Assembleia Distrital 2011
Clubes eficazes procuram alcançar
o Objetivo de Rotary
Clubes eficazes procuram alcançar
o Objetivo de Rotary
• Objetivos do Rotary
• PRIMEIRO: Desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidades de servir.
• SEGUNDO. O reconhecimento do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de Ética Profissional.
• TERCEIRO. A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pública e privada.
• QUARTO. A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando a consolidação das boas relações, da cooperação e da Paz entre as Nações.
Responsabilidades
do
PresidentePrevistas no Manual do Presidente,
Estatuto do Clube eRegimento Interno
Responsabilidades do Presidente• Cadastrar-se no Acesso ao Portal em www.rotary.org para obter os
dados administrativos do clube divulgados pelo RI.
• Certificar-se de que o secretário e tesoureiro cadastraram-se no Acesso ao Portal para que possam manter atualizados os dados sobre o quadro social do clube.
• Dedicar-se ao alcance das metas do clube, definidas para o ano do seu mandato, cuidando para que todos os sócios estejam bem informados sobre o processo e nele envolvidos.
• Incentivar a comunicação entre os presidentes de comissão de clube e os presidentes de comissão distrital.
Responsabilidades do Presidente• Presidir todos os encontros do clube
• Certificar-se de que todos os encontros sejam cuidadosamente planejados.
• Transmitir informações importantes aos sócios.
• Oferecer aos sócios oportunidades regulares de companheirismo.
• Preparar-se para os encontros do clube e distrito e incentivar a participação dos sócios em tais eventos.
• Preparar-se para as reuniões mensais do conselho diretor do clube.
• Participar da Conferência Distrital e de outros encontros do distrito, e certificar-se de que o clube esteja representado nestes eventos.
Responsabilidades do Presidente
• Preparar a visita oficial do governador de distrito.
• Apresentar aos sócios antes da conclusão do mandato um relatório completo sobre a situação do clube.
• Reunir-se com o presidente eleito antes de deixar o cargo.
• Programar uma reunião do conselho diretor entrante com o conselho diretor atual.
Responsabilidades do Presidente
• O ano do mandato• Avaliar as metas do clube.• Assegurar que cada comissão tenha um plano para o
ano.• Liderar as reuniões do clube.• Incentivar a participação nos encontros distritais e de
clube.• Trabalhar com os líderes distritais e de clube para
garantir continuidade administrativa.• Garantir o cumprimento das Normas Distritais de
Proteção ao Jovem.
Responsabilidades
do
Secretário
Previstas no Manual do secretário, Estatuto do Clube eRegimento Interno
responsabilidades do Secretário
• Manter atualizada a lista de sócios.
• Registrar o número de sócios presentes na reunião.
• Promover mensalmente a taxa de assiduidade ao clube e distrito logo após a última reunião do mês, ou seja, enviar o Relatório mensal de frequência ao Governador de Distrito.
• Expedir comunicados das reuniões do clube, do conselho diretor e das comissões.
• Lavrar e arquivar as atas de reuniões do clube, do conselho diretor e das comissões.
responsabilidades do Secretário
• Enviar ao RI:• Relatórios semestrais de sócios (em 1º de julho e 1º janeiro).
• Relatórios de quotas rateadas referente aos sócios representativos, veteranos e por serviços anteriores eleitos para o quadro social no primeiro e segundo semestre.
• Informações ao secretário geral de RI: Alteração do Quadro Social – Relatórios de Novos Sócios e Relatórios de Baixa de Sócios.
responsabilidades do Secretário
• Enviar ao RI o pagamento das quotas rateadas e o relatório referente aos sócios (exceto sócios honorários) admitidos em julho, agosto e setembro.
• Logo em seguida à reunião anual preencher o “Relatório dos Dirigentes de Rotary Club”, recebido em outubro, enviando-o à sede do RI, ao governador atual e ao governador eleito, com cópia para seus próprios arquivos.
responsabilidades do Secretário
• É necessário que o “Formulário de Dados dos Dirigentes de Rotary Club” seja recebido na sede mundial até 31 de dezembro para garantir a inclusão das informações nele contidas na próxima edição do Official Directory. Se o documento não chegar até esta data, poderá ocorrer de os dados dos dirigentes atuais aparecerem novamente na edição seguinte.
responsabilidades do Secretário
• Acesso ao Portal. Através do Acesso ao Portal, em www.rotary.org.br , rotarianos podem executar tarefas rotárias on-line, o que facilita o gerenciamento do clube e garante que os registros no Rotary sejam mantidos atualizados.
• O presidente e o secretário do clube têm privilégio de acesso às funções dministrativas:
Responsabilidades
do
Tesoureiro
Previstas no Manual do tesoureiro, Estatuto do Clube eRegimento Interno
Responsabilidades do tesoureiro
• Administração de fundos
• Coleta e envio de quotas e taxas (Per Capta Distrital e de RI)
• Envio de relatório sobre a situação financeira do clube
• Trabalho com a Fundação Rotária
• Elaboração de orçamento
• Treinamento de seu sucessor
É recomendável que trabalhe com seu antecessor antes
de iniciar o mandato de forma a estar melhor preparado quando assumir o cargo.
Responsabilidades do tesoureiro
Certifique-se de fazer perguntas como as seguintes:
• Como as contas bancárias são estabelecidas?
• Como os sócios pagam as quotas?
• O clube tem dívidas?
• Como foi elaborado o orçamento do próximo ano?
• Como as verbas são alocadas às comissões do clube?
• Que sistema contábil é usado para o registro fiscal? Como os registros financeiros são mantidos?
• Que documentos precisam ser passados ao conselho diretor do clube, distrito, RI ou governo local (por exemplo, emendas no regimento interno, pagamento de impostos, etc.)?
Responsabilidades do tesoureiro
• Receber mensalidades• Fazer Previsão orçamentária• Pagamentos de RI (julho e janeiro)• Pagamentos a Governadoria Per Capta Distrital(mensal)• Pagamentos de Restaurante• Pagamentos da Secretaria• Imposto de Renda do Clube ( obrigatório )• Entrega da Rais(obrigatório)• Relatórios e Pagamento de Novo Sócio ao RI• Pagamento da Revista Brasil Rotário• Pagamento da Revista The Rotarian• Apresentar Balancete Mensal ao Conselho Diretor
Responsabilidades do tesoureiro
• Enviar aos sócios os extratos para pagamento das cotas per capita e taxas e registrar os pagamentos recebidos (pode ser feito mensal, trimestral ou semestralmente).
• Preparar o relatório semestral de sócios e de cotas per capita, devido ao RI em 1º de janeiro.
Obs.: O relatório semestral deve conter todos os que estarão registrados como sócios em 1º de janeiro.
• O pagamento a RI da Per Capta, pode ser feito mensal, trimestral ou semestral.
Responsabilidades
do
protocolo
responsabilidades do protocolo
• Dezembro
• Preparar-se e colaborar na organização da eleição dos dirigentes, a ser realizada até 31 de dezembro, para garantir que os dados sejam inclusos na próxima edição do Official Directory. Obs.: Se o documento não chegar ao RI até esta data, os dados dos atuais dirigentes serão repetidos na edição seguinte.
responsabilidades do protocolo• DIRETOR DE PROTOCOLO• O cargo de diretor de protocolo é um dos cargos e
funções do ROTARY que gera mais críticas e polêmicas, tanto pelas características intrínsecas como pelas diversas interpretações pessoais do cargo.
• O diretor de protocolo exerce uma função importante no clube. Ele é um mestre de cerimônia e o seu desempenho contribui para o sucesso e a eficiência de cada reunião rotária.
• De maneira geral, o diretor do protocolo deve ter algumas características para o desempenho de suas atividades, tais como:
responsabilidades do protocolo
• OTIMISMO• TATO• DEDICAÇÃO• OBJETIVIDADE• DISCIPLINA• DISCIPLINA• ADAPTABILIDADE
responsabilidades do protocolo
• REUNIÕES• O Diretor do protocolo é o responsável por organizar a
parte formal das reuniões, convenções e assembléias, de acordo com praxes rotárias, contribuindo e controlando o desenrolar operacional do programa.
• O Diretor do protocolo é o "MESTRE DE CERIMÔNIA" que faz a reunião ser agradável, alegre e gostosa para todos através de um trabalho que começa nos bastidores e estende-se durante e após as reuniões.
responsabilidades do protocolo
• COMPOSIÇÃO DE MESA• Nas solenidades em que se compõe mesa com
a confirmação de autoridades, devemos utilizar a ordem geral de precedências; a maior autoridade ou o anfitrião ocupará o lugar de honra ao centro da mesa.
• As mesas com lugares ímpares deve-se observar que a colocação deve ser feita a partir do centro à direita, alternando com a esquerda.
responsabilidades do protocolo
1. Maior autoridade presente (preside a mesa)2. Segunda maior autoridade3. Anfitrião4. Terceira maior autoridade5. Quarta maior autoridade
responsabilidades do protocolo
Em mesas com número par de lugares, o lugar de honra é o da direita mais próximo ao centro.
1. Maior autoridade (presidente da mesa)2. Anfitrião
3. Segunda maior autoridade4. Terceira maior autoridade5. Quarta maior autoridade6. Quinta maior autoridade
Obrigado