Assistente Administrativo – Roseli Maria Hamad Romanichen Otto
PADRONIZANDO PROCESSOS E AMPLIANDO ATENDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS NA REGIÃO DE IVAIPORÃ
Trabalho continuamente
executado na Região de
Ivaiporã com o objetivo de
padronizar a organização da
estrutura física e melhorar a
qualidade dos serviços
administrativos prestados nas
unidades municipais.
Pitanga – PR
2014
CATEGORIA:
Inovação em Processos Internos
NOME DO PROJETO:
Padronizando processos e ampliando atendimentos administrativos na Região
de Ivaiporã.
AUTOR:
Roseli Maria Hamad Romanichen Otto
LOTAÇÃO:
Unidade Municipal de Pitanga
LOCAL DE APLICAÇÃO:
Unidades municipais de: Boa Ventura de São Roque, Cândido de Abreu, Mato
Rico, Nova Tebas, Pitanga e Santa Maria do Oeste.
INÍCIO E CONCLUSÃO DO TRABALHO (MÊS/ANO):
A aplicação do processo teve início em Junho de 2013, sendo trabalho
continuamente executado.
SITUAÇÃO ANTERIOR:
As unidades municipais apresentam rotatividade constante de estagiários, com deficiência de capacitação na área administrativa e os
extensionistas locais com atividades técnicas que demandam todo seu tempo,
dificultando orientação necessária, com isso a equipe ficava com estagiário
apenas como recepcionista e não integrado aos assuntos do Instituto.
A falta de orientação devida aos estagiários acabava por acarretar sérios
problemas administrativos, tais como: atraso nos compromissos calendarizados; falta de comunicação eficaz entre a equipe; mau atendimento
ao público externo e interno; arquivamento de documentos em papel e
digitalizados; lançamento de resultados.
JUSTIFICATIVA:
O trabalho realizado visa capacitar os estagiários para que possam
colaborar com o andamento dos trabalhos da equipe municipal no atendimento
ao público interno e externo, atendimento ao telefone, agendamento dos
compromissos da equipe, colaboração na organização da unidade municipal, elaboração de correspondências, relatórios, conhecerem todo o sistema
informatizado do Instituto: SAFE, SISATER, Central de Viagem e Expresso
Livre, entre outros.
Visa também contribuir com os colegas extensionistas na organização e
zelo da unidade municipal, seja no seu visual interno ou externo, como, por
exemplo, na distribuição harmoniosa dos móveis nos escritórios, distribuição dos quadros, objetos, organização das salas, das mesas, dos arquivos.
Salienta-se que as mesmas orientações são prestadas também aos
cedidos pelas prefeituras municipais e aos terceirizados, pois juntos formam a
equipe de cada unidade municipal.
OBJETIVO DA PROPOSTA:
Melhorar a qualidade dos serviços administrativos prestados nas
unidades municipais.
PROCEDIMENTOS PRECONIZADOS:
Orientar a padronização visual da estrutura física interna e externa das
unidades municipais; melhorar o atendimento ao público interno e externo;
padronizar o uso dos formulários, o encaminhamento dos relatórios,
documentos, correspondências, memorandos e outros documentos solicitados;
melhorar o uso e o atendimento ao telefone; organizar os arquivos de papel e
eletrônicos.
DESCRIÇÃO DA EXPERIÊNCIA DESENVOLVIDA:
O trabalho vem de longa data, quando do início dos trabalhos em ADI – Área
de Desenvolvimento Integrado em 2004, a região de Ivaiporã foi divida na
época em três ADI’s, Pitanga sendo sede de uma delas. O Gerente Municipal
Vilmar Natalino Grando, articulador da ADI de Pitanga percebeu as dificuldades
dos técnicos locais sob sua coordenação, em relação aos trabalhos
administrativos ocasionados pela rotatividade dos estagiários. Essa situação acabava por acumular mais trabalho aos mesmos em detrimento do trabalho
técnico de campo
Para contornar parte dos problemas resolveu-se pela prestação
de assessoria às equipes da ADI de Pitanga, pela assistente administrativa da
unidade municipal eu, Roseli Maria Hamad Romanichen Otto.
Num primeiro momento participando das reuniões de ADI, prestando
orientações ao grupo, depois por telefone, e-mail, e visitas in loco. Esta
situação perdurou até o ano de 2013 quando a Equipe Regional de Ivaiporã
entendeu que este trabalho que vinha apresentando bons resultados poderia
ser aplicado em toda região.
Para divulgar a idéia convidaram as demais assistentes administrativas da
região para uma reunião onde foi apresentado o trabalho que vinha sendo
realizado.
O Coordenador Administrativo Regional e a Gerente Regional dividiram
as unidades municipais em quatro setores, sempre pensando na redução de
custos e facilidade de locomoção, ficando cada administrativa com as unidades
municipais mais próximas de sua sede; as não habilitadas a dirigir ficaram
assessorando por e-mail, telefone. As assistentes administrativas regionais
ficaram na retaguarda, incentivando, orientando, pois são elas quem recebe a
documentação dos locais e sabem das necessidades de cada estagiário. A
coordenação do processo ficou a cargo do Coordenador Administrativo
Regional.
Recebemos o título de “O TIME DAS MENINAS DA EMATER DA
REGIÃO DE IVAIPORÔ.
As “meninas” foram a campo propriamente dito, com um roteiro
padronizado de todas as atividades (anexo 01), temas executados no dia a dia,
observando certa flexibilidade, pois cada unidade municipal é única.
O formulário foi baseado também nas orientações recebidas em 2012 num
treinamento com a Jussara Ribeiro da Unidade Estadual do Instituto EMATER.
Ela expôs, com propriedade, questões relativas ao uso e atendimento
adequado do telefone, atendimento ao público interno e externo, atitude pessoal, convivência agradável no ambiente do trabalho, postura no ambiente
profissional, comportamento, correspondência oficial, entre outros.
ESTRATÉGIA DE EXECUÇÃO DESTAS ATIVIDADES NA ÁREA DE
ABRANGÊNCIA DO MUNICÍPIO DE PITANGA
Aproveitando que o Gerente Municipal de Pitanga é também
Coordenador Regional dos municípios já citados, o atendimento é realizado em
conjunto, ou seja, nos dias em que ele marca coordenação in loco é agendado também com o estagiário, e com o técnico da Unidade Municipal a visita
administrativa. Para melhor resultado são consultadas as assistentes
administrativas regionais para saber da necessidade do momento e focar a
orientação. Aproveitando a carona o custo diminui para o Instituto e se presta
assessoria ao estagiário e a equipe técnica, quando necessário.
Com esse trabalho individual o estagiário fica capacitado para exercer as
funções a ele designadas, o técnico e o Instituto ganham com essa ação,
diminuindo a incidência de erros, redução de gastos com telefone, ganhando
mais tempo e agilidade, melhorando a harmonia local com melhores condições
e qualidade do trabalho. Todos saem ganhando, principalmente o agricultor
assistido, pois se foi bem atendido pelo estagiário, poderá não haver
necessidade de retorno, o que agiliza o atendimento.
As visitas realizadas são abrangentes, pois envolvem orientações na
parte externa, como por exemplo, manutenção da jardinagem, manutenção da
estrutura física da unidade municipal, orientação na pintura, principalmente a
externa, porque temos um padrão de pintura na fachada.
O trabalho veio contribuir para valorizar a área administrativa. A equipe
regional apostou na experiência do seu quadro de assistentes administrativas,
o que no vocabulário atual do Instituto é entendido por meritocracia. Ressalto
que este processo tem sido avaliado no sistema de gerenciamento.
CONEXÃO DO TEMA COM OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DO PROJETO
“EMATER DO FUTURO”:
> Padronizar as estruturas das unidades municipais:
- Distribuir os móveis harmoniosamente;
- Distribuir cartazes, com coerência para não poluir visualmente;
- Sugerir modelo de como fazer o suporte e onde colocá-lo para não estragar a
pintura.
> Padronizar a aparência interna e externa das unidades municipais:
- Interna – cada qual cuida de sua sala, sua mesa, para maior conforto e
comodidade;
- Externa – por exemplo, a pintura tem um padrão de cores. Procurarem seguir
este modelo;
- Grama, mato, calçada em frente e aos arredores das unidades, isso tudo bem
limpo embeleza a aparência, fica mais bonito, chama a atenção e é de
responsabilidade de toda a equipe.
> Padronizar o atendimento ao público externo e interno:
- No atendimento e uso ao telefone;
- No atendimento pessoal;
- Recebimento e resposta aos e-mails.
> Padronizar os formulários e o encaminhamento dos relatórios, documentos, etc.:
- Quanto aos relatórios, ofícios, e-mail a EMATER tem um padrão oficial, e para
observância disto todos os administrativos passaram por capacitação;
- Quanto às datas e horários, orienta-se para que sejam cumpridos.
> Padronizar os arquivos:
- Todas as unidades municipais receberam uma sugestão para padronizar os
arquivos, com numeração das pastas, ordem na colocação, ordem de
programa, etc.
ABRANGÊNCIA (agricultores beneficiados, técnicos, famílias beneficiadas,
Instituto, funcionários).
Todos ganham com um atendimento eficiente pelo (a) recepcionista,
secretário (a), nesse momento ele (a) é o cartão de visita do Instituto e a
primeira impressão é a que fica.
Os agricultores familiares são os beneficiados com essa atitude do
atendente, informando da melhor maneira possível. O agricultor não perde
tempo e nem dinheiro indo e vindo da comunidade para ser atendido pelo
técnico; informações básicas como: receber uma análise de solo e dar
encaminhamento, informar os documentos necessários para elaboração de
uma DAP, entre outros.
Paralelo a esse processo o técnico potencializa o atendimento nas
comunidades, facilitando o trabalho, que assim dispõe de mais tempo para o
atendimento a campo. O Instituto é beneficiado pela redução de custos e atendimento com maior eficácia ao público interno e externo.
RESULTADO DO PROJETO: benefícios gerados na renda do agricultor
(quantificar), na qualidade de vida das famílias, ao meio ambiente, à
organização do trabalho, impacto na comunidade, município, EMATER:
Difícil de quantificar os benefícios gerados, no entanto fácil de identificá-los,
como:
- Mais agilidade e qualidade da informação ao produtor;
- Permanência por mais tempo do produtor na propriedade;
- Redução de despesas do produtor em busca de informações nesse
deslocamento fora de seu domicílio;
- Na organização gera menos retrabalho com maior qualidade das informações
e das tarefas do dia a dia;
- Libera mais o técnico para se dedicar às atividades fim da Instituição;
- Impacto na comunidade se dá pela maior presença do técnico ao campo e
maior permanência do produtor em sua atividade geradora de renda.
No Município e EMATER:
- Melhoria dos serviços prestados no atendimento ao agricultor familiar;
- Visibilidade e uniformidade dos trabalhos na Região de Ivaiporã,
possibilitando maior agilidade nas informações solicitadas;
- Plano de capacitação continuo, levando ao aprimoramento;
- Interação entre técnico / administrativo facilitado;
- Ampliação das competências;
- Ampliação da área geográfica dos serviços (local para ADI);
- Motivação, valorização dos funcionários;
- Segurança na realização dos trabalhos executados baseada em informações
padronizadas;
- Com a somatória destas ações o resultado dos trabalhos de ATER qualificado
é extensivo para os agricultores familiares.
AGRADECIMENTOS:
A Gerente Regional de Ivaiporã - Vitória Maria Montenegro Holzmann
Ao Coordenador Administrativo – Lairton Pedro Timóteo
A Assistente Administrativa Regional – Nádia Okawa Bonfim Chagas
Ao Gerente Municipal – Vilmar Natalino Grando
PARCEIROS PRINCIPAIS:
Equipe da unidade municipal de Boa Ventura de São Roque
Equipe da unidade municipal de Cândido de Abreu
Equipe da unidade municipal de Mato Rico
Equipe da unidade municipal de Nova Tebas
Equipe da unidade municipal de Pitanga
Equipe da unidade municipal de Santa Maria do Oeste
REFERÊNCIAS:
Nada a relatar.
ANEXOS:
1. Roteiro padronizado das atividades para as primeiras visitas.
2. Relatório das orientações prestadas.
3. Depoimento da Gerente Regional de Ivaiporã – Vitória Maria Montenegro
Holzmann
4. Depoimento Gerente Municipal de Pitanga / Coordenador Regional de
Ivaiporã - Vilmar Natalino Grando
5. Depoimento do Estagiário de Boa Ventura de São Roque – Efraim Victor
Jauer Ribeiro
6. Depoimento Técnico cedido pela Prefeitura Municipal de Boa Ventura de
São Roque – Leandro Ribeiro Gloeden
7. Depoimento Gerente Municipal de Cândido de Abreu e Equipe – Osvaldo
Matyak
8. Depoimento Extensionista Municipal de Mato Rico – Jean Carlos Rodrigues
9. Depoimento Extensionista Municipal de Nova Tebas - Marcos Antonio de
Freitas
Pitanga, 18 de Dezembro de 2014.
Roseli Maria Hamad Romanichen Otto
Matrícula 3022
Assistente Administrativo.
Anexo - 1
ROTEIRO PADRONIZADO DAS ATIVIDADES DIÁRIAS PARA TRATAR NAS
UNIDADES MUNICIPAIS.
Boa Ventura de São Roque– Cândido de Abreu - Mato Rico – Nova Tebas –Pitanga – Santa Maria do Oeste
DATA - VISITA Nº.
PARTICIPANTES -
Objetivos:
> Padronizar as estruturas das unidades municipais;
> Padronizar a aparência interna e externa das unidades municipais;
> Padronizar o atendimento ao público externo e interno;
> Padronizar os formulários e o encaminhamento dos relatórios, documentos;
> Padronizar os arquivos.
ASSUNTO O QUE TRATAR PRAZO RESPONSÁVEL
COMPROMISSOS
Anotações Compromissos, datas, recados.
Armários Limpos e organizados.
Arquivo morto Permanecer arquivado durante
05 (cinco) anos; fazer o arquivo
morto com orientação do
responsável pela Unidade;
Rasgar em pequenos pedaços.
Arquivos Limpos e organizados.
Atendimento
ao
cliente
Atender o cliente externo e
interno com objetividade,
delicadeza e presteza.
Ausência
no
trabalho
Avisar o responsável imediato
com no mínimo de três dias de
antecedência, exceto
emergências médicas.
Bilhete Claro, objetivo e papel adequado.
Boletim
de
frequência
Encaminhar até o 5º dia útil,
assinado pelos funcionários,
anexando os atestados médicos
e folha ponto.
Cafezinho / chá Fazer diariamente, se necessário.
Calendário
quinzenal
Passar por e-mail para o seu
coordenador regional e para a
gerente regional na manhã de
segunda-feira.
Computador É controlado o uso pela Unidade
Estadual; é um arquivo,
organizar de forma que todos
entendam, é de uso coletivo;
proibido o uso das redes sociais;
uso exclusivo para o bom andamento do trabalho;
site só os do Instituto e
relacionados ao trabalho;
conservar limpos; desligar no
final da tarde.
Conserto e
manutenção
de
veículos
Mensal – postar todas as despesas com os veículos
(abastecimento, lavagens,
DETO, Manutenção, coletar os
dados da prestação de contas).
Controle geral Tudo o que foi possível.
Crachá Uso obrigatório.
Declaração
e
Documentos
Elaborar os solicitados pelo
técnico e dar prosseguimento,
conforme os padrões do
Instituto, o responsável pela unidade municipal assina.
Diária Responsabilidade do técnico (se
necessário delegada ao
administrativo).
Economia Sempre.
Empréstimo
de
materiais
Só com a autorização do
responsável pela unidade e com
assinatura no termo próprio de
empréstimo.
E-mail Lembrar o responsável para
responder dentro do prazo;
Salvar ou imprimir.
Feriados
municipais
Colocar no calendário quinzenal.
Folha ponto Estatutários, estagiários e
administrativos cedidos pelas
Prefeituras, assinar diariamente
e encaminhar ao regional com o
boletim de frequência.
Horário de
expediente
Colocar um aviso visível.
Identificação
de
malote
Maior aproveitamento e
economia de envelopes.
Informações Claras, objetivas e precisas aos
técnicos e públicos.
Jornais Discreto em ambiente reservado.
Limpeza Diária: ambiente limpo e
organizado.
Lista
de
presença
Diariamente, assinada, datada e
encaminhar ao regional até o 5º
dia útil.
Malote Sempre mandar dentro dos
prazos previamente
estabelecidos.
Mapa
comparativo
Enviar junto com as propostas,
completo e assinado pelo
técnico.
Materiais Organizar todos.
Memorando O responsável é quem assina; o
administrativo elabora em duas vias; seguir a ordem numérica.
Ofício O administrativo é quem
elaborada; seguir os padrões do
Instituto; o responsável quem
assina; seguir a ordem
numérica.
Organização
do
escritório
Como um todo: arquivos, mesas,
almoxarifado, cozinha, banheiro,
visual, parte externa...
Pasta para
malote
Equipe maior, fazer identificação
com visto de todos.
Pontualidade Essencial, sempre.
Porta fechada Colocar aviso: onde está.
Proposta de
preços
Fazer dentro dos padrões
estabelecido pelo financeiro.
Providências Lembrar os técnicos dos
compromissos, responder e-
mail...
Ramais Colocar identificação nos
telefones.
Recados Anotar todos e repassar para os
técnicos e/ou deixar bilhete claro
e objetivo.
Relação
arquivo
Padronizar a sequência das
pastas com numeração.
Relação de
abastecimento
Mensal, fazer à média dos
veículos e lançar no CMV.
SAFE Solicitação de recurso, sob
orientação do técnico solicitante, fazer fechamento após o evento.
SISATER Digitação responsabilidade do
administrativo, desde que o
técnico passe os dados, senha.
Som Restrito. Atrapalha a
concentração dos demais.
Telefone Atender com sorriso e clareza;
anotar os recados; abrir uma
pasta no computador “Telefone”
para: produtores, unidades
municipais, central....
Uso do Celular Uso particular restrito.
ALGUMAS UNIDADES MUNICIPAIS
Alevinos
e
frutíferas
Organizar as vendas, fazer os
controles e colaborar na
distribuição.
Análise de solos Fazer os controles, receber,
encaminhar e entregar.
VISIBILIDADE / ESTRUTURA / VALORES
Aparência
pessoal
Manter-se discreto (menos é
mais)
Aparência
unidade
Arquivos, armários, mesas,
paredes.
Atitude Tomar providência sempre
que necessário.
Comprometimento Se comprometer com o que
faz e bem feito.
Confiabilidade Confiar na sua intuição.
Conhecimento Aproveite e passe adiante.
Ética Sempre e necessária.
Habilidade Desenvolver a sua.
Probidade Integridade.
Respeito Para com os demais.
Responsabilidade Eterna
Transparência Sempre
PASSAR POR E-MAIL – FORMULÁRIO PADRÃO DO INSTITUTO MAIS OS
ELABORADOS NA UNIDADE MUNICIPAL DE PITANGA
FORMULÁRIO DATA RESPONSÁVEL
Arquivo morto
Boletim de frequência
Calendário quinzenal
Controle de análise de solo
Declaração
Folha ponto
Horário de expediente
Identificação malote
Identificação / lembrete porta
Lista de presença diária
Mapa comparativo
Memorando
Missão do Instituto – colocar no
quadro
Ofício - modelo
Ofício - numeração
Orçamento
Prestação de contas - formulário
Ramais
Redação oficial – Jussara Ribeiro
Relação de abastecimento
Relação de arquivo
Telefones
Termo de empréstimo
Anexo - 2
Boa Ventura de São Roque– Cândido de Abreu - Mato Rico – Nova Tebas –
Pitanga – Santa Maria do Oeste
DATA - VISITA Nº.
PARTICIPANTES -
ORIENTAÇÕES PRESTADAS SITUAÇÃO
Anexo - 3
Depoimento:
O Instituto EMATER da Região de Ivaiporã tem 22 (vinte e duas) unidades
municipais. Destas somente 06 (seis) unidades têm auxiliares administrativas
do Instituto EMATER, ou seja, faltam 16 (dezesseis) funcionários
administrativos para suprir as necessidades atuais da infraestrutura, faltando
contratação por parte do Governo Estadual a mais de 25 anos nesta área. Para
suprir essas vagas o Instituto contrata temporariamente estagiários de nível
médio dentro de um período de 06 (seis) meses a 02 (dois) anos, os quais por
maior bom vontade que apresentem existe limitações devido à idade, falta de
experiência para desempenhar os serviços demandados de um escritório da
EMATER.
No ano de 2013 devido às dificuldades existentes nas unidades municipais em
relação aos trabalhos na área administrativa, a região optou por aproveitar a
experiência das auxiliares administrativas existentes e distribuiu
geograficamente escritórios próximos de suas sedes para trabalhar com estagiários. Surgiu a ideia de utilizar o exemplo da unidade municipal de
Pitanga como modelo de organização da estrutura das unidades locais na
região de Ivaiporã.
Para os técnicos que estavam encontrando dificuldades para manter um nível mínimo de organização nos escritórios, puderam então contar com a auxiliar
administrativa, Roseli Maria Hamad Romanichen Otto, que vem executando o
trabalho com maestria, auxiliando os técnicos e estagiários em 06 (seis)
municípios no entorno de Pitanga e estendendo seus conhecimentos e
habilidades as outras auxiliares administrativas da região de Ivaiporã, que
colaboram com as demais unidades locais.
Para nós do Regional com essa proposta diferenciada de trabalho pioneiro, a
qual está sendo executada com propriedade, tem nos dado tranquilidade na
resolução dos problemas e na coordenação administrativa das unidades. Os
técnicos e estagiários se reportam às administrativas, as quais orientam e
capacitam, resolvem os problemas momentâneos, organizam as atividades,
documentação, lançamentos, atendimento ao público, além de treinarem os
estagiários, que foram potencializadas com a adoção desta nova metodologia
de trabalho realizada na região.
Vitória Maria Montenegro Holzmann
Gerente Regional de Ivaiporã
Anexo - 4
DEPOIMENTO:
A partir do momento em que a área administrativa propôs a uniformização de
procedimentos administrativos permitiu proporcionar aos técnicos e
administrativos dos locais envolvidos, o conhecimento e a visão de um conjunto
de procedimentos que ao serem adotados melhoram a qualidade dos serviços
administrativos e consequentemente melhoram o serviço da extensão ofertado
ao produtor rural, nosso cliente principal.
Vilmar Natalino Grando
Gerente Municipal de Pitanga Coordenador Regional de Ivaiporã
Anexo - 5
Depoimento:
Eu, Efraim Victor Jauer Ribeiro, estagiário da unidade municipal da EMATER
de Boa Ventura de São Roque, venho dizer o meu muito obrigado e
parabenizar você Roseli Maria Hamad Romanichen Otto, mais conhecida como
Rose, pelo esforço e dedicação com nós estagiários. Acho que posso falar
pelos demais profissionais que atuam no Instituto EMATER, o que seria de nós
sem você Rose, nos orientando, repassando os nossos deveres do dia primeiro
ao dia primeiro.
Posso dizer que não seria nada fácil fazer algo sem sua orientação, chamando
a atenção, lembrando de mandar a lista de assinaturas do controle de
atendimento, calendário quinzenal, orientando nos sistemas como o SISATER,
o SAFE, orçamentos, prestação de contas e os demais me pareciam muito
complicados, mais ficaram muito fáceis depois de suas instruções. Ainda
lembro de quando cheguei aqui para fazer a entrevista. Depois da entrevista eu
agradeci a você e ao Vilmar Natalino Grando – Coordenador Regional de Ivaiporã, por me darem à oportunidade de conhecê-los e poder ser
entrevistado, e agora agradeço por terem me escolhido para fazer o estágio e
me dar à oportunidade de aprender e adquirir experiências e poder trabalhar
(estagiar) com vocês.
Apesar de nossos erros, você sempre alegre e passando energia positiva para
a gente, eu só tenho a agradecer esses meses que fiquei aqui, aprendi muito e
com certeza cada dia aprendo mais e mais, a minha caminhada agora é outra
mais pode ter certeza que vou levar o que aprendi com você para o resto de
minha caminhada.
Meu muito obrigado.
Efraim Victor Jauer Ribeiro
Estagiário
Unidade Municipal de Boa Ventura de São Roque.
Anexo - 6
Depoimento:
Hoje também é um dia muito especial para mim, isso se faz por um motivo
mais que especial, simples assim descreve a minha jornada que para mim será um marco em minha vida, será porque em tão pouco tempo, apenas um ano e
um mês, aprendi o que talvez em outras oportunidades não aprenderia com o
dobro de tempo, porque será em pessoas boas e qualificadas formam pessoas
boas e qualificadas. É isso que nós precisamos nos dias de hoje.
Obrigado a EMATER por me proporcionar momentos de muita alegria através
do seguimento dos seus trabalhos e projetos, tendo como objetivo final o fortalecimento da agricultura familiar e seus componentes. Dessa forma
também dedico a minha felicidade aos gerentes e coordenadores, extensivos a
uma pessoa muito especial, talvez seja pela sua simplicidade, educação, ou
talvez por estar mais perto e a gente se ver mais vezes, talvez mais eu também
acredite em honestidade, competência, qualidade e a vontade de batalhar
pelos objetivos, tanto pessoal quanto profissional, enfim obrigado a você Roseli
Maria Hamad Romanichen Otto (a Rose) da Unidade Municipal de Pitanga por
me ajudar em todas as horas de dificuldades decorrentes de nosso trabalho,
em que eu não sabia como fazer, mas eu conhecia quem iria me ajudar ai
entrava você direcionando da melhor forma possível e nós vencendo as
dificuldades do dia a dia, não irei citar todos, enfim são muitos, mas vou citar o qual mais me marcou e abriu as portas para uma grande amizade e conquistas
no nosso trabalho, foi quando vocês (Rose e o Vilmar Natalino Grando –
Coordenador Regional) vieram até aqui no escritório da EMATER em Boa
Ventura de São Roque, pela primeira vez, quando vi vocês me deu até
tremedeira, depois quando retornaram para seus trabalhos a tarde eu refleti o
quanto vocês são especiais e atenciosos com as demais pessoas, principalmente eu que vocês nem conheciam isso se chama competência.
Obrigado por fazer parte da minha vida Rose, peço a Deus que ilumine o teu
caminho todos os dias de sua vida.
Obrigado.
Leandro Ribeiro Gloeden
Extensionista Municipal - cedido pela Prefeitura Municipal
Unidade Municipal de Boa Ventura de São Roque
Anexo – 7
Depoimento:
A equipe da Unidade Municipal de Cândido de Abreu considera como positivas
as visitas feitas a Unidade Municipal pela funcionária Roseli Maria Hamad Romanichen Otto. O treinamento realizado com estagiários é o ponto forte, pois
esta função conta um de rol de compromissos que a EMATER presa no seu dia
a dia, como: horário de trabalho, atendimentos aos produtores, organização
dos papéis e assim como também do Escritório; e ainda sobre comportamento
pessoal, compromisso, respeito, o que mostra e faz a diferença no atendimento
de cada cliente. A funcionária Rose tem uma didática muito boa no repasse de informações,
adquirida em seus anos de experiência, que possibilita ajudar aos que estão
começando, principalmente estagiários.
Também serve de ajuda para os técnicos que exercem a função de gerentes
locais.
Sugerimos que este trabalho desenvolvido pela colega Rose tenha
continuidade e que aconteça com mais frequência nos escritórios; é um
trabalho válido, no nosso ponto de vista, pois não é todo profissional que tem a
didática necessária para repassar os detalhes do seu conhecimento
profissional com precisão e clareza, são detalhes de quem adquiriu experiência
ao longo de tempo, que permite aos iniciantes saber o que o Instituto espera deles como futuros profissionais.
Osvaldo Matyak
Gerente Municipal e Equipe
Unidade Municipal de Cândido de Abreu
Anexo – 8
Depoimento:
Iniciei meu trabalho na EMATER de Mato Rico sozinho em uma Unidade
Municipal em que faltava a auxiliar administrativo sempre tornando o trabalho laboroso.
Quando a colega Roseli Maria Hamad Romanichen Otto (a Rose) iniciou o
trabalho de visitas periódicas no escritório facilitou muito o desenvolvimento
das atividades, com a simples organização de uma agenda mensal de
compromissos: do que tem que ser feito, como ser feito e quando deve ser
feito. Também treinou os estagiários de nível médio, do que é EMATER,
lançamentos no sistema, além de dar dicas de organização e de layout do
escritório.
Parabéns.
O trabalho deve ser contínuo.
Jean Carlos Rodrigues
Extensionista Municipal
Unidade Municipal de Mato Rico
Anexo – 9
Depoimento:
Para nós técnicos de campo o sistema que o Instituto EMATER vem adotando
dificulta muito nosso trabalho, pois não temos assistente administrativo e temos que ficar tapando buraco com os estagiários, assim quando um começa a
pegar o espírito da coisa já deu o prazo e ele sai. Ficamos na mão novamente
e começa tudo de novo a orientação dos novos contratados.
Dessa maneira o trabalho desenvolvido pela colega Roseli Maria Hamad
Romanichen Otto é de grande valia, pois além de nos ajudar na orientação do
estagiário ainda consegue dar uma uniformizada no atendimento dos escritórios da região, uma padronizada nos sistemas de arquivo e
principalmente uma força no lançamento do sistema de relatórios e registros do
trabalho diário, pois muitas vezes o técnico de campo não sobra tempo para
estas orientações e acabamos fazendo antes de ficar orientado.
Marcos Antonio de Freitas
Extensionista Municipal
Unidade Municipal de Nova Tebas