2013 年兼职档案员培训

湖北美术学院档案网络管理系统操作说明

❤ 登陆档案网络管理系统❤ 修改密码❤ 著录卷内文件信息 A 添加案卷 B 修改文件信息 C 删除文件 D 上传材料信息 -- 上传全文、 上传 图像、上传音频、视频 等多媒体文件

❤ 打印目录❤ 档案查询

登陆档案网络管理系统

修改密码

著录卷内文件信息

编辑文件信息

添加案卷

上传材料信息

打印目录 档案查询

一、登陆档案网络管理系统

❤进入学校主页 http://www.hifa.edu.cn

❤点击“馆藏档案”—“档案馆”—“档案管理系统登录”—“登录入口”进入档案馆网页❤填写 “档案系统登陆”

中的用户名、密码——点击“登录”（如右图）

进入档案网络管理系统 http://115.156.33.136/

进入档案网络管理系统，也可直接输入 http://115.156.33.136/

二、修改密码

• 各单位可以对密码进行修改，具体操作是 :

• 进入档案网络管理系统——点击“系统设置”

修改密码—点击“修改”密码修改完成，下次登陆系统就必须使用新密码进行登陆。

三、著录卷内文件信息

❤ 1 、 添加案卷

❤ 2 、 修改文件信息

❤ 3 、上传材料信息

• （ 1 ）添加案卷

❤ A 点击档案网络管理 系统右边档案文件 信息管理下的“添 加案卷”

❤ B 弹出“添加案卷”框，对以下内容 进行填写：

著录时具体要求：序号 项 目 填写内容

1 一级目录 档案类目（如： XZ ）2 二级目录 文件形成年度，用 4位阿拉伯数字标注（如： 2012）3 三级目录 档案保管期限（永久 Y、长期 C、短期 D）

4 实体分类号 二级目录 +一级目录 + “分类号组成，一级目录、二级目录之间加 -” (如 : 2012-XZ11)

5 保管期限 选择 (根据湖北美术学院档案工作法规汇编确定文件保管期限 )

6 密级 内部7 正题名 文件标题（一般不超过 30个字），自拟标题用 [ ]标识8 第一责任者 制发文件的单位9 页数 每一件文件的页数总和。（文件中有图文的页面为一页）

10 时间 文件形成时间（以阿拉伯数字标注，如： 20120312）11 归档单位 整理文件单位12 主题词 表达文献主题规范化的词或词组13 文号 文件的发文字号 [如：湖美党字（ 2012） 003号 ]

14 载体 选择15 文本 选择16 文种 选择17 输入员 输入人姓名

2 ） 修改文件信息

❤ 若著录完案卷或文件信息后发现有错误要对已著录的文 件信息进行修改，点击 “编辑” 按钮

弹出“编辑案卷”框，将要修改的内容进行修改后，点击左下方

的“保存” 按

钮进行保存，即修改完成，修改完后点击“关闭” 按钮退出

3 ）上传材料信息

❤ 上传全文

❤ 上传图像

❤ 上传音频

❤ 视频等多媒体文件

附注：主要介绍“上传图像”，其余可参照操作

上传图像

如果有与著录的案卷或文件（如实物档案等）相对应的数码像片，必须将数码照片

上传，具体操作为：

❤ 1 、点击系统界面右边档案文件信息管理界面下具 体案 卷或文件条目右边的“图像”按钮，弹出 “文件、 案卷相关图像”框

❤ 2 、点击“点子文件上传”或“浏览”，选择要上传的图像 （一次可以选择多张），点击“上传” , 电子图像即上传 到档案网络管理系统；若上传错误可以点击图像条目的“ 删除”按钮进行删除

四、打印目录 （以打印案卷移交目录为例，其余目录的打印方法相同）

（一）、打印案卷移交目录 在纸质、照片、声像、实物、电子等档案实体

移交综合档案室以前，必须先打印案卷移交目录（交接双方凭此清点和办理移交手续），具体操作为：

❤ 1 、选中要移交的案卷（鼠标指向要移交的案卷条目左边的选择方框即可选中）

2 、点击“队列打印”，把案卷 / 文件添加到打印队列 3 、单击“打印队列”，查看代打印的案卷，同时对不

需要的案卷也可以进行删减

4 、点击“打印当前”，弹出“目录打印”框

5 、选择“案卷移交目录（横）”

6 、选择“仅打印‘打印队列’中的文件（对归档 文件、卷内、案卷、自定义目录有效）”

7 、点击“打印预览”，进入“案卷移交目录（横向）打印”界面，进入打印预览界面进行预览

8 、检查无误，点击页面上方的打印快捷按钮或返回打印界面点击“打印”进行打印

六、档案查询

系统为用户提供两种查询接口

❤一：综合查询（跨表查询）

❤二：针对具体档案表的查询（表内查询）

1 、综合查询

❤综合查询就是对系统内所有表进行查询，它可以提供给所有用户使用，包括非没有账号的访问者。

❤用户只要输入所要查询的关键词，点击查询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键词与所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。

❤如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：校庆和通知即可，不同的关键词用空格隔开，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。❤点击“选择档案表”

的按钮后出现的界面中列举了数据库中的所有表，以供用户选择查询范围。