A projektmenedzsment alapjai
Sz{madó Róza
A menedzsment definíciója
A menedzsment az ellenőrzés, ir{nyít{s, tervezéskészsége és gyakorlata; „meghat{rozott céllal történőir{nyít{si, vezetési tevékenység”. M{smegfogalmaz{sban: az embereknek és erőforr{soknakegy bizonyos céllal történő tervezésére, szervezésére ésmobiliz{l{s{ra ir{nyuló erőkifejtés.
A menedzsmentet úgy is defini{lhatjuk, mint annakbiztosít{s{t, hogy a kitűzött célok eléréséhez aszükséges erőforr{sok felhaszn{l{sa leghatékonyabb éslegeredményesebb módon történjen.
A projektmenedzsment célja / feladata
A projekt menedzsment és a minőség biztosít{s célja, hogy azadott feladatot a tervezett hat{ridőre, az előre meghat{rozottminőségben és költségkereten belül valósítsuk meg. A projektmenedzsment és a minőségbiztosít{s keretében {ltal{ban azal{bbi fő feladatokat kell elvégezni:
•projekt terjedelmének kontroll{l{sa
•projekt idő/ütemezés menedzselése
•projekt költségek kontrollja
•minőségbiztosít{s
•projekt hum{nerőforr{s menedzsment
•projekt kommunik{ció menedzselése
•kock{zatkezelés
•v{ltoz{sok-menedzselése
•szolg{ltat{sok- és {rubeszerzés menedzselése
A projektmenedzser legyen
De mindenekelőtt jó embernek kell maradniuk !
A Leader típusú részvételen, partnerségen alapuló programok specialit{sa,hogy új típusú bizalmon alapuló együttműködést kell kialakítani, l{tszólageltérő érdekeket egy platformra helyezni és a kidolgozott stratégi{tkonszenzusos alapon végrehajtani és működtetni.
Szervező Stratéga
Motiv{ló Forr{sszervező
Aktivista L{tnok
Közösségi munk{s Szoci{lis munk{s
Tan{r és tanuló
Mit jelent a „projekt menedzselése"?
A kivitelezés és menedzsment megfelelő tervezése és megvalósít{sa sor{n kiemelt figyelmet igényel:
- az integr{lt kezdeményezések és részletes cselekvési tervek kidolgoz{sa,
- szükséges erőforr{sok és technikai t{mogat{s biztosít{sa
- az érintettek kapacit{s fejlesztése
- alkalmazott elj{r{sok kidolgoz{sa és a szükséges menedzsment struktúr{k létrehoz{sa
- kivitelezési folyamatok felügyelete
A teljes program sor{n minden lépésnél kritikus megvalósít{si és siker tényező az érintettek elkötelezettségének fenntart{sa
Ki menedzsel?
Ahelyi akciócsoport kijelöli/megv{lasztja tagjai közül a
- Vezető szervezetet
- Gesztort (munkaszervezet)
- Helyi Bír{ló és Monitoring Bizotts{g tagjait
- Egyéb bizotts{gok tagjait (szükség szerint)
(Képzők – képzése, 2005., „A magyarorsz{gi LEADER+ intézkedés
tartalmi elemei és alkalmaz{s{nak szab{lyai" - Kocsondi Tam{s előad{sa)
A projekt sikerességének nyolc oka
1. A szervezeti struktúra megfelelő a projekt-munkacsoport sz{m{ra.
2. Amunkacsoport részt vesz a tervezésben.
3. Amunkacsoport elkötelezett az ütemterv kialakít{s{ra.
4. Amunkacsoport elkötelezett egy re{lis költségvetés elkészítésére.
5. A projekt köré megfelelő h{lózatot terveznek, és nem engedik,hogy a projekt kezdete és vége maga a projektterv legyen.
6. A munkacsoport kihaszn{lja a szervezet bürokr{ci{ja, politik{i éselj{r{sai {ltal nyújtott lehetőségeket, nem pedig ellenük dolgozik.
7. Amunkacsoport speci{lis és re{lis projekt-célkitűzéseket fogad el.
8. Amegcélzott közösséget a projekt kezdetétől bevonj{k.
Szerepek és feladatok
Stratégai menedzsment feladata:
1. meghat{rozza és fenntartja a csapat {ltal közösen v{llaltjövőképet (víziót)
2. {tfogó ir{nyvonalat dolgoz ki és biztosítja annak megvalósul{s{t
3. stratégiai tervezés és fejlesztés, új ötletek befogad{sa
Feltételek:
1. vil{gos, elérhető, közös célkitűzések
2. megfelelő erőforr{sok felkutat{sa, biztosít{sa
3. a céloknak megfelelően a munka rendszeres értékelése
4. a megfelelő kommunik{ció és döntéshozatal biztosít{samindezen elj{r{shoz
A menedzser feladata
Ő menedzseli a
•munkat{rsakat
•inform{ciót és kommunik{ciót
•pénzügyeket
•erőforr{sokat
•munk{t
A projekt buk{s{nak nyolc oka
1. Nem megfelelő hat{skör
2. A munkacsoport kellő bevon{sa és megalapozotttervezés hi{nya
3. A munkacsoportot nem vonj{k be, ha problémamerül fel
4. Nem megfelelő kommunik{ciós készségek
5. Nem megfelelő gyakorlati készségek
6. Nem megfelelő adminisztr{ciós készségek
7. Irre{lis időbeni ütemezés
8. Nem vil{gos (közös) célok
A kísérleti program tanuls{gai
Fő problém{k és nehézségek:
- elégtelen emberi erőforr{sok valamennyi szinten,
- tapasztalatlans{g helyi szinten a közpénzek adminisztr{ciój{valkapcsolatban,
- szkepticizmus, alacsony motiv{lts{g és kezdeményező készség,
- alacsony projekt-gener{l{si, közösség fejlesztési aktivit{s,
- egyes projekt gazd{k megvalósít{si és pénzügyifegyelmezetlensége,
- a fejlesztések nem minden esetben voltak LEADER szerűek.
(LEADER Hírlevél, 1. sz{m, VÁTI Kht ; 2004. )
A projekt megvalósít{sa
V{laszt kell adnunk az al{bbi kérdésekre:
Mivel? Kivel?
Mikor? Hol?
Hogyan?
A projekt olyan ötlet, amelyet megvalósíthatóv{ alakítottak az alapostervezéssel, és amit végre fognak hajtani. A tervezést követően elkezdődhet amunka. Ez a két f{zis néha {tfedi egym{st, mert a tervezés egyes részei m{r-m{r megvalósít{snak sz{mítanak.
Területek
1.Az erőforr{sok menedzselése
2.Együttműködés a partnerekkel
3.Kommunik{ció, inform{ció{tad{s
4.Nyomon követés
A projekt megvalósít{s{val kapcsolatos kock{zatok fő típusai
•A projekt megvalósít{s{val kapcsolatoskock{zatok
•A projektet megvalósító cég (szervezet)működésével kapcsolatos kock{zatok
•A kitűzött célok (indik{torok) teljesülésévelkapcsolatos kock{zatok