41
BAB 3
ANALISA DAN EVALUASI SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Abhitrans Matra Indah adalah anak perusahaan PT Abhitech Matra Indah dan
PT. Pemburu Kartan Utama. PT Matra Abhitech Indah didirikan pada tahun 1990 dan PT.
Hunter Kartan Utama dibangun pada tahun 1999. Berkantor pusat di Sunter, Jakarta Utara,
Indonesia. Kedua perusahaan induk ini adalah contoh dari perusahaan yang telah bertambah
besar pada 10 tahun terakhir dengan tetap fokus dan berkomitmen untuk menyediakan
layanan seperti konsultan spesialis asing, pengeboran dan spesialis, penasihat komersial,
penasehat hukum, proyek penelitian pada berbagai daerah pada proyek-proyek seismik.
Dalam penambahan awalnya untuk mendukung kebutuhan transportasi darat
Perusahaan dan transportasi untuk konsultan PT. Abhitech Matra Indah menyediakan
transportasi darat (sewa mobil) dan jasa profesional yang terkait yang memberikan manfaat
yang terukur kepada pelanggan. Bisnis rental mobil telah tumbuh secara signifikan terutama
pada enam tahun yang lalu dan untuk memastikan bahwa orang-orang membedakan PT
Abhitech Matra Indah sebagai perusahaan konsultan yang menyediakan diri dan penyewaan
mobil, sehingga PT Abhitrans Matra Indah kemudian didirikan untuk menangani dan
mengelola semua bisnis sewa mobil.
Abhitech berkompetensi inti di daerah Interpretasi Seismik, Akuisisi seismik, 2D &
3D seismik, Pengolahan QC, Geofisika dan Geologi layanan dukungan teknis, Pengeboran
Engineer dan Spesialis Layanan, G & G Studi dan proyek terkait lainnya dan konsultasi Sejak
awal, Abhitech telah menerima pengakuan yang terkemuka dan dapat dipercaya oleh
perusahaan Indonesia. Selanjutnya, pada tahun 1996 Abhitech ditunjuk untuk mewakili sebagai
42
wakil tunggal di Indonesia dari Fugro-Jason Fugro-Jason adalah perusahaan terkemuka dan
tercepat di dunia berkembang dalam karakterisasi reservoir kuantitatif. Fugro-Jason
menyediakan perangkat lunak dan jasa untuk semua perusahaan utama minyak dunia. Sebagai
perusahaan perjalanan ke 1995, pemegang saham melihat kesempatan untuk memberikan
dalam persyaratan yaitu perusahaan transportasi menyediakan ekspatriat perusahaan dan
minyak internasional di luar negeri dan perusahaan gas eksplorasi yang Abhitech mewakili
serta meningkatnya kebutuhan tren outsourcing transportasi industri minyak dan gas di
Indonesia.
Perusahaan memulai bisnis penyewaan mobil akomodatif dan telah menikmati
signifikan di sektor ini. Pada tahun 2005 memanfaatkan pengetahuan yang solid dari
pengalaman lebih dari 10 tahun dan lebih dari 150 mobil di bawah manajemen dan keahlian
dalam bisnis penyewaan mobil, perusahaan memutuskan untuk pindah ke tingkat berikutnya
dengan lebih fokus pada bisnis penyewaan mobil dan selanjutnya membentuk anak perusahaan
bernama PT Abhitrans Matra Indah. Perusahaan ini adalah penyedia utama untuk setidaknya 8
minyak internasional yang besar dan perusahaan gas dan perusahaan-perusahaan internasional
lainnya.
Perusahaan memposisikan diri untuk melakukan bersama perusahaan penyewaan
mobil kelas atas, cepat memperluas portofolio mobil untuk memenuhi pertumbuhan luar biasa
dalam industri penyewaan mobil dan memberikan pelayanan yang lebih baik dan personal
kepada pelanggan.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT. Abhitrans :
o Menjadikan perusahaan sebagai rekanan dalam menyediakan jasa
transportasi dengan memberikan pelayanan terbaik.
Misi PT. Abhitrans:
43
o Memberikan layanan yang terbaik terhadap pengguna jasa dengan respon
yang cepat dan tepat.
o Memberikan kenyamanan dan keamanan dalam setiap perjalanan.
o Membangun kepercayaan dalam hubungan kerjasama yang profesional.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.3.1 Struktur Organisasi PT. Abhitrans
Dibawah ini merupakan struktur organisasi resmi PT. Abhitrans
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Abhitrans
COMMISSIONER
DIRECTOR
OPERATION & MARKETING
FINANCE & ACCOUNTING HRD & GA HSE MANAGER MECHANIC
DISPATCHER
DRIVER+/- 150
STAFF FINANCE &
ACCOUNTING
STAFF HRD & GA
HSE SUPERVISOR
MECHANIC STAFF ADMINISTRATION
HSE OFFICER
44
3.1.3.2 Struktur Organisasi PT. Abhitrans dalam SAP
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Abhitrans dalam SAP
3.1.3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang
A. Administration (admin)
1. Handle petty cash untuk Car Expense semua unit kendaraan Abhitrans di MCCI.
Admin akan maintain petty cash yang dipergunakan untuk membayar ke driver
sejumlah car expense yang di-reimburse. Laporan petty cash akan dikirim ke Abhitrans
untuk dicatat dan dimonitor.
2. Mengecek dan membuat Car Expense Summary untuk invoice ke MCCI.
Laporan car expense akan dicek berdasarkan bukti bon yang dilampirkan pada saat
reimburse, lalu membuat rekap car expense summary tiap bulan untuk semua unit
kendaraan. Laporan car expense summary juga dikirimkan untuk invoice ke MCCI.
3. Menyiapkan laporan bulanan yaitu Fuel Consumption dan Laporan kendaraan sewa.
45
B. Finance (Keuangan)
1. Input semua bank book & petty cash ABS ke SAP.
2. Input fixed asset, revaluation & depreciation ke SAP.
3. Membantu HR menghitung salary driver operational ABT/ ABS/Oryx dan driver
dengan User Personal sampai menghasilkan salary slip dan delivery.
4. Sebagai Maker-2 dalam input salary driver di velocity ABT & ABS (NISP Banking).
5. Mem-break down detail invoice.
6. Update bukti potong & SSP PPN ABT.
7. Update bukti potong & SSP PPN ABS.
8. Mengecek car expense & maintenance expense.
9. Invoice monthly ABR, ABT & ABS & daily di SAP sampai posting.
10. Update bukti potong PPh 23 & SSP PPN yang sudah diterima.
11. Menyiapkan rekapan pemakaian Telkomsel billing ABS per bulan.
12. Membantu HR menghitung salary driver sampai menghasilkan salary slips dan
delivery.
13. Merekap expense credit card untuk dicatat sebagai entertainment.
14. Handle petty cash untuk maintenance.
15. Handle repair & maintenance expense & membuat reimbursement 3x per bulan
16. Membantu mengecek & membuat car expense summary Santos Jakarta & Surabaya
untuk invoice reimbursement ke Santos
17. Menyiapkan laporan bulanan Santos : Fuel Consumption, Laporan kendaraan sewa
18. Input inventory di SAP
19. Membantu HR menghitung salary driver Statoil sampai menghasilkan salary slips dan
delivery.
20. Handle petty cash & bank book ABS
46
21. Update Account Receivable di bank book & Invoice Monitoring
(Setelah A/R update di SAP, update di Invoice monitoring tidak diperlukan lagi)
22. Menyiapkan receipt & payment voucher ABS (melalui velocity NISP / cek & giro)
23. Proforma/Invoice/Reimbursement of Expense Santos Jakarta & Surabaya (break down
per dept) untuk bulanan & call out.
24. Menyiapkan laporan outstanding A/R & bank book ABS untuk Management.
25. Membantu HR menghitung salary driver Santos sampai menghasilkan salary slips dan
delivery.
26. Mengecek invoice ABS sebelum ditandatangani
27. Membantu follows up ke dealer & NISP dalam penyiapan dokumen untuk
pencairan/pelunasan mobil.
28. Menyiapkan laporan Jamsostek ABS per bulan (Per tahun 2011 akan di handle oleh HR)
29. Handle petty cash & bank book ABT & ABR.
30. Update Account Receivable di bank book & Invoice Monitoring ABR & ABT.
31. Menyiapkan receipt & payment voucher ABR & ABT (melalui velocity NISP / cek &
giro).
32. Menyiapkan laporan outstanding A/R & bank book ABR & ABT untuk Management.
33. Mengecek overtime calculation (Statoil, Anadarko, dan Nokia).
34. Menyiapkan SOA CNOOC per bulan & collect cash payment.
35. Manage operational activity: internal & external (client).
36. Control finance activity: A/R, authorize payment, bank book.
37. Mengirimkan overtime calculation Anadarko untuk approval supaya bisa kirim invoice.
38. Mengirimkan overtime calculation Statoil untuk approval supaya bisa kirim proforma
invoice.
47
C. Operational (Operasional)
1. Perawatan ( per Periode berkala )
• Sistem Pelumasan ( Penggantian Oli / Filter Oli secara berkala ).
• Sistem Pendingin (Pemeriksaan Air Radiator, Extra Fan).
• Elektrikal (Pemeriksaan System Pengapian, Battery Unit, Fuse).
• Bahan Bakar (Pemeriksaan System Penyaluran Bahan Bakar).
• Suspensi (Pemeriksaan Brake System, Peredam, Stabilizer, Ban).
• Air Condition (Pemeriksaan Sirkulasi Blower, Suhu Interior / Cabin).
• Interior (Pemeriksaan Kebersihan Cabin, Panel Instrument, Kondisi Seat).
• Lamp Unit ( Pemeriksaan Lampu-lampu, Fuse Box, Kondisi Cover Lamp ).
• Penggantian Part Assy sesuai jadwal per usia pemakaian.
• Melakukan tugas piket terjadwal (Sabtu, Minggu dan hari Libur) /sesuai
keperluan.
2. Storing
• Mengadakan kunjungan Service Ringan terjadwal.
• Merespon dan menangani kendaraan yang mengalami kerusakan mendadak.
• Monitoring/Pencatatan KM pemakaian kendaraan.
• Melakukan Tugas Piket terjadwal ( Sabtu, Minggu dan hari Libur ) / sesuai
keperluan.
3. Administration Technic
• Membuat Laporan Posisi Kendaraan dalam Proses Perbaikan/Perawatan.
• Membuat Laporan Posisi Kendaraan terpakai sebagai Pengganti kendaraan lain.
• Melaporkan Kondisi Kendaraan – kendaraan yang tidak Produktif /biaya
perawatannya tinggi.
48
4. Administrasi keuangan
• Membuat Laporan Pengeluaran Biaya pembelian Spare Part (per Periode 2
Minggu).
• Membuat Laporan Pemakaian Spare Part per Unit kendaraan (per Periode 6
bulan).
• Mengatur Sirkulasi Keuangan
D. GA & HRD :
1. Mengambil BPKB kendaraan.
2. Mengambil Car Activity Driver.
3. Mendistristribusikan Advance Operasional.
4. Membantu pengurusan pembuatan stiker parkir mobil di gedung BEJ.
5. Pengurusan uji emisi kendaraan di CNOOC.
6. Pendistribusian surat menyurat, invoice atau dokumen lain.
7. Mengambil atau mengantar document untuk perpanjangan STNK, termasuk
penggesekan nomor mesin dan rangka bagi kendaraan yang sudah 5 tahun.
8. Menjelaskan kepada driver tentang Kontrak Kerja (perpanjangan), Surat Edaran, dan
atau kebijakan lain dari perusahaan.
9. Menjelaskan benefit asuransi kepada driver/keluarga serta mengurus administrasi
masuk rumah sakit jika ada yang dirawat.
10. Mendistribusikan dan menjelaskan tentang form cuti, slip gaji, form pinjaman,
jamsostek, equity, dan kebutuhan driver lainnya.
11. Menjelaskan pengisian SPT Tahunan kepada driver.
12. Mengambil timesheet asli driver yang ada di client.
13. Menerima dan melaporan jika terjadi kecelakaan kendaraan perusahaan.
14. Follow Up kendaraan yang akan di claim ke Asuransi.
49
15. Menyelesaikan perselisihan ke pihak 3 jika terjadi Accident (Special Case).
16. Membantu menyelesaikan perselisihan jika terjadi permasalahan dengan Driver
(Special Case).
17. Mengawasi driver operational pool. Apabila ditemukan sesuatu yang perlu diperbaiki,
bicara kepada Dispatcher agar Dispatcher mengambil tindakan.
18. Mencarikan driver baru jika perusahaan memerlukan.
19. Menerima permintaan serta keluhan atau pun laporan dari client.
20. Follow Up dan melaporkan hasil Download Driver Right ke client.
21. Melakukan SiDak bagi kendaraan yang disewakan ke klien terutama di CNOOC.
22. Melakukan monitoring bagi semua kendaraan perusahaan yang disewakan.
23. Membantu memantau mobil-mobil yang standby di Pool Abhitrans.
24. Mengingatkan driver untuk fax timesheet setiap awal bulan.
E. Dispatcher
1. Mengatur driver operasional untuk replace kendaraan maupun replace driver.
2. Menandatangani Time Sheet Driver Operational perusahaan.
3. Memberikan laporan kendaraan dan driver.
4. Memberikan informasi maupun arahan bagi drivers’ operasional maupun yang baru.
5. Mengecek kelengkapan, dan kesiapan serta kebersihan mobil.
6. Membuat Log Book kendaraan operasional.
7. Menyiapkan driver untuk piket setiap akhir minggu (Weekend).
8. Menyiapkan form absen di Pool dan form Car activity untuk operasional.
9. Mengumpulkan, mengecek initial timesheet driver operational setiap akhir bulan untuk
diserahkan ke HR.
50
10. Membuat Surat Tugas untuk driver jikalau ada driver yang minta diganti karena sakit
atau ada keperluan lainya serta menginformasikan ke para driver.
11. Membuat STTK jikalau ada pertukaran kendaraan.
12. Bertanggung jawab untuk semua kunci serep mobil.
3.1.4 Blueprint SAP Business One PT. Abhitrans
3.1.4.1 Basic Company Set Up Information
Tabel 3.1 Basic Company Set Up Information
Company Name: PT. PT. Abhitrans MATRA
INDAH
Company Address
Jl. Agung Niaga VI G 6 No.
40-41
Sunter Agung Podomoro,
Jakarta 14350
Internet Address
Phone 1 62-21-65302634
Phone 2
Fax 62-21-6400973
Company general information E-Mail address [email protected]
Local Currency IDR
System Currency IDR
Will your business like to use any of the SBO (SAP
Business One) tax features? Yes
Tax Authority Name KPP Pratama Jakarta Sunter
51
Federal Tax ID 02.475.849.2-048.000
Does your business currently use a segmented Chart
of Accounts? No
Does your business require Multi-Language Support No
Which inventory valuation method would you like to
default into new item file records? Moving Average
Does your business allow a stock release without a
cost? No
3.1.4.2 General Company Settings
Tabel 3.2 General Company Settings
What are the standard posting periods for your
business?
Fiscal Calendar
Date From: 01/01/08 to
31/12/08
Number of Periods: 12
(months)
Start of Fiscal Year: 1
January 2008
What is the earliest prior period that you would like
to enter into SAP Business One to allow for
Comparative Financial Statements?
31/03/08
What default payment terms would you like to use
for customer Sales Orders and A/R Invoices N30D
52
Note: This is only a default that is used when new
customer records are created. These can be change
in the customer record and the sales documents.
What default payment terms would you like to use
for vendor Purchase Order and A/P Invoices
Note: This is only a default that is used when new
vendor records are created. These can be change in
the vendor record and the purchasing documents.
N30D
Which time format would you like to use on the
screen display: 24 Hour
Which Date Format would you like to use on the
screen display: DD/MM/YY
How many decimal places would you like to be
displayed and used in calculations for:
Decimal Places 0 through 6
available
Currency Amounts: 2
Prices: 2
Rates: 2
Quantities: 2
Percentage: 2
Units: 2
Does your business use Serial Numbered Items No
53
Does your business track items by lots or batches No
When new items are added to your Item Master file,
would you like all items to be available in all
warehouses or select which items are available in
each warehouse?
All Items available in all
warehouse
3.1.4.3 Define Currencies
Currency atau mata uang berikut digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang
terjadi. Sebagai default, IDR adalah Local Currency dan USD adalah System Currency. Rate
harian adalah menggunakan rate pajak, serta pada akhir bulan akan di revaluasi menggunakan
rate tengah BI.
Tabel 3.3 Currencies Definition
Currency Name Currency
Code Decimal Rounding
Indonesian Rupiah IDR 2 No Rounding
US Dollar USD 2 No Rounding
3.1.4.4 Define Chart of Accounts
Tabel 3.4 Chart of Accounts
Code Name FatherAccountKey ActiveAccount AcctCurrency
Code Name FatherAccountKey ActiveAccount AcctCurrency
101000000 Bank 100000000000000 tNO
101010000 NISP - USD - 8891 101000000 tYES USD
101020000 NISP - IDR - 8895 101000000 tYES ##
101030000 BCA - IDR - 2229 101000000 tYES ##
54
101990000 Check Received 101000000 tYES ##
102000000 Pettycash 100000000000000 tNO
102010000 Pettycash - IDR 102000000 tYES ##
103000000 Account Receivable 100000000000000 tNO
103010000 A/R Invoice 103000000 tYES ##
103020000 A/R Reimbursement 103000000 tYES ##
104000000 Advance 100000000000000 tNO
104010000 Advance Client 104000000 tYES ##
104020000 Advance Operational 104000000 tYES ##
104030000 Advance Employee 104000000 tYES ##
105000000 Down Payment 100000000000000 tNO
105010000 Down Payment - Car 105000000 tYES ##
105020000 Down Payment –
Others
105000000 tYES ##
106000000 Prepaid 100000000000000 tNO
106010000 Prepaid Insurance 106000000 tYES ##
106020000 Corporate Tax 106000000 tYES ##
106030000 PPh 23 106000000 tYES ##
106040000 VAT 106000000 tYES ##
106050000 SKFLN 106000000 tYES ##
107000000 Inventory 100000000000000 tNO
107010000 Car Accessories 107000000 tYES ##
107020000 Spare Parts 107000000 tYES ##
108000000 Fixed Asset 100000000000000 tNO
108010000 Car 108000000 tYES ##
55
108020000 Car - Accum Depr 108000000 tYES ##
108030000 Office Equipment 108000000 tYES ##
108040000 Office Equipment -
Accum Depr
108000000 tYES ##
201000000 A/P Invoice 200000000000000 tYES ##
202000000 Bank Loan 200000000000000 tNO
202010000 NISP 202000000 tNO
202010100 NISP - KRK & DL 202010000 tYES ##
202010200 NISP - IL 2 202010000 tYES ##
202010300 NISP - IL 3 202010000 tYES ##
202010400 NISP - IL 4 202010000 tNO
202010401 IL 4 Batch 1 202010400 tYES ##
202010402 IL 4 Batch 2 202010400 tYES ##
202010403 IL 4 Batch 3 202010400 tYES ##
202010404 IL 4 Batch 4 202010400 tYES ##
202010405 IL 4 Batch 5 202010400 tYES ##
202010406 IL 4 Batch 6 202010400 tYES ##
202010407 IL 4 Batch 7 202010400 tYES ##
202010500 NISP - IL 5 202010000 tNO
202010501 IL 5 Batch 1 202010500 tYES ##
202010502 IL 5 Batch 2 202010500 tYES ##
202010503 IL 5 Batch 3 202010500 tYES ##
202010504 IL 5 Batch 4 202010500 tYES ##
202010505 IL 5 Batch 5 202010500 tYES ##
202010506 IL 5 Batch 6 202010500 tYES ##
56
202010507 IL 5 Batch 7 202010500 tYES ##
202010508 IL 5 Batch 8 202010500 tYES ##
202010509 IL 5 Batch 9 202010500 tYES ##
202010510 IL 5 Batch 10 202010500 tYES ##
202010511 IL 5 Batch 11 202010500 tYES ##
202010600 NISP - IL 6 202010000 tNO
202010601 IL 6 Batch 1 202010600 tYES ##
202020000 BCA 202000000 tYES ##
203000000 Loan Non Bank 200000000000000 tNO
203010000 Mitsui 203000000 tYES ##
203020000 Abhitech 203000000 tYES ##
203030000 Quantum 203000000 tYES ##
204000000 Taxes Liability 200000000000000 tNO
204010000 PPh 21 Payable 204000000 tYES ##
204020000 PPh 23 Payable 204000000 tYES ##
204030000 PPh 4(2) Payable 204000000 tYES ##
204040000 VAT Payable 204000000 tYES ##
205000000 Other Current
Liabilities
200000000000000 tNO
205010000 Accrued Expense 205000000 tYES ##
205020000 Goods Received Not
Invoiced (GRNI)
Clearing
205000000 tYES ##
301000000 Owner's/Shareholder's
Capital
300000000000000 tYES ##
57
302000000 Retained Earnings 300000000000000 tNO
302010000 Retained Earning 302000000 tYES ##
302020000 Current Year
Earnings
302000000 tYES ##
401000000 Rental Income 400000000000000 tYES ##
402000000 Other Income 400000000000000 tYES ##
501000000 Interest Expense 500000000000000 tNO
501010000 NISP 501000000 tNO
501010100 NISP - IL 2 501010000 tYES ##
501010200 NISP - IL 3 501010000 tYES ##
501010300 NISP - IL 4 501010000 tNO
501010301 IL 4 Batch 1 501010300 tYES ##
501010302 IL 4 Batch 2 501010300 tYES ##
501010303 IL 4 Batch 3 501010300 tYES ##
501010304 IL 4 Batch 4 501010300 tYES ##
501010305 IL 4 Batch 5 501010300 tYES ##
501010306 IL 4 Batch 6 501010300 tYES ##
501010307 IL 4 Batch 7 501010300 tYES ##
501010400 NISP - IL 5 501010000 tNO
501010401 IL 5 Batch 1 501010400 tYES ##
501010402 IL 5 Batch 2 501010400 tYES ##
501010403 IL 5 Batch 3 501010400 tYES ##
501010404 IL 5 Batch 4 501010400 tYES ##
501010405 IL 5 Batch 5 501010400 tYES ##
501010406 IL 5 Batch 6 501010400 tYES ##
58
501010407 IL 5 Batch 7 501010400 tYES ##
501010408 IL 5 Batch 8 501010400 tYES ##
501010409 IL 5 Batch 9 501010400 tYES ##
501010410 IL 5 Batch 10 501010400 tYES ##
501010411 IL 5 Batch 11 501010400 tYES ##
501010500 NISP - IL 6 501010000 tNO
501010501 IL 6 Batch 1 501010500 tYES ##
501020000 BCA 501000000 tYES ##
501030000 Loan Non Bank 501000000 tNO
501030100 Mitsui 501030000 tYES ##
501030200 Abhitech 501030000 tYES ##
501030300 Quantum 501030000 tYES ##
502000000 Insurance 500000000000000 tYES ##
503000000 Gas, Toll, Parking
Expense
500000000000000 tYES ##
504000000 Repair &
Maintenance Expense
500000000000000 tYES ##
505000000 Car Accessories
Expense
500000000000000 tYES ##
601000000 Provision &
Administration Bank
600000000000000 tYES ##
602000000 Office Rental 600000000000000 tYES ##
603000000 Transportation 600000000000000 tYES ##
604000000 Formalities 600000000000000 tYES ##
605000000 Utilities 600000000000000 tYES ##
59
606000000 Professional Fees 600000000000000 tYES ##
607000000 Office Supplies 600000000000000 tYES ##
608000000 Entertainment 600000000000000 tYES ##
609000000 Postage 600000000000000 tYES ##
610000000 Depreciation 600000000000000 tYES ##
611000000 Household 600000000000000 tYES ##
612000000 Jamsostek 600000000000000 tYES ##
613000000 Tax Allowance 600000000000000 tYES ##
614000000 Other Expenses 600000000000000 tYES ##
615000000 General &
Administrative Exp
600000000000000 tNO
615010000 Salary, Allowance &
OT
615000000 tYES ##
615020000 Tax Expense 615000000 tYES ##
801000000 Interest Income 800000000000000 tYES ##
802000000 Interest Expense 800000000000000 tYES ##
803000000 Realised Forex Gain
(Loss)
800000000000000 tYES ##
804000000 Unrealized Forex
Gain (Loss)
800000000000000 tYES ##
805000000 Extraordinary Gain
(Loss) from Fixed
Asset Retirement
800000000000000 tYES ##
808000000 Other Extraordinary
Income
800000000000000 tYES ##
60
809000000 Other Extraordinary
Charges
800000000000000 tYES ##
899000000 Extraordinary Items 800000000000000 tNO
899010000 Opening Balance 899000000 tYES ##
899020000 Period-end Closing 899000000 tYES ##
899030000 Clearing Account
Assets Acquisition
899000000 tYES ##
3.1.4.5 Default G/L Account Determination for Transaction Postings
G/L Account Determination digunakan untuk memetakan transaksi yang mungkin
terjadi pada suatu persediaan dengan kode G/L Account yang akan digunakan untuk
memposting jurnal transaksi yang bersangkutan. Khusus untuk persediaan (Inventory) PT.
Abhitrans memetakannya berdasarkan Item Group suatu persediaan.
Berikut daftar G/L Account Determination untuk berbagai jenis transaksi.
Tabel 3.5 General Ledger Accounts
Sales – G/L Account Determination G/L Account Code
Domestic A/R 103010000 - A/R
Invoice
Foreign A/R 103010000 - A/R
Invoice
Checks Received
(Un-deposited Funds)
101990000 - Check
Received
Cash on Hand
(Default Petty Cash Account)
102010000 -
Pettycash - IDR
61
Underpayment A/R
(Customer Payments are Short)
614000000 - Other
Expenses
Overpayment A/R
(Customer Payments are Over)
614000000 - Other
Expenses
Realized Exchange Difference Gain
(Only used when using Foreign Currency in A/R Invoices &
Payments)
803000000 - Realized
Forex Gain (Loss)
Realized Exchange Difference Loss
(Only used when using Foreign Currency in A/R Invoices &
Payments)
803000000 - Realized
Forex Gain (Loss)
Cash Discount
(Customer Cash Discounts Earned for paying within certain
Terms)
Revenues Account
(Default Sales Revenue Account)
401000000 - Rental
Income
Sales Credit Account
(A/R Credit Memo Revenue Account)
401000000 - Rental
Income
Purchasing – G/L Account Determination G/L Account Code
Domestic A/P 201000000 - A/P
Invoice
Foreign A/P 201000000 - A/P
62
Invoice
Realized Exchange Difference Gain
(Only used when using Foreign Currency in A/P Invoices &
Payments)
803000000 - Realized
Forex Gain (Loss)
Realized Exchange Difference Loss
(Only used when using Foreign Currency in A/P Invoices &
Payments)
803000000 - Realized
Forex Gain (Loss)
Bank Transfer
(Default Bank Account used on outgoing vendor payments via
anelectronic bank transfer)
-
Cash Discount
(Cash Discounts Earned for paying A/P within certain Terms)
614000000 - Other
Expenses
Purchases Expense Account
(Purchases of Non-Stocked Items)
-
Purchases Credit Account
(A/P Credit Memo Account for Purchases of Non-Stocked
Items)
-
Underpayment A/P
(A/P Payments are Short – not normally used in US
Localizations)
614000000 - Other
Expenses
Overpayment A/P 614000000 - Other
63
(A/P Payments are Over – not normally used in US
Localizations)
Expenses
Expense and Inventory Variance Account
(A variance account for clearing journal entries created by
A/P credit memos based on A/P invoices or by goods returns
based on goods receipts POs in which freight charges or
prices were changed.)
614000000 - Other
Expenses
General G/L Account Code
Credit Card Bank Fee
Rounding Account
(An account for the system to use in journal entries
automatically created for rounding differences. This may
occur when you define rounding for certain currencies or
for sales documents.)
614000000 - Other
Expenses
Period-End Closing Account
(This account is used once a year to clear the P & L accounts
into Current Retained Earnings. It should be an Equity G/L
Account but not the same account as your standard Retained
Earnings Account)
899020000 - Period-
end Closing
Inventory G/L Account Code
Stock Account 107010000 - Car
Accessories
Cost of Goods Sold 505000000 - Car
64
Accessories Expense
Allocation Account
(Inventory Receipts A/P Accrual)
205020000 - Goods
Received Not
Invoiced (GRNI)
Clearing
Variance Account
(Used only with Standard Cost Inventory Item Types)
-
Price Difference Account
(Records a price difference to this COGS account if the A/P
invoice cost differs from the PO Goods Receipt cost and
there is 0 or less than the quantity received to apply the cost
difference to in the Inventory Account)
614000000 - Other
Expenses
Negative Inventory Account
(Used to track the Landed Costs additions to the original
amount posted COGS when there is 0 or less than the
quantity in inventory for which the landed costs are being
applied to)
-
Inventory Offset Decrease
(An offsetting account to the Stock account used in Goods
Receipts and negative differences in Stock Postings (updates
after inventory). You can change this account manually
while creating its corresponding document.)
614000000 - Other
Expenses
65
Inventory Offset Increase
(An offsetting account to the Stock account used in Goods
Receipts and positive differences in Stock Postings (updates
after inventory). You can change this account manually
while creating its corresponding document.)
614000000 - Other
Expenses
Sales Returns
(The inventory account to use when returning stock to
inventory via a A/R Credit Memo or Goods Receipt)
107010000 - Car
Accessories
Realized Exchange Difference
(Only used when using Foreign Currency in Inventory
Purchasing documents)
803000000 - Realized
Forex Gain (Loss)
Goods Clearing Account
(Used only when a PO Goods Receipts has been posted to the
Inventory and A/P Accrual account and now the user closes
the PO Goods Receipt instead of drawing it into a A/P
Voucher. This account is used as the offset account to the
debit to A/P Accrual. For most businesses this type of
transaction would not occur.)
614000000 - Other
Expenses
Decrease GL Account
(Used as a balancing account when the stock value is
decreased due to the creation of a material revaluation
document.)
614000000 - Other
Expenses
66
Increase GL Account
(Used as a balancing account when the stock value is
decreased due to the creation of a material revaluation
document.)
614000000 - Other
Expenses
WIP Material Account
(Define an account in which the system maintains the value of
the items that are included in the production process. That
is, the period when production has begun but the final
product is not ready yet.)
-
WIP Material Variance Account
(An account in which the system maintains the variance
amounts of the items that participate in the product process.
The amount is posted when the production order's status is
'Closed'.)
-
Expenses Clearing Account
(Used as the A/P Accrual account for Additional Expenses in
the PO Goods Receipt, i.e. freight)
205020000 - Goods
Received Not
Invoiced (GRNI)
Clearing
3.1.4.6 Define Tax Codes and With Holding Tax Codes
Tabel 3.6 Tax Codes
Tax Code Tax Name Rate Tax Account
SO-10 PPN Out 10% 10 204040000
67
SO-E0 PPN Out - Exempt 0 899040000
WP10 W/H PPN Out 10% 10 204050000
PO-10 PPN In 10% 10 106040000
PO-E0 PPN In - Exempt 0 899040000
Tabel 3.7 With Holding Tax Codes
Tax Code WT Name Rate Tax Account Category Base Type
P23C PPh 23 Car 1.5 106030000 Payment Net
P23D PPh 23 Driver 4.5 106030000 Payment Net
WP10 W/H PPN 10% 10 106050000 Payment Net
3.1.4.7 Define Payment Terms
Tabel 3.8 Payment Terms Definition
Code Due Date Base Start From Number of Days
COD Posting Date -blank- 0
N15 Posting Date -blank- 15
N30 Posting Date -blank- 30
3.1.4.8 Define Users and Passwords
Tabel 3.9 User and Passwords
User Code Admin ACC01 FIN01 PUR01 OPR01
User Name Muliana
Super user Y N N N N
E-Mail Address
Mobile Phone
68
Initial Password 123456 234567 345678 456789 567890
Branch Main Main Main Main Main
Department FA Accounting Finance Purchasing Operation
3.1.4.9 Define Item Groups
Item Group digunakan untuk mengelompokkan persediaan berdasarkan jenisnya.
Pengelompokan ini juga digunakan untuk menentukan G/L Determination persediaan. Berikut
daftar Item Group beserta karakteristik persediaan yang ada pada suatu group.
Tabel 3.10 Item Groups
Item Group Name Spare Parts Car Accesories Item
Default Procurement
Method
Buy Buy Buy
Default Valuation
Method
Moving Average Moving Average Moving
Average
Inventory Item Y Y Y
Sales Item N N N
Purchase Item Y Y N
3.1.4.10 Define Customer Groups
Customer Group digunakan untuk mengelompokan customer berdasarkan jenis
customer. Pengelompokan ini akan memudahkan PT.Abhitrans dalam melakukan analisa
laporan penjualan.
Tabel 3.11 Customer Groups
Customer Group Name
69
Affiliation
Company
Personal
3.1.4.11 Define Vendor Groups
Vendor Group digunakan untuk mengelompokan vendor berdasarkan jenis produk
yang mereka sediakan agar memudahkan analisa laporan pembelian. PT. Abhitrans
mengelompokan vendor-nya sebagai berikut.
Tabel 3.12 Vendor Groups
Vendor Group Name
Suppliers
Affiliation.
3.1.4.12 Define System Wide Initial Document Settings
Tabel 3.13 System Wide Initial Document Settings
General Remarks
Would you like SAP B1 to Calculate the Gross
Profit for all A/R Invoices?
No
Which would you like the Remarks Area on
Target Documents to include:
The Base Document’s Number
When Attempting to Release Stock Below
item’s Minimum Level, what would you like the
system to do
Warning Only
Does your business allow Negative Quantity? No
70
If rounding is required which method would like
the system to use when rounding?
By Currency
In your purchasing documents would you like
the Exchange Rate Based on:
Posting Date
Would you like the system to round the tax
amount in rows
No
Display Rounding Remark No
Would you like to Warehouse Address set up in
the Warehouse file on Purchase Order?
No
Would you like the system to block documents
(i.e. Invoices, A/P Vouchers) that have a posting
date in the past or the future
• Block Documents with a Past
Posting
Date: No
• Block Documents with a Future
Posting Date: No
3.1.4.13 Document Numbering
Penomoran transaksi di SAP Business One dapat diatur sedemikian rupa
berdasarkan tabel berikut, yang akan berulang penomorannya setiap tahun.
Tabel 3.14 Document Numbering
Document First No. Last No. Remarks
A/R Invoices 10001 19999 FP Standard
20001 29999 FP Sederhana
30001 39999 Reimbursements
71
A/R Credit Memos 10001 19999
A/R Down Payment 10001 19999
Purchase Order 10001 19999
Goods Receipt PO 10001 19999
Goods Return 10001 19999
A/P Invoice 10001 19999
A/P Credit Memo 10001 19999
A/P Down Payment 10001 19999
Landed Costs 10001 19999
Incoming Payments 10001 19999
Outgoing Payments 10001 19999
Deposits 10001 19999
Journal Entries 10001 19999
Goods Receipt 10001 19999
Goods Issue 10001 19999
Inventory Transfers 10001 19999
Inventory Revaluation 10001 19999
3.1.4.14 Project Code
Project Code digunakan untuk mengelompokkan segala pendapatan dan
pengeluaran terkait suatu proyek. Dikarenakan proyek untuk suatu customer bisa lebih dari 1,
maka kode ini akan dibuat secara sistematis sehingga keperluan pembuatan report spesifik per
p r o y e k d a p a t d i l a k u k a n .
72
Tabel 3.15 Project Code
Customer Project
Code
Project Name
ABT01 -
ABHITECH
ABT01-001 1st project from
Abhitech
ABT01-002 2nd project from
Abhitech
Kode proyek ini harus selalu dibubuhkan dalam setiap dokumen penjualan agar
pendapatan untuk suatu proyek dapat dilacak. Demikian pula dengan semua pengeluaran.
Dengan demikian, laporan rugi-laba per suatu proyek dapat diketahui.
3.1.4.15 Business Processes
Integration
SAP CAR RENTAL MANAGEMENT SYSTEM
CarProcurement
InventoryProcurement
Reservation Operation
Invoicing
PayrollRun
CarMaintenance
Finance&
Accounting
CompanyBalance Sheets
CompanyIncome Statement
CompanyCash Flow
P&LPer Project
Gambar 3.3 SAP Car Rental Management System
73
Keseluruhan proses dimulai dari pengadaan mobil (Car Procurement). Setelah
mobil tersedia untuk disewa, maka customer bisa melakukan pemesanan (Reservation) untuk
kemudian dilakukan proses operasional jasa rental mobil beserta drivernya (Operation).
Laporan dari lapangan berupa timesheet dan laporan pengeluaran digunakan untuk proses
penagihan (Invoicing) dan penggajian driver (Payroll Run). Pengadaan spareparts dan
accessories (Inventory Procurement) akan berguna untuk mendukung operasional rental dan
perawatan mobil (Car Maintenance). Kesemua proses di atas akan bermuara pada suatu
integrasi ke modul Finance & Accounting yang sudah didisain desemikian rupa sehingga dapat
dihasilkan laporan keuangan perusahaan serta laporan rugi-laba per project.
Modul SAP Rental adalah modul tambahan yang secara khusus dibuat untuk
memenuhi kebutuhan operasional rental mobil di Abhitrans yang mencakup fungsi:
o Car, Driver & Insurance Master Data
o Car Leasing & Installment
o Car Quotation & Order (Resevation)
o Car & Driver Delivery & Return
o Car & Driver Activities & Expenses
o Invoice generator.
A. Purchasing
PT. ABHITRANS menggunakan modul standar SAP Business One dalam
melakukan transaksi pembeliannya persediaan spareparts & car accesories. Khusus untuk
pembelian mobil yang menggunakan sistem leasing, pencatatan nilai hutang leasing dilakukan
di modul SAP RENTAL sehingga data installment atas leasing dapat diperoleh.
74
Gambar 3.4 Purchasing Workflow
Car Procurement
Ord
er C
arLe
asin
g P
roce
ssR
ecei
ve C
ar &
Pay
Insu
ranc
eM
onth
ly P
roce
sses
VENDOR / DEALERABHITRANSBANK / LEASINGCOMPANY
CheckCar Availability
Indent
CreatePayment for “Tanda Jadi”
Yes
No
ProcessLeasing Request
Payment to Dealer & Accrue Leasing
Payable
Receive Payment
DeliverOrdered Car
ReceiveCar
CreateCar Master Data
CreateSAP FA Master
Data
CreateCar Leasing
CreateSAP FA
Acquisition
CreateOutgoing Payment
for Insurance
Receive Payment
CreateInsurance
Master Data
Update
Pay MonthlyCar Leasing Installment
RENTAL
SAP
SAP SAP
RENTAL
RENTAL SAP
RENTAL
MonthlyInsurance Expense
Installment
SAPMonthly
Car Depreciation Run
SAP
Receive Installment
CreatePayment for DP 1 and or Tanda Jadi
SAP
Receive Payment
Purchase Order
CreatePurchase Order
SAP
SPK
CreateSPK
<80%
Create Payment
CreatePayment for DP 2
SAP
>80%
ReceivePayment
SAP
75
B. Sales and Operation
PT. ABHITRANS menggunakan modul penjualan di SAP Business One
ditambah modul pengelolaan operasional rental. Quotation di buat langsung di SAP,
sedangkan Sales Order dan A/R Invoice dikeluarkan lewat modul SAP RENTAL.
Gambar 3.5 Sales and Operation Workflow
76
C. Accounting
PT. ABHITRANS menggunakan modul standar accounting SAP Business One.
Salah satu kebutuhan utama di area accounting adalah kebutuhan pembuatan laporan
rugi laba per proyek, yang mana fungsi ini dapat dilakukan dengan adanya Project Code.
Keterangan lebih lanjut tentang Project Code ada di bagian Project Code.
D. Finance and Banking
PT. ABHITRANS menggunakan modul standar Finance and Banking SAP
Business One. Intinya semua clearing atas A/P dan A/R dapat dilakukan dan data akun
Bank juga langsung terposting. Posting atas selisih kurs juga secara otomatis. Demikian
halnya dengan pemotongan PPh 23. Serta fasilitas rekonsiliasi saldo rekening Bank.
3.1.4.16 Reports
PT. ABHITRANS memerlukan sejumlah reports terkait marketing dokumen dan
operasional report serta accounting and financial reports. Secara garis besar reports
yang PT. ABHITRANS butuhkan dapat dikelompokkan menjadi:
A. Standard Reports
Standard Reports adalah berbagai report yang secara standard sudah tersedia di
SAP Business One. Report-report ini yang secara esensi data kemungkinan dapat
memenuhi kebutuhan ABHITRANS namun disajikan dengan cara dan tampilan
yang standard SAP Business One yang tidak bisa di modifikasi lagi.
77
B. Print Layouts
Print Layouts adalah tampilan hasil print dokumen marketing yang meliputi
dokumen pembelian, penjualan, accounting dan banking. Tampilannya dapat di
modifikasi sesuai layout standard ABHITRANS.
C. Additional Reports
Adalah report tambahan diluar report standard yang sudah tersedia di SAP
Business One yang harus dibuat sesuai dengan kebutuhan ABHITRANS.
3.2 Proses Bisnis Berjalan
3.2.1 Kontrak
3.2.1.1 Proses Kontrak
PT. Abhitrans adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa
peminjaman kendaraan. Sasaran pasar/client utama PT. Abhitrans adalah perusahaan-
perusahaan besar yang memerlukan pelayanan jasa untuk penyewaan kendaraan, tetapi
tidak menutup kemungkinan client merupakan pemakai pribadi.
Proses bisnis PT. Abhitrans dimulai ketika terdapat peluang penawaran kerja
sama yang ditawarkan oleh client. Dalam proses penawaran, client akan mengajukan
beberapa kualifikasi bagi perusahaan yang berminat sebelum melakukan proses Pre-Bid
atau tender. Pada proses ini PT. Abhitrans akan mengumpulkan data yang diperlukan
untuk memenuhi kualifikasi yang diajukan oleh client. Data yang terkumpul tersebut
akan digunakan oleh client untuk menilai tingkat kesanggupan perusahaan untuk
memenuhi kontrak sebelum pra-tender dibuat.
78
Ketika PT. Abhitrans lolos tahap kualifikasi, maka PT. Abhitrans akan
diundang untuk mengikuti pra-tender. Pra-tender merupakan proses dimana client akan
mempresentasikan dan menjelaskan isi dari draft kontrak yang telah dibuat. Proses pra-
tender ini mencakup segala hal yang akan menjadi kesepakatan didalam kontrak seperti
fix schedule car, job desk, lama kontrak, dan lainnya. Semua penjelasan tersebut akan
menjadi dasar pertimbangan pembuatan tender harga atas kontrak yang ditawarkan.
Setelah mengikuti presentasi draft kontrak dan setuju atas draft kontrak yang
diajukan client, PT. Abhitrans akan membuat sebuah tender berdasarkan draft tersebut
dengan dilengkapi dengan harga total yang diajukan oleh PT. Abhitrans. Draft yang
dilengkapi oleh harga akan dikirim oleh PT. Abhitrans kepada client. Apabila tender
tersebut dimenangkan oleh PT. Abhitrans, client akan menghubungi pihak Abhitrans
untuk penandatanganan kontrak berdasarkan draft dan harga yang telah disetujui.
3.2.1.2 Proses Pembelian Kendaraan
Kendaraan yang disewakan oleh PT. Abitrans terdiri dari mobil dan motor,
tetapi penyewaan motor hanya dilakukan untuk situasi-situasi tertentu dan atas
permintaan khusus dari client. Setiap kendaraan hanya akan dibeli ketika masa pakai
kendaraan lama telah habis atau terdapat kontrak baru.
Apabila mobil telah habis pakai, bagian dispatcher akan meminta pembelian
mobil baru kepada bagian keuangan, selain itu apabila kontrak telah dibuat dan
ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka PT. Abitrans akan membeli mobil-mobil
yang diperlukan untuk memenuhi kontrak tersebut. Bagian keuangan akan menganalis
requirment yang telah tertulis dalam kontrak. Karena PT. Abitrans tidak memiliki
supplier/dealer tetap untuk pembelian kendaraan sehingga setiap kali PT. Abitrans
79
memerlukan kendaraan baru, akan dibuat draft Request of Quotation (RFQ) yang berisi
tipe dan jumlah mobil yang akan dibeli. RFQ ini akan disebarkan ke beberapa dealer.
Ketika Quotation yang telah berisi harga yang ditawarkan oleh setiap dealer
PT. Abitrans akan memilih salah satu dari Quotation yang masuk tersebut berdasarkan
harga dan ketersediaan kendaraan. Setelah dealer terpilih, maka akan dibuat Purchase
Order (PO) atas pembelian yang akan dilakukan. PO dibuat berlandaskan Quotation.
Saat PO dibuat, PT. Abitrans akan menghubungi Bank NISP untuk
mengajukan leasing terhadap pembelian kendaraan PT. Abitrans menggunakan platform
bank yang sebelumnya telah diproses. Leasing tersebut mencakup pembayaran asuransi
kendaraan selama 3 tahun, perjanjian besar cicilan perbulan, dan perjanjian pembayaran
sebesar 90% dari total harga kendaraan (karena 10% dibayarkan oleh PT. Abitrans
sebagai down payment (DP)). Apabila leasing disetujui, maka PO akan dikirimkan
kepada dealer dan pada waktu yang telah ditentukan, PT. Abitrans akan membayar 10%
DP atas kendaraan yang dibeli.
Ketika kendaraan yang dibeli telah datang, maka bagian dispacer PT.
Abitrans akan memeriksa kondisi kendaraan dan apabila dinyatakan kondisinya baik,
kendaraan tersebut akan segera dimasukan kedalam SAP.
3.2.1.3 Proses Penggunaan Platform Bank
Platform bank yang digunakan oleh PT. Abitrans adalah Platfrom Bank NISP.
Ketika terdapat pembelian mobil, bagian keuangan akan menghitung jumlah uang yang
harus di claim kepada pihak Bank, apabila masih terdapat saldo pada platform yang
telah disetujui maka akan digunakan platform tersebut tetapi apabila platform telah habis
80
digunakan maka bagian keuangan akan mengajukan pembukaan platform baru kepada
pihak bank.
3.2.1.4 Proses Hiring Driver
Perekrutan driver baru akan dilaksanakan untuk memenuhi kontrak atau
untuk menggantikan driver yang resind. Ketika terjadi resind atau kontrak baru telah
ditantangani, maka bagian HRD kan menganalisa kebutuhan driver dari kontak dan
membuka lowongan sebagai driver.
Penyebaran lowongan ini biasanya hanya dilakukan dengan mengandalkan
relasi. Ketika terdapat pelamar yang akan bekerja, maka bagian HRD akan menyeleksi
pelamar dengan menggunakan standard kualifikasi sesuai dengan kesepakatan kontrak,
setelah lolos seleksi awal, maka akan dilakukan pemanggilan wawancara kepada
pelamar.
Wawancara ini akan menggunakan Bahasa Inggris karena sebagian besar
client dari PT. Abitrans adalah orang asing sehingga kepandaian berbahasa Inggris
sangat diperlukan. Apabila pelamar dinyatakan memenuhi kualifikasi, maka akan
dilakukan perekrutan. Dalam perekrutan ini, driver akan dikontrak oleh PT. Abitrans
selama 1 tahun. Dengan mendapat gaji perbulan dan biaya lembur serta pengobatan.
3.2.1.5 Proses Delivery
Pengiriman kendaraan akan dilaksanakan berdasarkan schedule yang terdapat
pada kontrak. Delivery hanya dapat dilakukan apabila kendaraan dan driver telah
tersedia. Setelah mendapat kabar dari bagian keuangan dan HRD tentang ketersediaan
kerndaraan dan driver
81
Saat kendaran keluar dari Pool, bagian dispatcher akan memeriksa keadaan
kendaraan dan memastikan kendaraan dalam keadaan baik. Ketika driver dan kendaraan
dikirim untuk pertama kali ke client, maka akan dibuat SURAT TANDA TERIMA
KENDARAAN antara driver dan bagian dispatcher sebagai tanda bahwa telah
diserahkan tanggung jawab terhadap mobil tersebut kepada driver. Apabila client tidak
memakai driver, maka STTK akan ditangatangani antara client dengan bagian dispatcher
(diwakili oleh driver yang mengantar kendaraan). Selama kontrak berjalan, kendaraan
dan driver akan ditempatkan dilokasi client.
Ketika kontrak berakhir, kendaraan serta driver akan kembali ke Pool,
kendaraan akan diperiksa oleh bagian dispatcher untuk body/interior dan oleh teknisi
untuk mesin, apabila dinyatakan keadaan kendaraan baik maka kendaraan dapat di-
rental-kan kembali tetapi apabila terdapat kerusakan, maka akan dilakukan maintenance
terhadap kendaraan tersebut.
82
Gambar 3.6 Activity Diagram Kontrak
83
3.2.2 Pembayaran
Berdasarkan kontrak, setiap bulan akan dibuat Invoice penagihan kepada
client. Pembayaran sewa kendaraan ini dibagi menjadi 2, yaitu after service atau before
service sesuai dengan perjanjian kontrak.
After service adalah penagihan pembayaran setelah terlaksananya service
kepada client, yaitu setiap akhir bulan atau akhir periode yang telah ditentukan.
Sedangkan invoice before service adalah penagihan pembayaran kepada client sebelum
service di lakukan, yaitu setiap awal bulan atau awal dari periode yang telah dilakukan.
Ketika client melakukan pembayaran, bagian keuangan akan mengeluarkan
faktur pajak sesuai dengan nama client atau company yang telah teradapat didalam
kontrak. Apabila client merupakan perseorangan maka client akan tetap mendapat faktur
pajak.
Gambar 3.7 Activity Diagram Pembayaran
84
3.2.3 Penjualan Kendaraan
Kendaraan dapat dinyatakan layak jual ketika mobil tersebut telah habis masa
pakainya secara akutansi (5 tahun), biaya yang dikeluarkan untuk maintenance terlalu
besar, atau kendaraan tersebut tidak digunakan karena kontrak telah habis.
Bagian dispatcher akan merekomendasikan kendaraan yang sudah layak jual.
Setelah diajukan untuk dijual, penjualan harus melalui tahap approval oleh direktur PT.
Abitrans. Apabila telah di approve, mobil akan dijual melalui rekanan PT. Abitrans dan
keuntungan akan dibagi sesuai dengan perjanjian.
85
Gambar 3.8 Activity Diagram Penjualan Kendaraan
86
3.2.4 Inventory
Inventori pada PT. Abitrans hanya diperuntukan bagi pemakaian pribadi.
Inventory berupa barang-barang yang habis pakai untuk digunakan pada proses
maintenance.
Awal dari inventory ketika teknisi meminta pembelian barang dengan
menghubungi bagian admin. Kemudian bagian admin akan memutuskan apakah barang
dibeli oleh teknisi atau akan dibantu oleh bagian admin. Apabila pembelian dilakukan
oleh teknisi, maka setelah barang ada di pool, teknisi akan mengupdate kartu stok dan
meminta Reimburst sesuai dengan nota kepada bagian admin.
Ketika pembelian dilakukan oleh bagian admin, maka bagian admin akan
membuat list barang yang harus dibeli dan mengoredernya kepada supplier (tidak
terdapat supplier tetap) tanpa menggunakan PO. Setelah melakukan pembayaran, barang
pesanan akan diantar oleh supplier ke pool. Saat barang telah sampai di gudang, teknisi
akan meng-update kartu stok yang ada dan bagian admin akan memasukan pembelian
kedalam system.
87
Gambar 3.9 Activity Diagram Inventory
88
3.2.5 Replacement
Ketika mobil telah selesai diperbaiki oleh bengkel maka bagian keuangan
akan membayar biaya claim dengan membuka Outgoing Payment dan memasukan
nama,no invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan jumlah yang diklaim.
Ketika teknisi melakukan service dan menggunakan inventory maka teknisi
akan memberi kabar kepada bagian admin untuk pencatatan kedalam sistem. Bagian
admin akan membuka layar Good Issue dan memasukan nomer, item description, dan
quantity.
Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan
inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila
laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code
inventory).
89
Gambar 3.10 Activity Diagram Replacement
90
3.3 Sistem yang berjalan
3.3.1 Kontrak
Pada proses kontrak, SAP B1 akan digunakan pertama kali saat pembayaran
DP dengan menggunakan Outgoing Payment. Bagian keuangan akan memasukan nama,
nomor invoice, posting date, dan jumlah yang akan dikeluarkan.
Kemudian SAP B1 akan digunakan pada saat maintenance dan teknisi
menggunakan barang yang terdapat pada inventory. Ketika menggunakan barang, teknisi
akan menghubungi bagian admin untuk pencatatan penggunaan inventory kedalam
sistem. Bagian admin akan membuka Good Issue dan memasukan nomer, item
description, dan quantity.
Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan
inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila
laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code
inventory).
Ketika melakukan proses reimburse, bagian admin akan membuka Outgoing
Payment dan memasukan nama, nomor invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan
jumlah yang diklaim.
91
Gambar 3.11 Activity Diagram SAP-Kontrak
92
3.3.2 Pembayaran
Pada proses pembayaran sewa, SAP akan digunakan untuk membuat invoice
keluar dan faktur pajak. Pada saat ini bagian keuangan akan membuka tab A/R Invoice
pada SAP B1 lalu bagian keuangan akan memasukan customer, maka SAP B1 akan
otomatis mengeluarkan data tentang penyewaaan kendaraan yang customer tersebut
lakukan. Setelah customer membayar, bagian keuangan akan membuka Incoming
Payment untuk memasukan pembayaran dan melakukan pemotongan piutang customer
tersebut. Apabila dibutuhkan, bagian keuangan dapat membuka Document Draft dan
men-display-nya untuk mengetahui flow dari invoice yang telah dikeluarkan.
Pada akhir periode bagian keuangan dapat membuat laporan keuangan
dengan membuka layar G/L Report dan memasukan periode serta memilih jenis laporan
yang diperlukan.
93
Gambar 3.12 Activity Diagram SAP-Pembayaran
94
3.3.3 Penjualan Kendaraan
Pada penjualan kendaraan akan dimulai ketika top manajer telah menyetujui
penjualan sejumlah kendaraan. Setelah penjualan terjadi, bagian keuangan akan
memasukan uang yang diterima dari rekanan PT. Abitrans ke dalam sistem (incoming
payment), lalu akan membuka tab A/R invoice untuk mencetak invoice asli yang akan
diberikan kepada customer.
Pada akhir periode bagian keuangan dapat membuat laporan keuangan
dengan membuka layar G/L Report dan memasukan periode serta memilih jenis laporan
yang diperlukan.
95
BAGIAN DISPATCHER
MerekomdasikanKendaraan
LaporanRekomndasi
TOP MANAJEMEN REKAN PT. ABITRANS BAGIAN KEUANGAN
MenelitiLaporan
MenjualKendaraan
Membeli
CLIENT
MembuatKwitansiSementara
Kwitansi
MendapatKwitansi MembuatInvoicedanFaktur
Invoice
Faktur
MembagiKeuntungan
MencatatKeuntungan
[Apakah mobil layak jual?]
[Iya]
[Tidak]
MendapatFaktur
MembuatLaporan
MembukaA/RInvoice
MemasukanCustomerPostingdateDuedate
MemasukanDescription,G/LAccount,Period
Mencetak
MembukaIncomingPayment
MemasukanNama,Postingdate,DueDate
MemasukanDocumentno,Dicount,TotalPayment
LaporanKeuangan
MembukaReportG/L
MemasukanPeriodedanCode
Mencetak
Gambar 3.13 Activity Diagram SAP-Penjualan Kendaraan
96
3.3.4 Inventory
Apabila terdapat barang baru yang akan dimasukan kedalam inventory maka
bagian admin akan memasukan nama dan detail barang ke Master Inventory. Ketika
terjadi pembelian barang, maka akan ditentukan apakah pembelian akan dilakukan oleh
teknisi atau oleh bagian admin. Perbedaan yang terjadi pada sistem SAP B1 hanyalah
terletak dari urutan penggunaannya.
Ketika pembelian dilakukan oleh bagian teknisi maka ketika barang telah
sampai ke pool dan kartu stok telah diupdate teknisi akan menghubungi bagian admin
untuk melakukan reimburse. Sebelum memproses reimburse, bagian admin akan
membuka Good Receive dan memasukan Vendor, nama, posting date dan balance
pembelian. Setelah itu bagian admin akan memproses reimburse dengan menggunakan
Outgoing Payment berdasarkan petty cash, bagian admin akan memasukan nama,
posting date, nomor voucher, dan memilih type petty cash.
Ketika pembelian dilakukan oleh bagian admin, maka bagian admin akan
membeli barang kepada vendor. Ketika barang akan dikirim oleh vendor, maka bagian
admin akan melakukan pembayaran melalui Outgoing Payment berdasarkan petty cash
dan bagian admin akan memasukan nama, posting date, nomor voucher, dan memilih
type petty cash. Setelah barang sampai ke pool, teknisi akan menghubungi bagian admin
bahwa barang telah sampai. Setelah mendapat kabar, bagian admin akan memasukan
pembelian inventory ke dalam sistem dengan menggunakan Good Receive dan
memasukan Vendor, nama, posting date dan balance pembelian.
Pada akhir periode, bagian admin akan membuat laporan inventory dengan
membuka Inventory Report-Posting List dan memilih jenis barang serta periode tanggal
yang diinginkan. Bagian admin juga dapat membuka Inventory Report untuk mengecek
97
transaksi inventory selama periode tertentu dengan memasukan tanggal periode yang
diinginkan.
Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan
inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila
laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code
inventory).
98
Gambar 3.14 Activity Diagram SAP- Inventory
99
3.3.5 Replacement
Ketika mobil telah selesai diperbaiki oleh bengkel maka bagian keuangan
akan membayar biaya claim dengan membuka Outgoing Payment dan memasukan nama,
nomor invoice, posting date, dan jumlah sesuai dengan jumlah yang diklaim.
Ketika teknisi melakukan service dan menggunakan inventory maka teknisi
akan memberi kabar kepada bagian admin untuk pencatatan kedalam sistem. Bagian
admin akan membuka layar Good Issue dan memasukan nomer, item description, dan
quantity.
Pada akhir periode bagian admin dapat membuat laporan penggunaan
inventory dengan membuka layar Inventory Report dan memasukan periode (bila
laporan yang diinginkan lebih spesifik maka bagian admin dapat menambahkan code
inventory).
100
Gambar 3.15 Activity Diagram SAP - Replacement
101
3.4 Perbandingan Modul SAP ( Available VS Used)
Berikut adalah daftar modul-modul yang tersedia di SAP Business One
dan tanda (√) menandakan bahwa modul tersebut telah digunakan.
Tabel 3.16 Perbandingan Modul SAP
Modul SAP Business One
Sistem SAP
berjalan
Financials
Chart of Account √
Edit Chart of Account √
Journal Entry √
Journal Voucher √
Posting Template
Recurring Posting
Reverse Transaction
Exchange Rate Difference √
Conversion Difference
Financial Report Template
Document Pronting
Internal Reconcilitation
Reconcilitation
Manage Previous Reconciliation
Budget Setup
Budget Scenarios
102
Budget Distribution Method
Budget
Cost Accounting
Profits Center
Distribution Rules
Table of Profit Center and Distibution Rules
Profit Center Report
Financial Reports
G/L Accounts and Business Partners √
Financial Balance Sheet √
General Ledger √
Aging
Transaction Journal Report
Transaction Report by Project
Document Journal
Tax
Tax Report
Witholding Tax Report
Tax Reconciliation Report
Tax Declaration Box Report
Sales Opportunities
Sales Opportunity
Sales Opportunities Reports
103
Opportunities Forecast Report
Opportunities Forecast Overtime Report
Opportunities Statistic Report
Opportunities Report
Stage Analysis
Information Source Distribution Overtime Report
Won Opportunities Report
Lost Opportunities Report
My Open Opportunities Report
My Closed Opportunities Report
Opportunities Pipeline
Sales - A/R
Sales Quotation
Sales Order
Delivery
Return
A/R Down Payment Request
A/R Down Payment Invoice
A/R Invoice √
A/R Invoice - Payment √
A/R Credit Memo √
A/R Reverse Invoice
Document Generation Wizard
104
Document Printing
Dunning Wizard
Sales Report
Open Item List
Document Draft Report √
Sales Analysis
Backorder
Purchasing - A/P
Purchasing Order
Good Receipt PO √
Good Return √
A/P Down Payment Request
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice √
A/P Credit Memo
A/P Reverse Invoice
Landed Cost
Document Printing
Purchasing Reports
Open Items List
Document Draft Report
Purchase Analysis
Business Partners
105
Business Partner Master Data √
Activity
Internal Reconcilitation
Reconcilitation
Manage Previous Reconciliation
Business Partner Report
My Activities
Activities Overview
Inactive Customer
Dunning History Report
Aging
Customer Receiveable Aging √
Vendor Liabilities Aging √
Banking
Incoming Payment
Incoming Payments √
Check Register
Credit Card Management
Credit Card Summary
Deposit
Deposit
Postdated Check Deposit
Postdated Credit Voucher Deposit
106
Outgoing Payments
Outgoing Payments √
Check for Payment
Void Check of Payment
Check for Payment Draft
Payment Wizard
Bank Statement and External Reconciliation
Reconciliation
Manual Reconciliation
Manage Previous External Reconciliation
Check and Restore Previous External
Reconciliation
Check Number Confirmation
Document Ptinting
Banking Reports
Check Register Report
Payment Draft Report
Check for payment in Date Cross Section Report
External Reconciliation
Inventory
Item Master Data √
Item Management
Serial Numbers
107
Serial Number Management
Serial Number Details
Batches
Batch Management
Batch Detail
Alternatives Items
Business Partner Catalog Number
Global Update to BP Catalog Numbers
Inventory Valuation Method
Inventory Transaction
Good Receipt √
Good Issue √
Inventory Transfer
Initial Quantities and Inventory Tracking
Cycle Count Recommendation
Inventory Revaluation
Price Lists
Price Lists
Period and Volume Discounts
Special Prices
Special Prices for Business Partner
Copy Special Price to Selection
Criteria
108
Update Special Price Globally
Discount Groups
Update Parent item Prices Globally
Pick and Pack
Pick and Pack Manager
Pick
List
Inventory Reports
Item
List
Document Draft Report
List Price Report
Inactive Items
Inventory Posting List √
Inventory Status
Inventory in Warehouse Report
Inventory Audit Report √
Inventory Valuation Report
Serial Number Transaction Report
Batch Number Transaction Report
MRP
Service
Service Call
109
Customer Equipment Card
Service contact
Solution Knowledge Base
Service Report
Service Calls
Service Calls to Queque
Response time by assigned to
Average Closure time
Service Contracts
Customer Equipment Card Report
Service Monitor
My Service Calls
My Open Service Calls
My Overdue Service Calls
Human Resources
Employee Master Data
Human Recources Reports
Employee List
Absence Report
Phone Book
110
3.5 Daftar Masalah
Setelah melakukan analisa terhadap blueprint dan system berjalan, analisa terhadap fitur
proses SAP yang tersedia dengan proses SAP yg digunakan, serta melakukan
wawancara kepada user. Maka dapat disimpulkan bahwa terjadi beberapa masalah/gap
dimana masalah-masalah tersebut dapat dirangkum sebagai berikut;
1. Masalah integrasi sistem :
• penggunaan circle (rangkaian proses-proses inti) dari SAP yang
terpotong/terbatas sehingga tidak ada dokumentasi lengkap.
• perusahaan masih menggunakan konsultan akuntansi dari pihak luar
untuk pelaporannya dan hanya menggunakan laporan dari SAP untuk
konsolidasi.
• Perhitungan dan pembukuan banyak menggunakan penulisan manual
meskipun SAP Business One mampu untuk mendatanya.
• Banyaknya fitur-fitur SAP yang tidak diaktifkan walaupun sesuai dengan
proses bisnis perusahaan.
• SAP Business One memiliki fitur yang terbatas dibandingkan dengan
kebutuhan perusahaan yang cukup spesifik, yakni perusahaan rental.
2. Masalah human resources :
• User tidak mendapat pelatihan tentang SAP Business One secara
menyeluruh sehingga user tidak paham akan role SAP dalam perusahaan.
3. Masalah pada proses kontrak:
111
• Tidak dicatatnya setiap kontrak yang terjadi kedalam system sehingga
perusahaan tidak memiliki data tentang kontrak didalam SAP Business
One.
• Setiap vendor/client tidak didata dengan lengkap sehingga perusahaan
tidak memiliki record.
• Sistem tidak dapat membedakan antara driver dan employee sehingga
semua pencatatan driver dilakukan secara manual.
• Rental Schedule tidak tersedia pada SAP Bussiness one sehingga
pencatatan schedule dilakukan secara manual
4. Masalah pada proses pembayaran:
• Purchase Order tidak diaktifkan sehingga SAP tidak mendata PO yang
telah dibuat atau dikeluarkan, dan kesulitan untuk melacak transaksi
pembayaran yang sudah dilakukan/tidak.
5. Masalah pada inventori:
• Tidak terintegrasinya inventory antara pool dengan head office.
• Redudansi pencatatan antara kartu stok dan SAP (yang sering kali
berbeda).
6. Masalah pada replacement
• Tidak dicatatnya penggunaan inventory kepada setiap maintenance
sehingga tidak ada laporan rinci mengenai penggunaan inventory.
• Sistem tidak mampu membuat timesheet rental.
112
3.6 Fit/Gap Analysis Report
Analisa Fit/Gap ini digunakan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini
dalam penggunaan sistem SAP Business One di PT. Abhitrans dan mencari cara/solution
agar sistem SAP Business One tersebut dapat berjalan dengan optimal sehingga proses
bisnis PT. Abhitrans dapat berjalan dengan lebih efisien.
3.6.1 Integrasi Sistem
Tabel 3.17 Fit/Gap Analysis Report – Integrasi Sistem
No. Requirement Fit Comment Rank Alternatives
1. Sistem mendukung pencatatan
proses-proses inti yang umum
sehingga dokumentasi
transaksi/proses itu lengkap.
P Masih banyak fitur-
fitur SAP inti yang
umum yang belum
diaktifkan sehingga
dokumentasi transasi
perusahaan belum
lengkap.
M Aktifasi proses-
proses inti yang
umum yang
tersedia di SAP
seperti purchasing,
sales.
2. Sistem mampu menyediakan
laporan untuk para manajer /
stakeholder dan untuk pihak
luar seperti untuk pelaporan
pajak, sehingga tidak perlu
lagi untuk menggunakan
pihak eksternal untuk
P Perusahaan masih
menggunakan
konsultan akuntansi
dari pihak luar untuk
pelaporannya dan
hanya menggunakan
laporan dari SAP untuk
H Menggunakan
laporan SAP
seutuhnya, dan
tidak lagi
menyewa pihak
eksternal untuk
membuat laporan
113
membuat laporan keuangan. konsolidasi. pajak, dan jika
perlu membuat
layout laporan
sesuai dengan
kebutuhan pajak
PT. ABHITRANS.
3. Sistem mampu menyediakan
laporan secara otomatis,
sehingga personil/pekerja
tidak perlu lagi membuat
laporan secara manual.
P Perhitungan dan
pembukuan masih
banyak menggunakan
penulisan manual, SAP
hanya digunakan untuk
konsolidasi laporan.
H Menggunakan
laporan SAP
sebagai main
report, dan jika
dibutuhkan
laporan lain cukup
mengkostumisasi
layout laporan
sesuai kebutuhan.
4. Sistem mampu berjalan
dengan optimal sesuai dengan
kebutuhan bisnis perusahaan.
P Masih ada fitur-fitur
SAP yang tidak
diaktifkan walaupun
sesuai dengan proses
bisnis perusahaan
M Mengaktifkan
fitur-fitur yang
sesuai dengan
proses bisnis
perusahaan agar
sistem berjalan
dengan lebih
optimal.
114
5. Sistem mampu dengan
optimal sesuai dengan
kebutuhan bisnis perusahaan.
P SAP Business One
memiliki fitur yang
terbatas dibandingkan
dengan kebutuhan
perusahaan yang cukup
spesifik, yakni
perusahaan rental.
M Karena sifat SAP
Business One yang
terbatas, maka
akan lebih baik
jika perusahaan
menggunakan
BPR untuk
merubah/mengem
bangkan proses
bisnis rental
perusahaan dengan
mengacu pada
SAP Business One.
3.6.2 Human Resources
Tabel 3.18 Fit/Gap Analysis Report – Human Resources
No. Requirement Fit Comment Rank Alternatives
1. Sistem mampu digunakan dan
dimengerti oleh seluruh end-
user dengan baik.
P Beberapa user masih
belum mengerti
peranan SAP Business
One di perusahaan, dan
masih segan untuk
menggunakan SAP
M Training dan
workshop untuk
semua end-user
agar mereka lebih
mengerti sistem
SAP dan tujuan
115
sebagai alat
pelaksanaan transaksi
yang baru.
sistem SAP itu
diadakan di
perusahaan.
3.6.3 Kontrak
Tabel 3.19 Fit/Gap Analysis Report – Kontrak
No. Requirement Fit Comment Rank Alternatives
1. Sistem mampu mencatat
vendor/client serta aktivitas
transaksi yang berkaitan
dengan vendor/client.
P Setiap vendor/client
tidak didata dengan
lengkap sehingga
perusahaan tidak
memiliki record.
M Mengaktifkan
seluruh fitur
business partner
seperti activity,
dan business
partner report.
2. Sistem mampu mendukung
proses kontrak yang berkaitan
dengan pembuatan draft
kontrak, pencatatan kontrak,
serta pengaturan/maintenance
kontrak vendor/partner yang
telah ada.
G Sistem SAP Business
One belum mampu
untuk menyediakan
create contract-draft,
create contract,
maintenance contract.
H Pembuatan add-on
Contract untuk
SAP Business One.
3. Sistem mampu mendukung
proses kontrak yang berkaitan
dengan pembelian mobil.
P Sistem SAP Business
One belum mampu
menyediakan RFQ,
H Aktivasi Request
for Quotation,
Quotation,
116
Quotation, dan PO. Purchase Order,
serta
menyantumkan
referensi nomor
kontrak pada
setiap RFQ atau
PO agar pembelian
mobil untuk setiap
kontrak dapat
dilacak.
4. Sistem mampu mendukung
proses kontrak yang berkaitan
dengan hiring driver seperti
Entry/Manage Job Vacancy,
Entry/Manage Applicant,
Profile MatchUp, Hiring
Employee.
G Sistem SAP Business
One belum mampu
menyediakan sistem
untuk mengatur job
vacancy dan applicant
untuk Hiring Driver.
H Pembuatan add-on
rekruitmen driver
untuk SAP
Business One.
5. Sistem mampu membuat
rental schedule yang berisi
tentang spesifikasi rental
seperti rental schedule, mobil
yang dipakai, driver yang
betugas, nomor kontrak, dsb.
G Sistem SAP Business
One belum mampu
menyediakan sistem
untuk mengatur jadwal
rental.
H Pembuatan add-on
Rental Schedule
yang
mereferensikan
kontrak, mobil,
dan pegawai yang
117
bersangkutan.
6. Sistem mampu membuat
laporan bulanan/periodik
seperti laporan hutang.
F Sistem SAP Business
One telah menyediakan
laporan hutang
terhadap vendor.
H
3.6.4 Pembayaran
Tabel 3.20 Fit/Gap Analysis Report –Pembayaran
No. Requirement Fit Comment Rank Alternatives
1. Sistem mampu membuat
invoice-A/R untuk menagih
kontrak.
F Sistem SAP Business
One telah mampu
untuk menyediakan
invoice.
H Mencantumkan
referensi nomor
kontrak sehingga
pembayaran untuk
setiap kontrak
lebih mudah
dilacak.
2. Sistem mampu mencatat
pembayaran atas invoice
untuk kontrak.
F Sistem SAP Business
One telah menyediakan
Incoming Payment
untuk mencatat
H
118
pembayaran atas
invoice.
3. Sistem mampu membuat
laporan bulanan/periodik
seperti laporan piutang
terhadap customer.
F Sistem SAP Business
One telah menyediakan
laporan piutang
terhadap customer.
H
3.6.5 Penjualan Kendaraan
Tabel 3.21 Fit/Gap Analysis Report – Penjualan Kendaraan
No. Requirement Fit Comment Rank Alternatives
1. Sistem mampu membuat
invoice-AR untuk mendukung
proses penjualan kendaraan.
F Sistem SAP Business
One telah mampu
untuk menyediakan
invoice.
H
2. Sistem mampu mencatat
pembayaran atas invoice.
F Sistem SAP Business
One telah menyediakan
Incoming Payment
untuk mencatat
pembayaran atas
invoice.
H
3. Sistem mampu membuat
laporan bulanan/periodik
seperti hutang customer.
F Sistem SAP Business
One telah menyediakan
laporan hutang
H
119
customer.
3.6.6 Inventory
Tabel 3.22 Fit/Gap Analysis Report - Inventory
No. Requirement Fit Comment Rank Alternatives
1. Sistem mampu mendukung
proses pembelian seperti
Purchase Order, Goods
Receipt PO, dan Goods
Return, Invoice-AP.
P Sistem SAP Business
One telah mampu
untuk menyediakan
Goods Receipt PO dan
Goods Return, Invoice-
AP.
H Aktivasi Purchase
Order.
2. Sistem mampu mencatat
pembayaran atas pembelian
inventory.
F Sistem SAP Business
One telah menyediakan
Outgoing Payment
untuk mencatat
pembayaran.
H
3. Sistem mampu membuat
laporan bulanan/periodik
seperti laporan inventory,
laporan hutang terhadap
vendor dan laporan
pembelian.
F Sistem SAP Business
One telah menyediakan
laporan inventory,
laporan hutang dan
laporan pembelian.
H
4. Sistem mampu mendukung P Sistem dapat H Sebaiknya input
120
pencatatan inventori dengan
baik dan terpusat, sehingga
jumlah inventori yang
tersedia dapat dilacak lewat
SAP.
mendukung pencatatan
sistem, tapi data
inventori antara pool
dengan head office
tidak terintegrasi
karena pencatatan
inventori dilakukan
tidak up-to-date (pada
akhir shift).
data inventori/
update data
inventori
dilakukan saat
inventori selesai
dibeli/dipakai.
5. Sistem mampu mendukung
pencatatan inventori dengan
baik dan akurat, sehingga
tidak ada redudansi dalam
pencatatan inventory.
P Perbedaan pencatatan
antara kartu stok dan
SAP (yang sering kali
berbeda) karena
dilakukan oleh 2 pihak
yang berbeda.
H Sebaiknya
pencatatan
tersebut sebaiknya
dilakukan setelah
kartu stok telah
diupdate.
3.6.7 Replacement
Tabel 3.23 Fit/Gap Analysis Report - Replacement
No. Requirement Fit Comment Rank Alternatives
1. Sistem mampu mendata
maintenance dari setiap
kendaraan
G Sistem belum mampu
menyediakan
pencatatan
maintenance secara
H Menambahkan
add-on
maintenance.
121
mendetail
2. Sistem mampu memudahkan
pencatatan inventory yang
digunakan dalam proses
maintenance
P Sistem memliki fitur
Goods Issues tapi
belum dapat
memudahkan pencarian
inventory yang
digunakan.
H Pembuatan add-on
maintenance.
3. Sistem mampu membuat
laporan bulanan/periodik
seperti laporan maintenance.
P Sistem belum mampu
menyediakan laporan
maintenance.
H Pembuatan add-on
laporan yang dapat
mendukung
pembuatan laporan
maintenance.
Recommended