Administración Archivos Digitales
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Administración y Preservación de Archivos Digitales
Administración del archivo digital de un sistema de gestión de la calidad:
Caso Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas UACh.
Terrazas, F.
Chihuahua, Chih. Marzo 2013
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"Los documentos reciben poca consideración en la mayoría de las funciones en un alto porcentaje
de las organizaciones"
Brumm, E. (2000)
“A diferencia de los estables entornos en papel, los actuales entornos digitales en los que se
generan información y documentos son invisibles, invasivos, inestables, dinámicos, interactivos,
distribuidos, reutilizables y multipropósito.”
Delgado, A. (2012)
Al registrar sucesos y realizar trámites se inicia un expediente, es el punto donde nace un archivo.
Esta información sustenta y legitima las acciones que se realizaron y que se plasman en un
documento de archivo, que se debe conservar y custodiar debidamente organizado.
También pueden definirse como el conjunto de documentos generados a raíz de la realización de
trámites, o parte del conjunto de un proceso administrativo, sin importar el tipo de soporte, éste
forma parte de una cadena y no existe un sustituto para él.
La conservación y preservación de archivos muchos años fue un punto subvaluado en la
administración documental, aunque aún existe una destrucción desmesurada de archivos.
En el Plan de Desarrollo Universitario al 2021, dentro del Eje rector 12 denominado: Fortalecimiento a la gestión
Se plantea como estrategia:
l) Una administración institucional responsable, transparente, eficiente y honesta al servicio de la academia.
Por lo tanto, para poder lograr la transparencia deseada es necesario establecer lineamientos que le permitan a los cinco sistemas de Gestión de la Calidad que existen en la Universidad, conservar y preservar la documentación generada.
Por el momento únicamente se desarrollará lo que compete al Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas (SUBA), que consta de una Coordinación General, la Biblioteca Central, las Bibliotecas de las DES de Ingenierías y de Salud, además de las Bibliotecas de las diferentes unidades académicas.
En agosto del 2011 se obtuvo la certificación de procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC), del SUBA.
A partir de ese momento se inició con la producción de documentos que sirvieron para definir los
lineamientos, indicadores, estructuras, procedimientos, formatos, etc. A la fecha el SGC del SUBA
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cuenta con 135 documentos base, en formato digital, que se utilizan en las Unidades
Administrativas de la Coordinación General y en las quince bibliotecas que conforman el SUBA.
La documentación se puso a disposición de los usuarios del SGC a través de una plataforma
desarrollada en la Coordinación General de Tecnologías de la Información, de la misma
universidad.
Dentro de este sistema se publica toda la documentación y se administran las versiones
actualizadas de los documentos de los cinco Sistemas de Gestión de la Calidad de la Universidad,
de forma independiente, además se van publicando documentos con los resultados de actividades
propias del SGC, tales como concentrados generales de indicadores por procesos, resultados de
auditorías internas y externas, reportes de acción de las actividades que se realizan causadas por
acciones correctivas o preventivas, mejoras y ajustes del sistema.
Sin embargo, ninguno de los controladores de los SGC cuentan con formación archivística, por lo
tanto, la valoración de los documentos y su ciclo de vida se asignó arbitrariamente y no se han
definido políticas fundamentadas sobre la disposición que se hará de los documentos una vez que
han cumplido su ciclo de vida.
Por lo tanto se ha convertido en una necesidad, establecer los lineamientos de preservación,
conservación y disposición de los documentos, además de que éstos sean incluidos en los
procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros que exige la norma ISO
9001:2008, con el fin de garantizar la preservación y conservación a largo plazo de la
documentación que tiene actualmente el sistema.
Valor de los documentos
Éste depende de la función temporal que cumple y podemos delimitarlo en algunas categorías
como las que plantearemos a continuación.
Administrativo
Fiscal, cuando menos con una duración de cinco años y posteriormente 2 años en el archivo de
concentración.
Legal: normas, leyes.
Testimonial o histórico.
Una vez que han cumplido con su vigencia administrativa, judicial o fiscal deben ser valorados
desde el punto de vista histórico y testimonial.
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Tomaremos el Administrativo, el Legal y el Contable/ Fiscal, tal como lo establece el Archivo
General de la Nación.
Ciclo vital de los documentos
Proceso desde que inicia el trámite hasta que se incorpora en un archivo histórico.
1. Archivo de trámite o de gestión. Expedientes vivos, vigentes o activos.
Funciones de archivo para éstos son: recepción, clasificación, distribución, resguardo y control.
La creación de los expedientes se refiere a las funciones de la institución. La institución debería
establecer las políticas para desarrollar los expedientes. Instrumentos de consulta.
Todo el proceso debe estar normado, a través de un comité y un acta.
El responsable legal es el representante de la dependencia y/o institución. El Jefe de
Departamento deberá de revisar el archivo al iniciar el año y tendrá la decisión de levantar un
inventario. Definirá qué información es reservada y cual pública.
El responsable de los documentos es el Jefe de la Oficina en la que se generan, en este caso
Control de Documentos del SGC.
2. Archivo de transferencia o de concentración
Aquí deberán estar los documentos cuya consulta ya no es frecuente debido a su valor
administrativo, fiscal o legal. El archivo de concentración debe tener al menos las tres últimas
administraciones (cada administración tiene una duración de seis años), para que se puedan dar
continuidad a los proyectos.
Funciones: recepción, revisión, clasificación, ordenación, cuidado, consulta y depuración de
documentos
La fase de transferencia secundaria es cuando se depositan en el Archivo histórico.
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA
En nuestro país, la Ley federal de archivos (LFA) es muy reciente y representa un logro dentro de
la conservación de la memoria de nuestro país. Además de ser la ley especializada en el área que
nos compete para el desarrollo de este tema.
La LFA, tiene como objetivo
Fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social,
técnica, científica o cultural.
En su artículo 4 establece que:
I. Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y
controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de
los documentos de archivo.
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VIII. Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de
organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las
unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de
valoración y destino final de la documentación.
Coordinar con el área de tecnologías de la información, la formalización informática de las
actividades para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así
como la automatización de los archivos.
Además desglosa muchos conceptos básicos para los archivos, entre ellos, los siguientes
establecen los términos de valoración de los documentos:
X. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores
documentales, los plazos de conservación , la vigencia documental, la clasificación de reserva o
confidencialidad y el destino final.
XXXII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite,
de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y,
en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;
XXXIX. Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y
XL. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas
vigentes y aplicables.
Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios:
I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica
para la adecuada preservación de los archivos;
II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos
obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos
semejantes;
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III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar
con exactitud la información contenida; y
IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.
También, en el artículo 29, párrafo V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se menciona lo siguiente:
V. Establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda.
Norma ISO 9000:2005
“La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería se una
actividad que aporte valor”
Debido a los lineamientos de la certificación ISO y después de haber revisado la legislación que
aplica, es necesario tener en cuenta los siguientes lineamientos sobre
2.7 DOCUMENTACIÓN
2.7.1 Valor de la documentación.
a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.
b) proveer la formación apropiada.
c) la repetitibilidad y la trazabilidad.
d) proporcionar evidencia objetiva
e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del SGC.
2.7.2 Tipos de documentos utilizados en los SGC.
a) documentos que proporcionan información coherente interna y externamente, acerca del
SGC, denominados manuales de la calidad .
b) documentos que describen cómo se aplica el SGC a un producto, proyecto o contrato
específico, denominados planes de la calidad .
c) documentos que establecen requisitos , denominados especificaciones .
d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias, denominados directrices .
e) documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos
de manera coherente, pueden incluir, procedimientos, instrucciones de trabajo, planos
3.7 Términos relativos a la documentación
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3.6.1 Información: datos que poseen significado
3.7.2 documento: medio de soporte de la información
3.7.6 registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a utilizar.
Esto depende de factores tales como:
Tipo y el tamaño de la organización
Complejidad e interacción de los procesos
Complejidad de los productos
Los requisitos de los clientes
Los requisitos reglamentarios que sean aplicables
La competencia demostrada por el personal
El grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos en el SGC.
Norma ISO 9001:2008
4.2 Requisitos de la documentación
4.2.1 Generalidades.
a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad.
b) manual de la calidad
c) procedimientos documentados y registros requeridos por la norma mexicana.
d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para
asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de procesos.
4.2.2 Manual de la calidad
4.2.3. Control de los documentos
Los documentos requeridos por el SGC deben controlarse.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
b) Revisar y actualizar los documentos.
c) Identificar cambios y estado de la versión
d) Ofrecer acceso a los documentos.
e) Aseguramiento de legibilidad e identificación.
f) Asegurar control de documentos externos.
g) Prevenir uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos
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4.2.4 Control de Registros.
Establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros.
Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
Como puede verse, las normas ISO que hemos revisado son más breves y amplias que la
legislación.
PROCEDIMIENTOS DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SUBA
En esta revisión, únicamente se detallarán las partes de los procedimientos desde la generación
hasta la disposición de documentos, sin embargo se han suprimido los propósitos, diagramas de
flujo, glosarios y algunas tablas con el fin de enfocarse en lo más importante.
CONTROL DE DOCUMENTOS
I. ETAPA DE GENERACIÓN DE DOCUMENTOS
4.1 Generador.- Genera documento y solicita su apr obación.
Cualquier empleado que participa en SGC puede elaborar un documento o formato; con la
colaboración de quien juzgue conveniente. Primeramente solicita al Controlador de
Documentos, quién es el titular de la Unidad de Servicios Bibliotecarios, el FOR 4.2.3 USB
02 Solicitud de alta, baja o modificación a documentos. Una vez terminado el documento lo
entera al Coordinador General del SUBA. Por último entrega al Controlador de documentos
una impresión del documento autorizado acompañado de un archivo digital.
En el caso de formatos determina y notifica al Controlador de Documentos el tiempo de
retención, la justificación del período de retención, la disposición final del documento y quién
es el responsable de conservar el documento, para que éste a su vez lo indique en la Lista
Maestra publicada en el UniQ. (véase anexo 1)
Nota 1.- Control de documentos externos.
El Responsable del Proceso notifica al Controlador de Documentos cuáles son los
documentos externos que emplea para que los incluya en la Lista Maestra publicada
en el UniQ, y le imprima la leyenda “Documento Externo”.
La documentación se debe ajustar a los siguientes l ineamientos:
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Los Manuales, Procedimientos, Documentos, Formatos e Instrucciones contienen los siguientes
campos que ayudan a su identificación y uso:
a. Encabezado
• Logo UACH
•
• Título del documento
• Código
• Página (Pág.)
• Aprobó
• Revisión (Rev.)
Los Formatos:
a. Encabezado:
• Logotipo (igual que en documentos)
• Título del formato
b. Pie de página:
• Código
• Página
• Revisión (Rev.)
Nota 2. Nomenclatura de código para identificación particular del documento.- La forma para
generar un código de cualquier documento, incluyendo la lista de las abreviaturas requeridas
por áreas, se muestran en el Anexo “I”.
Nota 3. Uso de formas obsoletas
Nota 4: Aprobación de documentos y sus modificacion es
4.2 Controlador de Documentos.- Verifica estructur a del documento y si procede lo libera.
Recibe el documento aprobado y verifica que su estructura cumpla con los requisitos
correspondientes a la naturaleza del documento que se le presenta. Si hay algún
incumplimiento retroalimenta al Generador para que lo atienda. De no haber irregularidades
procede a liberar el documento para lo cual:
a. Coloca imagen de ante firma en el documento.
Código: Pág. de
Aprobó: Rev.:
FOR 4.2.3
CD 01
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1
Rev:
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b. Cambia el formato original del archivo digital a formato PDF y lo publica en el UniQ. (Los
formatos se suben en su formato original para que puedan ser usados por el personal).
c. Lo da de alta en la Lista Maestra publicada en el UniQ.
d. Notifica a los usuarios a través del Tablero de Avisos del UniQ y por correo electrónico
las altas, bajas o modificaciones de los documentos.
Nota 5. Estandarización del documento.- El Controlador de Documentos, en la recepción de la
documentación, sólo verifica que ésta se apegue a los lineamientos de estructura. Es
responsabilidad del Generador el contenido y su redacción.
Nota 6. Tiempo para liberación.- El Controlador de Documentos debe liberar el documento en un
plazo no mayor de 5 días hábiles a partir de la recepción de la autorización.
Nota 7. Control de ante firmas.- El Controlador de Documentos recaba la ante firma misma que
se usa como evidencia de aprobación en los documentos del SGC. El archivo que contiene
las ante firmas es de uso limitado al Controlador de Documentos.
Nota 8. Copias de documento:
A Copia controlada.
B Copia no controlada.
4.3 Generador.- Entera a los involucrados.
El Generador del Documento entera al personal involucrado en la aplicación de documentos de
nueva creación, baja ó modificaciones a los existentes.
Nota 9. Disponibilidad y legibilidad .- Los Responsables del Proceso mantienen disponibles,
fácilmente identificables y preservados los documentos impresos del SGC, en sus puntos
de uso, para que todos los usuarios los consulten. Para asegurar la legibilidad de los
documentos originales o copia controlada no se deben rayar, grapar, subrayar o marcar.
La documentación del sistema esta disponible en forma digital en el Uniq
http://uniq.uach.mx. También puede estar en otros medios impresos.
Nota 10. Baja ó reposición.
Nota 11. Solicitud de copias de documentos.- Cuando el empleado necesita Copias Controladas
o No Controladas las solicita verbalmente al Controlador de Documentos, quien, según sea
el caso, las registra en la Lista de Distribución FOR 4.2.3 USB 01 para su control. (véase
anexo 3) Esto con el fin de asegurar la disponibilidad de la documentación en el lugar en
que se utiliza.
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Nota 12. Confidencialidad.- No se permite imprimir ni guardar en forma electrónica ningún
documento del SGC publicado en UniQ. Tampoco es permitido sacar copias fotostáticas o
substraer documentos, por ejemplo. Manuales, Instructivos, Procedimientos, etc.
Nota 13. Generación de registros electrónicos.- Solo es permitida la impresión de formatos para
elaborar registros.
II ETAPA DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
4.4 Generador.- Comenta y documenta modificaciones. Solicita aprobación
a. Llena FOR 4.2.3 USB 02 SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN A
DOCUMENTOS y envía indicando que su jefe o el
Representante de la Dirección es el responsable de su aprobación.
b. En el caso de solicitud de Alta de formato, éste deberá incluir un instructivo de llenado
Nota 14: El Jefe inmediato de quien promueve y el Representante de la Dirección cuentan con 5
días hábiles para aprobar la solicitud.
4.5 Controlador de documentos modifica y libera documento
Mediante los siguientes pasos realiza la modificación:
a. Aplica la modificación.
b. Cambia número de revisión.
c. Libera el documento aplicando lo indicado en el punto 4.2 de este procedimiento.
d. Actualiza la Lista Maestra FOR 4.2.3 USB 03 y la publica en el Tablero de Avisos del
UniQ.
En el caso de documentos internos se envía el archivo digital obsoleto a la carpeta
denominada Documentos Obsoletos; con el fin de contar con el antecedente que fue objeto
de modificación; sólo se conserva la última versión modificada.
III RESGUARDO DE DOCUMENTOS
Para el resguardo de documentos;
a. Mensualmente se hacen respaldos digitales.
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Nomenclatura para todos los códigos.
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE LOS REGISTROS
4. PROCEDIMIENTO
4.1. Generador de Registros.- Documenta el resultado de las actividades realizadas.
Los Generadores de Registros que participan en el SGC, documentan los resultados de sus
actividades en los formatos que previamente han diseñado, para contar con evidencia
objetiva de la realización de las actividades planificadas; así como la información histórica del
comportamiento de los procesos que al ser analizada permita:
a. Determinar las situaciones para iniciar acciones preventivas, correctivas o de mejora.
b. Calificar los indicadores de proceso y objetivos de la calidad, y elaborar reportes a
solicitud expresa.
4.2. Al documentar los registros de la calidad el generador de éstos, debe observar que:
a. Su escritura es legible, de manera que al leerlos no se presten a una doble interpretación,
evitando tomar decisiones no correctas.
b. La fecha cumple con formato día/mes/año.
c. Al escribir un nombre propio se indica nombre de pila y primer apellido, y si el espacio del
campo no lo permite, usa la inicial del nombre y primer apellido. Ej. Norma Díaz ó N. Díaz.
d. Para corregir errores de escritura no deberá usar ningún tipo de corrector ni sobre-escribir
en el dato incorrecto. La manera establecida para corregir es la siguiente:
• Cancelar el dato con paréntesis. Ej. (5).
• Si el espacio del campo lo permite, escribir el dato correcto y el nombre de quien hace la
corrección. De no ser posible esto, utiliza el símbolo asterisco “*” y usa los márgenes o el
reverso del formato para escribir el dato correcto. Ej. (5) *.
Tipo de Documento: AYU= Ayuda Visual DOC= Documento FOR= Forma IND=Indicador INS= Instructivo MAN= Manual MIN=Minutas PRO=Procedimiento
PRO 01 4.2.
Consecutivo Hasta dos campos
Generador: Abreviatura del nombre del puesto que genera el documento (Hasta tres campos)
Sub cláusula: número de la sub cláusula de la norma ISO 9001:2008 a la que se refiere (Hasta tres campos)
CD
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e. Cuando un formato es modificado y se cuente aún con formas impresas del mismo, se
permite usar éstas hasta que se terminen, observando lo siguiente:
• Si la modificación consiste en eliminar un campo, éste se cancela llenándolo con N/A
(No Aplica) o con una línea diagonal.
• Si la modificación consiste en adicionar un campo, registra el dato en el lugar asignado
para dicho campo o en el margen.
f. No se acepta, ni se reciben Registros con campos vacíos o con escritura no legible.
g. También deberá cancelarse con diagonal o con N/A en los campos que no se utilicen una
vez llenado un formato.
h. Todo formato deberá llenarse de acuerdo al instructivo en caso de que lo tenga.
Nota1. El Generador puede realizar los registros en forma electrónica, no le está permitido
hacer modificaciones.
El Generador puede imprimir del UniQ las formas que necesite para elaborar registros o
bien lo puede hacer en el mismo archivo sin salvar la información registrada.
4.2. Generador de registros.- Archiva y retiene los registros.
Para facilitar el acceso, recuperación y análisis de los registros de la calidad se archivan por:
a) Alfabéticamente de la A a la Z.
b) Tipo de Documento (Documento o Formato).
c) Tipo de Registro (Registro de calidad del proveedor, Documento legal).
d) Área que lo utiliza y/o genera.
e) Fecha de elaboración del registro, iniciando de la más reciente.
f) Folio en forma ascendente.
Y los almacena por el tiempo de retención establecido, en su área de trabajo o archivo
muerto, observando que sean en lugares secos, ventilados y libres de plagas, que eviten su
daño o pérdida. El tiempo de retención puede ser consultado en la FOR 4.2.3 USB 03 Lista
Maestra del UniQ.
4.2. Responsable del proceso.- Define la disposición final
Cuando los registros de la calidad han cumplido con su tiempo de retención, en función a la
confidencialidad de la información que contengan define la disposición final mediante:
Información No Confidencial:
Re-uso.- Registros que no contengan información personal y/o académica del Usuario. Se
re-usan cancelando el escrito con una diagonal y se utiliza el reverso del registro.
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Información Confidencial :
a. Reciclaje .- Se lleva a empresas recicladoras de papel.
b. Trituración.- Se emplea el triturador de papel y posteriormente se envía a la
basura comercial. En caso de no tener triturador, deberán trozarse o cortarse con
tijeras.
c. Borrar la información capturada en el archivo electrónico.
d. Eliminar el archivo electrónico.
4.4 Generador de registros.- Da disposición final a los registros de la calidad
Realiza las actividades necesarias para dar la disposición prevista a los registros de la calidad.
4.5 Tipos de documentos utilizados en los SGC.
a) documentos que proporcionan información coherente interna y externamente, acerca del SGC.
b) documentos que describen cómo se aplica el SGC a un producto, proyecto o servicio.
c) documentos que establecen requisitos.
d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias.
e) documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos
de manera coherente, pueden incluir, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos.
Con todos los antecedentes legales, instrumentales y la revisión de algunos Catálogos de
Disposición, tales como el del Archivo General de la Nación y del Archivo Histórico del Instituto
Nacional de Antropología e Historia, Unidad Chihuahua se pudo elaborar la siguiente propuesta.
PROPUESTA
La intención del proyecto era establecer una tabla de valoración de los documentos del Sistema de
Gestión de Calidad del SUBA, con el fin de contar con lineamientos básicos que nos permitieran
darle seguimiento a los documentos generados por éste a lo largo de su ciclo de vida.
Se realizó la revisión de los procedimientos de Control de Documentos y de Control de Registros y
posterior mente fueron modificados para incluir algunos puntos sobre preservación y conservación
de los documentos, esto dio como resultado la modificación de la Lista maestra (véase anexo 1).
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Los campos para la Solicitud de Altas, bajas y modificaciones de los documentos (véase anexo 2) y
la Lista para distribución de los documentos (véase anexo 3)
También se elaboró una propuesta con el fin de delimitar una posible estructura para el Catálogo
de Disposición Documental de la UACH, para lo cual se tomó como referencia el número de Serie
correspondiente a Archivos de Educación Superior, del Catálogo de Disposición Documental del
Archivo General de la Nación.
Sección: SC03S Asesoría y Control Técnico Archivístico.
Serie: Archivos de Educación Superior SE14
Su valoración es: Administrativo
Vigencias:
Archivo de trámite 3
Archivo concentrador 3
Vigencia total 6 años
Conservación por muestreo
Dando como resultado la siguiente tabla general, en la cual se especifica la propuesta para la
Documentación del SGC del SUBA.
Fondo UACH: SE14
Sección Subsección Series documentales
Sub-series
AAD Dirección Administrativa
Secretarías Administrativas: ZyE Zootecnia y Ecología CAyF Ciencias Agrícolas y Forestales CAg Ciencias Agrotecnológicas CA Contaduría y Administración EI Economía Internacional Dr Derecho FFyL Filosofía y Letras Ar Artes CPYS Ciencias Políticas y Sociales
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MD Medicina EyN Enfermería y Nutriología Od Odontología EFYCD Educación Física y Ciencias del Deporte
Dirección de Planeación
Secretarías de planeación Facultades. ZyE CAyF CAg CA EI Dr FFyL Ar CPYS MD EyN Od EFYCD
DAC Dirección Académica
ZyE CAyF CAg CA EI Dr FFyL Ar CPYS MD EyN Od EFYCD
CECAD Coordinación de Educación Continua y a Distancia
CUDD Centro Universitario de Desarrollo Docente
Control Escolar SUBA Coordinación General del SUBA
CG Coordinación General
1 AYU Ayudas visuales 2 DOC Documentos 3 FOR Formatos 4 IND Indicadores
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5 INS Instructivos 6 MAN Manuales 7 MIN Minutas 8 PRO Procedimientos
UPT Unidad de Procesos Técnicos
1 AYU 2 DOC 3 FOR 4 IND 5 INS 6 MAN 7 MIN 8 PRO
USAB Unidad de Sistemas y Automatización de Bibliotecas
1 AYU 2 DOC 3 FOR 4 IND 5 INS 6 MAN 7 MIN 8 PRO
USB Unidad de Servicios Bibliotecarios
1 AYU 2 DOC 3 FOR 4 IND 5 INS 6 MAN 7 MIN 8 PRO
USEI Unidad de Servicios Electrónicos de Información
1 AYU 2 DOC 3 FOR 4 IND 5 INS 6 MAN 7 MIN 8 PRO
DES Ingenierías Salud
1 AYU 2 DOC 3 FOR 4 IND 5 INS 6 MAN 7 MIN 8 PRO
BA Bibliotecas Académicas: ZyE CAyF CAg
1 AYU 2 DOC 3 FOR 4 IND 5 INS 6 MAN
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CA EI Dr FFyL Ar CPYS MD EyN Od EFYCD
7 MIN 8 PRO
DIP Dirección de Investigación y Posgrado
ZyE CAyF CAg CA EI Dr FFyL Ar CPYS MD EyN Od EFYCD
DED Dirección de Extensión y Difusión.
ZyE CAyF CAg CA EI Dr FFyL Ar CPYS MD EyN Od EFYCD
CONCLUSIONES
Aun cuando en la Universidad Autónoma de Chihuahua, las políticas generales de preservación y
conservación de documentos sean nulas y a pesar de que exista un Archivo Histórico Universitario,
estos lineamientos generales, si bien en forma de esbozo, pueden plantearse como la base para
que cuando menos, el resto de los Sistemas de Gestión de la Calidad que están funcionando, los
adopten y los vayan mejorando, con el fin de que a mediano plazo se puedan obtener ya
resultados del flujo de los documentos que se hayan generado y se pueda obtener un mejor
acceso a la información, a todos los niveles, tal como lo establece el Instituto Federal de Acceso a
la Información.
Además de elaborar en un equipo multidisciplinario, el Catálogo de Disposición de los
documentos, que serán imprescindibles para cumplir a cabalidad las disposiciones planteadas en
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la Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental.
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Referencias
Archivo General de la Nación (2012) Catálogo de disposición Documental. [En línea] Disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/cumplimiento/cumplimiento.html
Consulta: 26/10/2012.
Brumm, E. (2000) Administración de la documentación en las normas ISO 9000. Santa Fé, Bogotá:
Rojas Eberhard Editores Ltda.
Cámara de Diputados. H. Congreso de la Unión (2012) Ley federal de archivos. [En línea]
Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ Consulta: 26/10/2012.
Cámara de Diputados. H Congreso de la Unión (2006) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental [En línea] Disponible en:
http://inicio.ifai.org.mx/LFTAIPG/LFTAIPG.pdf Consulta: 20/03/2013
Delgado, A. (2012) Estado del arte mundial de los documentos de archivo digitales: E-gobierno.
Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana ISO 9001:2008:
Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. México: IMNC
Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana ISO 9000:2005:
Sistemas de Gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. México: IMNC
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Anexo I:
Tabla de valoración de los documentos del SGC.
Los campos de valoración primaria se tomaron del Catálogo de disposición documental del archivo de tránsito del Archivo General de la Nación.
Fecha de Actualización: dd/mm/aa Actualizado por: Fabiola Terrazas CONTROLADOR DE DOCUMENTOS
Proceso/actividad Formato del Documento papel/digital
Código Título Número de
Revisión
Fecha revisión
(Aplicación Cambio)
Elaboró Aprobó Valoración primaria Retención Disposición final
Nombre Responsable Adminis trativo
Legal Fiscal/Contable
Tiempo Justificación
Retenido por
Electrónico
Papel
Archivo
de Tránsito
Archivo
de concentración
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Anexo 2
Datos que contiene la propuesta para formato de Altas, bajas o modificaciones de
documentación en el SGC-SUBA
DATOS DEL DOCUMENTO A MODIFICARSE Título: Tipo de documento: Código:
Alta � Fecha de la solicitud:
Valoración primaria � Administrativa � Legal � Fiscal / Contable
Tiempo de retención (sólo para formatos): � 1semestre � 1 año � 2 años � 5 años � Mientras esté en uso
Disposición Final: Electrónico: � Borrar Papel: � Digitalizar � Triturar � Reutilizar
Responsable de conservar el documento: � CG � JUPT � JUSB � JUSAB
� JUSEI � JBA � BA � Bcatalogador
Baja � Fecha de la solicitud: Motivo de la baja del documento:
Modificación � Revisión actual del documento: Fecha de elaboración de la revisión:
DETALLAR LA MODIFICACIÓN (Incluir información relevante: página, párrafo, tabla, etc.) Nota: En caso de ser muy extensa la
modificación, agregar los anexos necesarios. Dice: Debe decir: Solicitud hecha por:
_________________
Nombre y Firma
Revisada y autorizada por:
_________________ Nombre y Firma
Fecha de Aplicación de la Modificación: _______________________