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Maratona de Arquivologia / MS Prof.º Mardem Costa

1 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

É a guarda com técnica de qualquer espécie de documento, visando à preservação e a facilidade de encontrar quando procurado. (necessidade da conservação dos documentos recebidos os produzidos por um órgão, para execução de suas atividades.) Também conhecido como Centro de Documentação (CEDOC).

É um sistema de recebimento, seleção, guarda, conservação, consulta e destruição de documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade, no decorrer de suas atividades.

“Guardar é um hábito. Arquivar é uma técnica”.

1 . 1 - Finalidade do Arquivo

É servir à administração, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilização. Quando o documento não mais servir à Administração, pode ser selecionado para servir de fonte para a História e a memória da instituição.

OBS.: Para efeito desse estudo, adotaremos as normas da lei Federal de Arquivos nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que dispõem sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

1.2 - Tipos de Arquivo

1.2.1 - Quanto à entidade Criadora (Mantenedora), os arquivos classificam em:a) Públicos - conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o órgão produtor, ou seja, como de

âmbito federal, estadual ou municipal;

b) Privados - conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas (Institucionais, Familiares ou Pessoais.)

Institucional – está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedade e associações.

Comercial – Arquivo de firmas, corporações e companhias. Familiar ou Pessoal – diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,

individualmente. 1.2.2 - Quanto ao prazo de retenção (freqüência de utilização)

Tudo começou nos Estados Unidos em 1973 quando Jean-Jacques Valete definiu o ciclo vital dos documentos, dividindo em três fases os arquivos que em seu conjunto denomina-se Teoria das 3 Idades.

Os documentos de arquivo cumprem um ciclo de vida composto por três fases distintas, a saber: corrente, intermediária e permanente. É a chamada teoria das três idades (também adotada no Brasil). Estas três idades, também chamadas de fases ou mesmo de arquivo, têm as seguintes características:

a) (1ª idade) Corrente: são aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas que pelo seu valor primário são objeto de consultas freqüentes pela entidade que os produziu; eles podem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade órgão produtor; respeitando os prazos de arquivamentos. (Também conhecido como vivo, Futuro, Ativo ou atual).

b) (2ª idade) Intermediário diz respeito ao período em que o documento ainda e necessário à administração (por razões de interesse administrativo), porem com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para uma outra área a sua guarda, organização e conservação. Esses documentos aguardam sua eliminação ou recolhimento à instituição arquivística (Também conhecido como de espera, transitório, semi-ativo e provisório)

c) (3ª idade) Permanente são conjuntos de documentos que devem ser definitivamente preservados, respeitada a destinação estabelecida pela Tabela de Temporalidade Documental, em decorrência de seu valor probatório, informativo, Histórico, cientifico ou cultural. Eles não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração. (Também conhecido como morto, inativo, eterno ou histórico)

Obs.: a) probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição;

b) informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com que à organização lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154).

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Arquivo corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.

Período de atividade - É o período durante o qual os documentos são indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas de uma administração. Devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, se estiverem em memória de computador, ser fácil e rapidamente acessíveis.

Conforme se pode entender, o arquivo corrente é o começo de tudo. É nesta fase que tudo pode ser feito para alcançar a qualidade na informação que vai servir de base a toda tomada de decisão da Organização. É nesta fase que:

Se escolhe o método de arquivamento; Se classifica; Se avalia; Se transfere ou Se elimina.

Conforme vimos, denominamos o arquivo corrente o conjunto de documentos que por vários motivos permanece próximo de nós, próximo e de fácil acesso. Os motivos mais citados são:

Documentos cujos assuntos não estão encerrados, estão em litígio ou simplesmente em andamento; Documentos cujo volume e assunto não justificam transferir para ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ou CENTRAL; Documentos consultados com freqüência como leis, regulamentos, manuais, plantas, etc. Documentos que servem de instrumentos como catálogos, índices, listas, relatórios, etc.

Importante: Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde sua criação até o monumento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados.

1.2.3 - Quanto a local de arquivamento

a) Centralizados - Num único local físico para economia de espaço e redução de custos.

b) Descentralizado – Em vários locais para atender às necessidades de cada usuário (por exemplo, ter o arquivo intermediário na terceira gaveta e o permanente na quarta, reservando as duas primeiras para o arquivo corrente).

A própria localização física dos arquivos correspondentes às três idades dos documentos já demonstra suas especificidades.

Primeiro deve situar-se junto ao produtor-administrador, tem de ser ágil, seguindo classificação e código de assuntos de acordo com as funções administrativas; deve ser reservado como informação pública.

O segundo, o arquivo intermediário, é pouco consultado pela administração, que dele não mais necessita; pode estar em local afastado.

Os arquivos de terceira idade interessam muito mais aos investigadores do que aos administradores, devem estar localizados junto às universidades ou centro culturais.

1.2.4 - Quanto à forma, os arquivos podem ter os seguintes tipos:

a) Arquivos verticais - Onde os documentos, dentro de pastas, ficam dispostos verticalmente, atrás ou ao lado de outros; de baixo custo, são fáceis de ser operados e atualizados. São conhecidos como sistema de 4 gavetas.

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b) Arquivos Horizontais – Onde os documentos ficam “deitados” sobre os posteriores; de fácil atualização e manipulação, exigem certos conhecimentos técnicos. São conhecidos como sistema Kardex.

c) Arquivos Rotativos – Onde os documentos ficam apoiados em bandejas presas a um eixo horizontal ou vertical e possuem movimento circulatório. As bandejas permitem que os documentos fiquem “deitados” ou “de pé”.

d) Outros - Fichários de Mesa (madeira, aço, acrílico ou misto) ou módulos portáteis, estantes e armários (de aço ou madeira) Caixas de arquivos permanentes ou transferência (utilizadas para guarda de documentos, podem ser de lata ou de papelão ou mesmo de madeira compensada).

1.2.5 - Quanto ao Grau de Acesso (natureza do conteúdo do assunto)

O acesso é a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo e podem ser classificados em:

Documento Ostensivo : documento cujo acesso é irrestrito (franqueado, de livre acesso);

Documento Sigiloso: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de acesso, salvaguarda para a sua custódia e divulgação;

De acordo com a Lei 8.159/91, Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

O Poder Executivo editou o Decreto nº 5.301, de 9 de dezembro de 2004, visando regulamentar o disposto naquela medida.

Quanto aos prazos de sigilo, o art. 7º do Decreto 5.301, de 2004, altera o art. 7º do Decreto nº 4.553, de 2002, estabelecendo grau de sigilo, classificando os documentos públicos em quatro categorias, a saber::

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Quadro 1: Categorias e características de documentos sigilosos

CATEGORIAS CONCEITO CARACTERÍSTICAS

ultra-secretos Máximo de 30 (trinta anos);

Documentos que requeiram excepcionais medidas de segurança e cujo teor só deva ser do conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio.

Documentos referentes à soberania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e relações internacionais do país, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado.

secretos Máximo de 20 (vinte anos);

Documentos que requeiram rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de agentes públicos que, embora sem ligação íntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional.

Documentos referentes a planos ou detalhes de operações militares, a informações que indiquem instalações estratégicas e aos assuntos diplomáticos que requeiram rigorosas medidas de segurança cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado.

confidenciais Máximo de 10 (dez anos);

Documentos cujo conhecimento e divulgação possam ser prejudiciais ao interesse do país.

Aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgação prévia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado.

reservados Máximo de 05 (cinco anos).

Documentos que não devam, imediatamente, ser do conhecimento do público em geral.

Aqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, comprometa as operações ou objetivos neles previstos.

A estas categorias correspondem segmentos da administração pública dotados de poderes classificatórios e prazos de sigilo.

Classificação é o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

Quadro 2: Agentes classificadores e prazos de sigilo

CATEGORIAS DE SIGILO

AGENTES CLASSIFICADORES PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO

Ultra-secreto Chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. Até 30 anos

Secreto As autoridades acima, governadores e ministros (ou por quem haja recebido delegação)

Até 20 anos

Confidencial As autoridades acima e titulares dos órgãos da Administração Federal, Estados, Municípios (ou que haja recebido delegação para tal)

Até 10 anos

Reservado As autoridades acima e os agentes públicos encarregados da execução de projetos, programas e planos.

Até 5 anos

Desclassificação é o ato pelo qual a autoridade competente retira o grau de sigilo (ultra-secreto, secreto, confidencial ou reservado) que foi atribuído a um documento.

A expedição e a tramitação dos documentos sigilosos devem ser feitas em envelopes duplos, no entanto, o grau de sigilo (ultra-secreto, secreto, confidencial ou reservado) deve ser indicado no envelope interno. Conforme informações constantes no decreto 4.553/02

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1.2.6 - Quanto a Natureza Dependendo das características dos documentos que compõem os arquivos, podem ser:

a) Arquivo Especial – guarda documento de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filme, entre outros ; Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.

b) Arquivo Especializado – tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo especifico como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. São chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos;

1.2.7 - Quanto ao gênero

Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como abaixo:

a) Gráficos - São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos, documento escrito ou textual. Quando seu enfoque é baseado em linguagem escrita;

b) Iconográficos - São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens

estáticas (quando enfoca figuras e imagens). Ex: desenhos, gravuras, fotografias (diapositivos (slides), ampliações e negativos fotográficos), quadro;

c) Cartográficos – Quando reproduz em escalas menores uma área geográfica. São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: plantas arquitetônicas, Atlas geográficos e mapas;

Quando são feitos de material especial e registram som e imagem e podem ser divididos:

d) Audiovisuais - Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex. Filmes e fitas videomagnéticas

- Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex. Discos, CD e fitas audiomagnéticas.

e) Informáticos - Documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex: disco flexível (disquete), disco rígido (winchester) e disco óptico.

1.2.8 - Extensão de sua atuaçãoa) Setoriais

b) Gerais ou Centrais

Quanto à sua extensão, os arquivos podem ser classificados em setoriais, estabelecidos junto aos setores de trabalho da empresa, ou em arquivos centrais ou gerais, ou seja, aqueles que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

1.3 Acessórios para arquivamento a) Guias - são cartões resistentes, do tamanho das pastas ou fichas que são usadas para separar as varias seções nas

gavetas;

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b) Guia-Fora - é destinada a substituir a pasta que é retirada temporariamente do arquivo, para marcar seu lugar e chamar a atenção do arquivista;

c) Tiras de inserção - são pequenos rótulos que são encaixados nas janelas das porta-fixas, trazendo a identificação.

d) Pastas – material de consumo, tipo suspensa, classificadora (conhecida como A/Z), box e sanfonada.

Pasta Suspensa Pasta A/Z

Pasta Box Pasta Sanfonada

1. 4- Sistema de arquivamento

1- Significa o ato de guardar os documentos nas respectivas pastas ou lugares. Existem três sistemas, a saber:

a) Sistema Direto - é quando o arquivamento ou consulta podem ser feitos diretamente sem auxilio de um índice ou qualquer outra referencia. É o caso do método alfabético, que não requer nenhum tipo de dicionário ou índice de arquivamento.

b) Sistema Indireto - é quando o arquivamento ou a consulta depende de um índice a ser consultado. É o caso do método numérico, no qual o método numero 001 significa as cartas enviadas, o 002 cartas recebidas, o 003 cliente tal, o 004 cliente tal, etc.

c) Sistema semi-indireto - é quando o arquivamento ou consulta podem dispensar o índice, mas exige uma tabela que está sempre a mão do arquivista. A tabela pode estar em um cartão colado ao próprio arquivo, ou colado na primeira pasta, ou na frente do arquivista.

2- A escolha do sistema adequado requer um método que para proceder a esse fim. As etapas do sistema de arquivamento, avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento acontecem ao aceso a esses documentos de acordo com o fluxo abaixo:

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1. Inspeção (análise)“Consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino.”Chega ao arquivo por diversos motivos:

Para arquivamento; Para solicitar informações; Para verificar a existência de antecedentes (ser apensado ou anexado a outro); Em obediência a uma rotina.

2. Classificação“Consiste na interpretação do documento e, conseqüentemente, determinação de sua classificação.”

4. Codificação“Colocação de um símbolo (letras, números, etc) de acordo com a classificação e método de arquivamento.”

5. Cadastramento - são lançamentos efetuados com dados acima, no sistema arquivo que armazenará as informações que alimentará a Tabela de Temporalidade.

6. Arquivamento“É a colocação do documento no local devido, isto é, nas pastas, nas caixas, nas estantes, etc, facilitando sua recuperação.”

7. Retirada e controle“Ocorre quando se retira um documento ou dossiê do Arquivo para consulta ou empréstimo aos usuários, bem como prestarinformações ou efetuar juntada.”

Status de transferência

Avaliação Processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

Destinação Encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à mudança de suporte.

Transferência É a passagem do documento da fase corrente para a fase intermediária.

Recolhimento A passagem do documento para a fase permanente é chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos de valor probatório, informativo, Histórico, cientifico ou cultural.

Transferência Recolhimento

Recolhimento

1.5 - Técnicas de Arquivamento

Os sistemas básicos de arquivamento conhecidos são Alfabético, numérico e alfabético - numérico (também conhecido como alfanumérico) que comporta as diversas variações de arquivamento.

- Alfabético subdivide em:

a) Método Nominal - prevalece os critérios dos nomes; b) Método Geográfico - por área geográfica ;

c) Método Enciclopédico - por assunto e ordenados por importância (Adm. de Materiais); d) Método Dicionário - rigorosa ordenação alfabética de títulos sem ser preciso fazer decomposições.

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ArquivoCorrente

Eliminação

ArquivoIntermediário

Eliminação

ArquivoPermanente

Histórico


- Numéricoa) Comum ou ordinário - atribui um n.° a cada assunto;b) Decimal - parte de 10 assuntos e subdivide os campos sempre de 10 em 10;c) Dúplex - é idêntico ao decimal, porém, não possui a limitação de dez classes.

- Alfanumérico: Constitui na combinação das vantagens dos dois métodos anteriores. A divisão alfabética é subdividida numericamente, ou seja, a classificação principal é alfabética, mas dentro de cada classificação principal é alfabética, mas dentro de cada classificação (seja nome. Assunto a localização), há um desdobramento numérico.

Os métodos tradicionais de arquivamento são conhecidos e classificados como:

Alfabético: É utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, pode ser chamado de sistema direto pois, a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, que são as seguintes:

1 – Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: João BarbosaPedro Álvares CabralPaulo SantosMaria Luísa Vasconcelos

Arquivam-se: Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Luísa

Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.Exemplo: Aníbal Teixeira

Marilda TeixeiraPaulo TeixeiraVítor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, AníbalTeixeira, MarildaTeixeira, PauloTeixeira, Vítor

2 – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.Exemplo: Camilo Castelo Branco

Paulo Monte VerdeHeitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo

Villa-Lobos, Heitor

3 – Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo: Waldemar Santa RitaLuciano Santo CristoCarlos São PauloJorge Santo Antônio

Arquivam-se: Santa Rita, WaldemarSanto Antonio, Jorge Santo Cristo, LucianoSão Paulo, Carlo

4 – As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo: J. VieiraJonas VieiraJosé Vieira

Arquivam-se: Vieira, J Vieira, Jonas Vieira, José

5 – Os artigos e preposições tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 9).

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Exemplo: Pedro de AlmeidaRicardo d’AndradeLúcia da Câmara

Arnaldo do Couto

Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do

6 – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mais não são considerados na ordenação alfabética.

Exemplo: Antônio Almeida FilhoPaulo Ribeiro JúniorJoaquim Vasconcelos SobrinhoHenrique Viana Neto

Arquivam-se: Almeida Filho, AntônioRibeiro Júnior, PauloVasconcelos Sobrinho, JoaquimViana Neto, Henrique

Obs. Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho

Jorge de Abreu NetoJorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de

7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo: Ministro Milton CamposProfessor André FerreiraGeneral Paulo PereiraDr. Paulo Teixeira

Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)Ferreira, André (Professor)Pereira, Paulo (General)Teixeira, Paulo (Dr.)

8 – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).

Exemplo: Georges AubertWinston ChurchillPaul MüllerJorge SchmidtJohn E. Bingham.George W. Bush

Arquivam-se: Aubert, GeorgesBingham, John EBush, George W.Churchill, WinstonMüller, Paul Schmidt, Jorge

9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiúscula.

Exemplo: Giulio di CapriEsteban De PenedoCharles Du PontJohn Mac AdamGordon O’BrienMaria Luiza O'Hara

Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John O’Brien, Gordon O'hara, Maria Luiza

10 – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.Exemplo: José de Oviedo y Baños

Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero

Antonio de los Ríos

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel delOviedo y Baños, José dePina de Mello, Francisco deRíos, Antonio de los

11 – Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.Exemplo: Adib Hassib Al Ben-Hur

Li Yutang

Arquivam-se: Adib Hassib Al Ben-Hur Li Yutang

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12 – Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém para fins de ordenação, os artigos e preposições que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo: EmbratelÁlvaro Ramos & Cia.Fundação Getúlio VargasA ColegialThe Library of CongressCompanhia Progresso GuanabaraBarbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.Barbosa Santos Ltda.Colegial (A)Companhia Progresso GuanabaraEmbratelFundação Getulio VargasLibrary of Congress (The)

13 – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo: II Conferência de Pintura ModernaQuinto Congresso de Geografia3º. Congresso de Geologia

Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3.º)

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.

Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes JúniorJosé Félix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:Peregrino Júnior, JoséFélix Pacheco, José

Colocam-se remissivas em:Fagundes Júnior, José Peregrino da RochaPacheco, José Félix Alves

Numérico:Este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um numero, sendo considerado sistema indireto, pois,

para localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice, que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado. Pode ser dividido em três tipos: o numérico simples (para cada cliente existe um Rev. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 8/9, p. 117 , 2003/2004 numero), o método numérico cronológico (além do numero observa-se também a data do documento) outro exemplo comum, são os processos, onde a pasta recebe um protocolo/número na capa e todos os demais documentos que entrarem recebe o mesmo número;, e o método dígito-terminal (os documentos são numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método, ou seja os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um e são lidos da direita para a esquerda, formando pares).

Este método é geralmente utilizado em arquivos com grande volume de documentos com elemento principal número.

Alfanumérico: Que atribui um número a determinados elementos que formam o arquivo, intercalando letras e números. Limitante e pouco versátil, não permite fáceis modificações ou expansões, a não ser com reclassificações e adições de letras ou números. Por exemplo, as placas dos veículos.

Geográfico ou territorial:É também é do sistema direto, onde a busca é realizada pelos elementos procedência ou local, que estão organizados

em ordem alfabética. É uma variação do nominal e alfabético, utiliza as áreas geográficas para indicar a procedência do documento e para arquivar cópias de documentos enviados. Pode ser por país, estado, cidade, bairro, zona, rua ou região. Em alguns casos (como em mala direta), o CEP é utilizado com sucesso.

Assuntos ou enciclopédico (Ideográfico): Este método é bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque depende de interpretação dos documentos

sob analise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilização de vocabulários controlados. Podem ser apresentados alfabética ou numericamente. No caso da apresentação alfabética, utiliza-se a ordem alfabético-enciclopédica, quando os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente; ou a ordem dicionário, que ocorre quando os assuntos são dispostos alfabeticamente, seguindo-se a ordem seqüencial das letras.

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CDD (Classificação Decimal de Dewey):

Devemos esclarecer que a administração pública federal adotou o método decimal, baseado na técnica de Melvil Dewey, naturalmente inspirada nas práticas arquivísticas norte-americana. O método decimal, como se sabe, divide os assuntos em dez classes principais e estas, por sua vez, em outras dez subclasses, e assim sucessivamente. As classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos (000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800 e 900), e correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão (Prefeitura ou Câmara de Vereadores), que se subdividem, por sua vez, em grupos e subgrupos.

Utilizando em bibliotecas, divide o conhecimento da humanidade em dez grandes classes ( conforme abaixo) as quais se subdividem de 10 em 10, sucessivamente, sempre partindo do geral para o específico. Em arquivos, pode-se adaptar este sistema, desde que estabeleçam 10 assuntos principais para a empresa e depois os seus desdobramentos.

CLASSES

000 – Obras gerais100 – Filosofia200 – Religião300 – Ciências Sociais

SUBDIVISAO DA CLASSE 600

600 – Ciências Aplicadas610 – Medicina620 – Engenharia SUBDIVISAO DA SUBCLASSE 610

610 – Medicina611 – Anatomia612 – Fisiologia Humana

Dúplex: O agrupamento de assuntos neste método é feito em classes, tendo capacidade ilimitada. A divisão dos assuntos

também parte do geral para o específico e as novas classes podem ser abertas à medida que houver necessidade. . Atribui aos assuntos divididos em classes uma numeração seqüencial e, dentro destas classes, forma subclasses também ordenadas por números.

Colorido: Que indica por intermédio de cores os assuntos arquivados. Indicado para poucos documentos. Por exemplo, pasta verde: Recursos Humanos; amarela: Vendas, etc. Conhecido também, por variadex.

Mistos: Devido às peculiaridades da empresa, criam sistemas híbridos dos anteriores; a análise das vantagens e desvantagens de cada um deverá ser um guia par a esta iniciativa. A criatividade e os conhecimentos técnicos deverão ser colocados num manual de arquivo ou em norma de procedimento específica.

2 - GERENCIAMENTO DA INFORMAÇAO

Sistema de Informação – armazena e fornece acesso à informação, diz respeito à aquisição de conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e gestão de informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de uma organização.

A seqüência abaixo ilustra, de forma sintética, os diferentes níveis hierárquicos da informação, seus diferentes caminhos de evolução e o que cada nível engloba:

Dados: Classe mais baixa da informação; Matéria-prima na produção de informações; Sinais não processados; Coleta: interna ou externa

Informações: Dados processados;

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Geram hipóteses e suas conseqüências; Solucionam problemas; Explanações e justificativas de sugestões; Críticas de argumentos.

Conhecimento: Aprendizado de informações; Torna informações em utilizáveis para processamento e elaboração; Pode resultar de inferência na sua própria estrutura.

Inteligência: Informação como oportunidade; Conhecimento sintetizado; Base do processo decisório; Sua efetividade é o que gera experiência.

A tecnologia da informação, cada vez mais presente no dia a dia das organizações, vem exercendo forte influência nas perspectivas de desenvolvimento destas.

A informática, desde o seu surgimento como ciência, tem buscado fornecer elementos que otimizem a produção de bens e a circulação de informações de forma precisa e em tempo real.

Para uma organização moderna e informatizada, existe o que se chama de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Mas o GED não elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel.

2.1 - GESTÃO DE DOCUMENTOS (Aplicada aos arquivos governamentais)

Conforme o artigo 3º da Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, "considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."

Visa também atender as deficiências existentes na gestão de documentos e no ciclo vital (desde sua criação, passando pelas atividades de recebimento, registro, cadastramento, tramitação, expedição, classificação, recuperação até sua destinação final).

Embora a gestão da documentação governamental seja um dever do poder público em todos os níveis, previsto na Constituição Federal de 1988 (art. 216, § 2.°) e na Lei de Arquivos nº 8.159/91 (art. 1.°), a descentralização político-administrativa confere aos estados e municípios autonomia para legislar sobre os documentos gerados na esfera de suas competências (Constituição Federal, art. 30 e Lei Federal nº 8.159/91, art. 21). Por isso, além de atender às determinações da Lei Federal, cabe aos Estados, Municípios e Distrito Federal aprovar instrumentos legais que definam critérios para a gestão e o acesso aos documentos públicos

Possui três fases básicas para o manuseio da documentação:

1. Produção

2. Utilização

3. Destinação

A Produção que é a elaboração dos documentos relacionados com a especificidade do órgão: elaboração e gestão de fichas e formulários, controle da produção e difusão dos documentos de caráter normativo e utilização de processadoras de palavras e textos. (referente à parte inicial do processo – criação e classificação);

A Utilização que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos e sua necessidade para o cumprimento de sua função administrativa. (trâmite)

A terceira fase é a da Destinação que envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. (avaliação).

A aplicabilidade de um programa de Gestão de Documentos tornou-se fundamental, na medida em que define os níveis de aplicação:

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O primeiro é o Nível Mínimo, aonde estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente;

O segundo é o Nível Mínimo Ampliado que complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;

O terceiro é o Nível Intermediário, que compreende os dois primeiros e, a adoção de programas básicos relacionados com a elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos correntes, gestão de correspondência e documentos vitais, etc.

O quarto é o Nível Máximo, que inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação, etc...

2.2 – ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS

Gestão de Documentos para Arquivos Correntes

O processo de Gestão de documentos em fase corrente visa ao maior aproveitamento da informação disponível e necessária para a tomada de decisões. Sempre com o propósito de garantir a eficácia e a facilidade na classificação dos documentos em sua fase corrente. E esse documento corrente é necessário à ação quotidiana das atividades da organização e dos esforços realizados para a sua classificação, controle de expedição, tramitação e arquivamento, para facilitar o acesso às informações neles contidas.

Como atividades importantes nesta fase, encontram-se as atividades de protocolo, caracterizadas no recebimento, que é o ato de receber os documentos procedentes de outras entidades ou de pessoas físicas; a classificação, que é uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento através de um código de classificação por assuntos; o registro, autuação e movimentação que é uma espécie de identificação, um carimbo do protocolo como forma de preparar a ficha de protocolo e encaminhar a documentação através de guias, e encaminhamento destas a fim de proceder a atualização e controle da movimentação; e expedição aonde a correspondência é recebida para expedição, e analisada.

As atividades de arquivamento de documentos correntes dão-se através da inspeção, verificando se a documentação destina-se ao arquivamento ou não; da análise, examinando o modo como a documentação deve ser arquivada; classificação caso a documentação ainda não seja classificada; ordenação , para dispor da documentação de acordo com a codificação; arquivamento , para inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecido; e empréstimo, que se dá a retirada de dossiê do arquivo para empréstimo, fornecimento de informações ou efetuar uma junta.

É importante considerar os métodos de arquivamento para o arquivos correntes. Nesse caso não pode deixar de considerar as características dos documentos a serem classificados, e identificar o aspecto pelo qual o documento é mais consultado. Os métodos caracterizam-se em Alfabético (direto), Geográfico (direto), Numérico (indireto) e Ideográfico.

Gestão de Documentos para Arquivos Intermediários

Os arquivos Intermediários são documentos consultados com pouca freqüência, onde os órgãos que os recebem e os produzem podem solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou recorrer à um problema específico. Não havendo porém, a necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. Sua permanência é transitória. Um exemplo são os processos jurídicos, referentes à Declaração trabalhista contra a companhia.

Os arquivos Intermediários têm como funções atender às consultas feitas pelos órgãos depositantes; coordenar as transferências de Tabelas de Temporalidade através de seleção de documentos para eliminação ou recolhimento, e coordenar o recolhimento dos documentos permanentes para o arquivo da Terceira idade. A documentação Intermediária já chega ao local de guarda com seu conteúdo, prazo e data de eliminação ou recolhimento. Os documentos são portanto, aceitos para guarda transitória ( intermediária ).

Como vantagens para os arquivos Intermediários a economia de espaço, pessoal especializado e, equipamento apropriado e tempo; arquivistas e administradores com maior cooperação entre ambos; a racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais; uma maior rapidez no momento de resposta às questões pedidas pela administração; e principalmente, só integrar aos arquivos permanentes os documentos que devam ser conservados definitivamente, dando o carinho correto para os arquivos que necessitam ser guardados para valor histórico.

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Os arquivos Intermediários só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral eles existem em âmbito governamental, em fase do seu grande volume de documentação oficial ou de sua descentralização física. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, só as instituições de grande porte com filiais, escritórios, representações ou similares, dispersos geograficamente e detentores de grande volume da documentação.

3 - PROTOCOLO

Como a entrada do documento na instituição deve ser realizada pela unidade orgânica de protocolo, é preciso dar realce a esse patamar inicial, em que estão compreendidas as operações de recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação (movimentação) e expedição.

Na fase do recebimento, há de ser preliminarmente verificado se o documento deve ter entrada naquele protocolo. Em seguida, procede-se à autuação, se for o caso, garantindo-se ao interessado o devido comprovante de recebimento, habitualmente denominado cartão de protocolo. Os requerimentos e outros documentos de andamento breve, ou seja, de trato e efeito imediato, não são objeto de autuação, devendo haver normas a esse respeito por parte dos órgãos de origem.

Conceito

É a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos. É também o nome atribuído ao número de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos expedidos e recebidos.

Os documentos não sigilosos ou de natureza ostensiva serão em seguida lidos e analisados, não só para as operações de juntada, anexação ou apensação7, quando for o caso, mas também para a classificação do assunto de que tratam. A classificação, que se desenvolve através da interpretação do conteúdo do documento, seguida de seu enquadramento no plano de classificação ou código de assuntos disponível e da correspondente codificação, exige considerações em separado, no final deste item.

Protocolo - Setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos.

O registro se refere às anotações que servem de base para o controle da tramitação (fichas, guias de remessa etc.), operação que poderá ser realizada em tantas vias quantas forem necessárias para o tipo de informação requerida.

Na distribuição, preparam-se os documentos para o devido encaminhamento aos respectivos destinatários, inclusive para expedição. Note-se que a distribuição não deve ser feita antes de se verificar se não faltam folhas, anexos, numeração, data e encaminhamento de cópias do documento à unidade de arquivo.

A movimentação consiste no controle dos documentos em tramitação, visando garantir não só a sua imediata localização, mas sobretudo o acesso às informações neles contidas durante essa fase.

Destaque-se que as operações de protocolo podem ser informatizadas. Nesse caso, deverão ser estabelecidos normas e procedimentos adequados à adoção dessa tecnologia.

A movimentação consiste no controle dos documentos em tramitação, visando garantir não só a sua imediata localização, mas, sobretudo o acesso às informações neles contidas durante essa fase. Destaque-se que as operações de protocolo podem ser informatizadas. Nesse caso, deverão ser estabelecidos normas e procedimentos adequados à adoção dessa tecnologia.

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Recebe

ClassificaPROTOCOLO

Registra

Distribui

Expede


1. Recepção

É a acolhida da correspondência, examinando, conferido e registrando todos os papéis entregues e autuando-os, se for o caso.

2. Classificação

Para efeito de sua tramitação e arquivamento a correspondência pode ser classificada como:a) Da natureza

- particular- comercial- oficial

b) Do grau de sigilo- sigiloso- não sigiloso

c) Do prazo de tramitação- normais- urgente- sujeito a prazo

d) da procedência- interno- externo

e) do valor da guarda- corrente- intermediário- permanente

3. Registro

Consiste em receber as correspondências e demais documentos dirigidos a qualquer parte do órgão ou empresa, examinando-as e registrando-as, em fichas próprias, cujo registro deverá retratar a localização e a tramitação interna ou externa do documento, desde a entrada até o seu arquivamento.

4. Distribuição

É a expedição, de acordo com o destino indicado, da correspondência em seu poder. Caso seja processo, antes de serem encaminhadas ao órgão de destino deverão ter todas as peças ordenadas, numeradas rubricadas e ganhar uma capa, tal procedimento chama-se autuação, que é o ato pelo qual o documento recebido em protocolo se constitui num processo. Processo é o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informações, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitação. (o termo Processo tem sentido de seguimento ou andamento de um expediente).

3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos

Classificação - Numa conceituação simples, classificar consiste em distribuir as matérias tratadas nos documentos em classes e/ou grupos segundo o sistema de classificação adotado (por assunto, geográfico, numérico), admitidas às necessárias subdivisões, hierarquicamente coordenadas.

Classificação - Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.

Ao longo do processamento arquivístico podem ser usados diversos métodos de classificação, numéricos ou alfabéticos, subordinada a escolha ao tipo de informação visada.

Elementos como nome, local, data e assunto podem determinar essa opção. O assunto, no entanto, constitui um fator de recuperação dos mais importantes, como se verá adiante.

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A classificação começa a ter relevância desde a fase inicial do protocolo, ligada que está às atividades de recebimento, tramitação, expedição, arquivamento e recuperação das informações contidas nos documentos.

Ela é efetuada mediante leitura e interpretação do conteúdo do documento, visando ao enquadramento do mesmo no plano de classificação previamente elaborado. Nessa operação é preciso distinguir se há assunto principal e assunto(s) secundário(s), recorrendo-se, se for o caso, a referências cruzadas.

A elaboração desse instrumento exige trabalho criterioso de equipe multidisciplinar - arquivistas, administradores e técnicos ligados aos temas dos documentos da instituição. No caso específico do plano de classificação de assuntos aplicado aos documentos produzidos, recebidos e acumulados na esfera da administração local, deve-se chamar a atenção dos responsáveis para a importância do conhecimento sistemático, a partir da legislação, das funções básicas (e de suas principais subdivisões) do governo municipal.

Quanto aos métodos de classificação por assunto, podem ser usados vários, devendo aqui se esclarecer que a administração pública federal adotou o método decimal, baseado na técnica de Melvil Dewey, naturalmente inspirada nas práticas arquivísticas norte-americanas divulgadas, entre nós, a partir do mestre Schellenberg. O método decimal, como se sabe, divide os assuntos em dez classes principais e estas, por sua vez, em outras dez subclasses, e assim sucessivamente. As classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos (000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800 e 900), e correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão (Prefeitura ou Câmara de Vereadores), que se subdividem, por sua vez, em grupos e subgrupos.

O exemplo oferecido pelo CONARQ,indica para a seguinte classificação para administração pública federal:

A bem da clareza, é conveniente chamar novamente a atenção para as seguintes operações:

• leitura, para verificar em que item do plano de classificação se enquadra o assunto identificado;• localização do assunto no plano, utilizando o índice, se necessário;• anotação do respectivo código no documento e seus anexos, em espaço previamente convencionado.

3.1 – Características da Avaliação Documental e Seleção de Documentos (Destinação)

Ainda com relação ao processo de avaliação documental é necessário visualizar as suas características, levando em conta os seus Prazos de Guarda:

Guarda Eventual, Guarda Temporária Guarda Permanente.

Define-se com Eventual àqueles documentos de interesse passageiro e não chegam a constituir valor administrativo e jurídico para o órgão.

Como Guarda Temporária, estão aqueles aonde prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, do seu prazo de retenção.

E, como Guarda Permanente aquele de valor probatório, ou seja, que constituem os direitos de pessoas físicas ou jurídicas e da coletividade; e também de valor informativo, sobre pessoas, fatos ou fenômenos considerados relevantes e que jamais serão eliminados pois são usados como referência

Com relação à guarda Permanente, nos órgãos públicos estes documentos dizem respeito à origem dos órgãos, à suaorganização e desenvolvimento ; a relatos da vida desse órgão; com também à jurisprudência e a administração de pessoal.

Devem também responder a questões técnico-científicas com relação às atividades específicas do órgão; à divulgação e promoção da instituição e, ao valor artístico e cultural.

. Quanto às diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso temos: avaliação, seleção e eliminação.

3.2 – Análise, avaliação, seleção e eliminação.

. Essa seqüência de operações consiste em estabelecer o prazo de vida para os documentos, de acordo com seus valores probatório ou informativo.

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. O valor do documento é determinado em função de todas suas possíveis finalidades e também do tempo de vigência dessas finalidades.

. A eliminação não deve simplesmente basear-se em datas ou períodos rígidos, mas basear-se nos valores atribuídos aos diversos documentos de acordo com seu conteúdo, com as informações neles contidas, jamais em razão da espécie documental ou a apresentação física.. Criar Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para elaborar instrumentos de destinação, que são atos normativos nos quais são fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.. Tabela de Temporalidade: é o instrumento de destinação que determina os prazos que os documentos devem ser

mantidos nos arquivos correntes, intermediários, ou recolhidos aos arquivos, permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. Descreve os documentos de forma clara para evitar interpretações errôneas, especialmente quando se tratar de sua eliminação;

. Lista de Eliminação (descarte): é uma relação de documentos a serem eliminados numa única operação

3.3 – Transferência, recolhimento

. Transferência: trata-se da passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.

. Recolhimento: trata-se da passagem dos documentos para os arquivos permanentes.

. Arquivo Corrente: local onde são guardados os documentos de uso freqüente e aqueles em que o ato administrativo ainda não terminou.. Arquivo Intermediário: onde são guardados os documentos cuja freqüência de uso é esporádica e que são conservados em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo: a permanência nesses arquivos é transitória.. Arquivo Permanente: onde são guardados dos documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.. a transferência e o recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento.. Facilita o arquivamento e a localização de documentos, liberando e otimizando espaço físico.. Definir calendário de transferência, e não deve ser alterado o método de arquivamento. Emitir lista dos documentos transferidos (título das pastas, datas-limite e quantidade, podendo indicar os prazos fixados para sua conservação ou eliminação).. Promover a desinfestação e restauração dos documentos.

ARQUIVOS PERMANETES

A análise e seleção de documentos visa estabelecer os prazos de guarda da documentação em sua fase corrente e intermediária e, posteriormente a sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente. E tem como objetivo reduzir ao máximo a quantidade de documentos dos arquivos; aumentar o índice de recuperação da informação; conservar os documentos de valor permanente; controle do processo de produção documental; ampliação do espaço físico; aproveitar os recursos humanos e materiais e; garantir a constituição do patrimônio arquivístico.

CARACTERÍSTICAS DA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS

Ainda com relação ao processo de avaliação documental é necessário visualizar as suas características, levando em conta os seus Prazos de Guarda: Guarda Eventual, Guarda Temporária E Guarda Permanente. Definem-se com Eventual àqueles documentos de interesse passageiro e não chegam a constituir valor administrativo e jurídico para o órgão. Como Guarda Temporária, estão aqueles aonde prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, do seu prazo de retenção. E, como Guarda Permanente aqueles de valor probatório, ou seja, que constituem os direitos de pessoas físicas ou jurídicas e da coletividade; e também de valor informativo, sobre pessoas, fatos ou fenômenos considerados relevantes.

Com relação à guarda Permanente, nos órgãos públicos estes documentos dizem respeito à origem dos órgãos, à sua organização e desenvolvimento ; a relatos da vida desse órgão; com também à jurisprudência e a administração de pessoal. Devem também responder a questões técnico-científicas com relação às atividades específicas do órgão; à divulgação e promoção da instituição e, ao valor artístico e cultural.

Este processo de avaliação define-se de forma específica em acervos acumulados, que são arquivos cuja organização não se deu em função de um programa de Gestão de Documentos que propiciasse um sistema de classificação por assuntos, possibilitando instrumentos adequados para a recuperação de informações e avaliação.

Entretanto há a necessidade de se criar métodos adequados para analisar a situação desse acervo; tendo com primeiro ponto, realizar um diagnóstico da situação do acervo para visualizar bem o estado; logo depois há a necessidade de se elaborar um quadro de assuntos, com a identificação dos documentos para definir uma estrutura classificatória; a

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pesquisa dos prazos de guarda, visando o interesse no uso da documentação; realizar uma proposta de destinação, com a eventual preservação ou eliminação dos documentos e, por último; um relatório de avaliação, que é uma espécie de conclusão de todas essas etapas; visualizando todos os documentos que devem ser eliminados e preservados e suas devidas justificativas de destinação.

E, na Seleção de documentos, deve ser feita após o trabalho de Avaliação e, é uma tarefa realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por funcionários previamente orientados. Procedendo à separação física dos documentos conforme a sua destinação; através da Eliminação, que trata-se da destruição dos documentos, seja ela manual ou através de trituradores; da Transferência, enviando os documentos para o arquivo intermediário para aguardar os prazos de guarda e destinação final e; através do Recolhimento, que é o envio da documentação para a instituição arquivística pública, com vistas à sua guarda permanente e acesso ao público.

Portanto, a Avaliação e a Seleção de documentos representam o principal elemento de um programa de Gestão de Documentos, na medida que proporciona a racionalização da documentação em sua fase corrente e intermediária, e a facilidade na construção adequada de arquivos permanentes.

4- VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Os documentos, na sua fase inicial, apresentam valor primário. "Chama-se primário o valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe; secundários são aqueles que, embora já implícitos no tempo em que são gerados os documentos, avultam com o correr dos anos." Este valor secundário vai desde o elemento informativo para á análise critica da administração até, em perspectiva, os aspectos sociais e políticos generalizados que, no mesmo documento, o historiador puder detectar.

Dois conceitos norteiam o processo de avaliação: valor primário e secundário dos documentos.

Valor primário refere-se aos aspectos gerenciais do documento e à demanda de uso que este recebe por conta da administração que o produziu. Detectar o valor primário dos documentos é, como tal, identificar seu potencial de uso no âmbito do processo decisório, considerando suas dimensões gerenciais, legais e financeiras.

Valor secundário diz respeito às possibilidades de utilização do documento por usuários que o procuram por razões distintas e posteriores àquelas do seu produtor. Um registro civil, um documento de recrutamento militar, por exemplo, contêm, independentemente dos motivos pelos quais foram geradas, informações sobre alfabetização, nível cultural e estado de saúde da população. A literatura tende a considerar o valor secundário mais relativo que o primário: “a apreciação atribuída hoje sobre o interesse a longo prazo de certos documentos em função de conhecimentos e temas de pesquisa atuais não está a salvo de uma retomada de questionamento no futuro” (Petillat, l994, p.22, tradução nossa).

Dotado de valor primário ou secundário, todo documento de arquivo apresenta um valor de prova enquanto “testemunhos privilegiados e objetivos de todos os componentes da vida da pessoa física ou jurídica que os constituiu” (Couture, 1994, p.13, tradução nossa) ou, conforme Shellemberg (ibid., p. 153), são decorrentes da “prova que contêm da organização e funções do órgão que o produziu”. Também podemos dar valor ao documento conforme se segue:

Valor Administrativo: Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isto está presente em todo documento quando de sua criação. Este valor também é conhecido de valor funcional, em virtude de suas características. Também chamado de primário.

o Funcionalo Jurídicao Administrativao Financeirao Contábilo Comercialo Tributárioo Etc

Valor documental:

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Valor Administrativo


Valor administrativo: documentos produzidos pela administração como testemunho das atividades e tarefas;

Valor legal: documentos que servem como testemunho perante a lei; Valor jurídico: documentos que derivam de direitos ou obrigações legais, regulados pelo direito

comum; Valor contábil: documentos que servem para justificar e explicar as operações relacionadas ao

controle orçamentário (MARTÍN-PALOMINO; BENITO; TORRE MERINO, 2000, p.36).

Valor Histórico: Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de documentos em arquivo. Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração.

Obs.: Enquanto o documento tiver valor administrativo, ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria das 3 idades nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não possua valor histórico, ou ser recolhido à fase permanente.

5 – TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL5.11 - Tabela de Temporalidade

É o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

• dados básicos a serem incluídos na Tabela de Temporalidade– nome do órgão e da unidade administrativa:– espécie e assunto do documento;– existência de vias e/ou reproduções em outros setores;– prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediários;– destinação;– observações;

• resultados da aplicação da Tabela de Temporalidade– facilidade em distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente;– eliminação imediata de documentos cuja guarda não se justifique; – racionalização, principalmente em termos econômicos, das atividades de transferência e recolhimento;– implementação de um programa de destinação de documentos.

• recomendações quanto ao uso da Tabela de Temporalidade– aprovação por dirigente do órgão e pela instituição arquivístico pública na sua esfera de competência;– publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, no Diário Oficial da União;– atualização em conseqüência da produção ou supressão de documentos, bem como de alterações na estrutura

administrativa;– tabulação de dados visando a apurar a porcentagem dos documentos e suas respectivas formas de destinação;– evitar o uso de siglas, a menos que conste da tabela a denominação correspondente;– elaboração de relatório, justificando os critérios adotados e as modalidades de destinação propostas.

Ex. 1: Tabela de Temporalidade do Ministério da Saúde

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6 - ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Após o final de seu ciclo de vida, os documentos deverão ser destruídos, antes, os mesmo serão relacionados no Termo de eliminação de documentos, publicados no Diário Oficial e só então será destruído.

De acordo com a legislação em vigor, nenhum documento público poderá ser eliminado se não tiver sido submetido à avaliação e se não constar da Tabela de Temporalidade do órgão, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada. Mesmo os documentos microfilmados não poderão ser eliminados antes de se definir sua destinação final.

A eliminação de documentos é definida após análise da Comissão Setorial de Avaliação, que julga os valores primário e secundário dos documentos.

Segundo a Resolução Federal nº 7, de 20/05/97, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, o registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de:

Listagem de Eliminação de Documentos Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; Termo de Eliminação de Documentos;

A Tabela de Temporalidade deverá indicar o local em que será processada a eliminação: na própria unidade no arquivo central ou no arquivo intermediário

7 . TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS

O conceito de tipologia documental adotado é o resultado expresso por termos que designam espécies documentais somadas às funções desenvolvidas para as quais os documentos foram criados. O processo, por exemplo, é uma espécie. Quando há referência aos processos administrativos ou aos processos legislativos está se falando em tipologias documentais.

Tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa. (CAMARGO & BELLOTTO, 1996)

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“Nesta definição é possível identificar que o tipo documental, correspondendo a uma atividade administrativa, tende a caracterizar coletividades; sua denominação será sempre correspondente à espécie anexada à atividade concernente e vale como conjunto documental representativo da atividade que caracteriza.” (BELLOTTO, 2000)

Tipologia documental: configurações que assumem uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: Apresentação de boletim de movimento; apresentação de exames de corpo de delito; Apresentação de ocorrências policiais, cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-lei, decretos legislativos. etc.

A tipologia documental é variada: relatórios, anais, contratos, convênios, legislação, anteprojetos, projetos, correspondência expedida e recebida, plantas, mapas, impostos, balanços, balancetes, quadros estatísticos, orçamentos, planos diversos, processos, estatutos, posturas, alvarás, cartas de sesmarias, inventários de órfãos, material de divulgação, entre outros.

DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

EspécieConfiguração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Boletim, certidão, declaração relatório.

Tipo

Configuração que assume uma espécie documental, de atividade que a gerou.

Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento,

certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de

atividades, relatório de fiscalização.OBS.: as definições acima relacionadas são as mesmas que se encontra em Dicionário de Terminologia Arquivistica.

ESPECIE DOCUMENTALX

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Espécie Documental Função Tipologia Documental

Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação

Formulário Adquirir material de consumo Formulário de aquisição - PIM

Ata Registrar assembléia Ata de assembléia

Contrato Prestação de serviço Contrato de prestação de serviço

Carta Proposta de patrocínio Carta de apresentação de proposta de patrocínio

8 – SUPORTES DOCUMENTAIS

Microfilme é uma técnica de redução fotográfica de documentos em escalas que pode variar de 20 e 48 vezes. O microfilme substitui o armazenamento de papéis proporcionando uma redução de espaço físico que pode chegar a 98 % do espaço anteriormente exigido pelo arquivo. A microfilmagem é um processo reprográfico autorizado pela Lei 5.433/68 e pelo decreto 1.799/96, que confere ao microfilme o mesmo valor legal do documento original. A razão para justificar o uso do microfilme é a economia de espaço.

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas e a baixo custo.

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O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.

Para a adoção da microfilmagem, deve-se considerar vários elementos, tais como, custo/benefício, vantagens e desvantagens de sua utilização como instrumento tecnológico para auxiliar não só na preservação dos originais, mas também na garantia da segurança do acervo e agilizar a utilização. Para que o serviço de micrografia seja implantado com eficiência/eficácia se faz necessário antes de tudo a organização arquivística dos documentos, com a utilização de catálogos (eletrônicos ou manuais) para a organização destes, bem como a implantação de critérios para a avaliação e seleção do acervo.

Vive-se em plena era da explosão da produção da informação e as espécies documentais mensuráveis por unidade, vêm se avolumando em quantidades impressionantes, dentre elas os negativos e as ampliações fotográficas, os mapas e as plantas, os vídeos, os filmes os disquetes as fitas magnéticas de som e as de computador e até mesmo o microfilme (LOPES, 1993).

A microfilmagem apresenta para a preservação dos documentos vantagens incontestáveis, mas em relação ao acesso existem alguns problemas, que podem ser considerados graves, tais como a questão de que somente podem ser utilizados em locais onde se possua equipamento específico, existem dificuldades de manuseio dos documentos e as cópias têm qualidade inferior ao original.

Por esta razão é que sistemas híbridos que conjugam a micrografia com os atuais sistemas eletrônicos para armazenamento de documentos vêm cada vez mais sendo utilizados, pois, a utilização de meios eletrônicos para guarda de documentos ainda não é totalmente segura.

Guarda Permanente: os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhido ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor;

Aplicações da Microfilmagem Bancos - principalmente para a microfilmagem de cheques. Seguradoras - microfilmagem dos processos de seguros. Receita Federal - imposto de renda Meios de comunicação - Centro de Documentação Bibliotecas - micropublicações. Empresas Comerciais - Documentos diversos Indústria Automobilista - desenhos técnicos e plantas. Companhias de Energia Elétrica - desenhos técnicos e plantas. Metalurgia e siderurgia - desenhos de peças. Aeronáutica - Manuais de manutenção dos aviões. Prefeituras - Cadastros, pessoal, contabilidade, etc. Universidades - D.Pessoal, Acadêmica, Hospital, Protocolo, etc.

GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é uma tecnologia da computação que visa captar, armazenar, recuperar e gerenciar informações de forma eletrônica. Os documentos originais (em papel) são convertidos para o formato de imagens eletrônicas, indexados (geração índices de pesquisa) e arquivados em equipamentos com capacidade alta de armazenamento. Esta conversão é feita utilizando-se equipamento denominado (scaner) que faz a varredura do documento, transformando o mesmo em uma informação digital que será reconhecida pelo computador.

Em seguida esta imagem sofre um processo de compressão para ocupar menos espaço no sistema de armazenamento.

Durante o processo de armazenamento poderá ser feita a geração dos índices de pesquisa da imagem digital do documento. Esta geração poderá ser manual (digitação) ou executando técnicas de reconhecimento ótico de caracteres. Esta técnica visa reconhecer o conteúdo do documento em partes (definição de campos fixos) ou na forma total do documento (recuperação por qualquer palavra).

Após a organização de toda a documentação no formato digital, o sistema permitirá a distribuição e consulta para diversas pessoas ao mesmo tempo.

Passos de um arquivamento pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

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PAPEL DIGITALIZAÇÃO ARMAZENAMENTO DISPONIBILIZAÇÃO DA IMAGEM

OBS.: Cabe ressaltar que apesar das facilidades que GED propicia, deve-se considerar impreterivelmente a questão legal destes arquivos ou documentos, que até o momento não possuem regulamentação devido a sua vulnerabilidade e, por conseguinte, não asseguram o valor probatório legal dos documentos. Outra questão é a durabilidade dos materiais empregados e sua rápida superação no que tange a atualização destes softwares de gerenciamento.

9 - PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

Assim como o Homem, os livros e documentos sofrem alterações resultantes de agentes tais como microorganismos, insetos, roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do papel (amido, gelatina, etc) e a poluição atmosférica que causa a oxidação da celulose.Umidade, Temperatura e luminosidade inadequadas e alterações químicas das substâncias que entram na composição do papel também causam a sua degeneração. Mas os maiores danos que podem ser ocasionados aos livros e documentos são os decorrentes de acidentes e dos maus tratos que recebem por parte do Homem que dele se utiliza.

O conhecimento das causas que diminuem a vida do livro ou documento vai permitir que se tome decisão no sentido de criar condições favoráveis de armazenagem e uso para reduzir ao máximo os fatores causadores de sua degradação.

Todos os materiais orgânicos são extremamente frágeis e facilmente deterioráveis por agentes físicos, químicos e biológicos.

Num arquivo ou museu 03 (três) áreas devem ser enfocadas: a de conservação, preservação e a de restauração.

a) PRESERVAÇÃO: É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio, prevenindo possíveis malefícios e proporcionando a estes condições adequadas de “saúde”. É o controle ambiental, composto por técnicas preventivas que envolvam o manuseio, acondicionamento, transporte e exposição. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc. É uma consciência, mentalidade, política (individual ou coletiva particular ou institucional).

b) CONSERVAÇÃO: É o conjunto de intervenções diretas, realizadas na própria estrutura física do bem cultural, com a finalidade de tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ação nefasta ocasionada pela ausência de uma preservação. É composta por tratamentos curativos, mecânicos e/ou químicos, tais como: higienização ou desinfestação de insetos ou microorganismos, seguidos ou não de pequenos reparos;

É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: Diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc.

CONSERVAÇÃO PREVENTIVASão intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: Higienização, pequenos reparos, acondicionamento, etc.

c) RESTAURAÇÃO: É um tratamento bem mais complexo e profundo, constituído de intervenções mecânicas e químicas, estruturais e/ou estéticas, com a finalidade de revitalizar um bem cultural, resgatando seus valores históricos e artísticos. Respeitando-se, ao máximo, a integridade e as características históricas, estéticas e formais do bem cultural, deve ser feito por especialistas.

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Portanto, fazendo-se um paralelo com a área da saúde, a “saúde do bem cultural”, pode ser assim definida:

a) Preservação – profilaxia, conscientização.

b) Conservação – medicamento, curativos.

c) Restauração – cirurgia feita por especialistas

9.1- AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS

1. FÍSICOS

Iluminação : a radiação ultravioleta (luz solar e lâmpadas fluorescentes) são prejudiciais ao papel, a celulose oxida. E as reações de mudanças na cor e composição dos materiais continuam mesmo após removida a causa – os danos são cumulativos. Portanto, não existe iluminação ideal; - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.

Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural. A temperatura ideal para reservas técnicas é 12ºC. Entretanto, sabe-se que, geralmente, não existe uma sala apenas para o acervo, portanto, a temperatura ideal para sala de reserva mais sala de consulta deve ficar entre 18-22ºC. As portas e janelas devem permanecer fechadas, evitando mudanças climáticas. As variações térmicas causadas por ar condicionados ligados durante o dia e desligados a noite, são mais prejudiciais ao acervo do que uma temperatura mais alta, porém, constante;

Umidad e - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água. Quando a umidade é menor de 40% o papel torna-se quebradiço. Uma sugestão, respeitando-se as dificuldades com insetos, seria colocar baldes com água próximo ao acervo. Quando a umidade é maior de 60% existe a proliferação de fungos. O índice ideal umidade relativa do ar é de 45-55%. Regiões úmidas: não abrir janelas dias chuvosos; não deixar guarda-chuva molhado junto ao acervo; evitar plantas aquáticas; evitar infiltrações e goteiras; arejar o ambiente com auxílio de ventiladores. Regiões secas: espalhar recipientes com plantas aquáticas; não abrir as janelas em dias mais secos;

2. QUÍMICOS

Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e, portanto uma permanência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.

Poluição Atmosférica - A poluição é composta por partículas de poeira, microorganismos, substâncias químicas. Estes se acumulam nos materiais causando manchas e danos. Procure colocar filtros no ar condicionado. A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.

Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária.

3. BIOLÓGICOS

Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais insetos são:

Anobiídeos (brocas ou carunchos) Thysanura (traça) Blatta orientalis (barata)

Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.

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4. AMBIENTAIS

Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.

Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.

5. HUMANOS

O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos. O homem danifica os materiais através de manuseio incorreto, acondicionamento inadequado. Existem sugestões simples, porém eficazes, para a prevenção desses danos, como programas de conscientização e treinamento, como o uso de cartazes, folders, marcadores de livro, etc.;

9.2 - TÉCNICAS DE CONSERVAÇÃO

Diagnóstico

O diagnóstico deverá ser a primeira etapa de todo o processo de conservação, pois é neste momento, que poderá será feito um levantamento detalhado das condições físicas de cada publicação. É decisivo para a definição de qual documento será tratado primeiro, bem como, qual será selecionado, baseado na relevância da publicação para a instituição e a disponibilização do documento em âmbito nacional.

Monitoramento Ambiental

O controle da temperatura e da umidade relativa do ar é de importância fundamental na preservação dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois níveis inaceitáveis destes fatores contribuem sensivelmente para a desintegração dos materiais. Um bom programa de monitoração inclui um plano escrito para a coleta de informações e a manutenção dos instrumentos. Ele deve identificar os espaços a serem controlados, os procedimentos a serem adotados e as formas de gravar as informações desejadas. As amostras devem ser colhidas das maiores variações possíveis de condições. Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha-se manter a temperatura entre 18 e 22oC e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medição desses índices pode feita através da utilização de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas diariamente.

O sistema de ar condicionado deverá estar ligado ininterruptamente para evitar oscilações bruscas sobre o acervo. A manutenção de condições estáveis é de grande importância. Os níveis de temperatura ou umidade não devem ser modificados à noite, nos fins de semana, ou em outras ocasiões em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativa ultrapassar os padrões adequados, deverão ser usados aparelhos desumidificadores de ar.

Vistoria Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou microorganismo. É também objetivo da vistoria, a avaliação do estado geral dos documentos, para que sejam determinadas as providências a serem tomadas.

Higienização

A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes no acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que é conservação preventiva por excelência. Isto aumenta sensivelmente sua vida útil. A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja freqüência é determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaços de armazenagem.

O método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominada higienização mecânica a seco. Este procedimento consiste na remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros com aspirador de pó, utilizando-se baixa potência, com proteção na sucção. Para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão.

Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poderá, deve ser feita com pó de borracha, que é aplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfícies desejadas. Em seguida, deve-se removê-lo, com um pincel ou trincha, que deverá ser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resíduos, para que seja feita a sucção existente na mesa própria de higienização de livros. Nesta etapa, deverão ser removidos os corpos

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estranhos à obra, tais como: prendedores metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos, etc. Serão identificados também os possíveis ataques de insetos, caso ocorram.

Acondicionamento

O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições contra agentes externos e ambientais ou para a proteção daqueles que foram restaurados a favor da manutenção da integridade física da obra, armazenando-os de forma segura. São embalagens para o acondicionamento de volumes (livros, etc.), em estantes, no sentido vertical. Executadas em papel cartão em torno de 300g/m2, utilizam somente o sistema de dobras e encaixe, sem fazer uso de qualquer tipo de adesivo e são caracterizadas por uma completa vedação. O acondicionamento protege os documentos da luz, da migração de acidez de um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incêndios e inundações. No caso de ser necessário utilizar amarras, não é recomendado o uso de barbantes, mas de cadarços de algodão crus de 1,5cm.

Reparos

Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos), utilizando papel japonês ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores, ou mesmo perdas de partes do texto. Esses recursos não podem ser aplicados em publicações muito danificadas ou deteriorados. Neste caso deverão receber tratamento mais específico, como a restauração. Os fragmentos: são partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes tem importância vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da encadernação original.

Encadernação e reencadernação

É o processo de conservação mais eficiente. Ocorre através da reencadernação dos documentos que foram reparados. Atualmente a encadernação mais utilizada é a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual os cadernos ou folhas soltas são presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada de adesivo sintético ou cola, que além de serem ácidos, com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. No laboratório, entretanto, só poderão ser utilizados produtos alcalinos, e quando não for possível, o material ácido deverá ser isolado com papel alcalino para evitar o contato direto com o interior da obra e assim evitar acidificação das páginas informacionais.

No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernação estiver fragilizada, deverá ser feito o reforço. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernação de época, a obra deverá ser apenas acondicionada. As publicações a serem encadernadas só serão definidas após o diagnóstico.

Armazenamento

Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, também chamado de papel permanente. Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte. O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de cada obrafísicas, do tamanho e peso de cada obra.

Plano de Emergência

O planejamento para os casos de emergência não deverá acontecer de forma isolada. Para funcionar efetivamente, ele terá de ser integrado aos procedimentos operacionais rotineiros da instituição. O plano precisará contemplar todos os tipos de emergência e calamidades que a instituição pode vir a enfrentar. Incluirá ações tanto de curto, quanto de longo prazo para os esforços de resgate e recuperação. O plano deverá ser de fácil execução, de modo que instruções concisas e treinamento são fundamentais para que o êxito seja total.

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DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

Suporte Materiais sobre o qual as informações são registradas. Fita magnética, filme de nitrato, papel.

Forma Estágio de preparação e de transmissão de documentos.

Original, cópia, minuta, rascunho.

FormatoConfiguração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.

Caderno, cartaz, dispositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme.

GêneroConfiguração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.

Documentação audiovisualDocumentação fonográfica

Documentação iconográfica,Documentação textual.

EspécieConfiguração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Boletim, certidão, declaração relatório.

Tipo

Configuração que assume uma espécie documental, de atividade que a gerou.

Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento,

certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de

atividades, relatório de fiscalização.

OBS.: as definições acima relacionadas são as mesmas que se encontra em Dicionário de Terminologia Arquivistica

10 - TERMOS TÉCNICOS

Acervo - Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

Arquivar - Seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.

Arquivo corrente - Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, seja objeto de consultas freqüentes pela unidade organizacional que o produziu ou recebeu, a quem compete a sua administração.

Arquivo intermediário - Conjunto de documentos, de uso pouco freqüente, originário dos arquivos correntes das unidades

organizacionais, que aguarda a destinação final.

Arquivo permanente - Conjunto de documentos que devem ser preservados em caráter definitivo em razão de seu valor. Também chamado de arquivo histórico.

Arquivo público - Conjunto de documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos.

Atividade-fim - Expressão que designa o conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para o desempenho de suas competências específicas.

Atividade-meio - Expressão que designa o conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas competências específicas.

Autos Base física do processo.

Avaliação - Processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

Ciclo vital de documentos Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até

a sua destinação final.

Classificar - Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.

Codificar Atribuição do código numérico correspondente ao assunto de que trata o documento.

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Datas-limite Elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido por um conjunto de documentos.

Desclassificação ______é o ato pelo qual a autoridade competente retira o grau de sigilo (ultra-secreto, secreto, confidencial ou reservado) que foi atribuído a um documento

Devolução Retorno dos documentos emprestados.

Diretório / pasta Subdivisão lógica de uma unidade eletrônica de armazenamento secundário, tais como disco rígido e disco flexível, que visa agrupar arquivos ou outros diretórios de mesmo tipo ou de mesmo assunto para fins de organização.

Documento - Unidade de registro de informação em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa.

Documento de arquivo - Unidade de registro de informação em um suporte material que, produzida e/ou recebida por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informação. Forma um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções.

Documento público Documento de qualquer suporte ou formato, produzido e/ou recebido por um órgão governamental na condução de suas atividades, por instituições de caráter público ou por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos.

Dossiê - Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si.

Empréstimo Retirar documentos de um arquivo, encaminhá-los ao solicitante e realizar o devido controle.

Fundo - É o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituição, entidade ou pessoa.

Gestão de documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Guia Formulário que relaciona os documentos transferidos.

Informação Toda base de conhecimento, fixada materialmente, suscetível de estudo, prova ou confronto.

Ordenar Dispor os documentos de acordo com a codificação.

Suporte Material sobre o qual as informações são registradas.

Teoria das três idades - Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes.

Termo de eliminação Registro dos documentos que foram eliminados.

Transferência Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Unidade de arquivamento -O menor conjunto de documentos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa, também chamado de dossiê.

11 - LEGISLAÇÃO BRASILEIRA (Política de Arquivos no Brasil)

A legislação de arquivos no Brasil foi homologado pela Lei n° 8.159 de janeiro de 1991, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARG), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de arquivos (SINAR), ambos criados pro força de seu artigo 26 e regulamentados pelos decretos n/s 1.173 de 29 de junho de 1994 e 1.461 de 25 de abril de 1995.

No Brasil, a instituição arquivo é definida pelo artigo 2º, capítulo I da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e entidades privadas e da outras providências”, onde subescreve-se:

Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

No que diz respeito aos arquivos públicos, de acordo com o Art. 8º da Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, estes subdividem-se em arquivos correntes, intermediários e permanentes.

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LEI N.º 8.159 - DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

O Presidente da RepúblicaFaço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO IDisposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO IIDos Arquivos Públicos

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivísticas pública, na sua específica esfera de competência.

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Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

O atributo dos arquivos públicos que, derivado de sua relação com a soberania de um Estado, impede que sejam cedidos a terceiros, chama-se: Inalienabilidade;

CAPÍTULO IIIDos Arquivos Privados

Art. 11º Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12º Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13º Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14º O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15o. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IVDa Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas

Art. 17º A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18º Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19º Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20º Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

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Art. 21º Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.

CAPITULO VDo Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos

Art. 22º É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23º Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24º Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Disposições Finais

Art. 25º Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26º Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ -, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR -.

§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28º. Revogam-se as disposições em contrário.

Fernando Collor - Presidente da República. Jarbas Passarinho

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12 - EXERCÍCIOS

Acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir. Prova Técnico Adm– STJ - CESPE - 2008

1. ( ) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.

2. ( ) A disposição abaixo está correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra.

Morro AlegreMorro BrancoMorro MaiorMorro SantoMonteiroMontenegro3. ( ) Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas,

diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.4. ( ) Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no

órgão/instituição.5. ( ) A organização e a classificação dos documentos de uma organização devem ser feitas por tipo

documental.6. ( ) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de

esta última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição.7. ( ) Quando entra no órgão/instituição, o documento deve ser registrado, o que significa identificá-lo em um

formulário próprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espécie, o destino, o número e a data do documento, entre outros elementos.

8. ( ) Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente.9. ( ) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de

caráter ostensivo da de caráter sigiloso.10.( ) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido

como Duplex. 11.( ) Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos

reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

12.( ) As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo.

13.( ) Gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade, desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e à eficiência administrativa, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.

14.( ) Tabela de Temporalidade é um instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária, em função de seus valores legais, fiscais, administrativos e determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação.

Julgue os itens de 15 a 20, relativos a regras de arquivamento. Prova Assistente Adm – FUB/ CESPE – 2008

15. ( ) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.

16. ( ) O arquivamento aleatório é indicado para organizar documentos protocolados em uma mesma data.17. ( ) O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem cronológica, vedado o seqüenciamento

adicional pela ordem alfabética.

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18. ( ) A codificação de um arquivo refere-se à colocação de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classificação e o método de arquivamento adotados.

19. ( ) Protocolo é a denominação do processo pelo qual um arquivo corrente é encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva.

20. ( ) Uma das vantagens da microfilmagem é a reprodução fiel do conteúdo do documento original.Considere que os documentos referentes aos recursos humanos de uma empresa devam ser arquivados em pastas, organizadas por assunto, utilizando-se o método alfabético. A respeito dessa forma de arquivamento, julgue os itens que se seguem. Prova Assistente Adm – FUB/ CESPE - 2008

21. ( ) Os arquivos com documentos relativos a férias devem-se localizar após os arquivos com documentos relativos a diárias e antes daqueles que tratam de transferências.

22. ( ) Os documentos constantes em cada uma das pastas arquivadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma seqüência numérica.

23. ( ) A opção pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato de que o material armazenado é enquadrado como arquivo descartável.

A Lei n.º 8.159/1991 definiu arquivo como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. Em relação a esse conceito, julgue os itens seguintes. PROVA PAPILOSCOPISTA – PC/TO- 2008

24. ( ) Os documentos podem servir como objeto de prova de transações realizadas. 25. ( ) Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição. 26. ( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base

para o conhecimento da história. 27. ( ) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semi-permanentes e permanentes.

Acerca de arquivo, julgue os seguintes itens. PROVA PAPILOSCOPISTA – PC/TO- 2008

28. ( ) Cartográficos, iconográficos e gráficos são gêneros documentais. 29. ( ) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. 30. ( ) As correspondências particulares recebidas por um órgão público devem ser registradas no protocolo e enviadas

aos seus destinatários. 31. ( ) Os prazos de prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos

importantes para o trabalho de avaliação de documentos. 32. ( ) O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a

ser considerado.

Acerca da teoria das três idades, julgue os itens subseqüentes. Prova Arquivista- Pref. Rio Branco/Ac – Cespe – 2007.

33. ( ) A grande freqüência e possibilidade de uso do documento é característica da fase intermediária.34. ( ) Os documentos, encerrada a fase corrente, devem ser recolhidos ao arquivo permanente.35. ( ) Encerrada a fase intermediária, o universo de documentos dessa fase deve ser microfilmado antes de ser eliminado.36. ( ) O valor primário pode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e intermediária.37. ( ) A fase intermediária é justificada pela necessidade de se armazenar os documentos acumulados pela atividade-fim

da organização.38. ( ) O arquivo corrente deve ficar próximo aos usuários diretos.

Pode-se afirmar que o protocolo é a principal porta de entrada e saída de documentos; isso o transforma em um setor/atividade importante do programa de gestão documental. Acerca do protocolo, julgue os itens que se seguem.

39. ( ) O protocolo é uma das atividades do arquivo corrente.40. ( ) O registro, entendido como a reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e

fornecer dados de suas características fundamentais, é uma das principais atribuições do protocolo.41. ( ) A distribuição, atividade típica do protocolo, é o curso do documento desde sua produção ou recepção até o

cumprimento de sua função administrativa.42. ( ) As correspondências (cartas, memorandos, ofícios) e os processos devem ser registrados no protocolo antes de

serem distribuídos aos destinatários.43.( ) O número do documento, a sua origem e a data são elementos importantes para o registro no sistema de protocolo.

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Os norte-americanos estimam que 300 milhões de documentos estão em uso em seu território, que toda vez que um documento é acessado isso custa cerca de US$ 0,25, que as transmissões de fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano e que um funcionário de escritório gasta 40% de seu tempo gerenciando documentos. No Brasil, um autor estimou em cinco mil quilômetros a massa documental acumulada somente pela administração pública federal. Observa-se que é impossível guardar tudo. Acerca da avaliação de documentos, julgue os próximos itens.44. ( ) Os documentos que não possuem valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem ser eliminados.45. ( ) A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada, de acordo

com a legislação em vigor, mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

46. ( ) A preservação de documentos sobre fatos de importância para a existência do órgão, seu modo de ação, sua política, seus métodos e seu conjunto de atividades indica que eles têm valor probatório.

47. ( ) São objetivos da avaliação de documentos: agilidade na recuperação dos documentos e das informações, preservação dos documentos considerados permanentes, eficiência administrativa, racionalização da produção e do fluxo de documentos.

48. ( ) O instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos é o quadro de arranjo.

49. ( ) A destinação final é encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à mudança de suporte.

Acerca das tipologias documentais e suportes físicos, julgue os itens subseqüentes.50. ( ) Iconográfico, textual, sonoro, informático e micrográfico são tipos documentais.51. ( ) A espécie torna-se tipo quando agrega a atividade/função/razão funcional que lhe gera.52. ( ) O emprego da tipologia documental mostra-se vantajoso em vários segmentos do processamento documental, tais

como na avaliação, na classificação/arranjo, no serviço aos usuários e na descrição.53. ( ) Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e armazenados da mesma forma, independentemente do

suporte físico.

Acerca da legislação arquivística brasileira, julgue os próximos itens.54. ( ) São considerados documentos públicos aqueles produzidos e recebidos por instituições de caráter público, e por

entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.55. ( ) Os arquivos municipais são aqueles conjuntos documentais produzidos e recebidos pelos órgãos públicos

municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.56. ( ) A administração da documentação pública ou de caráter público no âmbito municipal é de competência da

instituição arquivística estadual.57. ( ) Os critérios de organização dos arquivos municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, são

definidos por legislação estadual.58. ( ) O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela Lei n.º 8.159/1991, tem por finalidade definir a política nacional

de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

59. ( ) Por falha da legislação arquivística brasileira, não há previsão de responsabilidade penal, civil ou administrativa para aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social.

A microfilmagem e a digitalização são técnicas relacionadas diretamente aos documentos de arquivo. Elas têm sido utilizadas como instrumentos para substituição de suportes e para a potencialização do acesso aos documentos. Acerca desse tema, julgue os seguintes itens.60. ( ) A microfilmagem é autorizada para os documentos oficiais ou públicos, produzidos e recebidos pelos órgãos dos

Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da administração indireta da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios.

61. ( ) Uma das vantagens da microfilmagem é a economia de espaço.62. ( ) Na microfilmagem, confere ao microfilme o mesmo valor legal do documento original63. ( ) Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, mesmo aqueles considerados de valor permanente.64. ( ) Uma das desvantagens da digitalização é o de não haver até o presente momento, uma lei a regulamente.65. ( ) A preocupação maior hoje, com a introdução das novas tecnologias, é a necessidade de preservação da informação

e não do suporte.66. ( ) As questões jurídicas sobre a aceitabilidade judicial de documentos eletrônicos podem ser dividas em duas linhas

de discussão: documentos digitalizados; documentos em meio eletrônico.

Quanto à preservação e à conservação de documentos de arquivo, julgue os itens em seguida.67. ( ) Temperatura, umidade relativa, radiação da luz e qualidade do ar são fatores de deterioração de documentos de

arquivo.

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68. ( ) A conservação difere da restauração por ser um conjunto de ações que visa desacelerar o processo de degradação de documentos, já a restauração busca a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso.

69. ( ) Deve-se evitar a limpeza do piso, das estantes e dos móveis do arquivo para preservar os documentos.70. ( ) A higienização é um dos procedimentos mais significativos do processo de conservação de documentos e deve ser

feita em períodos regulares.

71. O arquivamento de documentos é importante atividade que contribui para a correta gestão documental.Neste contexto, analise as afirmativas abaixo, relacionadas ao Poder Público, e assinale a alternativa correta:

I. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

II. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

III. A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica na eliminação de sua documentação, de acordo com os critérios legais.

IV. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

a) Todas as afirmativas estão corretas.b) Somente as afirmativas II, III, e IV estão corretas.c) Somente as afirmativas I, III e IV estão corretas.d) Somente as afirmativas I, II, e IV estão corretas.

72. Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que servem, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.Considerando os tipos de arquivos, julgue os itens abaixo e, em seguida, assinale a opção correta.

I. O arquivo corrente é constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente. Tais documentos são conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

II. O arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam e os produziram para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.

III. O arquivo permanente é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

A quantidade de itens certos é igual aa) 0.b) 1.c) 2.d) 3.

73. Numere a coluna da direita, relacionando as classificações de arquivo com os critérios apresentados na coluna da esquerda.1. Extensão. ( ) Públicos ou privados.2. Freqüência de uso. ( ) Administrativos, jurídicos ou sociais.3. Instituição criadora. ( ) Centrais ou setoriais.4. Finalidade. ( ) Correntes, intermediários ou permanentes.

Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta da coluna da direita, de cima para baixo.a) 2 – 4 – 1 – 3.b) 3 – 4 – 1 – 2.c) 4 – 2 – 3 – 1.d) 3 – 4 – 2 – 1.e) 4 – 3 – 2 – 1.

74. Assinale a alternativa que apresenta o fundamento no qual se baseia a teoria relacionada ao ciclo de vida dos documentos.

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a) Antiguidade dos documentos.b) Freqüência de uso e valor dos documentos.c) Distância de guarda dos documentos em relação aos usuários.d) Suporte físico dos documentos.e) Valor econômico dos documentos.

75. O arquivista deve disponibilizar as informações a quem delas necessita. Entretanto, há restrições ao uso dos documentos em função, por exemplo, da proteção dos interesses da coletividade ou da honra, da intimidade ou da privacidade de pessoas, ou, ainda, por razões de segurança interna ou internacional.Sobre esse tema, numere a coluna da direita de acordo com sua correspondência com a coluna da esquerda.

Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta da coluna da direita, de cima para baixo.a) 1 – 3 – 2 – 5 – 4.b) 3 – 1 – 5 – 2 – 4.c) 1 – 2 – 4 – 5 – 3.d) 3 – 1 – 4 – 5 – 2.e) 2 – 3 – 1 – 5 – 4.

76. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a opção em que todas as propostas estão adequadas a esse tipo de arquivamento.a) Barbosa, Antonio Augusto

Cardoso, Pedro Henrique de AraújoFerreira, João BatistaFerreira, José de ArimatéiaNeto, Afonso de Almeida Costa

b) Bernardes, Professor Carlos AugustoCampos, Professor Diogo de LimaRangel, Coordenador Felipe BernardesRangel, Professor Eduardo de AlmeidaReis, Reitor Luiz Augusto da Silva

c) Branco, Carlos Alberto CasteloCarneiro, Patrícia de SouzaOliveira, Fernando AfonsoPereira, Maria AdelaideQueiroz, João Carlos de Souza

d) Brochado, Marcos AndréGonçalves, Ricardo André de AssisRamalho, J. PedroRamalho, João BatistaSilva, Pedro Antonio da

77. Os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Quanto ao gênero, relacione a primeira coluna à segunda e, em seguida, assinale a opção correta.I. Escritos ou

textuais( ) documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rígido, disco óptico).

II. filmográficos ( ) documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, jaqueta, cartão-jaqueta).

III. sonoros ( ) documentos manuscritos, datilografados ou impressos. IV. micrográficos ( ) documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos e

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fitas audiomagnéticas).V. informáticos ( ) documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens.

A seqüência correta é:a) V, IV, I, III, II.b) I, II, III, IV, V.

c) IV, V, I, II, III.d) III, II, V, I, IV

78. Dados os objetivos da gestão de documentos: Prova Agente Adm - Pref Vicosa/MG - 2007I. Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos

documentos.II. Formalizar a eliminação de documentos que não tenham cumprido seu prazo de arquivamento.

III. Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos.IV. Assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos.V. Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter provisório, não-reconhecidos por seu valor para

pesquisa histórica ou científica. verifica-se que

a) II e III estão corretos.b) I, II, III e IV estão corretos.c) apenas o III está correto.

d) I, III e IV estão corretos.e) I e V estão corretos.

79. A configuração que assume a espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou, é conhecida como:a) Criptografia. b) Metodologia. c) Fidedignidade. d) Autenticidade. e) Tipologia.

80. Os títulos honoríficos não devem ser considerados para efeito de arquivamento e devem vir:a) Antes do nome, sem parênteses.b) Depois do nome, entre parênteses.c) Antes do nome, entre parênteses.d) No meio do nome, entre parênteses.e) Depois do nome, sem parênteses.

81. Os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. Essa é uma classificação dos documentos quanto:a) à natureza do assunto.b) ao gênero.c) à extensão de sua atuação.d) as entidades mantenedoras.e) aos estágios de sua evolução.

82. Os documentos podem ser textuais, cartográficos, iconográficos, sonoros, micrográficos, essa é uma classificação dos documentos quanto:a) à natureza do assuntob) ao gêneroc) à extensão de sua atuaçãod) as entidades mantenedorase) os estágios de sua evolução

83. Usando o método alfabético e as regras de alfabetação, coloque em ordem os seguintes nomes:1. Marcelo Fernandes2. Marcio Alves3. Marcelo Álvaro4. Marcio Alvarenga5. Marcio Antonioa) 4,3,2,5,1b) 3,5,4,2,1c) 3,1,4,2,5d) 2,3,4,5,1e) 4,2,3,1,5

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84. A Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, estabelece que os documentos imprescritíveis e inalienáveis são os:a) Sigilosos. b) permanentesc) Científicos. d) Indenizáveis.e) Ostensivos.

85. Em uma instituição de ensino superior, o fluxo documental é contínuo, exigindo atenção constante por parte dos profissionais que se ocupam dos documentos. Muitos documentos não devem ser disponibilizados ao público por sua natureza restritiva, já outros não possuem qualquer restrição de acesso e são classificados como:a) Ostensivos.b) Correntes.c) Funcionais.d) Formais.e) Convencionais.

Exercícios / GABARITO

01 E 02 E 03 E 04 C 05 E

06 C 07 C 08 E 09 C 10 E

11 C 12 E 13 C 14 C 15 E

16 E 17 E 18 C 19 E 20 C

21 C 22 E 23 E 24 C 25 C

26 C 27 E 28 C 29 E 30 E

31 C 32 C 33 E 34 E 35 E

36 C 37 E 38 C 39 C 40 C

41 E 42 C 43 C 44 E 45 C

46 C 47 C 48 E 49 E 50 E

51 C 52 C 53 E 54 C 55 C

56 E 57 E 58 C 59 E 60 C

61 C 62 C 63 E 64 C 65 C

66 C 67 C 68 C 69 E 70 C

71 D 72 D 73 B 74 B 75 B

76 D 77 A 78 D 79 E 80 B

81 A 82 B 83 A 84 B 85 A

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