Wydział Kontroli Zadań RPO

Kontrola zadań współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa

Dolnośląskiego na lata 2007 -2013

Wydział Kontroli Zadań RPO

1

Wydział Kontroli Zadań RPO

2

Wydział Kontroli Zadań RPO – Umiejscowienie w strukturze UMWD

3

Wydział Kontroli Zadań RPO – Struktura Wydziału

• Kontakt:• tel. 776-94-69• tel. 776-96-41• Pok. 323 – 329 • ul. Wybrzeże Juliusza

Słowackiego 12-14• Adres e-mail:

[email protected]

4

Otoczenie prawne procesu kontroli

5

Istota przeprowadzenia kontroli

6


7

W celu wypełniania przez IZ RPO WD funkcji, o których mowa w art. 60 lit. B Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz w art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 IZ RPO WD zapewnia weryfikację wydatków i projektów (w aspekcie formalnym, finansowym, technicznym i rzeczowym). Wskazana weryfikacja wydatków może w szczególności polegać na kontroli projektów na miejscu, która może być przeprowadzona na próbie projektów.


8

Cel kontroli

9


10

Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju art. 25. Za prawidłową realizację programu odpowiada:1) w przypadku programu operacyjnego – instytucja zarządzająca, którą jest odpowiednio minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego lub zarząd województwaart. 26. 1. Do zadań instytucji zarządzającej należy w szczególności:wypełnianie obowiązków wynikających z art. 60 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; 14) prowadzenie kontroli realizacji programu operacyjnego, w tym kontroli realizacji poszczególnych dofinansowanych projektów;

11

1. Beneficjent jest obowiązany poddać się kontroli w zakresie

prawidłowości realizacji projektu, przeprowadzanej przez instytucję zarządzającą, instytucję pośredniczącą, instytucję wdrażającą, instytucję certyfikującą, instytucję audytową, przedstawicieli Komisji Europejskiej oraz inne instytucje uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów.

2. Kontrole mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia otrzymania informacji o wyłonieniu projektu do dofinansowania do dnia upływu 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego lub do dnia upływu 3 lat następujących po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia programu operacyjnego.

Art. 35e.

12

3.Kontrole mogą być przeprowadzane w siedzibie kontrolującego, na podstawie dostarczonych dokumentów oraz w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu.

4. Beneficjent jest obowiązany udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, dokumenty związane z realizacją projektu, zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenów, na których jest lub był realizowany projekt, dostęp do systemu teleinformatycznego i wszystkich dokumentów informatycznych związanych z zarządzaniem projektem oraz udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu.

Art. 35e.

13


14

Istota przeprowadzenia kontroli6.3 Podrozdział 3 - Kontrola projektów na miejscu1) Kontrola projektów na miejscu jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą,że współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone oraz że wydatkizadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostałyrzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.2) Zgodnie z art. 60 lit. b Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 kontrole projektówna miejscu mogą być prowadzone na próbie projektów.

15

Istota przeprowadzenia kontroli6.3 Podrozdział 3 - Kontrola projektów na miejscu

4) Kontrola na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta składa sięz następujących podstawowych etapów:a) zaplanowania czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o projekcie,powołanie zespołu kontrolującego, sporządzenie upoważnień do kontroli);b) przekazania zawiadomienia o kontroli;c) przeprowadzenia czynności kontrolnych;d) sporządzenia i przekazania beneficjentowi informacji pokontrolnej;e) sporządzenia i przekazania beneficjentowi ewentualnych zaleceń pokontrolnych;f) informowania o ewentualnych nieprawidłowościach zgodnie z warunkamiokreślonymi w dokumentach, o których mowa w rozdziale 4 pkt 7 niniejszychwytycznych.

16

Istota przeprowadzenia kontroli6.6 Podrozdział 6 - Kontrole na zakończenie realizacji projektu

1) Kontrola na zakończenie realizacji projektu obligatoryjnie przeprowadzana jestpo złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tegowniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu.2) Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu na poziomieinstytucji przeprowadzającej kontrolę kompletności i zgodności z przepisamidokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwejścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzającychprawidłowość poniesionych wydatków.3) Fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji projektu może objąć sprawdzenieefektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.4) Szczegółowe warunki na jakich odbywa się kontrola na zakończenie realizacji projektuokreśla IZ.

17


18


19

System kontroli projektów

20

Wydział Kontroli zadań RPO – Zadania kontrolne Wydziału

21

Rodzaje kontroli projektów• Podstawa przeprowadzenia procesu kontroli

– kontrole planowe – przeprowadzane na podstawie rocznego planu kontroli, w trakcie lub na zakończenie realizacji projektu; informacja o przeprowadzeniu kontroli planowej przekazywana jest podmiotowi kontrolowanemu na co najmniej 14 dni przed planowanym terminem kontroli;

– kontrole doraźne – przeprowadzane poza rocznym planem kontroli; kontrolę doraźną, o ile jest to uzasadnione szczególnymi względami merytorycznymi, można przeprowadzić bez uprzedniego poinformowania podmiotu kontrolowanego; kontrola przeprowadzana jest, w szczególności, w wyniku wystąpienia lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w realizacji projektu oraz na wniosek uprawnionej instytucji; kontrola doraźna może być przeprowadzona również jeśli jest uzasadniona efektywnością realizacji kontroli;

– kontrola sprawdzająca – przeprowadzana jest w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych.

22

Rodzaje kontroli projektów

• Zakres kontroli– kontrola problemowa – kontrola obejmująca

wybrane zagadnienia lub okres z działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie realizacji zadań w ramach realizacji projektu;

– kontrola kompleksowa – kontrola obejmująca całokształt działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie realizacji zadań w ramach realizacji zadań.

23

Rodzaje kontroli projektów

• Miejsce przeprowadzenia czynności kontrolnych– w siedzibie kontrolującego – kontrola

przeprowadzana na kopiach dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem;

– na miejscu w siedzibie kontrolowanego – kontrola przeprowadzana na oryginałach dokumentów.

24

Umowa o dofinansowanie

25

§ 14 Kontrola1. Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli w zakresie

prawidłowości realizacji Projektu, dokonywanej przez Instytucję Zarządzającą RPO WD oraz inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia na podstawie odrębnych przepisów.

2. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta, Partnera oraz w miejscu rzeczowej realizacji Projektu lub na dokumentach. Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie i na zakończenie realizacji Projektu oraz przez okres 3/5 lat od dnia zakończenia finansowego realizacji Projektu. § 16 ust. 1 i ust. 3 Umowy stosuje się odpowiednio.

26

3. Beneficjent zobowiązuje się zapewnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, prawo do m.in.:

1) pełnego wglądu we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją Projektu oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów;

2) pełnego dostępu w szczególności do rzeczy, materiałów, urządzeń, sprzętów, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego Projektu;

3) zapewnienia obecności upoważnionych osób, które udzielą wyjaśnień na temat realizacji Projektu, w tym wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją Projektu.

27

4. Nieudostępnienie wszystkich wymaganych dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 1), niezapewnienie pełnego dostępu, o którym mowa w ust. 3 pkt 2), a także niezapewnienie obecności osób, o których mowa w ust. 3 pkt 3) w trakcie kontroli realizacji Projektu jest traktowane jak odmowa poddania się kontroli.

5. Instytucja Zarządzająca RPO WD lub inne podmioty uprawnione do przeprowadzenia audytu lub kontroli na podstawie odrębnych przepisów mogą wznowić przeprowadzenie audytu lub kontroli po zakończeniu finansowym realizacji Projektu oraz przez okres 3/5 lat od dnia zakończenia finansowego Projektu, mające na celu ponowne sprawdzenie prawidłowości realizacji Projektu, w tym kwalifikowalności i prawidłowości poniesienia wydatków, utrzymania przez Beneficjenta wskaźników produktu, trwałości Projektu, a także sprawdzenia, czy Projekt przynosi dochód w okresie 3/5 lat po zakończeniu finansowym realizacji Projektu, niewykazany we wniosku o dofinansowanie i o ile nie został on wcześniej uwzględniony w trakcie oszacowywania wysokości dofinansowania metodą luki w finansowaniu.

28

6. Jeżeli projekt został poddany audytowi lub kontroli przez inny podmiot uprawniony do ich przeprowadzenia niż Instytucja Zarządzająca RPO WD, Beneficjent niezwłocznie po dniu wszczęcia i zakończenia kontroli lub audytu informuje o tym w formie pisemnej Instytucję Zarządzającą RPO WD, a na żądanie Instytucji Zarządzającej RPO WD niezwłocznie przekazuje jej kopię dokumentu zawierającego wynik kontroli lub audytu, otrzymanych zaleceń pokontrolnych lub innych równoważnych dokumentów otrzymanych po przeprowadzonej kontroli lub audycie.

29

Kontrola projektów – procedury (proces)

30

Przeprowadzenie kontroli – Kontrola udzielonych zamówień

Kontrola polega na sprawdzeniu dokumentacji dotyczącej udzielonego zamówienia publicznego i umowy/aneksu zawartej z wykonawcą w ramach projektu dofinansowanego z RPO W D z ustawą Prawo zamówień publicznych, a także zgodności dokumentacji oraz umowy/aneksu z wykonawcą w zakresie podmiotowym i przedmiotowym z umową o dofinansowanie.

31

Proces kontroli

32

Prawa kontrolujących i obowiązki kontrolowanych

33

Prawa kontrolujących• swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem

miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową;• wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością

jednostki kontrolowanej oraz w ramach realizacji kontrolowanego projektu;• przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych związanych

z realizacją kontrolowanego projektu;• żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień

związanych z realizacją kontrolowanego projektu;• zabezpieczenia materiałów dowodowych związanych z realizacją kontrolowanego

projektu;• sprawdzenia przebiegu określonych czynności związanych z realizacją

kontrolowanego projektu;• przyjmowania wyjaśnień i oświadczeń od osób związanych z realizacją

kontrolowanego projektu.

34

Obowiązki kontrolowanych

Kierownik jednostki ma obowiązek zapewnić kontrolującym warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli w tym zapewnia, na prośbę osób kontrolujących, pomieszczenia niezbędne do przeprowadzenia kontroli, w których gromadzi całą dokumentację podlegającą kontroli.

35

Dokumenty podlegające kontroliDokumenty, które należy okazać w trakcie kontroli, to w szczególności:• umowa/porozumienie/uchwała o dofinansowanie realizacji projektu wraz ze wszystkimi

załącznikami oraz ewentualnymi aneksami;• dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków związanych z udzielaniem

zamówień publicznych (określonych w prawie zamówień publicznych);• umowy z wykonawcami dotyczące udzielonych zamówień publicznych.;• dokumenty finansowo-księgowe dotyczące realizowanego projektu, tj.: faktury i inne dokumenty o

równoważnej wartości dowodowej, dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków (oryginały), wyciągi z rachunków bankowych, ewentualnie wydruk ksiąg rachunkowych;

• dokumenty dotyczące rzeczowej realizacji projektu (dokumenty potwierdzające wykonanie robót budowlanych, dostaw, usług, protokoły odbioru, itp.);

• dokumenty z wcześniejszych kontroli oraz przeprowadzonych audytów (rejestr kontroli);• dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków w zakresie informacji i

promocji;• złożone wnioski o płatność;• inne dokumenty dotyczące projektu, o które zwróci się zespół kontrolujący.

36

Osoby Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek udzielenia niezbędnych wyjaśnień na temat przebiegu realizacji projektu, procedur, wydatków i treści projektu lub zapewnić obecność kluczowych osób zajmujących się, w szczególności:

• postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;• rozliczeniem finansowym;• zakresem rzeczowym;• promocją;• inne osoby związane z przygotowaniem i realizacją

projektu.

37

Przedmiot kontroli

38


39


Wytyczne programowe Instytucji Zarządzającej RPO WD Wytyczne programowe Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad udzielania zamówień w zakresie ogólnych zasad udzielania zamówień

i wyboru wykonawców w transakcjach nie objętych i wyboru wykonawców w transakcjach nie objętych przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych

40

Przeprowadzenie kontroli – Kontrola udzielonych zamówień•Udzielanie zamówień w ramach realizowanych projektów przez Beneficjentów, wymienionych w działaniach RPO WD, nienależących do sektora finansów publicznych, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych, z wyłączeniem działania 1.1 i 1.2 RPO WD (np. kościoły i związki wyznaniowe, organizacje pozarządowe, stowarzyszenia, samorządy gospodarcze i zawodowe, NZOZ, uczelnie niepubliczne, itp.)Podmioty nie objęte dyspozycją przepisu art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

•Udzielanie zamówień w ramach RPO WD, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 14 000 euro, realizowanych przez podmioty publiczne oraz zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 w związku z art. 133 ustawy Prawo zamówień publicznych przez podmioty realizujące zamówienia sektorowe(np. jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne, organy administracji rządowej, SP ZOZ, instytucje kultury, PGL Lasy Państwowe, parki narodowe i krajobrazowe, uczelnie publiczne, operatorzy energetyczni jako zamawiający sektorowi, itp.)

41

Po czynnościach kontrolnych

42

Informacja pokontrolna

Po przeprowadzeniu kontroli sporządzana jest w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli, informacja pokontrolna w formie pisemnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, w której zawierane są zarówno ustalenia stanu faktycznego, jak i wyjaśnienia złożone na piśmie przez jednostkę kontrolowaną podczas kontroli.

43

Informacja pokontrolnaInformacja pokontrolna zawiera opis i informacje z zakresu, m.in.:• – podmiot kontrolowany i kontrolujący• – umowa/porozumienie/uchwała o dofinansowanie• – rodzaj kontroli, termin przeprowadzenia kontroli, oraz:• – Postęp rzeczowy• – Harmonogram rzeczowy• – Wykonanie rzeczowe• – Postęp finansowy• – Zamówienia publiczne• – Wskaźniki/Cele (na zakończenie realizacji projektu)• – Zgodność realizacji projektu z politykami wspólnotowymi• – Wypełnianie zobowiązań w zakresie informacji i promocji• – Dokumentowanie czynności i Archiwizacja• – Informacje o kontrolach i audytach przeprowadzonych przez uprawnione podmioty• – Nieprawidłowości• – Wydatki niekwalifikowalne

44

Informacja pokontrolna - zastrzeżeniaKierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, umotywowanych zastrzeżeń co do treści i ustaleń w niej zawartych. Zastrzeżenia, Beneficjent powinien zgłosić pisemnie do Wydziału Kontroli Zadań RPO w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej. Niezgłoszenie zastrzeżeń w ww. terminie jest traktowane jako brak uwag do zapisów informacji pokontrolnej.

45

Informacja pokontrolna - zastrzeżeniaJednostka kontrolująca w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia odbioru zastrzeżeń przeprowadza ich analizę oraz ewentualnie weryfikuje i przekazuje zweryfikowaną informację pokontrolną:w przypadku akceptacji złożonych zastrzeżeń wprowadzone są odpowiednie modyfikacje zapisów informacji pokontrolnej;w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, Wydział Kontroli Zadań RPO przekazuje uzasadnienie na piśmie.

Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pełniąca jego obowiązki podpisuje zweryfikowaną informację pokontrolną, składając do Wydziału Kontroli Zadań RPO w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania podpisany egzemplarz zweryfikowanej informacji pokontrolnej.

46

Zalecenia pokontrolne

Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień. Kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania Wydziału Kontroli Zadań RPO o sposobie uwzględnienia uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

47

Kontrola sprawdzająca

Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych przez jednostkę kontrolowaną odbywa się w trybie kontroli sprawdzającej: – na miejscu realizacji projektu lub – w siedzibie kontrolującego na kopiach dokumentów

potwierdzonych za zgodność z oryginałem.

Z kontroli sprawdzającej sporządza się sprawozdanie, które przekazuje się do wiadomości podmiotowi kontrolowanemu.

48

Dziękujemy za uwagę

49

Documents

Wydział Kontroli Zadań RPO