excellence in real estate
Transparenz und
Revisionssicherheit
durch Digitale
Liegenschaftsakten
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Ihr Partner AIS Management
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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
Bewältigung komplexer Aufgaben,
Aufdeckung und Umsetzung von
Optimierungspotenzialen
Consulting
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Benchmarks
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken
aktiv in Forschung und Lehre
Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien
(DIN, CEN etc.)
einzigartiger Pool an Primärdaten,
maximale Marktnähe,
Wettbewerbsvorsprung
FM-Marktforum (E-Sourcing)
Secure Dataroom (E-Collaboration)
xRE-Lieferantendatenbank
Software und Wissensarchive
ressourcenschonendes, besseres
Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property
und Facility Management, CREM
E-Solutions
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Herausforderungen bei Dokumentation und Kommunikation
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Herausforderung 1: Dokumentation zu Immobilie und Leistungen wesentliches Thema
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Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence
unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen
Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie …
Ordnungsstruktur, Zentralität, Schutzmechanismen notwendig!
Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten
Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten
phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch):
amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände
…
Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge
Gebäudelebenszyklus
Verträge Technik, Service, Mietflächen
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Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang
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Problem offline
Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit
Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet
zentrales System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!
viele individuelle Einzelbeziehungen
aufwendige Kommunikation
wenig Rechnerunterstützung
Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente
nur organisatorisch, nicht über IT regelbar
abweichende Informationen, Redundanz,
alte Stände, Dateien dezentral und lokal
Eigen-
tümer
Projekt-
steuerer
Asset
Manager
TGA
Facility
Manager
Property
Manager
GU
...
„E-Mail-
Ping-Pong“
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digitale Liegenschaftsakten – Methodik und Praxisbeispiele
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Innovation: Liegenschaftsdokumentation zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert
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Bauherr
FM PM
AM z.B. Genehmigungsplan
z.B. Mietvertrag z.B. Wartungsprotokolle
z.B. PM-Auditbericht
Bieter z.B. Q & A
...
Aufbau und Führung einer digitalen Liegenschaftsakte entlang Immobilienzyklus
digitale Liegenschaftsakten bisher kaum genutzte Chance
wichtig: Datenhoheit und -regelung bei Eigentümer bzw. AM!
digitale
Liegenschaftsakte
Schema
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digitale Liegenschaftsakte: Komponenten
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Kommunikation Ablagestruktur Dateinomenklatur
20091019_AIS_Terminplan_v1.pdf
IT
IT- und Immobilienexpertise notwendig bei Einrichtung, Management, Betreuung
Baustein 1 Baustein 2 Baustein 3
+
+
+
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Baustein 1: IT → digitaler Daten- / Projektraum (SaaS)
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Lösung online
verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg,
als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen
Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit
Externe:
Zugriff via Internet
Interne:
Zugriff via Intranet
Eigen-
tümer
Asset
Manager
TGA
Facility
Manager
Property
Manager
GU
...
Projekt-
steuerer
Online-
Technologie
Arbeit zeit- und ortsunabhängig
keine Softwareinstallation (SaaS)
im digitalen Raum Beziehungen geregelt
Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente
über IT regelbar
Rechnerunterstützung:
Suche, Systemreports, Historien...
Dokumente zentral, redundanzfrei
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Baustein 2: Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten
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Rolle
Definition Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)
Zuordnung Benutzer zu Gruppen
über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen, zugreifen oder verändern darf
Benutzer kann Mitglied mehrere Gruppen sein
Rechte
granulares Rechtekonzept zur Abbildung auch komplexer Zugriffsschemas bis auf Dokumentenebene
steuert für Anwender, welche Zugriffe ermöglicht sowie welche Funktionen an der Benutzeroberfläche angeboten werden
vererbbar zur Erleichterung der Administration
Gruppen, Rechte, Berechtigungskonzept dynamisch pflegbar
Grundprinzipien
(Sollfunktionalitäten)
Rechtematrix
(Ausschnitt)
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Baustein 3: Musterstruktur für digitale Liegenschaftsakte – Ordner
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unterschiedliche Ordnungen denkbar (z.B. Bau: Rollen oder Phasen als Führungsprinzip)
Ausschnitte
Bauprojekt 1 Bauprojekt 2 Betrieb Verkauf
Due Diligence
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Kontakt für weitere Informationen
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AIS Management – excellence in real estate
Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen
Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit
und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,
schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.
Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist
einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und
Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und
Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.
▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.
▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von
Betreiberrisiken.
Unabhängigkeit
AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich
Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset
Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.
Partner der AIS Management
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