Daniel Gomes
“Prepare-se”
Departamento de Formação PermanenteISPA, 3 Julho 2009
Apresentação oral no âmbito do curso de "Metodologias de Pesquisa, Redacção e Apresentação de Trabalhos Científicos"
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Quais as vantagens de estar preparado?
Redução da ansiedade; A consciência da
preparação dá segurança;
Maior probabilidade transmitir com sucesso a mensagem pretendida.
Mas a confiança e o à vontade para comunicar não surgem por geração espontânea, necessitam de uma planificação atempada e de muita preparação!
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Prelúdio
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"Preparem-se!"
Natureza do Convite Conheça a sua audiência Local da Apresentação Preparação da Apresentação
O que tenho para dizer Estrutura Construção Ensaio
Notas Finais
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Natureza do Convite
Quem fez o convite? Organização? Empresa? Escola? Quem são? Quem patrocina?
Qual o tema do evento? É expert na temática? Está à vontade?
Nunca aborde um tema que não domina! Pode escolher a temática a apresentar?
Adapte o tema à audiência e ao evento.
Comunicação com os organizadores: Averiguar o programa em termos de horário e
intervenções. Averiguar se haverá tempo para perguntas e respostas.
Recolha de dados
essenciais para a futura
preparação e
adaptação da
comunicação.
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Conheça a sua Audiência
Dimensão Formação Académica, Profissional e Cultural Homogeneidade ou Heterogeneidade
Sexo, Formações, background cultural, idades, etc.
Dependendo das circunstâncias, pode tentar saber-se alguns nomes;
Motivos para estarem presentes; Antecipar possíveis reacções de pessoas; Relação com o orador.
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Conheça a sua Audiência
Possíveis razões pelas quais as pessoas estão a assistir: Obrigação Entretenimento Aprendizagem Passar o Tempo Contactos Sociais Impressionar Manipular Politicamente Furtar ideias
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Local da Apresentação
O tipo e as específicidades do local afectam vários aspectos da comunicação: O grau de (in)formalidade; O contacto visual; Interação entre o orador e
os participantes; O destaque dado à
posição do orador.
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Local da Apresentação
Conhecer o local permite: Verificar condições de luminosidade e ergonomia; Pensar em estratégias de adaptação das nossas
características pessoais ao local; Verificar a possibilidade de mudar a disposição
do equipamento e materiais em função do número de pessoas e tipo de apresentação;
Verificar se têm os meios técnicos (powerpoint, projector de slides, ardósia e giz, flip-chart) que necessitamos;
Mudar de local de apresentação – se possivel!
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Exemplos típicos de Locais
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Algumas disposições alternativas
Caso seja possível, tente optar pela melhor disposição tendo em conta o número de participantes, o tipo de mensagem que quer transmitir e possíveis limitações físicas e/ou materiais que existam.
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Preparação da Apresentação Algumas coisas a ter em conta:
Adapte o estilo de apresentação face à audiência;
Pesquise o assunto (bibliotecas, internet, etc.);
Recolha citações, imagens, entradas humorísticas – Seja criativo!;
Pondere a utilidade de distribuir um texto. Elabore um currículo sintético.
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Preparação da Apresentação Algumas coisas a ter em conta:
Metas que se pretende chegar com a comunicação;
Criação de uma lista dos tópicos que se pretende abordar de forma a fazer um esboço estrutural;
Averiguar o limite de tempo disponível à apresentação e estruturá-la com base nessa informação; Tentar negociar caso seja necessário
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O que tenho para dizer
Toda a preparação, estruturação e organização das ideias reside na essência do seu discurso, na Ideia-Chave que tem a transmitir.
Importa ter uma ideia-chave clara, concisa e rapidamente enunciável.
Será esta “essência” do seu discurso que, depois de adaptada às circunstâncias (local, audiência, etc.), se materializará na sua comunicação.
Para tal, deverá ser estruturada….
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Tipos de estruturas de Apresentação
Cronológico Ideal para abordar a evolução de um conjunto de
acontecimentos /fases. Diga o que vai a dizer; Diga o que tem a dizer; Diga o que disse.
Big-Bang Pretende atrair a audiência utilizando o factor surpresa
(revelação importante logo no início). Exponha os resultados obtidos e recomendações
fundamentais; Exponha os procedimentos que levaram aos resultados; Termine com argumentações que permitam compreender
os resultados.
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Tipos de estruturas de Apresentação
Tripartido Ideal para ser utilizado como fio condutor; pode
ser combinado com outros métodos. Diga o que vai a dizer; Diga o que tem a dizer; Diga o que disse.
Causa-Efeito Expõe o problema e depois debruça-se sobre as
causas (ou vice-versa). Diga sucintamente o que vai dizer; Exponha as relações de causa-efeito; Resuma o que afirmou; Sugira possíveis resoluções.
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Exemplo de uma estruturação
• “Bom dia, minhas senhores e minhas senhoras. Sinto uma grande honra em ter sido convidado..”
• Tempo aproximado: 20 segundos
Saudação
• Estabeleça credibilidade junto da audiência, capte a atenção das pessoas, suscite-lhes a curiosidade, forneça o mapa da apresentação.
• Tempo aproximado: 10%
Diga o que vai dizer
• Desenvolva os argumentos de uma forma lógica e ordenada. Integre os temas proporcionando uma visão de conjunto.
• Tempo aproximado: 80%
Diga o que tem a dizer
• Sumarize os pontos fundamentais. Reforce as ideias principais. Se for o caso faça recomendações.
• Tempo aproximado: 10%
Diga o que disse
• Agradecimento pela atenção prestada. Abertura para questões.
• Tempo aproximado: 20 segundosAgradeça
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O Ensaio
“Habitualmente, preciso mais de três semanas para preparar um bom discurso de improviso.”
Mark Twain
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O Ensaio
Etapa fundamental para a preparação da comunicação Permite testar "ao vivo" a
apresentação, expondo suas lacunas e permitindo melhorá-la
Fulcrais para apresentadores inexperientes e com pouca desenvoltura expositiva;
Permite a confrontação com os limites temporais;
Incutem alguma tranquilidade e confiança no orador, o que pode ser fundamental para diminuir os riscos de fracasso.
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O Ensaio
Dois tipos distintos de ensaios: Privados e Públicos Ensaios Privados
Simulação Individual da apresentação com o recurso a meios auxiliares.
Cronometragem do tempo Ensaios Públicos
Semelhante ao privado, mas acrescido da presença de alguém, semelhante ao público alvo, que de forma franca aponta possíveis lacunas da comunicação.
A gravação em Vídeo pode ser um instrumento complementar
Recursos Auxiliares – Vantagens e Desvantagens
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Resumindo
Quem é a minha audiência?
O que é que a audiência quer ouvir? Sobreposição O que quero dizer?
Preparação
ApresentaçãoAprendizagem
pela Experiência
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Ideias-Chave
O grau de preparação necessário para uma comunicação depende de variadas circunstâncias (tipo de eventos, objectivos dos organizadores, tipo de público, local, etc.), mas requer sempre, mesmo nas mais “informais”, um certo grau de preparação prévia para um adequado impacto comunicacional.
De entre as variadas questões a ter em conta, importa, acima de tudo, adaptar eficazmente o que queremos dizer (a nossa mensagem chave) ao público que nos ouve.
Por tal, será necessário estruturar devidamente a nossa comunicação e ensaiá-la atempadamente.
Seguindo estas preparações mais probabilidades teremos de nos sentir confiantes e eficazes a desempenhar a nossa tarefa: comunicar!
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Fim
Obrigado pela vossa atenção!
…e “Preparem-se”!