ACCIÓN FORMATIVA:
EFICIENCIA Y GESTIÓN DEL TIEMPO
Plan Formación IMAP 2006
¿QUÉ DIFICULTADES PARA GESTIONAR VUESTROS RECURSOS
CORRECTAMENTE?
INERCIA
IDEALISMO
ASUNCIÓN DE RESPONSABILIDADES
EQUIPO DIRECTIVO
FALTA DE AUTONOMÍA
LAS NORMAS
URGENCIAS
FALTA DE COORDINACIÓNRECURSOS
HUMANOS
MALA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
INMEDIATEZ
RESISTENCIA AL CAMBIO
LA RUTINA
INTERRUPCIONES
MIEDO A CAMBIAR Y EQUIVOCARSE
Control indirecto
ControlDirecto
Círculos de influencia personal
Inexistencia control
Áreas de influencia
¿Cómo actuamos a diario?
REACTIVO PROACTIVO
Mejorar mi proactividad implica ….
….. Tomar la inciativa y …..
….. Trabajar en lo único sobre lo que tengo control:
YO MISMO.
Fallos a la hora de reconocer y reaccionar ante un cambio
Consecuencias habituales en situaciones de incertidumbre y presión
Falta de comunicación
Expectativas y objetivos poco claros
Falta de planificación
Necesidades y demandas conflictivas y/o inesperadas
Recursos insuficientes
Perfecciones y chapuzas
OBJETIVOS
RESULTADOS
ANALIZAR
ORGANIZAR Y PLANIFICAR
OPTIMIZAR Y SIMPLIFICAR
Eficacia
Eficien
cia
Acciones clave de cualquier sistema efectivo de gestión personal
Administrar nuestras prioridades
Concentrarse en los resultados
Mejorar nuestra planificación
Utilizar el tiempo de forma más eficiente
Cuidarse
Urgente
Importancia
A (Hacer ya)
B (Hacer pronto)
C (Puede esperar)
3 Baja
2 Media
1 Alta
¿CUÁLES SON MIS CRITERIOS DE DECIÓN?
Determinar prioridades
Acciones clave de cualquier sistema de gestión personal
Determinar el orden de importancia de las tareas y proyectos en situaciones de sobrecarga.
Decidir que se debe hacer primero
Decidir que se debería hacer pronto
Decidir que se puede dejar de lado sin que
produzca consecuencias
¿Qué tareas producirán la mayor rentabilidad de su inversión de tiempo?
¿Qué tareas son críticas para sus objetivos personales y profesionales?
¿Qué tareas beneficiarán más a su empresa?
¿Qué tareas le parecen más importantes a su jefe?
¿Qué tareas puede hacer solamente usted?
Decidir qué entra dentro de la categoría “Debo hacer”
Todos los asuntos que se deben resolver pero que no son tan apremiantes como las tareas “Debo hace”.
Cualquier cosa que se pueda dejar de lado sin consecuencias.
Cualquier asunto que pueda delegarse
Las demandas de su tiempo que hacen los demás y que son inadecuadas o poco reflexivas
Cualquier cosa que tenga que hacer para otros y que las personas puedan hacer por sí misma
Decidir que entra dentro de la categoría
“Debería hacer” o “Debería dejar de lado”
Estrategias para afrontar varias prioridades que rivalicen entre sí
Identificar a las personas implicadas o que se puedan ver afectadas por el resultado
de una tarea o proyecto
Determinar como puede afectarles el que se cumpla o retrase un plazo
Si fuera necesario involucrar a la gente clave en el proceso de establecer
prioridadesAdoptar medidas para asegurarsede que las personas clave sean informadas sobre los cambios en las prioridades que puedan
afectarles
CONCENTRÁNDONO EN EL PAPEL QUE JUEGAN
OTRAS PERSONAS
Estrategias para afrontar varias prioridades que rivalicen entre sí
Identificar los resultados de hecho que se necesitan
Buscar métodos alternativos para obtener esos resultados.
Decidir cual es el modo más rápido y fácil para conseguirlos.
Clasificar los resultados en sus correspondientes categorías
Identificar los resultados que sean cruciales y determinar cuales de los restantes resultados son los más urgentes.
CONCENTRÁNDONO EN LOS RESULTADOS
Segunda clave de cualquier sistema de gestión personal
Utilizar los recursos disponibles de forma más efectiva
Buscar oportunidades para delegar
Buscar atajosCanales de colaboración
y cooperación
Búsqueda de atajos
Averigüe lo que otros han hecho en situaciones similares Evite actividades innecesarias Agrupe actividades similares Desarrolle rutinas para asegurarse de que el trabajo en curso se hace Busque consejo para conseguir avanzar más rápidamente y trabajar más eficazmente
Delegue trabajo
Identifique lo que debe hacer usted mismo y lo que puede delegar Conozca a la persona sobre la que delega
Comunique sus expectativas claramente y confirme su entendimiento Aporte estructura, fomente la participación y proporciones feedback Controle el trabajo delegado
Acciones clave de cualquier sistema de gestión personal
Preparar estrategias para controlar el estrés
Conseguir ayuda Pedir consejo
Volver a evaluar las prioridades
Dedicar tiempo a uno mismo, comer bien, dormir lo
suficiente y hacer ejercicio
Proteger su vida personal
Segunda clave de cualquier sistema de gestión personal
Desarrollar planes de trabajo y programas que hagan el mejor uso de lo recursos disponibles
Requiere varias actividades o etapas
Implica a otros
Requiere recursos sustanciales
Requiere comprobaciones de sus progresos
Está sujeto a retrasos o problemas
Tiene un plazo fijo o difícil de cambiar
¿C
UÁ
ND
O?
Elementos clave de un plan de acción
¿QUÉ y CUÁNDO? ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?
¿QUÉ NECESITO Y CÓMO LO OBTENDRÉ?
¿CON QUIÉN Y DE QUÉ MODO?
¿QUÉ SE PUEDE PREVER?
¿QUÉ FACTORES PUEDEN INFLUIR?
¿QUÉ ESTRUCTURA?
LA PLANIFICACIÓN FORMAL
2. Haga una lista de tareas cotidianas junto con sus respectivos tiempos
3. Calcule el tiempo necesario para cada actividad en cada plan de acción. Establecer fecha de finalización de cada actividad.
4. Calcule el “tiempo aparte” y el tiempo personal que necesitará cada día y cada semana.
1. Seleccione un periodo del calendario
Cómo hacer un programa
5. Haga un borrador, evitando programa una actividad detrás de otra. Deje al menos de 5 a 15 minutos entre una y otra. Deje de vez en cuando tiempos abiertos de 2 a 4 horas.
6. Ajuste el programa hasta que todo encaje, asegurando haber dejado tiempo abierto y personal
7. Pasarlo a limpio y mantenerlo en un lugar de fácil accesibilidad visual
8. Revise periódicamente el programa.
LA DELEGACIÓN EFECTIVA
BENEFICIOS DE LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES
Respecto a la Organización
Respecto al gerente que delega
Respecto al colaborador
Mejora la comunicación vertical
Se podrá descentralizar mejor
Facilitará reorganizaciones y promociones
Dispondrá de más tiempo
Podrá dedicarse a actividades más gerenciales
Trabajará más relajado
Estará más motivado
Aprenderán y se desarrollarán más
Tendrán más confianza en su superior
¿QUÉ DEBEMOS DELEGAR? Lo que la otra persona sepa hacer Las actividades secundarias para nuestro propio
trabajo El control de los detalles prácticos de la gestión Lo que pueda suponer una formación o desarrollo
para el colaborador
¿QUÉ DEBEMOS DELEGAR?
LA DELEGACIÓN EFECTIVA
Las orientaciones fundamentales a medio y largo plazo
El liderazgo del grupo El control de los detalles prácticos de la gestión Aspectos motivacionales y disciplinarios (premiar,
felicitar, reprender, sancionar
¿QUÉ SE PUEDE DELEGAR?
FUNCIONESTAREAS
RESPONSA-BILIDADES
OBJETIVOS
DECISIONES
MOTIVACIÓN
DIRECTRICES PARA LA DELEGACIÓN EFECTIVA
1. Determinar que es lo que se va a delegar
¿Qué responsabilidades específicas quiero delegar?
2. Delegar en términos del resultado que se desea obtener
¿Qué resultado es necesario?
3. Confirmar que entiende claramente su responsabilidad
¿Sabe lo que tiene que hacer?
4. Comunicar el grado de autoridad sobre las tareas delegadas
¿Qué grado de autoridad he proporcionado?
DIRECTRICES PARA LA DELEGACIÓN EFECTIVA
5. Confirmar que entiende el grado de autoridad
¿Qué grado de autoridad has recibido?
6. Establecer un plazo de tiempo para completar las tareas
¿Cuándo debe esta finalizada la tarea?
7. Establecer un programa de seguimiento
¿Cuándo valorar el grado de progresión hacia la consecución de la tarea?
8. Ajustarse al programa de DELEGACIÓN
¿Qué es lo qué puedo hacer para apoyarte?