www.GXP-Auditing.com 1 | 8 März 2018
BASG Gespräch Schwerpunkt Inspektionen
GCP Inspektionen erfolgreich meistern
www.GXP-Auditing.com 2 | 8 März 2018
Agenda
• Vorbereitung einer Inspektion• Begleitung einer Inspektion• Status Quo – Eine (nicht-repräsentative) Umfrage• Fallbeispiele
www.GXP-Auditing.com 3 | 8 März 2018
Timelines and Milestones EMA Assessment & Inspections
Routine Triggered
Inspection Duration
D60
D30
D80
D180
D150
D120
Assessm
ent Report
Adoption of List of Q
s
Joint Assessm
ent Report
List of outstanding issues
+ 20 d + 30d + 50 d
Preparation Site Inspections Reporting
EMA procedure on coordination of inspection
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Vorbereitung – Do‘s
• Von Behörde angeforderte Dokumente zusenden• Ausreichend Zeit für die Vorbereitung einplanen• Planung der Vorbereitung (mit Zeitschiene)• Verantwortlichkeiten benennen, Verfügbarkeit & Eignung
des designierten Teams überprüfen und ggf. trainieren• Inspektionsraum: Host, Protokollant, Läufer,
verschiedene Teammitglieder für Interviews• Back Office: CTA, Dokumenten-Reviewer (QC)• Übersetzer falls nötig…
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Vorbereitung – Do‘s
• Richtige Grundlagen heranziehen (jegliche Referenzen)• Compliance Situation re-evaluieren, potentielle Probleme
identifizieren und bearbeiten (ggf. formale Root Cause Analysis und CAPA Pläne)
• Bei Site Inspektionen ggf. Preparation Visit, Training• Austausch von Info bzgl. erwarteter Schwierigkeiten• Organisatorische Aspekte berücksichtigen (Räume,
Infrastruktur, Zugang zu Information und Dokumenten)• Relevante Abteilungen involvieren (Empfang, Archiv,
Labor, Apotheke, Wege bzw. andere Mitarbeiter)• Präsentationen vorbereiten (Einrichtung bzw. Studie)
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Inspektion – Do‘s
• Professionelles und kompetentes Verhalten • Professionelle und kompetente Antworten• Verständliche und konsistente Erklärung von Problemen
(plausible Erklärungen und fundierter CAPA plan)• Zeitnahe Verfügbarkeit von Personen, Information,
Dokumenten• Bereitstellung der Dokumente entsprechend Auftrag (QC)
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Inspektion – Dont‘s
• Gesetzestexte nie interpretieren!• Nur Antworten geben wenn die Frage eindeutig
verstanden wurde und konkret beantwortet werden kann (möglichst basierend auf Evidenz)
• Kein Anbieten zusätzlicher, kein Verstecken bekannter Information auf Nachfrage
• Keine Emotionen; keine offensichtlich ablehnende Haltung der Inspektion, den potentiellen Findings oder den Inspektoren gegenüber
• Keine Diskussion zum Grading
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Inspektion – Nützliche Referenzen
• EMA – GCP Inspectors Working Group• FDA – „Compliance Program Guidance Manual“
BIMO-Program• Inspektionsergebnisse (Common Findings)• Auditergebnisse (Common Findings ggf. benchmark)
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Inspektion – Nützliche Referenzen
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Inspektion – Nützliche Referenzen
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Umfrage – Inspektionssupport
SurveyMonkey:
Fragebogen wurde am 25/08/17 an insgesamt 52 Firmen in Deutschland geschickt.Rückmeldung von 17 Befragten innerhalb von 3 Wochen.
www.GXP-Auditing.com 12 | 8 März 2018
Wer ist innerhalb der Firma für Inspektions-vorbereitung und –support zuständig?
0,00%
47,06%
58,82%
52,94%
0,00%
37,50%
43,75%
68,75%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Outsourced
CQA Auditing staff
Quality and Compliance staff
Clinical Operational staff
Support Inspection preparation
www.GXP-Auditing.com 13 | 8 März 2018
Welche Faktoren sind ausschlaggebend für die Wahl des Support Teams (intern)?
20,00%
46,67%
46,67%
40,00%
40,00%
80,00%
80,00%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Flexibility ofresource
Cost
Inspectionexperience
Local inspectionknowledge
Local presence and language skills
Knowledge of trial
Involvementin study
www.GXP-Auditing.com 14 | 8 März 2018
Entscheidungsfaktoren externer Inspektionssupport
6,67%
33,33%
33,33%
20,00%
33,33%
13,33%
0,00%
0,00%
60,00%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Knowledge of study history
Independence of trial team
Experience with inspections
Local presence
Local inspection knowledge
Knowledget of trial
Lack of experience
Lack of expertise
NA: Our company uses internal staff
www.GXP-Auditing.com 15 | 8 März 2018
Welche Aufgaben nach extern vergeben?
43,75%12,50%
37,50%18,75%
12,50%25,00%
12,50%6,25%6,25%6,25%
50,00%
0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% 100,00%
Mock inspectionWorkshop
Inspection trainingInvestigator preparation visits
Investigator support visitsSponsor preparation visits
Sponsor support visitsVendor preparation visits
Vendor support visitsInspection follow-up
NA Internal staff only
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Herausforderungen:
• Keine Inspektionserfahrung der Firma bzw. des Kernteams
• Keine Niederlassung, kein Personal am Inspektionsort, Visa nötig
• Schlechtes Ergebnis bei vorheriger Inspektion• Hohe Zahl an Einreichungen, hohe Zahl an
Inspektionen
www.GXP-Auditing.com 17 | 8 März 2018
Fall 1 –Schlechtes Ergebnis bei ErstinspektionInspektion eines nationalen Inspektorats in Q4 2015 mit
zwei kritischen Findings.
4 PV Audit ca. 18 Monate nach der Erstinspektion
mit alarmierendem Ergebnis
4 Follow-up Aktivitäten inkl. QMS Process Mapping
4 Action Plan (Aufgaben, Verantwortlichkeiten und
Zeitvorgaben mit engen Berichtsintervallen zu
Mitarbeitern und Geschäftsführung)
1.5 FTEs beim Sponsor und remote für 4 Monate.
Ergebnis: Inspektion im Oktober 2017 ‘überlebt’
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Fall 2 - Hohe Zahl an Einreichungen
Sechs Einreichungen in zwei Jahren (4 FDA, 2 EMA)Inspektionsvorbereitung:• Unterstützung beim Sponsor (1-1.5 FTE, 3 years)
• Trend Analyse & Risiko Evaluierung basierend auf Information aus Compliance und QA (protocol deviations, GXP deviations, audit reports CAPAs) und anderen Informationsquellen (MVRs, TMF)
• Issues logs, story boards, investigation reports• Inspektionstraining inklusive mock interviews• Two mock inspections
• Inspection Preparation Visits (80 Zentren, von Japan bis Americas)• Sind Daten und Dokumente verfügbar? Mitglieder des Studienteams?• Prüfen der Infrastruktur• Letzte compliance checks bzw. Bestätigung, dass Probleme adressiert wurden• Training des Studienteams• Follow-up bis zur Inspektion (offene Punkte, Verfügbarkeit bei Fragen)
www.GXP-Auditing.com 19 | 8 März 2018
Fall 2 - Hohe Zahl an Einreichungen
Inspektionssupport Phase:• Sponsor Back-Office Support
• Unterstützung beim Beantworten von Fragen aus demInspektionsraum mit Subject Matter Experts
• Bereitstellung von Dokumenten und Tracking
• Inspektionssupport an Zentren (18 Zentren in Japan, Malaysia, Indien, EU, Americas)• Protokollant und Organisator im Inspektionsraum oder Back-Office• Ansprechperson für administrative and logistische Aufgaben• Remote Support
www.GXP-Auditing.com 20 | 8 März 2018
Fall 2 - Hohe Zahl an Einreichungen
Inspektion Follow-up:• Conmed & AE Information SDV in Zentren (EMA fordert SDV
definierter Datenpunkte von 15 Zentren in 4 Wochen an – Ende Q4 2016)• CVs und Prozessablauf mit Datensammel-Formular von EMA ‘freigegeben’• Berichtslinie direct zu Kontaktpersonen bei EMA (Kopie an Sponsor)• Zusammenfassender Abschlussbericht an EMA
Ergebnis von 3 Inspektionen – 2 FDA Approval und 1 EMA Approval3 Inspektionen bzw. -ergebnisse stehen noch aus
www.GXP-Auditing.com 21 | 8 März 2018
Fall 3 - Indikationserweiterung
• 7 Studien – durchgeführt zwischen 90s und 2017, 1 Produkt)• TMF Reconciliation, QC und Restrukturierung• Issues log, Story Boards, Investigation Reports• FDA Inspektionstraining• Mock Interviews• Inspection Preparation Visits in 5 Ländern
Ein QM Consultant beim Sponsor für 9 MonateErgebnis: Einreichung verzögert durchSchwierigkeiten bei der Produktion
www.GXP-Auditing.com 22 | 8 März 2018
Beste Voraussetzungen für Inspektion:
• Idealerweise ist der Sponsor zuständig, vorausgesetztdie Resourcen vs. Zeitvorgaben sind ausreichend(kennen die Programme am besten, sind mit Kollegen vernetzt)
• Falls das nicht (ausreichend) möglich ist: ein Mix von Sponsor und externen Resourcen
• Externe Resourcen:• Flexibilität (Zeit, Volumen)• Erfahrung (Erwartungen der Inspektorate, best practice)• Lokale Präsenz (Sprache, kulturelle Gegebenheiten)• Informationsfluß (zwischen beteiligten Personen bzw. Gruppen
www.GXP-Auditing.com 23 | 8 März 2018
Zahltag - Inspektion:
QUALITY IN QUALITY OUT