ANALISIS SWOC
KEKUATAN (S)
S1 – Galakan dan sokongan dari pihak pentadbir sekolah.
S2 – Kebanyakan guru memberi komitmen yang tinggi.
S3 – Mempunyai kemudahan untuk mengakses internet.
S4 – Guru penyelaras yang komited dan bekerja dalam satu pasukan.
S5 – Mempunyai sebuah bilik untuk menyimpan buku teks dan fail SPBT.
S6 – Ahli Kelab SPBT yang sedia membantu.
KELEMAHAN (W)
W1- Murid tidak menghargai kemudahan yang disediakan oleh pihak sekolah.
W2 – Terdapat sebahagian pelajar yang tidak memulangkan buku teks di akhir tahun
W3 – Buku rosak dan hilang adalah antara masalah utama.
W4 – Murid tidak gemar membawa buku teks,
W5 – Pengurusan SPBT masih menggunakan kaedah manual.
W6 – Tiada sebarang peralatan dalam Bilik BOSS
PELUANG (O)
O1 – Sokongan padu dari pihak pentadbir
O2 – Kedudukan sekolah yang berhampiran dengan depo.
O3 – Semua pelajar mendapat kemudahan Skim Pinjaman Buku Teks.
O4 – Hubungan baik dengan depo, PIBG, PPD dan JPN.
CABARAN (C)
C1 – Pelajar tidak memulangkan buku pada tarikh yang ditetapkan.
C2 – Pelajar yang berhenti sekolah tidak memulangkan buku teks.
C3 – Segelintir waris tidak mahu menggantikan buku SPBT yang dirosakkan atau dihilangkan.
COWS MATRIK
COWS
MATRIK
KEKUATAN (S)
S1 – Galakan dan sokongan dari pihak pentadbir sekolah.S2 – Kebanyakan guru memberi komitmen yang tinggi.S3 – Mempunyai kemudahan untuk mengakses internet.S4 – Guru penyelaras yang komited dan bekerja dalam satu pasukan.S5 – Mempunyai sebuah bilik untuk menyimpan buku teks dan fail SPBT.S6 – Ahli Kelab SPBT yang sedia membantu
KELEMAHAN (W)
W1- Murid tidak menghargai kemudahan yang disediakan oleh pihak sekolah.W2 – Terdapat sebahagian pelajar yang tidak memulangkan buku teks di akhir tahunW3 – Buku rosak dan hilang adalah antara masalah utama.W4 – Murid tidak gemar membawa buku teks.W5 – Pengurusan SPBT masih menggunakan kaedah manual.
PELUANG (O)
O1 – Sokongan padu dari pihak pentadbirO2 – Kedudukan sekolah yang berhampiran dengan depo.O3 – Semua pelajar mendapat kemudahan Skim Pinjaman Buku Teks.O4 – Hubungan baik dengan depo, PIBG, PPD dan JPN.
SO
1. Mewujudkan pengurusan yang cekap dan sistematik.2. Meningkatkan kesedaran dalam kalangan waris dan pelajar terhadap kepentingan penjagaan dan penggunaan buku teks.3. Memartabatkan buku teks.
WO
1. Meningkatkan kesedaran dalam kalangan pelajar terhadap penjagaan dan penggunaan buku teks.
CABARAN (C)
C1 – Pelajar tidak memulangkan buku pada tarikh yang ditetapkan.C2 – Pelajar yang berhenti sekolah tidak memulangkan buku teks.C3 – Segelintir waris tidak mahu menggantikan buku SPBT yang dirosakkan atau dihilangkan
SC
1. Meningkatkan kesedaran dalam kalangan waris.
WC
1. Meningkatkan kesedaran dalam kalangan waris dan pelajar.
MATRIK RANKING
AKTIVITI / PROGRAM
KOS MASA PENERIMAAN KEPAKARAN KEMUDAHAN JUMLAH SKOR
Keceriaan Bilik BOSS
RM2,000.00 Sepanjang Tahun
Pelajar / Guru Pihak Pentadbir, Guru Penyelaras
Bilik BOSS 5
Program Sayangi Buku Teks
RM 30.00 Bulan Februari Semua Pelajar Guru SPBT, Guru Tingkatan
Bilik Darjah 5
Aku Janji pelajar - Januari-Mac Pelajar & Waris Guru SPBTGuru Tingkatan
Bilik Darjah 4
Pemantauan Berkala
RM 50.00 Sepanjang Tahun
Semua Pelajar Guru SPBT, Ahli Kelab SPBT, Pengawas
Bilik Darjah 5
Membaikpulih Buku
RM 100.00 Julai – November
Semua Pelajar Guru SPBT, Ahli Kelab SPBT
Bilik BOSS 3
Pengurusan Buku Stok
- Sepanjang Tahun
Semua Pelajar Guru SPBT Bilik BOSS 5
Kelab SPBT RM 200.00 11 Bulan Ahli Kelab Guru SPBT 5Pemulangan Buku SPBT
- Oktober – Disember
Semua Pelajar Guru SPBT, Guru Tingkatan
Bilik BOSS 4
Pelupusan Buku Teks
- April – Jun Pihak PentadbirGuru SPBT
Bilik BOSS 3
PELAN TAKTIKAL
Unit : SPBTVisi Sekolah : Sekolah Menengah Kebangsaan Taman Selasih menjadi sekolah menengah harian gemilang dalam daerah Kulim
Bandar Baru menjelang 2015.Misi SPBT : Mewujudkan Bilik Operasi SPBT sekolah yang kondusif dan efisen yang dapat memastikan semua pelajar SMK
Taman Selasih mendapat buku teks yang mencukupi.Objektif : Mempertingkatkan sistem pengurusan SPBT yang berkesan dan cekap di sekolah melalui perancangan yang teratur.Sasaran : Semua pelajar SMK Taman Selasih
STRATEGI PROGRAM TANGGUNGJAWAB
KOS TARIKHMULA
TARIKHAKHIR
PELANKONTIGENSI
INDIKATOR KEJAYAAN
MeningkatkanPengurusan SPBTCekap danSistematik
Keceriaan Bilik BOSS
Pihak Pentadbir, Guru Penyelaras
RM2,000.00 Mac Disember - Kondusif dan mempunyai peralatan yang mencukupi
Pengurusan Buku Stok
Guru SPBT - Februari Disember - Stok Terkini
Pelupusan Buku Teks
Pihak PentadbirGuru SPBT
- April Jun - -
Pemulangan Buku SPBT
Guru SPBT, Guru Tingkatan
- Oktober Disember - 95% pelajar memulangkan buku
Penjagaan buku teks
Aku Janji pelajar
Guru SPBT, Guru Tingkatan
- Januari Mac - -
Pemantauan Berkala
Guru SPBT, Ahli Kelab SPBT, Pengawas
RM 50.00 Februari Oktober - 0% pelajar meninggalkan buku di sekolah
Membaikpulih Buku
Guru SPBT, Ahli Kelab SPBT
RM 100.00 Julai November - Buku yang elok untuk digunakan
Memartabatkan Buku Teks
Program Sayangi Buku Teks
Guru SPBT, Guru Tingkatan
RM 30.00 Februari - - 95% pelajar menghargai buku teks
Kelab SPBT Guru SPBT RM 200.00 Januari November - Ahli yang komited
CARTA GANT
BIL
PROGRAM JAN FEB
MAC
APR
MEI
JUN JUL OGO
SEP
OKT
NOV
DIS
1. Mesyuarat SPBT
2. Agihan Buku
3. Keceriaan Bilik BOSS
4. Program Sayangi Buku Teks
5. Aku Janji Pel;ajar
6. Pemantauan Berkala
7. Menghantar dan Mengambil Buku
Dari Depo
8. Pengurusan Buku Stok
9. Membaikpulih Buku
10. Pelupusan Buku Teks
11. Pemulangan Buku SPBT
12. Kelab SPBT
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Bekalan Buku Dari / Ke Depo Daerah
Objektif : Memastikan buku yang diterima mencukupi untuk diagihkan kepada semua murid
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1
Menyemak stok buku yang ada :
● Enrolmen murid layak● Bilangan buku dalam stok
Guru SPBT 1 jam
2Melengkapkan Borang Depo
● mendapatkan pengesahan Pengetua
Guru SPBTPenyelia Depo
1 Jam
3 Mengurus pengambilan/penghantaran buku dari Depo Guru SPBT 1 jam
4 * Edar buku kepada murid Guru SPBT 40 Minit
5 Kemas kini stok dan borang G Guru SPBT 40 minit
* Setelah mendapat bekalan buku dari depo
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Proses pengagihan Buku SPBT (tindakan semasa dan selepas proses pengagihan)
Objektif : Memastikan buku SPBT mencukupi untuk diagihkan kepada pelajar.
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab
Tempoh Status
1Mengedarkan buku Teks SPBT kepada guru tingkatan mengikut jumlah pesanan berdasarkan borang pesanan
Guru SPBTGuru
Tingkatan1 minggu
2 Mengedarkan Borang SPBT G kepada guru tingkatan Guru SPBT
Murid30 minit
3 Murid menandatangani borang SPBT GGuru
Tingkatan Murid
1 hari
4Melengkapkan surat akuan penerimaan dan penjagaan buku-buku teks oleh waris
Guru Tingkatan
Waris2 hari
5 Menyemak Borang SPBT G dan menyerahkannya kepada guru SPBTGuru
Tingkatan Guru SPBT
2 hari
6Menyimpan borang-borang tersebut mengikut jenis dan tingkatan di Bilik BOSS
Guru SPBT 1 minggu
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Surat Aku Janji Murid/Waris
Objektif : Untuk mewujudkan kefahaman dan kesedaran dalam kalangan murid/waris terhadap penggunaan, penjagaan/peraturan buku teks.
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1Mengedarkan surat akuan penerimaan buku kepada pelajar untuk ditandatangani oleh waris masing-masing.
Guru SPBTGuru Tingkatan
Pelajar20 minit
2Waris menandatangani surat akuan penerimaan dan menyerahkannya semula kepada guru tingkatan melalui murid
Waris PelajarGuru Tingkatan
Guru SPBT2 hari
3Guru SPBT menyimpan surat-surat akuan penerimaan di dalam fail Surat Akuan mengikut tingkatan.
Guru SPBT 1 hari
4Mengedar/mengumpul surat aku janji murid dan menyimpan dalam fail Surat Aku Janji Murid
Guru TingkatanGuru SPBT
7 hari
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Proses Pemulangan Buku SPBT
Objektif : Memastikan semua murid memulangkan buku teks dalam jumlah yang mencukupi dan dalam keadaan baik
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1Taklimat dan pengedaran Borang SPBT G kepada guru tingkatan PK HEM
Guru SPBT30 minit
2
Pemulangan buku teks● Memastikan buku dipulangkan dalam jumlah yang mencukupi.● Memastikan buku yang dipulangkan dalam keadaan baik dan berbalut● Murid menandatangani Borang SPBT G ● Memastikan buku yang rosak atau hilang diganti.
MuridGuru Tingkatan
Guru SPBT Kelab SPBT
2 jam setiap tingkatan
3 Menyemak Borang SPBT G dan menyerahkannya kepada guru SPBT Guru Tingkatan
4 Mengemaskini stok dan menyimpan buku teks dalam BOSS Guru SPBT
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Pengurusan Buku Stok
Objektif : 1) Memastikan bekalan buku yang diterima atau dikeluarkan diurus dengan baik 2) Memastikan bekalan buku mencukupi untuk diagihkan kepada semua murid 3) Memastikan buku bantuan kerajaan menjangkau jangka hayat yang ditetapkan.
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1 Mengumpul semua borang SPBT G yang telah lengkap dan tepat Guru TingkatanGuru SPBT
1 minggu
2 Merekod buku yang keluar berdasarkan borang SPBT G Guru SPBT 1 minggu
3Borang G dan buku stok hendaklah sentiasa dikemaskini-jika ada perpindahan masuk/keluar/berhenti
Guru TingkatanGuru SPBT
Sepanjang tahun
4 Buku stok disemak/ditandatangani oleh Pengetua/PK HEMPengetua/PK HEM
1 minggu
5Mengemaskini/tutup urusan stok pada 31 Disember setiap tahun dan ditandatangani oleh Pengetua/PK HEM
Guru SPBTPengetua/PK HEM
1 minggu
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Pelupusan Buku Teks
Objektif : Melupuskan buku-buku teks SPBT kerana perubahan sukatan pelajaran dan tidak diguna pakai lagi
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1Menubuhkan Jawatankuasa PelupusanMenyediakan senarai buku yang perlu dilupus
Guru SPBT 4 hari
2Melengkapkan borang pelupusan Kew 300v (7 salinan) dan Lampiran H dan di hantar ke JPN untuk mendapat kelulusan.
Guru SPBTPK HEMPengetua
2 hari
3Buku yang akan dilupuskan diikat mengikut judul dan diletakkan di dalam stor.
Guru SPBTKelab SPBT
1 minggu
4 Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNK Pentadbir
5 Mengurus pengambilan buku dengan kontraktor yang ditetapkan Guru SPBT
6Melengkapkan Borang Kew 300X dan Lampiran E dan dihantar ke JPNK ( 4 salinan )
Guru SPBT
7Kemaskini buku stok dan memasukkan semua maklumat ke dalam fail
Guru SPBT
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Pemantauan Berkala SPBT
Objektif : Membuat pemantauan bagi memastikan buku-buku SPBT yang dipinjamnkan kepada murid berada dalam keadaan yang baik dan digunakan secara optima
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1 Menyediakan jadual dan borang pemantauan Guru SPBT 2 jam
2
Taklimat pemantauan SPBT-berdasarkan borang yang disediakan Guru SPBTGuru Tingkatan/
Guru Matapelajaran
15 minit
3
Mengadakan pemantauan secara serentak Guru SPBTGuru Tingkatan/
Guru Matapelajaran
30 minit
4Memastikan tindakan susulan terhadap murid yang gagal mematuhi peraturan
Guru SPBTGuru Tingkatan
2 hari
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Kempen Sayangi Buku Teks Anda
Objektif : 1) Memberi kesedaran kepada para pelajar tentang pentingnya penjagaan buku teks. 2) Memupuk sikap menyayangi buku teks. 3) Membentuk sikap tanggungjawab dan amanah di atas bantuan yang diberikan oleh kerajaan.
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1Menyediakan kertas Kerja Kempen dan mendapatkan pengesahan Pengetua
Guru SPBT 2 hari
2Pelaksanaan Aktivtiti● Perasmian Kempen● Mengedarkan iklan kempen ke setiap tingkatan.
PengetuaGuru SPBT
AJK Kelab SPBT1 hari
3Sistem kompaun kepada murid yang menghilangkan dan merosakkan buku teks
Guru SPBTAJK Kelab SPBT
Sepanjang tahun
4 Menyediakan laporan dan dokumentasi Guru SPBT 1 hari
PELAN OPERASI
Nama aktiviti : Kelab SPBT
Objektif : 1) Membantu guru SPBT dalam kerja-kerja pengurusan SPBT, penjagaan buku dan memartabatkan SPBT. 2) Mengembangkan potensi murid secara menyeluruh. 3) Menyuntik semangat kerjasama dan dedikasi dalam kalangan murid.
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1 Menubuhkan Kelab SPBT dan membuat agihan biro. Guru SPBTKelab SPBT
2 hari
2 Menyediakan perancangan aktiviti Guru SPBTKelab SPBT
5 hari
3 Merangka Moto dan Logo Kelab SPBT Guru SPBTKelab SPBT
1 minggu
4 Pelaksanaan aktiviti Guru SPBTKelab SPBT
Sepanjang Tahun
5 Membuat kerja kebersihan dan kekemasan Kelab SPBTSepanjang
tahun
6 Gotong-royong Guru SPBTKelab SPBT
1 hari
PELAN OPERASI
Nama Aktiviti : KeceriaanBilik BOSS
Objektif : Mewujudkan bilik BOSS yang kondusif agar dapat menjalankan aktiviti dengan sistematik dan efisen.
Langkah Proses Aliran Kerja Tanggungjawab Tempoh Status
1 Perbincangan dengan Tuan Pengetua PengetuaGuru SPBT
1 jam
2 Meninjau kedai-kedai pembekal barangan pejabat untuk mendapatkan brosur
Guru SPBT 3 hari
3 Mengisi nota minta dan mendapatkan tandatangan Tuan Pengetua Guru SPBT 1 jam
4 Menghubungi pembekal untuk memesan barangan. Guru SPBT 2 jam
5 Memastikan barangan yang diterima sama seperti yang dipesan. Guru SPBT 1 jam
6 Mendapatkan invois dan memastikan ianya ditandatangani oleh pihak pentadbir
Guru SPBTPengetua PK HEM
30 minit
7 Menyusun barangan di Bilik BOSS Guru SPBTAhli Kelab SPBT
1 minggu