Upload
vielka-buck
View
32
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Základy efektivního řízení knihoven PhDr. Zdeňka Brázdová ADVERS Consulting, s.r.o. Brno Květen 2014. Obsah kurzu. Strategický přístup k řízení knihovny Kompetence nutné pro úspěšný výkon rolí v managementu knihovny, analýza vlastních silných a slabých stránek pro management - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Základy efektivního
řízení knihoven
PhDr. Zdeňka Brázdová
ADVERS Consulting, s.r.o. Brno
Květen 2014
1
Obsah kurzu
Strategický přístup k řízení knihovny Kompetence nutné pro úspěšný výkon rolí
v managementu knihovny, analýza vlastních silných a slabých stránek pro management
Klíčové faktory "výkonu", efektivního fungování knihovny – jak je pozitivně v praxi ovlivňovat
Praktické inspirace pro efektivní management
2
3
Strategický přístup k managementu
Poslání – mise, co bychom chtěli dělat a proč – KDO JSME
Trh – PRO KOHO Vize – KAM směřujeme ? Strategické cíle – konkrétní úkoly v oblasti finance,
marketing, služba + podpůrné procesy, personální řízení.
Kaskáda strategických cílů na střednědobé, krátkodobé - /taktické/ cíle jednotlivých oblastí útvarů
Akční plán – kdo, co, kdy a jak udělá k naplnění cílů?
Strom cílů
5
Cíle ekonomické – vazba na rozpočet
Cíle knihovny v jednotlivých oblastech
cíle úseků
cíle projektů
cíle, úkoly zaměstnanců
Aktuální strategické cíle
6
Jaké jsou nejdůležitější strategické cíle ve vazbě na vnější a vnitřní prostředí ?Jak jsou komunikovány se
zaměstnanci?
K zamyšlení – k diskusi
V jakém prostředí se nacházíte (externí i interní prostředí), jak můžete aplikovat strategický management v podmínkách knihovny
7
Management, manažerské činnosti a role
„Management - dosahování cílů prostřednictvím druhých lidí“
Manažerské role: interpersonální koordinační, plánovací informativní kontrolní rozhodovací …..
8
FORMÁLNÍPravomoci dané organizační strukturouFaktická mocPozice ve vztahu k nadřízeným manažera
NEFORMÁLNÍ
Autorita daná charakteristikami manažera (odborné kompetence, osobnostní nastavení, sociální kompetence, další faktory, např. morální kredit…)
AUTORITA formální x přirozená
PODŘÍZENÍNADŘÍZENÍ
ZÁKAZNÍCIDALŠÍ
INTERVENUJÍCÍ OSOBY
KOLEGOVÉ NA STEJNÉ ÚROVNI ŘÍZENÍ
SPECIFICKÁ SITUACE
MANAŽERA VZEŠLÉHO ZESPODU
Zdroje autority – lidé kolem manažera
MATERIÁLNÍ ZDROJE
FORMÁLNÍ PRAVOMOCI
CHARAKTERISTIKY MANAŽERA
SITUAČNÍ FAKTORY
OSOBNOSTODBORNOST
STYL ŘÍZENÍ
Zdroje autority - další zdroje autority
Sebepoznání jako předpoklad úspěchu manažera, lídra
Co druzí vidí Co druzí nevidí
Co o sobě vím ARÉNA FASÁDA
Co o sobě nevím SLEPÁ
SKVRNA
BARIÉRY
POTENCIÁL
13
Sebepoznání jako předpoklad úspěchu ve vedení lidíVlastní silné stránky odborné - osobnostní
Vlastní slabé stránky odborné - osobnostní
14
Klíčové faktory efektivního fungování knihovny
15
Požadavky na práci
Styl řízení Klima, organizační kultura
Systém řízení
Způsobilost pracovníků
Požadavky na práci
Jaké činnosti se mají na pracovních místech vykonávat, cíle spojené s výkonem činností
Jaké požadavky na způsobilost (odbornou, osobnostní) je třeba splňovat, aby mohly být činnosti úspěšně vykonávány
Jak bude „měřen“, hodnocen výkon Jaké pracovní chování se očekává Jaký formalizovaný systém hodnocení
funguje
16
Jak stanovit požadavky na způsobilost
proces Činnost Způsobilost
odborná
Osobnostní
předpoklady
Poznámky
17
Evidence úkolů
Úkol Odpovídá Termín Vyhodnocení Opatření
18
Cíl úkol musí splňovat:S - specifický, konkrétníM - měřitelný ( podle čeho hodnotím)A - akceptoivatelnýR - reálnýT - termínovaný
Systém řízení
Procesy, vazby mezi procesy – procesní mapa, organizační struktura, pravidla fungování procesů, …
Komunikace problémů v systému:
P - problém
P - příčina (y)
D - důsledky, následky
Ř - řešení
19
Styly vedení – situační vedeníParticipace,Samostatnost, zaměstnanci spolurozhodují o způsobu řešení problémů v útvaru, jsou na ně delegovány úkoly i část pravomocí, manažer s nimi pouze řeší na základě jejich potřeby krizové situace …
(30 %)
Koučování Podněcování, vysvětlování, dávání otázek, společná hledání řešení, poskytování intenzivní zpětné vazby (+,-)
(20 %)
Delegování Samostatnost, delegování rutinních a jednodušších úkolů manažera včetně pravomocí z úkolu vyplývajících. Nikdy není možno delegovat personální rozhodnutí,odměňování celkovou odpovědnost, úkoly, jejichž zadání je nejasné….
(30 %)
Autoritativní Příkazy - instrukce, nevysvětluje, kontrola, zpětná vazba spíše, když je problém - sankceMožné využití – v krizi, při nízké způsobilosti zaměstnance
(20 %)
20
Kriteria volby stylu vedení
Situace ( standardní, krize – časová – jiná)
Míra způsobilosti – čím vyšší způsobilost, tím více participace a delegování
Osobnost člověka – introvert x extrovert, emotivní x méně emotivní, submisivita x dominance, ….
( např. s autoritativním stylem pozor u melancholika )
21
Organizační kultura v podmínkách knihoven
Organizační kultura = soubor prvků, které charakterizují organizaci.
Vychází z hodnot, které by měly být sdíleny…
Vybrané prvky ovlivňující výkon:
komunikační systém- přenos informacípozitivní image
chování zaměstnanců uvnitř týmů knihovny, k zákazníkům
podmínky včetně estetické úrovně….
22
Řízení pracovního výkonu
Dohoda o pracovním výkonu
Plánování, motivace Zpětná vazba Hodnocení ve
formalizovaném systému
23
Dohoda o pracovním výkonu – co musí vědět každý pracovník Jaké činnosti má vykonávat V jakých procesech organizace jsou tyto činnosti
zařazeny Jaká pravidla, postupy k výkonu činností jsou dána Jaké požadavky na způsobilost (odbornou i
osobnostní) má splňovat Jaké pracovní chování se od něj očekává (interní,
externí vztahy) Jak bude hodnocen výkon (cíle, kriteria …) Jaký formalizovaný systém hodnocení funguje
24
Jak motivovat spolupracovníky Poznat motivační strukturu druhého člověka Dobře vybrat, adaptovat, integrovat Jasně oznámit, co má dělat, standardy Efektivně zadávat úkoly Poskytovat zpětnou vazbu Komunikovat – poskytovat informace Vytvářet pozitivní pracovní klima Rozvíjet podřízené Být vzorem („Kdo chce zapalovat, musí hořet“) …..
25
Zpětná vazba
Chvála- Adresná, veřejná- Včas- Upřímná, bez přehánění- Konkrétní, jen k práci a
pracovnímu chování
Kritika:- Včas, ale bez emocí- Mezi čtyřma očima- Konkrétní jen k
pracovnímu chování a výkonu
- Dodržení PKP (pochvala, kritika,povzbuzení)
27
30
Maslow, Herzberg – hierarchie potřeb – jako základ motivace
Seberealizace
Sebeúcta--------------------------------------
Sociální
Bezpečí-------------------------------------------
Fyziologické
31
Jak motivovat spolupracovníky Poznat motivační strukturu druhého člověka Dobře vybrat, adaptovat, integrovat Jasně oznámit, co má dělat, standardy Efektivně zadávat úkoly Poskytovat zpětnou vazbu Komunikovat – poskytovat informace Vytvářet pozitivní pracovní klima Rozvíjet podřízené Být vzorem („Kdo chce zapalovat, musí hořet“) …..
32
Závěry k motivaci
„Jedním z důvodu úspěchu je pravděpodobně skutečnost, že počet možnosti lidí získat osobní uspokojení je na rozdíl od omezených finančních zdrojů neomezený!!“
Základem motivace je EFEKTIVNÍ KOMUNIKACE !!!
Murphyho zákon
Každý návrh chápou lidé jinak než ten, kdo ho předkládá.
Důsledky:1. I když je tvé vysvětlení tak jasné, že vylučuje jakýkoliv nesprávný výklad, přesto se najde někdo, kdo to pochopí špatně.2. Když máš jistotu, že se tvůj krok setká se všeobecným souhlasem, někomu se určitě líbit nebude.
34
Inspirace
Rozhodujte, pokud je to možné, na základě faktů !!!
Veďte záznamy – o procesech, o lidech (jejich výkonu, pracovním chování) !!!
36
Inspirace
„Řekněte lidem jakého chování si u nich budete vážit a jaké následky pro
organizaci bude mít, když se takto chovat nebudou“
37
Inspirace
„Manažer, lídr musí neustále čistit prostředí“
„Poskytovat spolupracovníkům otevřenou, jasnou a srozumitelnou zpětnou vazbu k výkonu a
k pracovnímu chování „
38
Inspirace
Důležitou kompetencí manažera, lídra je TOLERANCE. Pokud
spolupracovník udělá chybu, určete podmínky a čas nápravy. Pokud
opakuje stejnou chybu poněkolikáté, přijměte opatření. Pokud to
neuděláte, nejde již o toleranci, ale MANAŽERSKOU HLOUPOST !!!
39