Embed Size (px)
DESCRIPTION
Yazılım Projeleri Yönetimi. 4. Bölüm – Projenin Planlanması. Özet. Planlamanın önemi Planlama araçları Proje Planlama Toplantıları Proje Tanımlama Belgesinin yazılması İş Alt Bölümleme Ağacının oluşturulması Kestirme Proje ağı şemasının oluşturulması Proje ağı şemasının çözümlenmesi - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Özet Planlamanın önemi Planlama araçları Proje Planlama Toplantıları Proje Tanımlama Belgesinin yazılması İş Alt Bölümleme Ağacının oluşturulması Kestirme Proje ağı şemasının oluşturulması Proje ağı şemasının çözümlenmesi Kaynakları seviyelendirmek İş paketlerinin yazılması Etkin bir proje planının yazılması
Planlamanın Önemi Planlama belirsizliği azaltır Planlama anlaşılırlığı arttırır Planlama etkinliği arttırır
Planlama İçin Yazılım Kullanmak Kullanılmalı
Büyük projelerde Takımlar birbirlerinden ayrı çalışıyorlarsa Hizmet sağlayıcılar ve alt yüklenicilerle yoğun
çalışılıyorsa
Kullanılmamalı: Katma değeri olmayan iş yükünü arttırır
Küçük projelerde Kısa süreli arttırımlarla ilerleyen projelerde Kapsam ve gereksinimlerde sık değişim oluyorsa
Proje Planlama Araçları Yapışkanlı, renkli not kağıtları Renkli kalemler Büyükçe bir yazı tahtası
“...3 yıllık, 5 milyon dolarlık projeyi sadece bu araçları kullanarak başarılı bir şekilde, 9 ay erken ve bütçenin altında tamamladım...”
Robert K. Wysocki Effective Project Management, 5th Ed.
Yapışkanlı Not Kağıtlarının Kullanımı Görev No (id) Biricik görev adı Görev süresi Görev için gerekli iş gücü Kaynak gereksinimleri Görev yöneticisi ES (en erken başlama zamanı), EF (en erken
birtirme zamanı), LS (en geç başlama zamanı), and LF (en geç bitirme zamanı) gibi hesaplanan değerler
Kritik yol
Yapışkanlı Not Kağıtları Renklere anlamlar yüklenebilir
Görevin türü (örn: kritik görev) İş parçasının türü (örn: tasarım, kodlama, test...) Gerektirdiği yetenekler (örn: herhangi birinin
yapabileceği, özel bilgi gerektiren...)
Renkli Kalemler
Görevler arası bağımlılıkların işaretlenmesi Kritik yolun belirlenmesi
Tahta
Proje Taslağı * İş Alt Bölümleme Ağacı * Bağımlılıklar şeması * İlk proje takvimi Son proje takvimi * Kaynak planı * Ele alınması gereken konular listesi * Güncellenen proje takvimi *
* ile işaretlenenlerin sürekli güncellenmeli!
Planlama Ne Kadar Sürmeli?
Çok küçük projeler < ½ gün Küçük projeler < 1 gün Orta boy projeler 2 gün Büyük projeler 3-4 gün Çok büyük projeler ???
Proje Planlama Toplantısı Konuyu netleştirmek için Proje Taslağının
üzerinden geçilir İş Alt Bölümleme Ağacı oluşturulur Süre ve kaynak kestirimleri yapılır Proje ağı şeması oluşturulur Kritik yol belirlenir Projenin tamamlanma tarihi gözden geçirilir ve
onaylanır Kaynak planlaması son haline getirilir Proje planı üzerinde uzlaşılır
Proje Planlama Toplantısını Planlamak Katılımcılar Sağlanacak Olanaklar Gerekli araç gereçler Gündem Çıktılar Proje önerisi
Katılımcılar Toplantıyı düzenleyip yönetecek kişi Proje yöneticisi Başka bir proje yöneticisi Proje yönetimi danışmanı Planlamaya ilişkin kararları anında kayda
geçirecek kişi Projenin ekibi Müşteri temsilcisi Kaynak yöneticileri Proje şampiyonu (bir ürün geliştirme planını kendisine amaç
edinen ve hedefine ulaşması için şirkette her türlü zorluğa katlanan üst kademe yöneticisi)
Sağlanacak Olanaklar ve Araçlar Olanaklar
Rahatlık Kesilmelerden (telefon, çağrı vs..) uzak Tahtalar ya da kağıt yapıştırılarak kullanılabilecek
boş duvarlar Araçlar
Masa, sandalye, kağıt, kalem.... Tahta Projeksiyon cihazı
Gündem 1. Oturum
Tatmin koşulları belirlenir Gereksinim Alt Bölümleme Ağacı oluşturulur
2. Oturum Proje Taslağı Belgesi yazılır
3. Oturum Bütün planlama ekibi birinci seviye İş Bölümleme Alt Ağacını
oluşturur Konular ekipteki uzmanlarca ayrıntılı bir şekilde çözümlenir Etkinlik süreleri ve kaynak gereksinimleri kestirilir Proje ağı şeması oluşturulur Kritik yol belirlenir Proje tamamlanma tarihi gözden geçirilir ve onaylanır Kaynak takvimi son haline getirilir Proje planı üzerinde uzlaşılır
Çıktılar Proje Tanımlama Belgesi
Proje Taslağı Belgesindeki ile aynı 5 bölüm Proje ekibinin gözünden, projenin daha ayrıntılı bir tanımı Birkaç sayfa uzunluğunda Amaç proje ekibindeki herkesin proje ile ilgili aynı şeyleri
anladığından emin olmak İş Alt Bölümleme Ağacı Görev süreleri kestirimleri Kaynak Kestirimleri Proje ağı takvimi Görev takvimi Kaynakların belirlenmesi Proje defteri
Proje Önerisi (Project Proposal) Arka plan bilgisi Amaç Benimsenecek yaklaşımın özeti İşin ayrıntılı ifadesi Zaman ve maliyet Ekler
İş Alt Bölümleme Ağacı
Müşteri gereksinimlerinikarşılamak amacıyla
yapılması gereken bütün işlerinsıradüzensel bir tanımıdır
Sıradüzensel gösterim
Work Package
SubfunctionSubfunctionSubfunction
FunctionFunctionFunction
ActivityTask #1 Task #2 Task #3 . . . . Task #n
Macro-Level
Micro-Level
Mid- Level
GOAL
İş Alt Bölümleme Ağacının Kullanımı Fikirleri işleyebilecek bir araç olarak
İşin nasıl tanımlanabileceğini ve yönetilebileceğini görsel olarak ifade eder
Mimari tasarım aracı olarak Yapılacak işin ve her elemanının ne olduğunu birbirleri
ile olan ilişkisini gösterir Planlama aracı olarak
Yürütülecek etkinlikleri ve bunların hangi sırada yapılması gerektiğini gösterir
Kestirimler en alt düzeydeki etkinlikler için yapılır Proje durumunu raporlama aracı olarak
Tamamlanan etkinlikler renklendirildiğinde durum görülebilir
İş Alt Bölümleme Ağacının Oluşturulması Yukarıdan aşağıya
Bütün takım Alt takımlar
Aşağıdan yukarıya
İş Alt Bölümleme Ağacının TamamlanmasıHer bir etkinlik şunları sağlamalı1. Herhangi bir anda etkinliğin durumu ve ne zaman
tamamlanacağı ölçülebilir mi?2. Etkinlik sınırlı mı? Başlangıç ve bitiş olayları belli
mi?3. Etkinliğin bir çıktısı var mı?4. Zaman ve maliyet kolayca kestirilebiliyor mu?5. Etkinliğin süresi kabul edilebilir sınırlar içinde mi?
(örn: 2 haftadan kısa)6. Etkinlik bağımsız mı? Herhangi bir kesilme
olmadan, bir girdi ya da bilgi beklemeden gerçekleştirilebilir mi?
İş Alt Bölümleme Ağacının Tamamlanması7. Kriter! Müşteri İş Alt Bölümleme Ağacı oluşturulurken işin
içine pek girmedi! Rahatsızsınız! Kapsamla ilgili değişiklik
endişesi/beklentisi var! İş alt bölümleme ağacı (gerçekte) tamam
değil! Uygun bir PYYD seçilmeli
Tamamlanma ile İlgili İstisnalar6 (7) kriterin sağlanması her zaman
gerekmeyebilir:
Tamamlanma kriterleri sağlanmadan durmak Örn senaryo: 100 birim iş yapılacak. Her birim 1
günlük. Çalışma süresi olarak 10 gün belirlenmiş. Kriterler sağlandıktan sonra da ayrıştırmaya
devam etmek Kısa süreli projeler Yüksek risk taşıyan etkinlikler Süre kestirimleri arasında büyük fark olan etkinlikler
İş Alt Bölümleme Ağacı Tamamlandığında
Project goaland solution
Requirement 1
Function1.1
Feature1.2.1.1
Featuren.3.1
Sub-function1.2.3
Requirement n
Function1.2
Function1.3
Functionn.1
Functionn.2
Functionn.3
Sub-function1.2.2
Sub-function1.2.1
Featuren.3.2
Featuren.3.3
Featuren.3.4
Feature1.2.1.2
Feature1.2.1.3
Feature1.2.1.4
Activity1.2.1.1.1
Task1.2.1.1.3.3
Activity1.2.1.1.2
Activity1.2.1.1.3
Task1.2.1.1.3.2
Task1.2.1.1.3.1
Activityn.3.4.1
Taskn.3.4.3.3
Activityn.3.4.2
Activityn.3.4.3
Taskn.3.4.3.2
Taskn.3.4.3.1
RBS WBS
İş Alt Bölümleme Ağacı Oluşturma İsim Tabanlı Yaklaşımlar
Proje çıktılarını bileşenler olarak düşünür Fiziksel Bileşenler (örn: bisikletin iskeleti, frenler, dişliler, pedallar..) İşlevsel Bileşenler (örn: bisikletin vites sistemi, fren sistemi..)
Gereksinim Alt Bölümleme Ağacını kullanır PMI önerisi
Eylem Tabanlı Yaklaşımlar Çıktıyı üretmek için gerekli eylemleri temel alır
Tasarla, oluştur, sına, gerçekleştir (metodoloji çerçevesinde) Amaçlar (üst yönetime rapor vermek)
Bir önceki PMBOK’taki PMI önerisi İş alt bölümleme ağacının en alt seviyesi her zaman eylemler olarak ifade
edilir! Kurumsal Yaklaşımlar
Coğrafi konulara göre Birim/Bölümlere göre İş süreçlerine göre
İş Alt Bölümleme Ağacının İfade EdilmesiŞematik Gösterim
HOUSE
SITE FOUNDATION FRAMING WALLS ROOFING UTILITIES LANDSCAPING FINISHWORK
Layout Grade Excavate
ErectForms
PourConcrete
Removeforms
InstallSheathing
LayShingles
HangSheetrock
Tape& Bed ELECT. GAS WATER
DoRough-in
Work
DoRough-in
Work
DoRough-in
Work
GetBuildingInspect.
GetBuildingInspect.
GetBuildingInspect.
DoFinishWork
DoFinishWork
DoFinishWork
InstallCabinets
InstallAppliances
InstallFurnace
LayCarpet
PaintWalls &Molding
HangWallpaper
LayTile
FLOORJOISTS
SUB-FLOOR
STUDWALLS
FRAMEROOF
Install1st
Floor
Install1st
Floor
Install1st
Floor
Install2nd
Floor
Install2nd
Floor
Install2nd
Floor
İş Alt Bölümleme Ağacının İfade EdilmesiYazılı Gösterim 1. SITE PREPARATION
1.1. Layout1.2. Grading1.3. Excavation
2. FOUNDATION2.1. Erect Forms2.2. Pour Concrete2.3. Remove Forms
3. FRAMING3.1. Floor Joists
3.1.1. Install first floor joists3.1.2. Install second floor joists
3.2. Sub-flooring3.2.1. Install first floor sub-flooring3.2.2. Install second floor sub-flooring
3.3. Stud Walls3.3.1. Erect first floor stud walls3.3.2. Erect second floor stud walls
3.4. Frame the roof
İş Alt Bölümleme Ağacının İfade Edilmesi Şelale Modeli ile gösterim
SYSTEMS DEVELOPMENT PROJECT
ImplementationDefinition Design
State objectives
Define requirements
Choose SDM
Get approval
Functional
Technical
Programming
Installation
Operation
Source code
JCL
Documentation
Get approval
Testing
Training
Cut-over
Operate system
Review
Audit
Get approval
Clarify request
Establish objectives
Identify key issues
Obtain current doc.
Define new reqmts
Identify interfaces
Design I/O
Confirm specs
Define pgm specs
Prepare system flow
Convert data
Build integration test plan
Get approval
Construct codeConduct unit testConstruct JCLConduct system test
Finalize test planCreate test dataConduct testConduct operations trainingConduct user trainingFinalize planConvert dataCut-over to production
Establish planReview performance
Complete financial analysisAnalyze risks
Spec audits/controls
Get approval
KestirimGeçen süre (duration) – Çalışma süresi (labor)
2
4
6
8
10
2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
L = DLabor
Duration
L = .75D
33% unplanned interruptions
MODEL ASSUMPTIONS* Individuals work at 75 percent efficiency rate.* Unplanned interruptions account for 33 percent of clock time.
Ne Zaman Neyi Kestirmeliyiz? Takvimi hazırlamak, projenin ne zaman
biteceğini belirlemek için süre (duration) kestirilmeli
Bütçe hesaplanırken iş gücü (labor) kestirilmeli
Kaynak – Süre İlişkisi1. Sandalyeyi kaldır2. Kapıya taşı3. Sandalyeyi yere koy4. Kapıyı aç5. Sandalyeyi çıkartmak için
kapıyı ayağınla açık tut6. Sandalyeyi dışarı çıkar7. Sandalyeyi koridora koy
Süre
# ekipteki kişi sayısı1 2 3 4
Kaynak – Süre İlişkisi1. Kırılma noktası: daha fazla kaynak, süreyi
uzatır!2. Kaynak eklenince azalan süre ilişkisi
doğrusal değildir!3. İş yapma alışkanlıkları değişken olabilir,
birbirlerine engel olmaya, hata yapmaya başlayabilirler!
4. Bazı işler bölümlenebilir ve paralelleştirilebilir. Yazılım projesinde kaynakları koordine etmek gerekir!
Kestirilen Sürede Sapma Farklı yetenek seviyeleri Beklenmedik olaylar Çalışma zamanının etkinliği Hatalar ve yanlış anlamalar Genel nedenler
Süre Kestirimi Benzer etkinliklerin kullanılması Önceki işlerden edinilen bilgi Uzman önerisi Delphi tekniği 3-nokta tekniği Geniş-Bant Delphi Tekniği
First Pass
Second Pass
Third Pass
Delphi Tekniği
İlk Geçiş
İkinci Geçiş
Üçüncü Geçiş
3 Nokta Tekniği a = en iyi durum kestirimi m = en olası kestirim b = en kötü durum kestirimi E = kestirim SD = standart sapma
Proje yöneticisi; İş Alt Bölümleme Yapısını oluşturarak iş parçalarını belirler Her görev için Eg ve SDg’yi hesaplar Projenin tamamı için E’yi hesaplar: Ep = ∑ Eg
Projenin tamamı için SD’yi hesaplar: SDp = √ ∑ (SDg)2
Hesaplanan değerlerin güvenilirliği; E için yaklaşık %50 E + SD için yaklaşık %70 E + 2 * SD için yaklaşık %95 E + 3 * SD için yaklaşık 99.5%
E = (a + (4*m) + b) / 6
SD = (b - a)/6
Geniş-Bant Delphi Tekniği Delphi + 3 Nokta
Delphi tekniği ile en iyi, en olası ve en kötü durum kestirimleri bulunur
Bu kestirimler 3 Nokta tekniğinde kullanılır
Kaynak Kestirimi İnsan: Genellikle en büyük kaynak gereksinimi Olanaklar: Örn: Toplantı odası, sunum
olanakları Araçlar, donanımlar: Örn: Projektör Para: Örn: Seyahat, yemek, ekipçe etkinlikler
İnsan Kaynağı Kestirimi Yetenek / gereksinim matrisleri
Yetenek kategorileri Kurumdaki yeteneklerin standartlaştırılması
Yetenek seviyeleri Var/yok yerine derecelendirme
etkinlikler
yetenekler
GEREKSİNİMMATRİSİ
yetenekler
insanlar insanlar
YETENEKMATRİSİ
etkinlikler
İŞ ATAMAMATRİSİ
Maliyet Kestirimi Birim fiyat belli, kaynak ve süre gereksinimleri kestirilmiş Benzer bir projenin maliyetine bakılabilir Alan uzmanlarının danışmanlığı alınabilir
3 tür kestirim sırayla uygulanır: Büyüklük sırası kestirimi: Proje ile ilgili çok az ayrıntının
bilindiği, kestirimin yeni başladığı aşamadaki kaba kestirimdir. 0.25m < k1 < 1.25m
Bütçe kestirimi: Proje planlaması sırasında, etkinlikler belli olduğunda yapılan kestirimdir. 0.75k2 < k1 < 1.10k2
Tam kestirim: Projenin geri kalan kısmında kullanılan kestirimdir. Projede ilerleyip bilgi arttıkça sık sık tekrarlanır. 0.9k2 < k3 < 1.05k2
Maliyet Kestirimi Maliyet Bütçesi
İş Alt Bölümleme Ağacındaki görevler için kaynaklar * saat * (saatlik maliyet)
Kestirimdir! Ancak detaylıdır.
Maliyet Denetimi Haftalık raporlar Kestirim ile gerçekleşenin karşılaştırılması
(%10’luk sapma kabul edilebilir. Ancak artma eğilimi varsa önlem alınmalı!)
Proje Ağı Şemasının Oluşturulması Proje Ağı Şeması projedeki işlerin yapılış
sırasını gösteren bir resimdir Yapılacak işler ve süreleri belli Hangi sırada yapılacaklarını belirlemek
gerekiyor Proje için şematik bir gösterim hazırlamak
Her görevin en erken ne zaman başlayabileceği Projenin beklenen en erken tamamlanma zamanı
Proje Takviminin Hazırlanması1. Gantt Çizgesi
Artılar Basittir Basit, kısa süreli projelerde başarılıdır
Eksiler Basit olduğu için ayrıntı içermez. Sıralama bilgisini gizler Projenin olası en kısa sürede mi bittiğini, kaynakların
olası en etkin şekilde mi kullanıldığı gibi bilgileri göstermez
Tasarla
Gerçekleştir
Sına
Yükle
Zaman
Proje Takviminin Hazırlanması2. Ağ Şeması
Artılar Projenin akışını sıralı olarak gösterir Ayrıntılı bilgi içerir. Proje takvimini hazırlama ve kaynak yönetiminde çözümleme
aracı olarak kullanılabilir Projenin tamamlanabileceği en erken zamanı hesaplamada
kullanılabilir Planlamada, uygulamada ve denetimde kullanılabilir
Eksiler Karmaşıktır. Hazırlamak zaman alıcı olabilir Kendi gösterim dili nedeniyle öğrenme maliyeti vardır
Ağ Şemasının Hazırlanması1. Ok Üzerinde Görev (Task On the Arrow –
TOA) Gösterimi
Düğümler sıralı olmalı ve sıra korunmalıdır Hayalet düğümler ortaya çıkabilir! Sadece en basit bağımlılıklar
için kullanılabilir Artık pek kullanılmamaktadır
Ağ Şemasının Hazırlanması1. Düğüm Üzerinde Görev (Task On the Node –
TON) ya da Öncelik Sırası Çizgesi Gösterimi
Projedeki her görev için bir düğüm olmalıdır Düğüm üzerine görevin zamanla ilgili
nitelikleri yazılır
Görev Düğümü E: Beklenen süre ES: En erken başlama EF: En erken bitme LS: En geç başlama LF: En geç bitme ID: Görev id Slack: Sonraki görevi ya da Proje bitiş
zamanını etkilemeyecek şekilde kullanılabilecek süre, fazladan süre
ES
EID
LS LF
EF
SLACK
Bazı Kurallar Şema soldan sağa okunur Başlangıç ve bitiş görevleri hariç bütün
görevlerin en az bir öncülü ve ardılı olmalıdır Bir görev öncülleri tamamlandığında başlar
Bağımlılıklar
FS: A bitince B başlayabilir
FF: A bitince B bitebilir
SS: A başlayınca B başlayabilir
SF: A başlayınca B bitebilir
A B
A
B
A
B
BA
Bağımlılık Kısıtları Görevler arası bağımlılıklar, bazı kısıtların sonucudur Teknik kısıtlar
Bir görev diğerinin çıktısına gereksinim duyuyordur Basit olduğu için ağ şeması ilk oluşturulurken
kullanılmasında fayda vardır Proje FS bağımlılıklarla zamanında tamamlanabiliyorsa,
şemanın daha fazla karmaşıklaştırılmasına (bağımlılıkların değiştirilmesine) gerek yoktur
Yönetimsel kısıtlar Proje içi kısıtlar Tarih kısıtları Aralık değişkeninin kullanılması
İlk Proje Şemasının Oluşturulması İleriye doğru geçiş – Erken Takvim
Soldan sağa (başlangıçtan bitişe) ES ve EF hesaplanır ES + süre – 1 = EF
Geriye doğru geçiş – Geç Takvim Sağdan sola (bitişten başlangıca) LS ve LF hesaplanır LF – süre + 1 = LS
İki takvimin birleşimi şunları verir: Projenin takviminde tamamlanması için gerekli zaman aralığını Proje tamamlanma zamanını belirleyen görevlerin sırasını
(kritik yol)
Kritik Yol Projenin zamanında tamamlanabilmesi için
mutlaka takvimine uygun olarak tamamlanması gereken görevlerin oluşturduğu sıradır
En uzun süreli yoldur
45
8
Fazladan Süre (Slack) Toplam fazladan süre
Projenin erken takvimini değiştirmeden, görevin gecikebileceği süre
Serbest fazladan süre Görevin, kendisinden sonraki görevlerin erken
takvimini etkilemeden gecikebileceği süre
Projeyi kurtarmak için fazladan süreyi kullanmaya kalmayın!
İlk Proje Şemasının Gözden Geçirilmesi Proje tamamlanma tarihi istenen tarihi
karşılıyorsa sorun yok Proje tamamlanma tarihi istenen tarihi
geçiyorsa, projeyi takvime uydurmak gerek! Proje tamamlanma tarihi Yeni takvimde kaynakların erişilebilir oluşu
Takvimi Sıkıştırma Teknikleri Nelere bakmalı?
Kritik yol görevlerine (ama başlangıçtakilere değil) Bölümlenebilir görevlere Süresi uzun olan görevlere
FS bağımlılıkları SS ile değiştirmek Ekip üyelerini daha yetenekli birileriyle değiştirmek Kaynak eklemek
Kritik yolda olmayan görevlere ayrılan kaynaklardan almak Diğer projelerden almak Nereye?
Kritik yoldaki görevlere Yüksek riskli görevlere Süre kestirimindeki farklar büyük olan görevlere
Yönetim Rezervi Eklinliklere tampon zaman koyulmamalı! Toplam çalışma saatlerinin %5-%10’u kadar bir
süre Projedeki son etkinlik olarak tanımlanmalı Beklenmeyen durumlar için ayrılır Görünür yapılıp yönetilmeli
