6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Konsep dasar sistem mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari
bagian-bagian tertentu. Sistem memperoleh masukan atau data menghasilkan
keluaran atau informasi.
Dengan demikian tidak heran kalau sistem itu sendiri banyak dipelajari dan
dianalisa. Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan
bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga
menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Definisi Sistem
Menurut Davis dalam (Yuni, Napitupulu, & Muryani, 2018) Menjelaskan
bahwa “sistem berupa abstrak atau fisik. Sistem yang abstrak adalah susunan
gagasan konsepsi yang teratur yang saling bergantung”.
Menurut Susanto dalam (Tresnawati, Sabijono, & Manossoh, 2017) “Sistem
adalah kumpulan atau group dari subsistem atau bagian atau komponen apapun baik
phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama
secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
Menurut Al Fatta dalam (Mulyanah & Hellyana, 2015) “sistem adalah
sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar
objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan”.
7
Dari definisi sistem diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa
sistem adalah suatu susunan gagasan konsepsi yang teratur yang berhubungan satu
dengan lainnya untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam mencapai satu tujuan.
3. Karakteristik Sistem
Menurut (Hutahaean, 2017) Supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik
yaitu memiliki karakteristik sistem, di antaranya:
A. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sebuah komponen-komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem
terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
B. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
C. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga
dan yang bersifat merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
D. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari subsistem ke subsistemnya. Keluaran (output) dari subsistem akan
menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain sebagai penghubung.
8
E. Masukkan Sistem (Input)
Masukkan sistem adalah suatu energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang
dapat berupa perawatan (maintenace input), dan masukkan sinyal (signal input).
Maintenace input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi.
Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh
dalam program sistem komputer adalah maintenace input sedangkan data adalah
sebagai signal input untuk diolah menjadi informasi.
F. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan
panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran
yang dibutuhkan.
G. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi
pengeluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi,
sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.
H. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari
sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang
akan dihasilkan sistem.
9
4. Klasifikasi Sistem
Menurut (Krismiaji, 2015) sistem diklasifikasikan menjadi 4 macam, yaitu :
A. Sistem Tertutup
Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungannya. Sistem tertutup tidak
memiliki penghubung dengan pihak eksternal sehingga sistem ini memiliki
pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada diluar batas sistem.
B. Sistem Relatif Tertutup
Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya secara terkendali. Sistem
relatif tertutup memiliki penghubung yang menghubungkan sistem dengan
lingkungannya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang
dilakukan sistem.
C. Sistem Terbuka
Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya dengan tidak terkendali.
Disamping memperoleh masukan dan keluaran dari lingkungannya, sistem
terbuka juga memperoleh gangguan yang tidak terkendali yang akan
mempengaruhi proses sitem.
D. Sistem Umpan Balik
Yaitu sistem yang menggunakan sebagian keluaran menjadi salah satu masukan
untuk proses yang sama dimasa berikutnya. Sebuah sistem dapat dirancang untuk
memberikan umpan balik guna membantu sistem tersebut mencapai tujuannya.
5. Definisi Informasi
Menurut Sutabri dalam (Yuni et al., 2018) menjelaskan bahwa “informasi
adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi.
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah meiliki nilai tambah”.
10
Menurut Sutabri dalam (Herliana & Rasyid, 2016) “informasi adalah sebagai
data yang telah diklasifikasi atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses
pengambilan keputusan”.
Menurut Kusrini dalam (Mulyanah & Hellyana, 2015) “informasi adalah data
yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, bermanfaat
dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi”.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah
penambah wawasan dan juga sebuah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk
yang lebih berguna dan bermanfaat bagi yang menerimanya .
6. Definisi Sistem Informasi
Menurut Anggraini dalam (Marlina, 2018) Sistem informasi adalah suatu
sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat
menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan
untuk pengambilan keputusan.
Menurut Hutahean dalam (Darwati, 2018) Sistem informasi adalah suatu
sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
merupakan organisasi sistem yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk
mendukung pengambilan keputusan dan untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah
data menjadi informasi yang berguna.
7. Komponen Sistem Informasi
Komponen sistem informasi merupakan bagian/partial sistem informasi yang
membentuk sistem informasi.
11
Menurut Jhon Burch dan Gary Grudnitski dalam (Puspitawati & Anggadini,
2014) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri komponen-komponen
yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok
masukan (input block), block keluaran (output block), blok teknologi
(technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali
(controls block).
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling
berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai
sasarannya.
A. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode–
metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat
berupa dokumen-dokumen dasar.
B. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
C. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
D. Blok Teknologi
Teknologi merupakan „kotak alat‟ (toolbox) dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
12
E. Blok Basis Data
Basis Data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya.
F. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa
hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
8. Definisi Pembelian
Menurut (Indrajani, 2015) “pembelian adalah suatu usaha yang digunakan
dalam perusahaan pengadaan barang yang di perlukan oleh perusahaan”.
9. Aktivitas Pembelian
“Aktivitas pembelian dapat disebut dengan prokuremen. Prokuremen
merupakan suatu proses bisnis yang diawali dengan pemilihan sumber daya, aktivitas
pembuatan order, dan perolehan barang dan jasa dari pemasok yang dilakukan oleh
perusahaan” (Puspitawati & Anggadini, 2014). Aktivitas prokuremen/pembelian,
secara umum dapat diuraikan sebagai berikut :
A. Menentukan Kebutuhan Produk/Jasa (permintaan pembelian)
Permintaan pembelian merupakan dokumen internal yang dibuat untuk meminta
sesuatu pada suatu bagian tertentu. Setelah selesai dibuat dokumen permintaan
pembelian akan divalidasi terlebih dahulu oleh supervisor dalam divisi yang
membuatnya untuk selanjutnya dikirimkan ke divisi yang dituju.
13
B. Memilih Sumber Daya
Aktivitas ini dilakukan bagian pembelian untuk memilih jenis sumber daya yang
dibutuhkan/diminta dan menyortir apakah permintaan tersebut dapat disetujui atau
tidak. Apabila tahap ini sudah dilaksanakan bagian pembelian akan melakukan
pemilihan pemasok yang akan diberikan order pembelian.
C. Memilih Pemasok
Proses pemilihan pemasok merupakan aktivitas pemilihan terhadap penyedia
produk. Proses ini dilakukan dengan pertimbangan untuk mendapatkan
barang/jasa yang berkualitas dan harga yang telah disepakati bersama.
D. Menerbitkan Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara menerbitkan Dokumen Pesanan
Pembelian yang dikirimkan pemasok ke bagian pembelian. Dokumen Pesanan
Pembelian mengidentifikasikan pemasok dan menginformasikan barang yang
dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman dan jangka
waktu pembayaran yang diinginkan oleh perusahaan.
E. Penerimaan Barang
Setelah pemasok menyetujui order yang dikirimkan perusahaan, pemasok akan
mengirimkan barang/produk yang diminta kepada perusahaan. Proses pengiriman
yang baik harus disertai dengan dokumen pengirimannya yang berisi informasi
barang yang dikirimkan beserta harga barang dan informasi yang dibutuhkan
lainnya.
F. Verifikasi Faktur
Verifikasi faktur dilakukan ketika perusahaan akan melakukan pembayaran
kepada pemasok. Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan agar terciptanya
pengendalian internal dalam aktivitas pengeluaran kas untuk pembayaran kepada
14
pemasok dan memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah sesuai dan
terpenuhi dengan baik.
G. Pembayaran dengan Pemasok
Pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan
persyaratan yang dilakukan dalam pesanan pembelian.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat
mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan Pendukung (Tools System)
merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari
suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukkan
secara tepat arti dan fungsinya. Adapun peralatan pendukung (Tools System) yang
dijelaskan sebagai model sistem yang akan dirancang adalah UML (Unified
Modelling Language).
1. Pengertian UML (Unified Modelling Language)
Menurut (Sukamto, R. A., & Shalahuddin, 2016) menyebutkan bahwa
“sebuah standarisasi pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun
dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu Unified
Modeling Language”.
Sedangkan menurut (Mulyani, 2016) mengatakan bahwa “UML (Unified
Modeling Language) adalah Sebuah teknik pengembangan sistem yang
menggunakan bahasa grafis sebagai alat untuk pendokumentasian dan melakukan
spesifikasi pada sistem”.
15
UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk
menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari system
perangkat lunak. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi
penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada
kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek.
2. Kategori UML
Menurut (Sukamto, R. A., & Shalahuddin, 2016) pada UML terdiri dari 13
macam diagram yang dikelompokkan dalam 3 kategori. Berikut ini penjelasan
singkat dari pembagian kategori tersebut, antara lain :
A. Structure diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk
menggambarkan suatu struktur statis dari sistem yang dimodelkan. Didalam
Structure diagram terdiri dari 6 jenis diagram, yaitu:
1) Class diagram
Class diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang digunakan
untuk menampilkan kelas-kelas maupun paket-paket yang ada pada suatu
sistem yang nantinya akan digunakan. Jadi diagram ini dapat memberikan
sebuah gambaran mengenai sistem maupun relasi-relasi yang terdapat pada
sistem tersebut.
2) Component diagram
Component diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang
menggambarkan software pada suatu sistem. Component diagram merupakan
penerapan software dari satu ataupun lebih class, dan biasanya berupa file
data atau .exe, source code, table, dokumen dsb.
16
3) Composite structure diagram
Composite structure diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang
menggambarkan struktur internal dari penklasifikasian (class, component atau
use case) dan termasuk titik-titik interaksi penklasifikasian kebagian lainnya
dari suatu sistem.
4) Object diagram
Object diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang
menggambarkan objek-objek pada suatu sistem dan hubungan antarnya.
5) Package diagram
Package diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML digunakan untuk
mengelompokan kelas dan juga menunjukan bagaimana elemen model akan
disusun serta mengambarkan ketergantungan antara paket-paket.
6) Deployment diagram.
Deployment diagram yaitu salah satu diagram pada UML yang menunjukan
tata letak suatu sistem secara fisik, dapat juga dikatakan untuk menampilkan
bagian-bagian software yang terdapat pada hardware dan digunakan untuk
menerapkan suatu sistem dan hubungan antara komponen hardware.
B. Behavior diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk
menggambarkan kelakuan sistem atau rangkaian perubahan yang terjadi pada
sebuah sistem. Didalam Behavior diagram terdiri dari 3 jenis diagram, yaitu:
1) Use case diagram
Use case diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang
menggambarkan interaksi antara sistem dan aktor, use case diagram juga
dapat men-deskripsikan tipe interaksi antara si pemakai sistem dengan
sistemnya.
17
2) Activity diagram
Activity diagram atau diagram aktivitas yaitu salah satu jenis diagram pada
UML yang dapat memodelkan proses-proses apa saja yang terjadi pada
sistem.
3) State Machine System
Statemachine diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang
menggambarkan transisi maupun perubahan keadaan suatu objek pada sistem.
C. Interaction diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk
menggambarkan interaksi sistem dengan sistem lain maupun interaksi antar
subsistem pada suatu sistem. Didalam Interaction diagram terdiri dari 4 jenis
diagram, yaitu:
1) Sequence Diagram
Sequence diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang
menjelaskan interaksi objek yang berdasarkan urutan waktu, sequence
diagram juga dapat menggambarkan urutan atau tahapan yang harus
dilakukan untuk dapat menghasilkan sesuatu seperti pada use case diagram.
2) Communication Diagram
Communication diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang
dapat menggamabarkan tahapan terjadinya suatu aktivitas dan diagram ini
juga menggambarkan interaksi antara objek yang ada pada sistem.
3) Diagram Timing
Diagram timing yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang disebut
sebagai bentuk lain dari interaksi diagram, dimana fokus yang paling
utamanya kepada waktu. Diagram timing berguna untuk menunjukan faktor-
faktor yang membatasi waktu antara perubahan terhadap objek yang berbeda.
18
4) Interaction Overview Diagram.
Interaction Overview diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang
berguna untuk men-visualisasikan kerjasama dan hubungan antara activity
diagram dengan sequence diagram.
6. ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut Kroenke dalam (Haryani, 2016) Entity-Relationship Diagram (ERD)
adalah suatu pemodelan konseptual yang didesain secara khusus untuk
mengidentifikasikan entitas yang menjelaskan data dan hubungan antar data,
yaitu dengan menuliskan dalam cardinality. Elemen-elemen yang membentuk
ERD diantaranya :
A. Entity yaitu suatu entitas yang dapat berupa orang, tempat, obyek, atau kejadian
yang dianggap penting bagi perusahaan, sehingga segala atributnya harus dicatat
dan disimpan dalam basis data.
B. Attribute. Setiap entitas mempunyai karakterisik tertentu yang dinamakan dengan
atribut. Contoh dari attribute adalah Employee Name, Customer Name, Employee
ID dan Customer ID.
C. Identifier merupakan nama attribute yang digunakan untuk mengidentifikasi
entity. Ada tiga jenis identifier, yaitu Primary Key, Secondary Key dan Foreign
Key.
D. Relationship merupakan hubungan suatu jalinan antara entitas.
E. Cardinality merupakan kendala-kendala yang timbul dalam hubungan antar
entitas.
7. LRS (Logical Record Structure)
Logical Record Structure (LRS) merupakan struktur record pada tabel yang
terbentuk dari hasil himpunan entitas serta memiliki aturan pokok yang sangat
dipengaruhi oleh elemen yang menjadi titik perhatian utama.
19
Frieyadie dalam (Rahmayu, 2015) berpendapat bahwa pada dasarnya “LRS
merupakan hasil dari pemodelan Entity Relationship (ER) beserta atributnya
sehingga terlihat hubungan-hubungan entitas”.
Menurut Hasugian dan Shidiq dalam (Marlina, 2018) “LRS adalah sebuah
model sistem yang digambarkan dengan seuah diagram-ER akan mengikuti pola atau
aturan pemodelan tertentu dalam kaitannya dengan konvensi ke LRS”.