Yönet Zamanı ve - TBD...4/5/2016 14 Değişiklikİstekleri No Değişiklikisteği açıklaması İstek sahibi Etkileri Gerekli tahmini efor Proje takvimini etkiler mi? Maliyet 1

4/5/2016

1

Proje Yönetimi Temelleri

Murat Cudi Erentürk

Modül 2

© 2016, Gandalf Danışmanlık, her haklı saklıdır.

Yönet Bağımlılıkları takip et

Zamanı ve Çıktıları takip

etHaberdar et

4/5/2016

2

Çalıştığınız yerin kültürü önemlidir


Güven Ortamı

İletişim

Kişisel hedefler

Beceriler

Çalıştığınız ekibin becerileri önemlidir


Yapılacak işe uygun tecrübe

Teknik Bilgi

Takıma uygunluk

Motivasyon

4/5/2016

3

Müşteri Kültürü Örneği


• Büyük Ölçekli Geçiş Projesi• Yazılı hiçbirşey okunmuyor• Toplantılardan sonra neyin üzerinde

anlaşıldığında fikir ayrılıkları• Teknolojik ortama hakimiyet yok

• Gecikme riski• Müşteri memnuniyetsizliği

Değişim elçileri yaratın


4/5/2016

4

İtirazların sebeplerini bulun


İkna etmeyin, duygularına hitap edin


4/5/2016

5

Ekip Takibi Örneği


Büyük Ölçekli Gereksinim Analiz Projesi• Teknik bilgi yeterli• Ekip daha önce beraber çalışmamış• Müşteri ile anlaşamıyor

• Uyumsuzluktan doğan gecikmeler• Müşteri memnuniyetsizliği

Proje toplantıları


• İletişim Eksikliği

• Proje toplantıları projenin kalp atışıdır

• Motivasyon

• Düşenleri yakala

4/5/2016

6

Ekibin takibi


• Atanan aktivitenin ne kadarıyapıldı?• Yüzde tamamlanma kullanmayın

• Tam olarak ne yapıldı, bitmesiiçin ne gerekli?

• Sürekli geri kalan birileri var mı?

Ekibin takibi


• Daha önce öngörülenle, yapılan veya yapılmasıgereken arasında farklılıkvar mı?

4/5/2016

7


Proje Durum Raporu

Proje Durumu: Yeşil, Sarı, Kırmızı

Başarıyla Tamamlananlar, Planlı aktiviteler

Riskler ve Sorunlar

Karar Alamama Örneği


• Büyük Ölçekli Kurulum Projesi• Üst yöneticilerin karar veremiyor• Proje ekibi kurulum yapamıyor

• Kararlar onaylanmıyor• Proje gecikiyor

4/5/2016

8

Yönlendirme Kurulu Sunumları


Kısa

Sorun Riskler

Projede Nerdeyiz?

Sunum öncesi görüş birliği sağlayın


4/5/2016

9


Anahtar Performans GöstergeleriSunumlar için

Adı Aşama Bitiş Tarihi Durum Efor (Saat)

X aktivitesi 1.9.2016 Riskli 260%80

Haberleşme Eksikliği Örneği


Büyük Ölçekli Yazılım Projesi• Departmanlar arası sorunlar• Genç yöneticiler• Sorunların ne olduğu konusunda uyuşmazlık

• Sorunların zamanında çözülmemesi• Eskalasyonlar

4/5/2016

10

Gizli Silah:Toplantı Notları


Toplantı notları nasıl olmalı?

• Her toplantı notu aynı formattaolmalı ve arama yapılabilecekşekilde arşivlenmeli

• İçeriğinde mutlaka olmasıgerekenler• Kimler katıldı?

• Neler konuşuldu?

• Ne kararlar alındı?


4/5/2016

11

Toplantı notları nasıl olmalı?

• Olmasında fayda olanlar• Kimlere gönderildi?

• Gönderilenlerden görüş, onayistendi mi?

• Ne zamana kadar cevapbekleniyor, cevap gelmezse nasıldevam edilecek?


Onaylama Sorunları Örneği


Büyük Ölçekli Teknoloji Geçiş Projesi• Hazırlanan dokümanlara itirazlar• Geri Bildirimlerde tutarsızlıklar• Sorunların geçmişi konusunda anlaşmazlık

• Onayların gecikmesi• Kapsam kaymaları

4/5/2016

12

Onayları yönetin


Geri Bildirim Matrisi

No Doküman Bölüm Istenen Değişiklikaçıklaması

İstektarihi

Hedefdüzenlemetarihi

Sorumlukişi

1 TasarımDokümanı

Bölüm 2.3 Yan sistemlere etkisianlatılacak

3.3.2016 14.3.2016 Ahmet

2 Gereksinimdokümanı

Bölüm 1.3 “Sistemleretkilenmedendeğişiklikleruygulanacak” eklenecek

3.3.2016 17.3.2016 Ali


4/5/2016

13

Kapsam Yönetememe Örneği


• Büyük Ölçekli Geçiş Projesi• Çok defa kapsam değişimi• Değişimden ne istendiği net değil

• Bütçe problemleri• Takvim problemleri


Kapsam Değişikliklerini Yönetin

4/5/2016

14

Değişiklik İstekleriNo Değişiklik isteği

açıklamasıİsteksahibi

Etkileri Gereklitahminiefor

Projetakviminietkiler mi?

Maliyet

1 İzleme sistemleriyüksek erişilebilirolmalı

Can Sistemtasarımı vedonanımdeğişir.

3 gün Evet Tasarım: 20,000TL + Donanım100,000TL

2 Giriş ekranındafirma logosuolsun

Ali Sistemgüncellesırasındasilinebilir

Yarım gün Hayır 0 TL


Bağımlılık Sorunları Örneği


• Büyük Ölçekli Kurulum Projesi• Sorumluluklar net değil• Diğer projeler hakkında bilgi alınamıyor

• Kimin hangi işi yapacağı bulunamıyor• Paydaşlar birbirinin ayağına basıyor

4/5/2016

15


Bağımlılıkları yakından takip edin

Kapsam paylaşımları• Ekip içinde görev/aktivite paylaşımları• Diğer paydaşlarla paylaşılan işler

Yapılacakları Grubuna Göre Not Edin


Müşteri ilekonuşulacaklarSorulacaklar

Proje ekibi ilekonuşulacaklarSorulacaklar

Risklere, SorunlaraEklenecekler

SponsoraAktarılacaklar

4/5/2016

16

Zaman Sorunları Örneği


• Büyük Ölçekli Kurulum Projesi• Sürekli toplantı yapılıyor• Yangın söndürmekten iş yapamıyoruz

• Proje Yöneticisi sürekli unutuyor• Proje yöneticisi geç kalıyor

Zamanı Yönetin


• Önceliklendir• Tek iş yap• Zamanla sınırlandır• Hayır’ın gücü

4/5/2016

17


Örnek Köprü YapımıYönetim

Kriz Yönetememe Örneği


• Büyük Ölçekli Kurulum Projesi• Müşteri kriz çıkartarak sorun çözüyor• Eskalasyonlar rahatsızlık çıkartıyor

• Proje kontrolden çıkıyor• Üst yöneticiler mutsuz

4/5/2016

18


Krizleri Kontrol Altında Tutun


Bitir Bitirme Toplantısı

Kutlama

4/5/2016

19

Bitirme Toplantısı



Duyurular, tebrikler ve başarının tanınması

4/5/2016

20


Hatalar ya da başarısızlıklar yoktur, sadece dersler vardır.


Örnek Köprü YapımıBitiş

4/5/2016

21


Documents

Yönet Zamanı ve - TBD...4/5/2016 14 Değişiklikİstekleri No Değişiklikisteği açıklaması İstek sahibi Etkileri Gerekli tahmini efor Proje takvimini etkiler mi? Maliyet 1