-
FUNGSI PEGAWAI SEKRETARIAT DEWAN DALAM MENUNJANGKINERJA DEWAN
PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN KEPULAUAN
SIAU TAGULANDANG BIARO
Oleh :
RIEVIAMER JANISNim : 090813097
AbstrakDalam organisasi yang besar dan kompleks tidak mungkin
bagi para wakil rakyat
(DPRD) bekerja sendirian. Dalam hal ini yang turut membantu
menyelesaikan dan memilahtugas yang akan dikerjakan, adalah PNS
yang mengabdi dalam sekretariat DPRD. Berdasarkanpengamatan dan
peninjauan, maka fungsi pegawai Sekretariat Dewan diperhadapkan
padamasalah malasnya pegawai Sekretariat Dewan masuk kantor serta
adanya kekosongan jabatandalam struktur Sekretariat Dewan Kabupaten
Kepulauan Siau Tagulandang Birao.
Tujuan Penelitian untuk mengetahui bagaimana fungsi pegawai
Sekretariat DPRDKabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro dalam
menunjang kinerja DPRD KabupatenKepulauan Siau Tagulandang Biaro.
Penelitian ini mengunakan metode penelitian deskriptifkualitatif
dan dilakukan pada Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah KabupatenKepulauan Siau Tagulandang Biaro dan sebagai teknik
analisa data yaitu observasi, wawancaradan dokumentasi.
Hasil penelitian yang ditemukan yaitu pegawai dalam melaksanakan
tugas harusberdasarkan aturan dan Tugas Pokok dan Fungsi yang ada.
Pegawai juga hanya memfasilitasiisemua kegiatan DPRD baik fungsi
Legislasi, Anggaran, dan Pengawasan baik itu dalam
urusanadministrasi, sidang/rapat, serat perjalanan dinas dan
protokoler. Namun masih ada posisistruktural yang kosong dan adanya
pegawai yang jarang masuk kantor tapi saat ada agendakegiatan DPRD
pegawai diwajibkan hadir meskipun kadang lembur dan itu adalah
kebijakandari pimpinan karna berkerja di kantor sekretariat DPRD
berbeda dengan kantor/dinas lainnyayang pulang tepat waktu. Selain
itu juga sarana dan prasarana di sekretariat dewan jugacukup
memadai untuk memperlancar tugas dan fungsi pegawai sekretariat
dewan itu sendiri.
Kesimpulan dari penelitian ini, setelah melakukan wawancara,
melakukan observasi,dan melihat referensi yang ada kaitanya dengan
objek serta judul, dan melihat sarana danprasarana yang ada di
sekretariat dewan maka Pegawai sekretariat hanya memfasilitasi
danmenyiapkan segala yang diperlukan untuk kelancaran
rapat-rapat/sidang DPRD dan tidakmemiliki wewenang untuk ikut duduk
bersama membahas produk hukum daerah. Dan dapatdikatakan Pegawai
Sekretariat DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biarodapat
menunjang kinerja DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro
denganbaik.
Latar Belakang
-
Dalam organisasi yang besar dan kompleks tidak mungkin bagi para
wakil rakyat(DPRD) bekerja sendirian. Suatu syarat yang mutlak
harus dibantu oleh orang lain yang memangbenar-benar mempunyai
kemampuan dan keahlian dalam bidang tertentu, dalam hal-hal
yangbersifat teknis yang tidak dapat dijangkau dengan pikiran
manapun oleh para wakil rakyat(DPRD). Dalam hal ini yang turut
membantu menyelesaikan dan memilah tugas yang akandikerjakan,
adalah PNS yang mengabdi dalam sekretariat DPRD.
Dengan adanya desentralisasi dan otonomi daerah maka Pemerintah
KabupatenKepulauan Siau Tagulandang Biaro mengurus kegiatan fungsi
pegawai negeri sipil SekretariatDewan Kabupaten Kepulauan Siau
Tagulandang Biaro dalam Peraturan Bupati Kepulauan SiauTagulandang
Biaro Nomor 24 Tahun 2008 Tentang Kedudukan, Susunan, Uraian Tugas
danFungsi Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah KabupatenKepulauan Siau Tagulandang Biaro. Para
pegawai diperbantukan memiliki tugas untukmenyelenggarakan fungsi
administrasi, menyelenggarakan rapat-rapat DPRD, serta
penyediaandan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan DPRD
Kabupaten Kepulauan SiauTagulandang Biaro.
Berdasarkan pengamatan dan peninjauan, maka fungsi pegawai
Sekretariat Dewandiperhadapkan pada masalah malasnya pegawai
Sekretariat Dewan masuk kantor serta adanyakekosongan jabatan dalam
struktur Sekretariat Dewan Kabupaten Kepulauan Siau
TagulandangBirao.
Penelitian ini mengunakan metode penelitian deskriptif
kualitatif dan dilakukan padaKantor Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kabupaten Kepulauan Siau TagulandangBiaro dan sebagai
teknik analisa data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi.
Rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu bagaimana fungsi
pegawai SekretariatDPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro
dalam menunjang kinerja DPRDKabupaten Kepulauan Siau Tagulandang
Biaro?.
Fungsi Pegawai Sekretariat dalam Menunjang Kinerja Dewan
Perwakilan RakyatKabupaten Kepulauan Sitaro.
Sasaran sekretariat DPRD kabupaten Siau Tagulandang Biaro yaitu
terselengaranyafungsi pegawai sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah sesuai dengan prosedur.Adapun dalam melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 peraturan Bupati
-
Kepulauan Siau Tagulandang Biaro Nomor 24 Tahun 2008,
sekretariat DPRDmenyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRDFungsi
penyelenggaraan administrasi kesekretariatan yaitu mengatur
kegiatan
pengelolaan administrasi kepegawaian dalam sekretariat dewan
kepada semua unsur dan unitkerja organisasi dalam lingkungan
sekretariat DPRD serta kegiatan surat-menyurat, agenda,ekspedisi
dan pengertikan.Berikut komentar dari Ibu. N. Katiandagho, selaku
Sekwan yang dikutip peneliti :"kalau mau adakan kegiatan maka
segala urusan administrasi baik agenda DPRD maupunpenyiapan segala
fasilitas penunjang DPRD itu tugas staf. Jadi staf hanya
membantuDPRD sesuai tugas-tugas yang ada berdasarkan SOP. Dan
kelancaran administrasi disekretariat dewan juga dukung oleh
kehadiran staf meskipun beberapa posisi kepala-kepala sub bagian
masih ada yang kosong serta belum tersedianya fasilitas
teleponkantor
Jadi Ibu Nontje mengatakan bahwa, setiap kegiatan-kegiatan tugas
dan fungsiDPRD pegawai hanya menyiapkan segala kebutuhan yang
diperlukan, selain itu mengenaidaftar kehadiran pegawai seringkali
ada yang tidak masuk kerja, tapi bukan karena memangtidak masuk
kerja tanpa alasan. Pegawai yang tidak masuk kerja alasannya karena
sakit.Tapi dari sekian pegawai yang ada mereka selalu optimis dalam
bekerja, karena dilihat daripenilaian pekerjaan pegawai selalu
maksimal dalam artian mereka ingin mempunyaiprestasi yang baik
dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.b. Penyelenggaraan
administrasi keuangan DPRD
Fungsi Penyelenggaraan administrasi keuangan yaitu merencanakan,
menyiapkan danmengawasi anggaran belanja DPRD dan Sekretariat DPRD,
melakukan pengendalian,pengawasan dan evaluasi terhadap penggunaan
anggaran belanja, serta menyiapakan bahanpenyusunan perhitungan
anggaran dan pemeriksaan / penelitian terhadap realisasi
pemantauananggaran lain.
Berikut komentar dari pak J. Bogar selaku Kepala Bagian Umum dan
Keuangan,yang dikutip peneliti :
-
"Pegawai di bagian umum dan keuangan melaksanakan tugas musti
berdasarkan aturan.Mulai dari penyusunan anggaran Dewan maupun
sekretariat, serta perencanaanadministrasi dan keuangan perjalanan
dinas, sampai laporan pertanggung jawabankeuangan. Dan harus tepat
waktu soalnya kalau lambat maka tidak akan ada kegiatanyang akan
jalan.
c. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD
Fungsi Penyelenggaraan rapart-rapat DPRD yaitu menyiapkan segala
kelengkapan rapat
dewan, baik itu ruang rapat hingga alat-alat penunjang lainnya.
Menyusun konsep hasilpersidangan/rapat, mendokumentasikan hasil
persidangan/rapat dan penyediaan bahan referensikepustakaan lingkup
serta melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan
persidangan.Berikut komentar pak. E. Makikui selaku Kepala Bagian
Persidangan dan Risalah, yang dikutippeneliti :
Dalam penyelengaraan rapat-rapat Dewan staf hanya bisa
memberikanapa yang dimintaoleh DPRD sepert daftar hadir rapat kalau
merekamau pleno, menyiapkan kelengkapanelektronik dan kelengkapan
lainnya yang bisa menunjang pelaksanaan fungsi DPRD. Stafjuga hanya
sebatas mendokumentasikan atau mencatat hasil sidang/rapat
danmensosialisasikan setiap Produk Hukum yang telah disahkan. Tapi
untuk duduk sama-sama atau bahas produk hukum daerah, staf
Sekretariat Dewan tidak mempunyaikewenangan ".
d. Penyelenggaraan pelayanan kegiatan DPRDPenyelenggaraan
pelayanan kegiatan DPRD yaitu pegawai mengatur, menyiapkan dan
memfasilitasi kegiatan anggota DPRD yakni, menyusun dan mengatur
jadwal kegiatan danakomodasi tamu pimpinan DPRD dan Anggota DPRD,
serta merencanakan dan menyiapkanurutan administrasi perjalanan
dinas DPRD.
Berikut komentar Ibu. C. Lucas, selaku Kepala Bagian Humas Dan
Protokoler yangdikutip peneliti :Bagian humas dan protokoler
bertugas membuat agenda kunjungan tamu untuk pimpinan-
pimpian dewan serta untuk anggota dewan. Selain itu saat
diadakan reses atau perjalanandinas, pegawai juga turut serta untuk
mendokumentasikan kegiatan dan mencatat pengaduan
-
atau aspirasi-aspirasi masyarakat yang masuk saat reses karna
adakalanya menurut masyarakatkebijakan pemerintah kabupaten tidak
pro rakyat
e. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan
DPRDDi setiap pelaksanaan sidang dalam membahas produk hukum daerah
anggota
DPRD akan dibantu oleh staf ahli. Dan pegawai sekretariat sesuai
dengan tugas danfungsinya bertugas untuk menyediakan tenaga ahli
yang diperlukan.Berikut wawancara dengan pak. E. Makikui selaku
Kepala Bagian Persidangan dan Risalah,yang dikutip peneliti :Saat
pembentukan produk hukum daerah DPRD dilengkapi oleh staf ahli.
Kami selaku
yang bertugas di bagian persidangan dan risalah, akan meyiapkan
tenaga ahli yangmemang memiliki kemampuan dalam pembentukan
Peraturan Daerah. Terkadang pegawaisering juga memberikan usulan
atau masukan pada saat anggota DPRD istirahat wakturapat pembetukan
Produk Hukum Daerah, karena sudah tiap hari ketemu, sudah
salingkenal sehingga menjadi akrab.
f. Pelaksanaan tugas dan fungsi lain yang diberikan bupati
sesuai lingkup tugas danfungsinya.
Karena pegawai sekretariat dewan adalah pegawai negeri sipil
yang diperbantukandisekretraiat DPRD maka secara administratif
pegawai sekretariat dewan dalam hal inisekretrais dewan
bertanggungjawab kepada Bupati.Berikut wawancara dengan Bupati,
yang dikutip peneliti :Pegawai sekretariat DPRD sering saya beri
tugas untuk mencari tahu apa-apa sajapengaduan masyarakat terhadap
kebijakan bupati, atau peraturan-peraturan daerah yangtidak sesuai
dengan kebutuhan masyarakat sehingga dapat menjadi bahan koreksi
bagisaya sebelum disampaikan dewan dalam rapat, mereka juga
memantau aktifitas DPRDyang berhubungan dengan tugas dan fungsinya,
untuk Sekwan bertugas meberikanlaporan pertanggungjawaban
sekretariat DPRD, serta melaporkan kinerja dan disiplinpegawai di
lingkup sekretariat DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang
Biaro.
-
Sesuai dengan fokus penelitian yang adalah fungsi pegawai
sekretariat dewan dalammenunjang kinerja DPRD Kabupaten Kepulauan
Sitaro. Maka untuk mendapatkankeakuratan dari objek yang diteliti,
peneliti menjadikan Dewan Perwakilan Rakyat Daerahsebagai informan
pembanding agar dapat diketahui apa benar objek yang
ditelitimelaksanakan dan menjalankan fungsinya. Berikut hasil yang
diperoleh dari wawancaradengan Informan pembanding sebagai berikut
;hasil wawancara yang dikutip peneliti dari pak D. Tamudia selaku
ketua DPRD KabupatenKepulauan Siau Tagulandang Biaro:Jika berbicara
tentang fungsi pegawai sekretariat dapat dikatakan berjalan dengan
baikkarena mereka melaksanakan tupoksinya dengan baik, ditunjang
etos kerja yang baikmelalui peningkatan kinerja. Nyatanya dengan
adanya pelayanan yang diberikan sebagaistaf pendamping saat reses
dan penyediaan alat kelengkapan rapat DPRD sehingga rapatdapat
berjalan dengan sebagaimana mestinya serta adanya
laporan-laporanadministrasi.
Berikut hasil wawancara yang dikutip peneliti dari pak E.
Liempepas selaku ketua FraksiPartai Golkar DPRD Kabupaten Kepulauan
Siau Tagulandang Biaro:Menurut saya fungsi pegawai sekretariat
berjalan baik meski kekurangan-kekurangantidak bisa dihindari.
Misalnya karna di sini banyak juga pegawai yang berasal dari
daerahlain jadi ada yang pulang ke manado setiap sabtu dan kembali
masuk kantor hari selasa.Namun saat ada sidang pegawai terkadang
lembur sampai larut malam, tapi itu bisadimaklumi karna sekretariat
DPRD berbeda dengan kantor-kantor yang lain
Berikut hasil wawancara yang dikutip peneliti dari pak J. P.
Janis selaku ketua Komisi BDPRD Kabupaten Kepulauan Siau
Tagulandang Biaro:Walaupun hanya sebagai fasilitator, pegawai cukup
membantu dan menunjang tugas dan
fungsi DPRD. Kita bisa pikirkan bagaimana dalam suatu organisasi
pemerintah jika tidakmempunyai pegawai apakah organisasi akan jalan
dan mencapai tujuan dari organisasitersebut. Kami juga manusia dan
mempunyai keterbatasan, jadi pegawai itu walaupunhanya
memfasilitasi DPRD sesuai Tugas Pokok dan Fungsinya sudah sangat
membantudan berperan. Dalam arti semua kepentingan DPRD, pegawai
dapat melakukan dengan
-
sepenuh hati dengan menerapkan prinsip-prinsip kepegawaian baik
administrasikeuangan, persidangan, dan risalah, dan juga
protokoler.
Untuk kelancaran tugas dan fungsi pegawai sekretariat dalam
menunjang kinerjaDPRD maka diperlukan sarana dan prasarana yang
memadai. Sarana dan prasarana yangada di Sekretariat DPRD Kabupaten
Kepulauan Siau Tagulandang Biaro yaitu 11 mobildinas, dimana 3
mobil dinas untuk pimpinan DPRD, 3 mobil dinas untuk ketua komisi,
3mobil dinas untuk fraksi, 1 mobil dinas untuk badan kehormatan,
dan 1 mobil dinas untuksekretaris Dewan, selain itu disekretariat
DPRD juga terdapat 6 motor dinas untuk para staf. Disekretariat
DPRD juga terdapat 8 unit komputer dan 6 unit printer serta gedung
yang memiliki 14ruang kerja untuk pegawai sekretariat.
Seperti apa yang telah dikatakan oleh para pegawai Sekretariat
DPRD dan AnggotaDPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biaro
melalui wawancara yang dilakukanpeneliti di lapangan serta
melakukan observasi, dan melihat referensi yang ada kaitanyadengan
objek serta judul, dan melihat sarana dan prasarana yang ada di
sekretariat dewanmaka dapat dikatakan Pegawai Sekretariat DPRD
Kabupaten Kepulauan Siau TagulandangBiaro dapat menunjang kinerja
DPRD Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang Biarodengan baik.
KesimpulanBerdasarkan analisa yang saksama dan berpatokan pada
hasil penelitian, maka
peneliti dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :1. Pegawai
sekretariat hanya memfasilitasi dan menyiapkan segala yang
diperlukan untukkelancaran rapat-rapat/sidang DPRD dan tidak
memiliki wewenang untuk ikut duduk bersamamembahas produk hukum
daerah.2. Pegawai Sekretariat bertugas mendokumentasikan
keseluruhan hasil rapat dan kegiatan-kegiatan DPRD saat melakukan
perjalanan dinas/reses.3. Kosongnya beberapa posisi strategis dalam
struktur pegawai sekretariat DPRDmembuat kinerja pegawai belum
maksimal, meskipun sudah terlihat baik.4. Kualitas sumber daya
manusia di sekretariat dewan belum memadai baik pendidikanumum
maupun diklat teknis.
Saran
-
Berdasarkan kesimpulan diatas yang ditarik berdasarkan
permasalahan yang dibahasdalam karya tulis ini, peneliti mencoba
mengkaji serta merekomendasikan beberapa saransebagai berikut :1.
Sekretaris Dewan harus lebih mengetahui tingkat kedisiplinan
Pegawai apaka hanyadalam melaksanakan Apel Pagi dan Apel Sore staf
tepat waktu. Atau pada saat jam kerjakeluyuran. Disiplin Kerja
pegawai jangan hanya dilihat dari Apel pagi dan Apel Sore
tapidilihat juga dari kinerja pegawai/staf itu sendiri.2. Pegawai
Sekretariat harus lebih fokus dalam menunjang kinerja DPRD dan
lebihmemahami tugas pokok dan fungsi pegawai sekretariat serta pelu
diadakannya pendidikandan pelatihan untuk staf pegawai.3. Lebih
jeli lagi dalam menampung pengaduan masyarakat dan lebih
cepatmemberitahukan kepada DPRD mengenai pengaduan masyarakat bahwa
adakalanyakebijakan Pemerintah tidak sesuai dengan yang diperlukan
masyarakat.4. Untuk meningkatkan kualitas kerja sekretariat dewan
dalam memberikan pelayanan kepadaanggota dewan, maka perlu
rasionalisasi pegawai dan penataan kembali struktur organisasi
yangada sekarang yang disesuaikan berdasarkan tuntutan kebutuhan
tugas dinas.
DAFTAR PUSTAKA
Creswell, J. W. 1999: Qualitative Inquiry and Research Desigh.
Sage Publication, Inc :California.Dessler, Gary. 2005. Manajemen
Sumber Daya Manusia. Alih bahasa: Eli Tanya. PenyuntingBahasa: Budi
Supriyanto. Jakarta: Indeks.Dwiyanto, Agus. Dkk. 2008. Reformasi
Birokrasi Publik di Indonesia, Gadjah Mada
UniversityPress,YogyakartaKambuaya, Onesimus, 2012, 27 Kunci Sukses
Meningkatkan Kapasitas Sebagai AnggotaDPR, DPD, dan DPRD Dalam
Sistem Pemerintahan NKRI, Yogyakarta; CV.Aswaja PressindoKomarudin,
1994, Ensiklopedia Manajemen. Jakarta ; Gunung Agung.Mangkunegara,
A.A. Anwar Prabu. 2005. Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia.
Bandung:Refika Aditama.Mardalis, Drs 2006. Metodologi Penelitian,
Jakarta : Bumi AksaraMathis, Robert L dan Jackson Jhon H, 2001,
Manajemen Sumber daya Manusia, (terjemahan)SalembaMusanef, 1984,
Manajemen Kepegawaian Di Indonesia, Jakarta: Gunung Agung
Poerwadarminta, W. J. S. 1995. Kamus Umum Bahasa
Indonesia,Jakarta: Balai Pustaka.Pringgodigdo, dkk, 1997.
Ensiklopedi Umum, Jakarta : Yayasan Kanisius.Simanjuntak payaman J,
2005. Manajemen dan Evaluasi Kinerja.Jakarta: lembaga
penerbitFEUI
-
Sulistiyani, Ambar Teguh, 2003. Sumber Daya Manusia. Yogyakarta
: Graha IlmuSyafiie, Inu Kencana, 2003, Sistem Administrasi Negara
Republik Indonesia (SANRI), Jakarta;PT. Bumi AksaraWidjaja, H A W,
2006. Administrasi Kepegawaian, Jakarta:PT.RajawaliWursanto, IG,
1989. Dasar-Dasar Managemen Umum, Jakarta : Pustaka Dian,Zainal,
Nining Haslinda, Tugas dan Fungsi Pegawai, Jakarta: PT Rajawali
2008Sumber-sumber lainnya :2007. Peraturan Pemerintah Tentang
Organisasi Perangkat Daerah, Fokusmedia, BandungKantor DPRD
Kabupaten Kepulauan Siau Tagulandang BiaroPeraturan Bupati
Kabupaten Kepulauan Sitaro Nomor 24 Tahun 2008, Tentang
Kedudukan,Susunan, Uraian Tugas dan Fungsi Organisasi dan Tata
Kerja Sekretariat DewanPerwakilan Rakyat Daerah
