se va a llevar a cabo dicha representación.

www.bcn.cat

Conviene precisar, que quién va a determinar en toda medida las condiciones de esta representación será la propia Administración responsable del trámite en cuestión y no las otras dos partes que integran este triangulo (representante y representado). La tarea de las Entidades Locales será establecer cuáles son las condiciones de la representación y obligaciones a las que se comprometen los que adquieran la condición de representantes.

Las Administraciones Públicas podrán requerir, en cualquier momento, la acreditación de dicha representación. La representación telemática no surte efecto por el mero hecho de haber sido concedida por el interesado, es necesario que, además, la concreta Administración actuante haya habilitado –bien con carácter general, bien con carácter específico, a la persona del representante para la realización de las transacciones electrónicas que correspondan. Se trata de un control público que, junto con la verificación de la existencia del poder de representación, debe precisar las condiciones y obligaciones a que se comprometen los representantes. El Ayuntamiento de Barcelona no ha regulado la representación en el texto de la ORAE y ha dejado para un momento posterior su regulación. El Real Decreto 1377/2002, de 20 de diciembre, del Ministerio de Hacienda, que regula la colaboración social en la gestión de los tributos para la presentación telemática de declaraciones comunicaciones y otros documentos tributarios, es un claro ejemplo de regulación de la representación.

www.bcn.cat

Para acabar, una garantía y una recomendación:

La garantía, introducir en su norma reguladora la siguiente salvaguarda;

“Los derechos reconocidos a los ciudadanos en la presente Ordenanza serán plenamente exigibles en el momento en que lo sean los derechos reconocidos en el artículo 6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en relación a la totalidad de los trámites y procedimientos de los que sea competente la Administración municipal”. Y la recomendación, la lectura del libro; “La Ley de Administración Electrónica. Comentario sistemático a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos”. GAMERO CASADO, Eduardo; VALERO TORRIJOS, Julián (Coordinadores). Thomson Aranzadi (2008).

www.bcn.cat

¡Gracias por su atención !

Antoni Galiano BarajasSecretario Técnico Jurídico

Gerencia Servicios Generales y Coordinación TerritorialAyuntamiento de Barcelona

agaliano@uoc.eduTelf. 93 402 73 09