7/19/2013
1
LIBIS Diensten
Bibliotheek Jo Rademakers
Hoofd LIBIS
Leuvens Integraal Bibliotheek en Informatie Systeem
• Afdeling van KU Leuven voor centrale bibliotheek automatisering
• Sinds begin jaren 70
• Dienstverlening aan externe instellingen
> 120 organisaties
• 19 gekwalificeerde medewerkers
+ experten van bibliotheek en ICT
• Partnership met Ex Libris
19-7-20132
3
LibraryLibrary
Management layerManagement layer
Public layerPublic layer
Discovery and Delivery
Aleph
Aleph
LIBISnet
• Ontstaan in 1977
• Doelstellingen:
– Het optimaliseren van de dienstverlening rond traditionele
bibliotheekwerking
– Het ter beschikking stellen van nieuwe geavanceerde
toepassingen voor de verdere uitbouw van de
dienstverlening
– Het verhogen van de kwaliteit van de aangeboden
informatie
19-7-20134
LIBIS-kort
LIBISnet overlegstructuur
19-7-20136
Adviesraad
Coördinatiecel
CATA/ONDO CIRC/IBL ACQU/PERI OPAC TECH
LIBIS-kort
7/19/2013
2
Voordelen LIBISnet
• LIBIS volgt de internationale standaarden en de ontwikkelingen op het gebied van bibliotheekautomatisering op de voet.
• LIBISnet staat voor netwerking. De informatie over de bibliotheek is beschikbaar binnen een grote catalogus. De bibliotheekcollectie wordt daardoor veel beter bekend in de buitenwereld.
• De catalogisering van de boeken en tijdschriften gebeurt door de lokale gegevens toe te voegen aan de reeds aanwezige bibliografische beschrijving (shared cataloguing). Dit betekent een belangrijke tijdwinst.
19-7-20137
LIBIS-kort
Voordelen LIBISnet
• LIBISnet vraagt slechts beperkte hardware- en softwareinvesteringen aan zijn gebruikers. Een PC met internetverbinding volstaat. LIBISnet zorgt zelf voor de nodige servers (beheer, back-up enz.). Voor de ondersteuning is er stricto sensu geen informaticus nodig.
• De LIBIS-staf is hooggekwalificeerd en heeft meer dan 30 jaar ervaring met de ondersteuning van gebruikers en instellingen, met een eigen helpdesk en indien nodig ondersteuning ter plaatse.
• LIBISnet staat ten dienste van de aangesloten instellingen. Kwaliteit van dienstverlening primeert!
19-7-20138
LIBIS-kort
Selectiecriteria
• Functionaliteit van het aangeboden systeem
(opgesplitst naar modules)
• Architectuur van het aangeboden systeem en
mogelijke platformen
• Leverancier: levensvatbaarheid, ervaring, visie,
(project)management, ondersteuning, referenties,
mogelijke samenwerking...
• Kostprijs en leveringstermijn
19-7-20139
LIBIS-kort
Ex Libris / ALEPH 500
• Zeer rijke functionaliteit / rapporten en statistieken
• Parametriseerbaarheid
• Ondersteunde standaarden
• Openheid (ervaring met Blackboard, SAP)
• Eigen ontwikkelingen
• Gedegen kennis en visie
• Stabiele leverancier met goede referenties in wetenschappelijke
bibliotheken– Leiden, Utrecht, Amsterdam, Groningen, Gent, Helsinki, Milaan, München, Wenen, Berlijn...
– Harvard, MIT, California Digital Library, Princeton, Yale, Iowa...
19-7-201310
LIBIS-kort
Standaard 2 paketten ter beschikking
• Eindgebruiker
– Webinterface
• Bibliothecaris / informatieprofessional
– Clientsoftware op pc
19-7-201311
LIBIS-kort
Eindgebruiker
• Via het Web (24/24, 7/7) beschikbaar
19-7-201312
LIBIS-kort
7/19/2013
3
Eindgebruiker
• Raadplegen ganse catalogus (LIBISnet) of eigen scope
• 3 talen
19-7-201313
LIBIS-kort
Eindgebruiker
• Lezersinfo – verlengen – reserveren – e-shelf - sdi
19-7-201314
LIBIS-kort
Eindgebruiker
• Lezersinfo – verlengen – reserveren – e-shelf - sdi
19-7-201315
LIBIS-kort
Bibliothecaris/informatieprofessional
• « Backoffice »
• ALEPH 500 software van firma Ex Libris
• Volledig geïntegreerd bibliotheekbeheerssysteem
• Verschillende modules en functies:
– Zoeken
– Catalografie (data input, bibliografische -, holding- en exemplaargegevens)
– Circulatie (uitleen, reserveringen)
– Acquisitie (bestellingen)
– Periodieken (ontvangen en beheren abonnementen)
– IBL (aanvragen bij andere bibliotheken)
– Rapporten en statistieken
– Z39.50/SRU connectie
– Gebruikersbeheer
19-7-201316
LIBIS-kort
Bibliothecaris/informatieprofessional
• Catalografie– MARC21
– Regelwerk gebaseerd op internationale standaarden
– Datamodel idem
– Centrale catalogus
– Toevoegen lokale gegevens (lokale trefwoorden, holding- en
exemplaargegevens)
– Bestandsgecontroleerde invoer
– templates
19-7-201317
LIBIS-kort
Bibliothecaris/informatieprofessional
19-7-201318
LIBIS-kort
7/19/2013
4
Bibliothecaris/informatieprofessional
19-7-201319
LIBIS-kort
Bibliothecaris/informatieprofessional
• Circulatie– Lezersrecords
– Exemplaarrecords
– (Uitleen)politiek
– Attenderingen
– Reservaties
– Verlengingen
– Boetes
– Offline module
19-7-201320
LIBIS-kort
Bibliothecaris/informatieprofessional
19-7-201321
LIBIS-kort
Bibliothecaris/informatieprofessional
19-7-201322
LIBIS-kort
Bibliothecaris/informatieprofessional
• Acquisitie en periodiekenbeheer– Plaatsen en opvolgen van bestellingen (allerlei soorten materialen)
– Leveranciers
– Facturatie
– Claimbrieven
– Verwachtingspatronen TS
– Ontvangen
– Binden
19-7-201323
LIBIS-kort
Bibliothecaris/informatieprofessional
19-7-201324
LIBIS-kort
7/19/2013
5
Bibliothecaris/informatieprofessional
19-7-201325
LIBIS-kort
Centrale infrastructuur
19-7-201326
IBM p-series
SAN Raid 5
LUDIT
Gasthuisberg
Productie
Test & training
IBM p-series
SAN Raid 5KULnet
LIBIS-kort
Technisch
19-7-201327
LOKAAL LEUVEN
Internet
http
Poort 6992
LIBIS-kort28
LibraryLibrary
Management layerManagement layer
Public layerPublic layer
Discovery and Delivery
Electronic
Linking
Aleph
Aleph
MetaLib
SFX
MetaLib
Verde
SFX bX
DatabankDatabank
---------
---------
---------
Source
Knowledge base
Hebben we toegang ?
Voor welke jaargangen ?
Andere diensten ?
Metadata
via
Openurl
Artikel via ASE
Bezitsinfo in OPAC
Exporteer citatie
IBL-formulier
Websearch
Targets
Artikel via ElsevierLibriLinks: context sensitive linking
19-7-201329Algemene voorstelling LIBIS
bX – recommender service
• Toont gerelateerde artikels in een LibriLinksmenu
• Maakt gebruik van SFX-logbestanden wereldwijd
7/19/2013
6
31
LibraryLibrary
Management layerManagement layer
Repository layerRepository layer
Public layerPublic layer
Discovery and Delivery
Electronic
Linking
Digital
DigiTool
Aleph
Aleph
MetaLib
SFX
MetaLib
Verde
SFX bX
DigiTool
DigiTool
LibraryLibrary
Management layerManagement layer
Repository layerRepository layer
Public layerPublic layer
Discovery and Delivery
Electronic
Linking
Digital
Print Electronic Digital
Ale
ph
SFX
Me
taLi
b
Ve
rde
Dig
iTo
ol
Unified Resource
Discovery and Delivery
32
DigiTool
Aleph
Aleph
MetaLib
SFX
MetaLib
Verde
DigiTool
DigiTool
SFX bX
Online catalogs: What do end users want?
• Direct links to online content— text and media formats
• Evaluative content, such as summaries/ abstracts, tables of
contents and excerpts
• Relevant search results
• Item availability information— if the item is available and how
to get it
• Simple keyword search with an advanced, guided search option
Online Catalogs: What Users and Librarians Want; An OCLC report; 2009
10.12.201035
7/19/2013
7
What are the expectations of the users?
• Access everywhere, anytime including single sign-on
• Fast, easy-to-learn, familiar
• One place to search all
– Search comfort: Faceted searching…
• Enriched high quality and reliable information
– Recommender services
• Excellent delivery mechanism -useful, context-sensitive, integrated
– Availability, focus on full text
– User driven digitisation
• Customized interfaces for specific user populations
• In line with user spaces & workflows
• Infrastructure for self-expression and collaboration
• Engaging and rewarding process
10.12.201037
“Features” van discovery tools
• Faceted Search
• Relevance ranking
• “Did you mean”
• Simple keyword search on every page
• Single point of entry for all library materials
• State of the art web interface
• Enriched content
• Recommendations
• User contribution
• RSS
• Integration with social network sites
• Persistent links
Bron: Yang S.Q. en Wagner K. : (2010),
“Evaluating discovery tools” In: Library
Hi Tech Vol. 28 No. 4, 2010 pp. 690-
709
Lirias
LibriLink
LIBRIS URCEPLUS
Brepols Springer
PubMED Elsevier
WileyWeb of
Science
Institutional
information resources
Institutional
information resourcesAggregated licensed resourcesAggregated licensed resources
Another
Primo
library
Another
Primo
library
Resource
accessed
via API
Resource
accessed
via API
Resources
supporting
metasearch
standards
Resources
supporting
metasearch
standards
Other
resources
Other
resources
Local Primo indexLocal Primo index Primo CentralPrimo Central
Remote
Primo
index
Remote
Primo
index
3rd Party
Repository
3rd Party
Repository
Native Primo searchNative Primo searchPrimo deep searchPrimo deep search
Primo metasearchPrimo metasearch
Primo linkPrimo link
Limo als
vervanger
van OPAC
Limo als
vervanger
van OPAC
Nu in gebruik in KU Leuven Associatie:
lokale databanken en Primo Central
Andere mogelijkheden
Hoe werkt Limo ?
• Lokale data worden 1 (e-tijdschriften) of 2X per dag
(Aleph) geactualiseerd.
• De beschikbaarheid van de items wordt “in real time”
geactualiseerd
• Na harvesting:
– normalisatie naar XML-formaat (PNX)
– deduplicatie en groepering van versies (FRBR)
– verrijking data
NormalizatieNormalizatie
OntdubbelenOntdubbelenVerrijkenVerrijken
FRBRFRBR
Uniform zoeken, vinden
HarvestHarvest NormalisatieNormalisatie PrimoPrimo
41
Data
……
Dublin Core
Dublin Core
MarcXMLMarcXML
Limo in vgl met de huidige OPAC
• Eenvoudiger om in te zoeken
• Zoekresultaten beperken na het zoeken
• Automatische deduplicatie en groepering van versies
• Gericht op ontsluiting van zeer grote collecties
• Gericht op ontsluiting van diverse materialen en
collecties
• Gebruikersinput : tags, (reviews)
7/19/2013
8
Wat is Primo Central ?
• Centrale index van honderden miljoenen records van
artikels en e-books en hoofdstukken van grote
wetenschappelijke uitgevers
• Beheerd en gehost door Ex Libris
• Kan samen met lokale databanken doorzocht worden,
de zoekresultaten worden in één gezamenlijke
resultatenlijst getoond.
Functionaliteit van Limo
• Startpagina
• Zoeken
• Zoekresultaten gebruiken
• Zoekresultaten beheren
• Extra: help, bibliotheek zoeken, feedback
Eigen infotekst indien gewenst
Integratie met (eigen) nieuwsberichten mogelijk
Meertalige interface
Functionaliteit van Limo
• Startpagina
• Zoeken
• Zoekresultaten gebruiken
• Zoekresultaten beheren
• Extra: help, bibliotheek zoeken, feedback
46
Eenvoudig zoeken, met of zonder tabbladen Geavanceerd zoeken
Potentieel van portal
met alle
informatiebronnen,
relevant voor de
instelling
7/19/2013
9
FacetsSortering op relevantie, datum of
op titel
Snel beperken op de relevante items via facets
Functionaliteit van Limo
• Startpagina
• Zoeken
• Zoekresultaten gebruiken
• Zoekresultaten beheren
• Mijn Account
• Extra menu-opties
51
Resultatenlijst overlopen
• Per record
– Beknopte bibliografische informatie
– Thumbnail met type bron
– Beschikbaarheidsaanduiding
– Tabs
Groepering van versies (FRBR) Functionaliteit van Limo
• Startpagina
• Zoeken
• Zoekresultaten gebruiken
• Zoekresultaten beheren
• Extra menu-opties
54
7/19/2013
10
TaggenGebruikers
kunnen eigen
trefwoorden
toevoegen om
items sneller
terug te vinden
Bibliografische referenties beheren
Gebruikers kunnen
items selecteren in
de resultatenlijst
(individueel of per
pagina) om ze
permanent te
bewaren in een
eigen e-shelf
Zoekacties bewaren
Zoekacties kunnen bewaard worden; gebruikers kunnen een alertering activeren om op
de hoogte te blijven van nieuwe resultaten voor deze zoekactie.
Mijn account
De mogelijkheden qua circulatie door de eindgebruiker zijn dezelfde als in de vroegere
OPAC.
Bibliotheekinfo: vanuit zoekresultaat en via
zoekfunctieFeedbackknop
7/19/2013
11
Online help
“Lokale” databanken
• Akkoord eigenaar
• Toegangsrechten
• Beschikbare (meta)data
• Structuur van de data
• Update frequentie
• Datatransfer
=> IndexovereenkomstOther
resources
Resources
supporting
metasearch
standards
LibraryLibrary
Management layerManagement layer
Repository layerRepository layer
Public layerPublic layer
Discovery and Delivery
Electronic
Linking
Digital
Unified Resource
Discovery and Delivery
6666
Institutional
information
resources
LibriSource+
LibriLinks
Lirias
LIBISnet
Lias
Local Primo indexLocal Primo index
Aggregated
licensed
resources
Brepols
PubMED Elsevier
Wiley
Web of
Science
Primo CentralPrimo Central
Resource
accessed
via API
Another
Primo
library
Remote
Primo
index
Remote
Primo
index
3rd Party Repository
3rd Party Repository
Native Primo searchNative Primo search Primo deep searchPrimo deep search
Primo
metasearch
Primo
metasearch
Primo
link
Primo
link
DigiTool
Aleph
Aleph
MetaLib
SFX
MetaLib
Verde
DigiTool
DigiTool
SFX bX
7/19/2013
12
LibraryLibrary
Management layerManagement layer
Repository layerRepository layer
Public layerPublic layer
Discovery and Delivery
Electronic
Linking
Digital
Print Electronic Digital
Unified Resource
Discovery and Delivery
67
PrimoPrimo
Central
DigiTool
Aleph
SFX
MetaLib
Verde
DigiTool
SFX bX
Aleph MetaLib DigiTool
Ale
ph
SFX
Me
taLi
b
Ve
rde
Dig
iTo
ol
LibraryLibrary
Management layerManagement layer
Repository layerRepository layer
Public layerPublic layer
Discovery and Delivery
Electronic
Linking
Digital
Print Electronic Digital
Unified Resource
Discovery and Delivery
68
PrimoPrimo
Central
DigiTool
Aleph
SFX
MetaLib
Verde
DigiTool
SFX bX
Ale
ph
SFX
Me
taLi
b
Ve
rde
Dig
iTo
ol
Unified Resource
Management
Alma
Alma
Why we became a development partner
• Ex Libris came to us with an interesting vision about the future
of libraries and library systems
• Challenging times for libraries
– Net-generation
– Budget cuts
– There IS a world outside
• After streamlining the front office we need to streamline the
backoffice � expectations
• We think we have something to offer and are encouraged by
university management
69
It’s [a]live, Jim… but not as we know it!
What we expect…
• From the process
– Open minded approach!
– Focus on what really matters
– Question every existing workprocess
– Think about alternatives for outdated processes
– Think about new services
– Look beyond traditional library borders
– Exchange of best practices
70
What we expect…
• From the solution
– A framework to create new services
• e.g. based on statistical information
• Alternatives for outdated processes
• Integrated in the world outside
– Integration of workprocesses across material types and
departments…
but also across other library like organisations
71
What we expect…
• From the solution
– Reduce Total Cost of Ownership (TCO)
• Streamlined technology
• Complexity of operations
• Less cataloguing
– Increase service levels
72
7/19/2013
13
The URM vision
• Unified resource management: Alma supports the entire suite of library operations for print, electronic, and digital resources
• Collaborative Metadata Management: Alma brings highquality, shared metadata into the resource management environment in a unique, hybrid model that balances global sharing with local needs
• Smart Fulfillment: Alma provides fulfillment services to users in terms that are easy to understand, while using unified workflows and analytics capabilities to streamline and optimize fulfillment workflows
• Optimized resources and data: Alma simplifies library workflows by using a unique automated business processes and shared data
• Cloud-based service: Offered as a cloud service to increase the return on investment and reduce the total cost of ownership of the library’s infrastructure, and to provide access to shared data and services
• Intelligent collection development: Alma allows you to maximize your collection development budget with selection, acquisitions, and evaluation processes informed by usage information, cost per use, and the holdings of peer collections.
• Ex Libris open platform: Using web-based, open interfaces, Alma can be integrated seamlessly with other systems including external campus systems, and libraries can develop adapters and plug-ins to meet their institutions’ unique needs
Goals of Unified Resource Management
• Integration of back-office processes (independent of material type, format, acquisition method) to
– Streamline current work processes
– Optimize staff resources
• Decrease total cost of metadata management through
– New possibilities for automated data enrichment
– Community building
74
Goals of Unified Resource Management
• Increase cooperation between libraries for ex. acquisition, collections, technical support…
– Exchange of expertise and knowledge
• A service-oriented architecture that allows for local adaptations and additions to fulfill local needs
75
the
frameworks
CONSOLIDATE OPTIMISE
through collaboration
EXTEND
the
range of services
Strategy
© Ex Libris
Consolidate the frameworks
Print Electronic Digital
Ale
ph
SFX
Me
taLi
b
Ve
rde
Dig
iTo
ol
Print Electronic Digital
Selection and acquisition
Unified Resource
Discovery and Delivery
Unified Resource
Management
Fulfillment (circulation)
Resource management (cataloguing)
System management
Optimise through collaboration
•Holdings and institutional structure
Inventory
•Private bibliographic and authority records
Library zone•Libraries working
together
Collaborative Zone
•Global and shared bibliogrpahic and authority records
Community Zone
7/19/2013
14
Optimize workflows
• Actionable analytics and intellience
• User driven acquisition and collection development
• Usage drive evaluation and renewal – E
• Combined acquisition and activation
• Unified fulfillment – P/E/D
• Digitization on demand
Digital Submissions by DepartmentILL Requests Converted to PurchasesOverlap in New PurchasesResource Usage by Fund
Software as a Service in the “cloud”
Did you already think about…
• Support your researchers
– For publishing
– For raw / research data management
– With digital preservation
– …
• Support your students
– Within the electronic learning environment
– …
We are not alone…
Parent organisation
Partners
Scholarly community
Suppliers
Users
• IAM-system
• ERP-systems
• Student Information System
• Union
catalogs
• LMS
• Social media
• Publishers
• Vendors
• Open access
• Research management
Development partnership
• Share the URM vision
• Open to and ready for internal change
• Able to commit
• Interested in specific areas of joint collaboration
• Pragmatic and practical
• Willing and eager to promote URM principles
The development Partners
Boston College
KU Leuven/LIBIS
• Course reading workflows
• Reporting and analysis
tools
• Digital collection
management
• Inter-institional relationship
management
• Metadata management
policies
• Consortial service provision
Princeton University
Purdue University
• Cataloging workflows
• Workflow streamlining
• Institutional systems
integration
• Descriptive metadata for
digital content
• E-Research workflows &
systems interoperability
7/19/2013
15
High level planning
Oct – Dec 2012
Oct – Dec 2012
Jan – Mar 2013
Jan – Mar 2013
Apr – Jun 2013
Apr – Jun 2013
Jul – Dec 2013
Jul – Dec 2013
Nov – Dec 2012
• Detail analysis of Leuven
system environment
• Analysing and planning
integration needs
March Release• Multi institutional
Publishing functionality
• Primo integrated with
Alma implemendation
and start testiing
June Release
• Additional Collaborative networks
functionality (no impact on migration)
• Additional Service Provider processes
(no impact on migration)
• Finalize configuration
February Release
• Core collaborative
Networks functionality
delivered
• Round 1 migration
(Aleph, SFX)
• Configuration loaded
May Release
• Additional Collaborative
networks functionality
• Delivery of Service
Provider processes
• Round 2 Migration (incl
Verde)
Jul – Dec 2013
• Staff Training
• Final configuration
tuning
• Cutover migration
Our approach
• Not a technology project…
• But an organisational project
– Change Electronic resources now dominant
– Change just in case � just in time
– Change Patron driven acquisition
– Change Ownership � Access
– Change Metadata almost always already exist � use it !
• Use the implementation of Alma as a tool to implement change awareness
• Take away worries
– IT-people, cataloguers...
Cataloguing Acquisition Back office Front office Management
Job certainty 4 2 4
Status 3 2 2
Influence 1 5 3 4 4
Wage 1
Job content 8 7 2 6 4
Resources 2 7
Work place 2 3 1 2
Career 4 1 1
Work load 4 4 6 6
Social context 1 2
Threats and opportunities
Job content
Work
load
Influence
74
1625
34
16
Enthusiast
Wait
Follow
Oppose
3
Our approach
CommunicateCommunicate
ConvinceConvince
InvolveInvolve
• Demonstrations
• Website / Blog
• Newsletter
• Conferences
• Board meetings
• …
• All stakeholders
• Workshops
• Projectcel
• Project groups
• …
• Demonstrations
• Analysis
• Quality and
performance
• Go / No Go
decision list
• …
7/19/2013
16
Our approach
JUMP!!!MuseumMuseumArchiveArchiveLibraryLibrary
Print Electronic Digital
Management layerManagement layer
Repository layerRepository layer
Public layerPublic layer
Linking
Alma
Publishing
Discovery and Delivery
Primo
Rosetta
AcademicAcademic
Discovery and Delivery
Primo
Rosetta
Primo
Central
SFX bX
Information.
Inspiration.
Innovation.
Jo RademakersLIBIS @ KU Leuven
[email protected] – www.libis.be
+32 (0) 16 32 22 66
De Croylaan 54 – PB 5592 – B-3001 Heverlee
Thank you !Questions ?