WISSENSCHAFTLICHE ARBEITEN MIT MS WORD ERSTELLEN
EIN KURZER WORKSHOP AUF DER LANGEN NACHT DER HAUSARBEITEN
CAU 2019BRITTA PETERSEN, PERLE
Optionaler Sperrvermerk
Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Vorüberlegungen..................................................................................................................1
2 Vorgaben für die Gliederung/den Aufbau Ihrer Arbeit.........................................................2
3 Wie gehen Sie am besten vor?.............................................................................................3
3.1 Elemente der Arbeit vorab definieren..................................................................................3
3.2 Formatvorlagen....................................................................................................................4
3.2.1 Erstellen von Formatvorlagen.........................................................................................4
3.2.2 Manuelle Formatierungen in Vorlagen umwandeln.......................................................6
3.2.3 Formatvorlagen ändern..................................................................................................7
3.2.4 Formatvorlagen zuweisen...............................................................................................8
3.2.5 Formatvorlagen löschen.................................................................................................8
3.2.6 Formatvorlagen verwalten.............................................................................................8
4 Dokumentvorlagen.............................................................................................................10
5 Kopf- und Fußzeilen............................................................................................................11
6 Abschnittswechsel..............................................................................................................11
7 Quellen...............................................................................................................................11
I
Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – sonstige Verzeichnisse
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Arbeitsbereich Formatvorlagen.........................................................................................4Abbildung 2: Formatvorlagen ändern.....................................................................................................7
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Beispiele formaler Anforderungen.........................................................................................1Tabelle 2: Formatvorlagentypen............................................................................................................5
II
Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Vorüberlegungen
1 Vorüberlegungen
Suchen Sie vor dem Schreiben nach den formalen Gestaltungskriterien Ihres Fachbereiches. Die
Vorgaben ähneln einander, können sich aber durchaus von Fachbereich zu Fachbereich
unterscheiden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, dann fragen Sie unbedingt Ihren Betreuer!
Sie finden die Vorgaben in aller Regel im Internet. Beispiele:
Fachbereich CAU Link zum Leitfaden
Institut für Psychologie https://www.psychologie.uni-kiel.de/de/info-studierende/formulare-und-materialien/downloads/formalia
Institut für Sozialwissenschaften / Soziologie https://www.gendiv.uni-kiel.de/de/studium/downloads/leitfaden-erstellung-hausarbeiten-referaten.pdf
Sie dürfen diese Tabelle gerne ergänzen! Mit welchen Suchanfragen arbeiten Sie?Tabelle 1: Beispiele formaler Anforderungen
In den Gestaltungsrichtlinien / Leitfäden zur Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten Ihres
Fachbereiches finden Sie in der Regel:
Vorgaben für die Gliederung / den Aufbau / die Bestandteile Ihrer Arbeit
Vorgaben für die Formatierung Ihrer Arbeit
Vorgaben zum zu verwendenden Zitierstandard1
1 Mögliche Standards: APA, IEEE, MLA, ISO, Harvard
1
Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Form
2 Vorgaben für die Gliederung/den Aufbau Ihrer Arbeit
Bestimmte Bestandteile gehören rein formal in eine wissenschaftliche Arbeit. Dabei sind einige
Elemente nur optional erforderlich. Machen Sie sich selbst darüber schlau, welche Teile von Seiten
Ihres Fachbereiches bzw. Ihres Betreuers gefordert sind. Notieren Sie sich die nötigen Bestandteile
und überlegen Sie dabei, welche Bestandteile eigene Abschnitte darstellen (und somit z. B. eigene
Kopfzeichen oder Seitennummerierungen benötigen).
Titelblatt
Sperrvermerk
Vorwort
Abstract/Zusammenfassung
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
Index / Stichwortverzeichnis
Einleitung
Hauptteil
Schluss
Anlagen
Literaturverzeichnis
Eidesstattliche Erklärung
2
Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Vorgehen
3 Wie gehen Sie am besten vor?
Nehmen Sie sich die Zeit, sich selbst eine Dokumentvorlage zu erstellen, in welcher die von Ihnen
recherchieren formalen Vorgaben an die Formatierung bereits voreingestellt sind. Hierfür definieren
Sie vor dem Schreiben in Ihrem Schreibprogramm alle nötigen Elemente und speichern diese dann
als Formatvorlagen innerhalb einer Dokumentvorlage ab.
3.1 Elemente der Arbeit vorab definieren
Gehen Sie vor Beginn des Schreibprozesses alle Elemente durch, die festen Vorgaben entsprechen
müssen bzw. aus gestalterischen Gesichtspunkten einheitlich gehalten werden sollten. Nehmen Sie
sich dann Schritt für Schritt alle Elemente vor und speichern Sie entsprechende Vorlagen ab.
Elemente, für die die Erstellung von Vorlagen sinnvoll ist:
Überschriften (verschiedener Ebenen)
Standardtext
Aufzählungen / Listen mit und ohne Nummerierung
Tabellen
Tabellenbeschriftungen
Tabellenüberschriften & Tabelleninhalte
Abbildungsbeschriftungen
Fußnoten/Endnoten
Verzeichnisse
Quellenbelege & Literaturverzeichnis
Seitenformatierung
Seitenränder/ -ausrichtung
Seitenzahlen
Kopf- und Fußzeilen
3
Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen
3.2 Formatvorlagen
Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die Sie Textabschnitten
(Absätzen), Zeichen (einzelne Zeichen oder Wörter), Tabellen oder Listen in Ihrem Dokument
zuweisen können. Sie können dann auf einfache und bequeme Weise die Darstellung ganzer Absätze
oder auch zur einzelner Textstellen ändern. Das heißt also, wenn Sie einem Textabschnitt eine
Formatvorlage zuweisen, übernimmt dieser Textabschnitt mit einem Klick eine ganze Reihe von
Formatvorgaben, die Sie zuvor bereits definiert haben (z. B. Schriftart, -größe, Ausrichtung,
Zeilenabstand usw.). Das ist ungemein praktisch. Es hilft nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch dabei,
den vorgegebenen Standard einzuhalten. Die Gefahr, sich an irgendeiner Stelle zu „verklicken“
(falsche Schriftgröße, falsche Schriftart usw.) verringert sich deutlich.
3.2.1 Erstellen von Formatvorlagen
1. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf das kleine Symbol rechts unten
(oder alternativ die Tastenkombination: Strg Alt Shift S). Es erscheint der Aufgabenbereich Formatvorlagen auf rechten Seite. Die von Word mitgebrachten Formatvorlagen sind bereits
gelistet (allerdings nicht alle, siehe Formatvorlagen verwalten).
2. Klicken Sie am unteren Ende des Aufgabenbereichs auf das Symbol Neue Formatvorlage. Es
erscheint das Dialogfeld Neue Formatvorlage erstellen.
4
Abbildung 1: Arbeitsbereich Formatvorlagen
Neue
Aufgabenbereich
Formatvorlagen
Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen
3. Bestimmen Sie hier die Eigenschaften Ihrer Formatvorlage. Im Textfeld Name geben Sie einen
Namen für Ihre Formatvorlage ein. Dabei sollte der Name so gewählt werden, dass auch zu einem späteren Zeitpunkt leicht erkennbar ist, für welche Textteile eines Dokuments die
Formatvorlage gedacht ist (z.B. Thesis_Übeschrift 1, Thesis Überschrift 2, Thesis_Textkörper etc.)
4. Wählen Sie im Feld Formatvorlagentyp den Typ der Formatvorlage aus, für den die
Formatierungen später bestimmt sind. Der Formatvorlagentyp kann bei einer späteren Bearbeitung der Formatvorlage nicht mehr geändert werden. Folgende Formatvorlagentypen
stehen Ihnen zur Verfügung: Absatz, Zeichen, Verknüpft, Tabelle, Liste
Formatvorlagentyp Bedeutung
Absatz Mit diesem Formatvorlagentyp können Absatz - und Zeichenformatierungen in einer Formatvorlage gespeichert werden. Die Formatvorlage darf auch nur Absatzformatierungen aufweisen.
Zeichen Mit diesem Formatvorlagentyp können Sie nur Zeichenformatierungen abspeichern.
Verküpft Dieser Formatvorlagentyp erlaubt das Abspeichern von Zeichen- und Absatzformatierungen. Wird in einem Dokument nur ein Teil eines Absatzes markiert, übernimmt Word die Zeichenformatierung, andernfalls Absatz- und Zeichenformatierungen.
Tabelle Hier können Sie Formatierungen für einzelne Tabellenteile (z.B. Zeilen, Spalten, erste Zeile) oder für die gesamte Tabelle in einer Formatvorlage gespeichert werden. Die entstehende Formatvorlage wird allerdings nicht in der Liste der Formatvorlagen angezeigt, sondern in der Registergruppe Tabellentools. (Alternativ können Sie sich eine benutzerdefinierte Tabelle erstellen und Formatvorlagen Tabelleninhalte/-Überschriften erstellen, die dann auch in der Liste der Formatvorlagen erscheinen)
Liste Hier können Sie Formatierungen für Listen festlegen (Aufzählungszeichen, Nummerierungen) und abspeichern.Auch diese Formatvorlage erscheint nicht in der Liste der Formatvorlagen.
Tabelle 2: Formatvorlagentypen
5. Optional: Wählen Sie in der Liste Formatvorlage basiert auf eine Formatvorlage aus, deren
Formatierungseigenschaften als Grundlage für die neue Formatvorlage dienen soll. Diese Liste ist nur für die Formatvorlagentypen Absatz, Zeichen und Verknüpft aktiv.
6. Optional: Wählen Sie aus der Liste Formatvorlage für folgenden Absatz eine Formatvorlage aus, die automatisch dem Folgeabsatz im Dokument zugewiesen wird. Die Liste ist nur bei den beiden
Formatvorlagentypen Absatz und Verknüpft aktiv. Wenn Sie hier etwa für Ihre Formatvorlage Überschrift Ihren Standardtext einstellen, dann arbeitet Word nachdem Sie hinter einer
Überschrift Enter gedrückt haben direkt mit der Formatvorlage für Standardtext weiter.
7. Optional: Wenn Sie eine Tabelle formatieren, wählen Sie in der Liste Formatierung übernehmen für den Teil der Tabelle, dem Sie die Formatierungseigenschaften zuweisen möchten (Zellen,
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Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen
Spalten, erste Zeile etc.). Definieren Sie alles nacheinander innerhalb einer Vorlage. Aber
Achtung: Diese Vorlage erscheint beim Formatvorlagentyp Tabelle als Benutzerdefinierte Tabelle, nicht aber in der Liste der Formatvorlagen.
8. Optional: Geben Sie im Zahlenfeld Beginnen mit die Startnummer für eine nummerierte Liste ein. Wählen Sie zudem in der Liste Formatierung übernehmen für die Ebene der Nummerierung
aus, für die die Formatierungseigenschaften zugewiesen werden sollen. Beide Listen gibt es nur beim Formatvorlagentyp Liste.
9. Sie legen jetzt die Formatierungseigenschaften für Ihre Formatvorlage fest. Sie finden alle Formatierungsmöglichkeiten hinter der Schaltfläche Format in unteren linken Eckes des
Dialogfeldes Formatvorlage erstellen. Alternativ können auch einige Formatierungen direkt über Symbole, die sich im Dialogfeld befinden, ausgewählt werden. Je nach Formatvorlagentyp stehen
dort unterschiedliche Symbole zur Verfügung.
10. Optional: Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen,
wenn die Formatvorlage nicht in die Liste der Schnellformatvorlagen hinzugefügt werden soll. Dieses Kontrollkästchen ist nur bei den Formatvorlagentypen Absatz, Zeichen und Verknüpft
verfügbar.
11. Optional: Sie können das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren aktivieren, wenn Sie
möchten, dass manuelle Änderungen an den Formatierungen, die Sie direkt im Text vornehmen, in die zugrundeliegende Formatvorlage übernommen werden sollen. Doch Vorsicht! Wenn Sie
die Formatvorlage automatisch aktualisieren, wird jede Änderung der Formatierung gespeichert und sämtlicher Text, der mit der Vorlage verknüpft ist, ändert sich automatisch ebenso! Dieses
Kontrollkästchen ist nur bei den Formatvorlagentypen Absatz und Verknüpft verfügbar.
12. Optional: Wählen Sie die Option Nur in diesem Dokument (Standardvorgabe), wenn die
Formatvorlage nur für das aktuelle Dokument zur Verfügung stehen soll. Soll die Formatvorlage auch für andere, neue Dokumente verfügbar sein, die auf derselben Dokumentvorlage basieren
wie das aktuelle Dokument, wählen Sie die Option Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente.
13. Haben Sie alle Einstellungen nach Ihren Wünschen vorgenommen bestätigen Sie die Erstellung der Formatvorlage über die Schaltfläche OK. Wiederholen Sie die genannten Schritte für alle
weitere Formatvorlagen.
3.2.2 Manuelle Formatierungen in Vorlagen umwandeln
Für manch einen mag das manuelle Formatieren erstmal angenehmer erscheinen. Das nacheinander
zusammenklicken der einzelnen Formatierungsattribute mag helfen, das Schriftbild zu erreichen, dass
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Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen
man sich wünscht. Ich muss außerdem nicht zwingend wissen, was z. B. ein hängender Einzug ist –
ich kann es eben einfach ausprobieren. Es ist auch möglich, dass Sie bereits Dokumente haben, die
komplett mit einheitlichen Formatvorgaben manuell durchformatiert sind. Da sie noch weitere
Dokumente in genau dem Stil werden schereiben müssen, lohnt sich auch dann die Erstellung von
Formatvorlagen.
Ihre bestehenden manuellen Formatierungen können Sie einfach in Formatvorlagen verwandeln:
1. Markieren Sie den Abschnitt, dessen Formatierung Sie übernehmen möchten.
2. Öffnen Sie den Aufgabenbereich Formatvorlagen (siehe Abbildung 1: ArbeitsbereichFormatvorlagen), sofern noch nicht sichtbar.
3. Klicken Sie auf das Symbol für neue Formatvorlagen
4. Geben Sie einen passenden Namen für Ihre Formatvorlage an.
5. Lassen Sie alle anderen Einstellungen so, wie sie sind!
6. Optional: Wählen Sie Neu auf dieser Vorlage basierende Dokumente, wenn Sie die
Formatvorlage global, also für viele verschiedene Dokumente einsetzen wollen. Ansonsten gilt die Formatvorlage nur für das aktuelle Dokument (siehe oben).
7. Bestätigen Sie mit OK
8. Wiederholen Sie diese Schritte für alle andere weiteren Formatierungen, die Sie als
Formatvorlage speichern möchten.
3.2.3 Formatvorlagen ändern
Sie haben eine Formatvorlage für eines Ihrer Textelemente erstellt, aber ein bestimmtes
Formatierungsattribut vergessen oder mit den falschen Werten belegt? Das macht nichts – Sie
können Ihre Formatvorlagen jederzeit ändern:
1. Fahren Sie mit der Maus im Arbeitsbereich Formatvorlagen über die zu ändernde Formatvorlage
2. Es erschein ein Dropdownmenü auf der rechten Seite. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil
3. Klicken Sie auf den Befehl Ändern…
4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
5. Bestätigen Sie mit OK
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Abbildung 2: Formatvorlagen ändern
Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen
Alle Elemente Ihrer Arbeit, die bereits mit dieser Formatvorlage verknüpft waren ändern sich
automatisch gemäß den von Ihnen vorgenommenen Änderungen.
3.2.4 Formatvorlagen zuweisen
Sie haben Ihre Formatvorlagen erstellt und möchten diese jetzt bestimmten Textteil zuordnen.
Markieren Sie dafür entsprechenden Textteil (es sei denn die Formatvorlage ist für einen Absatz bzw.
Tabelle bestimmt und es soll auch nur ein Absatz bzw. Tabelle formatiert werden; in dem Fall reicht
es, die Schreibmarke in den zu formatierenden Absatz bzw. die zu formatierende Tabelle zu setzen)
und klicken einfach im Arbeitsbereich Formatvorlagen einmal auf den Namen der Formatvorlage, die
Sie zuweisen möchten. Alternativ können Sie die Formatvorlage auch mittels einer
Tastenkombination dem entsprechenden Textteil zuweisen. Tastenkombinationen können Sie Ihren
Formatvorlagen zuweisen, Sie finden die Möglichkeit dazu auch hinter dem Formatbutton
(Formatvorlagen erstellen, unten links)
Sie können auch mehrere nicht benachbarte Textteile markieren und diesen dann eine
Formatvorlage zuweisen.
3.2.5 Formatvorlagen löschen
Formatvorlagen können auch einfach wieder gelöscht werden. Sie erreichen den entsprechenden
Befehl ebenso wie den Befehl Ändern… in dem kleinen Dropdown an der Formatvorlage.
3.2.6 Formatvorlagen verwalten
Sie können im Arbeitsbereich für Formatvorlagen unter Optionen… (unten rechts) auswählen,
welche Formatvorlagen Ihnen im Arbeitsbereich angezeigt werden sollen. Ihre Auswahlmöglichkeiten
dort: Alle Formatvorlagen, Empfohlen, Verwendet, Im aktuellen Dokument. Außerdem können sie
hier die Sortierung der Formatvorlagenliste einstellen (z. B. alphabetisch).
Allerdings werden auch wenn Sie sich über das Dialogfeld Optionen für Formatvorlagenbereich alle
Formatvorlagen anzeigen lassen, doch nicht zwangsläufig wirklich alle Formatvorlagen aufgelistet.
Welche Formatvorlagen tatsächlich angezeigt werden und welche nicht, wird im Dialogfeld
Formatvorlagen verwalten festgelegt. Um dort hinzugelangen klicken Sie im Aufgabenbereich
Formatvorlagen unten auf das Symbol Formatvorlagen verwalten (unten, drittes Symbol von links). Es
erscheint das Dialogfeld Formatvorlagen verwalten. Im Register Empfehlen können die
Formatvorlagen ausgewählt und sichtbar gemacht werden, die normalerweise nur dann angezeigt
werden, wenn sie verwendet werden. Wählen Sie aus der Liste die Formatvorlage(n) jene aus, die Sie
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Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen
im Aufgabenbereich Formatvorlagen angezeigt bekommen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Anzeigen und bestätigen mit OK. Die ausgewählten Formatvorlagen werden jetzt angezeigt (völlig
unabhängig davon, ob sie überhaupt im Dokument Verwendung finden oder nicht). Natürlich können
Sie auch Formatvorlagen ausblenden (Schaltfläche Ausblenden) oder nur Ausblenden, bis sie
verwendet werden (Schaltfläche Ausblenden bis zur Verwendung).
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Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Dokumentvorlagen
4 Dokumentvorlagen
Formatvorlagen speichert Word zunächst in genau dem Dokument, in welchem sie auch erstellt
worden sind. Wenn Sie dann Ihre nächste Arbeit beginnen und ein normales leeres Dokument
öffnen, müssen Sie die Formatvorlagen erneut erstellen oder die bereits existierenden
Formatvorlagen in andere Dateien exportieren (finden Sie unter Formatvorlagen verwalten). Das ist
möglich, aber aufwendig.
Sie können die von Ihnen erstellte Formatvorlagensammlung viel bequemer als eine
Dokumentvorlage abspeichern. Dokumentvorlagen sind vordefinierte Grundgerüste für bestimmte
Arten von Dokumenten (z. B. Geschäftsbriefe, Berichte, Hausarbeiten). Eine Dokumentvorlage kann
dabei neben den Formatvorlagen sogar bereits fertige Textbausteine, Kopf- und Fußzeilen,
Verzeichnisse usw. enthalten. Das ist wiederum ungemein praktisch, denn ein neues Dokument
basierend auf einer solchen Dokumentvorlage kann bereits alle wichtigen Elemente in Grundstruktur
enthalten, so dass man dann wirklich ganz entspannt einfach drauf los schreiben kann.
Wenn Sie eine eigene Dokumentvorlage erstellen wollen, auf der später mehrere Dokumente
basieren sollen, erstellen Sie zunächst ein leeres Dokument. Hier können Sie jetzt alle
Formatvorlagen, die in den späteren Dokumenten verwendet werden sollen erstellen. Darüber
hinaus können Sie weitere Grundeinstellungen vornehmen, die für alle neuen Dokumente gelten
sollen (z.B. die Druckränder, Abschnitte, Kopf - und Fußzeilen, usw.). Schließlich speichern Sie das
Dokument als Dokumentvorlage ab (Register Datei, Befehl Speichern unter). Im Dialogfeld Speichern
unter geben Sie zunächst den Dateinamen ein und wählen den Dateityp Word -Vorlage (*.dotx).
Bitte nicht den vorgegebenen Speicherort ändern.
Wenn Sie ein neues Dokument basierend auf Ihrer persönlichen Dokumentvorlage erstellen wollen,
wählen Sie das Register Datei und den Befehl Neu. Dann wählen Sie den Link PERSÖNLICH. Dort
finden Sie Ihre Dokumentenvorlage. Probieren Sie es mal aus
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Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Kopf- und Fußzeilen, Abschnitte, Quellen
5 Kopf- und Fußzeilen
Kopf- und Fußzeilen können Sie nicht als Formatvorlagen abspeichern. Sie können aber einen
bestimmten Textstil als Formatvorlage abspeichern, den Sie dann immer für z. B. Ihre Kopfzeilen
verwenden.
Kopfzeilen gelten zunächst immer für das gesamte Dokument. Wenn Sie voneinander abweichende
Kopfzeilen erstellen möchten, dann geht dies nur, wenn Sie zuvor einen Abschnittswechsel (siehe
Kapitel Abschnittswechsel) definiert haben.
Gehen wir jetzt davon aus, dass die Abschnitte bereits definiert sind. Dann klicken Sie in die zu
bearbeitende Kopfzeile hinein. Die Bearbeitungsleiste für Kopf- und Fußzeilen öffnet sich
automatisch. Deaktivieren Sie als erstes die Verknüpfung zur vorherigen Kopf- / Fußzeile
(standardmäßig aktiviert). Jetzt können Sie den Text der Kopfzeile anpassen.
6 Abschnittswechsel
Einen Abschnittswechsel einfügen ist ganz einfach. Sie klicken auf den Reiter Layout und wählen im
Dropdownmenü unter Umbrüche Abschnittswechsel nächste Seite. Fertig
7 Quellen
Word bietet Ihnen ein Literaturverwaltungsprogramm, aus welchem Sie sowohl automatisch Ihre
Zitate belegen als auch ein Literaturverzeichnis erstellen können. Sie finden diesen Arbeitsbereich im
Register Verweise. Hier können Sie auch aus einer Liste den zu nutzenden Zitierstandard auswählen.
VIEL ERFOLG UND SPAẞ BEIM FORMATIEREN IHRER ARBEIT(EN)!
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