1
Bom-Project
Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning
Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling
16-09-2013
3
BOM project
• BOuwen
• Milieuproject
4
Inhoud
• Kader project• Doel bom-project• Projectinhoud• Implementatie
– Technische implementatie en Conversies– Opmaak nieuwe documenten – Vereenvoudiging processen– Documentbeheerssyteem– Projectstructuur en overleg– Opleiding– Communicatie
Film: aandacht veranderingsmanagement bij digitalisering
5
Kader: Goedkeuring EFRO 2007 E-link
Doel:Hedendaagse, kwalitatieve, hoogstaande en
toegankelijke dienstverlening dmv een klantgerichte benadering en administratieve vereenvoudiging.
Hoe:
•Back-officeVerbeteren van de basisinfrastructuur, integratie
tussen applicaties en het beheer unieke data• Koppeling van centrale databanken met andere applicaties
(contactendatabank, beeldbank)• Digitaal archief en documentbeheersysteem • Digitale workflows voor opvolging van processen en documenten
(post in, notulen, klachtenbeheer)
6
Kader: Goedkeuring E-link project 2007
Hoe:
•Front office• Uitbreiding van het e-loket• Eenmalig aanmelden van bedrijven en burgers• Informatie die gekend is in de centrale gegevensdatabank
is vooraf ingevuld• De aanvrager kan de status van de aanvraag opvolgen• Bij afhandeling wordt een e-mail verstuurd
7
Kader: Overzicht projecten
afgewerktlooptin latere faseniet op korte termijn
E-LINK
visie koppelingen toepassingen
upgrade docroom 6
conversie oude data naar docroom 6
installatie Themis
sanering en uit-zuivering databankenuitbouw contactendatabank
koppeling VKBO, bevolking, personeel
II. Electronisch platformI. Aankoop en Implementatie
routingsysteem
koppeling databanken en adressenbehee
rsysteem
koppeling databanken en toegangkelijkheid via GIS
Bedrijvendatabank (IRIS)
beeldbank
Electronisch loket
visie en uitbouw electronisch loket
omzetten pap form naar e-formulieren
belastingsaangifte bedrijven
premiedatabank en procesanalyses
digitale bouwaanvraag
digitale milieuvergunning
notarisbrieven
III. Ontwikkeling van een wetenschappelijke archiefstructuur
uitbouw van digitaal wetenschappelijk onderbouwd archief
definiëren en invoeren van
processtromen
archiefstructuur
post in
post uit
notulen
klachtenbeheer
facturatie
IV. Prodcuten-catalogus en informatie-
beheersysteem
productencatalogus
regels electronische documenten
unieke opslag dossiers en ontsluiting
ordenings en zoekmethodiek
coördinatie
stuurgroep (maandelijks)wekelijks overleg (MP, KV)opvolging projectteams waar nodigoverleg arco (2 wekelijks)communicatieplancongres
V. e-link voor KMO's
web-audit
integratie dienstverlening hogere overheden
opvolgen doelstellingen ondersteuning KMO's
verankeren en delen van kennis
rollen en security
intallistamp
e-procurement
aankoop Broker (Midoffice)
8
Doel BOM-Project
• Digitaliseren dossiers en flows van bouw en milieudienst
• Koppeling informatie applicaties aan Geoweb
• Administratieve vereenvoudiging burger• Procesvereenvoudiging en
efficiëntieverhoging• E-loket: Digitale bouw- en milieuaanvraag
en ander producten (inname openbaar domein, vastgoedinformatie)
9
Projectinhoud
• Ruimtelijke ordening stedenbouwkundige vergunning en attesten, verkavelingsvergunning, meldingen, vastgoedinformatie, uittrekstel vergunningenregister, plannenregister, inname openbaar domein, bouwmisdrijven, statistieken en rapportage op dossierniveau
• Milieumilieuvergunning, bodemattesten, milieuovertredingen, informatievragen, statistieken en rapportage op dossierniveau
• Geoweb Upgrade en koppeling
• GRABbeheer straatnamen, huisnummers en subadressen, koppeling percelen, adressen en positie, historiek adressen
10
Projectinhoud
• Integraties– Centraal adressenbestand (Themis)– Boekhouding (Mercurius,)– Internet (CMS)– Notulenbeheer (Cobra)– Postregistratie (Docroom)
• Digitale bouw en milieuvergunning (DBA)
• Communicatie website en e-loket verbeteren
Projectinhoud Voorstelling integraties
ad 12P1573/11043/D01
ESB Mule
Nestor (Charta)
Docroom - dossier- en workflow /
postregistratie
Cobra - Notulenbeheer
CMS / e-loket
Themis
Daphne/Mercurius
12
Implementatie Nestor
• Aankoop Nestor -> Cipal
• Technische implementatie en Conversies• Opmaak nieuwe documenten • Vereenvoudiging processen• Documentbeheerssyteem• Projectstructuur en overleg• Opleiding• Communicatie
• film: rol STRO afstemming gebruiker op ICT
13
Aankoop en technische implementatie
• Opmaak bestek en aankoop• Project initiatiedocument (PID)• Analyse velden en flows• Conversies bestaande applicaties• Programmatorische aanpassingen• Testen• Bijsturing• 2de testfase=> Voornamelijk Bouw, ICT dienst en Cipal
14
Opmaak Nieuwe documenten
• Opmaak nieuwe documenten – Kwaliteitsnormen – Administratieve vereenvoudiging– Delegatiebevoegdheid
Vb Kwaliteitsnormen nieuwe documenten
Sjabloon met vast lay-outDuidelijke gegevensOpeningsurenDuidelijk onderwerpTaalgebruikGeen overbodige informatieProcesbeschrijvingDelegatie handtekeningVerwijzing wetgeving
Vb Administratieve Vereenvoudiging documenten
Minstens vanaf de dag na de ontvangst van onderhavig document tot de dag van de beslissing over de aanvraag dient de hierbij gevoegde bekendmaking op geel papier te worden aangeplakt.
wordt
Hang de bijgevoegde bekendmaking (gele affiche) op, vanaf de dag na de ontvangst tot de dag van de beslissing over de aanvraag.
17
Vereenvoudiging van processen
Film: waarom administratie digitaliseren
Volgens de KAVKA- methode:•Kwalitatieve•Administratieve•Vereenvoudiging
door
•Klantgerichte •AnalyseLean management (handboek zet je leanbril op)
18
Procesvereenvoudiging: Keuze processen
• Selectie van 5 relevante processen met Excel-tool
Structurele vereenvoudiging Andere processen blijven zoals ze zijn of worden
intern door dienst zelf bijgestuurd.
Procesvereenvoudiging volgens KAVKA-Methode
20
ProcesvereenvoudigingBeschrijving As-IS
• Op de werkvloer 1ste beschrijving door proceseigenaar
• Uitteken flow (Visio)
21
Vb sjabloon procesbeschrijving As-IS
22
ProcesvereenvoudigingWorkshop betrokken diensten
• Uitteken flow• Toelichting met eigen stukje proces• Problemen• Verbetervoorstellen• Prioriteiten
procesvereenvoudiging vastgoedinformatie voor notarissen met begeleiding Cipal
23
Procesvereenvoudiging To Be proces
• Visueel uittekenen TO BE-proces• Bespreking met schepen en secretaris• Budgetraming• Opmaken implementatieplan fase 1/ fase 2• Terugkoppeling met werkgroep• Beslissing door CBS• Implementatie• Communicatie intern/extern
24
Procesvereenvoudiging Implementatie To Be proces
• Opmaak van een projectfiche en plan van aanpak– doelstelling– in scope – out scope– budget– randvoorwaarden– mijlpalen en timing– bepaling taken en rollen– communicatie– overlegstructuur– overdracht
Goedkeuring projectfiche in stuurgroep Plan van aanpak basis voor teamoverleg
25
Projectstructuur en overleg
2 maandelijks stuurgroep:schepen – secretaris – Cipal – betrokken diensten
Wekelijks teamoverleg•Inhoudelijk: Betrokken dienst
•Organisatie: strategie en ontwikkeling
•ICT•Software leverancierDynamisch plan van aanpak en regelmatige bijsturing Afstemmen ICT toepassing op gebruiker en omgekeerd
26
Vb plan van aanpak
27
Documentbeheersysteem
Film: waarom documenten beherenDoel:• Zoek minimaliseren• Maximale kennisdelingHoe:• Uniforme basismappenstructuur
– Richtlijnen uitbouwen van structuur– Uitgangspunt volledige dossiers
• Uniform naamgeving mappen en documenten– Iso-normen– Type document– Vaste structuur en richtlijnen
28
Opleiding per rol
• Verschillende opleidingen per rolGebruiker, Adviesverlener, Gast
• Verschillende opleidingen per applicatieNestor, Geoweb, Grab, Ego, Documentbeheer
Steeds: technische opleiding + inhoudelijk proces
Film: Iedereen voldoende opgeleid om te werken met de nieuwe applicaties en werkwijze
29
Interne communicatie
Regelmatig informeren + aftoetsing van deelprojecten op verschillende niveaus (feed back = welslagen van het project)
•Dienstenoverleg•Rechtstreeks betrokken diensten en medewerkers•Toeristen van het systeem•Personeelsblad•Intranet/intranetflits
30
Vragen
• Ranja Van AsbroeckStrategie en ontwikkeling - Stad [email protected]
• Projectcoördinator Nestor:Cipal – Koen [email protected]