12
BAB III
PEMBAHASAN
1.1. Tinjauan Umum Perusahaan
1.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
PT. Sumber Tenaga Lestari merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
properti dan didirikan pada tahun 2012 yang mengelola atau mengembangkan Proyek
City Light Apartment dan juga merupakan anak perusahaan dari Desindo Group.
Desindo Group merupakan perusahaan pengembang properti terkemuka yang fokus
pada pengembangan properti skala menengah hingga skala premium, manajemen dan
investasi. Selama lebih kurang 7 tahun Desindo Group telah mengembangkan
sayapnya dikancah bisnis properti dengan bermodal semangat, tekad dan tim yang
kuat dalam menghasilkan produk yang unggul dan sesuai dengan kebutuhan
pasar.Didirikan pada tahun 2004 dan memulai bisnisnya dalam properti komersial
pada tahun 2007.
Pencapaian Desindo Group saat ini merupakan holding company dan memiliki
anak perusahaan lainnya yaitu:
1. PT Desindo Wijaya Tama yang mengelola City Terrace Apartment dan The
Cityland Apartment.
2. PT Dea Hospitality International yang mengelola D’Cityland Hotels & Resorts.
3. PT Kurnia Djaya Propertindo yang mengembangkan Riviera Suite Residence.
13
Sumber : Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari
Gambar III.1
Proyek City Light Apartment
Untuk mencapai tujuan perusahaan PT Sumber Tenaga Lestari berusaha untuk
meningkatkan kinerja di setiap aspek yang dimulai dari manajemen perusahaan
sampai dengan sumber daya manusiannya agar dapat melaksanakan tugas dan
tanggung jawab. PT Sumber Tenaga Lestari juga memiliki etos kerja yang baik agar
dapat bersaing dengan perusahaan properti lainnya. Salah satu strateginya adalah
dengan menerapkan disiplin waktu dalam bekerja. PT Sumber Tenaga Lestari
memiliki visi dan misi sebagai berikut:
14
Visi dan Misi PT Sumber Tenaga Lestari:
Visi merupakan suatu harapan perusahaan akan keadaan yang ingin diwujudkan pada
masa yang akan datang, yang digunakan sebagai pedoman untuk mengalokasikan
sumber daya yang dimiliki, serta sebagai landasan untuk mencapai tujuan perusahaan
dan perumusan strategi yang akan ditetapkan.
Visi
“Menjadi perusahaan property yang terdepan, terpercaya dan bertaraf nasional serta
internasional”.
Misi merupakan landasan mendasar yang membedakan satu perusahaan dengan
perusahaan yang lain yang sejenis, dan dijadikan dasar dalam melakukan aktivitas
perusahaan.
Misi
“Menjalankan usaha properti secara terintegrasi berdasarkan prinsip-prinsip
komersial yang sangat kuat dan handal”.
Logo Perusahaan
Logo merupakan perwakilan suatu perusahaan. Design logo PT. Sumber Tenaga
Lestari disesuaikan dengan pengelolaan Proyek City Light Apartment.
15
Sumber : Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari
Gambar III.2
Logo Perusahaan
Lokasi Perusahaan
Lokasi sebuah perusahaan sangat menentukan maju tidaknya sebuah perusahaan.
Dengan pemilihan lokasi yang tepat dan strategis, maka akan memudahkan
perusahaan untuk dapat mencapai tujuan dan target perusahaan secaramaksimal
sehingga pertimbangan pertama di dalam mendirikan sebuah usaha adalah penentuan
lokasi atau letak perusahaan.
PT Sumber Tenaga Lestari yang mengelola City Light Apartmentterletak di
Jl.Ir.H.Juanda No.38 Ciputat Kota Tangerang Selatan. Lokasi kantor yang sekaligus
proyek ini terletak di Gerbang Utama Kota Ciputat sehingga merupakan sebuah
lokasi yang strategis untuk pencapaian target dan tujuan perusahaan.
16
Sumber : PT Sumber Tenaga Lestari
Gambar III.3
Lokasi Perusahaan
1.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi
Struktur perusahaan merupakan satu hal yang tidak bisa dipisahkan dari suatu
perusahaan atau instansi. Struktur perusahaan sangat diperlukan untuk mencapai
suatu tujuan dan menjadi penggerak suatu perusahaan karena berhubungan dengan
suatu tanggungjawab yang saling berhubungan, sehingga tujuan organisasi dapat
tercapai secara efektif. Struktur organisasi untuk memperjelas pembagian tugas,
17
spesialisasi pekerjaan, dan wewenang masing-masing jabatan. Adapun struktur
organisasi Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari adalah :
Sumber : Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari
Gambar III.4
Struktur Organisasi Divisi Teknik
Tata kerja dari masing-masing jabatan yang ada di Struktur Organisasi Divisi
Teknik PT Sumber Tenaga Lestari tersebut adalah sebagai berikut :
1. Direktur Teknik
Adapun tugas dan tanggung jawab dari Direktur Teknik adalah sebagai berikut:
18
a. Membantu pemilik proyek dalam mengendalikan proyek sejak awal kegiatan
sampai pelaksanaan kegiatan.
b. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan proyek atas persetujuan
pemilik proyek.
c. Memberikan saran atau pertimbangan kepada pemilik proyek atau owner.
d. Menerbitkan laporan prestasi kerja staff Divisi Teknik untuk dapat dilihat oleh
pemilik proyek.
e. Mengumpulkan, meneliti, dan mengelola data yang berhubungan dengan
pelaksanaan proyek.
2. Project Manager
Adapun tugas dan tanggung jawab dari Project Manager adalah sebagai berikut:
a. Melakukan perubahan dengan menerbitkan berita acara perubahan (Surat
Instruksi Lapangan).
b. Memperingatkan atau menegur pihak pelaksana pekerjaan atau kontraktor jika
terjadi penyimpangan terhadap kontrak kerja.
c. Bertanggung jawab kepada Direktur Teknik.
d. Mengontrol pekerjaan proyek melalui Site Manager.
e. Mengadakan rapat diluar jadwal rutin apabila dianggap mendesak.
f. Menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang tidak memenuhi standar mutu
yang telah ditetapkan.
19
3. Site Manager
Adapun tugas dan tanggung jawab dari Site Manager adalah sebagai berikut:
a. Memeriksa dan menyetujui gambar shop drawing yang diajukan kontraktor
sebagai pedoman pelaksanaan pembangunan proyek.
b. Mengoreksi pekerjaan yang dilaksanakan oleh kontraktor agar sesuai dengan
kontrak kerja yang telah disepakati sebelumnya.
c. Memberikan saran atau pertimbangan kepada kontraktor dalam proyek
pelaksanaan pekerjaan.
d. Membuat laporan bulanan yang akan diberikan kepada Project Manager.
4. Administrasi Proyek
Adapun tugas dan tanggung jawab dari Administrasi Proyek adalah sebagai
berikut:
a. Membuat memo, surat, serta intruksi lapangan untuk main kontraktor
mengenai pekerjaan yang berhubungan dengan proyek.
b. Membuat rekapitulasi semua data yang masuk maupun data yang keluar yang
berhubungan dengan proyek.
c. Meminta laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada main kontraktor.
d. Membuat berita acara serah terima pekerjaan ataupun barang yang pertama
dan kedua.
e. Menerima berita acara sehubungan dengan penyelesaian pekerjaan di
lapangan atau proyek.
20
f. Menangani tagihan dari main kontraktor atau vendor lain serta melengkapi
dokumen yang dibutuhkan untuk diajukan ke divisi keuangan.
5. Engineering
Adapun tugas dan tanggung jawab dari Engineering adalah sebagai berikut:
a. Melakukan pengawasan terhadap hasil kerja apakah sesuai dengan dokumen
kontrak.
b. Bertanggung jawab atas urusan teknis yang ada di lapangan.
c. Memeriksa Time Schedule, S-Curve, dan Net Work Planning yang diajukan
oleh kontraktor pelaksana untuk selanjutnya diteruskan kepada Site Manager
untuk mendapatkan persetujuan.
d. Mengkoordinasi supervisor baik struktur, arsitek maupun elektrikal di
lapangan.
6. Supervisor
Adapun tugas dan tanggung jawab dari Supervisor adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan pengawasan pekerjaan di lapangan, sehingga tetap terlaksana
dengan baik sesuai dengan rencana kerja.
b. Menampung segala persoalan di lapangan dan menyampaikannya kepada
Engineering.
c. Menjaga hubungan baik dengan kontraktor yang berhubungan dengan
pekerjaan.
21
d. Mengawasi kebenaran ukuran, kualitas dan kuantitas dari bahan atau
komponen bangunan, peralatan dan perlengkapan selama pekerjaan
pelaksanaan di lapangan.
e. Melaksanakan pengawasan secara rutin dalam pelaksanaan proyek.
3.1.3. Kegiatan Usaha
PT Sumber Tenaga Lestari saat ini memiliki satu bidang bisnis yaitu Properti.
Proyek properti yang sedang dikelola oleh PT Sumber Tenaga Lestari adalah City
Light Apartment yang terletak di Jl.Ir.H.Juanda No.38 Ciputat Kota Tangerang
Selatan. Perusahaan ini melaksanakan kegiatan perusahaan dalam bidang Properti,
dengan jenis usaha Rumah Susun (Apartemen), serta Commercial Building
(perhotelan, perkantoran, ruko).
1.2. Hasil Penelitian
1.2.1. Ketentuan Administrasi Penanganan Tagihan Main Kontraktor pada
Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari
Untuk menunjang kegiatan administrasi penanganan tagihan pada Divisi
Teknik yang sebagian besar menangani tagihan dari main kontraktor secara rutin
setiap bulannya maka diperlukan administrasi yang baik. Oleh karena itu, untuk
memperlancar dan lebih teratur dalam kegiatan administrasi khususnya dalam
penanganan tagihan main kontraktor, PT Sumber Tenaga Lestari mempunyai
ketentuan-ketentuan dalam pelaksanaannya. Berikut adalah ketentuan administrasi
pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari:
22
1. Tagihan
a. Tagihan dibuat oleh main kontraktor.
b. Progres dibuat berdasarkan kemajuan pekerjaan yang ada dalam proyek sesuai
dengan rincian item pekerjaan yang ada dalam kontrak kerja, masing-masing
item pekerjaan tersebut dihitung berapa volume pekerjaan yang sudah
dilaksanakan, dan dari data volume pekerjaan yang sudah dihitung tersebut
maka dapat menghasilkan prosentase progres dalam bentuk angka untuk
diajukan sebagai tagihan.
c. Dalam pengajuan tagihan main kontraktor wajib memberikan rincian item
pekerjaan dalam bentuk hardcopy dan softcopy.
2. Pemeriksaan dan Persetujuan Nilai Tagihan
a. Pemeriksaan tagihan dilakukan bersama-sama oleh Engineering dari Divisi
Teknik, dan Quantity Surveyor dari pihak main kontraktor.
b. Engineering mengecek semua item pekerjaan yang diajukan apakah sudah
sesuai dengan pelaksanaan yang ada di dalam proyek atau belum.
c. Setelah dilakukan pengecekan bersama dan bila ada item pekerjaan yang tidak
sesuai dalam pelaksanaannya maka Engineering harus meminta kepada
Quantity Surveyor untuk mengganti rincian tersebut sesuai dengan
pengecekan bersama yang sudah dilakukan.
d. Setelah mengganti rincian tagihan tersebut maka Quantity Surveyor harus
memberikan rincian tersebut dalam bentuk hardcopy dan softcopy.
e. Persetujuan tagihan dilakukan dan ditanda tangani oleh Project Manager.
23
f. Persetujuan ditandatangani jika tagihan sudah sesuai dengan pelaksanaan yang
ada di dalam proyek.
3. Berita Acara Progress
a. Berita Acara Progress dilakukan oleh staff Administrasi Proyek dan dibuat
untuk persetujuan antara main kontraktor dengan divisi teknik bahwa telah
menyelesaikan pekerjaan sesuai dalam kontrak kerja dengan prosentase
tagihan yang telah disetujui bersama.
b. Yang menandatangani Berita Acara Progress yaitu dari pihak pertama (Divisi
Teknik) oleh Site Manager dan pihak kedua (Main Kontraktor) oleh Project
Manager.Apabila Berita Acara Progress sudah ditandatangani kedua belah
pihak maka diberikan kepada main kontraktor untuk menjadi kelengkapan
persetujuan tagihan.
c. Di dalam Berita Acara Progress dibuat berdasarkan tata cara pembayaran
dalam kontrak kerja, surat pengajuan progress yang ke berapa, dan pada
tanggal berapa hasil pemeriksaan lapangan bersama dilakukan.
4. Sertifikat Pembayaran
a. Sertifikat pembayaran dilakukan oleh staff Administrasi Proyek.
b. Yang menandatangani sertifikat pembayaran yaitu dari pihak pertama (Divisi
Teknik) oleh Project Manager dan pihak kedua (Main Kontraktor) oleh
Project Manager.
24
c. Sertifikat pembayaran dibuat berdasarkan berita acara progress untuk disetujui
dan disepakati bahwa pihak kedua (Main Kontraktor) berhak menerima
pembayaran tagihan sesuai prosentase yang sudah disetujui dan sesuai dengan
persyaratan dalam kontrak kerja.
d. Apabila Sertifikat pembayaran sudah ditandatangani kedua belah pihak maka
diberikan kepada main kontraktor untuk menjadi kelengkapan persetujuan
tagihan.
e. Di dalam sertifikat pembayaran berisi perincian pembayaran yaitu sebagai
berikut:
1) Harga borongan sesuai nilai kontrak: nilai kontrak kerja tidak termasuk
Ppn 10%.
2) Nilai prosentase progress atau tagihan: nilai prosentase progress sampai
dengan bulan ini dikurangi dengan nilai prosentase progress sampai dengan
bulan lalu, hasil prosentase progress bulan ini dikalikan dengan nilai
kontrak kerja.
3) Retensi: nilai retensi sebesar 5% dikalikan dengan hasil nilai prosentase
progress bulan ini.
4) Pengembalian uang muka: nilai pengembalian uang muka sebesar 10%
dikalikan dengan hasil nilai prosentase progress bulan ini.
5) Nilai pembayaran progress atau tagihan: nilai prosentase progress
dikurangi nilai retensi serta dikurangi nilai pengemblian uang muka.
6) Nilai Ppn 10%: nilai pembayaran progress atau tagihan dikalikan dengan
nilai Ppn sebesar 10%.
25
7) Nilai pembayaran progress atau tagihan (termasuk Ppn 10%): nilai
pembayaran progress atau tagihan ditambahkan dengan nilai Ppn 10%
maka nilai tersebut yang akan dibayarkan.
5. Kwitansi Pembayaran dan Faktur Pajak
a. Kwitansipembayaran dan faktur pajak dibuat oleh pihak main kontraktor
apabila berita acara progress dan sertifikat pembayaran sudah ditandatangani
kedua belah pihak.
b. Kwitansi pembayaran dan faktur pajak diberikan kepada staff administrasi
proyek.
c. Nilai faktur pajak berdasarkan pada nilai Ppn 10% di dalam sertifikat
pembayaran.
d. Nilai kwitansi pembayaran berdasarkan dengan nilai pembayaran progress
atau tagihan termasuk Ppn 10% yang ada pada sertifikat pembayaran. Pada
kwitansi pembayaran berisi sebagai berikut:
1) Sudah terima dari: perusahaan yang mengeluarkan sertifikat pembayaran
(PT Sumber Tenaga Lestari).
2) Banyaknya uang: nominal uang yang dituliskan dengan bilangan.
3) Untuk Pembayaran: tagihan keberapa, jenis pekerjaan dan lokasi
pelaksanaan pekerjaan.
4) Nilai tagihan dituliskan dengan angka.
26
5) Tanggal pembuatan kwitansi pembayaran disertai dengan materai dan
ditandatangani oleh pihak main kontraktor (perusahaan yang membuat
kwitansi pembayaran).
6) Mencantumkan rekening perusahaan main kontraktor untuk mempermudah
melakukan pembayaran tagihan.
7) Saat memberikan kwitansi pembayaran juga harus memberikan rincian
pengajuan progress atau tagihan yang sudah disetujui dan sudah dijilid
yaitu satu rangkap asli untuk lampiran ke Divisi Keuangan dan satu
rangkap fotocopy untuk arsip di Divisi Teknik.
6. Rekapitulasi Pembayaran Progress atau Tagihan
a. Rekapitulasi pembayaran diajukan oleh Administrasi Proyek dan diketahui
serta ditandatangani oleh Project Manager.
b. Rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan merupakan data yang wajib
untuk pengajuan tagihan ke Divisi Keuangan.
c. Pada rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan harus mengisi beberapa
kolom yaitu kolom uraian, kolom Progress yang sudah dibayarkan atau dalam
proses (urutan progress dan bulan persetujuan progress), kolom total progress
yang telah dibayar, kolom total progress (total progress yang telah dibayar +
total pengembalian DP), kolom sisa progress pembayaran, kolom sisa
pengembalian DP, dan kolom total sisa pembayaran (sisa progress
pembayaran – sisa pengembalian DP).
27
d. Pada rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan juga saling berkaitan
dengan rincian status pengembalian uang muka.
7. Status Pengembalian Uang Muka dan Retensi
a. Status pengembalian uang muka dan retensi diajukan oleh Administrasi
Proyek dan diketahui serta ditandatangani oleh Project Manager.
b. Rekap status pengembalian uang muka dan retensi merupakan data yang
wajib untuk pengajuan tagihan ke Divisi Keuangan.
c. Status pengembalian uang muka dan retensi digunakan untuk mengetahui
total uang muka yang sudah main kontraktor kembalikan dan retensi yang
sudah dipotong setiap progress atau tagihan berdasarkan sertifikat
pembayaran.
d. Retensi adalah jumlah tagihan yang tidak dibayar atau ditahan hingga
prosentase progress sudah 100% untuk pemeliharaan atau perbaikan pekerjaan
sesuai dengan kontrak kerja. Retensi ini dipotong dari nilai tagihan yang
diajukan sesuai pada sertifikat pembayara dan setelah masa pemeliharaan
maka jumlah retensi yang ditahan akan dibayarkan kepada main kontraktor.
e. Pada status pengembalian uang muka harus mengisi beberapa kolom yaitu
kolom nomor SPK (nomor kontrak kerja), kolom uang muka (nilai uang muka
sesuai kontrak), kolom pengembalian uang muka (disesuaikan dengan
pengajuan tagihan yang keberapa), kolom total pengembalian uang muka
(nilai uang muka yang sudah dikembalikan), dan kolom sisa pengembalian
uang muka (nilai uang muka dikurangi nilai total pengembalian uang muka).
28
f. Sedangkan pada retensi juga harus mengisi beberapa kolom yaitu kolom
nomor SPK (nomor kontrak kerja), kolom retensi (disesuaikan dengan nilai
retensi yang sudah dipotong setiap progress atau tagihan yang keberapa), dan
kolom total retensi (jumlah nilai retensi yang dipotong setiap tagihan).
g. Pada kolom sisa pengembalian muka merupakan yang berkaitan juga dengan
rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan.
8. Voucher Pengeluaran Bank
a. Pengisian voucher pengeluaran bank diisi oleh Administrasi Proyek.
b. Voucher pengeluaran bank sebagai data pengantar untuk ke Divisi Keuangan.
c. Yang harus diisi pada voucher pengeluaran bank adalah kolom tanggal
pembuatan atau pengajuan voucher, kolom dibayarkan kepada, kolom untuk
pemabayaran, kolom nominal atau nilai yang akan dibayarkan dalam bentuk
angka, dan kolom terbilang (nilai yang akan dibayarkan ditulis dalam bentuk
bilangan).
d. Voucher pengeluaran bank ditandatangani oleh Project Manager di kolom
diajukan.
9. Pengajuan Pembayaran Tagihan ke Divisi Keuangan
a. Pengajuan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan dilakukan oleh
Administrasi proyek.
b. Pengajuan pembayaran tagihan diajukan ke Divisi Keuangan apabila voucher
pengeluaran bank sudah ditandatangani oleh Project Manager.
29
c. Sebelum mengajukan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan, seorang
administrasi proyek harus scan semua data atau dokumen yang diajukan lalu
di print lalu disimpan pada ordner sebagai arsip dan bukti bahwa telah
melakukan pengajuan pembayaran tagihan tersebut.
Berdasarkan penjelasan diatas bahwa ketentuan administrasi penanganan
tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari merupakan
ketentuan perusahaan yang berkaitan dengan kelengkapan dokumen yang harus
dilengkapi pada saat pengajuan tagihan oleh main kontraktor dan juga staff
administrasi proyek. Ketentuan tersebut ditentukan oleh perusahaan demi
mempermudah dalam pelaksanaan penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi
Teknik PT Sumber Tenaga Lestari.
Administrasi penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT
Sumber Tenaga Lestari yaitu dimulai dari tagihan yang diajukan oleh main kontraktor
ke Divisi Teknik, pemeriksaan dan persetujuan nilai tagihan, pembuatan berita acara
progress, pembuatan sertifikat pembayaran, kwitansi pembayaran dan faktur pajak,
rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan, status pengembalian uang muka dan
retensi, voucher pengeluaran bank, dan pengajuan pembayaran tagihan ke Divisi
Keuangan.
Dengan adanya ketentuan tersebut yaitu agar mengetahui batas-batas
pekerjaan dan tanggung jawab di dalam pelaksanaannya. Oleh sebab itu ketentuan
administrasi penanganan tagihan pada main kontraktor selalu ditekankan kepada staff
administrasi Divisi Teknik demi kelancaran kegiatan proyek dalam pelaksanaannya.
30
Penerapan ketentuan administrasi dalam penanganan tagihan main kontraktor
yang dilakukan oleh staff administrasi Divisi Teknik seluruhnya sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan oleh PT Sumber Tenaga Lestari.
1.2.2. Prosedur Administrasi Penanganan Tagihan pada Divisi Teknik PT
Sumber Tenaga Lestari
Selain mempunyai ketentuan administrasi pada penganganan tagihan main
kontraktor pada Divisi Teknik, PT Sumber Tenaga Lestari juga mempunyai prosedur
administrasi dalam pelaksanaannya pada Divisi Teknik untuk memudahkan
pengajuan pembayaran tagihan main kontraktor ke Divisi Keuangan. Berikut ini
adalah prosedur administrasi penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik
PT Sumber Tenaga Lestari:
31
Sumber : Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari
Gambar III.5 Prosedur Administrasi Penanganan Tagihan
32
31
Berikut ini adalah penjelasan dari Gambar III.5 prosedur administrasi
penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari:
1. Project Manager dari Main Kontraktor (PT Catur Bangun Mandiri) bertugas
menandatangani Berita Acara Progress/tagihan (lampiran A3) dan Sertifikat
Pembayaran (lampiran A4) yang sudah disetujui oleh Project Manager Divisi
Teknik PT Sumber Tenaga Lestari.
2. Administrasi dari Main Kontraktor (PT Catur Bangun Mandiri) mempunyai
tugas sebagai berikut:
a. Mengajukan tagihan/progress (lampiran A2) kepada staff administrasi Divisi
Teknik PT Sumber Tenaga Lestari, menjilid dan fotocopy tagihan/progress
yang sudah lengkap sebanyak satu rangkap asli untuk diajukan ke Divisi
Keuangan PT Sumber Tenaga Lestari, satu rangkap fotocopy untuk arsip
Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari, serta satu rangkap fotocopy untuk
arsip Main Kontraktor.
b. Membuatkan kwitansi pembayaran (lampiran A5) dan faktur pajak (lampiran
A6). Kwitansi pembayaran yang dibuat untuk mengetahui jumlah yang harus
dibayarkan. Sedangkan faktur pajak adalah bukti pungutan pajak sesuai
dengan jumlah pajak yang ada di Sertifikat Pembayaran, kemudian diberikan
kepada Administrasi Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari.
3. Quantity Surveyor dari Main Kontraktor (PT Catur Bangun Mandiri) bertugas
melakukan pemeriksaan tagihan/progress kembali yang telah diperiksa juga oleh
Engineering Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari dan juga bertugas
melakukan revisi (merubah) nilai tagihan sesuai dengan hasil pemeriksaan
33
31
tagihan di lapangan/proyek yang telah diperiksa oleh Engineering Divisi Teknik
PT Sumber Tenaga Lestari dan kemudian setelah nilai tagihan tersebut sudah
selesai di revisi maka diberikan kembali kepada Engineering Divisi Teknik PT
Sumber Tenaga Lestari untuk dilakukan pemeriksaan kembali sudah sesuai atau
belum.
4. Administrasi dari Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari mempunyai tugas
antara lain:
a. Menerima tagihan/progress yang diajukan oleh administrasi dari main
kontraktor dalam bentuk hardcopy dan softcopy.
b. Membuatkan Berita Acara Progress/tagihan (lampiran A3) dan Sertifikat
Pembayaran (lampiran A4) apabila nilai tagihan/progress telah disetujui oleh
Project Manager Divisi Teknik. Berita acara progress sebagai bukti prosentase
tagihan yang telah disetujui bersama. Sedangkan Sertifikat Pembayaran
adalah sertifikat yang dibuat berdasarkan nilai prosentase tagihan yang ada di
Berita Acara Progress/tagihan dan sebagai persetujuan dan kesepakatan bahwa
main kontraktor berhak menerima pembayaran tagihan.
c. Melakukan pengecekan data tagihan/progress yaitu tagihan, Berita Acara
Progress (Tagihan), dan Sertifikat Pembayaran sudah lengkap, maka dapat
diberikan kepada Administrasi dari Main Kontraktor.
d. Membuat Rekapitulasi Pembayaran Progress/tagihan (lampiran A7) untuk
mengetahui rincian perhitungan tagihan yang sudah dibayarkan atau dalam
proses, dan membuat Status Pengembalian Uang Muka (lampiran A8) yang
merupakan rincian uang muka untuk mengetahui total pengembalian uang
34
muka yang sudah dipotong disetiap tagihan yang diajukan serta membuat
Status Retensi (lampiran A8) adalah jumlah tagihan yang dipotong dari nilai
tagihan yang diajukan sesuai pada sertifikat pembayaran dan untuk
mengetahui total retensi yang sudah ditahan untuk masa pemeliharaan setelah
serah terima pekerjaan. Tugas itu dilakukan setelah menerima dua rangkap
rincian tagihan, kwitansi pembayaran (lampiran A5) dan faktur pajak
(lampiran A6) dari Administrasi dari Main Kontraktor.
e. Mengisi Voucher Pengeluaran Bank (lampiran A9) sebagai data pengantar
pengajuan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan. Dalam pengisian voucher
ini, jumlah nilai uangnya dibuat sesuai dengan yang ada di kwitansi
pembayaran.
f. Melakukan scan semua data tagihan sebagai arsip di Divisi Teknik dalam
bentuk softcopy kemudian hasil scan dari data tagihan tersebut di print, lalu
disimpan ke dalam ordner sebagai arsip dalam bentuk hardcopy dan sebagai
bukti bahwa telah melakukan pelaksanaan pengajuan pembayaran
tagihan/progress tersebut.
5. Engineering dari Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari bertugas melakukan
pemeriksaan tagihan/progress untuk mengetahui apakah nilai tagihan/progress
yang diajukan oleh Main Kontraktor sudah sesuai dengan pelaksanaan yang ada
di lapangan/proyek atau belum. Setelah pemeriksaan tagihan di lapangan/proyek
menghasilkan pemeriksaan tagihan/progress yang sudah sesuai dengan nilai
tagihan dan pelaksanaan pekerjaan yang ada di proyek maka Project Manager
Divisi Teknik menyetujui dan menandatangani nilai tagihan tersebut. Apabila
35
31
hasil pemeriksaan lapangan/proyek tidak sesuai dengan nilai tagihan yang
diajukan maka tagihan tersebut direvisi (dirubah) oleh Quantity Surveyor sesuai
dengan hasil pemeriksaan tagihan di lapangan (proyek) tersebut kemudian
diperiksa kembali oleh Engineering setelah itu dapat disetujui oleh Project
Manager Divisi Teknik.
6. Project Manager dari Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari mempunyai
tugas antara lain:
a. Menandatangani tagihan/progress setelah pemeriksaan tagihan di
lapangan/proyek menghasilkan pemeriksaan tagihan/progress yang sudah
sesuai dengan pelaksanaan pekerjaan yang ada di lapangan/proyek.
b. Menandatangani Sertifikat Pembayaran yang sudah ditandatangani oleh
Project Manager dari Main Kontraktor.
c. Menandatangani Rekapitulasi Pembayaran Progress, Status Pengembalian
Uang Muka dan Retensi serta Voucher Pengeluaran Bank yang sudah di paraf
oleh Site Manager Divisi Teknik. Kemudian semua data yang sudah
ditandatangani diberikan kepada Administrasi Divisi Teknik.
7. Site Manager dari Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari mempunyai tugas
antara lain:
a. Menandatangani Berita Acara Progress yang sudah ditandatangani oleh
Project Manager dari Main Kontraktor.
b. Memberikan paraf pada Rekapitulasi Pembayaran Progress, Status
Pengembalian Uang Muka dan Retensi serta Voucher Pengeluaran Bank yang
diberikan oleh Administrasi Divisi Teknik.
36
31
8. Divisi Keuangan PT Sumber Tenaga Lestari bertugas menerima data tagihan
yang sudah lengkap dari Administrasi Divisi Teknik sebagai pengajuan
pembayaran tagihan/progress. Proses pembayaran tagihan/progress
membutuhkan waktu dua minggu setelah diterimanya pengajuan pembayaran
tagihan oleh Divisi Keuangan yang ditentukan berdasarkan kontrak kerja.
Berdasarkan penjelasan diatas prosedur administrasi penanganan tagihan main
kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari tertata rapih, agar staff
administrasi mudah mengetahui semua prosedurnya, dan tahu tindakan apa yang
harus dilakukan dalam pelaksanaan kegiatannya. Prosedur ini inilah yang setiap
bulannya selalu diterapkan oleh staff administrasi dalam penanganan tagihan main
kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari agar kegiatan tersebut
berjalan lancar.
Dengan adanya prosedur tersebut penanganan tagihan main kontraktor akan
tersusun rapi sesuai urutan yang ada pada prosedur administrasi penanganan tagihan
main kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari.
Pelaksanaan prosedur administrasi dalam penanganan tagihan main kontraktor
telah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh PT Sumber Tenaga Lestari,
sehingga mempermudah jalannya pelaksanaan administrasi penanganan tagihan di
Divisi Teknik.
37
Adapun data penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT
Sumber Tenaga Lestari diperlukan penanganan administrasi yang baik agar dapat
berjalan dengan lancar. Di bawah ini adalah data pelaksanaan administrasi
penanganan tagihan main kontraktor sebagai berikut:
Tabel III.1.
Data Penanganan Tagihan Main Kontraktor pada Bulan Juni sampai dengan
November 2015
Bulan Pengajuan
Tagihan
Jumlah Hari
Pemeriksaan
Tagihan
Hasil
Pemeriksaan
Tagihan
Pengajuan
Pembayaran
Tagihan ke
Div.Keuangan
Juni 27-Jun-15 12 hari kerja 27-Jul-15 12-Agust-15
Juli - - - -
Agustus 19-Agust-15 26 hari kerja 19-Sep-15 23-Okt-15
September - - - -
Oktober 05-Okt-15 26 hari kerja 05-Nop-15 12-Nop-15
November 10-Nop-15 30 hari kerja 15-Des-15 22-Des-15
Sumber: Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari
Berdasarkan data tabel di atas dapat diketahui bahwa penanganan tagihan
main kontraktor yang dilakukan oleh staff administrasi adalah sebagai berikut:
1. Pada bulan Juni 2015 dari pengajuan tagihan sampai ke pemeiksaan tagihan dan
hasil pemeriksaannya membutuhkan 12 hari kerja karena adanya libur hari raya
idul fitri yang menyebabkan tertundanya penanganan tagihan maka pengajuan
pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan juga membutuhkan 12 hari kerja sebab
data juga belum lengkap.
2. Pada bulan Juli tidak ada pengajuan tagihan.
38
3. Pada bulan Agustus dalam pemeriksaan tagihan membutuhkan 26 hari kerja dari
pengajuan tagihan dan mengajukan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan juga
membutuhkan 27 hari kerja karena data belum lengkap serta menunggu
penandatanganan voucher pengerluaran bank yang ditandatangani oleh Project
Manager.
4. Pada bulan September pihak main kontraktor tidak mengajukan tagihan
5. Pada bulan Oktober dalam pemeriksaan tagihan membutuhkan 26 hari kerja dari
pengajuan tagihan dan mengajukan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan juga
membutuhkan 6 hari kerja karena hanya menunggu voucher pengeluaran bank
ditandatangani oleh Project Manager.
6. Pada bulan November dalam pelaksanaan pemeriksaan tagihan membutuhkan
waktu yang cukup lama yaitu 30 hari kerja dari pengajuan tagihan dan
mengajukan pembayaran tagihan hanya membutuhkan waktu satu minggu karena
hanya menunggu penandatanganan voucher pengeluaran bank saja.
39
3.2.3. Kendala yang dihadapi dalam Penanganan Tagihan Main Kontraktor
Prosedur administrasi merupakan salah satu faktor penting yang harus
diperhatikan khususnya dalam penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi
Teknik demi kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan yang ada di proyek. Adapun
beberapa kendala dalam penanganan tagihan main kontraktor adalah sebagai berikut:
1. Nilai prosentase tagihan yang diajukan tidak sesuai dengan pelaksanaan yang ada
di proyek.
2. Staff administrasi dari main kontraktor tidak memberikan softcopy rincian
pengajuan tagihan pada saat mengajukan pengajuan tagihan dan juga tidak
memberikan fotocopy rincian tagihan yang sudah dijilid pada saat memberikan
kwitansi pembayaran dan faktur pajak.
3. Menunggu Project Manager untuk menandatangani voucher pengeluaran bank,
rekapitulasi progress pembayaran, dan status pengembalian uang muka dan
retensi.
4. Kurangnya ketelitian dalam pembuatan sertifikat pembayaran sehingga ada
kesalahan dalam penulisan angka.
5. Total nilai prosentase tagihan keseluruhan tidak sesuai dengan hasil penjumlahan
antara jumlah tagihan bulan lalu dengan nilai prosentase tagihan yang diajukan.
Berdasarkan kendala diatas, adapun solusi dari kendala dalam penanganan
tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari adalah
sebagai berikut:
40
1. Engineering meminta kepada Quantity Surveyor untuk merubah atau merevisi
nilai prosentase progress (tagihan) rincian item pekerjaan sesuai dengan
pelaksanaan yang ada di proyek dan apabila sudah selesai dirubah atau di revisi
maka hasilnya diberikan kembali ke Engineering dalam bentuk hardcopy dan
softcopy.
2. Staff Administrasi Divisi Teknik meminta softcopy rincian pengajuan progress
(tagihan) tersebut kepada staff administrasi dari main kontraktor dan
mengingatkan agar selalu memberikan softcopy pengajuan progress (tagihan)
tersebut saat mengajukannya serta meminta fotocopy rincian progress (tagihan)
tersebut karena fotocopy tersebut sebagai arsip dan memberitahukan apabila
memberikan fotocopy rincian progress (tagihan) tersebut merupakan ketentuan
administrasi yang harus dilengkapi serta agar dapat mempermudah dalam
mengajukan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan.
3. Menghubungi Project Manager yang sedang tidak ada di proyek via telepon
untuk memberitahukan agar menandatangani voucher pengeluaran bank,
rekapitulasi pembayaran progress (tagihan) serta status pengembalian uang muka
dan retensi.
4. Memeriksa dan mengecek dua kali penulisan angka sampai penulisan angkanya
benar sehingga tidak ada kesalahan.
5. Staff administrasi Divisi Teknik memberitahukan kepada Quantity Surveyor dari
main kontraktor untuk menyesuaikan total nilai prosentase tagihan sehingga total
nilai tagihannya sesuai.