Digitaal Zaakgericht Werken

Peter MarxDirecteur bedrijfsmiddelen & organisatie

en burgers & Samenleving

Even voorstellen

• Peter Marx

• Directielid Gemeente Roermond

• Ambtelijk opdrachtgever DZGW

• En… sinds 3 juni live met DZGW

Doel van deze sessie

Primair: Duidelijk maken wat de

organisatiebrede invoering van

Zaakgericht Werken betekent.

Secundair: Aanbevelingen geven en

valkuilen beschrijven bij de

invoering van Zaakgericht Werken

27-11-2014

Inhoud

• Achtergrond

• Onze ambitie

• Het project

• Geleerde lessen (au!)

• Vragen en discussie

Inhoud

• Achtergrond

• Onze ambitie

• Het project

• Geleerde lessen (au!)

• Vragen en discussie

Roermond eind 2013

• Excellente dienstverlening

• KCC met enkele producten

• Centrale en decentrale

archieven

• Lid van het

samenwerkingsverband Dimpact

Inhoud

• Achtergrond

• Onze ambitie

• Het project

• Geleerde lessen (au!)

• Vragen en discussie

Herziening strategie:

‘versnelling DZGW’

• Eerst fundament leggen voor

doorontwikkeling

• Organisatiebrede implementatie van

digitaal Zaakgericht Werken

• Uitbouwen KCC

• Procesoptimalisatie

• Verdere integratie met backoffice

Dus: eerst investeren…

Fase 1: fundament Fase 2: break even Fase 3: Oogst

… voor DZGW kan renderen.

Wat betekent dit?

Fase 1:

• Er komt een centraal gemeentesysteem

voor poststromen, digitale behandeling en

archivering. Voor iedereen!

• Alle dienstverlenende processen

(‘zaaktypen’) worden gedigitaliseerd (400+)

• Geen papieren post meer op de afdeling!

• DZGW wordt ‘dun’ ingericht. Dus met

behoud van de eigen backoffice systemen.

• De hele organisatie krijgt training.

Inhoud

• Achtergrond

• Onze ambitie

• Het project

• Geleerde lessen (au!)

• Vragen en discussie

Projectstrategie

• Gebaseerd op veranderkundige aanpak

• Strategie van de ‘vriendelijke bulldozer’

• Zorgvuldige voorbereiding

• Uitrol op basis van een bewezen draaiboek

• Actief betrekken van de organisatie bij de invoering

• Gebruik makend van (praktijk)standaarden

• Brede en effectieve communicatie

• Big bang livegang: in één keer van de bestaande

situatie naar de nieuwe

• Strakke projectsturing en gedetailleerde planning

Hoofdlijnenplanning

Voorbereiding

Uitvoering• gemeenschappelijke

werkwijze

• zaaktype inventarisatie

• systeeminrichting

• uitrol

Nazorg• problemen oplossen

• nascholen

• inventarisatie

doorontwikkeling

• in beheername

• afsluiten project

okt nov dec jan feb maart apr mei jun jul aug sep

Training

Doorontwikkeling• procesverbetering

• digitalisering

• dienstverlening

Planning doorontw.

Inhoud

• Achtergrond

• Onze ambitie

• Het project

• Geleerde lessen (au!)

• Vragen en discussie

Aanbevelingen

• Hang project ‘apart’ op

• Stuur project strak aan

• Nazorg is cruciaal

• Hou rekening met beheer

• Betrek organisatie (ambassadeurs)

• Benoem het ‘eigenaarsschap’

• Hou de rug recht (ook naar MT!)

Leidinggevenden zijn

‘eigenaar’ en ook

ambassadeur!

• Zorg voor hulp

• Benadruk de doorontwikkeling

• Geef ruimte voor onzekerheid

• Speel grote bezwaren door

Nazorg

• Directe problemen oplossen

• Nascholen medewerkers

• Aanvullende instructies opstellen

• Rondje langs de afdelingen– Directe verbeterpunten

– Inventarisatie doorontwikkeling

– Vragen beantwoorden

– Evalueren

DoorontwikkelingThema’s & voorbeelden

Procesverbetering

Procesondersteuning, E-formulieren,

mandatering

Digitalisering

Sjablonen, digitale ondertekening

KCC

Vraagbeantwoording, intake

Organisatie

Veranderende rol DIV, verandering rol

secretariaten

Belangrijke basis voor

doorontwikkeling

• Ondersteuning digitaal

zaakgericht werken door E-suite

op orde (prioritering aanpassingen op

korte termijn)

• Planmatige doorontwikkeling E-

suite (is onderdeel van contract met Atos)

Kernboodschap

De invoering van Zaakgericht Werken

is geen

ICT traject, maar een

Verandertraject!27-11-2014

Vragen?

Back Up Slides:

Relatie met de kernwaarden

Een nieuwe manier van werken:

• Eén systeem, één generiek proces, één digitaal dossier.

• Iedereen gaat straks op dezelfde manier om met (aan)vragen

• Digitaal is leidend: geen papieren stukken meer door de organisatie

• De dossiervorming vindt digitaal in één centraal systeem plaats

• Dienstverlening en communicatie verloopt kanaalonafhankelijk

• Behandelaars zijn ‘integraal verantwoordelijk’ voor de zaak

• Alle dossiers zijn open benaderbaar door collega’s (tenzij…)

• Het resultaat van de zaakbehandeling is de maatstaf (niet het werk)