45
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
CV. Mutiara Electronic pertama kali didirikan pada tanggal 8 Maret 2002 di
Jakarta oleh Bapak Eddy. CV. Mutiara Electronic terletak di Ruko Taman Permata Buana
Jalan Pulau Bira Raya Blok D1 No.32 Jakarta Barat. Pada awalnya hanya berupa toko
elektronik biasa yang bernama Mutiara Electronic dan bergerak dalam bidang
perdagangan barang elektronik dan jasa, yaitu service, penjualan, dan pembelian barang-
barang elektronik baru dan bekas. Setelah itu, toko tersebut berkembang menjadi CV
yang bernama CV. Mutiara Electronic.
CV. Mutiara Electronic menjual bermacam-macam peralatan elektronik seperti
televisi, Air Conditioner (AC), DVD Player, Lemari Es, Radio, Tape dan barang sejenis
lainnya. Dalam mengelola bisnis ini, CV. Mutiara Electronic mempunyai banyak saingan,
sebab tidak sedikit toko elektronik yang terletak di daerahnya. Namun demikian, untuk
tetap menguasai pasar, maka CV. Mutiara Electronic hendaknya dikelola dengan baik
dengan memanfaatkan sistem informasi yang mendukung. Adapun visi perusahaan CV.
Mutiara Electronic adalah menjadi perusahaan penjual barang elektronik yang terbaik dan
mempunyai daya saing tinggi. Sedangkan misi perusahaan CV. Mutiara Electronic adalah
menjaga kepercayaan para pelanggan, memberi pelayanan terbaik, dan memberikan
harga jual yang bersaing.
46
3.2 Struktur Organisasi
Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang saling terhubung dan
berkoordinasi untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga
terbentuklah struktur organisasi. Berikut ini merupakan struktur organisasi CV. Mutiara
Electronic secara keseluruhan yang berelasi secara langsung ataupun tidak langsung
dalam menjalankan tugas pada tiap bagian.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Mutiara Electronic
Direktur
Manager Pembelian
Manager Gudang
Manager Penjualan
Purchasing Penyimpanan Office Sales Kolektor
Manager Personalia
Manager Keuangan
Personalia Accounting Pajak
Pengiriman
47
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
Secara garis besar, struktur organisasi di CV. Mutiara Electronic adalah sebagai
berikut:
a. Direktur
Mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan CV. Mutiara Electronic secara
keseluruhan mulai dari purchasing sampai keuangan pajak perusahaan.
b. Manager Pembelian
Bertanggung jawab dalam pemesanan barang hingga pembelian barang dari
pemasok (purchasing).
c. Manager Gudang
Bertanggung jawab dalam penyimpanan barang. Memberikan informasi kepada
bagaian purchasing serta bagian penjualan mengenai jumlah barang yang tersedia.
1) Penyimpanan
Memberikan informasi kepada bagian purchasing apabila ada barang yang
persediaan nya menipis untuk dipesan kembali ke pemasok. Tanggung jawab
lainnya adalah memberikan informasi kebagian penjualan mengenai jumlah
barang yang tertentu.
48
d. Manager Penjualan
Bertanggung jawab terhadap semua transaksi penjualan yang berlangsung pada CV.
Mutiara Electronic. Manager penjualan membawahi beberapa bagian sebagai berikut:
1) Office
Bertanggung jawab terhadap pengaturan kantor seperti melayani pelanggan
yang datang ke kantor, memberikan informasi tentang suatu barang pada
pelanggan, memberikan penawaran kepada pelanggan, serta transaksi penjualan
lainnya.
2) Sales
Memberikan penawaran kepada pelanggan. Sales pada CV. Mutiara Electronic
diartikan sebagai pegawai khusus yang menawarkan barang elektronik pada
pelanggan baru.
3) Kolektor
Bertangung jawab dalam menagih pembayaran kredit oleh pelanggan yang
melakukan pembelian secara kredit.
4) Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab dalam mengirimkan barang yang sudah
dibeli oleh pelanggan.
49
e. Manager Personalia
Bertanggung jawab dalam menerima karyawan baru.
f. Manager Keuangan
Bertanggung jawab pada perhitungan nilai transaksi (Accounting) serta
perhitungan nilai pembayaran pajak (pajak) kepada pemerintah.
3.4 Penentuan Fakta Kebutuhan dan Tujuan Sistem Basis Data
3.4.1 Ruang Lingkup Analisis Sistem Berjalan
CV. Mutiara Electronic mempunyai sistem organisasi yang cukup besar.
Bagian-bagian dari sistem CV. Mutiara Electronic yang menjadi kajian penelitian adalah
sebagai berikut.
Gambar 3.2 Ruang Lingkup Analisis Sistem yang Berjalan
Manager Pembelian
Manager Gudang
Manager Penjualan
Purchasing Penyimpanan Office Sales Kolektor
Manager Personalia
Manager Keuangan
Personalia Accounting Pajak
Pengiriman
Direktur
50
3.4.2 Mempelajari Dokumen
Dokumen yang ada dibedakan menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan
(input) dari setiap pihak yang berkaitan. Di mana setiap yang ada digunakan untuk
mempermudah proses yang ada dalam proses bisnis yang berjalan.
Dokumen input adalah segala bentuk masukan berupa dokumen yang akan
diproses sehingga menghasilkan sistem keluaran atau output yang digunakan untuk
memenuhi kebutuhan. Adapun dokumen input adalah sebagai berikut :
• Nama dokumen : Form pemesanan barang dari pelanggan
Fungsi : Mendatakan pemesanan pelanggan berdasarkan penawaran barang kepada
pelanggan
Sumber : Bagian Administrasi Manajemen
Tujuan : Menjual barang kepada pelanggan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada proses pemesanan barang dari pelanggan
51
• Nama dokumen : Form penjualan barang kepada pelanggan
Fungsi : Menginformasikan penjualan barang kepada pelanggan berdasarkan
pemesanan barang oleh pelanggan dan menginformasikan total penjualan
barang
Sumber : Bagian Administrasi Manajemen
Tujuan : Penjualan barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada proses penjualan barang
• Nama dokumen : Form pemesanan barang kepada pemasok
Fungsi : Menginformasikan pemesaan barang kepada pemasok berdasarkan
kebutuhan persediaan barang yang mendukung proses penjualan kepada
pelanggan
Sumber : Bagian Administrasi Manajemen
Tujuan : Pemesanan barang kepada pemasok
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
52
Frekuensi : Setiap ada kebutuhan persediaan barang tidak mencukupi
• Nama dokumen : Form penerimaan barang dari pemasok
Fungsi : Mendatakan penerimaan barang dari pemasok berdasarkan pemesanan
barang kepada pemasok
Sumber : Bagian Administrasi Manajemen
Tujuan : Penerimaan barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada proses penerimaan barang
• Nama dokumen : Form surat tagihan piutang
Fungsi : Mencatat tagihan yang berhasil kepada pelanggan setiap bulan
Sumber : Bagian Administrasi Manajemen
Tujuan : Tagihan Piutang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada proses tagihan penjualan
• Nama dokumen : Form retur barang ke pemasok
53
Fungsi : Mendata barang yang dikembalikan kepada pemasok
Sumber : Bagian Administrasi Manajemen
Tujuan : Retur Pembelian Barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada proses retur pembelian barang
• Nama dokumen : Form retur barang dari pelanggan
Fungsi : Mendata barang yang dikembalikan oleh pelanggan
Sumber : Bagian Administrasi Manajemen
Tujuan : Retur Penjualan Barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada proses retur penjualan barang
3.4.2.1 Klasifikasi Dokumen
Metode pendataan yang digunakan oleh CV. Mutiara Electronic saat ini adalah
dengan cara melakukan penggolongan atau klasifikasi berdasarkan kode artikel dari
54
pemasok dan kemudian dikelompokkan kembali berdasarkan jenis barang dan
kepentingan dokumen tersebut. Selain itu, klasifikasi dokumen juga diberikan pada
proses atau bentuk data yang disesuaikan dengan fungsinya seperti pencatatan,
penerimaan barang ke gudang, pengiriman, dan distribusi barang yang dimiliki CV.
Mutiara Electronic. Semua klasifikasi ini berfungsi untuk membedakan berkas dokumen
yang akan dipakai dalam mencatat datanya.
3.4.3 Analisis Hasil Wawancara
Ketika melakukan survei lapangan, penelitian ini pada awalnya melakukan
wawancara dengan Direktur CV. Mutiara Electronic yang bernama Bapak Eddy. Dalam
wawancara tersebut diberikan gambaran secara umum mengenai situasi kerja di CV.
Mutiara Electronic dimana sebagian kegiatan masih dilakukan secara manual seperti
dalam proses pencarian data dan penyimpanan data yang tidak terintegrasi. Usulan untuk
melakukan proses tersebut secara terkomputerisasi mendapat respon positif dari beliau.
3.4.4 Observasi Sistem Berjalan
Sistem yang berjalan sudah menggunakan komputer, namun dalam pengarsipan
masih menggunakan cara-cara manual. Program yang dipakai dalam sistem pengolahan
data di CV. Mutiara Electronic menggunakan aplikasi Delphi yang tidak saling terhubung
antar bagian perusahaan. Hal ini berakibat lambatnya informasi yang didapat bagian
lainnya apabila suatu bagian telah melakukan perubahan data.
55
3.4.5 Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur di dalam sistem perusahaan pada penulisan skripsi ini meliputi prosedur
pembelian barang, penjualan barang secara tunai maupun kredit.
3.4.5.1 Prosedur Pembelian Barang
1. Bagian pembelian membuat surat pemesanan berdasarkan laporan persediaan atau
permintaan pelanggan , yang terdiri dari dua rangkap, yaitu :
a. Rangkap ke-1 kepada pemasok
b. Rangkap ke-2 untuk arsip perusahaan
2. Berdasarkan surat pemesanan rangkap ke-2, maka bagian pembelian bersama
dengan bagian keuangan akan melakukan pembayaran secara transfer dan
membuat salinan dari bukti transfer tersebut. Bukti pembayaran yang asli akan
disimpan sebagai arsip bagian keuangan untuk keperluan pencatatan pengeluaran
kas. Sedangkan salinannya akan diserahkan kepada pemasok. Surat pemesanan
rangkap ke-2 menjadi arsip pembelian.
3. Jika sudah melakukan pembayaran maka pemasok akan mengeluarkan delivery
order ( DO ) yang digunakan untuk pengiriman barang.
4. Kemudian bagian pembelian akan mencatat atau merekap transaksi pembelian
dan DO berdasarkan surat pemesanan rangkap ke-2 dan DO dari pemasok lalu
DO diserahkan ke bagian gudang untuk menyimpan barang-barang. Dan bagian
56
keuangan akan mencatat pengeluaran kas berdasarkan bukti pembayaran ke
pemasok yang asli.
5. DO dengan barang yang sudah diterima oleh bagian gudang akan diubah
statusnya menjadi terima, sedangkan untuk DO yang barangnya belum diterima
statusnya tetap yaitu belum terima.
6. DO dengan status terima dikembalikan ke bagian keuangan (kartu persediaan)
untuk mmeperbaharui daftar persediaan barang.
Di bawah ini merupakan diagram air atau flowchart dari Prosedur Pembelian :
57
Gambar 3.3 Diagram Alir Pemesanan Barang dalam Prosedur Pembelian
T
58
Bagian Pembelian
Delivery Order
Surat Pemesanan Pembelian
Merekap Transaksi
Pembelian dan DO
Delivery Order
Surat Pemesanan Pembelian
2
Delivery Order
Menerima Kiriman Produk dari Supplier
Memeriksa secara fisik kuantitas dan kondisi barang yang diterima berdasarkan
Delivery Order
Memperbarui kartu stok gudang
Memeriksa status DO
Delivery Order
Bagian Gudang
Kartu Stok Gudang
Status Belum terima
Bagian Keuangan
2
Bukti Tranfer Pembayaran
Mencatat pengeluaran Kas
Pengeluaran Kas
Bukti Tranfer Pembayaran
Delivery Order
Memperbarui Kartu Persediaan
Kartu Persediaan
Delivery Order
Bukti Tranfer Pembayaran
Status Terima
Diterima dari Supplier
Gambar 3.4 Diagram Alir Penerimaan Barang dalam Prosedur Pembelian
3.4.5.2 Prosedur Penjualan Barang
A. Prosedur Penjualan Barang Secara Tunai
1. Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon, fax, surat
atau datang langsung.
T
T
T
59
2. Jika persediaan tidak tersedia maka harus melakukan pembeliaan terlebih dahulu.
Tetapi jika persediaan tersedia dan telah menerima bukti pembayaran dari
pelanggan maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan yang berisi 3
rangkap:
a. Rangkap pertama (putih) untuk pelanggan
b. Rangkap kedua (merah) untuk pelanggan
c. Rangkap ketiga (kuning) untuk pembukuan bagian keuangan
Kemudian bagian penjualan mencatat transaksi penjualan yang terjadi
berdasarkan faktur penjualan.
3. Bagian penjualan akan menyerahkan faktur penjualan ke bagian gudang untuk
menyiapkan barang-barang yang akan dikirim serta mencatat pengeluaran barang
dengan memperbaharui kartu persediaan gudang.
4. Bagian penjualan membuat surat jalan 2 rangkap :
a. Rangkap pertama ditujukkan ke gudang pelanggan saat melakukan
pembayaran
b. Rangkap kedua untuk arsip perusahaan
5. Kedua surat jalan tersebut akan diberikan pada bagian gudang untuk ditanda
tangani oleh staf gudang. Setelah ditanda tangani maka rangkap pertama akan
diberikan kepada pelanggan berikut faktur penjualan rangkap pertama dan kedua
sedangkan surat jalan rangkap kedua akan dikembalikan ke bagian keuangan.
60
6. Kedua surat jalan tersebut akan diberikan pada bagian gudang untuk ditanda
tangani oleh staf gudang pelanggan. Setelah ditandatangani maka rangkap
pertama akan diberikan kepada pelanggan berikut faktur penjualan rangkap
pertama dan kedua sedangkan surat jalan rangkap kedua akan dikembalikan ke
bagian keuangan.
61
Gambar 3.5 Diagram Alir Penjualan Barang dalam Prosedur Penjualan
62
Bagian Gudang
3
Faktur Penjualan
Surat Jalan Penjualan
Menyiapkan produk sesuai dengan Surat
Jalan Penjualan
Memperbarui Kartu Stok Gudang
Kartu Stok Gudang
Mengirim Produk ke Pelanggan
Faktur Penjualan
Surat Jalan Penjualan
Surat Jalan Penjualan
4
1
2
1
2
1
2
2
1
Konsumen
Bagian Keuangan
4
Surat Jalan Penjualan
Faktur Penjualan
Penerimaan Kas
Mencatat Penerimaan Kas
Memperbarui Kartu Persediaan
Kartu Persediaan
Surat Jalan Penjualan
Faktur Penjualan
2
3
2
3
Gambar 3.6 Diagram Alir dalam Prosedur Penjualan Tunai
T
63
B. Prosedur Penjualan Secara Kredit Jatuh Tempo
1. Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telpon, fax, surat
atau datang langsung.
2. Bagian penjualan akan memeriksa daftar persediaan barang dan mengecek
apakah barang yang dipesan tersedia atau tidak.
Jika persediaan tidak tersedia maka harus melakukan pembeliaan terlebih
dahulu. Tetapi jika persediaan tersedia dan pelanggan mengajukan kredit jatuh
tempo, maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan yang berisi 3
rangkap:
a. Rangkap pertama (putih) untuk pelanggan setelah melakukan
pembayaran tunai.
b. Rangkap kedua (merah) untuk pelanggan sebelum melunasi kredit jatuh
temponya.
c. Rangkap ketiga (kuning) untuk pembukuan bagian keuangan.
3. Bagian penjualan akan menyerahkan faktur penjualan ke bagian gudang untuk
menyiapkan barang-barang yang akan dikirim serta mencatat pengeluaran
barang dengan memperbaharui kartu persediaan gudang.
4. Bagian penjualan membuat surat jalan 2 rangkap :
a. Rangkap pertama ditujukan ke gudang saat melakukan pembayaran
b. Rangkap kedua untuk arsip perusahaan
64
5. Kedua surat jalan tersebut akan diberikan pada bagian gudang untuk ditanda
tangani oleh staf gudang pelanggan. Setelah ditanda tangani maka rangkap
pertama akan diberikan kepada pelanggan berikut faktur penjualan rangkap
pertama dan kedua sedangkan surat jalan rangkap kedua akan dikembalikan ke
bagian keuangan.
6. Berdasarkan faktur rangkap ketiga dan surat jalan rangkap kedua, maka bagian
keuangan meng-update kartu persediaan serta mencatat piutang.
7. Setelah batas jatuh tempo yang ditentukan, maka bagian keuangan akan
melakukan penagihan kepada pelanggan tersebut. Apabila bukti pembayaran
telah diterima maka faktur rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan
sebagai bukti pembayaran lunas. Tetapi apabila setelah batas jatuh tempo yang
ditentukan pelanggan belum melunasi kreditnya, maka akan diberikan satu
kesempatan (selama satu minggu ) untuk melunasinya. Tetapi jika pelanggan
masih belum bisa melunasinya, maka pihak peruasahaan akan menyita barang-
barang pelanggan.
Di bawah ini merupakan diagram alir atau Flowchart dari Prosedur
Penjualan Kredit yang digambarkan pada gambar berikut:
65
Gambar 3.7 Diagram Alir Penerimaan Pesanan dan Pengiriman Pesanan dalam Prosedur
Penjualan Kredit
66
Bagian Keuangan
5
Surat Jalan
Faktur Penjualan
Mencatat Piutang Catatan Piutang
Memperbarui kartu Persediaan
Kartu Persediaan
Faktur Penjualan
Faktu Penjualan
Surat Jalan
Faktur Penjualan
Melakukan penagihan pada konsumen pada
saat jatuh tempo
Faktur PenjualanKonsumen
Mencatat penerimaan kas
yang terjadi
Penerimaan Kas
1
3
2
2
1
3
Gambar 3.8 Diagram Alir Penagihan dan Pembayaran dalam Prosedur Penjualan Kredit
T
67
3.4.5.3 Prosedur Retur Penjualan
1. Jika pelanggan melakukan retur penjualan maka harus disertai alasan yang
diterima oleh perusahaan. Jika permintaan retur diterima, maka bagian
penjualan akan membuat surat retur penjualan.
Surat retur terdiri dari :
a. Rangkap pertama untuk pelanggan
b. Rangkap kedua untuk arsip perusahaan
2. Setelah menerima barang yang diretur, perusahaan akan mengganti dengan
barang yang sama. Kemudian bagian penjualan, akan mencatat retur yang
terjadi, mencatat penambahan daftar retur penjualan dan mengurangi
persediaan barang dalam kartu persediaan.
3. Kemudian surat retur rangkap pertama dan kedua diserahkan ke bagian gudang
untuk mempersiapkan barang pengganti yang akan dikirim kembali kepada
pelanggan untuk ditandatangani oleh staff gudang. Surat retur rangkap kedua
diambil kembali untuk dikembalikan ke bagian penjualan. Sedangkan surat
retur rangkap pertama akan diberikan ke pihak pelanggan.
68
Bagian Keuangan
Mulai
Menerima Permintaan Retur
dari pelanggan
Permintaan retur
Memberitahu pelanggan bahwa produk tidak bisa
di retur
Membuat Surat Retur Penjualan
Surat Retur Penjualan
Mencatat Retur yang terjadi
Daftar Retur
Mengurangi Stok Produk
Kartu Persediaan
Surat Retur Penjualan
Surat Retur Penjualan
ditolak
diterima
2
1
2
1
Surat Retur Penjualan
Mempersiapkan Produk pengganti
Melakukan Pengiriman Produk
Pengganti
Surat Retur Penjualan
Memperbarui Kartu Stok Gudang
Kartu Stok Gudang
Konsumen
Surat Retur Penjualan
Bagian Gudang
2
2
1
2
1
2
Gambar 3.9 Diagram Alir Retur Penjualan dalam Prosedur Penjualan
69
3.4.5.4 Prosedur Pembuatan Laporan
1. Bagian pembelian membuat laporan pembelian yang ditujukan kepada manager
pembelian, berdasarkan faktur pembelian.
2. Bagian pembelian membuat laporan retur pembelian yang ditujukan kepada
manager pembelian dan manager gudang, berdasarkan faktur retur pembelian.
3. Bagian persediaan membuat laporan penerimaan yang ditujukan kepada
manager gudang, berdasarkan faktur pembelian.
4. Bagian persediaan membuat laporan persediaan barang yang ditujukan kepada
manager penjualan, berdasarkan laporan penerimaan.
5. Bagian penjualan membuat laporan penjualan yang ditujukan kepada manager
penjualan, berdasarkan faktur penjualan.
6. Bagian penjualan membuat laporan pembatalan yang ditujukan kepada
manager penjualan, berdasarkan surat pembatalan.
7. Bagian penjualan membuat laporan retur penjualan yang ditujukan kepada
manager penjualan, berdasarkan surat retur penjualan.
8. Bagian penjualan membuat laporan piutang yang ditujukan kepada manager
penjualan, berdasarkan surat piutang
70
3.4.6 Data Flow Diagram (DFD)
Di bawah ini merupakan context diagram (diagram konteks) yang
digambarkan pada gambar 3.10 serta Diagram Nol yang digambarkan pada gambar 3.11
yang berhubungan dalam perusahaan.
Gambar 3.10 Context Diagram
71
1.0Menerima Pesanan
2.0Membeli Produk
3.0Merekap DO
4.0Melakukan Pembayaran
5.0Mengambil Barang
6.0Mengirim Barang
7.0Menerima Pembayaran
8.0Retur Penjualan
9.0Membuat Laporan
Manager Keuangan
Pemasok
Pelanggan
Manager Pembelian
Manager Pemasaran
Pelanggan Pelanggan
Penjualan
Barang
Pembayaran_Pembelian
Delivery_Order
Pembelian
Surat_Jalan
Pembayaran_Penjualan
Piutang
Retur
Nama_Produk, Jumlah_Produk yang
dipesanIdentitas_Pelanggan
Surat_Pesanan
DO
Bukti_Pembayaran
Surat_Retur
Faktur_Penjualan
Bukti_Pembayaran
Laporan_PiutangLaporan_DO
Laporan_Penjualan
Laporan_Pembelian
Bukti_Pembyaran_Kredit
Brg + SJ + Surat Tagihan
Jumlah_Uang_Kredit
Brg_Bukti_Pmbyaran
Jumlah_Uang_Tunai
Gambar 3.11 Diagram Nol
72
Pembayaran Penjualan
Penjualan
7.1.1Membayar Tunai
7.1.2Membayar Kredit
Pelanggan
Brg + Bukti_Pmbyran
Jmlh_Uang_Tunai
Jmlh_Uang_Kredit
Brg +SJ +Srt_Tagihan
Bukti_Pembayaran_Kredit
Bukti_Pembayaran
Bukti_Pembayaran
Gambar 3.12 Diagram Rinci
73
3.4.7 Permasalahan yang dihadapi
Berikut permasalahan yang terjadi yang mungkin dapat menghambat
perkembangan perusahaan dalam kegiatan bisnisnya :
1. Bagian penjualan belum terintegrasi dengan baik dengan bagian pembelian dan
persediaan.
2. Proses rekapitulasi informasi mengenai pembelian, persediaan, dan penjualan
membutuhkan waktu yang lama.
3. Kesalahan-kesalahan dalam menulis kode maupun nama barang.
4. Keterlambatan menerima laporan penjualan, pembelian, dan persediaan barang yang
akurat untuk laporan bulanan.
5. Keamanan data kurang terjamin karena data-datanya hanya disimpan dalam arsip
yang bisa saja hilang atau dapat dilihat bahkan dapat diubah oleh orang yang tidak
berwenang.
6. Perusahaan sulit mengamati jumlah keluar masuknya barang yang terjadi dalam
perusahaan.
7. Perusahaan sulit memprediksi jumlah penjualan barang tertentu dalam kurun waktu
tertentu sehingga sering terjadi kekurangan atau kelebihan jumlah barang di gudang
perusahaan.
74
3.4.8 Analisis Kebutuhan Informasi
CV. Mutiara Electronic merupakan sebuah perusahaan yang sedang
berkembang. Oleh karena itu, CV. Mutiara Electronic membutuhkan peningkatan terus
menerus dalam bisnis dan sanggup untuk bersaing. Penyajian informasi yang cepat dan
akurat merupakan prinsip yang harus dijalankan untuk kemajuan perusahaan. Kebutuhan
sistem untuk merangkum semua informasi sebagai berikut :
- Rekapitulasi semua transaksi, seperti pembelian, persediaan, penjualan,
piutang , retur dan persediaan.
- Informasi mengenai jumlah persediaan barang.
- Informasi tentang history barang tertentu untuk mengetahui jumlah penjualan
barang tersebut dalam kurun waktu tertentu.
- Data-data pelanggan yang telah melakukan transaksi di CV. Mutiara Electronic
- Dokumen atau surat-surat penting lainnya dalam perusahaan yang berkaitan
dengan transaksi pembelian dan penjualan seperti surat pemesanan, surat jalan,
delivery order.
75
3.4.9 Solusi Pemecahan Masalah
Dalam menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi CV. Mutiara Electronic
terdapat beberapa solusi sebagai berikut :
1. Maka diusulkan sistem komputerisasi yang diterapkan didukung dengan database
pada sistem pembelian, persediaan dan penjualan yang merupakan transaksi
utama dalam perusahaan sehingga semua data menjadi terintegrasi dan konsisten.
2. Merancang suatu aplikasi database sehingga semua data dapat tersimpan dalam
database perusahaan yang akan mudah diakses dan dapat menampilkan informasi
yang akurat serta menghasilkan laporan yang tersaji dengan rapi dan mudah
dipahami dan berguna dalam pengambilan keputusan.
3. Menerapkan sistem keamanan agar hanya pihak-pihak yang berkepentingan yang
dapat mengaksesnya dengan menggunakan user_id dan password pada program
aplikasi database.