29 september 2011
Masterclass Tempo Team
Renske Paans-Over
HR Programma Manager
Het Nieuwe Werken bij KPN
• Waar wilt u het over hebben?
• Hoe en waarom KPN HNW heeft ingevoerd
• Welke hulpmiddelen KPN heeft ingezet
• Change management
• Rol HR
• Resultaten
• Toekomst
• Break-out en/of Q&A
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 20104
4
HNW als kernthema binnen MVO beleid
Leven & werken zoals jíj dat wilt
“Practise what
you preach”
Eigen medewerkers
faciliteren
Go-to-Market
MKB, LE & Corp
Wat doen we zelf ?
Hoe helpen we anderen?
Proposities die onze klanten
faciliteren
Duurzaam
&
Energie efficient
Impact op extern imago
Impact op de interne organisatie
Besparen van kosten
Versterken positie op de arbeidsmarkt
Veranderen van bedrijfscultuur
Werken aanMaatschappelijk
image & MVO
Verhogen Klant-
tevredenheid
1 HNW alsMiddel om kostente reduceren
2 HNW als nieuwIntern werkparadigma
3 HNW omExtern te profileren
Best practice ervaring laat 3 nivo’s zien HNW
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201077
MVO Business Doelstellingen
Flexibiliteit bieden in werk- privé situatie
Vermindering milieu belasting (files & CO2 uitstoot)
Bedrijven en medewerkers flexibeler & productiever maken
Altijd toegang tot informatie, efficiënte inzet & virtueel samenwerken leiden tot succesvollere bedrijfsvoering
• Mensen in staat stellen zelf te kiezen waar, wanneer en hoe te werken
• Management, IT en slimme huisvesting zijn ondersteunend, resultaat is leidend in het
proces.
• Een nieuwe bedrijfscultuur met ruimte voor grote eigen verantwoordelijk, vrijheid en
ondernemerschap.
• Tezamen: een nieuwe mentaliteit, meer eigen verantwoordelijkheid en een nieuwe
manier van samenwerken met focus op het resultaat en de klant
Het Nieuwe Werken in Vogelvlucht
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201088
VitaliteitVitaliteitProductiviteiProductiviteitt
(Bedrijfs)cultuur
Virtuele werkomgevingFysieke werkomgeving
KPN maakt “het nieuwe werken” mogelijk
verandert…verandert…
flexibeler…flexibeler…
Onze bedrijfscultuur, fysieke werkomgeving & virtuele werkomgeving maakt ‘het nieuwe werken’ mogelijk, en daarmee ons bedrijf succesvoller…
ondersteunt…ondersteunt…
…’het nieuwe werken’ resulteert in duurzame groeid.m.v. een grotere productiviteit & vitaliteit onder de medewerkers van KPN.
MBO resultaten MBO resultaten (NPS (NPS
medewerkers)medewerkers)In/uitstroomIn/uitstroom
ziekteverzuimziekteverzuim
LoyaliteitLoyaliteit
Hogere productiviteit & vitaliteitHogere productiviteit & vitaliteit
Resulterend in Resulterend in duurzame groeiduurzame groei..
Omzet/ FTEOmzet/ FTE
EBITDAEBITDA
KPI’sKPI’s
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 20109
MEDEWERKERS VERWACHTEN STEEDS MEER FLEXIBILITEIT
HET OUDE WERKEN HET NIEUWE WERKEN
CLOUD SERVICES
Kaders scheppen in de virtuele werkomgeving
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201010
• Open werkplekken voor administratieve taken
• Gesloten werkplekken voor geconcentreerd werken en overleg
Open & Concentratie werkplekken• Op kantoorvloer
– Informeel in speciale zitjes
– Formeel < 6 personen
• Centraal in pand
– Informeel in bedrijfsrestaurant
– Formeel > 6 personen in algemene vergadervoorzieningen
Overleg & Ontmoeten
• Zoveel mogelijk digitaal
• Archiefkasten (1m per persoon) centraal op kantoorvloer
• Persoonlijke spullen in een locker (geen ladeblokken)
Archief & Opslag
• Geen vaste werkplekken voor medewerkers en managers
• Gedragsregels op afdelingsniveau
• Voorbeeldgedrag van management
• Sturen op output ipv aanwezigheid
Afspraken & Regels
……en in de fysieke werkomgeving
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201011
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500
18192021222324252627282930313233343536373839404142434445464748495051525354555657585960616263646566
Gen
er@
ties
verb
ind
en
KPN NL 5/2011
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201012
KPN HNW| De nieuwe manager
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201013
KPN HNW – waar zijn we nou echt?
HELPEN MEDEWERKERS ZELF TE ERVAREN WAT DE RELEVANTIE IS VAN HET NIEUWE WERKEN
13 / HET NIEUWE WERKEN PUBLIC
ONWETENDHEIDWEGNEMEN
ONBEGRIPWEGNEMEN
ONKUNDEWEGNEMEN
VERANDERING VAN GEDRAG
Hier beginnen projecten te
renderen
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201014
• De manager als (virtual) delegator, en situationele coach
• Vertrouwen hebben, geven en krijgen
• Vrijheid & verantwoordelijkheid
• Sturen op resultaat ipv op aanwezigheid
• Collectieve ambitie omzetten in individuele ambitie en focus
• Wederkerig adequate afspraken
• Feedback geven en aanspreken
• Verbinden
• Transparantie
• Voorbeeldgedrag
KPN HNW| De Manager – Being in charge, not in control
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201015
KPN HNW| Change management - MT
• Bewustwordingsessie eerst met MT
– Waarom willen we Het Nieuwe Werken invoeren?
– Wat is het voordeel voor de afdeling?
– Welke functies wel/niet? Zo niet wat kan er wel bv zelfroosteren
– Hoe sta ik daar als manager in, als medewerker en als team
– Welke spelregels spreken we af
– Voorbeeldfunctie managers
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201016
• Bewustwordingsessie met medewerkers en manager
– Wat is het?
– Waarom bij KPN?
– Wat betekent het voor ons als team en wat gaan we nu doen?
• Individueel gesprek met manager
KPN HNW| Change management - cascade down
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201017
• Wanneer moet je bereikbaar zijn
• Netwerken
• Gebruik maken van virtuele hulpmiddelen
• Zelf roosteren
• Time management
• 30 % van bespaarde tijd voor de baas
• Vermoeidheid neemt af bij HNW
KPN HNW| Change management - medewerker
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201018
KPN HNW| Via 5 thema’s realiseerden we onze ambities
KPN-ers zetten de klant centraal, werken samen om de klant optimaal van dienst te zijn en de klantwaarde te maximaliseren
KPN-ers zijn geïnspireerd en gemotiveerd doordat zij kunnen kiezen waar en wanneer ze werken, en waardoor zijn hun werk-privé balans kunnen verbeteren
KPN stuurt factbased op output in alle geledingen, doelen zijn helder en output wordt gerealiseerd doordat mensen elkaar respecteren en vertrouwen
KPN-ers beleven de KPN waarden ‘persoonlijk’, ‘eenvoud’ en ‘vertrouwen’
KPN-ers streven naar maximale eenvoud, delen hun werk zo efficiënt mogelijk in, en vergroten hun persoonlijke productiviteit
1. Efficiënt werken
2. Effectief samenwerken
3. Plaats & tijd onafhankelijk werken
4. Sturen op output en werken vanuit vertrouwen
5. Beleven van de KPN waarden
Slim
vergaderen
Check-In
werkplek
HNW-er zijn
HNW cursus
volgen
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201019
Overzicht HNW curriculum management
Toepassen in gesprekkenStrippenkaart van 4 uur
Overleg trainer en adv. HR
Pitstop:- Reflectie op ervaringen
en feedback- Oefenen met acteur- Aanscherpen persoonlijke doelstellingen
2 á 3 maanden ½ dagTraining De essentie vanHet Nieuwe Werken:- communicatie- betere prestaties- leiderschapsstijlen- integratie van de KPN waarden
-Oefenen a.d.h.v. eigen casuistiek - Acties naar eigen mdwrks- Individuele voornemens- Groepsvoornemens/ afspraken als team
1 dag
Performance Dialogue: Module Leidinggeven in context van HNW
Workshop: Introductie HNW
½ dag
Doel:Managers en medewerkers in staat stellen om met elkaar te begrijpen wat Het Nieuwe Werken nu écht inhoud voor de medewerker, manager en team. Spelregels met elkaar afspreken over HNW.
Workshop: Het Nieuwe Leven & Werken @ KPN
½ dag
Doel:Managers met hun teams in staat te stellen om na verloop van tijd te bezien waar men met HNW tegenaan loopt en hoe men deze zaken kan op pakken zodat HNW ook echt de manier van werken wordt binnen KPN. Ook de tools voor virtueel samenwerken worden meegenomen.
Bij start van werken met HNW
3 á 4 maanden na start met HNW: module PDMin 8 maanden na implementatie HNW
Doel:Managers in staat stellen écht de dialoog aan te gaanmet medewerkers en om vanuit dat contact medewerkersoptimaal te begeleiden, terwijl het dagelijkse contact met diemedewerkers structureel anders verloopt.
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201020
KPN HNW| De rol van HR
• Zelf ondergaan (premiere bij HR)
• Ambassadeur en aanjager
• Inrichten van processen en systemen
– Managers kunnen via MSS nieuwe werkers aanwijzen
– Regelingen aanpassen en operationaliseren
• Impact op arbeidsvoorwaarden regelen
– Apart hoofdstuk in de nieuwe CAO
– Impact op reiskosten en (geen) vergoedingen
– 50% vergoeding voor internet gebruik
• Ontwikkelen van managers
– Outputgericht sturen ipv op aanwezigheid
• Implementatie draaiboek opstellen enbegeleiden projecten
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201021
• HNW flagship producten* droegen met gemiddeld meer dan 20% groei bij aan de bottom-line
• Meer dan 10.726 Nieuwe Werkers (status 6/2011)
• 9.000 Het Nieuwe Werken plekken (2010) vanaf 160 (2008) naar 3563 (2009)
• 15.516 met video vervangen vergaderingen in 2010
– Meer dan 55 werkende video zalen door heel Nederland
• Van de 14.957 KPN-ers met een conference card deden meer dan 300.000 telefonische vergaderingen (2010)
• Dat is 30% groei (2009), 27% groei (2010)
• Salestools die de bewezen voordelen van Nieuw Leven en Werken laten zien• Dashboard: toont de effecten op productiviteit, vitaliteit en duurzaamheid (ism TNO)• Calculator: toont de besparingen van KPN producten voor klanten (in € en CO2)
KPN HNW| Resultaten in getallensinds 2008 heeft KPN Het Nieuwe Werken grootschalig aangepakt
*Flagships: werkplekken, conference card, videoconferencing
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201022
KPN HNW| Resultaten in beleving
Top 5 van verschillen MBO scores tussen HNW groep en niet-HNW groep
Verschil in Categorie scores MBO onderzoek December 2009
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201023
KPN HNW| Resultaten in beleving (2)
Voor alle categorieën bleek de HNW-groep hoger te scoren dan de niet-HNW groep
Verschil in Categorie scores MBO onderzoek December 2009
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201024
• 3328 personen (deels) vragenlijst ingevuld (63%)
• Representatief op achtergrondgegevens
• Vragenlijst met als thema’s:
– Werkplekken, reizen en voorzieningen
– Gevolgen m.b.t. het werk (incl. leiderschap)
– Gevolgen m.b.t. prive
– Gevolgen op overkoepelend niveau (KPN)
– Verbetermogelijkheden
– Apart managementdeel: competenties, ondersteuning
KPN HNW| De evaluatie enquete – april 2011
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201025
KPN HNW| Nadelen Het Nieuwe Werken
• Minder spontane ontmoeting met collega’s (50%)
• Werk en prive lopen meer door elkaar (49%)
• Minder face to face contact met manager (49%)
• Minder binding met het team (38%)
(Vaker als klein nadeel dan als groot nadeel)
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201026
KPN HNW| Voordelen Het Nieuwe Werken
• Besparing op reistijd (67%)
• Zelf bepalen werktijden (63%)
• Betere afstemming werk en prive (59%)
• Betere concentratie (53%)
• Bijdrage vermindering CO2 uitstoot (38%)
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201027
KPN HNW| Gevolgen Het Nieuwe Werken - Prive
• Betere balans werk en prive (45%)
• Werken in vrije tijd en vice versa meer dan voorheen; meer flexibiliteit t.b.v. prive (60%)
• Werk geeft meer energie (39%) en kan werk beter inrichten t.b.v. productiviteit (58%)
• Aandachtspunt: gevoel meer uren beschikbaar te moeten zijn dan voorheen (33%)
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201028
KPN HNW| Gevolgen Het Nieuwe Werken - Organisatie
• Meer enthousiasme (35%)
• Gemiddeld cijfer aantrekkelijkheid werkgever:
– Voor de invoering meest gegeven cijfer een 7
– Na de invoering meest gegeven cijfer een 8
• KPN is flexibeler geworden (50%)
• KPN is aantrekkelijker geworden (52%)
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201029
KPN HNW| Het nieuwe leiderschap volgens managers
• Managers vinden dat er sinds HNW een sterk beroep wordt gedaan op de leiderschapscompetenties (gemiddeld eens op de stellingen).
• Managers vinden dat ze aan de noodzakelijke competenties voldoen (82%).
• Managers ervaren ondersteuning van hun leidinggevende (56%);
in beperkte mate van HR- adviseur (32% ervaart geen ondersteuning)
• Gewenste stijl van leidinggeven past goed bij managers (70%)
• Managers zijn het eens met de visie (70%)
• Relatie met medewerkers is veranderd (34%), relatie is verbeterd (21%)
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201030
KPN HNW| Het nieuwe leiderschap volgens medewerkers
Grotendeels weinig verandering ervaren (75%), maar wel toename in:
• Ruimte voor initiatief (26%)
• Aanmoediging tot meer verantwoordelijkheid (22%)
• Vertrouwen in medewerker in werk (22%)
• Balans steun en zelfstandigheid (21%)
• Stimulans onderlinge feedback in team (21%)
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201031
KPN HNW| Het Nieuwe Werken – Verbeterpunten management
• Werksfeer en communicatie:
– Betere afstemming, inzicht wie bereikbaar is
– Cultuuromslag: acceptatie plaats- en tijdonafhankelijk werken
– Aandacht voor sociale contacten
• Management:
– Meer vertrouwen, minder controle
– Acceptatie: thuiswerken is ook werken
– Toestemming meer dan 1 dag per week thuiswerken
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201032
KPN HNW| De nieuwe manager
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201033
Onze wereld verandert……en slimmer werken wordt daarin steeds belangrijker
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201034
Toekomst trends
• Kleinere en netwerkorganisaties: samenwerken key - Virtuele projectteams - Splitsing van bedrijven - Internationalisering van kennis - Personal branding - War for talent
• - Meer en minder werken
• - Veel minder kantoren
Masterclass 16-9-10HNW 1 april 201035
KPN HNW: Q&A of Break-out
• Wat zijn de grootse uitdagingen die HNW met zich meebrengt:
• Qua disciplines (IT, Facilitiair, HR, Security)
• Qua rollen (Manager, Medewerker, HR Adviseur)
Hoe zou je dit aanpakken in jouw bedrijf(s) cultuur?