1.5 INDICADORES DE GESTION DE STOCKS

Unidad Didáctica 1

Gestión de Stocks y Almacén

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Indicadores

• Un índice, indicador o ratio es una relación entre dos variables relacionadas entre sí que proporciona información válida para la toma de decisiones.

• Un indicador no expresa nada por sí mismo; adquiere significación al comparar la evolución de un mismo indicador a lo largo de un período de tiempo, o cuando comparamos el mismo indicador correspondiente a varias entidades (almacenes, proveedores, transportistas, etc.)

• Se utilizan también para establecer los objetivos del almacén

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Indicadores y KPI

• Se denominan frecuentemente KPI, iniciales de Key Performance Indicator o Indicador Clave de Gestión.

• Suelen expresarse en % o en tanto por uno y deben obtenerse mensualmente (en algunos casos puede ser trimestral o anualmente).

• A lo largo del Módulo vamos a ver los principales indicadores utilizados para evaluar/medir el resultado de la actividad del almacén y si ésta mejora o empeora a lo largo del tiempo.

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Principales KPIs• En general los KPI deben medir cuatro magnitudes de la gestión del

almacén:– Volumen de actividad

– Nivel de servicio

– Nivel de calidad

– Productividad/Coste

• Vamos a ir viendo los más habituales en cada fase (entradas, almacenamiento, salidas, etc.), aunque pueden expresarse de muchas formas. Lo esencial es que:– Reflejen adecuadamente la gestión del almacén

– Se registre su evolución en el tiempo

– Sean relativamente fáciles de obtener (idealmente que los proporcione el sistema informático de forma directa, aunque hay que comprobar que los da correctamente).

Gestión de Stocks (I)

• Gestión de stocks es planificar, organizar y controlar los stocks y su correspondiente flujo a lo largo de procesos y operaciones. Para cualquier artículo y período se cumple que:

 

Existencia inicial + Entradas = Existencia final + Salidas

 • En la mayoría de las ocasiones es difícil actuar sobre el flujo de

salida de los materiales ya que suele depender de decisiones tomadas por otras personas: los clientes internos o externos. Es prácticamente imposible cuando se sirve a clientes externos y puede ser algo más controlable cuando el stock (en parte o en su totalidad) está destinado a satisfacer las necesidades de clientes internos.

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Gestión de Stocks (II)

• Por ello, en lo referido al flujo de salida, los esfuerzos de la gestión de stocks se encaminan hacia intentar prever la demanda de la manera más precisa posible y en función de ella, de las existencias actuales y del nivel de existencias final deseado, gestionar el flujo de entradas.

• Para gestionar adecuadamente el flujo de entradas, habrá que responder a algunas preguntas:– ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido o fabricación?

– ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada orden de pedido o fabricación?

– ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos mantener en stock?

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Gestión de Stocks (III)

• Las respuestas a estas preguntas, es decir, los parámetros de la gestión de stocks, no tendrían por qué ser idénticos para todos los productos en existencia, lo que nos lleva a una nueva pregunta:– ¿Bajo qué criterios debemos clasificar los artículos en stock para

aplicarles uno u otro tipo de gestión de stocks?

• Obviamente, para poder responder a estas preguntas se necesita conocer una serie de variables, datos y parámetros que nos permitan obtener respuestas adecuadas. Esto nos lleva a la pregunta final referida a la gestión de stocks:– ¿Cómo controlar el sistema de gestión de stocks para poder tomar esas

decisiones?

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Función de Aprovisionamiento

• La misión general de la función de aprovisionamiento es obtener del exterior a la empresa los materiales, productos y servicios que ésta necesita para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado.

• La función de aprovisionamiento está muchas veces dividida en dos actividades:– Planificación, quien determina qué, cuánto y cuándo es necesario

obtener de los proveedores exteriores.

– Compras, quien determina qué proveedor puede satisfacer las necesidades determinadas por Planificación en las mejores condiciones de mercado.

• La función de Planificación (que puede recibir otros nombres) es quién gestiona los stocks.

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Índice de Rotación (I)

• Indica el número de veces que un artículo o un conjunto de artículos se renueva a lo largo de un año o de un período determinado:

• Es un número sin unidades, abstracto y por tanto numerador y denominador deben estar en las mismas unidades (€, unidades, palés, kilos). Puede ser de un producto, de un conjunto de productos o de la totalidad de los productos de un almacén.

• En general, cuanto mayor es la rotación se considera que la gestión de stocks es más eficiente, siempre que no haya descensos del nivel de servicio.

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Índice de Rotación (II)

• Si es en euros y es un producto terminado que se vende a clientes, el total de salidas debe expresarse a precio de coste, no a precio de venta.

• Ha de tenerse precaución con esto porque la mayoría de las empresas obtienen la cifra de rotación global de su stock de productos terminados o de sus stocks totales, y muchas veces la única forma que hay de expresarlo es en euros (además muchas veces proviene de Financiero)

• Las cifras de rotación expresadas en unidades físicas y en unidades monetarias no coinciden casi nunca al incluir estas últimas el factor del coste del producto. Pueden coincidir únicamente para artículos aislados y en períodos donde no haya habido variaciones en el coste del producto.

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Stock medio de un período

• Cuando se trata de calcular el stock medio de un artículo en un período suelen utilizarse dos métodos dependiendo de los datos de que se disponga:

• La media aritmética de los datos disponibles. Es lo que se hace cuando se calcula el stock medio anual a partir de los datos mensuales de stock al cierre de cada mes.

• La suma de los stocks inicial y final del período dividida entre dos. Es lo que se hace cuando se calcula el stock medio de un mes a partir de los datos de stock al cierre de dos meses consecutivos.

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Stocks de alta y baja rotación

• El índice de rotación sirve muchas veces en las empresas para dividir la totalidad de sus stocks en dos grandes grupos:– Stock activo o de rotación alta. Está constituido por los artículos que

tienen un movimiento más o menos regular de entradas y salidas; es el que hace frente a las demandas normales del proceso productivo de la empresa o de los clientes.

– Stock de baja rotación o muerto. Está constituido por los productos que tienen poco movimiento de salidas o que, directamente, se han quedado obsoletos. Uno de los objetivos de la gestión de stocks debe ser evitar su aparición o, en el caso de que apareciesen, su eliminación con el mínimo perjuicio económico para la compañía.

• El umbral de rotación que separa ambos grupos lo establece cada empresa en función de sus propios criterios.

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Índice de Cobertura

• Indica cuanta demanda por unidad de tiempo (día, semana, mes) puede cubrirse con el stock medio de un período o con un determinado stock puntual (por ejemplo al cierre del mes). También puede hacerse de un conjunto de productos o de un sólo producto.

• En un año (o siempre que hablemos del mismo período de tiempo) es el inverso de la rotación. Puede hallarse también a partir de cualquier cifra de rotación convirtiendo las correspondientes unidades temporales.

• Desde el punto de vista de la gestión de stocks, es más importante la cobertura de demanda futura que nos proporciona el stock de un artículo en un momento dado, que la cobertura del stock medio de un período de un grupo de productos.

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Stocks y Capital Circulante

• De todos los activos de una empresa, los stocks forman parte de lo que recibe el nombre de capital o activo circulante, que se caracteriza por estar compuesto por elementos que pueden ser convertidos en dinero líquido sin pérdida significativa de valor en plazo inferior a un año, a diferencia del activo fijo cuya conversión en liquidez requiere normalmente más de un año.

• Además de los diferentes tipos de stock, forman parte del capital circulante la tesorería, las cuentas a cobrar y las cuentas a pagar (éstas con signo negativo).

• En términos generales los stocks pueden llegar a suponer hasta el 50% del activo total de una empresa.

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ROI

• El ROI (Return On Investment o Rentabilidad del activo) es un concepto esencial a la hora de evaluar una inversión o medir la eficiencia de una empresa. Viene dado por la expresión:

• Donde AF y AC significan activo fijo y activo circulante, respectivamente. De aquí se deduce que una buena gestión de stocks que minimice la inversión en existencias contribuirá a mejorar el ROI de la empresa.

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Relación entre Rotación y ROI

• Puede deducirse también el porqué de la importancia de la rotación de los stocks. El beneficio es la diferencia entre los ingresos por ventas y el coste de las mercancías vendidas (CMV o CGS, Cost of Goods Sold). La rotación viene dada por:

• Un valor alto del índice de rotación contribuye, por tanto, a la mejora del ROI.

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Lote Económico y Punto de Pedido

• Es uno de los modelos más clásicos de gestión de stocks y da respuesta a dos de las principales preguntas de la gestión de stocks: cuánto comprar (o producir) y cuándo lanzar un pedido o una orden de producción:– Q (Lote Económico). La cantidad en unidades que debemos pedir en

cada pedido que hagamos al proveedor (o proveedores) de ese producto. Se denomina muchas veces por sus iniciales en inglés EOQ (Economic Order Quantity)

– PP (Punto de Pedido). La cantidad del producto en existencia que marca el momento en que debemos lanzar un pedido al proveedor. Cuando nuestro stock llegue a esa cantidad deberemos lanzarle un pedido.

• Ambos se expresan en unidades de producto pero no hay que confundirlos: “Q” responde al cuánto y “PP” responde al cuándo.

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Determinación de Q

• Vamos a determinar la cantidad óptima, Q, lote económico de pedido, que hace mínimo el coste total anual generado por comprar y mantener un producto en existencia.

• Ese coste anual tiene tres componentes:– Cc: Coste de compra o adquisición

– Cp: Coste de pedido, de renovación o de emisión

– Cms: Coste de mantenimiento del stock

• Buscaremos la cantidad Q que hace mínima la suma anual de todos esos costes:

CT = Cc + Cp + Cms

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Coste de Compra Cc

• Es el precio unitario de compra, U, multiplicado por el número de unidades de producto que se compran al año, D

Cc = U x D• Es el importe total en € que se gasta en un año en ese producto• U, precio o coste unitario de compra, debe incluir todos los costes

(transportes, seguros, aduanas, etc.) hasta la llegada del producto a nuestro almacén.

• En principio suponemos que U y, por tanto, Cc son constantes e independientes de la cantidad Q por la que hagamos cada pedido y no los tendremos en cuenta en su cálculo.

• Si el precio U variase según la cantidad Q que se incluya en cada pedido, habría entonces que tener en cuenta Cc en el cálculo de Q.

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Coste de Pedido Cp

• El coste de pedido Cp (de renovación, de emisión o de reposición) es lo que nos cuesta anualmente hacer todos los pedidos de un producto.

• Este coste de pedido se deriva de los costes relacionados con la actividad de compras:

– Preparación de la compra, negociaciones– Gastos de teléfono, correo, viajes– Gastos administrativos, material de oficina

• Se expresa como:

• D es la cantidad anual de unidades de producto compradas por la empresa

• E es el coste de preparación y emisión de cada pedido

• Q es el lote económico que estamos intentando hallar

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Cálculo de E

• La forma habitual de hacerlo es sumar todos los costes del departamento de Compras en un año:– Salarios

– Comunicaciones

– Viajes

– Material de oficina

– Costes asignados

• y esa suma dividirla entre el número de pedidos (de líneas de pedido) que se han emitido en ese mismo año

• Se obtiene entonces un coste unitario E en €/pedido (línea de pedido) que es el que se aplica en la fórmula anterior

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Coste de Mantenimiento del Stock Cms

• Es lo que nos cuesta tener el producto en nuestras existencias.• Tiene dos componentes:

– Coste de almacenamiento– Coste de oportunidad o financiero

• El coste de almacenamiento se deriva del hecho de tener un almacén, y los costes que éste conlleva, para guardar allí físicamente las existencias de producto.

• El coste de oportunidad o financiero se deriva del hecho de tener inmovilizado el valor monetario de esas existencias de producto.

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Costes de Almacenamiento• Se derivan del hecho de tener almacenes y son:

– Mano de obra

– Alquiler o amortización de los locales y sus instalaciones

– Gastos de mantenimiento

– Gastos de calefacción, refrigeración, alumbrado y energía

– Primas de seguro de los almacenes y de las existencias

– Alquiler o amortización de maquinaria (grúas, carretillas)

– Deterioros, envejecimiento, roturas, obsolescencia y caducidad

• Si se suman todos estos costes anuales y se dividen por el coste en euros del total de unidades entradas de todos los productos, se obtiene un coste anual de almacenamiento (en porcentaje o tanto por uno):

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Coste Financiero

• Las existencias de productos que tiene una empresa tienen un valor monetario que está inmovilizado y que la compañía no puede dedicar a otras actividades.

• Para disponer de ese dinero la empresa tiene que pagar una tasa de interés al banco “i” que se expresa en tanto por ciento o tanto por uno (por ejemplo, 7% ó 0,07) anual.

• El coste financiero de las existencias será esa tasa de interés “i” multiplicada por el valor anual medio de las existencias mantenidas por la compañía.

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Stock Anual Medio de un Producto

Q Q Q

Tiempo

Cantidad

Q/2

Q

Cálculo de Cms

• Si Q/2 es la existencia media anual…

• El coste de almacenamiento será:

• El coste financiero será:

• Y su suma será el coste de mantenimiento del stock Cms:

Ua2

Q

Ui2

Q

UI2

QCms Donde I = a+i

Cálculo del Coste Total CT

• El coste total CT será la suma de Cp y Cms

CT = Cp + Cms

• O sustituyendo cada uno de ellos por su valor

• Ya sólo queda hallar cuál es el valor de Q que hace que ese coste total anual CT sea mínimo.

UI2

QE

Q

DCT

Mínimo de CT

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Lote Económico de Pedido Q

• Igualando Cp y Cms tenemos:

• Y si despejamos Q nos da la fórmula del Lote Económico de Pedido:

• Quiere decir que haciendo siempre los pedidos de ese producto por la misma cantidad Q los costes anuales asociados con emitir los pedidos y con tener el producto en existencia son mínimos.

UI2

QE

Q

D

UI

2DEQ

Solidez y exactitud de Q

• Esta fórmula (conocida como fórmula de Wilson) nos dice que lanzando siempre los pedidos de ese producto por la misma cantidad Q los costes anuales asociados con emitir los pedidos y con tener el producto en existencia son mínimos. La cantidad Q es el lote económico de pedido, EOQ.

• Una de las principales ventajas que tiene este modelo es su solidez. Decimos que el modelo es sólido porque da valores adecuados de Q aunque los parámetros utilizados en su calculo (I, D y E) no sean muy precisos.

• Debido a que la exactitud en la determinación de estos parámetros es limitada en la mayoría de las empresas, esta independencia del resultado del modelo frente a la precisión de los datos utilizados es una gran ventaja que ha contribuido a su éxito desde su desarrollo en 1915.

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Número de pedidos y plazo entre ellos

• Una vez hallado Q podemos hallar el número de pedidos del producto al año:

• Y el tiempo medio que transcurrirá entre pedidos:

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Lote Económico de Producción

• El modelo del lote económico de pedido supone que la recepción del pedido lanzado es completa e instantánea. Esto no es así en todos los casos. Tales casos precisan de un modelo algo diferente que es aplicable en dos situaciones principales:– Cuando el stock se recibe de una manera gradual (lotes de producción,

pedidos grandes que se entregan a lo largo de un período de días).

– Cuando el stock se produce (o se recibe) y se vende a la vez.

• En estas situaciones hay que tener en cuenta tanto la demanda diaria como la producción o recepción diaria.

• Este modelo es utilizado principalmente en entornos de producción, por lo que se le denomina Lote Económico de Producción, aunque es perfectamente aplicable a pedidos cuya entrega se extiende a lo largo de un cierto período.

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Parámetros del modelo

• El lote óptimo de producción será aquel en que los costes de emisión del pedido y de mantenimiento del stock sean iguales.

• En estos casos de entornos productivos el coste de emisión del pedido es más un coste de preparación: el conjunto de costes asociados a la preparación de un lote de producción.

• En este modelo se tienen en cuenta los parámetros siguientes:– Q, número de unidades por orden de producción,

– D, demanda anual del producto,

– S, coste de preparación del pedido que, para artículos comprados, sería igual a E, coste de emisión del pedido,

– d, demanda diaria del artículo,

– p, producción diaria del artículo, que ha de ser mayor que d,

– t, duración de la producción en días.

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Máximo nivel de stock (I)

• La principal variación de este modelo sobre el anterior es que el máximo nivel de stock no es Q sino:

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Máximo nivel de stock (II)

• Mientras que Q, el lote de producción que queremos determinar, es:

• Luego:

• Y el máximo nivel de stock será:

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Costes de mantenimiento y preparación

• Lo que nos dará como coste de mantenimiento del stock:

• Y como coste de preparación de la orden de producción:

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Lote Económico de Producción (I)

• Igualando ambos para obtener el lote económico de producción tendremos:

• Lo que, despejando Q nos daría:

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Lote Económico de Producción (II)

• En esta expresión los datos de producción y demanda se refieren a demanda y producción diarias pero, a igualdad de días laborables para producción y demanda, sería equivalente utilizar los datos anuales de ambas magnitudes.

• Hay que tener en cuenta que si el lote de producción esta sujeto a su aprobación por control de calidad, lo usual es que se apruebe el lote completo con lo que nos encontraríamos ante una situación similar a la del modelo del lote económico de pedido: recepción del pedido completa e instantánea, y la fórmula a aplicar sería la del EOQ, pero utilizando el coste de preparación S en lugar del coste de emisión E.

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Punto de Pedido PP (I)

• El Lote Económico de Pedido responde a la pregunta de cuánto comprar. La segunda pregunta relevante en la gestión de stocks es cuándo comprar, cuándo lanzar un pedido. A esta pregunta se da respuesta con el sistema de Punto de Pedido (PP).

• En el sistema de Punto de Pedido deben determinarse cuatro parámetros principales:

• dmed: Es la demanda o consumo medio de producto en una unidad de tiempo (generalmente día o semana).

• Lmed: Es el plazo medio de entrega del producto medido en la misma unidad de tiempo.

• dmax: Es la demanda máxima estimada del producto por unidad de tiempo.

• Lmax: Es el plazo máximo estimado de entrega.

SS

PP

Q

Lmed Lmax

Cantidad

Tiempo

Futuro

dmax

DPE

dmed

Punto de Pedido PP (II)

Punto de Pedido PP (III)

• A partir de estos parámetros se calculan los elementos principales del sistema de punto de pedido:

• DPE o Demanda media durante el Plazo de Entrega:

DPE = dmed x Lmed

• PP o Punto de Pedido:

PP = dmax x Lmax

• Y el Stock de Seguridad, SS:

SS = PP - DPE

Punto de Pedido y Stock de Seguridad

• El Punto de Pedido es la cantidad en existencia de un producto a partir de la cual hay que lanzar un pedido.

• El Stock de Seguridad es una reserva que nos permite hacer frente a retrasos en la entrega, incrementos de consumo, etc.

• Existen otros métodos de cálculo del Stock de Seguridad que lo relacionan con el nivel deseado de servicio y la probabilidad de tener roturas de stock. Los veremos en próximos apartados.

• El sistema se autorregula: si hay un mayor consumo se llega antes al punto de pedido; si es menor se tarda más en llegar y se pide más tarde.

• Tanto el Lote Económico de Pedido como el Punto de Pedido se expresan en cantidad de producto, pero su significado es diferente.

Lead time o Plazo de Entrega “L”(I)

• Entendemos como lead time o plazo de entrega el plazo de tiempo que transcurre desde que se genera la necesidad de lanzar una orden de pedido o de producción hasta que la cantidad completa de producto se integra en el stock.

• El plazo de entrega se compone de:– Plazo externo

– Plazos internos.

• El plazo externo se corresponde con el lapso de tiempo que transcurre desde que el proveedor recibe el pedido hasta que entrega la totalidad del producto en los almacenes de su cliente.

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Lead time o Plazo de Entrega “L” (II)

• Los plazos internos pueden ser de distinto tipo:– El período de revisión del stock. Si, por ejemplo, revisamos los artículos

que han alcanzado el punto de pedido cada tres días y entonces lanzamos los pedidos que correspondan, deberemos añadir ese período interno de revisión al lead time.

– El posible ciclo de autorización interna de pedidos. Muchas empresas tienen un procedimiento de autorización de pedidos (aprobación, firmas, etc.) cuyo plazo medio o estimado debe añadirse al lead time.

– El plazo de transmisión del pedido. Será cero si utilizamos medios electrónicos y comprenderá algunos días si utilizamos el correo.

– Los posibles plazos de control de calidad del producto recibido hasta que se aprueba y puede darse de alta en el stock.

– El plazo que pueda transcurrir desde que un producto está aprobado por control de calidad hasta que se da realmente de alta en el stock del sistema de información.

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