Manuale Operativo Formazione
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+
2017+E+CONSEGUENTE+
(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO+
Trento,+14+o>obre+2016+
Centro+Formazione+SEAC+
Via+Solteri+56+a+cura+di:+
Do>.+Robert+Braga+Commissione+IT+ODCEC+Novara+
componente+Forum+FE+presso+AdE+consulente+organizzazione+studi+professionali+
e+archiviazione+ele>ronica
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
INDICE
L’organizzazione digitale degli studi: criticità, rimedi e opportunità di business
I risultati della ricerca dell’Osservatorio ICT & Professionisti della School of Management (POLIMI)
La conservazione a norma dei documenti, libri e registri contabili: definizioni e caratteristiche
La fatturazione elettronica nel B2B: i vantaggi per i contribuenti e le novità da gennaio 2017
La fatturazione elettronica nella PA: casi risolti
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
affermazioni ancora molto attuali
“Ciò che è veramente inquietante non è che il mondo si trasformi in un completo dominio della tecnica. Di gran lunga più inquietante è che l’uomo non è affatto preparato a questo radicale mutamento del mondo.”
Martin Heidegger conferenza “La questione della tecnica”, 1953
siamo pronti e disposti al cambiamento?
“Non%è% la% specie%più% forte% che% sopravvive%né% la%più% intelligente%ma%quella%più%rice9va%ai%cambiamen;”%
Charles%Darwin%(1809E%1882)+
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LA DEMATERIALIZZAZIONE E L’ORGANIZZAZIONE DI STUDIO
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ma in che modo ? ciò che importa sono le informazioni (i dati) presenti nei documenti
la carta non è certo il modo migliore per trasferire le informazioni è solo stata inventata prima !
posta ordinaria vs e-mail
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ma in che modo ?
I PROCESSI amministrativi esistenti devono essere RIPENSATI in chiave digitale
e i nuovi processi non possono che essere nativi digitali
fattura cartacea vs e-fattura
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occorre cogliere le opportunità che possono derivare dall’utilizzo degli
strumenti informatici
… iniziando ad usarli…
no word come semplice videoscrittura no excel solo come calcolatrice
Nel passaggio al digitale occorre essere un po’ “umili”, non fermarsi alla prima difficoltà d’uso ma investire qualche minuto per approfondire la funzionalità di un comando oppure chiedere consiglio al collaboratore di studio
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SI
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
fare CONSULENZA con i DATI a disposizione 1)##consulenX+gesXonaliYcontabili,#formando#le#aziende#a:#
1######eme2ere#fa2ure#ele2roniche#1#######ges8re#lo#scadenzario#INC/PA
2)#Fornire+servizi+innovaXvi:##1 controllo#di#ges8one#1 analisi#del#ra8ng#1 business#plan#1 consulenza#su#dematerializzazione#ed#implementazione#di#
processi#di#fa2urazione#ele2ronica#e#conservazione#digitale#1 organizzazione#amministra8vo1documentale#1 conservazione#digitale#per#clien8#e#nuove#aziende#1 intermediari#tra#Azienda#e#Pubblica#Amministrazione#1 intermediari#tra#Aziende#e#SDI#nella#trasmissione#e#ricezione#
delle#fa2ure#ele2roniche#B2B#1 assistenza#pia2aforma#cer8ficazione#credi8#1 responsabile#della#conservazione#dei#libri#e#documen8#
contabili#e#fiscali#(aIvità#già#esercitata#per#i#doc.#cartacei)#1 aIvità#di#audit#nella#verifica#e#cer8ficazione#dei#processi#di#
fa2urazione#ele2ronica#e#conservazione#digitale#a#norma
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PERCHE’ DEMATERIALIZZARE
Archiviazione tradizionale
•dimensione fisica •difficoltà e tempo di ricerca •costo archiviazione
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VANTAGGI facilità di: • reperimento: riduzione dei tempi - NO STRESS; • consultazione dal proprio computer; • gestione immediata ed autonoma; • trasportabilità • invio immediato dei documenti • minori consumi • restituzione documenti
•migliore struttura organizzativa; •minori costi; •efficienza dei processi: molti documenti gestiti nascono già digitali
PERCHE’ DEMATERIALIZZARE
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
DEFINIZIONE DELLE PROCEDURE (scritte) Solo una corretta architettura/organizzazione di salvataggio permette poi un’agevole ricerca e un immediato reperimento dell'informazione elettronicaCONTINUITA’ nella logica di archiviazione da “cartacea” a “digitale”e quindi: comportamento UNIFORME: è un requisito fondamentale (istruzioni scritte sulla denominazione dei files)e naturalmente occorre creare un ambiente collaborativo, fare riunioni, verifiche degli stati di avanzamento lavori, dare l’esempio
Formazione del Personale di Studio (titolari compresi)
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DEMO
ESEMPI DI SEMPLICI PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE
Formazione del Personale di Studio (titolari compresi)
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esempio
Formazione del Personale di Studio (titolari compresi)
DOC01.pdf F24120316.pdf
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nessuna stampa: tutto a video
International Federation of Accountants
in “Guida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali”
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nessuna stampa: tutto a video
International Federation of Accountants
in “Guida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali”
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nessuna stampa: tutto a video
International Federation of Accountants
in “Guida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali”
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
•requisiti standard dei documenti: A4 - 300dpi - B/N - PDF • scansione su server
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esempi di archiviazione
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esempi di archiviazione
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
esempi di archiviazione
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
esempi di archiviazione
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
esempi di archiviazione
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IL RAPPORTO CON IL CLIENTE
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1. cliente che consegna in ritardo la documentazione necessaria
alla liquidazione IVA periodica
2. cliente con molti documenti FATTURE
3. redazione fatture con excel
4. gestione bollo su fattura
problematiche: alcuni esempi
tempo
n°
errori
praticità
soluzione: i benefici
1. no stress per liquidazioni IVA all’ultimo secondo
2. no data-entry
3. gestione in tempo reale a video di eventuali problematiche
4. se F.E. versamento cumulativo con F24
IL RAPPORTO CON IL CLIENTE26
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ESEMPIO 1 cliente con molti documenti DDT-FATTURE
SRL artigiana (idraulica) con 6 dipendenti
500 ddt e ca 1000 fatture problematica:
emissione manuale controllo incassi
gestione ritenute subite per lav. ristrutt./risparmio en./condomini consegna documenti allo studio
soluzione:
il cliente emette DDT e fatture con il software di studio con una riduzione di errori e tempi di redazione, i documenti sono preparati
anche da casa, controllo, verifica prezzi, migliore gestione operativa con verifica delle attività svolte, ore e prodotti forniti, ha un export dello
scadenzario
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FUSIONE tra due piccole società con sedi distanti 300 km
problematica: condivisione documenti tra le due sedi
consegna documenti allo studio
soluzione:
portale documentale dove caricare tutta la documentazione suddivisa per tipologia previa apposizione di etichetta prenumerata
ESEMPIO 2 cliente con più sedi
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FIRMA+GRAFOMETRICA
organizzazione+digitale+dello+studio
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modello n. pag.+medie tot+pag*
unicoPF 568 25% 28400unicoSC/SP 135 30 8100
770 187 10 3740IVA+ 310 13 8060IRAP 262 11 5764
spesometro 314 20 12560black+list+ 61 15 1830
tot 68454consumi%toner***%
e%carta**** costo%ca 3140
tempo%uomo% movimentazione ipotesi%5%minu:%a%dichiarazione
153%ore
costo%orario%IV%liv. 16,16** costo%ca 2470
il%costo%totale%è% ridoCo%al%50%%per prudenza €%2.800%risparmio
ipotesi: * doppia copia ** fonte 24ore *** 5000 pag. a toner euro 195 cad **** euro 3 a risma (500 pag)
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problematiche risolte:
movimentazione “manuale” delle dichiarazioni
obbligo presenza cliente nello stesso luogo monitoraggio firme dichiarazioni
firma presso il cliente
criticità organizzative:
rispetto dei tempi/date per la firma - gestione cliente
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esempio logica cartelle
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………una considerazione………
“… ooh ! ma con il risparmio dell’imposta di bollo mi ripago immediatamente l’investimento!!!…”
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ORDINE PER GRADO DI DIFFICOLTÀ
•Conservazione libri, registri e scritture contabili •Dichiarazioni e comunicazioni f iscali (fascicolo intermediario) •Fatture attive e passive analogiche (per quelle digitali la conservazione è obbligatoria) •Conservazione altri libri codice civile (Verbali assemblee, cda, etc.) •Tutta la documentazione amministrativa (corrispondenza, contratti, etc.)
= ipotesi di grado di difficoltà
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La conservazione sostitutiva dovrebbe essere necessariamente organizzata con l’ausilio di un software specializzato, dotato almeno delle funzioni di: •Inserimento dei documenti in un database con la aggiunta di campi di ricerca aggiuntivi (metadati) rispetto al nome del file o al suo contenuto (se interpretabile); •Funzioni di ricerca/estrazione (art.3 DM 2014)
•Generazione dei pacchetti di versamento (regole tecniche DPCM 03.12.2013)
Organizzazione
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Ad esempio si potrebbe utilizzare anche il sistema contabile come “finestra” per la visualizzazione dei documenti collegati a fatti gestionali.
Tale scelta consente la limitazione dell’utilizzo dei documenti analogici solo alla fase di acquisizione/scansione. Successivamente, i documenti sono “parcheggiati” in attesa che, ultimato il processo di conservazione, possano essere distrutti (articolo 4, comma 3 DM 2014)
Organizzazione
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Organizzazione
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Organizzazione
➡L’acquisizione dei documenti a mezzo scanner può avvenire indifferentemente presso il cliente, che quindi potrà fare a meno di consegnare periodicamente i documenti allo Studio, sia presso lo Studio, che poi provvederà alla scansione.
IMPORTANTE
La scansione dei documenti, previa applicazione delle etichette con i codici a barre*, non rappresenta di per sé particolari criticità, ma è necessario che:
•i documenti non contengano oggetti metallici (graffette, punti, etc.) che danneggerebbero lo scanner;
•siano ordinati per tipologia-data al fine di consentire il rispetto di una logica cronologica. NOTA
E’ opportuno avere a disposizione per ogni postazione di lavoro due monitor affiancati, di cui uno formato A4 da porre in verticale.
* indicazione a puro titolo esemplificativo e non esaustivo
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Organizzazione
..... quindi
un UNICO ARCHIVIATORE dei documenti a cui accede lo studio (ed i clienti dello studio)
con una importazione AUTOMATICA (integrazione gestionale contabile)
oppure MANUALE: importazione di qualsiasi tipo di documento informatico (es: .doc .xls .pdf .tiff .....)
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Organizzazione
E’ auspicabile fare in modo che il sistema di conservazione sostitutiva sia
integrato con il sistema di contabilità aziendale in modo da realizzare un
collegamento tra i dati contabili ed i documenti
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
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Organizzazione… nel secondo monitor compare il documento di riferimento. A questo punto è sufficiente inserire gli altri dati contabili ed IVA per completare la registrazione
caso n.1 - esempio reg. fattura
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
occorre+ ricordarsi+ che+ ai+ fini+ di+ un+
riconoscimento+ legale,+ ancor+ prima+ che+
tributario,+ dei+ libri,+ registri+ e+ documenX+
occorre+ rispe>are+ il+ disposto+ di+ cui+ all’art.+
2215+bis+del+Codice+Civile+ed+in+parXcolare+
avere+DELEGA+……
art.+2215+bis+CC+3°+c+“+ Gli+ obblighi+ di+ numerazione+ progressiva+ e+ di+ vidimazione+ previsX+ dalle+disposizioni+di+legge+o+di+regolamento+per+la+tenuta+dei+libri,+repertori+e+scri>ure+sono+assolX,+in+caso+di+tenuta+con+strumenX+informaXci,+mediante+apposizione,+almeno+ una+ volta+ all'anno,+ della+ marcatura+ temporale+ e+ della+ firma+ digitale+
dell'imprenditore+o+di+altro+sogge>o+dal+medesimo+delegato.“
ricordarsi+che…..
!42
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
FATTURA+ELETTRONICA+
…..#l’inizio
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Fatturazione e conservazione TRADIZIONALE
10 anni
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Fatturazione e conservazione DIGITALE
fattura___.PDF fattura___.XML
10 anni
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Fatturazione e conservazione DIGITALE
fattura___.PDF fattura___.XML
10 anni
FATTURA PA
fattura___.XML
Sistema di Interscambio
PA verifica la fattura
conservazione ricevute + fattura
10 anni
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FE PA• Quale software scelgo? • Come eseguo l’invio? • Come istruisco il personale? • Quali risorse amministrative
devo impegnare e per quanto tempo per effettuare un invio corretto?
PA
mittent
?con l’intermediario (commercialista) il cliente ha risolto i predetti problemi ed inoltre: • beneficia di minori costi; • ha una maggiore sicurezza negli invii delle fatture Xml; • la possibilità di archiviare a norma i documenti inviati.
mittente
PA
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
NO ATTEGGIAMENTO PASSIVO
l’Agenda Digitale Europea prevede: la realizzazione del mercato digitale unico; l’aumento dell’interoperabilità e degli standard digitali condivisi; l’aumento della fiducia e della sicurezza online; (eIDAS) la promozione dell’accesso veloce e superveloce a Internet; l’aumento dell’alfabetizzazione informatica e inclusione digitale; l’aumento dell’uso delle ICT per la società.
INDUSTRIA 4.0
agevolazioni per gli investimenti innovativi sviluppo di competenze specialistiche infrastrutture abilitanti strumenti pubblici di supporto
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NO ATTEGGIAMENTO PASSIVO
Il percorso verso una pervasiva diffusione della fatturazione elettronica e, più in generale, della dematerializzazione documentale, è stato tracciato ed è irreversibile
In generale i flussi elettronici garantiscono: trasparenza, tracciabilità, lotta all’evasione, maggior efficienza ed efficacia nelle gestione
OCCORRE VALUTARE COME QUESTI EFFETTI POSSANO MIGLIORARE LA GESTIONE AMMINISTRATIVA AZIENDALE E DI STUDIO
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Oggi gli studi hanno bisogno di recuperare MARGINALITA’
-migliorando l’efficienza -fornendo nuovi servizi a valore aggiunto
NO solo esecutore di adempimenti MA propositore di nuovi servizi
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Ad esempio:
oggi più che mai per le aziende gli aspetti della gestione finanziaria corrente sono diventati vitali, però, al contempo, le loro risorse sono concentrate sul core business
La grande impresa non ha problemi (servizio tesoreria interno)
e la medio/piccola azienda? sono più del 90% del totale
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la medio/piccola azienda
prende spesso decisioni tardivamente e frettolosamente ma avrebbe necessità di impostare la gestione finanziaria preventivamente ma senza una funzione interna ha bisogno di un supporto per rapportarsi con la banca
e i commercialisti hanno una posizione invidiabile che è assolutamente da valorizzare: un patrimonio di informazioni riferite alle
transazioni finanziarie ed economiche da valorizzare nei confronti del cliente, delle banche, della PA
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
snellire la burocrazia presente in azienda “certificatori” dei flussi di fatturazione emessi dai clienti (FIRMA DIGITALE DEL PROFESSIONISTA) “garanti” verso i terzi: ad esempio verso il sistema bancario per l’anticipazione fatture (canale privilegiato e veloce) a tutela dell’interesse pubblico ricoperto con la nostra iscrizione all’Albo
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
occorre essere PROATTIVI
per “accompagnare” le aziende clienti nel FUTURO (prossimo) DIGITALE
(1 gennaio 2017)
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
I risultati dell’Osservatorio
“Professionisti e Innovazione Digitale”
School of Management - Polimi
www.osservatori.net
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Osservatorio ICT & Professionisti - School of Management Polimi57
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Osservatorio ICT & Professionisti - School of Management Polimi58
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Osservatorio ICT & Professionisti - School of Management Polimi59
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Un esempio semplice di rilevazione del tempo nell’attività di studio
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Osservatorio ICT & Professionisti - School of Management Polimi69
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I CONCORRENTI DEGLI STUDI !La!leva!prezzo!incide!molto!sulle!a3vità!tradizionali.!Sulla!consulenza!la!
compe7zione!si!sposta!sull’ampiezza!dei!servizi!e!sulla!loro!integrazione.!
CAF
Altri professionisti
Consulenti direzionali2
Revisione
ALTRI!PROFESSIONISTI!
CAF!E!ASSOCIAZIONI!DI!CATEGORIA!
SOCIETA’!DI!REVISIONE!
CONSULENTI!DIREZIONALI!
Strumen7!!più!moderni!
Servizi!!più!ampi!
Cos7!!più!bassi!
2%
7% 3% 10% 78%
3%
5%
3% 8%
1%
16% 50%
45% 3% 45% 7%
81%
10% 22%
Base!empirica:!708!risposte!(studi!professionali)!www.osservatori.net!
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RELAZIONE TRA ADOZIONE DI TECNOLOGIE E ANDAMENTO DELLA REDDITIVITÀ
38%
45%
17%
33%
48%
19%
Tecnologie)a)basso)contenuto)innova0vo)
Tecnologie)a)medio)contenuto)innova0vo)
Tecnologie)a)elevato)contenuto)innova0vo)
33%
46%
21%
29%
40%
31%
Diminuzione))>10%)
Diminuzione))tra)0%)e):10%)
Aumento))tra)0%)e)+10%)
Aumento))>10%)
Tecnologie)e)Reddi0vità)si)influenzano)reciprocamente,))sopraBuBo)per)quanto)riguarda)le)tecnologie)a)contenuto)più)innova0vo)
www.osservatori.net)
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quali opportunità professionali
Documento n. 24
L’obbligo di fatturazione elettronica alla P.A. e nuove opportunità professionali
per i Commercialisti Novembre 2013
http://www.fondazionenazionalecommercialisti.it/node/622
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
quali opportunità professionali Da un’analisi del nuovo contesto normativo di Fatturazione Elettronica e conservazione sostitutiva, è possibile raccogliere nuove opportunità di lavoro e di fidelizzazione della clientela che qui vengono elencate a puro titolo esemplificativo e non esaustivo:
• intermediari abilitati: tranne che per i casi di società di grandi dimensioni, i restanti fornitori della P.A. sono rappresentati da aziende di piccole e piccolissime dimensioni che avranno bisogno di qualcuno che effettui il servizio di spedizione telematica della fattura elettronica per loro conto;
• consulenza organizzativa: i dottori commercialisti ed esperti contabili conoscono le realtà organizzative di ogni singolo cliente e sono in grado di rispondere con immediatezza ed efficacemente alle esigenze di rimodellamento dell’organizzazione interna di questi;
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Opportunità professionali
• formazione: gli studi professionali possono organizzare corsi formativi al personale interno della propria clientela al fine di spiegare le novità normative in atto …….. ed i benefici della fatturazione elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva a norma;
• consulenza contrattuale: consulenza alla clientela per la redazione dei contratti con i fornitori dei servizi di fatturazione elettronica/conservazione sostitutiva;
• Assistere il cliente nella richiesta di anticipo del credito vantato verso la Pubblica Amministrazione: tramite la piattaforma di certificazione crediti istituita presso il MEF l’impresa può farsi anticipare i crediti con garanzia fornita dallo stato in base alla convenzione quadro sottoscritta tra ABI e MEF in data 17/07/2014
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PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI
Se#il#creditore#è#una#persona fisica (ad#esempio#un#libero#professionista)#deve,#preven<vamente,#effe>uare#un#riconoscimento#recandosi#presso#la#P.A.#debitrice#e,#con#le#credenziali#ricevute,#completare#l’accreditamento#alla#Pia>aforma
http://certificazionecrediti.mef.gov.it
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PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI80
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PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI81
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PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI82
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PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI83
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LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE A NORMA
i dottori commercialisti ed esperti contabili, già tenutari delle scritture contabili (c.d. conservatori analogici), sono in grado di rivestire i compiti previsti per questa nuova figura professionale
ha la “REGIA” di tutto il sistema di conservazione
- definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione - ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia - può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate - la delega deve essere formalizzata, specificandone il contenuto e le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
* sostituisce l’art. 5 Delibera CNIPA del 19/02/2004
in+parXcolare….##art.#7#DPCM#3#dicembre#2013*
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g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’articolo 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
in+parXcolare….##art.#7#DPCM#3#dicembre#2013*
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k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
in+parXcolare….##art.#7#DPCM#3#dicembre#2013*
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Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva
Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento operativo con il quale si descrivono - in modo dettagliato - i processi che vengono attuati per procedere all'archiviazione e alla conservazione sostitutiva dei documenti in formato digitale, fornendo la descrizione delle architetture e delle infrastrutture informatiche utilizzate nel processo.
Il contenuto di tale manuale - il cui compito spetta al responsabile della conservazione sostitutiva - è dettagliato all’articolo 8 il quale, nel dichiarare che è un documento INFORMATICO, dispone che lo stesso deve almeno indicare:
art. 8 DPCM 3 dicembre 2013
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Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva (...art.8...)
“Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta, almeno: a. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa; b. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; c. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; d. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; e. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
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f. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; g. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; h. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie; i. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; l. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione; m. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; n. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
Cos’è il Manuale della conservazione sostitutiva (...art.8...)
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LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
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DOCUMENTO ANALOGICO UNICO E NON UNICO
dalla definizione di doc. NON UNICO si risale a quella di doc. unico:
Il Documento originale non unico è quel documento analogico al cui contenuto è “possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi”((art.1, 1°c., lett.c Del.CNIPA n.11 19/02/2004)
alcune DEFINIZIONI
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DEFINIZIONI
Con la Circ. 46/E del 6 dic 2006, l’Agenzia delle Entrate ritiene che “un documento è originale non unico quando indifferentemente:
- deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; - deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; - il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi.
DOCUMENTO ANALOGICO/ORIGINALE NON UNICO
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DEFINIZIONI
.......Circ. 46/E del 6 dic 2006......
Sono documenti originali non unici, a titolo esemplificativo, i libri di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari. Infatti, il contenuto del libro giornale può essere integralmente ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui tenuta è obbligatoria ai sensi dell'articolo 14, comma 1, lettera c) del D.P.R. n. 600 del 1973. A loro volta, le schede di mastro possono essere integralmente ricostruite dal libro giornale.
Possono essere considerati originali non unici, inoltre, le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali. Infatti, il contenuto di tali documenti può essere integralmente ricostruito sulla base dei libri e registri in cui debbono essere annotati e la cui tenuta è obbligatoria per legge.”
DOCUMENTO ANALOGICO/ORIGINALE NON UNICO
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DEFINIZIONI
....... Circ. 46/E del 6 dic 2006........
Si devono, altresì considerare documenti originali unici i libri sociali elencati all'articolo 2421 c.c., nella misura in cui, tuttavia, il relativo contenuto non possa essere ricavato "attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi". Ne consegue che i documenti il cui contenuto risulti, ad esempio, depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad esempio, i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad esempio, il verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio), non possono essere considerati documenti originali unici. Se la “tenuta” dei libri avviene a norma dell’articolo 2215-bis c.c., ossia con “strumenti informatici”, non è necessario l’intervento del pubblico ufficiale.
DOCUMENTO ANALOGICO/ORIGINALE UNICO
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DEFINIZIONI
Casi particolari.
Vi sono alcuni documenti che, in funzione delle loro caratteristiche, possono essere ritenuti originali unici o non unici: sono le schede carburanti e le note spese dei dipendenti, in relazione ai quali l’Agenzia delle Entrate ha espresso un orientamento che si può ritenere condivisibile[1], affermando che: le schede carburanti sono sostanzialmente un documento originale unico, in quanto le annotazioni che sono ivi previste non trovano corrispondenza in altri documenti in possesso di terzi. Tuttavia, se nella contabilità generale dell’impresa le registrazioni contabili vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda, la stessa assume il connotato di originale non unico e può essere conservata digitalmente senza l’intervento del pubblico Ufficiale”; [1] Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007, tra l’altro opinione coerente con altre espresse in precedenza.
DOCUMENTO ANALOGICO/ORIGINALE UNICO
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DEFINIZIONI
Casi particolari.
per le note spese del personale, “la valutazione della natura unica o non unica della nota spese dipendenti dovrà essere effettuata caso per caso, tenendo conto delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle spese e della tipologia di documento in concreto utilizzata dall’impresa.
Ad ogni modo, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.
DOCUMENTO ANALOGICO/ORIGINALE UNICO
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DEFINIZIONI
01 FattureEmesse
02 FattureRicevute
03 NotaVariazioneAumento
04 NotaVariazioneDiminuzione
05 DocumTrasporto
06 Scontrino
07 Ricevuta
08 Bolla
09 LibroGiornale
10 LibroInventari
11 LibroMastro
12 RegistroCronologico
13 LibroCespiti
14 RegistroIrpef
15 RegistroFattureAcquisto
16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio
DOCUMENTI E SCRITTURE CHE SI POSSONO CONSERVARE IN FORMATO DIGITALE
17 RegistroFattureEmesse
18 RegistroFattureInSospeso
19 RegistroCorrispettivi
20 GiornaleFondo
21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio
22 Registro Emergenza Iva
23 Bollettario
24 RegistroPrimaNota
25 RegistroUnico Iva
26 RegistroRiepilogativo Iva
27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe
28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm
29 RegistroTrasferimentiIntraUe
30 RegistroDichIntentiEmesse
31 RegistroDichIntentiRicevute
32 RegistroOmaggi
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DEFINIZIONI
33 RegistroMemoriaProdContrassegno
34 RegistroLavorazioneProdContrassegno
35 RegistroCaricoProdContrassegno
36 RegistroScaricoProdContrassegno
37 RegistroBeniInDeposito
38 RegistroBeniInContoLavorazione
39 RegistroBeniComodato
40 RegistroBeniProva
41 RegistroSezionaleIvaInterno
42 RegistroCaricoStampatiFiscali
43 RegistroSocControllantiControllate
44 RegistroCaricoScaricoRegime
MargineMetodoAnalitico
45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale
46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale
47 RegistroCaricoCentriElabDati
DOCUMENTI E SCRITTURE CHE SI POSSONO CONSERVARE IN FORMATO DIGITALE
48 RegistroScaricoCentriElabDati
49 RegistroSommeRicevuteDeposito
50 RegistroEditori
51 LibroSoci
52 LibroObbligazioni
53 LibroAdunanzeDelibAssemblee
54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione
55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale
56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo
57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti
58 AltriRegistri
59 UnicoPersoneFisiche
60 UnicoSocietaPersone
61 UnicoSocietaCapitale
62 UnicoEntiNonCommerciali
63 IrapPersoneFisiche
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DEFINIZIONIDOCUMENTI E SCRITTURE CHE SI POSSONO CONSERVARE IN
FORMATO DIGITALE64 Irap Societa Persone
65 Irap Societa Capitale
66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati
67 Irap Amministrazioni Ed Enti Pubblici
68 Modello730
69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale
70 Modello Iva
71 Modello Iva Vr Richiesta Rimborso Credito Iva
72 Modello Iva 26Lp2006 Prospetto
LiquidazioniPeriodiche
73 Modello Iva 74Bis
74 Comunicazione Annuale Dati Iva
75 ModelloRichiestaRimborso
Credito Iva Trimestrale
76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute
77 Modello770Semplificato
78 Modello770Ordinario
79 ModelloCertificazioneCud
80 ModelloF23
81 ModelloF24
82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico
83 ModelliAnnotazioneSeparata
84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione
85 AltriDocumenti
ELENCO DEI TIPI DI DOCUMENTO DI CUI ALL’ALLEGATO 1 DEL “PROVVEDIMENTO ATTUATIVO DELLA COMUNICAZIONE DELL’IMPRONTA RELATIVA AI DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI, AI SENSI DELL’ARTICOLO 5 DEL DECRETO 23 GENNAIO2004” DEL DIRETTORE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE DEL 25 OTTOBRE 2010 (PROT. 2010/143663)
100
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
RISOLUZIONE Ag. Entrate n. 158 del 15 giugno 2009
“....Le trascritte disposizioni (*) non specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione dell’immagine, tale modalità, dunque, deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole. Tuttavia, trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, è necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta. .... ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.” (*) art. 4 DMEF
101
102www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
DEFINIZIONI
La firma digitale E’ la firma apposta con un dispositivo elettronico (sotto forma di smart card,
usb key, etc.) rilasciato da un Ente a ciò abilitato.
FIRMA DIGITALE
CERTEZZA della
staticità immodificabilità identità del firmatario
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103www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
processo di generazione FIRMA DIGITALE
256 BIT
Doc
Documento da firmare
Hash SHA 256
Impronta del Documento
CIFRATURA Ks
Firma digitale PKCS#7
Certificato elettronico
103
104www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
processo di verifica FIRMA DIGITALE
256 BIT Doc Hash
SHA 256
Impronta del Documento
Firma digitale
Certificato elettronico
Decodifica
Kp
Chiave pubblica
256 BIT
= ok! Visualizza il
documento con i dati del sottoscrittore
Impronta corrispondente
alla firma
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105www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
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3 formati di FIRMA DIGITALE
CADES Cryptographic Message Syntax Advanced E le c t ron i c S igna tu re (file .p7m)
PADES PDF Advanced Electronic Signature (file .pdf)
XADES XML Advanced E lect ron ic Signature (file .xml)
il più conosciuto
consigliato per la sua - praticità - interoperabilità
simile al precedente per file .xml
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esempio firma PADES
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
DEFINIZIONI
Articolo 21, comma 2, del D.Lgs.vo 82/2005 (C.A.D.)* Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, ha altresi' l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. . (DIFFICILE)
Art. 2702 C.C. Efficacia della scrittura privata
La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.
FIRMA DIGITALE
* così come modificato dal D.Lgs n.179 del 26.08.2016
107
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO SIGILLO ELETTRONICO
* artt.35-40 Regolamento (UE) n. 910 del 23 luglio 2014 (2014/910/UE) - electronic IDentification Authentication and Signature
eIDAS
OBIETTIVO: rafforzare la fiducia nelle transazioni nell’Unione Europea, fornendo una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure fra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni
SCOPO: regolamentare le firme elettroniche, i servizi fiduciari, i servizi di identificazione ed i servizi di autenticazione
Il SIGILLO ELETTRONICO serve per provare l’emissione di un documento elettronico da parte di una determinata persona giuridica
Definizione: dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica per garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi
Come per le firme elettroniche puo’ essere avanzato a qualificato
SIGILLO ELETTRONICO
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SIGILLO ELETTRONICO
* artt.35-40 Regolamento (UE) n. 910 del 23 luglio 2014 (2014/910/UE) - electronic IDentification Authentication and Signature
Sigillo elettronico: dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica per garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi
creatore del sigillo: una persona giuridica che crea il sigillo
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DEFINIZIONI
RIFERIMENTO TEMPORALE
E’ l’informazione, contenente data e ora, associata ad un doc.informatico. L'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso.
Ciò significa che il responsabile della conservazione deve garantire che la data e l’ora siano apposte in maniera precisa e corretta, per esempio, facendo ricorso alla sincronizzazione del sistema con cui si opera con appositi sistemi di apposizione del riferimento temporale, tramite l’utilizzo di speciali software che via internet permettono di sincronizzare ogni pochi secondi l’orologio del sistema con NPT server web (Network Time Protocol www.ntp.org), in grado di certificare la data e l’ora con assoluta precisione. (vedi anche www.inrim.it - Istit. Naz.le di Ricerca Metrologica)
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DEFINIZIONI
E’ un servizio erogato da ENTI CERTIFICATORI, sotto la sorveglianza della DigitPa. Le marche temporali vengono acquistate a lotti ed utilizzate tramite connessione Internet, con cui l’Ente certificatore che ha emesso la marca appone la firma sul documento. Con la firma viene apposta la data e l’ora in cui si effettua la marcatura, opponibili ai terzi in quanto effettuate da un Ente a ciò abilitato.
La opponibilità ai terzi della data e dell’ora di formazione del documento informatico (articolo 20, comma 3, C.A.D.)
La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione (articoli 37 – 43 DPCM 30 marzo 2009)..
MARCA TEMPORALE
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DEFINIZIONI
IMPRONTA
L’impronta, è una sequenza di byte ottenuta sottoponendo uno specifico file a una particolare elaborazione normativamente regolata secondo standard internazionali (cosiddetta funzione di hash). L’impronta serve a realizzare un file di piccole dimensioni (qualche decina di caratteri) che: •ha corrispondenza biunivoca col file dal quale è stato generato •rende impossibile ricavare dall’impronta il contenuto del file principale
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E’ la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash (fonte: C.A.D.).
In pratica, considerato che ogni file è composto solo numeri, 0 e da 1 (i “bit”), l’impronta è la cifratura di un file, ottenuta con un particolare algoritmo, per cui, avendo a disposizione sia il file-origine che l’impronta, è possibile stabilire una connessione univoca(*) tra l’impronta e il file, nel senso che dal file è possibile risalire all’impronta, ma non il viceversa. (*) Col sistema denominato “SHA-1” l’impronta è formata da 8 bytes, ossia da 128 bit. Le combinazioni possibili sono il numero sotto rappresentato
340.282.366.920.938.000.000.000.000.000.000.000.000
Col sistema denominato “SHA-256” l’impronta è formata da 16 bytes, ossia da 256 bit. Le combinazioni possibili sono il numero sotto rappresentato
115.792.089.237.316.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000.000
DEFINIZIONI
IMPRONTA
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La utilità dell’impronta risiede nella opportunità già offerta dall’ Articolo 3 delib. CNIPA 11/2004
Conservazione sostitutiva di documenti informatici 1.Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche
sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
ed ora dall’art 9 delle nuove regole tecniche (DPCM 03.12.2013)
DEFINIZIONI
IMPRONTA
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in pratica
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procedimento logico
Fase 1 = predisposizione del documento informatico (ad esempio: un contratto, libro inventari....)
(*) si ricorda che i formati dei files possono essere di vario tipo: jpeg, tiff, png, ecc.. per semplicità si utilizza il formato .pdf
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caratteristiche della conservazione sostitutiva previste dalla normativa fiscale
..e#quindi....#Il# processo# di# conservazione# di# un# documento+ analogico# richiede# la# sua# preven<va#trasformazione#in#documento#informa<co,#ed#è#regolato#dall’ar<colo#4#del#DMEF#17/06/2014,#il# quale# rinvia# tout# court# all’ar<colo#3# (Conservazione#dei# documen<# informa<ci)# ed# avviene#mediante#la#memorizzazione)su#qualsiasi#supporto#di#cui#(*):#a)# siano# rispe>ate# le#norme#del# codice# civile,# le#disposizioni# del# codice#dell'amministrazione#digitale#e#delle#rela<ve#regole#tecniche#e#le#altre#norme#tributarie#riguardan<#la#corre>a#tenuta#della#contabilità;#b)# siano# consen<te# le# funzioni# di# ricerca# e# di# estrazione# delle# informazioni# dagli# archivi#informa<ci#in#relazione#almeno#al#cognome,#al#nome,#alla#denominazione,#al#codice#fiscale,#alla#par<ta# IVA,# alla# data# o# associazioni# logiche# di# ques<# ul<mi,# laddove# tali# informazioni# siano#obbligatoriamente#previste.#Ulteriori#funzioni#e#chiavi#di#ricerca#ed#estrazione#potranno#essere#stabilite#in#relazione#alle#diverse#<pologie#di#documento#con#provvedimento#delle#competen<#Agenzie#fiscali#La# trasformazione# di# un# documento# analogico# in# documento# informa<co# richiede# la# firma#digitale#di#un#pubblico#ufficiale#quando#ci#troviamo#in#presenza#di#un#documento#“ORIGINALE#UNICO”#(*)#vds#anche#regole#tecniche#di#conservazione#
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ATTENZIONE DOCUMENTO STATICO NON MODIFICABILE
allegato 1 DPCM 3 dicembre 2013 DEFINIZIONE DI STATICITA’ : “Caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione”
-Redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione , ed immutabile nel tempo -Non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile,tale da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati rappresentati
Codice eseguibile che consentono di modificare il contenuto del documento informatico
Macroistruzioni che consentono l’aggiornamento ad esempio della data della fattura
Art. 3 c.2 DPCM 13 novembre 2014 “Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione”
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art. 3 DM 17/06/2014 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3.Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti e' effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, ovvero
entro 3 mesi dal termine di presentazione dichiarazione redditi
caratteristiche della conservazione sostitutiva previste dalla normativa fiscale
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caratteristiche DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
dpcm 3 dicembre 2013
Il sistema di conservazione assicura la conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in
esso conservati:
1) i documenti informatici e i documenti amministrativi informaticicon i metadati ad essi associati (vds all.5)2) le aggregazioni dei precedenti
QUINDI: interessa regolamentare i BIT e non il sistema software o
hardware utilizzati
…. e garantendone le caratteristiche di:autenticità
integritàaffidabilità
leggibilitàreperibilità
(*) definizioni in allegato n.1 specifiche tecniche
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caratteristiche DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
dpcm 3 dicembre 2013
3 SOGGETTI (*):
PRODUTTORE persona fisica o giuridica, …., che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione
UTENTE persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONEsoggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 7, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione
(*) definizioni in allegato n.1 specifiche tecniche
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caratteristiche DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
art. 6 dpcm 3 dicembre 2013
ma quali sono i rispettivi ruoli?
PRODUTTORE - può essere interno o esterno al sistema di conservazione- può essere una persona fisica o giuridica- produce il pacchetto di versamento- trasmette il pacchetto di versamento al sistema di conservazione
UTENTE- può essere interno o esterno al sistema di conservazione- può essere una persona fisica o giuridica- richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti (anche da remoto)
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caratteristiche DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
dpcm 3 dicembre 2013
ma quali sono i rispettivi ruoli?
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONEha la “REGIA” di tutto il sistema di conservazione
- definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione- ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia- può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate- la delega deve essere formalizzata, specificandone il contenuto e le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato
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LOGICA DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
dpcm 3 dicembre 2013
PRODUTTORE
pacchetto di versamento
pacchetto di archiviazione
pacchetto di distribuzione
UTENTE
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
010101010101011010101010101 010101010101011010101010101 010100110101011010101010101 01010101 010101010101 01010101 010101010101 010101010 01010101010101 010101010101011010101010101 0101101010110101101011010110 1010110110101101101011010101
SISTEMA DI CONSERVAZIONE
scarto
generazione del rapporto
di versamento + impronta
+ eventuale FD
RV + I + IPdA + FD + MT =
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esempio di indice pacchetto di versamento
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struttura Indice pacchetto di Archiviazione
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in sintesi ....... schematicamente
1° Documento iniziale
2° creazione documento
informatico
3° attività di
indicizzazione
4° conclusione del
processo di conservazione
Documento Analogico Scansione (o attività equivalente) predisposizione del
database per le funzioni di ricerca
conservazione a norma
RdV + IPdA + FD + MT
Documento informatico (art. 3, comma 1 del DMEF)
caratteristiche della conservazione sostitutiva previste dalla normativa fiscale
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Imposta di bollo (art.6 DM 17.06.2014) e Risoluzione n.161/E del 9 luglio 2007
L’imposta di bollo è dovuta sui libri sociali, sul libro giornale e sul libro inventari. L’imposta dovuta è di € 16,00 per ogni 2.500 registrazioni (o frazione di esse).(*) “Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. Dunque, se si guarda al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite - nonché la registrazione della nota integrativa - mentre per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate”.
(*) Le fatture riguardanti operazioni non assoggettate ad IVA e contenenti importi superiori a euro 77,47, sono assoggettate ad imposta di bollo per euro 2,00 (no CEE o extraCEE)
caratteristiche della conservazione sostitutiva previste dalla normativa fiscale
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caratteristiche della conservazione sostitutiva previste dalla normativa fiscale
Versamento con mod F24 telematico
Il pagamento avviene in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Le fatture elettroniche per le quali e' obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell'imposta ai sensi del presente decreto
(ART. 3 c.3 DM 17.06.2014) Il processo di conservazione deve essere ultimato entro tre mesi dal termine di presentazione telematica della dich. dei redditi dell’anno di riferimento (fatture elettroniche comprese!!!)
DEREGULATION
DM 17.06.2014
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(ART. 5 c.1 DM 17.06.2014) Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento cod 1 = SI cod 2 = NO
COMUNICAZIONE - DM 17.06.2014
UNICOPF
UNICOSP
UNICOSC
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CASI ESEMPIO PER CODICI UNICO2015 “1” E “2”
1. durante il 2015 sono state portate in conservazione le scritture contabili dell’anno 2014 nel mod. UNICO 2016 codice 1
2. durante il 2016 sono state portate in conservazione le scritture contabili dell’anno 2015 nel mod. UNICO 2016 codice 2
3. il 6 luglio 2014 è stata emessa una fattura elettronica PA portata in conservazione a norma a luglio 2014 nel mod. UNICO 2015 codice 1 Se nel 2015 non si emetteranno altre fatture elettroniche PA e/o conserveranno scritture contabili nel mod. UNICO 2016 codice 2
4. il 6 agosto 2014 è stata emessa una fattura elettronica PA portata in conservazione a norma a luglio 2015 nel mod. UNICO 2015 codice 2
5. il 31 marzo 2015 è stata emessa una fattura elettronica PA portata in conservazione a norma a luglio 2015 nel mod. UNICO 2015 codice 2 nel mod. UNICO 2016 codice 1
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(ART. 5 c.2 DM 17.06.2014) In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.
non occorre fare alcuna comunicazione ex mod AA7/AA9
Risoluzione AE n.81/E del 15.09.2015
“IL LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI “DIGITALI” (Commissione IT ODCEC Novara)* maggio 2015
* http://www.commercialistinovara.it/files/materiale-didattico/ILLUOGODICONSERVAZIONEDELLESCRITTURECONTABILI.pdf
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La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo
la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
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La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
Articolo 2215-bis c.c. Primo comma “I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.”
- la disposizione è applicabile non solo alle scritture contabili e ai libri sociali, ma a tutti i documenti, come per esempio le fatture di vendita e di acquisto, i documenti di trasporto emessi e ricevuti, ecc.;
- la disposizione si applica alle sole scritture contabili, libri sociali ed altra documentazione obbligatoria, nativamente formata in digitale, e non ai suddetti documenti nativamente cartacei e solo successivamente convertiti in digitale al fine di una loro conservazione sostitutiva;
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Articolo 2215-bis c.c. Secondo comma Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. - è richiesto che le suddette registrazioni “debbano essere rese consultabili in ogni momento”, e quindi il sistema di conservazione sostituiva dovrà garantire una accessibilità ai documenti conservati e ai relativi certificati di firma, 24 ore su 24, 7 giorni su 7 - la disposizione di cui all’art. 2215-bis c.c. deve essere assicurata “dall’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato”, e quindi, in caso di servizio di conservazione sostitutiva in full outsourcing, l’attività richiesta dal presente articolo potrà essere delegata all’operatore esterno, ricordando che il libro inventari, a norma dell’art. 2217, terzo comma, dovrà comunque essere “sottoscritto dall’imprenditore”, con la conseguente impossibilità di delega di tale attività da parte dell’imprenditore;
La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
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Articolo 2215-bis c.c. Terzo comma Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
- la locuzione “almeno una volta all’anno” va intesa nel senso che la tempistica con cui deve essere apposta la firma digitale e la marca temporale dovrà avvenire con cadenza almeno annuale, circostanza per la quale risulta ammissibile l’adozione di una tempistica più breve (per esempio semestrale, trimestrale o mensile);
- nell’ipotesi in cui la tenuta del libro o della scrittura non sia anche prevista dalle leggi tributarie, la scadenza entro cui apporre la firma digitale e la marca temporale sarà quella di un anno dall’ultima registrazione (o dalla istituzione)
La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
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Articolo 2215-bis c.c. Quarto comma
Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma.
La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
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Articolo 2215-bis c.c. Quinto comma
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
- in pratica si conferisce alle scritture contabili la piena efficacia probatoria che esse avevano quando erano sottoposte alla preventiva bollatura e alla vidimazione annuale. Efficacia che da parecchi anni è andata persa nella generalità dei casi.
La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
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L’articolo 2710 del C.C. prevede che “I libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti, possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all'esercizio dell’impresa”.
L’articolo 2709 del C.C. prevede che le scritture contabili possono costituire prova contro l’imprenditore (anche se non bollate e vidimate), ma tuttavia non è consentito scinderne il contenuto.
Ante D.L. 357/1994 vigeva l’obbligo della bollatura iniziale dei libri e della vidimazione annuale. Le scritture contabili che rispettavano tali condizioni erano provviste di efficacia probatoria ex art.2710 C.C.
Essendo stati progressivamente aboliti dapprima l’obbligo di vidimazione annuale, e successivamente (nel 2001) l’obbligo di bollatura iniziale, le scritture sono divenute un po’ “fragili” dal punto di vista della efficacia probatoria.
La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
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La conservazione sostitutiva effettuata nel rispetto delle norme vigenti attribuisce ai libri e documenti certezza:
• della data di generazione dei documenti; • della unicità dei documenti generati
La stampa tradizionale NO
La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
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Articolo 2215-bis c.c. Sesto comma
Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni.
- il termine ultimo entro cui apporre “almeno una volta all’anno” la firma digitale e la marca temporale è individuato nello stesso termine in cui operano le norme in materia di conservazione sostitutiva, ovvero entro tre mesi dai termini ultimi di presentazione delle relative dichiarazioni annuali;
La tenuta e formazione dei libri, scritture e documenti secondo la normativa civilistica: l’efficacia probatoria
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ALCUNE DEFINIZIONI
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NORMATIVA
AMMINISTRATIVO
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa DPR n.445/2000
Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD D.Lgs. n.82/2005 *
* in continua evoluzione http://www.agid.gov.it/ ultima modifica D.LGS 179 del 26/08/2016
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
NORMATIVA
FISCALE
Il comma 5 dell’articolo 21 del C.A.D. dispone che: “Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l'innovazione e le tecnologie”.
DMEF 23/1/2004 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto) D.Lgs.vo 52/2004 (fattura elettronica)
Dal 27 giugno 2014 NUOVO DMEF 17/06/2014 (che abroga il precedente)
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CIVILISTICO articolo 2215 bis del Codice Civile
La normativa civilistica è recente, sintetica e mutua dagli altri due filoni normativi le definizioni e, ove possibile, la prassiLe specifiche tecniche a cui rinviano la normativa (amministrativa e fiscale) sono emanate da uno specifico Ente a ciò preposto
AIPA febbraio 1993 gennaio 2003 dicembre 2009
26 giugno 2012 http://www.agid.gov.it/
il Codice Civile, invece, non fa alcun riferimento a specifiche tecniche o a norme delegate, per cui si ritiene che siano applicabili quelle dettate dalla normativa “amministrativa”
NORMATIVA
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DOCUMENTO ANALOGICO (ex art.1, 1°c., lett.b Delibera CNIPA n.11 19/02/2004)
Sono definiti documenti analogici quelli formati utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui, cioè i documenti che si materializzano su supporti cartacei (ad esempio, lo scritto, il dattiloscritto, la fotocopia) o su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiches o microfilm, su lastre o pellicole radiologiche, su cassette e nastri magnetici audio e video.
DEFINIZIONI
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DIFFERENZA con documento INFORMATICO?
NON è richiesta alcuna elaborazione informatica
dal campo dei valori continui a quello dei valori discreti
ANALOGICO DIGITALE
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... e quindi
il documento digitale è la rappresentazione, attraverso un'elaborazione elettronica, di contenuti espressi tramite testo su carta o su supporto analogo, immagine, filmato o suono. Il termine digitale indica che tale rappresentazione è di tipo numerico, ovvero che la grandezza fisica su cui si basa assume valori numerici discreti. Un documento digitale contiene informazioni codificate con un linguaggio convenzionale in bit, memorizzata in modo permanente su un determinato tipo di supporto fisico (disco rigido o compact disc, pen drive, etc.). La documentazione digitale è una rappresentazione astratta e numerica della realtà sensoriale. (fonte Wikipedia)
DEFINIZIONI
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... e quindi
un DOCUMENTO INFORMATICO
è il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
(Art. 1 lett.p D. Lgs. n.82/2005 – C.A.D.)
DEFINIZIONI
documento elettronico qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva (Art. 3 n.35 eIDAS Reg. (UE) n.910/2014)
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Art.2 c.1 D.M. 17.06.2014 – “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del d.lgs n. 82/2005”.
Ai fini tributari, la formazione, l'emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l'esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell'art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica.
DEFINIZIONI151
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DEFINIZIONI
Articolo 20, comma 3, del D.Lgs.vo 82/2005 (C.A.D.)
Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione dei documenti informatici, nonché quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica, sono stabilite ai sensi dell'articolo 71. La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione
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FATTURA ELETTRONICA
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FATTURA ELETTRONICA
Sin dal 2004 è possibile emettere fatture elettroniche e dal 1 gennaio 2013 la normativa è cambiata:
la legge di stabilità n.228/12 ha modificato l’art.21 del DPR 633/72 dando una nuova definizione, simile a quella prevista dalla direttiva 2010/45/UE.
DEFINIZIONE:• “è fattura elettronica, la fattura EMESSA E RICEVUTA IN
QUALUNQUE FORMATO ELETTRONICO”,
chiarendo altresì che:• il ricorso alla FE è subordinato all’accettazione del destinatario,• la FE si considera emessa al momento della sua consegna,
spedizione, trasmissione o messa a disposizione del destinatario,• la forma della FE è lasciata al libero accordo tra le parti.
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FATTURA ELETTRONICA
Il nuovo c. 3 dell’art.21 del DPR 633/72, prevede che il soggetto passivo assicuri:
• l’autenticità dell’originale, • l’integrità del contenuto• la leggibilità della fattura
dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione
ATTENZIONE: questi requisiti sono richiesti anche per le fatture cartacee
I tre pilastri della F.E. A - autenticità I - Integrità L - Leggibilità
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autentico, ossia che provenga e sia stato emesso dal fornitore della fattura stessa, o da un suo delegato
integro, ossia che nel contenuto non abbia subito modifiche di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino al termine del suo periodo di conservazione
leggibile, sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente trasferibili su formato analogico (ossia su carta o su schermo - (human readable) - se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione)
NB. La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica, obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità (fiscali, civili, ecc.)
FATTURA ELETTRONICA REQUISITI
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• Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x assicurare autenticità ed integrità:
• Apposizione firma elettronica qualificata o digitale, • sigillo elettronico qualificato • Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione
NOVITA’:
• Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa
• Altre tecnologie in grado di garantire A I
LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE : Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)
DEREGULATION
FATTURA ELETTRONICA157
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SISTEMI DI CONTROLLO DI GESTIONE (audit trails)
• Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire che esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa (autenticità ed integrità):
• Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione: contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ ddt/fattura/pagamento
• elementi da riconciliare: x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine,
ricevuto la consegna, intestatario della fattura x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di
pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta
FATTURA ELETTRONICA
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SISTEMI DI CONTROLLO DI GESTIONE (audit trails)
in pratica, saranno necessari: • ERP (elaboratore di processi di business) che integra tutti i
processi (vendite, acquisti, magazzino, contabilità) e che crea e mantiene nel tempo i riferimenti incrociati tra i vari doc.
• Registro di controllo • delle modifiche ai documenti • delle modifiche ai dati di business (prevent. ordini, ddt …) • delle attività svolte dall’ERP
in pratica l’ERP conterrà, oltre ai dati della fattura anche quelli di fonte terza quali l’ordine di acquisto o il pagamento….
Insieme alla fattura dovrà essere conservato l’intero fascicolo della commessa
FATTURA ELETTRONICA159
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Rispetto alla precedente disciplina, l’attuale formulazione della norma non richiede più il “previo accordo con il destinatario” per avvalersi della trasmissione elettronica della fattura – ossia dell’invio della fattura mediante l’utilizzo di procedure informatizzate (quali, ad esempio, il sistema di trasmissione EDI, la posta elettronica, la posta elettronica certificata, il telefax, via modem) – ritenendo sufficiente l’accettazione da parte del destinatario del mezzo di trasmissione utilizzato. Un accordo preventivo, quindi, per quanto utile ed opportuno a fini di un più strutturato scambio di informazioni tra le parti non è di per sé indispensabile (C.M 18/E 2014)
solo accettazione ?
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ACCORDO CON DESTINATARIO
anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui: il formato della FE il sistema di trasmissione usato i metodi usati per garantire A I L tempistiche
INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI.
FATTURA ELETTRONICA161
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In relazione alla data di emissione, non esiste alcuna previsione specifica, se non quella generica indicata nell’ultimo periodo del comma 1 dell’articolo 21 DPR 633:
La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.
Ciò$è$coerente$con$le$disposizioni$a2ualmente$vigen7$per$le$fa2ure$in$formato$analogico,$considerato$che$l’ar7colo$6$DPR$633/1972$(momento$di$effe2uazione$delle$operazioni)$e$l’ar7colo$6,$comma$8,$decreto$Lgs$471/1997$(violazione$degli$obblighi$di$documentazione$delle$operazioni$sogge2e$ad$I.V.A.)$individuano$da$un$lato$il$momento$in$cui$occorre$eme2ere$la$fa2ura$e,$dall’altro,$la$condo2a$da$tenere$in$caso$di$inosservanza$dell’obbligo$da$parte$dell’emi2ente.$Si$può$quindi$ritenere$che$la$data$di$emissione$coincida$con$la$data$indicata$nella$fa2ura,$che$ovviamente$non$può$essere$successiva$a$quella$di$spedizione.$
FATTURA ELETTRONICA TRASMISSIONE
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Con l’entrata in vigore del DM 17/6/2014, la conservazione avviene con le stesse modalità previste per tutti i documenti informatici aventi rilevanza tributaria (entro 3 mesi dal termine di presentazione dich. Redditi).
La circostanza che il destinatario della fattura elettronica, che riceve il documento elettronicamente, possa decidere o meno di “accettare” tale processo, non influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica.
FATTURA ELETTRONICA TRASMISSIONE
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CON CONSENSO/ACCETTAZIONE del destinatario • E’ fattura elettronica sia per emittente che per destinatario • La conservazione dovrà obbligatoriamente avvenire in formato elettronico, sia per emittente che per destinatario
SENZA CONSENSO del destinatario, all’acquisizione in formato elettronico: • E’ fattura elettronica SOLO PER L’EMITTENTE, è fattura analogica per il destinatario • Trasmissione alternativamente: sia con spedizione o consegna in formato analogico (cartaceo), sia mediante strumenti informatici (La spedizione con modalità tradizionali comporta che la data di emissione coincida con quella di spedizione o consegna - Circolare 45/E) • CONSERVAZIONE ELETTRONICA per l’EMITTENTE, conservazione analogica per il destinatario (Il destinatario, tuttavia, può comunque procedere alla conservazione elettronica, previa conversione della fattura in documento informatico e conservazione sostitutiva a norma)
FATTURA ELETTRONICA TRASMISSIONE
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FATTURA ELETTRONICA FORMATI IMMAGINE: PDF, PDF/A, JPEG, ECC.
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STRUTTURATA del FORMATO XML166
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
FATTURA ELETTRONICA - STRUTTURATA CONVERSIONE DA FORMATO XML
FATTURA ELETTRONICA Dati relativi alla trasmissione
• Identificativo del trasmittente: IT01317580411 • Progressivo di invio: 000001 • Formato Trasmissione: SDI10 • Codice Amministrazione destinataria: AAAAAA • Telefono del trasmittente: 0432486331 • E-mail del trasmittente: [email protected]
Dati del cedente / prestatore Dati anagrafici • Identificativo fiscale ai fini IVA: AAa • Codice fiscale: AAAAAAAAAAA • Denominazione: AziendaX • Titolo: **** VALID TEXT REQUIRED **** • Codice EORI: bbbbbbbbbbbb • Albo professionale di appartenenza: aaaaaaaaa • Provincia di competenza dell'Albo: UD • Numero iscrizione all'Albo: 187 • Data iscrizione all'Albo: 1983-09-13 (13 Settembre 1983) • Regime fiscale: RF01 (ordinario)
Dati della sede
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La maggior parte dei vantaggi economici non deriva dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti. Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se i l formato è STRUTTURATO.
Quindi : Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti etc Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento
FATTURA ELETTRONICA
Impa>o+della+FE
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Con il progressivo constante incremento nell’utilizzo di documenti strutturati (formati XML, XBRL, ecc.), la contabilità è destinata ad “automatizzarsi”
L’effetto sarà:• una notevole riduzione del tempo di inserimento dei dati
(almeno il 63%[*])• un parallelo incremento delle disponibilità di risorse da dedicare
ad attività di “core business”
FATTURA ELETTRONICA BENEFICI
[*] fonte: risultati ricerca Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management Politecnico di Milano
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
FATTURA ELETTRONICA BENEFICI
I benefici complessivi per il Sistema Paese dipendono, essenzialmente, dai modelli di fatturazione elettronica che saranno adottati dai diversi attori in gioco.
Secondo le stime dell’Istituto Politecnico di Milano, i benefici potenziali per ciascun ciclo commerciale (per ciascuna fattura) variano: - da 2-3 euro per modelli di sola conservazione sostitutiva o fatturazione elettronica non strutturata - a 80 euro per modelli di completa integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento
http://www.ict4executive.it/executive/approfondimenti/l-adozione-massiccia-della-fatturazione-elettronica-in-italia-farebbe-risparmiare-fino-a-60_436721531.htm
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FATTURA ELETTRONICA BENEFICI (seguito)
La stima del beneficio potenziale complessivo di cui il Paese potrebbe beneficiare – in termini di aumento di produttività - assume i seguenti ordini di grandezza:
• circa 7-8 miliardi di euro all’anno, nel caso in cui si adottassero in modo pervasivo modelli di fatturazione elettronica non strutturata, sia nelle relazioni B2b sia nelle relazioni B2c;
• circa 12-15 miliardi di euro all’anno, nel caso in cui si adottassero – essenzialmente nelle relazioni B2b – modelli di fatturazione elettronica strutturata, con automazione limitata alla sola attività di fatturazione;
• circa 60 miliardi di euro all’anno, nel caso in cui le logiche della fatturazione elettronica strutturata fossero estese a tutto il ciclo ordine-pagamento, secondo i modelli della completa integrazione e dematerializzazione del ciclo.
Si tratta di valori tutt’altro che trascurabili, compresi tra lo 0,5% e il 4% del PIL annuo.
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FATTURA ELETTRONICA BENEFICI (seguito)
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art. 1 comma 5
lo “spirito” della norma è quello di semplificare al massimo gli adempimenti in capo soprattutto ai soggetti di piccole dimensioni.
E’ prevista la stesura di un regolamento che stabilirà:
-nuove modalità SEMPLIFICATE di controlli a distanza per non ostacolare lo svolgimento dell’attività economica ed “escludere la duplicazione di attività conoscitiva”.
Fattura Elettronica B2B D.LGS+127+del+05/08/2015+(G.U.+18.8.2015+n.+190)*
* già richiamate in parte dal DL 21.6.2013 n. 69 - Disposizioni urgenti per il rilancio dell’economia - ART. 50 BIS
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LA TEMPISTICA DI ADOZIONE
02/0
9/15
01/0
1/17
01/0
7/16
data di en t r a ta in vigore
AdE
1) servizio GRATUITO* di generazione,
trasmissione e conservazione delle F.E.
2) servizio GRATUITO* di generazione,
trasmissione e conservazione anche delle
F.E.PA a specifiche categorie di soggetti
individuate con successivo Decreto MEF
AdE
1) messa a disposizione dello SDI per la
trasmissione e ricezione F.E. tra titolari
P.IVA residenti, in formato XML PA
2) possibilità per i titolari P.IVA di
opzione (min 5 anni con rinnovo tacito)
per la trasmissione dei DATI delle
fatture emesse e ricevute
* art. 6 c.1: “oneri …omississ….. pari a 9,34 milioni di euro per l'anno 2016, a 18,00 milioni di euro per l'anno 2017 e a 20,40 milioni di euro a decorrere dall'anno 2018
Fattura Elettronica B2B
in attesa
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ATTENZIONE AI DATI DA TRASMETTERE Fattura Elettronica B2B
FORMATO XML Emittente XXXXXXXXXXXXX Destinatario Rossi Mario Via Europa 24 00100 Milano P.IVA 000958080002 VERDE -- DATI IVA ROSSO - DATI DETTAGLIO Fattura n. 3 del 22/10/2015 Cod. 12345 - Articolo 1 € 100 iva 22% Cod. 67789 - Articolo 2 € 50 Iva 22% Rif.to DDT 111 del 10/10/2015 --------------------------------- Imponibile 150 IVA 22% 33 Totale 183 Modalità pagamento: rimessa diretta v.f. Effettuare il pagamento su c/c 24IT58S02030171000123456789
in colore verde i dati tributari obbligatori
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LA TEMPISTICA DI ADOZIONE
G.U. del 06/09/2016
data ??entro 31 ottobre ’16 ?
Provvedimento Direttore AdE
che definirà le regole tecniche e le
modalità per la trasmissione dei dati delle
fatture allo SDI, secondo principi di
semplificazione
D. Min. Economia del 04.08.2016
vengono stabilite nuove modalità
SEMPLIFICATE per controlli a
distanza dei DATI acquisiti dall’AdE e
quelli trasmessi dai titolari di P.IVA e
delle transazioni eseguite.
Fattura Elettronica B2B
oppure OBBLIGATORIETA’ ? cioé spesometro mensile ?
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LA TEMPISTICA DI ADOZIONE
02/0
9/15
01/0
1/17
01/0
1/17
data di en t r a ta in vigore
condizioni: A) MEMORIZZAZIONE ELETTRONICA B) TRASMISSIONE TELEMATICA all’AdE dei DATI dei corrispettivi giornalieri
con A) e B) NO tenuta del registro dei corrispettivi (ex art.24 DPR 633/72) NO emissione dello scontrino fiscale. (SI fattura su richiesta del cliente)
C) abrogazione del regime speciale per la grande distribuzione
D) possibilità con opzione (min 5 anni con rinnovo tacito) OBBLIGATORIO per DISTRIBUTORI AUTOMATICI
E) A) e B) sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l'inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito (ad es: POS).
CORRISPETTIVI TELEMATICI 179
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Osservatorio ICT & Professionisti - School of Management Polimi180
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* rilevazione ad agosto 2016 - fonte Comufficio
da non sottovalutare tutto il comparto emittenti ricevute fiscali
Tipologia( Consistenza( Quan1tà( Regime(ESERCENTI( 755.045( Pun1(cassa( Opzionale(
ARTIGIANI,(MANIFATTURIERO,(COSTRUZIONI,(TRASPORTI,(ALTRI(
DISTRIBUTORI(AUTOMATICI((
2.400.000( Obbligatorio((soluzioni(
transitorie(fino(al(2022)(!
G.D.O.(e(D.O.((
20.348( 222.000( Obbligatorio(
I SOGGETTI INTERESSATI 181
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LA TEMPISTICA DI ADOZIONE
Provvedimento Direttore AdE
definirà le regole tecniche, le modalità nonchè i
termini per la trasmissione dei dati dei corrispettivi
allo SDI, secondo principi di semplificazione e
tenendo conto dello stato di obsolescenza degli attuali
apparecchi distributori e della sicurezza ed
inalterabilità.
Decreto Min. Economia
potranno essere individuate tipologie di
documentazione idonee a rappresentare,
anche ai fini commerciali, le operazioni.
Regolamentazione delle modalità di
trasmissione dei pagamenti effettuati e
ricevuti.
CORRISPETTIVI TELEMATICI
data ??entro 31 ottobre ’16 ?
data ??entro dic ’16
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183www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Invio telematico FATTURE emesse e ricevute e dei corrispettivi dal 01/01/2017 tramite SDI
Esoneri: - esonerati dalla comunicazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA (cosiddetto “spesometro”) di cui all’art. 21 del DL 78/2010; - esonerati dalla comunicazione delle operazioni con soggetti domiciliati in Stati “black list” di cui all’art. 1 comma 1 del DL 40/2010; - esonerati dalla presentazione dei modelli INTRASTAT, con riferimento alle prestazioni di servizi ricevute da soggetti stabiliti in un altro Stato della Ue; - rimborsi IVA in via prioritaria, entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale; - dell’esonero dalla comunicazione dei dati dei contratti stipulati dalle società di leasing (ovvero dai soggetti che svolgono attività di locazione e noleggio), ai sensi dell’art. 7 co. 12 del DPR 605/73; - dell’esonero dalla comunicazione degli acquisti effettuati presso operatori economici di San Marino con l’assolvimento dell’IVA mediante autofattura, ai sensi dell’art. 16 lett. c) del DM 24.12.93
BENEFICI183
184www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Riduzione di un anno dei termini di accertamento
IVA e imposte dirette se si garantirà anche la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati, nei modi che saranno stabiliti con decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze.
BENEFICIla scommessa vincente
184
185www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
IVA precompilata
SOGGETTI DI MINORI DIMENSIONI* o nuove attività**
oltre alle opzioni di FE e corrispettivi (se dovuti) avranno altre agevolazioni:
1)l'Agenzia delle entrate realizza un programma di assistenza, differenziato per categoria di soggetti, con cui sono messi a disposizione, in via telematica, gli elementi informativi necessari per le liquidazioni periodiche e per la dichiarazione annuale dell'IVA con esonero:
2)registrazione fatture di vendita e di acquisto; 3)visto di conformità / garanzia per rimborsi IVA > € 15.000
BENEFICI
* individuati con decreto MEF del 04.08.2016 ** solo per i primi tre anni
185
186www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
SOGGETTI DI MINORI DIMENSIONI o nuove attività
oltre alle opzioni di FE e corrispettivi (se dovuti) avranno altre agevolazioni:
1)esercenti arti e professioni 2)le imprese in contabilità semplificata 3)le altre imprese con volume d’affari nei limiti di fatturato di
cui all’art18 Dpr 600/73 (contabilità semplificata) limitatamente all’anno di inizio dell’attività ed i due successivi
BENEFICI186
187www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
il servizio gratuito di FE AdE• accesso al servizio:
• entratel • fisco-on-line • CNS • SPID
187
188www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
il servizio gratuito di FE AdE• scelta UTENZA di lavoro:
• se stessi • cliente (come sogg.incaricato)
188
189www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
1 2
il servizio gratuito di FE AdE
43
189
190www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
flusso generazione
fattura*
1
* da sito AdE
190
191www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
generazione fattura
1 2 3caratteristiche: - la Rubrica memorizza fino a 500 anagrafiche cliente - file allegato max 2MB - la fattura è duplicabile - è possibile salvare il lavoro e proseguire in un secondo momento
191
192www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
generazione fattura
1
192
193www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIOgenerazione fattura
2
3
193
194www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIOgenerazione fattura
3
194
195www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIOgenerazione fattura
4
195
196www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
trasmissione fattura
fino al 31/12/2016 posta ordinaria dal 01/01/2017 tramite SDI
SOLO FATTURE ELETTRONICHE IN FORMATO XML ordinarie PA
ordinarie B2B semplificate B2B
dimensione massima file 5MB anche file .zip contenente max n.10 fatture
196
197www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
trasmissione fattura
mentre si trasmette il sistema fa i controlli - Conformità del file - Nome file duplicato - Fattura duplicata - Data fattura successiva alla data di ricezione.
197
198www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
flusso trasmissione
fattura*
* da sito AdE
198
199www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
SERVIZIO DI CONSERVAZIONE FATTURE flusso operativo*
* da sito AdE
CONDIZIONE adesione al servizio
CARATTERISTICHE - l’impresa è il Responsabile della Conservazione
- AdE è responsabile del servizio di conservazione
- Sogei SpA è il conservatore
DURATA 15 anni - salvo richiesta di proroga - anche in caso di revoca
ESIBIZIONE entro 48 ore dalla richiesta
Notifiche: 1- ricevuta di avvio del processo
di conservazione 2- ricevuta di scarto o di presa in
carico 3- rapporto di conservazione
1
2
3
199
200www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIOSERVIZIO DI CONSERVAZIONE FATTURE
* da sito AdE
anche un file ZIP contenente “n” fatture
200
201www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
SERVIZIO DI CONSERVAZIONE
FATTURE
Entro 10 gg. viene prodotto il rapporto di conservazione; lo stato del file diventa 'Conservato'
201
202www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO 202
203www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
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204www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
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205www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
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206www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
POSSIBILI SCENARI OPERATIVI - vi racconto una storia
a voi la parola
Vi# presento# il# Sig.% Sono% Attento,# imprenditore,# che# si# sta# domandando# come# può# aiutare# gli# altri#operatori#coinvolti#nel#suo#ciclo#di#business#ad#incentivarli#nell’emissione#di#fatture#elettroniche#xml.##Tralasciando# la# descrizione# tecnica# nei# dettagli,# Attento# può# innanzitutto# attuare# una# politica# di#pagamento)anticipato#verso#quei#fornitori#che#emetteranno#fatture#elettroniche#nei#suoi#confronti;#le#fatture# avranno# un# iter# di# registrazione# ed# approvazione# al# pagamento# molto# più# rapido# rispetto# ai#tempi# richiesti# per# gestire# le#medesime# operazioni# con# un# documento# cartaceo# che# deve# @isicamente#spostarsi# da# un# uf@icio# all’altro# e# che# richiede# la# presenza) /isica# delle# varie# persone# coinvolte# nei#processi#di#veri@ica#ed#autorizzazione.##Inoltre,#per#i#fornitori#più#piccoli#Attento#metterà#a#disposizione#degli#stessi#un#portale#per#l’emissione#delle# fatture# elettroniche# (e# non# solo#nei# suoi# confronti)# e# penserà# lui# stesso# a# gestirgli# anche# l’invio#telematico#allo#SDI.#
E#per#i#clienti#di#Attento?#Magari#anch’essi#titolari#a#loro#volta#di#Partita#IVA,#potranno#usufruire#del#suo#portale#per#la#gestione#delle#proprie#fatture#emesse#e#di#quelle#ricevute.#
I#vantaggi#dell’avvio#della#fatturazione#elettronica#tra#privati#non#sono#quindi#solo#quelli#enunciati#nella#norma#ma#anche#L#e#sempre#di#più#L#quelli#conseguenti#alle#azioni#che#gli# imprenditori#decideranno#di#attuare# per# meglio# gestire# il# @lusso# di# informazioni# (i# dati)# per# la# gestione# dei# rispettivi# rapporti#economici.#Il#quadro#normativo#di#riferimento#è#completo:#dipenderà##unicamente#dall’approccio#degli#imprenditori/commercialisti#attenti#al)cambiamento#tale#da#fare#da#“volano”#per#gli#altri#operatori#economici#per#cogliere#tutte#le#opportunità#celate#nella#fattura#elettronica
206
207www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
OMESSA O ERRATA TRASMISSIONE DEI DATI DELLE FATTURE
sanzione amministrativa da 258,00 a 2.065,00 euro, (art. 11 co.1 DLgs. 471/97)
OMESSA O ERRATA TRASMISSIONE DEI DATI DEI CORRISPETTIVI
a) la sanzione pari al 100% dell’imposta corrispondente all’importo non documentato (di cui all’art. 6 co. 3 del DLgs. 471/97);
b) la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività ovvero la sospensione dell’esercizio dell’attività, per un periodo che varia a seconda dell’entità degli importi contestati (art. 12 co. 2 DLgs. 471/97).
CESSAZIONE DEGLI EFFETTI PREMIALI
Regolarizzazione: trasmettendo correttamente e telematicamente i dati, entro i termini definiti con successivo provvedimento dell’Agenzia delle Entrate. Tuttavia, anche se la regolarizzazione ha l’effetto di mantenere, in capo al soggetto, i benefici del regime premiale, non esime dall’applicazione delle sanzioni previste per l’omessa o errata trasmissione dei dati.
SANZIONI207
208www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione
fonte: Osservatorio FE Polimi - sett 2016
208
209www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (articolo 1, commi 209-214, Legge 244/2007)
Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 214, l 'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche (*), nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
(*) di cui all’articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196
209
210www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE L’elenco delle Amministrazioni Pubbliche coinvolte è predisposto dall’Istat,
suddivise in tre categorie, sono: 1. Amministrazioni centrali
Organi costituzionali e di rilievo costituzionale, Presidenza del Consiglio dei Ministri e
Ministeri, Agenzie fiscali (Agenzia del Demanio, Agenzia delle Dogane e dei Monopoli,
Agenzia delle Entrate) Enti di regolazione dell'attività economica (Agenzia italiana del
farmaco – AIFA, Agenzia per l’Italia digitale, Ente nazionale per il microcredito, etc.) Enti
produttori di servizi economici (Agenzia nazionale per il turismo – ENIT, Anas S.p.A., Ente
nazionale per l’aviazione civile – ENAC, Ente nazionale risi, Fondo innovazione tecnologica
– FIT, Gruppo Equitalia, etc.) Autorità amministrative indipendenti (Agenzia nazionale di
valutazione del sistema universitario e della ricerca – ANVUR, Autorità per le garanzie nelle
comunicazioni – AGCOM, Autorità per l'energia elettrica e il gas – AEEG, Garante per la
protezione dei dati personali, etc.) Enti a struttura associativa (ANCI, UNIONCAMERE, etc.)
Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (Accademia della Crusca, Coni,
CRI, etc.) Enti e Istituzioni di ricerca (Agenzia spaziale italiana – ENEA, Istituto nazionale di
statistica – ISTAT) Istituti zooprofilattici sperimentali;
210
211www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE
..segue 2. Amministrazioni locali
Regioni e province autonome, Province, Comuni, Comunità montane, Unioni di comuni, Agenzie regionali sanitarie, Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei rifiuti (ex AATO), Aziende ospedaliere, Aziende sanitarie locali, Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali, Università e istituti di istruzione universitaria pubblici, etc.;
3. Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti – CNPADC, Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali – CNPR, Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense, EPPI, ENASARCO, INAIL, INPS, etc.
OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE211
212www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
FatturaPA La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
• il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio
• l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni e dei codici CIG e/o CUP, se previsti (art. 7bis DL 35/2013)
212
213www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Il formato della FatturaPA
Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente;
in aggiunta a queste il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio.
FatturaPA
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214www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati:
• informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
• informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.
FatturaPA
214
215www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
FatturaPA - generazione
CONTENUTO$informazioni$ u7li$ per$ la$ completa$ dematerializzazione$ del$processo$ di$ ciclo$ passivo$ a2raverso$ l'integrazione$ del$documento$fa2ura$con$i$sistemi$ges7onali$e/o$con$i$sistemi$di$pagamento:$
Allegato$“A”$al$Decreto$55$del$3/4/2013$–$punto$5$5.$INFORMAZIONI$PER$l'INTEGRAZIONE$NEL$PROCESSO$DI$CICLO$PASSIVO$5.1$Ordine$Acquisto$5.2$Contra2o$5.3$Ricezione$5.4$Fa2ure$Collegate$5.5$Cassa$Previdenziale$
215
216www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
comunicazione ai fornitori216
217www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
comunicazione ai fornitori217
218www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
comunicazione ai fornitori218
219www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
comunicazione ai fornitori altro esempio: avvocati, per gratuito patrocinio
219
220www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
FatturaPA - generazione
eventuali$ ulteriori$ informazioni$ che$ possono$ risultare$ di$ interesse$ per$esigenze$ informa7ve$ concordate$ tra$ cliente$ e$ fornitore$ ovvero$ specifiche$dell'emi2ente,$ con$ riferimento$ a$ par7colari$ 7pologie$ di$ beni$ cedu7/presta7,$ovvero$di$u7lita'$per$il$colloquio$tra$le$par7:$
Allegato$“A”$al$Decreto$55$3/4/2013$–$punto$6$6.$ALTRE$INFORMAZIONI$6.1$Trasmi2ente$6.2$Cedente/Prestatore$6.3$Rappresentante$Fiscale$del$Cedente/Prestatore$6.4$Cessionario/Commi2ente$6.5$Terzo$Intermediario$Sogge2o$Emi2ente$6.6$Da7$Generali$6.7$Beni/Servizi$6.8$Pagamento$6.9$Allega7$
220
221www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Predisporre la FatturaPA
Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il Sistema di Interscambio, un file predisposto secondo il formato della FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un file archivio.
Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio. • Nel caso di file FatturaPA deve essere rispettata la seguente
nomenclatura: Codice Paese - Identificativo univoco del Trasmittente - Progressivo univoco del file
FatturaPA
221
222www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Esempi
Di seguito alcuni esempi di file FatturaPA (fattura singola e lotto di fatture).
Versione 1.1
• Fattura singola versione 1.1 con una sola linea di fattura:
IT12345678910_11001.xml
• Fattura singola versione 1.1 con più linee di fattura:
IT12345678910_11002.xml
• Lotto di fatture versione 1.1
IT12345678910_11003.xml
• Esempio di fattura singola versione 1.1 che prevede, nell'intestazione, una visualizzazione attraverso il foglio di stile (per visualizzare il file FatturaPA attraverso il foglio di stile occorre scaricare entrambi i files nella stessa cartella):
IT12345678910_11004.xml
Foglio di stile per la visualizzazione della FatturaPA versione 1.1 - xslt
FatturaPA
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223www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO 223
224www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
SISTEMA DI TRASMISSIONE
SDI+–+sistema+di+interscambio
È$lo$snodo$tra$emi2ente$e$ricevente$la$fa2ura$PA:$Accredita$le$PA$riceve$le$fa2ure$$Effe2ua$i$controlli$sui$files$Inoltra$le$fa2ure$alla$PA$No7fica$l’esito$della$trasmissione$
224
225www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
SISTEMA DI TRASMISSIONE
Va rilevato che la trasmissione delle fatture elettroniche al SDI
(così come dal SDI alla P.A.), potrà essere svolta anche tramite
l’ausilio di “intermediari”, cioè operatori che, interfacciandosi con
il SDI, ne agevolino sia il processo di produzione e trasmissione
della fattura in formato XML, sia l’intera attività di conservazione
sostitutiva delle fatture elettroniche e dei messaggi
scambiati.
L’attività degli intermediari potrà essere svolta anche dai Dottori
Commercialisti.
OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE225
226www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Sistema Di Interscambio
rif. D
oc.2
4 IR
DCEC
nov
.’13
226
227www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Sistema Di Interscambio
Controlli eseguiti dal SDI sulle fatture elettroniche ricevute
• verifica della nomenclatura ed unicità del file trasmesso
• verifica sulla dimensione del file
• verifica di integrità del documento
• verifica di autenticità del certificato di firma
• verifica conformità del formato fattura
• verifica validità del contenuto della fattura
• verifica di unicità della fattura
227
228www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Modalità di trasmissione
• PEC: come allegato al messaggio. Possono esserci più allegati. Non è necessario un particolare accreditamento (max 30MB) [email protected]
• modello “web service” fruibile attraverso protocollo https (max 5MB)
• sistema pubblico di cooperazione (SDI COOP): un solo file alla volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio
• protocollo FTP
• portale www.fatturapa.gov.it
228
229www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO 229
230www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO 230
231www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
Schema logico di funzionamento SDI
231
232www.ceforitalia.it, Dott. Robert Braga
FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIO
CIRCOLARE MEF n.1/DF del 31/03/2014
La Circolare chiarisce i pochi dubbi operativi per l’avvio della fatturazione elettronica
1. tutte le PA sono tenute a inserire l'anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche nell’IPA entro 3 mesi dal 6 giugno 2014 - termine scaduto
2. I codici dell'IPA una volta ottenuti devono inoltre essere comunicati dalla PA ai fornitori - perché gli stessi possano inserirli nelle fatture da inviare al Sistema di interscambio (SDI)
3. le fatture cartacee emesse prima dell'entrata in vigore dell'obbligo, ovvero prima del 6 giugno 2014, saranno, anche dopo il 6 settembre 2014, accettate e pagate, mentre le fatture cartacee emesse dopo il 6 giugno 2014 non potranno essere in alcun modo accettate o pagate dalle PA
4. ricevuta con esito negativo = avvenuta consegna (NB) = fattura emessa ex art.21
* i riferimenti 6 giugno 2014 devono intendersi 31 marzo 2015 * i riferimenti 6 settembre 2014 devono intendersi 30 giugno 2015
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CIRCOLARE MEF n.1/DF del 31/03/2014 5.$Impossibilità$di$recapito$a)Se$la$PA$non$comunica$al$commi2ente$il$suo$codice$Ufficio,$la$FE$può$essere$trasmessa$ad$un$Ufficio$Centrale$di$ciascuna$PA$presente$in$IPA$denominato$“Uff_eFa2uraPA”.$b)$ Se$ la$ PA$ non$ è$ censita$ in$ IPA$ le$ specifiche$ tecniche$prevedono$ che$ è$ possibile$ indicare$ il$ valore$ di$ default.$ Se$l’u7lizzo$ del$ codice$ di$ default$ è$ improprio$ perchè$ in$ IPA$ è$presente$un$codice$Ufficio$di$fa2urazione,$SDI$respinge$la$FE$indicando$il$Codice$FE$Centrale$della$PA.$$Se$ l’impossibilità$ di$ recapito$ è$ imputabile$ alla$ PA,$ il$regolamento$ $ esonera$ il$ mi2ente$ da$ responsabilità$ e$ la$ FE$può$ essere$ trasmessa,$ con$ l’a2estato$ rilasciato$ dal$ SDI,$ alla$PA$commi2ente$
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CIRCOLARE MEF n.1/DF del 31/03/2014
5.$Impossibilità$di$recapito$c)$ Impossibilità$ di$ recapito$ per$ cause$ tecniche$ che$intervengono$tra$SDI$e$PA.$La$stru2ura$di$supporto$dello$SDI$$i$ Comunica$ la$ impossibilità$ di$ consegna$ (“mancata$consegna”;$i$ conta2a$ il$ referente$ della$ FE$ della$ PA$ e,$ in$ caso$di$ esito$nega7vo$ rilascia$ al$mi2ente$una$ ricevuta$di$ consegna$ con$esito$ nega7vo,$ decorsi$ 10$ giorni$ dalla$ no7fica$ della$mancata$ consegna,$ invia$ al$ mi2ente$ una$ “A"estazione+ di+avvenuta+trasmissione+della+fa"ura+al+SDI+con+impossibilità+di+recapito”.$A$questo$punto$si$può$akvare$la$trasmissione$con$le$modalità$previste$al$punto$5b.$$
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CASI PRATICIin merito alla creazione della fattura
Come si gestiscono le fatture di fine mese o di fine anno? Data della fattura o data della ricevuta di consegna?
L’articolo 21 del DPR 63/72 prevede l’obbligo di apporre una data sul documento fattura: questa data è quella da prendere a riferimento per tutti gli obblighi fiscali relativi al documento e, naturalmente, a prescindere dalla natura – cartacea oppure elettronica – del medesimo. Questa equiparazione fra “cartaceo” ed “elettronico” è ribadita dal Decreto Legge 192 del 7 novembre 2012, che ha recepito la Direttiva europea 2010/45.
Inoltre, la Risoluzione A.E. n.158 del 15 giugno 2009 ha chiarito che per gli obblighi fiscali e contabili fa fede la data fattura riportata all’interno del documento stesso.
Pertanto, è la data della fattura che determina il momento di nascita dell’obbligo fiscale e non la data contenuta nella ricevuta di consegna dello SDI
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CASI PRATICIin merito alla creazione della fattura
QUALI CONTROLLI DELLO SDI circa il CONTENUTO DELLA FATTURA
Lo SDI verifica se la stessa è stata già trasmessa ed elaborata.
Le verifiche riguardano, in particolare:
1) identificativo cedente/prestatore,
2) tipologia documento,
3) numero Fattura,
4) anno data Fattura.
Il documento viene scartato se uno o più di questi dati coincidono con quelli di una Fattura precedentemente trasmessa e per la quale non sia stata inviata al fornitore una Notifica di scarto oppure una Notifica di rifiuto.
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CASI PRATICI
in merito alla creazione della fattura
I DATI OBBLIGATORI DI COMPILAZIONE DELLA FATTURA
SOGGETTO EMITTENTE
IT e partita IVA rif. (1.2.1.1.1 e 1.2.1.1.2 )***
DENOMINAZIONE rif. (1.2.1.3.1)***
oppure NOME e COGNOME rif. (1.2.1.3.2 e 1.2.1.3.3 )***
REGIME FISCALE rif. (1.2.1.8)***
***tracciato tabellare reperibile sul sito internet http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.1/Formato_FatturaPA_tabellare_V1.1.pdf
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CASI PRATICIin merito alla creazione della fattura
I DATI OBBLIGATORI DI COMPILAZIONE DELLA FATTURA
SOGGETTO EMITTENTE
REGIME FISCALE rif. (1.2.1.8)
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CASI PRATICIin merito alla creazione della fattura
I DATI OBBLIGATORI DI COMPILAZIONE DELLA FATTURA
SOGGETTO EMITTENTE
INDIRIZZO rif. (1.2.2.1)***
NUMERO CIVICO rif. (1.2.2.2)***
si può omettere se già ricompreso nell’indirizzo
CAP rif. (1.2.2.3)***
COMUNE rif. (1.2.2.4)***
NAZIONE rif. (1.2.2.6)***
***tracciato tabellare reperibile sul sito internet http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.1/Formato_FatturaPA_tabellare_V1.1.pdf
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CASI PRATICI
in merito alla creazione della fattura
I DATI OBBLIGATORI DI COMPILAZIONE DELLA FATTURA
SOGGETTO EMITTENTE - ISCRIZIONE REA
Questi campi devono essere obbligatoriamente valorizzati nei casi di società soggette al vincolo dell’iscrizione nel registro delle imprese ai sensi dell'art. 2250 del codice civile
Ufficio - N.REA - Cap.Sociale - Socio Unico - Stato Liquidazione
devono esser tutti compilati, anche il capitale sociale (solo per le soc’ di capitali con valore pari a quello esistente nell’ultimo bilancio approvato) per Soc di persone valorizzare a “0”
***tracciato tabellare reperibile sul sito internet http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.1/Formato_FatturaPA_tabellare_V1.1.pdf
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CASI PRATICIin merito alla creazione della fattura
I DATI OBBLIGATORI DI COMPILAZIONE DELLA FATTURA
SOGGETTO EMITTENTE - TERZO
SOGGETTO EMITTENTE codice da inserire “TZ”
DATI GENERALI
TIPO DOCUMENTO rif. (2.1.1.1)***
ad es: TD01 = fattura TD04 = nota di credito
DIVISA rif. (2.1.1.2)***
DATA rif. (2.1.1.3)***
NUMERO rif. (2.1.1.4)***
I dati della cassa di previdenza e ritenuta di acconto sono obbligatori nel caso di professionisti
Unico caso da indicare % ritenuta di acconto “SI” è per la cassa di prev INPS***tracciato tabellare reperibile sul sito internet http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.1/Formato_FatturaPA_tabellare_V1.1.pdf
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CASI PRATICI
in merito alla creazione della fattura
I DATI OBBLIGATORI DI COMPILAZIONE DELLA FATTURA
DATI DEI SINGOLI BENI E SERVIZI - DETTAGLIO FATTURA
N.LINEA rif. (2.2.1.1)***
DESCRIZIONE rif. (2.2.1.4)***
DATA INIZIO PERIODO rif. (2.2.1.7)*** in caso di prestaz.servizi
DATA FINE PERIODO rif. (2.2.1.8)*** in caso di prestaz.servizi
PREZZO UNITARIO rif. (2.2.1.9)***
PREZZO TOTALE rif. (2.2.1.11)***
(in caso di split payment qui si indica il valore lordo IVA)
ALIQUOTA IVA rif. (2.2.1.12)***
***tracciato tabellare reperibile sul sito internet http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.1/Formato_FatturaPA_tabellare_V1.1.pdf
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CASI PRATICIin merito alla creazione della fattura
I DATI OBBLIGATORI DI COMPILAZIONE DELLA FATTURA
DATI DEI SINGOLI BENI E SERVIZI - RIEPILOGO FATTURA
ALIQUOTA IVA rif. (2.2.2.1)***
NATURA rif. (2.2.2.2)***
IMPONIBILE IMPORTO rif. (2.2.2.5)*** è il tot. imponibile (o non imponibile)
IMPOSTA rif. (2.2.2.6)*** è l’IVA addebitata in fattura
ESIGIBILITA’ IVA rif. (2.2.2.7)*** Immediata_Differita_Scissione pagamenti
RIF. NORMATIVO rif. (2.2.2.8)***
da indicare in caso di compilazione del campo NATURA
***tracciato tabellare reperibile sul sito internet http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.1/Formato_FatturaPA_tabellare_V1.1.pdf
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in merito alla creazione della fattura
I DATI NON OBBLIGATORI - DIPENDE DA COSA HA COMUNICATO LA Pubblica Amministrazione nella lettera al fornitore
DATI PER L’INTEGRAZIONE DELLA FATTURA NEL PROCESSO DI CICLO PASSIVO DELLA PA
DATI GENERALI DATI ORDINE ACQUISTO
RIF. N.LINEA rif. (2.1.2.1)
numero della linea o delle linee di dettaglio della fattura alle quali si riferisce l’ordine di acquisto così come identificato dai tre campi successivi (IdDocumento, Data, NumItem); nel caso in cui l’ordine di acquisto si riferisce all’intera fattura, questo campo non deve essere valorizzato.
ID DOCUMENTO rif. (2.1.2.2)
DATA rif. (2.1.2.3)
NumItem rif. (2.1.2.4) eventuale indicazione riga all’interno dell’ordine
CODICE CUP rif. (2.1.2.6) se dovuti (vedasi lettera ricevuta dalla PA)
CODICE CIG rif. (2.1.2.7) se dovuti (vedasi lettera ricevuta dalla PA)
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in merito alla creazione della fattura
I DATI NON OBBLIGATORI - DIPENDE DA COSA HA COMUNICATO LA Pubblica Amministrazione nella lettera al fornitore
DATI PER L’INTEGRAZIONE DELLA FATTURA NEL PROCESSO DI CICLO PASSIVO DELLA PA
DATI DEL PAGAMENTO
anche se non obbligatorio, indispensabile per poter ricevere il pagamento
CONDIZIONI PAGAMENTO rif. (2.4.1) a rate TP01 completo TP02
BENEFICIARIO rif. (2.4.2.1) molte PA lo richiedono per obbligo trasparenza
MODALITA’ PAG. rif. (2.4.2.2)* solitamente “bonifico” MP05
DATA SCADENZA rif. (2.4.2.5) richiesto per aggiornamento automatico
Piattaforma Certificazione Crediti MEF
IMPORTO rif. (2.4.2.6) in caso di split il valore è al netto dell’IVA
IBAN rif. (2.4.2.13)*vedasi legenda ultima pag. tracciato tabellare reperibile sul sito internet http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.1/Formato_FatturaPA_tabellare_V1.1.pdf
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in merito alla creazione della fattura
I DATI NON OBBLIGATORI - DIPENDE DA COSA HA COMUNICATO LA Pubblica Amministrazione nella lettera al fornitore
DATI PER L’INTEGRAZIONE DELLA FATTURA NEL PROCESSO DI CICLO PASSIVO DELLA PA
ALTRI DATI
alcune PA richiedono altri dati per permettere l’aggiornamento automatico della Piattaforma di Certificazione Crediti, come ad esempio:
sezione “cedente/prestatore”
RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE rif. (1.2.6)
per indicare il settore o l’ufficio cui la fattura è diretta
sezione “dati generali”
RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE rif. (2.1.1.7.8)
per indicare ad esempio il n.della determina di impegno
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in merito alla creazione della fattura
I DATI NON OBBLIGATORI - DIPENDE DA COSA HA COMUNICATO LA Pubblica Amministrazione nella lettera al fornitore DATI PER L’INTEGRAZIONE DELLA FATTURA NEL PROCESSO DI CICLO PASSIVO DELLA PA
ALTRI DATI
sezione “dati beni e servizi”
RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE rif. (2.2.1.15)
per indicare il capitolo di spesa per ogni singola linea di dettaglio
ALTRI DATI GENERALI dell’impegno di spesa rif. (2.2.1.16. 1-2-3-4)
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in merito alla creazione della fattura
ATTENZIONE ALLA LETTERA RICEVUTA DALLA PA DESTINATARIA
In caso di omissione all’indicazione dei dati richiesti (NON OBBLIGATORI per lo SDI) la PA destinataria è legittimata a RIFIUTARE la fattura con conseguente ritardo del fornitore ad incassare il proprio credito.
Alcuni Enti hanno pubblicato sul proprio sito, oltre alla comunicazione ai fornitori, anche degli esempi di compilazione, primo fra tutti l’INPS
http://www.inps.it/portale/default.aspx?iMenu=1&iNodo=9761
Di seguito alcuni esempi, in estratto, di comunicazioni inviate dalle PA ai loro fornitori.
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in merito alla creazione della fatturaFatture al Gestore dei Servizi Energetici GSE SPA
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FATTURAZIONE+ELETTRONICA+DAL+2017+E+CONSEGUENTE+(RI)ORGANIZZAZIONE+DELLO+STUDIOCASI PRATICIFatture al Gestore dei Servizi Energetici GSE SPA
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Corte d’Appello di Torino
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Impa>o+della+fa>ura+per+PA+
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CASI PRATICIin merito alla gestione della fattura
FATTURA CONSEGNATA dalla data indicata nella ricevuta di consegna decorrono i giorni per la scadenza del pagamento* e non dalla successiva data di “accettazione” o di “decorrenza termini”
FATTURA SCARTATA non è considerata emessa e pertanto la PA non ne è ancora a conoscenza; il fornitore emetterà una nuova fattura non necessariamente con lo stesso numero se nel frattempo ha già emesso altre fatture (in tal caso necessiterà l’emissione di una nota credito “interna” per sistemare la contabilità).
* D.Lgs n. 192/2012
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in merito alla gestione della fatturaFATTURA RIFIUTATA
la PA rifiuta la fattura (entro i 15 giorni dalla ricevuta di consegna) perché non contiene i dati aggiuntivi richiesti o perché, ad esempio, difforme da quanto previsto nel contratto/capitolato. Il Fornitore emette nota credito che, se inoltrata allo SDI, sarà anch’essa rifiutata dalla PA destinataria. La PA, infatti, non avendo registrato in contabilità la fattura non ha modo, con la ricezione della nota credito, di rettificare contabilmente alcuna operazione. E’ comunque la soluzione più indicata perché così facendo viene aggiornata anche la Piattaforma di Certificazione Crediti evitando inutili aggiornamenti della stessa da parte della PA. Oppure, il Fornitore emette una nota credito interna senza trasmetterla allo SDI e procede con l’invio di una nuova fattura. L’ipotesi di emissione di una fattura con lo stesso numero è residuale anche perché nel frattempo il fornitore potrebbe già aver registrato la stessa in contabilità e/o emesso altre fatture.
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in merito alla gestione della fattura
FATTURA CON DECORRENZA TERMINI (accettata) Si possono verificare 2 ipotesi:
1) la fattura è corretta: sarà liquidata da parte della PA destinataria
2) la fattura non è corretta: (premessa: Il D.M. 3 aprile 2013, n. 55 ha disciplinato le modalità di trasmissione e conservazione delle Fatture Elettroniche ma non ha cambiato le regole fiscali o amministrative). Ricevuta la Notifica di decorrenza dei termini, la PA può comunque comunicare al fornitore l ’avvenuta accet taz ione, i l r i f iu to o la contestazione – totale o parziale – della Fattura, uti l izzando qualsiasi altro canale a sua disposizione e/o concordato con il fornitore stesso. Una Fattura contestata dopo i 15 giorni può essere una Fattura non coerente con quanto ordinato e/o consegnato o in cui mancano dati indispensabili per procedere all’accettazione ecc.
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in merito alla gestione della fattura
FATTURA CON DECORRENZA TERMINI (accettata)
…segue
2) la fattura non è corretta: non si tratta di un vero e proprio “riconoscimento di debito” da parte della PA; lo SDI, infatti, non entra nel merito del contenuto della fattura e quindi della liquidabilità. Tali aspetti restano di esclusivo dominio del rapporto tra fornitore e cliente.
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in merito alla ricezione della fattura
iter procedurale:
1) RICEVUTA MANCATA CONSEGNA
2) entro 10gg lo SDI ricontatta la PA
3a) POSITIVO Ric . CONSEGNA
3b) NEGATIVO viene inoltrata una Ricevuta di ATTESTAZIONE D I A V V E N U T A R I C E Z I O N E C O N IMPOSSIBILITA’ DI RECAPITO equiparata ad una Ricevuta di Consegna. In questo caso il fornitore inoltrerà la fattura alla PA per mail/PEC unitamente a tale attestazione senza più transitare dallo SDI.
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24/04/2014: D.L. n.66 (GU n.95) -Art. 25 c.1: anticipazione termini avvio FE vs PA al 31/03/2015 -Art. 25 c.2: tracciabilità pagamenti - le Fe riportano codice CIG e CUP (dove previsto) -Art. 27: Monitoraggio debiti Pubblica Amministrazione (art.7 bis DL 35/2013) tramite SDI automatico inserimento nella piattaforma di di certificazione dei crediti verso la PA.
06/05/2014: nuove specifiche tecniche operative delle regole tecniche (allegato B FE PA ver. 1.1)
www.agid.gov.it$www.fa2ura.pa.gov.it$www.indicepa.gov.it$
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QUADRO NORMATIVO sintesi
Amministrativo •DPR n.445/2000 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa •Delib. CNIPA n.11 del 19/02/2004 •D.Lgs. n.82/2005 - Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD •DPCM 30 marzo 2009 (Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici) •DPCM 5 febbraio 2013 (elenco dei documenti analogici originali che le amministrazioni possono conservare in digitale e quelli per i quali vige l'obbligo della conservazione in formato cartaceo) •DPCM 22 febbraio 2013 - G.U. n.117 del 21/05/2013 (regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali) •Giugno 2013 - Linee guida per la stesura di convenzioni per la fruibilità di dati delle PA - art.58 c.2 CAD • 26 giugno 2013 - Specifiche operative per la fatturazione elettronica verso la PA
DOCUMENTI approvati il 3 dicembre 2013, pubblicati in G.U. n.59 del 12/03/2014 - regole tecniche per il protocollo informatico; - regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti digitali; in attesa di approvazione: - regole tecniche del documento informatico e gestione documentale
CIRCOLARE AGID n.65 del 10/04/2014 - Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti ….conservazione….art.44-bis del CAD REGOLAMENTO (UE) N. 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO - eIDAS LINEE GUIDA SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI - AGID dicembre 2015 - ver.1 DECRETO LEGISLATIVO 26 agosto 2016, n. 179 - modifiche-integrazioni al CAD
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Tributario DMEF 23/1/2004 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto) D.Lgs.vo 52/2004 (fattura elettronica) Circ. 46/E del 6 dic 2006 - (definizioni) Risoluzione n.161/E del 9 luglio 2007 (imposta di bollo) RISOLUZIONE Ag. Entrate n. 158 del 15 giugno 2009 (memorizzazione) Provv. D.Ag.E. 25/10/2010 - prot. 2010/143663 (documenti) Provv. 25/10/2010 n.143663 (estensione validità temporale impronte) Legge 244/2007, articolo 1, comma 204 (obbligo fatt. elettronica v/so la P.A.) Circolare AE 5/E del 29 febbraio 2012 (imposta di bollo) Circolare Ag.Dogane 16D del 12 novembre 2012 (telematizzazione delle operazioni doganali) Recepimento Direttiva Europea 45/2010/UE - in vigore dal 01/01/2013 i nuovi artt 21 e 39 del DPR 633/72 (fattura elettronica: articolo 1, comma 325, legge n. 228/12) Risoluzione n.19/E del 25/03/2013 (CMR elettronico per op. intracomunitarie) DMEF 3 aprile 2013 n.55 (G.U. 22/05/13 n.118) (regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche) CIRCOLARE n.1/DF del MEF del 31/03/2014 - interpretativa in tema di fatturazione elettronica DL. n.66 del 24/04/2014 - (G.U. n.95) - Capo VI - “digitalizzazione” - artt.25-28 Circolare n.18 del 24 giugno 2014 in materia di fatturazione elettronica DMEF 17/06/2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto) in vigore dal 27.06.2014 CIRCOLARE n.1/DF del MEF del 09/03/2015 D.LGS 127 del 05/08/2015 (G.U. 18.8.2015 n. 190) F.E. B2B Risoluzione Agenzia Entrate 25.9.2015, n. 81/E (luogo scritture contabili) DM 4.8.2016 Ministero dell'Economia e delle finanze (G.U. 6.9.2016 n. 208) - Regolamento FE B2B Provv. Direttore A.D.E. - Regole Tecniche trasmissione corrispettivi da distributori automatici
QUADRO NORMATIVO - sintesi 267
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i Commercialisti quali promotori dell’innovazione digitale
1. La digitalizzazione è un processo irreversibile (norme italiane / UE)
2. Dimostrare positività verso l’informatica 3. Formarsi e formare
4. La contabilità sarà automatizzata 5. I processi amministrativi (e non solo) saranno semplificati
SEMPLIFICAZIONE = CRESCITA 6. Più tempo a disposizione per fare consulenza alle aziende: analisi –
organizzazione – contrattualistica - business plan
7. Aumenta la fidelizzazione del cliente 8. Fornire Servizi al passo coi tempi
9. Essere i DIRETTORI dell’orchestra digitale svolgendo il ruolo di Responsabili della conservazione
10.Nel passaggio al digitale occorre essere un po’ “umili”, non fermarsi alla prima difficoltà d’uso ma investire qualche minuto per
approfondire la funzionalità di un comando oppure chiede consiglio
al collaboratore di studio
conclusione268
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“Non possiamo pretendere che le cose cambino se continuiamo a fare le stesse cose”
Albert Einstein
conclusione
si tratta di voler (ri)organizzare lo studio per passare al digitale: gli strumenti ci sono occorre però non rimanere “schiavi” di reticenze e prese di posizione a partire dalla classica affermazione: “... è sempre stato fatto così, non capisco perché ora dobbiamo cambiare…”
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Non lasciamoci sfuggire questa opportunità
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