38
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT Krakatau IT merupakan anak perusahaan dari PT. Krakatau Steel
yang dibentuk dari staf gabungan yang terdapat di PT. Krakatau Steel yang telah
sukses dalam divisi Manajemen Sistem Informasi. PT. Krakatau IT menawarkan
pengalaman yang cukup profesional dalam mengembangkan dan melaksanakan
industri manufaktur
PT. Krakatau IT dibentuk pada tanggal 4 Juni 1993 yang sebelumnya
bagian dari organisasi Manajemen Sistem Informasi PT. Krakatau Steel.
Sebelumnya PT. Krakatau IT merupakan anak perusahaan PT. Krakatau
Engineering. Karena peran, urgensi dan kontribusinya kepada PT. Krakatau
Steel, maka pada tanggal 9 November 1995, Krakatau IT diakuisisi sebagai anak
perusahaan PT. Krakatau Steel melalui pengalihan saham dari PT. Krakatau
Engineering.
Berbekal pengalaman menjalankan sistem informasi di PT. Krakatau
Steel, PT. Krakatau IT menawarkan suatu solusi bisnis berbasis teknologi
informasi yang terintegrasi untuk membangun dan mengoptimalkan proses
bisnis pelanggan.
Salah satu langkah kemitraan Krakatau IT dalam memantapkan posisi
pasar serta produk unggulan, adalah membangun kerjasama maupun
melaksanakan strategi aliansi dengan berbagai mitra usaha, seperti bekerja sama
dengan Industri Baja, industri rumah sakit dan industri lainnya
39
PT. Krakatau IT meyakini suatu nilai bahwa Prestasi kerja terbaik datang
dari tenaga kerja terbaik, sebagai konsekuensi perusahaan rela bekerja lebih
keras untuk mendapatkan tenaga kerja terbaik, mengembangkan tenaga kerja ke
tingkat kompetensi & kreativitas yang lebih tinggi, menciptakan iklim
lingkungan kerja yang kondusif. Setiap saat membantu karyawan untuk menjadi
yang terbaik, hari ini lebih baik dari hari kemarin dan hari esok harus lebih baik
dari hari ini.
Dalam PT. Krakatau IT, setiap program pengembangan sumberdaya
manusia selalu dikaitkan pada dua hal, Customer Focus dan Kepuasan Kerja
Karyawan. Peningkatan kemampuan, baik keterampilan, pengetahuan &
perilaku, basisnya mengacu pada kebutuhan dan harapan pelanggan. Sementara
sistem penghargaan kepada karyawan dikaitkan langsung dengan pencapaian
prestasi kerja yang telah dicapainya.
Kompetensi Krakatau IT difokuskan pada beberapa hal, yaitu :
• Enterprise Resources Planning (ERP) & System Application and Product
(SAP) : sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk
mengelola sumber daya Internal dan eksternal perusahaan. ERP
merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi
aliran informasi antara semua fungsi bisnis di dalam batas-batas organisasi
dan mengelola koneksi ke stakeholder di luar.
• SM (Jasa Sistem Manajemen) : Menangani solusi manajemen sistem
informasi skala enterprise
40
• SD (System Development) : Mengembangkan suatu sistem yang sesuai
dengan budaya manajemen dalam suatu perusahaan.
• IT Infrastructure : Melakukan pengembangan teknologi informasi dalam
suatu perusahaan yang akan membantu kinerja perusahaan.
Pelanggan Krakatau IT terbentang pada berbagai sektor antara lain:
• Industri Rumah Sakit : PT. Krakatau Medika.
• Industri Manufacturing : PT. Krakatau Steel, PT. Krakatau Wajatama, PT.
Latinusa
• Minyak, Gas. Dan Pertambangan : PT. DIHI.
• Industri Kimia : PT. Cabot Indonesia, PT. Asahimas Chemical, PT. Candra
Asri
• Infrastruktur : PT. Krakatau Engineering.
• Jasa Keuangan dan Perbankan : Bank Niaga.
Produk yang dihasilkan dari PT Krakatau IT diantaranya :
A. Krakatau Finance & Accounting
Krakatau Finance & Accounting merupakan aplikasi yang dibangun
oleh PT. Krakatau IT dengan teknologi CASE tools – Computer Aided
Software Engineer. Perangkat kerja ini dapat melakukan pengembangan
sistem secara generate dan reversal dimulai dari menajemen puncak ke
operator dan sebaliknya dari operator ke manajemen puncak
41
Dengan alat bantu tersebut menjamin kemudahan customisasi sesuai
dengan karakter bisnis pelanggan. Karakteristik sistem informasi
pelanggan selalu menghendaki perlakuan program yang spesifik sesuai
budaya kerja perusahaan.
Beberapa modul dari Krakatau Finance & Accounting diantaranya :
a. Financial Accounting Application (FAA)
• General Ledger
• Account Payable
• Account Receivable
• Cash Book/Bank Accounting
• Petty Cash
• Employee Advance
• Fixed Asset
b. Cost Accounting Application (CAA)
• Cost Accounting
• Cost Center Accounting
• Project Accounting
• Product Costing
• Revenue Accounting
42
c. Complementary Functionality (CF)
• Product Cost Plan Simulation
• Platform
B. Krakatau Manufacturing System
Krakatau Manufacturing System dibangun dengan teknologi CASE
tools – Computer Aided Software Engineer, yaitu perangkat kerja yang
dapat melakukan pengembangan sistem secara generate dan reversal
dimulai dari manajemen puncak ke operator dan sebaliknya dari operator
ke manajemen puncak
Dengan alat bantu tersebut menjamin kemudahan customisasi sesuai
dengan karakter bisnis pelanggan. Karakteristik sistem informasi
pelanggan selalu menghendaki perlakuan program yang spesifik sesuai
budaya kerja perusahaan.
Beberapa modul yang terdapat pada Krakatau Manufacturing System
diantaranya :
a. Sales Order Processing
b. Production Shop Floor
c. Plant Maintenance
d. Accounting & Finance
e. Logistic System
43
C. Krakatau Enterprise System
Krakatau Enterprise System merupakan aplikasi yang di desain
sebagai suatu solusi pada industri yang spesifik dalam berbagai variasi tipe
bisnis. Krakatau Enterprise System dibangun dengan menggunakan
teknologi CASE tools – Computer Aided Software Engineer, yang
memungkinkan penyesuaian desain aplikasi dari yang paling sederhana
seperti format laporan sampai pada perubahan arsitektur bisnis pengguna.
Beberapa modul yang terdapat dalam Krakatau Enterprise System
dibagin menjadi 2 (dua) kelompok besar diantaranya :
a. Basic Enterprise System
• Keuangan & Akuntansi (Krakatau Financial Accounting)
• Manajemen Sumber Daya Manusia (Krakatau Human
Resources)
• Manajemen Logistik dan Material (Krakatau Electronic
Procurement)
• Marketing & Sales (Krakatau Marketing)
b. Spesific Industry Solution
• Industri Baja dan Manufaktur (Krakatau Manufacturing
System)
• Industri Petrokimia
• Pertambangan
44
• Pembangkit Listrik
• Pelabuhan
• Perdaganan
• Asuransi
• Dana Pensiun
• Reksadana
• Pemerintahan (Krakatau Government System)
D. Industri Pengolahan dan Distribusi Air (KITech - NG)
Merupakan aplikasi sistem yang dikembangkan dengan
penggunaan CASE tools – Computer Aided Software Engineer, yang
ditujukan untuk memberikan solusi manajemen sistem informasi skala
enterprise bagi industri air.
Beberapa modul yang terdapat pada aplikasi KITech – NG
diantaranya :
a. Modul Keuangan
b. Modul Personalia
c. Modul Logistik
d. Modul Pemasaran & Penjualan
e. Modul Operasi & Perawatan
45
E. Krakatau Hospital System
Krakatau Hospital System merupakan aplikasi menajemen rumah
sakit dengan melakukan komputerisasi seluruh aspek manajemen rumah
sakit, dengan cara melakukan otomatisasi aliran kerja, integrasi fungsi,
sistem on-line, serta sistem panduan keputusan.
Modul yang terdapat dalam Krakatau Hospital System diantaranya :
a. Administrasi Pasien dan Tagihan
b. Rawat Jalan
c. Rawat Inap
d. Unit Gawat Darurat
e. Penunjang Medis
f. Medical Record
g. Instalasi Farmasi
h. Inventarisasi Farmasi
i. Back Office
• Human Resources
• Material Management
• Marketing
• Maintenance Equipment
46
• Accounting & Finance System
F. Process Otomation
Process Otomation merupakan produk yang berfokus pada pembuatan
instrument elektronika yang membantu interaksi kerja antara manusia
dengan mesin manufaktur dalam industry tertentu.
Contoh produk yang dikembangkan dari Process Otomation diantaranya :
a. Design & Installation of Process Control System (PLC)
b. Panel Control Maker
c. Programming PLC Service
d. System Intercom Neumann
e. System Fire Safety (Alarm & Firefighter)
f. Energy Control System
3.2 Visi dan Misi Perusahan
Visi PT. Krakatau IT adalah sebagai pusat keunggulan teknologi
informasi dan bidang industri dan komunikasi kelas dunia. Misi dari PT.
Krakatau IT adalah Mengembangkan, mengelola dan memelihara sistem
informasi berbasi computer di PT. Krakatau Steel dalam rangka pencapaian dan
mempertahankan PT. Krakatau Steel sebagai World Class Steel Company.
47
Misi lainnya adalah mendominasi pasar teknologi informasi bidang
manufaktur di Indonesia melalui penguasaan jasa sistem integrasi dan sistem
manajemen. Selain kedua misi diatas terdapat misi yang tidak bisa dilupakan
yaitu berusaha menjadi mitra terpercaya dalam menghantarkan pelanggan
menuju solusi yang optimal dengan menggunakan teknologi informasi.
38
3.3
3.4 Tanggung Jawab dan Wewenang
1. Direktur Utama
a. Strategic Business Planning Division (SPB DIV.)
i. Bersama Pemegang Saham, BOD, Manajemen,
mengkoordinasikan dan merumuskan rencana Jangka Panjang
Perusahaan, yang meliputi : visi, misi, tujuan, posisi/analisis
SWOT, business focus, strategi perushaan, business model,
Financial Forecast, dll.
ii. Bersama BOD dan Manajemen merumuskan RKAP.
iii. Bersama Manajemen menyusun rencana kerja tahunan dan
sinkronisasi sasaran Kerja Organisasi(SKO), Sasaran Kerja
Karyawan (SKK).
iv. Melakukan Monitoring dan evaluasi serta rekomendasi kinerja
perusahaan mulai dari KKWK, PMS, MSKK, Laporan Bulanan
Perusahaan.
v. Melakukan kajian – kajian khusus pengingkatan kinerja
perusahaan, seperti pembuatan Project Feasibility Study, Business
Development, BPR, Corporate Collaboration, Joint venture, dll.
vi. Dengan Surat Penugasan dari BOD, dapat melaksanakan kegiatan
Preliminary Business sebelum unit business/unit jasa telah jelas
arah, tujuan, dan detail rencana bisnis-nya.
39
b. Internal Auditor(SPI)
i. Menyusun Program Kerja Audit Tahunan(PKAT) agar aktivitas
audit organisasi berjalan efektif.
ii. Melaksanakan audit(temuan, rekomendasi, dan evaluasi) pada
organisasi perusahaan sesuasi dengan Program Kerja Audit
Tahunan(PKAT) atau Non PKAT agara aktivitas organisasi
perusahaan merekam dan menelepon dan efisien sesuai dengan
kebijakan perusahaan.
iii. Memonitoring tindak lanjut rekomendasi audit supaya hasil audit
yang telah dilakukan dapat diimplementasikan dengan baik.
iv. Membuat laporan manajer letter hasil audit dan laporan bulanan
meliputi progres kerja dan aktivitas yang terkait.
v. Bersama Divisi Corporate Transformation membuat sistem
prosedur SPI, agar aktivitas berjalan optimal terkait dengan
implementasi sistem Knowledge Management.
c. Staff Administrasi Direksi
i. Melaksanakan kegiatan yang mendukung aktivitas Direksi
meliputi : pengaturan akses telepon, penjadwalan janji dan
pertemuan, pengaturan perjalanan dinas dalam dan luar negri,
menyiapkan konsumsi, agar aktivitas Direksi berjalan lancar.
40
ii. Melaksanakan kegiatan administratif yang meliputi :membuat
surat ke luar, filling dan distribusi surat masik/keluar, menyiapkan
SPD, ATK, UM, deklaran, fax, fotocopy, dan filing SK/ dokumen
yang telah ditandatangani Direksi, agar seluruh dokumen Direksi
dapat diarsipkan dan mudah di dapatkan kembali.
iii. Mempersiapkan, memproses Petty cash, dan reimbursemen
Direksi.
iv. Merencanakan kebutuhan kesekretariatan Direksi tahunan, dan
membuat laporan aktivitas bulanan.
d. Corporate Secretary
i. Menjalin kerjasama dengan berbagai stakeholder agar citra
perusahaan meningkat.
ii. Mensosialisaikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah
kepada pihak Internal dan eksternal untuk kelancaran
implementasi kebijakan perusahaan
iii. Memberikan kajian hukum kepada direksi berkaitan dengan
operasional dan pengembangan usaha perusahaan agar diperoleh
kepastian hukum dalam pelaksanaannya.
iv. Menyiapkan konsep perjanjian kerja baik untuk diluar perusahaan
(pelanggan dan rekanan) dan didalam perushaan(karyawan), Surat
Keputusan Direksi, Kontrak, Perjanjian Kerja Bersama, dan
41
perijinan usaha perusahaan, agar operasional perusahaan berjalan
sesuai dengan kebijakan yang diambil.
v. Menghadiri persidangan tingkat Pengadilan Negri dan atau
pengadilan tinggi dalam hal perusahaan berperkara, baik
kedudukannya sebagai penggugat atau tergugat serta saksi.
vi. Menyiapkan rencana kerja tahunan dan membuat laporan kerja
bulanan.
vii. Bersama Group Corporate Transformation membuat sistem
prosedur Sekretaris Perusahaan, agar aktivitas berjalan optimal
terkait dengan implementasi sistem Knowledge Management.
2. Direktur Komersial dan Pengembangan
a. Marketing and Sales Division
i. Dengan dibantu SBP Division dan SBU merencanakan dan
merumuskan Marketing Strategy & Plan, yang meliputi :
Product/Product Requirement, Positioning, Market Segmentation,
Distribution Channel, Pricing Strategy, Advertising & Advertising
Plan, Financial/ Sales Forecast, & Marketing Budget.
ii. Membantu SBU menyusun perencanaan dan perumusan Rencana
Induk SBU.
iii. Dengan dibantu oleh Corporate Communication melaksanakan
rencana Pemasaran, diantaranya : riset pasar, menyiapkan
Advertising tools, brosur, cinderamata, dll.
42
iv. Menyusun database Pelanggan, partnership dan competitor untuk
referensi perusahaan.
v. Melaksanakan kegiatan penjualan mulai dari pitching,
prospecting, proposal, negosiasi, kontrak, monitoring
perkembangan proyek(sebagai bagian dari layanan purna jual)
vi. Membuat dan mengkompilasi proposal secara lengkap meliputi :
proposal administratif, proposal teknis(dirumuskan oleh SBU
terkait), Proposal Komersial(bekerjasama dengan Finance
Division) guna memenuhi permintaan pelanggan.
vii. Bersama SBU, Finance Division , Corporate Secretary,
mengkoordinasikan pembuatan kontrak proyek dengan pelanggan
untuk memenuhi proses legalitas dengan pihak pelanggan.
viii. Merencanakan sasaran kerja tahunan program pemasaran dan
penjualan untuk memenuhi target yang telah ditetapkan
perusahaan.
ix. Mengevaluasi aktivitas pemasaran dan penjualan untuk
memastikan perolehan kontrak sesuai dengan target yang
ditetapkan.
x. Membuat laporan bulanan meliputi : progress kerja, prospek dan
kontrak yang diperoleh serta aktivitas lainnya yang terkati dengan
kegiatan pemasaran dan penjualan
xi. Mengelola kantor representatif Jakarta.
43
b. SBU Business Application Integration(SBU BAI)
i. Dengan dibantu SBP Division, Marketing & Sales Division,
merencanakan/merumuskan arah dan pengembangan SBU BAI,
termasuk diantaranya : kompetensi inti, layanan/produk inti, pasar
sasaran, Market target, target revenue, metodologi, dll. Rencana
tersebut tertuang dalam Rencana Induk SBU BAI.
ii. Menyususn rencana kerja tahunan SBU BAI.
iii. Bersama Human Capital & Business Transformation Group
membangun kompetensi inti SBU BAI, seperti tertuang dalam
rencana induk SBU BAI, termasuk diantaranya :
Consultant(SAP), system Development, dan PMO.
iv. Menganalisis dan menetukan estimasi biaya produk atau proyek
bidang software aplikasi untuk mendapatkan harga jual yang
kompetitif dan menguntungkan bagi perusahaan.
v. Merancang dan mengembangkan software aplikasi yang dapat
diimplementasikan di industri manufaktur dan non manufaktur.
vi. Melaksanakan dan mengendalikan proyek – proyek SBU BAI
sehingga dapat dipastikan penyelesaian proyek dapat tepat waktu,
tepat biaya dan tepat mutu.
44
vii. Membuat proposal teknis sesuai kebutuhan calon pelanggan untuk
memenuhi permintaan Divisi Marketing & Sales.
viii. Membuat laporan bulanan SBU BAI yang meliputi : progress
kerja/proyek, berita acara dan aktivitas yang terkait dengan SBU
Business Application Integrator.
ix. Bekerja sama dengan Group Corporate Transformation & Group
Knowledge Management dalam pembuatan sistem dan prosedur
terkait dengan implementasi Sistem Knowledge Management.
c. Sub IT Infrastructure(SBU INFRA)
i. Dengan dibantu SBP Division, Marketing & Sales Division,
merencanakan/atau merumuskan arah dan pengembangan
SBU INFRA, termasuk diantaranya : kompetensi inti,
layanan/produk inti, pasar sasaran, Market target, target
revenue, metodologi, dll. Rencanan tersebut tertuang dalam
Rencana Induk SBU INFRA.
ii. Menyusun Rencana kerja tahunan SBU INFRA.
iii. Bersama Human Capital & Business Transformation Group
membangun kompetensi inti SBU INFRA, seperti tertuang
dalam rencana induk SBU INFRA, termasuk didalamnya :
Managed Service, Data Center, dll.
45
iv. Menganalisis dan menentukan estimasi biaya produk atau
proyek bidang IT INFRA untuk mendapatkan harga jual yang
kompetitif dan menguntungkan bagi perusahaan.
v. Merancang dan mengembangkan layanan Support Desk yang
sesuai dengan kebutuhan konsumen.
vi. Melaksanakan dan mengendalikan proyek – proyek SBU
INFRA sehingga dapat dipastikan penyelesaian proyek dengan
tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu, termasuk diantaranya
Product Level.
vii. Membuat proposal teknis sesuai kebutuhan calon pelanggan
untuk memenuhi permintaan Divisi Marketing & Sales.
viii. Membuat laporan bualan SBU INFRA yang meliputi :
progress kerja/proyek, berita acara dan aktivitas yang terkati
dengan SBU INFRA.
ix. Bekerja sama dengan Group Corporate Transformation &
Group Knowledge Management dalam pembuatan sistem dan
prosedur terkait dengan implementasi Sistem Knowledge
Management.
x. Melakukan perawatan Sistem Informasi Manajemen Internal
perusahaan.
d. SBU Automation (SBU OTO)
46
i. Dengan dibantu SBP Division, Marketing & Sales Division,
merencanakan/ merumuskan arah dan pengembangan SBU
OTO, termasuk diantaranya : kompetensi inti, layanan/produk
inti, pasar sasaran, Market target, target revenue, metodologi,
dll. Rencana tersebut tertuang dalam Rencana Induk SBU
OTO.
ii. Menyusun rencana kerja tahunan SBU OTO.
iii. Bersama Human Capital & Business Transformation Group
membangung kompetensi inti SBU OTO, seperti tertuang
dalam rencan induk SBU OTO, termasuk didalamnya :
manufacturing Execution System, Operation & Monitoring
Process Automation, dll.
iv. Menganalisis dan menentukan estimasi biaya produk atau
proyek bidang SBU OTO untuk mendapatkan harga jual yang
kompetitif dan menguntungkan bagi perusahaan.
v. Merancang dan mengembangkan layanan SBU OTO yang
sesusai dengan kebutuhan konsumen.
vi. Melaksanakan dan mengendalikan proyek – proyek SBU OTO
sehingga dapat dipastikan penyelesaian proyek dapat tepat
waktu, tepat biaya, dan tepat mutu.
vii. Membuat proposal teknis sesuai kebutuhan calon pelanggan
untuk memenuhi permintaan Divisi Marketing & Sales.
47
viii. Membuat laporan bulanan SBU OTO yang meliputi : Progres
kerja/proyek, berita acara dan aktivitas yang terkati dengan
SBU OTO.
ix. Bekerjasama dengan Group Corporate Transformation &
Group Knowledge Management dalam pembuatan sistem dan
prosedur yang terkait dengan implementasi Sistem Knowledge
Management.
e. Group Project Control and Quality (PC and QA)
i. Mengevaluasi pelaksanaan proyek agar pelaksanaannya
berjalan sesuai dengan rencana proyek.
ii. Menyiapkan laporan progress proyek yang sudah dicapai, apa
yang sedang dilakukan, dan rencanan palaksanaan berikutnya,
serta solusi yang diberikan sehubungan dengan pelaksanaan
proyek, agar proyek dapat selesai waktu, biaya dan
kualitasnya.
iii. Menyiapkan database proyek agar dapat diketahui status
tahapan pelaksanaan setiap proyek
iv. Melakukan analisis risiko mulai dari tahap peluang, proposal,
proyek, serta risiko enterprise
v. Melakukan observasi dan membuat rekomendasi terhadap
produk, layanan, dan proyek yang ditangani perusahaan
sebagai fungsi Quality Assurance
48
vi. Bersama Group Corporate Transformation membuat prosedur
sistem Pengendalian proyek dan Penjamin kualitas, agar
aktivitas berjalan optimal terkait dengan implementasi sistem
Knowledge Management
f. Logistic and Asset Management Department(Lam Dept.)
i. Melaksanakan proses pengadaan/pembelian barang dan jasa
untuk proyek atau kebutuhan Internal perusahaan sesuai
dengan sasaran, tata-aturan dan kebijakan perusahaan.
ii. Membina hubungan yang baik dengan distributor/vendor
dalam rangka untuk mendapatkan sumber barang, jasa, dan
harga terbaik untuk kepentingan proses pengadaan Barang dan
Jasa.
iii. Mengumpulkan informasi spesifikasi teknis dan harga dari
distributor atau vendor yang terpercaya dalam rangka
penyusunan database harga dan vendor
iv. Menyiapkan HPS/OE dan DPT (daftar peserta tender)
berkaitan dengan tender pengadaan barang dan jasa agar
diperoleh harga yang menguntungkan bagi perusahaan.
v. Menyusun rencana kerja tahunan LMA Department dan
membuat laporan prores kerja bulanan.
49
vi. Bersama Group Corporate Transformation membuat system
prosedur LAM Dept. agar aktivitas LAM Department. berjalan
sesuai dengan tatakelola yang baik dan benar (GCG)
3. Direktorat Keuangan dan Umum
a. Group Business Transformation
i. Mengembangkan usaha – usaha peningkatan kinerja
perushaaan berupa penerapan 5-R, Sistem ISO Series,
MBCFPE dan transofrmasi budaya perusahaan.
ii. Mengembangkan Sistem dan Implementasi Manajemen Risiko
serta Good Corporate Governance (GCG).
iii. Bersama SBU dan Human Capital Division membangun
kompetensi inti SBU dari aspek kelembagaan.
iv. Mengembangkan sistem imbalan(remunerasi, insentif, royalty,
dan lain-lain).
v. Mengkaji dan mambakukan struktur organisasi dan sistem
manajemen berupa bisnis proses organisasi(Internal proses),
sistem dan prosedur, work instruction dan sistem manajemen
PT.KITech.
vi. Mengkaji dan merumuskan budaya perusahaan.
b. Human Capital Division
50
i. Menyusun dan mengembangkan program Human Capital serta
membuat kebutuhan anggaran personal.
ii. Menyusun dan merumuskan program peningkatan kompetensi
karyawan sesuai dengan sasaran dan strategi perusahaan
iii. Melaksanakan program pembelajaran (learning)karyawan.
iv. Mengkoordinasikan dan mengoperasikan Krakatau Learning
Center dan Krakatau SAP Academy
v. Merencanakan dan merealisasikan kebutuhan pemaganan
vi. Melaksanakan kegiatan kepersonaliaan, hubungan
kekaryawanan, kesejahteraan karyawan dan pelayanan
administrasi personalia
vii. Melaksanakan sistem administrasi remunerasi, insentif dan lain
– lain.
viii. Membangun, mengembangkan dan mengimplementasikan
Knowledge Management, pusat data statistik serta sistem
database Knowledge Management
ix. Pengeloaan Perpustakaan
c. Finance Division
i. Menyusun, mengevaluasi dan menyempurnakan standar
kebijakan akuntansi keuangan, serta prosedur pembukuan.
51
ii. Membuat kajuan – kajian aspek keuangan dalam mendukung
strategi bisnis perusahaan.
iii. Mencari sumber dana dan strategi pendanaan yang kompetitif.
iv. Mengevaluasi kelayakan pendanaan proyek dan
mengendalikan pengeluaran biaya proyek
v. Memverifikasi seluruh kegiatan transaksi keuangan,
perpajakan dan perbendaharaan.
vi. Mengkoordinir, menginventarisir dan mengendalikan
kebutuhan anggaran unit kerja.
vii. Melakukan simulasi – simulasi keuangan untuk RJPP, RKAP
dan kebutuhan manajemen.
viii. Membuat laporan manajemen keuangan perusahaan.
d. General Affair
i. Mengelola administrasi perkantoran, perawatan
gedung/perkantoran dan administrasi perumahan dinas direksi
serta karyawan.
ii. Mengkoordinir sistem keamanan, kebersihan, keselamatan
kerja dan lingkungan.
iii. Mengkoordinir memonitor pelaksanaan program olah raga,
seni dan budaya serta penerapan 5R.
iv. Mengurus kontrak kendaraan dinas perusahaan.
52
v. Merencanakan dan mengendalikan kebutuhan ATK, sarana
kerja, sarana ibadah serta sarana lain.
3.5 Prosedur yang Sedang Berjalan
1. Modul Absensi
a. Absensi Timesheet
Karyawan yang bersangkutan mengajukan form absensi timesheet
kepada staff divisi Human capital. Selanjutnya staff Divisi Human
Capital memberikan satu formulir absensi timesheet kosong kepada
karyawan yang bersangkutan, karyawan mengisi data absensi timesheet
seperti, Nama dan Nomor Induk Karyawan(NIK) dan diberikan kepada
manajer karyawan yang bersangkutan. Manajer karyawan bersangkutan
kemudian mengisi data absensi karyawan dalam formulir absensi
timesheet seperti Jabatan, Cost Center, Project, Periode, Lokasi bekerja.
Setelah data absensi timesheet terisi, form absensi timesheet
dikembalikan ke karyawan yang bersangkutan. Karyawan akan mengisi
daftar kehadiran berdasarkan hari kerjanya dan meminta persetujuan
manajer, jika disetujui, maka manajer akan menandatangani form absensi
timesheet dan dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan.
Kemudian karyawan akan menyerahkan laporan absensi timesheet
53
kepada staff divisi Human Capital untuk melakukan rekapitulasi absensi
timesheet.
Apabila tidak disetujui maka karyawan yang bersangkutan akan
melakukan perbaikan absensi timesheet dengan mengisi daftar kehadiran
baru kemudian meminta persetujuan manajer lagi.
Karyawan
meminta persetujuan atasan
mengisi data absensi timesheet
menyerahkan laporan absensi
timesheet
Mengajukan form absensi timesheet
Form Absensi Timesheet Isi
Mengisi daftar kehadiran karyawan
<<tidak>>
Staff Divisi Human Capital Manajer Karyawan
<<tidak>>
Memberikan form absensi
tmesheet
Melakukan rekapitulasi absensi timesheet
Form Absensi Timesheet Kosong
Mengisi data absensi karyawan
Disetujui oleh manajer?
Form Absensi Timesheet Terisi
Form Absensi Timesheet Terisi
Tanda Tangan
<<ya>>
Gambar 3.2 Activity diagram Absensi Timesheet
54
b. Absensi Lembur
Karyawan yang bersangkutan mengajukan form absensi lembur
kepada staff divisi Human capital. Selanjutnya staff Divisi Human
Capital memberikan satu formulir absensi lembur kosong kepada
karyawan yang bersangkutan, karyawan mengisi data absensi lembur
seperti, Nama dan Nomor Induk Karyawan(NIK) dan diberikan kepada
manajer karyawan yang bersangkutan. Manajer karyawan bersangkutan
kemudian mengisi data absensi karyawan dalam formulir absensi lembur
seperti Jabatan, Cost Center, Project, Periode, Lokasi bekerja.
Setelah data absensi lembur terisi, form absensi lembur
dikembalikan ke karyawan yang bersangkutan. Karyawan akan mengisi
daftar lembur berdasarkan hari kerjanya dan meminta persetujuan
manajer, jika disetujui, maka manajer akan menandatangani form absensi
lembur dan dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan.
Kemudian karyawan akan menyerahkan laporan absensi lembur kepada
staff divisi Human Capital untuk melakukan rekapitulasi absensi lembur.
55
Apabila tidak disetujui maka karyawan yang bersangkutan akan
melakukan perbaikan absensi lembur dengan mengisi daftar kehadiran
baru kemudian meminta persetujuan manajer lagi.
56
<<Tidak>>
Karyawan
<<Tidak>><<Tidak>>
Meminta persetujuan atasan
mengisi data absensi lembur
Mengisi daftar kehadiran lembur
karyawan
Menyerahkan laporan absensi lembur
Mengajukan form absensi
lembur
Form Absensi Lembur Isi
staff Divisi Human Capital Manajer karyawan
<<Tidak>>
Memberikan form absensi lembur
Melakukan rekapitulasi absensi lembur
Form Absensi Lembur Kosong
Mengisi data absensi lembur karyawan bawahan
Disetujui oleh manajer?
Form Absensi Lembur Terisi
Form Absensi Lembur Terisi Tanda Tangan
<<Ya>>
Gambar 3.3 Activity diagram Absensi Lembur
57
c. Cuti
Karyawan yang bersangkutan mengajukan permohonan cuti
kepada staff divisi Human Capital, kemudian karyawan sebagai
pemohon cuti mengisi formulir cuti tersebut. Setelah diisi oleh pemohon
cuti maka diserahkan kepada dinas personalia untuk mengecek jatah cuti
yang dimiliki pemohon serta cuti yang telah diambil oleh pemohon,
kemudian kepala dinas personalia akan menandatanganinya dan di
serahkan kepada pemohon cuti.
Selanjutnya pemohon cuti akan mengisi tanggal kapan akan
mengambil cutinya. Setelah diisi maka pemohon akan menyerahkan
formulir yang telah lengkap kepada manajer karyawan untuk meminta
persetujuan. Apabila disetujui maka akan ditandatangani oleh manajer
karyawan yang bersangkutan, kemudian diserahkan kepada pemohon cuti
untuk diserahkan kepada kepala divisi Human Capital untuk meminta
persetujuan. Apabila di setujui oleh kepala divisi Human Capital,
formulir cuti tersebut akan ditandatangani dan cuti tersebut boleh
dilakukan oleh pemohon yang bersangkutan.
Apabila manajer atau kepala divisi Human Capital tidak
menyetujui cuti karyawan, karyawan akan mengajukan permohonan cuti
baru.
58
Staff Divisi Human Capital
Memberikan form cuti karyawan
Form Cuti Kosong
Melakukan rekapitulasi cuti
karyawan
<<Ya>>
Process_8
Karyawan
<<Ya>><<Ya>>
Mengisi form permohonan cuti(nama)
Mengisi jumlah hari cuti yang diambil
Meminta persetujuan manajer
Meminta persetujuan kepala divisi Human
Capital
Form Cuti isi ful l
Form Cuti terisi hari cuti
Mengajukan permohonan cuti
karyawan
Menyerahkan laporan cuti
Dinas Personalia Manajer Karyawan Kepala Divisi Human Capital
<<Ya>>
Menghitung jatah cuti karyawan yang
bersangkutan
form cuti berisi tanda tangan dinas
personal ia
Disetujui Manajer Karyawan yang bersangkutan?
Disetujui Kepala Divisi Human Capital?
Form Cuti terisi tanda tangan
<<Tidak>>
<<Tidak>>
<<Ya>>
Gambar 3.4 Activity diagram Cuti Karyawan
59
d. Ijin
Karyawan yang ingin mengajukan ijin akan mengambil formulir
ijin kepada staff divisi Human capital. Selanjutnya karyawan yang
bersangkutan mengisi data ijin seperti Nama, jabatan, NIK, Hari/tanggal
dibuat ijin, dan keperluan yang telah ditetapkan diantaranya :
i. Memenuhi panggilan resmi instansi pemerintah yang tidak bisa
diwakili oleh orang lain. (1 Hari Kerja)
ii. Karyawan melangsungkan pernikahan. (5 Hari Kerja)
iii. Mengkhitankan anak. (2 Hari Kerja)
iv. Membaptiskan atau upacara keagamaan lain yang sejenis. (2
Hari Kerja)
v. Istri karyawan melahirkan. (2 Hari Kerja)
vi. Menjaga anak/istri/suami karyawan yang sedang sakit
berdasarkan surat keterangan dokter. (2 Hari Kerja)
vii. Menyelenggarakan pernikahan anak karyawan. (2 Hari Kerja)
viii. Menghadiri pemakaman salah seorang anggota keluarga
karyawan yang meninggal dunia(istri/suami, anak, anak
angkat, orang tua, mertua, kakak/adik karyawan serta mereka
yang tinggal serumah dan menjadi tanggungan karyawan). (2
Hari Kerja)
60
ix. Menghadiri pemakaman dimaksud butir viii pasal ini dengan
jarak diatas 500 km. (3 Hari Kerja)
x. Musibah kebakaran/kebanjiran dan sejenisnya. (2 Hari Kerja)
xi. Pindah Rumah. (2 Hari Kerja)
xii. Haid. (2 Hari Kerja)
xiii. Menghadiri Wisuda sendiri dan atau wisuda keluarga di
perguruan tinggi yang berada di wilayah Banten dan Jakarta. (1
Hari Kerja)
xiv. Menghadiri wisuda sendiri dan atau wisuda keluarga di
perguruan tinggi berada diluar wilayah Banten dan Jakarta. (2
Hari Kerja)
Karyawan memilih salah satu keperluan yang tertera pada form
ijin karyawan. Setelah data ijin diisi semuanya, maka form ijin tersebut
akan diserahkan kepada manajer karyawan yang bersangkutan untuk
meminta persetujuan. Apabila disetujui maka manajer akan
membubuhkan tanda tangan pada form ijin karyawan. Setelah disetujui
oleh manajer, form ijin diserahkan kembali kepada karyawan kemudian
karyawan menyerahkan form ijin kepada kepala divisi Human Capital
untuk meminta persetujuan kepala divisi Human capital. Apabila
disetujui maka kepala divisi Human Capital akan membubuhkan tanda
tangannya di formulir ijin karyawan yang bersangkutan.
61
Apabila tidak disetujui maka karyawan akan mengajukan
permohonan ijin baru.
<<Ya>>
Karyawan Staff Divisi Human Capital Manajer Karyawan
<<Ya>><<Ya>>
Meminta Persetujuan Manajer Karyawan yang Bersangkutan
Mengisi form izin karyawan
Meminta Persetujuan Kepala Divisi Human
Capital
Form Izin terisi
Mengajukan permohonan i jin karyawan
menyerahkan laporan izin
Memberikan form izin
Form Izin Kosong
melakukan rekapitulasi izin
Disetujui oleh Manajer karyawan
yang bersangkutan?
<<Tidak>>
<<Tidak>>
Kepala Divisi Human Capital
<<Tidak>>
Disetujui oleh Kepala Divisi
Human Capital?
Form Izin telah ditandatangani
Gambar 3.5 Activity diagram Ijin Karyawan
62
2. Modul Pengembangan Karyawan
Apabila karyawan ingin mengajukan promosi jabatan pekerjaan pada
perusahaan, maka karyawan akan mengirimkan cv kepada staff divisi Human
Capital sebagai bukti pendukung keahlian dari karyawan. Selanjutnya cv
tersebut dievaluasi oleh staff divisi Human Capital untuk dicocokkan dengan
profil karyawan yang tersimpan pada divisi Human Capital. Selanjutnya,
apabila antara cv yang dikirim karyawan dan profil yang disimpan dalam
divisi Human Capital telah sesuai, maka kepala divisi Human Capital akan
melakukan konfirmasi kepada manajer dari karyawan untuk melakukan
wawancara dan menyerahkan cv karyawan. Manajer akan melakukan
wawancara dan menyerahkan laporan hasil wawancara karyawan kepada
kepala divisi Human Capital. Dari hasil laporan wawancara manajer, kepala
divisi Human Capital akan mengevaluasi hasil laporan wawancara manajer
dengan karyawan apakah layak untuk mendapatkan promosi jabatan. Apabila
dari evaluasi hasil laporan wawancara manajer yang dilakukan kepala divisi
Human Capital dinyatakan bahwa karyawan layak untuk mendapatkan
promosi jabatan, maka karyawan akan mendapatkan promosi jabatan baru
yang berbeda dari jabatan sebelumnya.
Jika dari hasil laporan wawancara manajer dievaluasi bahwa
karyawan tidak berkompeten untuk mendapatkan prmosi jabatan, maka
karyawan tersebut harus kembali ke jabatan sebelumnya. Begitu juga jika
terjadi ketidaksesuaian profil antara cv yang dikirimkan karyawan dengan
profil yang disimpan di dalam divisi Human Capital maka karyawan akan
kembali ke jabatan sebelumnya.
63
<<Tidak>>
<<Ya>>
Karyawan Staff Divisi Human Capital Manajer Kepala Divisi Human Capital
<<Tidak>><<Tidak>>
<<Ya>><<Ya>>
Mengajukan Promosi Jabatan
Kembali Ke Jabatan Sebelumnya
Mendapatkan Promosi Jabatan Baru
CV Karyawan
Match?
Mengecek Profi le Matching
CV Match
Laporan Wawancara
Mewawancarai Karyawan
Layak Promosi?
Mengevaluasi Hasil Wawancara
<<Tidak>>
<<Ya>>
Gambar 3.6 Activity diagram Pengembangan Karyawan
64
3. Modul Pemetaan Karyawan
Kepala divisi Human Capital akan memilih manajer proyek yang akan
bertanggung jawab dalam pengerjaan proyek yang dikerjakan perusahaan.
Apabila karyawan yang ditunjuk untuk menjadi manajer proyek bersedia
menjadi manajer proyek, maka manajer proyek akan memilih sendiri tim
proyek yang akan menjadi tim yang akan mengerjakan suatu proyek. Setelah
tim proyek sudah dibentuk maka manajer proyek dan tim proyek akan
mengerjakan pekerjaan proyek yang telah ditugaskan hingga proyek tersebut
selesai dan dapat di serahkan kepada klien perusahaan.
Apabila karyawan yang ditunjuk sebagai manajer proyek tidak dapat
membentuk tim proyek yang dapat menyelesaikan proyek tersebut, maka
manajer proyek akan memberi laporan kepada kepala divisi Human Capital
untuk membatalkan proyek tersebut.
Apabila manajer proyek tidak bersedia menerima tanggung jawab
sebagai manajer proyek, maka kepala divisi Human Capital akan memilih
karyawan lain yang akan bersedia menjadi manajer suatu proyek. Manajer
proyek mempunyai hak untuk memilih anggota tim proyek, tetapi apabila
karyawan yang ditunjuk untuk menjadi tim proyek tidak bersedia
mengerjakan proyek, maka manajer proyek akan memilih anggota tim lain
dari karyawan di perusahaan. Dan jika manajer proyek tidak dapat
membentuk tim proyek yang dapat menyelesaikan proyek tersebut, maka
manajer proyek akan memberi laporan kepada kepala divisi Human Capital
untuk membatalkan proyek tersebut. Dan jika
65
<<Tidak>>
<<Tidak>>
Kepala Divisi Human Capital
<<Tidak>><<Tidak>>
Memilih Manajer Proyek
Proyek dibatalkan
Manajer Proyek Tim Proyek
<<Ya>>
<<Ya>>
<<Tidak>>
<<Ya>>
<<Tidak>><<Tidak>>
<<Tidak>>
Memilih Tim Proyek
Tidak Menemukan Karyawan yang memenuhi
kompetensi proyek
Bersedia Menjadi Manajer
Proyek?
Mengerjakan Proyek
Proyek Selesai?
Bersedia Mengerjakan
Proyek?
Menemukan Karyawan yang memenuhi
kompetensi proyek
Gambar 3.7 Activity diagram Pemetaan Karyawan
66
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah menganalisis kondisi sistem yang sedang berjalan, terdapat
beberapa permasalahan yang diketahui akibat sistem penyimpanan dan
perhitungan yang manual. Masalah – masalah yang ada adalah sebagai berikut :
1 Banyaknya tahapan proses pengajuan dan persetujuan administrasi
karyawan, dikarenakan apabila manajer atau Kepala Divisi Human
Capital tidak berada ditempat maka manajer atau kepala Divisi Human
Capital tidak dapat melakukan persetujuan administrasi karyawan.
2 Lamanya pembaharuan informasi yang dimiliki oleh Divisi Human
Capital terhadap kompetensi yang dimiliki oleh setiap karyawan
dikarenakan tidak adanya media penyimpanan kompetensi karyawan.
3 Kurangnya informasi yang dimiliki oleh seorang karyawan yang
ditugaskan menjadi manajer proyek, mengenai kompetensi karyawan
yang ada dalam perusahaan sehingga pembentukan tim proyek menjadi
tidak maksimal seperti, karyawan ditempatkan pada proyek yang
kurang sesuai dengan kompetensi karyawan itu sendiri.
67
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang telah disebutkan diatas, maka solusi yang dapat
diberikan untuk mengatasi masalah- masalah tersebut diantaranya :
1. Membuat suatu database yang dapat menunjang operasional dalam
pengajuan dan penyetujuan administrasi karyawan dan dapat
menyimpan kompetensi dari setiap karyawan.
2. Membuat fitur yang dapat menunjukkan kompetensi karyawan dan
kompetensi perusahaan sehingga karyawan dapat meningkatkan
kompetensinya sesuai dengan kompetensi perusahaan dan fitur yang
bisa menunjukkan karyawan siapa saja yang bisa menangani proyek
yang diterima oleh perusahaan.
3. Membuat daftar pelatihan yang dapat diikuti oleh karyawan, sehingga
karyawan dapat mengembangkan karirnya secara berkelanjutan.