Szakdolgozat
A Microsoft Access módszertana
Témavezetı: Radványi Tibor Készítette: Erényi Péter, 2006 IV. évfolyam, számítástechnika szak
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
2
TARTALOMJEGYZÉK
TARTALOMJEGYZÉK ................................................................................................................................ 2
ELİSZÓ .......................................................................................................................................................... 5
AZ ADATBÁZIS-KEZELÉS- ÉS TERVEZÉS ALAPFOGALMAI ÉS ALAPJAI.................................. 7
AZ ADAT ÉS INFORMÁCIÓ .............................................................................................................................. 7 AZ ADATBÁZIS .............................................................................................................................................. 7
Az ismeretek kezelésének fajtái ................................................................................................................ 7 Alapvetı fogalmak ................................................................................................................................... 8
AZ ADATBÁZIS-KEZELİ RENDSZER................................................................................................................ 9 Az adatbázis-kezelı rendszerek fıbb funkciói.......................................................................................... 9
AZ ADATBÁZIS HÁROM SZINTJE..................................................................................................................... 9 Tervezıi vakság........................................................................................................................................ 9 Az adatbázis fogalmi és logikai szerkezete............................................................................................. 10 Az adatbázis fizikai szerkezete ............................................................................................................... 10 A fizikai adatszerkezet elnevezései ......................................................................................................... 11
ALAPVETİ SZERKEZETEK ............................................................................................................................ 12 Adatmodellek ......................................................................................................................................... 12 Az adatmodell három tényezıje ............................................................................................................. 13 A tulajdonságok szerepei ....................................................................................................................... 13 Kapcsolatok típusai................................................................................................................................ 14 Normalizálás.......................................................................................................................................... 15 Homogén szerkezetek ............................................................................................................................. 17 Adatbáziskezelés .................................................................................................................................... 20 Az adatbázis lényege.............................................................................................................................. 21
AZ ADATBÁZIS TERVERZÉSE........................................................................................................................ 21 Az adatbázis-tervezés fıbb lépései ......................................................................................................... 21 Adatmodell hibák ................................................................................................................................... 23
ELSİ LÉPÉSEK AZ ADATBÁZIS-KEZELÉSBEN ................................................................................ 24
A MICROSOFT ACCESS MEGNYITÁSA ÉS BEZÁRÁSA .................................................................................... 24 Az ablak áttekintése ............................................................................................................................... 24
LÉTEZİ ADATBÁZIS MEGNYITÁSA ............................................................................................................... 25 Kapcsolódás létezı adatbázishoz........................................................................................................... 26
ÚJ ADATBÁZIS LÉTREHOZÁSA...................................................................................................................... 28 ADATBÁZIS MENTÉSE .................................................................................................................................. 28 A SÚGÓ HASZNÁLATA ................................................................................................................................. 29 OBJEKTUMOK .............................................................................................................................................. 30
Az objektumok nézetei ............................................................................................................................ 31
TÁBLÁK ........................................................................................................................................................ 32
FONTOSABB MŐVELETEK ............................................................................................................................ 32 Tábla létrehozása................................................................................................................................... 32 Tábla létrehozása tervezı nézetben ....................................................................................................... 32 Tábla mentése ........................................................................................................................................ 33 Tábla törlése .......................................................................................................................................... 33
TÁBLÁK IMPORTÁLÁSA ............................................................................................................................... 34 Importálás Accessbıl ............................................................................................................................. 34 Importálás Excelbıl ............................................................................................................................... 34
TÁBLÁK CSATOLÁSA ................................................................................................................................... 35 Access tábla csatolása ........................................................................................................................... 35 Excel tábla csatolása ............................................................................................................................. 36
REKORDOK HOZZÁADÁSA ÉS TÖRLÉSE ........................................................................................................ 36 TÁBLA BEZÁRÁSA ....................................................................................................................................... 36 INDEXEK, KULCSOK DEFINIÁLÁSA ............................................................................................................... 36 TÁBLÁK TERVEZÉSE ÉS ELRENDEZÉSE......................................................................................................... 38
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
3
Mezıtulajdonságok meghatározása....................................................................................................... 38 ÉRVÉNYESSÉGI SZABÁLY BEÁLLÍTÁSA ........................................................................................................ 38 OSZLOPOK ÉS SOROK BEÁLLÍTÁSAI ............................................................................................................. 40
Az oszlopszélesség beállítása ................................................................................................................. 40 Sormagasság megváltoztatása ............................................................................................................... 40 Oszlop átnevezése .................................................................................................................................. 40 Oszlop mozgatása táblán belül .............................................................................................................. 40 Oszlop elrejtése és felfedése................................................................................................................... 41 Oszlopok rögzítése ................................................................................................................................. 41
TÁBLÁK KÖZTI KAPCSOLATOK .................................................................................................................... 41 Táblák közötti kapcsolatok megadása.................................................................................................... 41 A kapcsolatok módosítása és törlése...................................................................................................... 43
FORMÁTUMOK BEÁLLÍTÁSA ........................................................................................................................ 43 Betőtípus ................................................................................................................................................ 43 Adatlap megjelenése .............................................................................................................................. 43 Egyéni számformátumok ........................................................................................................................ 44
BEVITELI MASZK ......................................................................................................................................... 44 Beviteli maszk készítése varázslóval ...................................................................................................... 44
TÁBLA TULAJDONSÁGOK............................................................................................................................. 47
ŐRLAPOK..................................................................................................................................................... 48
ŐRLAPOK NÉZETEI....................................................................................................................................... 48 ŐRLAPOK FELÉPÍTÉSE.................................................................................................................................. 49 ŐRLAPOK LÉTREHOZÁSA ............................................................................................................................. 50 Őrlapok elrendezése............................................................................................................................... 50 AutoŐrlapok készítése............................................................................................................................ 51 Kimutatás AutoŐrlap használata........................................................................................................... 51 Az Őrlap varázsló használata ................................................................................................................ 52 Rekordok kezelése őrlappal ................................................................................................................... 53 Őrlap formátumának testreszabása ....................................................................................................... 54
INFORMÁCIÓK LEKÉRDEZÉSE ............................................................................................................ 56
FONTOSABB MŐVELETEK ............................................................................................................................ 56 KERESÉS ÉS CSERE ...................................................................................................................................... 56 SZŐRİ ALKALMAZÁSA ADATLAP NÉZETBEN............................................................................................... 57
Szőrés kijelöléssel .................................................................................................................................. 57 Szőrés kizárással.................................................................................................................................... 57 Szőrés őrlappal ...................................................................................................................................... 58 Irányított szőrés ..................................................................................................................................... 59
LEKÉRDEZÉSEK ........................................................................................................................................ 60
A LEKÉRDEZÉS NÉZETEI .............................................................................................................................. 60 A LEKÉRDEZÉS TÍPUSAI ............................................................................................................................... 62 VÁLASZTÓ LEKÉRDEZÉS LÉTREHOZÁSA ...................................................................................................... 62 LEKÉRDEZÉS MENTÉSE ................................................................................................................................ 67 LEKÉRDEZÉS BEZÁRÁSA .............................................................................................................................. 67 CSÚCSÉRTÉK TULAJDONSÁG ....................................................................................................................... 67 SZÁMÍTOTT MEZİ LÉTREHOZÁSA ................................................................................................................ 67 KIFEJEZÉSSZERKESZTİ................................................................................................................................ 68 AZ ACCESS FÜGGVÉNYEI............................................................................................................................. 69
Dátum és idı függvények ....................................................................................................................... 69 Programfolyamat függvények ................................................................................................................ 69 Szöveges függvények .............................................................................................................................. 69
ÖSSZESÍTİ LEKÉRDEZÉS.............................................................................................................................. 70 AKCIÓ LEKÉRDEZÉS .................................................................................................................................... 71
Táblakészítı ........................................................................................................................................... 71 Törlı ...................................................................................................................................................... 72 Frissítı ................................................................................................................................................... 72 Hozzáfőzı............................................................................................................................................... 73
PARAMÉTERES LEKÉRDEZÉS........................................................................................................................ 74
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
4
KERESZTTÁBLÁS LEKÉRDEZÉS .................................................................................................................... 74 SQL LEKÉRDEZÉS........................................................................................................................................ 77
SQL használata ...................................................................................................................................... 77 Az SQL lekérdezés típusai ...................................................................................................................... 80
MAKRÓK ÉS MODULOK.......................................................................................................................... 82
MAKRÓK ..................................................................................................................................................... 82 Makró készítése...................................................................................................................................... 82 Makró módosítása.................................................................................................................................. 82 Makró futtatása...................................................................................................................................... 83 Makró törlése és átnevezése................................................................................................................... 83 Makró eseményhez kapcsolása .............................................................................................................. 83
MODULOK ................................................................................................................................................... 83
JELENTÉSEK............................................................................................................................................... 84
A JELENTÉS FELÉPÍTÉSE............................................................................................................................... 84 A JELENTÉS NÉZETEI.................................................................................................................................... 85 JELENTÉSEK LÉTREHOZÁSA ......................................................................................................................... 85
Az AutoJelentések szerkezete ................................................................................................................. 86 AutoJelentés készítése ............................................................................................................................ 86 Jelentés készítése varázslóval ................................................................................................................ 87
NYOMTATÁSI BEÁLLÍTÁSOK................................................................................................................ 92
NYOMTATÁSI PARAMÉTEREK BEÁLLÍTÁSA .................................................................................................. 92 NYOMTATÁSI KÉP........................................................................................................................................ 93 NYOMTATÁS ............................................................................................................................................... 94
ÓRATERV 1 .................................................................................................................................................. 95
ÓRATERV 2 ................................................................................................................................................ 100
FELADATOK.............................................................................................................................................. 105
TESZTFELADATOK ..................................................................................................................................... 105 ACCESSBEN MEGOLDANDÓ FELADATOK.................................................................................................... 105
IRODALOMJEGYZÉK ............................................................................................................................. 107
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
5
ELİSZÓ
Amikor számítógéprıl van szó egybıl arra a gyorsaságra gondolunk, amivel akár
bonyolult mőveleteket is végre tudunk hajtani. Ezt a gyorsaságot elsıként a keresés
használja ki. Ami egy adat kivonását jelenti egy archívumból. Ehhez szükséges egy
adatbázis, ami az adatokat tartalmazza. A Windows XP operációs rendszer alapvetıen nem
tartalmaz erre a célra megfelelı programot. A kereskedelemben számos adatbázis-kezelı
program kapható. Én a Microsoft Office XP Professional irodai programcsomag egyik
tagjának használatát és elsajátításának módját mutatom be. Ez a program az MS-Access.
AZ Office programcsomag tagja még az Excel is. Ez utóbbival számításokat tudunk
elvégezni a táblázatstruktúrában az általunk megadott képlet alapján. Az Access szinte
kizárólag az adatok tárolására és kezelésére készült.
A dolgozatom célja, a Microsoft Access program tanításának és használatának
ismertetése, legfıképpen szem elıtt tartva a középiskolai követelményeket, bár a
feldolgozott fejezetek egyes részei túlmutatnak ezeken. Igyekeztem tehát a témát úgy
feldolgozni, hogy az a lehetı legszélesebb körben felhasználható legyen.
Ahhoz, hogy ne csak megtanuljuk, hanem értsük is amit kijelentünk, elıbb az
alapfogalmakat kell tisztáznunk. A legnagyobb gondosságot és figyelmet az adatbázis
felépítésére, megtervezésére kell fordítanunk. A megfelelı modell kiválasztása,
adatbázisunk szerkezetének kialakítása, alapja az egész munkánknak. Jó alapokra már
könnyő építeni, ezért is van különös jelentısége az elsı fejezetnek, amelyben tisztázzuk az
adatbázis-kezeléssel kapcsolatos alapfogalmakat.
A második részben tárgyaljuk az adatbázis-kezelés elsı lépéseit. Maga az Access
felépítése, kezelése nem túl bonyolult. Az adatok felvitele, lekérdezése sem jelent nagy
problémát, hiszen a Microsoft igyekezett a programot a lehetı legkönnyebben kezelhetıvé,
és megtanulhatóvá tenni. Ennek is köszönhetı, hogy napjaink legelterjedtebb adatbázis-
kezelı programjává vált. Ez is szerepet játszott abban, hogy választásom erre az adatbázis-
kezelı programra esett.
A harmadik és egyben legnagyobb részben az Access által nyújtott lehetıségeket
aknázzunk ki. E témakör részletesen foglalkozik az Accessben létrehozható objektumok,
mint például: táblák, őrlapok, lekérdezések, stb. elkészítésével.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
6
A következı fejezet 2 óratervet tartalmaz, amelyben bemutatom, hogyan tanítanám az
Access-t középiskola 10. évfolyamában. Az óratervekhez tartozik egy Microsoft
PowerPoint-tal készített prezentáció. A bemutató segítségével szemléletesebbé és
hatékonyabbá tehetı a tanári munka.
Az utolsó részben található feladatgyőjteményben adatbázis-kezeléssel kapcsolatos
gyakorló-és tesztfeladatok találhatóak. A feladatokhoz mellékeltem a megoldást is.
A dolgozatomban igyekeztem kellı segítséget adni az egyes fejezetek elsajátításához. A
szők keretek miatt egyes részek nem kellı részletességgel kerülnek bemutatásra. Az ilyen
esetekben javaslom a Súgó használatát. Ezért is tartottam fontosnak, hogy egy külön
alfejezetet a Súgó használatának bemutatására szánjak.
Elsısorban gyakorlati példákon keresztül, képekkel illusztrálva mutatom be a MS-
Access használatát. A fejezetek egymásra épülnek, ezért fontos, hogy egyetlen rész se
maradjon ki, mert a hiányosságok a felszínre kerülhetnek. A tananyag alkalmas arra is,
hogy a késıbbiekben emlékezet frissítés céljából fellapozásra kerüljön.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
7
AZ ADATBÁZIS-KEZELÉS- ÉS TERVEZÉS ALAPFOGALMAI ÉS ALAPJAI
A MS-Access használatának elsajátításához elengedhetetlen az adatbázis-kezeléssel
kapcsolatos fogalmak, kifejezések ismerete. Ebben a fejezetben az ide tartozó dolgokat
járjuk körbe.
AZ ADAT ÉS INFORMÁCIÓ
Az információ nem azonos az adattal, hanem annak valamilyen jelentése. Az adat az
információval ellentétben objektív. Az adatbázis-kezelés arra alkalmas, hogy tényeket
tároljon adatbázisokban és azokat olyan formában mutassa meg, hogy abból információhoz
jussunk. Az adat a számítástechnikában tehát csak egy jelsorozat, amely a feldolgozás
során válik információvá.
Az adatállomány olyan összefüggı adathalmaz, amelyben minden olyan adat
megtalálható, amire egy bizonyos cél megvalósítása érdekében szükség lehet.
Az adat értelmezhetı (észlelhetı, érzékelhetı, felfogható, és megérthetı) ismeret.
(Halassy 1994, 8).
Az információ új ismeretté értelmezett adat. (Halassy 1994, 9).
AZ ADATBÁZIS
Adatbázison köznapi értelemben valamilyen szisztéma szerint tárolt adatokat értünk,
melyek nem feltétlenül számítógépen kerülnek tárolásra. Ahhoz, hogy az adatbázist
pontosan tudjuk definiálni meg kell ismerkednünk néhány fogalommal.
AZ ISMERETEK KEZELÉSÉNEK FAJTÁI
Elsı módszer: adatainkat tárolhatjuk különbözı állományokban, és a köztük lévı
kapcsolatot valamilyen program segítségével hozzuk létre. Ilyenek a Dbase és a
Clipper.
Másik módszer mikor adatainkat szöveges módon tároljuk. Ez az ismeretek szöveg-
és nem adatszerő megfogalmazása. Magát az eszközt a szövegkezelınek. A szöveget
kezelı rendszert pedig adatbanknak hívjuk.
A harmadik módszer az adatbázis-kezelés.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
8
Az adatbázis a bennünket érdeklı különféle jelenségek szervezett együttese. A lényeg
az, hogy az adatbázis se nem adatbank, se nem az állományok szervezetlen együttese.
Az adatbázis módú adatkezelés lépései:
• Megalkotjuk az egyedeket a hozzájuk tartozó tulajdonságaikkal.
• Megadjuk a közöttük lévı kapcsolatot.
• A többi lépést rábízhatjuk az adatbázis-kezelıre.
Az adatbázis olyan adatgyőjtemény, amely agy adott feladathoz kapcsolódó adatokat
szervezett módon tárolja, biztosítja az adatokhoz való hozzáférést, az adatok integritásának
megırzését, és az adatok védelmét.
ALAPVETİ FOGALMAK
Azt a dolgot-izét-valamit, amit ismeretekkel akarunk leírni, egyednek nevezzük.
(Halassy 1994, 24).
A konkrét egyedeket egyed-elıfordulásoknak hívjuk.
Azt a dolgot-izét-valamit, amivel leírjuk a bennünket érdeklı jelenséget,
tulajdonságnak nevezzük. (Halassy 1994, 28).
Tulajdonság-értéknek nevezzük egy tulajdonság konkrét értékét. Tulajdonság-
értékhalmaz az egy adott idıpontban elıforduló összes érték.
Az egyed és a tulajdonság relatív fogalmak. Egy dolog egyed és tulajdonság is lehet
egyszerre. Mi dönthetünk arról, hogy melyik tulajdonságok célszerő külön egyedként is
kezelni.
Elsıdleges kulcs: az egyed azon tulajdonságát, amely minden egyed-elıfordulásra
eltérı értéket vesz fel, az egyed azonosítójának, más néven elsıdleges kulcsának nevezzük.
Az egyedek között lévı összefüggéseket kapcsolatnak hívjuk. A gyakorlatban az, hogy
az egyedek között milyen kapcsolatot hozunk létre nem magától értetıdı és igen nehéz
feladat. Ez jelenti az adatbázis tervezésének lényegét és nehézségét.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
9
AZ ADATBÁZIS-KEZELİ RENDSZER
Az adatbázisok kezelését megkönnyítı rendszereket adatbázis-kezelı rendszereknek
nevezzük. Az adatbázis-kezelı rendszerek az adatbázisban lévı adatok rögzítésére,
tárolására és kezelésére szolgálnak.
Az Access is egy ilyen adatbázis-kezelı rendszer. Segítségével új adatbázisokat tudunk
létrehozni, illetve a meglévı adatbázisokban tudunk új adatokat felvinni, adatokat törölni,
módosítani és azokban keresni.
AZ ADATBÁZIS-KEZELİ RENDSZEREK FİBB FUNKCIÓI
• Adatbázisok létrehozása.
• Adatbázisok tartalmának definiálása.
• Adatok tárolása.
• Adatok lekérdezése.
• Adatok védelme, biztonsága.
• Adatok titkosítása.
• Hozzáférési jogok kezelése.
• Hozzáférések szinkronizációja.
• Fizika adatszerkezetek szervezése.
Az adatbázis-kezelı rendszer tehát az a programrendszer, amelynek feladata az
adatbázishoz való hozzáférések biztosítása, és az adatbázis karbantartási funkcióinak
végrehajtása. A szó az angol elnevezése (Data Base Management System) alapján: DBMS.
AZ ADATBÁZIS HÁROM SZINTJE
TERVEZİI VAKSÁG
A számítástechnikai tervezık és a felhasználók is eszközorientáltak. Azaz, az éppen
rendelkezésükre álló adatbázis-kezelı által támogatott adatszerkezetben gondolkodnak. A
probléma akkor adódik, ha áttérnek egy másik rendszerbe. Akkor mindent elölrıl kell
kezdeni. Van azonban az adatbázisnak egy eszközfüggetlen szemlélete.
Megkülönböztetjük az adatbázis fogalmi, logikai és fizikai szintjét. Az adatbázis
szerkezetét három lépésben kell kialakítani.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
10
AZ ADATBÁZIS FOGALMI ÉS LOGIKAI SZERKEZETE
Az adatbázis tervezését és módosítását mindig a megfelelı szinten kell elkezdeni illetve
átalakítani. A tervezésnél kétféle hozzáállás van:
• Vannak akik az állománykezelı típusú rendszereket használják (dBase,
Clipper). İk keveset foglalkoznak az adatbázis átfogó szemlélető
tervezésével.
• Azok akik már találkoztak igazi adatbázis-kezelıvel azok elıször
elgondolkoznak a jelenségek valódi összefüggésein.
Fogalminak nevezzük a jelenségeket, azok sajátosságait és viszonyait a valóságnak
megfelelıen és természetes fogalmakban tükrözı adatszerkezetet. (Halassy 1994, 45).
Több dolog is befolyásolhatja, hogy milyen is legyen az adatbázis szerkezete:
• Technikai tényezı: sokszor alkalmazkodni kell az adatbázis-kezelı
lehetıségeihez. Lehet, hogy nem lesz lehetıségünk arra, hogy a valóságot
legjobban tükrözı adatmodellt kialakítsuk.
• Hozzáférés: elıfordulhat, hogy egyes adatok titkossága megköveteli a
jó szerkezet módosítását.
• Hatékonyság: van, hogy a hatékonyság érdekében egy többtáblás
adatszerkezet miatt az egytáblás szerkezetet választjuk, mert elıfordulhat,
hogy az adatbázis-kezelınk ezt a szerkezetet jobban támogatja.
Logikai szerkezetnek nevezzük tehát a technikai, hozzáférési és hatékonysági
követelményeknek megfelelıen meghatározott tartalmi adatszerkezetet. A legjobb módszer
ha az elvi terv egy az egyben követi a fogalmi adatbázistervet.
AZ ADATBÁZIS FIZIKAI SZERKEZETE
Egy adatbázis akkor jó, ha annak fizikai megoldása is igazodik a valósághoz. Vannak
azonban felmerülı problémák:
• Érvényesítés: a bevitt adatok csak valósak lehetnek. Például ha
dátumot viszünk be, annak szerkezete, értéke csak helyes lehet.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
11
• Adatábrázolás: adatábrázolásnak nevezzük, mikor megadjuk egy adat
típusát és méretét. Vannak szöveges, képi, logikai, szám, stb. típusok.
Ezeket célszerő külön kezelni, mert a rajtuk elvégezhetı mőveletek
különbözıek lehetnek.
• Adatok elrendezése tárolási módja: minél korszerőbb egy adatbázis-
kezelı annál kevesebbet kell törıdni azzal, hogy adatai milyen
állományban vannak tárolva.
A FIZIKAI ADATSZERKEZET ELNEVEZÉSEI
Fizikai adatszerkezetnek nevezzük az ismeretek tárolón való elhelyezésének,
hozzáférésének és ábrázolásának tudatosan meghatározott rendjét. (Halassy 1994,
49).
Adattábla, tábla, adatállomány: megegyezik az egyed fogalmával. A rendszer az
adatokat táblázatos formában kezeli, és táblázatokban kell gondolkodnunk.
Mezı, oszlop: ez a tulajdonságnak felel meg. Az adott tulajdonság nevét mezı névnek,
a tulajdonság-elıfordulást pedig mezı-értéknek nevezzük. A mezıt oszlopnak is szokták
nevezni.
Rekord, sor: megegyezik az egyed-elıfordulással. Rekordnak nevezzük a tábla sorába
bevitt értékeket. Ezek kizárólag csak egy egyedre vonatkoznak.
Elemi adatok: a tábla celláiban szereplı értékek.
Egyed: amelynek az adatait tároljuk az adatbázisban. Egyednek tekinthetünk például
egy személyt.
Attribútum: tulajdonság, az egyed valamely jellemzıje. Egy személy jellemzıje lehet,
például a magassága.
Egyedtípus: az egyedre vonatkozó tulajdonságok összessége.
Egyed-elıfordulás: az egyedre vonatkozó konkrét tulajdonságok. Például: Opel Astra,
10 éves 1400 ccm-es, kék színő.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
12
ALAPVETİ SZERKEZETEK
Egy-egy önálló adatállomány, vagy tábla sok esetben nem tartalmaz elegendı adatot
bizonyos információk meghatározásához. Ilyenkor szükségessé válhat az adatállományok
(táblák) együttes kezelése valamilyen adatbázis-szerkezet, más néven adatmodell alapján.
Több adatmodell is létezik, de ebbıl csak három terjedt el igazán.
ADATMODELLEK
Hierarchikus adatmodell: az adatokat egy hierarchikus szerkezetben tárolja, amely
egy fához hasonlítható. A fa mindegyik csomópontja egy rekordtípusnak felel meg. Az
adatok között un. szülı-gyermek kapcsolat van. Minden adatnak tetszıleges számú
leszármazottja lehet, de csak egy ıse. Elınye, hogy a hierarchikus szerkezet egyszerően
leírható, könnyen elkészíthetı. Napjainkban ez az adatbázis már elavult.
Hálós adatmodell: a hierarchikus modell továbbfejlesztése. Ebben a modellben az
adatok között tetszıleges kapcsolatrendszer alakítható ki. Egy adatnak több ıse is lehet.
Hátránya: bonyolult kapcsolatok és nagy tárolóigény. Nagy-gépes környezetben fordul elı.
Relációs adatmodell: a különbözı jellegő, de mégis kapcsolatba hozható
adathalmazokat önálló táblákban tároljuk, amely táblák között egy azonos adatot
tartalmazó mezı tartja a kapcsolatot. Jelenleg ez a legelterjedtebb adatmodell. Ezt az
adatmodellt támogatják a legismertebb adatbázis-kezelı programok is, mint a dBase,
Clipper, FoxPro, Access, Oracle.
Objektumorientált adatmodell: valósághő adatbázist lehet tervezni és készíteni
objektumorientált technikával. Ez a modell ma még kevésbé elterjedt.
Az Access a relációs adatmodellen alapul ezért ezt kicsit jobban részletezném…
Relációs adatbázis-kezelı rendszernek olyan programot nevezünk, amelyik az adatokat
számítógépen táblákban (relációkban) tárolja, rendezi, illetve onnan keresi vissza.
Relációs adatbázis az olyan adatbázis, amelyik több összekapcsolt táblából áll. A
relációs adatbázis-kezelı rendszer alkalmas arra, hogy több adattáblát logikailag
összekapcsoljon egymással, és megkeresse bennük a közös információkat.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
13
Ahhoz, hogy egy táblát relációnak lehessen tekinteni a következı feltételeket kell
kielégítenie:
• Nem lehet két egyforma sora.
• Minden oszlopnak egyedi neve van.
• A sorok és oszlopok sorrendje tetszıleges.
A relációs adatbázisok általában nem egy, hanem több, logikailag összekapcsolható
táblákból állnak. A táblák között meghatározott kapcsolat van. A tervezésnél nagyon
fontos, hogy ezeket a kapcsolatokat jól építsük fel.
A relációs adatbázis felépítésének alapja a normalizálás (lásd késıbb), amely az adatok
optimális elhelyezési módját megadó módszert jelenti.
AZ ADATMODELL HÁROM TÉNYEZİJE
Az adatmodellnek három tényezıje van: egyed, tulajdonság, kapcsolat. Ezek az
adatmodellben egyenrangúak. Egyikük sem fontosabb a másiknál.
• Az egyed tulajdonságait az egyed belsı szerkezetének nevezzük.
• Az egyed kapcsolatait pedig az egyed külsı szerkezetének.
A TULAJDONSÁGOK SZEREPEI
A tulajdonságnak négyféle szerepe van:
• Azonosító, vagy elsıdleges kulcs: az adott tulajdonság egyértelmően
azonosítja az egyed elıfordulását.
• Leíró: azon tulajdonságok, amelyek az egyed elıfordulásaira nézve
nem egyediek. Egy egyednek a legtöbb tulajdonsága ilyen.
• Kapcsoló vagy idegen kulcs: olyan tulajdonság ami az egyik
egyedben azonosító, a másikban leíró. Biztosíthatja a két egyed közötti
kapcsolatot.
• Szuperkulcs: ha a relációnak van egyetlen egy olyan oszlopa, amely
egyértelmően azonosít minden rekordot.
A tulajdonságok szerepei nem azonos fontosságúak. A tulajdonságnak az egyeden
belül ellátott funkcióját relatív szerepnek, legfontosabb relatív feladatát pedig
abszolút szerepnek nevezzük. (Halassy 1994, 75).
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
14
A relatív szó azt jelenti, hogy egy tulajdonság feladata attól függ, hogy melyik
egyedben van. A másik pedig az, hogy egy tulajdonságnál elıfordulhat, hogy a relatív és
az abszolút szerepe ugyanaz.
Két egyed csak akkor áll kapcsolatban egymással, ha az egyik kapcsoló szerepő
tulajdonságaként tartalmazza a másik azonosító szerepő tulajdonságát. (Halassy
1994, 76).
Az elsıdleges kulccsal szemben támasztott követelmények:
• Minden egyednek kell, hogy legyen azonosítója.
• Az azonosító értéke egyetlen egyed-elıfordulásban sem lehet
üres/ismeretlen.
• Minden egyednek csak egy azonosító tulajdonsága lehet.
• Ugyanaz a tulajdonság csak egyetlen egyednek lehet az
azonosítója. (Halassy 1994, 74).
KAPCSOLATOK TÍPUSAI
• Egy-egy kapcsolat: 1:1 viszony esetében az egyik tábla egy eleméhez
a másik tábla pontosan egy eleme tartozik. Ez a viszony meglehetısen
ritka, mégpedig azért, mert két egyed minden probléma nélkül
összevonható. Általában akkor alkalmazzák, ha valamilyen ideiglenes
probléma merül fel. Nevezzük még kölcsönös viszonynak is.
• Egy-több kapcsolat: ha az egyik egyed 1 elıfordulásához a másik
egyed több, N elıfordulása tartozhat, akkor az ilyen kapcsolatokat 1:N,
vagy egy-több kapcsolatnak nevezzük. Azt az egyedet, amelyben a
kapcsolatteremtı tulajdonság azonosító szerepő, fölérendeltnek, amelyben
kapcsoló szerepő, úgy azt alárendeltnek nevezzük. Ezt nevezhetjük még
hierarchikus vagy inhomogén kapcsolatnak is.
• Több-több kapcsolat: ha két egyed közötti kapcsolatban az egyik
egyed 1 elıfordulásához több, a másik egyed 1 elıfordulásához szintén
több elıfordulás tartozhat az egyik egyedbıl, akkor azt mondjuk, hogy
közöttük N:M vagy több-több viszony áll fenn. Az ilyen viszonyokat
nevezzük hálós viszonyoknak is. Ha két egyed között N:M viszony áll
fenn, akkor azt egy harmadik közbeiktatásával oldhatjuk meg, aminek
bevezetésével két 1:N viszony alakul ki.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
15
NORMALIZÁLÁS
Függıségek
• Funkcionális függıség: ha egy rendszerben szereplı egyik
tulajdonságtípus bármely értékéhez egy másik tulajdonságtípusnak csakis
egy értéke rendelhetı hozzá. Például: egy személyi számhoz csak egy név
tartozhat, de ugyanahhoz a névhez több személyi szám is kapcsolódhat.
Egy a többhöz kapcsolat.
• Kölcsönös funkcionális függıség: ha az elıbbi feltétel mindkét
irányba igaz. Például: rendszám – motorszám. Egy az egyhez kapcsolat.
• Funkcionálisan függetlenek: ha ez elıbbi viszony a két
tulajdonságtípus között nem áll fenn. Például: dolgozó hajának a színe és a
cég telephelye.
• Tranzitív funkcionális függıség: ha az egyedtípuson belül egy leíró
tulajdonságtípus konkrét értékei meghatároznak más leíró tulajdonság
értékeit.
Normál formák
1NF (elsı normál forma): ha a reláció minden sorában oszloponként egy és csak egy
érték áll, az értékek sorrendje minden sorban azonos, minden sor különbözı. Van legalább
egy vagy több tulajdonság, amelyekkel a sorok egyértelmően megkülönböztethetık
egymástól.
2NF (második normál forma): ha a reláció 1NF-ban van, és minden olyan érték, amely
nem kulcs, funkcionálisan teljesen függ az elsıdleges kulcstól.
3NF (harmadik normál forma): ha a reláció 2NF-ban van és csak elsıdleges, vagy
alternatív kulcsoktól függnek az attribútumok. Ha „B” attribútum értéke függ „A”
attribútum értékétıl, valamint „C” attribútum étéke tranzitíven függ „A” értékétıl. A
harmadik normál forma elengedhetetlen követelménye az ilyen tranzitív függések
kiküszöbölése. Ha az adatbázis táblája nem 3NF formájú, akkor két táblára kell bontani
úgy, hogy az egyes táblák külön-külön már 3NF formájúak legyenek.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
16
Például: egy szerszámok bérbeadásával foglalkozó üzlet forgalmát egy füzetben az
alábbiak szerint vezetnénk:
DÁTUM NÉV CÍM SZERSZÁ
M
KATEGÓ
RIA
DÍJ
1997.02.05. NAGY GÉZA
KÓS NÓRA
EPER ÚT 5.
NAP ÚT 3.
CSISZOLÓ
HEGESZTİ
KIS
KÖZEPES
500
1000
1997.02.06. NAGY GÉZA
SZABÓ PÁL
KÓS NÓRA
EPER ÚT 5.
Fİ ÚT 1.
NAP ÚT 3.
FESTÉKSZ
FŐNYÍRÓ
LÁNCFŐR
KÖZEPES
NAGY
NAGY
1000
2000
2000
Ez még nem reláció, mert nem teljesíti azt a követelményt, hogy egy sorban csak egy
oszlopérték lehet.
1NF alakú akkor lesz, ha a dátumot kitöltjük minden sorban. Ekkor még rengeteg a
táblázatban a redundancia, mert ugyanazok a dátumok többször is szerepelnek a
táblázatban. Ilyen formában az alábbi anomáliák is fennállnak:
• Törlési anomália: egy fölöslegessé vált adat törlésével számunkra
lényeges adatot is törlünk.
• Módosítási anomália: egy adat megváltoztatása miatt több helyen kell
a mezık tartalmát megváltoztatni.
• Beírási anomália: új adat felvitelénél nem tudunk minden mezıt
kitölteni.
Ebben a formában elsıdleges kulcs lehet a Név, Szerszám és a Kategória, mert Név
meghatározza a Címet, a Szerszám a Kategóriát és a Kategória a Díjat.
DÁTUM
NÉV
CÍM
SZERSZÁM
KATEGÓRIA
DÍJ
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
17
2NF, ha az elsıdleges kulcsoktól részben függı több különálló táblázatot készítünk.
1. Táblázat
SORSZÁM DÁTUM NÉV SZERSZÁM
2. Táblázat
SZERSZÁM KATEGÓRIA DÍJ
3. Táblázat
NÉV CÍM
Még így is marad egy törlési anomális, mert ha egy Szerszámot tılünk, akkor törlıdik
vele a Kategória és a Díj is.
3Nf, ehhez a második táblázatot kell két táblázatként kezelni.
2.a. Táblázat
SZERSZÁM KATEGÓRIA
2.b. Táblázat
KATEGÓRIA DÍJ
A fenti példában a Sorszám mezı egyértelmően meghatározza a reláció minden sorát,
ezért akár szuperkulcsként is felhasználható.
Természetesen a négy táblázatot együtt kell majd használni, hiszen a legtöbb esetben
csak több tábla együttes használatával lehet adatokat kiolvasni az adatbázisból. A táblák
közös használatát az teszi lehetıvé, hogy mindegyik tábla tartalmaz egy olyan mezıt, mely
egy másik táblában is elıfordul. Ez a mezı a kapcsolómezı.
HOMOGÉN SZERKEZETEK
Az elızı alfejezetben inhomogén szerkezetekrıl volt szó. Inhomogén szerkezetnél két
eltérı egyedtípus kapcsolatáról volt szó. Vannak olyan viszonyok is amikor az egyed
elıfordulásai önmagukkal vannak kapcsolatban.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
18
A visszamutató egyedviszony (beosztottak, fınökök)
Képzeljük el, hogy rögzíteni szeretnénk vállalatunknál, hogy kinek ki a fınöke.
Megoldások:
Egyazon egyedben (SZEMÉLY) A Nevek tulajdonság mellé felvesszük a Fınökök
tulajdonságot. Ezt nevezzük visszamutató viszonynak.
SZEMÉLY
SZEMÉLYNÉV FİNÖKNÉV
FERI PISTA
JÓZSI PISTA
LACI OTTÓ
PISTA OTTÓ
OTTÓ PETI
A probléma akkor van ha például Pista kilép…mindenütt ahol szerepelt a törlés, be kell
írni az új fınök nevét. A problémát megoldhatjuk két tábla segítségével. Ami között
többszörös egy-több kapcsolat van. Vegyünk fel egy HIERARCHIA egyedet, ami
ugyanúgy személy-személy összerendelés, csak nem a nevek hanem a személyek
azonosítói kerülnek egymással párba és ezekkel van kapcsolatban az átalakított SZEMÉLY
egyed.
SZEMÉLYEK
SZEMÉLYAZ SZEMÉLYNÉV
1 FERI
2 JÓZSI
3 LACI
4 PISTA
5 OTTÓ
HIERARCHIA
FİNÖKAZ BEOSZTOTTAZ
4 1
4 2
5 3
5 4
24 5
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
19
Mitıl jobb a második megoldás?
• Az adatbázis-kezelık inkább az egy-több viszonyt támogatják., azért
ez inkább illeszkedik a logikájukba. Ha kilép egy személy akkor az
adatbázis-kezelı a kapcsolat miatt automatikusan megszünteti a fınök-
beosztott kapcsolatot.
• Ez a szerkezet általánosabb kapcsolatok megvalósítására ad
lehetıséget. Megengedi ugyanis az egy beosztott több fınök viszonyt is.
A családfa- és házastárs-viszony
Tekintsük a következı feladatot: vállalatunknál elhatároztuk, hogy mindent amit
gyártunk leltárba veszünk. A nyilvántartás célja, hogy megmondja hogy a gép milyen
alkatrészekbıl épül fel és az adott alkatrész mely gépekbe épül be.
Az egyik táblában legyen nyilvántartva, hogy milyen gép, szerelvény, alkatrész van
nálunk. Ez lesz az ALKATRÉSZEK egyed. A másik egyedben (FELÉPÜLÉS) mindig kér
dolog összefüggését fogjuk tárolni. A MiAz oszlopba felírjunk egy autót és mellé a
MibılAz oszlopba felvesszük, hogy mely szerelvénybıl áll. Addig folytatjuk amíg az autó
összes szerelvénye felsorolásra nem kerül.
ALKATRÉSZEK
ALKATRÉSZAZ ALKATRÉSZNÉV
1 AUTÓ
2 MOTOR
3 KAROSSZÉRIA
4 ALVÁZ
5 DUGATTYÚ
6 GYERTYA
FELÉPÜLÉS
MIAZ MIBİLAZ DARAB
1 2 1
1 2 1
1 2 1
2 5 4
2 6 4
A fenti kapcsolatrendszert nevezik családfa- vagy homogén hálós-rendszernek. Az
ALKATRÉSZEK egyedet az AlkatrészAz tulajdonság kapcsolja a FELÉPÜLÉS egyedhez
a MiAz és a MibılAz tulajdonságokon keresztül.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
20
A házastárs-viszony
A feladat, rögzíteni ki kivel van házastársi viszonyban. A már meglévı SZEMÉLY
egyedünk mellé vegyünk fel egy HÁZASTÁRS egyedet.
SZEMÉLY
SZEMÉLYAZ SZEMÉLYNÉV
1 FERI
2 JÓZSI
3 MANCI
4 JUCI
5 OTTÓ
HÁZASTÁRS
FÉRJKÓD FELESÉGKÓD MIKOR
1 2 1997
2 4 1998
5 23 1996
A megoldásban nincs felesleges ismétlıdés. Feljegyezhetı a házasságkötés idıpontjai.
Elınye, hogy a kapcsolatok tisztán kezelhetıek. A legfontosabb, hogy ezt a feladatot kettıs
egy-több kapcsolattal oldottuk meg.
Végezetül megállapítható, hogy a homogén szerkezetek mindegyike megvalósítható
családfa szerkezettel.
ADATBÁZISKEZELÉS
Adatkezelés: adatok bevitele, módosítása, törlése, képernyın való megjelenítése, listán
láthatóvá tétele, mentése, stb. Ilyenkor új ismeret nem születik.
Adatkezelési mőveletnek nevezzük azokat az adatokon végrehajtott (számítógépes)
tevékenységeket, amelyek során új ismeret nem születik. (Halassy, 1994 117).
Az új ismeret annyit jelent, hogy a meglévı adatok felhasználásával valami új adat
keletkezik.
Adatfeldolgozás: a meglévı adataink segítségével új adat, ismeret születik.
Adatfeldolgozási mőveletnek hívjuk azokat az adatokon végrehajtott (számítógépes)
tevékenységet, amelyek során új adat születik. (Halassy 1994, 118).
Adatkezelés elképzelhetı adatfeldolgozás nélkül, de ez fordítva nem igaz. Ha egy
adatbázis jól szerkesztett abból bármi elıkereshetı és kiszámolható.
Származtatott adat: olyan adat, ami alapadatokból kiszámolható. Ezeket az adatokat
nem tároljuk az adatbázisban.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
21
AZ ADATBÁZIS LÉNYEGE
IPO szemlélet: régen a felhasználók, úgy gondolták, hogy a számítógépes
adatfeldolgozás a következıképpen mőködik: van bemenet (Input), van feldolgozás
(Processing) és végül kimenet (Output). Ez mára elavult szemlélet.
Adatbázis szemlélet: az adatok feldolgozásának optimális lánca van. Ez az adatok
összefüggésein alapul. Az adatbázis olyan alap-adatbázist jelent, ahol minden rögzítve van.
A szemlélet szerint: korai bemenet és késleltetett kimenet. A korai bemenet azt jelenti,
hogy minden adat tárolva van. Így a késleltetett kimenet eredményeként válnak hasznossá.
Az információs rendszereknek nem az adatfeldolgozás, hanem a gondosan
meghatározott adatbázis szerkezeten alapuló adatkezelés a motorja. (Halassy 1994,
126).
AZ ADATBÁZIS TERVERZÉSE
Ha jól mőködı adatbázist akarunk készíteni akkor jól át kell gondolnunk a megoldandó
feladatot. Fontos dolog annak meghatározása, hogy az egyed mely tulajdonságait akarjuk
tárolni. Ennek megfelelıen kell definiálni az egyedtípusokat és az adatbázis felépítését.
AZ ADATBÁZIS-TERVEZÉS FİBB LÉPÉSEI
Az adatbázis-tervezésnek 7 javasolt lépése van:
1. Követelménykezelés: itt határozzuk meg az adatbázis célját. Gondoljuk át
milyen információkhoz szeretnénk majd jutni az adatbázisból. Tudnunk kell,
hogy melyek azok az adatok amelyeket tárolnunk kell az egyedrıl.
2. Egyedek, táblák meghatározása: az összegyőjtött adatok rendszerezése után
információrendszerbe kell ıket szervezni. Az információrendszer egyedekkel
foglalkozik. Az egyedek tárolása fizikailag egy táblában történik. A tábla
soraiba (rekordjaiba) kerülnek az egyedpéldányok, a rekord mezıibe
(oszlopokba) pedig az attribútumok. Minden adatot csak egy táblában tároljunk.
Erre azért van szükség, hogy a késıbbi módosításkor csak egy helyen kelljen
frissíteni az adatokat. Az egy adott témára vonatkozó adatok egy táblában
tároljuk.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
22
3. Mezık, attribútumok meghatározása: itt tervezzük meg konkrétan a táblákat.
Feladatunk meghatározni a táblákat felépítı mezıket. Az attribútumokat
többféleképpen osztályozhatjuk:
a. egyszerő, azaz tovább nem bontható, valamint összetett. Az összetett
attribútum több egyszerő értékbıl áll.
b. egyértékő: minden elıfordulásnál csak egy értéket vehet fel. A
többértékő minden elıfordulásnál több értéket is felvehet.
c. a tárolt attribútum értékeit az adatbázis tárolja. A származtatott értéke
más attribútumok alapján határozható meg.
4. Azonosítók meghatározása: a táblákban tárolt adatokat egyértelmően kell
azonosítani. Elsıdleges kulcsra minden olyan táblában szükség van, amelynek
rekordjait egyenként szeretnénk azonosítani. Az elsıdleges kulcs olyan
azonosító, amelynek értékei nem ismétlıdhetnek az adott táblában. Az
elsıdleges kulcsnak fontos szerepe van a relációs adatbázisokban. Segítségével
növelhetjük a hatékonyságot, gyorsítja a keresést és az adatok összegyőjtését.
Az Accessben háromféle elsıdleges kulcs alkalmazható:
1. számláló típusú: ez e leggyakrabban alkalmazott. Ilyenkor létre kell
hozni egy Számláló típusú mezıt. Az Access minden egyes új rekord
számára egyedi sorszámot generál.
2. egy mezıbıl álló elsıdleges kulcs: a kulcs nem számláló típusú, ha nem
tartalmaz egyetlen ismétlıdı értéket sem (például adószám esetén).
3. több mezıbıl álló elsıdleges kulcs: ilyen kulcsot több mezı
felhasználásával képezünk. Erre akkor kerül sor, ha egyetlen mezı
egyediségét sem tudjuk biztosítani.
5. Kapcsolatok meghatározása: a táblák rekordjait kapcsoljuk össze az elsıdleges
kulcsmezık segítségével. A kapcsolat 2 egyed összetartozását jelenti.
A kapcsolat számosságát három csoportba oszthatjuk: az egyedviszonyokat az
elızı fejezetek egyikében már kitárgyaltuk, azért itt most tényleg csak felsorolás
történik.
1. Egy az egyhez kapcsolat.
2. Egy a többhöz kapcsolat.
3. Több a többhöz kapcsolat.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
23
6. Ellenırzés: A mezık, táblák és kapcsolatok megtervezése után meg kell nézni a
tervet, hogy nem –e maradt benne hiba. A kezdeti stádiumban könnyebb az
adatbázis tervét módosítani, mint amikor már fel van töltve adatokkal.
7. Adatbevitel: a szükséges javítások elvégzése után vigyük be az adatokat a már
létezı táblákba. Kialakíthatjuk továbbá a többi objektumot. Van lehetıség
őrlapok, jelentések és lekérdezések készítésére (ezekrıl bıvebben késıbb).
ADATMODELL HIBÁK
• Nyílt logikai átfedés: ha egy tulajdonságot például Lakcím több
egyedbe is felveszünk, és mindegyikben ugyanazt jelenti, akkor ezt az
adatot többször fel kell vinni. Ez a nyílt logikai átfedés. Ez utólag sok
problémát okoz. Egyrészt foglalja a helyet, másrészt karbantartási
problémákkal is jár. A nyílt logikai átfedés adatismétlıdéssel jár, tehát
redundanciáról van szó.
• Látszólagos logikai átfedés: ha a Lakcím tulajdonság több egyedben is
szerepel, de mindegyikben más címet jelent, akkor látszólagos logikai
átfedésrıl beszélünk. A problémát itt az jelenti, hogy sérül az
egyértelmőség. Az effajta átfedést mindenképpen ki kell javítani. Ennek
egyszerő módja, ha a tulajdonságokat neveit kifejezıbben adjuk meg.
A látszólagos logikai átfedést homonímának nevezzük, mivel
összetéveszthetıségrıl van szó.
• Rejtett logikai átfedés: ha egy tulajdonság két egyedben ugyanazt
fejezi ki, de más a nevük. Az ilyen hibák nagyon megnehezítik az
adatmodell áttekintését, egyfajta káoszt eredményeznek.
Az ilyen átfedés két azonos dolog más névvel való létezését jelenti, ezért
szinonimának is szokás hívni.
• A logikai átfedés hiánya: ha két egyed nem kapcsolható, mert nem
hoztunk létre kapcsoló mezıket logikai átfedés hiányáról van szó.
A kapcsolat megvalósításának hiányát inkonnektivitásnak nevezzük.
• Fizikai átfedés: ha egy egyedben van olyan tulajdonság aminek
elıfordulásaiban ezek többször megismétlıdnek. Azért kapta a fizikai jelzıt,
mert a konkrét adatok ismétlıdésérıl van szó. A kapcsoló szerepő
tulajdonság értékeinek ismétlıdése nem fizikai átfedés.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
24
ELSİ LÉPÉSEK AZ ADATBÁZIS-KEZELÉSBEN
A MICROSOFT ACCESS MEGNYITÁSA ÉS BEZÁRÁSA
A Microsoft Access XP adatbázis-kezelı program indítása a Start menü Minden
program, Microsoft Access parancsával lehetséges. A program indításához használhatjuk
még az Asztalon és Tálcán található parancsikont is.
AZ ABLAK ÁTTEKINTÉSE
Az alábbi ábrán a program indítása utáni ablak fı részeit mutatom meg.
A menüben kategóriák szerint csoportosítva találjuk az Access parancsait és beállítási
lehetıségeit. A menükben a teljes parancslista megjelenítéséhez kattintsunk a menü alján
található dupla nyílra.
Az eszköztáron a leggyakrabban használt parancsokat érjük el. További gombok az
eszköztár végén található nyílra kattintva érhetı el.
Az állapotsor a kurzor pozíciójáról és az üzemmódok állapotáról szolgáltat
információkat.
A munkaablak segítségével új fájlokat hozhatunk létre. Segíti a Vágólap használatát.
Az ablakvezérlı gombokkal a Windowsban már megismert módon méretezhetjük át
vagy zárhatjuk be az ablakokat.
Ablakvezérlı Gombok
Menü
Munkaablak
Eszköztár
Állapotsor
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
25
LÉTEZİ ADATBÁZIS MEGNYITÁSA
Létezı adatbázist megnyithatunk a munkaablak Fájlok… hivatkozást, valamint a Fájl
menü Megnyitás parancsát használva. A megjelenı panelen válasszuk ki a megfelelı
adatbázis fájlt.
A megnyitás többféleképpen lehetséges: csak olvasásra, kizárólagos megnyitás,
kizárólagos megnyitás csak olvasásra. Az elsı esetén az adatbázist nem módosíthatjuk. A
második esetben tetszılegesen módosíthatunk benne. Az utolsó esetében csak olvashatjuk,
és mások sem módosíthatják.
A megnyitás után az Adatbázis ablak jelenik meg.
Az adatbázis bezárása az Adatbázis ablak bezárásával történhet. Egyszerre csak egy
adatbázis lehet megnyitva.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
26
Az adatbázis ablakban megnyithatjuk az adatbázist alkotó objektumokat.
Az Accessben elérhetı objektumok: Táblák, Lekérdezések, Őrlapok, Jelentések, Lapok,
Makrók és Modulok.
• Tábla: a logikailag összetartozó adatokat rendezett sorrendben
tároljuk. A táblák sorait rekordnak, oszlopait mezıknek nevezzük. Egy
adatbázis több táblából is állhat, amelyek egymással kapcsolatban
lehetnek.
• Lekérdezés: egy vagy több tábla adatait jeleníthetjük meg,
meghatározott feltételek alapján. Lényegében adatok szőrése.
• Őrlap: a táblák rekordjainak bevitelére, módosítására és törlésére
szolgál.
• Jelentés: az adatbázis adatait jeleníthetjük meg rendezett formában.
• Lapok: olyan weblap, amely segítségével adatbázisunkat a weben
keresztül is kezelhetı.
• Makró: gyakran használt mőveletsorokat foglalhatunk egy
csoportba.
• Modul: Visual Basic nyelven megírt program.
KAPCSOLÓDÁS LÉTEZİ ADATBÁZISHOZ
Lehetıségünk van Microsoft SQL Serveren tárolt adatbázishoz is kapcsolódni. A
kapcsolódáshoz használjuk a Fájl menü Új parancsát, majd a munkaablak Új csoportjának
Projekt (meglévı adatok) hivatkozására kattintsunk.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
27
Az Access a kapcsolatinformációk tárolásához létrehoz egy Microsoft Access Project
fájlt. Ennek nevét és helyét a megjelenı Új adatbázis ablakban adhatjuk meg.
A fájlnév megadása után az Adatkapcsolat tulajdonságai panel jelenik meg, amelyen
megadhatjuk a létrehozáshoz szükséges információkat. Ezeket az SQL szerver
rendszergazdájától szerezhetjük be.
Meg kell adni a Serverként mőködı számítógép nevét (kiszolgálónév). Ha
hozzáférésünk a Windows felhasználói fiókunkhoz kapcsolódik válasszuk A Windows NT
adatvédelmének használata rádiógombot. Adjuk meg a Felhasználónevet és a Jelszót.
Meg kell adnunk a kiszolgálón lévı adatbázisinak a nevét. Ha az adatokat rosszul adtuk
meg úgy az adatbázisok listája nem jeleníthetı meg. Ha az SQL adatbázist nem a
szerverhez kapcsolódva szeretnénk használni, akkor jelöljük be az Adatbázis kapcsolása
a következı néven nevő rádiógombot.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
28
Ha a beállításokat elvégeztük létrejön a Microsoft Access projekt (kiterjesztése .ADP),
amely az adatbázis minden elemét tartalmazza. A továbbiakban a jogosultágainktól
függıen úgy dolgozhatunk, mintha az Access adatbázis lenne. A módosításaink azonban a
szerveren kerülnek rögzítésre.
ÚJ ADATBÁZIS LÉTREHOZÁSA
Elsı lépés az adatbázist tartalmazó fájl létrehozása. Kattintsuk a Fájl menü Új
parancsára vagy az eszköztár Új ikonjára. A megjelenı munkaablakban kiválaszthatjuk,
hogy új, üres adatbázist hozunk létre, vagy meglévı adatbázis nyitunk meg.
Üres adatbázis esetén kattintsunk az Üres adatbázis hivatkozásra. Ha létezı adatbázis
alapján új adatbázist akarunk létrehozni, akkor válasszuk Az Új fájl létezı fájlból csoport
Fájl kijelölése… lehetıséget. Választhatunk elıre elkészített sablonadatbázisok közül is.
ADATBÁZIS MENTÉSE
Mivel az Accessben nincs Mentés másként funkció azért a Windows Intézı használatát
kell igénybe vennünk.
A mentés megkezdése elıtt zárjuk be az adatbázist. Az Intézıben keressünk meg az
adatbázisfájlt és jelöljük azt ki. Eztán tegyük az állományt vágólapra. Majd a célmappában
használjuk a Beillesztést.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
29
A SÚGÓ HASZNÁLATA
A különféle feladatok megoldásához, a fogalmak megértéséhez, a parancsok
használatához segítséget kérhetünk. Ezt a Súgó menü Microsoft Access súgója parancsot
kiadva tehetjük meg.
Keresés a Súgóban
A súgótémaköröket megjeleníthetjük a Súgó Tartalom fülére kattintva. Ekkor
megjelenik a Súgó tartalomjegyzéke.
Az egyes könyvek témaköröket, a lapok konkrét segítı szövegeket tartalmaznak. A
felkeresett oldalak között Elıre és Vissza mozoghatunk. Az aktuálisan megjelenített oldalt
ki is nyomtathatjuk. A Keresés fülre kattintva a Súgó teljes szövegében kereshetünk.
Azonnali segítség
Egy párbeszédpanel használatához a panel címsorában lévı Súgó gombbal kérhetünk
segítséget. Aztán az egérrel a panel egyes részeire kattintva kapuk meg a hozzájuk tartozó
segítséget.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
30
Az Office segéd
Igyekszik megválaszolni a munka közben adódott problémákat. A Office Segéd a Súgó
menüben kapcsolható ki és be.
A Segéddel kapcsolatos beállítások a gyorsmenü Beállítások parancsára kattintva
végezhetıek el.
OBJEKTUMOK
Az Accessben objektumokkal dolgozunk. A megfelelı objektumra való kattintás után
megtekinthetjük az adott objektum összes példányát. Objektumot megnyithatunk,
módosíthatunk illetve újat hozhatunk létre.
• Táblák: a táblák tartalmazzák az adatainkat. A táblák mezıkbıl
(oszlopokból) és rekordokból (sorokból) állnak.
• Lekérdezések: egy vagy több tábla adatainak az általunk megadott
szempontok szerinti megtekintésére, módosítására, törlésére szolgálnak.
• Őrlapok: az adatokat könnyebben vihetjük be, tekinthetjük meg és
módosíthatjuk ıket.
• Jelentések: esztétikus formájú kimutatásokat, jelentéseket
készíthetünk.
• Makrók: gyakori feladatok automatizálására szolgáló programok.
A továbbiakban a leggyakoribb beállítások használatával, a táblák, lekérdezések,
őrlapok és jelentések nézeteinek kiválasztásával, valamint az eszköztárak megjelenítésével
és elrejtésével ismerkedünk meg.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
31
AZ OBJEKTUMOK NÉZETEI
A kiválasztott objektumokat kétféle nézetben nyithatjuk meg. A Tervezés gombbal az
objektum felépítését és az elemek tulajdonságait tekinthetjük meg és módosíthatjuk.
A Megnyitás gombbal az objektum bejegyzéseit tesszük láthatóvá. Ebben az esetben a
rekordokkal végezhetünk mőveleteket.
Az alábbi táblázat az egyes objektumtípusok esetén választható nézeteket írja le.
OBJEKTUMTÍPUS NÉZETEK
TÁBLA TERVEZİ NÉZET, ADATLAP NÉZET, KIMUTATÁS NÉZET
KIMUTATÁSDIAGRAM NÉZET
LEKÉRDEZÉS TERVEZİ NÉZET, ADATLAP NÉZET, SQL NÉZET, KIMUTATÁS
NÉZET, KIMUTATÁSDIAGRAM NÉZET
ŐRLAP TERVEZİ NÉZET, ŐRLAP NÉZET, ADATLAP NÉZET, KIMUTATÁS
NÉZET, KIMUTATÁSDIAGRAM NÉZET
JELENTÉS TERVEZİ NÉZET, NYOMTATÁSI KÉP NÉZET, ELRENDEZÉS
MEGTEKINTÉSE
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
32
TÁBLÁK
FONTOSABB MŐVELETEK
Leggyakoribb mőveletek a létrehozás és a törlés és az adatokkal való feltöltés.
TÁBLA LÉTREHOZÁSA
Az adatbázisablak Tábla csoportjában állva adjuk ki a Beszúrás menü Tábla parancsát
vagy kattintsunk az eszköztáron található Új gombra.
• Adatlap nézet: a táblát a mezık értékeinek begépelésével hozhatjuk
létre. A mezık típusait és jellemzıit az Access megpróbálja azonosítani.
• Tervezı nézet: az egyes mezık nevét és jellemzıit egyesével
állíthatjuk be. Ez a leghosszadalmasabb de egyben a legjobb is.
• Tábla varázsló: a táblát elıre elkészített minták alapján hozhatjuk
létre.
• Tábla importálása: külsı adatforrásból beolvasott adatokból
hozhatjuk létre a táblát.
• Tábla csatolása: külsı forrásból származó táblát csatolhatunk az
adatbázishoz.
TÁBLA LÉTREHOZÁSA TERVEZİ NÉZETBEN
A tábla szerkezeti felépítését definiáljuk. Megadjuk a mezıneveket, azok típusát, illetve
a már meglévı táblánk szerkezetét módosíthatjuk.
• Mezınév: azonosítja a mezıben tárolt adatokat.
• Adattípus: meghatározza, hogy milyen értékeket vehet fel a mezı.
• Leírás: a rövid mezınévhez egy hosszabb magyarázatot rendelhetünk.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
33
Az Accessben a következı adattípusok használhatók: szöveg, feljegyzés, szám,
dátum/idı, pénznem, számláló, igen/nem, OLE objektum, hiperhivatkozás, keresés
varázsló.
A mezınevek listája alatt található Mezıtulajdonságok panelen számos tulajdonság
beállítható. Például: mezıméret, formátum, cím, alapértelmezett érték, stb.
TÁBLA MENTÉSE
Új tábla létrehozása, vagy módosítás után a táblát el kell mentenünk. Mentés történhet a
Fájl menü Mentés parancsával, illetve kattinthatunk az eszköztár Mentés gombjára. Ha a
táblát még korábban nem mentettük akkor a Mentés másként párbeszéd panel jelenik meg.
Ha elsıdleges kulcsot nem hoztunk létre, akkor felkínálja az automatikus létrehozást.
Errıl még késıbb olvashatunk.
TÁBLA TÖRLÉSE
Az Adatbázis ablakban jelöljük ki a táblát és kattintsunk a törlés gombra, vagy a
gyorsmenü Törlés parancsa is használható, illetve a Delete billentyő. A törlést követıen
annak minden adata visszavonhatatlanul elvész.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
34
TÁBLÁK IMPORTÁLÁSA
Importálással objektumokat vagy adatokat másolhatunk át egy másik adatbázisból.
Importálhatunk Access, FoxPro, dBase, Paradox adatbázis fájlból.
Importálás megkezdésekor meg kell nyitni a célfájlt. Fájl menü Külsı adatok átvétele
almenü Importálás parancs. Az importálás folyamatának elindításához kattintsunk az
Importálás gombra.
IMPORTÁLÁS ACCESSBİL
Lehetıség van az adatbázis összes objektumának importálására, de lehet egy részét is. A
kiválasztást célszerő objektumtípusonként elvégezni.
IMPORTÁLÁS EXCELBİL
Az Importálás párbeszédpanel Fájltípus legördülı listájából válasszuk az Microsoft
Excel fájltípust. Keressük meg és jelöljük ki a fájlt. Kiválaszthatjuk, hogy melyik
munkalapot, vagy annak is melyik részét akarjuk másolni. Ha ezt megtettük kattintsunk a
Tovább gombra.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
35
A következı lapon a kiválasztott táblázat elsı sorát kiválaszthatjuk oszlopfejlécnek.
Ebben az esetben az Access az elsı sorban található szövegeket mezıneveknek tekinti.
A következı lapon megadhatjuk, hogy hová szeretnénk importálni. Lehetıségünk van
új táblát létrehozni, illetve felhasználható már meglévı tábla is.
A negyedik lapon kijelölhetjük az importálandó mezıket. Ennek akkor van jelentısége,
ha nem az összes oszlopot akarjuk importálni.
A következı oldalon megadhatjuk, hogy melyik legyen az elsıdleges kulcs. Ha egyik
sem alkalmas kulcsnak, akkor kérhetjük, hogy az Access generáljon. Az Access adjon
elsıdleges kulcsot a táblához. Ha nem szeretnénk elsıdleges kulcsot definiálni akkor
válasszuk ki a Ne legyen elsıdleges kulcs lehetıséget.
Az utolsó oldalon adjunk nevet a táblánknak. Az importálás elvégzéséhez kattintsunk a
Befejezés gombra.
Az importált tábla megjelenik az adatbázis ablakban.
TÁBLÁK CSATOLÁSA
A külsı forrásban levı adatokat nemcsak importálhatjuk, hanem csatolhatjuk is
adatbázisunkhoz. Ebben az esetben a módosítások bekerülnek a forrásfájlba is.
ACCESS TÁBLA CSATOLÁSA
Válasszuk a Fájl menü Külsı adatok átvétele almenü Csatolás parancsot.
Jelöljük ki a csatolni kívánt fájlt majd kattintsunk a Csatolás gombra. A megjelenı
Tábla csatolása panelen jelöljük ki a csatolni kívánt táblát. A csatolt táblákat eltérı
ikonnal jelöli az Access. A tábla tervezı nézetét nem változtathatjuk meg. Szőréseket,
rendezéseket azonban végezhetünk vele.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
36
EXCEL TÁBLA CSATOLÁSA
Excel táblákat az elıbbiekben ismertetett Excel táblák importálásához hasonlóan lehet
elvégezni.
A csatolt táblában végezhetünk szőréseket, rendezéseket, de a tábla Tervezı nézetét
nem módosíthatjuk.
REKORDOK HOZZÁADÁSA ÉS TÖRLÉSE
Új rekordot a tábla ablakának alsó szélén található navigációs gombbal vihetünk fel.
Választhatjuk az eszköztár megfelelı gombját is, illetve használhatjuk a Beszúrás menü
Új rekord parancsát. A mezık között a Tab és a Shift Tab billentyőkkel lépkedhetünk.
Rekordmőveletek esetén a megfelelı rekordot ki kell jelölni. A rekord adatainak
módosításhoz álljunk a rekord megfelelı cellájába, majd végezzük el a módosítást. Rekord
törléséhez használjuk a Szerkesztés menü Rekord törlése parancsot, vagy a Delete
billentyőt.
TÁBLA BEZÁRÁSA
Tábla bezárása esetén használhatjuk a tábla ablakának bezárás gombját. A tábla
bezárásakor a rekordok tartalmának mentésére nincs szükség. Ha a tábla szerkezete, vagy a
mezık, rekordok megjelenítésével kapcsolatos beállítások változtak, akkor mentenünk
kell.
INDEXEK, KULCSOK DEFINIÁLÁSA
A mezık felvétele és a tulajdonságok meghatározása után állítsuk be az mezık
indexelését és a tábla elsıdleges kulcsát.
Indexek használatával meggyorsítható az adatbázis rendezése és az abban való keresés.
Indexet egy vagy több mezı értéke alapján készíthetünk. Leggyakrabban egy-egy mezıhöz
rendelünk indexet.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
37
Az indexelést Tervezı nézetben végezhetjük el. A mezı kiválasztása után az Indexelt
legördülı lista segítségével állíthatjuk be.
Az OLE objektumon kívül minden indexelhetı.
A indexek beállításán kívül fontos az elsıdleges kulcs beállítása, ami a rekordok egyedi
azonosítására szolgál. Fontos szerepe van a táblák között kapcsolatok beállításánál. Egy
táblában legfeljebb egy elsıdleges kulcs lehet. Ez magában foglalhat több mezıt is. Ha a
táblában egyik mezı sem felel meg elsıdleges kulcsnak, úgy vegyünk fel egy számláló
típusú mezıt. A kiválasztott mezıt a Táblatervezı eszköztár Elsıdleges kulcs gombjára
kattintva tehetjük elsıdleges kulccsá. Ha több mezıbıl fog állni az elsıdleges kulcs, úgy
azt a Ctrl billentyő segítségével tudjuk kijelölni.
Ha nem adtunk meg elsıdleges kulcsot, a program a tábla elsıdleges mentésekor
felkínálja egy elsıdleges kulcs mezı automatikus létrehozását. Ha nem akarunk elsıdleges
kulcsot létrehozni, akkor kattintsunk a Nem gombra.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
38
TÁBLÁK TERVEZÉSE ÉS ELRENDEZÉSE
Adatbázis létrehozásakor fontos a táblák és a táblákat alkotó mezık helyes kialakítása.
Az Accessben a mezık számos tulajdonságát beállíthatjuk, illetve módosíthatjuk azt.
MEZİTULAJDONSÁGOK MEGHATÁROZÁSA
A tulajdonságokat a Tervezı nézetben a Mezıtulajdonság alsó részén állíthatjuk be, itt
is az Általános fület válasszuk. Segítséget nyújt számunkra a jobb oldalon megjelenı
magyarázat.
Nézzük meg a fontosabb tulajdonságokat:
• Mezıméret: szám esetén a mezıben tárolt adat nagysága, szöveg
esetén a bevihetı karakterek száma definiálható.
• Formátum: megadhatjuk, hogyan jelenjen meg az adat a képernyın és
a nyomtatásban. Ez a tulajdonság különbözı típusok esetében más és más
lehetıségeket enged meg.
Az Access lehetıvé teszi, hogy egy már adatokkal feltöltött tábla mezıinek
tulajdonságait módosítsuk. Ilyen esetben megfelelı körültekintéssel járjunk el, mert egy
hibás módosítás adatvesztést eredményezhet.
ÉRVÉNYESSÉGI SZABÁLY BEÁLLÍTÁSA
Adatokra vonatkozó érvényességi szabályokat adhatunk meg. Ilyen szabály Tervezı
nézetben rendelhetünk a tábla mezıihez. Ezek a szabályok gyakran egy relációjelbıl és
egy értékbıl állnak.
Érvényességi szabály létrehozásánál a következı relációjelek, logikai operátorok és
matematikai mőveletek használhatók fel:
RELÁCIÓJELEK JELENTÉSE
< KISEBB
> NAGYOBB
= EGYENLİ
<= KISEBB VAGY EGYENLİ
>= NAGYOBB VAGY EGYENLİ
<> NEM EGYENLİ
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
39
LOGIKAI OPERÁTOROK JELENTÉSE
AND ÉS
OR VAGY
NOT TAGADÁS
MATEMATIKAI MŐVELETEK JELENTÉSE
+ ÖSSZEADÁS
- KIVONÁS
* SZORZÁS
/ OSZTÁS
^ HATVÁNYOZÁS
A szabály beállításánál ki kell jelölni a mezıt és az Érvényességi szabály rovatba írjuk
be a szabályt.
Ha bonyolultabb szabályt szeretnénk megadni, használjuk a Kifejezésszerkesztıt.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
40
OSZLOPOK ÉS SOROK BEÁLLÍTÁSAI
AZ OSZLOPSZÉLESSÉG BEÁLLÍTÁSA
Az Accessben alapértelmezésben az oszlopok szélessége azonos. A szélességét
megváltoztathatjuk ha az egér segítségével húzzuk a megfelelı oszlop fejlécének
határolóvonalát.
Megtehetjük ugyanezt a Formátum menü Oszlopszélesség parancsával is.
SORMAGASSÁG MEGVÁLTOZTATÁSA
Alapesetben a bető méretéhez igazodik, de lehetıség van arra, hogy változtassunk rajta.
Használjuk a Formátum menü Sormagasság parancsát. A sormagasság növelése esetén a
hosszabb szövegek több sorba törve jelennek meg.
OSZLOP ÁTNEVEZÉSE
Az oszlop átnevezésével megváltozik a mezı név is. Az adott oszlopot átnevezhetjük a
Formátum menü Oszlop átnevezése parancs segítségével.
OSZLOP MOZGATÁSA TÁBLÁN BELÜL
Elıször jelöljük ki a kívánt oszlopot, majd fogd és vidd módszerrel húzzuk azt a kívánt
helyre.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
41
OSZLOP ELREJTÉSE ÉS FELFEDÉSE
A Formátum menü Oszlopok elrejtése paranccsal rejthetjük el a kijelölt oszlopokat.
Erre akkor lehet szükség ha vannak olyan oszlopok amelyeket nem akarunk megjeleníteni.
Lehetıség van az elrejtett oszlopok felfedésére. Erre a Formátum menü Oszlopok
felfedése parancs szolgál.
OSZLOPOK RÖGZÍTÉSE
Sok oszlopot tartalmazó adatlap esetén rögzíthetjük azokat az oszlopokat, amelyeket a
bal szélen mindig látni szeretnénk. Jelöljük ki a rögzíteni kívánt oszlopokat majd adjuk ki a
Formátum menü Oszlop rögzítése parancsot. A rögzítés megszüntetésére is van lehetıség
(Rögzítés feloldása).
TÁBLÁK KÖZTI KAPCSOLATOK
A relációs adatbázis lényege, hogy az adatokat olyan táblákban tároljuk, amelyek
egymással logikai kapcsolatban állnak. Lehetıségünk van a kapcsolatok kialakítására,
valamint a hivatkozási integritás megırzését szolgáló szabályok beállítására.
TÁBLÁK KÖZÖTTI KAPCSOLATOK MEGADÁSA
Kattintsunk az Adatbázis ablakban állva az eszköztár Kapcsolatok gombjára.
A megjelenı Kapcsolatok ablakban az esetlegesen már meglévı kapcsolatokat láthatjuk.
Ebben az ablakban csak azok a táblák szerepelnek, amelyeket korábban
megjelenítettünk. Ha szeretnénk még tálát hozzáadni akkor kattintsunk az eszköztáron
található Tábla megjelenítése gombra (hozzáadás) A megjelenı ablakban van lehetıség a
tábla elrejtésére is (Delete).
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
42
A táblák között kapcsolatot a kapcsolódó mezık egymáshoz rendelésével tehetjük meg.
Ehhez húzzuk az egyik tábla elsıdleges kulcs mezıjét a másik tábla idegen kulcs mezıjére.
A kapcsolat tulajdonságait a megjelenı panelen állíthatjuk be.
A Hivatkozási integritással biztosítjuk, hogy az Access fenntartsa az összekapcsolt
táblák kapcsolómezıiben szereplı adatok egységességét. Ezt csak akkor választhatjuk, ha a
kapcsolatban az elsıdleges tábla megfelelı mezıje elsıdleges kulcs.
A Kapcsolatok szerkesztése ablakban az Ok gomb használata után, a Kapcsolatok
ablakban megjelenik a táblák közötti kapcsolatot szimbolizáló vonal.
Az Illesztés típusánál azt határozhatjuk meg, hogy a táblák mely rekordjai vegyenek
részt a kapcsolatban. A táblák közötti kapcsolatot a vonalak végeinél látható szimbólumok
jelzik.
JELÖLÉS JELENTÉS
A TÁBLÁKAT
ÖSSZEKÖTİ VONALAK
EGY-EGY PONTBAN
VÉGZİDNEK.
A KAPCSOLATBAN CSAK AZOK A REKORDOK SZEREPELNEK,
AHOL AZ ILLESZTETT MEZİK MINDKÉT TÁBLÁBAN
EGYENLİK.
A VONAL EGYIK VÉGE
PONTBAN A MÁSIK VÉGE
NYÍLBAN VÉGZİDIK.
A PONTTAL JELÖLT OLDALON SZEREPLİ TÁBLA MINDEN
REKORDJA SZEREPEL, A NYÍLLAL JELÖLT TÁBLÁNAK PEDIG
CSAK AZON REKORDJAI, AHOL AZ ILLESZTETT MEZİK
MINDKÉT TÁBLÁBAN EGYENLİK.
A VONAL VÉGE FELETT
1 VAGY ∞ JEL LÁTHATÓ.
A HIVATKOZÁSI INTEGRITÁS BE VAN KAPCSOLVA. AZ 1-
ESSEL JELÖLT OLDALON A KAPCSOLÓ MEZİ ELSİDLEGES
KULCS. A ∞ JELÖLT OLDALON A KAPCSOLÓMEZİ MEGENGEDI
AZ ISMÉTLİDİ ADATOK BEVITELÉT IS.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
43
A KAPCSOLATOK MÓDOSÍTÁSA ÉS TÖRLÉSE
A kapcsolatot az ıt jelzı vonalra kétszer kattintva módosíthatjuk. Ekkor a Kapcsolatok
szerkesztése panel jelenik meg.
Kapcsolat törlése elıtt jelöljük ki a törölni kívánt kapcsolatot. Ezt megtehetjük, ha az ıt
jelzı vonalra kattintunk. A kapcsolat törléséhez üssük le a Delete billentyőt.
FORMÁTUMOK BEÁLLÍTÁSA
Lehetıségünk van a táblák formátumának egyedi beállítására. Ezek vonatkoznak
magára a táblára és a benne tárolt adatokra is.
BETŐTÍPUS
A tábla Adatlap nézetében a Formátum menü Betőtípus parancsát használhatjuk a
betőtípus módosítására. A megjelenı panelen számos tulajdonság módosítható.
ADATLAP MEGJELENÉSE
Lehetıségünk van módosítani a tábla megjelenését. Ezt a Formátum menü Adatlap
parancs kiválasztása után megjelenı panelen tehetjük meg.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
44
A Cellahatás csoportban a cellák optikai megjelenését állíthatjuk be. A Rácsvonalak
beállítási lehetıségnél megadhatjuk, hogy láthatóak legyenek –e a függıleges és vízszintes
cellaválasztó vonalak. Legördülı listában megadható a Háttérszín és a Rácsvonalszín. A
Szegély – és vonalstílus csoportban beállítható az adatlap rácsvonalainak stílusa egyesével,
egymástól függetlenül.
Domború vagy Homorú cellahatás kiválasztása esetén ezek a beállítások nem
alkalmazhatók.
EGYÉNI SZÁMFORMÁTUMOK
Ezek olyan speciális karaktersorozatok, amelyek egy mezı tartalmának megjelenését
vezérlik. Egyéni számformátumokkal lehetıségünk van az egyes mezık tartalmát
tetszıleges formátumban megjeleníteni.
Egyéni számformátumokat a tábla Tervezı nézetében a mezı kijelölése után a
Mezıtulajdonság panelen található Formátum rovatba adjuk meg.
BEVITELI MASZK
Az adatbázisok adattal való feltöltése során gyakran elıfordul, hogy hibás adatok
kerülnek az adatbázisba. Az adatrögzítık munkája könnyíthetı elıre formátumozott
beviteli maszkok segítségével. A maszk segítségével elıírhatjuk, hogy az adott mezıbe
hány és milyen karakter írható.
Beviteli maszk a tábla Tervezı nézetében rendelhetı az egyes mezıkhöz.
BEVITELI MASZK KÉSZÍTÉSE VARÁZSLÓVAL
A Beviteli maszk varázslót csak dátum/idı és szöveg típusú adatok esetén
használhatjuk. Mielıtt használnánk a varázslót mentsük el a táblát. Eztán álljunk a
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
45
Mezıtulajdonságok Beviteli maszk rovatába, majd kattintsunk a rovat mellett látható
gombra. A varázsló segítségével négy lépésben definiálhatunk beviteli maszkot.
Elsıként ki kell választani milyen típusú legyen:
A kijelölt típust a próba mezıben ellenırizhetjük. Új maszk létrehozásához vagy
meglévı módosításához használjuk a Lista szerkesztése gombot. Ennek hatására
megjelenik a Beviteli maszk varázsló testreszabása panel. Itt módosíthatjuk a meglévı
beviteli maszk jellemzıit, illetve az új rekord gombra kattintva új maszkot hozhatunk létre.
A Leírás mezıben egyedi azonosítót adhatunk meg. A késıbbiekben ez alapján
azonosíthatjuk a maszkot.
A Beviteli maszk rovatba kell megadni a maszkot.
A Helyırzıben definiálhatjuk a tábla adatlap nézetében megjelenı karaktert.
Mintaadat: az ide begépelt adat a maszknak megfelelıen jelenik meg.
Maszktípus: itt adhatjuk meg a begépelt adat típusát. Két lehetıség közül választhatunk
szöveg és dátum/idı.
A Rekord gombokkal a Beviteli maszk varázsló panelen található maszkok között
barangolhatunk.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
46
Ha elvégeztük a beállításokat kattintsunk a Tovább gombra. A következı panelen a
beviteli maszk egyes tulajdonságait módosíthatjuk.
Helyırzı karakter: legördülı listából választhatjuk ki, hogy a bevihetı adatok helyén
milyen karaktert jelenítsen meg a program.
A harmadik lépésben kiválasztjuk, hogy a maszkban szereplı értékeket hogyan tárolja a
program.
A negyedik és egyben utolsó lépésben a Befejezés gombra kattintva jóváhagyhatjuk a
beállításokat.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
47
TÁBLA TULAJDONSÁGOK
Ezeket a tulajdonságokat a tábla Tervezı nézetében a Nézet menü Tulajdonság
parancsával állíthatjuk be.
Leírás: hosszabb magyarázatot adhatunk a táblánkhoz.
Érvényességi szabály: ellenırizhetı, hogy a rekordba bevitt adatok helyesek –e.
Érvényesítési szöveg: megadhatjuk, hogy milyen szöveg jelenjen meg hibaüzenetként,
ha a beírt adat nem fele meg az érvényességi szabályban megadott feltéteknek.
Szőrı: egy tábla rekordjai közül csak azok jelenjenek meg, amelyek megfelelnek a
megadott feltételeknek.
Rendezés: azon mezı listáját tartalmazza, amely szerint a tábla rekordjai Adatlap
nézetben rendezve vannak.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
48
ŐRLAPOK
Őrlapok segítségével könnyen és egyszerően tölthetjük fel adatokkal adatbázisunkat.
Segítségével kiküszöbölhetıek az adatbeviteli hibák és gyorsan áttekinthetjük a korábban
rögzített adatokat.
ŐRLAPOK NÉZETEI
Az elkészített őrlapokat ötféle nézetben tekinthetjük meg. Ezek közül a Nézet menüben
választhatunk.
A Tervezı nézetet az őrlapok elkészítésekor vagy módosításakor használjuk. Itt
állíthatjuk be az őrlapelemek tulajdonságait, formátumait és módosíthatjuk elrendezését.
Őrlap nézetben az őrlapot beállítástól függıen Egyszeres vagy Folyamatos
formátumban láthatjuk. Az egyszeresnél csak egy rekord, míg a többszörösnél egyszerrel
több rekord tartalma jelenik meg.
Egyszeres őrlap
Folyamatos őrlap
Adatlap nézetben az őrlapon található mezık táblázatos formában jelennek meg, a
táblák adatlap nézetéhez hasonlóan.
Kimutatás nézetben az őrlapon szereplı mezık tartalmát összegzı táblázatot
készíthetünk.
A Kimutatásdiagram nézetben összegzı diagramot készíthetünk az őrlapon szereplı
mezık tartalmából.
Kimutatás és Kimutatásdiagram nézetben az összesítı táblázat illetve a diagram
tartalmát a Fogd és Vidd módszerrel kell kialakítanunk. Ez részletesebb ismertetésre kerül
az AutóŐrlapok részben.
ŐRLAPOK FELÉPÍTÉSE
Az Őrlap 5 részbıl áll. Ezen részek formátuma, tartalma és mérete egyenként
beállítható.
• Őrlapfej: ez tartalmazza az őrlap címét, valamint a használati
utasításokat és az egyes mőveletek végrehajtását segítı parancsgombokat.
A nyomtatásban az elsı oldalon jelenik meg, a képernyım pedig az oldal
tetején.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
50
• Oldalfej: csak nyomtatásban van jelen. Minden oldal tetején
megjelenı, ismétlıdı adatokat tartalmaz. Ide kerüljön az oszlopfejléc és a
rovatfej.
• Törzs: az őrlap fı része. Beviteli mezıkbıl áll. Itt jelennek meg a
rekordok.
• Oldalláb: hasonlóan az oldalfejhez, csak ez az oldal alján jelenít meg
információkat. Ilyen lehet az oldalszám, kifejezések, dátum. Ez is csak
nyomtatásban jelenik meg.
• Őrlapláb: az őrlapfejhez hasonló. Nyomtatásban az utolsó oldal aljén
jelenik meg. A képernyın minden lapon jelen van.
ŐRLAPOK LÉTREHOZÁSA
Őrlapok készülhetnek táblákból illetve lekérdezésekbıl. Az őrlap típusát annak
megfelelıen választjuk ki, hogy milyen őrlapra van szükségünk.
Legegyszerőbben Őrlap varázslóval vagy AutóŐrlap segítségével készíthetünk
őrlapokat.
ŐRLAPOK ELRENDEZÉSE
A feladat követelményeit figyelembe véve választjuk ki milyen elrendezéső őrlapot
készítsünk.
• Oszlopos őrlap: egyszerre egy rekordot mutat meg. A rekordok mezıi
egymás alatt lesznek láthatóak. Alaphelyzetben egyszeres őrlap nézetben
jelenik meg.
• Táblázatos őrlap: a mezıket egymás mellett helyezi el. Folyamatos
őrlap nézetben jelenik meg, így egyszerre több rekord adatát láthatjuk.
• Adatlap őrlap: az őrlap tartalmát adatlap nézetben jeleníti meg. A
rekordok tartalma táblázatos formában jelenik meg.
• Sorkizárt őrlap: annyi objektumot helyez egy sorba amennyit csak
lehet, illetve amannyit az őrlap szélessége enged. A mezık egymás alatt,
több sorban helyezkednek el. Az adatok egyszeres őrlap nézetben jelennek
meg.
Az Adatlap és a Sorkizárt szerkezető őrlapokat a nehezebb áttekinthetıségük
miatt ritkán használjuk.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
51
• A Kimutatás és a Kimutatásdiagram őrlapok: az adatok
összegzésére használatosak. Az adatok ilyenkor a kiválasztott őrlapnak
megfelelı formában jelennek meg.
AUTOŐRLAPOK KÉSZÍTÉSE
Legegyszerőbb módszer az AutóŐrlap használata. E funkció segítségével a rekord
minden mezıjét elhelyezhetjük az általunk kiválasztott elrendezéső őrlapon.
AutoŐrlapot az adatbázis ablak Új gombjára kattintva hozhatunk létre. A megjelenı
panelen válasszuk ki a megfelelı elrendezéső őrlapot. A panel alsó részén a legördülı
listából ki kell választani azt a táblát vagy lekérdezést amibıl az őrlap készül.
Az Ok gomb lenyomása után Őrlap nézetben megjelenik a kész őrlapunk.
Ha megfelelı számunkra az őrlap akkor mentsük el.
KIMUTATÁS AUTOŐRLAP HASZNÁLATA
Az őrlapon szereplı mezıket könnyen rendezhetı, csoportosítható formában
jeleníthetjük meg. Lehetıséget biztosít az adatok egyszerő szőrésére is.
Az őrlap elkészítése során egy üres kimutatás tábla jelenik meg. Az összesítésben
felhasználható mezık listáját a Kimutatás mezılistája ablakban láthatjuk. A megfelelı
mezıket legegyszerőbben egérrel a Kimutatás mezılistája ablakból a kimutatásőrlap
megfelelı területére húzva adhatjuk a kimutatáshoz.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
52
A beszúrt elemek egérrel utólag is átrendezhetıek. A kimutatástábla egyes területeire
akár több mezıt is behúzhatunk.
AZ ŐRLAP VARÁZSLÓ HASZNÁLATA
Lehetıségünk van az őrlap egyes tulajdonságainak testreszabására. Az Őrlap varázslót
elindíthatjuk ha az adatbázis ablakban az Új gombra kattintunk és a megjelenı panelen
kiválasztjuk az Őrlap varázslót. Miután ezt megtettük a következı ablak jelenik meg:
A Táblák/Lekérdezések legördülı listából válasszuk ki, hogy mely rekordforrásból
származzanak őrlapunk mezıi. Az Elérhetı mezık listában jelöljük ki azokat a mezıket,
amelyeket felveszünk az őrlapra. Ezek a mezık átkerülnek a Kijelölt mezık listájába. Ha
a kiválasztás megtörtént kattintsunk a Tovább gombra.
A következı panelen kiválaszthatjuk, hogy melyen szerkezető őrlapot akarunk
létrehozni. Hatféle lehetıség közül választhatunk. A harmadik lapon stílust választhatunk
őrlapunknak. Amennyiben úgy gondoljuk, hogy őrlapunk hátterét utólag módosítani
akarjuk úgy válasszuk a Szabványos stílust.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
53
Az utolsó panelen nevet adunk az őrlapnak. A kész őrlapot megnyithatjuk Adatlap és
tervezı nézetben is, attól függıen, hogy a panelen a rádiógombok közül melyiket jelöltük
meg. A mővelet befejezéséhez kattintsunk a Befejezés gombra.
REKORDOK KEZELÉSE ŐRLAPPAL
A rekordok megtekintéséhez, módosításához, új rekord felvételéhez nyissuk meg az
őrlapot Őrlap nézetben. A rekordok között a rekordléptetı gombok segítségével
lépegethetünk.
Az öt gomb sorban, balról jobbra:
• Ugrás az elsı rekordra
• Ugrás az elızı rekordra
• Ugrás a következı rekordra
• Ugrás az utolsó rekordra
• Új rekord hozzáadása
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
54
Új rekordot hozzáadhatunk az eszköztár Új rekord hozzáadása gombbak is.
Feleslegessé vált rekord esetén a kijelölés után kattintsunk az eszköztár Rekord törlése
gombra. Lehetıségünk van a rekordok módosítására is. Álljunk a kurzorral a megfelelı
cellába és végezzük el a módosítást.
ŐRLAP FORMÁTUMÁNAK TESTRESZABÁSA
Az őrlap kapcsolóit, mezıit, gombjait és egyéb elemeit vezérlıelemeknek nevezzük.
Ezen elemek elhelyezkedését és formátumát egyénileg állíthatjuk be. Ehhez a Tervezı
nézetet kell választanunk.
A módosítandó elemet ki kell jelölni. Ha törölni kívánjuk az adott elemet válassuk a
Szerkesztés menü Törlés parancsát, vagy a Delete billentyőt.
Az elemek helyzetét beállíthatjuk Formátum menü Igazítás parancsával. A Formátum
Rácsra ugrás kiválasztása esetén a vezérlıelemeket létrehozáskor automatikusan a
vezérlırácshoz ütközteti. Beállíthatjuk, hogy az elemek egyforma távolságra legyenek
egymástól: Formátum Vízszintes távolság, illetve Függıleges távolság Legyen
egyforma.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
55
Ha az őrlapelemek tulajdonságait szeretnénk megjeleníteni aktiváljuk a Nézet menü
Tulajdonságok parancsát.
A megjelenı panelen a Formátum fület választva az elemek formai beállítását
végezhetjük el. A Látható tulajdonsággal adhatjuk meg, hogy az adott elem megjelenjen –e
az őrlapon. A Kijelzéssel megadhatjuk, hogy a képernyın vagy nyomtatón, esetleg
mindkét helyen megjelenjen az elem. A Szélesség és Magasság tulajdonsággal
megadhatjuk a vezérlıelemek vízszintes és függıleges mértékét. A Háttérszín
tulajdonságnál az elemek színét adhatjuk meg. Ezeken kívül még számos formázási
beállításra van lehetıség.
Az elızıekben felsorolt tulajdonságok közül a leggyakrabban használtak elérhetıek a
Formázás eszköztár gombjaival is.
Lehetıségünk van kép beszúrására is. Ezt megtehetjük a Beszúrás menü Kép
parancsával. A beszúrást követıen számos formai beállítást hajthatunk végre a képen is.
Ezt szintén a Tulajdonságok gombra kattintva érjük el.
Az adott képet használhatjuk háttérként is. A képet törölhetjük a formai beállításoknál a
kép rovat tartalmának törlésével.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
56
INFORMÁCIÓK LEKÉRDEZÉSE
FONTOSABB MŐVELETEK
Az adatbázisok végül is azért készülnek, hogy bizonyos információkat eltároljunk
bennük valamint, ezen információkat rendszerezze és biztosítsa a gyors visszakeresést.
Az alkalmankénti visszakeresést végezhetjük kereséssel, szőréssel, de ismétlıdı
szőrések vagy sok rekordot érintı módosítás esetén inkább az elıre elkészített választó
vagy akciólekérdezést hozzunk létre.
KERESÉS ÉS CSERE
E két funkcióval kikereshetünk vagy lecserélhetünk egy adott érték összes elıfordulását
a táblában vagy lekérdezésben. A mőveletek végrehajtása esetén a táblát vagy lekérdezést
Adatlap nézetben kell megnyitnunk.
A keresés funkciót a Szerkesztés menü Keresés parancsával érhetjük el.
Mit keres: ide kell beírni a keresett adatot vagy annak egy részletét.
Miben: legördülı listából választhatjuk ki, hogy az aktuális oszlopban vagy az egész
táblában keressen.
Keresés: beállíthatjuk, hogy a keresés az aktuális rekordpozíciótól lefelé vagy felfelé
történjen.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
57
Az egyes adatok cseréjéhez kattintsunk a Keresés és csere panel Csere fülére.
SZŐRİ ALKALMAZÁSA ADATLAP NÉZETBEN
A Access Adatlap nézetben lehetıséget ad rekordok gyors szőrésére. A szőrés
alkalmankénti kikeresésre szolgál. Ha gyakran keresünk egy adott feltételnek megfelelı
rekordokat szőrés helyett célszerőbb lekérdezést készíteni (lásd késıbb).
SZŐRÉS KIJELÖLÉSSEL
Ez a szőrés legegyszerőbb módja, amely egy mezıben kijelölt érték további
elıfordulását jeleníti meg. Adatlap nézetben jelöljük ki a keresendı értéket, majd az
eszköztár Szőrés kijelöléssel gombját vagy a Rekordok menü Szőrés almenüjének
Szőrés kijelöléssel parancsát.
A szőrés tovább szőkíthetı, ha egy újabb mezıben kiválasztott adattal ismét szőrést
hajtunk végre. A szőrıvel rendelkezı tábla rekordléptetı sorában a Szőrt megjegyzés
látható.
SZŐRÉS KIZÁRÁSSAL
A Rekordok menü Szőrés almenüjének Szőrés kizárással parancsával kizárhatók a
szőrés végeredményébıl azok az rekordok, amelyek értéke a kijelölt mezıvel egyezı.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
58
SZŐRÉS ŐRLAPPAL
A kijelöléssel és a kizárással történı szőrés kényelmes megoldás. De vannak esetek
mikor ezek nem nyújtanak megfelelı megoldást. Ezek ugyanis nem biztosítanak egyéni
szőrıfeltételeket és nem alkalmazhatóak VAGY kapcsolatban álló feltételeket.
Egyéni szőrıfeltételeket a Rekordok menü Szőrı almenüjének Szőrés őrlappal
parancsával adhatunk meg. Ugyanezt a funkciót megtaláljuk az eszköztáron is.
Az egy sorban levı feltételek ÉS (AND) kapcsolatban vannak egymással. A Keresendı
fülre kattintva az elsıdleges szőrıfeltételeket adhatjuk meg. A Vagy fülre kattintva további
feltételek megadására van lehetıség.
Szőrésnél az alábbi relációjeleket használhatjuk:
RELÁCIÓJELEK JELENTÉSE
< KISEBB
> NAGYOBB
= EGYENLİ
<= KISEBB VAGY EGYENLİ
>= NAGYOBB VAGY EGYENLİ
<> NEM EGYENLİ
Szöveges adatok keresésénél a LIKE segítségével egy magadott mintának megfelelı
karaktersorozatot kereshetünk. Használhatjuk a * jokerkaraktert is. Kis- és nagybetők
között keresésnél nem tesz különbséget az Access.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
59
IRÁNYÍTOTT SZŐRÉS
Az irányított szőrés nagyban hasonlít a lekérdezéshez. Tulajdonképpen egy korlátozott
tudású lekérdezés. Megadhatunk benne komplex szőrıfeltételeket.
Az irányított szőrés parancsa a Rekordok menü Irányított szőrés/rendezés almenüben
található.
Azokat a mezıket amelyekhez szőrıfeltételeket vagy rendezést szeretnénk megadni, fel
kell vennünk az ablak alsó részén látható tervezırácsba. Ezt Fogd és Vidd módszerrel
tehetjük meg.
A kritériumokat a Feltétel rovatban adjuk meg. Az elızıekben megismert operátorok itt
is alkalmazhatóak. Az egy sorban levı feltételek ÉS kapcsolatban vannak. A különbözıs
sorokban megadott feltételek vagy kapcsolatban állnak egymással.
Rendezés: növekvı vagy csökkenı rendezést állíthatunk be.
Magát a szőrés eredményét az eszköztár Szőrés gombjával jeleníthetjük meg.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
60
LEKÉRDEZÉSEK
Lekérdezések segítségével egy vagy több tábla rekordjaiból meghatározott feltételnek
eleget tevı részhalmazt tudunk elıállítani és ezt megjeleníteni. Az alapul szolgáló táblákat
rekordforrásnak nevezzük.
A lekérdezés nagyban hasonlít az Irányított szőrésre. A kettı azonban számos dologban
eltér egymástól:
LEKÉRDEZÉS IRÁNYÍTOTT SZŐRİ
CSAK EGYES MEZİK IS MEGJELENÍTHETİEK
A TÁBLÁBÓL.
MINDIG MINDEN MEZİ TARTALMA
MEGJELENIK
A REKORDOKAT CSOPORTOSÍTHATJUK,
ILLETVE EZ
ALAPJÁN SZÁMÍTÁSOKAT VÉGEZHETÜNK.
NEM LEHET A REKORDOKAT
CSOPORTOSÍTANI.
TARTALMAZHAT SZÁMÍTOTT MEZİKET. NEM TARTALMAZHAT SZÁMÍTOTT
MEZİKET.
MÓDOSÍTHATJA A TÁBLA VAGY AZ
ADATBÁZIS
TARTALMÁT.
NEM MÓDOSÍTHATJA AZ TÁBLA VAGY
AZ
ADATBÁZIS TARTALMÁT.
Az Irányított szőrıt alkalmi szőrések esetén használjuk, míg a lekérdezéseket
adatmódosítások illetve rendszeresen ismétlıdı szőrések esetén.
A LEKÉRDEZÉS NÉZETEI
Háromféle nézetben tekinthetjük meg lekérdezéseinket.
Tervezı nézet: itt készítjük el a lekérdezés tervét. Az ablak felsı részében a használt
táblákat, mezıket és kapcsolatait látjuk. Az elsıdleges kulcs mezı vastagon szedve jelenik
meg. Az alsó részben a lekérdezésben szereplı mezıket, valamint az ezekre vonatkozó
rendezési módot, szőrı feltételeket és csoportosítási szempontokat vehetjük fel.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
61
Adatlap nézet: megtekinthetjük a lekérdezés eredményeként kapott adatokat, de egyes
esetekben lehetıség van azok módosítására is.
SQL nézetben a tervezı nézetben elkészített lekérdezést SQL kifejezésként tekinthetjük
meg. Ebben a nézetben az SQL nyelvben jártas felhasználók módosíthatják a korábban
elkészített lekérdezést.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
62
A LEKÉRDEZÉS TÍPUSAI
Az Accessben négyféle lekérdezéstípust különböztetünk meg:
1) Választó lekérdezés
2) Akció lekérdezés
a) Táblakészítı lekérdezés
b) Frissítı lekérdezés
c) Törlı lekérdezés
d) Hozzáfőzı lekérdezés
3) Kereszttáblás lekérdezés
4) Paraméteres lekérdezés. Ez a típus a fentiek közül bármelyik típusú lehet.
VÁLASZTÓ LEKÉRDEZÉS LÉTREHOZÁSA
Lekérdezés létrehozásakor az adatbázisablak Lekérdezés objektum elemére álljunk.
A Beszúrás menü Lekérdezés parancsa után a megjelenı panelen válasszuk a Tervezı
nézet elemet. A következı Tábla megjelenítése panelen válassuk ki a lekérdezésben
megjelenítendı objektumokat.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
63
A lekérdezés készülhet táblából, lekérdezésbıl, esetleg mindkettıbıl. A kijelölt
objektumokat a Hozzáadás gombbal adhatjuk a lekérdezéshez. A felvétel után a Bezárás
gombbal zárhatjuk be a panelt. Ha esetleg olyan rekordforrást vettünk fel amire nincs
szükség akkor azt a kijelölés után a DELETE billentyővel törölhetjük. Ha a továbbiakban
szükségünk van még rekordforrásra akkor használjuk a Lekérdezés menü Tábla
megjelenítése parancsát. A megjelenı panelen elvégezhetjük a már megismert lépéseket.
A lekérdezésben használni kívánt mezıket a tervezırácsba kell felvenni. Ezt
megtehetjük, ha kettıt kattintunk a rekordforrásban a mezınévre, vagy Fogd és Vidd
módszerrel áthúzzuk a szükséges mezıt a rácsba. A tervezı rács Mezı sorának legördülı
listájából is kiválaszthatjuk a mezıt. A mezı kiválasztása után a Tábla sor automatikusan
kitöltıdik.
Ha a már felvett mezıre nincsen szükségünk akkor törölhetjük azt a tervezırácsból. A
mezı kijelölése után használjuk a Szerkesztés menü Oszlopok törlése parancsot, vagy a
DELETE billentyőt.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
64
A Rendezés sorban a kiválasztott mezı szerinti rendezést adhatunk meg. A rendezés
lehet növekvı vagy csökkenı. Ha több mezınél is beállítunk rendezést, akkor
tervezırácsban elfoglalt helyüket veszi figyelembe, balról jobbra.
A Feltétel sorban adhatjuk meg a rekordok megjelenítési feltételeit. Alaphelyzetben
minden mezı megjelenik az Adatlap nézetben. Ha egy mezıre csak a feltétel megadásához
van szükség, és megjeleníteni azt nem szeretnénk, akkor kapcsoljuk ki a Megjelenítés
sorban a jelölınégyzetet.
Az olyan lekérdezést amely egy vagy több rekordforrásból származó adatokat jelenít
meg, de a táblák illetve az adatbázis tartalmét nem módosítja, választó lekérdezésnek
nevezzük.
Az egy sorban levı feltételek között ÉS kapcsolat van, a sorok kritériumai között pedig
VAGY. ÉS illetve VAGY kapcsolatban lévı feltételeket egyetlen rovatba is
begépelhetünk, az AND és az OR logikai operátorok használatával.
Az alábbi feltétellel azokat a termékek listáját jelenítjük meg amelyek mennyisége 50 és
150 között van.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
65
Használható logikai operátorok:
LOGIKAI OPERÁTOR JELENTÉSE
AND ÉS
OR VAGY
NOT TAGADÁS
Relációjelek:
RELÁCIÓJELEK JELENTÉSE
< KISEBB
> NAGYOBB
= EGYENLİ
<= KISEBB VAGY EGYENLİ
>= NAGYOBB VAGY EGYENLİ
<> NEM EGYENLİ
Az elıbbi relációjeleken kívül még ezeket is használhatjuk:
OPERÁTOR LEÍRÁS
LIKE ”MINTA” A MINTA SZÖVEGNEK MEGFELELİ ADATOKAT KERESHETÜNK.
BETWEEN…AND… KÉT SZÁM VAGY KÉT DÁTUM KÖZÖTT ÉRTÉK MEGJELENÍTÉSE.
IN(…) MEGJELENÍTI A ZÁRÓJELBEN FELSOROLT KRITÉRIUMOKNAK
MEGFELELİ REKORDOKAT. A FELSOROLT ELEMEKET ; -VEL
VÁLASZTJUK EL.
IS NULL AZOKAT A REKORDOKAT JELENÍTI MEG, AHOL A FELTÉTEL
TARTALMAZÓ
MEZİ NINCS KITÖLTVE.
IS NOT NULL AZOKAT A REKORDOKAT JELENÍTI MEG, AHOL A FELTÉTELT
TARTALMAZÓ
MEZİ KI VAN TÖLTVE.
TRUE, IGAZ, BE LOGIKAI TÍPUSÚ ADATNÁL IGAZ, VAGY BEKAPCSOLT ÁLLAPOT.
FALSE, HAMIS,
KI
LOGIKAI TÍPUSÚ ADATNÁL HAMIS, VAGY KIKAPCSOLT
ÁLLAPOT.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
66
A LIKE operátor használatánál a mintában az alábbi karakterek használhatóak:
HELYETTESÍTİ
KARAKTER FUNKCIÓJA PÉLDA
* TETSZİLEGES SZÁMÚ KARAKTERT
HELYETTESÍT.
LIKE”ÁCS*”
? EGYETLEN TETSZİLEGES KARAKTERT
HELYETTESÍT.
LIKE”K?P”
[KARAKTEREK] A KARAKTEREK KÖZÜL BÁRMELYIKET
HELYETTESÍTI.
LIKE”SZ[Ó,É,Á]”
[!KARAKTEREK] A ZÁRÓJELEK KÖZÖTT NEM SZEREPLİ
KARAKTERT
HELYETTESÍTI.
LIKE”F[AÜ]”
Nézzünk meg egy összetettebb lekérdezést:
A fenti példában azokat az adatokat amelyek: a vevı nevek E vagy K betővel
kezdıdnek a termék nettó ára 100 és 2500 Ft között van és az eladott darabszám 20 és 120
közötti. Lássuk az eredményt:
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
67
LEKÉRDEZÉS MENTÉSE
Az eszköztár mentés gombjára kattintva elmenthetjük lekérdezésünket. A megjelenı
panelen adjuk meg a lekérdezés nevét, majd kattintsunk az OK gombra.
LEKÉRDEZÉS BEZÁRÁSA
Használhatjuk a Fájl menü Bezárás parancsát, vagy a Lekérdezés ablak Bezárás
gombját. Ha még nem mentettük el, akkor rákérdez, hogy kívánjuk –e menteni. Itt három
lehetıség közül választhatunk: Igen, Nem, Mégse.
CSÚCSÉRTÉK TULAJDONSÁG
Ha a lekérdezés túl sok rekordot ad eredményül és nem szeretnénk az összese egyszerre
megjeleníteni, lehetıségünk van rá hogy beállítsuk azt, hogy egyszerre hány rekordot
illetve az összes rekord hány százalékát mutassa meg. Mindezt a Csúcsérték legördülı
listából választhatjuk ki.
Meg lehet adni a lista elemeitıl értéket is. Gépeljük be a Csúcsértéke rovatba, majd
üssünk Entert. Használhatjuk ezt a funkciót arra is, ha a legmagasabb illetve a
legalacsonyabb értéket tartalmazó rekordot keressük.
SZÁMÍTOTT MEZİ LÉTREHOZÁSA
Az adatbázis-kezelésben fontos alapszabály, hogy nem tárolunk olyan adatot, amely a
többibıl kiszámítható. Az ilyen adatokat számított mezıket tartalmazó lekérdezésekkel
hozhatjuk létre. A képletet a tervezırács egy üres mezıjébe kell begépelnünk. A
mezıneveket szögletes zárójelbe kell tenni.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
68
A számított mezı neve alapesetben Kif1, Kif2, stb. nevő lesz. Adhatunk viszont nevet
saját magunk is. A nevet a kifejezés elé kell beírnunk, attól kettısponttal elválasztva.
KIFEJEZÉSSZERKESZTİ
Bonyolultabb számított mezı esetné kényelmetlen lehet a a képlet begépelése. Ehhez
nyújt segítséget számunkra a kifejezésszerkesztı. Megjelenítéséhez álljunk a tervezırács
valamely üres oszlopának Mezı vagy Feltétel rovatába, majd kattintsunk az eszköztár
Szerkesztés gombjára. Ezután megjelenik a Kifejezésszerkesztı panel. A panel bal oldalán
láthatjuk az objektumokat. Valamint láthatóak az Accessben használható operátorok,
függvények, kifejezések. Mindezek hierarchikus szerkezetbe vannak rendezve.
A középsı listában a függvénykategóriákat láthatjuk. Az egyes függvények pedig a jobb
oldali listában találhatóak. Az adott függvény szintaxisa pedig a bal alsó sarokban találjuk.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
69
AZ ACCESS FÜGGVÉNYEI
Az Access függvényei két részbıl állnak. A függvénynévbıl és az argumentumból. Az
argumentumnak két típusa van. Vannak amiket kötelezı megadni, és van amit nem. A
kötelezı paramétereket félkövér betővel jelöli.
DÁTUM ÉS IDİ FÜGGVÉNYEK
Segítségükkel mőveleteket végezhetünk dátum és idı típusú adatokkal. Nézzünk ezek
közül néhányat:
• DATE(): az aktuális dátumot jeleníti meg. A függvény használatakor
az argumentum üresen marad.
• DATEPART(intervallum; dátum): a dátum típusú érték év, hónap,
nap részét jeleníthetjük meg.
• DAY(dátum): a megadott dátum nap részét jeleníti meg.
• MONTH(dátum): a megadott dátum hónap részét jeleníti meg.
• NOW(): a dátumot és a hozzá tartozó aktuális idıt jeleníti meg.
• YEAR(dátum): a megadott dátum év részét jeleníti meg.
PROGRAMFOLYAMAT FÜGGVÉNYEK
Az effajta függvények közül az lif függvényt nézzük meg. Amely a „ha, akkor,
egyébként” feltételnek felel meg.
LIF(feltétel;igaz_rész;hamis_rész)
A függvény megvizsgálja a feltétel érétkét. Ha a feltétel teljesül, az igaz_rész, na nem
teljesül a hamis_rész értékét adja eredményül.
SZÖVEGES FÜGGVÉNYEK
A szöveges adatok mőveletvégzésére alkalmasak.
• LEFT(szöveg;hossz): egy szöveg hossz számú karakterét jeleníti meg,
balról jobbra.
• LEN(szöveg): a megadott szöveg karaktereinek számát adja
eredményül.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
70
• MID(szöveg;kezdet;hossz): a szöveg kezdet karakterétıl számítva
hossz számú karaktert jelenít meg.
• RIGHT(szöveg;hossz): a Left-hez hasonlóan mőködik, csak a
megjelenített karakterek a szöveg jobbról számított karakterei lesznek.
ÖSSZESÍTİ LEKÉRDEZÉS
A választó lekérdezés egyik fajtája. A szőrésen kívül lehetıséget nyújt a rekordok
csoportosításra. Segítségével egyszerősíthetjük egy sok rekordot érintı lekérdezés
eredményhalmazát.
Összesítı lekérdezés esetén, hozzunk létre egy választó lekérdezést, majd kapcsoljuk be
az eszköztáron az Összesítést. A csoportosítási módot a megjelenı Összesítés sorban
adhatjuk meg.
Az alábbi példában egy könyvesbolt eladását látjuk hónapokra lebontva:
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
71
AKCIÓ LEKÉRDEZÉS
Segítségükkel változtatásokat hajthatunk létre a meglévı táblák tartalmával.
Lehetıségünk van új táblák létrehozására is. Négy fajtája van:
• Táblakészítı
• Törlı
• Hozzáfőzı
• Frissítı
Az akció lekérdezések óriási elınye, hogy egy mővelettel akár több rekordot is
módosíthatunk, létrehozhatunk vagy törölhetünk. Azonban nem végezhetünk itt sem
olyan mőveletet amely megsérti a mezıkre vonatkozó integritási szabályokat.
TÁBLAKÉSZÍTİ
Egy vagy több rekordforrás rekordjainak mezıibıl készíthetünk új táblát, megadott
feltételek alapján. Ehhez új lekérdezést kell készítenünk, amihez adjuk hozzá a szükséges
táblákat és lekérdezéseket. Majd adjuk ki a Lekérdezés menü Táblakészítı lekérdezés
parancsát. A megjelenı panelen adjuk meg az új tábla nevét.
A lekérdezést a továbbiakban a már megismert módon készíthetjük el.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
72
Adatlap nézetben megtekinthetjük az új táblába beszúrásra kerülı rekordokat, de ennek
hatására még nem jön létre az új tábla. A lekérdezés végrehajtásához és az új tábla
létrehozásához használjuk a Lekérdezés menü Futtatás parancsát.
TÖRLİ
Ez a lekérdezésfajta törli a megadott feltételeknek megfelelı rekordokat a forrásból. A
mezık egyenkénti törlésére nincs lehetıség.
Létre kell hoznunk egy új lekérdezést, adjuk hozzá a szükséges táblát, majd válasszuk a
Lekérdezés menü Törlı lekérdezés parancsát. A törlés feltételeit a szokásos módon
adhatjuk meg.
A lekérdezést szintén a Futtatás paranccsal hajthatjuk végre. A futtatás után a
Visszavonás parancs használata után sem hozhatók vissza törölt rekordok.
FRISSÍTİ
A feltételeknek eleget tevı rekordok egyes mezıit módosíthatjuk. Elkészítéséhez
válasszuk a Lekérdezés menü Frissítı lekérdezés parancsát. A feltételek megadása a
választó lekérdezéseknél tanult módon történik. A Módosítás sorban adhatjuk meg az
egyes mezıkben elvégzendı módosításokat.
Az alábbi példában a 2000 Ft-nál olcsóbb árúkat Nettó árát 20%-kal növeli:
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
73
A módosítás mezıben használt képletet a Kifejezésszerkesztı segítségével is
elkészíthetjük. Ezt a Szerkesztés menüben találhatjuk.
Ahhoz hogy a lekérdezésünk elvégezzek a módosításokat ugyancsak futtatnunk kell.
HOZZÁFŐZİ
Egy kijelölt táblához főzi hozzá a forrás azon rekordjait, amelyek a feltételnek eleget
tesznek. Készítsünk lekérdezést a már megismert módon. Majd válasszuk a Hozzáfőzı
lekérdezést.
A megjelenı panelen meg kell adnunk annak a táblának a nevét amelyhez hozzá
szeretnénk főzni a lekérdezés eredményét.
A tervezırácsba a megszokott módon vehetjük fel a táblákból a mezıket és adhatjuk
meg a feltételeket.
A Hozzáfőzés rovatban kiválaszthatjuk, hogy a mezık tartalmát a céltábla melyik
mezıjébe írja a futtatás után. A két adattípusnak kompatibilisnek kell lennie.
A Futtatás után, itt sem állítható vissza az eredeti tartalom.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
74
PARAMÉTERES LEKÉRDEZÉS
Olyan lekérdezésrıl van szó, amely futás közben feltételeket, vagy adatokat kér a
felhasználótól. Ez esetben a felhasználótól függ az eredmény.
Hozzunk létre lekérdezést a megszokott módon, majd írjuk be a tervezırácsba a
képleteket és feltételeket.
Azoknál az adatoknál, melyeket a felhasználótól akarunk bekérni [] zárójelek közé
írjunk be egy üzenetet. Pl.: [Kérem a darabszámot]. Az üzenet nem egyezhet meg a mezı
nevével.
Az alábbi párbeszédpanel Futtatáskor vagy Adatlap nézetbe történı átváltáskor
jelenik meg, és kéri a felhasználótól az adatot.
KERESZTTÁBLÁS LEKÉRDEZÉS
Segítségével olyan összesített lekérdezés készíthetı, amely kettı vagy több mezı
alapján összesíti egy harmadik mezı adatai.
Kereszttáblás lekérdezést legegyszerőbben varázslóval készíthetünk. Nézzük ennek
lépéseit:
Az adatbázis-ablakban hozzunk létre új lekérdezést. Majd válassuk a Kereszttáblás
lekérdezés varázsló listaelemet.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
75
Lekérdezésünket a varázsló panel segítségével állíthatjuk össze. Az elsı oldalon adjuk
meg a forrásként használni kívánt táblát vagy lekérdezést.
A második lépésben meg kell adni, hogy mely mezı alkossak a sorfejlécet.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
76
A harmadik lépés: adjuk meg az oszlopfejlécül szolgáló mezıt.
A következı, utolsó elıtti lépésben megadhatjuk, hogy melyik mezıvel milyen
számítást akarunk végezni. A számítást a sorok és oszlopok metszéspontjában végzi el.
Kérhetjük a Sörösszegek megjelenítést.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
77
Az utolsó panelen nincs más dolgunk, mint megadni a lekérdezés nevét majd a
Befejezés gombra kattintani.
Az eredmény megtekintéséhez szintén ki kell adni a Futtatás parancsot.
SQL LEKÉRDEZÉS
Az SQL (Strucured Query Language: strukturált lekérdezı nyelv) lekérdezés olyan
lekérdezés amelyet SQL utasítással hozunk létre. Az adatbázis-kezelık elterjedésével
szükség lett egy olyan szabványos nyelvre, amely lehetıvé teszi a mőveletek végrehajtását
a különbözı rendszerekben.
SQL HASZNÁLATA
Egy-egy összetettebb lekérdezés megvalósításához néha nélkülözhetetlen, hogy a
tervezırács (QBE rács) Feltétel sorába SQL parancsot írjunk. Az SQL nem tartalmaz
vezérlıutasításokat, ezért programírásra nem alkalmas.
Minden lekérdezés megtekinthetı SQL nézetben. Adjuk ki a Nézet menü SQL nézet
parancsát.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
78
Ha saját kezőleg szeretnénk SQL szeretnénk SQL paranccsal lekérdezést készíteni a
QBE rács használata nélkül, akkor kérjünk Új lekérdezést, Tervezı nézetben, tábla
hozzáadása nélkül. Ezután váltsunk át SQL nézetbe. Megjelenik egy ablak, ahol az SQL
parancsokat szerkeszthetjük.
Az SQL utasítások mindig kulcsszóval kezdıdnek, majd paraméterekkel folytatódnak
és záradékokkal zárulnak. A parancsok végén tegyünk pontosvesszıt.
A parancsot tehát a Select vezeti be, amelyet egy nem kötelezı Szőkítı követhet.
Szőkítık:
• ALL: eredményeként minden olyan rekord megjelenik, amely eleget
tesz a feltételnek.
• DISTINCT: egyforma soron esetén csak az egyik jelenik meg.
• DISTINCTROW: nem jelenik meg többször az a rekord, amelyik egy
másikkal teljesen azonos.
• TOP: annyi rekord jelenik meg a lekérdezés eredményeként amekkora
számot írtunk a TOP után. Nem tesz különbséget két egyenlı érték között.
A PERCENT kiegészítéssel lehetıség van százalékos értékek
kimutatására.
A szőkítı után a lekérdezésben megjelenített táblák és mezık felsorolása következik. A
* hatására valamennyi mezı részt vesz a lekérdezésben. A Táblanév.* hatására az adott
tábla összes mezıje vesz részt a lekérdezésben. Ha a mezınév helyett más oszlopnevet
szeretnénk a fejlécben látni, úgy azt az AS kulcsszó után írjuk.
A mezınevek felsorolása után új sorba a FROM kulcsszóval kezdve soroljuk fel a
használt táblák nevét. Ezeket vesszıvel válasszuk el. Ha használni kívánt tábla más
adatbázisban található idézıjelek között meg kell adnunk elérési helyét és nevét.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
79
Záradékok:
• WHERE: a kulcsszó után a feltételeket soroljuk fel. Például: WHERE
Irányár>10000
• ORDER BY: ezzel biztosíthatjuk a rendezettséget. Csökkenı rendezés
esetén a mezınév után adjuk meg a DESC kulcsszót. Például: ORDER BY
AVG(Irányár) DESC
• HAVING: ezt a záradékot akkor használjuk, ha csoportosításban
megjelenı rekordokra még feltételeket is szabunk.
Fontosabb függvények:
• SUM: összeadja a megadott mezıben lévı értékeket.
• MIN, MAX: a legkisebb, illetve a legnagyobb értéket adja
eredményül.
• AVG: számtani átlagot számol
• COUNT: rekordok számát adja vissza
Több táblás lekérdezés esetén meg kell adni azt is, hogy a táblák melyik mezıkön
keresztül kapcsolódnak egymáshoz. A kapcsolómezıket egyenlıségjellel kapcsoljuk össze,
több kapcsolat esetén használjuk még az AND operátort.
Utasítások
• UPDATE: egy tábla adott mezıinek értékeit módosítjuk. Az UPDATE
[szőkítı] után adjuk meg a módosítani kívánt tábla nevét. Ezt követi a SET
kulcsszó, majd a következı sorban leírjuk a képletet, amely alapján a
módosítást el kell végezni.
• SELECT INTO: táblakészítı lekérdezést hozhatunk vele létre. A
SELECT [szőkítı] után meg kell adnunk azokat a mezıket, amelyek
tartalmát át akarjuk íratni az új táblába. Ezt kövesse az INTO utasítás és az
új tábla neve.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
80
• DELETE: törlı lekérdezés létrehozására használjuk. A DELETE
[szőkítı] után a törölni kívánt tábla neve kerül FROM utasítással
bevezetve, majd a WHERE mögött a törölni kívánt rekordra vonatkozó
feltételek állnak.
• INSERT INTO: már létezı táblához főzhetünk új rekordot. Az
INSERT INTO utasítást kövesse annak a táblának a neve amelyikhez a
rekordokat szeretnénk főzni, majd SELECT [szőkítı] után a mezınév,
FROM után a táblakapcsolat, WHERE után pedig a feltételek felsorolása
történjen.
Az SQL nyelv bemutatását ezzel befejezettnek tekintem. Ahhoz, hogy részletesebben
megismerjük, javaslom, hogy akár a QBE rácson, akár a varázslóval elkészített
lekérdezéseinket tekintsük meg minél többször SQL nézetben. Majd tanulmányozva azt,
próbáljuk megérteni az ott látottakat.
AZ SQL LEKÉRDEZÉS TÍPUSAI
• Egyesítı: több tábla vagy lekérdezés mezıit győjti össze egy mezıbe.
Tekinthetjük egyfajta összefésülésnek. A lekérdezés létrehozása után adjuk
ki a Lekérdezés menü SQL-specifikus almenü Egyesítı parancsát.
• Átadó: közvetlenül az ODBC adatbázisoknak (például MS SQL
Server) küld olyan parancsokat, amelyeket a kiszolgáló elfogad. Például
rekordokat kérhetünk le, és adatokat változtathatunk meg. Ezt a lekérdezést
a Lekérdezés menü SQL-specifikus almenü Átadó parancsával kérhetjük.
Az ODBC olyanadatbázis, amelynek adatait csatolhatjuk, exportálhatjuk és
importálhatjuk a hozzá tartozó ODBE illesztıprogrammal.
• Adatdefiniáló: olyan objektumok létrehozására vagy módosítására
szolgál, amilyenek például a MS Access vagy MS SQL Server táblák. Ezt
a lekérdezést a Lekérdezés menü SQL-specifikus almenü Adatdefiniáló
parancsával hozhatjuk létre.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
81
• Allekérdezés: ez a lekérdezésfajta egy választó vagy módosító
lekérdezésen belüli SQL SELECT utasításból áll. Vagyis egy Select,
Select…INTO, INSERT…INTO, DELETE, vagy UPDATE utasításba van
beágyazva. Ezeket az utasításokat a lekérdezés tervezırácsának Mezı
sorába írjuk. Ha feltételt szeretnénk megadni egy mezı számára, azt a
Feltétel sorba írjuk. Az allekérdezést akkor használjuk, ha például
ellenırizni szeretnénk az allekérdezés egyes elemei léteznek –e. A használt
szavak: EXISTS, NOT EXISTS, ANY, IN, ALL.
Szintaxisa: összehasonlítás[ANY|ALL|SOME] (SQL-utasítás)
kifejezés[NOT] IN (SQL-utasítás)
[NOT] EXISTS (SQL-utasítás)
Az allekérdezés részei:
ELEM MAGYARÁZAT
ÖSSZEHASONLÍTÁS OLYAN KIFEJEZÉS ÉS ÖSSZEHASONLÍTÓ MŐVELET, AMELY A
KIFEJEZÉST AZ ALLEKÉRDEZÉS EREDMÉNYÉVEL HASONLÍTJA
ÖSSZE.
KIFEJEZÉS OLYAN KIFEJEZÉS, AMELY ALAPJÁN AZ ALLEKÉRDEZÉS
EREDMÉNYHALMAZÁT KERESSÜK.
SQL-UTASÍTÁS SELECT UTASÍTÁS, AMELY MÁS SELECT UTASÍTÁSOK
FORMÁTUMÁT ÉS SZABÁLYAIT KÖVETI.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
82
MAKRÓK ÉS MODULOK
Az Access a bonyolultabb feladatok elvégzéséhez az Office alkalmazásoknál
megszokott módon makrókat használ. A makró lényegében egy elıre meghatározott
eseménysorozat. Makrókat rendelhetünk különbözı eseményekhez. Így akár egy billentyő
leütésével több lépésbıl álló tevékenységsorozatot is elvégezhetünk.
MAKRÓK
MAKRÓ KÉSZÍTÉSE
Amennyiben új makrót akarunk létrehozni úgy adatbázisablakunk Makrók fülére
kattintva válassuk az Új gombot. Majd a megjelenı panelen készítsük el a makrót.
A panelen két oszlopot látunk. Az elsı oszlop a Mővelet a másik a hozzá tartozó
Megjegyzés (ez akár el is hagyható). A lényeg az ablak alján levı Argumentum,
tulajdonság beállítására szolgáló terület. Makró készítésekor válasszuk ki a kívánt utasítást
a legördülı listából, majd az ablak alsó részén adjuk meg hozzá a kívánt adatokat. Vegyük
fel az összes mőveletet, amelyet bele szeretnénk foglalni a makróba.
MAKRÓ MÓDOSÍTÁSA
Lehetıség van a makró módosítására. Nyissuk meg a makrót Tervezı nézetben.
Bármelyik sor módosítható. Álljunk az adott sorra, gördítsük le a listát, majd válasszuk ki
az új utasítást vagy paramétert. A makró utasításai közé új sort szúrhatunk be. Álljunk a
beszúrandó sor helyére majd adjuk ki a Beszúrás menü Sorok menüpontját. A sor
törléséhez kattintsunk a sor elé, majd nyomjuk meg a Delete billentyőt.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
83
MAKRÓ FUTTATÁSA
A makró futtatásához válasszuk ki az adott makrót, majd adjuk ki a Futtatás parancsot.
Lehetıség van arra, hogy a makrót valamely eseményhez rendelünk. Így az adott esemény
bekövetkeztekor a makró automatikusan elindul.
MAKRÓ TÖRLÉSE ÉS ÁTNEVEZÉSE
Ugyanúgy átnevezhetıek és törölhetıek, mint bármely más objektum. Kattintsunk a
nevén kétszer, majd írjuk át a nevét. Törléshez szintén válasszuk ki, majd nyomjuk meg a
Delete billentyőt. Törlésnél figyeljünk oda arra, hogy a makró valamely más objektumhoz
kapcsolódik.
MAKRÓ ESEMÉNYHEZ KAPCSOLÁSA
Makrót általában azért készítünk, hogy az egy őrlap használatakor valamely esemény
bekövetkeztekor lefusson. Kattintsunk tehát Tervezı nézetben az őrlap megfelelı eleménél
kattintsunk jobb egérgombbal és válasszuk a helyi menü Tulajdonságok parancsát. A
megjelenı panelen válasszuk az Esemény fület. A kívánt elemnél válaszuk ki a makró
nevét.
MODULOK
Az Access moduljai olyan programozási környezete biztosítanak, amely segítségével
más módon nem megvalósítható feladatok leprogramozására van lehetıségünk.
A modul olyan Visual Basic for Applications eljárások győjteménye, melyek tárolása
egy egységként történik. Így a modulok írása Visual Basic nyelv szabályi szerint történik.
Részletes ismertetést az Access Súgójában találjuk.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
84
JELENTÉSEK
A jelentéseket adataink papíron történı megjelenítése céljából készítünk. Jelentések
segítségével csoportosíthatjuk adatainkat. Számolhatunk részösszegeket a csoportok végén,
illetve végösszegeket a lista végén. A jelentések formázása nagyban hasonlít az őrlapéhoz.
Jelentés készíthetı táblák, illetve lekérdezések adataiból .Ha több tábla adataiból
szeretnénk kimutatást készíteni, akkor elıször azt fogjuk össze egy lekérdezésbe, és abból
készítsük a jelentést.
Ha a forrásadatokat módosítjuk a táblában vagy a lekérdezésben, úgy módosulj a
jelentésünk is. Ha azonban a tábla szerkezetében történik változás át kell vezetni a
jelentésbe. Ilyen lehet például egy mezı típusának megváltoztatása, vagy egy mezı törlése.
A JELENTÉS FELÉPÍTÉSE
A jelentés több szakaszból áll.
A jelentésfej a jelentés legelején az oldalfej elıtt, a jelentésláb a jelentés végén az
oldalláb elıtt jelenik meg. Ez a két elem csak egyszer jelenik meg a jelentésben. Itt
érdemes elhelyezni a jelentés címét, a készítı nevét, dátumot, stb. Megjelenítéséhez
használjuk a Nézet menü Jelentésfej/-láb parancsot.
Az oldalfej és az oldalláb a jelentés minden oldalán megjelenik. Lehetıségünk van ki –
és bekapcsolni. Nézet menü Oldalfej/-láb parancs.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
85
A jelentésünk újabb szakasszal, a csoportfejjel, illetve csoportlábbal bıvülhet ha az
adatokat valamilyen elıre meghatározott feltétel vagy mezı alapján csoportosítjuk. Minden
csoportosított mezıhöz megjeleníthetı csoportfej, illetve csoportláb. Itt helyezhetıek el
az adott csoportra vonatkozó képletek.
A csoportosítás beállításához és a megjelenítéshez használjuk a Nézet menü Rendezés
és csoportosítás parancsát.
A jelentés törzse tartalmazza a lényegi részt. Itt jelennek meg a rekordok.
A JELENTÉS NÉZETEI
A jelentések háromféle nézetben tekinthetıek meg.
• Tervezı nézet: áttekinthetjük és módosíthatjuk a jelentés tervét.
• Elrendezés megtekintése nézet: a jelentés kinézetét nézhetjük meg.
Ebben a nézetben a jelentéshez tartozó lekérdezéseket, kifejezéseket nem
értékeli ki a program. Elképzelhetı, hogy az itt látható eredmények
helytelenek.
• Nyomtatási kép nézet: a nyomtatásban megjelenıvel azonos képet
látunk.
A nézetek között a Nézet menüpont alatt található lehetıségek közül választhatunk.
JELENTÉSEK LÉTREHOZÁSA
A jelentéseket lekérdezések vagy táblák alapján hozhatjuk létre. Az elkészítés
legegyszerőbb módja a Jelentés varázsló vagy az AutóJelentés.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
86
AZ AUTOJELENTÉSEK SZERKEZETE
Kétféle AutóJelentés közül választhatunk. Választásunkat a feladat határozza meg.
• Oszlopos: a rekordok mezıi egymás alatt jelennek meg, egy
oszlopban. Ezáltal katalógusszerő jelentést hozhatunk létre.
• Táblázatos: egy rekord egy sorban jelenik meg. Listaszerő jelentés
készítésére alkalmas.
AUTOJELENTÉS KÉSZÍTÉSE
A jelentés elkészítéséhez kattintsunk az adatbázis-ablak eszköztárának Új gombjára. A
megjelenı panelen válasszuk ki a megfelelı AutóJelentés típust. Meg kell adnunk azt az
objektumot, ahonnan a jelentés adatai származzanak.
Az OK gombra kattintva a jelentés nyomtatási nézetben jelenik meg.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
87
Ha elégedettek vagyunk a jelentéssel mentsük azt el. Használjuk a Fájl menü Mentés
parancsát. Ha változtatni szeretnénk elrendezésén vagy formátumán akkor nyissuk meg
Tervezı nézetben.
JELENTÉS KÉSZÍTÉSE VARÁZSLÓVAL
A varázsló használatával lehetséges az egyes tulajdonságok testreszabása. A varázsló
elindításához adatbázis-ablakban kattintsunk az Új gombra, majd válasszuk Jelentés
varázsló listaelemet.
A Jelentés varázsló panelen válassuk ki a rekordforrást a Táblák/Lekérdezések
legördülı listájából. Ebbıl fognak származni a jelentés mezıi.
Az Elérhetı mezık listából jelöljük ki azokat a mezıket, amelyeket fel akarunk venni a
jelentésbe. Az átviteli gombbal vigyük át a Kijelölt mezık listára. Ha egy korábban
felvett mezıre nincs szükség úgy az törölhetı a Kijelölt mezık listájáról.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
88
A következı panelen megadhatjuk, hogy mely mezı szerint akarjuk a csoportosítást
elvégezni. A csoportosítási alapként szolgáló mezıt az átviteli gomb segítségével vihetjük
át a jobb oldali panelre.
A kiválasztott mezık a jobb oldalon kék színnel jelennek meg. A Prioritás gomb
segítségével a mezık sorrendjét tudom változtatni.
A Csoportosítási beállítások gombra kattintva az egyes mezık értékeire vonatkozó
csoportosítási szabályt adhatjuk meg.
A Csoportosítási intervallumok listában kiválaszthatjuk, hogyan legyenek csoportosítva
a rekordok a kiválasztott mezın belül. Amennyiben nem választunk csoportosítási alapot
úgy a rekordok alaphelyzetben, az elsıdleges kulcs szerint rendezve jelennek meg.
A harmadik panelen a rekordok csökkenı vagy növekvı sorrendjét állíthatjuk be. A
csoportosítási mezık automatikusan növekvı sorrendben lesznek. Itt csak a csoportosítási
alapként nem használt mezık sorrendjét kell beállítani.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
89
Az Összesítési beállítások gombbal kiválaszthatjuk, hogy a csoportosított adatokkal
milyen statisztikai mőveletet akarunk végezni. Lehet ez Összeg, Átlag, Minimum és
Maximum.
Az Összegek százalékának számítása bejelölése esetén a program az egyes csoportok
eredményeinek százalékos arányát mutatja az összeshez képest.
A Megjelenítés csoportban Törzs és összesítés választása esetén láthatjuk az egyes
rekordokat és alattuk az összesítést. A Csak összesítés rádiógomb választása esetén csak a
csoportokra lebontott összesítések jelennek meg.
A következı panelen kiválasztjuk, hogy milye elrendezéső legyen a jelentés. Az
elrendezés kijelölése után a panel bal oldalán mintát látunk arról, hogyan fog kinézni a
jelentés.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
90
A Tájolásnál megadhatjuk, hogy álló vagy fekvı lapon kerül majd a jelentés.
A következı lapon megadhatjuk jelentésünk stílusát. A bal oldalon szintén mintát
kapunk a jelentésrıl.
Az utolsó panelen nevet adunk jelentésünknek.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
91
A Befejezés gombra kattintva az általunk kiválasztott nézetben (Nyomtatási kép,
Jelentésterv) jelenik meg a jelentés.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
92
NYOMTATÁSI BEÁLLÍTÁSOK
Az adatbázisban tárolt adatokat papírra is vihetjük. Minden objektumot hasonló módon
tudunk nyomtatni. Lehet ez akár egyszerő tábla vagy akár összegzı mőveletekkel ellátott
jelentés is.
Az objektumokat egyaránt nyomtathatjuk Tervezı, Őrlap vagy Adatlap nézetben. A
nyomtatást az eszköztáron található Nyomtatás ikonra kattintva, vagy a Fájl menü
Nyomtatás parancsával indíthatjuk el. A Ctrl+P billentyőkombinációval elıhozhatjuk a
nyomtatási beállítások ablakot.
NYOMTATÁSI PARAMÉTEREK BEÁLLÍTÁSA
A nyomtatás elkezdése elıtt szükséges egyes beállítások elvégzése. Például:
példányszám, minıség, tájolás, margók, elrendezés.
Az objektum megnyitása után adjuk ki a Fájl menü Oldalbeállítás parancsát.
A Margók panelen a margókat. A Csak adatnyomtatást akkor válasszuk, ha őrlap
vagy jelentés nyomtatásakor el akarjuk hagyni a rácsvonalakat, grafikákat, stb.
Az Oldal lapon a tájolás, papírméret és a nyomtató jellemzıit adhatjuk meg. Lehetıség
van az alapértelmezettıl eltérı nyomtató megadására. Jelöljük meg a Meghatározott
nyomtató használata rádiógombot.
Az Oszlopok lapon csak őrlapoknál, jelentéseknél és makróknál jeleik meg. Az
oszlopok számát, méretét, elrendezését és nyomtatási sorrendjét tudjuk megadni.
NYOMTATÁSI KÉP
A nyomtatás elıtt célszerő ellenırizni a beállításokat. Ezt megtehetjük a Fájl menü
Nyomtatási kép parancsával. Ennek az üzemmódnak saját eszköztára van. Itt lehetıség
van nagyítani, kicsinyíteni, rendezni, stb.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
94
NYOMTATÁS
A Fájl menü Nyomtatás parancsával, illetve a Ctrl+P billentyőkombinációval
jeleníthetjük meg a Nyomtatás panelt. A Tulajdonságok gombra kattintva a nyomtató
típustól függı beállításait adhatjuk meg. A Beállítás gombbal az Oldalbeállításnak
megfelelı panel jelenik meg.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
95
ÓRATERV 1
Tanítás helye: Eszterházy Károly Gyakorló Iskola
Tanítás helye és ideje: 10/A 2006. október 20.
Témakör: Az adatbázis-kezelés alapjai
Tananyag: Új adatbázis és táblák létrehozása, és tulajdonságainak beállítása I.
Óra típusa: Új ismeretet közlı óra
Oktatási cél: A tanuló tisztában legyen az adatbázis-kezelés hasznosságával, tudja azt használni és kamatoztatni a mindennapi életben.
Nevelési cél: A gyakorlati életre nevelés.
Tanár: Erényi Péter
Az óra menete I. Szervezési feladatok, jelentés
A hetes jelentése után a hiányzók regisztrálása történik. Mindenki elfoglalja helyét és csendben várja utasításaimat.
Egy diákot megkérek, hogy segítsen a projektoros vetítéshez szükséges vászon megfelelı távolságának beállításhoz. II. A tananyag feldolgozása
A jelentést követıen jól hallhatóan elmondom az óra témáját, amelyet a táblára is felírok (új adatbázis létrehozása).
Az óra témájának feldolgozásához szükség lesz a számítógépekre, ezért megkérem ıket, hogy kapcsolják be azokat, és indítsák el a MS Access-t.
Az adatbázis-kezelés alapvetı fogalmait már ismerik, ezért ezekre nyugodtan támaszkodhatom. Ez a téma 2 tanórát vesz igénybe. A második óra az itt elhangzottakra és az elkészített adatbázisra épít.
Az anyag feldolgozását kivetített bemutatóval fogom segíteni. Az Accessben megtett minden egyes lépés és segédinformáció kivetítésre kerül, ezáltal elkerülhetıek az egyéni lemaradások, és a feleslegesen feltett kérdések sem akadályozzák az óra menetét. A tananyaghoz kapcsolódó prezentáció: Mellékletek\Bemutató\óraterv.ppt
1. Új adatbázis létrehozása Az adatbázis olyan adatgyőjtemény, amely egy adott témához, vagy feladathoz kapcsolódó adatokat szervezett módon tárolja, stb. Az Access elindítását követıen a megjelenı ablakban válasszuk az Üres adatbázis lehetıséget. Ezt követıen a megjelenı ablakban meg kell adnunk az új adatbázisunk nevét. Az adatbázis helye legyen a Dokumentumok mappa, neve elso, a fájltípusa pedig Microsoft Access adatbázisok. A Létrehozás gombra kattintás után egy üres adatbázis jön létre, amely egyetlen objektumot sem tartalmaz.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
96
2. Táblák definiálása A táblák az adatokat oszlopokban (mezıkben) és sorokban (rekordokban) tárolják. A tábla szerkezete Tervezı nézetben kialakítható, módosítható. Tartalma Adatlap nézetben megtekinthetı, a bennük található adatok módosíthatók és bıvíthetık. Táblákat a következı módon tudunk létrehozni. Az adatbázis ablakban kattintsunk a Táblák objektumra.
Ezután vagy az ablak bal oldalán található 3 lehetıség közül választunk, vagy az Új parancsgombra kattintva a bejelentkezı dialógusablakban kell döntenünk, hogy az új táblát milyen módon akarjuk létrehozni.
Importáláson azt értjük, amikor egy külsı adatbázis tábláját a saját tábláink közé beillesztjük. Ilyenkor a tábla úgy illeszkedik adatbázisunkba, hogy a két adatbázis között nem jön létre kapcsolat.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
97
Csatolás esetében a külsı adatbázis tábláját nem szerkesszük be a mi tábláink közé, csak egy hivatkozás jön létre, amelyen keresztül el tudjuk érni a csatolt táblát. Az eredeti táblában létrejött változás megjelenik a mi adatbázisunkban is. Legyen az elsı tábla, amelyet létrehozunk a Tulajdonos nevő tábla. A tábla szerkezetét mi magunk hozzuk létre, ezért kattintsunk a Tervezı nézetre, majd az OK gombra.
A Tervezı nézetben az egyedtulajdonságokat mezınévvel azonosítjuk. A mezınév megadásánál ügyeljük arra, hogy minden mezı más nevet kapjon. A mezınevek fejezzék ki a tartalmat (pl. Szobák száma, Érvényes stb.). E mezınevekben ne szerepeljen pont, felkiáltójel, szögletes zárójel.
3. Adattípusok Az adattípus megadásánál figyelembe kell venni, hogy az adott mezıben milyen típusú adatot szeretnénk tárolni (Szám típusú mezıben nem tárolható például szöveg). A tároló terület nagyságát is célszerő megadni, ugyanis rengetek helyet tudunk megtakarítani a megfelelı mezıméret kiválasztásával. Ezzel az adatbázis-mőveletek sebessége is nagymértékben növelhetı. Nézzünk meg néhány adattípusként használható változatot.
Adattípus Tárolt érték Szöveg Szöveg, illetve szöveg és szám bevitelére használható
(pl. lakcím, telefonszám). Feljegyzés Egy hosszú szöveg bevitelére használatos. Szám Numerikus értékek, amelyekkel matematikai
számításokat szeretnénk végezni Dátum/Idı Dátumok és idık bevitelére használható. Pénznem Pénznem értékek. Akkor használjuk, ha a számítások
során a kerekítéseket szeretnénk megakadályozni. Számláló Automatikus a rendszer által kiadott sorszám, amely
egyesével növekszik, vagy véletlenül generált számérték.
A következık figyelembevételével döntsük el, hogy egy adott mezıhöz milyen adattípust érdemes választani:
• Milyen jellegő adatokat szeretnénk tárolni. • Mekkora tárterületet szeretnénk engedélyezni. • Milyen típusú mőveletet akarunk végezni a mezıben tárolt értékkel. • Kívánjuk –e a mezıt rendezni stb.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
98
A Leírás kitöltése nem kötelezı. A tábla ezen része úgynevezett magyarázatokat tartalmaz, hogy a késıbbiekben is pontosan tudjuk melyik mezı, milyen jellegő adatokat tartalmaz.
4. Mezıtulajdonságok Minden egyes mezınél meg kell határoznunk a tulajdonságait, attól függıen, hogy milyen típusú mezıt készítettünk.
A Szám, Pénznem, Dátum/Idı adattípusok egy elıre definiált megjelenítési formátumot használnak. A formátum megváltoztatására a Mezıtulajdonságok Formátum tulajdonságait használjuk.
A Cím tulajdonság kitöltése nem kötelezı. Ha mégis kitöltésre kerül, abban az esetben a tábla Adatlap nézetében a megadott szöveg lesz olvasható az elsı sor megfelelı oszlopában.
5. Tábla elkészítése Mindezek után készítsük el a Tulajdonos táblát.
• Mezınév Tkód, Adattípus Számláló, Leírás Tulajdonoskód, Mezıméret Hosszú egész, Cím Kód.
• Mezınév Vezetéknév, Adattípus Szöveg, Leírás Tulajdonos vezetékneve, Mezıméret 25, Kötelezı Igen, UNICOD-tömörítés Nem.
• Mezınév Keresztnév, Adattípus Szöveg, Leírás Tulajdonos keresztneve, Mezıméret 15, Kötelezı Igen.
• Mezınév Cím, Adattípus Szöveg, Leírás Utca és házszám, Mezıméret 50, Kötelezı Igen.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
99
• Mezınév Otthoni telefon, Adattípus Szöveg, Mezıméret 10, UNICOD-tömörítés Nem.
• Mezınév Ügykód, Adattípus Szám, Mezıméret Egész, Tizedeshelyek 0, Indexelt Igen (lehet azonos).
Ha készen vagyunk a mezık felvitelével, meg kell határoznunk, hogy melyik mezı legyen az, amely a többi mezıt egyértelmően azonosítja, azaz melyik legyen a kulcsmezı. A Tkód mint egyedi azonosító, tökéletesen megfelel az elsıdleges kulcs szerepének.
Ennek beállítására jelöljük ki a sort, majd az Eszköztáron lévı kulcs ikonra kattintsunk. A mővelet végrehajtása következtében a kijelölt mezınév bal oldalán egy kis kulcs fog megjelenni.
6. Tábla mentése Miután végeztünk mindennel mentsük a táblát. A tábla mentéséhez kattintsunk az eszköztáron a mentés gombra. Az adatbázisablak bezárása esetén is felkínálja a mentést. A Táblanév megadása után kattintsunk az OK gombra.
III. Az órán tanultak összefoglalása
Röviden átismételjük mi is az adatbázis, és hogyan hozhatunk létre újat Accessben. Visszatérünk a táblák létrehozásának lehetıségeire, valamint az importálás és csatolás közötti különbségre hívom fel a figyelmet. Átismételjük az egyes megtanult adattípusokat, és kérdéseket teszek fel az egyes mezık tulajdonságainak beállításaival kapcsolatban. Végül megkérdem milyen lehetıségek adottak a táblák mentésére a MS-Accessben. IV. Az óra befejezése
Felhívom a figyelmet, hogy a számítógépet mindenki kapcsolja ki, és tegye helyére a székét. Ha e teremben a rend helyreállt a tanulók elhagyhatják az osztálytermet.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
100
ÓRATERV 2
Tanítás helye: Eszterházy Károly Gyakorló Iskola
Tanítás helye és ideje: 10/A 2006. október 27.
Témakör: Az adatbázis-kezelés alapjai
Tananyag: Új adatbázis és táblák létrehozása, és tulajdonságainak beállítása II.
Óra típusa: Új ismeretet közlı óra
Oktatási cél: A tanuló tisztában legyen az adatbázis-kezelés hasznosságával, tudja azt használni és kamatoztatni a mindennapi életben.
Nevelési cél: A gyakorlati életre nevelés.
Tanár: Erényi Péter
Az óra menete I. Szervezési feladatok, jelentés
A hetes jelentése után a hiányzók regisztrálása történik. Mindenki elfoglalja helyét és csendben várja utasításaimat.
Egy diákot megkérek, hogy segítsen a projektoros vetítéshez szükséges vászon megfelelı távolságának beállításhoz. II. A tananyag feldolgozása
A jelentést követıen jól hallhatóan elmondom az óra témáját, amelyet a táblára is felírok (új adatbázis és táblák létrehozása).
Az óra témájának feldolgozásához szükség lesz a számítógépekre, ezért megkérem ıket, hogy kapcsolják be azokat, és indítsák el a MS Access-t.
Az adatbázis-kezelés alapvetı fogalmait már ismerik, ezért ezekre nyugodtan támaszkodhatom.
A tanóra az elızı óra folytatása, így szükség lesz az elızı órán elmentett adatbázisra.
Az anyag feldolgozását kivetített bemutatóval fogom segíteni. Az Accessben megtett minden egyes lépés és segédinformáció kivetítésre kerül, ezáltal elkerülhetıek az egyéni lemaradások, és a feleslegesen feltett kérdések sem akadályozzák az óra menetét. A tananyaghoz kapcsolódó prezentáció: Mellékletek\Bemutató\óraterv.ppt
1. Adatbázis megnyitása A MS-Access elindítása után nyissuk meg az elızı órán elmentett adatbázist (Dokumentumok könyvtárban található elso adatbázist). Az eszköztáron kattintsunk a megnyitás gombra, majd a megjelenı párbeszédablakban adjuk meg az adatbázis helyét és nyissuk meg az adatbázist.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
101
2. Beviteli maszk Nyissuk meg a Tulajdonos táblát tervezı nézetben. A mezıtulajdonságok között található a beviteli maszk.
Rendeljünk beviteli maszkot a telefonszámok mezıhöz. A beviteli maszk egy a felhasználó által megadott mezıbe történı adatbevitelt segítı formátum.
Álljunk rá a Tulajdonos tábla Otthoni telefon mezıjének Beviteli maszk tulajdonságára. Kattintsunk a sor melletti három pontot ábrázoló gombra. Ekkor elindul a Beviteli maszk Varázsló.
A párbeszédablakban válasszuk a Telefonszám-ot, majd kattintsunk a Lista szerkesztése gombra.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
102
Ebben a lépésben definiálhatjuk egyéni beviteli maszkunkat, majd a Bezárás és Befejezés gombokra kattintva lépjünk ki a Beviteli maszk varázslóból.
Ennek a tulajdonságnak a beállítása arra szolgál, hogy formázó karaktereket jelenítsünk meg a mezıben, ezzel is biztosítva, hogy a bevitt adatok megfeleljenek a megadott maszknak.
A beviteli maszk legfeljebb három, egymástól pontosvesszıvel elválasztott részt tartalmazhat, amelyek közül az elsı a formátumot, a második a formázó karakterek tárolását szolgáló vezérlıszám karaktert, míg a harmadik részben a maszkban kitöltendı helyeket jelölı karaktert tartalmazza.
Lássuk a részünkrıl felhasznált adatbeviteli maszk magyarázatát:
\(00”)”000\-0009;;_
• A \ jel arra utal, hogy az ıt követı karakter változatlanul jelenjen meg. • Ezt követi a két 0, amely szerint számjegy bevitel kötelezı. • Ezt követi a idézıjelek közé rakott zárójel, majd a telefonszám elsı három
karaktere (szám, megadása kötelezı), amit a \ jellel bevezetett ”-” jel követ (vagyis változatlan formában kerül kiírásra).
• Legvégül a telefonszám utolsó karakterei következnek, ahol a 0 helyére kötelezı az érték megadása, míg a 9-es számjegy vagy szóközt vár, de a megadása nem kötelezı.
• A második argumentumban nem adtunk meg semmit, tehát nemcsak az értékek, hanem a formázó karakterek is tárolásra kerülnek.
• A harmadik argumentum pedig tartalmazza a beviteli maszkban a hely jelölı karakter.
Beviteli maszkban használható karakterek 0 Számjegy (0-9, kötelezı bejegyzés) 9 Számjegy vagy szóköz # Számjegy vagy szóköz. Az üres
helyek szóközzé konvertálódnak. L Bető (A-Z, kötelezı bejegyzés) ? Bető (A-Z, nem kötelezı) A Bető vagy szám (kötelezı) a Bető vagy szám (nem kötelezı) & Bármilyen karakter vagy szóköz
(kötelezı)
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
103
C Bármilyen karakter vagy szóköz (nem kötelezı)
< Az összes következı karakter kisbetős lesz
> Az összes következı karakter nagybetős lesz
! A mezıbe beírt adatot jobba rendezi \ A jelet követı karaktert beszúrja a
mezı megfelelı pozíciójára
Elsı táblánk ezzel el is készült.
3. Mezıtulajdonságok leírása és beállítása • Mezıméret: Egy szövegmezı mérete szöveg esetében 1 és 255 karakter
közötti lehet. A mezıméretet a lehetı legkisebbre állítsuk, mert így kevesebb memóriát igényel és gyorsabban feldolgozható. Számok esetében a következı értékek állíthatók be: bájt, egész, hosszú egész, egyszeres, dupla.
• Formátum: A Számok és Pénznem típusú mezık esetében beállítható több formátum is (általános szám, pénznem, százalék, tudományos). A Dátum/Idı estében lehet általános, hosszú, egyszerő stb. dátum. Az Igen/Nem esetén lehet Igen/Nem, Igaz/Hamis, Be/Ki értékek. A Formátum mezıben használhatjuk a beviteli maszknál ismertetett karaktereket.
• Tizedeshely: Szám és Pénznem típusú mezık esetében a kijelzendı tizedeshelyek száma adható meg. Az alapértelmezés Auto.
• Adatbeviteli maszk: Segítségével az adatbevitel tehetı egyszerőbbé, biztonságosabbá. Beviteli maszk létrehozható varázslóval vagy egyénileg.
• Cím: Ha kitöltjük ezt a mezıt, az oszlopazonosító ezt a nevet fogja megjeleníteni, ha üresen hagyjuk, abban az esetben az oszlopazonosító a mezınévként megadott érték lesz.
• Alapértelmezett érték: Bizonyos esetekben, ahol tudjuk, hogy a mezıértékek valószínőleg ugyanazokat az értékeket tartalmazzák, célszerő ezt a tulajdonságot beállítani. Ezáltal az adatbevitel során a beviteli idı jelentısen lecsökkenthetı.
• Kötelezı adatbevitel: Ahhoz, hogy a késıbbiekben is megtaláljuk a kapcsolt mezık segítségével adatainkat, törekedni kell, hogy a fontos szerepet betöltı mezık ki legyenek töltve.
• Nulla hosszúság engedélyezése: Ha Igen-re állítjuk, akkor megengedett a nulla hosszúságú karakterlánc bevitele, különben nem.
• Érvényességi szabály, érvényesítési szöveg: Egyszerő vagy összetett logikai kifejezéseket adhatunk meg benne, a felvitt értékeknek ezzel egyezniük kell.
• Index létrehozása: Segítségével sokkal gyorsabbá tehetjük rendezéseinket. Az index valójában egy belsı táblázat, amely tartalmazza az indexelt mezı értékeit, valamint azok elıfordulási helyeit. Nem jelenti a bevitt rekordok fizikai sorrendjének megváltoztatását, csak azt, hogy az indextáblázat alapján az Access rendezetten jeleníti meg az adatokat.
4. Táblatulajdonságok megadása Nemcsak a mezıknek, hanem a tábláknak is vannak tulajdonságai, ezek beállíthatók a Nézet menü Tulajdonságok parancs segítségével.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
104
A Leírás segítségével a tábla írható le.
Érvényességi szabály és Érvényesítési szöveg is megadható a mezıtulajdonságoknál megszokott módon. Amikor az érvényességi szabállyal egy másik mezıre, vagy egy másik táblában található mezıre hivatkozunk, ezen a helyen kell megadni a feltételeket.
A Szőrı beállításával elérhetı, hogy az adatoknak csak egy része jelenjen meg.
A Rendezés segítségével beállítható, hogy a megadott rekordokat milyen rendezési elv szerint szeretnénk látni.
5. A tábla megtekintése Tervezési nézetben A mezık, mezınevek, mezıtulajdonságok és egyéb beállítások megtárgyalása után nézzük meg, hogyan néz ki az imént létrehozott tábla Tervezı nézetben.
III. Az órán tanultak összefoglalása
Adatbázis megnyitásának módja. Beviteli maszk létrehozásának lehetıségei MS-Accessben. A mezıtulajdonságok beállításnak lehetıségei. A táblák tulajdonságainak beállításának lehetıségei. IV. Az óra befejezése
Felhívom a figyelmet, hogy a számítógépet mindenki kapcsolja ki, és tegye helyére a székét. Ha e teremben a rend helyreállt a tanulók elhagyhatják az osztálytermet.
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
105
FELADATOK
Ez a fejezet gyakoroló és tudásfelmérı feladatokat tartalmaz. A feladatok alapvetıen
kéttípusúak:
• Tesztfeladatok
• Accessben megoldandó feladatok
A tesztfeladatok segítségével bizonyosságot szerezhetünk arról, hogy sikeres volt –e az
Access adatbázis-kezelı rendszer elsajátítása. Az Accessben megoldandó feladatok a
tudásfelmérın túl gyakorolása is alkalmasak.
Minden feladathoz megoldást is mellékeltem. Ezáltal ellenırizhetı a feladatok
megoldásának helyessége.
TESZTFELADATOK
Alapfogalmak Mellékletek\Feladatok\Teszt\alapfogalmak.doc
Adattípusok, mezıtípusok Mellékletek\Feladatok\Teszt\típusok.doc
Adminisztrálás Mellékletek\Feladatok\Teszt\adminisztrálás.doc
Bevitel, módosítás, törlés Mellékletek\Feladatok\Teszt\bevitel.doc
Keresés, rendezés, lekérdezés Mellékletek\Feladatok\Teszt\keresés.doc
(minden feladatsor végén található megoldás)
ACCESSBEN MEGOLDANDÓ FELADATOK
1. feladat leírás Mellékletek\Feladatok\Access\1.feladat\1.leírás.doc
megoldás Mellékletek\Feladatok\Access\1.feladat\foci.mdb
2. feladat leírás Mellékletek\Feladatok\Access\2.feladat\2.leírás.doc
megoldás Mellékletek\Feladatok\Access\2.feladat\lakás.mdb
3. feladat leírás Mellékletek\Feladatok\Access\3.feladat\3.leírás.doc
forrás Mellékletek\Feladatok\Access\3.feladat\Elado_ingatlanok_listaja.txt
megoldás Mellékletek\Feladatok\Access\3.feladat\Ingatlanok.mdb
4. feladat leírás Mellékletek\Feladatok\Access\4.feladat\4.leírás.doc
forrás Mellékletek\Feladatok\Access\4.feladat\Raktarkeszlet.txt
megoldás Mellékletek\Feladatok\Access\4.feladat\közért.mdb
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
106
5. feladat leírás Mellékletek\Feladatok\Access\5.feladat\5.leírás.doc
forrás Mellékletek\Feladatok\Access\5.feladat\Hanglemez_Access.xls
megoldás Mellékletek\Feladatok\Access\5.feladat\Lemezbolt.mdb
6. feladat leírás Mellékletek\Feladatok\Access\6.feladat\6.leírás.doc
forrás Mellékletek\Feladatok\Access\6.feladat\Autok.xls
megoldás Mellékletek\Feladatok\Access\6.feladat\autók.mdb
7. feladat leírás Mellékletek\Feladatok\Access\7.feladat\7.leírás.doc
forrás Mellékletek\Feladatok\Access\7.feladat\Egeszseg_forrás.mdb
megoldás Mellékletek\Feladatok\Access\7.feladat\Egeszseg.mdb
Adatbázis-kezelés – A MS Access módszertana
107
IRODALOMJEGYZÉK
1. Az adatbázistervezés alapfogalmai és alapjai: Kovács Nándor, Gimnázium,
Mőszaki Szakközépiskola és kollégiuma Újszász 1997.
2. Az adatbázis-tervezés alapjai és titkai: Halassy Béla, IDG Magyarországi
Lapkiadó Kft., 1994.
3. Adatbáziskezelés: Dódáné Dr. Szép Ibolya, Farkas Attila, 2F Iskola, 2000.
4. Számítástechnikai Példatár: Kurczenbergerné Bodor Csilla, 2F Iskola, 2000
5. Adatbázis-kezelés Microsoft Access XP Tananyag: Informatikai és Hírközlési
Minisztérium, URL=http://ebookz.hu/
6. Információtechnológia – Access XP a gyakorlatban: Kıvári Zsolt, Szókratész
Külgazdasági Akadémia, Budapest 2004
7. Adatbázis-kezelés Access XP-vel Tananyag: Információs Magyarország,
Miniszterelnöki Hivatal Informatikai kormánybizottság, URL=http://ebookz.hu/
8. Informatikai füzetek – Adatbáziskezelés 6.: Bártfai Barnabás, BBS-E Betéti
Társaság, Budapest 2000
9. Access 2000: dr. Péterfy Kristóf, LSI Oktatóközpont, Budapest 2000
10. http://www.microsoft.com/hun/