BAB IV
Rancangan Sistem Usulan
4.1. Umum
Komputerisasi sistem merupakan usaha membentuk atau mengacu pada
sistem yang masih berjalan di bagian “PENDAFTARAN SMP TRISULA
PERWARI I JAKARTA”. Penulis mencoba membuat suatu analisa sistem yang
nantinya dapat digunakan menciptakan dari sistem yang manual menjadi sistem
yang berkomputerisasi, dengan memanfaatkan sumber daya komputerbeserta
aplikasinya. Manfaat sistem komputerisasi adalah sebagai berikut :
a. Kemudahan dalam hal pencarian data, menambah data dan proses
pembuatan laporan.
b. Tingkat kesalahan dapat diperkecil
c. Pengolahan data skala besar dengan operasi kompleks dapat diatasi dan
dilakukan dengan mudah.
Dalam kesempatan ini, penulis akan mengusulkan terhadap sistem lama
pada sekolah SMP TRISULA PERWARI I JAKARTA dengan cara
mengoptimalkan sumber daya yang ada, sehingga kegiatan akan berjalan lebih
baik dan menambah semangat kerja para karyawan. Adapun segi keuntungan
yang dapat diharapkan dari sistem yang diusulkan penulis, antara lain :
a. Meringankan aktivitas pelaksana yang secara langsung mengoperasikan,
baik dari segi waktu, tenaga maupun biaya.
b. Presentase kesalahan, baik dari segi pengolahan data atau penyimpanan
informasi yang terjadi pada sistem yang lama dapat diperkecil.
c. Pembuatan laporan dapat lebih tepat karena dibuatnya suatu database yang
terstruktur dan terorganisir.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Di dalam sistem usulan ini penulis ingin mengusulkan agar dalam proses
pendaftaran siswa baru digunakan sistem komputerisasi sesuai dengan kemajuan
teknologi saat ini untuk mempermudah kerja bagian sekretariat dalam hal
menyimpan dan mengolah data.
Dalam sistem usulan ini ada beberapa prosedur yang akan dilaksanakan
dalam pendaftaran siswa baru pada SMP Trisula Perwari I Jakarta, antara lain :
A. Prosedur Pendaftaran
Calon siswa baru menyerahkan formulir pendaftaran dan fotocopy STTB
SD rangkap 2 (dua), fotocopy nilai UASBN rangkap 2 (dua), fotocopy
kartu NISN rangkap 2 (dua), fotocopy kartu keluarga (KK) rangkap 2
(dua), fotocopy akta kelahiran (AK) rangkap 2 (dua) kepada bagian tata
usaha. Bagian tata usaha melakukan login ke file master dan menginput
data siswa baru kedalam file siswa baru.
B. Prosedur Pembayaran Pendidikan
Calon siswa baru melakukan pembayaran pendidikan ke bagian tata usaha.
Kemudian tata usaha memberikan kwitansi kepada calon siswa baru dan
menginput rincian pembayaran tersebut ke dalam file transaksi
pembayaran.
C. Prosedur Pembagian Kelas
Berdasarkan jumlah file siswa baru yang mendaftar bagian tata usaha
mengelompokkan murid secara rata baik pria dan wanita perkelas. Dan di
input ke dalam file kelas.
D. Prosedur Penjadwalan
Tata usaha meminta daftar guru kepada kepala sekolah, kemudian daftar
guru dimasukkan ke dalam file guru. Berdasarkan file siswa baru, file guru
dan file kelas bagian tata usaha membuat jadwal pelajaran perkelas dan
menginputnya ke dalam file jadwal. Kemudian dari file jadwal, bagian tata
usaha mencetak jadwal pelajaran perkelas dan diberikan kepadasiswa baru.
E. Prosedur Laporan
Berdasarkan file siswa baru dan file kelas bagian tata usaha membuat
laporan penerimaan siswa baru dan kemudian berdasarkan file transaksi
pembayaran tata usaha membuat laporan transaksi pembayaran untuk
diserahkan kepada kepala sekolah.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
a. Diagram Konteks Sistem Usulan
Pendaftaran Siswa Baru
SMP Trisula Perwari I
Jakarta
Calon Siswa
Baru Tata Usaha
Kepala
Sekolah
KW
KW PP
PP
Laporan Penerimaan Siswa Baru Jadwal pelajaran
Daftar guru
Jadwal pelajaran
Daftar guru
Laporan Pembayaran
Formulir, STTB SD, UAS BN,
Kartu NISN, KK, AK
Formulir, STTB SD, UAS BN,
Kartu NISN, KK, AK
0
Siswa Baru
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan
Keterangan :
a. STTB SD : Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar
b. UAS BN : Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional
c. Kartu NISN : Kartu Nomor Induk Siswa Nasional
d. KK : Kartu Keluarga
e. AK : Akte Kelahiran
f. PP : Pembayaran Pendidikan
g. KW : Kwitansi
b. Diagram Nol Sistem Usulan
Calon Siswa
BaruPendaftaran Tata Usaha
1.0
DSB
Pembayaran
Pendidikan
2.0 PP
PP
KW KW
Pembagian Kelas
3.0
DSP
Pembuatan Laporan
5.0
Data Kelas DSB
Kepala
Sekolah
Laporan Penerimaan Siswa Baru
D-1 File SB
D-2 File Transaksi
Pembayaran
Penjadwalan
RP
D-3 File Kelas
DSB
Daftar Guru
RP
Data Kelas DSB
4.0
D-5 File jadwal
Jadwal Pelajaran
Data Jadwal
D-4 File Guru
Data Guru
Data Guru
Jadwal Pelajaran
Laporan Pembayaran
Formulir, STTB SD,
UAS BN, Kartu NISN,
KK, AK
Formulir, STTB SD,
UAS BN, Kartu NISN,
KK, AK
Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan
Keterangan :
a. STTB SD : Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar
b. UAS BN : Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional
c. Kartu NISN : Kartu Nomor Induk Siswa Nasional
d. KK : Kartu Keluarga
e. AK : Akte Kelahiran
f. DSB : Data Siswa Baru
g. SB : Siswa Baru
h. PP : Pembayaran Pendidikan
i. KW : Kwitansi
j. RP : Rincian Pembayaran
k. DSP : Data Siswa Perkelas
c. Diagram Detail Sistem Usulan
Input Jadwal
D-1 File Siswa Baru
D-3 File Kelas
D-4 File Guru
4.1 Data Kelas
Data Guru
Data siswa baru
Data Jadwal
D-5 File jadwal
Data Jadwal Mencetak Jadwal Pelajaran
Jadwal Pelajaran
4.2
Calon Siswa
Baru
Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Usulan
Cetak Laporan
Penerimaan Siswa Baru
5.1
Kepala Sekolah
D-1 File Siswa Baru
D-3 File Kelas
Laporan Penerimaan Siswa
Baru
Cetak Laporan
Pembayaran
5.2
Laporan Pembayaran
D-2 File Transaksi
Pembayaran
Data Siswa Baru
Data Kelas
Rincian
Pembayaran
Gambar IV.4. Diagram Detail Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Formulir
Nama Arus Data : Formulir
Alias : Formulir
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Siswa baru – Proses 1.0
Proses 1.0 – Tata Usaha
Penjelasan : Untuk Pendaftaran Siswa Baru
Periode : Setiap pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 tahun
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + Alamat
Isi = NIS + Nm_peserta_ddk + Jns_kel + Tmpt_lhr +
Tgl_lhr + Agama + Almt + No_telp + Nm_ayah +
Pkrjn_ayah + Pnghsln_ayah + Penddkn_ayah +
Nm_ibu + Pkrjn_ibu
Footer = Tgl + Ttd_orangtua
2. Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar (STTB SD)
Nama Arus Data : Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar
Alias : STTB SD
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Siswa baru – proses 1.0
Proses 1.0 – Tata Usaha
Penjelasan : Untuk pendaftaran siswa baru
Periode : Setiap pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 tahun
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Judul + Sekolah Dasar + Tahun Pelajaran
Isi : Nama + Ttl + Nama_ortu + Nmr_induk_siswa
+ NISN + NPUS + Sklh_asal + Keterangan
Footer : Tgl + Ttd_kepsek
3. Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional (UAS BN)
Nama Arus Data : Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional
Alias : UAS BN
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Siswa baru – proses 1.0
Proses 1.0 – Tata Usaha
Penjelasan : Untuk pendaftaraan siswa baru
Periode : Setiap pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 tahun
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Judul + Sekolah + Tahun Pelajaran
Isi : Nama + Ttl + Nmr_peserta + Sklh_dasar +
Keterangan + Mt_pelajaran + Nilai_angka + Nilai_
huruf
Footer : Tgl + Ttd_kepsek
4. Kartu Nomor Induk Siswa Nasional (Kartu NISN)
Nama Arus Data : Kartu Nomer Induk Siswa
Alias : Kartu NISN
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Siswa baru – proses 1.0
Proses 1.0 – Tata Usaha
Penjelasan : Untuk pendaftaran siswa baru
Periode : Setiap pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 tahun
Struktur Data : Isi + footer
Isi : Foto + NISN + Nama + Tgl + Jns_kel + alamat
+ Agama
Footer : Tgl + Ttd_kepala_suku_dinas + Ttd_kepsek
5. Kartu Keluarga (KK)
Nama Arus Data : Kartu Keluarga
Alias : KK
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Siswa baru – proses 1.0
Proses 1.0 – Tata Usaha
Penjelasan : Untuk pendaftaran siswa baru
Periode : Setiap pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 tahun
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Judul + NOKK
Isi : N_kep_kel + alamat + RT/RW + kelurahaan +
Kecamatan + kota + kode pos + provinsi + no +
Nm_lengkap + NIK + Jns_kel + Ttl + Agama +
Pendidikan + Pekerjaan + Status_perkawinan +
Status_hubungan_keluarga + Kewarganegaraan +
Dokumen_imigrasi + Nm_orang_tua
Footer : Dikeluarkan_tanggal + Ttd_ketua_rt + Ttd_Kepala
_keluarga + Foto + Ttd_camat
6. Akta Kelahiran (AK)
Nama Arus Data` : Kartu Keluarga
Alias : AK
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Siswa baru – proses 1.0
Proses 1.0 – Tata Usaha
Penjelasan : Untuk pendaftaran siswa baru
Periode : Setiap pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 tahun
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Judul + Nomor
Isi : Umum + Ttl + Nm_anak + Nm_ayah + Nm_ibu
Footer : Tgl + Ttd_kepala_kantor_catatan_sipil
7. Daftar Kelas
Nama Arus Data : Daftar Kelas
Alias : Daftar_kelas
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Kelas – proses 3.0
Penjelasan : Untuk Proses Pembagian Kelas
Periode : Setiap awal pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 Tahun
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul
Keterangan : Judul = Daftar Kelas SMP Trisula Perwari 1
Jakarta Tahun Ajaran 2016/2017
Isi : No + Kd_kls + NIS + Nm_siswa + Jen_kel
Footer : Tgl + Ttd_kepsek
8. Daftar Guru
Nama Arus Data : Daftar Guru
Alias : Daftar_guru
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Kepala Sekolah – proses 4.0
Penjelasan : Untuk Proses Pembagian Kelas
Periode : Setiap awal pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 Tahun
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul
Keterangan : Judul = Daftar Guru SMP Trisula Perwari 1
Jakarta Tahun Ajaran 2016/2017
Isi : No + Kd_Guru + Nm_Guru + Alamat + No_telp
Footer : Tgl + Ttd_kepsek
4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Kwitansi Pembayaran (KWP)
Nama Arus Data : Kwitansi Pembayaran
Alias : KWP
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Siswa Baru – proses 2.0
Proses 2.0 – Tata Usaha
Penjelasan : Untuk bukti pembayaran
Periode : Setiap awal pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 Tahun
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul + thn_ajaran
Isi = tlh_mnrima_uang_sejmlh + Form_pend +
uang_gdng + SPP_bln + Seragam + Jmlh + Tgl
Footer = Ttd_TU + Ttd_OrgTua/Wali
2. Jadwal Pelajaran
Nama Arus Data : Jadwal Pelajaran
Alias : JP
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Jadwal – proses 4.0
Penjelasan : Untuk memberikan informasi jadwal pelajaran
kepada siswa baru
Periode : Setiap akhir pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 Tahun
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul
Isi =No + Kd_jadwal + Kd_kelas + NIP +
Mata_pelajaran + Hari + Jam
Footer = Tgl + Ttd_TU + Ttd_Kepsek
3. Laporan Penerimaan Siswa Baru
Nama Arus Data : Laporan Penerimaan Siswa Baru
Alias : LPSB
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Tata Usaha – Proses 5.0
Proses 5.0 – Kepala Sekolah
Penjelasan : Untuk memberikan laporan penerimaan siswa baru
Periode : Setiap akhir pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 Tahun
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul
Keterangan : Judul = Laporan penerimaan siswa baru Tahun
Ajaran 2016/2017
Isi = No + Nm_peserta_ddk + Jns_kel + Tmpt_lhr +
Tgl_lhr + NISN + Agama + Almt + No_telp +
Nm_ayah + Pkrjn_ayah + Pnghsln_ayah +
Penddkn_ayah + Nm_ibu + Pkrjn_ibu
Footer = Ttd_TU + Ttd_Kepsek
4. Laporan Pembayaran
Nama Arus Data : Laporan Pembayaran
Alias : LP
Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi
Arus Data : Tata Usaha – Proses 5.0
Proses 5.0 – Kepala Sekolah
Penjelasan : Untuk memberikan laporan pembayan pendidikan
Periode : Setiap akhir pendaftaran siswa baru
Volume : Setiap 1 Tahun
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Judul
Keterangan : Judul = Laporan pembayaran siswa baru Tahun
Ajaran 2016/2017
Isi = No + NIS + Nama_siswa +
Jumlah + Status_pembayaran
Footer = Ttd_TU + Ttd_Kepsek
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Formulir
Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran
Media : Kertas
Sumber : Calon siswa
Tujuan : Tata usaha (TU)
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran C – 1
2. Nama Dokumen : Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran
Media : Kertas
Sumber : Calon siswa
Tujuan : Tata usaha (TU)
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran A – 2
3. Nama Dokumen : Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran
Media : Kertas
Sumber : Calon siswa
Tujuan : Tata usaha (TU)
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran A – 3
4. Nama Dokumen : Kartu Nomor Induk Siswa Nasional
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran
Media : Kertas
Sumber : Calon siswa
Tujuan : Tata usaha (TU)
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran A – 4
5. Nama Dokumen : Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran
Media : Kertas
Sumber : Calon siswa
Tujuan : Tata usaha (TU)
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran A – 5
6. Nama Dokumen : Akta Kelahiran
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran
Media : Kertas
Sumber : Calon siswa
Tujuan : Tata usaha (TU)
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran A – 6
7. Nama Dokumen : Daftar Kelas
Fungsi : Sebagai pembagian kelas ke siswa
Media : Kertas
Sumber : Kepala sekolah
Tujuan : Tata usaha (TU)
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran C – 2
8. Nama Dokumen : Daftar Guru
Fungsi : Sebagai pembagian kelas / wali kelas ke siswa
Media : Kertas
Sumber : Kepala sekolah
Tujuan : Tata usaha (TU)
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran C – 3
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran
Media : Kertas
Sumber : Tata Usaha (TU)
Tujuan : Calon siswa
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B – 1
2. Nama Dokumen : Jadwal Pelajaran
Fungsi : Sebagai jadwal kelas calon siswa
Media : Kertas
Sumber : Tata Usaha (TU)
Tujuan : Calon siswa
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran D – 1
3. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Siswa Baru
Fungsi : Sebagai laporan kepada kepala sekolah
Media : Kertas
Sumber : Tata Usaha (TU)
Tujuan : Kepala sekolah
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran D – 2
4. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran
Fungsi : Sebagai laporan kepada kepala sekolah
Media : Kertas
Sumber : Tata Usaha (TU)
Tujuan : Kepala sekolah
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran D – 3
4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Siswa Baru Transaksi
nm_ibu
agama almt
pnghsln_ayah
jns_kel
nis
nm_ayah
nm_peserta_ddk
pkrjn_ibu
pkrjn_ayah
no_telp
tgl_lhr
pnddkn_ayah
tmpt_lhr
Melakukan
nis
Kelas
Mempunyai
Mempunyai Jadwal
Mempunyai
Guru
tgl_lhr
almt
no_telp
tmpt_lhrnm_gurunip
nip
formulir
jumlah_bayar
uang_bayar
kartu_pelajar
mopdb
ldks
tgl_pembayaran
test_iq no_tras
uang_spp uang_kembali
kd_kelasnm_siswa
jen_kel
kd_jadwal
nip
jam
matpelhari
no_tras
nis
kd_kelas
kd_kelas
kd_jadwal
kd_jadwal
1 1
1
1
1 1
1
M
Gambar IV.5. Entity Relationship Diagram (ERD)
4.5.4. Logical Record Structured (LRS)
Siswa Baru
Transaksi
Jadwal
Guru
Kelas
nisnm_peserta_ddkjns_keltmpt_lhrtgl_lhragamaalmytno_telpnm_ayahpkrjn_ayahpnghsln_ayahpenddkn_ayahnm_ibupkrjn_ibu
PK
no_transnistgl_pembayaranformuliruang_sppkartu_pelajartest_iqmopdbldksjumlah_bayaruang_bayaruang_kembali
PK
kd_jadwalkd_kelasnipmat_pelharijam
PK
nipnm_gurutmpt_lhrtgl_lhralmtno_telp
PK
kd_kelasnisnm_siswajen_kel
PK
1
1
1
1
11
M
1
Gambar IV.6. Logical Record Structured (LRS)
4.5.5. Spesifikasi File
1. File Siswa Baru
Nama Database : SMPTRISULA.Mdb
Nama Tabel : Tabel Siswa Baru
Akronim : tb_siswabaru
Type File : Master
Fungsi : Untuk menyimpan data siswa baru
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequensial
Media File : Hard disk
Panjang record : 194 karakter
Kata Kunci : NIS
Software : Ms.Access
Tabel IV.1. Spesifikasi File Siswa Baru
No Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1 Nomor Induk Siswa Nis Text 10 Primary key
2 Nama Peserta Didik nm_peserta_ddk Text 25
3 Jenis Kelamin jns_kel Text 2
4 Tempat Lahir tmpt_lhr Text 10
5 Tanggal Lahir tgl_lhr Date
6 Agama Agama Text 10
7 Alamat Almt Text 35
8 Nomor Telepon no_telp Text 12
9 Nama Ayah nm_ayah Text 25
10 Pekerjaan Ayah pkrjn_ayah Text 15
11 Penghasilan Ayah pnghsln_ayah Double
12 Pendidikan Ayah penddkn_ayah Text 10
13 Nama Ibu mm_ibu Text 25
14 Pekerjaan ibu Pekerjaan_ibu Text 15
2. File Guru
Nama Database : SMPTRISULA.Mdb
Nama Tabel : Tabel Guru
Akronim : tb_guru
Type File : Master
Fungsi : Untuk menyimpan data guru
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequensial
Media File : Hard disk
Panjang record : 92 karakter
Kata Kunci : NIP
Software : Ms.Access
Tabel IV.2. Spesifikasi File Guru
No Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1 nomor induk pegawai Nip Text 10 Primary key
2 nama guru nm_guru Text 25
3 tempat lahir tmpt_lhr Text 10
4 tanggal lahir tgl_lhr Date
5 alamat Almt Text 35
6 nomor telepon no_telp Text 12
3. File Transaksi Pembayaran
Nama Database : SMPTRISULA.Mdb
Nama Tabel : Tabel Transaksi Pembayaran
Akronim : tb_transaksipembayaran
Type File : Transaksi
Fungsi : Untuk menyimpan transasksi pembayaran
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequensial
Media File : Hard disk
Panjang record : 20 karakter
Kata Kunci : no_trans
Software : Ms.Access
Tabel IV.3. Spesifikasi File Transaksi Pembayaran
No Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1 nomor transaksi no_trans Text 10 Primary key
2 nomor induk siswa Nis Text 10 Foreign key
3 Tanggal pembayaran tgl_pembayaran Date
4 Formulir Formulir Double
5 uang spp uang_spp Double
6 kartu pelajar kartu_pelajar Double
7 test iq test_iq Double
8 Mopdb Mopdb Double
9 Ldks Ldks Double
10 jumlah bayar jumlah_bayar Double
11 uang bayar uang_bayar Double
12 uang kembali uang_kembali Double
4. File Kelas
Nama Database : SMPTRISULA.Mdb
Nama Tabel : Tabel Kelas
Akronim : tb_kelas
Type File : Transaksi
Fungsi : Untuk menyimpan data kelas
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequensial
Media File : Hard disk
Panjang record : 55 karakter
Kata Kunci : kd_kelas
Software : Ms.Access
Tabel IV.4. Spesifikasi Fie Kelas
No Elemen Data Akronim Tipe
Data
Panjang Keterangan
1 kode kelas kd_kelas Text 10 Primary key
2 nomor induk siswa Nis Text 10 Foreign key
3 nama siswa nm_siswa Text 25
4 jenis kelamin jen_kel Text 10
5. File Jadwal
Nama Database : SMPTRISULA.Mdb
Nama Tabel : Tabel Jadwal
Akronim : tb_jadwal
Type File : Transaksi
Fungsi : Untuk menyimpan penganturan jadwal
Akses File : Random
Organisasi File : Index Sequensial
Media File : Hard disk
Panjang record : 45 karakter
Kata Kunci : kd_jadwal
Software : Ms.Access
Tabel IV.5. Spesifikasi File Jadwal
No Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan
1 kode jadwal kd_jadwal Text 10 Primary key
2 kode kelas kd_kelas Text 10 Foreign key
3 nomor induk pegawai Nip Text 10 Foreign key
4 mata pelajaram mat_pel Text 15
5 Hari Hari Date
6 Jam Jam Date
4.5.6. Struktur Kode
Dalam komputerisasi pendaftaran siswa baru pada SMP Trisula Perwari I
Jakarta, yang memiliki struktur kode terdiri dari nomor induk siswa, nomor induk
pegawai, nomor transaksi, kode kelas dan kode jadwal. Struktur kode tersebut
dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Struktur kode nomor induk siswa
Bentuk :
9 9 9 9 9 9
Contoh :
2 0 1 6 9 9
Nomor urut
Tahun ajaran
Keterangan :
2016 : Untuk tahun ajaran 2016
99 : Untuk nomor urut siswa baru
2. Struktur kode nomor induk pegawai
Bentuk :
9 9 9 9 9 9
Contoh :
0 7 0 9 0 8
Keterangan :
07 : Untuk penetapan sebagai guru pada tahun 2007
09 : Untuk bulan september
08 : Untuk nomor urut pegawai
Nomor urut
Bulan
Dua digit tahun
3. Struktur kode nomor transaksi
Bentuk :
9 9 9 9
Contoh :
1 6 0 5
Keterangan :
16 : Untuk tahun ajaran 2016
05 : Untuk nomor urut transaksi
4. Struktur kode kelas
Bentuk :
X 9 X
Contoh :
K 7 A
Keterangan :
K : Inisial dari kelas
7 : Untuk kelas 7
Dua digit tahun
Nomor urut
Kelas 7
Kelas A
Karakter kelas
A : Untuk urut kelas A
5. Struktur kode jadwal
Bentuk :
9 9 9 9 X X
Contoh :
2 0 1 6 J P
Keterangan :
2016 : Untuk tahun ajaran 2016
JP : Untuk jadwal pelajaran
1.5.7. Spesifikasi Program
Tahap selanjutnya setelah membuat spesifikasi file yang dibutuhkan oleh
sistem, kita membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan.
Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai program yang digunakan
dalam sistem usulan. Berdasarkan spesifikasi program ini maka diperlukan suatu
alat dokumentasi program yang dikenal dengan metode HIPO (Hirarchy of Input
Proccess Output) yang merupakan bentuk diagram HIPO berdasarkan spesifikasi
program yang dibuat :
Tahun ajaran
Jadwal pelajaran
Gambar IV.7. Diagram HIPO
Login
0.0
Menu Utama
1.0
Master
0.0
5.0
Logout
0.0
3.0
Laporan
0.0
2.0
Transaksi
0.0
1.1
Siswa Baru
1.0
2.2
Jadwal
2.0
2.1
Kelas
2.0
1.2
Guru
1.0
2.3
Transaksi
Pembayaran
2.0
3.1
Laporan
Penerimaan
Siswa Baru
3.0
3.2
Laporan
Pembayaran
3.0
4.0
Utility
0.0
4.1
Data User
4.0
Spesifikasi program yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Nama program : Program Login
Akronim program : login.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk membuka aplikasi program yang pertama
Bentuk format : Lampiran E-1
Proses program : Pada program login ini pertama kali
1. Masukkan username
2. Masukkan password
3. Tekan enter untuk mulai masuk ke menu utama
4. Tutup : untuk membatalkan login dan keluar
dari program
5. Bersih : untuk menghapus isi pada text box
username dan password
2. Nama program : Program Menu Utama
Akronim program : Menu Utama.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menjalankan program menu utama
Bentuk format : Lampiran E-2
Proses program : Pada menu utama terdapat empat pilihan lalu pilih
salah satu sub menu pada menu utama yaitu:
1. Master
a. Siswa Baru
b. Guru
2. Transaksi
a. Kelas
b. Jadwal
c. Transaksi Pembayaran
3. Laporan
a. Laporan Penerimaan Siswa Baru
b. Laporan Pembayaran
4. Utility
Data User
5. Logout
3. Nama program : Master Siswa Baru
Akronim program : Siswa Baru.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menampilkan form siswa baru
Bentuk format : Lampiran E-3
Proses program : Pilih file master kemudian pilih siswa baru, maka
akan tampil form siswa baru. Ada beberapa pilihan
pada form siswa baru, yaitu:
1. Klik Tambah :Untuk memasukkan data
siswa baru
2. Klik Simpan : Untuk menyimpan data siswa
baru
3. Klik Hapus : Untuk menghapus data siswa
baru
4. Klik Ubah : Untuk mengubah data siswa
baru
5. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu siswa
baru
4. Nama program : Master Guru
Akronim program : Guru.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menampilkan form guru
Bentuk format : Lampiran E-4
Proses program : Pilih file master kemudian pilih guru, maka akan
tampil form guru. Ada beberapa pilihan pada form
guru, yaitu:
1. Klik Tambah : Untuk menambahkan data
guru
2. Klik Simpan :Untuk menyimpan data guru
3. Klik Hapus : Untuk menghapus data guru
4. Klik Ubah : Untuk merubah data guru
5. Klik Keluar :Untuk keluar dari menu guru
5. Nama Program : Utility
Akronim program : Data User.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menampilkan form data user
Bentuk format : Lampiran E-5
Proses program : Pilih file master kemudian pilih data user, maka
akan tampil form data user. Ada beberapa pilihan
pada form data user, yaitu:
1. Klik Tambah : Untuk memasukkan data
user
2. Klik Simpan : Untuk menyimpan data
user
3. Klik Hapus : Untuk menghapus data
user
4. Klik Ubah : Untuk merubah data user
5. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu
data user
6. Nama program : Transaksi Kelas
Akronim program : Kelas.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menampilkan form kelas
Bentuk format : Lampiran E-6
Proses program : Pilih file transaksi kemudian pilih kelas, maka akan
tampil form kelas. Ada beberapa pilihan pada form
kelas, yaitu:
1. Klik Tambah : Untuk memasukkan data
kelas
2. Klik Simpan : Untuk menyimpan data
kelas
3. Klik Hapus : Untuk menghapus data kelas
4. Klik Ubah : Untuk merubah data kelas
5. Klik Cetak : Untuk mencetak kelas
6. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu
kelas
7. Nama program : Transaksi Jadwal
Akronim program : Jadwal.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menampilkan form jadwal
Bentuk format : Lampiran E-7
Proses program : Pilih file transaksi kemudian pilih jadwal, maka
akan tampil form jadwal. Ada beberapa pilihan
pada form jadwal, yaitu:
1. Klik Tambah : Untuk memasukkan data
jadwal
2. Klik Simpan : Untuk menyimpan data
jadwal
3. Klik Hapus : Untuk menghapus data
jadwal
4. Klik Ubah : Untuk merubah data jadwal
5. Klik Cetak : Untuk mencetak jadwal
6. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu
jadwal
8. Nama program : Transaksi Pembayaran
Akronim program : Transaksi Pembayaran.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menampilkan form transaksi pembayaran
Bentuk format : Lampiran E-8
Proses program : Pilih file transaksi kemudian pilih transaksi
pembayaran, maka akan tampil form transaksi
pembayaran. Ada beberapa pilihan pada form
transaksi pembayaran, yaitu:
1. Klik Tambah : Untuk memasukkan data
transaksi pembayaran
2. Klik Simpan : Untuk menyimpan data
tranksi pembayaran
3. Klik Hapus : Untuk menghapus data
transaksi pembayaran
4. Klik Ubah : Untuk merubah data
transaksi pembayaran
5. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu
transaksi pembayaran
9. Nama Program : Laporan Penerimaan Siswa Baru
Akronim program : LPSB.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menampilkan form laporan penerimaan
siswa baru
Bentuk Format : Lampiran E-9
Proses program : Pilih file laporan kemudian akan tampil form
laporan penerimaan siswa baru. Ada beberapa
pilihan pada form laporan penerimaan siswa baru,
yaitu:
1. Klik Cetak : Untuk mencetak laporan
penerimaan siswa baru
2. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu
laporan penerimaan siswa
baru
10. Nama Program : Laporan Pembayaran
Akronim program : Lap_pembayaran.frm
Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi program : Untuk menampilkan form laporan pembayaran
Bentuk Format : Lampiran E-10
Proses program : Pilih file laporan kemudian akan tampil form
laporan pembayaran. Ada beberapa pilihan pada
form laporan pembayaran, yaitu:
1. Klik Cetak : Untuk mencetak laporan
pembayaran
2. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu
laporan pembayaran
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
4.6.1. Umum
Perkembangan sistem informasi sekarang ini sangat cepat sampai sulit
diikuti oleh pribadi atau perusahaan yang tidak bergerak dibidang informasi dan
komputer. Dengan perkembangan yang semakin cepat tentulah mempengaruhi
nilai ekonomis dari teknologi atau perangkat tersebut. Bagi perusahaan atau badan
usaha lainnya dikategorikan menengah ke bawah akan merasakan dampak dari
perkembangan tersebut jika mengikuti perkembangannya. Tetapi hal tersebut
dapat diatasi dengan penggunaan perangkat komputer yang bermerek standar.
Karena kendala suatu sistem informasi tidak semata-mata ditentukan oleh
penggunaan perangkat pendukung dengan merek yang bagus, bentuk yang bagus
dan harga yang mahal.
Jadi bisa disimpulkan bahwa sarana mampu dan mempunyai kecepatan
proses yang memadai, tidak menutup kemungkinan sarana pendukung yang
bermerek standar mampu memberikan hasil yang baik, cepat dan akurat.
4.6.2. Perangkat Keras
Sistem komputerasi tidak terlepas dari perangkat keras yang sangat terkait.
Yang perangkat keras disini adalah seperangkat alat yang bisa membantu sistem
yang ada untuk mampu beroperasi dengan baik dan benar. Secara umum
perangkat keras tersebut terdiri dari unit masukan (input), unit pusat pemprosesan
(CPU), unit keluaran (output), dan unit penyimpanan luar (memory). Adapun
peralatan pendukung perangkat keras yang dibutuhkan adalah :
1. Server
a. CPU
7. Processor Intel(R) Pentium(R) Core 2 Duo
8. RAM DDR2 4 GB
9. Hard Disk 500 GB
b. Keyboard
c. Monitor dengan resolusi layar minimal 1024x764
d. Monitor dengan fitur layar sentuh
e. Koneksiinternet dengan kecepatan 2 Mbps
2. Client
a. CPU
1. Processor Intel(R) Pentium(R) Core 2 Duo
2. RAM DDR2 4 GB
3. Hard Disk 500 GB
b. Keyboard
c. Monitor dengan resolusi layar minimal 1024x768
d. Monitor dengan fitur layar sentuh
e. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak merupakan salah satu bagian yang terpeting digunakan
untuk menjalankan program yang berisi intruksi – intruksi penggunaannya dan
berhubungan langsung dengan tipe perangkat keras yang digunakan. Adapun
spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi
penerimaan siswa baru adalah :
1. Server
a. Sistem operasi yang umum digunakan seperti : Microsoft Windows 8.1
Pro
b. Aplikasi database : Microsoft Access
c. Aplikasi bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
2. Client
Sistem operasi umum digunakan seperti : Microsoft Windows 8.1 Pro
4.7. Jadwal Implementasi
Rencana implementasi adalah suatu prosedur atau uraian mengenai
tahapan yang ada dilakukan dan menjelaskan segala sesuatu dalam proses
implementasi. Dalam implementasi ini dibutuhkan jadwal yang berfungsi sebagai
panduan atau pedoman terhadap kegiatan atau tahapan yang harus dilakukan
dalam implementasi tersebut guna mencapai keinginan yang diterapkan. Dalam
perencanaan ini dibagi dalam beberapa tahap meliputi:
1. Analisa sistem dan penyiapan data awal
Kegiatan ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang alur
penerimaan siswa baru mulai dari pendaftaran, pembagian kelas,
penjadwalan sampai dengan pembuatan laporan penerimaan siswa baru.
Dan melakukan pengumpulan data berupa formulir, surat tanda tamat
belajar sekolah dasar (STTB SD), ujian akhir sekolah berstandar nasional
(UAS BN), kartu nomor induk siswa nasional (kartu NISN), kartu
keluarga (KK), akta kelahiran (AK) dan laporan penerimaan siswa baru
yang masih dibuat manual sebagai dokumen yang nantinya akan
digunakan pada sistem usulan. Untuk menganalisa sistem dan penyiapan
data awal dibutuhkan waktu dalam satu minggu pertama pada bulan
pertama.
2. Pembuatan file dan program
Pada tahap ini akan dibuat suatu file databaseSMPTRISULA dengan
menggunakan Ms. Access. Terdapat 5 tabel yang harus dibuat untuk
menampung data-data sekolah yaitu tabel siswa baru, guru, transaksi
pembayaran, kelas dan jadwal. Pembuatan program dibuat dengan
menggunakan Microsoft Visual Basic.Form yang diperlukan adalah form
login, form siswa baru, form guru, form kelas, form jadwal, form user,
form transaksi dan form laporan. Untuk pembuatan laporan menggunakan
crystalreport. Kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan waktu mulai minggu
kedua bulan pertama hingga minggu kedua bulan kedua.
3. Pelatihan dan training
Pada tahap ini dilakukan pelatihan untuk Tata Usaha (TU) dalam
pengoperasian sistem komputerisasi penerimaan siswa baru yang telah
dibuat. Pelatihannya dapat berupa input data, perubahan data,
penyimpanan sampai dengan laporan yang dibutuhkan. Waktu yang
diperlukan adalah minggu ketiga sampai minggu keempat bulan kedua.
4. Test sistem
Pada tahap ini dilakukan dengan menguji kelayakan dari sistem yang telah
diusulkan secara keseluruhan, mengawasi dan mengawati hasil berupa
output Tata Usaha (TU) yang telah ditraning sebelumnya. Sehingga sistem
komputerisasi penerimaan siswa baru yang telah diusulkan dapat terbebas
dari permasalahan (error). Waktu yang diperlukan adalah dua minggu
yaitu minggu pertama dan kedua bulan ketiga.
5. Peralihan sistem
Pada tahap ini dilakukan pengalihan sistem lama ke sistem yang baru
dengan menginputkan semua data siswa baru, data guru, data kelas dan
data jadwal. Pada tahap ini diperlukan waktu tiga minggu yaitu minggu
ketiga bulan ketiga sampai minggu pertama bulan keempat.
6. Operasi dan evaluasi
Kegiatan ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem baru yang telah
diusulkan secara keseluruhan dan menggunakan data sesungguhnya. Pada
tahap ini masih diperlukan pegawasan untuk memastikan bahwa program
dapat berjalan dengan baik. Waktu yang diperlukan adalah dua minggu
yaitu mulai minggu kedua sampai minggu ketiga bulan keempat.
Adapun daftar selengkapnya beserta perincian waktu yang diperlukan
untuk masing-masing kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel IV.6. Jadwal Implementasi
No Nama
Kegiatan
Bulan Ke – 1 Bulan Ke - 2 Bulan ke - 3 Bulan ke - 4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Analisa
sistem dan
penyiapan
data awal
2
Pembuatan
file dan
program
3
Pelatihan
dan
training
4 Test
Sistem
5 Peralihan
Sistem
6
Operasi
dan
Evaluasi