12 Le opzioni di visualizzazione
In Microsoft Excel 2016 abbiamo a disposizione tre diverse modalità di visualizzazione:
Normale, Layout di pagina (Figura 1) e Anteprima interruzioni di pagina (Figura 2). Si
trovano tutte nella scheda Visualizza, gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro.
Figura 1 – La visualizzazione Layout di pagina.
Figura 2 - L'anteprima interruzioni di pagina
Normale è senza dubbio la visualizzazione che si usa più spesso e corrisponde
all’impostazione predefinita di tutte le versioni di Excel.
Layout di pagina invece ci dà un’anteprima di quella che sarà la nostra stampa, mentre
Anteprima interruzioni di pagina ci permette di gestire manualmente le interruzioni di
pagina1. In entrambe queste visualizzazioni possiamo lavorare normalmente nelle nostre
celle.
Fino alla versione 2010 esisteva anche la modalità Schermo intero che faceva scomparire
la barra multifunzione mettendo il nostro foglio di lavoro a tutto schermo. Sempre nella
scheda Visualizza, abbiamo le possibilità di eliminare dalla vista il Righello, la Barra della
formula, la Griglia e le Intestazioni di riga e colonna (vedi Figura 3) usando gli omonimi
pulsanti che si trovano nel gruppo Mostra. In realtà il Righello si può far comparire o
scomparire soltanto nella visualizzazione Layout di pagina.
Figura 3 - La scheda Visualizza, gruppo Mostra
Nel gruppo Zoom troviamo i pulsanti che ci permettono di regolare la percentuale di
ingrandimento del nostro foglio di lavoro; il pulsante Zoom 100% ci riporta con un clic alla
zoomata predefinita, che è appunto del 100%. Una possibilità interessante è quella data dal
pulsante Zoom selezione: se selezioniamo un gruppo di celle della tabella, queste vengono
zoomate il massimo possibile. Serve, ad esempio, quando mostriamo un file di Excel ad una
platea usando un videoproiettore. La zoomata si può regolare ancora, come nelle versioni
precedenti, con i pulsanti + e – presenti nell’angolo in basso a destra dello schermo.
Cliccando su di essi si aumenta o diminuisce il livello di ingrandimento del 10% alla volta.
Se invece vogliamo vedere contemporaneamente due diversi file, dopo averli aperti
clicchiamo sul pulsante Affianca (scheda Visualizza, gruppo Finestra) e le due finestre
divideranno lo schermo esattamente a metà2. In seconda battuta con il pulsante Disponi
tutto possiamo scegliere se le due finestre devono essere affiancate verticalmente o
orizzontalmente (vedi Figura 4). Cliccando ancora su Affianca lo schermo torna a mostrare
un solo file.
1 Approfondiremo questa opzione quando parleremo della stampa. 2 Viene attivato automaticamente lo Scorrimento sincrono, in modo che si fa scorrere un foglio, anche l’altro si muovo parallelamente.
Il pulsante Nuova finestra invece apre lo stesso file in una nuova finestra, consentendoci
di aprirlo due volte e quindi, per esempio, di visualizzare due suoi fogli contemporaneamente
grazie ad Affianca.
Figura 4 - Due file affiancati verticalmente.
Il comando Disponi tutto invece permette di visualizzare a schermo contemporaneamente
tutti i file aperti, anche se sono più di due. Cliccando su di esso appare una finestra (Figura
5) che ci chiede se vogliamo disporre le finestre verticalmente, orizzontalmente, affiancarle
o sovrapporle.
Figura 5 - La finestra di Disponi tutto
Un altro problema piuttosto frequente in Excel è quella di avere a che fare con tabelle
estremamente larghe che ci costringono ad usare continuamente la barra di scorrimento
orizzontale per spostarci verso destra. Spesso infatti non riusciamo a vedere
contemporaneamente tutte le colonne del foglio, salvo che il nostro PC non abbia un monitor
ad alta risoluzione.
Excel ci viene in aiuto grazie ad una funzione che permette di espandere e contrarre
le colonne della tabella, come fosse una fisarmonica. La funzione in oggetto è contenuta
nella scheda Dati, gruppo Struttura, tasto Raggruppa. Prima di utilizzarlo però dobbiamo
tassativamente selezionare le colonne che vogliamo raggruppare. Fatto ciò clicchiamo
Raggruppa e vedremo una riga nera apparire sopra le colonne ad indicare che sono
appunto raggruppate, due numeri (1 e 2) in alto a sinistra rispetto alla tabella ed un - a destra
della riga nera citata prima. Cliccando sul - o sul numero 1 le colonne raggruppate vengono
ridotte ai minimi termini ed in pratica scompaiono dalla nostra vista; nella tabella rimangono
visibili soltanto le colonne che non sono state raggruppate. Cliccando il + o il 2 le colonne
riappaiono. La nostra tabella ora si apre e si chiude a piacimento, rendendo la lettura dei
dati molto più comoda, visto che leggiamo comodamente tutte le colonne che ci interessano
senza dover scorrere lateralmente (vedi Figura 6)
Figura 6 – Una tabella con colonne raggruppate.
Possiamo anche creare una struttura di raggruppamento su più livelli. Riapriamo la tabella
cliccando sul + o sul numero 2, selezioniamo soltanto una parte delle colonne già
raggruppate e ripetiamo ancora il comando Raggruppa. In questo modo abbiamo creato un
secondo livello di raggruppamento.
Se commettiamo degli errori per eliminare i raggruppamenti utilizziamo il pulsante Separa,
sempre dalla scheda Dati, gruppo Struttura.
Anche le tabelle che si estendono su tante righe ci creano un problema: quando scorriamo
verso il basso, ad un certo punto non riusciamo più a vedere la riga d’intestazione delle
colonne e quindi sia leggere, che inserire i dati può diventare difficoltoso. Nella scheda
Visualizza, gruppo Finestra, troviamo il pulsante Blocca riquadri che ha tre diverse
opzioni: Blocca riquadri, Blocca riga superiore e Blocca prima colonna. Cliccando su
Blocca riga superiore il problema è risolto; se ora scorriamo verso il basso, la riga delle
intestazioni sarà sempre visibile. Cliccando ancora sul medesimo pulsante, l’opzione viene
disattivata3. Attenzione però, quando eseguiamo questo comando Excel blocca la prima riga
visibile in quel momento nel foglio; se questa non dovesse essere la 1 ma, per ipotesi, la
47, quest’ultima verrebbe bloccata. Discorso identico per le colonne.
Volendo possiamo bloccare un gruppo di righe o colonne: selezioniamo ad esempio la
riga 8 di una tabella, premiamo Blocca riquadriBlocca riquadri e le prime sette righe
rimarranno sempre a schermo. Infine, se volessimo tenere bloccate sia la prima riga sia
la prima colonna, dobbiamo selezionare con un clic la cella che fa d’angolo, ovvero la B2
e cliccare Blocca riquadriBlocca riquadri.
Quando un riquadro è bloccato dobbiamo necessariamente sbloccarlo per poterne bloccare
un altro.
3 Troviamo scritto Sblocca prima riga e non più blocca.