Zarządzanie projektami w NGO

Warsztaty dla Grupy Nowe Technologie

Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA

4 września 2012

Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej

w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Kim jestem?

Marek Słowiński

• Specjalizuje się w projektach, które realizowane są na pograniczu różnych obszarów - IT,

marketing, NGO.

• Przez 12 lat pracy zawodowej miałem okazję uczestniczyć zarówno w projektach

związanych z analizą i budową rozwiązań IT jak i realizacją projektów internetowych dla

biznesu (Aviva, PZU, TP S.A,. TVN S.A. i inne).

slajd 2

biznesu (Aviva, PZU, TP S.A,. TVN S.A. i inne).

• Od 2007 roku prowadzę firmę MrWeb, która świadczy profesjonalne usługi w zakresie

doradztwa i realizacji projektów informatycznych. Dostarcza wiedzę i zasoby do

efektywnego prowadzenia działań w internecie.

• Od 2009 roku współpracuję z organizacjami z trzeciego sektora

• Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego,

• Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich,

• Polski Klubu Adventure Racing,

• Fundacja TechSoup.

Poznajmy się

• Przedstaw się

slajd 3

• Przedstaw się

• Jakie są Twoje doświadczenia w zakresie projektów IT

Czym jest projekt?

• Projekt to indywidualne lub wspólne przedsięwzięcie, zaplanowane

slajd 4

tak aby osiągnąć konkretny cel

Czym jest zarządzanie projektami?

• Zarządzanie projektem to próba zapanowania nad trójkątem:

zakres, czas, koszty

slajd 5

zakres, czas, koszty

• Jest też czwarty element - jakość

Czym jest kierowanie projektem?

• Kierowanie projektem to zorganizowanie i zarządzanie działaniami w

kierunku realizacji konkretnego celu. Można przy tym zastosować

szereg podejść:

slajd 6

• Podejście "tradycyjne" identyfikuje sekwencje kroków, jakie

muszą zostać wykonane i stara się przewidzieć wszystkie ryzyka

wpływające na zmiany w projekcie

• Podejście „adaptacyjne” traktuje projekt jako zbiór zadań do

realizacji i akceptuje ryzyko pojawienia się zmian w projekcie

Kroki prowadzące do sukcesu

• Zrozumiem celu działań i zebranie wymagań

• Identyfikacja osób decyzyjnych i zainteresowanych realizacją działań

• Zaplanowanie: zakresu, czasu, kosztów (i jakość) oraz określenie

hierarchii ich ważności

slajd 7

hierarchii ich ważności

• Określenie osób uczestniczących w projekcie i wyraźne wskazanie

„sponsora projektu”

• Przyjęcie określonego sposobu kierowania – metodyki zarządzania

projektami (PMBOK, Prince2, APM)

• Ustalenie rytmu prac

• Komunikacja – wewnętrzna i zewnętrzna

Kroki prowadzące do sukcesu

• a najważniejsze jest nie zapominanie po co realizujemy projekt…

…..zrealizować określony cel zamiast przeprowadzić proces zgodnie

z określoną metodyką

slajd 8

Prowadzenie projektu w NGO

• tyle teorii a jak wygląda praktyka*

slajd 9

* na podstawie doświadczeń zebranych przy budowie serwisów internetowych dla

organizacji z trzeciego sektora

Prowadzenie projektu w NGO

• Dynamicznie zmieniające się warunki wewnątrz projektu jak i w

otoczeniu

• Sezonowość – początek roku pozyskiwanie grantów, koniec realizacja

i rozliczanie projektów

slajd 10

i rozliczanie projektów

Prowadzenie projektu w NGO

• Luźne „przypisanie” osób do projektu, ale równocześnie duże ich

zaangażowanie w sprawę

• Demokracja podczas określania wymagań i różne spojrzenie na cel

projektu

slajd 11

projektu

Prowadzenie projektu w NGO

• Brak doświadczenia w realizowaniu projektów IT (internetowych) przy

równoczesnym dużym doświadczeniu w realizacji projektów

grantowych

• Świadomość konieczności ewaluacji realizowanych działań

slajd 12

• Świadomość konieczności ewaluacji realizowanych działań

Jak realizować projekt w NGO?

• Środowisko NGO jest bardzo podobne do środowiska internetowego,

dynamiczne i nie przewidywalne, wymaga działania w warunkach

niepewności

• Dla tego sprawdza się podejście adaptacyjne – podejście Agile

slajd 13

• Dla tego sprawdza się podejście adaptacyjne – podejście Agile

Czym jest podejście Agile?

• Agile (APM) było pierwotnie metodą zarządzania procesem

wytwarzania oprogramowania* obecnie jest to szersze podejście do

zarządzania, które można określić jako filozofia Agility

slajd 14

* Podstawą tej metody jest Manifest Tworzenia Zwinnego Oprogramowania http://agilemanifesto.org/iso/pl/

Czym jest podejście Agile?

• Skupienie na celu – robić tylko to, co ma wartość zaczynając od

najbardziej wartościowych elementów

• Podejście iteracyjne – wartości dostarczane są szybko, a następnie

adaptowane

slajd 15

adaptowane

• Reagowanie na zmiany - informacje zwrotne pozwalają weryfikować

działania i adaptować zakres dalszych działań

• Akceptacja ryzyka jako stałego elementu działań

• Postawienie na ludzi i współpracę

• Komunikacja na różnych poziomach

Czym jest podejście Agile?

• Lekka metodyka nie oznacza wcale lekkiego podejścia do zarządzania projektem

• Korzysta z różnych narzędzi do prowadzenia projektów

slajd 16

Na marginesie

• Lekkie metodyki promują organizację i zarządzanie czasem pracy

(Getting Things Done, Personal Kanban)

slajd 17

• http://pl.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

• http://www.personalkanban.com

Agile w praktyce

Biblioteki.org - funkcjonalności

• CMS

• Newsletter

• Wirtualny Segregator i obsługa

Programu Rozwoju Bibliotek

slajd 18

Programu Rozwoju Bibliotek

• Baza Bibliotek

• Ankiety

• Konkursy

• Obsługa szkoleń

• Ekstranet

Agile w praktyce

Biblioteki.org

iteracje (prace trwały 10 miesięcy start serwisu po 6 miesiącach, iteracja 2 tygodnie)

• iteracja 0, 1, 2 - analiza zakończona przygotowaniem biznes planu

• iteracja 3,4 - ustalenie budżetu i harmonogramu,

slajd 19

• iteracje 5, 6 - spis wymagań oraz wybór wykonawcy

• iteracja 7,8 - modyfikacja dotychczasowej koncepcji, równolegle prace programistyczne

• iteracja 9 - projekt graficzny, prace programistyczne

• iteracja 10 - projekt graficzny, prace programistyczne

• iteracja 11 - testy nowego serwisu

• iteracja 12 - start nowego serwisu biblioteki.org

• iteracja 13, 14 - dopracowanie i uruchomienie kolejnych modułów (wirtualny segregator)

• iteracja 15, 16, 17 - dopracowanie i uruchomienie kolejnych modułów (ekstranet)

Pytania?

• Czy TYLKO w projektach informatycznych można stosować podejście Agile?

slajd 20

Książki

• Zarządzanie projektami IT. Przewodnik po metodykach.

Autor: Adam Koszlajda

• APM Agile Project Management. Jak Tworzyć Innowacyjne Produkty

slajd 21

Autor:Jim Highsmith

• Metoda Lean Startup. Wykorzystaj innowacyjne narzędzia i stwórz firmę,

która zdobędzie rynek

Autor: Eric Ries

Dziękuję

Marek Słowińskimarek.slowinski@mrweb.plwww.mrweb.pl

Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIAul. Żytnia 16 lok. 3101 - 014 Warszawa

slajd 22

01 - 014 Warszawatel.: 22 652 22 66e-mail: mazowia@mazowia.org.pl