Download ppt - 1 Representação em Portugal da Comissão Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 REUNIÃO ANUAL DOS CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO EUROPEIA

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Representação em Portugal da Comissão EuropeiaLisboa, 13 de Novembro de 2003

REUNIÃO ANUALREUNIÃO ANUAL

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CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO EUROPEIACENTROS DE DOCUMENTAÇÃO EUROPEIA

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1. Avaliação do desenvolvimento dos objectivos presentes na Acta da reunião Anual dos CDE, realizada em 15-16 de Outubro de 2002:

1.1. O sítio web da RPCDE;

1.2. Base Nacional de Informação Europeia: desenvolvimento do projecto;

2. Apreciação dos resultados da recente avaliação feita aos CDE;

3. Análise e discussão dos seguintes aspectos:

3.1. Definição dos objectivos dos CDE portugueses no panorama nacional;

3.2. Definição do papel e das competências dos Coordenadores Nacionais;

3.3. Elaboração de um guia de boas práticas para a cooperação entre os CDE e outros OIE;

3.4. Perspectivas de formação para o ano 2004, tendo em conta:

3.4.1. Os grandes temas de debate sobre a Europa;

3.4.2. As especificidades técnicas e tecnológicas decorrentes da aplicação das tecnologias de informação e comunicação;

3.5. Analisar hipóteses de financiamento de projectos e/ou iniciativas desenvolvidas pelos CDE;

SumárioSumário

Reunião Anual dos Centros de Documentação EuropeiaLisboa, 13 de Novembro de 2003

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1 1 Avaliação do desenvolvimento dos objectivos presentes Avaliação do desenvolvimento dos objectivos presentes

na Acta da Reunião Anual dos CDE, na Acta da Reunião Anual dos CDE, realizada em 15-16 de Outubro de 2002realizada em 15-16 de Outubro de 2002

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1.1 1.1 O sítio O sítio webweb da RPCDE da RPCDE

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1.1. O sítio 1.1. O sítio webweb da RPCDE da RPCDE


http://rpcde.lis.ulusiada.pt/default.php?PHPSESSID=ae6f3723e78d952506912b3f8c8a9893

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1.21.2Base Nacional de Informação Europeia: Base Nacional de Informação Europeia:

desenvolvimento do projectodesenvolvimento do projecto

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1.2.1. Enquadramento1.2.1. Enquadramento


O objectivo da Base Nacional de Informação Europeia (BNIE) é assegurar a existência de uma rede de informação que congregue todos os Organismos de Informação Europeia (OIE) e que permita disponibilizar de uma forma simples e eficiente, o acesso a toda a informação europeia que se encontra disseminada por esses organismos.

Numa primeira fase será considerada apenas a inclusão dos Centros de Documentação Europeia (CDE), integrados nas várias Universidades e Institutos.

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Distribuição Geográfica dos CDEDistribuição Geográfica dos CDE

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Através desta rede, qualquer cidadão terá a possibilidade de aceder a um único ponto central onde efectuará as suas pesquisas e a partir de onde será dirigido, de forma automática e totalmente transparente à informação que pretende consultar. Se essa informação existir em suporte electrónico será imediatamente disponibilizada ao cidadão através da sua interface informática. Caso contrário, ser-lhe-ão dadas todas as indicações relevantes sobre a forma como lhe poderá aceder.

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1.2.1.1. Pressupostos técnicos e funcionais1.2.1.1. Pressupostos técnicos e funcionais


Pretende-se que a solução assegure as seguintes características:

- Existência de um catálogo central, resultante da união dos catálogos de cada um dos organismos associados. Neste catálogo, os registos que se repetem por dois ou mais organismos aparecem como um único registo apenas, com a indicação dos organismos onde ele existe.

- Existência de mecanismos que garantam que os registos existentes tanto centralmente, como nos diversos organismos, sejam iguais, pelo menos num subconjunto de campos do catálogo considerado como principal.

- Armazenamento dos documentos em formato digital nos organismos respectivos podendo, se desejado, serem também armazenados centralmente.

- Permitir que os organismos utilizem o sistema central como o seu próprio sistema, no caso de não pretenderem ter sistemas locais para gestão das suas bibliotecas.

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1.2.2. Descrição da solução1.2.2. Descrição da solução


A solução será basicamente constituída por um sistema central de Gestão de Bibliotecas que conterá toda a informação existente nos vários CDE. O sistema central disponibilizará assim uma base bibliográfica centralizada, com ligações às existências arquivadas nos vários CDE que as pretendam disponibilizar.

Os sistemas periféricos poderão ainda, se o desejarem, não arquivar localmente os documentos em formato electrónico, servindo-se para tal dos conteúdos (e respectivos metadados) existentes no sistema central.

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Estão previstas duas possibilidades de participação na rede:

· Utilização de sistema próprio

Todos os CDE que tenham ou pretendam adquirir um sistema próprio, terão toda a informação que lhe é relevante localizada no seu servidor e possuirão mecanismos que assegurem a integridade da informação entre o seu sistema e o sistema central. Para tal serão criadas interfaces que permitam a comunicação entre o sistema central e os sistemas periféricos instalados em cada um dos CDE.

· Utilização do Sistema Central

Os CDE que não pretendam utilizar um sistema próprio podem utilizar o sistema central como o seu sistema normal de trabalho, acedendo-lhe remotamente, tanto para consulta (OPAC) como para operação. Dependendo do grau de independência que cada um pretenda, poderá ter as suas bases bibliográfica e administrativa próprias, partilhadas com outros CDE, ou ainda utilizando simplesmente as bases centrais. Esta definição será parametrizada no sistema central para cada CDE, com base num documento de especificações.

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Pode ser ainda utilizada uma solução mista, em que cada CDE decidirá quais os tipos de documentos que pretende ter localmente e quais os que pretende aceder através do sistema central.

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Alimentação do Sistema:

O sistema central é alimentado através de um processo normal de catalogação. Esta pode ser feita por um operador deste sistema ou por operadores dos sistemas periféricos.

O sistema estará preparado para receber os dados de catalogação provenientes do primeiro CDE que efectue a catalogação de um determinado documento. Neste caso, o operador ao pretender catalogar um determinado documento, irá verificar no sistema central se esse mesmo documento já existe. Se não existir, cataloga-o centralmente e procede de modo a que esse novo registo seja replicado no seu próprio sistema.

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Localmente os registos assim recebidos do sistema central poderão ser completados com informações adicionais. Isto significa que os metadados que estão guardados no sistema central são, ou podem ser, um subconjunto dos metadados dos sistemas de cada CDE. Para os documentos em formato electrónico, os respectivos metadados e conteúdos podem existir apenas no sistema central, uma vez que se torna desnecessário que estes sejam replicados por todos os sistemas periféricos.

No caso de a catalogação ser efectuada directamente por um operador do sistema central, os sistemas periféricos limitam-se a replicá-la para o seu próprio sistema.

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1.2.2.1. Arquitectura geral da solução1.2.2.1. Arquitectura geral da solução


Cada sistema periférico, constituído como uma unidade autónoma, poderá comunicar com o sistema central através de uma interface específica. O sistema central é construído à semelhança destes sistemas e terá também a sua interface.

O repositório dos conteúdos digitais será constituído e gerido no sistema central. Cada CDE poderá ter o seu repositório particular, gerindo-o ele próprio ou alimentando-o através da replicação, total ou parcial, do sistema central.

Os sistemas periféricos são da responsabilidade de cada CDE e a sua estruturação e implementação saem fora deste projecto. Neste âmbito serão apenas definidas as características da interface a associar a cada um destes sistemas, de forma a poderem comunicar com o sistema central.

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Sistema Central

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Sistemas Periféricos

Utilização do Sistema Central

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CDE

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Repositório

Catalogação

Repositório

Catalogação

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Interface

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Conteúdos

Catálogo

1.2.2.1. Arquitectura geral da solução1.2.2.1. Arquitectura geral da solução

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1.2.2.2. Características dos produtos1.2.2.2. Características dos produtos


ALEPH500ALEPH500

O Aleph500 é um sistema amplamente flexível e aberto, que pode ser personalizado conforme as necessidades de cada cliente. O conjunto de tabelas de configuração permite à equipa do CDE controlar e modificar o ambiente a qualquer momento. A flexibilidade do sistema também é reflectida pelo número de idiomas suportados pelo sistema: o Aleph500 está disponível em 20 idiomas, na interface de utilizador.

O Aleph500 foi desenvolvido com o suporte a API’s (Application Program Interface) utilizando técnicas de programação orientadas por objectos. Além de ter sido desenvolvido de raiz com uma arquitectura cliente/servidor de múltiplas camadas. Assim as funções e serviços associados à gestão de dados, aplicações de biblioteca e apresentação do sistema estão distribuídos no nível apropriado da arquitectura. Esta estrutura permite ao cliente expandir gradualmente, o sistema Aleph500 sem custos de modificação do código fonte

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ALEPH500ALEPH500

Mantendo o sistema original, a biblioteca pode adicionar novos equipamentos, mesmo de diferentes fabricantes e diferentes sistemas operativos (Unix-like) para criar novas configurações integradas com o Aleph500 existente. As mudanças são transparentes para a equipa da instituição como para os utilizadores. Como o Aleph500 suporta numerosas plataformas de hardware, a biblioteca não necessita de efectuar alterações ao sistema em função de um crescimento inesperado.

Numa forma mais actualizada de gestão de bibliotecas, estas são integradas em consórcios locais, regionais ou nacionais, onde a partilha de recursos se torna o ponto essencial da respectiva arquitectura. Com diversos modelos de consórcio e de arquitectura de processamento distribuído, o Aleph500 pode ser configurado de acordo com as políticas bibliográficas e de partilha, típicas de um consórcio, qualquer que seja a sua complexidade.

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DIGITOOL

O DigiTool é um sistema DAMS — Digital Asset Management System, ou Sistema de Gestão de Activos Digitais. O DigiTool é uma ferramenta singular que tem uma dupla aplicabilidade, servindo quer como uma ferramenta de gestão quer como uma ferramenta de pesquisa de recursos.

O Digitool como ferramenta de gestão possibilita gerir:

· Uma grande variedade de objectos digitais, incluindo ficheiros de texto, imagens, áudio e vídeo;

· Os metadados associados a estes objectos digitais;

· O acesso e a apresentação desses objectos digitais;

· A base de dados de utilizadores – tanto utilizadores de staff como utilizadores finais.

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DIGITOOL

O DigiTool, como ferramenta de pesquisa de recursos, possibilita ao utilizador final:

· Pesquisar e navegar nos metadados numa grande variedade de índices personalizados;

· Efectuar pesquisas sofisticadas em texto livre nos documentos de texto digitalizados;

· Visualizar e/ou activar os objectos digitais de interesse;

· Guardar, imprimir e enviar por e-mail os registos pretendidos.

Por ser modular, aberto e baseado em standards, o DigiTool pode ser utilizado como sistema independente ou como complemento, em conjunto com outro sistema, incluindo o Aleph ou o Metalib, da ExLibris.

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1.2.3. Projecto de implementação1.2.3. Projecto de implementação


Considera-se aqui apenas a primeira fase do projecto, que inclui os cerca de 20 CDE referidos anteriormente. O projecto de implementação dos restantes OIE será considerado posteriormente, saindo fora do âmbito deste documento.

Este projecto será executado em dois tempos distintos. Haverá um primeiro tempo em que, para além da implementação do sistema central, será usado um dos sistemas periféricos (CDE) como sistema piloto. Após a boa conclusão da implementação e respectivos testes, será dado início ao processo de replicação da solução aos outros CDE. Caberá aos responsáveis pelos vários CDE eleger o sistema a ser usado como piloto.

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1.2.3.1. Plano dos trabalhos1.2.3.1. Plano dos trabalhos


Do ponto de vista macroscópico, o projecto irá contemplar os seguintes marcos:

1. Elaboração de um caderno de especificações. Este documento será o resultado de um processo de consultas e reuniões com os responsáveis dos vários sistemas periféricos, em particular com os CDE incluídos na primeira fase de integração. Com base neste caderno serão desenvolvidos os passos seguintes;

2. Implementação do sistema central, de acordo com as especificações constantes do caderno acima referido;

3. Desenho das interfaces (central e periférica);

4. Construção e implementação da interface central;

5. Construção e implementação da interface periférica no CDE escolhido para sistema piloto;

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1.2.3.1. Plano dos trabalhos1.2.3.1. Plano dos trabalhos


6. Testes e afinações da solução;

7. Formação aos operadores e administradores do sistema;

8. Entrada em produção;

9. Implementação de cada um dos sistemas periféricos:

· Elaboração da Interface

· Parametrizações e ajustes ao sistema

· Implementação da interface

· Testes e afinações

A calendarização da implementação das interfaces nos vários sistemas periféricos é aproximada, uma vez que está condicionada às suas especificidades próprias.

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1.2.3.2. Estrutura do projecto1.2.3.2. Estrutura do projecto1.2.3.2.1. Equipa do projecto1.2.3.2.1. Equipa do projecto


Será criada uma equipa com elementos da Datinfor e dos CDE:

Comissão de CoordenaçãoComissão de Coordenação

Datinfor CDE

Equipa do Projecto

Director do Projecto

Equipa de Acompanhamento

Director do Projecto

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1.2.4. Configuração da solução1.2.4. Configuração da solução1.2.4.1. Configuração proposta1.2.4.1. Configuração proposta


Para a realização do sistema central é recomendada a instalação dos seguintes produtos:

· Servidor IBM xSeries, modelo 255, com as seguintes características:

- 2 processadores Xeon MP a 1,9 GHz com Bus a 400 MHz e 1MB de cache;

- Expansível a 4 processadores;

- Fontes de alimentação redundantes;

- 2 Discos Ultra320 SCSI, Hot-Swap, de 36,4GB a 10K-rpm;

- 3 Discos Ultra320 SCSI, Hot-Swap, de 73,4GB a 10K-rpm;

- Controlador SCSI para RAID com 256MB de cache;

- Tape Drive LTO de 100/200 GB;

- 3 Anos de garantia com 4 horas de tempo de resposta.

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1.2.4.1. Configuração proposta1.2.4.1. Configuração proposta


· Sistema Operativo:

- Linux Red Hat Enterprise Server Standard Edition.

· Sistema de Gestão de Bibliotecas Aleph configurado para a seguinte utilização:

- 2 Operadores concorrentes;

- 20 Utilizadores OPAC concorrentes;

- 1 Utilizador Z39.50;

- Thesaurus EUROVOC;

- Thesaurus ECLAS;

· Módulo de Gestão de Conteúdos DigiTool configurado para a seguinte utilização:

- 2 Operadores concorrentes;

- 20 Utilizadores OPAC concorrentes;

- 100.000 objectos digitais. Considera-se, no primeiro ano, um máximo de 50.000.

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1.2.4.1. Configuração proposta1.2.4.1. Configuração proposta


Para além dos produtos propostos será construída a interface para os sistemas periféricos de acordo com as características funcionais especificadas atrás.

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1.2.5. 1.2.5. Implementação do Sistema Central e do Sistema Periférico PilotoImplementação do Sistema Central e do Sistema Periférico Piloto


Implementação dos outros Sistemas Periféricos

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A instalação das interfaces nos vários sistemas periféricos, bem como o processo de construção da interface de cada um dos sistemas não Aleph estão sujeitos aos planeamentos abaixo delineados:

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22Apreciação dos resultados da recente avaliação feita aos CDEApreciação dos resultados da recente avaliação feita aos CDE11

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2 1 Estas indicações foram compiladas pela Mme Calonne e retiradas do documento intitulado CDE portugais: résultats provisoires du stocktaking evaluation 2003.

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2.1. Exercício2.1. Exercício


A avaliação consiste na apresentação de uma fotografia do funcionamento actual dos Centros e Redes de Informação.

Esta fotografia permitir-nos-á reflectir e pôr em prática uma nova estratégia para estes Serviços.

2.1.1. Procedimento2.1.1. Procedimento

- Respostas dos Centros e Redes a cinco questionários diferentes;

- Utilização de Grupos de trabalho;

- Consulta aos Centros e às Redes.

2.1.2. Resultados2.1.2. Resultados

- Um relatório geral (para os 15 Estados membros);

- Um relatório por cada Estado membro.

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2.2. Estratégias2.2. Estratégias


Estratégias a curto prazo (2002/2003)

1. Avaliar;

2. Reactivar os apoios;

3. Relançar a cooperação com as Representações;

4. Racionalizar o envio da documentação;

5. Favorecer o envio electrónico da informação;

6. Utilizar o Tecis:

- Abertura da Intranet aos CDE;

- Actualização da documentação dos CDE sobre a Europa;

- Doc List;

- Newsletters;

- Dossiers temáticos.

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2.2. Estratégias2.2. Estratégias


Estratégias a médio prazo (2003/2004)

1. Reexaminar o número de CDE e a sua cobertura geográfica;

2. Rever as Convenções;

3. Continuar a avaliação;

4. Reactivar os Seminários especializados;

5. Alargar o apoio técnico através do Help desk.

Estratégia a longo prazo

1. Estabelecer um sistema integrado de Centros de Informação.

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2.3. Primeiros resultados da avaliação2.3. Primeiros resultados da avaliação


Centros de Documentação Europeia

- Ausência de auto-avaliação das suas actividades;

- Devem aumentar o número de CDE abertos ao público;

- Devem aumentar o número de iniciativas realizadas para o cidadão;

- Devem multiplicar a produção de suportes de apoio aos cursos;

- Devem multiplicar os acordos com os fornecedores de informação;

- Devem desenvolver acordos com os CDE nacionais e com os outros CDE estrangeiros (sobretudo no que diz respeito à produção de informação e de projectos didácticos).

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2.3. Primeiros resultados da avaliação2.3. Primeiros resultados da avaliação


Estruturas de acolhimento dos CDE

- Devem assegurar uma maior monitorização dos CDE;

- Devem aumentar as ajudas financeiras e os recursos humanos;

- Devem trabalhar mais em coordenação com os CDE, fornecendo assim mais informação aos cidadãos.

OS RELATÓRIOS SERÃO APRESENTADOS AOS CENTROS E ÀS REDES ENTRE 15/12/2003 E 19/12/2003.

OS RELATÓRIOS SERÃO APRESENTADOS ÀS ESTRUTURAS DE ACOLHIMENTO ENTRE 15/12/2003 E 19/12/2003.

1 Estas indicações foram compiladas pela Mme Calonne e retiradas do documento intitulado CDE portugais: résultats provisoires du stocktaking evaluation 2003.

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3 3 Análise e discussão dos seguintes aspectos:Análise e discussão dos seguintes aspectos:

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3.1. 3.1. Definição dos objectivos dos CDE portugueses no panorama Definição dos objectivos dos CDE portugueses no panorama nacionalnacional


• Projecto de Tratado que estabelece uma Constituição para a Europa;

• Futuro da União Europeia;

• Conferência Intergovernmental.

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3.2. 3.2. Definição do papel e das competências dos Coordenadores Definição do papel e das competências dos Coordenadores NacionaisNacionais


Mandato: 2 anos

Competências:

1. Representar a Rede nas reuniões anuais em Bruxelas;

2. Elaborar o relatório de actividades anual da Rede e proceder ao

respectivo envio para Bruxelas (de acordo com o inquérito);

3. Difundir pela Rede todas as informações consideradas úteis;

4. Actualizar o sítio web da Rede Portuguesa dos CDE;

5. Propor aos restantes CDE o desenvolvimento de projectos inovadores;

5. Assegurar a continuidade dos projectos que se propuseram desenvolver

após término do mandato;

6. Prestar contas na reunião anual relativamente aos projectos em curso.

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3.3. 3.3. Elaboração de um guia de boas práticas para a cooperação entre os Elaboração de um guia de boas práticas para a cooperação entre os CDE e outros OIECDE e outros OIE


1. Criação de um Grupo de Trabalho.

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3.4. 3.4. Perspectivas de formação para o ano 2004Perspectivas de formação para o ano 200422


1. Formação GeralFormação Geral:

- Organização: DG Imprensa e Comunicação – Unidade A2

- Datas: Janeiro-Julho 2004

- Participantes: Membros dos CDE

2. Formação EspecializadaFormação Especializada:

- Organização: DG Imprensa e Comunicação – Unidade A2 + Empresa (?)

- Datas: 2º Semestre 2004

- Participantes: Membros dos CDE

6. Programa de IntercâmbioPrograma de Intercâmbio:

- Situação: Activo (aberto aos CDE)

- Informações disponíveis a partir da próxima semana no sítio web http://www.tecis.be (ver Guia do Programa).

2 Esta informação foi organizada com base no e-mail enviado pela Dr.ª Marta Mugica Inciarte, no dia 20 de Outubro de 2003.

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3.5. 3.5. Analisar hipóteses de financiamento de projectos e/ou iniciativas Analisar hipóteses de financiamento de projectos e/ou iniciativas desenvolvidas pelos CDEdesenvolvidas pelos CDE


Exemplos:

1. Base Nacional de Informação Europeia (POSI – Medida: Conteúdos Digitais);

2. Etc.