Dz.Urz.MS.91.1.3 Zmiany: 01.07.1993r., 30.09.1994r. i 20.02.1996r. Zmiana 04.08.1996r.

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 28 grudnia 1990 r.

w sprawie wewn ętrznej organizacji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz zakresu działania sekretariatów i

innych działów administracji

(Dz. Urz. MS z dnia 19 lutego 1991 r.)

Na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy o prokuraturze z dnia 20 czerwca 1985 r. (Dz. U. Nr 31, poz. 138, z 1989 r. Nr 4, poz. 24 i z 1990 r. Nr 20, poz. 121) zarządza się, co następuje:

CZĘŚĆ I

WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA POWSZECHNYCH JEDNOSTEK ORGANIZACY JNYCH PROKURATURY

Rozdział I

Przepisy ogólne

§ 1. Wewnętrzną organizację prokuratur ustalają kierownicy tych jednostek według zasad określonych w niniejszym zarządzeniu.

§ 2. Prokuratorzy apelacyjni, wojewódzcy i rejonowi, ustalając wewnętrzną organizację, kierują się troską o sprawne wykonywanie na terenie działania podległych im jednostek wszystkich zadań prokuratury określonych przepisami prawa.

§ 3. 1. Prokuratorzy wykonują samodzielnie zlecone im czynności na stanowiskach pracy, których zakres ustala się rzeczowo lub terytorialnie.

2. Łączenie stanowisk pracy w komórki organizacyjne wskazane jest wówczas, gdy liczba wpływających spraw przekracza moŜliwości sprawowania bezpośredniego nadzoru nad poszczególnymi stanowiskami pracy przez kierownika jednostki i jego zastępcę.

3. Utworzenie komórki organizacyjnej moŜliwe jest wówczas, gdy liczba spraw przewidywanych do załatwienia uzasadnia zatrudnienie w niej co najmniej trzech prokuratorów, a w przypadku wydziału w prokuraturze apelacyjnej i wojewódzkiej - czterech prokuratorów; w odniesieniu do funkcjonalnych komórek organizacyjnych - odpowiednio trzech lub czterech pracowników.

§ 4. 1. W zarządzeniu o strukturze organizacyjnej określa się - ze wskazaniem zakresu i rodzaju wykonywanych zadań - komórki organizacyjne, stanowiska pracy oraz zakres sprawowanego nad nimi nadzoru przez przełoŜonego i zwierzchników.

2. Zarządzenie o strukturze organizacyjnej moŜe być wydane łącznie z zarządzeniem o podziale czynności.

3. W przypadku utworzenia komórki organizacyjnej - odpis zarządzenia przesyła do wiadomości: - prokurator apelacyjny - właściwej jednostce organizacyjnej Ministerstwa Sprawiedliwości; - prokurator wojewódzki - właściwej jednostce organizacyjnej Ministerstwa Sprawiedliwości i prokuratorowi

apelacyjnemu;

- prokurator rejonowy - prokuratorowi wojewódzkiemu.

Rozdział 2

Struktura organizacyjna prokuratury apelacyjnej i w ojewódzkiej

§ 5. W prokuraturach apelacyjnych i wojewódzkich stanowiska pracy mogą być łączone w wydziały oraz działy - samodzielne lub wchodzące w skład wydziałów.

§ 6. 1. W prokuraturze apelacyjnej mogą być utworzone następujące wydziały: - I wydział nadzoru nad postępowaniem przygotowawczym, obejmujący zakresem swojego działania

sprawy: - nadzoru instancyjnego, - nadzoru słuŜbowego nad postępowaniami przygotowawczymi prowadzonymi przez prokuratury

wojewódzkie i prokuratury rejonowe; - udziału prokuratorów w postępowaniu przed sądem apelacyjnym w sprawach rozstrzyganych w toku

postępowania przygotowawczego; - II wydział postępowania sądowego, obejmujący zakresem swojego działania sprawy:

- udziału prokuratorów w postępowaniu odwoławczym przed sądem apelacyjnym w sprawach karnych; - udziału w postępowaniu odwoławczym przed sądem apelacyjnym w sprawach cywilnych, ze stosunku

pracy, ubezpieczeń społecznych i gospodarczych; - udziału w postępowaniu przed Naczelnym Sądem Administracyjnym; - nadzór nad udziałem prokuratorów prokuratur wojewódzkich i rejonowych w postępowaniu przed

sądem i innymi organami; - prowadzenia kartoteki orzecznictwa sądu apelacyjnego;

- III wydział organizacyjny, obejmujący zakresem swojego działania sprawy: - organizacyjne i kadrowe; - przygotowania posiedzeń zgromadzenia prokuratorów i kolegium prokuratury apelacyjnej; - wizytacji i lustracji prokuratur wojewódzkich i rejonowych; - szkolenia prokuratorów i aplikantów; - działalności rzecznika dyscyplinarnego; - informatyki i statystyki; - skarg i wniosków; - nadzoru nad biurowością i pracą sekretariatu.

2. W kaŜdej prokuraturze apelacyjnej tworzy się samodzielny dział budŜetowo-administracyjny dla załatwiania spraw związanych z wykonywaniem budŜetu wydzielonego dla prokuratury apelacyjnej.

§ 7. W prokuraturach wojewódzkich mogą być tworzone następujące wydziały: - I wydział postępowania przygotowawczego, obejmujący zakresem swojego działania:

- nadzór instancyjny, - nadzór słuŜbowy nad postępowaniami przygotowawczymi, prowadzonymi w prokuraturach

rejonowych, - prowadzenie śledztw i występowanie w tych sprawach przed sądem I instancji, - udział prokuratorów w posiedzeniach sądu w sprawach rozstrzyganych w toku postępowania

przygotowawczego, - obrót prawny z zagranicą,

- II wydział postępowania sądowego, obejmujący zakresem swojego działania: - udział prokuratorów w postępowaniu przed sądem wojewódzkim w sprawach karnych, cywilnych, ze

stosunku pracy, ubezpieczeń społecznych, gospodarczych oraz w sprawach o wykroczenia, - nadzór nad udziałem prokuratorów prokuratur rejonowych w postępowaniu przed sądem, - udział prokuratorów w postępowaniu administracyjnym i innych postępowaniach, - udział prokuratorów przed sądem w postępowaniu wykonawczym, - nadzór nad wykonaniem orzeczeń w sprawach karnych i nadzór penitencjarny;

- III wydział organizacyjny, obejmujący zakresem swojego działania: - sprawy organizacyjne, kadrowe i szkolenia, - wizytacje i lustracje prokuratur rejonowych, - skargi i wnioski, - informatykę i statystykę, - kontakty z prasą, - nadzór nad biurowością i pracą sekretariatu;

- IV wydział budŜetowo-administracyjny, obejmujący zakresem swojego działania sprawy: - finansowo-księgowe, - administracyjno-gospodarcze,

- socjalno-bytowe.

§ 8. 1. W prokuraturach wojewódzkich o znacznej liczbie prowadzonych śledztw mogą być utworzone: - V Wydział Śledczy, obejmujący zakresem swojego działania:

- prowadzenie śledztw własnych i nadzorowanie śledztw powierzonych innym organom; - udział prokuratorów w postępowaniu sądowym w tych sprawach rozstrzyganych w pierwszej instancji;

- VI Wydział do Spraw Przestępczości Zorganizowanej, obejmującej zakresem swojego działania: - prowadzenie śledztw własnych i nadzorowanie śledztw powierzonych innym organom, dotyczących

przestępczości zorganizowanej, a zwłaszcza: nielegalnej produkcji i obrotu narkotykami; fałszowania i puszczania w obieg środków płatniczych; przemytu towarów o wysokiej akumulacji zysku; nielegalnego, krajowego i międzynarodowego przemieszczania kapitału, w tym "prania" pieniędzy; obrotu kradzionymi samochodami; nielegalnego obrotu bronią i materiałami rozszczepialnymi; działań o charakterze terrorystycznym lub porachunkowym; łapownictwa;

- udział prokuratorów w postępowaniu sądowym w tych sprawach rozstrzyganych w pierwszej instancji. 2. W prokuraturach wojewódzkich, w których utworzono Wydział Śledczy , odpowiedniej zmianie ulega

zakres działania Wydział Postępowania Przygotowawczego, a w razie utworzenia Wydziału do Spraw Przestępczości Zorganizowanej zmianie ulega ponadto zakres działania Wydziału Śledczego.

3. W Wydziale do Spraw Przestępczości Zorganizowanej - z polecenia lub za zgodą Dyrektora Departamentu Prokuratury Ministerstwa Sprawiedliwości - mogą być prowadzone i nadzorowane śledztwa spoza terytorialnego zakresu działania prokuratury wojewódzkiej.

§ 9. 1. W prokuraturach apelacyjnych i wojewódzkich, w których nie utworzono wydziałów lub utworzono niektóre z nich, zadania przewidziane dla wydziałów wykonywane są przez prokuratorów (pracowników) zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy lub w samodzielnych działach.

2. JeŜeli w prokuraturze wojewódzkiej nie tworzy się II wydziału postępowania sądowego, zadania w zakresie sądowego postępowania w sprawach karnych przejmuje I wydział postępowania przygotowawczego.

§ 10. 1. Wydziałami kierują naczelnicy wydziałów, a działami kierownicy działów. Prokurator apelacyjny w prokuraturze apelacyjnej, a prokurator wojewódzki w prokuraturze wojewódzkiej określają odpowiednio zakres zleconych naczelnikom uprawnień, o których mowa w art. 10 ust. 3 ustawy o prokuraturze.

2. W prokuraturach o niewielkim wpływie spraw jednym z wydziałów kieruje zastępca prokuratora apelacyjnego (wojewódzkiego).

§ 11. Prokuratorzy powołani na funkcje: wizytatora, konsultanta, rzecznika prasowego, kierownika szkolenia wykonują takŜe inne zlecone im zadania, nie wchodzące w zakres pełnionej funkcji.

Rozdział 3

Struktura organizacyjna prokuratury rejonowej

§ 12. W prokuraturze rejonowej stanowiska pracy mogą być łączone w działy lub sekcje według kryteriów rzeczowych lub terytorialnych.

§ 13. JeŜeli terytorialny zakres działania prokuratury obejmuje obszar właściwości naleŜący do dwóch lub więcej sądów rejonowych działy terytorialne lub stanowiska pracy tworzy się dla spraw karnych oddzielnie z obszaru właściwości kaŜdego z tych sądów.

§ 14. W działach o obsadzie przekraczającej 12 prokuratorów mogą być tworzone sekcje do prowadzenia określonego rodzaju spraw lub dla spraw z terenu określonych gmin.

§ 15. 1. W prokuraturze rejonowej o obsadzie przekraczającej 6 prokuratorów wydziela się stanowisko pracy albo tworzy dział do prowadzenia śledztw.

2. W prokuraturach rejonowych o mniejszej obsadzie prokuratorskiej niŜ określona w ust. 1 wydzielenie prokuratora do prowadzenia śledztw uzaleŜnione jest od liczby wpływających spraw karnych wymagających prowadzenia ich w trybie śledztwa.

§ 16. Wydzielenie stanowiska pracy lub utworzenie działu do spraw: cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych oraz administracyjnych moŜe nastąpić, gdy uzasadnia to liczba wpływających wniosków w tych sprawach, wymagających ingerencji prokuratora.

§ 17. Za zgodą zainteresowanych prokuratorów rejonowych prokurator wojewódzki moŜe utworzyć dział specjalistyczny w jednej prokuraturze rejonowej do załatwiania określonego rodzaju spraw z terenu sąsiadujących prokuratur rejonowych (dział międzyrejonowy).

§ 18. 1. W prokuraturze rejonowej o obsadzie nie przekraczającej 6 prokuratorów funkcje kierownicze wykonują prokurator rejonowy i jego zastępca, takŜe wówczas, gdy w prokuraturze utworzono dział.

2. W prokuraturach o obsadzie przekraczającej 6 prokuratorów, jeŜeli działami nie kierują prokurator rejonowy i jego zastępca, komórkami tymi kierują powołani kierownicy działów lub sekcji.

§ 19. 1. Ośrodkiem zamiejscowym prokuratury rejonowej kieruje kierownik tego ośrodka. 2. W ośrodku zamiejscowym nie tworzy się działów. 3. JeŜeli liczba załatwianych spraw w ośrodku uzasadnia zatrudnienie w nim 3 lub więcej prokuratorów

moŜna powołać zastępcę kierownika ośrodka zamiejscowego.

Rozdział 4

Sekretariaty oraz inne komórki organizacyjne i stan owiska pracy

§ 20. 1. W kaŜdej prokuraturze działa sekretariat do wykonywania prac kancelaryjno-biurowych i pomocniczych w sprawach załatwianych przez prokuratorów w ramach ich ustawowych kompetencji.

2. Sekretariat w zakresie zleconym przez prokuratora wykonuje czynności formalnoprawne przewidziane w ustawach, jeŜeli do ich wykonania nie jest uprawniony wyłącznie prokurator.

§ 21. 1. Czynności z zakresu administracji prokuratora apelacyjnego, wojewódzkiego i rejonowego wykonują wydzieleni pracownicy w wydziałach lub działach bądź zajmujący samodzielne stanowiska pracy.

2. W prokuraturach rejonowych czynności określone w ust. 1 mogą wykonywać pracownicy sekretariatu.

§ 22. 1. Kontrolę biurowości prokuratur wykonuje inspektor do spraw biurowości i statystyki. 2. W prokuraturach apelacyjnych i wojewódzkich, w których nie powołano inspektora do spraw

biurowości, biurowość kontroluje wizytator lub kierownik sekretariatu prokuratury wojewódzkiej.

§ 23. W kaŜdej prokuraturze apelacyjnej i wojewódzkiej powołuje się głównego księgowego, którego zadania określają odrębne przepisy.

§ 24. Organizację ochrony tajemnicy państwowej i słuŜbowej określa odrębne zarządzenie Prokuratora Generalnego.

CZĘŚĆ II

ORGANIZACJA ORAZ ZAKRES DZIAŁANIA SEKRETARIATÓW

Rozdział 1

Organizacja sekretariatów

§ 25. W wydziałach prokuratury apelacyjnej i wojewódzkiej mogą być tworzone odrębne sekretariaty, jeŜeli do wykonywania czynności kancelaryjno-biurowych i pomocniczych w wydziale uzasadnione jest zatrudnienie nie mniej niŜ trzech pracowników administracyjnych.

§ 26. 1. W skład sekretariatów wchodzą następujące agendy administracyjne: archiwum zakładowe, składnica dowodów rzeczowych, biuro podawcze, biblioteka, hala maszyn.

2. Za zgodą właściwych prokuratorów rejonowych, prokurator wojewódzki moŜe zarządzić, aby agendy, o których mowa w ust. 1, prowadzone były łącznie dla prokuratury wojewódzkiej i prokuratury rejonowej lub kilku prokuratur rejonowych, jeŜeli jednostki te mają siedziby w jednym gmachu albo w jednej miejscowości.

3. W prokuraturach apelacyjnych i wojewódzkich agendy administracyjne określone w ust. 1 mogą stanowić wyodrębnione komórki organizacyjne.

§ 27. 1. Sekretariaty w prokuraturach apelacyjnych i wojewódzkich podlegają naczelnikom wydziałów organizacyjnych, a w prokuraturach, w których nie utworzono takich wydziałów, odpowiednio zastępcom prokuratorów apelacyjnych lub wojewódzkich.

2. Sekretariaty wydziałowe podlegają naczelnikom tych wydziałów.

§ 28. 1. W prokuraturach rejonowych, w których utworzono działy, moŜna tworzyć sekcję sekretariatu dla działu, jeŜeli do jego obsługi niezbędne jest zatrudnienie nie mniej niŜ trzech pracowników administracyjnych.

2. W prokuraturze rejonowej sekretariat podlega zastępcy prokuratora rejonowego, a sekcja sekretariatu działu - kierownikowi działu.

§ 29. 1. Kierownicy sekretariatu odpowiadają przed swoimi przełoŜonymi za sprawną organizację pracy podległych im pracowników.

2. Kierownik sekretariatu jest zwierzchnikiem zatrudnionych w sekretariacie pracowników i w zleconym zakresie przysługują mu uprawnienia przełoŜonego.

3. Na zlecenie przełoŜonego kierownik sekretariatu prokuratury sprawuje nadzór: - w prokuraturze apelacyjnej i wojewódzkiej nad sekretariatami wydziałowymi, - w prokuraturze rejonowej nad sekcjami sekretariatów w działach.

§ 30. W sekretariatach zatrudnieni są woźni. Do ich obowiązków naleŜy ekspediowanie korespondencji, doręczanie pism i przesyłek przekazywanych bez udziału poczty, wykonywanie pomocniczych czynności biurowych na zlecenie kierownika sekretariatu oraz pilnowanie porządku i spokoju w lokalu prokuratury.

Rozdział 2

Zakres działania sekretariatów

§ 31. 1. Zadaniem sekretariatu jest zgodne z przepisami kodeksu postępowania: karnego, cywilnego, administracyjnego, kodeksu karnego wykonawczego oraz innymi przepisami prawa, a takŜe zarządzeniami i poleceniami Prokuratora Generalnego i prokuratorów przełoŜonych wykonywanie czynności biurowych i pomocniczych.

2. Pracownicy sekretariatu powinni wykonywać powierzone im zadania terminowo, sumiennie i starannie, wykazywać Ŝyczliwość i bezstronność wobec obywateli, dbać o kulturę urzędowania, a takŜe przestrzegać tajemnicy państwowej i słuŜbowej.

§ 32. W szczególności do zadań sekretariatu naleŜy: 1) zapewnienie sprawnego obiegu wpływających i sporządzanych w prokuraturze dokumentów

procesowych oraz innych pism; ich ewidencjonowanie i rejestrowanie, 2) prowadzenie korespondencji, sporządzanie projektów pism i dokumentów z zakresu administracji

kierownika jednostki, 3) prowadzenie terminarzy wznowień zapewniających podejmowanie przez prokuratorów decyzji

procesowych lub innych czynności w terminach przewidzianych prawem lub wskazanych przez prokuratorów,

4) informowanie stron i ich pełnomocników o biegu spraw zawisłych w prokuraturze w zakresie wskazanym przez prokuratorów,

5) protokołowanie czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów, 6) sporządzanie wezwań, zawiadomień, odpisów dokumentów, a takŜe informowanie stron o terminach

wykonywanych czynności procesowych przez prokuratorów, 7) wykonywanie czynności technicznych w opracowywaniu dokumentów i akt, 8) przygotowywanie informacji statystycznych oraz projektów innych informacji o działalności prokuratury, 9) wypełnianie formularzy statystyki przestępczości oraz innych formularzy przeznaczonych do

przekazywania informacji źródłowych dla systemów informatycznych, 10) wykonywanie czynności związanych z archiwizowaniem akt, prowadzeniem ewidencji dowodów

rzeczowych, zaopatrzeniem prokuratury w materiały piśmienne, druki, księgi i formularze urzędowe.

§ 33. 1. Pracownicy sekretariatu wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności sporządzonym przez kierownika sekretariatu i zatwierdzonym przez kierownika jednostki.

2. W zarządzeniu o podziale czynności wymienia się uprawnienia poszczególnych pracowników do podpisywania korespondencji wychodzącej z prokuratury oraz zakres udzielania przez nich informacji stronom o sprawach zawisłych w prokuraturze.

Rozdział 3

Czynno ści sekretariatu w sprawach karnych

§ 34. 1. Stronom oraz ich obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym w sprawach postępowania przygotowawczego sekretariat udziela informacji o sygnaturze akt, kwalifikacji prawnej

przestępstwa, zastosowaniu wobec podejrzanego środka zapobiegawczego (a w przypadku zastosowania tymczasowego aresztowania o miejscu osadzenia podejrzanego) oraz o sposobie załatwienia sprawy.

2. Osobom, o których mowa w ust. 1, sekretariat udziela takŜe informacji o przewidywanych terminach czynności procesowych, jeŜeli osoby te uprawnione są do uczestnictwa w tych czynnościach.

3. Informacje telefoniczne mogą być udzielane wyłącznie osobom uprawnionym, co do których toŜsamości pracownik sekretariatu nie ma wątpliwości.

§ 35. 1. Przeglądanie akt sprawy w toku postępowania przygotowawczego przez osoby uprawnione (art. 143 § 3 k.p.k.) odbywa się w sekretariacie pod kontrolą wyznaczonego pracownika.

2. Przed udzieleniem akt do wglądu naleŜy sprawdzić toŜsamość osoby uprawnionej.

§ 36. 1. Po wydaniu przez prokuratora postanowienia o przedstawieniu zarzutów lub przesłuchaniu podejrzanego sekretariat wysyła niezwłocznie do Centralnego Rejestru Skazanych zapytanie o karalność.

2. Zapytanie o karalność sekretariat kieruje równieŜ wówczas, gdy w zakończonym dochodzeniu prowadzonym przez Policję brak jest danych o karalności podejrzanego, a z przekazanych prokuratorowi akt nie wynika, Ŝe danych takich zaŜądano.

§ 37. 1. Przed skierowaniem sprawy do sądu z aktem oskarŜenia sporządza się w jednym egzemplarzu wykaz poniesionych kosztów postępowania przygotowawczego i załącza się go do akt głównych, sprawdzając przy tym, czy do akt tych dołączone zostały wszystkie dokumenty dotyczące kosztów. Rachunki otrzymane po skierowaniu do sądu aktu oskarŜenia przesyła się sądowi po ich uregulowaniu, w ślad za skierowaną sprawą.

2. Zasady obliczania kosztów postępowania przygotowawczego określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.

3. O sporządzeniu wykazu poniesionych kosztów czyni się wzmiankę na drugiej stronie okładki akt podręcznych z podaniem łącznej sumy tych kosztów.

§ 38. Wysyłając do sądu akta sprawy z aktem oskarŜenia sekretariat sprawdza, czy: - w aktach podręcznych nie pozostawiono dokumentów, które naleŜało dołączyć do akt głównych, - sporządzono odpowiednią liczbę odpisów aktu oskarŜenia, - wysłano zawiadomienia o skierowaniu aktu oskarŜenia do oskarŜonego i jego obrońcy oraz osób

pokrzywdzonych ujawnionych w toku postępowania, - prokurator wydał zarządzenie co do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie, - zawiadomiono zakład pracy (szkołę, uczelnię, jednostkę wojskową) oskarŜonego o wszczęciu i

zakończeniu postępowania, - zawiadomiono właściwy organ wojskowy o wszczęciu postępowania i zastosowaniu środka

zapobiegawczego wobec oskarŜonego podlegającego obowiązkowej słuŜbie wojskowej, - zawiadomiono zakład karny o przekazaniu do dyspozycji sądu oskarŜonego tymczasowo aresztowanego,

a w wypadku zastosowania innego środka zapobiegawczego - właściwy organ uprawniony do wykonywania tego środka,

- dopełniono wymagania zawiadomienia właściwych organów i instytucji w sprawie nielegalnego obrotu środkami odurzającymi i psychotropowymi.

§ 39. 1. W sprawach, w których postępowanie prawomocnie warunkowo umorzono, sekretariat: - w przypadku nałoŜenia na sprawcę obowiązku świadczenia pienięŜnego na cele społeczne zawiadamia

instytucję, na rzecz której orzeczono świadczenie, z Ŝądaniem poinformowania prokuratury o dokonaniu przez sprawcę wpłaty świadczenia,

- wysyła wezwanie do sprawcy o uiszczenie opłaty, załączając jednocześnie przekaz z podaniem konta bankowego prokuratury wojewódzkiej,

- wysyła kartę karną do Centralnego Rejestru Skazanych; Centralny Rejestr Skazanych zawiadamia się równieŜ w wypadku podjęcia postępowania warunkowo umorzonego,

- bieŜąco kontroluje wykonanie przez sprawcę nałoŜonych obowiązków (art. 28 § 2 k.k.) oraz uiszczania opłaty; o niewykonywaniu obowiązków przez sprawcę informuje prokuratora,

- w okresie próby nie rzadziej niŜ co 6 miesięcy zwraca się o informacje do właściwej jednostki Policji oraz do poręczyciela o przestrzeganiu przez sprawcę porządku prawnego,

- po upływie okresu próby przedstawia prokuratorowi wnioski dotyczące dowodów rzeczowych. 2. Wykonanie świadczenia pienięŜnego oraz uiszczenie orzeczonej opłaty powinno być

udokumentowane pisemnymi zawiadomieniami instytucji, na rzecz której orzeczono świadczenie, oraz komórki finansowej prokuratury wojewódzkiej. Prawidłowość udokumentowania poświadcza kierownik sekretariatu na postanowieniu o warunkowym umorzeniu.

§ 40. 1. W sprawach, w których postępowanie przygotowawcze zawieszono, sekretariat sprawdza nie rzadziej niŜ raz na 6 miesięcy, czy przyczyny zawieszenia nadal trwają, a jeŜeli zarządzono poszukiwania podejrzanego, jaki jest stan tych poszukiwań.

2. O wydaniu i odwołaniu listu gończego zawiadamia się Centralny Rejestr Skazanych.

§ 41. 1. Za wydanie, na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora, odpisów, zaświadczeń oraz innych dokumentów sporządzonych na podstawie akt sprawy sekretariat pobiera opłaty kancelaryjne zgodnie z przepisami o opłatach w sprawach karnych. O wydaniu dokumentów oraz pobraniu opłaty sporządza się adnotację na drugiej stronie okładki akt podręcznych.

2. Opłaty kancelaryjnej nie pobiera się od osoby, której naleŜy z urzędu doręczyć odpis postanowienia lub zarządzenia (art. 91 § 2 w zw. z art. 93 k.p.k.) oraz od podejrzanego, któremu na jego Ŝądanie wydano odpis postanowienia (art. 143 § 1 k.p.k.).

§ 42. W wypadku wydania przez prokuratora postanowienia o nałoŜeniu kary porządkowej (art. 242 § 1, 244 § 2 k.p.k. i art. 88 k.p.a.) bądź obciąŜenia kosztami postępowania (art. 246 § 1 k.p.k.), sekretariat kieruje pismo do ukaranego, wzywając go do dobrowolnego uiszczenia naleŜności w ciągu 14 dni i przesyła mu odpowiedni blankiet wpłaty z podaniem konta prokuratury wojewódzkiej. Odpis postanowienia przesyła się do komórki finansowej prokuratury wojewódzkiej. Po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu akta sprawy wraz z projektem zarządzenia o wyegzekwowaniu naleŜności za pośrednictwem komornika sądowego przedstawia się prokuratorowi.

CZĘŚĆ III

BIUROWOŚĆ W SPRAWACH PROKURATORSKICH

Rozdział 1

Zasady ogólne

§ 43. Na pismach wpływających, sporządzanych w prokuraturze oraz wysyłanych do innych organów i osób, umieszcza się sygnaturę akt sprawy, której one dotyczą.

§ 44. Przekazywanie korespondencji między komórkami organizacyjnymi tej samej jednostki odbywa się na podstawie dekretacji przekazującego, bez pism przewodnich.

§ 45. W pismach kierowanych do jednostek wojskowych naleŜy oznaczać adresata wyłącznie przez podanie numeru jednostki wojskowej i miejsca jej postoju.

§ 46. 1. Pisma w sprawach osób aresztowanych kierowane do sądów, organów prowadzących postępowanie przygotowawcze i Centralnego Rejestru Skazanych oznacza się napisem "Areszt".

2. Pisma w sprawach nie cierpiących zwłoki oznacza się napisem "Pilne", a w sprawach terminowych - "Terminowe".

3. Korespondencję w sprawach osób tymczasowo aresztowanych naleŜy załatwiać bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością załatwiania spraw.

§ 47. 1. W piśmie wysłanym przez prokuraturę podaje się nazwę prokuratury, sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko słuŜbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie stanowiska słuŜbowego i imienia moŜe być zastąpione odpowiednim skrótem.

2. W nagłówku pisma podaje się - w miarę potrzeby - określenie przedmiotu sprawy. 3. Odpowiadając na otrzymane pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy. 4. Pod tekstem pisma, z lewej strony naleŜy podać liczbę załączników, jeŜeli się je załącza, inicjały

imienia i nazwiska autora pisma oraz osoby sporządzającej maszynopis.

§ 48. Pisma o często powtarzającej się treści naleŜy sporządzać na formularzach, w jednym egzemplarzu; o wysłaniu takiego pisma czyni się wzmiankę w aktach sprawy lub urządzeniu ewidencyjnym.

Rozdział 2

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

§ 49. 1. Pracownicy sekretariatu otwierają wpływające do prokuratury przesyłki, z wyjątkiem przesyłek adresowanych imiennie oraz z napisem "do rąk własnych".

2. O otworzeniu przesyłki urzędowej adresowanej imiennie lub "do rąk własnych" przeznaczonej dla osoby nieobecnej w pracy decydują kierownicy jednostek.

§ 50. 1. Na kaŜdym wpływającym piśmie umieszcza się adnotację (prezentatę) zawierającą nazwę prokuratury, datę otrzymania pisma i liczbę załączników oraz podpis przyjmującego pismo pracownika.

2. JeŜeli otwarcie przesyłki jest wyłączone z kompetencji sekretariatu, adnotację umieszcza się na adresowanej stronie opakowania, nie naruszając stempla pocztowego.

3. Na Ŝądanie osoby składającej pismo pracownik sekretariatu wydaje pokwitowanie, podając datę przyjęcia, odciska stempel z nazwą prokuratury i składa podpis.

§ 51. 1. Akta główne postępowania przygotowawczego oraz akta sądowe, akta administracyjne wpisuje się do wykazu "Dor" i doręcza właściwej komórce organizacyjnej za pokwitowaniem w tym wykazie. Pozostałe przesyłki doręcza się bez pokwitowania właściwym pracownikom.

2. Pisma i przesyłki powinny być doręczone adresatowi w dniu ich wpływu, a najpóźniej w godzinach rannych dnia następnego.

§ 52. 1. Przy pismach wpływających za pośrednictwem poczty pozostawia się koperty. JeŜeli w kopercie przesłano kilka pism (akt), kopertę dołącza się do jednego z tych pism.

2. Prokurator załatwiający sprawę decyduje, czy koperta stanowi dowód mający znaczenie dla postępowania i podlega włączeniu do akt sprawy.

§ 53. 1. Akta spraw, akty oskarŜenia, zarządzenia, wytyczne, polecenia o charakterze ogólnym, postanowienia o zabezpieczeniu majątkowym, apelacje, zaŜalenia, sprzeciwy, skargi do sądu administracyjnego, wystąpienia, dokumenty osobiste i inne pisma wskazane przez ich autora jako waŜne, jeŜeli nie są doręczane przez gońca, przesyła się listami poleconymi, zaś odpisy postanowień o tymczasowym aresztowaniu, nakazy zwolnienia z aresztu śledczego - listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru.

2. Akta spraw kierowanych z aktami oskarŜenia do miejscowego sądu doręcza się za pokwitowaniem na odpisach pism przewodnich.

3. Dowody rzeczowe wartościowe oraz o wyjątkowym charakterze i znaczeniu dla sprawy (np. broń, środki trujące), a takŜe przedmioty stanowiące poręczenie majątkowe, przesyła się przez uprawnionego pracownika i przy zapewnieniu niezbędnych środków ostroŜności. Inne dowody rzeczowe przesyła się przez gońca lub za pośrednictwem poczty, przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru lub z podaniem wartości zawartych w niej przedmiotów.

4. Wezwania, zawiadomienia i odpisy postanowień innych niŜ wymienione w ust. 1 przesyła się listami zwykłymi za potwierdzeniem odbioru. JeŜeli w ciągu 30 dni potwierdzenie odbioru nie zostało zwrócone, zawiadomienie lub odpis postanowienia naleŜy wysłać ponownie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

5. Wnioski prokuratora o zastosowanie tymczasowego aresztu przesyła się do sądu za pośrednictwem gońca.

§ 54. Przekazywanie akt pomiędzy wydziałami mającymi odrębne sekretariaty w prokuraturach wojewódzkich odbywa się za pokwitowaniem w wykazie kontrolnym "E". Inną korespondencję przekazuje się pomiędzy tymi komórkami bez pokwitowania.

Rozdział 3

Zakładanie i prowadzenie akt

§ 55. Pisma dotyczące tej samej sprawy łączy się w porządku chronologicznym w akta sprawy.

§ 56. 1. Akta główne oraz akta podręczne postępowania przygotowawczego umieszcza się w oddzielnej okładce oznaczonej sygnaturą. Akta nadzoru umieszcza się w okładce o grzbiecie szerokości umoŜliwiającej oznaczenie sygnatury akt oraz przedmiotu sprawy.

2. Na okładce akt umieszcza się stempel z nazwą prokuratury. 3. Akta wpisane w rejestrze "Ko" po załatwieniu umieszcza się w teczkach oznaczonych rzeczowo lub w

jednej teczce zbiorczej - zakładanych oddzielnie na kaŜdy rok kalendarzowy.

§ 57. 1. Sygnatura akt prokuratorskich składa się z oznaczenia literowego repertorium lub rejestru, do którego sprawa została wpisana, oznaczenia kolejnego numeru sprawy oraz dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały załoŜone (np. Ds. 288/90).

2. Sygnaturę akt prokuratury apelacyjnej i wojewódzkiej poprzedza oznaczenie cyfrą rzymską numeru wydziału. W przypadku spraw nadzorowanych - sygnaturę akt uzupełnia się dodatkowo inicjałami nazwy prokuratury nadzorowanej (wojewódzkiej lub rejonowej).

3. JeŜeli w prokuraturze prowadzi się więcej niŜ jedną księgę tego samego rodzaju, księgi te oznacza się kolejnymi cyframi arabskimi; sygnatura akt uzupełniona wówczas zostaje przez dodanie odpowiedniej cyfry.

§ 58. 1. Na okładkach akt, poza oznaczeniem sprawy, umieszcza się w sposób trwały napis: - "Areszt" - jeŜeli chociaŜ jeden z podejrzanych jest tymczasowo aresztowany, - "Postępowanie zawieszone" - gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania, - "Postępowanie warunkowo umorzono" - gdy wydano postanowienie o warunkowym umorzeniu, - "Drz..." - dowód rzeczowy, - ewentualnie inne, jeŜeli przyczynią się do sprawniejszego obiegu akt.

2. Napisy na okładkach akt naleŜy uaktualniać w miarę zachodzących zmian w postępowaniu.

§ 59. Karty w aktach powinny być ponumerowane zwłaszcza po zakończeniu postępowania lub gdy wysyła się akta z prokuratury. Na trzeciej stronie okładki akt odnotowuje się liczbę kart w aktach.

§ 60. Dokumenty, pisma, o których z góry wiadomo, Ŝe po ukończeniu postępowania nie pozostaną w aktach, powinny być umieszczone w kopercie wszytej do akt, na której oznacza się jej zawartość.

§ 61. 1. O wydaniu z akt odpisów dokumentów, wypisów, zaświadczeń i innych pism naleŜy uczynić wzmiankę na oryginałach tych dokumentów lub w odrębnych notatkach urzędowych albo na trzeciej stronie okładki akt, podając imię i nazwisko oraz numery dowodu toŜsamości osoby odbierającej. Odbiór pism potwierdza swym podpisem osoba otrzymująca.

2. Na wydanych odpisach naleŜy zaznaczyć, w jakich aktach znajdują się oryginały.

§ 62. Jeden tom akt nie moŜe zawierać więcej niŜ 200 kart. Kolejne tomy, oznaczone numeracją rzymską, zachowują ciągłość numeracji kart.

§ 63. 1. Dla spraw postępowania przygotowawczego zakłada się akta główne i akta podręczne. 2. W aktach głównych zakłada się kartę przeglądową zawierającą spis zawartych w nich dokumentów. 3. Akta podręczne wykorzystywane są przez prokuratora w postępowaniu sądowym, a w postępowaniu

wykonawczym słuŜą do nadzorowania wykonywania kary.

§ 64. Poza dokumentami sporządzonymi w postępowaniu przygotowawczym do akt głównych załącza się odpisy skierowanych zawiadomień, adnotacje urzędowe, zwrotne poświadczenia odbioru pism stanowiące dowód przestrzegania przepisów procesowych przewidzianych w art. 14, 220, 126, 272, 277, 297 k.p.k.

§ 65. 1. Akta podręczne postępowania przygotowawczego powinny zawierać odpisy: postanowień wydanych w toku postępowania przygotowawczego, protokołów zajęcia mienia na poczet roszczeń odszkodowawczych i kar majątkowych, wystąpień profilaktycznych, aktów oskarŜenia, środków odwoławczych, dokumentów dotyczących dowodów rzeczowych, pism skierowanych do sądu oraz pisma organów Policji kierowane do prokuratora, rękopisy lub kopie pism procesowych z adnotacją przełoŜonego o aprobacie, a takŜe inne materiały przeznaczone do wewnętrznego uŜytku prokuratora.

2. Zamiast dołączania niektórych odpisów dokumentów wymienionych w ust. 1 moŜna ich treść odnotować na 3 stronie okładki akt, jeŜeli okaŜe się to wystarczające dla potrzeb uczestnictwa prokuratora w postępowaniu sądowym.

§ 66. 1. Akta główne postępowania przygotowawczego, w których postępowanie prawomocnie umorzono z powodu niewykrycia sprawców, naleŜy przesłać właściwym organom Policji lub innym organom dochodzeniowym. Przed wysłaniem akta naleŜy zakwalifikować do odpowiedniej kategorii archiwalnej oraz wskazać okres przechowywania ich w archiwum zakładowym.

2. Do akt głównych spraw przechowywanych w prokuraturze, w których prawomocnie umorzono postępowanie lub umorzono je warunkowo, naleŜy dołączyć akta podręczne.

§ 67. 1. W sekretariacie prokuratury wojewódzkiej i rejonowej przechowuje się zbiór aktualnie obowiązujących w prokuraturze zarządzeń i instrukcji.

2. JeŜeli zarządzenie lub instrukcja zostały całkowicie lub częściowo uchylone albo zmienione, naleŜy w dokumentach tych dokonać odpowiednich adnotacji, podając datę zarządzenia wprowadzającego zmianę.

§ 68. 1. Wokandy rozpraw i posiedzeń sądowych gromadzi się w teczkach zakładanych na kaŜdy rok kalendarzowy.

2. W miarę potrzeby mogą być zakładane i prowadzone teczki dla innych dokumentów dotyczących tego samego przedmiotu.

§ 69. Akta znajdujące się w prokuraturze powinny być w sekretariacie posegregowane według rodzajów spraw, stadiów postępowania i ułoŜone kolejno według numerów ich sygnatur.

Rozdział 4

Prowadzenie ksi ąg

§ 70. 1. W prokuraturach prowadzi się następujące repertoria i rejestry według ustalonych wzorów: 1) repertoria:

- "Ds" - dla doniesień w sprawach karnych i postępowań przygotowawczych, - "Pc" - dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i

opiekuńczych, gospodarczych prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturze wojewódzkiej takŜe dla spraw nadzorowanych,

- "Pa" - dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez Naczelny Sąd Administracyjny prowadzonymi w prokuraturach, a w prokuraturze wojewódzkiej takŜe dla spraw nadzorowanych;

2) rejestry: Dsn - dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w

prokuraturach podległych, R - dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego

zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, Oz - dla korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą, Ko - dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń

społecznych oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych nie rejestrowanej w innych księgach,

A - dla osób tymczasowo aresztowanych w toku postępowania przygotowawczego, Cu - dla osób cudzoziemców, co do których prokurator wydał postanowienie o wyznaczeniu

miejsca przymusowego pobytu w strzeŜonym ośrodku lub postanowienie o zastosowaniu aresztu w celu wydalenia,

Drz - dla dowodów rzeczowych i przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe. 2. W jednostkach oraz odpowiednich komórkach organizacyjnych prowadzi się wykazy kontrolne:

- "Wr" - dla spraw warunkowo umorzonych, - "Wz" - dla podejrzanych, w stosunku do których postępowanie zawieszono, - "Dor" - dla wpływających akt głównych postępowania przygotowawczego, akt sądowych i akt

administracyjnych, - "E" - dla ekspedycji pism i przesyłek.

3. Ponadto w prokuraturach prowadzi się - kontrolkę zabezpieczeń majątkowych, - wykaz biegłych i tłumaczy, - kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu słuŜbowego, - kontrolkę wystawionych legitymacji słuŜbowych i legitymacji ubezpieczeniowych.

4. Kierownicy jednostek mogą zarządzać stałe lub okresowe prowadzenie innych wykazów i kontrolek niŜ wymienione w ust. 2 i 3, jeŜeli przyczyni się to do usprawnienia kierowania jednostką.

5. Dla ułatwienia opracowania sprawozdań statystycznych sekretariaty prowadzą pomocnicze wykazy statystyczne.

§ 71. W powszechnych jednostkach organizacyjnych prowadzi się następujące repertoria i rejestry: - w prokuraturach apelacyjnych - "Dsn", "R", "Pc", "Pa", "Ko", - w prokuraturach wojewódzkich - "Ds", "Pc", "Pa", "Dsn", "R", "A", "Drz", "Oz", "Ko", - w prokuraturach rejonowych - "Ds", "Pc", "Pa", "Ko", "A", "Cu", "Drz".

§ 72. Dla spraw rejestrowanych w repertoriach "Ds" prowadzi się, a dla spraw rejestrowanych w innych repertoriach i rejestrach moŜe być prowadzony skorowidz.

§ 73. 1. Repertoria i rejestry zakłada się dla kaŜdego roku kalendarzowego, zachowując w ciągu roku kolejność wpisów. Nie wykorzystane karty repertoriów naleŜy wykorzystywać w roku następnym.

2. Karty repertoriów i rejestrów powinny być przed rozpoczęciem wpisów ponumerowane, a liczba kart odnotowana na ostatniej stronie księgi.

3. Na pierwszej stronie księgi zakładanej na rok następny wpisuje się numery spraw nie zakończonych w latach ubiegłych.

4. Sprawę wpisuje się do odpowiedniego repertorium lub rejestru z datą i w kolejności, w jakiej wpływają pisma stanowiące podstawę wpisu.

§ 74. 1. Sprawy merytorycznie zakończone naleŜy zakreślać w repertorium lub rejestrze obok numeru sprawy znakiem "L".

2. Wpis omyłkowy naleŜy przekreślać z zachowaniem czytelności tekstu zakreślonego.

§ 75. 1. Do repertorium "Ds" naleŜy wpisywać: - wszczęte postępowania przygotowawcze, - dochodzenia prowadzone w trybie art. 267 k.p.k., - nadzorowane dochodzenia innych organów uprawnionych do ich prowadzenia, - zatwierdzone przez prokuratora zawiadomienia o przestępstwach kierowane przez funkcjonariusza Policji

lub innego uprawnionego organu do rozpatrzenia przez sąd w trybie postępowania przyśpieszonego, - zawiadomienia o zdarzeniach, co do których moŜna przypuszczać, Ŝe zostały spowodowane

przestępstwem ściganym z urzędu, - sprawy o przestępstwa ścigane z oskarŜenia prywatnego, w których prokurator objął ściganie z urzędu.

2. Sprawa wpisana do repertorium "Ds" prowadzona jest do jej zakończenia pod tą samą sygnaturą, nawet wówczas, gdy jest załatwiona w innej komórce organizacyjnej tej samej prokuratury.

3. Śledztwa oznaczać naleŜy przy numerze sprawy dodatkowo symbolem "S". 4. Nazwiska podejrzanych wpisuje się w odpowiedniej rubryce jedno po drugim, oznaczając je kolejną

liczbą. JeŜeli w rubryce zabraknie miejsca do wpisania nazwisk dodatkowo ujawnionych podejrzanych, ich nazwiska wpisuje się w najbliŜszej wolnej pozycji repertorium, oznaczając tę pozycję liczbą pierwotnego wpisu i czyniąc odpowiednią wzmiankę w rubryce uwagi.

§ 76. Do rejestru "Ko" wpisuje się pisma, wnioski, podania w sprawach karnych, cywilnych, administracyjnych, które nie podlegają wpisaniu do innych ksiąg, jak np.: - wnioski o karną pomoc prokuratorską ("Kpp"), - zawiadomienie o przestępstwie ściganym z oskarŜenia prywatnego, - wnioski o wyznaczenie cudzoziemcowi miejsca przymusowego pobytu w strzeŜonym ośrodku lub o

zastosowaniu aresztu w celu wydalenia, - zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia, - zawiadomienie anonimowe, pozostawiane bez biegu lub przekazywane właściwym organom, - pisma i zawiadomienia przekazywane bezzwłocznie innym organom, - pisma procesowe w sprawach, w których prokurator nie jest zobowiązany do podejmowania czynności

itp.

§ 77. 1. JeŜeli połączono dwie lub więcej spraw wpisanych do repertorium lub rejestru, naleŜy je prowadzić dalej pod sygnaturą sprawy najwcześniej zarejestrowanej, a pozostałe zakreślić, dokonując w rubryce uwagi wzmianki o włączeniu do innych akt z podaniem sygnatury.

2. JeŜeli połączeniu podlega sprawa postępowania przygotowawczego, w której zastosowano tymczasowe aresztowanie, naleŜy dołączyć do niej wszystkie inne sprawy, bez względu na daty ich wpisania.

3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeŜeli względy procesowe przemawiają za odmiennym sposobem zarejestrowania sprawy.

§ 78. 1. Do spraw nowych, poza wpływającymi po raz pierwszy zalicza się: - sprawy wyłączone ze spraw wcześniej rejestrowanych, - sprawy, które uprzednio były zakończone, a następnie z jakichkolwiek powodów prowadzone powinny

być ponownie. 2. Ponowne zarejestrowanie sprawy powinno być odnotowane w rubrykach uwagi dotychczasowej i

nowej pozycji repertorium lub rejestru.

§ 79. 1. Jako zakończone zakreśla się w repertorium lub rejestrze sprawy, w których: - skierowano do sądu: akt oskarŜenia, wniosek o zastosowanie amnestii, zawiadomienie o przestępstwie

podlegające rozpatrzeniu w trybie przyśpieszonym, pozew, wniosek lub inny środek prawny - o rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu sądowym,

- umorzono, warunkowo umorzono, zawieszono postępowanie przygotowawcze, - odmówiono wszczęcia postępowania przygotowawczego, - skierowano sprzeciw lub inny środek prawny w postępowaniu administracyjnym, - rozstrzygnięto przez prokuratora nadrzędnego w trybie instancyjnym zaŜalenie lub inny środek

zaskarŜenia,

- załatwiono sprawę w inny sposób (np. zakończono sprawowanie nadzoru słuŜbowego, odstąpiono przez prokuratora od dalszego udziału w postępowaniu sądowym w sprawie cywilnej, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, administracyjnej, przekazano sprawę innej prokuraturze lub innemu organowi albo przeniesiono do innego repertorium).

2. Zakreślenie sprawy jako zakończonej następuje po wykonaniu wszystkich czynności kancelaryjnych związanych z decyzją końcową postępowania.

§ 80. 1. W repertoriach i rejestrach oznacza się dodatkowo symbolem SKW sprawy, w których rozpatrywano skargi wniesione w trybie przepisów działu VIII kodeksu postępowania administracyjnego, jeŜeli skargi te dotyczyły działalności prokuratury i symbolem SKW/I - jeŜeli dotyczyły innych organów.

2. W pozycjach repertoriów i rejestrów oznaczonych symbolami SKW w rubryce uwagi odnotowuje się sygnaturę skargi zarejestrowanej w spisie spraw załoŜonym według zasad określonych w § 108 i 109.

§ 81. W celu zapewnienia terminowego wykonywania czynności sekretariaty odnotowują daty zaplanowanych czynności w terminarzach wznowień bądź układają chronologiczne akta według terminów wznowienia. O niepodjęciu czynności w określonym terminie zawiadamia się przełoŜonego lub zwierzchnika.

Rozdział 5

Dowody rzeczowe

§ 82. W postępowaniu z dowodami rzeczowymi, oprócz przepisów kodeksów postępowania wymienionych w § 31 oraz przepisów niniejszego rozdziału, mają zastosowanie przepisy dotyczące postępowania banków i innych organów państwowych z depozytami rzeczowymi.

§ 83. Do rejestru "Drz" wpisuje się pozostające w dyspozycji prokuratury: 1) dowody rzeczowe, bez względu na to, gdzie są przechowywane, 2) pieniądze polskie obiegowe ze sprzedaŜy przedmiotów stanowiących dowody rzeczowe, 3) pieniądze obiegowe polskie i zagraniczne, papiery wartościowe oraz przedmioty ruchome stanowiące

poręczenie majątkowe, 4) paszporty lub inne dokumenty uprawniające do przekroczenia granicy, co do których prokurator wydał

postanowienie na podstawie art. 235a § 1 k.p.k. lub których zatrzymanie nastąpiło na podstawie art. 235a § 2 k.p.k., choćby postanowienia jeszcze nie wydano.

§ 84. 1. Polecenie wpisania przedmiotów do rejestru "Drz", wskazanie miejsca ich przechowywania i polecenie ich przekazania lub likwidacji - wydaje na piśmie prokurator.

2. Pod jedną pozycją w rejestrze wpisuje się przedmioty dotyczące jednej osoby (sprawy), a spośród przedmiotów dotyczących tej samej osoby wpisuje się oddzielnie: 1) pieniądze obiegowe polskie, 2) pieniądze zagraniczne i złote monety, 3) kruszce szlachetne i wyroby z tych kruszców oraz drogie kamienie, zagraniczne i krajowe papiery

wartościowe, 4) przedmioty zaliczane do dowodów z dokumentów (weksle, skrypty dłuŜne, listy gwarancyjne, ksiąŜeczki

oszczędnościowe i inne), 5) inne przedmioty nie wymienione w pkt 1-4.

§ 85. 1. Dowody rzeczowe oraz dokumenty wymienione w § 83 pkt 4 przyjmuje się za potwierdzeniem odbioru. W potwierdzeniu odbioru wymienia się: oznaczenie sprawy, nazwisko i imię osoby, której dotyczą, dokładny opis przedmiotów, numer pozycji rejestru "Drz", pod jakim zostały wpisane. Potwierdzenie podpisują składający i przejmujący przedmioty.

2. Potwierdzenie odbioru sporządza się: - w trzech egzemplarzach, jeŜeli dotyczy przedmiotów wartościowych lub dowodów z dokumentów (w tym

jeden przeznaczony do umieszczenia wewnątrz opakowania przedmiotów, drugi doręcza się przekazującemu przedmioty, trzeci dołącza się do akt głównych),

- w dwóch egzemplarzach, jeŜeli dotyczy innych przedmiotów (z przeznaczeniem do akt głównych i doręczenia przekazującemu przedmioty).

3. Odbiór dowodów rzeczowych moŜe być dokonany na sporządzonych przez Policję wykazach, jeŜeli odpowiadają one warunkom określonym w ust. 1 i 2.

§ 86. O zabezpieczeniu dowodu rzeczowego lub przyjęciu poręczenia majątkowego w postaci ksiąŜeczki oszczędnościowej PKO zawiadamia się niezwłocznie właściwy oddział PKO.

§ 87. 1. Opakowywanie i otwieranie opakowania przedmiotów wartościowych składanych i podejmowanych z banku odbywa się komisyjnie z udziałem pracownika sekretariatu i kierownika jednostki lub wyznaczonego prokuratora.

2. Pracownik prowadzący agendy dowodów rzeczowych wydaje upowaŜnionym pracownikom dowody rzeczowe za pokwitowaniem. Do jego obowiązków naleŜy dopilnowywanie terminowego zwrotu dowodów rzeczowych wydanych do wykorzystania w toku czynności procesowych.

3. Po wykorzystaniu w toku czynności procesowych dowodu rzeczowego podjętego z banku pracownik prowadzący sprawy dowodów rzeczowych ponownie składa go do banku.

§ 88. Na opakowaniu przedmiotów przechowywanych w prokuraturze oznacza się nazwę prokuratury, sygnaturę akt sprawy i pozycję rejestru "Drz".

§ 89. Przedmioty stanowiące dowody rzeczowe mogą być przechowywane w aktach sprawy we wszytej do akt kopercie, jeŜeli ich rozmiar, wartość oraz znaczenie dla sprawy na to pozwalają.

§ 90. 1. Pieniądze polskie, które powinny być zachowane w konkretnych egzemplarzach, naleŜy przechowywać w oddziale Narodowego Banku Polskiego.

2. Znajdujące się czasowo w prokuraturze przedmioty zaliczane do wartościowych i do dowodów z dokumentów oraz pieniądze obiegowe polskie, powinny być przechowywane w szafie Ŝelaznej.

3. Broń palną i gazową, amunicję przechowuje się we właściwej jednostce Policji. 4. Materiały wybuchowe, radioaktywne, środki trujące, psychotropowe i odurzające przechowuje się w

sposób i miejscu wskazanym przez właściwą jednostkę wojskową lub inny właściwy organ. 5. Pieniądze obiegowe polskie, jeŜeli nie muszą być zachowane w konkretnych egzemplarzach, a takŜe

pieniądze uzyskane ze sprzedaŜy przedmiotów stanowiących dowody rzeczowe naleŜy wpłacać na konto sum depozytowych sądu rejonowego w sprawach prowadzonych w prokuraturach rejonowych lub na konto depozytowe prokuratury wojewódzkiej - w sprawach prowadzonych w prokuraturach.

6. Dokumenty określone w § 83 pkt 4 przechowuje się w prokuraturze.

§ 91. JeŜeli na polecenie prokuratora dowód rzeczowy ulega podzieleniu, kaŜdą jego część zapisuje się pod odrębną pozycją rejestru "Drz", czyniąc o tym wzmiankę w rubryce "uwagi" pierwotnego wpisu.

§ 92. Dowody rzeczowe w sprawach umorzonych wobec niewykrycia sprawców przestępstwa oraz w sprawach, w których postępowanie zawieszono, naleŜy przechowywać do czasu przedawnienia karalności.

§ 93. 1. Przekazując sprawę sądowi lub innemu organowi, naleŜy: - przekazać przedmioty znajdujące się w prokuraturze, - przelać sumy depozytowe znajdujące się na koncie sum depozytowych prokuratury wojewódzkiej, - przekazać przedmioty znajdujące się w przechowaniu poza prokuraturą.

2. Dowód rzeczowy przekazuje się do dyspozycji sądu takŜe w sprawie umorzonej w prokuraturze, w której skierowano wniosek o przepadek dowodu rzeczowego.

§ 94. Zakreślenie sprawy w rejestrze "Drz" następuje z chwilą: - wydania osobie uprawnionej przedmiotów przechowywanych w prokuraturze lub otrzymania

zawiadomienia o wydaniu przedmiotów przechowywanych poza prokuraturą, - doręczenia sądowi lub innej instytucji przedmiotów przechowywanych w prokuraturze, przekazania

sądowi przedmiotów przechowywanych poza prokuraturą, w tym takŜe kwot pozostających na koncie sum depozytowych sądu rejonowego,

- otrzymania zawiadomienia o dokonaniu przelewu na konto sądu kwot pozostających na koncie sum depozytowych prokuratury wojewódzkiej,

- protokolarnego zniszczenia dowodu rzeczowego, - zarejestrowania rozdzielonego dowodu rzeczowego pod nowymi pozycjami rejestru "Drz".

§ 95. Po upływie roku kalendarzowego prokuratury wojewódzkie i rejonowe uzgadniają z właściwym bankiem stan depozytów wartościowych, będących w ich dyspozycji.

§ 96. Przekazanie prowadzenia spraw dowodów rzeczowych przez pracownika sekretariatu innemu pracownikowi następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Rozdział 6

Biblioteki

§ 97. Przy prowadzeniu bibliotek mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy o bibliotekach i wydane na ich podstawie przepisy Ministerstwa Kultury i Sztuki w sprawie zasad i ewidencji materiałów bibliotecznych.

§ 98. Biblioteki prowadzą prokuratury apelacyjne i wojewódzkie. W prokuraturach rejonowych prowadzi się biblioteki podręczne.

§ 99. Księgozbiory składają się przede wszystkim z ksiąŜek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, z roczników Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów administracji.

§ 100. 1. Poszczególne numery czasopism inwentaryzuje się w kartach inwentarzowych. KaŜda karta i kaŜdy zeszyt zinwentaryzowanego na niej czasopisma powinny być oznaczone kolejnym numerem i symbolem "Cz".

2. Po zebraniu pełnego rocznika czasopisma i zapisaniu go do księgi inwentarzowej, na karcie inwentarzowej w rubryce "uwagi" umieszcza się numer ksiąŜki inwentarzowej.

§ 101. KaŜdą ksiąŜkę kataloguje się na dwóch kartach katalogowych pod hasłem "autor" i pod hasłem "tytułu ksiąŜki".

§ 102. 1. KsiąŜki i czasopisma wypoŜycza się wyłącznie na podstawie rewersu. 2. Nie wypoŜycza się poza obręb biblioteki ksiąŜek i czasopism o znaczeniu historycznym i

wyjątkowym. 3. Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru w pomieszczeniach prokuratury. Zgodę na

korzystanie poza obrębem prokuratury moŜe udzielić wyjątkowo kierownik prokuratury. 4. Dla celów statystycznych prowadzi się zeszyt kontrolny osób korzystających z księgozbioru.

§ 103. 1. Księgozbiory bibliotek podręcznych powinny być ujęte w księdze inwentarzowej biblioteki prokuratury wojewódzkiej.

2. W bibliotece podręcznej prokuratury rejonowej księgozbiór ewidencjonuje się w dwóch zeszytach: zeszycie wpływu ksiąŜek i w zeszycie wpływu czasopism.

3. Karty zeszytów numeruje się i zaznacza na ostatniej stronie liczbę kart. 4. KsiąŜki i czasopisma oznacza się kolejnymi numerami zeszytu wpływu.

§ 104. Biblioteki podręczne wypoŜyczają ksiąŜki i czasopisma za pokwitowaniem w odpowiednim zeszycie. Przepis § 102 stosuje się odpowiednio.

§ 105. O zaginięciu lub zniszczeniu ksiąŜki lub czasopisma zinwentaryzowanych w bibliotece podręcznej prokuratury rejonowej zawiadamia się prokuraturę wojewódzką. Po otrzymaniu z prokuratury zawiadomienia o dokonaniu wpisu do rejestru ubytków czyni się odpowiednią wzmiankę w zeszycie wpływu.

CZĘŚĆ IV

BIUROWOŚĆ Z ZAKRESU ADMINISTRACJI

Rozdział 1

Ogólne zasady systemu bezdziennikowego

§ 106. 1. Sprawy z zakresu administracji prokuratora apelacyjnego, wojewódzkiego i prokuratora rejonowego rejestruje się według zasad obowiązujących w bezdziennikowym systemie opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt, ustalonym w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.

2. Wykazy, o których mowa w ust. 1, określają słownie i cyfrowo hasła klasyfikacyjne wszystkich rodzajów spraw z zakresu administracji oraz ich kwalifikacje do kategorii materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa WyŜszego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216).

3. Rzeczowe wykazy akt ustala się i uzgadnia z właściwym archiwum państwowym: - prokurator apelacyjny w odniesieniu do akt prokuratury apelacyjnej, - prokurator wojewódzki w odniesieniu do akt prokuratury wojewódzkiej i prokuratur rejonowych.

Rozdział 2

Rejestrowanie i znakowanie spraw

§ 107. 1. Wpływającą korespondencję oraz notatki o wszczęciu z urzędu sprawy z zakresu administracji rejestruje się w "spisach spraw". KaŜdemu hasłu w wykazie odpowiada stosownie oznaczony "spis spraw".

2. Zbiór wszystkich "spisów spraw" załatwionych w jednostce organizacyjnej (komórce) stanowi rejestr spraw.

3. Spisy i rejestry spraw prowadzą sekretariaty lub wyznaczeni pracownicy administracyjni.

§ 108. 1. Pozycja "spisu spraw", pod którą zarejestrowana została korespondencja, stanowi podstawowy składnik znaku sprawy. Na znak ten składają się: literowe oznaczenie jednostki (komórki) organizacyjnej, liczbowy symbol hasła klasyfikacyjnego ustalonego w wykazie akt, kolejny numer porządkowy "spisu spraw" i dwucyfrowe oznaczenie roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana (np. III.011/5/90 - "Korekty struktury organizacyjnej prokuratury" - wniosek o utworzenie ośrodka zamiejscowego prokuratury rejonowej).

2. Znak jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy; wszystkie pisma związane z załatwieniem tej samej sprawy są opatrzone tym samym znakiem i tworzą akta sprawy.

§ 109. 1. Ostateczne załatwienie sprawy uwidacznia się w "spisie spraw" przez zakreślenie znakiem "L" numeru porządkowego, pod którym sprawa została wpisana z jednoczesnym podaniem skrótowo sposobu załatwienia sprawy.

2. W wypadku częściowego lub wstępnego załatwienia sprawy w rubryce uwagi "spisu spraw" czyni się ołówkiem adnotację o terminie wznowienia sprawy. Adnotacje te usuwa się po ostatecznym załatwieniu sprawy.

Rozdział 3

Akta i teczki aktowe

§ 110. 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych, objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym, przechowuje się w "teczce aktowej" oznaczonej na zewnętrznej stronie okładki słownie i cyfrowo hasłem klasyfikacyjnym, przyjętym dla danego "spisu spraw".

2. Teczki aktowe przechowuje się w sekretariatach przez okres dwóch lat, licząc od roku następnego po roku, w którym teczkę załoŜono, a następnie przekazuje się je do archiwum zakładowego, odnotowując ten fakt w "spisie spraw" przez podanie daty, numeru wykazu i pozycji, pod którą teczkę wpisano w spisie zdawczo-odbiorczym - odpowiednio do zasad obowiązujących przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego.

§ 111. 1. W wypadku, gdy po dwuletnim okresie od załoŜenia teczki aktowej nie zostały załatwione wszystkie sprawy objęte właściwym dla niej "spisem spraw", przed przekazaniem teczki do archiwum zakładowego sprawy nie załatwione wpisuje się do załoŜonego na rok bieŜący "spisu spraw", czyniąc o tym wzmiankę w odpowiednich pozycjach poprzedniego "spisu spraw" i z podaniem nowego znaku sprawy.

2. Poza przypadkami, o których mowa w ust. 1, sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego są załatwiane w latach następnych bez zmiany znaków dotychczasowych i bez ponownego ich rejestrowania w nowych "spisach spraw".

§ 112. "Spisy spraw" przechowywane są w jednostkach (komórkach) organizacyjnych przez okres 15 lat, po czym przekazywane są do archiwum zakładowego.

CZĘŚĆ V

ARCHIWA ZAKŁADOWE

Rozdział 1

Organizacja archiwów zakładowych

§ 113. 1. Powstającą w wyniku działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury dokumentację przechowuje się po wykorzystaniu w archiwach zakładowych.

2. Archiwa zakładowe działają w prokuraturach apelacyjnych, wojewódzkich i rejonowych.

§ 114. Do zakresu działania archiwum zakładowego naleŜy w szczególności: 1) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych (jednostki organizacyjnej),

2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 3) udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upowaŜnionym, 4) przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne (kategoria "A") do

właściwego archiwum państwowego, 5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"), udział w jej komisyjnym brakowaniu

oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów na makulaturę, 6) utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

Rozdział 2

Podział zasobu archiwum zakładowego

§ 115. 1. Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym dzieli się na kategorie oznaczone symbolami: 1) "A" - dokumentację stanowiącą materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 i z 1989 r. Nr 34, poz. 178), którą po upływie określonego czasu przechowywania przekazuje się do archiwum państwowego,

2) "B" - dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu podlega brakowaniu,

3) "BE" - dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe moŜe dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

§ 116. 1. Podział dokumentacji na kategorie określony jest: 1) w części VI niniejszego zarządzenia w odniesieniu do akt prokuratorskich i urządzeń ewidencyjnych

tych akt, 2) w rzeczowych wykazach akt, o których mowa w § 106, w odniesieniu do akt z zakresu administracji

prokuratora apelacyjnego, wojewódzkiego i rejonowego. 2. Prokurator apelacyjny i wojewódzki w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym moŜe

uzupełnić - stosownie do zmieniających się potrzeb - jednolity rzeczowy wykaz akt, oznaczając dla poszczególnych akt kategorie i okresy przechowania, zaliczyć część dokumentacji kategorii "B" do kategorii "A" lub zmienić okresy przechowywania dokumentacji kategorii "B".

§ 117. 1. Materiały archiwalne (kategoria "A") określone w rzeczowych wykazach akt przechowywane są w archiwum zakładowym przez 25 lat. Okresy przechowywania innych materiałów archiwalnych określa § 147.

2. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1, materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego.

3. Okresy przechowywania dokumentacji kategorii "B" są oznaczone cyframi arabskimi umieszczonymi obok symbolu "B", np.: "B-5". Po upływie tych okresów akta podlegają brakowaniu.

Rozdział 3

Przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji

§ 118. 1. Archiwum zakładowe przyjmuje dokumentację zgromadzoną w teczkach aktowych, zakładanych odrębnie dla akt kategorii "A" oraz dla akt kategorii "B" z jednakowym okresem przechowywania.

2. JeŜeli zachodzi potrzeba łączenia w jednej teczce akt kategorii "A" z aktami kategorii "B" całą zawartość teczki zalicza się do kategorii "A". W przypadku połączenia w jednej teczce akt kategorii "B" o róŜnych okresach przechowywania - całą zawartość teczki zalicza się do najdłuŜszego z ustalonych okresu przechowywania.

§ 119. 1. Dokumentacja przejmowana przez archiwum powinna być uporządkowana przez przekazujące komórki organizacyjne.

2. Uporządkowanie dokumentacji polega na: - ułoŜeniu pism w obrębie poszczególnych akt spraw zgodnie z przepisami o biurowości oraz ułoŜenie akt

w obrębie teczki w kolejności zgodnej z numeracją spisu spraw lub numeracją zapisów we właściwym urządzeniu ewidencyjnym (repertorium),

- opisaniu teczek na tytułowej stronie,

- zszyciu lub trwałym złączeniu w inny sposób pism znajdujących się w teczkach akt kategorii "A" oraz akt oznaczonych klauzulą "poufne" i ponumerowaniu kart w tych aktach,

- usunięciu z akt części metalowych (zszywki, spinacze, złącza skoroszytowe), - zagięciu arkuszy o wymiarach większych od formatu "A4" równolegle do brzegów pozostałych kart.

§ 120. Klauzulę o zakwalifikowaniu akt znajdujących się w teczce do odpowiedniej kategorii w odniesieniu do dokumentacji określonej wykazami, o których mowa w § 106, podpisuje kierownik jednostki lub komórki, w której akta powstały. Podpisywanie klauzul na aktach prokuratorskich regulują przepisy części VI niniejszego zarządzenia.

§ 121. 1. Jednostki organizacyjne (komórki organizacyjne) przekazują uporządkowane akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego na formularzu "Pu.A-30".

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla kaŜdej kategorii akt: w czterech egzemplarzach dla kategorii "A" i w trzech egzemplarzach dla kategorii "B".

3. Jednostka organizacyjna (komórka organizacyjna) wypełnia rubryki spisu zdawczo-odbiorczego 1-5. Teczki aktowe w spisie powinny być ułoŜone w kolejności haseł wykazu akt.

§ 122. 1. Po sprawdzeniu prawidłowości uporządkowania akt i sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego pracownik archiwum potwierdza podpisem odbiór akt, po czym rejestruje spis w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje im numery bieŜące wykazu.

2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje jednostka organizacyjna (komórka organizacyjna) przekazująca akta, dwa egzemplarze pozostawia się w archiwum zakładowym. Jeden egzemplarz spisu akt kategorii "A" przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu.

3. Treść spisów zdawczo-odbiorczych uzupełnia się poprzez podanie w rubryce spisu numeru regału i półki, na której akta zostały złoŜone.

4. Przejęte akta oznaczone zostają sygnaturą archiwalną składającą się: z oznaczenia literowego "Arch.", kolejnego numeru wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, numeru pozycji spisu zdawczo-odbiorczego oraz dwucyfrowego oznaczenia roku kalendarzowego właściwego dla wykazu spisów.

§ 123. 1. Materiały archiwalne (kategoria "A") przechowuje się na oddzielnych regałach. 2. Układ teczek (akt) i ich segregacja na poszczególnych półkach powinny zapewniać sprawne

wyszukiwanie akt i sukcesywne ich brakowanie. 3. W razie potrzeby dokumentację poddaje się zabiegom konserwacyjnym; w przypadku materiałów

archiwalnych - według wskazań archiwum państwowego. 4. Pomieszczenia archiwum zakładowego powinny odpowiadać kryteriom zapewniającym warunki

właściwego przechowywania dokumentacji.

§ 124. 1. Dokumentacja przechowywana w archiwach zakładowych objęta jest prowadzoną na bieŜąco ewidencją.

2. Ewidencję zasobu archiwum zakładowego stanowią: 1) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów przekazanych do archiwum, 2) wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, 3) kartoteka udostępnienia akt, 4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, 5) spisy akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia wraz z protokołami brakowania akt kategorii

"B" i wydanymi przez państwowe archiwum zezwoleniami na zniszczenie akt. 3. Karty udostępnienia akt przechowywane są w archiwum przez okres dwóch lat, pozostałe urządzenia

ewidencyjne wymienione w ust. 2 stanowią dokumentację kategorii "A" i przechowywane są w archiwum.

§ 125. Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przyjętej na przechowanie prowadzi się w oddzielnych teczkach dla akt kategorii "A" i kategorii "B" w dwóch zbiorach: - zbiór I - stanowią pierwsze egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, ułoŜone według kolejności

numerów porządkowych w poszczególnych latach kalendarzowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów,

- zbiór II - stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane w teczkach prowadzonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

§ 126. 1. Dokumentację dla celów słuŜbowych i naukowo-badawczych udostępnia się w zasadzie w pomieszczeniach archiwum, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach moŜe być wypoŜyczana poza archiwum.

2. Materiały archiwalne dla celów innych niŜ słuŜbowe udostępnia się po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeŜeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Wcześniejsze udostępnianie materiałów archiwalnych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa

WyŜszego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 41, poz. 217).

3. Akta udostępnia się na podstawie kart udostępnienia akt. Udostępnienie akt do wykorzystania poza jednostką organizacyjną wymaga zgody kierownika jednostki.

§ 127. W przypadku zagubienia, stwierdzenia braków lub uszkodzenia materiałów wypoŜyczonych sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, który podpisują: wypoŜyczający materiały, jego bezpośredni przełoŜony i pracownik odpowiedzialny za archiwum.

§ 128. W ostatnim miesiącu kaŜdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum przedstawia kierownikowi jednostki wykaz wypoŜyczonych materiałów archiwalnych, nie zwróconych w ciągu ostatnich trzech miesięcy, z przygotowanymi ponagleniami o zwrot wypoŜyczonych materiałów.

Rozdział 4

Brakowanie akt. Przekazywanie akt do archiwum pa ństwowego

§ 129. 1. Brakowanie akt odbywa się komisyjnie. W skład komisji wchodzą: bezpośredni przełoŜony pracownika odpowiedzialnego za archiwum lub wyznaczony przez niego prokurator, przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta poddawane są brakowaniu oraz pracownik odpowiedzialny za archiwum.

2. Do zadań komisji naleŜy: 1) zakwalifikowanie do zniszczenia wydzielonych akt kategorii "B", których okres przechowywania minął, 2) sporządzenie protokołu brakowania akt oraz spisu tych akt.

3. Spis wybrakowanych, przewidzianych do zniszczenia, akt sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz spisu wraz z protokołem brakowania przedstawia się archiwum państwowemu w celu uzyskania zezwolenia na zniszczenie akt.

§ 130. Komisja brakowania akt w uzasadnionych przypadkach moŜe dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii "B" na kategorię "A" lub przedłuŜyć ustalony pierwotnie okres przechowywania akt kategorii "B".

§ 131. 1. Po uzyskaniu zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej naleŜy: 1) wyłączyć z akt przeznaczonych do zniszczenia oryginały dokumentów osobistych (metryki, świadectwa,

umowy, akty notarialne), 2) doprowadzić akta do stanu uniemoŜliwiającego ich odtworzenie, 3) przekazać uzyskaną makulaturę do składnicy surowców wtórnych wraz z jednym egzemplarzem

zezwolenia archiwum państwowego na zniszczenie akt. 2. Wyłączone z akt dokumenty (ust. 1 pkt 1) przechowuje się w archiwum zakładowym i zwraca za

pokwitowaniem na Ŝądanie osób zainteresowanych.

§ 132. Na podstawie zatwierdzonego przez archiwum państwowe spisu akt przeznaczonych do zniszczenia sporządza się w spisach zdawczo-odbiorczych adnotację o zniszczeniu tych materiałów, wpisując w rubryce uwagi datę wybrakowania oraz numer zezwolenia wydanego przez archiwum państwowe.

§ 133. Jeden egzemplarz spisu akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia przechowuje się w archiwum zakładowym.

§ 134. Materiały oznaczone kategorią "BE" po upływie okresu przechowywania zgłasza się archiwum państwowemu, w formie uzgodnionej z tym archiwum. Dalsze postępowanie z tymi materiałami uzaleŜnione jest od ekspertyzy archiwum państwowego.

§ 135. Materiały archiwalne (akta kategorii "A") po upływie okresu przechowywania przekazuje się do archiwum państwowego, w uzgodnionych z tym archiwum terminach.

§ 136. 1. Materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego w trzech egzemplarzach.

2. Dwa egzemplarze spisu przedstawia się archiwum państwowemu co najmniej na dwa tygodnie przed uzgodnionym terminem przekazania akt.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego dołącza się krótki opis jednostki organizacyjnej i jej strukturę z okresu, w którym powstały przekazywane akta.

§ 137. 1. Archiwum państwowe potwierdza odbiór akt na trzecim egzemplarzu spisu zdawczo-odbiorczego. Egzemplarz ten archiwum zakładowe przechowuje w oddzielnej teczce.

2. Na podstawie spisu, o którym mowa w ust. 1, w archiwum zakładowym sporządza się w spisach zdawczo-odbiorczych adnotację o przekazaniu akt do archiwum państwowego, wpisując w uwagach datę przekazania akt.

CZĘŚĆ VI

OKRESY PRZECHOWYWANIA, WARUNKI NISZCZENIA I PRZEKAZ YWANIA DO ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH AKT SPRAW PROKURATORSKICH

§ 138. 1. Akta spraw prokuratorskich, a takŜe ich urządzeń ewidencyjnych, dzieli się na materiały archiwalne zaliczane do kategorii "A" i dokumentację niearchiwalną zaliczaną do kategorii "B" oraz ustala okresy ich przechowywania z uwzględnieniem wymagań procesowych i wynikających z zasad organizacyjnych i ustrojowych prokuratury.

2. Po upływie okresów przechowywania w prokuraturze akta kategorii "A" przekazuje się do archiwum państwowego, a akta kategorii "B" - do zniszczenia.

§ 139. Okres przechowywania w prokuraturze akt liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności prokuratorskie związane z: - wykonaniem postanowienia lub zarządzenia kończącego postępowanie, a gdy nie zachodzi potrzeba

wykonania - od uprawomocnienia się postanowienia lub zarządzenia, - uprawomocnieniem się orzeczenia sądowego w sprawach skierowanych do sądu przez prokuratora lub w

sprawach, w których prokurator zgłosił swój udział przed sądem, - rozpatrzeniem sprzeciwu lub innego środka prawnego prokuratora przez zobowiązane do rozpatrzenia

podmioty, - odmową wniesienia nadzwyczajnego środka prawnego, wniosku o ułaskawienie, wniosku o wznowienie

postępowania, - załatwieniem sprawy w inny sposób.

§ 140. Akta zalicza do odpowiedniej kategorii i ustala okresy ich przechowywania prokurator wykonujący końcowe czynności w sprawie. Kategorie i okresy przechowywania ksiąg i innych urządzeń biurowych określa prokurator rejonowy, a w prokuraturze wojewódzkiej - wyznaczony prokurator.

§ 141. 1. Zarządzenia o przekazaniu akt do archiwum państwowego lub przekazaniu na zniszczenie wydają kierownicy prokuratur.

2. Komisji powołanej do brakowania akt przewodniczy prokurator. Komisja moŜe dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii "B" na kategorię "A" lub przedłuŜyć okres przechowywania akt kategorii "B".

§ 142. Nie mogą być przekazane archiwom państwowym lub do zniszczenia akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia (zarządzenia), a w przypadku umorzenia spraw karnych - przed upływem okresu przedawnienia karalności.

§ 143. 1. W sprawach karnych do kategorii "A" zalicza się: 1) akta umorzonych postępowań przygotowawczych w sprawach:

a) o zbrodnie wojenne i zbrodnie przeciwko ludzkości, b) o przestępstwa wymienione w rozdziałach: XIX, z wyjątkiem przestępstw określonych w art. 122-133,

XXVI i XXVIII oraz w art. 260, 261, 262 § 2, art. 270-276, 278 i 283-285 k.k., c) o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1-6, art. 47 ust. 1, art. 48 ust. 1-4 dekretu z dnia 12 grudnia

1981 r. o stanie wojennym (Dz. U. Nr 29, poz. 154 i z 1982 r. Nr 3, poz. 18), d) o wyjątkowym znaczeniu ze względu na zebrany materiał w postępowaniu przygotowawczym lub

występujące w sprawie osoby, 2) akta nadzoru:

a) nad wykonaniem kary w sprawach o zbrodnie wojenne i zbrodnie przeciwko ludzkości oraz w sprawach, w których prawomocnie orzeczono karę śmierci,

b) w sprawach, w których Prokurator Generalny: - wystąpił do organów państw obcych o ściganie zbrodni wojennych lub zbrodni przeciwko

ludzkości popełnionych na szkodę narodu polskiego albo o wydanie sprawców takich przestępstw, przeciwko którym prowadzi się postępowanie w Polsce,

- wniósł rewizję nadzwyczajną lub kasację, Ŝądając rehabilitacji osób niesłusznie skazanych za przestępstwa popełnione z pobudek politycznych.

§ 144. Do kategorii "A" zalicza się równieŜ: 1) księgi i rejestry przeznaczone do ewidencjonowania akt prokuratorskich, 2) akta spraw, w których Prokurator Generalny wystąpił:

- do Trybunału Konstytucyjnego o ustalenie powszechnie obowiązującej wykładni ustaw, - do Prezesa Rady Ministrów lub ministrów z wnioskami o usunięcie stwierdzonych uchybień lub o

usprawnienie działalności administracji lub gospodarki.

§ 145. Akta prokuratorskie nie wymienione w § 143 i 144 zalicza się do kategorii "B".

§ 146. Ustala się następujące okresy przechowywania akt prokuratorskich zaliczanych do kategorii "B": 1) 25 lat - dla akt postępowań przygotowawczych w sprawach o zbrodnie, umorzonych z innych przyczyn

niŜ określone w art. 11 pkt 1 i 2 k.p.k., 2) 15 lat dla:

- akt umorzonych postępowań przygotowawczych o występki, z wyłączeniem spraw umorzonych z przyczyn określonych w art. 11 pkt 1 i 2 k.p.k. oraz spraw umorzonych warunkowo,

- urządzeń biurowych, w których ewidencjonowane są dowody rzeczowe i przedmioty stanowiące poręczenie majątkowe,

3) 10 lat dla: - akt postępowań przygotowawczych umorzonych warunkowo oraz umorzonych na podstawie art. 11

pkt 1 k.p.k. w sprawach o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym, - akt podręcznych w sprawach, w których prokurator:

- uczestniczył w postępowaniu przed sądem cywilnym ze względu na wyjątkową potrzebę ochrony interesu społecznego lub praworządności, w tym w sprawach o rejestrację organizacji związkowych, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych,

- skierował skargę do Naczelnego Sądu Administracyjnego, - podejmował czynności w ochronie praworządności na wniosek Sejmu, Senatu i ich organów,

Prezydenta i Prezesa Rady Ministrów, - akt zawierających protokoły i sprawozdania z prokuratorskich wizytacji zakładów karnych i aresztów śledczych,

4) 5 lat dla: - akt postępowań przygotowawczych umorzonych na podstawie art. 11 pkt 1 i 2 k.p.k., z wyłączeniem

spraw o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym, - akt zakończonych odmową wszczęcia postępowania przygotowawczego, - akt podręcznych postępowania przygotowawczego, z wyłączeniem spraw umorzonych z powodu

niewykrycia sprawców, o których mowa w § 66, - akt nadzoru prokuratora nadrzędnego nad prowadzonymi w podległych prokuraturach

postępowaniami w sprawach karnych, cywilnych, administracyjnych oraz w sprawach związanych z wykonywaniem wyroków,

- akt dotyczących: - rozpatrzonych wniosków o rewizję nadzwyczajną, - udziału prokuratora w postępowaniu rewizyjnym, - nadzoru nad wykonywaniem wyroków, z wyłączeniem spraw, o których mowa w § 143 pkt 2, - postępowania ułaskawieniowego, - akt podręcznych w sprawach, w których prokurator podejmował czynności w celu ochrony

praworządności, z wyłączeniem spraw wymienionych w pkt 3, 5) 2 lata - dla wszystkich innych akt prokuratorskich i pomocniczych urządzeń ewidencyjnych.

§ 147. Zaliczane do kategorii "A" repertoria i rejestry przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 50 lat, a akta prokuratorskie - przez 30 lat. Po tych okresach księgi i akta przekazywane są do archiwum państwowego.

CZĘŚĆ VII

PRZEPISY KOŃCOWE I PRZEJŚCIOWE

§ 148. Przepisy niniejszego zarządzenia stosuje się odpowiednio do rejestrowania, ewidencjonowania, prowadzenia i przechowywania akt prokuratorskich w Departamencie Prokuratury Ministerstwa Sprawiedliwości.

§ 149. W prokuraturach, w których tytułem eksperymentu wprowadzono komputerowy system rejestrowania spraw i zbierania informacji zbiorczych dla potrzeb statystycznych równolegle prowadzi się

urządzenia ewidencyjne przewidziane w niniejszym zarządzeniu. Odstąpienie od prowadzenia tych urządzeń moŜe nastąpić po sprawdzeniu w praktyce prowadzonego eksperymentu.

§ 150. 1. Akta spraw prokuratorskich zakończonych przed dniem wejścia w Ŝycie zarządzenia kwalifikuje się według dotychczasowych przepisów.

2. Akta umorzonych postępowań przygotowawczych w sprawach karnych o przestępstwa wymienione w art. 1 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 5 kwietnia 1955 r. o przekazaniu sądom powszechnym dotychczasowej właściwości sądów wojskowych w sprawach karnych osób cywilnych, funkcjonariuszy organów bezpieczeństwa publicznego, Milicji Obywatelskiej i SłuŜby Więziennej (Dz. U. Nr 15, poz. 83) oraz w sprawach o przestępstwo z art. 275 k.k. i w sprawach wymienionych w § 143 ust. 1 pkt 1 lit. c, w których postępowanie zostało zakończone przed dniem wejścia w Ŝycie zarządzenia, kwalifikuje się ponownie i zalicza do kategorii "A", chyba Ŝe zostały zaliczone do tej kategorii na podstawie przepisów dotychczasowych.

3. Komisje powołane do brakowania akt kategorii "B", o których mowa w § 141 ust. 2, dokonują zmian kategorii akt i okresów ich przechowywania stosownie do przepisów zarządzenia.

§ 151. Do czasu wydania przez prokuratorów wojewódzkich jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których mowa w § 106 ust. 3, rejestrowanie spraw z zakresu administracji odbywa się według przepisów regulaminu biurowości wprowadzonego zarządzeniem nr 33 Prokuratora Generalnego z dnia 20 grudnia 1984 r.

§ 152. Tracą moc zarządzenia Prokuratora Generalnego: - nr 33 z dnia 20 grudnia 1984 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu biurowości powszechnych jednostek

organizacyjnych prokuratury, - nr 32 z dnia 20 grudnia 1984 r. w sprawie struktury organizacyjnej prokuratur wojewódzkich, - nr 74 z dnia 31 lipca 1990 r. w sprawie wyodrębnienia w prokuraturach rejonowych stanowisk pracy

prokuratorów do udziału w postępowaniu cywilnym, administracyjnym, w sprawach o wykroczenia oraz innych postępowaniach,

- nr 18 z dnia 10 listopada 1987 r. w sprawie wyodrębnienia w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury stanowisk pracy do prowadzenia śledztw oraz sprawowania nadzoru nad śledztwami powierzonymi do prowadzenia organom MO i SB.

§ 153. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem 1 stycznia 1991 r.