Zestaw narzędzi do budowania relacji partnerskich w organizacji

Urząd Miasta w Dzierżoniowie

 Warszawa, 25.06.2013

W Urzędzie Miasta  w  Dzierżoniowie  obrano  za  cel  podejmowanie    działań przyczyniających  się  do  integrowania zespołu, motywowania do wspólnej pracy, budowania kultury organizacyjnej opartej na relacjach partnerskich, ponieważ  zmotywowani    i  zintegrowani    pracownicy  są  najważniejszym czynnikiem sukcesu organizacji i podstawą do doskonalenia.Relacje  partnerskie  budowane  są  wielopłaszczyznowo –  zarówno  w stosunkach między pracownikami jak i na linii pracownik-kierownictwo.

W 2009 r. Urząd określił kluczowe czynniki sukcesu, w których  główną rolę odgrywa obszar pracowników. Wdrażając model EFQM Zespół pracowników (TGV)  opierał  się  głównie  na  jednej  z  fundamentalnych  zasad  modelu „Odnoszenie sukcesów dzięki pracownikom”.

W 2010 roku  opracowano  i  wdrożono  Zasady Zarządzania Zasobami Ludzkimi,  których  podstawowymi  elementami  są  kluczowe wartości zarządzania zasobami ludzkimi określonymi jako - Zasady 4P.

Opis rozwiązania

Kluczowe wartości w zarządzaniu zasobami ludzkimi 4xP:

P jak Profesjonalizm P jak Praca zespołowa P jak Partycypacja P jak Partnerstwo

 W celu realizacji  zasad 4P Urząd stosuje zestaw sprawdzonych 6 narzędzi, mających na celu dialog z pracownikami, zwiększenie ich zaangażowania i budowanie relacji partnerskich,  są to:Narzędzie Nr 1: Organizacja imprez  imieninowych, integracyjnych i wyjazdowych wycieczek.  Narzędzie Nr 2: Realizacja  pełnego procesu badań satysfakcji pracowników.Narzędzie Nr 3: Redagowanie i wydawanie przez Zespół pracowników urzędowej gazetki, pn. „Urzędowa Lokomotywa” oraz organizowanie Plebiscytu na najsympatyczniejszą koleżankę/kolegę. Narzędzie Nr 4: Wzmacnianie  i doskonalenie kultury pracy zespołowej.Narzędzie Nr 5: Włączanie pracowników w proces zarządzania  poprzez  autorskie opracowywanie  instrukcji ,  regulaminów z obszaru zarządzania pracownikami. Narzędzie Nr 6: Angażowanie pracowników w działania na rzecz społeczeństwa poprzez uczestnictwo w różnych  akcjach  społecznych , np. udział pracowników w akcji WOŚP, zbiórka pieniędzy dla chorych dzieci, przekazywanie świątecznych paczek dla potrzebujących,  oddawanie krwi, udział w akcji „Mogiłę Pradziada ocal od zapomnienia”, 1 % od podatku. 

 

Opis rozwiązania

Adekwatność zgłaszanego rozwiązania

Stwierdzonymi problemami w organizacji było:

•  „załamanie” wyników badań satysfakcji pracowników,

• zbyt małe zaangażowanie pracowników w realizację

wspólnych projektów czy zadań,

• obniżanie poczucia jedności zespołu pracowników,

• bardzo duża ilość nowych, trudnych do realizacji zadań,

Skuteczność zgłaszanego rozwiązania

Potwierdzeniem na skuteczność wdrożonych podejść są:• wyniki satysfakcji pracowników, które uzyskały ponownie wysoki poziom,•  mała absencja pracowników, niska rotacja,• podwyższa się profesjonalizm pracowników,• corocznie  zwiększa  się  zaangażowanie  w  pracę zespołową, jednym  z kluczowych  zespołów  jest  powołany  w  2009r zespół TGV, który doprowadził organizację do uzyskania Europejskiej Nagrody Doskonałości EFQM w 2012r., a którego  praca  stanowiła  dobrą  praktykę  w  fundacji EFQM.

• Zdecydowana  większość  pracowników  uczestniczy  w  imprezach integracyjnych i imieninowych, chętnie angażując się w przygotowywanie programów artystycznych.                         

• Wielu pracowników włącza się w różne akcje społeczne.

W wyniku podjętych działań organizacja odnotowuje wysoki poziom satysfakcji z pracy w urzędzie

Sukcesywnie wzrasta ilość powoływanych zespołów, a także zaangażowanie pracowników w pracę zespołową

Profesjonalizm

Rezerwowane  corocznie  w  budżecie  środki  finansowe  na szkolenia  oraz  tworzone  roczne  plany  szkoleń  umożliwiają pracownikom udział w  coraz większej  liczbie  szkoleń,  a  tym samym rozwijają kompetencje pracowników.

2006 2007 2008 2009 2010 2011 20120

50

100

150

200

250

300

350

400

450389

131170

355

206

337

281

209246

390

176

406

293

210

Liczba uczestników szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych

zewnętrzne wewnętrzne

Profesjonalizm

Dzięki  wsparciu  finansowemu  jakie  oferuje  UMD  pracownicy systematycznie uzupełniają swoje wykształcenie.

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 20120%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

60% 61% 63%67%

71% 72% 75% 78%82% 83% 84%

Poziom wykształcenia pracowników

Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania

W  2010  opracowano  i  wdrożono  jednolite i przejrzyste zasady powoływania i funkcjonowania zespołów pracowniczych.  Dzięki opracowanym  dokumentom  zwiększyła  się  przejrzystość  doboru pracowników do zespołu przy zachowaniu zasady jawności.

Projekt ankiety w badaniach satysfakcji pracowników jest konsultowany z pracownikami przed rozpoczęciem badania,  informowani są oni także o celu i wynikach badania.  Corocznie  po  badaniu  satysfakcji  wdrażane  są działania doskonalące uwzględniające potrzeby pracowników.

Wszyscy  pracownicy  mogą  uczestniczyć  w  procesie przygotowywania nowych regulaminów i instrukcji  dotyczących  spraw  wewnątrz organizacji:W 2008r. pracownicy wspólnie opracowali Kodeks Etyki.W 2009r. wdrożono wspólnie Standardy Obsługi Klienta.W 2010r. opracowano projekt Regulaminu Wynagradzania.

Trwałość zgłaszanego rozwiązania

  Opisane  podejście  stanowi  szereg  działań,  które  maja  wieloletnią praktykę a wszystkie działania mają  kontynuację i są doskonalone.

- Imprezy imieninowe organizowane są od 2000 roku.- Urząd prowadzi badania satysfakcji pracowników od 2004r.- Od 2009r. wydawana jest kwartalnie „Lokomotywa Urzędowa”-Od  2010r  organizowany  jest  Plebiscyt  na  najsympatyczniejszą/ego koleżankę/kolegę- Cyklicznie organizowane są akcje społeczne.

Możliwość zastosowania w innych jednostkach samorządowych

Wdrożone  rozwiązania  są  zalecane  do  implementacji  w  organizacjach, które  odnotowują  niski poziom zaangażowania i motywacji pracowników.

Działania  te  nie wymagają zaangażowania nadmiernych nakładów finansowych czy rzeczowych.

Opisane  podejście  stanowi  szereg  działań,  które  były  wdrażane sukcesywnie  od kilku lat.

Nie zaleca się wdrażania wszystkich działań jednocześnie.

Bardzo ważna jest faza konsultacji z pracownikami i informowanie ich na każdym etapie podejmowanych działań.

Dziękuję za uwagę

 Wanda Ostrowska – Zastępca Burmistrza,Urząd Miasta w Dzierżoniowie

 wostrowska@um.dzierzoniow.pl,

www.dzierzoniow.pl