1
ปฏบตการท 4 การใชงานโปรแกรมไมโครซอฟทเอกเซล (Microsoft Excel) วตถประสงค
เพอใหนกศกษาสามารถใชงานโปรแกรมไมโครซอฟทเอกเซลไดในระดบเบองตน และสามารถน าไปประยกตใชงานไดจรง 1. หลกการ ปจจบนโปรแกรมประเภทสเปรดชด (Spreadsheet) หรอโปรแกรมตารางค านวณ ก าลงไดรบความนยมเปนอยางมาก โดยเฉพาะไมโครซอฟทเอกเซลซงเปนโปรแกรมประยกตหนงทอยในชดไมโครซอฟตออฟฟศ มความเหมาะตอการน ามาใชงานทมการค านวณในดานตางๆ เชน การค านวณเลขทว ๆ ไป, การค านวณคาทางสถต, ดานการเงนการบญช, ค านวณเกยวกบวนท และยงมความสะดวกตอการสรางเอกสารประเภทตาราง ตลอดทงยงสามารถอ านวยความสะดวกส าหรบการใชงานเปนอยางมาก เชน มระบบปอนขอมลอตโนมต (Auto fill), สรางสตรในการค านวณอยางรวดเรวดวย Function Wizard, สรางกราฟและแกไข-ปรบปรงไดอยางรวดเรวดวย Chart Wizard ท าใหสามารถเนรมตกราฟไดหลายรปแบบ เชน กราฟเสน, กราฟแทง, กราฟวงกลม, กราฟพนท ทงในลกษณะภาพ 2 มต และภาพ 3 มต เปนตน นอกจากนนยงมความสามารถในการจดการขอมลเบองตนไดอยางมประสทธภาพ เชน การเรยงขอมล, การคนหาขอมล, ท ารายงานสรปผลแบบตางๆ
เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel 1. คลกป ม Start บนแถบ Task bar 2. เลอก All Programs Microsoft Office 3. เลอก Microsoft Office Excel 2007 จะเปดใหใชงานไดทนท
สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม กอนทจะท างานกบโปรแกรม Microsoft Office Excel คณจะตองรจกกบสวนประกอบของหนาจอโปรแกรมกอน เพอจะไดเขาใจถงสวนตางๆ ทจะกลาวอางถงในหนงสอเลมนไดงายขน
แถบ Ribbon Office Button Title bar Quick Access Toolbar
Name box Formula bar
Active cell
Worksheet
2
Office Button เปนป มค าสงเกยวกบการท างานของแฟมงาน เชน New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ
Quick Access Toolbar แถบเครองมอใหคณเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมป มค าสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบเครองมอนได
Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนทคณเปดใชงานอย
แถบ Ribbon แถบทรวบรวมค าสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงายขน
Name box แสดงต าแหนงเซลลปจจบน
Formula bar แถบแสดงสตรค านวณหรอขอมลทคณพมพ
Active cell เซลลปจจบนทก าลงท างานอย
Worksheet พนทใชงานของโปรแกรม
พนทท างานของไมโครซอฟตเอกเซลเรยกวา Worksheet โดยใน 1 Sheet จะประกอบดวยบรรทดในแนวตงเรยกวา คอลมน (Column) ม 256 คอลมน และบรรทดในแนวนอนเรยกวา แถว (Row) ม 65,536 แถว การท างานในไมโครซอฟตเอกเซลจะกระท า ณ จดตดกนของแถวและคอลมน โดยขอมล 1 จ านวน จะพมพ ณ ต าแหนงทเปนจดตดกนนเสมอ และเรยกจดตดกนของแถว และคอลมนวา "เซลล (Cell)" การอางองถงเซลลจะอาศยชอเรยกทเกดจากการผสมกนของชอเรยกคอลมนตามดวยชอเรยกแถว โดยชอเรยกคอลมนจะเปนดวยตวอกษร A - Z, AA - AZ, BA - BZ, CA - CZ, ..., IA - IV ส าหรบชอเรยกแถวจะเปนตวเลข ดงนนชอเรยกเซลล จะอยในลกษณะ ชอเซลล = <ชอคอลมน><ตวเลขแถว> ตวอยางการเรยกเซลลในต าแหนงแถวท 10 คอลมน J วา J10 เปนตน
การเพมปมทลบารใน Quick Access Toolbar ป มทลบารทตองการใชงานบอยๆ คณสามารถเพมเขามาใน Quick Access Toolbar ได มขนตอนดงน 1. คลกป มลกศรลงของ Quick Access Toolbar จะปรากฏค าสง
ใหเลอกใช 2. เลอกค าสงทตองการใชบอย เชน New, Open, Print Preview,
Quick Print, ฯลฯ
การยกเลกปมทลบารใน Quick Access Toolbar ป มทลบารทเพมเขามาแลวไมตองการใชงาน คณสามารถยกเลกออกได มขนตอนดงน 1. คลกขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏค าสงใหเลอกใช
3
2. ตองการยกเลกป มทลบารใหเลอกค าสง Remove from Quick Access Toolbar
การปอนขอมล ม 3 วธ 1. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวกดป ม Enter 2. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวกดป ม Arrow key (ลกศรสทศ) ทคยบอรด
3. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวคลกป ม Enter บน Formula bar
การยกเลกขอมลทก าลงพมพ ม 2 วธ วธท 1 กดป ม Esc ทคยบอรด
วธท 2 คลกป ม Cancel บน Formula bar
การแกไขขอมล ม 3 วธ 1. เลอกต าแหนงเซลลทตองการแกไขขอมล
วธท 1 กดป ม F2 ทคยบอรด วธท 2 คลกต าแหนงทจะแกไขบน Formula bar วธท 3 ดบเบลคลกทต าแหนงเซลลนน
2. ท าการแกไขขอมล เสรจแลวกด Enter
การลบขอมล ม 3 วธ เลอกต าแหนงเซลลทตองการลบขอมล
วธท 1 กดป ม Delete ทคยบอรด
วธท 2 คลกขวาเลอกค าสง Clear Contents
วธท 3 ทแทบ Home คลกลกศรลงของป ม Clear จะปรากฏค าสงใหเลอกใช
ลบทงขอมลและรปแบบ ลบเฉพาะรปแบบ เหลอขอมลเดม ลบเฉพาะขอมล เหลอรปแบบ ลบ Comment
4
การบนทกเอกสารลงใน disk เมอคณสรางแฟมงานเสรจแลว ตองท าการบนทกขอมลลงใน disk มขนตอนดงน
1. คลกป ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรอคลกป ม Office Button เลอกค าสง หรอ Save As กได Save
2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยด
3. ทชอง Save in เลอกต าแหนงไดรฟและโฟลเดอรทตองการเกบขอมล
4. ทชอง File name พมพชอไฟล จากตวอยางนใหชอวา Salary คลกป ม Save จะไดไฟลนามสกล .xlsx
การท างานกบแผนงาน (Sheet) ปกตแฟมงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ใหใชงาน ถาตองการเพม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ มขนตอนดงน
คลกขวาชอ sheet ทตองการ จะปรากฏค าสงใหเลอกใช
แทรก/เพม sheet ใหม ลบ sheet ทเลอก เปลยนชอ sheet ยายหรอคดลอก sheet แสดง code ทเขยนในโปรแกรม Visual Basic ปองกนการแกไขขอมลใน sheet เปลยนสชอ sheet ซอน/แสดง sheet
เลอก sheet ทงหมด
5
การเลอกชวงขอมล ไมวาจะท าอะไรกตามกบขอมลใน Worksheet อยางแรกทตองท าคอ การเลอกชวงขอมล ซงมหลายวธ ดงน
วธการเลอก สญลกษณของเมาส
เลอกขอมลแบบเปนชวง วางเมาสเปนรป drag คลมขอมลทตองการ
เลอกขอมลแบบเปนชวงหางกน Drag คลมขอมลชวงแรก กดป ม Ctrl+drag คลมชวงอนๆ
เลอกขอมลทงคอลมน ทงแถว คลกสวนหวคอลมน หรอหวแถวทตองการ
เลอกขอมลหมดทง sheet คลกจดตดระหวางหวคอลมนกบหวแถว
เลอกชวงของเซลลขอมลดวยค าสง GO TO
- กดป ม F5 จะปรากฎไดอะลอก (ไปท)Go To ดงรปท 3 - พมพชวงขอมลทตองการก าหนดในชอง Reference: ดวย
A1:C15
ผลลพธทเกดขนหลงจากกดป ม ตกลง คอ
การเลอกชวงของเซลลแบบไมตอเนองกน
- เลอกชวงเซลล A1:C6 - กดป ม Ctrl คางไว - ท าการเลอกชวงเซลล F1:H6
6
การใชงานตาราง ในกรณทคณท างานกบตาราง แลวตองการแทรกขอมล หรอลบตาราง มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ เชน คอลมน C ถง E 2. คลกขวาหวคอลมน / แถว จะปรากฏค าสงใหเลอก
Insert แทรกคอลมน / แถว Delete ลบคอลมน / แถว Column Width ปรบความกวางของคอลมน Hide ซอนคอลมน / แถว Unhide ยกเลกการซอนคอลมน / แถว
หรอ ใชป มเครองมอในการท างานกได ทแทบ Home เลอกจากหวขอ Cells
ถาตองการก าหนดความกวางของคอลมน หรอความสงของแถว เปนจ านวนหลายๆ คอลมน หรอเปนจ านวนหลายๆ แถวใหมขนาดเทากนจะตองท าอยางไร?
การจดรปแบบขอมลในแผนงาน เมอพมพขอมลเสรจแลวกท าการตกแตงของมลใหสวยงาม มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แถบ Ribbon ชอ Home คลกป มเครองมอบนทลบาร
หรอจดรปแบบขอมลโดยการใชเมน มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. คลกขวาเลอกค าสง Format Cells
Number จดรปแบบตวเลข Alignment การจดวางขอความ Font ชนดของตวอกษร Border ก าหนดเสนขอบ
ใชตกแตงตวอกษร การจดวางขอความ จดรปแบบตวเลข
7
Fill ก าหนดสพนและลาย Protection ปองกนการแกไขขอมล
3. ก าหนดรายละเอยดเสรจแลวคลกป ม OK
การก าหนดรปแบบขอมลก าหนดเอง (Custom) - พมพ 5000 ในเซลล - เลอกประเภทขอมลเปน ก าหนดเอง - พมพในชองชนดดวย #,##0.00 "บาท" แลวกด ตกลง - รปแบบขอมลในเซลลจะเปลยนเปน
การปอนขอมล หลกการปอนขอมลคอ ขอมล 1 ชด จะถกปอนใน 1 เซลล โดยทขอมลประเภทขอความ (Text) จะถก
จดชดซายของเซลล ส าหรบขอมลประเภท ตวเลข (Number), วนท-เวลา (Date & Time), ผลลพธจากสตรและฟงกชนการค านวณ (Formula & Function) จะถกจดชดขวาของเซลล ขนตอนท 1 การปอนขอมลประเภทตางๆ
- จงทดลองปอนขอมลดงตอไปน
ขนตอนท 2 การปอนขอมลทมคาซ ากนในชวงทก าหนด
- ระบายแถบสคลมเซลลทตองการปอนขอมล (ก าหนดชวง) - พมพขอมลทตองการปอน จากนนกดป ม Ctrl + Enter - ทกๆ เซลลในชวง มขอมลเหมอนกน
ขนตอนท 3 การปอนขอมลทมคาซ ากนโดยวธการลากเมาส
- พมพขอมลในเซลล
- วางต าแหนงของตวชเมาสทขอบลางขวาของเซลล - กดเมาสแลวลากตามแนวนอน หรอแนวตง
8
ลากเมาส ปลอยเมาส
ขนตอนท 4 การปอนขอมลทมล าดบแนนอนโดยวธการลากเมาส 4.1 กรณขอมลประเภท วน หรอ เดอน - ปอนขอมลเรมตนเปน "มกราคม" ในเซลล - วางต าแหนงของตวชเมาสทขอบลางขวาของเซลล - กดเมาสแลวลากตามแนวนอน หรอแนวตง
ลากเมาส ปลอยเมาส
4.2 กรณขอมลประเภทตวเลข - ปอนขอมลเรมตนเปน 13 ในเซลลแรก - ปอนขอมลล าดบตอมาเปน 14 ในเซลลทตดกน - เลอกชวงของเซลลทงสอง - วางต าแหนงของตวชเมาสทขอบลางขวาของเซลลทสอง - กดเมาสแลวลากไปตามแนวทก าหนด
ลากเมาส ปลอยเมาส
จงทดลองปอนขอมลดงตอไปนดวยวธการเตมอตโนมต
ถานกศกษามขอมลประเภทอนซงมล าดบทแนนอน และนอกเหนอจากขอมลประเภท วน/เดอน จะตองท าอยางไรจงจะเตมขอมลดงกลาวไดดวยวธการเตมอตโนมต
การจดรปแบบแบบมเงอนไข
9
บางครงคณตองการก าหนดเงอนไขในการจดรปแบบขอมล เชน ตวเลขของเงนเดอนพนกงานใหเปนสน าเงนเฉพาะคนทเงนเดอนไมเกน 8000 ใหใชเรองของ Conditional Formatting มขนตอนดงน
1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ จาก ตวอยางเงอนไขดานบน ใชชวงขอมล
ของ Salary ไมรวมหวขอ
2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกป ม
3. จะปรากฏค าสงใหเลอกใช
ในทนเลอกค าสง New Rule จะปรากฎไดอะลอกบอกซ New Formatting Rule เลอก
Format only cells that contain ก าหนดเงอนไขเอง จากตวอยางเลอกเปน Cell Value less than or equal to 40000 คลกป ม Format เลอกรปแบบตวอกษรทตองการ คลกป ม OK
Highlight เซลลทตรงตามเงอนไขทก าหนด แสดงขอมลตวเลข 10 อนดบสงสดหรอต าสด แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนแบบกราฟแทง แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนดวยสตางๆ แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนดวยสญลกษณไอคอน สรางเงอนไขเอง ลบเงอนไขทไมตองการใชงาน จดการกบเงอนไขทก าหนด
10
การเปลยนเงอนไขหรอรปแบบทก าหนด หลงจากคณก าหนดเงอนไขในการจดรปแบบขอมลแลว ตองการเปลยนเงอนไขจากเดม เปน ตวเลขของเงนเดอนพนกงานใหจดรปแบบโดยเปลยนสพนเปนสเหลอง เฉพาะคนทเงนเดอนตงแต 30000-50000 คณสามารถแกไขได โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลเดมทท าการจดรปแบบไว
2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกป ม
3. เลอกค าสง Manage Rules คลกป ม Edit Rule
3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Edit Formatting Rule ใหแกไขรายละเอยด เสรจแลวคลกป ม OK
การลบรปแบบขอมลทก าหนดเงอนไข ชวงขอมลทมการจดรปแบบตามเงอนไขทตงไว เมอไมไดใชงานแลว คณสามารถท าการยกเลกเงอนไขนนได โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลเดมทท าการจดรปแบบไว 2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกป ม
11
3. เลอกค าสง Clear Rules
ในทนเลอกค าสง Clear Rules from Selected Cells
การคนหาเซลลทมการจดรปแบบตามเงอนไข 1. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Editing คลกป ม 2. เลอกค าสง Conditional Formatting
3. จะแสดงชวงขอมลทมการก าหนดเงอนไขใหทนท
การสรางกราฟ ขอมลในโปรแกรม Excel สวนใหญจะเปนขอมลเกยวกบตวเลข ถาคณน าตวเลขเหลานนมาแสดงเปนกราฟจะท าใหขอมลของคณดงายขน มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการน ามาสรางกราฟ
2. คลกแทบ Insert เลอกประเภทของกราฟจากหวขอ Chart จากตวอยางเลอกแบบ Column
3. จะปรากฏรปแบบยอยใหคลกเลอกไดทนท
4. จากนน จะแสดงรปกราฟทสรางไว พรอมกบแถบ
Ribbon ชอ Chart Tools หวขอ Design ให
12
ก าหนดรายละเอยดเพมเตม
การเปลยนชนดของกราฟ หลงจากสรางกราฟเสรจแลว ตองการเปลยนแบบกราฟใหม คณสามารถท าได มขนตอนดงน 1. เลอกกราฟทตองการเปลยนรปแบบ 2. แถบ Chart Tools Design หวขอ Type คลกป ม 3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Change Chart Type ใหคลกเลอกแบบทตองการ
การลบกราฟ กราฟทไมใชแลว ตองการลบออก มขนตอนดงน
คลกกราฟทตองการลบ กดป ม Delete ทคยบอรด
แบบฝกหด
1. จงสรางตารางและปอนขอมลตามตาราง (ท าใน Sheet 1 ) แลวบนทกชอ D:\date_ex.XLS
วนจนทร ฿10.00 Monday มนาคม ม.ค. March Mar 001 1/1/02 1 มกราคม 2545
วนจนทร ฿11.00 Tuesday เมษายน เม.ย. April Apr 002 2/1/02 2 มกราคม 2545
วนจนทร ฿12.00 Wednesdayพฤษภาคม พ.ค. May May 003 3/1/02 3 มกราคม 2545
วนจนทร ฿13.00 Thursday มถนายน ม.ย. June Jun 004 4/1/02 4 มกราคม 2545
วนจนทร ฿14.00 Friday กรกฎาคม ก.ค. July Jul 005 5/1/02 5 มกราคม 2545
วนจนทร ฿15.00 Saturday สงหาคม ส.ค. August Aug 006 6/1/02 6 มกราคม 2545
วนจนทร ฿16.00 Sunday กนยายน ก.ย. September Sep 007 7/1/02 7 มกราคม 2545
13
2. จงสรางตารางเรยนของนสตในภาคการศกษาน (ท าใน Sheet 2 ) แลวบนทกชอ A:\Table_ex.XLS ตวอยาง
ปการศกษา 2546 ภาคปลาย
3. ถาขอมลในเซลลเปน ######## มสาเหตมาจากอะไร และจะแกปญหาอยางไร 4. ใหเปลยนชอแผนงานท 2 (Sheet 2) เปน My Sheet และยายไปไวเปนกระดาษแผนแรก 5. จงอธบายป มตอไปน 6. จากขอมลตอไปนน าไปใชสราง กราฟแทง
วน\เวลา 8.00-9.00 9.00-10.00 10.00-11.00 11.00-12.00 12.00-13.00 13.00-14.00 14.00-15.00 15.00-16.00 16.00-17.00
จนทร
องคาร
พธ
พฤหสบด
ศกร
เสาร
อาทตย
Intro. Comp (LAB)
English I
Intro. Comp (LEC)
MathematicI
0
200
400
600
800
มกราคม มนาคม พฤษภาคม
คาน า
คาไฟ
คาโทรศพท
Recommended