A jornada de implementação de RPAJUNHO/ 2018
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A Bunge
Bunge América do SulPresença Global
ANOS FUNCIONÁRIOS
134 ~19,000
VENDAS (LIQ.) FUNCIONÁRIOS5
PAÍSES
~150INSTALAÇÕES EXPORTAÇÃO
3°na região$46 B ~32,000
FERTILIZANTESALIMENTOS AÇÚCAR E BIOENERGIAAGRONEGÓCIO
~40+PAÍSES
~400INSTALAÇÕES #1 maior empresa de agronegócio no Brasil
#1 maior exportadora do agronegócio na
#1 processador de soja e trigo da região
Mais de 70% de presença nos lares e
#5 maior processadorno Brasil
8 usinas
Líder no mercado de fertilizantes na Argentina
2marcas na Argentina
2
do agronegócio na região
p çpadarias do Brasil
2marcas na Argentina (Bunge e Solmix)
BBS – Bunge Business Service
Bunge Business Service
Redução de Custos
Expansão
BBS
Projeto de
Migração do CSC para Gaspar/ SC
Regionalizaçãodo Centro de Serviços (América do Sul)Estabilização
Controles
Custos
Falta de controle
Go live em maio
(PTP OTC MD
Novosprocessos
Tax Compliance e Sistemas
reconciliação
Novas empresas
HR Service Desk
RPA
Integração da area de ProjetosF&I
ComexGestão de Contratos de Originação
OutsourcingImplementação
Falta de controle
Nenhummapeamento de processos
(PTP, OTC, MD
TAX e RTR)
e Sistemas
Centro de ProcessamentoLogistico
Controle de ativos (RTR)
Melhoriacontinua
1o Processoexecutado para Argentina (Suprimentos)
Facilities
Baixa satisfaçãodos clientes
continua
2019/
3
2013 2014 2015 2017 20182019/2020
BBS Brasil em números (2017)R$ 50 Bi
358pessoas 34
Premiações3 MMDocumentospagos
R$ 50 Bi Recebimentos
pessoas 34Processos
automatizados
SSC BBR i d d
p g
totalizando
R$ 34
R$ 17 Bi Em Derivativos
73 k SSC BBR premiado duasvezes (2016 e 2017)
entre osmelhores CSCs do Brasil.500
mil
Mais de Chamadosatendidos no Service Desk em2017
$Bi 73 k
Análise decrédito
Benchmark no
mil 2017
448165 k12 kOb i õ Benchmark no
Macro processo de
PTP 1stProcessosmapeados e448170 k 165 k
69 kFornecedor
MateriaisObrigaçõesentregues
4
+ Processosem destaque
41/57mapeados e atualizados
Clientes
Como começou a jornada de RPA# 34# 34 processosdesenvolvidosTreinamento
Da equipeP j t d
Contratação das li õ
DefiniçãoModelo de Operação Robotizada (ROM)
EstudoFerramentas de
Da equipe Bunge
Projeto de RPA iniciadoReuniões
com consultorias
aplicações Entregados 2 primeirosprocessos
BBS BBR provendoserviços para outrasOpCos (BAT, Asia
Criação de umaestrutura Global de RPA
RPA consultorias OpCos (BAT, Asia
and BEMEA)
Fase 1Estudos, análises de
ferramentas e lt i
Fase 2POCs e definição do modelo de operação
Fase AtualDesenvolvimento das
automações e atuação
Nov/16 Fev/17 Set/17 Mai/18
consultorias com RPA Global
25% Nossa meta é 25 % d d ã d FTEDe Ago17 até Mai18, 18 FTEs já automatizados
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25% de redução de FTE em dois anos.
FTEs já automatizados através de RPA
O que é RPA (Robotic Process Automation)?# d i di t
Não requer grandes Não req er alterações A implantação acelerada
# de imediato delimitamos junto a companhia qual a
t d t b lh Não requer grandes habilidades de programação,
pois é desenvolvido de maneira semelhante a um
fluxograma
Não requer alterações nos sistemas existentes, tecnologia não invasiva.
A implantação acelerada permite o retorno do
investimento em menos tempo em comparação com outros
projetos
proposta de trabalho com RPA
fluxograma. projetos.
O RPA automatiza o processo sem alterações nas plataformas existentes e no cenário de TI.Em essência, é uma forma de alteração de mão‐de‐obra (virtualização FTE) do que a otimização real do processo
A automação no ERP existente implica mudanças no processo, investimento em tecnologia significativa e projetos complexos de implantação.
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Muitas interdependências devem ser observadas (por exemplo, “fluxo de valor”, logística, padrões técnicos de interface).
Onde aplicamos RPA na Bunge# t
Diversas interações de
i t
Diversas interações de
i t
# processos com estas características são comuns em Centros de S i C tilh d
ExceçõeslimitadasExceçõeslimitadas
sistemassistemas
Processos manuaisProcessos manuais
Serviços Compartilhados
Oportunidades RPAOportunidades RPA
limitadaslimitadas
ades RPAades RPA
Transações repetidase frequentes
Transações repetidase frequentes
Dados Digitais e Estruturados
Dados Digitais e Estruturados e frequentese frequentes
Decisõesbaseadas em
Decisõesbaseadas em
EstruturadosEstruturados
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regrasregras
Antes de começar, o que fizemos# t d t d Processos mapeados
É muito importante que os processos estejam escritos e estabilizados, evitando assim falhas de desenvolvimento.
# contudo antes de iniciar os desenvolvimentos t b lh i t
Atividades padronizadasO RPA precisa de dados estruturados e digitais, que tenham um d ã d ã
trabalhamos os seguintes itens.
padrão de execução.
Comprometimento de todosA i d f t t t t d l idAgir de forma transparente e manter todos os envolvidos no processo de implantação reduziu o impacto da mudança causada pelo RPA.
G t lGovernança e controlesEstabelecer um modelo de trabalho, papéis e responsabilidades na equipe de RPA, criação de indicadores para monitorar o desempenho de processos automatizados
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de processos automatizados.
Modelo Organizacional# i ã d C t
RPA CoE
# a criação de um Centro de Expertise em RPA, acelerou a curva de
di itiBBS BBR
Área 1 Área 2 Área 3
FORA do BBS BBR
Área 4 Área 5
aprendizagem e permitiu mais governança dos processos.
Benefícios Desafios
Maximiza a reutilização de objetos
Escalável
Dependência de desenvolvimento de uma área de função compartilhada
Priorização determinada centralmente
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Função de Serviços CompartilhadosPriorização determinada centralmente
Modelo de Operação Robotizada (ROM)# para estabelecer um modelo operacional usando robôs, foi necessário também definir os seguintes p p , gatributos.
Governança eçRiscos Controle e
Manutenção
SegurançaGestão daDemanda
Modelo de Operação
Gestão daMudança Gestão deOperação
Robotizada (ROM)Mudança
Configuração
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Papéis eResponsabilidades
Infraestrutura
Metodologia de desenvolvimento
D l iDefinição
Define em
Desenho
Define o design
Desenvolvimento
Realiza o
Teste
Realiza os testes
Implantação
Com os testesDefine, em detalhes, o escopo do
processo antes de projetar a
Define o design da solução para uma automação bem-sucedida
que atenda aos
Realiza o desenvolvimento
de objetos e processos
atendendo aos
Realiza os testes de aceitação,
integrados e de usuário e
atualiza os
Com os testes aprovados, o
processo estará pronto para produção.
solução e o desenvolvimento
.
requisitos do processo.
requisitos do negócio, bem
como o desenho da solução
técnica.
documentos gerados para monitorar os processos
automatizadostécnica. automatizados.
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Gestão de demanda# did t õ f t d i i lt d f i á i# a medida que as automações foram apresentando os primeiros resultados, foi necessário definir um fluxo para gestão da demanda e gestão da mudança dos processos.
Demanda para RPA
Através dechamado • Áreas identificam processos potenciais para RPA.
• As áreas identificam melhorias nos robôs existentes.• Preencha o formulário eletrônico na ferramenta de ticket
Análise de Impacto
• Preencha o formulário eletrônico na ferramenta de ticket.• Eles registram ingresso para demanda.
• A equipe da RPA analisa a viabilidade da automação.I l i fil d d l i
Priorização
• Inclui na fila de desenvolvimento.
• A equipe de RPA apresenta o backlog para o gerente da área.
Planejamento
A equipe de RPA apresenta o backlog para o gerente da área.• O gerente de área define a priorização.
• Após a aprovação, a equipe de Inovação planeja
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Planejamento p p ç , q p ç p jos desenvolvimentos com as etapas: Definição, Desenho, Desenvolvimento, Teste e Implantação.
Equipe de RPA
DesenvolvedorPTP
Analista de processos
RTR DesenvolvedorAnalista de processosRPA
Coe
ControlRoom
TAX Key user do processoDesenvolvedorAnalista de processos
Lider do Programa
Gestor do Programa
IT Specialist support
Room processoDesenvolvedor
Analista de processosIT Specialist support
Arquiteto de Solução
Control Room10 Analistas
OTCDesenvolvedor
Analista de processos
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10 Analistas3 Estagiários RH Desenvolvedor
Analista de processos
Equipe de RPA – Control RoomVDIsdisponíveisdisponíveis
Relatório de exceções
Fila de processos
automatizados Monitor para acompanhamento da execução dos processosprocessos
Agendamento da
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gexecução dos processos
Equipe de RPA – Controle dos resultados e projetos
PainelControle eControle e acompanhamento das metas e resultados
Projetos em andamentoAcompanhamento dos
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projetos, cronograma e impactos
Resultados alcançados
# desde o início do projeto foi estabelecida uma meta para a equipe Até maio de 2018 as automações realizadasa equipe. Até maio de 2018 as automações realizadas trouxeram a operação um ganho equivalente a 18 FTEs.
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Processos automatizadosBBS BBRBBS BBR OUTSIDE BBS BBROUTSIDE BBS BBR
OTC1. Requests Report (Extract and Format) and Send and Receive CISP File2. Update Order Release Worksheet3. Updating CISPLAN4. Reports of SIP5 Book KA
OTC1. Requests Report (Extract and Format) and Send and Receive CISP File2. Update Order Release Worksheet3. Updating CISPLAN4. Reports of SIP5 Book KA
HR22. HR Benefits(Op Health) ‐ FuncionalCard e Odontoprev23. HR File import24. HR Benefits(Op Health) ‐ Unimed FESC25. HR Benefits(Op Health) ‐ Unimed SJRP26 HR Benefits(Op Health) São Francisco
HR22. HR Benefits(Op Health) ‐ FuncionalCard e Odontoprev23. HR File import24. HR Benefits(Op Health) ‐ Unimed FESC25. HR Benefits(Op Health) ‐ Unimed SJRP26 HR Benefits(Op Health) São Francisco5. Book KA
6. Payment Extension
PTP7. Creating Purchase orders8. Contract Load
5. Book KA6. Payment Extension
PTP7. Creating Purchase orders8. Contract Load
26. HR Benefits(Op Health) ‐ São Francisco
PROCUREMENT27. Savings processes ‐ New Releases28. Savings processes ‐ Project registration29. Savings processes ‐ BNA
26. HR Benefits(Op Health) ‐ São Francisco
PROCUREMENT27. Savings processes ‐ New Releases28. Savings processes ‐ Project registration29. Savings processes ‐ BNA
9. Upload Invoice of services10. Processing of Invoice (Basic Data Validation – Services)11. Processing of Invoice (Basic Data Validation – Materials)12. Extraction Bank Statement
9. Upload Invoice of services10. Processing of Invoice (Basic Data Validation – Services)11. Processing of Invoice (Basic Data Validation – Materials)12. Extraction Bank Statement
g p
INTERNAL CONTROLS30. Employee Blocking Off / Idle – SAP
BUNGE URUGUAY
g p
INTERNAL CONTROLS30. Employee Blocking Off / Idle – SAP
BUNGE URUGUAYRTR13. Intercompany ‐ Extraction / Consolidation / Publication IBM Connections14. Creation of DN and RO15. Intercompany (Generate and send previews)16. Cost Center Apportionment17 Asset Immobilization
RTR13. Intercompany ‐ Extraction / Consolidation / Publication IBM Connections14. Creation of DN and RO15. Intercompany (Generate and send previews)16. Cost Center Apportionment17 Asset Immobilization
31. Intercompany – Extract Report
BUNGE CHINA32. China Bank Sweeping
BUNGE EUROPE
31. Intercompany – Extract Report
BUNGE CHINA32. China Bank Sweeping
BUNGE EUROPE17. Asset Immobilization18. Asset Key Adjustment
TAX19. Daily routines20. Creating RO (TAX)
17. Asset Immobilization18. Asset Key Adjustment
TAX19. Daily routines20. Creating RO (TAX)
BUNGE EUROPE33. Intercompany – Extract Report
GIA34. GIA SAP Extractions
BUNGE EUROPE33. Intercompany – Extract Report
GIA34. GIA SAP Extractions
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Agr. Contract Mgt21. Monsanto – Decrease seedAgr. Contract Mgt21. Monsanto – Decrease seed
VideosI G ã i d é i RH I ã d õ d I i V lid ã d d d bá iIntercompany – Geração e envio das prévias RH – Importação de marcações de ponto Invoice – Validação de dados básicos
Excel; E‐mail; SAP; Excel; Internet (0800 Net); SAP; SAP;
Invoice – Postagem de NFs de serviços Criação de pedidos de compra OTC – Geração do relatório de SIP
18EnterPrise Scan; E‐mail; SAP; Excel; Internet (0800 Net); SAP; Excel; Internet; E‐mail;
Proposta de modelo global
BBS RPA BoardLíder Global
Líder Regional Líder Regional Líder Regional Líder Regional
CoE…
CoE…
CoE…
CoE…
Gestor RPA Regional Gestor RPA Regional Gestor RPA RegionalGestor RPA Regional
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Highlights finais
Cultura daOperação
Modelo deGovernança
Desafios
Gestão de Infraestrutura Acessos de TI
Li õLiçõesAprendidas
Alguns processos precisam ser melhorados antes da automação.
A automação não deve ser usada para resolver problemas de TI.p e d dasComece com processos menos complexos.
O key user "esquece" informações importantes durante o mapeamento.
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A documentação das automações são de extrema importância.
Obrigado! Edson SantosBBS – Excelência OperacionalContato: edson santos@bunge comContato: [email protected]: (47) 3703‐2773
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