Organização e Manutenção
Objectivo Geral
Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação documental.
Objectivos Específicos
• Arquivo – conceitos fundamentais;
• Arquivo como sistema de informação;
• Novas tecnologias em arquivo.
Etimologicamente, o vocábulo “arquivo”
provém do grego “archeion” que seria
composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo
e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em
latim “archivum”.
Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de
coisas antigas.
• Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga
civilização grega.
• Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon,
templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da
assembleia popular e outros documentos oficias.
• Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates
escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e
eurípedes, etc.
• Esses documentos foram conservados através dos tempos de
tal forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em
arquivos, mas em instituições específicas (museus).
Em Portugal os arquivos não foram
designados sempre da mesma forma:
•Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se
guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e
outros documentos de vital importância para o reino,
posteriormente denominados pelo nome de Tombos.
O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I,
ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado
numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido
monarca.
O documento é um registo que reproduz ou representa, uma
coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de
confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.
A empresa apresenta através de documentos
os factos relativos à sua actividade.
Os documentos constituem a memória da
empresa.
Habitualmente o documento é escrito, este
pode também ter outro suporte material
além do papel – registo em disquete, CD,
pen, microfilme, etc.
As empresas têm necessidade de recolher
ordenadamente os documentos que contêm
registos de dados e informações de interesse,
garantindo a sua conservação e assegurando as
consultas provenientes dos seus diversos
sectores.
Essa recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo ARQUIVO.
Representação de um facto ou situação;
Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe
deu origem).
• Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a
sua forma, o seu suporte material, elaborados ou
recebidos por um organismo público ou privado, em
função da sua actividade e conservado para efeitos
administrativos;
• Local destinado à conservação e guarda de documentos
devidamente classificados e ordenados;
• Unidade de serviço administrativo especializado cuja
missão consiste em receber, classificar, guardar e
emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona
como a memória organizada da instituição que serve.
Acepções da palavra Arquivo:
- Você vai trabalhar para o “arquivo”
- Coloque aquela pasta no “arquivo”
- Prepare o “arquivo” para a transferência
- Onde está o seu “arquivo”
- Ordenação da documentação:
mediante a recolha, registo e
classificação dos documentos;
- Despacho: fornece os
documentos solicitados com
rapidez para os diversos
serviços, à medida que a
documentação se vai
desactualizando;
- Conservação da documentação: não só mediante
a utilização de equipamento adequado (armários,
ficheiros, etc.), como também, proporcionando
condições ambientais ideais de forma a não se
danificarem os suportes (sob a acção da
humidade, calor e frio, incidência dos raios
solares, saturação do ar e propagação de pragas).
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO:
À forma de organização;
À frequência de consulta;
À posição dos documentos;
Às instituições que produzem os
documentos
Ao grau de informatização.
QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO
• Centralizados – nas pequenas e médias empresas,
o arquivo encontra-se normalmente centralizado
num único sector, comum aos vários
departamentos.
• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada
sector/departamento tem um arquivo próprio,
havendo ou não duplicados ou acesso informático
da parte da administração/gestão.
• Mistos - combinação dos dois sistemas.
QUANTO Á FREQUENCIA DE CONSULTA
• Activos – são constituídos por documentos recentes
relativos a assuntos em curso;
• Semi-activos – dizem respeito aos documentos com
baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.
• Inactivos ou mortos – contêm documentação que
por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica
devem ser conservados, sendo a sua consulta
apenas feita em casos especiais.
QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente,
uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com
prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou
em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são de
difícil acesso);
• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns
após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda
para a direita e de cima para baixo (usa-se para
dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);
QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
• Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas
de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela
parte superior em classificadores que deslizam numa
estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade
superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em
gavetas (arquivos de processos);
• Rotativos - os documentos são presos a um sistema que
roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser
combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso
normalmente guardado em armário próprio.
QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
QUANTO ÀS INSTITUIÇÕES QUE PRODUZEM OS DOCUMENTOS
- Arquivos públicos (nacionais, distritais, municipais; notariais, de ministérios, de escolas, de entidades administrativas variadas – são indispensáveis para a protecção da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos)
- Arquivos empresariais- Arquivos de família ou privados- Arquivos eclesiásticos
QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAÇÃO
• Não informatizados ou tradicionais;
• Parcial ou totalmente informatizados.
A informação chega à empresas veiculada de formas
muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em
vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc.
Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos
documentos em papel e arquivo electrónico da mesma
documentação. As empresas devem encontrar a melhor
solução para esta situação.
• Interna (criado e aprovado pela
empresa segundo as normas internas
de documentação)
• Externa (não foi criado nem aprovado
pela empresa mas é necessário para
o funcionamento da mesma)
• Interna
Actas, processos de
clientes, memorandos,
oficio, sistema de
prevenção da empresa
, etc
• Externa
Catálogo de fornecedores,
a norma ISO 9001, ofícios,
curriculum vitae, etc
As Unidades Arquivísticas são um conjunto orgânico de documentos, considerando a estrutura de um organismo.
PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS
ProcessoDossier
ColecçãoSérie
Sub-SérieFundo
Sub-Fundo/Secção
Processo: Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer acção administrativa ou judicial, sujeita a tramitação própria normalmente regulada.
Ex: Processo judicial
Dossiers temáticos – unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compilados com o fim de informar uma decisão pontual.
Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos de revistas,partes de livros, reproduções de diários da república ou por estudos técnicos que não têm correspondência nem andamento administrativo.
Exemplos:- Dossier de legislação comunitária sobre ambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial das Comunidades Europeias com recomendações, resoluções e directivas sobre ambiente);
-Dossier de legislação nacional sobre ambiente (cópias de artigos do Diário da República sobre ambiente).
Colecção: documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência ou conjunto de tipos documentais organizados por tipologia, assunto ou outra qualquer característica comum.
Ex: Copiador de correspondência expedida
Documentos de despesa (facturas, balancetes)
Existem situações onde a constituição de colecções é desejável:
Áreas funcionais da contabilidade e pessoal
- Colecções de mapas de assiduidade
- Colecções de mapas estatísticos
Série – Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial,de acordo com um sistema de recuperação da informação.
Em princípio, os documentos de cada série correspondem ao exercício de uma mesma função ou actividade,dentro de uma mesma área de actuação.
As Séries – resultam da junção/agrupamento dos processos que são idênticos entre si.
- Quando possuem uma tramitação semelhante;
- Contêm os mesmos tipos de documentos;
- Servem uma mesma actividade e situam-se na mesma área temática.
Ex: Uma instituição de ensino superior atribui bolsas de estudo a estudantes economicamente carenciados
Desenvolve acções semelhantes (atribuir bolsas)
Cada bolsa constitui um processo
O conjunto dos processos de bolsa atribuídos constitui uma série
Sub-Série – corresponde a uma parte da série que se individualiza por razões de funcionalidade.
Pode corresponder apenas a uma das etapas da tramitação de um processo, a uma tipologia documental ou ainda a uma documentação com exigências de acondicionamento próprias.
Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos
Fundo – Conjunto orgânico de documentos ,independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade conservados a título de prova ou informação.
É a mais ampla unidade arquivística.
Fundo
Série
Sub-série
Secção
ColecçãoProcesso
Fase de Transferência - Modelo de Organização do Arquivo- Contentorização dos Documentos- Inventariação- Destruição de Documentos-Transporte e Alojamento
Ex: Transferência de arquivo de sucursais para empresas “mãe”
Fase de Incorporação Ex: arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:
•Classificação Alfabética •Classificação Numérica •Classificação Alfa-numérica •Classificação Cronológica •Classificação Geográfica •Classificação Ideológica
Classificação por ordem alfabética
O material é organizado com base no nome da
pessoa ou empresa, cujo documento é registado e
depois ordenado em sequência alfabética.
Ex: lista telefónica.
Classificação por ordem alfabética
Vantagens
•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma
das mais tradicionais;
•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes
nem subclasses e o único elemento necessário para classificar o
material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa;
•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto);
•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;
•Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens
simples).
Classificação por ordem alfabética
Desvantagens
•Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é fácil
surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que
classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os
mesmos critérios);
•Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas
práticas neste tipo de trabalho;
•Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de
homonímia (repetição dos mesmos nomes).
Classificação por ordem alfabética
Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é
aconselhável como único sistema para a ordenação do material
quando:
•Este não é muito;
•As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.
Regras para classificação por ordem alfabética
Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir certas regras:
1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Aníbal Correia, António Correia, João Carlos Correia, Paulo
Regras para classificação por ordem alfabética
2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.Ex: Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Von Blun, Eduardo
3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo, ligados ou não por hífen, não são separados.Ex: Castelo Branco, Sérgio Vilas Boas, Heitor
Regras para classificação por ordem alfabética
4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem normal.Ex: Santa Rita, Luís Santo António, Joaquim
5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na ordenação alfabética.Ex: FreitasJúnior, Ary Ribeiro Neto, Henriques
Regras para classificação por ordem alfabética
Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento de distinção.Ex: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge
6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetização.Ex: Araújo, Paulo (General) Estado de São Paulo (O)
Regras para classificação por ordem alfabética
7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai.Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de) Hernandes Xavier, José
8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em que se apresentam.Ex: Al Bem Abib
Regras para classificação por ordem alfabética
9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.Ex: Sant’Ana, ArmindoLê-se e arquiva-se Santana
10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentamEx: Álvaro Costa & Cª Barbosa Sousa, Ldª
Regras para classificação por ordem alfabética
11 – As expressões usadas no comércio , como Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser consideradas na alfabetização. Ex: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril, Ldª
12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.Ex: ANJE CDU
Regras para classificação por ordem alfabética
13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome por extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que melhor entende.Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos
14 – A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento.Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
Regras para classificação por ordem alfabética
15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa seguindo das regiões em que se encontram.Ex: ANA Faro ANA Lisboa
16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como se apresentam.Ex: Banco de Portugal Universidade do Algarve
Regras para classificação por ordem alfabética
17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress Inglaterra – Red Cross
18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim, devem ser considerados como se estivessem escritos por extenso.Ex: Ferragem dois irmãos Insecticida mata Sete
Regras para classificação por ordem alfabética
Quando falamos em arquivo alfabético,
muitas pessoas desconhecem o facto de
que há dois critérios para a ordenação
alfabética (letra por letra ou palavra por
palavra), e que ambos estão correctos.
Regras para classificação por ordem numérica
Na classificação por nome em ordem numérica o principal elemento a considerar para a classificação é um número e a sua ordenação é feita por ordem sequencial crescente ou decrescente.
Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.
Regras para classificação por ordem numérica
Vantagens
•Permite a classificação de um modo indefinido;
•Ao contrário da alfabética, possibilita a
detecção imediata da falta de um processo;
•Permite um menor nº de arquivamentos
errados, pois torna-se mais fácil ler números do
que letras;
•As operações de arquivo são mais rápidas.
Regras para classificação por ordem numérica
Desvantagens
Torna-se quase impossível detectar um
documento quando por lapso se lançar um
número errado de processo.
Regras para classificação por ordem geográfica
Na classificação por nome em ordem geográfica o material é
organizado em função do local ou proveniência da informação.
Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos
correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras
cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no
arquivo após a capital. ARGENTINA
Buenos AiresMaia Carraro, Alcides
CorrientesDel Vale, Luís
Regras para classificação por ordem geográfica
BRASILBrasília
Ministério da EducaçãoCampinas
Delgado, Carlos
Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que mantêm correspondência com várias filiais ou agências em várias zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e mercadorias.
Regras para classificação por assuntos (Ideológico)
Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento prévio além de requisitos como:
•Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam as actividade da mesma;
•Análise minuciosa e interpretação da documentação.
Regras para classificação por ordem cronológica
O material é ordenado, com base na data de emissão, fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo para cima.
Vantagens
•Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;•Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos de material novo.
Regras para classificação por ordem cronológica
Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em que foi colocado ou então percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser adoptado quando:• O material a classificar é limitado;•Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação;
A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar documentos de carácter financeiro.
Regras para classificação por ordem cronológica
Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este sistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento da factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado ou não.Ex: a) os meses do ano
b) Quinzenaisc) Séries de 10 diasd) semanas
Dentro de cada secção o material é ordenado: alfabeticamente ou numericamente.
•Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e armários correspondentes, é necessário cumprir algumas
etapas.
1. Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para:
- arquivar;- solicitar informação;- verificar a existência de antecedentes ( ser anexado a
outro).
2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou se é necessário criar uma).
3. Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem importância).
4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas acerca da chegada desse documento.
5.Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a classificação adoptados pela organização.
6. Ordenação: é a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos documentos.
Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases: recolha, separação, recepção, registo, análise, tratamento, registo/descrição, despacho, expedição e arquivo.
Exemplo prático:
Gabinete de Contabilidade – Correspondência recebida na 2ª feira 05/Maio/2011: Carta de um potencial cliente a questionar sobre preços para serviços de contabilidade, Factura da Edp e Extracto bancário referente ao mês de Abril.
Recolha (chegada dos documentos à empresa)Separação (separar os diversos documentos)Recepção (entrega dos documentos ao responsável)Registo (registar os documentos na correspondência recebida)Análise/Tratamento (potencial cliente – estudar a empresa em si; factura – verificar os consumos; extracto bancário – fazer a reconciliação bancária)Registo/descrição – Elaborar carta de responta ao potencial clienteDespacho - Enviar carta de respostaArquivo - Arquivar cópia da carta, factura e extracto bancário
A Actualização do arquivo deve ser estipulada pelo responsável do mesmo de forma a que esteja o mais actualizado possível.
Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma a evitar a procura e consulta de dados inexistentes.Deve criar-se um local próprio para colocar todos os documentos que estão para arquivar.
Por exemplo:
Departamento Recursos Humanos: todas as 6ªfeiras se arquivam os documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente contratos, justificações de falta, etc, de forma a que os processos dos colaboradores estejam actualizados.
Os documentos de um arquivo não se colocam
directamente em cima da estante ou nos arquivadores,
metendo-se primeiro em unidades de conservação, para
que os documentos fiquem protegidos do pó e luz.
O método que se escolher dependerá de factores como:
o tipo de negócio a que a empresa se dedica;
o tipo e o tamanho dos papéis que a secretária
arquiva (correspondência, documentos legais, projectos,
gráficos ou desenhos);
quantidade de material a arquivar ou a frequência
com que se precise do mesmo.
Entre os arquivadores e unidades de conservação
convém destacar:
Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a
correspondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas.
Quando não convém furar os documentos, podem utilizar
os modelos mais largos que permitem colocá-los em
bolsas de plástico com os lados perfurados.
Caixas - devem-se evitar as metálicas ou as de plástico
porque não permitem a transpiração dos documentos.
São os mais adequados para guardar pequenos
fascículos, documentos informativos, revistas, catálogos,
etc.
Convém estarem sempre cheias para que, ao serem
colocadas na estante, os documentos não fiquem
dobrados.
São excelentes para proteger os documentos do pó, luz
ou do manuseamento.
A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta
não ser muito cómoda.
Pastas de mola e com badanas – são apropriadas para
preparar o material que o chefe deve levar consigo para
uma reunião ou viagem. Utilizam-se para arquivar
documentos informativos que não sejam muito
volumosos.
Pastas de pendurar – costumam-se arquivar em armários
ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para
os mesmos. Utilizam-se para documentos que não sejam
muito volumosos e permitem a ordenação alfabética ou
por assuntos.
Deve-se anotar o assunto do seu
conteúdo nas janelas de plástico
que apresentam na parte lateral superior.
Tubos – são adequados para
documentos de tamanho considerável.
Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.
Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas
são de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem
ser de papel normal ou plástico.
Ficheiros – há muitos tipos de ficheiros. Há os para
pôr em cima da mesa com gavetas, outros constituem
um móvel transportável munidos de rodas. Usam-se
para arquivar a documentação que é preciso ter à
mão, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.
Os prazos de conservação dos documentos varia
consoante os sectores de actividade e se são empresas
públicas ou não.
Existem legislações específicas para os diversos
ministérios:
Ex: Direcção Geral Arquivos – Min. da Cultura
Ministério das Finanças, Autarquias,
Ministério da Educação, etc…
Quando falamos de empresas a legislação obriga todos a
arquivar a correspondência e telegramas recebidos,
documentos que provem pagamentos e os livros da sua
escrituração mercantil, devendo conservá-los por um
período de dez anos.
O prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de
suporte, está previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu
artigo 52.
Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se
adaptar às variadas condições em que opera a empresa.
Logo qualquer colaborador deve estudar um plano
próprio de arquivo começando por apreciar os seguintes
elementos:
- os tipos de material a arquivar;
- a finalidade com que é efectuado o arquivo;
- a quantidade de material a arquivar;
- as aparelhagens disponíveis;
- onde se efectua o arquivo;
- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se dispõe para cada operação;
- as futuras ampliações previstas para o trabalho de arquivo;
Caracteristicas do Plano de Arquivo
1 – facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se seguem à classificação;
2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez;
3 – determinar os critérios das categorias e a ordem de classificação dentro de cada categoria;
Caracteristicas do Plano de Arquivo
4 – indicar quais são as categorias em que deve ser dividido o material;
5 – Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade.
Arquivos de microfilmes – é utilizado nas empresas com um considerável volume de documentos ou informação para arquivar.
Como guardar os documentos em papel é caro e exige grandes espaços, recorreu-se como alternativa à microfilmagem, técnica que consiste em fotografar o documento original com uma máquina que contém um filme de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo, aparece uma cópia de tamanho reduzido. As imagens reduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou em transparências.
Portugal possui legislação específica, que autoriza as
actividades de microfilmagem no país, estabelecendo
que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos
documentos originais, podendo estes serem eliminados
após a microfilmagem.
O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário.
Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a
integridade e preservação das informações, podendo ser
mantido em arquivos de segurança.
A microfilmagem é um processo
frequentemente usado em organismos oficiais,
grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,
seguros, (…..).
Vantagens: • RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃOÉ evidente que localizar um documento em microfilme, é incomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionais ou quilométricos corredores com caixas de documentos. É possível seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser necessário sair dacadeira.
•REDUÇÃO DE ESPAÇOA típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normal arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tão somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.
Vantagens:. FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃOUm dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes quantidades de documentos, é a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas desses papéis. O microfilme é um agente uniformizador. Esta é uma das suas mais expressivas vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em microfilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, omanuseamento da informação será muito mais prático. •BAIXO CUSTOOs custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico é económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
•
Vantagens:•SEGURANÇANão existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. São inúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graças ao microfilme.
. INTEGRIDADE DO ARQUIVOCom a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, ésimplesmente rebobinar uma bobina. Não existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos estão sempre na ordem correcta.
•
Vantagens:. BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃOConsiderando o grande aproveitamento de espaço proporcionado pelo microfilme, resultando de uma grande concentração de informações, o baixo custo de manutenção é uma consequência quase imediata. •FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃOTodo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e economicamente duplicado.
•FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃOInúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e facilidade na disseminação da informação.
•
Vantagens:•AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIACom o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não tem limites. Informações que hoje não são localizadas, estarão à sua disposição em microfilme, em tempos curtíssimos.
•FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU "ÚNICA"Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje em Portugal graças ao microfilme.
•MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHOOs sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições de trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas as áreas. Consequentemente a empresa ganhará em produtividade e eficácia.
•
Vantagens:. DURABILIDADEO microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade domicrofilme é praticamente ilimitada.
.MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTEOs custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com aimplementação de programas de microfilmagem. •PRESERVAÇÃO DA NATUREZAA maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria consumir.
•INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMAO microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de informação.
Vantagens:
. INFORMAÇÃO PARA TODOSLivros e publicações de alto custo, antes disponíveis apenas para uma faixa de alto poder arquivístico, estão hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e universidades implantaram programas específicos de microfilmagem.
Desvantagens:
- necessidade de se contar com um microleitor (para
ampliar);
- a não aceitação de microfilmes de documentos como
prova em procedimentos legais nos quais se exige os
originais;
- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindível
a obtenção de microfilmes de segurança.
•A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condições a que deve obedecer a microfilmagem de documentos, que tenham importância fiscal.
Arquivo Computadorizado – armazenar a
informação na memória central do computador,
ou arquivar cópias de segurança por meio de
CD.
O disco óptico – é um disco que armazena e conserva a
documentação depois de previamente ter feito uma
reprodução directa e total através de um raio laser, que se
usa também para a leitura. Tem uma grande capacidade
de armazenamento.
- Cd’s
- DVDs
Vantagens
- Permitem armazenar grandes quantidades de informação numa pequena porção de espaço (esta vantagem é ainda mais reforçada no caso dos DVDs)
- A informação gravada tem uma durabilidade superior à os suportes magnéticos, visto que não é destruída por interferências electromagnéticas
- Podem ser facilmente transportados para outros computadores
Desvantagens
-O problema da velocidade de leitura dos dados
- O problema de apagar e regravar a informação
Tipos Cds / DVDs Carasteristicas
CD-ROMDVD-ROM
Apenas Leitura
CD-RDVD-R
Permite apenas uma gravação, passando a leitura
CD-RWDVD-RW
Regraváveis
O que é a micro - informática? Conhecido como o microcomputador, ou PC
(Personal Computer).
Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os
mais sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam
cada vez mais.Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da documentação? •Redução do espaço;•Facilidade no acesso aos documentos;•Maior segurança.