6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu
Hasil beberapa karya tulis terdahulu yang memuat tentang berbagai
analisis pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan karyawan
diantaranya adalah :
Berdasarkan penelitian Lingga Pramudya (2014) yang berjudul “Analisis
Sistem Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian dan Pengupahan Karyawan
Pada Karyawan PT.LuckyOlimpic Kediri” menyatakan bahwasanya prosedur
sistem pembayaran penggajian dan pengupahan pada PT.LuckyOlimpic Kediri
bisa dikatakan baik karena mudah dipahami dan dapat memperlancar proses
penggajian dan pengupahan karyawan. Hasil analisis terhadap jawaban kuisioner
pengendalian intern penggajian dan pengupahan karyawan menunjukkan bahwa
pengendalian internnya baik dan dikategorikan memadai.Namun ada
kelemahannya yaitu pada pencatatan presensi yang masih dilakukan secara
manual dengan menggunakan kartu hadir karyawan. Kelemahan lain yaitu masih
belum ditaatinya peraturan tertulis yang dibuat perusahaan oleh para karyawan
dan tidak disertai sanksi tegas dari perusahaan atas pelanggaran tersebut.
Akibatnya, banyak karyawan yang dengan sengaja datang terlambat, pergi saat
jam kerja sedang berlangsung, dan pulang lebih awal sebelum berakhirnya jam
kerja.
6
7
Berdasarkan penelitian Muhammad Yusuf Sapri (2010) yang berjudul
“Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Guna Meningkatkan
Pengendalian Intern Pada PT.Garam (Persero) Indonesia” menyatakan
bahwasanya sistem pengolahan gaji dan upah dilakukan secara manual yang mana
langsung dibayarkan kepada pegawai. Dari struktur organisasi PT.Garam
(persero) Surabaya perlu adanya pemisahan fungsi direktur keuangan dan direktur
pemasaran dan umum sehingga pemisahan fungsi benar-benar terfokus dalam satu
bidang pada tiap-tiap bidang tersebut sehingga akan sangat mudah untuk
dipertanggungjawabkan. Otorisasi atas setiap proses Sistem Informasi Akuntansi
penggajian dan pengupahan telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang ada
pada PT.Garam (persero) dan juga telah mengandung unsure pengendalian.
Berdasarkan penelitian Rr.CahyaningSetyoWulan Sari (2011) yang
berjudul “Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian yang Terkomputerisasi Guna
Meningkatkan Pengendalian Intern Pada BPR Surya Artha Utama Surabaya”
menyatakan bahwasanya dalam pengisian absensi karyawan masih menggunakan
daftar absensi biasa, belum menggunakan kartu jam hadir dengan mesin pencatat
waktu. Hal ini bisa menyebabkan kolusi antara karyawan dengan bagian
personalia serta masih kurang praktis.Pada fungsi personalia dan umum
melaksanakan perangkapan tugas yaitu membuat kartu absensi dan menyerahkan
gaji pada masing-masing karayawan.Kurangnya laporan yang dihasilkan dalam
sistem akuntansi penggajian yaitu tidak adanya laporan prestasi kerja masing-
masing fungsi/bagian.Hal ini dirasa kurang baik karena dengan tidak adanya
8
laporan prestasi kerja tiap fungsi/bagian maka perusahaan tidak dapat mengontrol
perkembangan tiap bagian tersebut dalam melaksanakan tugasnya.
Dengan melihatpenelitian terdahulu pengendalian intern atas sistem
penggajian dan pengupahan dapat ditarik sebuah kesimpulan yaitu :
Persamaanya :
1. Perangkapan jobdisk sehingga membutuhkan pemisahan fungsi.
2. Absensi yang masih menggunakan manual, tidak menggunakan mesin yang
modern.
3. Otorisasi pada setiap proses sistem informasi akuntansi penggajian dan
penggupahan sesuai dengan kebijakan yang ada dan mengandung
pengendalian.
Perbedaannya :
1. Banyak kebijakan kebijakan perusahaan yang dilanggar oleh karyawan dan
tidak dikenakan sanksi yang berlaku.
2. Tidak adanya laporan prestasi kerja masing masing fungsi atau bagian.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Pengertian sistem
Menurut W.Gerald Cole (ZakiBaridwan: 2012: 3-4) :Sistem adalah suatu
kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau
fungsi utama dari perusahaan.
9
Menurut Steven A.Moscove (ZakiBaridwan: 2012: 4) :Sistem adalah suatu
kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling
berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.
Menurut (Jogiyanto,2005.1): Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Menurut (ProfSumantri,2014:10): Sistem adalah sekelompok bagian-bagian
yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu tujuan, apabila salah satu
bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya, maka tujuan yang hendak
dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang telah terwujud
akan mendapat gangguan.
2.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Howard F.Stettler (ZakiBaridwan: 2012: 4) :Sistem akuntansi adalah
formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang
digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan
tujuan untuk menghasilkan umpan baik dalam bentuk laporan-laporan yang
diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain
yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga
pemerintah untuk menilai hasil operasi.
Menurut Mulyadi (2001: 3) :Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
10
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan.
2.2.3 Pengertian Pengendalian Intern
Menurut Anastasia Diana dan LilisSetiawati (2011:82) :Pengendalian internal
adalah semua rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih suatu
kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan
dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional,
dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.
Menurut wikipedia indonesia, pengendalian intern atau intern control di
definisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan
sistem teknologi informasi, yang di rancang untuk membantu organisasi mencapai
suatu tujuan atau objek tertentu.
2.2.4 Tujuan Pengendalian Intern
Suatu perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern mempunyai tujuan
untuk membantu perusahaan dalam menjalankan setiap aktifitas atau kegiatan
perusahaan agar berjalan secara efektif dan efisien. Suatu sistem pengendalian
intern yang baik merupakan alat yang bisa dipercaya bagi pimpinan perusahaan
untuk untuk menyususn laporan keuangan yang lebih teliti. Yang dapat digunakan
dalam mengembangkan kebijaksanaan perusahaan. Tujuan pengendalian intern
adalah untuk mencegah kesalahan kesalahan dalam pekerjaan akuntansi, baik
kesalahan kesalahan sengaja maupun tidak sengaja.
11
Menurut Anastasia Diana dan LilisSetiawati (2011:83) :
Tujuan Pengendalian meliputi :
1. Efektivitas dan efisiensi operasi
2. Reliabilitas pelaporan keuangan
3. Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada
Menurut mulyadi, tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai
berikut:
1. Menjaga kekayaaan perusahaan
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
a) Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem ototrisasi yang
telah di tetapkan:
1. Pembahasan akses langsung terhadap karyawan
2. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan
b) Pertanggung jawaban kekayaan perusahaan yang dicatat di bandingkan
dengan kekayaan yang sesungguhnya ada:
1. Perbandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada
2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang di selenggarakan.
c) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:
1. Pemberian otorisasi oleh penjabat yang berwenang
2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang di berikan oleh
penjabat yang berwenang.
12
d) Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:
1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
2. Transaksi yang dicatat adalah benar benar terjadi.
3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.
4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya.
5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.
6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.
e) Lingkungan Pengendalian Intern
Menurut Anastasia Diana dan LilisSetiawati (2011:83-86) Setiap
organisasi, tidak peduli apakah organisasi tersebut perusahaan besar ataupun
perusahaan kecil, harus memiliki lingkungan pengendalian yang kuat.
Lingkungan pengendalian yang lemah kemungkinan besar diikuti dengan
kelemahan dalam komponen pengendalian internal yang lain. Lingkungan
pengendalian, sebagai komponen pengendalian yang pertama, meliputi
faktor-faktor sebagai berikut :
1. Filosophi manajemen dan gaya operasi
Seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagiperusahaan
dan karyawannya.(menggambarkan apa yang seharusnya
dikerjakan dan yang tidak dikerjakan)GayaOperasional
mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatanoperasisuatu
perusahaan harus dikerjakan(Filosofi perusahaan dikomunikasikan
melalui gaya operasi manajemen
2. Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika
13
Merupakan hal yang penting bagi pihak manajemen untuk
menciptakan struktur organisasional yang menekankan pada
integritas dan nilai-nilai etika. Perusahaan dapat mengesahkan
integritas sebagai prinsip dasar beroperasi, dengan cara secara aktif
mengajarkan dan mempraktikkannya. Perilaku etis atau tidak etis
manajer dan karyawan berdampak besar terhadap keseluruhan
pengendalian internal. Perilaku etis dan tidak etis ini akan
menciptakan suasana yang dapat mempengaruhi validasi proses
pelaporan keuangan.
3. Komitmen terhadap kompetensi
Perusahaan harus merengkrut karyawan yang berkompeten dan dapat
dipercaya guna mendorong kreatifitas dan inisiatifdalam menghadapi
kondisi yang dinamis saat ini.oleh karena itu, penting bagi bagian
personalia untuk mengisi lowongan kerja dengan personil yang
memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan
pekerjaan yang harus dikerjakan.
4. Komite audit dari dewan direksi
Komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris untuk membantu
Dewan Komisaris dalam menjalankan fungsi pengawasan terhadap
kinerja Direksi dan Tim Manajemen sesuai dengan prinsip-prinsip.
5. Struktur organisas
Struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan dibagi,
dibagi, dan dikelompokkan secara formal.Sedangkan organisasi
14
merupakan unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari
dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif
terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan bersama.proses
penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan,
proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau
tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur
organisasi.
6. Metode penetapan otoritas dan tanggung jawab
Otoritas adalah hak yang dimiliki karena posisi formal seseorang
untuk memberi perintah kepada bawahanya. Tanggung jawab adalah
kewajiban seseorang untuk menjalankan tugas tertentu dan untuk
diminta pertanggungjawabanya atas hasil yang dicapai.penetapan
otoritas dan tanggung jawab ini nampak dalam deskripsi pekerjaan.
7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Kegiatan sumber daya manusia meliputi peringkrutan karyawan
baru,orientasi karyawan baru,pelatihan karyawan,motivasi karyawan,
evaluasi karyawan,promosi karyawan,kopensasi karyawan,konseling
karyawan,perlindungan karyawan,dan pemberhentian karyawan.
f) Unsur-unsur Pengendalian Intern
Suatu sistem pengendalian yang memuaskan diperoleh dari suatu
sistemyangdikoordinasi, yang tidak hanya mengamankan aktiva aktiva
perusahaan,akan tetapi juga karena prosedur yang dapat dipercaya dengan
biaya yang rendah.
15
Menurut Mulyadi (2012: 386-387) Unsur pengendalian Intern dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan :
1. Organisasi
a) Fungsi pembuatan gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan
b) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
keuangan.
2. Sistem otorisasi
a) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditanda tangani Direktur utama.
b) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat,perubahan tarif gaji dan upah, tambhan keluarga harus di
dasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
c) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji
dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu.
e) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen yang
bersangkutan.
f) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
g) Daftar gaji dan upah harus di otorisasi oleh fungsi personalia.
16
3. Prosedur pencatatan
a) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan.
b) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi,
4. Praktik yang sehat
a) Kartujam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini di pakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
b) Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatatan waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
c) Pembuatan gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum
dilakukan pembayaran.
d) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
e) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.
g) Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern
Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus
memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang meliputi (Bambang
Hartadi, 1999 : 130) :
17
1. Pemisahan fungsi
Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan
segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi
untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.
2. Prosedur pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir
oleh orang yang berwenang.
3. Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian
akuntansi yang efektif.Dokumentasi memberi dasar penetapan
tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
4. Prosedur dan catatan akuntansi
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan
akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat
dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
5. Pengawasan fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam
pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
18
6. Pemeriksaan intern secara bebas
Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-
betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan
perhitungan kembali penerimaan kas .Ini bertujuan untuk mengadakan
pengawasan kebenaran data.
2.2.5 Pengertian Gaji dan upah
2.2.5.1 Pengertian Gaji
Gaji merupakan salah satu hal yang mendorong atau memotivasi pegawai
untuk bekerja atau mengabdi secara menyeluruh terhadap perusahaan.Gaji
sering disebut juga sebagai upah, tetapi kedua hal tersebut memiliki sedikit
perbedaan. Adapun ada beberapa definisi gaji seperti berikut ini:
Mardi ( 2011 : 107 ) mengemukakan bahwa:“Gaji adalah sebuah bentuk
pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau
instansi kepada pegawai.”
Menurut Mulyadi( 2008 : 373 ) gaji adalah:“ Gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer.”
Menurut Soemarso (2009 : 307 ) gaji didefinisikan sebagai berikut:“ Gaji
adalah imbalan kepada pegawai yang diberikan atas tugas-tugas administrasi
dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan.”
19
Menurut amstrong dan murlis (1994 :7 ) gaji adalah sebagai bayaran
pokok yang diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variabel dan
tunjangan lainnya.
Menurut yang diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan suatu
kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai sebagai balas
jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan.Kompensasi
tersebut biasanya diberikan bulanan kepada pegawai.
2.2.5.2 Pengertian Upah
Dengan adanya pengkategorian karyawan tetap dan kontrak disebuah
perusahaan, maka ada perbedaan pengkategorian pembayaran kompensasi
antara gaji dan upah pula. Ada sedikit perbedaan definisi atau keterangan
antara gaji dan upah. Berikut ini adalah beberapa definisi upah
Adapun Mulyadi( 2008 : 373 ) mengemukakan bahwa:“ Upah umumnya
merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
pelaksana (buruh).
Diana dan Setiawati( 2011 : 174 ) mendefinisikan upah seperti
dibawahini:“Upah diberikan atas dasar kinerja harian, biasanya praktik ini
ditemukan pada pabrik. Upah adakalanya juga didasarkan pada unit produk
yang dihasilkan.”Dengan demikian upah dapat disimpulkan sebagai
kompensasi yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah
satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan
20
Menurut Soemarso( 2009 : 307 ) upah didefinisikan sebagai berikut:“
Upah adalah imbalan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan
lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik dan biasanya jumlahnya
ditetapkan secara harian, satuan atau borongan.”
2.2.6 Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
2.2.6.1 Pengertian Sistem Penggajian dan Pengupahan
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan
dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan
pengupahan.Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan
untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji danupah karyawan
sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.Sistem informasi akuntansi
penggajian dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk
merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.
Berikut ini ada beberapa pengertian sistem informasi akuntansi penggajian
dan pengupahan menurut beberapa ahli:
Prianthara (2010:137) mengemukakan bahwa:“Sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan dalam perusahaan jasa konstruksi melibatkan
fungsi karyawan, keuangan, dan fungsi akuntansi”
Sedangkan Mardi (2011:107) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah
adalah: Sistem penggajian dan pengupahan merupakan salah satu aplikasi
pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk
batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan
21
atau dibuat secara periodik (tiap mingguan, dua mingguan, atau bulanan)
demikian pula pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayar pada waktu
bersamaan.
”Selanjutnya menurut Mulyadi (2008 : 17) menyatakan:“Sistem informasi
akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi
gaji dan upah karyawan dan pembayaranya.”
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan
upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan
upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya
dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu
memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan
mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan
untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
2.2.6.2 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Menurut Mulyadi (2012: 374) Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen
dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama
periode akuntansi tertentu
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode
akuntansi tertentu
22
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan
setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu
2.2.6.3 Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001: 374-379) Dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan
tarif upah, dll.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam
hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berupa
daftar hadir biaya, dapatpula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan
mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenagakerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi
potongan potongan berupa Pph pasal 21 utang karyawan dan sebagainya
.
23
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah perdepartemennya,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upahbersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang
terpisah daripembuatan daftar gaji atau upah.
7. Amplop gaji dan upah
uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap karyawan dalam,amplop
gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsiakuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam
daftar gaji dan upah yangditerima dari fungsi pembuat daftar gaji dan
upah.
2.2.6.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001: 382) Catatan akuntansi yang digunakan dalam
pencatatan gaji dan upah adalah :
1. Jurnal umum
Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap
departemen dalam perusahaan.
24
2. Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam
perusahaan.Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini
adalah bukti memorial.
4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap karyawann.Kartu penghasilan
karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan
dengan ditandatanganinyakartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak
diketahui oleh karyawan yang lain.
2.2.6.5 Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi (2001:382-384) Fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :
1. Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat
25
surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji,
mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaanFungsi pencatatan waktu hadir
karyawan tidak bolehdilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi
pembuat daftar gaji.
3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar
gaji yang berisi menghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu
pembayaran gaji.Daftar gaji diserahkan oleh pembuat daftar gaji kepada
fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai
dasar pembayaran gaji.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang
timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan misalnya
utang gaji karyawanutang pajak utang dana pensiun
Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan
bagian jurnal.
26
5. Fungsi keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai
tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan
untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
2.2.7 Prosedur Penggajian dan Pengupahan
Akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu
sistem prosedur dan catatan-catatan yang memberi kemungkinan untuk
menetapkan secara cepat dan teliti berapa pendapatan yang harus diterima oleh
tiap karyawan.
Prosedur penggajian dan Pengupahan :
1. Fungsi Bagian Gaji dan Upah
1) Menghitung gaji dan upah
2) Membuat formulir dan laporan-laporan
3) Menyusun statistik gaji dan upah
4) Memelihara arsip-arsip yang perlu
2. Organisasi Bagian Gaji dan Upah
Bagian gaji dan upah biasanya berada dibawahcontroller.Kadang-
kadang bagian ini tidak dibawah controller tetapi dibawah bagian
produksi, dan controller mengadakan pengawasan yang ketat kepada
bagian gaji dan upah.
27
3. Formulir dan Laporan
Di dalam prosedur penggajian dan pengupahan, formulir dan
laporan yang digunakan sebagai berikut:
1. Daftar gaji dan check register
Daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji
dan upah masing masing karyawan selama periode tertentu. Dalam
daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karayawan,
menunjukkan nama,nomor kartu hadir, jam kerja biasa dll.
2. Cek gaji atau amplop gaji
Cek gaji dibayarkan dengan tunai maka digunakan aplop gaji,
harus menunjukkan nama dan nominal gaji yang di terima
karyawan.
3. Paystub atau employee’s earnings statement (laporan gaji
karyawan)
Merupaka formulir yang berisis data gaji kotor dan potongan
potongan serta gaji bersih.
4. Employee’s record (catatan gaji karyawan)
Merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah
karyawan selama periode tertent, bulanan atau triwulan.
4. Metode Penyusunan Daftar Gaji dan Upah
Daftar gaji dan upah yang juga berfungsi sebagai jurnal gaji dan
upah dapat disusun dengan tiga cara adalah :
28
1) Metode tangan (pen and ink)
2) Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board
3) Metode tanpa buku pembantu (ledgerless)
Menurut Mulyadi (2001:385-386) Jaringan prosedur yang membentuk
sistem :
1. Sistem Penggajian Terdiri dari Jaringan Prosedur Berikut ini :
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
3) Prosedur distribusi biaya gaji
4) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5) Prosedur pembayaran gaji
2.Sistem Pengupahan Terdiri dari Jaringan Prosedur Berikut ini :
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
2) Prosedur pencatatan waktu kerja
3) Prosedur pembuatan daftar upah
4) Prosedur distribusi biaya upah
5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6) Prosedur pembayaran upah
Dibawah ini adalah penjelasan sebagai berikut :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji
dan upah karyawan.Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar
29
hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat
memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran
mereka.
2. Prosedur pencatatan waktu
Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan manufaktur
yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja
diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk
keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang
menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang
karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja,
jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-
tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini
dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung
kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan gaji dan upah
Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar gaji
dan upah karyawan .Data yang dipakai sebagai daras pembuatan
daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,
penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak,
informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian
Gaji dan Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu
30
penghaslian karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan
dalam daftar gaji dan upah
4. Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan Bagian Utang dan
Bagian Kasa.Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas
kepada Bagian Kasa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan
upah.Bagian Kasa kemudian menguangkan cek tersebut ke bank
dan memasukan uang ke amplop gaji dan, upah. Jika Jumlah
karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah
biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji
dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah,
kepada karyawan.
5. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja.Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan
untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.
31
2.3 Kerangka Konseptual
Prosedur Penggajian
dan Pengupahan
Karyawan pada PT.
Fortune Dunia Motor
Surabaya
Sistem Akuntansi Pengendalian Intern
Analisis dan Evaluasi
Buruk Baik