i
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI
PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA BOGOR
Oleh
DESI AYU SARI
H24097024
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
ii
RINGKASAN
DESI AYU SARI H24097024. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai
Pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. Dibawah Bimbingan SITI
RAHMAWATI.
Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good
governance) reformasi birokrasi perlu dilaksanakan. Salah satu area perubahan
dalam reformasi birokasi adalah peningkatan sumber daya manusia aparatur.
Hasil yang diharapkan adalah aparatur yang berintegritas, netral, kompeten,
capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. Hal tersebut diawali dengan
manajemen perencanaan pegawai berdasarkan beban kerja. Pendistribusian PNS
saat ini masih belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya.
Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya
pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan
tersebut. Penelitian ini bertujuan 1) Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan pegawai
yang ada pada Sekretariat Daerah Kota Bogor, 2) Mengidentifikasi waktu kerja
efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota Bogor, 3) Menganalisis
beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor,
4) Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah
Kota Bogor, 5) Mengidentifikasi alternatif solusi atau implikasi manajerial yang
dapat disarankan.
Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah
metode sensus yaitu semua populasi dijadikan sampel karena jumlah pegawai
yang diteliti berjumlah 36 pegawai. Metode perhitungan kebutuhan pegawai yang
digunakan yaitu perhitungan pegawai berdasarkan beban kerja dengan pendekatan
tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan pegawai
berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75 tahun
2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan beban kerja
dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil dan Analisis Deskriptif.
Hasil penelitian menunjukan deskripsi pekerjaan dari masing-masing
pegawai pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi pada
Sekretariat Daerah Kota Bogor sudah jelas dan ditetapkan oleh Keputusan
Walikota. Waktu kerja efektif yang dimiliki oleh pegawai adalah 1.440 jam
dengan hari kerja efektif selama setahun adalah 288 hari. Jumlah beban kerja
setahun yang dimiliki Bagian Pemerintahan adalah 19.842 jam dengan jumlah
kebutuhan pegawai 14 orang. Jumlah beban kerja setahun yang dimiliki Bagian
Hukum adalah 19.842 jam dengan jumlah kebutuhan pegawai 26 orang.
Sedangkan jumlah beban kerja setahun yang dimiliki Bagian Hukum adalah
36.977 jam dengan jumlah kebutuhan pegawai 26 orang. Kemudian jumlah beban
kerja setahun yang dimiliki Bagian Hukum adalah 12.707 jam dengan jumlah
kebutuhan pegawai 9 orang. Hasil tersebut menunjukan bahwa ada bagian yang
memiliki kelebihan jumlah pegawai, sementara ada yang kekurangan banyak pegawai. Namun ada juga bagian yang memiliki perhitungan sama antara
kebutuhan dan aktualnya. Oleh karena itu sebaiknya bagian yang menangani
kepegawaian pada Sekretariat Daerah Kota Bogor melakukan peninjauan
pendistribusian pegawai agar menghasilkan pekerjaan yang optimal dan tepat
waktu.
iii
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI
PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA BOGOR
Skripsi
Sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar
Sarjana Ekonomi
pada
Program Sarjana Alih Jenis Manajemen
Departemen Manajemen
Oleh
DESI AYU SARI
H24097024
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
iv
Judul Penelitian : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada
Sekretariat Daerah Kota Bogor
Nama : Desi Ayu Sari
NIM : H24097024
Menyetujui :
Dosen Pembimbing,
(Dra. Siti Rahmawati, MPd)
NIP 19591231 198601 2 003
Mengetahui :
Ketua Departemen,
(Dr. Mukhamad Najib, STP, MM)
NIP 19760623 200604 1 001
Tanggal Lulus:
v
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan pada tanggal 30 Desember 1987 di Kota Bogor,
Provinsi Jawa Barat. Penulis bernama lengkap Desi Ayu Sari adalah anak pertama
dari tiga bersaudara pasangan H. Muhammad Supardi Supriatna dan Hj. Een
Nuraeni, S.Pd.
Penulis memulai pendidikan di Sekolah Dasar Negeri Ciparigi Bogor pada
tahun 1994 dan lulus tahun 2000. Kemudian melanjutkan ke Sekolah Lanjutan
Tingkat Pertama Negeri 8 Bogor dan lulus tahun 2003. Pada tahun 2003 Penulis
melanjutkan pendidikan di Sekolah Menegah Atas Negeri 3 Bogor dan lulus pada
tahun 2006. Kemudian pada tahun yang sama Penulis melanjutkan studi di Institut
Pertanian Bogor melalui Undangan Penerimaan Mahasiswa Dengan Kemampuan
(PMDK) pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen Program Diploma II keahliaan
Akuntansi dan lulus pada tahun 2009 dengan memperoleh gelar Ahli Madya atau
A.Md. Tahun 2009 Penulis diterima pada Program Sarjana Alih Jenis,
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian
Bogor.
Selain melanjutkan pendidikan pada Program Sarjana Alih Jenis,
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian
Bogor Penulis juga bekerja di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor
dimana penulis menjadikan Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai objek
penelitian.
vi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas Rahmat dan
Ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta
salam semoga tercurah kepada Nabi Muhamad SAW, keluarga, dan pengikutnya.
Tema skripsi penulis yang dipilih dalam penelitian yang dipilih dalam penelitian
yang dilaksanakan pada bulan Januari 2014 sampai Maret 2014 ini adalah Analisis
Beban Kerja, dengan judul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada
Sekretariat Daerah Kota Bogor disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan
pendidikan tingkat Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih jenis Manajemen
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian
Bogor.
Besarnya tuntutan masyarakat kepada pemerintah untuk meningkatkan
pelayanan publik yang cepat, tepat dan transparan tidak terlepas dari kualitas
pegawai yang dimiliki pemerintah. Untuk mendapatkan pegawai yang handal dan
kompeten diperlukan perencanaan pegawai yang matang dan berkesinambungan.
Adapun perencanaan pegawai yang baik melalui identifikasi analisis pekerjaan
dan beban kerja unit organisasi secara keseluruhan. Pelaksanaan analisis beban
kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk
menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia
yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum
pemerintah dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat
pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara.
Penulis menyadari bahwa tidak ada sesuatu yang sempurna,termasuk
skripsi yang disusun oleh Penulis. Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat
bagi pembaca.
Bogor, Juni 2014
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis menyadari dalam penelitian ini banyak pihak yang telah
memberikan saran, bimbingan, bantuan, dan dukungan baik secara langsung
maupun tidak langsung sejak awal penulisan sampai selesainya skripsi ini. Oleh
karena itu, pada kesempatan yang berbahagia ini penulis menyampaikan rasa
terima kasih kepada:
1. Dra. Siti Rahmawati, MPd. sebagai dosen pembimbing yang telah
meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, motivasi, dan
pengarahan.
2. Farida Ratna Dewi, SE, MM dan Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc selaku
dosen penguji yang telah menyediakan waktu memberikan arahan dan
masukan untuk perbaikan skripsi ini.
3. Segenap jajaran, Kepala Bagian, para Kepala Sub Bagian dan Staff Bagian
Pemerintahan, Hukum dan Organisasi yang telah mengizinkan untuk
melaksanakan penelitian.
4. Ketua Departemen Manajemen Dr. Mukhamad Najib, STP, MM beserta staf
pendidik dan staf kependidikan yang telah membantu kelancaran dalam
perkuliahan.
5. Keluarga tersayang, suami tercinta Yudha Primadjaya dan Anak tercinta
Raeef Eldayyan Habrizi yang telah memberikan kasih sayang, dukungan,
semangat dan doa.
6. Teman-teman perkuliahan pada Sarjana Alih Jenis Manajemen yang telah
memberikan semangat, bantuan dan doa.
7. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
viii
DAFTAR ISI
Halaman
RINGKASAN
RIWAYAT HIDUP .......................................................................................... v
KATA PENGANTAR ..................................................................................... vi
UCAPAN TERIMA KASIH ............................................................................ vii
DAFTAR ISI .................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ........................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xi
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xii
I. PENDAHULUAN .................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ................................................................................... 1
1.2. Perumusan Masalah ......................................................................... 5
1.3. Tujuan Penelitian .............................................................................. 6
1.4. Manfaat Penelitian ............................................................................. 6
1.5. Ruang Lingkup .................................................................................. 7
II. TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 8
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia .................................................. 8
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................................. 8
2.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................... 9
2.4. Analisis Pekerjaan ............................................................................. 10
2.5. Deskripsi Pekerjaan .......................................................................... 10
2.6. Beban Kerja ...................................................................................... 10
2.7. Menentukan Jumlah Pegawai ............................................................ 13
2.8. Penelitian Terdahulu .......................................................................... 13
III. METODOLOGI PENELITIAN ................................................................ 17
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian ......................................................... 17
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 19
3.3. Jenis dan Sumber Data ...................................................................... 19
3.4. Metode Pengambilan Sampel ............................................................ 19
3.5. Metode Pengumpulan Data ............................................................... 20
3.6. Pengolahan dan Analisis Data............................................................ 20
ix
3.7. Perhitungan Analisis Beban Kerja ..................................................... 21
3.8. Analisis Deskriptif ............................................................................. 24
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................. 25
4.1. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor ........................... 25
4.2. Deskripsi Pekerjaan .......................................................................... 26
4.3. Profil Pegawai ................................................................................... 31
4.3.1 Jenis Kelamin Pegawai ............................................................. 32
4.3.2 Umur Pegawai ........................................................................... 33
4.3.3 Lama Bekerja Pegawai ............................................................. 33
4.3.4 Pendidikan Terakhir Pegawai ................................................... 35
4.4. Analisis dan Pengukuran Beban Kerja............................................... 36
4.4.1 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Pemerintahan ................ 38
4.4.2 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Hukum .......................... 40
4.4.3 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Organisasi ..................... 41
4.5. Analisis Kebutuhan Pegawai ............................................................. 44
4.6. Perbandingan Kebutuhan Pegawai..................................................... 56
4.6.1 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ........ 56
4.6.2 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum .................. 57
4.6.3 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ............. 59
4.7. Keterkaitan Pengelolaan Jumlah Pegawai antar Bagian .................... 59
4.8. Implikasi Manajerial .......................................................................... 60
KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................................... 62
Kesimpulan ............................................................................................. 62
Saran ....................................................................................................... 63
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 64
LAMPIRAN ................................................................................................... 65
x
DAFTAR TABEL
Halaman
1. Ringkasan Penelitian Terdahulu ............................................................... 16
2. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas ...................................... 22
3. Jumlah Hari Kerja Efektif Pegawai Setda Tahun 2013 ............................ 36
4. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Pemerintahan
Setda Kota Bogor ...................................................................................... 38
5. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Hukum Setda
Kota Bogor ................................................................................................ 40
6. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Organisasi Setda
Kota Bogor ................................................................................................ 42
7. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ................................... 49
8. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum ............................................. 53
9. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ....................................... 56
10. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan pada
Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai .................................. 56
11. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum pada
Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai .................................. 57
12. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi pada
Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai .................................. 59
xi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Kerangka Pemikiran .................................................................................. 18
2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Bagian ....................................................... 32
3. Distribusi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin........................................ 32
4. Distribusi Pegawai Berdasarkan Umur, 2013 ........................................... 33
5. Lama Bekerja Pegawai, 2013.................................................................... 34
6. Pendidikan Terakhir Pegawai Bagian, 2013 ............................................ 35
7. Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian
Pemerintahan Setda Kota Bogor ............................................................... 39
8. Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian
Hukum Setda Kota Bogor ......................................................................... 41
9. Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian
Organisasi Setda Kota Bogor .................................................................... 43
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah..................................................... 65
2. Formulir Work Sampling .......................................................................... 66
3. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ................................ 67
4. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ........................... 72
5. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum ..................................... 77
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good
governance) reformasi birokrasi perlu dilaksanakan. Reformasi birokrasi pada
hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan
mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut
aspek-aspek yakni penataan dan penguatan sumber daya manusia, penguatan
organisasi, dan pembenahan ketatalaksanaan. Dengan kata lain, reformasi
birokrasi adalah langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih
berdayaguna dan berhasil guna dalam mengemban tugas umum pemerintah dan
pembangunan nasional. Salah satu area perubahan dalam reformasi birokasi
adalah peningkatan sumber daya manusia aparatur. Hasil yang diharapkan adalah
aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja
tinggi dan sejahtera. Hal tersebut diawali dengan manajemen perencanaan
pegawai berdasarkan beban kerja.
Sekretariat Daerah Kota Bogor merupakan instansi pemerintah yang ada di
Kota Bogor dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas dan
kewajiban membantu Walikota antara lain yaitu menyusun kebijakan
pemerintahan daerah, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Dinas Daerah dan
Lembaga Teknis Daerah, memantau dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
pemerintah daerah, pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah.
Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien,
Pegawai Negeri Sipil (PNS) dituntut untuk bekerja secara professional. Namun,
pada kenyataannya, profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya
terwujud. Penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi
pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan
oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional.
Demikian pula pendistribusian PNS saat ini masih belum mengacu pada
kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada beban
kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa pekerjaan yang
2
jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari
permasalahan tersebut.
Solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan
dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian kearah yang lebih baik, terarah,
mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan (sustainable). Salah satu
komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata saat ini adalah perencanaan
pegawai, utamanya perencanaan untuk formasi pegawai. Selama ini perencanaan
formasi PNS sebagai bagian manajemen kepegawaian belum sepenuhnya
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Analisa beban kerja (Workload analysis) perlu mendapatkan perhatian
dengan serius karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi
lebih efektif dan efisien. Dengan diterapkannya metode analisis beban kerja
(Workload Analysis) diharapkan dapat terjadi peningkatan hasil kerja Pegawai
Negeri Sipil pada Sekretariat Daerah Kota Bogor pada umumnya dan peningkatan
kualitas pelayanan publik.
Perencanaan yang merupakan bagian dalam fungsi manajemen selama ini,
telah ditempatkan sebagai fungsi pertama dari keseluruhan fungsi-fungsi
manajemen. Hal ini menegaskan bahwa betapa pentingnya fungsi perencanaan
dalam organisasi, karena merupakan landasan kokoh bagi fungsi-fungsi lainnya
seperti fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan.
Fungsi perencanaan tersebut pada akhirnya akan menjadi barometer dari
sejauhmana proses manajemen yang ada telah berjalan dan berfungsi dengan baik.
Perencanaan dimulai dengan menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang tepat
agar organisasi dapat melakukan pengadaan pegawai baru secara efektif dan
efisien. Dengan adanya fungsi-fungsi penting tersebut di atas, hendaknya
dibutuhkan penghitungan jumlah kebutuhan pegawai yang ideal berdasarkan
analisis beban kerja.
Beban kerja yang dibebankan kepada pegawai dapat terjadi dalam tiga
kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar.Kedua, beban kerja yang terlalu
tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity).
Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi
kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja.
3
Kelebihan ini menyebabkan pemerintah harus menggaji jumlah pegawai lebih
banyak dengan produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya.
Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan
jumlah pegawai yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik
maupun psikologis bagi pegawai (Windry, 2010). Oleh karena itu, diperlukan
suatu penghitungan jumlah kebutuhan pegawai yang ideal berdasarkan analisis
beban kerja pada Sekretariat Daerah Kota Bogor.
Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan dapat
terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi serta
profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi
serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan
secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa
dan negara. Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan dasar untuk
meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka
meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara
baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian.
Secara empirik, banyak fenomena yang muncul dalam praktek
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi, seperti dipercaya atasan dalam
melakukan banyak tugas, beban kerja yang terlalu banyak sehingga pegawai harus
terus bekerja melebihi waktu kerja yang wajar (lembur). Selain beban kerja yang
bertumpuk, melakukan pekerjaan yang sama dalam jangka waktu cukup lama,
sepertinya sudah menjadi masalah sehari-hari bagi aparat saat ini. Para aparat
pemerintah yang memiliki beban kerja sangat berat, akan sering mengeluh dengan
pekerjaan mereka. Permasalahannya, kadang pegawai sendiri yang terlalu
memaksakan diri untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan secepatnya.
Manajemen yang baik harus dilengkapi dengan adanya kontrol internal, hal
ini dilaksanakan untuk menjamin bahwa segala sesuatunya berjalan sesuai
ketentuan. Bila pegawai bekerja dengan beban kerja yang tinggi secara terus
menerus akan menimbulkan kejenuhan dan pekerjaan tersebut akhirnya banyak
yang tak tertangani. Salah satu penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian
antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu
disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum
4
proporsional. Demikian pula, pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada
kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja
organisasi. Menumpuknya pegawai disatu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan
kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut.
Di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan
nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya
kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan efektif.
Besarnya tuntutan masyarakat kepada Pemerintah Kota Bogor untuk
meningkatkan pelayanan publik yang cepat, tepat dan transparan tidak terlepas
dari kualitas pegawai yang dimiliki pemerintah. Untuk mendapatkan pegawai
yang handal dan kompeten diperlukan perencanaan pegawai yang matang dan
berkesinambungan. Adapun perencanaan pegawai yang baik melalui identifikasi
analisis pekerjaan dan beban kerja unit organisasi secara keseluruhan. Menurut
Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode yang biasa digunakan
untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan.
Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat mengakibatkan
ketidaknyamanan suasana kerja karena pegawai merasa beban kerja yang
dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan. Pada Asisten Tata Praja
yaitu Bagian Hukum memiliki beban yang tinggi dengan terlihatnya para pegawai
Bagian Hukum yang sering bekerja hingga larut malam dan bekerja diluar hari
kerja. Selain itu pada Bagian Pemerintahan masih terlihat pegawai yang tidak
menggunakan waktunya untuk bekerja. Namun pada Bagian Organisasi masih
terlihat pegawai yang tidak memaksimalkan waktu produktifnya dan tidak jarang
pula bekerja hingga diluar jam kerja efektif. Hal itu mengakibatkan pentingnya
penelitian ini dilakukan di Sekretariat Daerah Kota Bogor diharapkan memperoleh
tingkat efisiensi yang lebih baik/tinggi dari para pegawainya, yang pada gilirannya
diharapkan akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas unit kerja Sekretariat
Daerah Kota Bogor.
5
1.2. Rumusan Masalah
Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar
terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta
profesionalisme sumber daya manusia yang memadai pada setiap instansi serta
mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan secara
lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan
negara. Selain itu pelaksanaan analisis beban kerja dapat dihasilkan suatu tolak
ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa
norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja dan standar beban
kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai serta penyempurnaan sistem
prosedur kerja dan manajemen lainnya.
Pemerintah Kota Bogor selaku pelayan publik harus memiliki pegawai yang
diharapkan oleh masyarakat. Pemerintah Kota Bogor diurus oleh Sekretariat
Daerah Kota Bogor sebagai koordinator dan perumus kebijakan publik perlu
didukung oleh pegawai yang berkualitas. Oleh karena itu dalam perencanaan
kepegawaian didasari perhitungan beban kerja yang dimiliki dengan waktu kerja
efektif yang telah ditetapkan.Pada saat ini Sekretariat Daerah Kota Bogor masih
memiliki masalah dalam bidang kepegawaian, dimana masih ada unit kerja yang
memiliki beban kerja yang tinggi namun tidak sepadan dengan jumlah dan
kualitas pegawainya. Kurang terdistribusikannya komposisi pekerjaan menjadi hal
yang belum terselesaikan. Hal itu akan menyebabkan tujuan organisasi belum
tercapai secara optimal dan penggunaan waktu kerja yang belum tepat.
Bagian Hukum yang memiliki pekerjaan yang banyak dan kompleks
sehingga para pegawai maupun kepalanya sering bekerja diluar hari dan jam
kantor. Hal tersebut mungkin bisa disebabkan jumlah pegawai yang sedikit,
kompetensi pegawai yang kurang memadai baik dalam pendidikan maupun
pengalaman sehingga mempengaruhi keterampilan pekerjaan, dan umur produktif
pegawai yang dimiliki oleh Unit Kerja Bagian Hukum. Selain itu, ada Bagian
Pemerintahan dan Bagian Organisasi yang masih terlihat ada beberapa pegawai
yang tidak melakukan kegiatan yang produktif bahkan pribadi seperti
mengerjakan tugas yang tidak berkaitan dengan beban tugasnya. Hal tersebut
dapat disebabkan oleh beban kerja yang kurang atau kompetensi pegawai yang
6
baik sehingga pekerjaan bisa diselesaikan lebih cepat dari target waktu yang telah
ditetapkan.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut:
1. Bagaimana deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah
Kota Bogor?
2. Berapa waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota
Bogor?
3. Berapa besar beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat
Daerah Kota Bogor?
4. Bagaimana jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah
Kota Bogor?
5. Bagaimana alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat disarankan?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat
Daerah Kota Bogor.
2. Mengidentifikasi waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat
Daerah Kota Bogor.
3. Menganalisis beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat
Daerah Kota Bogor.
4. Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah
Kota Bogor.
5. Mengidentifikasi alternatif solusi atau implikasi manajerial untuk Sekretariat
Daerah Kota Bogor.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dapat dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan masukan dan
pertimbangan untuk Sekretariat Daerah Kota Bogor dalam kaitannya dengan
topik penelitian.
7
2. Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian
selanjutnya.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Sekretariat Daerah Kota Bogor terdiri dari 3 (tiga) Asisten Daerah, yaitu
Asisten Tata Praja yang mencakup 3 (tiga) bagian, Asisten Administrasi
Kemasyarakatan dan Pembangunan yang mencakup 3 (tiga) bagian, dan Asisten
Administrasi Umum mencakup 3 (tiga) bagian. Struktur Organisasi Sekretariat
Daerah Kota Bogor terdapat pada Lampiran 1. Penelitian ini terfokus beban kerja
dan penghitungan jumlah kebutuhan pegawai negeri sipil pada level staf yang
bekerja pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi dan
pada Sekretariat Daerah Kota Bogor pada Tahun 2013.
8
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur unsur
manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai asset suatu organisasi demi terwujudnya
tujuan organisasi dengan cara memperoleh, mengembangkan dan memelihara
tenaga kerja secara efektif. Adapun menurut Mangkuprawira (2004), manajemen
sumber daya manusia merupakan penerapan pendekatan SDM dimana secara
bersama-sama tedapat dua tujuan yang ingin dicapai yaitu tujuan untuk perusahan
dan pegawai serta tidak dapat dipisahkan dalam kesatuan kebersamaan yang utuh.
Berdasarkan pengertian MSDM di atas maka fungsi-fungsi MSDM dapat
dibagi menjadi dua (Tanjung dan Arep, 2003) yaitu:
1. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan
aspek-aspek manajerial yaitu fungsi perencanaan, pengorgansiasian dan
pengendalian.
2. Fungsi operasional adalah fungsi yang berkaitan langsung dengan aspek-aspek
operasional SDM meliputi perekrutan, seleksi, penempatan, pengangkatan,
pelatihan dan pengembangan, kompensasi, pemeliharaan dan pemutusan
hubungan kerja.
Menurut Hasibuan (2003), MSDM mempunyai 11 (sebelas) fungsi yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan,
pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan
pemberhentian.
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia, yang menjadi focus
perhatian adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna
lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk
menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu
yang tepat, kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran
yang telah dan akan ditetapkan (Siagian, 2007).
9
Menurut Mangkunegara (2003), pengertian perencanaan sumberdaya
manusia merupakan suatu proses menentukan akan kebutuhan tenaga kerja
berdasarkan ramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan
kebutuhan tersebut yang terintegrasi dengan rencana organisasi agar tercapai
ekonomis. Sedangkan menurut Nawawi (2003) mengartikan perencanaan sumber
daya manusia sebagai suatu proses pengambilan keputusan dengan memilih
program-program atau kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan untuk
mewujudkan kondisi di masa depan yang diinginkan.
2.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
Situasi dimana adanya ketidakpastian dan keterbatasan sumber daya maka
member petunjuk bahwa sumber dana, sumber daya dan sumber daya manusia
harus direncanakan dan digunakan sedemikian rupa sehingga daripadanya
diperoleh manfaat semaksimal mungkin. Perencanaan yang matang
memungkinkan hal itu terjadi. Terdapat enam perencanaan sumber daya manusia
menurut Siagian (2006):
1. Organisasi dapat memanfaatkan sumberdaya manusia yang sudah ada dalam
organsiasi secara lebih baik.
2. Produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan melalui
wujud adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu seperti peningkatan disiplin
kerja dan keterampilan.
3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan
akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya
untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru
kelak.
4. Menghasilkan informasi ketenagakerjaan mencakup jumlah tnaga kerja yang
dimiliki, masa kerja setiap pekerja, status perkawinan dan jumlah tanggungan,
jabatan yang pernah dipangku dan lain sebagainya.
5. Sebagai bahan pendukung untuk penelitian tentang situasi pasar kerja seperti
permintaan pemakai tenaga kerja dan jumlah pencari pekerjaan.
6. Dapat dijadikan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang
menangani sumber daya manusia dalam organisasi.
10
2.4. Analisis Pekerjaan
Menurut Hasibuan (2005), analisis pekerjaan perlu dilakukan agar dapat
mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan
dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan menganalisis dan mendesain pekerjaan
apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa
pekerjaan harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Menurut
Mangkuprawira (2004) mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan
pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan
kemudian di analisis untuk berbagai kebutuhan. Di dalamnya terdapat syarat-
syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan yaitu:
1. Melibatkan semua komponen pegawai dan pimpinan secara aktif.
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan
efisien serta efektif.
3. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal dan
eksternal.
4. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan pengalaman
yang memadai.
2.5. Deskripsi Pekerjaan
Menurut Mangkuprawira (2004) deskripsi pekerjaan menggambarkan tugas-
tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja dan kegiatan pekerjaan utama. Menurut
Cahayani (2005) deskripsi pekerjaan merupakan gambaran pekerjaan
(tanggungjawab) yang harus dilaksanakan (baik secara singkat maupun panjang
lebar) dan memuat pihak-pihak terkait dengan posisi tersebut. Selain itu menurut
Arep dan Tanjung (2003) deskripsi pekerjaan menjelaskan adanya identifikasi
pekerjaan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan,
hal-hal seperti alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan, ringkasan
pekerjaan serta penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.
2.6. Beban Kerja
Menurut Mangkuprawira (2001) beban kerja seseorang sudah ditentukan
dalam bentuk standar kerja perusahaan/instansi menurut jenis pekerjaannya.
Apabila sebagian besar pegawai bekerja sesuai dengan standar perusahaan tidak
11
jadi masalah. Sebaliknya, jika bekerja di bawah standar mungkin karena beban
kerjanya berlebih, sementara jika di atas standar terjadi kemungkinan pemberian
estimasi standar yang rendah disbanding kapasitas pegawai itu sendiri. Heizer dan
Render (1996) yang dikutip dari Kurnia (2010) menyampaikan standar tenaga
kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk
mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal. Atau dengan
kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil,
agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh
dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam
empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar
waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.
Menurut BKN (2001), beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-
masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Adapun menurut Hasibuan
(2005), analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Menurut
Simamora (1995), analisis beban kerja adalah baik jumlah karyawan maupun
klasifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk
perhitungan formasi pegawai. Beban kerja juga merupakan sejumlah target
pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam suatu rata-rata pekerjaan
pegawai. Perhitungan dapat dilakukan melalui metode umum yaitu perhitungan
untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum
ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan kebutuhan
pegawai dalam jabatan dalam modul pedoman perhitungan tersebut menggunakan
acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan, maka alat pokok
yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan
yang telah tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan
mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan, yaitu hasil kerja,
objek kerja, peralatan kerja, tugas pertugas jabatan. Berikut ini uraian lebuh lanjut
mengenai pendekatan-pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung
kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja yaitu:
12
1. Pendekatan hasil kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil
kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari
hasil kerja jabatan.Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya
fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat
dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah
digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.Informasi yang
diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan
satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari taget hasil kerja yang harus
dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
2. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaannya. Metode ini dipergunakan untuk
jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.
Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek
kerja dan satuan, jumlah beban kerja yang tercermin daari banyaknya objek
yang harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek
kerja.
3. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini
digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan
kerjanya. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan
alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat
kerja yang dioperasikan dan rasio jumlah pegawai perjabatan peralatan kerja
(RPK).
4. Pendekatan Tugas per tugas Jabatan
Metode ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang
hasil kerjanya banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat
menghitung dengan metode ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk
setiap tugas, waktu penyelesaian tugas dan jumlah waktu kerja efektif perhari
rata-rata.
13
2.7. Menentukan Jumlah Pegawai
Penentuan jumlah pegawai yang tepat pada posisi yang tepat merupakan
salah satu bentuk perbaikan kualitas sumber daya manusia dalam perusahaan
terutama karena peran strategis sumber daya manusia sebagai pelaksana dari
fungsi-fungsi instansi yaitu perencanaan; yang meliputi penentuan tujuan dan
standar, menetapkan sistem dan prosedur, serta menetapkan rencana atau proyeksi
untuk masa depa, pengorganisasian; yang meliputi pemberian tugas khusus
kepada setiap sumber daya manusia, membangun Satuan Daerah Perangkat Kerja
(SKPD), mendelegasikan wewenang kepada sumber daya manusia, menetapkan
analisis pekerjaan, membangun komunikasi, manajemen staf; yang meliputi
penetapan jenis atau tipe sumber daya manusia yang akan ditempatkan, merekrut
calon pegawai, mengevaluasi kinerja, mengembangkan, melatih dan mendidik
pegawai, kepemimpinan; yang meliputi pengupayaan agar orang lain dapat
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, meningkatkan
semangat kerjanya, memotivasi kerja pegawai, pengendalian : yang meliputi
penetapan standar pencapaian hasil kerja, standar mutu, melakukan review atas
hasil kerja, melakukan tindakan perbaikan sesuai kebutuhan, pengawasan dan
pelaksana operasional pemerintahan seperti keuangan dan administrasi; yang
meliputi melakukan audit terhadap kemungkinan adanya ketidakcocokan dalam
pelaksanaan ataupun sistem prosedur yang berlaku hingga tidak menimbulkan
resiko yang tidak baik bagi pemerintahan di masa depan (Rivai, 2004)
2.8. Penelitian Terdahulu
Penelitian pertama yang relevan dengan penelitian yang dilakukan adalah
penelitian berjudul Analisis Pengukuran Beban Kerja Karyawan pada Divisi
Produksi (Studi Kasus PT Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas, Bogor) yang
dilakukan oleh Siti Hanifah Sufiati (2007). Hasil penelitiannya adalah perusahaan
perlu menghitung tingkat beban kerja dengan kesesuaian jumlah karyawan yang
dimiliki, sehingga ada keseimbangan antara beban kerja dengan jumlah karyawan
yang efektif dan efisien. Permasalahan yang terjadi pada unit member yaitu
pembagian tugas yang belum jelas untuk masing-masing karyawan dan belum
adanya pelatihan mengenai pemberian pucuk daun teh sedangkan permasalahan
14
pada unit pelayuan yaitu kurangnya perhatian dari atasan dan insentif lembur yang
kecil. Begitu pula permasalahan pada unit penggilingan dan oksidasi enzymatic
yaitu kurangnya pelatihan untuk pemeliharaan mesin dan kondisi kerja yang
bising. Adapun permasalahn unit sortasi yaitu kurangnya pelatihan dan insentif
yang kecil sedangkan permasalahan pada unit pengepakan yaitu kurangnya
perhatian dari atasan, kurangnya pelatihan mengenai proses pengepakan dan
penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan dan keahlian.
Berdasarkan hasil perhitungan PBK III, jumlah karyawan yang efisien unit
member yaitu sebanyak lima orang, unit pelayuan sebanyak empat orang, unit
penggilingan sebanyak dua orang, unit pengeringan sebanyak empat orang, unit
sortasi sebanyak lima orang dan unit pengepakan sebanyak tujuh orang karyawan.
Menurut Teguh Setyawan dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban
Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor
Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor) menyatakan bahwa berdasarkan analisis
persepsi karyawan, persepsi karyawan tentang analisis pekerjaan dan kondisi
pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi adalah tentang jam kerja yang
kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain dari unit lain dan
datangnya tugas dari manajemen kadang bersamaan dengan target kerja yang
tinggi. Berdasarkan PBK I, II, dan III diperoleh beban kerja riil Seksi MDF
sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117% dari waktu
efektif karyawan selama satu tahun. Hal ini mengindikasikan terjadinya over
capacity beban kerja pada karyawan. Dari hasil perhitungan dengan rumus jumlah
karyawan yang efektif dan efisien untuk bekerja di Seksi MDF adalah Sembilan
orang. Ini berarti manajemen harus menambah satu orang karyawan untuk bekerja
di Seksi MDF.
Selain itu apabila target perusahaan ditingkatkan menjadi 1000 PSB POTS
per bulan dan 750 PSB Speedy per bulan, maka jumlah karyawan yang efektif dan
efisien untuk bekerja pada Seksi MDF adalah 12 orang. Solusi permasalahan
terkait beban kerja pada seksi MDF adalah dengan memberi instruksi kepada
petugas lapangan untuk saling menghargai jam kerja karyawan lain, menambah
peralatan kerja dan meminimalisir dipinjamnya peralatan kerja oleh unit lain,
pengaturan waktu pemberian tugas dari manajemen agar tidak bersamaan dengan
15
target yang tinggi, serta merencanakan perbaikan rak utama yang sudah penuh
dengan kabel.
Penelitian ketiga dilakukan oleh Niken Proborini dalam skripsi yang
berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Daerah
Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Sebelas. Hasil
dari penelitian ini adalah penggunaan waktu kerja untuk pegawai Administrasi
dan Keuangan serta pegawai Humas, adalah jumlah hari kerja efektif yang selama
sembilan bulan setelah dikurangi total hari libur yang ada alah 160 hari
persembilan bulan, dengan jumlah hari kerja efektif adalah sebesar 224.000 menit
persembilan bulan untuk unit Humas dan 117.600 untuk bagian Administrasi dan
Keuangan. Jumlah rata-rata jam kerja yang digunakan untuk tidak bekerja
berdasarkan perhitungan yang dilakukan untuk pegawai bagian Administrasi dan
Keuangan adalah 74,51 persen untuk kegiatan produktif, 7,19 persen untuk jenis
kegiatan yang tidak produktif dan 18,30 persen untuk jenis kegiatan pribadi,
sedangkan untuk bagian Humas 54,90 persen untuk kegiatan produktif, 22,35
persen untuk kegiatan tidak produktif dan 22,75 untuk kegiatan pribadi.
Kinerja dari masing-masing pegawai pada bagian Administrasi dan
Keuangan cukup berbeda, dimana pegawai yang telah lebih dari lima tahun
bekerja di sana, dari segi kecepatan pengerjaan tugas-tugas mereka memang lebih
cepat daripada pegawai lainnya. Namun meski demikian, para pelanggan lebih
banyak memilih untuk dilayani oleh pegawai III yang lama bekerjanya baru satu
tahun sehingga produktifitas pegawai III terbilang tinggi. Sementara itu untuk
pegawai I bagian Humas, dengan pendidikan Sarjana dan masa kerja yang cukup
lama yaitu 15 tahun, menjadikan proses penyelesaian tugas pegawai ini menjadi
cukup cepat. Begitupun dengan pegawai Humas III dan pegawai Humas IV. Hal
yang dapat disimpulkan terkait dengan jumlah kebutuhan pegawai yaitu bagian
Administrasi dan Keuangan terlihat bahwa kebutuhan pegawai yang dianjurkan
telah seimbang, sementara untuk Bagian Humas, diketahui bahwa jumlah
kebutuhan pada bagian Humas dianjurkan hanya dua orang saja, namun pada
kenyataannya jumlah pegawai yang ada adalah lima orang.
Berikut adalah ringkasan mengenai perbedaan penelitian terdahulu dengan
penelitian yang akan dilakukan dapat dilihat pada Tabel 1.
16
Tabel 1. Ringkasan Penelitian Terdahulu
No Nama Judul Tahun Persamaan Perbedaan
1 Siti
Hanifah
Sufiati
Analisis Pengukuran
Beban Kerja Karyawan
pada Divisi Produksi
(Studi Kasus PT.
Perkebunan Nusantara
VIII Gunung Mas,
Bogor)
2007 Metode dan
alat analisis
Lokasi
penelitian,
tahun
penelitian,
2 Teguh
Setyawan
Analisis Beban Kerja
dan Kebutuhan Sumber
Daya Manusia (Studi
Kasus Seksi MDF
Bogor Centrum Kantor
Daerah Telkom Bogor)
2010 Metode dan
alat analisis
Lokasi
penelitian,
tahun
penelitian,
objek
penelitian
3 Niken
Proborini
Analisis Beban Kerja
dan Kebutuhan Pegawai
pada Perusahaan
Daerah Air Minum
(PDAM) Tirta
Kahuripan Kabupaten
Bogor Cabang Sebelas.
2011 Metode dan
alat analisis
Lokasi
penelitian,
tahun
penelitian,
objek
penelitian
17
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
Sekretariat Daerah Kota Bogor memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas
dalam rangka melaksanakan program kerja yang telah disusun dalam Rencana
Strategis (Renstra) Sekretariat Daerah Kota Bogor.Renstra tersebut ditetapkan
dengan Keputusan Sekretaris Daerah Kota Bogor. Rencana Strategis Sekretariat
Daerah Kota Bogor tahun 2010-2014 disusun dengan maksud untuk menyatukan
seluruh kebijakan, program dan kegiatan yang direncanakan oleh Sekretariat
Daerah Kota Bogor dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Adapun tujuannya adalah
tersedianya acuan program dalam pelaksaaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat
Daerah Kota Bogor, secara terencana dan berkesinambungan dalam kurun waktu
Tahun 2010-2014.
Guna mendukung program tersebut diperlukan manajemen kepegawaian
yang dikelola dengan baik. Perencanaan pegawai berfungsi bagi organisasi untuk
menentukan pegawai yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan dan pekerjaan
pada waktu yang tepat. Upaya perencanaan pegawai tersebut akan menentukan
berapa jumlah jumlah pegawai dan ukuran volume dari beban pekerjaan yang
dilakukan oleh pegawai. Beban kerja yang ditetapkan sebaiknya sesuai dengan
standar jam kerja optimal. Setiap unit kerja atau jabatan masing-masing memiliki
beban kerja yang berbeda sehingga jumlah pegawai harus disesuaikan dengan
beban kerja yang diberikan pada setiap unitnya. Apabila jumlah pegawai yang ada
dan volume beban kerja terjadi ketidaksesuaian maka diperlukan penambahan
atau pengurangan pegawai, penambahan atau pengurangan tugas/deskripsi
pekerjaan.
Setiap pegawai pasti memiliki beban pekerjaan, jika ada gap dari beban
kerja standar dan beban kerja riil maka diperlukan analisis beban kerja. Langkah
awal penentuan beban kerja riil yaitu dengan mengidentifikasi deskripsi pekerjaan
masing-masing pegawai. Hasil dari pengukuran beban kerja berdasarkan deskripsi
pekerjaan akan diperoleh jumlah pegawai yang ideal atau dibutuhkan dan pada
akhirnya bisa dijadikan rekomendasi bagi pihak kepegawaian dalam hal ini Badan
18
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Bogor untuk merencanakan sumber
daya manusia yang tepat. Hal itu dikarenakan badan ini bertugas
menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan, pengembangan
kualitas sumber daya PNS dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan
pengendalian,mendukung perumusan kebijakan kesejahteraan PNS, serta
memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani
kepegawaian daerah. Kerangka pemikiran disajikan dalam bentuk bagan alir.
Aliran proses pemikiran dari rumusan di atas tersaji pada Gambar 1.
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
Perhitungan
Jumlah Pegawai
Rekomendasi
Sekretariat Daerah
Kota Bogor
Visi dan Misi
Volume Beban
Kerja Jumlah Pegawai
Perencanaan Sumber
Daya Manusia
Beban Kerja Riil Beban Kerja Standar
Deskripsi Pekerjaan Analisis dan Pengukuran
Beban Kerja
19
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Instansi Sekretariat Daerah Kota Bogor.
Lokasi penelitian beralamat di Jl. Ir. H. Juanda No 10, Bogor, Jawa Barat.
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari 2014 sampai dengan Maret 2014.
3.3. Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan langsung,
wawancara dan penyebaran formulir. Data primer yang diambil bersifat kualitatif
dan kuantitatif. Data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok
pekerjaan pegawai, sedangkan data kuantitatif berupa angka penggunaan waktu
kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas
pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban kerja.
Adapun sumber data diperoleh secara langsung dengan cara penyebaran
kuesioner dan wawancara mendalam dengan para pegawai, serta wawancara
dengan para pegawai tentang berbagai hal yang menunjang penelitian ini. Data
sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal-jurnal, informasi dari internet dan data-
data tentang pegawai dan unit kerja terkait.
3.4. Metode Pengambilan Sampel
Populasi penelitian yaitu PNS Kota Bogor pada Instansi Sekretariat
Daerah Kota Bogor. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas
pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh pegawai level staf yang bekerja pada
Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi pada Sekretariat
Daerah Kota Bogor. Tercatat jumlah populasi sebanyak 36 pegawai, karena
populasinya kecil maka penentuan sampel menggunakan metode sensus yaitu
semua populasi dijadikan sampel sebanyak 36 pegawai. Tahapan pengambilan
sampelnya adalah menyebarkan formulir terhadap sumber daya manusia,
observasi atau pengamatan langsung terhadap sumber daya manusia dan
wawancara secara mendalam yang dilakukan terhadap subyek kasus.
20
3.5. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer mengenai beban kerja atau beban kerja pegawai
diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling tersebut
dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam penelitian
akan dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan
pribadi (Ilyas, 2004). Pengamatan dilakukan selama jam kerjadengan jarak waktu
pengamatan setiap sepuluh menit yang dilakukan selama 8 jam waktu kerja
selama 3 hari untuk masing-masing bagian.
Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan
tugas pokok pekerjaan karyawan tersebut. Kegiatan tidak produktif meliputi
kegiatan yang dilakukan pegawai yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan, seperti
mengobrol dengan rekannya, bermalas-malasan, terlambat dan lain sebagainya.
kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan pegawai untuk
menghabiskan waktu pribadinya seperti istirahat, sholat dan makan. Hasil
pengamatan akan dicatat dalam formulir work sampling.
Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu
penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan responden
dilakukan melalui metode wawancara. Selain itu pengumpulan data untuk
mengidentifikasi tugas-tugas pokok responden dilakukan dengan penggabungan
antara metode wawancara dan pengamatan. Pengumpulan data sekunder melalui
studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi
dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki
oleh institusi.
3.6. Pengolahan dan Analisis Data
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu melakukan
pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work
sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan
maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan atau waktu kerja yang
telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan
pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang
21
berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam Microsoft Excel untuk
diolah.
Langkah kedua adalah memasukkan data tentang frekuensi rata-rata tugas
pokok yang dilakukan dan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian
tugas-tugas pokok pekerjaan pegawai setiap bagian. Melalui data tersebut,
kemudian menghitung WPT (Waktu Penyelesaian Tugas) yang dikonversikan
selama setahun. WPT tersebut dikonversi menjadi beban kerja responden yang
diamati dengan satuan menit pertahun.
Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE akan
didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi dengan waktu
kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE tersebut, maka akan
didapatkan jumlah kebutuhan pegawai yang efektif dan efisien.
3.7. Penghitungan Analisa Beban Kerja
Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat
diketahui persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawai untuk melakukan
kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian
gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan.
Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk
menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat
diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi
melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja.
Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan
perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu
perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan
tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja
berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75 Tahun 2004
tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan beban kerja dalam
rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut:
22
1. Menetapkan Waktu Kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas
hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur
dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut:
Hari Kerja Efektif = ( A - ( B + C + D ))
Keterangan :
A= Jumlah Hari Menurut Kalender
B = Jumlah Hari Sabtu dan Minggu dalam Setahun
C = Jumlah Hari Libur dalam Setahun
D = Jumlah Cuti Tahunan
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan,
karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur
kedaerahannya.
b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu
kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air,
melepas lelah, istirahat, makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan
rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam formal. Dalam menghitung jam
kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 (satu) minggu.
2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu
tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada
Tabel 2.
Tabel 2. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas
No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)
1
2
3
Dst
∑WPT
23
Keterangan :
BT = Jumlah Beban Tugas dalam Waktu Tertentu
SKR = Standar Kemampuan Rata-Rata Waktu Penyelesaian Tugas
WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
Standar Kemampuan Rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang
diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar
kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma waktu sedangkan
standar kemampuan dari satuan hasil disebut dengan Norma Hasil.
Rumusnya adalah:
Norma Waktu =
........... (1)
Norma Hasil =
.............(2)
3. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan hasil kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan dengan menghitung formasi
dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan satu jenis.
Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini yaitu:
Analisa beban kerja =∑
x 1 orang ........... (3)
4. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan tugas per tugas jabatan
Metode ini untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil
kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Rumus menghitung dengan pendekatan
metode ini yaitu:
Analisa beban kerja = ∑
∑ ........... (4)
5. Menghitung Kebutuhan Pegawai
Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu
penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai
yaitu:
KP =
WKE
WPTx 1 orang ...............(5)
24
Keterangan :
KP = Kebutuhan Pegawai
WKE = Waktu Kerja Efektif
WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
3.8. Analisis Deskriptif
Analisis data deskriptif banyak digunakan untuk mengkaji gambaran suatu
variabel, misalkan profil pada perusahaan, kelompok kerja, kelompok konsumen
dan subyek lain tentang karakteristiknya seperti besar, komposisi, efisiensi,
kesukaan dan lain-lain (Sumarni dan Wahyuni, 2006). Menurut Travers (1978)
dalam Umar (2005), analisis deskriptif bertujuan untuk menggambarkan sifat
sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilaksanakan dan
memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Analisis data merupakan proses
penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan
diinterpretasikan.
25
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor
Sekretariat Daerah merupakan unsur staf yang pada hakekatnya
menyelenggarakan fungsi koordinasi perumusan kebijakan, pengkoordinasian
pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah. Sekretariat Daerah
dipimpin oleh seorang Sekretaris Daerah dan berada di bawah serta bertanggung
jawab kepada Walikota. Berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 25 Tahun
2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan
Struktural di lingkungan Sekretariat Daerah, disebutkan bahwa Tugas Pokok
Sekretaris Daerah adalah melaksanakan sebagian fungsi Pemerintahan daerah di
bidang kesekretariatan. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Sekretaris
Daerah menyelenggarakan fungsi penyusunan kebijakan pemerintahan daerah,
pengkoordinasian pelaksanaan tugas Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah,
pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah, pembinaan
administrasi dan aparatur pemerintah daerah dan pelaksanaan tugas lain yang
diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas fungsinya.
Visi Sekretariat Daerah Kota Bogor “Terwujudnya Sekretariat Daerah
Kota Bogor sebagai Penyelenggara Administrasi Pemerintahan dan Pelayanan
yang Profesional dalam Menunjang Kota Perdagangan dengan Sumber Daya
Manusia yang Produktif dan Pelayanan Prima”.
Dalam rangka mewujudkan visi di atas, misi yang akan diemban oleh
Sekretariat Daerah Kota Bogor adalah:
1. mewujudkan sistem pemerintahan yang efektif dan efisien dalam menunjang
pelayanan publik;
2. meningkatkan koordinasi dan fasilitasi Sekretariat Daerah kepada Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan Instansi lainnya.
Nilai-nilai yang terkandung dalam mewujudkan visi dan misi yang harus
terus dipertahankan dan dijadikan motivasi dalam pelaksanaan kegiatan sehari-
hari meliputi cepat, tepat, professional, transparan, tanggung jawab, kebersamaan
dan kredibilitas. Nilai-nilai dominan di atas merupakan salah satu prasyarat yang
26
harus dimiliki oleh setiap jajaran Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai
penyelenggara administrasi pemerintahan.
Kredibilitas Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai pusat penyelenggaraan
administrasi pemerintahan banyak tergantung dari sejauh mana setiap unsur
sumber daya manusia di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Bogor mampu
menunjukkan kredibilitasnya.Integritas pribadi didorong rasa tanggung jawab dan
kebersamaan sebagai bagian dari integral dari Sekretariat Daerah Kota Bogor
dalam menyelenggarakan administrasi pemerintahan yang akan memberikan
kontribusi terhadap penciptaan suasana yang kondusif terhadap lingkungan
internal yang pada gilirannya akan memberikan dampak positif terhadap
lingkungan eksternal, sehingga potensi yang dimiliki Sekretariat Daerah Kota
Bogor dapat berfungsi secara optimal.
Dalam melaksanakan tugas, Sekretaris Daerah salah satunya dibantu oleh
Asisten Tata Praja yang membawahi dan mengkoordinasikan:
a. Bagian Pemerintahan
b. Bagian Hukum
c. Bagian Organisasi
4.2.Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi Pekerjaaan pada setiap Bagian sudah tersusun dengan jelas
berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 25 Tahun 2010 tentang Tugas
Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural di lingkungan
Sekretariat Daerah Kota Bogor. Pada setiap Bagian dibagi menjadi beberapa Sub
Bagian dan setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa jabatan yang disebut dengan
Jabatan Fungsional Umum. Pegawai pada umumnya mengetahui tugas dan
tanggung jawabnya berdasarkan jabatan yang diembannya, akan tetapi belum
mengetahui standar pekerjaan yang seharusnya dipenuhi. Deskripsi pekerjaan
pada setiap bagian lebih jelasnya diuraikan dibawah ini:
1. Bagian Pemerintahan
Bagian Pemerintahanyang mempunyai tugas pokok melaksanakan
pembinaan, merumuskan kebijakan, pengkoordinasian di bidang bina
pemerintah Kecamatan dan Kelurahan, pemerintahan umum dan pertanahan.
Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu
27
Sub Bagian Pemerintahan Umum, Sub Bagian Bina Pemerintah Kecamatan
dan Kelurahan, dan Sub Bagian Pertanahan. Setiap Sub Bagian dibantu oleh
beberapa staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan
pada bagian ini cukup luas, namun pekerjaan tersebut sesuai dengan
keterampilan yang dimiliki masing-masing pegawai.
Jabatan fungsional umum pada Sub Bagian Pemerintahan Umum yaitu:
a. Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar yang memiliki tugas
mengelola surat dan pemeliharaan kearsipan pada Bagian Pemerintahan
dan Asisten Tata Praja.
b. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu
Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan
di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas,
pajak, pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan
Sekretariat Daerah dan sebagainya.
c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji,
tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep
kepegawaian dan sebagainya.
d. Pengadministrasi keuangan pemerintahan umum yang memiliki tugas
penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada
setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran
(RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
e. Pengurus Barang Unit yang memiliki tugas pengelolaan barang milik
daerah, penyusunan usulan barang inventaris dan pemeliharaan barang
unit yang dimiliki oleh Bagian Pemerintahan.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Bina Pemerintah Kecamatan dan
Kelurahan yaitu:
a. Pengadministrasi Keuangan Bina Kecamatan Kelurahan yang memiliki
tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran
pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran
(RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
28
b. Pelaksana Teknis Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan
memiliki tugas melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan
pemerintahan dilingkup kecamatan dn kelurahan.
c. Pengolah Data Perangkat Kecamatan yang memiliki tugas penyusunan
konsep bahan kerja, membuat laporan pembinaan dan monitoring ke
kecamatan dan kelurahan.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Pertanahan yaitu:
a. Pengadministrasi Keuangan Pertanahan yang memiliki tugas penyusunan
dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap
kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
b. Petugas Teknis Pertanahan yang memiliki tugas melaksanakan mediasi
dan fasilitasi masalah pertanahan, pembuatan surat keputusan
penetapan/penunjukan lokasi dan sebagainya.
2. Bagian Hukum
Bagian Hukum yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pembinaan,
pengkoordinasian, penyiapan dan perumusan produk-produk Hukum Daerah,
Bantuan Hukum, Pengkajian dan Dokumentasi Hukum. Dipimpin oleh
seorang Kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian
Perundang-Undangan, Sub Bagian Bantuan Hukum dan Sub Bagian
Pengkajian dan Dokumentasi. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa staf
yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian ini
luas, karena pembuatan semua peraturan daerah, keputusan walikota,
peraturan walikota se-Kota Bogor harus diperiksa dan dikelola oleh Bagian
Hukum. Hal ini mengakibatkan pegawai pada bagian ini harus kompeten dan
ahli dibidangnya.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Perundang-undangan yaitu
Penyusun dan Perancang Undang-undang yang memiliki tugas membantu
penyusunan produk hukum daerah yang diantaranya inventarisasi program
legislasi daerah, penyusunan rancangan peraturan daerah, membantu
pembahasan rancangan peraturan daerah, penetapan rancangan peraturan
29
daerah menjadi peraturan daerah, mengoreksi rancangan peraturan walikota,
dan mengoreksi rancangan keputusan walikota.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Bantuan Hukum yaitu:
a. Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara yang
memiliki tugas membantu kegiatan Pembinaan Keluarga Sadar Hukum,
Pembinaan Masyarakat Taat Hukum, Rencana Aksi Nasional Hak Asasi
Manusia, fasilitasi penanganan perkara perdata dan tata usaha negara dan
sebagainya.
b. Pengadministrasi Keuangan Bantuan Hukumyang memiliki tugas
penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada
setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA)
dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
Jabatan Fungs.ional Umum pada Sub Bagian Pengkajian dan Dokumentasi
yaitu:
a. Pengadministrasi surat masuk dan keluar yang memiliki tugas pengelolaan
surat dan kearsipan dan sebagainya.
b. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu
Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan di
Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak,
pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat
Daerah dan sebagainya.
c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji,
tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep
kepegawaian dan sebagainya.
d. Penganalisa dan Pengkaji Produk Hukum Daerah serta Peraturan
Perundangan yang memiliki tugas membantu pengelolaan Lembaran
Daerah dan Berita Daerah, membantu acara sosialisasi peraturan daerah
dan peraturan walikota, pelayanan informasi hukum,
penyusunan/pengkajian naskah perjanjian/kesepakatan, dan memasukan
dan memperbaharui data produk hukum.
30
3. Bagian Organisasi
Bagian Organisasi yang mempunyai tugas pokok perumusan kebijakan,
pembinaan dan pengkoordinasian bidang pengelolaan, pengkajian dan analisa
jabatan, ketatalaksanaan serta pendayagunaan aparatur. Dipimpin oleh
seorang kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian
Ketatalaksanaan, Sub Bagian Kelembagaan dan Analisa Jabatan dan Sub
Bagian Pendayagunaan Aparatur. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa
staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian
ini cukup luas karena menyangkut perumusan kebijakan pelayanan publik
Kota Bogor dan pembentukan Satuan Kerja Perangkat Daerah se-Kota Bogor.
Jabatan Fungsional Umum Sub Bagian Ketatalaksanaan yaitu:
a. Analis Data Ketatalaksanaan yang memiliki tugas mengetik, menyusun,
mengolah data mengenai ketatalaksanaan, dan menyiapkan bahan kerja
untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya.
b. Pengadministrasi surat yang memiliki tugas mengelola kearsipan,
pendistribusian surat keluar
c. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu
Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan
di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak,
pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat
Daerah dan sebagainya.
d. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji,
tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep
kepegawaian dan sebagainya.
e. Pengelola Administrasi Keuangan yang memiliki tugas penyusunan
dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap
kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
f. Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Kelembagaan dan Analisa
Jabatan yaitu :
31
a. Analis Jabatan yang memiliki tugas mengetik, menyusun, mengolah
data mengenai kelembagaan dan analisa jabatan, dan menyiapkan
bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya.
b. Pengelola Pengadministrasi keuangan kelembagaan yang memiliki
tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan
anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana
Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran
(DPA) dan sebagainya.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur
yaitu :
a. Analis Data Pendayagunaan Aparatur yang memiliki tugas mengetik,
menyusun, mengolah data mengenai pelayanan publik, dan
menyiapkan bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan
sebagainya.
b. Pengelola administrasi keuangan yang memiliki tugas penyusunan
dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap
kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA)
dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
4.3. Profil Pegawai
Aspek demografi pegawai merupakan aspek penting yang dapat digunakan
untuk mengidentifikasi kinerja pegawai. Faktor demografi pegawai akan
mempengaruhi kinerja pegawai dalam proses bekerja setiap harinya. Analisa
demografi pegawai diperlukan untuk mengetahui sifat dan komposisi pegawai
yang didasarkan pada jenis kelamin, umur, lama bekerja dan pendidikan terakhir.
Melalui analisis demografi pegawai akan diketahui komposisi pegawai.
Dengan mengetahui komposisi pegawai, pihak kepegawaian dapat menentukan
kondisi kerja yang sesuai dengan kemampuan pegawainya, sehingga positioning
pegawai menjadi lebih tepat. Pegawai yang diteliti berjumlah 36 orang. Jumlah
pegawai pada setiap bagian tersaji pada Gambar 2.
32
Gambar 2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Bagian
4.3.1 Jenis Kelamin Pegawai
Kepentingan untuk mengetahui karakteristik pegawai berdasarkan jenis
kelamin sangat bermanfaat dan berhubungan dengan detail informasi yang ingin
diperoleh, serta sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja. Perempuan
merupakan sosok yang lebih ulet dan rajin dibandingkan laki-laki. Kecenderungan
ini disebabkan perempuan relatif memprioritaskan hasil kerja yang lebih tepat.
Hasil analisis menunjukan bahwa pegawai perempuan yang bekerja pada
penelitian ini sebesar 53 persen, sedangkan laki-laki sebesar 47 persen. Dominasi
jumlah pegawai perempuan disebabkan sifat pekerjaan yang dilakukan
memerlukan ketelitian karena berupa konsep perumusan kebijakan dan data
keuangan.Sebagai contoh pada 3 (tiga) bagian tersebut yang menjabat sebagai
Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Bendahara Gaji merupakan perempuan.
Namun, pada Sub Bagian Pertanahan pada Bagian Pemerintahan semua
pegawainya laki-laki karena pekerjaannya terjun ke lapangan yaitu melakukan
monitoring, peninjauan lokasi, penertiban dan penegasan batas wilayah dengan
Kabupaten/Kota yang lain. Persentase pegawai Bagian Pemerintahan, Bagian
Hukum dan Bagian Organisasi berdasarkan jenis kelamin tersaji pada Gambar 3.
Gambar 3. Distribusi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin
33
4.3.2 Umur Pegawai
Faktor usia penting untuk dipahami karena pegawai yang berbeda usia
memiliki kebutuhan terhadap bentuk pekerjaan yang berbeda. Selain itu,
perbedaan usia dapat mengakibatkan perbedaan pada kinerja dan sikap pegawai.
Pada penelitian ini, tingkat usia dibagi dalam tiga rentang usia yaitu (1) 21–30
tahun, (2) 31-40 tahun, (3) 41-50 tahun. Hasil analisis menunjukkan bahwa
jumlah pegawai yang paling dominan dalam penelitian ini adalah pegawai yang
berusia 31-40 tahun yaitu sebesar 58 persen. Selanjutnya diikuti oleh kelompok
usia 41-50 tahun yaitu sebesar 23 persen dan kelompok usia 21-30 tahun yaitu
sebesar 19 persen. Umur pegawai tersaji pada Gambar 4.
Gambar 4. Distribusi Pegawai Berdasarkan Umur, 2013
Besarnya persentase dari kelompok usia 31-40 tahun dan kelompok usia
41-50 tahun, berkaitan dengan karakter setiap individu dalam menyelesaikan
setiap pekerjaannya. Kelompok umur 31-40 tahun merupakan kelompok umur
produktif. Hal itu merupakan sebuah hal yang positif karena dalam perumusan
kebijakan, pembuatan konsep peraturan dan penyusunan dokumen
pertanggungjawaban kegiatan memerlukan pemikiran yang konseptual.
4.3.3 Lama Bekerja Pegawai
Pegawai akan mampu bekerja dengan baik dan bertahan beberapa lama
disuatu unit kerja apabila pekerjaan mereka sesuai dengan keahlian yang dimiliki
setiap pegawai. Dengan masa kerja pegawai yang banyak maka mencerminkan
pengalaman kerja yang baik karena semakin banyak pengalaman yang didapatkan
pegawai akan membuat pegawai semakin terlatih dan terampil dalam
melaksanakan pekerjaannya. Dari hasil penelitian persentase lama bekerja
pegawai tertinggi yaitu pegawai yang sudah bekerja 6-10 tahun yakni sebesar 31
persen. Selanjutnya sebanyak 28 persen pegawai yang sudah bekerja selama 1-5
34
tahun. Kemudian sebanyak 22 persen merupakan pegawai yang bekerja selama
11-15 tahun. Persentase sebesar 11 persen merupakan pegawai yang sudah bekerja
selama 16-20 tahun dan sisanya sebanyak 8 persen adalah pegawai yang sudah
bekerja lebih dari 21 tahun.
Jumlah waktu yang lama dalam masa kerja disebabkan banyaknya
pegawai yang semula sebagai tenaga honorer kemudian diangkat menjadi Calon
Pegawai Negeri Sipil dan pada akhirnya menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS).
Pada saat pengangkatan tenaga honorer tidak ada persyaratan pendidikan yang
harus dipenuhi, sehingga banyak pegawai lulusan SMA dan hal itu berkaitan
dengan kepangkatan dan golongan ruang PNS dimana lulusan SMA adalah
bergolongan ruang II-a. Syarat minimal PNS memiliki jabatan struktural yaitu
bergolongan ruang III-a dan jarak kenaikan golongan melalui masa kerja dari II-a
ke III-a adalah 16 tahun, kecuali jika pegawai tersebut melanjutkan pendidikan ke
jenjang perkuliahan maka kenaikan golongan bisa dipercepat. Hal tersebut
menyebabkan pada semua Bagian memiliki pegawai yang lama bekerjanya tinggi.
Persentase lama bekerja tersaji dalam Gambar 5.
Gambar 5. Lama Bekerja Pegawai, 2013
Dilihat dari persentase diatas maka dapat dikatakan pegawai sudah lama
bekerja karena perputaran pegawai pada level staf dalam unit kerja rendah
sehingga pegawai memiliki masa kerja yang banyak. Dengan lama bekerja maka
akan menimbulkan kemungkinan positif dan negatif. Kemungkinan positif seperti
pegawai memiliki keahlian dibidangnya masing-masing, kemampuan koordinasi
yang baik karena sudah terbiasa berhubungan dengan unit kerja lain dan tingginya
loyalitas terhadap unit kerja. Kemungkinan negatif seperti kejenuhan karena
melakukan pekerjaan yang sama selama bertahun-tahun.
35
4.3.4 Pendidikan Terakhir Pegawai
Tingkat pendidikan seseorang pada prinsipnya akan mempengaruhi
kebutuhan, nilai-nilai yang dianut, cara pandang dan persepsi terhadap suatu
persoalan. Selanjutnya, pegawai dengan tingkat pendidikan lebih baik, sangat
responsif terhadap informasi dibandingkan dengan yang berpendidikan rendah.
Pemahaman terhadap tingkat pendidikan pegawai selanjutnya dapat dijadikan
landasan pertimbangan dalam menerapkan strategi analisis beban kerja pada
Bagian Pemerintahan, Hukum dan Organisasi.
Hasil analisis menunjukan bahwa mayoritas pegawai adalah pegawai
dengan tingkat pendidikan SMA sebesar 47 persen. Pegawai dengan tingkat
pendidikan Sarjana menempati urutan kedua sebesar 36 persen, selain itu tingkat
pendidikan Diploma sebesar 17 persen. Tingkat pendidikan SMA memiliki
persentase paling tinggi karena pegawai berasal dari tenaga honoreryang diangkat
menjadi Pegawai Negeri Sipil. Hal itu dikarenakan pada saat pengangkatan PNS
dari tenaga honorer tidak ada kualifikasi mengenai pendidikan pegawai. Dengan
banyaknya pegawai berpendidikan tingkat SMA, maka jenis pekerjaannya pun
berbeda dengan diploma dan sarjana. Rata-rata pegawai lulusan dari SMA
melakukan pekerjaan rutin seperti pengelolaan arsip, pengadministrasi keuangan
yang membantu kepalanya mempertanggungjawabkan anggaran kegiatannya dan
pengelolaan gaji serta kepegawaian. Lain halnya dengan pendidikan diploma dan
sarjana yang memiliki pekerjaan yang lebih memerlukan pemahaman konsep
secara global dan sistematik seperti pengolahan dan penelaahan konsep kebijakan
ketatalaksanaan, pelayanan publik, analisa jabatan, konsep produk hukum daerah
dan konsep lainnya sehingga pekerjaannya lebih mengandalkan pemikiran bukan
kemampuan fisik. Pendidikan terakhir pegawai tersaji pada Gambar 6.
.Gambar 6. Pendidikan Terakhir Pegawai Bagian, 2013
SMA
47%
Diploma
17%
Sarjana
36%
36
4.4 Analisis dan Pengukuran Beban Kerja
Waktu kerja efektif PNS sudah diatur dalam Surat Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 08 Tahun 1996 tanggal 15 Maret 1996
tentang Pedoman Pelaksanaan Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah
bahwa bahwa hari kerja bagi seluruh Lembaga Pemerintah tingkat Pusat dan
Pemerintah DKI Jakarta ditetapkan 5 (lima) hari kerja mulai hari Senin s.d. hari
Jumat dan jumlah jam kerja efektif adalah 37,5 jam dengan ketentuan sebagai
berikut:
Hari Senin s.d. Kamis Jam 07.30– 15.30 WIB (Waktu istirahat jam 12.00 –
13.00)
Hari Jumat Jam 07.30 – 16.30 WIB (Waktu Istirahat jam 11.30 – 13.00)
Perhitungan waktu kerja efektif selama satu tahun. Adapun pengamatan
waktu yang digunakan untuk aktivitas yang diamati dalam penelitian
dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi
(Ilyas, 2004). Pengamatan dilakukan selama jam kerja dengan jarak waktu
pengamatan setiap sepuluh menit yang dilakukan selama 8 jam waktu kerja
selama 3 hari untuk masing-masing bagian.
Jumlah hari kerja efektif pegawai dapat dihitung seperti pada Tabel 3.
Tabel 3. Jumlah Hari Kerja Efektif Pegawai Setda Tahun 2013
No Bulan Jumlah
Hari
Libur Hari
Sabtu&Minggu
Libur
Nasional
Hari Kerja
Efektif
1 Januari 31 5 2 24
2 Februari 28 5 0 23
3 Maret 31 6 2 23
4 April 30 5 0 25
5 Mei 31 5 2 24
6 Juni 30 6 1 23
7 Juli 31 5 0 26
8 Agustus 31 5 3 23
9 September 30 6 0 24
10 Oktober 31 5 1 25
11 Nopember 30 5 1 24
12 Desember 31 6 1 24
JUMLAH 365 64 13 288
37
Hasil perhitungan menunjukkan bahwa total hari dalam satu tahun
sebanyak 365 hari, lalu jumlah hari dikurangi dengan libur hari Sabtu dan Minggu
sebanyak 64 hari dan libur Nasional sebanyak 13 hari sehingga diperoleh jumlah
hari kerja efektif pegawai yaitu sebanyak 288 hari. Sementara itu, jam kerja
pegawai dimulai dari pukul 7.30 pagi hingga 15.30 sore, dengan jumlah hari kerja
selama satu minggu adalah lima hari.
Pengamatan penggunaan waktu kerja dilakukan selama kurang lebih dua
bulan sesuai dengan hari kerja dan waktu kerja instansi dengan menggunakan
work sampling yang dilakukan untuk orang per orang. Barnes yang dikutip dari
Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur
aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan
waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian
disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal yang dilakukan dalam penerapan work
sampling selama penelitian adalah sebagai berikut:
1. Membuat formulir work sampling yang dilihat pada Lampiran 2, dengan
menentukan kisaran waktu per pengamatan, yaitu setiap sepuluh menit.
2. Mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori
produktif, tidak produktif maupun pribadi.
3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dalam ketiga kategori
dijumlahkan, dicari rata-ratanya.
4. Jumlah pengamatan yang diperoleh dikalikan dengan sepuluh karena lamanya
waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah
penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif,
tidak produktif, maupun pribadi.
Kegiatan yang termasuk ke dalam kategori produktif adalah berbagai
kegiatan yang berhubungan dengan tugas-tugas pokok tiap pegawai. Sementara
itu yang termasuk ke dalam jenis kegiatan yang tidak produktif adalah mengobrol,
membaca koran, mengerjakan tugas pribadi, terlambat datang kerja dan pulang
lebih awal, lalu untuk jenis kegiatan yang tergolong ke dalam kategori kegiatan
pribadi adalah makan, minum, shalat, tidur dan ke toilet.
38
4.4.1 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Pemerintahan
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
pada Bagian Pemerintahan tersaji pada Tabel 4.
Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai Bagian Pemerintahan
Setda Kota Bogor
Bagian
Pemerintahan
Total Waktu
(menit) Jumlah Persentase (%) Total
Prosentasi 1 2 3 1 2 3
Pegawai 1 370 50 60 480 77,08 10,42 12,50 100,00
Pegawai 2 410 40 30 480 85,42 8,33 6,25 100,00
Pegawai 3 340 30 110 480 70,83 6,25 22,92 100,00
Pegawai 4 350 50 80 480 72,92 10,42 16,67 100,00
Pegawai 5 410 30 40 480 85,42 6,25 8,33 100,00
Pegawai 6 330 40 110 480 68,75 8,33 22,92 100,00
Pegawai 7 350 50 80 480 72,92 10,42 16,67 100,00
Pegawai 8 360 30 90 480 75,00 6,25 18,75 100,00
Pegawai 9 320 40 120 480 66,67 8,33 25,00 100,00
Pegawai 10 310 50 120 480 64,58 10,42 25,00 100,00
Pegawai 11 380 50 50 480 79,17 10,42 10,42 100,00
Pegawai 12 340 50 90 480 70,83 10,42 18,75 100,00
Pegawai 13 370 50 60 480 77,08 10,42 12,50 100,00
Pegawai 14 350 40 90 480 72,92 8,33 18,75 100,00
Pegawai 15 340 40 100 480 70,83 8,33 20,83 100,00
Jumlah 5330 520 1030 5760
Rataan 351 43 86 480
Keterangan :
1 = Jenis kegiatan produktif
2 = Jenis kegiatan tidak produktif
3 = Jenis kegiatan pribadi
Berdasarkan Tabel 9 Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing
kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah
berkisar dari 64,58 persen hingga 87,42 persen, sementara untuk kegiatan tidak
39
produktif berkisar dari 6,25 persen hingga 10,42 persen, lalu untuk kegiatan
pribadi berkisar dari 6,25 hingga 25,00 persen.
Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu
produktif yang paling tinggi yaitu pegawai 5 sebesar 85,42 persen atau 410 menit.
Faktor yang menyebabkan pegawai memiliki waktu produktif tinggi karena
pegawai memiliki tugas penyusun konsep laporan pertanggungjawaban walikota
kepada DPRD, mengkoordinasikan kerjasama daerah dimana kerjasama bersifat
lokal, nasional dan internasional serta mengkoordinasikan semua SKPD mengenai
keikutsertaan dalam forum-forum dan perjanjian (MOU) kerjasama daerah dan
Luar Negeri. Dengan bobot pekerjaan seperti itu pegawai sering bekerja diluar
jam kantor. Sedangkan jumlah penggunaan waktu produktif yang sedikit adalah
pegawai 10 sebesar 64,58 persen atau 310 menit. Penyebab rendahnya
produktivitas kerja pegawai hanya bekerja mengelola barang unit dimana
pekerjaannya meliputi pengecekan, menyusun usulan daftar kebutuhan barang 2
(dua) kali dalam setahun, menyusun laporan inventarisasi barang unit 2 (dua) kali
dalam setahun. Selain mengerjakan tugas-tugas tersebut, pegawai sering
melakukan kegiatan tidak produktif seperti membaca koran dan mengerjakan
tugas pribadi di kantor. Penggunaan waktu produktif dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif Pegawai Bagian
Pemerintahan Setda Kota Bogor
40
4.4.2 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Hukum
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
pada Bagian Hukum tersaji pada Tabel 5.
Tabel 5. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai bagian Hukum Setda
Kota Bogor
Bagian
Hukum
Total Waktu
(menit) Jumlah Persentase (%) Total
Prosentasi 1 2 3 1 2 3
Pegawai 1 360 50 70 480 75,00 10,42 14,58 100,00
Pegawai 2 400 50 30 480 83,33 10,42 6,25 100,00
Pegawai 3 330 40 110 480 68,75 8,33 22,92 100,00
Pegawai 4 340 50 90 480 70,83 10,42 18,75 100,00
Pegawai 5 400 40 40 480 83,33 8,33 8,33 100,00
Pegawai 6 320 50 110 480 66,67 10,42 22,92 100,00
Pegawai 7 330 70 80 480 68,75 14,58 16,67 100,00
Pegawai 8 350 40 90 480 72,92 8,33 18,75 100,00
Pegawai 9 310 40 130 480 64,58 8,33 27,08 100,00
Pegawai 10 300 40 140 480 62,50 8,33 29,17 100,00
Pegawai 11 370 60 50 480 77,08 12,50 10,42 100,00
Pegawai 12 330 50 100 480 68,75 10,42 20,83 100,00
Jumlah 4140 580 1040 5760
Rataan 345 48 87 480
Keterangan :
1 = Jenis kegiatan produktif
2 = Jenis kegiatan tidak produktif
3 = Jenis kegiatan pribadi
Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan yang
dilakukan pegawai bagian Hukumdiketahui bahwa jumlah waktu untuk kategori
kegiatan produktif adalah berkisar dari 62,50 persen hingga 83,33 persen,
sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari 8,33 persen hingga 14,58
persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 6,25 hingga 29,17 persen.
Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu
produktif yang paling tinggi oleh pegawai Bagian Hukum yaitu pegawai 5 yaitu
41
sebesar 83,33 persen atau 400 menit. Faktor yang menyebabkan pegawai ini
memiliki jam produktif yang tinggi adalah karena pegawai 5 memiliki tugas
sebagai pengonsep, pemeriksa, dan penyusun yang terkait dengan produk hukum
daerah dimana produk hukum daerah meliputi Puluhan Keputusan Walikota,
Belasan Peraturan Daerah, dan Puluhan Peraturan Walikota setiap tahunnya.
Sementara pegawai 10 memiliki waktu produktif yang rendah sebesar 62,50
persen atau 300 menit, penyebab rendahnya produktivitas kerjanya jika
dibandingkan dengan pegawai lainnya karena pegawai 10 hanya mengerjakan
laporan pertanggungjawaban anggaran yang hanya dikerjakan pada akhir bulan
saja dan melaporkan maksimal pada tanggal 5 bulan berikutnya. Selain tugas
tersebut, pegawai banyak melakukan kegiatan yang tidak produktif. Penggunaan
waktu produktif dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif Pegawai Bagian
Hukum Setda Kota Bogor
4.4.3 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Organisasi
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
pada Bagian Organisasi tersaji pada Tabel 11.
42
Tabel 11. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai bagian Organisasi Setda
Kota Bogor
Bagian
Organisasi
Total Waktu
(menit) Jumlah Persentase (%) Total
Prosentasi 1 2 3 1 2 3
Pegawai 1 370 60 50 480 77,08 12,50 10,42 100,00
Pegawai 2 420 50 10 480 87,50 10,42 2,08 100,00
Pegawai 3 320 70 90 480 66,67 14,58 18,75 100,00
Pegawai 4 280 80 120 480 58,33 16,67 25,00 100,00
Pegawai 5 330 50 100 480 68,75 10,42 20,83 100,00
Pegawai 6 320 40 120 480 66,67 8,33 25,00 100,00
Pegawai 7 340 60 80 480 70,83 12,50 16,67 100,00
Pegawai 8 280 80 120 480 58,33 16,67 25,00 100,00
Pegawai 9 290 20 170 480 60,42 4,17 35,42 100,00
Jumlah 2950 510 860 4320
Rataan 328 57 96 480
Keterangan :
1 = Jenis kegiatan produktif
2 = Jenis kegiatan tidak produktif
3 = Jenis kegiatan pribadi
Dari hasil penelitian jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing
kategori kegiatan yang dilakukan pegawai Bagian Organisasi diketahui bahwa
jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah berkisar dari 58,33 persen
hingga 87,50 persen, sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari
8,33persen hingga 16,67 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 2,08
hingga 35,42 persen.
Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu
produktif yang paling tinggi oleh pegawai bagian Organisasi yaitu pegawai 2.
Faktor yang menyebabkan pegawai ini memiliki jam produktif yang tinggi adalah
pertama karena pegawai 2 memiliki jiwa yang disiplin, bekerja sesuai Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang ada, taat pada peraturan yang telah ditetapkan
oleh Pemerintah Kota Bogor, menangani pekerjaan yang padat dan memerlukan
waktu penyelesaian yang banyak. Pegawai 2 merupakan pegawai yang melakukan
tugas pembuatan konsep pedoman pelayanan publik dan seringnya melakukan
43
kedinasan keluar daerah untuk menghadiri undangan atau pelatihan serta
mengikuti rapat-rapat atas perintah atasan. Sementara pegawai 4 penyebab
rendahnya produktivitas kerjanya jika dibandingkan dengan pegawai lainnya
karena pekerjaan yang tidak padat dan dapat diselesaikan dalam rentang waktu
yang sedikit. Kemudian pegawai yang tidak bisa mengoperasionalkan komputer
sehingga melimpahkan pekerjaannya kepada pegawai lain. Pegawai 4 merupakan
pegawai yang mengerjakan gaji, menghitung tunjangan-tunjangan dan
kepegawaian Bagian Organisasi. Hal itu dikarenakan pengelolaan gaji hanya
dilakukan awal bulan, perhitungan dan pembagian tunjangan pada minggu kedua,
dan mengerjakan kepegawaian hanya bersifat insidentil dan tidak setiap bulan.
Menurut Ilyas (2004) yang dikutip dari Novera (2010), dikatakan bahwa
waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Namun
terlihat dari Gambar 2, yang menggambarkan mengenai penggunaan waktu kerja
produktif pegawai bagian Organisasi, dapat disimpulkan bahwa terlihat bahwa
pegawai 2 memiliki produktivitas yang optimal sebesar 90 persen yang
menunjukan bahwa penggunaan waktu yang efektif dalam mengerjakan tugas-
tugas secara cepat, tepat dan maksimal. Setelah itu pada dua urutan teratas yaitu
pegawai 1 (satu) karena bobot pekerjaan yang berat karena berbagai aktivitas
pekerjaan yang meliputi pengolahan data untuk membuat pedoman pelayanan
publik. Akan tetapi, ada pegawai yang memiliki waktu kerja produktif sebesar
58,33 persen karena bobot pekerjaan yang rendah. Pemakaian waktu produktif
tersaji pada Gambar 9.
Gambar 9. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif Pegawai Bagian
Organisasi Setda Kota Bogor
44
4.5 Analisis Kebutuhan Pegawai
Selain mendasari perhitungan analisis pada beban kerja yang ada, analisis
jumlah kebutuhan tenaga kerja ini pun akan mendasari pada pendekatan tugas per
tugas jabatan seperti yang tercantum pada Modul Pedoman Perhitungan
Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan
Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/
2004), adapun langkah-langkah perhitungan pegawai sebagai berikut:
1. Menetapkan Waktu Kerja
Waktu kerja efektif dihitung dengan menentukan jumlah hari dalam
setahun, jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun, jumlah hari libur dalam
setahun, dan jumlah hari libur nasional dalam setahun. Kemudian jumlah hari
Sabtu dan Minggu ditambahkan dengan jumlah hari libur nasional yang
menghasilkan total hari tidak bekerja atau libur, lalu jumlah hari dalam setahun
itu dikurangi dengan total jumlah hari tidak bekerja. Rumusan perhitungan hari
kerja efektif sebagai berikut:
Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun 365 hari
Jumlah hari Sabtu dan Minggu 64 hari
Jumlah hari Libur Nasional 13 hari +
77 hari –
Jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun 288 hari
Satu hari kerja = 8 jam kerja – 1 jam (waktu istirahat) = 7 jam
Waktu efektif dalam satu tahun = 70% x 7 jam = 4,9 jam ≈ 5jam
Waktu produktif dalam satu tahun = 288 hari x 5 jam = 1.440 jam atau 86.400
menit.
Setelah itu hasilnya dijumlahkan dan dikalikan dengan 288 hari per tahun
hari kerja, maka didapatlah total jam kerja efektif Bagian Pemerintahan
1.535.040 menit per satu tahun, Bagian Hukum adalah 1.192.320 menit dan
Bagian Organisasi adalah 849.600 menit.
2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Setiap pekerjaan harus diukur waktu yang digunakan untuk penyelesaian
tugasnya. Oleh karena itu, pekerjaan harus dapat diukur dan dihitung dalam
45
satuan waktu tertentu sehingga penyelesaian tugas dapat efektif dan efisien.
Efektif terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidaklain mengandung dua makna, yaitu:
makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu
menggunakan waktu yang ada. Waktu penyelesaian tugas (WPT) diperoleh
dengan mengalikan beban tugas dua belas bulan dan standar kemampuan rata-
rata, yang kedua data tersebut diperoleh data sekunder berupa penghitungan
kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja.
Contoh perhitungan pegawai pada Bagian Organisasi yang menjadi Analis
Data Ketatalaksanaan. Pegawai tersebut memiliki pekerjaan yaitu mengolah
data dan menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
Pegawai memiliki beban tugas selama setahun adalah 1 (satu) dokumen.
Standar Kemampuan Rata-rata berupa standar kemampuan yang diukur dari
satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil.
Norma Waktu = 1 orang analis x 300 jam = 300 jam
1 dokumen
Hasil dari perhitungan tersebut Standar Kemampuan Rata-rata pegawai ini
menyelesaikan dokumen LAKIP dalam 300 jam menghasilkan satu dokumen
pertahun. Beban tugas (BT) dan standar kemampuan rata-rata (SKR) waktu
penyelesaian setiap elemen tugas diperoleh dari hasil wawancara terhadap
semua pegawai yang diteliti. Hasil perkalian antara beban tugas dan standar
kemampuan rata-rata kemudian dijumlahkan, sehingga total waktu
penyelesaian tugas (∑ WPT) adalah 1.491 jam per tahun. Hasil perhitungan
dapat dilihat pada Lampiran 3.
3. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan
Secara umum tugas pokok dari Bagian Pemerintahan adalah perumus
kebijakan dan pembinaan kecamatan dan kelurahan dalam pelaksanaan tugas
yang sudah diberikan, kemudian pengelolaan yang berhubungan dengan
pertanahan dan batas wilayah Kota Bogor. Dengan tugas dan tanggung jawab
yang besar maka pengukuran beban kerja sudah dihitung pada Lampiran 4.
Jumlah beban kerja Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian
Pemerintahan Umum adalah 3.300 jam per tahun, total ini berada di atas
46
waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan
pegawai adalah sebagai berikut:
Pengadministrasi Keuangan =
= 2,23 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja
diakibatkan banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan
pelaporannya sehingga dikerjakan oleh 2 orang.
Jumlah beban kerja Pengurus Barang Unit Bagian Pemerintahan adalah
1.068 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS
yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengurus Barang Unit =
= 0,74 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengurus
Barang Unit diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja diakibatkan
kurangnya tugas yang diberikan sehingga pegawai lebih banyak menggunakan
waktu tidak produktif dan pribadi. Selain itu kepengurusan barang unit tidak
setiap hari, namun hanya bersifat bulanan dan semesteran pelaporan dan
pengusulannya.
Jumlah beban kerja Bendahara Pengeluaran Pembantu Bagian
Pemerintahan adalah 913 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu
produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai
adalah sebagai berikut:
Bendahara Pengeluaran Pembantu =
= 0,63 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara
Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja
diakibatkan pelaksanaan tugas yang hanya dilakukan awal dan akhir bulan
dari mulai pengusulan anggaran hingga pemeriksaan laporan
pertanggungjawaban. Selain menangani masalah keuangan di Bagian
Pemerintahan, pegawai lebih banyak melakukan kegiatan tidak produktif
seperti mengerjakan tugas pribadi dan mengobrol. Pegawai ini perlu
mendapatkan tugas tambahan selain menangani masalah keuangan.
47
Jumlah beban kerja Bendahara Gaji dan Kepegawaian Bagian
Pemerintahan adalah 1.177 jam per tahun, total ini berada di bawah waktu
produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai
adalah sebagai berikut:
Bendahara Gaji =
= 0,82 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara
Gaji diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja diakibatkan pelaksanaan
tugas pengelolaan gaji dan tunjangan hanya dilakukan awal bulan. Dengan
adanya kebijakan baru bahwa PNS diatas Golongan III mendapatkan
pembayaran gaji via bank maka mengurangi beban kerja dari pegawai ini. Jadi
hanya menangani gaji PNS Bagian Pemerintahan Golongan I dan II yang
jumlahnya sedikit. Selain itu, pengelolaan kepegawaian hanya bersifat
insidentil dan tidak sering.
Jumlah beban kerja Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar Bagian
Pemerintahan adalah 2.987 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu
produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai
adalah sebagai berikut:
Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar =
= 2,01 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien
Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan
beban kerja ini ditanggung oleh 2 orang pegawai, karena penanganan Surat
Masuk dan Keluar dibagi dua tempat tugas, pegawai yang pertama di Bagian
Pemerintahan dan pegawai kedua diperbantukan di kearsipan ruangan Asisten
Tata Praja. Selain itu banyak surat-surat yang berhubungan dengan kecamatan
dan kelurahan karena Bagian Pemerintahan sebagai pembina unit kerja
tersebut.
Jumlah beban kerja Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian
Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan adalah 2.923 jam per tahun, total ini
berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah
kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengadministrasi Keuangan =
= 2,03 ≈ 2 orang
48
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja
diakibatkan banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan
pelaporannya sehingga dikerjakan oleh 2 orang.
Jumlah beban kerja Pelaksana Teknis pada Sub Bagian Pembinaan
Kecamatan dan Kelurahan adalah 1.040 jam per tahun, total ini berada di atas
waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan
pegawai adalah sebagai berikut:
Pelaksana Teknis =
= 0,72 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pelaksana
Teknis Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan diperoleh hasil 1
orang. Terjadi kesenjangan antara jam efektif riil pegawai dengan standar jam
kerja, hal itu dikarenakan kegiatan yang dilaksanakan pada sub bagian ini
bersifat monitoring dan evaluasi yang tidak memerlukan waktu yang lama.
Pegawai ini perlu ditambahkan tugas baru dalam pembinaan kecamatan dan
kelurahan seperti membuat laporannya.
Jumlah beban kerja Pengolah Data Perangkat Kecamatan pada Sub Bagian
Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan adalah 1.001 jam per tahun, total ini
berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah
kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengolah Data Perangkat Kecamatan =
= 0,70 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengolah
Data Perangkat Kecamatan diperoleh hasil 1 orang. Adanya kekurangan beban
kerja disebabkan pembinaan kecamatan tidak dilakukan setiap hari dan jumlah
kecamatan sedikit hanya 6 kecamatan dengan 68 kelurahan. Jadi penyiapan
bahan kerja dan penyusunan laporan jumlahnya tidak terlalu banyak.
Jumlah beban kerja Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian
Pertanahan adalah 2.923 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif
untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah
sebagai berikut:
Pengadministrasi Keuangan =
= 2,03 ≈ 2 orang
49
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja
diakibatkan banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan
pelaporannya sehingga cukup dikerjakan oleh 2 orang.
Jumlah beban kerja Petugas Teknis pada Sub Bagian Pertanahan adalah
2.492 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu
1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Petugas Teknis =
= 1,73 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Petugas
Teknis diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja diakibatkan banyaknya
titik-titik lokasi yang harus ditinjau yang berkaitan dengan batas wilayah dan
permohonan IPPT sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit dan
pegawai 2 orang. Dari hasil keseluruhan perhitungan pegawai dapat
ditampilkan pada Tabel 7.
Tabel 7. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan
No Nama Jabatan Kebutuhan
Pegawai (orang)
Pembulatan
(orang)
1.
Pengadministrasi Keuangan Sub
Bagian Pemerintahan Umum
2,23 2
2. Pengurus Barang Unit 0,74 1
3. Bendahara Pengeluaran Pembantu 0,63 1
4. Bendahara Gaji 0,82 1
5. Pengadministrasi Surat Masuk dan
Keluar
2,01 2
6. Pengadministrasi Keuangan Sub
Bagian Pembinaan Kecamatan dan
Kelurahan
2,03 2
7. Pelaksana Teknis pada Sub Bagian
Pembinaan Kecamatan dan
Kelurahan
0,72 1
8. Pengolah Data Perangkat Kecamatan 0,70 1
9. Pengadministrasi Keuangan pada
Sub Bagian Pertanahan
2,03 2
10. Petugas Teknis pada Sub Bagian
Pertanahan
1,73 2
Jumlah 13,64 14
4. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum
Bagian Hukum secara umum memiliki tugas perumusan kebijakan di
bidang hukum di Kota Bogor. Pengukuran beban kerja Bagian Hukum
terdapat pada Lampiran 5.
50
Jumlah beban kerja Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar sebesar
3.379 jam per tahun, total ini melebihi waktu produktif pedawai sebesar 1.440
jam per tahun. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu:
Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar =
= 2,35 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah kebutuhan pegawai diperoleh hasil 2
orang. Nilai beban kerja yang berlebih dikarenakan banyaknya surat masuk
untuk pengajuan koreksi atas produk-produk hukum dari semua Satuan Kerja
Perangkat Daerah. Oleh karena itu, diperlukan pegawai 2 orang untuk
memenuhi beban tugas dari Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar.
Jumlah beban kerja Bendahara Pengeluaran Pembantu sebesar 1.390 jam
per tahun, total ini melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per
tahun. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu:
Bendahara Pengeluaran Pembantu =
= 0,96 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara
Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat
dilakukan dengan cara membantu pegawai lain yang memiliki kelebihan
beban kerja.
Total beban kerja Bendahara gaji dan kepegawaian sebesar 1.153 jam per
tahun, total ini melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per tahun.
Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu:
Bendahara gaji dan kepegawaian =
= 0,80 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara
gaji dan kepegawaian diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat
dilakukan dengan cara ditambahkan tugas kepada pegawai tersebut.
Pengadministrasi Keuangan Pengkajian dan dokumentasi memiliki beban
kerja 2.413 jam per tahun, total ini berada diatas waktu produktif untuk PNS
yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengadministrasi Keuangan =
= 1,67 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja
51
karena banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan anggarannya
sehingg beban kerja yang tinggi bisa ditangani oleh 2 orang.
Total beban kerja Pengurus Barang Unit sebesar 853 jam per tahun, total
ini tidak melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per tahun.
Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu:
Pengurus Barang Unit =
= 0,59 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengurus
Barang Unit diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat dilakukan
dengan cara ditambahkan tugas kepada pegawai tersebut. Beban kerja yang
sedikit karena Bagian bukan unit kerja yang besar yang memiliki jumlag
barang unit yang banyak, sehingga dalam pengelolaan barang tidak
memerlukan waktu yang lama.
Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan
perundangan memiliki beban kerja 6.912 jam per tahun, total ini berada diatas
waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan
pegawai adalah sebagai berikut:
Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan
=
= 4,80 ≈ 5 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Penganalisa
dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan diperoleh
hasil 5 orang. Kelebihan beban kerja karena banyaknya Lembaran Daerah dan
Berita Daerah yang harus dikoreksi, dikoordinasikan dan disusun laporannya.
Selain itu penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan
berjumlah 350 laporan sehingga memerlukan pegawai 5 orang untuk
memenuhi beban tugas tersebut.
Penyusun dan Perancang Undang-Undang memiliki beban kerja 10.323
jam per tahun, total ini berada diatas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440
jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Penyusun dan Perancang Undang-Undang =
= 7,17 ≈ 7 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Penyusun dan
Perancang Undang-Undang diperoleh hasil 7 orang. Kelebihan beban kerja
52
karena produk-produk hukum daerah yang harus dikaji, dikoreksi, disusun dan
ditetapkan untuk menunjang kelancaran dan kepastian hukum.
Pengadministrasi Keuangan Perundang-undangan memiliki beban kerja
811 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS yaitu
1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengadministrasi Keuangan =
= 0,56 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja
karena sedikitnya jumlah kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan
anggarannya sehingga beban kerja rendah dan pegawai menggunakan
sebagian waktunya untuk melaksanakan hal-hal yang tidak produktif.
Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara (TUN)
memiliki beban kerja 6.781 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu
produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai
adalah sebagai berikut:
Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan TUN =
= 4,71 ≈ 5 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Fasilitator
Penanganan Perkara Perdata dan TUN diperoleh hasil 5 orang. Kelebihan
beban kerja disebabkan banyaknya pembinaan hukum yang harus
dilaksanakan.
Pengadministrasi Keuangan Bantuan Hukum memiliki beban kerja 2.962
jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440
jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengadministrasi Keuangan =
= 2,01 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja
disebabkan banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan
penggunaan anggarannya. Dari hasil keseluruhan perhitungan pegawai dapat
ditampilkan pada Tabel 8.
53
Tabel 8. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum No Nama Jabatan Kebutuhan
Pegawai (orang)
Pembulatan
(orang)
1.
Pengadminstrasi Surat Masuk dan
Keluar
2,35 2
2. Bendahara Pengeluaran Pembantu 0,96 1
3. Bendahara Gaji dan Kepegawaian 0,80 1
4. Pengadministrasi Keuangan
Pengkajian dan Dokumentasi
1,67 2
5. Pengurus Barang Unit 0,59 1
6. Pelaksana Teknis pada Penganalisa
dan pengkaji produk hukum daerah
serta peraturan perundangan
4,80 5
7. Penyusun dan Perancang Undang-
Undang
7,17 7
8. Pengadministrasi Keuangan pada Sub
Perundang-undangan
0,56 1
9. Fasilitator Penanganan Perkara
Perdata dan TUN
4,71 5
10. Pengadministrasi Keuangan Bantuan
Hukum
2,01 2
Jumlah 25,62 26
5. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi
Tugas dan tanggung jawab Bagian Organisasi cukup luas. Secara umum
tugasnya adalah menyusun rumusan kebijakan mengenai bidang
ketatalaksanaan seperti standar operasional prosedur, tata naskah dinas,
penyusunan tugas pokok dan fungsi semua organisasi perangkat daerah yang
ada di Kota Bogor. Pengukuran beban kerja Bagian Organisasi terdapat pada
Lampiran 3.
Total beban kerja Pengadministrasi Surat pada Bagian Organisasi adalah
1.116 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS
yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengadministrasi Surat =
= 0,77 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien
Pengadministrasi Surat diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat
dilakukan dengan cara membantu pegawai lain yang memiliki kelebihan
beban kerja.
Bendahara pengeluaran pembantu memiliki beban kerja 1.259 jam per
tahun, total ini berada di bawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam
per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
54
Bendahara Pengeluaran Pembantu =
= 0,87 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara
Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Sebaiknya pegawai ini diberi
pekerjaan tambahan agar lebih produktif.
Bendahara gaji memiliki beban kerja 793 jam per tahun, total ini berada di
bawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah
kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Bendahara Gaji =
= 0,55 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara
Gaji diperoleh hasil 1 orang. Pegawai ini adalah pegawai dengan jumlah
beban kerja terendah pada Bagian ini. Hal itu dikarenakan kurangnya
keterampilan mengoperasionalkan komputer sehingga melimpahkan sebagian
pekerjaannya kepada pegawai lain yang mampu dan terampil komputer.
Analis Data Ketatalaksanaan memiliki beban kerja 1.491 jam per tahun,
total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun.
Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Analis Data Ketatalaksaaan =
= 1,03 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Analis Data
Ketatalaksanaan diperoleh hasil 1 orang. Nilai beban kerja yang berlebih
masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut.
Pengelola Administrasi Keuangan Ketatalaksanaan memiliki beban kerja
1.258 jam per tahun, total ini berada d atas waktu produktif untuk PNS yaitu
1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengelola Administrasi Keuangan =
= 0,87 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola
Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, beban kerjanya
terlalu sedikit maka harus ditambahkan tugas-tugasnya agar bisa lebih
produktif saat bekerja.
Analis Jabatan memiliki beban kerja 2.513 jam per tahun, total ini berada
di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah
kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
55
Analis Jabatan =
= 1,75 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola
Administrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Nilai beban kerja yang
berlebih masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut. Akan tetapi, beban
kerjanya terlalu banyak maka harus ditambahkan pegawainya.
Pengelola Administrasi Keuangan Analisa Jabatan memiliki beban kerja
1.258 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu
1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengelola Administrasi Keuangan =
= 0,87 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola
Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, beban kerjanya
terlalu sedikit maka harus ditambahkan tugas-tugasnya agar bisa lebih
produktif saat bekerja.
Analis Data Pendayagunaan Aparatur memiliki beban kerja 1.694 jam per
tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per
tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Analis Data Pentur =
= 1,18 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Analis Data
Pendayagunaan Aparatur diperoleh hasil 1 orang. Nilai beban kerja yang
berlebih masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut, namun sebaiknya
memberikan sedikit pekerjaannya kepada pegawai lain.
Pengelola Administrasi Keuangan Analisa Jabatan memiliki beban kerja
1.325 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu
1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
Pengelola Administrasi Keuangan =
= 0,92 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola
Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, pegawai tersebut
bisa ditambahkan tugas dari pegawai yang memiliki kelebihan beban kerja.
Berkaitan perhitungan secara keseluruhan jumlah pegawai yang diperlukan
pada Bagian Organisasi adalah 9 orang. Dengan jumlah pegawai seperti itu,
maka semua beban kerja pada Bagian Organisasi akan teratasi, tidak perlu
56
diadakan penambahan atau pengurangan jumlah pegawai namun hanya
pendistribusian tugas yang bisa diatur.Dari hasil keseluruhan perhitungan
pegawai dapat ditampilkan pada Tabel 9.
Tabel 9. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi
No Nama Jabatan Kebutuhan
Pegawai (orang)
Pembulatan
(orang)
1. Pengadministrasi Surat 0,77 1
2. Bendahara Pengeluaran Pembantu 0,87 1
3. Bendahara Gaji 0,55 1
4. Analis Data Ketatalaksaaan 1,03 1
5. Pengelola Administrasi Keuangan
pada Sub Bag Ketatalaksanaan
0,87 1
6. Analis Jabatan 1,75 2
7. Pengelola Administrasi Keuangan
pada Subbag Analisa Jabatan
0,87 1
8. Analis Data Pentur 1,18 1
9. Pengelola Administrasi Keuangan
pada Subbag Pentur
0,92 1
Jumlah 8,81 9
4.6 Perbandingan Kebutuhan Pegawai
4.6.1 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan
Setelah dilakukan perhitungan beban tugas, maka dapat dibandingkan hasil
jumlah kebutuhan pegawai dengan jumlah aktual pegawai pada Bagian
Pemerintahan, dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10 Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Pemerintahan
pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai No Nama Jabatan Jumlah Kebutuhan
Pegawai (Orang)
Jumlah Aktual
Pegawai (Orang)
1.
Pengadministrasi Keuangan
Sub Bagian Pemerintahan
Umum
2 2
2. Pengurus Barang Unit 1 1
3. Bendahara Pengeluaran
Pembantu
1 1
4. Bendahara Gaji 1 1
5. Pengadministrasi Surat Masuk
dan Keluar
2 2
6. Pengadministrasi Keuangan
Sub Bagian Pembinaan
Kecamatan dan Kelurahan
2 2
7. Pelaksana Teknis pada Sub
Bagian Pembinaan Kecamatan
dan Kelurahan
1 1
57
Lanjutan Tabel 10.
8. Pengolah Data Perangkat
Kecamatan
1 1
9. Pengadministrasi Keuangan
pada Sub Bagian Pertanahan
2 3
10. Petugas Teknis pada Sub
Bagian Pertanahan
2 2
Jumlah 14 15
Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa pada Bagian
Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Bogor jumlah aktual pegawai saat ini
adalah 15 orang, namun setelah melakukan perhitungan beban kerja didapatkan
jumlah pegawai ideal sebesar 14 orang. Hal itu mengartikan terjadi kelebihan
jumlah pegawai 1 (satu) orang yaitu pada jabatan Pengadministrasi Keuangan
pada Sub Bagian Pertanahan. Pekerjaan tersebut sebenarnya bisa dikerjakan oleh
2 orang, akan tetapi saat ini dikerjakan oleh 3 orang pegawai. Hal itu menunjukan
adanya ketidaksesuaian beban kerja dengan jumlah pegawai yang dimiliki,
dimana beban jumlah yang sedikit namun dalam penyelesaian tugasnya dikerjakan
oleh beberapa orang. Perbedaan tersebut menjadi masalah saat kelebihan jumlah
pegawai akan menciptakan penggunaan waktu kerja efektif pegawai yang sedikit,
misalnya pegawai akan lebih banyak menganggur dan melakukan banyak kegiatan
pribadi karena sedikitnya tugas dan tanggung jawab pegawai yang dimiliki.
Dampak dari hal tersebut adalah kinerja pegawai yang kurang baik yang pada
akhirnya akan mempengaruhi kinerja Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah
Kota Bogor.
4.6.2 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum
Berdasarkan perhitungan kebutuhan pegawai maka dapat dibandingkan
jumlah eksisting pegawai Bagian Hukum dengan pegawai yang dibutuhkan yang
tersaji pada Tabel 11.
Tabel 11 Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Hukum pada
Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai
No Nama Jabatan Jumlah Kebutuhan
Pegawai (Orang)
Jumlah Aktual
Pegawai (Orang)
1.
Pengadminstrasi Surat Masuk
dan Keluar
2 1
2. Bendahara Pengeluaran
Pembantu
1 1
3. Bendahara Gaji dan
Kepegawaian
1 1
58
Lanjutan Tabel 11
4. Pengadministrasi Keuangan
Pengkajian dan Dokumentasi
2 0
5. Pengurus Barang Unit 1 0
6. Penganalisa dan pengkaji
produk hukum daerah serta
peraturan perundangan
5 2
7. Penyusun dan Perancang
Undang-Undang
7 4
8. Pengadministrasi Keuangan
pada Sub Perundang-undangan
1 0
9. Fasilitator Penanganan Perkara
Perdata dan TUN
5 2
10. Pengadministrasi Keuangan
Bantuan Hukum
2 1
Jumlah 26 12
Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah aktual pegawai
saat ini adalah 12 orang, akan tetapi jumlah kebutuhan pegawai sebenarnya adalah
26 orang. Hal itu menunjukan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Bogor
memiliki kekurangan banyak pegawai sebesar 14 orang. Hal itu menandakan
beban kerja yang terlalu tinggi sehingga memerlukan penambahan jumlah
pegawai agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu dalam
rangka melayani kebutuhan pegawai dan masyarakat bidang hukum di Kota
Bogor sehingga akan mengoptimalkan hasil pekerjaaan yang berdaya guna dan
sesuai dengan tujuan unit kerja.
Beberapa jabatan yang paling kekurangan pegawai yaitu pegawai
pelaksana teknis bidang hukum yang meliputi Penganalisa dan pengkaji produk
hukum daerah serta peraturan perundangan memiliki jumlah aktual 2 orang
sedangkan jumlah kebutuhan pegawai ideal sebanyak 5 orang sehingga jabatan
tersebut memiliki kekurangan 3 orang pegawai, Penyusun dan Perancang Undang-
Undang memiliki jumlah aktual 4 orang sedangkan jumlah kebutuhan pegawai
ideal sebanyak 7 orang sehingga jabatan tersebut memiliki kekurangan 3 orang
pegawai, dan Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara
memiliki jumlah aktual 2 orang sedangkan jumlah kebutuhan pegawai ideal
sebanyak 5 orang sehingga jabatan tersebut memiliki kekurangan 3 orang
pegawai. Penambahan jumlah pegawai disesuaikan dengan kebutuhan yang
tercantum pada nama jabatan fungsional umum. Jabatan baru yang diperlukan
oleh Bagian Hukum meliputi Pengadministrasi Keuangan Pengkajian dan
59
Dokumentasi berjumlah 2 orang, Pengurus Barang Unit berjumlah 1 orang, dan
Pengadministrasi Keuangan pada Sub Perundang-undangan berjumlah 1 orang.
4.6.3 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi
Beban tugas yang dimiliki oleh setiap pegawai Bagian Organisasi telah
dihitung berdasarkan waktu kerja efektif pegawai. Setelah itu mendapatkan
jumlah kebutuhan pegawai dan dibandingkan dengan jumlah aktual pegawai yang
terlihat pada Tabel 12.
Tabel 12 Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Organisasi pada
Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai No Nama Jabatan Jumlah Kebutuhan
Pegawai (Orang)
Jumlah Aktual
Pegawai (Orang)
1. Pengadministrasi Surat 1 1
2. Bendahara Pengeluaran
Pembantu
1 1
3. Bendahara Gaji 1 1
4. Analis Data Ketatalaksaaan 1 1
5. Pengelola Administrasi
Keuangan pada Sub Bag
Ketatalaksanaan
1 1
6. Analis Jabatan 2 2
7. Pengelola Administrasi
Keuangan Subbag Anjab
1 1
8. Analis Data Pentur 1 1
9. Pengelola Administrasi
Keuangan Subbag Pentur
1 1
Jumlah 9 9
Berdasarkan tabel tersebut dapat dijelaskan bahwa jumlah kebutuhan
pegawai ideal Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor berjumlah 9
orang dan jumlah pegawai yang bekerja saat ini adalah 9 orang. Hal itu
menunjukan bahwa pada Bagian ini memiliki kecocokan jumlah beban kerja
dengan jumlah pegawainya sehingga tidak perlu menambahkan dan mengurangi
jumlah pegawai, namun hanya meningkatkan kualitas pegawai guna memenuhi
kebutuhan dan mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
4.7 Keterkaitan Pengelolaan Jumlah Pegawai Antar Bagian
Pada Bagian Pemerintahan memiliki kelebihan pegawai, pegawai tersebut
dapat didistribusikan kepada Bagian Hukum yang kekurangan banyak pegawai.
Hal tersebut dikarenakan jabatan yang memiliki kelebihan pegawai adalah sebagai
Pengadministrasi Keuangan, dimana pekerjaannya tidak mempunyai spesialisasi
pekerjaan yang khusus, pekerjaannya bersifat umum dan jenis pekerjaan tersebut
60
terdapat pada semua unit kerja. Jika dilihat pada Tabel 16, jabatan
Pengadministrasi Keuanganmemang diperlukan untuk Bagian Hukum karena
jabatan tersebut kekurangan 4 orang pegawai. Sedangkan Bagian Organisasi tidak
bisa melakukan pendistribusian dengan Bagian Pemerintahan dan Bagian Hukum
karena jumlah pegawai dan beban tugas pegawai sudah tepat antara riil dan
kebutuhannya.
4.8 Implikasi Manajerial
Setiap unit kerja sudah menentukan beban tugas setiap pegawainya.
Sedangkan beban kerja pegawai merupakan tanggung jawab masing-masing dari
pegawai tersebut. Berdasarkan hasil pembahasan dapat disimpulkan bahwa perlu
adanya pemindahan, pengurangan dan penambahan pegawai maupun tugas pada
masing-masing bagian.
Pada Bagian Pemerintahan terdapat jumlah pegawai sebesar 15 orang.
Berdasarkan perhitungan beban kerja yang ada hanya diperlukan pegawai 14
orang pada saat ini. Oleh karena itu, Badan Kepegawaian Pendidikan dan
Pelatihan Kota Bogor selaku unit kerja bagian kepegawaian pada Pemerintah Kota
Bogor perlu melakukan pengurangan pegawai pada Bagian Pemerintahan atau
menambah tugas-tugas kepada pegawai yang beban tugasnya sedikit. Kelebihan
jumlah pegawai dapat diatasi dengan cara memperluas pekerjaan. Perluasan
pekerjaan berarti memberikan tambahan aktivitas dengan level yang sama kepada
pegawai sehingga meningkatkan jumlah aktivitas yang mereka kerjakan misalnya
pegawai yang awalnya hanya mengetik surat dapat membuat konsep surat.
Perluasan pekerjaan juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah
penggunaan waktu yang tidak produktif oleh pegawai. Selain itu dengan
melakukan penilaian kinerja, penegakan disiplin PNS dan penilaian kompetensi
untuk mengetahui PNS yang memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan
syarat jabatan.
Dibandingkan dengan Bagian Pemerintahan, jumlah kebutuhan pegawai
pada Bagian Hukum adalah 26 orang, akan tetapi jumlah aktual pegawai sekarang
adalah 12 orang. Hal tersebut menunjukan Bagian Hukum memiliki kekurangan
jumlah pegawai sebesar 14 orang. Ada beberapa alternatif yang ditawarkan
untuk memenuhi kekurangan pegawai ini yaitu diadakan perekrutan calon
61
pegawai negeri sipil spesialisasi berpendidikan dibidang hukum, mengajukan
pegawai dari unit kerja lain untuk dipindahtugaskan ke Bagian Hukum, dan
mengajukan pendidikan dan pelatihan kepada Badan Kepegawaian Pendidikan
dan Pelatihan untuk pegawai Bagian Hukum dalam rangka peningkatan kualitas
sumber daya manusia sehingga dengan jumlah pegawai yang sama akan
menghasilkan output yang lebih banyak. Selain itu pekerjaan pada Bagian Hukum
dapat dibantu oleh Tenaga Honorer. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 43
Tahun 2007, Tenaga honorer adalah seseorang yang diangkat oleh Pejabat
Pembina Kepegawaian atau pejabat lain dalam pemerintahan untuk melaksanakan
tugas tertentu pada instansi pemerintah atau yang penghasilannya menjadi beban
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah. Terdapat 2 kategori tenaga honorer yaitu honorer kategori 1 (K1)
merupakan tenaga honorer yang pembiayaan honornya dibiayai langsung oleh
APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) atau APBN (Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara). Tenaga honorer yang masuk kategori 1 sesuai
dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 5 Tahun 2010, adalah tenaga honorer yang bekerja di instansi
pemerintahan terhitung mulai tanggal (TMT) 1 Januari 2005, secara terus
menerus. Adapun Tenaga Honorer K2 adalah tenaga honorer yang diangkat per 1
Januari 2005 dan tidak mendapat upah dari APBD/APBN.Untuk tenaga honorer
kategori 2 apabila ingin diangkat menjadi CPNS harus mengikuti tes seleksi
terlebih dahulu.
Jumlah kebutuhan pegawai dan jumlah aktual pegawai pada Bagian
Organisasi memiliki jumlah yang sama. Hal itu mengartikan tidak adanya
kelebihan dan kekurangan beban kerja pada unit kerja tersebut, namun
pendistribusian pekerjaan tetap harus dievaluasi mengingat masih ada pegawai
yang memiliki kelebihan atau kekurangan beban tugasnya walaupun jumlahnya
tidak signifikan. Seperti contoh Bendahara Gaji yang memiliki tugas dalam
pengelolaan gaji dan kepegawaian, mengingat jumlah pegawai pada Bagian
Organisasi hanya sedikit maka bobot pekerjaannya tidak terlalu berat, maka dapat
ditambahkan tugas membantu pengadministrasian pertanggungjawaban anggaran
dan membantu kearsipan.
62
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut:
1. Deskripsi pekerjaan dari masing-masing pegawai pada Bagian Pemerintahan,
Bagian Hukum dan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor sudah
jelas dan ditetapkan oleh Keputusan Walikota Bogor. Penetapan ini sudah
diimplementasikan oleh pegawai berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing.
2. Waktu kerja efektif yang dimiliki oleh pegawai pada Bagian Pemerintahan,
Bagian Hukum dan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor adalah
1.440 jam dengan hari kerja dari Senin sampai Jum’at sejak pukul 07.30
sampai dengan pukul 15.30. Berdasarkan perhitungan didapatkan 288 hari
kerja efektif selama setahun.
3. Setiap jabatan pegawai sudah dihitung beban kerja berdasarkan waktu kerja
efektif. Secara umum total beban kerja yang dimiliki setiap pegawai memiliki
standar diatas waktu produktif yang ditetapkan oleh pemerintah. Hal itu
menandakan adanya beban kerja tugas yang tinggi dan kurangnya pegawai
yang mengerjakannya.
4. Jumlah kebutuhan pegawai riil setiap bagian masih belum sesuai dengan
kebutuhan pegawai yang ideal. Hal itu ditunjukan dengan ada bagian yang
memiliki kelebihan pegawai, sementara ada yang kekurangan pegawai.
Namun ada juga bagian yang memiliki perhitungan sama antara kebutuhan
dan aktualnya.
5. Implikasi manajerial yang dapat disarankan adalah perlu adanya pemindahan,
pengurangan dan penambahan pegawai maupun tugas. Jika Bagian memiliki
kelebihan pegawai maka disarankan diadakan pengurangan pegawai atau
penambahan tugas-tugasnya. Namun, jika terdapat kekurangan pegawai maka
dianjurkan melakukan perekrutan pegawai baru, mengajukan pegawai dari
unit kerja lain untuk dipindahtugaskan, mengajukan pendidikan dan pelatihan
bidang hukum dan dapat dibantu oleh tenaga honorer.
63
Saran
Beberapa saran yang dapat diajukan dari skripsi ini adalah sebagai berikut:
1. Pada Bagian Hukum sebaiknya dibuat nama jabatan baru yaitu Administrasi
Keuangan Sub Bagian Dokumentasi, Pengurus Barang Unit, dan Administrasi
Keuangan pada Sub Bagian Perundang-undangan. Hal ini diperlukan
mengingat mendukung kelancaran administrasi, sehingga pekerjaan dapat
dilakukan dengan hasil optimal dan tepat waktu.
2. Sebaiknya dibuat standar beban kerja, karena walaupun ada nama jabatan
yang sama dengan bagian lain namun standar dan beban tugasnya berbeda.
3. Sebaiknya diadakan evaluasi dan supervisi pimpinan kepada bawahan secara
berkala agar kualitas pegawai tetap terkontrol dengan baik.
4. Sebaiknya dibuat sistem informasi beban tugas berbasis komputer pada
Sekretariat Daerah Kota Bogor Khususnya dan Pemerintah Kota Bogor
umumnya.
5. Analisis beban kerja berdasarkan cluster job description untuk mendapatkan
penajaman analisis beban kerja berdasarkan pekerjaan yang bersifat rutin dan
tidak memiliki keahlian khusus perlu dilakukan dalam penelitian selanjutnya.
64
DAFTAR PUSTAKA
Arep, I dan Hendri Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Mansia. Universitas
Trisakti, Jakarta.
Dessler, G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta.
Hasibuan, M. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta.
Hasibuan, M. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi. Bumi
Aksara. Jakarta.
Ilyas, Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula.
Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
KEP/75/M.PAN/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai
Negeri Sipil.
Mangkunegara, A. 2003. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.
PT. Refika Aditama, Bandung.
Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, PT.
Ghalia Indonesia, Jakarta.
Proborini, Niken. 2011. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor
Cabang Sebelas, Bogor.
Rivai, H. V. 2004 . Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari
Teori Ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta.
Rivai, H. V. 2006 . Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari
Teori Ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta.
Samsudin, S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia, CV. Pustaka Setia,
Bandung.
Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
(Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor). Skripsi
pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Siagian, S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta.
Sufiati. H. S.2007. Analisis Pengukuran Beban Kerja Karyawan pada Divisi
Produksi (Studi Kasus PT. Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas, Bogor)
Tresnadijaya, H. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya
Manusia pada PT. Riap Indonesia. Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan
Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
65
LAMPIRAN
65
66
Lampiran 2. Formulir Work SamplingBagian :
Tanggal :
Tempat :
Waktu Kegiatan yang dilakukan pegawai
Produktif Tidak Produktif Pribadi Keterangan
07 : 30
07 : 40
07 : 50
08 : 00
08 : 10
08 : 20
08 : 30
08 : 40
08 : 50
09 : 00
09 : 10
09 : 20
09 : 30
09 : 40
09 : 50
10 : 00
10 : 10
10 : 20
10 : 30
10 : 40
10 : 50
11 : 00
11 : 10
11 : 20
11 : 30
11 : 40
11 : 50
12 : 00
12 : 10
12 : 20
12 : 30
12 : 40
12 : 50
13 : 00
13 : 10
13 : 20
13 : 30
13 : 40
13 : 50
14 : 00
14 : 10
14 : 20
14 : 30
14 : 40
14 : 50
15 : 00
15 : 10
15 : 20
15 : 30
Lampiran 3
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi
1 Ketatalaksanaan 1 Menerima Surat Masuk 1880 surat 5 menit/surat 157
2 Mengagendakan surat masuk 1880 surat 10 menit/surat 313
3 Memilah arsip aktif dan arsip in-aktif 235 kali 30 menit/kegiatan 118
4 Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip 48 kali 2 jam/kegiatan 96
5 Membuat laporan pengelolaan surat dan arsip bulanan 12 laporan 5 jam/laporan 60
6 Mendistribusikan surat masuk dan keluar 470 kali 10 menit/kegiatan 78
7 Menyiapkan bahan kerja untuk RKA / DPA 2 kali 2 jam/kegiatan 4
8 Membantu Menyusun RKA/DPA 2 kali 2 jam/kegiatan 4
9 Membuat laporan hasil/penyusunan rencana kegiatan kepada Pimpinan 48 laporan 20 menit/laporan 16
10 Membuat Laporan SPD 120 laporan 2 jam/laporan 240
11 Melaksanakan Rapat dan Sosialisasi 5 kali 2 jam/rapat 10
12 Melaksanakan Tugas Kedinasan Yang lainnya 10 kali 2 jam/kegiatan 20
1.116
1 Menyiapkan bahan kerja 48 kali 2 jam/kegiatan 96
2 Menyusun rencana kerja pengadministrasian keuangan 12 kali 3 jam/kegiatan 36
3 Membuat laportan hasil/penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 48 laporan 2 jam/laporan 96
4Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU,LS barang dan jasa
serta LS Gaji)
12 kali 20 jam/kegiatan 240
5 Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU 12 kali 30 jam/kegiatan 360
6 Mempertanggungjawabkan secara fungsional atas pengelolaan uang kepada PPK 12 kali 5 jam/kegiatan 60
7 Melakukan verifikasi,evaluasi dan analisis laporan 12 kali 20 jam/kegiatan 240
8 Membuat berita acara pemeriksaan kas 12 kali 30 menit/kegiatan 6
9 Melakukan verifikasi atas laporan pertanggungjawaban keuangan PPTK 24 kali 2 jam/kegiatan 48
10 Melakukan pembayaran dari uang persediaan 12 kali 1 jam/kegiatan 12
11 Menyiapkan bahan kerja untuk RKA / DPA 2 kali 10 jam/kegiatan 20
12 Membantu Menyusun RKA/DPA 2 kali 10 jam/kegiatan 20
13 Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya 5 kali 5 jam/kegiatan 25
1.259
No Sub Bagian
b. Bendahara Pengeluaran
Pembantu
a. Pengadministrasi Surat
Nama Jabatan BT SKR WPT Uraian Tugas
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
No Sub Bagian Nama Jabatan BT SKR WPT Uraian Tugas
1 Menyiapkan daftar gaji 12 kali 2 jam/kegiatan 24
2 Menyiapkan daftar Tunjangan Kinerja 12 kali 2 jam/kegiatan 24
3 Melaksanakan Pembayaran Gaji 12 kali 10 jam/kegiatan 120
4 Melaksanakan Pembayaran Tunjangan Kinerja 12 kali 10 jam/kegiatan 120
5 Mengkoordinasikan kenaikan gaji untuk naik Pangkat dan KGB 12 kali 1 jam/kegiatan 12
6 Pengadministrasian berkas gaji dan kenaikan gaji lainnya 12 kali 1 jam/kegiatan 12
7 Menyusun dan melaporkan penggajian 12 kali 5 jam/kegiatan 60
8 Menyusun laporan dan pertanggung jawaban keuangan gaji 12 kali 20 jam/kegiatan 240
9 Melakukan verifikasi,evaluasi dan analisis laporan gaji 12 kali 10 jam/kegiatan 120
10 Mengisi buku Induk Pegawai 12 kali 2 jam/kegiatan 24
11 Membuat absensi pegawai 12 kali 1 jam/kegiatan 12
12 Membuat SKUMPT 10 kali 2 jam/kegiatan 20
13 Membuat DP 3 Pegawai 1 kali 5 jam/kegiatan 5
793
d. Analis Data
Ketatalaksanaan1
Mempelajari, menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan
Ketatalaksanaan 5 kali 3 jam/kegiatan 15
2Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat bidang
'ketatalaksanaan 470 kali 30 menit/kegiatan 235
3 Menghimpun data untuk penyusunan LAKIP dari setiap OPD 2 kali 25 jam/kegiatan 50
4 Menghimpun data untuk penyusunan Tata Naskah Dinas dari setiap OPD; 1 kali 25 jam/kegiatan 25
5 Menghimpun data untuk penyusunan SOP dari setiap OPD 1 kali 25 jam/kegiatan 25
6Menghimpun data untuk penyusunan Evaluasi Tugas, Pokok, Fungsi dari 'setiap
OPD 1 kali 100 jam/kegiatan 100
7 Menghimpun data untuk Penyusunan Regulasi Pakaian Dinas 1 kali 5 jam/kegiatan 5
8 Mengolah data dan menyusun LAKIP 1 dokumen 300 jam/kegiatan 300
9 Mengolah data dan menyusun Tata Naskah Dinas 1 dokumen 120 jam/kegiatan 120
10 mengolah data dan menyusun SOP 1 dokumen 120 jam/kegiatan 120
11 mengolah data dan menyusun Tugas Pokok dan Fungsi OPD 1 kali 300jam/kegiatan 300
12 mengolah data dan menyusun regulasi pakaian dinas 1 kali 60 jam/kegiatan 60
13 menghimpun dan menyusun dokumen Penetapan Kinerja 1 kali 120 jam/kegiatan 120
14 Melaksanakan Tugas kedinasan lainnya 8 kali 2 jam/kegiatan 16
1.491
c. Bendahara Gaji dan
Kepegawaian
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
No Sub Bagian Nama Jabatan BT SKR WPT Uraian Tugas
1 Mempelajari dan menyiapkan bahan-bahan tentang administrasi keuangan 2 kali 3 jam/kegiatan 6
2 Merencanakan jadwal penyerapan dana dalam RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
3 Melaksanakan Asistensi RKA 2 kali 32 jam/kegiatan 64
4 Melaksanakan Entry RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
5 Melaksanakan Asistensi DPA 2 kali 32 jam/kegiatan 64
6 Melaksanakan Entry DPA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
7 Menyusun dokumen kontrak kegiatan 1 kali 50 jam/kegiatan 50
8 Menerima dan mendistribusikan dana kegiatan sesuai peruntukan 12 kali 20 jam/kegiatan 240
9 Mengerjakan laporan SPJ kegiatan 12 kali 60 jam/kegiatan 720
10 Memperbaiki SPJ yang sudah diverifikasi 12 kali 4 jam/kegiatan 48
11 Memperbaiki SPJ hasil audit inspektorat 2 kali 4 jam/kegiatan 8
12 Membuat berita acara serah terima kegiatan 1 kali 4 jam/kegiatan 4
13 Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya 3 kali 2 jam/kegiatan 6
1.258
2 f. Analis Jabatan 1 Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan Analisis
Jabatan
10 kali 1 jam/kegiatan 10
2Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait analisis 'jabatan
705 kali 20 menit/kegiatan 235
3Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait analisis 'beban
kerja 235 kali 10 menit/kegiatan 39
4 Menghimpun data untuk penyusunan analisis jabatan 3 kali 30 jam/kegiatan 90
5 Menghimpun data untuk penyusunan analisis beban kerja 3 kali 30 jam/kegiatan 90
6 Mengolah data dan menyusun analisis jabatan 2 kali 350 jam/kegiatan 700
7 Mengolah data dan menyusun analisis beban kerja 2 kali 350 jam/kegiatan 700
8Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait evaluasi
'kelembagaan 705 kali 20 menit/kegiatan 235
9 Menghimpun data untuk penyusunan evaluasi kelembagaan 1 kali 30 jam/kegiatan 30
10 Mengolah data dan menyusun evaluasi kelembagaan 1 kali 350 jam/kegiatan 350
11 Membantu membuat RKA 2 kali 6 jam/kegiatan 12
12 Membantu membuat DPA 2 kali 6 jam/kegiatan 12
13 Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya 5 kali 2 jam/kegiatan 10
2.513
e. Pengelola Administrasi
Keuangan
Kelembagaan dan
Analisa Jabatan
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
No Sub Bagian Nama Jabatan BT SKR WPT Uraian Tugas
1 Mempelajari dan menyiapkan bahan-bahan tentang administrasi keuangan 2 kali 3 jam/kegiatan 6
2 Merencanakan jadwal penyerapan dana dalam RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
3 Melaksanakan Asistensi RKA 2 kali 32 jam/kegiatan 64
4 Melaksanakan Entry RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
5 Melaksanakan Asistensi DPA 2 kali 32 jam/kegiatan 64
6 Melaksanakan Entry DPA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
7 Menyusun dokumen kontrak kegiatan 1 kali 50 jam/kegiatan 50
8 Menerima dan mendistribusikan dana kegiatan sesuai peruntukan 12 kali 20 jam/kegiatan 240
9 Mengerjakan laporan SPJ kegiatan 12 kali 60 jam/kegiatan 720
10 Memperbaiki SPJ yang sudah diverifikasi 12 kali 4 jam/kegiatan 48
11 Memperbaiki SPJ hasil audit inspektorat 2 kali 4 jam/kegiatan 8
12 Membuat berita acara serah terima kegiatan 1 kali 4 jam/kegiatan 4
13 Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya 3 kali 2 jam/kegiatan 6
1.258
3 Pendayagunaan
Aparatur
h. Analis Data Pendayagunaan
Aparatur 1Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan
Pendayagunaan Aparatur 5 kali 15 jam/kegiatan 75
2Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan Pelayanan
Publik 15 kali 25 jam/kegiatan 375
3Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait '
Pendayagunaan Aparatur 10 kali 4 jam/kegiatan 40
4Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait Pelayanan
Publik 60 kali 15 jam/kegiatan 900
5 Menghimpun data untuk penyusunan Standar Pelayanan Minimal 96 kali 3 jam/kegiatan 288
6 Melaksanakan tugas kedinasan lainnya 8 kali 2 jam/kegiatan 16
1.694
1 Mempelajari dan menyiapkan bahan-bahan tentang administrasi keuangan 4 kali 2 jam/kegiatan 8
2 Merencanakan jadwal penyerapan dana dalam RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
3 Asistensi RKA 2 kali 32 jam/kegiatan 64
4 Entry RKA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
5 Asistensi DPA 2 kali 32 jam/kegiatan 64
6 Entry DPA 2 kali 8 jam/kegiatan 16
7 Menyusun dokumen kontrak kegiatan 1 kali 50 jam/kegiatan 50
8 Menerima dan mendistribusikan dana kegiatan sesuai peruntukan 12 kali 20 jam/kegiatan 240
9 Mengerjakan laporan SPJ kegiatan 12 kali 60 jam/kegiatan 720
10 Memperbaiki SPJ yang sudah diverifikasi 12 kali 4 jam/kegiatan 48
11 Memperbaiki SPJ hasil audit inspektorat 2 kali 4 jam/kegiatan 4
i. Pengelola Administrasi
Keuangan
g. Pengelola Adminstrasi
Keuangan
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
No Sub Bagian Nama Jabatan BT SKR WPT Uraian Tugas
12 Membuat berita acara serah terima kegiatan 1 kali 4 jam/kegiatan 4
13 Membuat RKBMD 1 kali 10 jam/kegiatan 10
14 Membuat RKPBMD 1 kali 10 jam/kegiatan 10
15 Membuat kartu mutasi barang 2 kali 5 jam/kegiatan 10
16 Membuat kartu inventaris barang 2 kali 5 jam/kegiatan 10
17 Membuat kartu inventaris ruangan 2 kali 5 jam/kegiatan 10
18 Mendata barang layak pakai/tidak 1 kali 5 jam/kegiatan 5
19 Membuat laporan semester barang inventaris kantor 2 kali 5 jam/kegiatan 10
20 Melaksanakan tugas kedinasan lainnya 5 kali 2 jam/kegiatan 10
1.325
12.707
8,8 JUMLAH PEGAWAI
JUMLAH WPT
Jumlah Beban Tugas
Lampiran 4
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan
1 Pemerintahan Umum a. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyiapkan bahan kerja 94 kali 1 jam/kegiatan 94
2 Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 94 kali 1 jam/kegiatan 94
3 Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 94 kali 1 jam/kegiatan 94
4 Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 6 dokumen 3 jam / dokumen 18
5 Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 6 dokumen 2 jam / dokumen 12
6 Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 2 kali 4 jam/kegiatan 8
7 Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag Pem. Um 2 kali 4 jam/kegiatan 8
8 Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 7 laporan 2 jam/laporan 14
9 Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 36 nota 3 jam/nota 108
10 Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 705 kali 1 jam/kegiatan 705
11 Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran 705 kali 1 jam/kegiatan 705
12 Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 141 laporan 1 jam/laporan 141
13 Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Pem. Um 48 kali 8 jam/kegiatan 384
14 Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban 41 laporan 1 jam/laporan 41
15 Memproses usulan SKPD yg akan melakukan kerjasama Daerah dan LN (membuat draft
perjanjian MOU)
94 laporan 3 jam/laporan 94
16 Menginventarisir perjanjian kerjasama Daerah dan LN yang dilakukan seluruh SKPD
baik yg selesai jangka waktunya maupun yg sedang berjalan
235 kali 1 jam/kegiatan 235
17 Mengevaluasi perjanjian Kerjasama Daerah dan LN 36 perjanjian 4 jam/perjanjian 144
18 Membuat laporan kerjasama Daerah dan LN yg dilaksanakan 200 laporan 2 jam/laporan 400
19 Laporan keikutsertaan dalam keanggotaan APEKSI, JKPI dan forum kerjasama lainnya 1 laporan 1 jam/laporan 1
3300
1 Menyiapkan Bahan kerja 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144
2 Menyusun rencana kerja pengelolaan barang 12 kali 2 jam/kegiatan 24
3 Melakukan pengecekan barang unit 24 kali 2 jam/kegiatan 48
4 Melakukan pengkodean barang unit 2 kali 16 jam/kegiatan 32
5 Menyusun laporan kondisi dan mengusulkan kebutuhan barang unit 24 laporan 8 jam/laporan 192
6 Melakukan pemeliharaan barang unit 12 kali 3 jam/kegiatan 36
7 Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang unit 12 laporan 3 jam/laporan 36
Jumlah Beban Tugas
No Sub Bagian Uraian Tugas BT SKR WPT Nama Jabatan
b. Pengurus Barang Unit
No Sub Bagian Uraian Tugas BT SKR WPT Nama Jabatan
8 Membuat daftar kebutuhan sarana dan prasarana tiap ruang 12 daftar 2 jam/daftar 24
9 Membuat usulan barang inventaris atau unit 12 kali 2 jam/kegiatan 24
10 Membuat daftar pengumuman barang inventaris 1 daftar 8 jam/daftar 8
11 Mengantar surat 100 kali 5 jam/kegiatan 500
1.068
1 Membuat Laporan Buku Kas Umum 13 laporan 2 jam/laporan 26
2 Membuat laporan Pajak 13 laporan 2 jam/laporan 26
3 Membuat Laporan Buku Panjar 13 laporan 2 jam/laporan 26
4 Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU dan LS) 13 dokumen 4 jam/dokumen 52
5 Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU kepada Kepala Bagian 13 laporan 1 jam/laporan 13
6 Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada bendahara
pengeluaran paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya
13 laporan 2 jam/laporan 26
7 Melakukan verifikasi, evaluasi dan analisa atas laporan 156 laporan 2 jam/laporan 312
8 Melakukan Pembayaran dari uang persediaan 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144
9 Mengembalikan dokumen pendukung LS 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144
10 Pertanggungjawaban uang persediaan disampaikan kepada pengguna anggaran 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144
913
1 Membuat rekapitulasi daftar gaji 60 daftar 1 jam/daftar 60
2 Membuat rekapitulasi daftar tunjangan tambahan penghasilan/kinerja setiap bulan 60 daftar 1 jam/daftar 60
3 Membagikan gaji karyawan/ PNS Gol.I dan II 144 kali 1 jam/kegiatan 144
4 Membagikan tunjangan tambahan penghasilan/ kinerja kepada PNS Bagian
Pemerintahan
240 kali 1 jam/kegiatan 240
5 Membuat laporan BKU gaji 24 laporan 1 jam/laporan 24
6 Mengisi buku Induk Pegawai 1 kali 2 jam/kegiatan 2
7 Membuat absensi pegawai 24 dokumen 1 jam/dokumen 24
8 Membuat SKUMPT 20 dokumen 2 jam/dokumen 40
9 Membuat DP 3 Pegawai 20 dokumen 2 jam/dokumen 40
10 Membuat Inpasing Pegawai 20 dokumen 1 jam/dokumen 20
11 Membuat Nominatif dan Daftar Urut Kepangkatan 10 dokumen 2 jam/dokumen 20
12 Membuat usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun pegawai dan administrasi
kepegawaian lainnya
10 dokumen 2 jam/dokumen 20
13 Mengurus pembayaran tagihan telepon 12 kali 1 jam/kegiatan 12
14 Mengikuti sosialisasi Pembinaan Kec. Dan Kel. 3 kali 8 jam/kegiatan 24
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
c.Bendahara Pengeluaran
Pembantu
d. Bendahara Gaji dan
Kepegawaian
No Sub Bagian Uraian Tugas BT SKR WPT Nama Jabatan
15 Mengikuti Rapat 5 kali 3 jam/kegiatan 15
16 Mengetik surat/nota dinas 864 surat 0,5 jam/surat 432
1.177
1 Mengelola surat masuk dan keluar 4500 surat 15 menit/surat 1.125
2 Memilah arsip aktif dan arsip in aktif 4000 berkas 15 menit/surat 1.000
3 Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip 1440 kali 15 menit/kegiatan 360
4 Membuat laporan pengelolaan surat & arsip bulanan 60 laporan 1 jam/laporan 60
5 Melaksanakan pembuatan seluruh surat keluar 1440 kali 15 menit/kegiatan 360
6 Mendistribusikan surat masuk dan keluar 50 kali 1 jam/kegiatan 50
7 Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat 17 kali 1 jam/kegiatan 17
8 Membantu kelancaran Administrasi Umum 15 kali 1 jam/kegiatan 15
2.987
2 f. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyiapkan bahan kerja 94 kali 1 jam/kegiatan 94
2 Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 94 kali 1 jam/kegiatan 94
3 Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 94 kali 1 jam/kegiatan 94
4 Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag BKK 10 dokumen 3 jam / dokumen 30
5 Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag BKK 10 dokumen 2 jam / dokumen 20
6 Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag BKK 2 kali 4 jam/kegiatan 8
7 Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag BKK 2 kali 4 jam/kegiatan 8
8 Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 10 laporan 2 jam/laporan 20
9 Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 36 nota 3 jam/nota 108
10 Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag BKK 705 kali 1 jam/kegiatan 705
11 Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran 705 kali 1 jam/kegiatan 705
12 Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 141 laporan 1 jam/laporan 141
13 Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag BKK 48 kali 8 jam/kegiatan 384
14 Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban 41 laporan 1 jam/laporan 41
15 Mengikuti sosialisasi pembinaan kecamatan dan kelurahan 3 kali 8 jam/kegiatan 24
16 Mengikuti rapat 5 kali 3 jam/kegiatan 15
Pembinaan Kecamatan dan
Kelurahan
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
e. Pengadministrasi Surat
masuk dan keluar
No Sub Bagian Uraian Tugas BT SKR WPT Nama Jabatan
17 Mengetik surat/nota dinas 864 surat 0,5 jam/surat 432
2.923
g. Pelaksana Teknis 1 Menyusun rencana kegiatan 50 kali 1 jam/kegiatan 50
2 Melaksanakan pembinaan bagi Kec. & Kel. yang mengikuti lomba 5 kali 4 jam/kegiatan 20
3 Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dilingkup
kecamatan
72 kali 2 jam/kegiatan 144
4 Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dilingkup
kelurahan
816 kali 1 jam/kegiatan 816
5 Melaksanakan kegiatan peningkatan kapasitas aparatur wilayah 2 kali 5 jam/kegiatan 10
1.040
1 Menyiapkan Bahan kerja 50 kali 1 jam/kegiatan 50
2 Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 50 kali 1 jam/kegiatan 50
3 Membuat laporan pelaksanaan pembinaan pemerintah Kec. & Kel. 3 kali 1 jam/kegiatan 3
4 Membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi kepada pimpinan 888 laporan 1 jam/laporan 888
5 Melaksanakan kegiatan peningkatan kapasitas aparatur wilayah 2 kali 5 jam/kegiatan 10
1.001
3 Pertanahan 1 Menyiapkan bahan kerja 94 kali 1 jam/kegiatan 94
2 Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 94 kali 1 jam/kegiatan 94
3 Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 94 kali 1 jam/kegiatan 94
4 Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag BKK 10 dokumen 3 jam / dokumen 30
5 Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag BKK 10 dokumen 2 jam / dokumen 20
6 Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag BKK 2 kali 4 jam/kegiatan 8
7 Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag BKK 2 kali 4 jam/kegiatan 8
8 Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 10 laporan 2 jam/laporan 20
9 Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 36 nota 3 jam/nota 108
10 Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag BKK 705 kali 1 jam/kegiatan 705
11 Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran 705 kali 1 jam/kegiatan 705
12 Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 141 laporan 1 jam/laporan 141
13 Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag BKK 48 kali 8 jam/kegiatan 384
14 Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban 41 laporan 1 jam/laporan 41
15 Mengikuti sosialisasi pembinaan kecamatan dan kelurahan 3 kali 8 jam/kegiatan 24
16 Mengikuti rapat 5 kali 3 jam/kegiatan 15
i. Pengadministrasi Keuangan
di Pertanahan
Jumlah Beban Tugas
h. Pengolah Data Perangkat
Kecamatan
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
No Sub Bagian Uraian Tugas BT SKR WPT Nama Jabatan
17 Mengetik surat/nota dinas 864 surat 0,5 jam/surat 432
2.923
1 Menyiapkan bahan kerja 47 kali 1 jam/kegiatan 47
2 Menyusun rencana kegiatan petugas lapangan 47 kali 1 jam/kegiatan 47
3 Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 47 kali 1 jam/kegiatan 47
4 Melaksanakan peninjauan lokasi 94 kali 5 jam/kegiatan 470
5 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait 235 kali 2 jam/kegiatan 470
6 Melaksanakan rapat pembahasan dan penyelesaian masalah pertanahan 94 kali 6 jam/kegiatan 564
7 Membuat nota dinas dan surat hasil pembahasan dan penyelesaian masalah pertanahan 141 kali 3 jam/kegiatan 423
8 Melakukan koordinasi dengan SKPD pemohon dan Instansi terkait 4 kali 1 jam/kegiatan 4
9 Melakukan peninjauan lokasi 4 kali 1 jam/kegiatan 4
10 Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas dibidang pertanahan di
lingkup Kecamatan
24 kali 1 jam/kegiatan 24
11 Mengikuti peninjauan lapangan permohonan IPPT 141 kali 1 jam/kegiatan 141
12 Mengikuti rapat pembahasan permohonan IPPT 141 kali 1 jam/kegiatan 141
13 Mengikuti peninjauan lapangan permohonan Izin Lokasi 12 kali 1 jam/kegiatan 12
14 Mengikuti rapat pembahasan site plan 12 kali 1 jam/kegiatan 12
15 Melaksakan peninjauan lokasi perbatasan 68 lokasi 1 jam/lokasi 68
16 Menetapkan lokasi batas wilayah yang perlu ditertibkan dan ditegaskan 6 lokasi 1 jam/lokasi 6
17 Membuat laporan pelaksanaan penertiban dan penegasan batas wilayah 6 laporan 2 jam/laporan 12
2.492
19.824
14
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
JUMLAH WPT
JUMLAH PEGAWAI
j. Petugas Teknis di
Pertanahan
Lampiran 5
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum
1 1 Mengelola surat masuk dan keluar 2350 kali 1 jam/kegiatan 2.350
2 Memilah arsip aktif dan arsip in aktif 141 kali 1 jam/kegiatan 141
3 Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip 24 laporan 0,5 jam/kegiatan 12
4 Membuat laporan pengelolaan surat & arsip bulanan 24 laporan 1 jam/kegiatan 24
5 Melaksanakan pembuatan seluruh surat keluar 864 kali 0,5 jam/kegiatan 432
6 Mendistribusikan surat masuk dan keluar 576 kali 0,5 jam/kegiatan 288
7 Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat 12 kali 1 jam/kegiatan 12
8 Membantu kelancaran Administrasi Umum 48 kali 2 jam/kegiatan 96
9 Membuat DP3 4 dokumen 3 jam/kegiatan 12
10 Membuat SKUM 4 dokumen 3 jam/kegiatan 12
3.379
1 Membuat Laporan Buku Kas Umum 24 kali 15 jam/kegiatan 360
2 Membuat laporan Pajak 24 kali 3 jam/kegiatan 72
3 Membuat Laporan Buku Panjar 24 kali 3 jam/kegiatan 72
4 Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU dan LS) 24 kali 3 jam/kegiatan 72
5 Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU kepada Kepala Bagian 24 kali 3 jam/kegiatan 72
6 Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada bendahara
pengeluaran paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya 24 laporan 15 jam/kegiatan 360
7 Melakukan verifikasi, evaluasi dan analisa atas laporan 36 kali 3 jam/kegiatan 108
8 Melakukan Pembayaran dari uang persediaan 532 kali 0,5 jam/kegiatan 266
9 Mengembalikan dokumen pendukung LS 4 kali 0,5 jam/kegiatan 2
10 Pertanggungjawaban uang persediaan disampaikan kepada pengguna anggaran 12 kali 0,5 jam/kegiatan 6
1.390
1 Membuat rekapitulasi daftar gaji 60 daftar 1 jam/daftar 60
2 Membuat rekapitulasi daftar tunjangan tambahan penghasilan/kinerja setiap bulan 60 daftar 1 jam/daftar 60
3 Membagikan gaji karyawan/ PNS Gol.I dan II 144 kali 1 jam/kegiatan 144
4 Membagikan tunjangan tambahan penghasilan/ kinerja kepada PNS Bagian
Pemerintahan
240 kali 1 jam/kegiatan 240
5 Membuat laporan BKU gaji 24 laporan 1 jam/laporan 24
6 Mengisi buku Induk Pegawai 1 kali 2 jam/kegiatan 2
7 Membuat absensi pegawai 24 dokumen 1 jam/dokumen 24
8 Membuat SKUMPT 20 dokumen 2 jam/dokumen 40
9 Membuat DP 3 Pegawai 20 dokumen 2 jam/dokumen 40
10 Membuat Inpasing Pegawai 20 dokumen 1 jam/dokumen 20
11 Membuat Nominatif dan Daftar Urut Kepangkatan 10 dokumen 2 jam/dokumen 20
12 Membuat usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun pegawai dan administrasi
kepegawaian lainnya
10 dokumen 2 jam/dokumen 20
Pengkajian dan
Dokumentasi
WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan
Jumlah Beban Tugas
SKR
a. Pengadminstrasi Surat Masuk
dan Keluar
b. Bendahara Pengeluaran
Pembantu
c. Bendahara Gaji dan
Kepegawaian
Jumlah Beban Tugas
WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan SKR
13 Mengurus pembayaran tagihan telepon 12 kali 1 jam/kegiatan 12
15 Mengikuti Rapat 5 kali 3 jam/kegiatan 15
16 Mengetik surat/nota dinas 864 surat 0,5 jam/surat 432
1.153
d. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyiapkan bahan kerja 94 kali 1 jam/kegiatan 94
2 Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 94 kali 1 jam/kegiatan 94
3 Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 94 kali 1 jam/kegiatan 94
4 Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi 3 dokumen 3 jam / dokumen 9
5 Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi 3 dokumen 2 jam / dokumen 6
6 Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag BKK 3 kali 2 jam/kegiatan 6
7 Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag BKK 3 kali 2 jam/kegiatan 6
8 Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 10 laporan 2 jam/laporan 20
9 Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 36 nota 3 jam/nota 108
10 Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Pengkajian
dan Dokumentasi 707 kali 1 jam/kegiatan 705
11 Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran 707 kali 1 jam/kegiatan 705
12 Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 141 laporan 1 jam/laporan 141
13 Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi 48 kali 8 jam/kegiatan 384
14 Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban 41 laporan 1 jam/laporan 41
2.413
e. Pengurus Barang Unit 1 Menyiapkan bahan kerja 288 kali 0,5 jam/kegiatan 144
2 Menyusun rencana kerja pengelolaan barang 24 kali 2 jam/kegiatan 48
3 Melakukan Pengecekan barang unit 24 kali 2 jam/kegiatan 48
4 Melakukan Pengkodean barang unit 8 kali 25 jam/kegiatan 125
5 Menyusun laporan kondisi dan mengusulkan kebutuhan barang unit 24 laporan 10 jam/laporan 240
6 Melakukan pemeliharaan barang unit 24 kali 5 jam/kegiatan 120
7 Membuat Laporan pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang unit 12 laporan 5 jam/kegiatan 60
8 Membuat daftar kebutuhan sarana atau prasarana tiap ruang 12 laporan 2 jam/laporan 24
9 Membuat usulan barang inventaris atau unit 12 laporan 2 jam/laporan 24
10 Membuat daftar pengumuman barang inventaris 2 laporan 10 jam/laporan 20
853
1 Membantu mengelola Lembaran Daerah dan Berita Daerah
a Menyiapkan bahan kerja 64 laporan 0,5 jam/laporan 32
b Menyusun rencana kerja 64 laporan 1 jam/laporan 64
c Mengkoreksi/mengedit Lembaran Daerah dan Berita Daerah 64 buku 5 jam/buku 320
d Mengkoordinasikan pembagian/penyebaran Lembaran Daerah dan Berita Daerah
kepada SKPD 4 kali 4 jam/kegiatan 8
e Mengkoordinasikan pembagian/penyebaran spanduk infomasi Peraturan Daerah dan
Peraturan Walikota di tiap Kecamatan dan Kelurahan 1 kali 5 jam/kegiatan 5
f Membuat laporan hasil pengolahan Lembaran Daerah dan Berita Daerah 64 laporan 2 jam/laporan 128
2 membantu dalam acara sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota
a Menyiapkan bahan sosialisasi 1 laporan 0,5 jam/laporan 0,50
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
Jumlah Beban Tugas
f. Penganalisa dan pengkaji
produk hukum daerah serta
peraturan perundangan
WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan SKR
b Menyusun jadwal sosialisasi 1 kali 1 jam/kegiatan 1
c Mengadakan rapat persiapan sosialisasi 1 kali 3 jam/kegiatan 3
d Pelaksanaan sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Daerah di 6 (enam)
Kecamatan 1 kali 30 jam/kali 0,50
e Membuat laporan hasil sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota 1 laporan 2 jam/laporan 2
3 Membantu dalam penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan
a Menyiapkan bahan Naskah Perjanjian/Kesepakatan 350 laporan 1 jam/laporan 350
b Menyusun rencana kerja 350 laporan 4 jam/laporan 1.400
c Membahas Naskah Perjanjian/Kesepakatan dengan SKPD terkait 50 rapat 5 jam/rapat 250
d Pembuatan Naskah Perjanjian/Kesepakatan dengan SKPD terkait 350 naskah 4 jam/kegiatan 1.400
eMembuat laporan hasil penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan 350 laporan 4 jam/laporan 1.400
4 Membantu dalam pelayanan Sistem Informasi Hukum
a Menyiapkan bahan informasi hukum 240 laporan 0,5 jam/laporan 120
b Memberikan bahan dan informasi hukum 240 laporan 2 jam/laporan 480
c Membuat laporan hasil pelayanan Sistem Informasi Hukum 240 laporan 1 jam/laporan 240
5 Entry dan updating data produk hukum
a Menyiapkan bahan kerja 24 laporan 0,5 jam/laporan 12
b Menyusun rencana kerja 24 laporan 1 jam/laporan 24
c Scanning data produk hukum 64 data 5 jam/data 320
d Entry data produk hukum pada website Sistem Informasi Hukum 64 data 4 jam/data 256
e Updating data produk hukum pada website Sistem Informasi Hukum 24 data 3 jam/data 72
f Membuat laporan hasil entry data produk hukum 24 data 1 jam/data 24
6.912
2 Perundang-undangan
1 Program Legislasi Daerah
a Menyiapkan bahan kerja 20 laporan 1 jam/laporan 20
b Menyusun rencana kerja 20 laporan 1 jam/laporan 20
c Inventarisasi Raperda yang akan disusun dalam tahun sidang berikutnya 33 raperda 2 jam/raperda 66
d Inventarisasi raperda berdasarkan hasil masukan dari SKPD 20 raperda 40 jam/raperda 800
ePenentuan skala prioritas raperda yang akan disusun dalam tahun sidang berikutnya 20 raperda 3 jam/raperda 60
f Pembahasan skala prioritas raperda dengan Balegda 22 raperda 24 jam/raperda 528
g Mengkoordinasikan penyusunan raperda dengan SKPD berdasarkan hasil pembahasan
dengan Balegda 22 kali 8 jam/kegiatan 176
2 Penyusunan Raperda
a Menyiapkan bahan kerja 20 laporan 0,5 jam/laporan 10
b Menyusun rencana kerja 20 laporan 1 jam/laporan 20
cPenyusunan dan pembahasan raperda dari SKPD yang dilaksanakan oleh tim penyusun 20 raperda 16 jam/raperda 320
d Pengharmonisasian raperda oleh tim penyusun 20 raperda 8 jam/raperda 160
e Pengharmonisasian naskah akademik 17 raperda 24 jam/raperda 408
g. Penyusun dan Perancang
Undang-Undang
Jumlah Beban Tugas
WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan SKR
f Pembahasan raperda dengan tim asistensi 20 raperda 16 jam/raperda 320
g Konsultasi dengan Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat 17 kali 2 jam/kegiatan 34
h Pengharmonisasian raperda hasil pembahasan dengan tim asistensi 17 kali 8 jam/kegiatan 136
i Penyampaian raperda dari Walikota ke DPRD (nota penyampaian) 6 surat 1 jam/surat 6
3 Pembahasan raperda
a Menyiapkan bahan kerja 20 laporan 0,5 jam/laporan 10
b Expose raperda dengan Pansus 17 laporan 8 jam/laporan 136
c Pembahasan raperda luar gedung 17 kali 24 jam/kegiatan 408
d Finalisasi raperda 17 raperda 5 jam/raperda 85
e Evaluasi raperda ke Gubernur (Pajak, Retribusi, APBD, Tata Ruang) 13 raperda 5 jam/raperda 65
f Penyempurnaan raperda hasil evaluasi 13 raperda 5 jam/raperda 65
4 Penetapan raperda menjadi perda 22 perda 5 jam/perda 110
5 Rancangan Peraturan Walikota
a Menyiapkan bahan kerja 44 laporan 1 jam/laporan 44
b Menyusun rencana kerja 44 laporan 1 jam/laporan 44
c Menelaah dan mengkoreksi rancangan peraturan walikota 44 raperwal 8 jam/raperwal 352
d Rapat pembahasan Raperwal (tim Perwal) 44 raperwal 5 jam/raperwal 220
e Penetapan Raperwal menjadi Perwali 44 perwal 1 jam/perwal 44
6 Rancangan Keputusan Walikota
a Menyiapkan bahan kerja 404 laporan 1 jam/laporan 404
b Menyusun rencana kerja 404 laporan 2 jam/laporan 808
c Menelaah dan mengkoreksi rancangan keputusan walikota 404 laporan 5 jam/laporan 2.020
d Rapat pembahasan Raperwal (tim Kepwal) 404 laporan 5 jam/laporan 2.020
e Penetapan Raperwal menjadi Keputusan Walikota 404 laporan 1 jam/laporan 404
10.323
h. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyusun rencana kegiatan Pengadministrasi Keuangan
a Menyiapkan bahan kerja 47 laporan 0,5 jam/laporan 24
b Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 47 laporan 1 jam/laporan 47
c Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 47 laporan 0,5 jam/laporan 24
2 Membuat dokumen keuangan pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Perundang-
undangan
a Membuat RKA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan 1 dokumen 25 jam/dokumen 25
b Membuat DPA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan 1 dokumen 25 jam/dokumen 25
c Melaksanaan asistensi DPA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan 1 dokumen 2 jam/dokumen 2
d Melaksanakan entry data DPA kegiatan di lingkup subbag Perundang-undangan 1 dokumen 2 jam/dokumen 2
e Membuat Laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 1 dokumen 2 jam/dokumen 2
3 Mengelola keuangan pada setiap pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Perundang-
undangan
a Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 1 kali 2 jam/kegiatan 2
b Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Perundang-
undangan 288 kali 1 jam/kegiatan 288
Jumlah Beban Tugas
WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan SKR
c Mencatat dan mengadministrasikan setiap penggunaan anggaran 288 kali 1 jam/kegiatan 288
d Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 47 laporan 1 jam/laporan 47
4 Membuat Surat Pertanggung Jawaban pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag
Perundang-undangan
a Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Perundang-undnagan 12 kali 2 jam/kegiatan 24
b Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada
pimpinan 12 laporan 1 jam/laporan 12
811
3 Bantuan Hukum 1 Membantu dalam kegiatan Pembinaan Keluarga Sadar Hukum (KADARKUM)
a Menyiapkan bahan kerja 4 laporan 0,5 jam/laporan 2
b Menyusun rencana kerja 4 laporan 1 jam/laporan 4
c Rapat Persiapan pembentukan KADARKUM dan Tim Pembinanya bersama
Kecamatan, Kelurahan, SKPD terkait serta Instansi Vertikal lainnya dilingkungan
Pemerintah Kota Bogor
4 kali 3 jam/kegiatan 12
d Menyiapkan draft Keputusan Walikota Bogor tentang Pembentukan dan pembina
KADARKUM 4 draft 3 jam/draft 12
e Mempersiapkan materi pembinaan yang akan diberikan kepada KADARKUM 4 materi 40 jam/materi 160
fMengkoordinasikan materi yang telah disiapkan dengan Tim Pembina KADARKUM 4 kali 16 jam/kegiatan 64
g Memberikan pembinaan kepada KADARKUM bersama Tim Pembina 4 kali 3 jam/kegiatan 12
h Membuat laporan hasil Pembinaan Keluarga Sadar Hukum 4 laporan 1 jam/laporan 4
2 Membantu dalam Kegiatan Pembinaan Masyarakat Taat Hukum (BINMATKUM)
a Menyiapkan bahan kerja 20 laporan 4 jam/laporan 80
b Menyusun rencana kerja 20 laporan 0,5 jam/laporan 10
c Membuat materi BINMATKUM 20 materi 32 jam/materi 640
d Mengadakan rapat persiapan BINMATKUM 20 kali 2 jam/kegiatan 40
e Pelaksanaan BINMATKUM di 20 (dua puluh) Kelurahan di Kota Bogor 20 kali 3 jam/kegiatan 60
f Membuat laporan hasil pelaksanaan BINMATKUM 20 laporan 1 jam/laporan 20
3Membantu dalam Kegiatan Rencana Aksi Nasional Hak Asasi Manusia (RANHAM)
a Menyiapkan Draft Peraturan Daerah Kota Bogor yang akan diharmonisasikan dengan
nilai-nilai Hak Asasi Manusia (HAM) 4 draft 8 jam/draft 32
b Menyusun rencana kerja pembahasan Harmonisasi Peraturan Daerah Kota Bogor
bersama Panitia Pelaksana RANHAM Kota Bogor 4 laporan 0,5 jam/laporan 2
i. Fasilitator Penanganan Perkara
Perdata dan TUN
Jumlah Beban Tugas
WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan SKR
c Mengadakan rapat bersama Panitia Pelaksana RANHAM Kota Bogor untuk
membahas Harmonisasi Peraturan Daerah Kota Bogor dengan nilai-nilai HAM 4 kali 3 jam/kegiatan 12
d Merekapitulasi dan mengharmonisasikan usulan harmonisasi Peraturan Daerah Kota
Bogor dari masing masing anggota Panitia Pelaksana RANHAM 4 kali 16 jam/kegiatan 64
e Membuat laporan hasil harmonisasi Peraturan daerah Kota Bogor dengan nilai-nilai
HAM 4 laporan 1 jam/laporan 4
f Membantu dalam Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori
Banding, Kontra Memori Banding
g Menyiapkan bahan Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori
Banding, Kontra Memori Banding 60 laporan 24 jam/laporan 1.440
h Menyusun rencana kerja 60 laporan 0,5 jam/laporan 30
i Membahas Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding,
Kontra Memori Banding bersama Tim Bantuan Hukum Kota Bogor 60 kali 40 jam/kegiatan 2.400
j Finalisasi Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding,
Kontra Memori Banding 60 kali 8 jam/kegiatan 480
k Membuat laporan hasil finalisasi Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori
Banding, Kontra Memori Banding 60 laporan 1 jam/laporan 60
5 Membantu dalam Fasilitasi Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara
a Menyiapkan bahan kerja 10 laporan 0,5 jam/laporan 5
b Menyusun rencana kerja 10 laporan 1 jam/laporan 10
cMembuat Nota Dinas terkait perkara perdata dan tata usaha negara yang ditangani 10 nota 1 jam/nota 10
d Membuat Surat Kuasa Khusus terkait perkara perdata dan tata usaha negara yang
ditangani 10 surat 1 jam/surat 10
e Menghadiri sidang di Pengadilan Negeri dan Pengadilan Tata Usaha Negara 100 kali 8 jam/kegiatan 800
f Membuat laporan hasil pelaksanaan sidang 100 laporan 1 jam/laporan 100
6 Membantu dalam penyelesaian sengketa hukum barang milik daerah
a Menyiapkan bahan kerja 4 laporan 0,5 jam/laporan 2
b Menyusun rencana kerja 4 laporan 1 jam/laporan 4
cMembahas dan mengkaji sengketa hukum barang milik daerah bersama SKPD terkait 4 kali 40 jam/kegiatan 160
d Mempersiapkan pengadaan jasa konsultan hukum/pengacara untuk pembuatan Legal
opinion dan konsultansi Hukum 4 kali 8 jam/kegiatan 32
e Membuat laporan hasil penyelesaian sengketa hukum barang milik daerah 4 laporan 1 jam/laporan 4
6.781 Jumlah Beban Tugas
WPT No Sub Bagian Uraian Tugas BTNama Jabatan SKR
j. Pengadministrasi Keuangan 1 Menyusun rencana kegiatan Pengadministrasi Keuangan
a Menyiapkan bahan kerja 47 laporan 0,5 jam/laporan 24
b Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan 47 laporan 1 jam/laporan 47
c Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan 47 laporan 0,5 jam/laporan 24
2 Membuat dokumen keuangan pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Bantuan
Hukum
a Membuat RKA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum 4 dokumen 25 jam/dokumen 100
b Membuat DPA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum 4 dokumen 25 jam/dokumen 100
c Melaksanaan asistensi DPA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum 4 dokumen 2 jam/dokumen 8
d 4 dokumen 2 jam/dokumen 8
e Membuat Laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 4 dokumen 2 jam/dokumen 8
3 Mengelola keuangan pada setiap pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Bantuan
Hukum
a Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan 4 kali 2 jam/kegiatan 8
b Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Bantuan
Hukum 1152 kali 1 jam/kegiatan 1.152
c Mencatat dan mengadministrasikan setiap penggunaan anggaran 1152 kali 1 jam/kegiatan 1.152
d Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 188 laporan 1 jam/laporan 188
4 Membuat Surat Pertanggung Jawaban pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag
Bantuan Hukum
a Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Bantuan Hukum 48 kali 2 jam/kegiatan 96
b Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada
pimpinan 48 laporan 1 jam/laporan 48
2.962
36.977
25,68
JUMLAH WPT
Jumlah Beban Tugas
JUMLAH PEGAWAI