Download pdf - Advanced Excel Training (2012)

Advanced Excel Training

STP&I Public Company Limited Information Technology Section Administrative Department

1


ธราพล เมนค า [email protected] | [email protected] Senior ERP Development Analyst STP&I Public Company Limited

Microsoft®

Office Specialist Master

Topics

1. Excel Basic

2. Function & Formula

3. Chart

4. Excel Report

5. PivotTable

6. Macro

7. Workshop

1. Excel Basic

1.1 การอางองเซลล (Cell Reference)

- $A$1 Fix เซลลนไว (เมอ Copy สตรไปใชตอ สตรจะอางองมาทเซลล $A$1)

- $A1, A$1 Fix คอลมน หรอ แถว

- กดปม F4 เพอให Excel เปลยนเครองหมาย $ ให

1.2 การตงชอใหกบเซลลหรอตาราง (Name)

- ใชกบไฟลทใชเปนประจ า หรอสตรทมการอางองซ าๆ

- ตงชอ เลอกเซลลหรอตารางทตองการ แลวพมพชอทตองการใน Name Box

- เอาชอไปใช F3

- แกไขชอ แทป Formulas Name Manager



2

- Dynamic Range

- =OFFSET($A$1, 0, 0, COUNTA($A:$A), 2) ตารางม 2 คอลมน

- =OFFSET($A$1, 0, 0, COUNTA($A:$A), COUNTA($1$1))

1.3 Tips

- ชอไฟล ชท หรอ Range Name (ชอทต งใหกบชวงเซลล) ตงเปนภาษาองกฤษ ตงชอใหสอความหมายและสน

เพราะจะท าใหการอางองถงชอไฟลหรอชทท าไดงาย

- การเคาะ Spacebar แสดงชองวางใน Excel ควรเคาะแค 1 เคาะ (เชน ชอ-นามสกล) เนองจากทกชองวาง คอ

1 ตวอกษร จะสงผลในการอางอง เปรยบเทยบคา

- หลกเลยงการ Merge Cell ในตารางขอมล จะท าใหไมสามารถใช Paste Values หรออางองสตรหรอ

PivotTable จะท าไดยาก

- ใหเลอกชวงเซลลทตองการ > คลกขวาเลอก Format Cells > เลอกแทป Alignment > ก าหนด

Text Alignment: Horizontal เปน Center Across Selection

- เมอเขยนสตรตางๆ

- ใหลองทดสอบกบตวอยางหรอเงอนไขทเขาใจไดงายกอน เชน A+B > 100 (ดกวา A+B > 105.29)

- ทดสอบเงอนไขในหลายๆ รปแบบ (คาบวก ลบ ศนย หรอตวอกษร) เพอดวาสตรทสรางขนให

ผลลพธทตรงกบความตองการหรอไม

1.4 Shortcut Key

Shortcut Key ความหมาย

Ctrl + C Copy - คดลอก Ctrl + X Cut - ตด Ctrl + V Paste - วาง Ctrl + Z Undo - ยกเลกการท าทละข น Ctrl + ; ใสวน เดอน ป ปจจบน Ctrl + Shift + : ใสเวลา ปจจบน Ctrl + Shift + * เลอกพนทตารางทงหมด Ctrl + . (จด) ใชหลงจากเลอกพนท เพอหมนดเซลลทอยตรงจดมมตางๆ ของตาราง Alt + Enter ขนบรรทดใหม ภายในเซลลเดม Ctrl + Enter เลอกพนท แลวพมพคาหรอสตรลงไป กด Ctrl + Enter จะพมพคาหรอสตรซ าลงใน

ทกเซลล Ctrl + ’ คดลอกสตรจากเซลลขางบนมา Ctrl + Shift + ” คดลอกคา Value จากเซลลดานบนมา Shift + End + ลกศร เปนการเลอกจากเซลลปจจบน ไปถงเซลลสดทายทมขอมลอย ตามลกศร F3 แสดงหนาตาง Paste Name (แสดงชอทต งไว เพอน าไปใสในสตร) F4 เปลยน Reference (A1 > $A$1 > A$1 > $A1) หรอท าซ าค าส งสดทาย



3

2. Formula & Function

Function ความหมาย

IF ทดสอบตามเงอนไข วาเปนจรง (True) หรอเทจ (False) VLOOKUP การอางองคา หาคา (ทเหมอน หรอ ใกลเคยง) โดยเทยบคากบคาใน

คอลมนซายสดของตาราง และคนคาเปนขอมลทอยในแถวเดยวกน จากล าดบทของคอลมนทตองการ

SUMIF / SUMIFS หาผลบวกของเซลลทตรงกบเงอนไขก าหนด / ก าหนดไดหลายเงอนไข COUNTIF / COUNTIFS นบจ านวนตามเงอนไขก าหนด / ก าหนดไดหลายเงอนไข

IFERROR ถาสตรทก าหนด Error จะใหคนคาเปนอะไร

ROUND ใชในการปดจดทศนยม LEFT, RIGHT, MID ใชแยกตวอกษรออกมา (ซาย, ขวา, กลาง) TRIM ใชในการลบชองวางระหวางค าออกไปใหเหลอ 1 ชองวางระหวางค า UPPER, LOWER, PROPER เปลยนค าหรอประโยค เปน ตวใหญ ตวเลก หรอ ขนตนค าดวยตวใหญ LEN ใชในการนบจ านวนตวอกษรของค า ประโยค หรอ เซลล โดยจะนบรวม

ชองวางระหวางค าดวย

TEXT ใชจดรปแบบตวเลข SUBSTITUTE คนหาและแทนท (ระบเปนค า) REPLACE คนหาและแทนท (ระบเปนต าแหนง) TODAY, NOW คนคาเปน วนท เวลา ปจจบน

DAY, MONTH, YEAR คนคาเปน วนท เดอนท ปท จาก Date (วนเดอนป) ทระบไป

DATE น า ปท เดอนท วนท มารวมกนเปน วนเดอนป

EOMONTH คนคาวนสดทายของเดอน CONVERT แปลงตวเลขจากหนวยหนงเปนอกหนวย

Formula Errors

Function ความหมาย ######## คอลมนแคบกวาจ านวนตวเลข หรอวนท/เวลา ตดลบ

#DIV/0 Divided by 0 - ตวหารในสตรเปน 0 #N/A Not Available – สตรหาคาอางองไมเจอ (VLOOKUP) #NAME? ชอ (Range Name) ทใชในสตรไมม หรอถกลบไป #REF! สตรมการก าหนดชวงเซลลอางองไมถกตอง #VALUE! ตวแปรหรอเครองหมายในสตรผด



4

3. Chart

3.1 สรางชารท 2 แกน (Secondary Axis)

- คลกเลอก Series ทตองการ > คลกขวาเลอก Format Data Series > เลอก Secondary Axis

- ตองการเปลยนประเภทของชารท > เลอก Series ทตองการ > คลกขวาเลอก

3.2 สรางชารทเปรยบเทยบระหวางชวงเวลา

- จดขอมลตามตวอยาง โดยชารททไดสามารถจดรปแบบ Series แยกสตามทตองการได



5

- กรณตองการมชองวางระหวางกลมขอมลขอมล

3.3 ชารทแสดง Trend ตอเนอง



6

4. Excel Report

4.1 ตารางขอมลมาตรฐาน (Tables)

- หวตาราง มแถวเดยว ค าอธบายของแตละคอลมนนน ใชใหส นทสด และควรเปน Text

- ขอมลในบรรทดแรก ตองตดกบหวตาราง กอนถงแถวสดทาย ไมใหมแถวใดแถวหนงเวนวางไว

- ตารางนนตองเปนอสระ ไมตดกบตารางหรอเซลลทมขอมลอน

- ขอมลทใสในตาราง ถาเปนไปได ใหแยกฟลดใหละเอยดทสด เชน แยกชอคอลมนหนง กบแยกนามสกลอก

คอลมนหนง เพอใหงายตอน าไปใชในการอางอง

4.2 Format Table / Cell Styles

- เลอกใช Format ทมอยแลว แทป Home > (Style) Format as Table

- สราง Format ใหม แทป Home > (Style) Format as Table > New Table Style

4.3 Conditional Formatting

- Highlight Cells Rules

- Top/Bottom Rules

- Data Bars

- Color Scales

- Icon Sets / Showing only one icon



7

4.4 Sort by Color

4.5 Data Validation

- กรอกขอมลตาม List รายการ

- กรอกขอมลตามชวงวนททก าหนด

- ก าหนดจ านวนตวอกษรทจะใหกรอกในเซลล

Data Validation Formula

Validation Formula ให A1 เปน Text =ISTEXT(A1) ทกเซลลในชวง A1:A25 มคาไมซ ากน =COUNTIF($A$1:$A$25, A1) = 1 A1 จะอพเดทได เมอ B1 มคามากกวา C1 =B1>C1 A1 จะอพเดทได เมอ B1 เทากบ 5 และ C1 นอยกวา 5 =AND(B1=5, C1<5) A1 ตองมคามากกวาผลรวมของ B1 + C1 =IF(A1>B1+C1, TRUE, FALSE) คาใน A1 ตองเรมตนดวย BT =LEFT(A1, 2) = “BT” คาใน A1 ตองเรมตนดวย BT และม 10 ตวอกษร =AND(LEFT(A1, 2) = “BT”, LEN(A1) = 10)

4.6 Report

- รปแบบของไฟล ขนอยกบขอมล ถาไฟลมความซบซอนมาก ควรแยกระหวาง Input กบ Output ออกจากกน

ถาไฟลมสตรค านวณจ านวนมาก ควรแยกชทออกมาเปนสวนของ Calculation

- Input (ตารางฐานขอมล) ใชเกบขอมล (หรอน าขอมลมาจากระบบอนๆ) มขอมลเทาทจ าเปน แตควรกระจาย

ฟลดใหมากทสด เชน แยกชอกบนามสกล เอาไวคนละคอลมน และไมจ าเปนตองจดรปแบบเซลล (ลงส ต

ตาราง)

- Calculation (ตารางประมวลผล) ใชสรางสตรค านวณ คาทค านวณได จะเปนยอดสรปตามเงอนไขตางๆ ท

ตองการ เชน การจดประเภทหรอแบงกลม หรออางองคาตางๆ

- Output (ตารางรายงาน) เปนหนารายงานทน าไปใชตอ อาจจะส าหรบพมพหรอเปนชารทสรป หลกเลยงการ

แยกชท Report ทมโครงสรางซ าๆ กนออกเปนหลายชท ใหใชชทเดยวกพอ แลวอางองโดยการอางองโดยใช

สตรตางๆ รวมกน เพอดงขอมลทตองการมาแสดงตามเงอนไขตางๆ



8

5. PivotTable

- เลอกตารางขอมล > แทป Insert > PivotTable

- ขอมลทจะน ามาท า PivotTable แตจดใหอยในรปแบบเดยวกน (เรองเดยวกนอยคอลมนเดยวกน)

สามารถเปลยนชอฟลดทแสดงได โดยเลอกแท PivotTable > Options



9

5.1 PivotChart

- เลอก Insert > ลกศรดานลาง PivotTable จะม PivotChart ใหเลอก

- การสราง PivotChart จะม PivotTable เกดขนดวย โดย Excel จะน าขอมลจาก PivotTable ไปสราง

PivotChart

5.2 แสดงขอมลเปน %

- คลกขวาในคา (Value) ทตองการ > เลอก Value Field Setting

- เลอกแทป Show values as เลอก % ทตองการ



10

5.3 แสดงขอมลยอดรวมสะสม (Running Total)

- จากวธดานบน เลอก Show values as เลอก Running Total in

5.4 แสดงผลตางระหวางเดอน (% Difference From)

5.5 Group ขอมลเปน Year, Quarter & Year

- เลอกฟลดทเปนวนท > แทป PivotTable Tools > Options > Group Selection



11

5.6 การค านวณฟลด (Calculated Field)

- เปนการน าฟลดทมอยมาค านวณ โดยจะไดฟลดใหม เชน ถาคาดวายอดขายจะเพมขน 20% จะมยอดขาย

ทงหมดเทาไหร น าเอาฟลด Amount มาคณดวย 120%

- แทป PivotTable Tools > Options > Formulas > Calculated Field

- ใหพมพชอฟลดใหมทตองการ เชน Forecast และใหก าหนดสตร (Formula) โดยสามารถคลกเลอกชอฟลดท

มในตารางไดจากชอง Fields

ตารางขอมล

ตาราง PivotTable

การก าหนด Calculated Field



12

5.7 การค านวณรายการในฟลด (Calculated Item)

- เปนการน าเอารายการมารวมกนเพอจดเปนกลมขอมลใหม เชน ภายในฟลด Product มสนคาอยดวยกน 5

ชนด ถาเราตองการหายอดรวมของ Computer และ Notebook กสามารถค านวณไดโดยใช Calculated Item

จะเปนการน าเอารายการใน Item Computer และ Notebook มารวมกน

- แทป PivotTable Tools > Options > Formulas > Calculated Item

- ชอง Name ใหพมพชอรายการขอมล เชน Computer & Notebook และก าหนดสตรใน Formula โดย

สามารถคลกเลอกชอฟลดทมในตารางไดจากชอง Items โดยดบเบลคลกหรอกดปม Insert Item

- Item ใหมทสรางมา จะเปนการรวมยอดของ Item ทมอย ขอมลทแสดงในตารางจงซ ากน ดงนน เวลาแสดง

ขอมลตองท าการ Filter - Item ทน ามารวมยอดออกไปกอน



13

6. Macro

6.1 แสดงแทป Developer

- Excel Options (Popular) Show Developer tab in the Ribbon

6.2 Record New Macro

- แทป Developer Record Macro สามารถก าหนดชอ และ Shortcut Key ทจะใชรนได

- Use Relative Reference เปนการบนทก Macro โดยไม Fixed ต าแหนงเซลลไว เชน ถาเรมบนทกท A1

เมอไปใชงานจรง คลกเมาสทเซลล E10 กจะเรมรนจาก E10

6.3 รน Macro

- รนจาก Shortcut ทต งไวตอน Record Macro

- แทป Developer Macros เลอก Macro ทตองการรน



14

การแปลงตวเลขเปนค าอาน

1. แปลงตวเลขเปนค าอานภาษาไทย ใชฟงกช น BAHTTEXT

BAHTTEXT ใชแปลงคาตวเลขเปนค าอานภาษาไทย มหนวยเปนบาท

อนนถอเปนความภาคภมใจของคนไทยนะครบ เพราะฟงกช น BAHTTEXT เปนฟงกช นเดยวใน Excel ทแปลงคา

ตวเลขเปนตวหนงสอ

BAHTTEXT(ตวเลข) ตวเลข เปนตวเลขทเราตองการใหแปลงเปนค าอาน อาจเปนเซลลอางองกได

=BAHTTEXT(200) สองรอยบาทถวน =BAHTTEXT(125.50) หนงรอยบาทหาสบสตางค

2. แปลงตวเลขเปนค าอานภาษาองกฤษ 1

ใน Excel ไมมฟงกช นทแปลงตวเลขเปนค าอานภาษาองกฤษได ตองน า Add-in มาตดตงเพมเตม

โดยเลอก Office Button > Excel Options > Add-Ins เลอก Manage Excel Add-ins กด Go

จากนนให Browse เพอไปยงโฟลเดอรทมไฟล MoneyFunction.xla

BahtOnly ใชแปลงตวเลขเปนค าอานภาษาองกฤษ มหนวยเปน Baht Only หรอ Satang

BahtOnly(ตวเลข) ตวเลข เปนตวเลขทเราตองการใหแปลงเปนค าอาน อาจเปนเซลลอางองกได

=BahtOnly(200) Two Hundred Baht Only =BahtOnly(100.50) One Hundred Baht and Fifty Satang

Money ใชแปลงตวเลขเปนค าอานภาษาองกฤษ ตามหนวย (สกลเงน) ทก าหนด

Money(ตวเลข, “หนวยหลก”, “หนวยยอย”) ตวเลข เปนตวเลขทเราตองการใหแปลงเปนค าอาน อาจเปนเซลลอางองกได หนวยยอย ถาไมมใหใส 0ตวเลข

=Money(200, "Dollar", "Cent") Two Hundred Dollars Only =Money(200, "Dollar", 0) Two Hundred Dollars Only =Money(100.50, "Dollar", "Cent") One Hundred Dollars and Fifty Cents

1 ดดแปลงจาก Add-Ins ของ อ.สมเกยรต ฟงเกยรต ทง 2 ฟงกช น ไมสามารถใชกบคาลบได