Aplikasi
Permintaan Alat
Tulis Kantor
Berbasis Web pada
Energi Mega
Persada
User Guide
Priskila. S – 1301054215
Anita - 1301054442
Jessita. W – 1301055060
2
Contents Untuk User .................................................................................................................................................... 4
Log In ......................................................................................................................................................... 4
Memesan Barang ...................................................................................................................................... 5
Mengecek Pesanan ................................................................................................................................... 7
Untuk Manager ............................................................................................................................................. 8
Menyetujui Permintaan ............................................................................................................................ 8
Memesan Barang ...................................................................................................................................... 9
Untuk GSS Administrator ............................................................................................................................ 11
Log In ....................................................................................................................................................... 11
Mengecek Pesanan ................................................................................................................................. 12
Memasukkan Barang Baru ...................................................................................................................... 13
Memperbarui Data Barang ..................................................................................................................... 14
Menghapus Barang ................................................................................................................................. 15
Mengecek Stock Card Barang ................................................................................................................. 15
Mengecek Permintaan Masuk ................................................................................................................ 15
Mengecek Pemesanan Kembali .............................................................................................................. 16
Memasukkan Pemesanan Kembali Baru ................................................................................................. 17
Memasukkan Vendor Baru ..................................................................................................................... 18
Melihat Laporan ...................................................................................................................................... 18
Untuk GSS Coordinator ............................................................................................................................... 21
Log In ....................................................................................................................................................... 21
Mengecek Pesanan ................................................................................................................................. 22
Memasukkan Barang Baru ...................................................................................................................... 23
Memperbarui Data Barang ..................................................................................................................... 24
Menghapus Barang ................................................................................................................................. 25
Mengecek Stock Card Barang ................................................................................................................. 25
Mengecek Permintaan Masuk ................................................................................................................ 25
Menyetujui Permintaan .......................................................................................................................... 26
Mengecek Pemesanan Kembali .............................................................................................................. 27
3
Menyetujui Pemesanan Kembali Baru .................................................................................................... 28
Memasukkan Pemesanan Kembali Baru ................................................................................................. 28
Memasukkan Vendor Baru ..................................................................................................................... 28
Melihat Laporan ...................................................................................................................................... 29
Untuk GSS Storage ...................................................................................................................................... 32
Log In ....................................................................................................................................................... 32
Mengecek Permintaan yang Harus Disiapkan ........................................................................................ 33
Mengubah Status Permintaan ................................................................................................................ 34
Mengecek Pemesanan Kembali .............................................................................................................. 34
Memasukkan Data Pemesanan Kembali yang Telah Diantar (Penerimaan Barang) .............................. 35
4
Untuk User
Log In
1. Langkah pertama, User harus Log In ke dalam aplikasi.
5
Memesan Barang
2. Halaman Home untuk user berisi daftar barang yang dapat diminta user kepada GSS. Pada
halaman ini juga terdapat tautan ke halaman Cart pada bagian kiri, tautan ke halaman Request
dan Logout pada bagian kanan atas.
3. Pada daftar barang user dapat melihat ID barang, nama, deskripsi dan jumlah yang dimiliki oleh
GSS.
4. Untuk memesan, user dapat memasukkan jumlah yang ingin diminta pada bagian Quantity lalu
tekan tombol Add to Cart. Untuk barang yang telah menyentuh jumlah 0 atau habis, tombol Add
to Cart tidak tersedia.
5. User dapat melihat daftar barang yang ingin diminta pada halaman Cart. Halaman Cart dapat
diakses melalui icon cart di bagian kiri halaman untuk user.
6
6. Pada halaman cart, user dapat mengubah jumlah barang yang ingin diminta atau menghapus
barang yang telah dimasukkan ke cart.
7. Jika user sudah selesai memilih barang, user harus menekan tombol Request untuk melanjutkan
permintaan.
8. Setelah menekan tombol Request, user akan masuk ke halaman Form Request. Di halaman ini
user harus memasukkan alasan permintaan barang dan menekan tombol Send Request untuk
melanjutkan.
9. Di tahap selanjutnya akan muncul pop up window yang memungkinkan user untuk mencetak
atau menyimpan form permintaannya. Pada tahap ini permintaan telah masuk.
7
Mengecek Pesanan
10. User dapat mengecek permintaan yang dilakukan pada halaman Request.
11. Pada halaman ini terdapat informasi mengenai daftar permintaan-permintaan yang telah
dilakukan oleh user. User juga dapat melihat detail permintaan dengan menekan tautan Detail
yang ada di setiap permintaan.
8
Untuk Manager
Menyetujui Permintaan
1. Halaman Home untuk manager berisi daftar permintaan barang yang dilakukan oleh divisi yang
dipimpinnya. Terdapat juga tautan ke halaman Cart, Stationary dan untuk Logout.
2. Untuk menyetujui permintaan manager dapat menekan tautan Detail pada permintaan yang
ingin diubah statusnya.
9
3. Detail permintaan akan muncul setelah tautan Detail ditekan. Terdapat informasi tentang user
yang memesan, tanggal pemesanan, daftar barang yang dipesan dan jumlahnya. Untuk
menyetujui, manager dapat menekan tautan Approve.
Memesan Barang
4. Manager juga dapat memesan barang pada halaman Stationary. Pada halaman ini terdapat
daftar barang yang dapat dipesan. Pada daftar barang user dapat melihat ID barang, nama,
deskripsi dan jumlah yang dimiliki oleh GSS.
5. Untuk memesan, manager dapat memasukkan jumlah yang ingin dipesan pada bagian Quantity
lalu tekan tombol Add to Cart. Untuk barang yang telah menyentuh jumlah 0 atau habis, tombol
Add to Cart tidak tersedia.
6. Manager dapat melihat daftar barang yang ingin dipesan pada halaman Cart. Halaman Cart
dapat diakses melalui icon cart di bagian kiri halaman untuk manager.
7. Pada halaman cart, user dapat mengubah jumlah barang yang ingin dipesan atau menghapus
barang yang telah dimasukkan ke cart. Jika user sudah selesai memilih barang, user harus
menekan tombol Request untuk melanjutkan permintaan.
8. Setelah menekan tombol Request, user akan masuk ke halaman Form Request. Di halaman ini
user harus memasukkan alasan permintaan barang dan menekan tombol Send Request untuk
melanjutkan.
10
9. Manager dapat menyimpan atau mencetak form permintaannya.
10. Permintaan yang dilakukan oleh manager akan langsung masuk ke bagian GSS, tidak lagi
memerlukan persetujuan manager divisi.
11
Untuk GSS Administrator
Log In
1. Langkah pertama, GSS Administrator harus Log In ke dalam aplikasi.
12
2. Halaman Home untuk GSS Administrator berisi daftar permintaan yang telah disetujui oleh
manager divisi dan daftar pemesanan kembali yang belum disetujui oleh GSS Coordinator.
Terdapat tautan ke halaman Stationary, Request, Reorder, Report dan tautan untuk Logout.
Mengecek Pesanan
3. Administrator dapat menekan salah satu pesanan dalam daftar, yang mana merupakan tautan
ke halaman detail pesanan tersebut. Administrator dapat mengecek daftar barang yang dipesan,
jumlah yang dipesan dan mengisi jumlah yang disetujui untuk diberikan oleh GSS pada halaman
detail.
13
Memasukkan Barang Baru
4. Untuk memasukkan barang baru, administrator dapat masuk ke halaman Stationary. Pada
halaman ini terdapat daftar barang yang disediakan GSS. Terdapat ID barang, nama, stok barang
yang dimiliki, harga, tipe, jumlah maksimum dan minimum barang.
5. Terdapat tautan untuk Update, Delete dan tautan untuk melihat Stock Card untuk setiap barang.
Tekan tautan Insert New Product yang ada dibagian kanan atas halaman Stationary untuk
menambahkan barang baru.
14
6. Halaman Insert Product akan muncul setelah tautan insert ditekan. Pada halaman ini,
administrator dapat memasukkan data barang baru.
Memperbarui Data Barang
7. Untuk memperbarui data barang yang ada, administrator dapat menekan tautan Update pada
barang yang ingin diperbarui. Setelah itu administrator akan masuk ke halaman Update Product.
15
8. Administrator dapat memperbarui semua data barang, kecuali jumlah maksimum dan minimum
barang. Hanya GSS Coordinator yang dapat memperbarui data tersebut.
9. Tekan tombol Update untuk memperbarui data barang.
Menghapus Barang
10. Administrator dapat menekan tautan Delete yang ada pada tiap barang dalam daftar barang
halaman Stationary untuk menghapus barang yang ada.
Mengecek Stock Card Barang
11. Untuk mengecek kartu stok barang, administrator dapat menekan tautan Stock Card yang ada
pada setiap informasi barang di daftar barang halaman Stationary.
12. Pada halaman Stock Card berisi sejarah perubahan stok barang sejak pertama kali barang
tersebut dimasukkan. Terdapat kolom tanggal dan deskripsi yang berisi keterangan tentang
perubahan jumlah stok barang. Kolom In, Out dan Adjustment berisi jumlah barang yang
ditambahkan, dikurangi atau dirubah. Kolom Remain berisi sisa barang yang ada saat itu.
Mengecek Permintaan Masuk
13. Daftar permintaan masuk dapat dilihat di halaman Request oleh administrator. Administrator
dapat melihat daftar permintaan berdasarkan status permintaan karena pada halaman Request
untuk administrator, yang dapat ditampilkan semua pesanan dalam status apapun.
16
14. Detail permintaan dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada barang.
Mengecek Pemesanan Kembali
15. Administrator dapat mengecek pemesanan kembali barang yang habis ke vendor pada halaman
Reorder. Pada halaman ini berisi daftar permintaan kembali dan terdapat tautan untuk
memasukkan permintaan kembali dan vendor baru.
17
16. Detail pemesanan kembali dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada daftar permintaan
kembali.
Memasukkan Pemesanan Kembali Baru
17. Tekan tautan Insert New Reorder pada halaman Reorder untuk memasukkan permintaan
kembali baru. Pada halaman Insert Reorder ini terdapat daftar barang yang telah memasuki
jumlah minimumnya. Barang – barang tersebut adalah barang yang dapat dipesan kembali
kepada vendor.
18
18. Administrator akan memasukkan jumlah barang yang akan dipesan dan menekan tombol Insert
Reorder. Pemesanan kembali akan masuk dan menunggu persetujuan GSS Coordinator.
Memasukkan Vendor Baru
19. Dari halaman Reorder tekan tautan Insert New Vendor untuk memasukkan vendor baru.
Administrator dapat memasukkan data vendor baru pemenang tender lalu menekan tombol
Insert.
Melihat Laporan
20. Laporan seputar permintaan alat tulis kantor dapat diakses melalui halaman Report. Pada
halaman ini akan muncul tautan untuk tiga laporan, yaitu: laporan barang yang telah menyentuh
19
stok minimum, laporan bulanan untuk barang yang paling banyak diminta, laporan bulanan
untuk divisi yang paing banyak melakukan permintaan.
20
21
Untuk GSS Coordinator
Log In
22
1. Langkah pertama, GSS Coordinator harus Log In ke dalam
aplikasi.
2. Halaman Home untuk GSS Coordinator sama seperti administrator; Berisi daftar permintaan
yang telah disetujui oleh manager divisi dan daftar pemesanan kembali yang belum disetujui
oleh coordinator. Terdapat tautan ke halaman Stationary, Request, Reorder, Report dan tautan
untuk Logout.
Mengecek Pesanan
3. Coordinator dapat menekan salah satu pesanan dalam daftar, yang mana merupakan tautan ke
halaman detail pesanan tersebut. Coordinator dapat mengecek daftar barang yang dipesan,
jumlah yang dipesan dan mengisi jumlah yang disetujui untuk diberikan oleh GSS pada halaman
detail.
23
Memasukkan Barang Baru
4. Untuk memasukkan barang baru, coordinator dapat masuk ke halaman Stationary. Pada
halaman ini terdapat daftar barang yang disediakan GSS. Terdapat ID barang, nama, stok barang
yang dimiliki, harga, tipe, jumlah maksimum dan minimum barang.
5. Terdapat tautan untuk Update, Delete dan tautan untuk melihat Stock Card untuk setiap barang.
Tekan tautan Insert New Product yang ada dibagian kanan atas halaman Stationary untuk
menambahkan barang baru.
24
6. Halaman Insert Product akan muncul setelah tautan insert ditekan. Pada halaman ini,
coordinator dapat memasukkan data barang baru.
Memperbarui Data Barang
7. Untuk memperbarui data barang yang ada, coordinator dapat menekan tautan Update pada
barang yang ingin diperbarui. Setelah itu coordinator akan masuk ke halaman Update Product.
25
8. Coordinator dapat memperbarui semua data barang. Tekan tombol Update untuk memperbarui
data barang.
Menghapus Barang
9. Coordinator dapat menekan tautan Delete yang ada pada tiap barang dalam daftar barang
halaman Stationary untuk menghapus barang yang ada.
Mengecek Stock Card Barang
10. Untuk mengecek kartu stok barang, coordinator dapat menekan tautan Stock Card yang ada
pada setiap informasi barang di daftar barang halaman Stationary.
11. Pada halaman Stock Card berisi sejarah perubahan stok barang sejak pertama kali barang
tersebut dimasukkan. Terdapat kolom tanggal dan deskripsi yang berisi keterangan tentang
perubahan jumlah stok barang. Kolom In, Out dan Adjustment berisi jumlah barang yang
ditambahkan, dikurangi atau dirubah. Kolom Remain berisi sisa barang yang ada saat itu.
Mengecek Permintaan Masuk
12. Daftar permintaan masuk dapat dilihat di halaman Request oleh coordinator. Coordinator hanya
dapat melihat daftar permintaan yang memiliki status Waiting GSS Approval.
26
13. Detail permintaan dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada barang.
Menyetujui Permintaan
14. Untuk menyetujui permintaan masuk, coordinator dapat masuk ke halaman Detail Request dari
tautan di halaman Request. Setelah mengecek atau mengubah jumlah barang yang disetujui,
tekan tautan Approve untuk menyetujui permintaan tersebut.
27
Mengecek Pemesanan Kembali
15. Coordinator dapat mengecek pemesanan kembali barang yang habis ke vendor pada halaman
Reorder. Pada halaman ini berisi daftar permintaan kembali dan terdapat tautan untuk
memasukkan permintaan kembali dan vendor baru.
16. Detail pemesanan kembali dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada daftar permintaan
kembali.
28
Menyetujui Pemesanan Kembali Baru
17. Dari halaman Reorder, tekan tautan Detail pada permintaan kembali yang akan disetujui, lalu
tekan tautan Approve untuk menyetujui.
Memasukkan Pemesanan Kembali Baru
18. Tekan tautan Insert New Reorder pada halaman Reorder untuk memasukkan permintaan
kembali baru. Pada halaman Insert Reorder ini terdapat daftar barang yang telah memasuki
jumlah minimumnya. Barang – barang tersebut adalah barang yang dapat dipesan kembali
kepada vendor.
19. Administrator akan memasukkan jumlah barang yang akan dipesan dan menekan tombol Insert
Reorder. Pemesanan kembali akan masuk dan menunggu persetujuan GSS Coordinator.
Memasukkan Vendor Baru
20. Dari halaman Reorder tekan tautan Insert New Vendor untuk memasukkan vendor baru.
Administrator dapat memasukkan data vendor baru pemenang tender lalu menekan tombol
Insert.
29
Melihat Laporan
21. Laporan seputar permintaan alat tulis kantor dapat diakses melalui halaman Report. Pada
halaman ini akan muncul tautan untuk tiga laporan, yaitu: laporan barang yang telah menyentuh
stok minimum, laporan bulanan untuk barang yang paling banyak diminta, laporan bulanan
untuk divisi yang paing banyak melakukan permintaan.
30
31
32
Untuk GSS Storage
Log In
1. Langkah pertama, GSS Storage harus Log In ke dalam aplikasi.
33
1. Halaman Home untuk GSS Storage berisi daftar permintaan dari user yang telah disetujui
oleh GSS Coordinator dan harus disiapkan oleh GSS Storage serta daftar pemesanan kembali
yang belum dikirimkan oleh vendor. Selain itu terdapat tautan ke halaman Request, Reorder
dan tautan untuk Logout.
Mengecek Permintaan yang Harus Disiapkan
2. Untuk mengecek permintaan yang harus disiapkan, GSS Storage dapat masuk ke halaman
Request. Pada halaman ini terdapat daftar permintaan dengan status Approved.
34
3. Detail dari permintaan yang harus disiapkan dapat dilihat denga menekan tautan Detail yang
ada pada daftar permintaan di halaman Request.
Mengubah Status Permintaan
4. Setelah barang selesai disiapkan, GSS Storage dapat mengubah status permintaan menjadi
Complete dengan menekan tautan Complete yang terdapat pada Detail Request.
Mengecek Pemesanan Kembali
5. Untuk mengecek pemesanan kembali yang belum dikirim, GSS Storage dapat membuka
halaman Reorder
35
6. Detail tentang pemesanan kembali dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada daftar
pemesanan kembali.
Memasukkan Data Pemesanan Kembali yang Telah Diantar
(Penerimaan Barang)
7. Untuk memasukkan data pemesanan kembali yanh telah diantarkan oleh vendor, GSS
Storage dapat masuk ke halaman Product Admission melalui tautan Admission yang ada
pada halaman Detail Reorder.
36
8. Pada halaman Reorder Admission GSS Storage dapat memasukkan nomer invoice yang
dating bersama barang yang dipesan kembali ke vendor. Nomer pemesanan kembali,
vendor dan jumlah barang telah diambil dari database. Tekan tombol Insert Admission
untuk memasukkan data penerimaan barang dan menambah stok barang.