Por DJORGENES TIBURCIO DE JESUS
NDICE
1. Requisio de Combustveis
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3 - Emisso
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3 2. Pastas A Z
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4 3. Memorandos
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4 4. Remessa de Malotes
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4 - Acomodao dos documentos
............................................................ 4 -
Guia de Remessa de Malote
................................................................ 5
- Recibo da GRM de entrada
..................................................................
6 - Entrega aos Correios
............................................................................
6 5. Recebimento de Malotes
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1. Requisio de CombustveisO consumo de combustveis e de leos
lubrificantes pela C R Purus est vinculado emisso de Requisio de
Combustvel. Trata-se do documento que a C R Purus deve apresentar
ao fornecedor, para que este o faa de acordo com o que nele se
requer.
Emisso: O diretrio Meus Documentos contm um arquivo do Microsoft
.... denominado Requisio de Combustveis. Em uma barra na parte
superior do programa aparecer a opo de habilitar a edio do .... Ao
abrir, estar disponvel em uma barra na lateral esquerda do programa
a pasta REQUISIO DE COMBUSTVEIS. Abre-se esta e cliquese no cone
novo na barra de ... do programa. Da Requisio de Combustvel
constam: Data de emisso; Nmero da requisio; Fornecedor (POSTO
ATEM); Finalidade; Quantidade; Produto; Preo unitrio; Preo total;
Texto explicativo da finalidade; Solicitante (assinatura);
Autorizado por... (assinatura).
Ateno: No alterar qualquer dado de requisio j emitida, e sempre
observar se o nmero da requisio coincide com o nmero de pginas
indicado no canto inferior esquerdo. Para imprimir, clique sobre o
Braso da Repblica no canto superior esquerdo da requisio.
Imprime-se, automaticamente, duas vias. No canto superior direito
de cada via est informada a guarda da mesma. A via do FORNECEDOR
deve ser apresentada ao fornecedor no ato. A via FUNAI deve ser
arquivada na pasta A Z REQUISIO DE COMBUSTVEIS.
2. Pastas A ZPasta A Z um acessrio de arquivo fsico vertical na
forma de fichrio. Tem por finalidade arquivar, em ordem cronolgica,
todo documento oficial corrente desta fundao de modo a oferecer
segurana, preciso, flexibilidade e fcil acesso. No mbito da C R
Purus, h varias pastas deste modelo nomeadas conforme o tipo de
documento ali arquivado. O encarregado deve atentar para os
princpios da eficincia, responsabilidade, economia e uniformidade
neste sistema de arquivamento.
3. MemorandosMemorando um meio de comunicao eminentemente
interno, utilizado entre unidades administrativas de um mesmo rgo,
independentemente de nvel hierrquico. Podese dizer que o meio de
comunicao mais utilizado pela C R Purus. O redator deve atentar
para as formalidades devidas (observar modelos).
4. Remessa de MaloteA Coordenao Regional do Purus faz seu
tramite de documentos fsicos com a sede em Braslia/DF pelo Servio
de Malote dos Correios. A fim de dar mais agilidade ao recebimento
e envio de documentos, foram contratados dois malotes exclusivos
para essa comunicao. Enquanto um estiver no Setor de Protocolo e
Documentos da sede em Braslia, para descentralizao, ou em trnsito,
o outro estar no mbito desta coordenao sendo preparado para a
remessa, ou vice-versa. So eles: Malote de n 313 Malote de n
314
Obs.: Existe uma pasta fsica destinada, exclusivamente, guarda
dos documentos que sero enviados para Braslia durante o perodo em
que nenhum dos malotes estiver no mbito desta coordenao. Tal pasta
denomina-se ENVIAR VIA MALOTE.
Acomodao dos documentos: Alguns grupos de documentos so
destinados a setores diversos da sede em Braslia. Por exemplo:
Memorandos do GABINETE (GAB) destinados Diretoria de Administrao
e Gesto (DAGES); Memorandos do GABINETE (GAB) destinados
Coordenao-Geral de Promoo ao Etnodesenvolvimento (CGETNO);
Memorandos do NAGES destinados Coordenao de Administrao de Pessoal
(COAP).
Cada grupo possui como destino a mesma repartio/departamento e
devem ser acomodados dentro de um nico envelope pardo de papel,
afixando no anverso o destinatrio do mesmo e no verso (lado no qual
se fecha o envelope) o remetente. Tomando o exemplo acima, cada
item citado deveria estar em um mesmo envelope. Obs.: Os dados do
remetente e possveis destinatrios esto em um arquivo Microsoft Word
no diretrio Meus Documentos. Bastando apenas imprimir e afixar
devidamente. Estando todos os envelopes devidamente preparados,
deve-se acomod-los de forma segura dentro de malote, anexar a GRM
correspondente e o recibo da GRM de entrada e posicionar o rtulo de
endereo com a face do destino vista e lacrar.
Ateno: cada malote tem um rtulo contendo os dados do mesmo,
assim como o destino em uma face e a origem na outra face. Deve-se
posicion-lo com o lado do destino (Sede Braslia/DF) vista, antes de
lacrar.
Guia de Remessa de Malote (GRM): Guia de Remessa de Malote o
documento com o qual se pretende controlar e registrar toda
informao pertinente ao envio de documentos fsicos via malote. Da
GRM constam: 1. 2. 3. 4. 5. O nmero da guia; Data de remessa; O
nmero do selo (lacre); O nmero do malote;
6. 7. 8. 9.
Transportador (SERPRO); Contedo; Nome do responsvel; Recibo.
Segue abaixo, modelo de uma GRM: ..............................
No campo Contedo deve-se discriminar, em ordem numrica, todos os
documentos que esto sendo enviados, um por um, assim como o Recibo
da GRM de entrada do ltimo malote recebido (tal recibo guardado no
interior do malote). No necessrio que o responsvel pela emisso da
GRM a assine. Imprime-se duas vias: uma acompanha os envelopes
dentro malote e a outra leva-se agncia dos correios quando da
entrega e colhe-se a assinatura do funcionrio recebedor. Esta ltima
entregue servidora Sra. Wanda Ferreira para arquivar.
Recibo da GRM de entrada: Assim como os malotes remetidos pela C
R Purus, aqueles que do entrada nesta, tambm contm em seu interior
a GRM, emitida pela sede em Braslia, contendo os devidos dados,
assim como toda a relao do contedo. Consequentemente, h nesta GRM
um recibo que dever ser datado e assinado pelo responsvel pela
abertura do malote. Este recibo, como dito anteriormente, deve ir
acompanhando a GRM de remessa no malote seguinte. Obs.: Deve vir
acompanhando a GRM de entrada, o recibo do ltimo malote
enviado.
Entrega aos Correios: Aps ser lacrado, o malote deve ser levado
agncia dos correios juntamente com uma via da GRM, na qual ser
solicitada a rubrica do funcionrio dos correios recebedor.
5. Recebimento de MalotesOs malotes que do entrada na C R Purus,
somente devem ser abertos pelo servidor encarregado. Este,
primeiramente, confere o rtulo de destino e se o malote est
devidamente lacrado. Em caso afirmativo, realizar o seguinte
procedimento: romper o lacre, proceder a abertura, conferir os
dados da GRM com os dados do malote, conferir os
documentos constantes da GRM com os mencionados nos envelopes,
datar e assinar o recibo e encaminhar todo o contedo ao Coordenador
Regional para providncias. Em caso de dados divergentes entre os
constantes da GRM e os mencionados nos envelopes, comunicar-se,
imediatamente, chefia imediata e no assinar o recibo sem autorizao.
Em caso de avaria, comunicar-se, imediatamente, chefia imediata e
no realizar mais nenhum procedimento.
Lbrea, 31 de janeiro de 2011.
