ZAMAN YÖNETİMİ

ZAMAN, ARKA ARKAYA DİZİLMİŞ OLAYLARIN VE OLGULARIN ALGILANMASIDIR.

ZAMAN, OLAYLARI ÖLÇEBİLDİĞİMİZ BİR SÜREÇTİR.

ZAMANIMIZI NASIL DEĞERLENDİREBİLECEĞİMİZE İLİŞKİN DOĞRU KARARLAR VERMEK, ETRAFTA BULUNAN HERHANGİ BİR İŞİ VERİMLİ ŞEKİLDE YAPMAKTAN DAHA ÖNEMLİDİR.

BAŞARILI İNSANIN BİZDEN DAHA FAZLA ZAMANI YOKTUR. BUNLAR ZAMANI ETKİLİ KULLANANLARDIR.

ZAMAN; YERİNE KONMASI, GERİ DÖNDÜRÜLMESİ, YENİLENMESİ, DEPOLANMASI,SATIN ALINMASI MÜMKÜN OLMAYAN BİR KAYNAKTIR.

ZAMAN YÖNETİMİ

ZAMAN KULLANIMINI KONTROL ALTINA ALMA SÜRECİDİR.

ZAMANI KULLANMA İLKELERİ

• İŞİMDEKİ AMACIM NEDİR?

• HEDEFLER BELİRLEMEK

• EYLEM PLANLARI YAPMAK

• ZAMAN ÇİZELGESİ HAZIRLAMAK

• GÖREVLERİ ÖNCELİK SIRASINA GÖRE DİZMEK

• EVRAK YÖNETİMİ

• TOPLANTILARA KATILIP YÖNETMEK

• BAŞKALARINA YETKİ VERMEK

• FİKİR VE BİLGİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ

• KENDİ KENDİNİ DİSİPLİNE SOKMAK

ZAMAN KAYBETTİREN İŞLERİ ÖNLEMEK-GÜNLÜK RUTİN İŞLER İÇİN PLANLAYICI KULLANMAYI ALIŞKANLIK HALİNE GETİRİN.

-RANDEVULAR VE SON TARİHLER İÇİN BİR DEFTER YA DA SİZİ UYARABİLECEK CEP TELEFONUAJANDASI VB KULLANMAYI ALIŞKANLIK HALİNE GETİRİN.

-ÖNEMLİ TELEFON NUMARALARI, ADRESLER, E-POSTA ADRESLERİ VB. SÜREKLİ KULLANDIĞINIZBİLGİLERİ ELİNİZİN ALTINDA BULUNDURACAĞINIZ BİR DEFTERE KAYDEDİN.

- İŞ ARKADAŞLARI VE İLGİLİ KİŞİLERLE İLETİŞİM İÇİN ELEKTRONİK POSTA KULLANMAYIALIŞKANLIK HALİNE GETİRİN.

- HER SABAH İŞE BAŞLARKEN ELEKTRONİK POSTANIZI KONTROL ETMEYİ VE İLGİLİLERE İLETİGÖNDERMEYİ ALIŞKANLIK HALİNE GETİRİN.

-HEDEFLERİNİZİ GERÇEKLEŞTİREBİLMEK İÇİN KENDİNİZE KİMSENİN BÖLMEYECEĞİ ZAMANDİLİMLERİ AYIRIN.

-PLANLADIĞINIZ ÇALIŞMALARI YAPARKEN BAŞKA BİRİSİNİN MÜDAHALESİNİ KABUL ETMEYİN.BUNUN İÇİN “HAYIR” DEMEYİ ÖĞRENİN.

-TOPLANTILARA SADECE İLGİLİLERİN KATILIMINI SAĞLAYIN.

- MASANIZI SÜREKLİ OLARAK GÖZDEN GEÇİRİN VE KULLANMADIĞINIZ EVRAKLARI MASANIZDANUZAKLAŞTIRIN.

- İŞ YAPARKEN KULLANDIĞINIZ ARAÇ, GEREÇ VE MALZEMEYİ HER ZAMAN BELİRLİ YERLERDEBULUNDURUN.

AŞIRI BİLGİ YÜKLENMESİNİ ÖNLEMEK

• KULLANIŞLI BİR ARŞİV SİSTEMİ OLUŞTURUN.• ARŞİVİNİZİ HER YIL GÜNCELLEYİN.• EVRAKLARINIZI İŞLEM YAPILACAK,ARŞİVLENECEK VEYA HAVALE EDİLECEK,

OKUNACAK, İŞLEM DIŞI BIRAKILACAK BİÇİMDE SINIFLANDIRIN.

İŞLERİ İLGİLİLERE DEVRETMEK

- SİZİN DIŞINIZDA BAŞKALARI TARAFINDAN DA YAPILABİLECEK İŞLERİ

BELİRLEYİN.

- BELİRLEDİĞİNİZ BU İŞLERİ İLGİLİLERE DEVREDİN.

- İŞLERİ DEVRETTİĞİNİZ KİŞİLERİN YETKİ VE SORUMLULUKLARINI BELİRLEYEREK

KENDİLERİNE ANLATIN.

- YARDIMCINIZIN YETENEKLERİNİ TAM ANLAMI İLE KULLANMASI İÇİN ONA

YARDIMCI OLUN.

BOŞVERCİLİĞİN ÜSTESİNDEN GELMEK

- KARARLI OLUN.

- BÜYÜK İŞLERİ KÜÇÜK PARÇALARA AYIRIN.

- HER BİR İŞİN SİZİN VE KURULUŞUNUZ İÇİN DEĞERİNİ BELİRLEYİN.

- AZİMLİ OLUN, BAŞLADIĞINIZ İŞİ BİTİRMEYE ÖZEN GÖSTERİN.

- HOŞUNUZA GİTMEYEN İŞLERİ SABAHLARI YAPIN VE GÜN BOYUNCA CANINIZIN SIKILMASINI ÖNLEYİN.

- KENDİNİZE ZAMAN AYIRIN.

HEDEFLERİ BELİRLEYİP, ÖNCELİKLENDİRMEK

- MESLEKİ HEDEFLERİ BELİRLEYİN

- BELİRLENEN HEDEFLERİ ÖNCELİKLENDİRİN

- ÖNCELİKLERİ LİSTELEYİN

- HEDEFLERİ GÖZDEN GEÇİRİN VE REVİZE EDİN.

ÖNCELİKLERİNİZİ DOĞRU BELİRLEYİN

YÜKSEK ACİLİYET

DÜŞÜK ACİLİYET

YÜKSEK

ÖNEM

DÜŞÜK ÖNEM

Acil, ama önemli değil

Önemli,ama acil değil

Önemli ve acil

Zaman kaybı

ACİL AMA ÖNEMLİ OLMAYAN İŞLERE VAKİT HARCAMAKTAN NASIL KAÇINIRSINIZ?

HEM ACİL HEM ÖNEMLİ İŞLERİNİZİ YAZINIZ YETERLİ VAKTİNİZ OLDUĞUNDAN EMİN MİSİNİZ?

ÖNEMSİZ VE ACİL OLMAYAN İŞLER YAPMA EĞİLİMİNDEN NASIL KAÇINIRSINIZ?

ACİL OLMAYAN AMA ÖNEMLİ İŞLERİ ERTELEMEKTEN NASIL SAKINIRSINIZ?

HER ŞEYİ AYNI ANDA YAPARSANIZ HİÇBİR ŞEYİ TAM YAPAMAZSINIZ.

GÖREVLERİNİZİ, GÜNLÜK İŞLERİNİZİ BİR ÖNEM VE ÖNCELİK SIRASINA KOYUN.

ZAMANI AKILLICA PLANLAYABİLMEK

-HER SABAH EVDEN ÇIKMADAN ÖNCE GÜNLÜK İŞLERİNİZİ BELİRLEYİN VE ÖNCELİK SIRASINA DİZİN.

-GÜNLÜK PLANI YAZILI HALE GETİRİN

-GÜNÜN SONUNDA HEDEF LİSTENİZİ GÖZDEN GEÇİRİN,GERÇEKLEŞTİREMEDİĞİNİZ İŞLERİ BİR SONRAKİ LİSTENİN BAŞINA ÖNEM SIRASINA GÖRE EKLEYİN

-KENDİNİZİ TANIYIN, HANGİ ZAMANLARDA ENERJİK OLDUĞUNUZU BELİRLEYİN.

-TOPLANTILARINIZI GÜNDEMLİ YAPMA ALIŞKANLIĞI KAZANIN.

-TÜM TOPLANTILARA ZAMANINDA BAŞLAYIN VE ZAMANINDA BİTİRİN, GEÇ KALANLAR İÇİN TEKRAR YAPMAYIN.

-TOPLANTI GÜNDEMİNDEKİ MADDELERİN TARTIŞMA İÇİN Mİ BİLGİ İÇİN Mİ OLDUĞUNU BELİRLEYİN VE HER BİR MADDE İÇİN ZAMAN BELİRLEYİN.

-TOPLANTI SONUÇLARINI BİR TUTANAKLA BELİRLEYİN. BUNUN İÇİN DAHA ÖNCEDEN BİLGİSAYARINIZDA BİR FORMAT OLUŞTURUN.

Her bir gün için Kalan süre

Günlük Etkinlikler: Pzrtsi SalıÇarşb

aPerşb

e Cuma Cmrtsi Pazar

Uyku:

Kişisel Bakım/Temizlik:

Yemek hazırlama/Yeme/Toplama:

Aile ile zaman geçirme:

Sosyal ilişkiler & arkadaşlık:

Dinlenme: TV/video izleme,vb:

Spor/egzersiz:

Ulaşım (okul, iş, vb.):

Çalışma/yardım:

Okuma:

Plan yapma

Diğer:

ZAMANI KONTROL ETMEK ZAMANI KONTROL ETMEK

3.haftalık ve

günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın

3.haftalık ve

günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın

4.Zirve Enerji Zamanımızı

Optimum Kullanım

4.Zirve Enerji Zamanımızı

Optimum Kullanım

2.Gereksiz ve

uygun olmayan faaliyetleri

eleyin

2.Gereksiz ve

uygun olmayan faaliyetleri

eleyin

1.sorumlulukları öncelikleri ve

amaçları belirleyin

1.sorumlulukları öncelikleri ve

amaçları belirleyin

Mümkün olduğunca

dağıtım yapın

Mümkün olduğunca

dağıtım yapınBeklenmedik

olaylar için boşluk bırakın

Beklenmedik olaylar için boşluk

bırakın

Engellerin Çoğunu Mümkün

Olduğunca Eleyin veya Azaltın

Engellerin Çoğunu Mümkün

Olduğunca Eleyin veya Azaltın

ZAMANI YÖNETMEK

1- HEDEFLERİ BELİRLEYİP, ÖNCELİKLENDİRİN.

2- ZAMANINIZI PLANLAYIN.

3- AŞIRI BİLGİ YÜKLENMENİN ÖNÜNE GEÇİN.

4- ZAMAN KAYBETTİREN İŞLERİ YOK EDİN.

5- BAŞKALARININ YAPABİLECEĞİ İŞLERİ ONLARA DEVREDİN.

6- BOŞ VERİCİLİĞİN ÜSTESİNDEN GELİN.

ZAMAN YÖNETİMİ, ETKİN OLABİLMEK İÇİN GELİŞTİRİLMESİ VE RAFİNELEŞTİRİLMESİ GEREKEN

BİR DİZİ BECERİDİR.ZAMANI YÖNETİRKEN AKILDA TUTULMASI GEREKEN BEŞ TEMEL NOKTA

VARDIR.

– ETKİNLİK : ZAMANI SİZİN İÇİN ÖNEMLİ OLAN PROJELERDE KULLANMAK

– ESNEKLİK : BAŞARILI ZAMAN YÖNETİCİLERİ, ZAMANLARINA OLAN TALEPLERE CEVAP VEREBİLİR VE BÖLÜNMELER İÇİN HAZIRLIKLIDIR.

– GÖZDEN GEÇİRME : YAPTIĞINIZ ŞEYİ VE BUNU NASIL YAPTIĞINIZI DÜZENLİ OLARAK KONTROL EDİN

– ODAKLANMA : NEYİN ÖNEMLİ OLDUĞU KONUSUNDA NET BİR FİKİRLE BAŞLAYIN VE ZAMANINIZI ÖNCELİKLİ KALEMLERE HARCAYIN.

– TAAHHÜT : HERHANGİ BİR ZAMAN YÖNETİM SİSTEMİ, ENERJİ YATIRIMINI VE BUNU ETKİN OLARAK ÇALIŞTIRMAYI SÜRDÜRMEK İÇİN KARARLILIĞI GEREKTİRİR.

BAŞARILI ZAMAN YÖNETİMİNİN DAHA ÇOK ÇALIŞMAYLA YADA HER GÜNÜ SON DAKİKASINA KADAR DOLDURUP GECE YORGUN DÜŞMEK İLE İLGİSİ YOKTUR.

BAŞARILI ZAMAN YÖNETİMİBAŞARILI ZAMAN YÖNETİMİ DAHA DAHA ÇOK ÇALIŞMAK DEĞİLÇOK ÇALIŞMAK DEĞİL DAHA DAHA ETKİN VE DAHA ETKİN VE DAHA AKILLICA ÇALIŞMAKTIRAKILLICA ÇALIŞMAKTIR..

ZAMAN TUZAKLARI• PLÂNSIZLIK• ÖNCELİKLERİ BELİRLEYEMEMEK VE SIRALAYAMAMAK• ERTELEMEK• KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAMAK• ACELECİLİK• KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMA

• RUTİN VE GEREKSİZ İŞLER• AÇIK KAPI POLİTİKASI (HAYIR DİYEMEMEK)• GEREKSİZ TELEFONLAR• GÜNDEMSİZ VE VERİMSİZ TOPLANTILAR• KARARSIZLIK• YETKİ VEREMEMEK• DAĞINIK MASA VE BÜRO DÜZENİ

• PLANLAMA YAPILMADIĞI TAKDİRDE, İŞLER ZAMANINDA BİTMEMEKTE VE BUNUN SONUCUNDA İŞLERİ PLANLAMAYA ZAMAN KALMAMAKTADIR.

• DİKKATLİ BİR PLANLAMA İYİ BİR ZAMAN YÖNETİMİNİN TEMELİDİR.• YÖNETİM PLANLAMA İLE BAŞLAR. VE EN ÖNEMLİ AŞAMADIR...

• ÖNCELİKLER BELİRLEYEMEMEK VE SIRAYA KOYAMAMAK

ÖNCELİKLERİ BİLMEK VE SIRALAMAK...

• HOŞLANDIĞIMIZI• ÇABUK BİTECEK OLANI• KOLAY OLANI• BİLDİĞİMİZİ• ACELE YAPILANI• BAŞKALARININ İSTEĞİNİ

• HOŞLANMADIĞIMIZDAN• UZUN SÜRECEK OLANDAN• ZOR OLANDAN• BİLMEDİĞİMİZDEN• ÖNEMLİ OLANDAN• KENDİ SEÇTİĞİMİZDEN

YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

ERTELEMEKERTELEMEK

• GERÇEKTEN ÖNEMLİ VE YAŞAMSAL İŞLERLE UĞRAŞMAKTAN ALIKOYAN ERTELEME;

– KİŞİNİN KARİYERİNİ YIKABİLECEK, MUTLULUĞUNU BOZACAK VE HATTA HAYATINI KISALTACAK, HER ALANDA BAŞARIYI ÖNLEYEN, GİZLİ GİZLİ ZARAR VEREN BİR ALIŞKANLIKTIR.

ERTELEME ALIŞKANLIĞI, EN ÖNEMLİ ZAMAN YÖNETİMİ TUZAKLARINDAN BİRİSİDİR.

KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAMAK

• İŞLERİMİZİ VERİMLİ BİR ŞEKİLDE YAPABİLMEMİZ İÇİN FİZİKSEL VE ZİHİNSEL OLARAK ZİNDE OLMALIYIZ. BU DA ANCAK DÜZENLİ BİR ÇALIŞMA İLE OLUR.

• KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAYAN İNSANLARIN, AİLESİNE, SPORA, GEZMEYE VE DİĞER SOSYAL FAALİYETLERE AYIRACAK ZAMANLARI YOKTUR.

• PLANSIZ İŞ YAPTIKLARI İÇİN İŞE YARAMAYAN İŞLER İŞKOLİK İNSANLARIN ZAMANINDA ÖNEMLİ BİR YER TUTAR.

• EN KÖTÜ ZAMAN TÜKETİCİLERİ ÇOĞUNLUKLA EN ÇOK VE EN UZUN ÇALIŞIYOR GÖRÜNEBİLİRLER.

• ANCAK ÇOK ETKİLİ DEĞİLDİRLER. ÇÜNKÜ BUNLAR ZAMANLARINI İYİ YÖNETMEZLER.

ACELECİLİKACELECİLİK

• BAZI İNSANLAR ZAMAN BASKISINDAN HOŞLANIRLAR. BUNLAR ACELECİ TAVIR TAKINARAK KENDİLERİNİ SÜREKLİ BİR ŞEYLER YAPMAK ZORUNDA HİSSEDERLER.

• BUNLAR “A TİPİ KİŞİLİK” OLARAK ADLANDIRILIRLAR.• ACELECİ TAVIR ZAMAN YÖNETİMİNE TERS DÜŞER.

KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAKIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMA

• ÇALIŞMA MASALARININ ÜZERİNDE O AN ÇALIŞILAN KONU İLE İLGİSİ OLMAYAN DEĞİŞİK ŞEYLERİN BULUNMASI, DİKKATİ DAĞITIR VE İŞİN YAVAŞLAMASINA NEDEN OLUR.

RUTİN VE GEREKSİZGEREKSİZ İŞLER

• UZMAN KİŞİNİN YAPACAĞI BİR İŞİ, KONUYA İLİŞKİN BİR FİKRİ OLMAYAN VASIFSIZ KİŞİLER TARAFINDAN YAPILACAK HALE GETİRİLMESİ RUTİN İŞLERDİR.

GÜNDEMSİZ VE VERİMSİZ TOPLANTILARGÜNDEMSİZ VE VERİMSİZ TOPLANTILAR

• YAPILAN HER TÜRLÜ TOPLANTI ZAMAN ALICIDIR.• SORUN,

– GÜNDEMİ BELİRLENMEDEN YAPILAN, – NORMAL SÜRESİNİ AŞAN VE – AMACINA ULAŞMAYAN TOPLANTILARDIR.

KARARSIZLIKKARARSIZLIK

• KARARSIZLIK, ZAMAN VE PARA KAYBINA NEDEN OLDUĞU GİBİ, MORALSİZLİĞE DE YOL AÇAR.

HAYIR DİYEMEMEK...HAYIR DİYEMEMEK...

• EĞER İLGİLENEBİLECEĞİNİZDEN FAZLASINI ÜSTLENİRSENİZ, KALİTENİZ

ZARAR GÖRECEKTİR

DAĞINIK MASA; – YORGUNLUK,– VERİMSİZLİK, – BAŞ EDEMEME HİSSİ,– STRES VE HAKİMİYET YOKSUNLUĞU OLUŞTURUR, – AYRICA YAŞAMINIZI KISITLAR.

ZAMAN YÖNETİMİ AŞAMALARIZAMAN YÖNETİMİ AŞAMALARI

MİSYON

STRATEJİK HEDEFLER

ÇEVRE ANALİZİ KİŞİSEL ANALİZ

KARŞILAŞTIRMA

PLANLAMA

UZUN VADELİ HEDEFLER

TAKTİKSEL PLANLAR

KISA VADELİ HEDEFLER

OPERASYONEL PLANLAR

ZAMANI İYİ KULLANMANIN ÜÇ YOLU:

1. DÜŞÜK ÖNCELİKLİ İŞLERİ VEYA FAALİYETLERİ BIRAKMAK.

2. YAPTIĞINIZ İŞTE DAHA ETKİN OLMAK.

3. BAZI İŞLERİ DEVREDECEĞİNİZ BİR İNSAN DAHA BULMAK.

1 Günde 1 Yılda5 dakika 30 saat15 dakika 91 saat (4 Gün) 1 saat 15 gün

Günde 1 saat 40 yılın sonunda 2 yıl eder.

Gecede 8 saat = 4 yılda 4 ay uyumak demektir.

GERÇEK SÜRE ÖRNEKLERİ

1. PLANLI VE PROGRAMLI ÇALIŞMAK ZAMANI AKILLI KULLANMAK DEMEKTİR.

2. YETKİ DEVRİ EN ÖNEMLİ ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİĞİDİR.

3. SEKRETER GÖREVLENDİRMEK YÖNETİCİLERİN; ZİYARETÇİLERİNİ, TELEFONLARINI, YAZILARINI, RANDEVULARINI, TOPLANTILARINI VE ÇEVRE İLİŞKİLERİNİ DÜZENLEMESİNİ SAĞLAR.

4. PROGRAMLI ÇALIŞMAK; AST YÖNETİCİLERLE, PERSONELLE, HALKLA GENEL GÖRÜŞME YAPMAK, EVRAK İMZALAMAK İÇİN BELİRLİ SAATLER KOYMAK, BU SAATLERE UYMAK ZAMAN KAZANDIRIR.

5. SIK SIK GÖRÜŞMELERDE YARDIMCILARIN, BİRİMLERİN VE DANIŞMANLARININ ODALARININ YAKIN OLMASI ZAMAN KAZANDIRIR.

6. YAPILACAK GÜNLÜK VE HAFTALIK İŞLERİ DAİMA ÖNEM VE ÖNCELİK SIRASINA GÖRE YAPMAK ZAMAN KAZANDIRIR.

1. PLANLI VE PROGRAMLI ÇALIŞMAK ZAMANI AKILLI KULLANMAK DEMEKTİR.

2. YETKİ DEVRİ EN ÖNEMLİ ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİĞİDİR.

3. SEKRETER GÖREVLENDİRMEK YÖNETİCİLERİN; ZİYARETÇİLERİNİ, TELEFONLARINI, YAZILARINI, RANDEVULARINI, TOPLANTILARINI VE ÇEVRE İLİŞKİLERİNİ DÜZENLEMESİNİ SAĞLAR.

4. PROGRAMLI ÇALIŞMAK; AST YÖNETİCİLERLE, PERSONELLE, HALKLA GENEL GÖRÜŞME YAPMAK, EVRAK İMZALAMAK İÇİN BELİRLİ SAATLER KOYMAK, BU SAATLERE UYMAK ZAMAN KAZANDIRIR.

5. SIK SIK GÖRÜŞMELERDE YARDIMCILARIN, BİRİMLERİN VE DANIŞMANLARININ ODALARININ YAKIN OLMASI ZAMAN KAZANDIRIR.

6. YAPILACAK GÜNLÜK VE HAFTALIK İŞLERİ DAİMA ÖNEM VE ÖNCELİK SIRASINA GÖRE YAPMAK ZAMAN KAZANDIRIR.

ZAMAN KULLANIMI KONUSUNDA ÖNERİLER ZAMAN KULLANIMI KONUSUNDA ÖNERİLER