Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Český Západ – CZ 0128

Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Český Západ – CZ 0128

Organizační řízení projektu

Tereza Chvojková, MAS Český Západ – Místní partnerství

Rozpočet projektu

1) Věž kostela Všech svatých ve Stříbře 53.272 EUR

2) Minoritský klášter ve Stříbře 509.008 EUR

3) Kostel sv. Václava ve Vys. Sedlišti 329.622 EUR

4) Varhany v kostele sv. Jana Křtitele v Úterý 134.414 EUR

5) Kaple sv. Václava a Vojtěcha v Ostrově u Stříbra 244.929 EUR

Administrace + Publicita 66.474 EUR

Celkem 1.337.719 EURDotace ve výši 85% 1.137.061 EURDotace na jednotlivé subprojekty je 84%!

KANCELÁŘ FINANČNÍCH MECHANISMŮ - Brusel

NÁRODNÍ KONTAKTNÍ MÍSTOCentrum pro zahraniční pomoc

Ministerstvo financí ČR

KONEČNÝ PŘÍJEMCEMěsto Stříbro

VLASTNÍ SUBPROJEKTY SUBPROJEKTY PARTNERSKÝCH ORGANIZACÍ






SUBPROJEKT 3Kostel sv. Václava

ve Vys. Sedlišti REALIZÁTOR:

Město Planá

SUBPROJEKT 1Věž kostela Všech Svatých ve Stříbře

SUBPROJEKT 2Minoritský klášter

ve Stříbře

SUBPROJEKT 4Varhany v kostele sv. Jana Křtitele

v Úterý REALIZÁTOR:

Klášter prem. Teplá

SUBPROJEKT 5Kaple sv. Václava

a Vojtěcha v Ostrově u Stříbra

REALIZÁTOR:Obec Kostelec








Město Planá



ve Stříbře

PARTNER SUBPROJEKTU 2

Městské muzeum Stříbro


Občanské sdružení Vysoké Sedliště




PARTNER SUBPROJEKTU 4Úterské občanské

sdružení BART











Město Planá

ADMINISTRÁTOR PROJEKTUMAS Český Západ – Místní partnerství



ve Stříbře


Městské muzeum Stříbro


Občanské sdružení Vysoké Sedliště




PARTNER SUBPROJEKTU 4Úterské občanské

sdružení BART




FINANČNÍ MANAŽERRAAPO Finance

EXTERNÍ SPOLUPRÁCECentrum pro komunitní práci

ODBORNÁ RADA PROJEKTU

Harmonogram projektu 1. etapa – 01-03/2009 2. etapa – 04-06/2009 3. etapa – 05-09/2009 4. etapa – 10-12/2009

5. etapa – 01-03/2010 6. etapa – 04-06/2010 7. etapa – 05-09/2010 8. etapa – 10-12/2010

Viz harmonogram projektu s uvedením prací a rozpočtu!

Průběh projektu- etapy

Na konci každé etapy je realizátor sub-projektu povinen: realizovat kontrolní den za účasti zástupců

Stříbra, MAS a člena odborné rady projektu - externího odborníka (před zaplacením faktury)

uhradit vykonané práce dodavateli dodat podklady pro vypracování průběžné

(závěrečné) zprávy na MěÚ STříbro

Etapový kontrolní denna konci každé tříměsíční etapy

Realizátor sub-projektu je povinen nejpozději realizovat kontrolní den 14 kal. dní před koncem dané tříměsíční etapy

MAS Český Západ vypracuje závazný harmonogram etapových kontrolních dní

Kontrolní den musí předcházet fakturaci Práce, které budou uskutečněny po etapovým

kontrolním dni musí být fakturovány a proplaceny v příští tříměsíční etapě

Na kontrolní den musí být pozváni zástupci Stříbra, MAS a členové Odborné rady projektu - externí odborníci.

Kontaktní osoba pro svolávání kontrolního dne – Miroslava Válová, MAS

Zápis z kontrolního dneZápis z kontrolního dne uskutečněného v rámci realizace projektu CZ 0128 - Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Č.Západ

Název Subprojektu: Datum: Trvání: Místo: Účastníci/organizace: Plánované stavební/restaurátorské práce dle aktuálního

harmonogramu projektu: Ke dni kontrolního dne byly uskutečněny následující

stavební/restaurátorské práce, které budou fakturovány: Při kontrolním dni byly zjištěny následující

stavebně-technické nedostatky: Návrh na odstranění stavebně-technických nedostatků: Různé: Vypracoval: Podpisy účastníků:

Podklady pro průběžnou (závěrečnou) zprávu

3x originál vyplněného soupisu uhrazených dokladů podepsaný statutárním zástupcem organizace

3x kopii faktury uskutečněných výdajů dané etapě

3x kopie výpisu z bankovního účtu 3x kopie zápisu z kontrolního dne 3x kopie účetní sestavy (hlavní knihu účetní

organizace/střediska, účetní deník, atp.) 3 x soupis provedených prací, materiálu fotodokumentaci stavu rekonstruovaného

místa před a po provedení stavebních prací v dané etapě v elektronické podobě

Náležitosti faktur

Dodavatel: Identifikace dodavatele (firma, sídlo, IČ, DIČ) Identifikace odběratele (firma, sídlo, IČ, DIČ) Evidenční číslo faktury Datum vystavení, uskutečnění zdanitelného plnění Uvedení čísla a názvu projektu a názvu subprojektu Uvedení názvu a data uzavření smlouvy/objednávky Rozsah a předmět plnění Cenu jednotkovou a celkovou v Kč Specifikaci % DPH a vyčíslení v Kč Příloha – seznam provedených prací

Odběratel: Datum přijetí faktury Schválení věcné správnosti – podpis Schválení formální správnosti – podpis Datum proplacení Zaúčtování – razítko nebo „košilka“ Označení oddělené evidence (organizace/středisko/analytika) a

účelového znaku

Oddělené účetnictví

Rozhodnout o způsobu oddělení: Střediska/Organizace/Zakázky Oddělená analytická evidence

Použití účelového znaku Město Stříbro dle MFČR Partneři dle Města Stříbra

Předávání podkladů pro průběžnou (závěrečnou) zprávu Realizátoři sub-projektů

Předání podkladů městu Stříbru do 3 pracovních dní po ukončení dané tříměsíční etapy

kontaktní osoba: Jarmila Bouzková, Stříbro Město Stříbro

Vypracování souhrnného soupisu uhrazených dokladů

kontaktní osoba: Jarmila Bouzková, Stříbro Předání podkladů MAS Český Západ

nejpozději do 6 ti pracovních dní po ukončení dané tříměsíční etapy

kontaktní osoba: Tereza Chvojková, MAS

Předávání podkladů pro průběžnou (závěrečnou) zprávu MAS

Kontrola dokumentů a souhrnnéhosoupisu uhrazených dokladů

Předání finančnímu manažerovi Raapo Finance(nejpozději do 9 ti pracovních dní po ukončení etapy)

RAAPO Finance Finanční kontrola podkladů a správnost zaúčtování

do účetních sestav Předání seznamu chyb MAS (nejpozději do 12 ti dnů

po ukončení etapy) MAS

Provedení oprav ve spolupráci s danými organizacemi

Předání podkladů Stříbru, které je odešle na MFČR

Vytvoření a kontrola průběžné (závěrečné) zprávy (PIR, CPR) Vytvoření průběžné (závěrečné zprávy) je

v kompetenci Města Stříbra a MAS: MAS vytvoří PIR/CPR na základě zápisů

z kontrolních dní a uskutečněných výdajů Zprávu předá CpKP, které provede jejich

kontrolu. Poté bude MAS společně s Městem Stříbrem

komunikovat s MFČR dle postupů, které vycházejí z příručky pro příjemce grantu z FM/EHP Norska (kapitoly 5.2.1 a 5.2.2)

Obdržení platby od MFČR

Obdržení platby ze strany MFČR na účet Města Stříbra

Město Stříbro rozešle příslušné finanční částky dle soupisů uhrazených dokladů (84%) jednotlivým organizacím na základě: Dohody o partnerství Rozhodnutí

Změna v realizaci projektu Před provedení změny v realizaci

subprojektu musí každá organizace nejprve kontaktovat MAS Český Západ kontaktní osoba: Tereza Chvojková, MAS

MAS Navrhne řešení dalšího postupu Předloží řešení Městu Stříbru

Po odsouhlasení navrženého postupu Městem Stříbrem – bude pokračovat komunikace s MFČR v souladu s příručkou příjemce grantu

Průběžná stavební kontrola

Kontrola postupu stavebních/restaurátorských 1-2x měsíc kontaktní osoba: Xénie Veselá, MěÚ

Stříbro Každá z organizací má povinnost

tuto kontrolu umožnit a zapsat zápis dle závazné osnovy

Projektový tým Miroslava Válová, MAS

Koordinátorka projektu Realizace publicity Komunikace s odbornou radou projektu tel. 724183671, [email protected]

Mgr. Xenia Veselá, MěÚ Stříbro Supervizorka projektu Realizace průběžných kontrolních dní Dohled na výběr dodavatele tel. 374801120, [email protected]

Projektový tým Ing. Tereza Chvojková, MAS

Manažerka projektu Kontaktní osoba za MAS Český Západ Zpracování průběžných (závěrečné) zpráv Konzultace plánovaných změn projektu Organizace „toků“ dokumentů Svolávání schůzek tel. 774231819, [email protected]

Jarmila Bouzková, MěÚ Stříbro Kontaktní osoba za město Stříbro Shromažďování podkladů od jednotlivých organizací Vytváření souhrnného soupisu uhrazených dokladů Pomoc při organizaci akcí tel. 374801123, [email protected]

Projektový tým Ing. Josef Machalíček, Jana Christová –

RAAPO Finance Finanční manažer projektu Kontrola finančních podkladů Kontrola zaúčtování tel. 377327518, [email protected]

Daniel León, Mgr. Tomáš Svoboda – CpKP ZČ

Externí poradce Kontrola průběžných/závěrečné zpráv Organizace konferencí Nezávislý monitoring projektu pro závěrečnou zprávu tel. 774846266, [email protected]

Projektový tým partnera

Statutární zástupceOsoba odpovědná za realizaci/kontaktOsoba odpovědná za finanční toky/účetní

Osoba odpovědná za věcnou správnostOsoba odpovědná za formální správnostOsoba odpovědná za účetní správnost

Určit a zaslat jména, tel., mail a podpisový vzor.

Projektový tým Ing. Josef Machalíček, Jana Christová –

RAAPO Finance Finanční manažer projektu Kontrola finančních podkladů Kontrola zaúčtování tel. 377327518, [email protected]

Daniel León, Mgr. Tomáš Svoboda – CpKP ZČ

Externí poradce Kontrola průběžných/závěrečné zpráv Organizace konferencí Nezávislý monitoring projektu pro závěrečnou zprávu tel. 374801123, [email protected]

Dokumenty MFČR

http://www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/fm_norska_pi.html Oprávněnost osobních výdajů na

zaměstnance a externí experty Propagační materiály – technické

podmínky Příručka pro příjemce grantu Pokyny pro vyplnění průběžné zprávy Pokyny pro vyplnění závěrečné zprávy

Akce organizované v rámci projektu

Tisková konference (leden 2009) Dvoudenní konference (2. čtvrt.

2010) Závěrečný seminář (4. čtvrt. 2010)

Propagace Informační brožury (1. čtvrtletí 2009) Knížka: Práce jako na kostele (3. čtvrt. 2009) Billboardy

Vyvěšeny od zahájení realizace stavby na místě stavby

Jednotná grafická podoba zpracovaná MAS Logo + text („Podpořeno grantem z Norska

prostřednictvím Norského finančního mechanismu) min. 25% z celkové plochy)

Popis projektu 75 % z celkové plochy Možnost doplnit loga partnera a dodavatele

Pamětní desky Po ukončení realizace sub-projektu

Dokumenty, které budou zpracovány/předány Metodika pro platby

Kontrolní list pro předávání dokumentů Vzor Protokolu z kontrolního dne Organizační diagram projektu Kontaktář osob zapojených do projektu

Metodika pro výběr dodavatele Závazný vzor Smlouvy o dílo Doporčený vzor Zadávací dokumentace ?

Metodika pro publicitu Vzor billboardu/pamětní desky Doporučená ustanovení pro publicitu projektu v médiích

Projektová žádost a pravidla ? Věcný a časový harmonogram projektu vč. rozpočtu

Documents

Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Český Západ – CZ 0128