PERSETUJUAN SIDANG YUDISIUM
N a m a : BOWO WISNUGROHO
NPM : 43A97006034093
Jurusan : Teknik Informatika
Jenjang Pendidikan : Strata Satu (S1)
Objek Penelitian : STMIK PRANATA INDONESIA
Judul : PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT
MULTIFILING MITRA INDONESIA-
CIKARANG DENGAN DELPHI 0.6
Dinyatakan telah SELESAI / BELUM SELESAI * melaksanakan penulisan
Skripsi, sehingga yang bersangkutan DIIJINKAN / TIDAK DIIJINKAN *
mengikuti sidang ujian Skripsi.
Bekasi, September 2007
Pembimbing I Pembimbing II
Ir. Wahyono, MMSI Drs. Joko Prasojo NIK. 04.03.01.1.3.0079 NIK. 01.03.01.1.1.0044
Mengetahui
Ketua Jurusan Teknik Informatika
Ir. M. Khaerudin NIK. 00.03.01.1.1.0027
iii
PENGESAHAN SIDANG YUDISIUM
Skrispsi ini telah diujikan di hadapan Dewan Penguji pada tanggal ………......
Bulan ……………………… tahun …………………….
Dan dinyatakan: LULUS / TIDAK LULUS / LULUS BERSYARAT.
Disahkan pada tanggal ……………………………………………
Penguji Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 …………………. ………………….
2. Penguji 2 …………………. ………………….
3. Penguji 3 …………………. ………………….
Mengetahui
Ketua STMIK Pranata Indonesia Ketua Sidang
Drs. Bagyo Handoko.S.M.M Drs. Hary Subagjo, MM NIK. 97.03.01.1.1.0002 NIK. 96.03.01.1.1.0002
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Sekecil Apapun Yang Saya Dapat Hari Ini, Saya Bersyukur,
Saya Yakin Esok Akan Dapat Yang Lebih Besar.
Jangan Takut Akan Salah, Berusahalah Untuk Tidak Salah
Kedua Orang Tua ku yang yang selalu Mendoakanku.
Dosen pembimbing yang selalu membantu menyelesaikan
skripsi ini.
v
i
ABSTRAKSI
Bowo Wisnugroho, PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT.
MULTIFILING MITRA INDONESIA-CIKARANG
Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem dapat memberikan suatu
informasi akurat dan cepat, informasi ini akhirnya dapat dimanfaatkan untuk
menunjang kecepatan kerja dalam pencarian arsip.
Sebagai imbal balik pada pihak yang terkait dan menindaklanjuti. Salah
satu alternatif pemecahan masalah, maka di buat program yang terintegrasi. Di
mana program tersebut dapat mencakup hal-hal yang dapat membuat roda
perusahaan lancar, dengan harapan persoalan yang muncul pada masalah terkait
tersebut dapat teratasi dengan baik. Program tersebut adalah program aplikasi
kearsipan.
Alasan dibuat program Aplikasi ini dikarenakan program sebelumnya
dalam teknis penyimpananya per bok dan teknis peminjamannya per arsip
sehingga jika konsumen meminjam arsip user harus melihat RA (Registrasi
Arsip), baru mencari lokasi penyimpanan dengan program yang ada dari sini
dapat dilihat bahwa program tersebut kurang efisien, pembuatan program aplikasi
ini diharapkan dapat membantu pengolahan arsip dapat lebih baik, teknis
pencarian arsip dapat lebih cepat, akurat dan terhindar dari kesalahan.
Program ini dibuat untuk mendukung program lain/merupakan sub dari
program yang sudah ada. Selain itu dapat untuk perbandingan dari kinerja tahun
sebelumnya, kita tahu jika kita menggunakan sistem yang berbasis komputer,
datanya tidak akan hilang dan berubah, karena tersimpan dalam software yang
ii
keamanannya sangat tinggi dan penyajiannya dapat dilihat secara cepat dan dapat
dikalkulasi, dimanipulasi sesuai dengan yang kita kehendaki.
Sebagai mahasiswa yang berlatar balakang ilmu komputer, sudah
seharusnya dapat membuat dan menguasai sistem yang berbasis komputer. Maka
dari itu penulis menuangkan sistem tersebut dalam skripsi yang berjudul
PROGRAM APLIKAI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA
INDONESIA-CIKARANG,dengan harapan adalah agar skripsi ini dapat berguna
bagi PT MULTIFILING MITRA INDONESIA, terutama dibidang kearsipan.
Kata Kunci : Kearsipan, Aplikasi, Sistem dan Komputer Daftar Pustaka : 13 buku cetakan 1984-2001 dan website
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi,
baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi
pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi
bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi
perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu
sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan
administrasi adalah arsip.
Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip
berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti
eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan
fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman
atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan
penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi
agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan.
Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya
sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di
hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam
1
2
itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan
bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja
lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi
dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan
klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau
organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin
pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang
diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya
adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah
yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib
administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila
tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan
penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan
bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum,
tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa
identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi
memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas
kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara
baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai
informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang
bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima
3
dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan
disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.
Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang
signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi
manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin
pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa
penyimpanan arsip sebagai alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih
aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka.
PT Multifiling Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa
pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun
jasa yang diberikan oleh PT Multifiling Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan
Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media
(Business Imaging Senfices), dimana PT Multifiling Mitra Indonesia
melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip,
penyimpanan sampai dengan perawatan.
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip
PT Multifiling Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam
penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives
Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk
kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih
Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program
aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang
menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), PT Multifiling
4
Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data
entry, program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT
Multifiling Mitra Indonesia. Fungsi dan keguanaan program aplikasi
disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada departement
Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah
RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu
lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. Lain dengan FIF (
Federal International Finance ), customer ini cara penyimpananya perbok,
tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung
cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses pencarian
lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal itu dikarenan sebelum
diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. Untuk
mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu,dan
untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip).
Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan
membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. Program aplikasi
ini akan mempercepat pencarian arsip. Pemakai cukup memasukan kode
customer, nomer kontrak dan periode, secara langsung akan mendapatkan
kode MMI dan kode Lokasi. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk
mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman, juga untuk
mengetahui status arsip yang dipinjam.
5
B. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi
1. Maksud Penulisan Skripsi:
a. Untuk menerapkan Ilmu yang telah penulis dapat selama menjadi
Mahasiswa STMIK Pranata Indonesia terhadap lingkungan
perusahaan.
b. Guna memenuhi salah satu syarat dalam rangka meraih gelar sarjana
pada program Strata Satu (S1) jurusan Teknik Informatika (TI)
STMIK Pranata Indonesia di Bekasi.
2. Tujuan Penulisan Skripsi:
a. Dapat memberi masukan kepada pihak perusahaan dalam memperbaiki
sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien.
b. Dapat menerapkan teori yang didapat selama menjadi mahasiswa
STMIK Pranata Indonesia di bekasi.
c. Membuat Program Aplikasi Kearsipan.
d. Menginformasikan kode MMI dan kode lokasi kepada pemakai.
C. Metode Penetelitian
Dalam penyusunan skripsi ini, metode yang digunakan penulis adalah
metode Deskritif. Metode Dekritif adalah metode penelitian dengan
kunjungan langsung ke objek yang ingin penulis teliti, sedangkan teknik
pengumpulan data yang penulis gunakan adalah:
6
1. Studi Lapangan:
a. Observasi
Dari beberapa pengamatan yang penulis temukan dilapangan
kemudian penulis mencoba untuk membuat progam aplikasi
kearsipan
b. Wawancara
Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan dan
mengambil data-data dari perusahaan.
2. Studi Pustaka
Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan
perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku, diktat, Catatan
Kuliah, fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam
penganalisaan masalah dalam perusahaan.
D. Fungsi Penelitian
Dengan melakukan penelitian secara langsung penulis dapat
mengetahui masalah yang sebenarnya. Hal ini sangat berpengaruh terhadap
program aplikasi yang akan dibuat. Sehingga menghasilkan informasi yang
benar-benar dibutuhkan. Dapat mengurangi masalah yang sering timbul
selama masih manual.
7
E. Ruang Lingkup Permasalahan
Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi masalah penyimpann arsip
Kontrak pada Customer FIF di bagian warehouse. Sedangkan pembahasan
penulis lebih ditekankan pada ruang lingkup masalah penyimpanan dan
peminjaman file kontrak.
E. Sistematika Penulisan
Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam
perusahaan sebagai pembahasan, terlebih dahulu di kemukakan sistematika
penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah
sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Adapun sistematika penulisan dari
sripsi ini adalah sebagai berikut :
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar
belakang masalah, maksud dan tujuan penulisan skripsi, metode
penelitian, batas dan ruang lingkup permasalahan, serta sistematika
penulisan
BAB II. LANDASAN TEORI
Dalam bab ini, penulis mengemukakan teori-teori penunjang
kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak
yang digunakan, spesifikasi komputer yang digunakan seperti
software dan hardware yang dibutuhkan, dan teori-teori lain
8
mengenai Teknik Informatika yang berhubungan dengan masalah
yang akan dibahas dalam skripsi ini
BAB III. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
Yang akan dibahas pada bab ini menyangkut seputar sejarah
singkat perusahaan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab,
analisa sistem, flowcart program aplikasi, analisa basis data,
spesifikasi file dan lain sebagainya yang berkaitan dengan
perusahaan tempat dimana penulis melakukan studi penelitian.
BAB IV SPESIFIKASI PROGRAM
Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang
desain yang akan ditampilkan (prototype) pada progam aplikasi
pengolahan kearsipan tersebut, serta informasi apa saja yang akan
dimuat di dalam program tersebut, juga hasil output listing
program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa
pemrograman tersebut.
BAB IV. PENUTUP
Dalam bab ini, penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saran-
saran terhadap skripsi ini.
9
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian-Pengertian
Sebelum mebahas lebih lanjut, terlebih dahulu penulis akan paparkan
mengenai teori-teori dan devinisi-devinisi yang dikemukakan oleh para ahli
yang relevan dengan permasalahan yang diteliti sebagai dasar atau teori yang
akan digunakan untuk pembahasan permasalahan penelitian tersebut.
Pengertian-pengertian yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut:
1. Pengertian Program
Program menurut Rinaldi Munir (1999:8) dalam bukunya Algoritma
dan Pemrograman menyebutkan: “Program adalah perwujudan atau
implementasi algoritma yang ditulis dalam bahasa perograman tertentu
sehingga dapat dilaksanakan oleh komputer”.
Sedangkan dalam Buku Algoritma dan Teknik Pemrograman
mendefinisikan:
Program adalah kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer, (Budi Sutedjo,dkk, 2000:3).
Dari definisi para ahli di atas, program dapat diartikan sebagai berikut:
a). Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma
10
b). Program adalah kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasinya yang
disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur.
c). Program berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah.
d). Program harus diimplementasikan dengan menggunakan bahasa
pemrograman terlebih dahulu sehingga dapat dieksekusi oleh
komputer.
2. Pengertian Pemrograman
Definisi pemrograman dalam buku Algoritma dan Teknik
Pemrograman yaitu : “Pemrograman merupakan suatu proses
mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah
dengan menggunakan bahasa pemrograman”, ( Budi Sutedjo dan Michael
AN, 2000:4).
Jadi pemrograman adalah suatu proses mengimplementasikan urutan
langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan suatu bahasa
pemrograman yang nantinya akan dijalankan oleh komputer sehingga
menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap, tepat dan
akurat.
3. Pengertian Program Aplikasi
Jogianto HM (1996:70) dalam bukunya yang berjudul Pengenalan
Ilmu Komputer mendefinisikan program aplikasi sebagai berikut:
“Program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi
tertentu dapat berupa (package program) yaitu program yang telah jadi dan
siap digunakan”.
11
Dari pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa program aplikasi
adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dan siap
digunakan untuk menyelesaikan masalah untuk mengolah data menjadi
suatu informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat.
4. Pengertian Arsip
Arsi berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “ Archivum”
yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sering pula kata tersebut ditulis
“Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen)
tentang masalah pemerintah. Menurut bahasa belanda yang dikatakan
dengan “Archief” mempunyai arti:
a). Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan
yang lain.
b). Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan, gambar,
grafik dan sebagainya.
c). Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa
Indonesia, mempunyai arti:
a). Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat.
b). Bahan-bahan, baik berujud surat, laporan, perjanjian-perjanjian,
gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya, yang
disimpan sebagai bahan pengingatan.
Sebenarnya ada istilah “Arsip” yang sudah merupakan istilah
indonesia, yaitu: PERTINGGAL, yang berarti:
12
a). Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat.
b). Lembaran catatan atau ujud lain yang disimpan untuk keperluan
pengingat apabila diperlukan.
Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau
jamak. Apabila orang menyebut “pertinggal” dimaksukan adalah:
Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan. Jadi barang
tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. (Sularso Mulyono, dkk , 984:3) Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-
ketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, Tambahan
Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah:
a). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. ( Zulkifli Amsyah, 1993:2).
Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya
menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis
adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip
statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
13
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai
kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan,
karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. Arsip dinamis dalam bahasa
ingris disebut record.
Sedangkan arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip
Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari
berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve.
Gambar.1
AKTIF ARSIP DINAMIS (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS (ARCHIEVE)
5. Pengertian Warkat
Warkat atau dalam bahasa inggris disebut records, sebenarnya adalah
catatan-catatan atau dalam bentuk lain yang belum dimasukan ketempat
penyimpanan.
14
Warkat yang sering disebut records yaitu setiap catatan tertulis,
gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa
yang digunakan orang untuk membantu pengingatan.
6. Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut
aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang
meliputi:
a). Penyimpanan (storing)
b). Penempetan (placing)
c). Penemuan kembali (finding)
7. Pengertian Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya
atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling Berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu’, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-basukirach-93-bab2.pdf (2007:7)
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau
elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu’, http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-basukirach-93-bab2.pdf (2007:7)
15
Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu, yaitu
mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan
luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran suatu tujuan (goal).
Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai
berikut:
a). Komponen sistem (Components)
Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan.
Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa
bagian sistem.
b). Batas sistem (Boundary)
Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya
atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem
dipandang sebagai satu kesatuan.
c). Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi
sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem
atau merugikan sistem.
d). Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem
berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.
16
e). Masukan Sistem (Input)
Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari
lingkungan.
f). Keluaran Sistem (Output)
Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke
lingkungan.
g). Pengolah Sistem (Proses)
Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(output).
h). Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu
dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran
atau tujuannya.
Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een
verzameling elemnten waartussen relaties bestan. Vaak treft men
bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging ...... elementen
gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke
doeleinden. Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen
diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan. Kerapkali dalam
literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana
ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu. Dari
pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari
sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang
17
memiliki pencapaian sasaran yang telah ditentukan, Sedangkan Shrode
dan Voich dalam Lukman mengatakan bahwa “system is whole
compounded of several parts...” yang dapat diartikan, sistem adalah suatu
keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. Senada dengan
pendapat diatas maka Awad menyatakan bahwa system is an organized,
funtioning, relationship among unit or components”. Yang dapat diartikan,
sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau
komponen secara teratur. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian
sistem sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau
bagian yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. Kemudian
Johnson, Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem
sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir;
suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian – bagian yang
membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh.
Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem
menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu
wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang
memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya ; kedua menunjukan
suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode,
alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. Sejalan dengan pendapat di
atas, Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). Suatu sistem
seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling
berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas)
18
adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang
berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya’,
http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-
basukirach-93-bab2.pdf (2007:7)
8. Pengertian Database
Pengertian Database secara umum dalam Tranining& Development
PT.Exelcomindo Pratama adalah:
kumpulan informasi yang memiliki tujuan tertentu.sedangkan database yang dimaksud didalam Microsoft Access adalah kumpulan dari objek-objek yang menyimpan informasi untuk tujuan tertentu, (Tranining& Development PT.Exelcomindo Pratama, Jakarata, 2001:8).
9. Pengertian Program Flowcart
Definisi program flowchart dalam buku Algoritma dan Teknik
Pemrograman menyebutkan:“Program flowcart merupakan diagram alir
yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan
masalah”, ( Budi Sutedjo, dkk, 2000:48).
Program flowchart merupakan diagram alir yang berupa simbol-simbol
menggambarkan urutan logika untuk suatu prosedur pemecahan masalah.
Simbol-simbol standar yang digunakan pada program flowcart adalah
sebagai berikut:
a) Awal/Akhir Program
Digunakan untuk mengawali dan mengakhiri suatu proses kegiatan.
19
b) Nilai Awal
Digunakan untuk memberikan suatu nilai awal pada sebuah objek.
c) Input Output
Digunakan untuk input dan output baik secara manual maupun komputerisasi.
d) Proses
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang dieksekusi secara komputerisasi.
e) Pengujian
Digunakan untuk pengujian suatu kondisiyang sedang diproses.
f) Keterangan
Digunakan untuk memberikan suatu keterangan .
g) Konektor pada Satu Halaman
Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam satu lembar halaman.
h) Konektor pada Halaman Lain
Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam lembar halaman yang berbeda.
20
i) Arah
Digunakan untuk menggambarkan arus proses dari kegiatan satu ke kegiatan lain.
10. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD)
Bagus Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Manajemen dengan Visual Basic mendefinisikan ERD sebagai berikut:
Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data, disimpan dalam sistem secara abstrak atau suatu model yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan data dalam bentuk diagram alir data dimana di alam pelaksanaan menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dengan hubungan atar data”, (Bagus Kurniawan, 2002:35).
Jadi ERD dapat diartikan sebagai model jaringan dengan
menggunakan susunan data dalam bentuk diagram alir data dan dalam
pelaksanaannya menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk
menggambarkan hubungan antar data. Simbol-simbol ERD adalah sebagai
berikut:
a) Entitas
Merupakan individu/objek yang mewakili suatu yang nyata, yang membedakan/mendifinisikan secara utuh.
b) Relasi
Yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas.
21
c) Atribut
Yaitu suatu sifat karakteristik sebuah entitas dimana sistem bekerja dalam memelihara, membuat suatu relationship dan menyajikan informasi secara ideal.
d) Link
Menghubungkan antara entitas, atribut dengan yang lainnya.
Berikut adalah konsep-konsep dari ERD:
a) Satu ke Satu (One to One)
Hubungan satu ke satu enity atau atribut adalah jenis hubungan
yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu
entity atau atribut yang lainnya.
Gambar 2.1 Satu ke Satu
Contoh:
Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu
ke satu, dengan pengertian satu dosen hanya mengajar satu mata kuliah
dan satu mata kuliah diajarkan oleh satu dosen.
1 1
22
b) Satu ke Banyak (One to Many)
Hubungan satu ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan
yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan
beberapa entity atau atribut yang lainnya.
Gambar 2.2 Satu ke Banyak
Contoh:
Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke
banyak, dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata
kuliah dan beberapa mata kuliah dapat diajarkan oleh satu dosen.
M 1
c) Banyak ke Banyak (Many to Many)
Hubungan banyak ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan
yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan
beberapa entity atau atribut yang lainnya dan satu entity atau satu
atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.
Gambar 2.3 Banyak ke Banyak
M M
Contoh:
23
Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah banyak
ke banyak, dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa
mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diajarkan oleh beberapa dosen.
11. Pengertian Normalisasi (Dekomposisi)
Berikut pengertian normalisasi menurut Yuniar Supardi dalam
bukunya Microsoft Visual Basic Dalam Praktek: “Normalisasi adalah
teknik desain database dengan memecah atribut menjadi beberapa bagian
kelompok/entity sehingga didapat tabel yang optimal/normal”, Supardi
Yuniar (2002:80).
Tahap Normalisasi:
a) Bentuk Tak Normal
Ciri-cirinya:
1) Tidak harus mengikuti format tertentu.
2) Data tidak lengkap dan terduplikasi.
3) Disusun sesuai dengan kedatangannya.
b) Bentuk Normal pertama (First Normal Form/1NF)
Ciri-cirinya:
1) Setiap data dibentuk dalam flat file (Flat datar/rata).
2) Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic
value.
3) Tidak ada multivalued attribute.
c) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF)
Ciri-cirinya:
24
1) Memenuhi criteria 1 NF.
2) Atribut bukan kunci (non key) bergantung fungsi pada kunci utama
(Fungtional Depedency).
d) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF)
Ciri-cirinya:
1) Menenuhi criteria 2 NF
2) Tidak terdapat transitive depedency (kebergantungan transitif)
e) Boyce Codd Normal Form (BCNF)
Ciri-cirinya:
1) Relasi memenuhi criteria 1 NF.
2) Lebih kuat dari 3 NF.
3) Setiap atribut harus bergantung fungsi .
B. Perangkat Lunak yang Digunakan
1. Borland Delphi 6.0
Borland delphi 6.0 merupakan bahasa pemograman yang bekerja
dalam lingkup MS-Windows. Seperti program MS-Visual Basic 6.0,
borland delphi 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara
optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang aplikasi yang
berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows.
a). Bagian Utama Delphi 6.0
Delphi merupakan program aplikasi berbasi visual, disana
disediakan sebuah IDE (Integreted Development Environment). IDE
25
itu sendiri adalah sebuah lingkungan di mana semua tools yang
diperlukan untuk desain, menjalankan dan menguji sebuah aplikasi
disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan
pengembangan program. IDE terdiri dari Main window,
ComponentPalette, ToolBar, Form Designer, Code Editor dan Code
Exlorer. Bagian utama delphi seperti dilayar pada gambar.
Gambar 3 Tampilan IDE Delphi 6.0
b). Kelebihan Delphi 6.0
Borland delphi 6.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja
dalam lingkup MS-Windows. Seperti halnya MS-Visual Basic 6.0
delphi sudah memanfaatkan kemampuan MS-windows secara
optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program
aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya
berbasis MS-Windows. Selain itu disediakan komponen-komponen
yang memungkinkan kita membuat aplikasi seperti tampilan
26
Windows, dan diperkuat dengan bahasa pemograman object
pascal yang terkenal.
Khusus pemograman database, delphi 6.0 menyediakan
fasilitas objek dengan format database sendiri, yaitu format
database paradox dan dBase, delphi juga dapat menangani
berbagai macam format database, antara lain MS-Acces, ODBC,
SyBASE, Oracle dan lainnya.
c). Fasilitas dan Fungsi Operasi Delphi 6.0
1) Form
Inti dari setiap aplikasi adalah form. Form dapat dianggap
sebagai sebuah Window. Defaultnya, delphi memberikan
sebuah form pada setiap project dan menampilkan sebuah form
kosong pada saat memulai delphi. Form dipakai untuk
menempatkan komponen, kontrol, dan lain-lain. informasi
mengenai form disimpan didalam dua file, yaitu file .dfm dan
.pas. file .dfm berisi informasi mengenai tampilan form,
ukuran, lokasi dan seterusnya. Kita tidak perlu tahu mengenai
isi file ini, cukup tahu file itu saja.
2) Project
Project adalah sekumpulan form, unit dan beberapa hal lain.
Singkatnya, project adalah program aplikasi itu sendiri. File
utama project disimpan dalam file berakhiran .dpr. Selain itu
pada saat merancang project , maka otomatis juga akan
27
dibuatkan oleh delphi sejumlah file yang diperlukan project
tersebut, yaitu sebagai berikut :
(a). File unit (.pas)
File ini dipakai untuk menyimpan program (kode program),
biasanya berhubungan langsung dengan form tetapi kadang
kala unit hanya berupa prosedur atau fungsi tidak
berhubungan dengan form.
(b). File form (.dfm)
Dipakai untuk menyimpan semua informasi mengenai
form.
(c). File project option (.dfo)
Untuk meyimpan semua setting option project.
(d). File resource (.res)
Untuk menyimpan ikon yang dipakai project
3) Unit
Unit merupakan modul kode program, satu program
mempunyai satu atau lebih unit. Setiap kali dibuat satu form,
maka otomatis akan dibuat pula satu unit. Manfaat unit dalam
program antara lain:
(a). Membagi program yang besar dalam beberapa unit,
sehingga kita bisa mengedit unit-unit tertentu.
28
(b). Membuat library (daftar pustaka) berupa fungsi dan
prosedur, sehingga memudahkan sharing antar program.
(c). Unit dapat dikompilasi terpisah dari program aplikasi,
sehingga program aplikasi lain yang memerlukan unit
serupa, dapat menggunakannya tanpa haru menulis kambali
kode programnya.
4) Program
Program dibangun dari satu atau lebih unit, sebuah program
secara umum mempunyai struktur sebagai berikut :
(a). Heading program, yaitu bagian yang menunjukan nama
program tersebut.
(b). Pernyataan uses, yang berisi daftar unit yang dipakai
program.
(c). Blok deklarasi dan pernyataan yaitu bagian yang berisi
deklarasi dan pernyataan program yang dilaksanakan pada
saat program dilaksanakan, bagian ini harus diakhiri dengan
pernyataan end diikuti tanda titik.
2. Microsoft Access
Microsoft (MS) Access merupakan salah satu produk yang dikeluarkan
oleh Microsoft yang dikemas dalam Microsoft Office 97, Microsoft
Access adalah produk yang bermanfaat untuk pengolahan database yang
memiliki skala menengah kebawah. Setiap database yang dibuat MS
29
Access akan tersimpan dalam file “*.mdb”, dan setiap database memiliki
ukuran maksimum 1 gigabyte (GB).
Database Access telah dirancang untuk pengunaan secara multiuser.
Dimana jumlah maksimum user yang dapat mengaksessecara bersamaan
adalah 225 user. Database Access memiliki objek-objek sebagai berikut:
a). Table
Table merupakan kumpulan dari record (row) yang terususun dari satu
atau beberapa field (column). Table terisi data/informasi yang
sebenarnya.
b). Query
Query merupakan definisi dari satu atau beberapa field yang berasal
dari objek table.
c). Form
Form merupakan area windows yang disediakan untuk mendesain data
input yang akan disimpan kedalam table.
d). Report
Report merupakan area windows yang disediakan untu mendesain
output sehingga data table dapat ditampilkan diatas layar dan dalam
bentuk hardcopy (dicetak diatas kertas).
e). Macro
Macro merupakan kumpulan perintah yang disusun untuk menjalankan
operasi-operasi khusus.
30
f). Module
Module merupakan kumpulan perintah berupa bahasa pemrograman
(VBA).
C. Spesifikasi Komputer Yang Digunakan
Untuk dapat malakukan proses instalasi Borland Delphi 6.0 ditentukan
beberapa spesifikasi sistem antara lain:
1. Sistem operasi
Delphi dapat berjalan dengan sistem operasi pada windows 98, atau
windows NT.
2. Harddisk
Harddisk yang dibutuhkan untuk instalasi minimal sebesar 500 MB
dengan RAM 64 MB atau lebih
3. Prosesor
Kecepatan prosesor yang diperlukan untuk instalasi minimal 350 MHz
atau lebih.
D. Prosedur Kearsipan
Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk
menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak penciptaan sampai selesai.
Langkah-langkah terebut disebut Prosedur Kearsipan. Prosedur kearsipan
terdiri dari prosedur permulaan dan Prosedur penyimpanan. Prosedur
permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi
31
pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Dan Prosedur permulaan untuk
surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan
pengiriman.
Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama
yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir, dan
meletakan.
32
BAB III
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Multifiling Mitra Indonesia merupakan perusahaan patungan antara
perusahaan PT Multipolar Corporation dengan PT Lippo Karawaci. Tbk, yang
didirikan pada tanggal 09 Juli 1992 diatas tanah seluas ±1625 m², Awal
pendirian PT Multifiling Mitra Indonesia jumlah karyawan 15 orang dan baru
mempunyai 5 konsumen dengan 1000 bok. Perusahaan ini bertujuan untuk
melayani kebutuhan perusahaan di dalam group maupun industri. PT
Multifiling Mitra Indonesia memulai layanan manajemen arsip pada bulan
Januari 1993 dan mengalami pertumbuhan yang sangat pesat sepanjang tahun,
sampai dengan sekarang jumlah konsumen lebih dari 115, jumlah karyawan
lebih dari 450 orang, PT Multifiling Mitra Indonesia beralamat di Delta
Silicon Industrial Park, jl Alkasia II, Blok A7-4A, Lippo Cikarang, Bekasi,
dan mempunyai 2 cabang di Medan dan Surabaya
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja)
dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja
dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang
berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur
33
organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran
perintah dan penyampaian laporan.
Pada hakekatnya struktur organisasi perusahaan merupakan suatu kegiatan
yang sudah diorganisasikan, harus dikoordinasikan, dan tersusun dari
sejumlah subsistem yang saling berhubungan dan ketergantungan, sehingga
timbul suatu kerjasama atas dasar pembagian tugas dan wewenang yang
mempunyai tujuan tertentu sebagaimana hendak dicapai dan telah ditetapkan
sebelumnya.
Struktur organisasi yang baik dapat menimbulkan suasana yang baik pula,
dalam arti dapat mendorong kerjasama pada setiap orang yang mempunyai
kesenangan untuk melakukan suatu kerja dan bergerak kearah tujuan yang
diinginkan.
Sementra itu, Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Multifiling Mitra
Indonesia adalah berbentuk organisasi garis (line orgazation) Setiap bagian
bertanggung jawab secara langsung atau hirarki (tingkatan) kepada garis
komando atasan untuk tercapainya tujuan. Untuk lebih jelas mengenai struktur
organisasi PT. Multifiling Mitra Indonesia dapat dilihat pada diagram
dibawah ini.
34
Struktur Organisasi PT. Multifiling Mitra Indonesia
SUPERVISOR E-DOC
SUPERVISOR EDC
SUPERVISOR PEMBENAHAN
SUPERVISOR RMS
SUPERVISOR KEUANGAN
MANAGER IMG
MANAGER WAREHOUSE
MANAGER SDM
MANAGER KEUANGAN
MANAGER IT
SUPERVISOR IT
SUPERVISOR CDMO
STAFF IMG
STAFF KEUANGAN
STAFF WAREHOUSE
PRESIDEN DIREKTUR
STAFF IT
C. Tugas Dan Tanggung Jawab
PT. Multifiling Mitra Indonesia dalam struktur organisasinya mempunyai
tugas dan tanggung jawab pada masing-masing tingkatan, yaitu sebagai
berikut:
1. Presiden Direktur
Yaitu: sebagai penanggung jawab tertinggi manajemen yang
mempunyai tugas sebagai berikut:
35
a). Menetapkan dan mensahkan struktur organisasi serta memperbaruhi
sesuai dengan kondisi dan perkembangan perusahaan.
b). Mensahkan kebijakan manajemen, dan memastikan pelaksanaan serta
perawatannya.
c). Mensahkan surat kontrak dasar dengan pelanggan, pemasok dan sub
kontraktor.
d). Memeriksa atau memprifikasi surat pesanan (PO).
e). Memastikan dilaksanakannya tinjauan manajemen.
f). Menunjuk wakil manajemen.
2. Manager Keuangan
a). Menetapkan sistem pengandalian anggaran keuangan.
b). Melaksanakan administrasi keuangan laporan pajak.
c). Merencanakan, mempersiapkan, mengembangkan system
komputerisasi perangkat lunak.
d). Mengendalikan aset perusahaan secara umum.
e). Mengkoordinasikan pelaksanaan inventori, pengkajian biaya material,
serta audit akunting.
3. Manager IT
a) Bertangung jawab pengelolahan managemen yang terkomputerisasi.
36
b) Menyiapkan sistem komputerisasi yang bisa menunjang kelancaran
operasional.
a. Manager Sumber Daya Manusia/Personalia
a) Malakukan kebijakan mengenai personalia dan kebijakanyan
mengenahi personalia dan prosedurnya.
b) Menyiapkan data yang diperlukan oleh administrasi upah/ gaji
karyawan dan mengerjakan arsip kepegawaian.
c) Megatur dan menyelesaikan mengenai hak perburuan serta
pengangkatan dan pemberhentian pegawai pengerahan tonnage kerja,
latihan dan pengembangan
4. Manager Warehouse dan Imaging
Manajer Warehouse dan Imaging adalah seorang yang karena
pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi
untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan
mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.
Tugas-tugas seorang manajer adalah :
a). Memimpin organisasi
b). Mengatur organisasi
c). Mengendalikan organisasi
d). Mengembangkan organisasi
e). Mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi
37
f). Menciptakan kerja sama di dalam organisasi.
g). Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi
h). Menumbuhkan kepercayaan
i). Meningkatkan rasa tanggung jawab
j). Mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi
k). Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan
l). Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya
5. Supervisior
Sebagai pemimpin lapangan dan perwakilan dari unit manajemen,
supervisor mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a). Peninjauan luas terhadap pengawasan lapangan, koordinasi dan
monitor terhadap aktifitas pengumpulan data.
b). Momonitor dan evaluasi karyawan bawah dan membuat laporan
kepada pihak management.
c). Bertanggung jawab terhadap program pemasukan data. Manual yang
terpisah menjelaskan secara menyeluruh mengenai tanggung jawab
dan proses yang berhubungan dengan tugas ini, akan dikeluarkan
kemudian.
6. Staff Warehouse
Tugas dan tanggung jawab staff sebagai berikut:
38
a). Melaksanakan perintah-perintah atasan dan bertanggung jawab atas
apa yang dia kerjakan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
b). Membuat laporan kerja dan dapat dipertanggung jawabkan kepada
atasanya.
D. Analisa Sistem
1. Presedur Sistem Berjalan
a). Prosedur Penyimpanan
Perusahaan Federal International Finance (FIF) menyimpan arsip di
Multifiling Mitra Indonesia (MMI), dengan persetujuan bersama MMI
melakukan pembenahan dan perngurutan arsip, kemudian arsip di
masukan ke dalam bok yang sekaligus dilakukan pengregistrasian arsip
secara manual untuk setiap boxnya. data regristrasi arsip tersebut
diinput kedalam Aplikasi Record Managemen Service (RMS) sesuai
dengan keterangan yang tertulis pada registrasi arsip dan dibuatkan
lokasi penyimpanannya. Bok arsip yang telah memiliki nomor lokasi
langsung disimpan ke dalam rak sesuai nomor lokasi yang telak
ditentukan.
Cara pengisian Registrasi Arsip :
1) Registration Arsip (RA) dibuat rangkap 3 (tiga)
39
2) RA di isi oleh petugas internal atau eksternal FIF yang telah
ditunjuk oleh pimpinan cabang masing-masing
3) Setelah RA di isi petugas kantor cabang FIF, Lbr. 1 disimpan oleh
cabang FIF dalam odner tersendiri. Lbr. 2 dikumpulkan dalam
odner tersendiri untuk diberikan kepada MMI sebagai dasar
pendataan ke Aplikasi RMS, lbr. 3 dari RA ditempelkan pada sisi
box arsip
Dalam satu box di isi arsip yang mempunyai masa retensi yang
berdekatan.
b). Prosedur Peminjaman
Petugas kantor cabang fif telpon/fax ke MMI untuk permohonan
peminjaman file kontrak yang ada di MMI, petugas MMI akan
mencarikan file kontrak tersebut dari box dimana file kontrak tersebut
disimpan, dengan pedoman pada regristrasi arsip (RA) yang sudah di
input di program aplikasi RMS, dengan pedoman regristrasi arsip
petugas MMI dapat melihat dimana arsip itu disimpan pada box
berapa dan lokasi dimana.
40
E. Flow Chart Program Aplikasi
1. Login
Y
T
Y
3
T
START
2
1
Input password
Input User Name
Ketik User Name Y
OK
Cancel
T
Semua Text Box Kosong
2 Close
END
Pilih Status
Input Status
Ketik password
1
41
2. Menu Utama
3
Y
Y
T
Y
T
Y T
T
Y T
T
T
1.File
2.Master
3.1
1. File 2. Master 3. Search 4. Transaction 5. About
A
4.Transaction
3.55.Transaction
A
Tampil Sekilas Tentang Program 6.About
3.4
3.Search
3.2
3.3
42
3.13. Menu File
T
T
T
T
Y
Y
1.New User 3.1a
2.Change Password
3.1b
3.Log Out
1. New User 2. Change Password 3. Log Out 4. Exit
4.Exit
Y
3.1c
Y
END43
a. Menu New User
Add
3.1a
Cancel
Delete
T Close
3
Semua Text Box Kosong
Cek Data User
Ada
Data User
Y
Y
Y
T
Y
T
T
Y
Input Data User
Tampilan Data User
Isi Data User
Save
Y T
Update
Hapus Data User
T
Y
A
A
AY
Update Data User
44
b. Change Password
3.1b
InputPasswordLama
Password Sama
Y KetikPasswordBaru
Cencel Ketik Ulang
Password Baru
Simpan
T
A
Y Save
A
T
T
Y
T Close
Y
3
45
c. Log Out
Y
T
3.1c
Y
3
Cancel
T
Semua Text Box Kosong
Close
END
Y OK
Ketik password
1
Input password
Ketik User Name
Input User Name
T
3.1c
Pilih Status
Input Status
1
46
4. Menu Master
3.2
1. New Customer 2. New Arsip 3. New Location
T
Y 3.2a
T
3.2b
T
3
3.2c3. New Location
2. New File Customer
1. New Customer
Y
Y
47
T
T
Y
Y Y
T
Edit
Tampil Data Customer
Hapus Data CustomerDelete
Ubah FieldCustomer
1
a. New Customer
Y
T Y
T
Y
T
Y
Y
T
3.2a
Add
Cancel
Close
Save
Input Data Customer
Sudah Ada
Input FieldCustomer
Simpan Data
3
Semua Text Box Kosong
T
A
A
1
Update
Simpan Data
A
A
48
b. New Arsip
Y
T Y
T
T Y Y
T T Y
Y T
3.2b
Add
Cancel
Close
Input Arsip Customer
Simpan Data
3
Tampil Arsip Customer
Edit Input Kriteria Save
Update
A
A
49
Y
T Y
T
Y
T
Y
T
T
c. New Location
T
Y Y
3.2c
Add
Input Location Edit
Cancel
3
Close
Input New Location
Save
Update
A
Simpan Data
A
50
5. Search
3.3
Y
T
Y
T
Y
T
1. Find Arsip 2. Find Location 3. Find Customer
1. Find Arsip
2. Find Location
3. Find Customer
3
3.3c
3.3b
3.3a
51
Y
T
Y
TY
T
a. Find Arsip
3.3a
find
Refresh
Close
Input Arsip Customer
Semua Text BoxKosong
Tampil Semua komponen File
A
A
3
52
b. Find Location
Y
TY
TT
Y
3.3b
find
Refresh
Close
Input Location Customer
Semua Text BoxKosong
Tampil Semua komponen
A
A
3
53
c. Find Customer
Y
TTY
TTT
Y
3.3c
find
Refresh
Close
Input Customer
Semua Text BoxKosong
Tampil Semua komponen
A
A
3
54
6. Transaction
3.4
Y
T
Y
T Y
T
1. Retrieval 3.4a
2. Return
3.4c 3. Report
3
3.4b
1. Retrieval 2. Return
55
a. Retrieval
T
T
T
T Y
Y
YT
Y
Y
T
Y
Input Data
Add
Tampil Data Status File
Input Data
Status In
Close
Save
Cancel
Semua Text BoxKosong
3
3.4a
56
b. Return
T
Y T
Y
YT
Y
3.4b
Input Data
Add
Tampil Data Status File
Input Data
Status In
Close
Save
Semua Text BoxKosong Cancel
3
57
7. Report
3.5
T
Y
Cetak
Preview
Laporan
Pilih kriteria
Berdasarkan No Transaksi
YT
T
T
Berdasarkan Cabang
Berdasarkan Tanggal
T
Berdasarkan No Kontrak
3
58
F. Analisa Basis Data
1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Arsip Cab_Konsumen
Lokasi
• No_Kons • Id_Kons • Tgl_RegKons • Cab_Kons • Pic • Alamat_Perusahan• No_Telp • No_Fax
• Tgl_RegArsip • No_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • Terakir_Perbaruan
• No_MMI • No_Loc
Mempunyai
M
Konsumen
• Id_Kons • Tgl_RegKons • Nm_Kons
I
Membuat
User
Transaksi
• No_Trans • Tgl_Trans • No_Kons • Cab_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • PIC • Nama Pemakai
Mempunyai
Mempunyai
I
I
M
M
Mempunyai
M
I
I
M
• Nama Pemakai • Status • Password • Departement
59
2. Normalisasi
a. Bentuk Tidak Normal (Un Normal Form)
• Id_Kons • Tgl_RegKons • Nm_Kons • No_Kons • Id_Kons • Tgl_RegKons • Cab_Kons • Pic • Alamat_Perusahan • No_Telp • No_Fax • Tgl_RegArsip • No_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • Terakir_Perbaruan • Jangka Penyimpanan • No_Trans • Tgl_Trans • No_Kons • Cab_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • PIC • No_MMI • No_Loc • Nama • Status • Password • Departement
Tabel 1 Bentuk Tidak Normal ( Un Normalisasi )
60
b. Bentuk Normal Pertama ( First Normal Form / 1NF )
• Tgl_RegKons • Id_Kons * • Nm_Perusahaan • Cab_Kons • Alamat_Perusahan • No_Telp • No_Fax • PIC • Tgl_RegArsip • No_Kons * • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • No_MMI * • No_Loc • Tgl_Trans • No_Trans * • Nama Pemakai* • Status
Tabel 1 Bentuk Normal Pertama ( First Normal Form / 1NF)
c. Bentuk Normal Kedua ( Second Normal Form / 2NF )
Tabel Cab_Konsumen • No_Kons * • Id_Kons • Tgl_RegKons • Cab_Kons • Pic • Alamat_Perusahan • No_Telp • No_Fax
Tabel Komsumen • Id_Kons * • Tgl_RegKons • Nm_Kons
Tabel Lokasi • No_MMI * • No_Loc
61
d. Bentuk Normal Ketiga ( Third Normal Form / 3NF )
Tabel Arsip
• Tgl_RegArsip • No_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • Terakir_Perbaruan • Jangka Penyimpanan
Tabel Transaksi
• No_Trans • Tgl_Trans • No_Kons • Cab_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • PIC • Nama Pemakai
Tabel Komsumen • Id_Kons * • Tgl_RegKons • Nm_Kons
Tabel Cab_Konsumen • No_Kons * • Id_Kons • Tgl_RegKons • Cab_Kons • Pic • Alamat_Perusahan • No_Telp • No_Fax
Tabel Arsip
• Tgl_RegArsip • No_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • Terakir_Perbaruan • Jangka Penyimpanan
Tabel Transaksi
• No_Trans • Tgl_Trans • No_Kons • Cab_Kons • No_MMI • No_Arsip • Periode • Status • Keterangan • PIC • Nama Pemakai
Tabel Lokasi • No_MMI * • No_Loc
Tabel User • Nama Pemakai*• Status • Password • Departement
62
G. Spesifikasi File
1. Tabel User
Nama Tabel : Tabel Password
Media : Hardisk
Fungsi : Untuk menyimpan data User
Panjang Record : 45
Primery key : Nm_User
Field Name Data Type Field Size Description
Nm_User Text 20 Nama User
Status Text 10 Jenis Log In
Password Text 15 Password
Departement Text 20 Departement
2. Tabel Konsumen
Nama Tabel : Tabel Konsumen
Media : Hardisk
Fungsi : Untuk menyimpan data-data Konsumen
Panjang Record : 43
Primery key : Id_Kons
Field Name Data Type Field Size Description
Id_Kons Text 3 Id Konsumen
Tgl_RegKons Date 10 Tanggal Regristrasi
Nm_Kons Text 30 Konsumen
3. Tabel Cabang Konsumen
Nama Tabe : Tabel Cab_Konsumen
63
Media : Hardisk
Fungsi : Untuk Membedakan Antar Cabang
Panjang Record : 145
Primey Key : No_Kons
Field Name Data
Type
Field
Size Description
No_Kons Text 8 Kode Cabang
Id_Kons Text 3 Id Konsumen
Tgl_RegKons Date 10 Tanggal Regristrasi
Cab_Kons Text 30 Nama Cabang Komsumen
PIC Text 20 Orang yang bertanggung
jawab di konsumen
Alamat_Perusahaan Text 50 Alamat Cabang Lengkap
No_Telp Number 12 Nomer Telp
No_Fax Number 12 Nomer Fax
4. Tabel Arsip
Nama Tabel : Tabel Arsip
Media : Hardisk
Fungsi : Untuk menyimpan arsip customer
Panjang Record : 82
Primery key : -
Field Name Data
Type
Field
Size
Descreption
Tgl_RegArsip Date 8 Tanggal Pertamakali arsip
datang ke MMI
No_Kons Text 8 Kode Cabang
64
No_MMI Text 14 Nomer MMI
No_Arsip Number 13 Nomer Kontrak
Periode Number 4 Tahun
Status Text 5 Status File
Keterangan Text 20 Keterangan
Terakir_Perbaruan Date 10 Tanggal setiap ada
perbaruan
Jangka Penyimpanan Date 8 Lama Penyimpanan
5. Tabel Transaksi
Nama Tabel : Tabel Transaksi
Media : Hardisk
Fungsi : Untuk menyimpan data-data transaksi
Panjang Record : 100
Primery key : -
Field Name Data
Type
Field
Size
Descreption
No_Trans Number 8 Nomer Transaksi
Tgl_Trans Date 10 Tanggal Transaksi
No_Kons Text 8 Kode Cabang
Cab_Kons Text 30 Nama Cabang Komsumen
No_MMI Text 14 Nomer MMI
No_Arsip Number 13 Nomer Kontrak
Periode Number 4 Tahun
Status Text 5 Status File
Keterangan Text 20 Keterangan
PIC Text 20 Orang yang bertanggung
jawab di konsumen
Nm_User Text 20 Nama Pemakai
65
6. Tabel Location
Nama Tabel : Tabel Location
Media : Hardisk
Fungsi : Untuk menyimpan data-data lokasi
Panjang Record : 23
Primery key : No_MMI
Field Name Data Type Field Size Descreption
No_MMI Text 14 Nomer MMI
No_Loc Text 9 Nomer Lokasi
Table Data Base Arsip
Tgl_RegArsip I sip d tu g an No_Kons No_MM No_Ar Perio e Sta s Keteran an Terakir_Perbaru9/21/2007 191-0103 1 305 10514 2005 In 10/7/2022 91-0103-009/21/2007 191-0103 1 5 05 In 022 91-0103-00305 1051 20 10/7/29/21/2007 191-0103 1 305 6 05 In 022 91-0103-00 1051 20 10/7/29/21/2007 191-0103 1 305 10517 2005 In 10/7/2022 91-0103-009/21/2007 191-0103 1 305 8 05 IN 2007 91-0103-00 1051 20 10/22/
Table Data Base Lokasi
Lok No_MMI No_191-0101-00001 C039-0821 191-0101 C039-082-00002 2 191 03 C-0101-000 039-0823 191-0101-00004 C039-0824 191-0101-00005 C039-0825
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
A. Struktur Program HIPO (Hierarchical Input Proses Output)
Master Edit Search Transaction
About
New Customer
New File Customer
Edit Customer
Edit File Customer New
Location
Find File
Find Customer
Find Location
Retrieval
Return
Info
Update Delete Cancel Close
Update Cancel Close
Save Cancel Close
File
New User
Change Password
Log Out
Save Update Cancel Close
Report
Menu Utama Program Aplikasi Pengolahan Kearsipan
LOG IN
66
67
B. Rancangan Masukan (Input) dan Keluaran (Output)
1. Rancangan Masukan (Input)
a) Input User Name
Logo MMI
Add
Password
Status
Departement
Edit Cancel Close
User Name
Update Save
PT MULTIFILING MITRA INDONESIA
b) Input Customer
Close Cancel Add
PIC
Fax Telp
Alamat
Nm_Cabang
Nm_Perusahaan
Kd_Cabang
Kd_Perusahaan
/ / Tgl_RegCust
68
c) Input Arsip Customer
Identitas Customer
Kd_Cabang
No_MMI
Nomer Kontrak No Awal No Akir
Tgl_RegCust Alamat
Add Cancel Close
Time
Keterangan
Status
Periode
/ / Nm_Cabang Nm_Perusahaan Rincian Cuatomer
d) Input Lokasi
Input Lokasi
No_MMI
No_Lokasi
Time
Close
Cancel
Update
Edit
Save
Add
No_Lokasi No_MMI
69
2. Rancangan Keluaran ( Output )
a) Output Retrieval
User Delivery
PT MULTIFILING MITRA INDONESIA Delta Silicon Industrial Park Alkasia II, Blok A7 - A4 Lippo Cikarang - Bekasi 17550
PIC
No_Kontrak Periode No_MMI Keterangan
Nm_Cabang: Kd_Cabang :
No_Trans :
RETRIEVAL TRANSACTION
70
b) Output Report
User Delivery PIC
No_Kontrak Periode No_MMI Keterangan
RETRIEVAL TRANSACTION
PT MULTIFILING MITRA INDONESIA Delta Silicon Industrial Park Alkasia II, Blok A7 - A4 Lippo Cikarang - Bekasi 17550
71
C. Rancangan Tampilan Sistem
1. Log In
2. Menu Utama
72
a). File
1). New User
2). Change Password
73
3). Log Out
b). Master
1). New Customer
74
2). New Arsip Customer
3). New Location
75
c). Edit
1). Edit Customer
2). Edit Arsip Customer
76
d). Search
1). Find Arsip Customer
2). Find Location
77
3). Find Customer
78
e). Transaction
1). Retrieval
79
2). Return
80
f). Report
g). Abaut
1). Info
PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA
PT MULTIFILING MITRA INDONESIA -
CIKARANG DENGAN DELPHI 6.0
DISUSUN OLEH BOWO WISNUGRAOHO
STMIK PRANATA INDONESIA
81
D. Listing Program ( Terlampir )
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan Pengamatan, pembahasan dan pelaksanaan masalah yang penulis
lakukan pada PT Multifiling Mitra Indonesia (MMI), maka penulis dapat
mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem pengolahan kearsipan yang dipakai MMI khususnya bagian RMS
sudah cukup baik tetapi untuk spesifikasi penyimpanan arsip khususnya
konsumen PT Ferdaral International Finance (FIF) kurang detail sehingga
perlu membutuhkan beberapa langkah untuk sekali peminjaman satu arsip
2. Masih banyak kekurangan karena pada waktu melakukan transaksi yang
tercatat pada sistem berupa bok, detail dari arsip berupa keterangan sehingga
ketika ada permintaan harus melalui beberapa proses yang cukup lama
3. Terjadi banyak kesulitan karena pada saat konsumen menanyakan status
arsipnya pihak MMI lambat dalam memberi informasinya, ini dikarenakan
tidak adanya keterangan yang menjelaskan keberadaan arsip(status)
4. Memakan waktu lama untuk mengetahui jumlah arsip yang keluar masuk,
karena penyimpanan berupa bok
83
84 B. Saran – saran
Penulis memberikan masukan maupun saran – saran sebagai berikut :
1. Sebaiknya dibuat sistem pengolahan arsip yang bisa mencari arsip dengan
cepat dan ada laporan disetiap transaksi, disini penulis mengenalkan program
Aplikasi Pengolahan Kearsipan dengan mengunankan Delphi.
2. sistem pengolahan arsip yang diusulkan penulis sudah detail sehingga dalam
pencarian arsip cukup dengan beberapa langkah arsip sudah dapat di ketahui
dimana arsip tersebut di letakan
3. program aplikasi pengolahan arsip yang penulis usulkan bisa mengetahui
tantang keberadaan arsip (status)
4. Ketika ingin mengetahui berapa banyak arsip yang keluar dapat dengan cepat
di informasikan, hal ini di karenakan pengindekannya perarsip
PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT
MULTIFILING MITRA INDONESIA -
CIKARANG DENGAN DELPHI 6.0
SKRIPSI Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan
Strata Satu (S1)
Tahun Akademik 2007/2008
Disusun Oleh :
Nama : BOWO WISNUGROHO
Nim : 43A97006034093
Jurusan : TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN
KOMPUTER PRANATA INDONESIA
BEKASI – 2007
DAFTAR ISI
HALAMAN
ABSTRAKSI...........................................................................................................i
LEMBAR PERSETUJUAN.................................................................................iii
LEMBAR PERSETUJUAN PENGUJIAN........................................................ iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN.........................................................................v
KATA PENGANTAR...........................................................................................vi
DAFTAR ISI.......................................................................................................viii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah...................................................................1
B. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi.............................................4
C. Metode Penelitian.............................................................................5
D. Fungsi Penelitian..............................................................................6
E. Ruang Lingkup Permasalahan..........................................................6
F. Sistematika Penulisan.......................................................................7
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian-Pengertian.......................................................................9
B. Perangkat Lunak yang Digunakan.................................................24
C. Spesifikasi Komputer yang Digunakan.........................................30
D. Prosedur Kearsipan.........................................................................30
viii
BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahan.............................................................32
B. Struktur Organisasi Perusahaan......................................................32
C. Wewenang Dan Tanggung Jawab..................................................34
D. Analisa Sistem................................................................................38
E. Flow Chart Program Aplikasi.........................................................40
F. Analisa Basis Data..........................................................................58
G. Spesifikasi File...............................................................................62
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
A. Struktur Program HIPO..................................................................66
B. Rancangan Masukan (Input) dan Rancangan Keluaran (Output)...67
C. Rancangan Tampilan Sistem.................................................. ........71
D. Listing Program..............................................................................81
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan.....................................................................................82
B. Saran-Saran.....................................................................................83
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP
ix
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Pt Gramedia Pustak Utama,
Jakarta,1993 Sutedjo Budi dan Michael A. N., Algoritma dan Teknik Pemrograman, Penerbit
Andi Offset, Yogyakarta, 1999 Jogiyanto. Pengenalan Komputer. Andi Offset, Yogyakarta, 1999 Jogiyanto, Membuat Aplikasi DataBase Dengan Delphi. Elex Media Komputindo,
Jakarta, 1999 Kurniawan Bagus, Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic, Penerbit
Andi Offset, Yogyakarta, 2002 Martono, Boedi , Arsip Korespondensi. Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, 1997 ………………, Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar
Harapan, Jakarta, 1989. Munir, Rinaldi, Algoritma dan Pemrograman, Penerbit CV Informatika,
Bandung, 1999 Nugroho, Widodo. Tip Dan Trik Pemrograman Delphi. Pt elex Media
Komputindo, Magelang, 2002. Supardi Yuniar, Microsoft Visual Basic dalam Praktek, Penerbit Datacom Lintas
Buana, Jakarta, 2003 Sularso, dkk. Dasar-Dasar Kearsipan, Penerbit Liberty Yogyakarta, Semarang,
1984 Teddy Macus, dkk. Pemrograman Delphi Dengan AdoExpress.Informatika
Bandung, Bandung, 2005 Training & Development. Microsoft Access 97 Fundamental-Desain Database. Pt
Exelcomindo Pratama, Jakarta, 2001. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuanpokok
Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32,Tambahan Lembaran Negara No.2964)
http://tonggo.wordpress.com
www.usd.ac.id www.pnri.go.id http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-
basukirach-93-bab2.pdf http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-
basukirach-93-bab2.pdf http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004-
basukirach-93-bab2.pdf http://www.ilmukomputer.com
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Data Pribadi
Nama Lengkap : BOWO WISNUGROHO Tempat, Tgl. Lahir : Klaten, 10 Juli 1980 Jenis Kelamin : Laki-laki Agama : Islam Alamat : Jl. Dewi Sartika, Bekasi. Telpon : 021-91468902
B. Riwayat Pendidikan
1. STMIK Pranata Indonesia, 2003-2007, Berijazah
2. STM TC Manisrenggo, 1995-1998, Berijazah
3. SMP Negeri 2 Manisrenggo, 1992-1995, Berijazah
4. SD Negeri 1 Nangsri, 1986-1992, Berijazah
C. Pengalaman Kerja
1. PT Baja Kurnia beralamat di Batu, Ceper, Jawa Tengah, 1999-2000.
2. PT Saint Gobaint Winter Diamas Bekasi, 2003-2005.
3. PT Multifiling Mitra Indonesia Cikarang, Sampai saat ini
D. Lain-Lain
1. BLK (Balai Latihan Kerja), 1999, Bersertifikat
2. Smile (Kursus Bhs Inggris), 2001, Bersertifikat
3. YotaBakti (Kursus Pelayaran), 2001, Tdk Bersertifikat
Bekasi, 23 Oktober 2007
Penulis
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi yang berjudul Program Aplikasi
Aplikasi Kearsipan pada PT Multifiling Mitra Indonesia- Cikarang Dengan Delphi
6.0.
Skripsi ini menyajikan solusi-solusi pengelolahan arsip yang
terkomputerisasi secara efektif, cepat dan akurat, pengelolahan arsip di PT
Multifiling Mitra Indonesia khususnya bagian RMS sudah cukup baik namun
masih ada celah-celah yang masih perlu di perbaiki, maka dari itu dengan
penyajian skripsi ini bisa membantu kekurangan-kekurangan dari sistem yang di
gunakan saat ini.
Tujuan penyusunan Skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan program Strata Satu ( S1 ) jurusan Teknik Informatika pada
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pranata
Indonesia.
Penulis menyadari meskipun telah berusaha menyelesaikan Skripsi ini
dengan sebaik-baiknya, namun masih banyak kekurangan di sana-sini. Hal ini
disebabkan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan
Skripsi ini, yaitu:
vii
1. Bapak Drs. Yusrodi selaku ketua Yayasan Manajemen Informatika
Indonesia.
2. Bapak Drs. Bagyo Handoko.S.M.M selaku ketua STMIK Pranata
Indonesia.
3. Ir. Khaerudin Selaku ketua jurusan Teknik Informatika, STMIK Pranata
Indonesia.
4. Bapak Ir.Wahyono. MMSI, selaku pembimbing I
5. Bapak Drs. Joko Prasojo, selaku pembimbing II
6. Semua dosen pengajar STMIK Pranata Indonesia yang telah memberi
pendidikan dan masukan ilmu.
7. Pihak management PT Mulitifiling Mitra Indonesia yang telah memberi
ijin kepada penulis untuk menerapkan ilmu di Perusahaan PT Multifiling
Mitra Indonesia
8. Kedua orang tua yang selalu memberi doa dan dukungan kepada penulis.
9. Bapak beserta Ibu Sjafruddin yang selalu memberi dukungan
10. Riana Wulandari yang selalu menemani dan memberi motivasi
11. Teman-teman yang selalu memberikan motivasi kepada penulis.
Penulis juga mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi
penyempurnaan Skripsi ini. Penulis juga berharap semoga Skripsi ini dapat
bermanfaat bagi pembaca, terutama untuk mahasiswa STMIK Pranata Indonesia.
Bekasi, 14 Oktober 2007
Penulis
D. Listing Program
1. Listing program untuk cabang customer baru procedure TNewCustomer.BsaveClick(Sender: TObject); begin AdoTblNewCustomer.Open; AdoTblNewCustomer.Append; AdoTblNewCustomer['tgl_RegKons']:=Etglreg.Text; AdoTblNewCustomer['Id_Kons']:=Ecomnum.Text; AdoTblNewCustomer['No_Kons']:=Ekdcab.Text; AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']:=Ecusar.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat1']:=Ealamat1.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat2']:=Ealamat2.Text; AdoTblNewCustomer['Alamat3']:=Ealamat3.Text; AdoTblNewCustomer['telp 1']:=Ephone1.Text; AdoTblNewCustomer['telp 2']:=Ephone1.Text; AdoTblNewCustomer['fax 1']:=Efax1.Text; AdoTblNewCustomer['fax 2']:=Efax2.Text; AdoTblNewCustomer['PIc']:=EPerson.Text; AdoTblNewCustomer.Post; Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False;
Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; Badd.SetFocus; end; procedure TNewCustomer.BcloseClick(Sender: TObject); begin NewCustomer.Close; end; procedure TNewCustomer.EtglregKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ecomnum.Enabled:=True; if Sender=Etglreg then Ecomnum.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.BfirstClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.First; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BpriorClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open;
ADOQuery1.Prior; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BnextClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.Next; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2']; Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BlastClick(Sender: TObject); begin ADOQuery1.Open; ADOQuery1.Last; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']; Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']; Ekdcab.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Ecusar.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']; Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Alamat2'];
Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Alamat3']; Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 1']; Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2']; Efax1.Text:=ADOQuery1['fax 1']; Efax2.Text:=ADOQuery1['fax 2']; EPerson.Text:=ADOQuery1['Pic']; end; procedure TNewCustomer.BcancelClick(Sender: TObject); begin Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; Badd.SetFocus; end;
procedure TNewCustomer.FormActivate(Sender: TObject); begin TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False; Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; Panel6.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; end; procedure TNewCustomer.BaddClick(Sender: TObject); begin Etglreg.Enabled:=True; Etglreg.SetFocus; Etglreg.Text:=''; Ecomnum.Text:=''; ECusname.Text:=''; Ecusar.Text:=''; Ealamat1.Text:=''; Ealamat2.Text:=''; Ealamat3.Text:=''; Ephone1.Text:=''; Ephone2.Text:=''; Efax1.Text:=''; Efax2.Text:=''; EPerson.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; Bsave.Visible:=True; Badd.Visible:=False; Panel6.Enabled:=True; end;
procedure TNewCustomer.EkdcabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin ECusname.Enabled:=True; ADOQuery1.Open; with AdoTblNewCustomer do if AdoTblNewCustomer.Locate('No_Kons',Ekdcab.Text,[locaseinsensitive])then begin Ecomnum.Text:=''; Ekdcab.Text:=''; Ekdcab.Enabled:=False; Ecomnum.SetFocus; ShowMessage('There Is Same Customer Number') end else begin ECusname.ReadOnly:=True; Ecusar.Enabled:=True; Ecusar.SetFocus; end; end; end; procedure TNewCustomer.EcomnumKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin with NewCompany.ADOTable1 do if NewCompany.ADOTable1.Locate('id_Kons',Ecomnum.Text,[locaseinsensitive])then begin ECusname.Text:=NewCompany.ADOTable1['Nm_Kons']; Ekdcab.Enabled:=True; Ekdcab.Text:=Ecomnum.Text ; Ekdcab.SetFocus; end else begin ShowMessage('Is Not Company Number'); Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Bsave.Visible:=False; Bsave.Enabled:=False;
Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; Panel6.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; end; end; end; procedure TNewCustomer.ECusnameKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ecusar.Enabled:=True; if Sender=ECusname then Ecusar.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.EcusarKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ealamat1.Enabled:=True; Ealamat2.Enabled:=True; Ealamat3.Enabled:=True; Ephone1.Enabled:=True; Ephone2.Enabled:=True; Efax1.Enabled:=True; Efax2.Enabled:=True; EPerson.Enabled:=True; if Sender=Ecusar then Ealamat1.SetFocus; if Sender=Ealamat1 then Ealamat2.SetFocus; if Sender= Ealamat2 then Ealamat3.SetFocus; if Sender=Ealamat3 then Ephone1.SetFocus; if Sender=Ephone1 then Ephone2.SetFocus;
if Sender=Ephone2 then Efax1.SetFocus; if Sender=Efax1 then Efax2.SetFocus; if Sender=Efax2 then EPerson.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.EPersonKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Bsave.Enabled:=True; Bsave.SetFocus; end; end; end.
2. Listing Program untuk arsip baru procedure TNewFile.BcloseClick(Sender: TObject); begin NewFile.Close; end; procedure TNewFile.BcancelClick(Sender: TObject); begin Badd.Visible:=True; Badd.Enabled:=True; Badd.SetFocus; Bsave.Visible:=False; EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; Alamat.Text:=''; EkdCab.Enabled:=False; Enommi.Enabled:=False; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False;
Eket.Enabled:=False; end; procedure TNewFile.FormActivate(Sender: TObject); begin TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Badd.SetFocus; Bsave.Visible:=False; EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; Alamat.Text:=''; EkdCab.Enabled:=False; Enommi.Enabled:=False; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False; Eket.Enabled:=False; end; procedure TNewFile.BsaveClick(Sender: TObject); var aw,ak,pr,nk:Integer; begin if (Enoaw.Text='') then begin ShowMessage('Early Number Not Yet In Content....man?'); Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Enoaw.SetFocus; end else begin if (Enoaw.Text > Enoak.Text) then begin ShowMessage('First Number Smaller Than Last Number');
Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Enoaw.SetFocus; end else begin aw:=StrToInt(Enoaw.Text); ak:=StrToInt(Enoak.Text); pr:=StrToInt(Eperiode.Text); nk:=0; while aw <= ak do begin nk := aw; AdoFileCustomer.Append; AdoFileCustomer['Tgl_RegArsip']:=DateTimePicker1.Date; AdoFileCustomer['No_Kons']:=Ekdcab.Text; AdoFileCustomer['No_MMI']:=Enommi.Text; AdoFileCustomer['No_Arsip']:=nk; AdoFileCustomer['periode']:=Eperiode.Text; AdoFileCustomer['status']:=Estatus.Text; AdoFileCustomer['Keterangan']:=Eket.Text; AdoFileCustomer['Terakir_Perbaruan']:=FormatDateTime('dd mm yy',Date); AdoFileCustomer.Post; AdoFileCustomer.Last; aw := aw + 1; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eket.Text:=''; Enommi.SetFocus; end; end; end; end; procedure TNewFile.EnommiKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Enoaw.Enabled:=True; Enoak.Enabled:=True; Eperiode.Enabled:=True; Estatus.Enabled:=True; Eket.Enabled:=True; if Sender=Enommi then Enoaw.SetFocus; end; end;
procedure TNewFile.EkdCabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin NewCustomer.AdoTblNewCustomer.Open; with NewCustomer.AdoTblNewCustomer do if NewCustomer.AdoTblNewCustomer.Locate('No_Kons',EkdCab.Text, [locaseinsensitive])then begin //Enmcus.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']; Ecabcus.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']; Etglreg.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Tgl_RegKons']; Alamat.Text:=NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat1']+ (', ')+ NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat2']+ (', ')+ NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat3']; Enommi.Text:=EkdCab.Text; Enommi.ReadOnly:=False; Enommi.SetFocus; end else begin ShowMessage('Customer Not Yet Regristrations'); EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enommi.ReadOnly:=True; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False; Eket.Enabled:=False; EkdCab.SetFocus; end; end; end; procedure TNewFile.BaddClick(Sender: TObject); begin EkdCab.Enabled:=True; Enommi.Enabled:=True; Enommi.ReadOnly:=True; Badd.Enabled:=False; Badd.Visible:=False;
Bsave.Enabled:=False; Bsave.Visible:=True; EkdCab.SetFocus; end; procedure TNewFile.EnoawKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin if Sender=Enoaw then Enoak.SetFocus; if Sender=Enoak then Eperiode.SetFocus; if Sender=Eperiode then Estatus.SetFocus; if Sender=Estatus then Eket.SetFocus; end; end; procedure TNewFile.EketKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Bsave.Enabled:=True; if Sender=Eket then Bsave.SetFocus; Bsave.SetFocus; end; end; procedure TNewFile.Timer1Timer(Sender: TObject); begin StatusBar1.Panels[0].Text:='Time: '+ FormatDateTime('hh:mm:ss',Time); end; end.
3. Listing Program untuk cari arsip procedure TSearchingFileContract.FormActivate(Sender: TObject); begin Button1.SetFocus; EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:='';
Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; end; procedure TSearchingFileContract.Button2Click(Sender: TObject); begin EkdCab.ReadOnly:=True; Enofile.ReadOnly:=True; Eperiode.ReadOnly:=True; EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; Button1.SetFocus; end; procedure TSearchingFileContract.Button1Click(Sender: TObject); begin EkdCab.ReadOnly:=False; Enofile.ReadOnly:=False; Eperiode.ReadOnly:=False; EkdCab.SetFocus; end; procedure TSearchingFileContract.EkdCabKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin if Sender=EkdCab then Enofile.SetFocus; if Sender=Enofile then Eperiode.SetFocus; end; end; procedure TSearchingFileContract.EperiodeKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin
if key=#13 then begin ADOQuery1.Open; with ADOQuery1 do if ADOQuery1.Locate('No_Kons;No_Arsip;Periode', VarArrayOf([ekdcab.text,enofile.Text, eperiode.text]),[locaseinsensitive]) then begin Enmcus.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']; Edit1.Text:=ADOQuery1['No_Kons']; Ecabcus.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']; Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegArsip']; EKdlok.Text:=ADOQuery1['No_Lok']; Eket.Text:=ADOQuery1['Keterangan']; Estatus.Text:=ADOQuery1['Status']; Edit2.Text:=ADOQuery1['Terakir_Perbaruan']; EkdCab.ReadOnly:=True; Enofile.ReadOnly:=True; Eperiode.ReadOnly:=True; Button1.SetFocus; end else begin ShowMessage('No Number Kontrak'); EkdCab.Text:=''; Enofile.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Edit1.Text:=''; Edit2.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; EKdlok.Text:=''; Eket.Text:=''; Estatus.Text:=''; EkdCab.SetFocus; end; end; end; procedure TSearchingFileContract.Button3Click(Sender: TObject); begin SearchingFileContract.Close; end; end.