PERUTUSAN KETUA PENGARAH PERTANIAN
Sekian, terima kasih.
Dato Ahmad Zakaria bin Mohamad Sidek
Ketua Pengarah Pertanian
Jabatan Pertanian Malaysia
Saya berharap dengan terbitnya Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian, kita tidak lagi mengalami masalah dalam pengurusan
stor kerana panduan ini akan menjadi rujukan kepada pegawai / kakitangan yang bertanggungjawab menguruskan stor. Justeru itu, saya
berharap tidak akan timbul lagi percanggahan maklumat atau ketidakpatuhan di dalam pengurusan stor Jabatan mengikut pekeliling dan
peraturan yang berkuatkuasa sekarang ini.
Tidak lupa juga, tahniah dan terima kasih saya ucapkan kepada Jawatankuasa Kerja di atas daya usaha dan kesungguhan yang diberikan
dalam memastikan panduan ini terlaksana. Sumbangan tuan-tuan dan puan-puan akan terus dikenang. Akhir kata, semoga usaha murni ini
akan mendapat keberkatan Allah SWT untuk dimanfaatkan oleh seluruh warga Jabatan Pertanian.
1 PEKELILING PERBENDAHARAN (1PP) TAHUN 2014
PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR
JABATAN PERTANIAN
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, salam sejahtera dan Salam 1 Malaysia,
Syukur Alhamdulillah, segala puji ke hadrat Ilahi kerana dengan izin-Nya, hasrat bagi menerbitkan Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan
Pertanian telah berjaya dicapai. Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian ini mempunyai penerangan yang terperinci serta
lengkap bagi memudahkan pengisian maklumat di dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang digunakan selaras dengan keperluan
stor Jabatan Pertanian.
Penyediaan panduan ini merupakan hasil cetusan idea semasa Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan Bilangan 1 Tahun 2013
berikutan isu kadar pusingan stok Jabatan Pertanian yang tidak mencapai standard yang ditetapkan seperti di dalam 1 Pekeliling
Perbendaharaan Tahun 2013. Justeru, panduan ini telah direaliasasikan melalui beberapa siri perbincangan dan sesi percambahan minda
semasa Bengkel Penyediaan Garis Panduan Tatacara Pengurusan Stor yang melibatkan Pegawai-Pegawai Stor Jabatan Pertanian.
1
OBJEKTIF PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR
JABATAN PERTANIAN
1.
2.
3.
4.
5. Memudahkan penyediaan Laporan Pengurusan Stor Jabatan Pertanian supaya lebih teratur dan sentiasa dikemaskini.
Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian ini bertujuan bagi memberi penerangan yang terperinci serta lengkap bagi
memudahkan pengisian maklumat di dalam borang-borang dan dokumen-dokumen yang digunakan selaras dengan keperluan stor
Jabatan Pertanian
Menyediakan satu prosedur dan tatacara standard yang boleh diterima pakai oleh semua Pegawai dan Kakitangan Jabatan Pertanian
semasa melaksanakan tugas pengurusan stor.
Memudahkan serta memberi lebih pemahaman mengenai Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan.
Memberi kefahaman mengenai kaedah meminimumkan simpanan stok dan peningkatan kadar pusingan stok Jabatan Pertanian.
2
Bil. Muka Surat
A 4 - 10
B 11 - 28
C 29 -32
D 33 - 40
E 41 - 64
F 65G 66 -69
H 70 - 73
I Kaedah Peningkatan Kadar Pusingan Stok 74 - 76Penghargaan
KEW.PS-19 - Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah
KEW.PS-20 - Laporan Tahunan Pelupusan Stok
Kehilangan Dan Hapuskira
KEW.PS-21 - Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah
KEW.PS-22 - Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok
KEW.PS-15 - Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
KEW.PS-16 - Laporan Tahunan Verifikasi Stor
KEW.PS-17 - Penyata Pelarasan Stok
KEW.PS-18 - Perakuan Ambil Alih
Keselamatan Dan Kebersihan
Pelupusan
KEW.PS-10 - Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
KEW.PS-11 - Borang Permohonan Stok
KEW.PS-12 - Senarai Pembungkusan
Pemeriksaan
KEW.PS-13 - Laporan Kedudukan Stok
KEW.PS-14 - Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor
Penyimpanan
KEW.PS-6 - Tambahan Barang-Barang Standard
KEW.PS-7 - Penentuan Kumpulan Stok
KEW.PS-8 - Label Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
KEW.PS-9 - Senarai Stok Bertarikh Luput
Pengeluaran
Penerimaan
KEW.PS-1 - Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)
KEW.PS-2 - Borang Laporan Terimaan Barang-Barang
Merekod Stok
KEW.PS-3 - Kad Kawalan Stok
KEW.PS-4 - Kad Petak
KEW.PS-5 - Senarai Daftar Kad Kawalan Stok
Tajuk
Perutusan Ketua Pengarah
Objektif Panduan Tatacara Pengurusan Stor Jabatan Pertanian
ISI KANDUNGAN
3
A. PENERIMAAN
1. Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan penerimaan dengan memastikan peraturan dan proses berikut :
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) perlu disediakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang/ lebih atau
tidak mematuhi spesifikasi.
Pengujian kualiti ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan bagi memastikan ia menepati spesifikasi dalam
perjanjian.
Penerimaan hanya dilakukan di luar kawasan stor apabila ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di stor.
Pelabelan barang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu (KEW.PS-8) hendaklah dilakukan sebelum barang-barang disimpan.
Penerimaan barang-barang import boleh dilakukan ditempat pendaratan melalui prosedur berikut:
- Memastikan bungkusan barang-barang tidak mempunyai sebarang tanda kerosakan atau terusik. Sekiranya ada,
bungkusan perlu dibuka dan diperiksa dengan serta merta dihadapan agen penghantaran.
- Mendapatkan sijil kerosakan daripada pembekal sekiranya berlaku kerosakan, kehilangan atau tidak mematuhi spesifikasi.Barang-barang mudah terbakar atau bahan kimia hendaklah diterima terus di stor barang-barang mudah terbakar atau
bahan kimia untuk disimpan.
Pegawai Penerima hendaklah memastikan barang-barang yang diterima secara fizikal disertakan dengan dokumen yang
diperlukan seperti Pesanan Kerajaan (L/O), Nota Hantaran (D/O), Inbois, Dokumen Kontrak, Kad Jaminan dan lain-lain
dokumen yang berkaitan.
Barang-barang yang diterima diperiksa secara dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima
dengan disaksikan oleh seorang pegawai lain sebelum disahkan penerimaannya. Pegawai yang menyaksikan perlu
menurunkan tandatangan di mana-mana ruang kosong di Borang Terimaan Barang-barang (BTB) (KEW.PS-1).
Mengesah kuantiti sebenar yang diterima dengan segera berpandukan Pesanan Kerajaan atau sistem elektronik atau apa-
apa dokumen lain yang berkenaan.
Pengesahan penerimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta merta hendaklah dicap "Diterima dengan syarat ianya
disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji" pada Nota Hantaran/ Inbois.
Borang Terimaan Barang- barang (BTB) (KEW.PS-1) mestilah disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh
Pegawai Teknikal (jika perlu) bagi setiap penerimaan barang-barang.
Borang ini hendaklah disediakan dalam 3 salinan :Semua Stor Utama mesti menyediakan Borang Terimaan Barang- barang (BTB) (KEW.PS-1) manakala Stor Unit hanya
perlu merekod terus kepada Kad Petak (KEW.PS-4).
PANDUAN TATACARA PENGURUSAN STOR JABATAN PERTANIAN
Pegawai Penerima mesti dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan (boleh dilantik lebih daripada seorang ).
Penerimaan mesti diterima oleh Pegawai Penerima dan diperiksa bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.
Pemeriksaan dan pengesahan barang-barang teknikal perlu dilakukan oleh Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam
bidang berkaitan bersama Pegawai Penerima.
4
BIL SENARAI SEMAK
1 i.
ii. Pegawai Penerima mestilah dilantik secara
bertulis oleh Ketua Jabatan.
iii.
PS-1.1 No.Rujukan BTB i. No. Rujukan BTB mesti diwujudkan mengikut
tahun semasa diikuti No. Siri
contoh :T 2015/001
T - Terimaan
2015 - tahun pembelian
001 - bermaksud perolehan pertama dan
seterusnya (tahun semasa).
- Wujudkan fail rasmi jabatan
atau
- Wujudkan satu buku pendaftaran.
ii. Proses merekod nombor rujukan BTB bagi
penerimaan barang melalui Borang Pesanan
dan Pengeluaran Stok (KEW.PS -10) adalah
sama seperti penerimaan barang secara
Pesanan Kerajaan.
PERKARA PROSES KERJA
KEW.PS-1 Sebagai pengesahan penerimaan barang-
barang daripada pembekal yang dilengkapkan
oleh Pegawai Penerima disaksikan oleh
seorang pegawai lain dan disahkan oleh
Pegawai Teknikal (jika perlu).
- Surat pelantikan sebagai Pegawai
Penerima oleh Ketua Jabatan.BORANG TERIMAAN BARANG-BARANG
(BTB)
- Pesanan Kerajaan (L/O)
- Nota Hantaran (D/O)
- Inbois
- Dokumen Kontrak - surat perjanjian
- Kad Jaminan/ Warranty Card (contoh :
bateri kenderaan)
- Perakuan kualiti daripada pembekal'-
Certificate Of Origin bagi barang import
- Surat Jaminan pengambilan balik bagi
barang terhad tempoh
- Dokumen-dokumen lain yang
berkaitan
- Rujuk: 1 Pekeliling Perbendaharaan
KP 6.2/2013.
Borang Te